Проведение собраний и совещаний Кинан Кейт
• Давайте присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов. Например: «Я предлагаю сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений».
• Заканчивайте заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.
Необходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрания. Это позволит не сожалеть о потраченном зря времени. Все участники должны знать, что на обсуждение поднятых вопросов тратится ровно столько времени, сколько нужно.
Концентрация внимания
С самого начала заседания будет благоразумно напомнить людям о его целях. Это поможет сразу же направить обсуждение в нужное русло.
• Четко опишите существующую ситуацию или проблему. Например: «Штат наших сотрудников значительно увеличился, поэтому в офисе стало тесно».
• Напомните людям о главной цели встречи. Например: «Наша цель – найти способ реорганизовать существующее пространство».
• Определите порядок обсуждения. Например: «Во-первых, необходимо решить, где лучше разместить принтер, к которому все должны иметь доступ. Во-вторых, решить, как лучше расставить столы, чтобы организовать еще одно рабочее место».
Это заставит людей задуматься и сконцентрироваться на решении вопросов, вынесенных на повестку дня.
Управление дискуссией
С самого начала собрания ведущий должен направлять дискуссию в нужное русло. Для этого следует:
• Придерживаться повестки дня. Если не было принято решение об изменениях в повестке дня, то следует придерживаться утвержденного плана. Например: «Переходим к обсуждению вопроса № 4».
• Способствовать решению вопросов. Если люди стали обсуждать вопросы, не включенные в повестку дня, необходимо приложить все усилия, чтобы направить энергию непосредственно на достижение поставленных целей. Например: «Помните ли вы, для чего мы все собрались?» или «Я не думаю, что нам стоит обсуждать этот вопрос сейчас…»
Удерживая дискуссию в нужном русле, вы позволите каждому присутствующему принять участие в обсуждении вопросов.
Этого можно добиться следующим образом.
• Обращайте внимание на «отсутствующих» в комнате. Заметив, что кто-то из присутствующих задумчиво смотрит в пространство или же молчит, побудите человека присоединиться к обсуждению, задав вопрос непосредственно ему. Например: «Джим, можете ли вы что-то еще добавить?» или «Джейн, что вы думаете об этом предложении?»
• Учитывайте опыт каждого присутствующего. Для принятия правильного решения необходимо, чтобы квалифицированные сотрудники поделились своим опытом. Например: «Фред, по-моему, у тебя была такая же ситуация. Что ты предпринял?»
• Вносите предложения. Подавая идеи, которые содержат возможные варианты действий, вы поможете людям подойти к решению вопросов творчески и не сбиться с темпа. Например: «Было бы не плохо сделать?..» или «Будем ли мы обсуждать возможность?..»
• Поддерживайте идеи. Одобрение мнений и взглядов других людей делает дискуссию более продуктивной. Например: «Это действительно может сработать» или «Идея Питера многообещающая. Что вы думаете? Пол, давай начнем с тебя».
Поддержание порядка
Собрания не всегда проходят так, как хочется. Иногда поведение некоторых участников негативно влияет на его ход. Обычная словесная перепалка может даже перерасти в драку. Конечно, усмирить разбушевавшихся не так-то просто, но все же председатель собрания должен применить данную ему власть, чтобы прекратить безобразие.
Во избежание таких ситуаций необходимо предпринять некоторые меры.
• Следует напомнить, что не стоит переходить на личности. Например: «Не нужно все комментировать. Давайте вернемся к вопросу…»
• Нужно препятствовать появлению деструктивных заявлений, задавая конкретные вопросы. Например: «Тед, если ты не согласен с Бобом, то что можешь предложить для решения этой проблемы?»
• Следует двигаться вперед, если поступило разумное предложение. Например: «Я думаю, этот вопрос можно обсуждать долго, но надо двигаться дальше. Давайте будем принимать решение путем голосования».
Напряженную обстановку может разрядить напоминание о целях заседания и соответствующие комментарии. Например: «Очевидно, что эта тема близка каждому. Но все-таки давайте закончим обсуждение».
Хотя участники совещания редко нарушают порядок, все же необходимо знать, как исправить такую ситуацию, если она возникнет.
Отклонение от сути обсуждаемых вопросов
Иногда в процессе дискуссии люди могут отклониться от решения наиболее важных проблем или же ходить вокруг да около того или иного вопроса, не принимая решения. Подобные брожения надо прекратить – и чем раньше, тем лучше.
Чтобы удерживать совещание в нужном русле, понадобится такт и дипломатичность. Но для начала необходимо распознать некоторые приемы отвлечения внимания от решения запланированных вопросов.
• Создание трудностей. Некоторых людей хлебом не корми, предоставь возможность обсудить проблемы и ошибки. Например: «Мы не можем этого делать, потому что…», «Мы попытались сделать это в прошлый раз, и ничего не вышло». Задавая подходящие вопросы, вы заставляете людей обосновать свою точку зрения и тем самым препятствуете вовлечению других участников в спор.
• Навязчивые идеи. Во время проведения собрания у кого-то из присутствующих может появиться навязчивая идея. Этот человек постоянно напоминает о ней другим людям. Ведущий должен тактично напомнить ему, что все уже услышали его предложение и нет необходимости повторять его снова.
• Обсуждение посторонних вопросов. Некоторые люди могут отклоняться от темы, даже не осознавая этого. Например: «Кто-нибудь из присутствующих видел второй том оксфордского словаря?» – говорит кто-то при обсуждении вопроса о том, где лучше оборудовать место для хранения книг. Можно направить дискуссию в нужное русло, указав человеку, что это не тема данного обсуждения.
Достижение согласия
Ведущий совещание или собрание должен управлять дискуссией, плавно подводя участников к достижению консенсуса. Чтобы принятые решения были поддержаны всеми участниками, нужно использовать несколько проверенных приемов.
• Сопоставить все «за» и «против». Подводя итоги, необходимо указать вопросы, по которым согласие было достигнуто, а затем остановиться на спорных моментах. Например: «Итак, мы достигли согласия в вопросе… Но все еще не решили…»
• Задавать уточняющие вопросы. Задавайте вопросы, чтобы удостовериться, правильно ли вы поняли человека. Это также поможет прояснить ситуацию и для других людей, если они постеснялись задать вопрос. Например: «Вы имели в виду, что?..», «Позвольте узнать, правильно ли я вас понял?..»
• Подводить итоги обсуждения каждого вопроса. Завершая обсуждение того или иного вопроса, обязательно подводите итоги, чтобы участвующие смогли осознать результаты встречи: «Давайте вспомним, какие решения были приняты. Все согласны, что для вопроса № 2 наилучшим решением будет…»
• Убеждаться в достижении консенсуса. Переходить к обсуждению следующего вопроса можно только удостоверившись в единогласной поддержке принятого решения. Например: «Скажите, все ли согласны с принятым решением?», «Кто-нибудь желает еще что-либо добавить к обсуждению, прежде чем мы перейдем к решению следующего вопроса?», «Все согласны?»
Такая тактика помогает поддерживать активное участие присутствующих в обсуждении вопросов и подтолкнуть их к принятию общего решения.
Принятое решение необходимо сразу же записать. Та к вы будете уверены, что позже никто не изменит свою точку зрения или же не выразит несогласие с принятым решением. Если не удостовериться в общем согласии по поводу принятого решения, то этот же вопрос может возникнуть позже или на следующем заседании.
Подведение итогов
В конце совещания разумно удостовериться в том, что все его участники согласны с принятым решением. Необходимо также восстановить в памяти все принятые решения. Сделать это можно:
• подводя итоги и еще раз объявляя о принятых решениях. Та к вы будете уверены, что все присутствующие согласны с принятым решением и позже не смогут сказать, что они не знали, о чем шла речь. Например: «А сейчас я хочу подвести итоги. На повестке дня стоял вопрос о реорганизации существующего пространства офиса. Итак, мы решили: во-первых… Также мы решили, что…»
• фиксируя задания и временные рамки. Это поможет проконтролировать, кто получил задания и каковы сроки выполнения. Например: «Было решено, что Джим отвечает за организацию… до 30-го мая и поддерживает связь с Джил, которая отвечает за…»
Перед подведением итогов нужно записать задание для каждого человека на отдельных листах яркого цвета. В конце совещания раздайте листы с заданием, сказав: «Это ваше задание, которое необходимо выполнить до следующего совещания. Поскольку цвет бумаги с вашим заданием очень яркий, маловероятно, что вы его потеряете».
Подведение итогов – ключевой момент совещания. Результат может быть незначительным, а силы – потраченными зря, если в конце собрания не указать на принятые решения. Люди должны быть уверены, что все вопросы решены, у всех есть задания, следовательно, совещание прошло успешно.
Делаем выводы
Независимо от того, каков характер встречи и какие вопросы вынесены на повестку дня, ведущий обязательно должен проинформировать всех участников о целях собрания. Он должен не только наблюдать за процессом обсуждения, но контролировать и направлять его в нужное русло.
В конце совещания необходимо подводить итоги.
Спросите себя
Подумайте, как лучше проводить совещание или собрание, и дайте ответы на следующие вопросы.
Правильно ли вы начинаете совещание?
Всегда ли вы начинаете совещание вовремя?
Напоминаете ли вы людям о целях встречи?
Придерживаетесь ли вы повестки дня? Если дискуссия отклонилась от темы собрания, направляете ли вы обсуждение в нужное русло?
Вы четко придерживаетесь установленного порядка?
Предоставляете ли вы всем участникам возможность высказаться?
Проверяете ли вы, что все согласны с принятым решением?
Подводите ли вы итоги по окончании совещания? Проверяете ли вы, что все знают свои задания?
Все получится, если…
• проводить собрание так, чтобы получить определенный результат;
• начинать собрание вовремя, даже если еще не все приглашенные пришли;
• иметь повестку дня и обсуждать поднятые вопросы;
• предоставить всем участникам возможность высказаться;
• принимать только обоснованные решения;
• направлять отклонившуюся дискуссию в нужное русло;
• удостовериться, что все согласны с принятым решением;
• подводить итоги по окончании собрания и отмечать, кто получил задание и в какие сроки должен его выполнить;
• сосредоточиться на получении запланированных результатов от совещания.
Ведение протокола встречи
По окончании собрания или совещания необходимо составить протокол, в котором будут описаны принятые решения, а также зафиксировано, кто из присутствующих получил задание. Было бы разумно попробовать оценить собрание: подумать, что получилось и над чем еще нужно поработать, чтобы в следующий раз мероприятие прошло более успешно.
Составление протокола
Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.
В ходе заседания
Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:
• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;
• помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;
• иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;
• контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.
Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.
Убедитесь, что секретарь очень внимательно слушает и записывает важные детали и ключевые фразы. Также он должен записывать имена и фамилии всех выступающих, чтобы предупредить возможные недоразумения.
По окончании совещания
После совещания протокол необходимо оформить согласно правилам. Это лучше сделать сразу же после совещания, по горячим следам. Откладывать на потом – плохое решение.
В протоколе обязательно должны быть:
• шапка с указанием целей встречи и даты проведения;
• список присутствующих лиц;
• список лиц, не пришедших на собрание;
• краткое содержание принятых решений, вклад участников заседания в решение того или иного вопроса;
• принятые решения и перечень сотрудников, полуивших задание.
Протокол должен содержать краткое описание собрания в деловом стиле. Для этого необходимо:
• использовать только косвенную речь, писать в прошедшем времени. Например: «Джим Смит отметил, что…», «Джейн Браун сказала, что это не сложно, потому что…», «Было решено…»;
• записывать только основные факты, не указывая личных мнений;
• выделять задания жирным шрифтом или же записывать в таблице с заданиями, указывая фамилию и должность человека, отвечающего за их выполнение.
Прежде чем напечатать протокол, убедитесь, что его содержание соответствует реальному положению дел, так как неточности могут привести к недоразумениям.
Необходимо помнить, что протокол не конечный результат собрания, а руководство к дальнейшим действиям. Имея протокол, вы будете уверены, что все сотрудники в курсе обсуждавшихся на совещании вопросов и принятых решений.
Оценка совещания или собрания
Большинство людей, которые проводят совещания или собрания, утомившись от этого нелегкого занятия, радуются их завершению и поэтому не утруждают себя подробным анализом проведенной встречи. Если вам приходится проводить заседания постоянно, по окончании заседания следует обдумать, все ли получилось, как запланировано. Также во избежание ошибок при проведении следующего совещания желательно поинтересоваться мнением других его участников.
Наиболее простой способ узнать мнение других людей – попросить их заполнить небольшую, заранее подготовленную анкету.
Можно задать следующие вопросы:
• Было ли полезным для вас это собрание? (Да/нет.)
• Сказали ли все, что было необходимо? (Да/ нет.)
• Довольны ли вы организацией собрания? (Да/нет.)
• Знаете ли вы, что нужно делать по окончании собрания? (Да/нет.)
• Есть ли у вас комментарии?
Получив ответы (даже если на вопрос о комментариях никто не даст развернутого ответа), вы сможете оценить, насколько успешно прошло собрание, допущены ли какие-нибудь оплошности. И в следующий раз попытаетесь провести собрание на более высоком уровне.
Делаем выводы
Составление протокола – очень важный вид деятельности при проведении собрания. Ведение протокола позволяет сохранить содержание всей встречи в письменном виде и позднее избежать искажения принятых решений.
Протокол составляется в лаконичной форме непосредственно после заседания. Протокол должен быть четким и понятным для всех, а также способствовать тому, чтобы люди приняли к сведению полученные задания. Этот документ поможет вам быть уверенным в том, что встреча прошла успешно и результативно.
Спросите себя
Подумайте о необходимости ведения протокола и дайте ответы на следующие вопросы.
Плодотворно ли вы работаете с человеком, который составляет протокол встречи?
Все ли ключевые моменты были записаны при проведении собрания?
Записаны ли все принятые решения?
Был ли протокол составлен сразу же после совещания?
Действительно ли были записаны только основные факты, а не личные мнения?
Проверили ли вы протокол, перед тем как его напечатать?
Уверены ли вы, что протокол – это точное описание собрания?
Все получится если…
• вам будет помогать человек, который ведет протокол собрания;
• записывать все принятые решения;
• точно указывать задания и фамилии людей, ответственных за их выполнение;
• составлять протокол сразу же после собрания;
• понимать, что протокол – это точное, сжатое и объективное описание совещания.
Ваше отношение к деловым совещаниям
Для того чтобы совещание прошло продуктивно, необходимо не только умение его проводить, но и позитивный настрой. Активное участие и контроль над совещанием приносит желаемый результат.
Управление совещанием
Если вы хотите, чтобы совещание прошло успешно, то должны быть готовы взять бразды правления в свои руки. Не сделав этого, вы много потеряете. Взвалив на себя ношу ведущего, вы можете:
• позволять себе навязывать другим собственную точку зрения, причем делать это безапелляционным тоном.
• напоминать себе о своем праве контролировать собрание.
• убеждать себя в том, что вы можете это сделать и даже получите от этого удовольствие.
Люди, присутствующие на встрече, видят в вас лидера и ждут от вас соответствующих действий. Поскольку они не могут управлять собранием самостоятельно, то полностью полагаются на вас.
В ожидании чуда
Возлагая определенные надежды на заседание, можно получить нужный результат. Чтобы мечты стали реальностью, необходимо быть уверенным в том, что:
• заседание имеет очень большое значение (если думать иначе, то нет необходимости проводить заседание);
• на собрание приглашены компетентные люди (если вы не уверены в компетентности присутствующих людей, то не сможете поддержать или отвергнуть их идеи и предложения);
• время не будет потрачено зря (если вы так не думаете, то время и в самом деле будет потрачено впустую);
• будут получены нужные результат (уверенность в том, что ваша деятельность не принесет плодов, заранее обрекает мероприятие на неудачу).
Отношение к заседанию влияет на атмосферу мероприятия. Если изначально вы будете настроены негативно, возникнет угнетающая обстановка. И наоборот, собрание пройдет в теплой, доброжелательной атмосфере, если сразу настроиться на хорошее и даже немножко пошутить.
Реализация
Только с помощью общих усилий участников можно успешно провести собрание. Но если ничего не будет сделано для реализации его решений, то, конечно же, ничего не получится. Чтобы быть уверенным в том, что заседание было проведено не напрасно:
• перечитайте еще раз протокол собрания, уточните, что должны сделать вы и ваши коллеги;
• разработайте план, который поможет выполнить все задания в срок;
• действуйте, а не надейтесь, что вас освободят от возложенного задания.
Приступив к выполнению заданий сразу же после заседания, вы добьетесь успеха. Если каждый внесет свою лепту, то результат совещания превзойдет все ожидания.
Делаем выводы
Ваше отношение к проведению собрания или совещания играет немаловажную роль в успехе этого мероприятия. Результаты встречи будут незначительными, если не выполнить принятых решений. Тщательная подготовка к встрече гарантирует, что вы не зря потратите время и силы. Чем больше вы ожидаете от встречи, тем продуктивнее она будет.
Прикладывая усилия для достижения результатов во время проведения встречи, вы подаете отличный пример другим. В награду вас ждет успех. И, конечно же, вы никогда не услышите, что заседание под вашим руководством было пустой тратой времени.
Спросите себя
Подумайте о вашем отношении к деловым совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.
Ожидаете ли вы каких-то результатов от собрания?
Можете ли вы вдохновить других людей позитивным отношением к совещанию?
Верите ли вы в целесообразность проведения совещаний?
Проводя совещание, всегда ли вы уверены в том, что делаете это на соответствующем уровне?
Контролируете ли вы процесс проведения совещания?
Отклоняетесь ли вы от правил проведения совещания, если это необходимо?
Выполняете ли вы свое задание после совещания?
Все получится, если…
• возлагать большие надежды на заседание;
• позитивно относиться к совещанию;
• считать каждое заседание, которое вы проводите, очень важным;
• верить, в то, что вы сможете эффективно провести собрание;
• с самого начала контролировать процесс проведения собрания;
• уметь влиять на людей;
• надеяться на хорошие результаты;
• перечитать протокол и приступить к выполнению заданий сразу же после совещания.
Проверяем еще раз
Если вам кажется, что заседание прошло не так успешно, как хотелось бы, подумайте, – возможно, вы что-то упустили.
Поведение участников встречи
Если во время заседания люди ведут себя неадекватно, возможно, вы уделили очень мало времени процессу развития сотрудничества в коллективе, необходимого для продуктивной работы. Или вы не подумали о влиянии группы на индивидуума и не осознали, что под давлением группы человек может вести себя не свойственным ему образом.
Организация собраний
Если собрание началось не вовремя, не продуманы вопросы для обсуждения, отсутствует человек, который должен вести протокол, не подан кофе – это указывает на отсутствие организации и способствует появлению множества проблем. Если перед собранием участников не ознакомили с повесткой дня, значит, у них не было возможности подготовиться и результаты собрания будут весьма незначительны.
Управление дискуссией
Совещание затягивается, окончательные решения не приняты, никто из присутствующих не понял, как все пришли к тому или иному решению и принято ли оно вообще… Подобная ситуация – результат отсутствия контроля над собранием со стороны ведущего. Возможно, вы не контролировали обсуждение, и оно отклонилось от повестки дня; или же не удостоверились в том, что все согласны с принятыми решениями; а может быть, у вас не осталось времени подвести итог совещания.
Составление протокола
Если сразу же после собрания не составить протокол, то самые важные факты будут упущены и в протоколе не будет зафиксирована вся необходимая информация.
Отношение к совещанию
Если рассматривать проведение совещания как простую формальность и не надеяться на положительный результат, то по окончании собрания вы будете разочарованы. Необходимо знать, что отношение к совещанию прямо влияет на успех его проведения.
Преимущества эффективного проведения собраний и совещаний
Совещания – неотъемлемая часть современной жизни. Чтобы совещание прошло успешно, уделите внимание его подготовке.
Преимущества хорошо подготовленного собрания.
• Участники хорошо проинформированы.
• У всех есть возможность высказаться.
• Люди изучают и оценивают мнение других.
• Достигнут консенсус.
• Приняты решения, даже если было решено ничего не предпринимать.
• Люди охотно выполняют принятые решения, так как они участвовали в обсуждении непосредственно.
• Предприняты те или иные меры.
• Задания выполнены.
Для выполнения заданий необходимо вовлечь людей в процесс обсуждения вопросов. Проведенное эффективно совещание обеспечит необходимый результат.
Глоссарий
Вывод – умозаключение, то, что выведено.
Группа – совокупность людей, объединенных общностью интересов, профессии и деятельностью.
Индивидуум – человек, как отдельная личность.
Контроль – проверка, а также постоянное наблюдение в целях управления или надзора.
Отчет – детальное описание выполненной работы.
Перерыв – промежуток, на время которого прекращается деятельность.
Повестка дня – перечень вопросов, подлежащих обсуждению на собрании. Вопросы должны располагаться в строго определенном порядке.
Подготовка – приведение чего-либо в состояние готовности.
Предложение – то, что предложено, предлагается.
Читать бесплатно другие книги:
