Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с пересчетом денежной наличности. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Организация со своей стороны должна создать кассиру необходимые условия для выполнения его обязанностей, связанных с высокой материальной ответственностью.
Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Требования к выбору помещения кассы, к его укрепленности и оборудованию заключаются, в частности, в следующем. Касса должна иметь изолированное помещение, оборудованное специальным окошком для выдачи денег, и две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, в виде стальной решетки, открывающейся внутрь; на наружные окна кассы следует установить решетки. Все стены помещения кассы должны быть довольно толстыми. В помещении необходимо установить сигнализацию.
Денежные операции в розничной торговле
Предприятия розничной торговли регистрируют кассовые операции с использованием контрольно-кассовых машин (ККМ), или кассовых аппаратов.
Контрольно-кассовые машины
ККМ предназначена для ускорения процесса приема денег от покупателя. Каждая ККМ имеет клавиатуру, с помощью которой можно набирать цифры, символы и специальные команды.
Работнику организации достаточно набрать на клавиатуре ККМ причитающуюся денежную сумму и выбрать соответствующую команду, чтобы ККМ распечатала кассовый чек (или, как говорят торговые работники, пробила чек).
Кассовый чек – это отрезок бумажной ленты с нанесенным на него текстом, сформированным кассовым аппаратом. Этот текст должен содержать денежную сумму, название организации, дату формирования чека, а также другую информацию, важную для покупателя.
С точки зрения бухгалтерии кассовый чек – это документ, который можно приравнять к приходному кассовому ордеру. Кассовый чек является подтверждением хозяйственной операции получения наличных денег от покупателя.
Использование ККМ ускоряет процесс приема денег от покупателя, а для инспекции ФНС России – это дополнительный инструмент контроля за количеством наличных денег, которые организация получает от покупателей. ККМ содержат внутреннюю память, где фиксируются все факты формирования кассовых чеков. Информация из этой памяти недоступна для изменения, но доступна для просмотра. В частности, используя специальные команды, можно вывести из ККМ отчет об общей сумме чеков, пробитых за день. Этот отчет представляет собой отрезок бумажной ленты с нанесенным на нее текстом. Кроме того, можно вывести информацию об общей сумме чеков, пробитых за весь период эксплуатации ККМ.
Благодаря этим свойствам любой контролирующий орган может получить информацию об общей сумме чеков.
Каждая используемая ККМ подлежит регистрации в инспекции ФНС России, которая разрешает организациям использовать только определенные модели ККМ.
С ККМ работает работник организации – кассир-операционист. В конце рабочего дня он сдает остаток денежных средств старшему кассиру организации или работнику коммерческого банка – инкассатору.
На каждую ККМ должна заводиться книга кассира-операциониста – упрощенный аналог кассовой книги.
Коммерческий банк, как правило, предоставляет организациям услуги по инкассации наличной выручки.
Услуги инкассации предоставляются за дополнительную плату. Инкассацию выручки выполняют специальные сотрудники банка – инкассаторы. Каждый вечер инкассаторы банка, обеспеченные охраной и специально оборудованным автомобилем, объезжают места расположения кассовых аппаратов организации и принимают у кассиров-операционистов накопившиеся у них наличные деньги.
Для сдачи денег инкассатору кассир-операционист должен их специально сложить и заполнить расходный кассовый ордер. После приема денег инкассатор расписывается в расходном кассовом ордере.
Вечером того же дня или на следующее утро деньги, принятые инкассаторами, зачисляются на расчетный счет организации в коммерческом банке. При этом коммерческий банк удержит небольшую часть этих денег в качестве оплаты услуг по инкассации. Инкассация не только ускоряет прохождение денег, полученных от покупателей, до расчетного счета организации, но и позволяет исключить многие риски.
Если деньги, принятые инкассаторами, зачисляются на расчетный счет на следующий день, то такая ситуация отражается в бухгалтерском учете двумя проводками с использованием счета 57 «Переводы в пути».
Выводы
1. Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а выдача – по расходным кассовым ордерам.
2. Кассир регистрирует каждую кассовую операцию – выдачу или получение денег в кассовой книге сразу же после выполнения операции. Правильность ведения кассовой книги ежедневно проверяется бухгалтерией.
3. Кассир организации обязательно является материально ответственным лицом.
4. Организация имеет право принимать наличные деньги за проданные товары или оказанные услуги только с использованием контрольно-кассовой машины (ККМ), зарегистрированной в инспекции ФНС России.
ФИНАНСОВЫЕ ВЛОЖЕНИЯ
В процессе хозяйственной деятельности у организации могут образовываться временно свободные денежные средства, которые она может либо оставить на своих расчетных счетах в банках, либо вложить в чужой бизнес с целью получения дополнительных доходов.
Виды финансовых вложений
Вложение денежных средств с целью получения доходов называется инвестированием. Частным случаем инвестирования является вложение средств в создание новой организации. Возможности инвестирования различаются по степени доходности и риска.
Финансовые вложения можно разделить не следующие основные группы:
• депозиты;
• вклады в уставные капиталы других организаций;
• вклады в совместные проекты;
• займы, предоставленные другим организациям;
• прочие ценные бумаги.
Наименее рискованным способом инвестирования считается вложение в депозиты, который был рассмотрен выше. Для учета вложений в депозиты предназначен субсчет 55-3 «Депозитные счета».
Достоинством инвестирования средств в банковские депозиты является их высокая ликвидность, т. е. возможность быстрого превращения в деньги с минимальными потерями.
Действительно, по типовому договору депозитного вклада банк периодически (по окончании каждого месяца, квартала или года) обязуется увеличивать сумму вклада на определенное количество процентов. Банк соблюдает следующее правило: чем больше период начисления процентов, тем большую сумму в конечном итоге (при соблюдении условия длительного хранения своих денег) должен получить вкладчик. Это логично, поскольку банку удобно получать деньги в свое распоряжение на как можно более длительный срок. При этом типовой договор депозитного вклада предусматривает возможность для вкладчика в любой момент прекратить действие договора и получить свои деньги. В этом случае вкладчик потеряет какую-то часть денег, что тоже логично: из-за досрочного прекращения действия договора депозитного вклада банк может потерять гораздо больше, чем вкладчик, и эти потери он компенсирует хотя бы частично за счет вкладчика.
Согласно типовому договору депозитного вклада потери вкладчика вследствие досрочного прекращения действия договора заключаются в том, что банк не начислит ему проценты за последний период времени (последний месяц, квартал или год).
Но формально неначисление процентов потерями не является. Тем более что при хранении денежных средств на расчетном счете проценты, как правило, не начисляются.
Понятие ликвидность применительно к денежным средствам упоминалось выше при рассмотрении классификации денежных средств, используемой Банком России. В той классификации депозиты были отнесены в среднюю группу ликвидности – агрегат М2.
Это связано с тем, что депозит – это не полноценные деньги, поскольку банковским депозитом нельзя расплатиться. Но в то же время банковский депозит можно довольно быстро превратить в полноценные деньги.
Вклад в уставный капитал можно осуществить путем приобретения простых акций другой организации (если она является акционерным обществом), непосредственной оплаты доли уставного капитала путем перечисления денег на расчетный счет другой организации или передачи другой организации другого имущества. Вместе с долей уставного капитала другой организации приобретается право на получение доли будущей прибыли в виде дивидендов, а также возможность влиять на расстановку кадров в этой организации и на принятие управленческих решений.
Об акциях упоминалось выше. Акции делятся на простые, которые дают право голоса на собрании акционеров, и привилегированные – которые не дают права голоса, но дают право на получение дивидендов в увеличенном размере.
Акция – это разновидность так называемой эмиссионной ценной бумаги, которая характеризуется следующими свойствами:
• закрепляет совокупность имущественных и неимущественных прав;
• размещается выпусками;
• имеет равные права и сроки их осуществления внутри одного выпуска независимо от времени приобретения ценной бумаги.
Эмиссионные ценные бумаги могут существовать в документарной и бездокументарной формах. Документарная форма ценной бумаги представляет собой бумажный документ, который называется сертификатом ценной бумаги. Если ценная бумага существует в документарной форме, то ее владелец устанавливается на основании предъявления оформленного надлежащим образом сертификата ценной бумаги. Если ценная бумага существует в бездокументарной форме, то ее владелец устанавливается на основании записи в системе ведения реестра владельцев ценных бумаг. Эти реестры ведут финансовые компании или банки, которые получили лицензию на соответствующую деятельность.
Совместный проект с другими организациями оформляется договором простого товарищества.
По договору простого товарищества (договору о совместной деятельности) двое или несколько юридических лиц и индивидуальных предпринимателей обязуются соединить свои вклады и совместно действовать без образования юридического лица для извлечения прибыли или достижения иной не противоречащей закону цели. Участники договора простого товарищества называются товарищами.
В соответствии с заключенным договором товарищи делают вклады в совместный проект в виде денег или любого другого имущества. Денежная оценка вклада организации в совместный проект отражается на счете 58 «Финансовые вложения».
Одна организация может вложить свои средства – деньги и иное имущество в другую организацию без приобретения доли ее уставного капитала и без приобретения возможности непосредственного влияния на принятие управленческих решений. Такое вложение делается на основе договора займа. По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором.
Договор займа может быть заключен с условием использования заемщиком полученных средств на определенные цели. (Такой заем называется целевым.) Заемщик обязан обеспечить заимодавцу возможность контролировать целевое использование суммы займа.
Займы, которые предоставляют банки, называются кредитами, а договор о предоставлении займа банком называется кредитным договором.
Организация может предоставлять займы не только другим организациям, но и своим собственным работникам. По таким займам также может быть предусмотрена уплата процентов, хотя своему работнику часто организации предоставляют беспроцентный заем. По смыслу такой заем является не финансовым вложением, имеющим цель извлечения прибыли, а своеобразной помощью работнику. Для бухгалтерского учета займов, предоставленных работникам, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Организация может предоставить заем в форме приобретения долговой ценной бумаги. Основных разновидностей таких ценных бумаг две: облигации и векселя.
Облигация – это эмиссионная ценная бумага, которая удостоверяет право ее владельца на получение от лица, выпустившего облигацию, ее номинальной стоимости или иного имущественного эквивалента в предусмотренный срок. Облигация предоставляет также право на получение фиксированного в ней процента от номинальной стоимости облигации либо иные имущественные права.
Выпущенные облигации продаются на рынке ценных бумаг всем желающим. Выпускать облигации могут коммерческие банки, а также крупные компании, которые в интересах развития своего бизнеса таким способом привлекают средства большого количества физических и юридических лиц. Кроме того, компания получает нецелевой заем: собранные средства она может тратить по своему усмотрению, не отчитываясь перед заимодавцами.
Облигация является эмиссионной ценной бумагой, как и акция. Но облигация не дает своему владельцу тех прав, которые дает простая акция.
С другой стороны, облигация похожа на другую разновидность акции – на привилегированную акцию. Облигация и привилегированная акция – это документы, которые лишь удостоверяют факт получения займа.
Вексель – это неэмиссионная ценная бумага, т. е. векселя выписываются индивидуально. (Хотя банки выпускают векселя и большими партиями.)
Вексель – это документ, оформленный по строгим правилам, удостоверяющий факт долга одной организации другой и обязательство организации должника оплатить этот долг по истечении установленного срока. Кроме выплаты суммы долга вексель может предусматривать выплату процентов.
Вексель удостоверяет ничем не обусловленное обязательство векселедателя (простой вексель) либо иного указанного в векселе плательщика (переводный вексель) выплатить полученные взаймы денежные суммы при наступлении предусмотренного срока.
Векселя делятся на простые и переводные.
Простой вексель представляет собой документ, содержащий простое и ничем не обусловленное обязательство векселедателя (должника) уплатить определенную сумму денег в определенный срок и в определенном месте векселедержателю.
Переводный вексель содержит ничем не обусловленное распоряжение векселедателя плательщику уплатить определенную сумму денег в определенный срок и в определенном месте получателю, указанному в векселе. В качестве получателя может быть указан сам векселедатель или его доверенное лицо.
Но чтобы переводный вексель стал полноценной ценной бумагой, он должен быть акцептован (т. е. подтвержден плательщиком). Акцепт переводного векселя оформляется так: плательщик, указанный в векселе, делает на векселе надпись о том, что он действительно признает за собой указанную сумму долга.
(Переводный вексель представляется менее логичной ценной бумагой, чем простой вексель. Должник как будто очень не хотел выписывать вексель сам и за него это был вынужден сделать заимодавец.)
Вексель может использоваться как средство платежа. В этом качестве вексель передается от одной организации другой, а на оборотной его стороне делается надпись о передаче – так называемая передаточная надпись. (Естественно, что все надписи на векселе от лица организации должны подтверждаться подписями руководителя и главного бухгалтера и заверяться круглой печатью организации.)
Все действия с векселями – выпуск векселя, передача из рук в руки, акцепт и другие осуществляются с участием нотариуса и с уплатой государственной пошлины.
Обычный срок действия векселя составляет один год. По истечении срока действия вексель должен быть предъявлен к оплате. Просрочка предъявления векселя к оплате хотя бы на несколько дней лишает владельца векселя возможности в дальнейшем требовать погашения долга.
Относительно безопасный способ использования векселя, принятого организацией, может заключаться в том, чтобы сразу же передать вексель коммерческому банку, поскольку банки профессионально занимаются деньгами и «почти деньгами».
Но коммерческие банки принимают только так называемые первоклассные векселя. Первоклассными векселями банки признают простые векселя, выпущенные известными компаниями, платежеспособность которых не вызывает сомнения.
Отражение финансовых вложений в бухгалтерском учете
Как указывалось выше, финансовые вложения учитываются на активном счете 58 «Финансовые вложения». К этому счету рекомендуется открывать следующие субсчета, предназначенные для учета:
58-1 «Паи и акции» – финансовых вложений в уставные капиталы других организаций;
58-4 «Вклады по договору простого товарищества» – финансовых вложений, сделанных в рамках договора о совместной деятельности (договора простого товарищества) с другими организациями и предпринимателями;
58-3 «Предоставленные займы» – займов, предоставленных по договорам с другими организациями;
58-2 «Долговые ценные бумаги» – облигаций, векселей и других ценных бумаг.
Организация обязана вести аналитический учет финансовых вложений по их конкретным видам путем параллельного ведения учета ценных бумаг и прочих вложений, или путем открытия субсчетов более высокого порядка к перечисленным выше субсчетам, или же путем открытия отдельных субсчетов для каждого финансового вложения вместо субсчетов типового плана счетов.
Кроме того, организация аналитического учета финансовых вложений позволит получить данные о долгосрочных и краткосрочных финансовых вложениях. Не следует смешивать финансовые вложения с разными сроками погашения.
Финансовые вложения принимаются к учету в сумме фактических затрат, произведенных организацией. Фактическими затратами на приобретение ценных бумаг могут быть, в частности:
• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором продавцу;
• суммы, уплачиваемые специализированным организациям и иным лицам за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ценных бумаг;
• вознаграждения, выплачиваемые посредническим организациям, с участием которых приобретены ценные бумаги;
• расходы по уплате процентов по заемным средствам, используемым на приобретение ценных бумаг до принятия их к бухгалтерскому учету;
• иные расходы, непосредственно связанные с приобретением ценных бумаг.
Хозяйственное событие, означающее факт появления финансового вложения, регистрируется в бухгалтерском учете по дебету счета 58 «Финансовые вложения» и по кредиту счета учета имущества, за счет которого это финансовое вложение было произведено.
Если на счете 58 «Финансовые вложения» учитываются акции, которые котируются на фондовой бирже, и если котировки этих акций регулярно публикуются, то в конце финансового года под эти акции может создаваться резерв под обесценение вложений в ценные бумаги. Резерв создается при снижении рыночных цен на акции ниже их стоимости, отраженной на счете 58.
На сумму создаваемого резерва делается следующая запись:
Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений».
Величина резерва определяется отдельно по каждому виду ценных бумаг, котирующихся на бирже или на специальных аукционах, котировка которых регулярно публикуется.
Название счета 59 может ввести в заблуждение. На самом деле этот счет предназначен не для резервирования средств на случай возможных будущих неприятностей, а для констатации факта, что неприятность уже произошла: продажная стоимость акций упала ниже начальной стоимости.
Счет 59 является контрарным (т. е. вычитаемым) счетом по отношению к основному счету 58, на котором показывается начальная стоимость финансовых вложений, а на счете 59 – сумма, на которую должна быть уменьшена их оценка в результате произошедшего обесценения.
Как любой другой контрарный счет, счет 59 формально является пассивным. Но, по сути, это активный счет, который имеет отрицательное дебетовое сальдо. Противоречие между сутью контрарного счета и его формальной характеристикой разрешается уже известным нам способом: в бухгалтерских отчетах, где важна суть, а не форма, итоговое сальдо по контрарному счету никогда не показывается отдельно от сальдо основного счета. Сальдо контрарного счета всегда объединяется с сальдо основного счета путем вычитания кредитового сальдо контрарного счета из дебетового сальдо основного счета.
Так, в отчете – бухгалтерском балансе показывается так называемая остаточная стоимость финансовых вложений, которая определяется путем вычитания кредитового сальдо счета 59 из дебетового сальдо счета 58.
Реализация и погашение ценных бумаг, а также получение любых доходов от финансовых вложений отражаются на субсчете 91-1 «Прочие доходы» счета 91 «Прочие доходы и расходы». Факт выбытия финансового вложения, связанного с продажей ценных бумаг или прекращением участия в другой организации, отражается на субсчете 91-2 «Прочие расходы».
Если работа с финансовыми вложениями является основной деятельностью организации, то упомянутые хозяйственные события отражаются на субсчетах 90-1 «Выручка» и 90-2 «Себестоимость продаж» счета 90 «Продажи».
Например, если организация получит денежный платеж на свой расчетный счет на сумму 5000 руб. в качестве уплаты процентов по облигациям, то это событие будет отражено следующей проводкой:
Дебет 51 – Кредит 91-1 -5000 руб.
При подведении итогов финансового года эта проводка увеличит прибыль организации на сумму 5000 руб.
Если же организация получит на свой расчетный счет денежную сумму 110 000 руб. в качестве погашения долговых обязательств по векселю, который в бухгалтерском учете был оценен в 112 000 руб., то это событие должно быть отражено следующими двумя проводками:
Дебет 51 – Кредит 91-1 – 110 000 руб.;
Дебет 91-2 – Кредит 58-2 – 112 000 руб.
В результате операция по погашению векселя дала убыток на сумму 2000 руб. Но в бухгалтерском учете этот убыток окончательно будет рассчитан и войдет в состав итоговой прибыли (или итогового убытка) только при подведении финансовых итогов за год.
Выводы
1. Финансовые вложения – это способ эффективного использования свободных денежных средств организации.
2. Вексель – это документ, удостоверяющий факт долга одной организации другой.
Часть 3. ЦЕННОСТИ
В этой части книги рассмотрим порядок учета материального и нематериального имущества, которое не относится к деньгам и к «почти деньгам». Это материальное имущество, которое в зависимости от назначения может называться материалами, товарами, готовой продукцией, основными средствами, доходными вложениями и т. д. Кроме того, рассмотрим имущество, которое не имеет материальной формы, – так называемые нематериальные активы.
МАТЕРИАЛЫ
Чем бы организация ни занималась – бизнесом или некоммерческой деятельностью, для обеспечения этой деятельности понадобится имущество, называемое материалами.
Материалы – это предметы труда, т. е. имущество, которое расходуется в основном операционном цикле организации.
В бухгалтерском учете стоимость использованных материалов целиком включается в стоимость продукции организации.
Классификация материалов
В зависимости от экономической роли и от отношения к операционному циклу организации материалы принято подразделять на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, отходы (возвратные материалы), инвентарь и хозяйственные принадлежности. При необходимости можно выделить и другие группы материалов.
Сырье и основные материалы – это предметы труда, из которых изготавливается продукт. Они расходуются прямо пропорционально количеству выпускаемой продукции.
Разделение между сырьем и основными материалами определяется традицией употребления этих понятий. Сырьем принято называть продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности, а материалами – продукцию обрабатывающей промышленности.
Разновидностью основных материалов можно считать покупные полуфабрикаты – основные материалы, которые прошли определенные стадии обработки, но еще не стали готовой продукцией.
Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукту определенных свойств и облегчения процесса производства. Расход вспомогательных материалов может быть не связан напрямую с количеством выпускаемой продукции.
Деление материалов на основные и вспомогательные зачастую носит условный характер. С точки зрения рациональности бухгалтерского учета к вспомогательным материалам удобно относить материалы, которые, по сути, являются основными, но расходуются на производство единицы готового продукта в небольших количествах.
Из группы вспомогательных материалов выделяются следующие подгруппы: топливо, тара и тарные материалы и запасные части.
Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (т. е. горючее для двигателей) и хозяйственное (на отопление).
Тара и тарные материалы – это предметы, используемые для упаковки, транспортировки и хранения различных материалов и продуктов. К таре относятся мешки, ящики, коробки, бочки, банки.
Запасные части – это материалы, которые используются для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.
Возвратные отходы производства – это остатки сырья, основных и вспомогательных материалов и покупных полуфабрикатов, которые образовались в процессе их переработки в готовый продукт и утратили свойства исходных материалов, но тем не менее не превратились в мусор.
Другими словами, к возвратным отходам производства относятся остатки сырья, которые еще обладают некоторой ценностью, т. е. их можно использовать внутри организации или продать. В частности, к возвратным отходам могут относиться опилки.
Инвентарь и хозяйственные принадлежности используются в качестве средств труда в течение не более одного года или не более длительности операционного цикла организации, если длительность цикла превышает один год. Другое название инвентаря и хозяйственных принадлежностей – малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).
Существуют другие способы классификации материалов, например, по техническим свойствам, сортам и размерам, которые могут показаться более удобными для конкретной организации. Классификация используется для организации системы аналитического учета материалов.
Документарное оформление поступления материалов
Материалы могут поступать в организацию из внешнего мира: как от деловых партнеров – поставщиков при посредничестве других организаций – перевозчиков, так и через работников организации – подотчетных лиц. Но иногда материалы могут образовываться в самой организации, например, в результате ликвидации ее имущества, пришедшего в негодность.
Факт поступления материалов должен оформляться документом, на основании которого поступление материалов регистрируется в бухгалтерском учете организации.
Если материалы поступают от поставщика (при посредничестве перевозчика), то типовой порядок оформления поступления этих материалов будет следующим. Вместе с материалами поставщик (или перевозчик) передает сопроводительные документы: товарно-транспортную накладную, товарную накладную или какой-нибудь другой документ. Работник организации, ответственный за приемку материалов (обычно это сотрудник структурного подразделения организации – отдела снабжения), проверяет правильность оформления сопроводительных документов и соответствие поступивших материалов сопроводительным документам.
Кроме того, поступающие материалы должны сопровождаться счетом-фактурой. Формально он является самостоятельным документом, но, по сути, представляет собой приложение к основному сопроводительному документу, в качестве которого чаще всего выступает товарно-транспортная накладная. В счете-фактуре дублируется информация основного сопроводительного документа.
Если никаких расхождений между составом материалов и документом работник организации не обнаружил, то он подписывает от лица организации сопроводительный документ (который присутствует при грузе как минимум в двух экземплярах) и один экземпляр оставляет себе.
Те же действия он производит со счетом-фактурой, который также присутствует при грузе минимум в двух экземплярах.
Организация-отправитель и организация-перевозчик должны получить свои экземпляры сопровождающего документа с регистрацией в нем факта принятия материалов организацией-получателем. Эти экземпляры подписываются уполномоченными на то работниками организации-получателя, а их подписи заверяются круглой печатью организации.
Затем работник организации-получателя может составить приходный ордер, содержащий перечень принятых материалов с указанием их количества и стоимости. Приходный ордер является внутренним документом организации, на его основании материалы принимаются на склад организации.
Если материалы поступили с серьезными повреждениями упаковки или работник организации-получателя обнаружил расхождение между составом материалов и сопроводительным документом, то для их приемки составляется акт о приемке материалов.
Организации-получателю важно, чтобы в такой ситуации акт был оформлен юридически безупречно. Не исключено, что в дальнейшем он послужит основанием для предъявления претензий к поставщику или к перевозчику материалов. А при отсутствии юридической безупречности претензии могут быть предъявлены организации-покупателю.
Если приемка товаров производится за пределами организации, то оформляется доверенность, которая применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей.
Поступления материалов на склад материалов, изготовленных силами самой организации, могут оформляться требованием-накладной.
Материалы могут поступать также от подотчетных лиц – работников организации, которые приобрели их за наличный расчет. Подотчетное лицо оформляет приобретение материалов – авансовым отчетом, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных материальных ценностей: квитанции к приходным кассовым ордерам других организаций, чеки контрольно– кассовых машин.
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию организации. Этот документ служит не столько для оформления поступления материалов, сколько для оформления денежных расчетов между подотчетным лицом и организацией. А при приеме материалов от подотчетного лица на склад выписывается приходный ордер.
Материально ответственные лица склада материалов (кладовщики) ведут карточки учета материалов, на которых учитываются движение материалов на складе по каждому виду, сорту и размеру. Записи в карточке производятся кладовщиками на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.
Документарное оформление передачи материалов
Разово отпуская материалы со склада, удобно использовать требование-накладную. Но если однотипные материалы отпускаются со склада часто, то используется другой документ – лимитно-заборная карта.
Порядок ведения лимитно-заборной карты следующий. Перед началом месяца руководители каждого подразделения подают заявки руководству организации, в которых указывается максимальное количество каждого материала, необходимое подразделению в течение предстоящего месяца. Заявленные количества корректируются и утверждаются руководителем организации.
Максимальное количество каждого вида материала, которое подразделения могут получить со склада в течение месяца, называется лимитом. Представитель подразделения в течение месяца может получать со склада материалы без оформления новых документов. При получении он расписывается непосредственно в карточке учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по отдельному разрешению руководителя организации или лиц, на это уполномоченных.
Для передачи материалов могут использоваться и другие документы, например:
• накладная на отпуск материалов на сторону – для учета от пуска материальных ценностей территориально обособленным подразделениям организации или деловым партнерам;
• карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов – для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под роспись работнику для длительного пользования.
Документарное оформление расхода материалов
Расход материалов – это хозяйственное событие, означающее прекращение их существования в первоначальной материальной форме. В любой организации расход материалов необходимо подтверждать документами.
Для учета расхода сырья, основных и вспомогательных материалов организация использует либо собственные, либо типовые формы документов. Такими документами могут быть, в частности, акт списания материалов, акт расхода материалов в производстве, акт списания бензина.
Документ, подтверждающий расход сырья, основных и вспомогательных материалов, составляется в конце каждого месяца или чаще, подписывается ответственным работником подразделения, начальником подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
Количество израсходованных материалов, указанное в акте, должно быть обосновано.
Для большинства материалов можно установить нормы расхода, которые будут увязывать расход материалов с производственными процессами или другими хозяйственными событиями организации.
Например, расход бензина для автомобиля, находящегося в собственности организации, подтверждается путевыми листами (которые представляют собой задания водителю на выполнение поездок с указанием километража), нормативами расхода бензина на километр (от завода – производителя автомобиля), документами оплаты бензина.
Особым образом оформляются расходы материалов в связи с чрезвычайными обстоятельствами: порчей или кражей. Подобный расход материалов оформляется документом, подготавливаемым комиссией и утверждаемым руководителем организации.
Так, расход материала в результате его порчи или брака в процессе производства может оформляться актом о браке. В этом документе указываются: характеристика брака, его причина; количество забракованной продукции; фактические затраты по исправлению брака; суммы, подлежащие взысканию с виновников брака (если такие имеются); потери от брака.
Комиссия должна установить степень пригодности испорченного материала для дальнейшего использования. Так, она может признать, что материал утратил свои достоинства незначительно, что выражается только в снижении сорта материала. В бухгалтерском учете это означает уменьшение учетной цены материала. Крайний вариант – комиссия признает, что испорченный материал ни на что не пригоден, даже бесполезно пытаться его продать. То есть комиссия приравнивает испорченный материал к мусору, который следует просто выбросить (утилизировать). Для бухгалтерского учета это означает, что стоимость испорченного материала должна быть полностью списана.
Некоторые расходы материалов выявляются в результате инвентаризации. Причиной таких расходов может быть как ненадлежащее исполнение материально ответственным лицом своих обязанностей, так и естественная убыль материала в процессе длительного хранения (так называемые усушка и утруска).
Расходы материалов, выявленные инвентаризацией, оформляются унифицированным документом – сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Бухгалтерский учет поступления материалов
Бухгалтерский учет материалов предполагает, что типовой жизненный цикл материалов в организации состоит из трех этапов: поступление, выдача в производство, возможно, возврат из производства.
Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС.
К фактическим затратам на приобретение материалов относятся:
• суммы, уплачиваемые поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;
• таможенные пошлины (в случае приобретения материалов у иностранного продавца);
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов (НДС является возмещаемым налогом);
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;
• затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию;
• затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях.
Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении самой организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с их производством.
Бухгалтерия ведет синтетический учет материалов с использованием счета 10 «Материалы» и, возможно, некоторых других вспомогательных счетов.
Синтетический учет поступления и расхода материалов – это запись определенных проводок. Так, хозяйственное событие поступления материалов от поставщика, подтвержденное товарно-транспортной накладной и счетом-фактурой, на общую сумму 11 800 руб., из которых 10 000 руб. составляют стоимость материалов без НДС, а 1800 руб. – сумма НДС в составе стоимости материалов, будет отображено следующими проводками:
Дебет 10 – Кредит 60 – 10 000 руб.;
Дебет 19 – Кредит 60 – 1800 руб.
Как говорилось выше, стоимость материалов может быть увеличена на стоимость дополнительных расходов, связанных с их приобретением. Так, хозяйственное событие получения услуг от посреднической организации или от организации, предоставляющей информационные услуги, которое напрямую связано с приобретением материалов и подтверждено актом сдачи-приемки работ и счетом-фактурой на общую сумму 590 руб. (из которых 500 руб. – стоимость услуг без учета НДС, а 90 руб. – НДС), будет отражено следующими проводками:
Дебет 10 – Кредит 60 – 500 руб.;
Дебет 19 – Кредит 60 – 90 руб.
Таким образом, стоимость материалов, которая числится на складе без учета НДС, будет увеличена с 10 000 до 10 500 руб.
Хозяйственное событие передачи этих же материалов со склада в производство, подтвержденное требованием-накладной или записью в карточке учета материалов, будет отражено следующей проводкой:
Дебет 20 – Кредит 10 – 10500 руб.
Аналитический учет материалов, который ведется параллельно синтетическому учету, – это более сложная задача. Аналитический учет осуществляется двумя методами: на основе использования количественно-суммовых оборотных ведомостей и сальдовым методом.
Аналитический учет на основе количественно – суммовых оборотных ведомостей имеет два подварианта.
Первый подвариант реализуется следующим образом. В бухгалтерии на каждый вид и сорт материалов заводится карточка аналитического учета. На основании первичных документов в эту карточку вносятся все данные о поступлении и расходе материалов. Данные карточки дублируют карточки учета материалов, которые ведут материально ответственные лица на складах. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляются так называемые количественно-суммовые оборотные ведомости материалов.
Количественно-суммовая оборотная ведомость выглядит практически так же, как оборотная ведомость (см. выше). Но в оборотной ведомости были показаны только деньги. А количественно-суммовая оборотная ведомость показывает остатки и обороты каждого вида и сорта материалов как в количественном, так и в денежном выражении.
На основе указанных количественно-суммовых оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги каждой отдельной количественно-суммовой ведомости. Сводная оборотная ведомость сверяется с данными синтетического учета.
Ведение аналитического учета с использованием количественно-суммовых ведомостей представляется излишне громоздким в обоих подвариантах. Этот вариант предполагает, что работа материально ответственных лиц склада по учету материалов полностью дублируется в бухгалтерии организации.
Более современным считается сальдовый метод учета материалов, заключающийся в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов по видам и сортам и не составляются количественно-суммовые оборотные ведомости. Учет движения материалов ведется бухгалтерией только в денежном выражении, определяемом исходя из учетных цен.
Материально ответственные лица ведут количественный учет материалов в книге складского учета на основании первичных документов. Количественные остатки материалов на 1-е число каждого месяца переносятся из книги складского учета в сальдовую ведомость работником бухгалтерии или заведующим складом. Затем сальдовая ведомость сверяется с данными синтетического учета.
Таким образом, при сальдовом методе бухгалтерия не дублирует действия материально ответственных лиц по учету материалов, а только контролирует их работу.
Методы оценки сырья и материалов
Читать бесплатно другие книги:
