Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие Кокерелл Ли

Не говорите, что у вас нет времени. Его у вас ровно столько же, сколько было у Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Луи Пастера, Хеллен Келлер, Альберта Эйнштейна.

Г. Джексон Браун

Самое важное, что вам нужно сделать, – это сесть и хорошо подумать о том, как вы используете свое время, на что вы его не тратите и на что вы должны его тратить. Это касается не только работы, но и всех областей вашей жизни. Ее качество напрямую зависит от того, как и где вы проводите время.

В наши дни практически нет таких людей, которые не ощущали бы постоянную нехватку времени. И положение только ухудшается. У нас становится все больше обязанностей и на работе, и вне ее. Мы постоянно находимся в напряжении, и нам начинает казаться, что мы не в силах управлять нашей жизнью. Беспомощность – одно из самых неприятных ощущений. Нас убивает не стресс, а дистресс от чувства невозможности контролировать ситуацию.

Вот к какому выводу я пришел: большинство людей страдают не от переутомления, а от неорганизованности.

Нам необходимо понять, как стать более организованными, чтобы справиться со всеми важными и неотложными делами, пока не оказалось слишком поздно. Я считаю, что самые обычные люди могут сделать на 50 % больше, чем сейчас, включая все самые необходимые дела, если у них будет эффективная система контроля над жизнью.

«Мне не хватило времени» – вот самое распространенное оправдание, которое мы используем, когда чего-то не сделали. В этой книге я постараюсь доказать вам всю нелепость подобной отговорки. У всех нас одинаковое количество времени, так что это только предлог, и ничего более. Задумайтесь над истинным значением моих слов. У Опры Уинфри, Билла Гейтса, Марка Цукерберга и Дж. К. Роулинг ничуть не больше времени, чем у нас с вами. Это касается всех исторических личностей, которые добились невероятного успеха, – Томаса Эдисона, Сьюзан Б. Энтони, Мартина Лютера Кинга Мл., Эсте Лаудер, – у всех них было не более 24 часов в сутки… но и не менее.

Проще говоря, кто-то, несмотря на загруженность, успевает все, другие же, хотя не так уж и заняты, – почти ничего.

Дело в том, что люди верят в этот предлог – «мне не хватило времени». Они и правда считают, что просто так уж вышло. Но само по себе ничего не происходит. Все зависит от нас. Опять повторю: у нас у всех одинаковое количество времени. Насколько мне известно, люди обычно успевают заняться тем, чем им хочется, но не тем, чем нужно.

На семинарах для руководителей компаний я всегда говорю: «Ваша задача – делать то, что требуется, делать вовремя и надлежащим образом, независимо от того, нравится ли это вам и вашим сотрудникам». Когда мы говорим о лидерстве, нас не интересуют должности, служебные обязанности или размер зарплаты. Существует огромное различие между лидерством и менеджментом. Суть менеджмента состоит в том, чтобы выполнять задачи. Лидерство же определяет бытие компании. Речь идет о влиянии, о способах воздействия. Это касается не только нашей работы. Мы все лидеры. Как в бизнесе, так и в наших семьях, в ближайшем окружении, в обществе, а также на рабочих местах, поэтому мы должны быть как можно более организованными и дисциплинированными.

Родителям следует уделять этому особое внимание. Дети не могут быть постоянно счастливы. Ваш долг – сделать то, что требуется, вовремя и надлежащим образом, независимо от того, нравится это вашим детям или нет. Выключите телевизор. Заставьте их отказаться от электронных игр и компьютеров. Пусть они играют во дворе или читают книги, хотят они того или нет. Хорошая физическая подготовка и любовь к чтению – вот самые главные подарки, которые вы можете сделать вашим детям.

Родители имеют право сказать «нет». На самом деле, если вы любите ваших детей, то для их же пользы вы чаще будете говорить «нет», чем «да». Недавно в Сан-Франциско попытались ввести закон, запрещающий «Макдоналдсу» включать игрушку в детское меню. Я решил, что это просто шутка. Ведь дело вовсе не в игрушке и не в калорийности гамбургера. Все дело в родителях. Нельзя винить «Макдоналдс» в том, что так много людей страдает ожирением. Это вопрос личной ответственности. Причина – отсутствие самодисциплины. Когда она есть, можно достичь практически любой цели во всех сферах жизни.

Давайте вспомним о тех лидерах, которые оказали огромное влияние на весь ход мировой истории. Большинство из них не занимали постов исполнительного вице-президента или директора: генерального, операционного, финансового или еще какого-нибудь. Это были просто люди, преданные своему делу. Им хватило решимости добиться своего. Они были страстными, целеустремленными и несгибаемыми личностями. Они верили в свои силы. Они никогда не сдавались.

Гарриет Бичер-Стоу, Нельсон Мандела, Мария Кюри, Альберт Эйнштейн, Махатма Ганди, Роза Паркс были обычными людьми, когда начинали свою карьеру, но они смогли сделать мир лучше. Давайте вспомним Авраама Линкольна. Только благодаря его целеустремленности и решимости Конгресс принял 13ю поправку к Конституции, иначе над американцами все еще тяготело бы проклятие рабства. Он и его единомышленники сделали то, что другие люди считали невозможным. И как сказал Генри Форд: «Если вы думаете, что у вас получится, вы правы, если вы решили, что ничего не выйдет, вы тоже правы».

Быть результативным – значит доводить начатое до конца. Быть эффективным – значит делать правильные вещи в верной последовательности и уделять первоочередное внимание самым неотложным, жизненно важным и необходимым задачам во всех областях.

Нельзя недооценивать себя. И никогда не говорите, что вам не хватает времени. У вас его столько же, сколько у тех людей, которые добились успеха. Эта книга поможет вам управлять временем, чтобы достичь всех ваших целей. Если вы уже воспитали в себе дисциплинированность, вы узнаете, как направить ее в нужное русло и стать еще более результативным и эффективным. Эти качества – ключ к успеху. Быть результативным – значит доводить начатое до конца. Быть эффективным – значит делать правильные вещи в верной последовательности и уделять первоочередное внимание самым неотложным, жизненно важным и необходимым задачам во всех областях.

Платите сейчас или платите потом

Более 30 лет назад я посетил семинар по управлению временем, потому что едва-едва все успевал. Я постоянно трудился в субботу и в воскресенье и каждый вечер брал работу домой. В конечном счете мне удавалось справляться со всеми обязанностями, поэтому я считал себя весьма организованным человеком. Потом, прослушав курс лекций, я овладел системой, которая изменила всю мою жизнь. Как только я стал применять эти знания на практике, я был вознагражден. С тех пор я доволен каждым своим днем.

Я написал эту книгу специально для того, чтобы вы смогли воспользоваться моими знаниями и опытом. Результат превзойдет все ваши ожидания. Возможно, сейчас вы чувствуете себя потерянными и беспомощными, потому что вам необходимо сделать так много, а у вас так мало времени. Со временем эти неприятные ощущения пройдут. Все не так уж и безнадежно. Вы научитесь быть болееорганизованными и дисциплинированными, но вам надо прежде всего захотеть этого.

Меня часто спрашивают, что вызывает мою особую обеспокоенность. Могу вам сказать, что больше всего меня тревожит человеческая неорганизованность.

Это настоящая проблема. У большинства людей нет никакой системы, чтобы планировать день, неделю, месяц и год. На работе они руководствуются правилами, которые помогают им справляться с обязанностями. Здесь их направляют контрольные таблицы, методические рекомендации, общая стратегия компании и установленные процедуры. Но, когда дело доходит до личной жизни, людям не на что опереться. Они уповают на то, что все само собой образуется. Но это вовсе не система. Как ни печально, большинство людей гораздо лучше управляют рабочим временем, нежели собственным.

В ходе моих занятий по управлению временем и жизнью я всегда задаю слушателям один и тот же вопрос: «Кто в первую очередь несет ответственность за то, что с вами происходит?»

Вы знаете ответ, с него начинается это предложение: «Вы!» Я надеюсь, что моя книга и мой подход к проблеме помогут вам задуматься о ваших обязанностях на работе, дома и во всех остальных областях жизни, включая здоровье, деятельность на благо общества, личное развитие и финансы.

Если уж зашел разговор о финансах, то нужно отметить еще один аспект управления временем: вы научитесь мыслить в краткосрочной и долгосрочной перспективе, а это, в свою очередь, означает разработку пенсионного плана в начале карьеры. Нельзя впервые задумываться о пенсионном фонде за несколько лет до выхода в отставку, так же как и нельзя приступать к выбору университета для ваших детей, когда им уже исполнилось 16 лет, или начинать беспокоиться о медицинской страховке, когда вы уже заболели.

К сожалению, большинство людей откладывают такие важные вещи на потом, до тех пор пока не столкнутся с проблемой лицом к лицу. Они задумываются о медицинской страховке после операции. Они не делают упражнений по снижению веса, пока не упадут и не сломают бедро. Они бросают курить, только когда им диагностируют рак легких. Они не планируют будущее своих детей, пока тех не примут в учебное заведение, которое не по карману родителям, или пока не столкнутся с настоящей бедой, например подростковой наркоманией, нежелательной беременностью или низкой самооценкой и неуверенностью в себе у ребенка. Такие люди всерьез не задумываются о пенсии до последнего, в результате они вынуждены продолжать работать в 70 и даже 80 лет. Зачастую им приходится страдать понапрасну из-за того, что они не в состоянии оплатить медицинские услуги. Вы рассчитываете стать первым человеком в истории, который не будет стареть и ему не понадобится пенсия?

Вам придется платить либо сейчас, либо потом за каждое принятое вами решение, как и где расходовать ваше время.

Самый важный навык

Каждый из нас знает, что надо и не надо делать, но почему-то не все руководствуются этими соображениями. «Когда-нибудь» – это не день недели. Существует много психологических причин, почему люди не делают то, что должны, но главная заключается в следующем: они не знают как. Они недостаточно организованны, чтобы выполнить то, что необходимо. В школах, колледжах и университетах нет курса по управлению временем и жизнью. Хотя на самом деле это один из важнейших навыков, который может сделать человека успешным и счастливым.

Здесь я должен повториться, рискуя показаться докучливым, но я хочу, чтобы вы до конца поняли всю важность этой фразы:

Управление временем и жизнью – один из важнейших навыков, который может сделать человека успешным и счастливым.

Я надеюсь, что эта книга укажет вам верную дорогу, пока у вас еще есть время. Чтобы извлечь настоящую пользу из прочитанного, вы должны быть честны сами с собой.

Задайте себе эти вопросы:

Что мне не нравится в моей жизни?

Что мне не нравится в моей работе, моих друзьях, родственниках или зарплате?

Какая самая большая проблема в моей личной жизни?

Какая самая большая проблема в моей профессиональной деятельности?

Что я собираюсь делать с этим?

Изучив искусство и науку управления временем и жизнью, вы обязательно сможете найти ответы на все эти вопросы. Но я должен признать: вполне вероятно, что этого окажется недостаточно. В таком случае я настоятельно советую вам обратиться к тому, кто сможет вам помочь.

Ежедневник

Я провожу курсы по управлению временем и жизнью, опираясь на хорошо проверенный метод доцифровой эпохи. Я выбрал Day-Timer как ежедневник, который помогает мне реализовывать принципы и методику моего курса. В своей практике я использую систему ежедневника Two-Page-Per-Day Original (www.daytimer.com).

Вот уже 35 лет, как я использую эту систему, и благодаря ей я смог достичь баланса и порядка в моей до того столь беспокойной жизни. В результате я добился успеха, о котором раньше и не мечтал, как в личной, так и в профессиональной сфере. Каждый день, неделю, год я планирую с помощью ежедневника. Он позволяет мне держать мою жизнь под контролем.

Хочу вас заверить, что я не «динозавр». Я прекрасно осведомлен в области цифровых технологий и радуюсь каждой новинке. У меня есть смартфон, с его помощью я отправляю и получаю электронные письма, общаюсь в Интернете. Я также пользуюсь календарем в телефоне и списком контактов, которых насчитывается более 3000. Но мне не нужен смартфон, чтобы стать дисциплинированным. Я смог рационально организовать свою жизнь еще в то время, когда Стив Джобс только мечтал об Apple. Но я должен признать, что смартфон помог мне стать более эффективным, чем я был до этого.

Я могу с уверенностью сказать, что те, кто раньше пользовался бумажным ежедневником, а теперь переключился на смартфоны, стали менее организованными, эффективными и дисциплинированными.

Теперь у меня два прекрасных инструмента, которые помогают мне контролировать мою жизнь: ежедневник и смартфон. Позже я расскажу вам, как я использую их для того, чтобы не терять контроль, даже когда путешествую, выступаю с докладами и речами и провожу семинары, прилагая все усилия, чтобы оставаться прекрасным отцом, дедушкой и мужем.

Основываясь на своих наблюдениях за тысячами людей во всем мире, я могу с уверенностью сказать, что те, кто раньше пользовался обычным бумажным ежедневником, а теперь переключился на смартфоны, стали менее организованными, эффективными и дисциплинированными, чем были до этого. Одна из причин заключается в том, что люди тратят больше времени, чем экономят. У них появилась интересная новая игрушка, с которой, вместо того чтобы заниматься делом, можно развлекаться в свое удовольствие. Очень немногим хватает самодисциплины, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно, из чего можно почерпнуть новую информацию, а не на том, что радует. Если вы стремитесь преуспеть в деле управления временем, вы не должны отвлекаться на Facebook, Twitter, Instagram, текстовые сообщения, электронную почту, разнообразные обновления – от этого уже пострадало много начинающих лидеров.

Давайте начнем

Для начала давайте дадим определение понятию «управление временем». Будем считать, что «время» – это события, которые следуют друг за другом 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Иначе говоря, мы просыпаемся утром, проживаем серию событий в течение суток и всю жизнь повторяем эту схему день за днем. Многие вещи мы можем предугадать, едва проснувшись. Мы специально отвели на них время и отметили в наших ежедневниках.

Другие события представляют собой обычные рутинные привычки: почистить зубы, принять витамины, поцеловать детей перед уходом на работу. Эти действия не требуют дополнительного планирования.

Нет необходимости планировать ваши рутинные занятия, если речь о действительно хороших привычках и вам не нужны напоминания.

Также существуют вещи, которыми мы хотим заняться или знаем, что должны, – например регулярно делать зарядку или почитать детям на ночь, – но на это у нас не хватает времени.

Вот мой вам совет: начните сегодняшний день с того, что запланируете именно эти события так же, как если бы это был медицинский осмотр или деловая встреча. Да, сегодня! Планируйте ваши жизненные приоритеты. Однажды я использовал ежедневник, чтобы не забыть пить больше воды и звонить маме каждое воскресенье. Я смог отказаться от планирования этих действий, когда они превратились в естественные и рутинные привычки.

Существует еще одна категория событий: вещи, о которых мы не можем знать заранее, потому что их нельзя предсказать и нам остается лишь реагировать на них. Далее я расскажу вам, как позаботиться о том, чтобы у вас было время решать такие проблемы, и как это лучше делать.

Теперь давайте рассмотрим другую часть словосочетания «управление временем». Управление – это акт контроля. Другими словами, необходимо контролировать все те проблемы, которые нам предстоит решить. Если, например, вы управляете рестораном, ваша задача – держать его под контролем. Это означает, что, когда прибывают клиенты, на парковке нет мусора, окружающий пейзаж радует взор, ваши сотрудники вежливо приветствуют гостей и сразу же усаживают их за столики, официант подходит в нужный момент и прекрасно разбирается в меню и винной карте. Это означает, что блюда появляются на столах гостей без задержки, аппетитно выглядят и восхитительны на вкус. Это означает, что в ресторане все сияет, музыка играет не слишком громко, а свет не бьет в глаза, все прекрасно работает и находится в исправности. Это означает, что выполняются все требования по безопасности труда, а блюда готовятся из полезных и качественных продуктов. Это означает, что ваши сотрудники отлично подготовлены. Под вашим руководством они постоянно растут и развиваются как профессионалы, чувствуя свою причастность к общему делу. Их успехи не остаются незамеченными и поощряются. В коллективе царит дух взаимоуважения. Это означает, что, когда клиенты заканчивают обед, чек появляется незамедлительно, а когда они покидают ваш ресторан, обслуживающий персонал сердечно прощается с ними. Сделайте для посетителей все, и они обязательно вернутся.

Ресторан, который я только что описал, находится под контролем. Но, как знает любой, кто когда-либо управлял успешным бизнесом в той или иной сфере, высокий уровень обслуживания может быть достигнут только в том случае, если все в организации, начиная от вложенных средств до морального духа работников, контролируют высокоорганизованные лидеры. Это требует жесткой системы проверок, высочайшего уровня профессиональной подготовки персонала и беспрестанного отслеживания результатов работы.

Управление жизнью требует такого же уровня ответственности. Мы все хорошо знаем, что происходит, когда теряется контроль над ситуацией. Это может быть и плохая театральная постановка; и бюрократическая неразбериха в большой компании; и химчистка, в которой потеряли вашу рубашку; и собрание, на котором все спорят и не могут прийти к единому решению; или семья, которая не в состоянии собрать детей и прибывает на игру через час после ее начала. Если что-то выходит из-под контроля, то это случается из-за проблем в системе управления и менеджмента. Лидер может быть как исполнительным директором, так и спортивным тренером, владельцем небольшого бизнеса или партнером. Но если дело касается вашей личной жизни, то лидером становитесь вы. Поэтому не теряйте контроль.

Теперь, когда мы выяснили, что такое «время» и «управление», возникает вопрос, какое определение мы можем дать понятию «управление временем». Все очень просто.

Управление временем – это контроль над всеми событиями в вашей жизни.

Контроль неконтролируемого

Большинство людей не согласятся с этим определением, так как считают, что мы не можем управлять многими событиями, которые происходят независимо от нас, сами по себе. В какой-то степени это верно, но тем не менее вы и правда способны контролировать происходящее гораздо лучше, чем вам кажется.

Как добиться высокого уровня контроля:

1. Окружайте себя выдающимися людьми.

2. Тренируйте и учите.

3. Ставьте четкие цели для себя и для других.

4. Предугадывайте и практикуйтесь.

5. Оставляйте пустые места в вашем ежедневнике.

6. Сделайте это сейчас!

1. Окружайте себя выдающимися людьми. Некоторые справляются с неожиданными событиями лучше, чем другие. Если вы управляете организацией или возглавляете команду, всегда нанимайте и продвигайте выдающихся людей. Это одна из самых главных ваших обязанностей как лидера или менеджера.

Выбирайте опытных сотрудников, которые относятся к работе с энтузиазмом и уверены в своих силах. Вы будете потрясены, когда узнаете, как много компаний терпят неудачу из-за того, что нанимают неподходящих людей. Ситуация становится еще хуже, если работодатели не предпринимают никаких действий, когда их сотрудники не справляются с поставленными задачами.

Когда я работал в Disney, у нас не было времени на то, чтобы контролировать 40 000 сотрудников, неспособных справиться со своими обязанностями. И разумеется, мы не нанимали людей, ориентируясь на инстинктивные предпочтения: наши посетители заслуживают того, чтобы получать удовольствие от каждой секунды пребывания в парке. Вам следует рассуждать так же. Чтобы достичь совершенства, нам пришлось разработать особый систематический подход к проблеме набора кадров. Сэкономьте свое время и посетите сайт www.HireAuthority.com. Мы вместе с моим партнером, Кэролом Куинном, представим вашему вниманию лучшие способы проводить интервью с кандидатами. Здесь вы так же сможете приобрести навыки, которые позволят вам выбирать только самых достойных работников. Этот сайт откроет вам глаза на процесс найма на работу.

Эта тема также детально рассматривается в правиле № 9 в моей книге «Все для клиента. 39 правил незабываемого сервиса».

2. Тренируйте и учите. После того как вы наняли выдающихся людей, тщательно тренируйте и учите их всем аспектам деятельности компании, включая ваши основные ценности, философию, приоритеты и цель. В таком случае, если что-нибудь произойдет, они смогут принять правильное решение и в ваше отсутствие. Даже великие люди иногда ошибаются, если они плохо подготовлены и не владеют необходимыми навыками и знаниями. Не забывайте о других важных аспектах подготовки персонала. Тестирование позволит удостовериться в том, что сотрудники усвоили программу обучения. Следите за порядком и дисциплиной – это поможет участникам команды правильно взаимодействовать и доводить работу до конца, а также обеспечит подотчетность.

3. Ставьте четкие цели для себя и для других. Родители должны давать детям конкретные задачи. Если вы не можете на 100 % ясно и однозначно разъяснить ребенку, вашей команде или вашим сотрудникам, что от них требуется, то рискуете сильно разочароваться в результатах. Но в том случае, если поставленная цель предельно понятна, они всегда будут знать, к чему стремиться, несмотря на проблемы и непредвиденные обстоятельства, которые могут встретиться у них на пути.

Выражайте свои мысли четко. Не оставляйте места для лазеек. Не давайте повода вашим сотрудникам сказать: «Я не понял, что вы имели в виду», «Я не знал, когда вам это понадобится» или «Я думал, что вы подразумевали что-то другое».

4. Предугадывайте и практикуйтесь. Думайте о тех вещах, которые могут произойти. Проводите тренинги по преодолению непредвиденных обстоятельств. Заранее обдумайте каждый вероятный поворот событий – это позволит вам спланировать свои действия на случай, если эти события реально произойдут. Кроме того, вы сможете принять меры, которые не дадут делу обернуться наихудшим образом.

Например, в Disney World мы понимали, что мощнейшие ураганы постоянно угрожают Центральной Флориде, поэтому заранее планировали наши действия на такой случай. Мы предусмотрели все. Мы проводили тренинги с обслуживающим персоналом, и все необходимые средства защиты всегда были наготове. Ураган нельзя остановить, но от нас требовалось сделать все возможное, чтобы к нему подготовиться и сократить вероятность жертв и разрушений.

Точно так же моя жена Присцилла и я готовимся к тому, что на наш дом может обрушиться торнадо. Мы даже знаем, в какую комнату бежать, если у нас останется всего 20 секунд, чтобы добраться в безопасное место. Мы понимаем, что в тот момент, когда нас настигнет торнадо, у нас не будет времени принимать решение.

Разговор с семьей о том, что надо делать в случае пожара, – неплохой пример предусмотрительности. А вот еще один: установить защитное ограждение вокруг бассейна и научить детей плавать. По мере того как они растут, вам с вашей супругой или супругом придется подумать, какую политику выработать в отношении таких сложных вопросов, как употребление наркотиков и секс. Пройти курсы первой медицинской помощи – еще один прекрасный способ обезопасить себя и окружающих людей. Поддерживать дистанцию во время движения по дороге и планировать финансы, чтобы продолжить образование или выйти на пенсию, тоже означает предвидеть события.

Если вы бизнес-лидер, то вы можете предугадывать возможные потребности и запросы ваших будущих клиентов. Тогда вы справитесь со всеми непредвиденными обстоятельствами. Кроме того, важно постоянно проводить тренинги и выработать операционные инструкции для персонала. В таком случае вам удастся избежать жалоб по поводу того, что ваше заведение открывается позже, чем было указано в рекламе, что туалеты грязные или что ваши сотрудники обмениваются текстовыми сообщениями вместо того, чтобы заниматься клиентами.

Я часто сравниваю работу в бизнесе с театральной постановкой. Если вы хотите быть готовы, когда поднимется занавес, вам нужно написать подробный сценарий, предусмотрев все случайности, а потом позаботиться о том, чтобы и вы, и ваша труппа тщательно отрепетировали роли. Только в этом случае вы можете быть уверены, что контролируете неконтролируемое. Вы найдете прекрасный совет по этому поводу в правиле № 10 в моей книге «Все для клиента».

5. Оставляйте пустые места в вашем ежедневнике. Возможно, что, когда произойдет нечто непредвиденное, вам нужнее всего окажется время, которому и посвящена эта книга. Вы уже убедились, насколько я верю в необходимость планировать все значимое в жизни. И все же вы не должны расписывать каждую минуту, иначе у вас не будет необходимой свободы действий, если что-то произойдет. Поэтому я всегда оставляю ничем не занятые отрезки времени в моем ежедневном плане. Эти пробелы дают мне возможность маневра в случае чрезвычайных обстоятельств: кризиса или, наоборот, благоприятной возможности. Если не происходит ничего непредвиденного, я использую высвободившееся время, чтобы заняться другими делами, которые значатся в моем ежедневнике.

6. Сделайте это сейчас! Надеюсь, вы уже начинаете понимать, что система планирования имеет первостепенное значение в нашей жизни. Но тем не менее я должен сказать вот что: «Вам придется сделать много дел, которые не попали в ваш ежедневник». Вы можете столкнуться с проблемой или решением, которые нельзя предвидеть, и вам необходимо будет действовать, хотите вы того или нет. Поэтому я собираюсь поделиться с вами одной простой техникой, которую узнал 35 лет назад, а теперь она вошла у меня в привычку. Она называется «Сделай это сейчас!». Когда я знаю, что мне нужно что-то совершить, и особенно, если я не хочу этого, я вспоминаю фразу: «Сделай это сейчас!» И делаю. Прямо сейчас!

Кстати, есть одна вещь, которую вам необходимо сделать прямо сейчас, прежде чем вы перейдете ко второй главе. Вы должны подумать, как вы на данный момент используете ваше время, как вы должны его использовать и на что вам следует перестать его тратить.

Задайте себе эти вопросы:

1. Я действительно получаю пользу от всего, на что трачу время?

2. Поможет ли то, на что я расходую время, достичь моих целей и воплотить мечты в жизнь? (Учтите, что за разницу между ночными кошмарами и мечтами вы отвечаете сами!)

3. К выполнению какого из всех обязательств, которые я взял на себя, я должен приступить в первую очередь?

4. Над чем я должен начать работать сейчас, что окупится через 1 год, 5, 10, 20 или даже 40 лет?

5. Какую работу я выполнил вчера таким образом, что к ней придется вернуться еще раз и переделать?

Любишь ли ты жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время – ткань, из которой состоит жизнь.

Бенджамин Франклин

Теперь, когда вы стали задумываться над тем, как используете время, вы сможете научиться тому, что позволит вам получать больше удовлетворения от каждого дня и в конечном счете сделает вас счастливее. В этой главе я постараюсь объяснить вам в деталях, как сделать вашу жизнь более организованной и упорядоченной.

Повседневная рутина необходима. Поэтому операционные инструкции, проверки, ежедневный распорядок, нормы и правила являются неотъемлемым аспектом деятельности любой успешной организации. В качестве примера можно привести такие компании, как Marriott и Disney. Как часто вы подчеркиваете значимость всех этих мер в вашей организации? Учтите, что она может стать успешной только в том случае, если вы справитесь с беспорядочностью и отсутствием последовательности в работе.

Теперь давайте предположим, что вы и ваши коллеги не только понимаете всю важность перечисленных выше процедур, но и действительно используете их. Система ежедневного планирования сделает вашу работу еще более продуктивной и эффективной и позволит вам справляться со всеми делами в строго отведенные сроки. Как раз этому я и постараюсь вас научить. Могу заверить, что вы не пожалеете о потраченном времени. Время – это как раз то, чему посвящена эта книга.

Совершенна ли эта система? Нет, не совершенна! Однако она не так уж и плоха, и, следуя ей, вы продвинетесь дальше, чем многие люди на этой планете. Большинство из них не имеют ни малейшего понятия, над чем и когда им работать, и очень немногие используют систему, чтобы справиться с важными делами.

Знать, что надо делать, и действительно делать – две абсолютно разные вещи. Моя мысль может показаться вам банальной. Но вы будете удивлены, узнав, как много людей живет так, будто это вовсе не очевидно. Они знают, что должны делать, но у них нет системы, заведенного порядка или режима дня, которые помогли бы им справиться со всеми делами, особенно с теми, которые окупятся лишь через какое-то время. Многие из нас надеются, желают и молятся, чтобы все само собой наладилось. Но, к сожалению, мы слишком хорошо знаем, что большинство надежд не оправдывается, желания не сбываются, а молитвы остаются без ответа. Нам необходимы хороший план и эффективные действия. Я советую вам записать ваши три самых главных желания, основные надежды и все, за что вы молитесь. Потом посмотрите, поможет ли система, с которой вы скоро познакомитесь, исполнить ваши мечты.

Вы пока сомневаетесь, стоит ли переходить на системный способ управления временем? Вам нужны еще доказательства, чтобы вы захотели овладеть этой наукой? Подумайте о следующем: как вы чувствуете себя в конце дня, когда вам надо было сделать 10 дел, а вы закончили только несколько, а то и ни одного? Не очень хорошо, правда? А как вы будете себя чувствовать, если и дальше изо дня в день, из недели в неделю не сможете справляться с важными делами? В вопросе нет никакой уловки. Ответ прост. У вас начнется депрессия, вам станет плохо, вы будете страдать. А как мы знаем из медицинских исследований, такие переживания очень опасны для здоровья.

Теперь задумайтесь: как вы чувствовали себя в тот день, когда вам надо было многое сделать и вы справились со всеми задачами? Когда вы завершили все, что хотели? И опять в этом вопросе нет подвоха. Вы чувствовали себя великолепно, правда? Вы чувствовали себя счастливыми. Вы чувствовали себя уверенно. И что, возможно, самое главное, вы чувствовали себя готовыми сделать еще больше.

Система жизненно необходима

Я уверен, вам приходилось бывать на собраниях, где менеджер говорил что-то подобное: «Мне нужен один доброволец, который возьмется за этот проект. Вам понадобится один день в неделю в течение нескольких месяцев. Ну, так кто же?» В этот момент в переговорной воцаряется тишина, сотрудники смотрят в пол, потому что не хотят, чтобы их заметили.

Может даже показаться, что слышно, как каждый из них молится, чтобы проект достался кому-нибудь другому. Поэтому многие люди, особенно студенты, предпочитают не занимать первый ряд, чтобы начальник (учитель) не заметил их.

И вдруг кто-то поднимает руку и говорит: «Я возьму проект. Я могу это сделать». Кто же наш смельчак? Скорее всего, самый занятой человек в комнате. Вот что еще я могу сказать о нем: он не только сильно загружен работой, но скоро вы его здесь не увидите. Почему? Потому что его повысят или другая компания, увидев восходящую звезду, предложит ему работу.

Этим человеком должны быть вы.

То, что я описал, происходит не только в коммерческих организациях, но и на собраниях жильцов, в храмах, в волонтерских группах, то есть везде, где люди совместно пытаются достичь определенной цели. Именно те, кто и так очень занят, поднимают руки и берут на себя еще больше обязательств, пока другие удивляются, как это им удается. Я объясню вам как. У них есть система. Сознают они это или нет, но они владеют упорядоченным методом работы. Они понимают, что могут включить в эту систему еще многое. Они никогда не говорят: «Я очень занят», или «У меня нет времени», или «Мы не можем это сделать, потому что все наши средства уже распределены».

Наличие системы – ваш пропуск в мир успешных людей. Как говорят руководители Southwest Airlines: «Существует лучший способ посадить самолет. Давайте так и сделаем».

Я смог убедить вас?

Я хотел бы отметить еще один плюс организационной системы. Подумайте о колоссальных дополнительных преимуществах. Когда вы сможете делать больше, награда будет не только материальной, но и умственной, и духовной. Вы начнете понимать, что способны достичь всего. Это чувство поднимет вашу самооценку и уверенность в себе, и в результате ваша деятельность и удовлетворение собой перейдут на более высокий уровень. Это уже будет «добродетельный круг»: чем выше ваши самооценка и уверенность в себе, тем лучше вы справляетесь с обязанностями и достигаете больших результатов, что, в свою очередь, опять ведет к росту вашей самооценки и уверенности в себе.

Все под контролем

Вопрос о том, что мы можем или не можем контролировать, имеет большое значение для управления временем. Вот краткий ответ.

Одни события мы можем контролировать, другие – нет. Например, нам неподвластны погода, война, экономика. Когда дело касается обстоятельств, не поддающихся контролю, нам приходится к ним адаптироваться.

Также существуют события, которые мы не можем остановить, но можем к ним подготовиться и тем самым хотя бы частично их контролировать. Как я уже говорил ранее, чтобы это сделать, необходимо окружить себя знающими людьми, стараться предсказать возможный сценарий развития этих событий, постоянно тренироваться и совершенствовать умение преодолевать неожиданные ситуации, находиться в хорошей физической и психической форме и т. д.

Существуют также вещи, которые мы можем контролировать, но предпочитаем не делать этого. Сюда можно отнести, например, здоровье, лишний вес, возможность учиться, пенсионные накопления, дружеские и интимные отношения. Вы сами можете продолжить этот список.

Следующая категория: вещи, про которые мы только думаем, что способны их контролировать. Типичный пример – пытаться изменить других людей. Женатые пары могут подтвердить, что обычно все старания превратить слабости партнера в сильные стороны или из интроверта сделать экстраверта обречены на провал. В течение первой половины нашего брака я пытался изменить Присциллу, чтобы она стала больше похожа на меня. Я хотел, чтобы она, так же как и я, вела ежедневник. Но жена сказала, что он ей не нужен. Если ей понадобится что-нибудь сделать, то она запишет это в мой ежедневник. Я хотел, чтобы у нее в шкафу был такой же порядок, как и у меня. Она попросила меня держаться от ее шкафа подальше. Только какое-то время спустя я наконец понял очень простую вещь: она – Присцилла, а я – Ли и из нас двоих я могу контролировать только себя. Из всего этого я вынес очень важный урок: когда я перестроил Ли, то, к моему удивлению, Присцилла тоже изменилась в лучшую сторону.

И наконец, существуют вещи, которые мы можем контролировать и знаем это. Так бывает, когда мы берем на себя ответственность за свою жизнь, за сбережения, взаимоотношения с окружающими, здоровье и т. д., в том числе за наше время.

Поэтому давайте перестанем напрасно тратить время и расстраиваться без повода. Забудьте о тех вещах, которые вы не в силах контролировать. Определите те аспекты жизни, которыми вы можете управлять, сконцентрируйтесь на них, и вы достигнете больших результатов.

Принцип равновесия

Хорошая система управления временем должна помочь нам добиться баланса в жизни.

Люди воздвигают искусственные барьеры между работой и домом. Но все дело в том, что если у вас есть проблемы на работе, то будут проблемы и дома, и наоборот. Я советую вам думать о вашей жизни как о едином целом.

Для начала составьте список всех ваших обязанностей во всех областях жизни: как супруга или супруги, спутника или спутницы жизни; как родителя для ваших детей; как ребенка для ваших родителей; как начальника для подчиненных; как сотрудника компании или владельца собственной; как члена религиозной общины; как гражданина местного сообщества, города, страны, нации и планеты; как человека, отвечающего за свое здоровье, пенсионные накопления, план обучения и т. д. Все эти роли и обязанности, которые будут постоянно меняться в течение жизни, вы должны рассматривать в вашем плане управления временем как единое целое.

Отсутствие плана – запланированный провал.

Эту фразу много кому приписывают, но в любом случае ее автор был очень мудрым человеком. Самый первый и, может быть, главный аспект разумного управления временем состоит в том, чтобы планировать каждый день.

Делайте это так же тщательно, как вы планируете свой отпуск. Маловероятно, что, проснувшись однажды утром, вы вдруг решите отправиться в путешествие, не имея представления, куда собираетесь поехать и что хотите увидеть и сделать. Так почему же надо начинать обычный день без плана? Подумайте о GPS или о карте: без них вы не попадете туда, куда вам нужно. В сущности, без плана вы можете даже не увидеть цель.

Это значит, что вам надо всего лишь отвести от нескольких минут до получаса вашего времени, для того чтобы подумать, что нужно сделать. Не просто в этот день, но на этой неделе, в этом месяце или, если вы действительно умеете хорошо планировать, не только в этом году, но и через несколько лет. Я имею в виду настоящее планирование. Возьмите ежедневник и карандаш и записывайте все, по мере того как у вас станут рождаться новые идеи. Некоторые дела нужно будет сделать сегодня, некоторые – завтра, а другие вы можете запланировать на несколько недель вперед. Вам следует систематически фиксировать все свои мысли, как только они приходят вам в голову. Если вы будете записывать все дела, ваши шансы действительно справиться с задуманным сильно возрастут.

Вам надо найти укромное место, где бы вы могли утром или вечером накануне вносить ваши мысли и планы в ежедневник, компьютер или смартфон. Иногда, когда я возвращаюсь из отпуска, мне требуется час или даже больше, чтобы спланировать все дела на предстоящие дни и недели.

Вот несколько вещей, о которых вы можете подумать, когда будете составлять план.

Составляя план, подумайте о следующем:

1. Обязанности на работе.

2. Обязанности по дому.

3. Обязанности в религиозной общине.

4. Обязанности в местном сообществе.

5. Финансовые обязанности (вложения, пенсионные отчисления и т. д.).

6. Обязанности по отношению к вашему здоровью (диета, упражнения, медицинский осмотр, отдых, сон).

7. Общественные связи (развлечения, установление дружеских отношений, участие в общественной жизни).

8. Обязательства по отношению к окружающим людям.

9. Коммуникация (переписка, встречи, кураторство, консультирование, дни рождения, юбилеи).

10. Самообразование (чтение, посещение курсов и факультативов, получение нового опыта, непрерывное обучение, www.Thrive15.com).

Я уверен, что существует еще много вещей, над которыми стоит задуматься, но и этот список послужит вам неплохим началом. Если вы будете ежедневно уделять от 5 до 30 минут планированию вашей жизни в этих областях, то вам будет легче сфокусироваться на желаемой цели.

Затраченное вами время окупится сполна. Но тем не менее многие люди не стремятся заниматься планированием. Какой же предлог они находят для этого? Догадались? Вы совершенно правы: «Мне некогда». Им некогда экономить время! Некогда эффективно использовать время! С тем же успехом можно говорить: мне нужны наличные, но некогда снять деньги со счета. Или: мне нужно попасть куда-то, но некогда спросить, как туда добраться. Вместо этого вы тратите время и ездите кругами. В результате вы или вовсе не попадаете в нужное место, или добираетесь туда слишком поздно.

Я хотел бы поделиться с вами некоторыми фактами из жизни. Если вы тщательно обдумываете и планируете действия на будущее, вы экономите огромное количество времени. Кроме того, вы занимаетесь теми вещами, которое имеют наибольшее значение, и делаете это в верной последовательности. Мне пришлось через многое пройти, прежде чем я усвоил этот урок. Раньше, приходя на работу, я начинал с самых простых дел. Потом я понял, что лучше начинать с наиболее важных вещей, которые нельзя откладывать на потом. В результате в моей жизни и карьере произошли значительные изменения в лучшую сторону. Вам необязательно верить мне на слово. Попробуйте сделать это сами, и вы убедитесь, что я прав.

Приоритеты, приоритеты, приоритеты

Существует три вида приоритетов:

– неотложные;

– жизненно важные;

– важные.

Разумеется, также есть несущественные приоритеты, на которые вы можете не обращать внимания, поскольку первые три завладеют всем вашим временем.

Вот еще одно оправдание, которое я часто слышу от людей, не желающих заниматься планированием: «У меня столько проблем, что нет на это времени». Услышав подобные слова, я начинаю думать: «Какие у тех людей приоритеты? Почему возникли их проблемы?» В основном из-за того, что они не ничего не планировали!

Рассматривайте планирование как способ предотвратить пожар. Разумнее его не допускать, чем тушить. То же самое можно сказать и о занятиях спортом. Потратив несколько часов в неделю на тренировки, вы инвестируете в то, чтобы чувствовать себя лучше и предупредить заболевания, а в результате вы экономите время и деньги на лечение.

Вот еще одно оправдание, которое приходится часто слышать: «Грандиозные планы на каждый день ограничивают мою свободу». И опять приоритеты! Конечно, планирование ограничивает вашу свободу, свободу попусту тратить время. Если вы планируете ничего не делать, тогда нечего и планировать. Это хороший выход. Иногда безделье может стать главным приоритетом. Очень часто в моем ежедневнике нет ни одной записи на субботу и воскресенье, потому что мне хочется просто отдохнуть и расслабиться.

Если вы не придаете особого значения планированию времени, подумайте о ситуациях, в которых решается вопрос жизни и смерти, например о войне. Я работал с самыми высокопоставленными офицерами армии США. Я уверен, они согласились бы со мной в том, что чем лучше план, тем короче война. То же самое можно сказать и о любых проектах, как краткосрочных, так и долгосрочных. Потратьте время, спланируйте отпуск заранее – и перелет и отель обойдутся вам значительно дешевле, кроме того, вам удастся избежать нервотрепки.

Что еще интересного вас ожидает

В следующих главах мы поговорим о разделе «Планы на месяц» (Monthly Planner) в ежедневнике Day-Timer. Он позволяет упорядочивать все ваши личные и рабочие дела, встречи и планы на страницах под заголовком «Сделать сегодня». Здесь же вы можете записывать СМС-сообщения, телефонные номера, наблюдения и мысли для дальнейшей доработки.

Мы также ознакомимся с разделом «Долгосрочные планы» (Advance Planner) и обсудим, как с его помощью упорядочивать более отдаленные задачи, например отпуск, визиты к врачу. Таким образом, вы сможете тотчас освежить в памяти планы на будущее. Кроме того, мы поговорим о разделе «Адресная и телефонная книги» (Address and Phone Directory), который удобно использовать как дополнение к списку контактов в вашем смартфоне.

С помощью этой системы вы измените к лучшему вашу жизнь во всех ее областях. Да, конечно, вам понадобятся самодисциплина и упорство, но без этих качеств нельзя добиться многих важных целей в нашей такой короткой жизни. Нелегко изменить привычки, но нужно только начать, и трудные вещи становятся простыми, при условии, что вы работаете над собой изо дня в день. Я долго учился кататься на велосипеде. Мне было сложно привыкнуть выступать перед большой аудиторией. Писать книги оказалось тоже очень непросто. Если вы сосредоточитесь над тем, чего хотите добиться, то очень скоро плохие привычки превратятся в хорошие. Вы можете это сделать, и ваши старания окупятся сполна.