Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса Аллен Дэвид

Об авторе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он — ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид — президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Благодарность автора

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн — профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами — кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность — один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором — как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как. И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует. Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоторой простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения. Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься. Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга — итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов. Я провел много часов, обучая людей «на передовой» — на рабочих местах, — помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома. Спустя двадцать лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников, я понял, что мир нуждается в моих методах.

Руководители организаций стремятся привить «предельную продуктивность» себе и своим подчиненным в качестве базового стандарта. Они, как и я, знают, что по окончании рабочего дня за закрытыми дверями остаются телефонные звонки, на которые у них не хватило времени ответить, задания, которые нужно кому-то передать, непроработанные во время встреч и дискуссий вопросы, невыполненные обязанности и десятки непрочитанных электронных сообщений. Многие деловые люди преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности являются более важными в конечном итоге, чем недоработки в их портфелях и кабинетах. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие становится очень шатким.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сосредоточить свои стратегические и тактические усилия и не позволят упустить из виду ничего важного. С другой стороны, необходимо создать рабочую среду и методы, которые не дадут способным сотрудникам «сгореть» на работе под давлением стресса. Нужны устойчивые стандарты стиля работы, которые уберегут от стресса лучших и способных сотрудников.

Это касается не только организаций, в этом нуждаются школы, где детям по-прежнему не объясняют, как анализировать полученную информацию, как сосредоточиться на результате и какие шаги предпринять, чтобы его достичь. Эти знания нужны каждому из нас: ведь они позволят использовать все открывающиеся перед нами возможности, чтобы самосовершенствоваться и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность принципов, о которых я расскажу в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», лучше всего можно испытать на собственном опыте: в реальном времени, в реальных условиях, в реальном мире. Естественно, цель книги — изложить сущность великого искусства управления рабочим процессом и достижения высокой продуктивности. Я попытался изложить материал таким образом, чтобы раскрыть перед вами общую картину и в то же время дать вам почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга разделена на три части. Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь вы сможете потренироваться и шаг за шагом научитесь применять описанные модели в повседневной жизни. В третьей части описаны еще более высокие и эффективные результаты, которых можно достичь, если сделать методологию и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Присоединяйтесь! Я хочу, чтобы вы не просто поверили, но и проверили, что эти методы можно и нужно использовать лично вам. Я хочу, чтобы вы поняли: то, что я обещаю, не только возможно, но и вполне доступно каждому из вас. И я хочу чтобы вы знали: все, что я предлагаю, очень просто реализовать. Для этого не нужны никакие особые навыки. Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать важную информацию, принимать решения о желаемых результатах и будущих действиях, взвешивать альтернативные варианты и делать выбор. Вы убедитесь, что многие поступки, которые вы постоянно совершали инстинктивно и интуитивно, действительно верны. Я расскажу вам о том, как вывести эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я хочу помочь вам воплотить все эти навыки в новой манере поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я постоянно ссылаюсь на программы подготовки и семинары по теме продуктивности. Последние двадцать лет я работал консультантом по управлению, как в одиночку, так и в составе небольших групп. Моя работа состояла, преимущественно, в индивидуальном обучении повышению продуктивности и проведении семинаров, посвященных методам, изложенным в книге. Я и мои коллеги подготовили более тысячи человек, провели тренинги для сотен тысяч специалистов и организовали сотни групповых семинаров. Из этого опыта я черпал впечатления и примеры для данной книги.

Суть этой книги прекрасно передал мой клиент, который написал: «Когда я только начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда же я сделал их своей привычкой, они изменили мою жизнь. Это вакцина от ежедневной схватки «не на жизнь, а на смерть», когда «проект надо было закончить еще вчера», и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

Успевайте жить!

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за семь лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах — так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане. Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме — естественно. Способы могут быть разными — плавание, йога, волейбол… — суть одна. Аналогично, модно и естественно — успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос — какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?» Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то — японскими палочками. В любом случае, нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте. Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации Franklin Covey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности, Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др. Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа — книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична. С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и несомненно, выход русского перевода книги станет катализатором активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга будет востребована и полезна. Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале — тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

Глеб Архангельский, генеральный директор компании Организация Времени, создатель российского Тайм-менеджерского сообщества www.improvement.ru

Ждем ваших отзывов!

Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик и комментатор. Мы ценим ваше мнение и хотим знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать лучше и что еще вы хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересно услышать и любые другие замечания, которые вам хотелось бы высказать в наш адрес.

Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам бумажное или электронное письмо либо просто посетить наш Web-сервер и оставить свои замечания там. Одним словом, любым удобным для вас способом дайте нам знать, нравится или нет вам эта книга, а также выскажите свое мнение о том, как сделать наши книги более интересными для вас.

Посылая письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов, а также ваш обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с вашим мнением и обязательно учтем его при отборе и подготовке к изданию последующих книг. Наши координаты:

E-mail: [email protected]

WWW: http://www.williamspublishing.com

Информация для писем:

из России: 115419, Москва, а/я 783

из Украины: 03150, Киев, а/я 152

Глава 1. Новая методика для новой реальности

Человек, перед которым стоит масса задач, может продуктивно работать, сохраняя ясный рассудок и спокойно контролируя ситуацию. Это — прекрасный способ достичь более высокой эффективности в работе и в жизни. В последнее время именно такой стиль работы требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, как нужно действовать, чтобы добиться более высокой продуктивности. Но, если вы относитесь к большинству, вам следует применять эти навыки в более адекватной, полной и упорядоченной форме, чтобы одержать верх над работой и не чувствовать себя похороненным под грудой забот. И хотя методы и технические приемы, которые описаны в данной книге, носят сугубо практический характер и базируются на здравом смысле, большинству людей придется менять некоторые из своих трудовых навыков, прежде чем они смогут применить предложенную систему. Необходимые незначительные изменения — изменения в вашей манере уяснения и упорядочения вещей, занимающих ваше внимание — могли бы стать существенным сдвигом, который позволит вам пересмотреть некоторые ключевые аспекты своей повседневной работы. Многие из моих клиентов отзывались о подобных изменениях как о значительном сдвиге в мировоззрении.

Причина беспокойства — недостаток контроля над ситуацией, организованности, подготовки и активности.

Дэвид Кекич

Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: (1) объединить все задачи, которые нужно выполнить — сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности — в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за пределы вашего сознания и вашего разума, и (2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.

Эта книга предлагает уже упомянутый проверенный метод управления рабочим процессом, требующим высокой производительности. Она описывает эффективные инструменты, подсказки, технические приемы и фокусы, к которым можно прибегать. Как вы сможете убедиться, описанные принципы и методы можно сразу использовать и применять во всех сферах вашей личной жизни и профессиональной деятельности.[1] Вы можете внедрить описываемую мной систему в качестве основного стиля работы в профессиональной деятельности и в жизни, как это сделали до вас многие люди. Или, подобно другой группе людей, вы можете просто использовать как инструкцию по контролю над ситуацией, когда почувствуете, что вам его не хватает.

Проблема: новые требования и недостаток ресурсов

Большинство людей считают, что у них слишком много работы и слишком мало времени на ее выполнение. Не так давно ко мне обратился партнер из крупной международной инвестиционной фирмы, который беспокоился, что новые управленческие обязанности, предложенные ему компанией, нанесут ущерб его семейной жизни. Женщину, которая управляла трудовыми ресурсами компании и ежедневно пыталась совладать с сотней-другой электронных писем, беспокоила перспектива расширения регионального штата офисных работников с 1200 до двух тысяч человек, поскольку она хотела сохранить возможность вести светскую жизнь по выходным.

В новом тысячелетии наблюдается парадокс: люди повысили качество своей жизни, но при этом вырос и уровень стресса, поскольку они взваливают на себя больше работы, чем способны выполнить. Видит око, да зуб неймет. И большинство людей опускают руки и заходят в тупик, пытаясь изменить такое положение вещей.

У работы больше нет четких границ

Время — это свойство природы, которое не дает всем событиям происходить одновременно. В последнее время это утверждение, похоже, потеряло смысл.

Неизвестный автор

Основная причина нарастания уровня стресса состоит в том, что природа наших занятий изменилась гораздо более существенно и резко, чем качество нашей подготовки и нашей способности справляться с работой. Только в течение второй половины двадцатого века сущность понятия «работа» в промышленно развитых странах превратилась из производственного конвейера и деятельности по сборке и транспортировке товара в то, что Питер Друкер так удачно назвал интеллектуальным трудом.

В прежние времена результаты работы были очевидными. Поля нужно было вспахивать, машинами следовало управлять, коробки — упаковывать, коров — доить, а дела — делать. Вы знали, какую работу нужно выполнить — вы могли ее видеть. Было ясно, выполнена работа или не выполнена.

На сегодня большая часть проектов не имеет четких рамок. Большинство моих знакомых работают одновременно над несколькими задачами, но даже будь у них вся жизнь на их выполнение, им не удалось бы довести задуманное до совершенства. Перед вами, вероятно, стоит аналогичная проблема. Насколько плодотворной может быть конференция? Насколько эффективной может быть программа подготовки или схема оплаты труда персонала? Насколько хорош рассказ, который вы пишете? Насколько продуктивно собрание персонала? Насколько действенна реорганизация? И последний вопрос: какой объем доступной информации имеет смысл задействовать для «улучшения» этих проектов? Ответ таков: объем информации не ограничен, и все необходимые сведения можно без труда добыть в электронной сети.

Практически каждый проект можно усовершенствовать, и бесконечный объем информации, к которой есть доступ на данный момент, позволяет это сделать.

С другой стороны, отсутствие рамок может привести к появлению новых задач у каждого работника. Сегодня достижение целей многих организаций требует взаимодействия, сотрудничества и привлечения различных функциональных подразделений. Институт отдельно взятого кабинета рушится, и вместе с ним уходит в прошлое привилегия, позволяющая игнорировать электронные сообщения, пересланные маркетинговым отделом, кадровой службой или специальной комиссией, занимающейся определенным вопросом.

Наши профессиональные обязанности продолжают меняться

Исчезающие границы наших замыслов и задач уже сами по себе представляют достаточно серьезную проблему для каждого из нас. Но сегодня нам приходится добавить в уравнение постоянные изменения в определении наших профессиональных обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас занимается только той работой, для выполнения которой его нанимали?». Мало кто поднимает руку в ответ. Какой бы аморфной и расплывчатой ни была работа, будь у вас возможность достаточно долго выполнять четко описанный круг задач, вам, вероятно, вскоре удалось бы выяснить, что именно вы должны делать — какой объем работ выполнять, и на каком уровне — чтобы не сойти с ума. Но сегодня уже почти никто не может позволить себе такой роскоши по двум причинам:

1. Организации, в которых мы работаем, постоянно претерпевают метаморфозы: меняются цели, продукция, клиентура, рынки, технологии и владельцы. Все это неизбежно отражается на структурах, формах, ролях и обязанностях.

2. Среднестатистический специалист сегодня как никогда подобен свободному художнику: он меняет вид деятельности так же часто, как его родители когда-то меняли работу. Даже те, кому за сорок или за пятьдесят, придерживаются принципов постоянного профессионального роста. Но сегодня цели стали более традиционными: они определяются общими принципами «профессионального управления и повышения квалификации», а это значит, что нанятые работники просто не будут заниматься текущим видом деятельности в течение сколько-нибудь продолжительного периода времени.

Мы никогда не сможем по-настоящему подготовиться к абсолютно новым вещам. Мы должны приспосабливаться, и любой радикальный шаг к самосовершенствованию — это кризис самоуважения: мы проходим испытание и нуждаемся в самоутверждении. Для того, чтобы принимать резкие перемены без внутреннего трепета, нужна твердая уверенность в своих силах.

Эрик Хоффер

Сегодня, когда речь заходит о том, в чем состоит наша работа, или о том, какие входные данные и в каком количестве необходимы для ее успешного выполнения, цели становятся расплывчатыми. Мы воспринимаем колоссальные объемы информации и сообщений из внешнего мира и генерируем столь же огромное количество идей и компромиссов с собой и окружающими в мире внутреннем. И мы оказываемся не подготовленными к тому, чтобы обрабатывать эту массу внутренних и внешних сигналов.

Чем больше я спешу, тем сильнее отстаю.

Неизвестный автор

Старых моделей и привычек недостаточно

Ни стандартная система образования, ни традиционные модели распределения времени, ни масса доступных организационных инструментов, таких как электронные блокноты, установленные на портативных компьютерах, или персональные цифровые секретари типа Outlook Express или Palm, не являются надежными средствами для выполнения новых требований, которые возлагаются на нас. Если вы пробовали использовать какие-либо из перечисленных инструментов или процессов, то, вероятно, поняли, что они не соответствуют темпам, сложности и смене приоритетных направлений в работе, которой вы занимаетесь. Чтобы достичь успеха, избежать стресса и получить контроль над ситуацией в эти продуктивные, но нестабильные времена, необходим новый способ мышления и работы. Ощущается крайне острая потребность в новых методах, технологиях и стилях работы, необходимых для того, чтобы совладать с окружающим миром.

Ветры и волны всегда на стороне самых искусных мореходов.

Эдвард Гиббон

Традиционные подходы к распределению времени и персональной организации в свое время были весьма полезны. Они служили надежными ориентирами для персонала, который как раз переходил от режима производственного конвейера к работе нового типа, предполагавшей выбор дальнейших действий и принятие решений о том, когда их осуществить. Когда «время» само по себе превратилось в фактор труда, индивидуальные рабочие графики стали ключевым инструментом. (Даже в 1980-е годы некоторые специалисты считали, что наличие карманной записной книжки составляет основу персональной организованности, да и сегодня многие считают свой блокнот основным инструментом контроля над ситуацией). Помимо распределения времени, возникла необходимость принятия решений о том, как действовать. Списки приоритетов и перечни задач на каждый день стали основными инструментами, которые люди разработали, чтобы хоть как-то упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. Если бы вы могли решать, как поступать, то на вас также легла бы ответственность за правильный выбор с учетом приоритетов.

Как вы, вероятно, уже убедились (по крайней мере, на определенном уровне), календарь, при всей своей важности, помогает эффективно упорядочить лишь малую часть задач, которые требуют решения. Перечни заданий на каждый день и упрощенные списки приоритетов оказались недостаточными для того, чтобы обрабатывать огромные объемы работ различного характера, с которыми сталкивается среднестатистический профессионал. Все больше людей занимаются работой, которая предполагает прочтение десятков или даже сотен электронных сообщений в день, и не позволяет игнорировать ни одного запроса, жалобы или заказа. Очень немногие могут (или даже должны) наделять задачи первой, второй или третьей степенью важности, или придерживаться некоего заранее составленного плана работ, который может быть перечеркнут первым же телефонным звонком или вмешательством начальства.

«Общая картина»

С другой стороны, большое число книг, моделей, семинаров и учителей в деловой сфере придерживаются «более широкого взгляда», считая его решением проблем нашего сложного мира. Существует мнение, что четкое определение основных целей и ценностей придает упорядоченность, значимость и направленность нашей работе. Впрочем, на практике ориентация на общие ценности, даже с добрыми намерениями, часто не позволяет достичь желаемых результатов и затраченные усилия оказываются напрасными. Возможных причин три.

1. Слишком сильное отвлекающее влияние оказывают ежедневные и ежечасные заботы, которые не позволяют должным образом сосредоточиться на целях высшего порядка.

2. Низкая эффективность систем персональной организации влечет за собой резкое подсознательное нежелание заниматься все более масштабными проектами и преследовать новые цели, которые, скорее всего, не будут выполняться надлежащим образом, и, в свою очередь, вызовут большее разочарование и стресс.

3. Когда четко определяются цели и ценности более высокого порядка, поднимается и порядок наших требований, и мы замечаем, что нужны гораздо более масштабные изменения. У нас заранее формируется отрицательная реакция на огромный объем задач, который следует выполнить. И чем же обусловлен этот объем работ, которые стоят на первых местах в списке приоритетов? Нашими новыми идеалами!

Сосредоточение внимания на ценностях НЕ упрощает вашу жизнь. Оно придает ей значение и направленность, а также значительно усложняет ее.

Концентрация внимания на основных результатах и ценностях, конечно же, является критическим шагом. Но это совсем не означает, что уменьшится объем работы или число проблем, с которыми сопряжено ее выполнение. Как раз наоборот: повышаются ставки в игре, которая продолжается изо дня в день. Например, основная задача сотрудника отдела кадров, решившего заняться вопросами качества жизни и работы специалистов, чтобы привлечь и удержать талантливых работников в организации, не станет легче.

В нашей новой культуре интеллектуального труда наметился пробел: в ней отсутствует система согласованных действий и инструментов, которая эффективно функционирует на уровне физического выполнения работ. Она должна объединять общее мировоззрение и мельчайшие рабочие детали. Она должна регулировать многие уровни приоритетов. Она должна ежедневно осуществлять контроль над массой поступающих сведений. Она должна позволять экономить больше времени и сил, чем требуется на ее поддержание, и проще получать результат.

Перспектива: «состояние готовности» мастера боевых искусств

Представьте на мгновение, что бы было, если бы вы могли постоянно и полностью контролировать ситуацию в сфере персонального управления на всех уровнях. Что, если бы вы могли, ни на что не отвлекаясь, по собственному усмотрению, уделить все 100 % своего внимания любому делу, с которым сталкиваетесь?

Жизнь усложняет недостаток внимания независимо от того, чему его следует уделить: мойке окон или попыткам написания шедевра.

Надя Буланжер

Это возможно. Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с минимальными усилиями выполнить главные задачи, которые возникают перед вами в работе и в жизни. Вы можете испытать состояние, которое мастера боевых искусств называют «текучесть сознания» (а спортсмены — «зона») в сложном мире, в котором живете. На самом деле вы, вероятно, уже неоднократно пребывали в этом состоянии.

Ваша способность накапливать силы прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.

Это — состояние работы, действия и бытия, в котором сознание сохраняет ясность и порождает конструктивные идеи. Это состояние, доступное каждому и все более необходимое для того, чтобы эффективно справляться с жизненными тяготами в двадцать первом веке. Растущую потребность в этом состоянии будут ощущать специалисты в областях, где нужна высокая продуктивность, стремящиеся к постоянному достижению положительных результатов в своей работе. Мастер спорта международного класса по гребле, Крейг Ламберт описал это ощущение в книге Mind Over Water (Houghton Miflin, 1998) так:

У гребцов есть специальное слово для обозначения этого свободного состояния: свинг… Вспомните чистую радость катания на качелях во дворе: простой цикл движения, когда момент накапливают сами качели. Они сами несут нас, мы не должны их подталкивать. Мы помогаем себе ногами, чтобы увеличить амплитуду, но основную работу выполняет сила притяжения. Не мы раскачиваемся: скорее, нас раскачивают. Байдарка сама несет вас. Она создана для скорости: скольжение заложено в самой ее форме, в самой сущности. Наша задача — работать вместе с ней, не замедляя ее ход рывками в своем стремлении двигаться быстрее. Слишком резкие рывки снижают скорость лодки. Попытки превращаются в борьбу, а борьба сама себя уничтожает. Карьеристы борются за право называться элитой, но их старания не приносят результата. Настоящие аристократы ни к чему не стремятся: они уже всего достигли. Свинг — это состояние достижения цели.

Аналогия с «сознанием, подобным воде»

В искусстве карате состояние абсолютной готовности определяется с помощью специального образа: «сознание подобно воде». Представьте себе, что бросаете камешек в пруд с совершенно гладкой поверхностью воды. Что произойдет с водной гладью? Ее отклик будет соответствовать силе броска и массе камня; затем она снова успокоится. Реакция воды не будет недостаточной или слишком бурной.

Если ваше сознание свободно, то оно всегда готово ко всему; оно открыто для всего.

Шупрю Судзуки

Сила удара в карате определяется скоростью, а не мускульной силой; он подобен сконцентрированному щелчку после взмаха кнута. Поэтому невзрачные на вид люди могут научиться проламывать доски и разбивать кирпичи голыми руками: для этого не нужны мозоли или грубая сила — только способность быстро наносить сконцентрированный удар. Но напряженный мускул медлителен. Поэтому высшие уровни мастерства в боевых искусствах, помимо всего прочего, учат расслабляться и требуют внутреннего равновесия и спокойствия. Самое главное для внутреннего спокойствия — освобождение разума и готовность ко всему.

Все, что заставляет вас реагировать слишком бурно или слишком вяло, может управлять вами, и часто так и происходит.

Неадекватная реакция на электронные сообщения, действия персонала, внедрение проектов, непрочитанные журналы, мысли о том, что следует сделать, просьбы детей или указания начальника приводят к тому, что эффективность результатов не оправдывает ваших ожиданий. Большинство людей уделяют разным вещам больше или меньше внимания, чем они заслуживают, просто потому, что их разум не подобен воде.

Вы можете в случае необходимости перейти в «продуктивное состояние»?

Есть одна вещь, которую мы можем сделать, и счастливейшие из нас при этом способны выложиться до предела своих возможностей. Мы можем полностью отдаться работе. Можем находиться здесь и нигде больше. Мы можем… уделить все свое внимание возможности, открывшейся перед нами.

Марк Ван Дорен

Подумайте, когда вы в последний раз продуктивно работали? Вы, вероятно, чувствовали, что контролируете ситуацию; вас ничто не беспокоило; вы сосредоточились на работе; время будто перестало существовать (никаких «долго еще до обеда?»); и вы чувствовали, что уверенно приближаетесь к существенному результату. Вы хотели бы, чтобы таких моментов было больше?

А если вы сильно отдалились от этого состояния — начинаете чувствовать беспомощность, стресс, не можете сосредоточиться, ощущаете усталость и безысходность — можете ли вы вернуться в продуктивный режим? Именно в этой области книга «Как разобраться с делами» повлияет на вашу жизнь сильнее всего: она покажет вам, как вернуться в состояние, когда «разум подобен воде», а все ваши возможности и способности задействованы по максимуму.

Принцип: эффективное управление внутренними обязательствами

Главная истина, усвоенная мной за двадцать лет практической работы и тренингов, состоит в том, что большинство стрессовых ситуаций, в которых оказываются люди, обусловлены неадекватной реакцией на обязательства, которые они дают или принимают. Даже те, кто сознательно не поддается стрессу, несомненно, почувствуют себя спокойнее, научатся лучше сосредотачиваться и продуктивнее работать, если будут с большей эффективностью контролировать незамкнутые циклы в своей жизни.

Вы, вероятно, заключили гораздо больше компромиссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них — серьезный или нет — откладывается у вас в подсознании. Они и представляют собой «незавершенности» или «незамкнутые циклы»: я определяю их как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не устраивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде «Победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «Нанять нового помощника» или самых незначительных незавершенностей: например, «Заменить электрическую точилку для карандашей».

Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. Попытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то предпринять в данном направлении. Например, у вас есть задача: как-то реагировать на каждое новое сообщение, приходящее по электронной, голосовой или обычной почте. И естественно, есть многочисленные проекты, которые требуют осуществления и входят в круг ваших обязанностей, а также цели и инструкции, которые следует уточнить, карьера, которую нужно строить, и жизнь в целом, которую необходимо держать в равновесии. Вы взяли на себя определенную внутреннюю ответственность за все аспекты своей жизни и работы, которые представляют незамкнутые циклы какого-либо типа.

Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте — это «незамкнутые циклы», отвлекающие ваше внимание.

Чтобы эффективно справляться со всеми этими задачами, вам нужно определить и собрать воедино все, что вас «гложет» по какой-либо причине, а затем — придумать, как решить эти проблемы. Это задание может показаться несложным, но в действительности большинство людей не знают, как решать эти проблемы.

Основные требования к решению проблем

Грамотное решение проблем требует применения ряда базовых приемов и определенного образа действий:

• Во-первых, если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все, что вы считаете незавершенным по какой-либо причине, следует объединить в четкую систему вне вашего сознания (я называю ее накопительной корзиной), к которой вам придется регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содержимое.

• Во-вторых, вы должны четко уяснить, в чем состоит задача и решить, что нужно предпринять (если имеет смысл что-то предпринимать), чтобы ее выполнить.

• В-третьих, как только вы определили, какие действия нужно предпринять, вам следует объединить напоминания о них в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Важное упражнение для тестирования модели

Я предлагаю вам на бумаге описать проект или ситуацию, которая в данный момент больше всего занимает ваше сознание. Что гложет вас сильнее всего, отвлекает вас, вызывает интерес или каким-то образом занимает большую часть вашего осознанного внимания? Это может быть злободневный проект или проблема, то есть дело, которым вы вынуждены заниматься, или ситуация, с которой, по вашему мнению, следует разобраться как можно скорее.

Возможно, вы решили куда-нибудь поехать во время отпуска, и вам нужно принять какие-то срочные решения в этой связи. А может быть, вы только что унаследовали шесть миллионов долларов и не знаете, как распорядиться деньгами. Что угодно.

Поняли? Хорошо. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Иными словами, что должно случиться, чтобы вы могли считать проект осуществленным и могли поставить «галочку»? Ответ может быть прост: например «отдохнуть на Гавайях», «наладить отношения с клиентом X», «разобраться с учебой Сьюзен», «уточнить новую структуру управления функциональными подразделениями компании» или «реализовать новую стратегию капиталовложения». Все ясно? Замечательно.

Теперь запишите первоочередные действия, которые следует предпринять, чтобы ситуация сдвинулась с места. Если бы кроме решения данной проблемы у вас не было других задач, куда бы вы отправились и какие реальные шаги предприняли бы? Подошли бы к телефону и набрали номер? Сели бы за компьютер и написали сообщение? Взяли бы карандаш и бумагу и устроили мозговой штурм проблемы? Поговорили бы с глазу на глаз со своей второй половиной, секретарем, агентом или начальником? Купили бы гвозди в магазине инструментов? Что бы вы сделали?

Придумали ответ? Хорошо.

Принесли вам какую-либо пользу эти две минуты размышлений? Если вы принадлежите к тому же типу, что и подавляющее большинство людей, которые выполняют это упражнение на моих семинарах, то вы ощутите хотя бы незначительный прилив уверенности в своих силах, спокойствия и концентрации. Также вы обнаружите новые мотивы, побуждающие вас реально что-то предпринять для улучшения ситуации, о которой до настоящего момента всерьез не задумывались. Представьте, что мотивация усилилась в тысячу раз и превратилась в стиль жизни и работы.

Думайте, как человек действия, действуйте, как мыслитель.

Анри Бергсон

Если в ходе этого маленького упражнения внутри вас произошли хоть какие-то изменения в лучшую сторону, подумайте о них. Что изменилось? Какие изменения в вашем собственном восприятии вызвали это улучшение вашего состояния? Ведь сама ситуация нисколько не изменилась, по крайней мере физически. Естественно, дело еще не доведено до конца. А случилось, вероятнее всего, вот что: вы сформулировали четкое определение желаемого результата и первоочередных действий, необходимых для его достижения.

Но что позволило получить это определение? Ответ — размышления, не очень сложные, но достаточные для того, чтобы придать четкую форму проблеме и средствам, необходимым для ее решения.

Интеллектуальный труд в действии

Итак, вы получили опыт интеллектуального труда и на практике усвоили глубокий рабочий принцип: вам следует думать о своих проблемах больше, чем вы можете предположить, но меньше, чем вы опасаетесь. Как писал Питер Друкер: «При интеллектуальной работе… задача не ясна, ее следует определить. «Каковы ожидаемые результаты работы?» — вот ключевой вопрос, который позволяет работникам умственного труда достигать продуктивности. Этот же вопрос требует рискованных решений. Обычно единственно верного ответа не существует; вместо него есть только возможные варианты. И если вы хотите достичь высокого уровня продуктивности, то результаты должны быть четко сформулированы».

Предшественницей каждого действия является мысль.

Ральф Уолдо Эмерсон

Большинство людей сопротивляется всплеску энергии, который необходим для того, чтобы выяснить истинный смысл проблемы, с которой они столкнулись в жизни, и узнать, что следует сделать для ее решения. Нас нигде не учат, что, прежде чем выполнять задачу, следует о ней задуматься; большей частью нашу повседневную деятельность определяют за нас нерешенные и стоящие на месте проблемы, которые висят над нами, когда мы приходим на работу, семья, которую нужно кормить, нестираное белье или дети, которых нужно одеть. Мало кто считает, что должен концентрировать внимание на желаемых результатах. На самом деле мышление, ориентированное на результаты, является одним из самых эффективных доступных средств, позволяющих сделать мечты реальностью.

Почему дела занимают ваши мысли

Чаще всего причина, по которой проблема «занимает ваши мысли», — это ваше желание изменить что-то в текущем положении вещей, но:

• вы не уточнили, какого именно результата вы хотите достичь;

• вы не решили, какие первоочередные шаги следует предпринять и (или)

• вы не упорядочили напоминания о результате и требуемых действиях в надежную систему.

Вот почему проблема не дает вам покоя. Пока перечисленные мысли не уяснены, решения не приняты, а результирующие сведения не упорядочены в систему, к которой вы с абсолютной уверенностью будете обращаться ровно столько раз, сколько нужно, ваше сознание не может расслабиться. Вы можете обманывать кого угодно, но вы не сможете обманывать собственный разум. Он знает, пришли вы к нужным выводам или нет, и удалось ли вам объединить результаты своих размышлений в систему, на которую можно рассчитывать, чтобы обращать к ней свое сознание, по мере надобности. Если вы этого не сделали, то мозг будет продолжать трудиться над проблемой. Даже если вы знаете, какой следующий шаг предпринять для решения проблемы, ваше сознание не перестанет работать до тех пор, пока вы не запишите напоминание о ней в таком месте, куда впоследствии наверняка посмотрите. Оно будет напоминать вам о невыполненных первоочередных действиях, обычно в такие моменты, когда вы не можете ничего предпринять, и только подвергнет вас новому стрессу.

Эта постоянная бесполезная озабоченность всеми делами, которые мы должны делать, является самым главным поглотителем нашего времени и сил.

Керри Глисон

У вашего сознания нет собственного сознания

Хотя бы часть вашего разума по-настоящему глупа, и эта глупость весьма занятного свойства. Если бы разум был бы чуть-чуть «умнее», он напоминал бы вам о вещах, которые нужно делать только тогда, когда вы в состоянии как-то повлиять на ситуацию.

У вас есть где-нибудь фонарик с севшими батарейками? Когда ваше сознание напоминает вам о том, что нужны новые батарейки? Когда вы видите старые. Это не очень мудро. Будь у вашего сознания хоть капля собственного здравого смысла, оно бы напоминало вам о фонарике только тогда, когда вы видите новые батарейки в магазине. Причем новые батарейки должны подходить по размеру.

С момента своего пробуждения утром и до текущего момента вы вспоминали о чем-нибудь, что нужно сделать, и что до сих пор не сделано? Вас неоднократно посещала эта мысль? Почему? Думать о проблеме, решение которой нельзя приблизить — пустая трата времени. Подобные размышления только усилят ваше беспокойство о том, что вы должны что-то делать, но не делаете.

Похоже, большинство людей слишком много позволяют своим мыслям, особенно если речь идет о синдроме «слишком много работы». Вы, вероятно, передали массу своих проблем и незамкнутых циклов совещательному органу внутри вас, который не способен существенно повлиять на ситуацию при нынешнем положении вещей — своему сознанию.

Управляйте своим разумом, иначе он будет управлять вами.

Гораций

Преобразование «рутины»

«Рутиной» я называю все дела, которые занимают ваш психологический или физический мир, и требуют выполнения, но для которых вы еще не определили желаемый результат и первоочередные действия. Причина, по которой большинство организационных систем не работают, состоит в том, что люди не преобразовали всю «рутину» в задачи, поддающиеся решению и контролю, не «рассортировали» ее. Пока она остается «рутиной», ее невозможно контролировать.

Нам следует преобразовать всю «рутину», которую мы пытаемся упорядочить, в совокупность задач, поддающихся контролю.

Большинство списков дел на каждый день, которые мне за много лет показывали люди (если у них вообще были такие списки), представляли просто перечни «рутинных проблем», а не инструментов результативного выполнения требуемых задач. Они были только частичными напоминаниями о массе дел, которые требовали завершения, но не были выражены в категориях результатов и действий. Списки не содержали реальных инструкций и подробностей, касающихся задач, которые необходимо было выполнить авторам.

«Рутина», по сути, не такая уж плохая штука. Проблемы, которые поглощают наше внимание, обычно возникают в виде «рутины». Но как только «рутина» появляется в нашей жизни и работе, мы подсознательно стремимся определить и уяснить ее четкое значение. Это — наша обязанность как работников интеллектуального труда; если бы «рутина» была уже преобразована и ясна, то, кроме физической работы, от нас ничего бы не требовалось.

В конце одного из моих семинаров старший менеджер одной крупной биотехнологической фирмы взглянула на перечни задач, с которыми пришла на занятие, и сказала: «Да это просто бесформенный клубок невыполнимых заданий!» Это лучшее описание из тех, что я слышал: оно прекрасно характеризует то, что называют организационными списками в большинстве персональных систем. Подавляющее большинство людей пытались все организовать, пытаясь заново упорядочить неполные списки неясных задач; они даже не осознавали, что нужно упорядочивать, и каким образом, чтобы получить реальную отдачу. А нужно собрать воедино все проблемы, которые необходимо обдумать, а затем именно обдумать их, если вы хотите, чтобы ваши усилия в сфере самоорганизации принесли плоды.

Управление деятельностью как процесс

В сфере интеллектуального труда вы можете тренироваться подобно спортсмену, пытаясь стать более продуктивной, гибкой, творческой и сосредоточенной личностью. Вы можете повысить свою умственную продуктивность и управлять результатами деятельности с чувством легкости и контроля. Вы можете сократить число незавершенных дел во всем спектре вашей профессиональной деятельности и частной жизни и достичь больших результатов с меньшими затратами. Вы можете принимать злободневные решения касательно накопившихся «рутинных задач» и разрабатывать стандартные программы действий для того, чтобы жить и работать в новом тысячелетии.

Однако перед тем как осуществить какой-либо из этих шагов, вам следует научиться полностью освобождать сознание. А для этого, как мы уже убедились, не нужно управлять временем, информацией, или приоритетами. В конце концов:

• вы не можете управлять своей деятельностью в течение пяти минут, а на шестой — резко прекратить это занятие;

• вы не можете обрабатывать переизбыток информации — иначе лопнете, как только зайдете в библиотеку, подключитесь к электронной сети или просто откроете телефонный справочник; и

• вы не управляете приоритетами — они у вас просто есть.

Вместо этого, ключ к упорядочению всей вашей «рутины» — управление действиями.

Управление деятельностью — основная задача

Как вы распоряжаетесь своим временем, как вы распоряжаетесь информацией, как вы распоряжаетесь своим телом и каким приоритетам вы уделяете основное внимание — вот ключевые вопросы, на разрешении которых вам следует сосредоточить свои ограниченные ресурсы. Главная проблема в том, чтобы узнать, чем следует заниматься в любой момент времени. Основной вопрос — как управлять своими действиями?

Возможно, этот вопрос напрашивается сам собой. Вероятно, вы будете удивлены, когда узнаете, что большинство людей не могут определить для себя первоочередные шаги, необходимые для осуществления массы проектов и решения многих проблем. Крайне сложно координировать действия, если вы их четко не определили и к тому же сомневаетесь в их целесообразности. У большинства людей есть десятки дел, которые нужно выполнить, чтобы преуспеть в различных сферах деятельности, но они не знают, какие именно шаги следует предпринять. И распространенная жалоба о том, что «У меня нет времени на ____» (заполните пропуск) вполне понятна, потому что многие проекты кажутся неосуществимыми, и они действительно неосуществимы, потому что проект нельзя просто взять и осуществить! Можно лишь выполнить действия, относящиеся к проекту. Некоторые действия, необходимые для того, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, занимают всего одну или две минуты.

Хорошее начало — половина дела.

Греческая пословица

Во время тренингов и семинаров, в которых участвовали тысячи специалистов, я узнал, что нехватка времени не является их основной проблемой (хотя они сами придерживаются именно такого мнения); реальную проблему представляет недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первостепенных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам пожинать плоды управления деятельностью.

Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка времени: они не могут сдвинуться с мертвой точки, потому что четко не определен путь достижения результата.

Ценность подхода «снизу вверх»

За годы работы я убедился в практичности применения подхода «снизу вверх» для повышения индивидуальной продуктивности: начинать следует с самого приземленного уровня текущей деятельности и с самых обыденных проблем. С интеллектуальной точки зрения, наиболее подходящий метод работы предполагал бы движение сверху вниз: формулировку личных и корпоративных целей, затем — определение критических задач и, наконец, сосредоточение внимания на деталях и внедрении проекта. Но проблема в том, что большинство людей опутано целым клубком повседневных забот, так что у них нет почти никакой возможности как следует сосредоточиться на более широких перспективах. Соответственно, подход «снизу вверх» обычно более эффективен.

Осуществление постоянного контроля над текущим содержимым вашей корзины «Входящие», и внедрение методов, которые помогут вам удержать этот контроль, является наилучшим средством расширения вашего кругозора. Наружу вырвется стремительный поток креативной энергии, который позволит вам постоянно концентрировать внимание на более широких перспективах, а прилив уверенности в своих силах поможет вам направить в нужное русло результаты творческой деятельности. У людей обычно возникает внезапное ощущение свободы, легкости и вдохновения, когда они, закатав рукава, воплощают свои замыслы.

Вы достигнете больших успехов на пути выполнения задач высших уровней, если сделаете инструментарий, необходимый для осуществления первоочередных действий, частью своего стиля повседневной работы. Конечно, есть более существенные предметы для размышления, чем содержимое вашего почтового ящика, но если управление вашей деятельностью даже на этом уровне не достаточно эффективно, то работа напоминает плавание в мешковатой одежде.

Одного видения недостаточно; его следует объединять с действием. Недостаточно просто посмотреть на ступеньки; нужно еще подняться по лестнице.

Вацлав Гавел

Многих специалистов, которым я в течение дня помогал освободиться от обыденной «рутины», вечером посещала масса идей об их компании и будущем. Это происходило именно потому, что их дела сдвинулись с мертвой точки.

Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях — горизонтальной и вертикальной. «Горизонтальный» контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в которых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тысячи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сутки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обналичить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. Вы, наверно, удивитесь, если узнаете, сколько разных вопросов занимают ваше сознание и требуют разрешения только в течение одного дня. Вам нужна эффективная система, которая бы позволила следить за максимально возможным количеством возникающих вопросов, выдавала необходимую информацию о них по первому требованию и помогала быстро и легко переносить акцент с одной проблему на другую.

«Вертикальный» контроль, наоборот, обеспечивает управление разными уровнями в рамках отдельных аспектов и проектов. Например, во время беседы с супругом или супругой за обеденным столом, в поле зрения вашего «полицейского радара» попал предстоящий отпуск — сразу возникают вопросы: куда и когда вы поедете, чем будете заниматься на отдыхе, как подготовиться к поездке и так далее. Или вы с начальником должны принять ряд решений касательно новой функциональной организации, которую хотите внедрить. Или вам просто нужно упорядочить в голове всю известную информацию о клиенте, которому вы собираетесь звонить. Это — «планирование проектов» в широком смысле. Речь идет о сосредоточении внимания на отдельном предприятии, ситуации или человеке, конкретизации любых идей, подробностей, приоритетов и последовательных событий, необходимых для работы в указанном направлении, по крайней мере, на данный момент.

Цель у вертикального и горизонтального управления одна: освободить сознание и справиться с делами. Грамотное управление деятельностью позволяет вам ощущать спокойствие и уверенность при решении всего спектра проблем, возникающих на работе и в жизни, а сосредоточение усилий на самых важных проектах позволяет вам уяснить их суть и избрать правильный путь их осуществления.

Главный шаг: выбросьте все из головы

Обычно между тем, сколько вы думаете о проблеме, и тем, насколько преуспеваете в ее решении, существует обратно пропорциональная зависимость.

У вас не будет действенного способа достижения состояния спокойного контроля над ситуацией, о котором я говорю, если вы будете держать все проблемы в голове. Как вы убедитесь, индивидуальные образы действий, описанные в данной книге, состоят из поступков, которые вы же совершаете. Большая разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие, состоит в том, что я могу охватить и упорядочить все 100 % своих рутинных проблем в объективную систему с помощью эффективных инструментов, находящихся у меня под рукой, а не в моей голове. И это утверждение касается всех проблем: больших и малых, частных и профессиональных, неотложных и долгосрочных. Всех.

Я уверен, что в вашей жизни, или в одном из ваших проектов когда-нибудь наступал момент, когда нужно было просто сесть и составить список. Если это так, то вы представляете, о чем я говорю. Впрочем, большинство людей прибегают к составлению списков только тогда, когда неразбериха достигает апогея и нужно что-то делать. Обычно они составляют список только в конкретной области, которая их заботит. Но если бы вы сделали составление подобных перечней неотъемлемой частью вашего обычного жизненного и рабочего распорядка, и применяли эту процедуру во всех сферах своей деятельности (а не только в самых «горящих»), то я мог бы присвоить вам «черный пояс» по управлению, о котором рассказываю в книге.

Нет смысла думать о чем-то дважды, если это не приносит вам удовольствия.

Я пытаюсь интуитивно сделать выбор на основе вариантов, которыми располагаю, вместо того, чтобы стремиться выяснить, что это за варианты. Мне нужно все обдумать и упорядочить результаты надежным способом. Я не хочу тратить время на то, чтобы думать о проблемах по нескольку раз. Это — неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

И вам не удастся уйти от этих размышлений. Ваш разум будет продолжать работу над любым нерешенным вопросом. Но есть предел числу нерешенных «рутинных проблем», которыми он может заниматься, прежде чем лопнет от перенапряжения.

Область вашего мозга, отвечающая за кратковременную память, где обычно содержится вся незавершенная, неразрешенная и неупорядоченная «рутина», функционирует подобно оперативной памяти персонального компьютера. Ваше сознание, как экран компьютера, является средством отображения, а не хранения информации. Вы можете одновременно думать только о двух или трех вещах. Но незавершенные проблемы все равно хранятся кратковременной памятью. И, как и в случае оперативной памяти, ее возможности ограничены; есть предельный объем «рутины», который вы можете хранить в памяти, чтобы эта часть мозга по-прежнему эффективно функционировала. У большинства окружающих нас людей оперативка трещит по швам. Они постоянно отвлекаются, их внимание рассеяно вследствие внутренних информационных перегрузок.

Например, не отвлекалось ли ваше сознание за последние несколько минут на какой-нибудь предмет, не имеющий ни малейшего отношения к теме книги? Вероятно. И, скорее всего, ваше сознание обратилось к какому-нибудь незамкнутому циклу, или неразрешенной проблеме, которая касается вас некоторым образом. Эта проблема просто всплыла из вашей оперативной памяти и «начала на вас орать» (изнутри, естественно). И что вы предприняли по этому поводу? Если вы не записали напоминание о ней и не положили его в надежную «корзину», которой наверняка вскоре уделите должное внимание, то, вероятнее всего, вы начали переживать. Не самый удачный поступок: прогресса никакого, а внутреннее напряжение возросло.

Трудно сражаться с врагом, у которого есть аванпосты в вашей голове.

Салли Кемптон

Главная проблема в том, что ваше сознание постоянно напоминает вам о разных вещах именно тогда, когда вы никак не можете повлиять на них. Речь не идет о прошлом или будущем. Это означает, что, как только вы скажете себе, что надо что-то предпринять, и сохраните напоминание об этом в своей оперативной памяти, часть вашего сознания будет думать, что вам нужно постоянно «что-то предпринимать». По мнению вашего мозга, вы должны прямо сейчас приступать к действиям, которые считаете необходимыми. Честно говоря, сохраняя в оперативной памяти напоминания о двух задачах, вы сразу терпите внутренне поражение, потому что вы не можете выполнить их одновременно. Это порождает всепроникающий фактор стресса, источник которого нельзя нейтрализовать.

Большинство людей пребывают в состоянии такого ментального стресса, в той или иной форме, так долго, что уже не осознают этого. Он присутствует постоянно, как сила земного притяжения — он настолько привычен, что те, кто его испытывают, обычно даже не чувствуют дискомфорта. Большинство из них поймут, какое бремя носили, только тогда, когда избавятся от него и заметят, как изменилось их состояние.

Можете ли вы избавиться от такого внутреннего напряжения? Еще бы. Прочитав оставшуюся часть книги, вы узнаете, как это сделать.

Глава 2. Как стать хозяином своей жизни: пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом

Основной процесс, который осваивают участники моих тренингов, чтобы овладеть искусством организации интеллектуального труда, — это метод управления рабочим процессом, состоящий из пяти этапов. Независимо от конкретных обстоятельств, выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий. Мы (1) собираем воедино все проблемы, занимающие наше внимание; (2) уясняем их суть и решаем, какие шаги предпринять; (3) организуем результаты, которые мы (4) рассматриваем в качестве альтернативных вариантов программы (5) действий. Перечисленные этапы составляют управление «горизонтальными» аспектами нашей жизни; они позволяют согласовать все, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент.

Знание, которое мы считаем знанием, проявляется в действии. То, что мы сегодня называем знанием — это информация в действии, информация, направленная на результаты.

Питер Друкер

Принципиально метод достаточно прост и в целом отражает общее отношение к работе любого типа, но, как показывает мой опыт, большинство людей способно значительно усовершенствовать свою деятельность на каждом из пяти этапов. Качество управления рабочим процессом определяется самым слабым звеном во всей последовательности этапов, так что нужно уделять внимание всем пяти составляющим процесса и предъявлять к ним одинаково высокие требования. Большинство людей испытывает основные трудности на стадии сбора проблем в единое целое. Многие упорядочили свои проблемы, но не обработали сведения о них или не определили, какие шаги предпринять в направлении их решения. Некоторые принимают верные решения, касающиеся «рутины», накопившейся к данному моменту, но не могут воспользоваться достигнутыми успехами, будучи не в состоянии эффективно организовать результаты своих рассуждений. Еще одна группа людей придерживается надежной системы организации своих проблем, но не обращается к ней достаточно часто для того, чтобы она хорошо работала. Наконец, если какое-либо из описанных звеньев слишком слабое, то действия, которые индивидуум решит предпринять в конкретный момент, могут оказаться не лучшим выбором.

Чтобы все пять этапов осуществлялись оптимальным образом, следует понять их динамику и задействовать специальные методы и инструменты. Я понял, что весьма полезно, а, может, и необходимо, разделять стадии между собой в процессе повседневной работы. Бывает так, что мне хочется только накапливать исходные сведения и не думать, как с ними поступить. Иногда у меня возникает желание поработать с заметками, сделанными на собрании. Сразу по возвращении из долгой поездки мне нужно упорядочить и организовать сведения, которые я собрал и обработал в дороге. Также бывают моменты, когда мне хочется проанализировать весь фронт работ или только некоторые задачи. И естественно, массу времени я провожу, просто делая то, что должно быть сделано.

Я обнаружил, что одна из основных причин, по которым многим людям не удавалось как следует «организовать себя», состоит в том, что они пытались выполнить все пять этапов одновременно. Чаще всего это происходит, когда человек садится «составлять список», пытается перечислить «самые важные дела» в определенном порядке, отражающем их приоритетность и последовательность выполнения, и при этом не указывает почти никаких (или вообще никаких) конструктивных действий, которые собирается предпринять. Но если вы не решите, что следует сделать в связи с днем рождения вашей секретарши, потому что он «не так уж важен» на данный момент, то возникший незавершенный цикл будет отнимать у вас энергию и мешать вам надлежащим образом сосредоточиться на действительно важных делах.

В данной главе подробно рассматриваются все пять этапов. Главы с 4-й по 8-ю содержат пошаговую программу внедрения четкой системы действий для каждого этапа, массу примеров и полезных упражнений.

Сбор проблем воедино

Важно знать, какие сведения собирать и как собрать их наиболее эффективно, чтобы можно было впоследствии обработать их надлежащим образом. Чтобы избавить ваше сознание от бессмысленных попыток одновременно охватить все проблемы, вы должны знать, что действительно зафиксировали все, что касается задач, требующих выполнения, и что в ближайшем будущем вы обработаете и рассмотрите все собранные сведения.

Сбор воедино всей «незавершенки»

Чтобы избежать «утечки информации», вам следует собрать воедино и записать ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах («незамкнутых циклах», как я назвал их в предыдущей главе) на данном этапе вашей жизни, то есть о любых аспектах — частного или профессионального характера, серьезных или несущественных, важных или маловажных, которые, на ваш взгляд, требуют изменения и вызывают у вас хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию. Многие дела, которые вам предстоит сделать, накапливаются сами собой, пока вы читаете эту книгу. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных посланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, вы собираете вокруг себя и в своем сознании проблемы, которые требуют разрешения уже давно. Даже если они не бросаются в глаза, как электронная почта, эти «рутинные проблемы» также требуют какого-то решения — цикл должен быть завершен, нужно что-то делать. Блокнот с набросками новых стратегий, лежащий в куче бумаг у вас на столе, сломанные приборы, которые пылятся в ящиках того же стола и ждут, пока их починят или выбросят, старые журналы на тумбочке — все это попадает в категорию «рутины».

Как только вы налепите ярлык «нужно», «требуется» или «должен» на какой-либо предмет, он становится незавершенным делом. Например, не принятые решения о том, стоит что-то предпринимать или нет, уже являются незавершенными делами. К ним же относятся и все ваши замыслы типа «я собираюсь…», в отношении которых вы твердо решили что-то предпринять, но еще ничего не сделали. И конечно же, к данной категории следует причислить все задачи, которые «висят в воздухе» или находятся в процессе выполнения, и вопросы, для решения которых вы сделали все, что могли, но не признаетесь себе, что с ними покончено.

Чтобы грамотно управлять этим складом незавершенных циклов, попытайтесь заключить их в специальные «контейнеры», где они будут ждать своего часа до тех пор, пока у вас не появится пара минут, когда вы сможете решить, что они собой представляют и что нужно предпринять для завершения циклов (если вообще есть такая необходимость). При этом вы должны регулярно освобождать эти контейнеры, чтобы они оставались надежными инструментами сбора неразрешенных проблем.

В более широком смысле, все проблемы и так собираются в единое целое. Если вы не объединяете их в надежную внешнюю систему, то она существует где-то в вашем сознании. Тот факт, что вы не «положили» проблему в свою корзину для входящих сообщений, не означает, что ее не существует. Речь идет о том, чтобы объединить все необходимые сведения в систему, находящуюся не в вашей голове.

Инструменты сбора информации

Есть несколько видов инструментов с низким или высоким уровнем автоматизации, предназначенных для того, чтобы накапливать незавершенные проекты. Следующие инструменты могут служить примерами некой обобщенной корзины для входящих сведений, которые поступают как из внешних, так и из внутренних источников.

• Обыкновенная корзина для почты.

• Бумажные носители информации.

• Электронные средства записи информации.

• Звукозаписывающие устройства.

• Электронная почта.

Корзина для почты

Стандартный пластмассовый, деревянный, кожаный или проволочный лоток является наиболее распространенным средством сбора печатных сведений и любых физических материалов, требующих какой-либо обработки: почты, журналов, писем, записок, телефонограмм, квитанций — даже фонариков, в которых сели батарейки.

Писчая бумага и блокноты

Отрывные, пружинные и карманные блокноты, а также и ежедневники идеально подходят для записи случайных идей, сообщений, дел на каждый день и прочей информации. Подойдет любой блокнот, который более всего соответствует вашим вкусам и потребностям.

Электронные носители информации

Для заметок, к которым можно вернуться позднее, можно использовать компьютеры. По мере развития технологий распознавания символов появляется целый арсенал цифровых средств, предназначенных для фиксирования данных. Портативные устройства (персональные цифровые секретари) и электронные блокноты можно использовать для сбора входящей информации любого характера.

Запись голосовой информации

К доступным на сегодняшний день звукозаписывающим устройствам относятся автоответчики, голосовая почта и устройства для диктовки информации, в частности цифровые и кассетные диктофоны. Все они могут пригодиться для временного хранения информации, которую вы хотите запомнить или проанализировать позже.

Электронная почта

Если вы соединены с остальным миром посредством электронной почты, то среди программ, установленных на вашем компьютере, должны быть приложения для хранения входящих сообщений и файлов: место, где они могли бы находиться до момента рассмотрения, прочтения или обработки. Кроме того, подобную входящую информацию могут фиксировать пейджеры и телефоны.

Высокотехнологичные устройства

Сегодня вы можете надиктовать или от руки записать информацию непосредственно на компьютер. По мере того как все больше средств обмена информацией переводятся в цифровой и беспроводной форматы, становится легче фиксировать идеи (соответственно, растет и объем входящих данных, которыми мы должны управлять!).

— Компьютер!

— Слушаю, Дэвид?

— Нужно купить хлеба.

— Да, Дэвид.

Необходимый продукт записан в память. И когда организационная часть процесса управления деятельностью будет переведена в цифровой формат, «хлеб» будет автоматически добавляться в электронный список покупок, а, возможно, даже заказываться в магазине и доставляться.

Независимо от уровня автоматизации, все инструменты, описанные выше, выполняют роли сходных корзин для входящей информации, где фиксируются сведения, проблемы и программы действий, которые могут оказаться полезными. В какой-то мере вы, вероятно, уже используете большинство этих инструментов или их модификаций.

Факторы успешного сбора информации

К сожалению, самого факта наличия корзины «Входящие» недостаточно для того, чтобы она была функциональной. У большинства людей есть какие-то средства для сбора информации, но обычно они в большей или меньшей степени неконтролируемы. Давайте рассмотрим три необходимых условия эффективного сбора информации:

1. Каждый незамкнутый цикл нужно выбросить из головы и поместить в систему сбора информации.

2. Старайтесь обходиться минимальным количеством «емкостей» для сбора информации.

3. Вы должны регулярно освобождать корзины для входящей информации.

Выбросьте все из головы

Если вы по-прежнему пытаетесь уследить за слишком многими проблемами, занимающими вашу оперативную память, то у вас, скорее всего, не будет мотива для того, чтобы систематически использовать и опорожнять свои корзины для входной информации. Большинство людей не обращают особого внимания на эти средства, потому что они уверены, что корзины в любом случае не представляют дискретных, целостных систем: в корзине находится беспорядочная совокупность незавершенных дел, и такая же совокупность находится в их сознании, при чем ни одна, ни другая, по их мнению, не приносит никакой пользы. Процесс напоминает игру в пинбол на автомате со слишком большими лунками: мяч легко исчезает в них, и игра быстро надоедает.

Инструменты сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Держите их под рукой, чтобы можно было зафиксировать любую мысль, которая может оказаться полезной, независимо от того, где вы находитесь: считайте, что они так же необходимы, как зубная щетка, водительские права или очки.

Сократите до минимума число корзин для входящих материалов

Число корзин для входящей информации должно быть не меньше, чем вам нужно, но не должно превышать количества, которым вы можете обойтись. Данная функция должна быть доступна для вас в любой ситуации, поскольку сведения, которые вы захотите зафиксировать, могут появляться практически где угодно. Однако если у вас слишком много зон, отвечающих за сбор информации, вы не сможете легко и регулярно обращаться к ним.

Избыток корзин редко составляет проблему, если речь идет об автоматизированных средствах; реальная возможность усовершенствовать процесс сбора информации для большинства людей — упорядочить рукописные материалы и содержимое настольных лотков. Письменные заметки нужно систематизировать и обрабатывать, а не оставлять пылиться в стопках бумаг, блокнотах и ящиках стола. Письменные материалы нужно аккуратно складывать в лотки, а не распихивать по разнообразным стопкам бумаг и любым доступным уголкам вашего мира.