Госслужба на 100%. Как все устроено Архангельский Глеб
А в работе с чиновниками старайтесь быть открытыми и непредвзятыми. Не всегда прогрессивный внешний вид гарантирует стремительность в делах, а консервативный – промедление и пробуксовку. И, конечно, не каждый специалист, состоявшийся в бизнес-среде, даже в компаниях – лидерах рынка, сможет эффективно работать на госслужбе. Все-таки это несколько иная специализация.
Глава 4. Запреты: в чем и как ограничены чиновники
Законодательство многих государств предполагает, что госслужба должна быть сопряжена с определенными ограничениями. Работа на государство – это большие полномочия, однако с ними связана более высокая ответственность.
Интересно, что в России многие люди боятся создавать свой бизнес, читая в прессе различные истории о том, как сажают предпринимателей. В реальности начинающим предпринимателям и владельцам небольших компаний не так уж легко заинтересовать собой правоохранительные органы. Должно случиться что-то по-настоящему страшное, вроде пожара в ночном клубе с человеческими жертвами. Чаще речь идет о таких вполне приемлемых рисках, как штрафы, пени, блокировка банковского счета налоговой инспекцией за несдачу отчетности и т. п.
А вот государственные служащие находятся под гораздо более мощным «микроскопом», чем предприниматели. В этой главе разберем, что запрещено госслужащим и какие контролирующие органы наблюдают за их поведением.
Предпринимательская деятельность и владение бизнесом
Статьей 17 Федерального закона № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» гражданскому служащему запрещено осуществлять предпринимательскую деятельность. Понятие предпринимательской деятельности дано в статье 2 Гражданского кодекса РФ: это «самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг».
При этом владеть бизнесом, строго говоря, не запрещено. Закон № 79-ФЗ об этом говорит так: «В случае, если владение гражданским служащим ценными бумагами, акциями (долями участия, паями в уставных капиталах организаций) приводит или может привести к конфликту интересов, гражданский служащий обязан передать принадлежащие ему ценные бумаги, акции (доли участия, паи в уставных капиталах организаций) в доверительное управление в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации».
Итак, активно заниматься предпринимательской деятельностью нельзя, владеть долями в предприятиях можно; если владение создает конфликт интересов, нужно передать бизнес в доверительное управление. Как правило, если бизнесмен переходит на госслужбу, бизнес либо продают, либо передают в доверительное управление. В последнем случае бывший предприниматель продолжает получать от бизнеса доход, но никаким образом не должен участвовать в управлении бизнесом или создавать какие-либо преференции для своего бизнеса как госслужащий.
При этом закон не запрещает заниматься предпринимательской деятельностью родственникам чиновника. Хотя, разумеется, истории о необыкновенно талантливых предпринимателях – женах и детях крупных чиновников регулярно привлекают внимание общественности и прессы.
Еще одно близкое по смыслу ограничение касается трудоустройства уволившихся чиновников. При заключении трудового договора либо договора гражданско-правового характера на сумму свыше 100 тысяч рублей с бывшим государственным служащим работодатель обязан в течение 10 дней направить уведомление по его бывшему месту службы. Это ограничение действует в течение двух лет со дня увольнения с госслужбы. Смысл его понятен: затруднить бизнесмену коррумпирование чиновника предложением ему «теплого местечка» в своей компании после увольнения с госслужбы.
Интересно, что в Российской империи ограничения на участие чиновников в бизнесе были значительно слабее, чем в наши дни. Из уже цитированной книги В. М. Грибовского (см. Обзор литературы): «Чиновникам запрещается участвовать в приобретении имуществ, продажа которых поручена им как должностным лицам; им запрещается брать прямо и косвенно подряды и поставки как своим именем, так и именем жен своих, в тех местах, где они служат. Лицам первых трех классов запрещается участвовать в образовании некоторых коммерческих и промышленных предприятий (например, железнодорожных, кредитных), а также занимать в них какие-либо должности. Все остальные должностные лица для участия в учреждении упомянутых предприятий или для службы в них обязаны получать разрешение своего начальства. Нарушившие эти правила должны в трехмесячный срок подать в отставку. Служащим чиновникам без дозволения своего начальства запрещается издавать в свет сочинения, заключающие в себе что-либо, касающееся до внешних и внутренних отношений Российского государства».
Популярный формат ежедневника в XIX веке. Кроме собственно ежедневника, такие книжки часто содержали поименный перечень чиновников различных ведомств, а также полезную справочную информацию.
«Памятная книжка», С.-Петербург, в Военной типографии, 1851 год.
Сдача в аренду недвижимости
Один из самых популярных инвестиционных инструментов в России – «купить квартиру, сдать в аренду». Может ли это делать чиновник, является ли это предпринимательской деятельностью?
Ответ дает Постановление Пленума Верховного суда Российской Федерации от 18.11.2004 № 23 «О судебной практике по делам о незаконном предпринимательстве и легализации денежных средств, приобретенных преступным путем», пункт 2. В нем говорится, что не влекут за собой уголовную ответственность за незаконное предпринимательство случаи, когда не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя лицо приобрело для личных нужд жилое помещение или иное недвижимое имущество либо получило его по наследству или по договору дарения, но в связи с отсутствием необходимости в использовании этого имущества временно сдало его в аренду или внаем и в результате такой гражданско-правовой сделки получило доход.
Отсюда логично следует, что сдать в аренду квартиру, дом и т. п., по каким-то причинам не нужные в личных целях, – не предпринимательская деятельность. Чиновник может это сделать, естественно, задекларировав доход и заплатив 13-процентный налог на доходы физических лиц. А вот активно покупать квартиры специально для сдачи в аренду, то есть заниматься «деятельностью, направленной на систематическое извлечение прибыли», госслужащему не стоит.
Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:
«Рекомендую обязательно прочитывать от начала до конца каждый нормативный акт, который имеет отношение к вашей работе. Помню, когда пришел на работу в 2008 году, а до этого к государственной службе я не имел отношения, то целые выходные посвятил прочтению двух законов о госслужбе, положения о министерстве и регламенте его работы, а также инструкции по делопроизводству и нескольких законов, связанных с инвестиционной деятельностью.
Впоследствии внимательно читал все акты, законодательные или подзаконные, с которыми работал или сталкивался. Никто не требует цитировать законы наизусть, для этого есть базы нормативно-правовых актов. Но наш мозг устроен так удачно, что если однажды он что-то встретил на пути, то, когда это понадобится в будущем, он обязательно вспомнит об этом».
Гражданство и вид на жительство в других странах
Закон «О государственной гражданской службе» запрещает госслужащим иметь гражданство других государств. Для членов семьи чиновника закон такого запрета не содержит.
Многие граждане России, активно путешествующие по миру, получают не гражданство, но временный или постоянный вид на жительство различных государств. Особенно популярны виды на жительство стран Евросоюза, дающие удобный безвизовый въезд и возможность длительного пребывания в Европе.
Относительно возможности для чиновников владеть таким видом на жительство законодатель пока не определился. 31.03.2014 был зарегистрирован и направлен председателю Государственной думы проект Федерального закона № 485143-6 «О запрете отдельным категориям лиц иметь гражданство иностранного государства либо вид на жительство или иной документ, подтверждающий право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства». Этот законопроект предполагал ввести запрет госслужащим и топ-менеджерам госкорпораций, а также их супругам и несовершеннолетним детям на владение видами на жительство других стран. Однако в первом чтении законопроект был отклонен.
Если владение видом на жительство для чиновников и не будет запрещено, полезно помнить, что наличие вида на жительство другого государства нужно декларировать. Это достаточно простая процедура, которую можно осуществить на почте или в многофункциональном центре.
Владение заграничными активами
В последние годы руководством страны проводится политика, которая в средствах массовой информации получила название «национализация элит». И на уровне законов, и на уровне заявлений обозначается, что, работая на государство, чиновник должен видеть свое будущее в России и не связывать свои финансовые надежды с другими странами. Кроме того, предполагается, что наличие активов за границей создает возможность давления на чиновника со стороны соответствующих спецслужб.
Кому именно и чем именно запрещено владеть за границей, определяет Федеральный закон от 07.05.2013 № 79-ФЗ «О запрете отдельным категориям лиц открывать и иметь счета (вклады), хранить наличные денежные средства и ценности в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, владеть и (или) пользоваться иностранными финансовыми инструментами».
Перечень чиновников, подпадающих под эти ограничения, достаточно широк: это руководители и заместители руководителей федеральных органов исполнительной власти, главы регионов и муниципалитетов, а также те, кто занимает некоторые должности в госкорпорациях. Кроме того, каждое министерство определяет свой перечень должностей, которых касается этот запрет. Как правило, это помощники и советники министров, директора департаментов и их заместители, начальники отделов.
Вопреки широко распространенному заблуждению недвижимостью владеть можно. То есть дачу на море в Италии, переходя на госслужбу, можно не продавать и продолжать спокойно ею пользоваться, естественно, задекларировав в числе прочего имущества.
«Дожу [то есть официальному главе государства] Венеции не позволяли вести собственную корреспонденцию. В 1275 году дожу запретили иметь земельную собственность вне Венеции; сыновьям его не разрешалось жениться на иностранках без согласия на то Совета. Жене дожа нельзя было заключать контракты, иметь долги или принимать подарки от купцов, которые те пытались поднести под видом образцов своей продукции. Ограничения эти закреплялись клятвой, которую дож приносил во время коронации, со временем эти ограничения становились все более суровыми. В XV веке дожу запретили разговаривать наедине с послами и иностранными дипломатическими представителями.
Как только дож умирал, на время междуцарствия Совет избирал троих магистратов, инквизиторов усопшего дожа. Они должны были устроить суд над покойником, оценить каждое совершенное им за жизнь деяние. Обо всех своих открытиях они обязаны были сообщить пяти другим магистратам – “корректорам”. Этим чиновникам предписывалось написать новую клятву для следующего дожа и, если понадобится, ужесточить ограничения, учитывая опыт его предшественника…»[7]
Выезд за границу
Ограничения в выезде за границу касаются в основном сотрудников силовых структур. В 2014 году, например, был подписан нормативный акт, запрещающий сотрудникам прокуратуры выезд в 173 страны. Это страны, у которых есть соглашение с США о выдаче граждан других государств. Аналогичные запреты действуют для всех или части сотрудников Министерства обороны, Министерства внутренних дел, Федеральной службы по контролю за оборотом наркотиков, Федеральной службы исполнения наказаний и т. д. Запрет не тотальный и не абсолютный; при планировании карьеры в определенном ведомстве стоит изучить соответствующую политику.
Если госслужащий работает не в силовой структуре, но его должность предполагает доступ к государственной тайне, возможности выезда за границу также могут быть ограничены, причем иногда только на время работы, а в некоторых случаях – до десяти лет после ее завершения.
Интересно, что в Российской империи общего запрета на выезд госслужащих за границу не было, но каждая конкретная поездка требовала письменного разрешения непосредственного начальника. В наше время такое разрешение тоже нужно получать.
Декларирование имущества и доходов
Значительное количество государственных и муниципальных должностей предполагает декларирование доходов и имущества, причем не только самого чиновника, но также супруги и несовершеннолетних детей.
В одних случаях эти декларации публикуются в открытом доступе, в других лишь направляются в кадровую службу «родного» ведомства, иногда также в Управление по противодействию коррупции Администрации президента.
В последние годы в число руководителей, обязанных сдавать такие декларации, включили топ-менеджмент крупных корпораций с госучастием: Газпром, Роснефть, Аэрофлот и других, всего чуть более 60 компаний. В этом случае декларации обычно не публикуются в открытом доступе.
Чиновники должны декларировать не только свои доходы, но и расходы. Если чиновник, его супруга или несовершеннолетний ребенок приобрели недвижимость, автомобиль, ценные бумаги, превышающие доход чиновника за последние три года, необходимо задекларировать эти расходы и источник средств. Это установлено федеральным законом от 03.12.2012 № 230-ФЗ «О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам»[8].
Полезная подборка по должностям, предполагающим декларирование доходов и имущества, сделана специалистами «КонсультантПлюс»: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_128983/#p1.
Сергей Борисович Иванов, глава Администрации Президента России, в одном из интервью упомянул, что результатом проверки 130 тысяч деклараций в 2014 году стало увольнение более 200 госслужащих, в том числе высокопоставленных.
Коррупция и «конфликт интересов»
При планировании карьеры на госслужбе стоит весьма внимательно изучить Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции». Важно, что под коррупцией понимается не только дача или получение денежной взятки, но и другие формы получения выгоды, в том числе «услуг имущественного характера». То есть сравнительно невинная с виду услуга чиновнику, например помощь в подборе материалов для его кандидатской диссертации, может быть расценена как проявление коррупции.
Кроме того, госслужащий должен предупреждать возникновение конфликта интересов. Конфликт интересов согласно закону – это ситуация, в которой личная заинтересованность госслужащего влияет или может повлиять на исполнение им служебных обязанностей, в том числе к ущербу граждан, общества и государства. Например, это случай, когда госслужащий является членом конкурсной комиссии, а в одной из компаний, претендующих на участие в закупке, его жена является коммерческим директором.
Закон в таких случаях требует от чиновника письменно уведомить своего руководителя о наличии конфликта интересов. Если этого не сделать, чиновник может быть уволен. Далее принимаются решения по устранению конфликта интересов: скажем, в приведенном примере чиновник может быть исключен из конкурсной комиссии на время проведения конкретного тендера.
Многие госорганы разработали и опубликовали на своих сайтах достаточно подробные памятки по типичным ситуациям конфликта интересов. Для общего представления можно набрать в «Яндексе» «Памятка: обзор типовых ситуаций конфликта интересов»; при планировании карьеры в конкретном госоргане следует ознакомиться с существующими в нем методическими документами на эту тему.
Елена Михайловна Еремина, директор департамента потребительского рынка администрации Тюмени:
«Посетителей я предупреждаю, что ведется видеозапись. Камера установлена на рабочем столе. И еще: прием ведется в присутствии помощника, всегда».
Кроме того, закон о противодействии коррупции запрещает чиновнику:
• принимать ценные подарки. Если подарок вручен в рамках официальных протокольных отношений, он передается чиновником в госорган, где чиновник работает;
• использовать в неслужебных целях информацию и материальные ресурсы, например служебный автомобиль и т. п.;
• получать гонорары за публикации и выступления в качестве должностного лица. Обратите внимание, что здесь возникает достаточно тонкая грань с разрешенной чиновникам оплачиваемой преподавательской и авторской деятельностью. Например, глава регионального управления Федеральной налоговой службы может в нерабочее время прочитать за гонорар лекцию по юридическим или налоговым вопросам. Но вот именно в качестве главы региональной налоговой службы на конференции «Инвестиционная привлекательность региона» он может выступить только бесплатно;
• принимать награды и знаки отличия других государств;
• выезжать в командировки за пределы России за счет физических или юридических лиц;
• входить в состав органов управления иностранных некоммерческих организаций и их российских подразделений;
• разглашать или использовать информацию ограниченного доступа в неслужебных целях.
Андрей Николаевич Шальнев, начальник управления инвестиционной политики департамента инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства Тюменской области:
«При взаимодействии с предпринимателями и инвесторами всегда стараюсь быть максимально открытым и честным. Очень часто предприниматели приходят с уже сформированной картинкой “стандартного чиновника” в своей голове, который будет преднамеренно затягивать вопросы, требовать взятки и разного рода услуги. И тут я стараюсь сразу же развенчать эту нехорошую картинку.
Случай из жизни: представитель крупной международной компании приехал к нам на переговоры по своему проекту, инвестиции порядка 2,5 миллиарда рублей. Когда мы с коллегой начали рассказывать о поддержке, которую департамент инвестиционной политики готов оказать, инвестор сразу же начал уточнять стоимость услуг. Мы тут же пояснили ему, что ничего платить не нужно, никаких услуг от него нам также не нужно, главное – это инвестиции в экономику региона и рабочие места, которые он создаст. А мы, со своей стороны, постараемся создать максимально комфортные условия для инвестирования. Инвестор крайне удивился такому подходу и еще несколько раз переспрашивал нас об “особых услугах”. Только после многократных встреч инвестор понял, что с него не будут требовать никаких “особых услуг” и он спокойно может вкладывать свои деньги в наш регион».
Кто и как проверяет госслужащих
Работая на госслужбе, необходимо быть постоянно готовым к различным проверкам.
Госслужащий подлежит служебной проверке «внутри» своего ведомства. Проводят ее, как правило, подразделения, курирующие вопросы госслужбы и кадров, с участием юридических подразделений и профсоюза. Результатом служебной проверки может стать дисциплинарное взыскание или увольнение.
По вопросам, связанным с серьезными уголовными преступлениями, чиновник попадает в поле зрения прокуратуры, Следственного комитета и полиции.
Вопросами исполнения бюджета, целевого расходования государственных денег занимается Счетная палата. Это своего рода глобальный аудитор, проверяющий финансовые аспекты работы всех госорганов.
У прокуратуры и Счетной палаты существует ежегодный план проверок в отношении государственных органов. Кроме того, все упомянутые силовые структуры вправе осуществлять внеплановые проверки, например на основании заявлений граждан или юридических лиц, выполняя распоряжение вышестоящего госоргана.
Чиновнику важно понимать, что подвергнуться различным неприятностям можно и не совершив ничего криминального, но лишь неправильно или несвоевременно отчитавшись, задокументировав, отписавшись. Госслужба – это царство документа и процедуры в первую очередь.
Поэтому необходимо аккуратно и четко документировать текущие дела, сохранять копии важных документов. Если в бизнесе это крайне полезный навык, то на госслужбе – просто жизненно необходимый.
На сайте Счетной палаты, главного аудитора финансовой деятельности госорганов, можно найти подробную информацию о проведенных проверках.
Еще одно важное правило: госслужащему нужно отлично ориентироваться в нормативных актах, которые регулируют его область деятельности, и регулярно сверяться с ними.
Виталий Григорьевич Колесников, начальник Управления регистрации и учета налогоплательщиков ФНС России:
«Я пользуюсь обзором нужных профильных нормативных актов, которые у меня собраны в закладках в правовой базе. Каждую пятницу я уделяю около часа-двух изучению изменений.
Если я вижу упоминание незнакомой, но потенциально интересной мне нормативки в письмах, служебных записках и т. д. – оперативно вношу реквизиты в “заметки” на планшете и опять-таки в пятницу нахожу нужные документы в правовой базе. Особо интересные или труднопонимаемые с первого чтения документы я переношу в планшет и вдумчиво читаю в дороге, в аэропорту и т. п.»
Проверка задолженности перед выездом за границу
Всем, кто выезжает за границу по делам или на отдых, бывает полезно проверить, нет ли у них долгов, по базе данных судебных приставов. Иначе неприятным сюрпризом при прохождении пограничного контроля может оказаться запрет на выезд, связанный, например, с невыплаченными алиментами, кредитами, налогами или штрафами ГИБДД.
За границу могут не выпустить должников, уклоняющихся от уплаты по обязательствам, долг которых подтвержден судебным решением и превышает 10 тысяч рублей.
Как проверить наличие долгов и запрета на выезд?
1. На сайте Федеральной службы судебных приставов www.fssprus.ru нужно зайти в раздел «Банк данных исполнительных производств». На главной странице сайта есть хорошо заметная оранжевая иконка «Узнай о долгах».
2. Выбрать подраздел «Поиск физических лиц».
3. В разделе «Территориальные органы» указать регион официальной регистрации физического лица.
Обнаружив задолженность, можно сразу оплатить ее онлайн. Информация о наличии задолженности предоставляется также с мобильных устройств, использующих операционные системы Android, iOS и Windows Phone. Приложение легко найти в интернет-магазинах соответствующих операционных систем, набрав в поиске «ФСПП».
Удобство мобильных приложений состоит в том, что с их помощью можно не только узнать статус задолженности на настоящий момент, но и подписаться на обновления. Если в банке данных исполнительных производств появится новая касающаяся пользователя запись, он сразу об этом узнает.
Возможность получить информацию о наличии задолженности есть и у пользователей социальных сетей «ВКонтакте» и «Одноклассники» через специальное приложение «Банк данных исполнительных производств».
Нужно иметь в виду, что после погашения задолженности потребуется время, порой до двух месяцев, чтобы сведения об отмене запрета на выезд дошли до пограничной службы. Попытаться это ускорить можно, лично явившись в Службу судебных приставов с чеками, подтверждающими оплату задолженности.
Повышение эффективности государственных процедур
Тайм-менеджмент министра
Самолет приземлился после полуночи в аэропорту Казани. У трапа нас ждал министр. Самолет улетал в час ночи, до трапа нас провожал министр. Два полных дня включенного внимания и виртуозного гостеприимства. Внимания – к значимой для республики экспертизе, гостеприимства – в силу давно сложившихся местных традиций, куда входят четкая дисциплина, эффективная иерархия, безжалостность и самоотдача в ежедневной работе. Таков Татарстан.
В шесть-семь утра в инстаграме президента республики Рустама Минниханова появляется фото из окна его рабочего кабинета. Редкое воскресенье проходит без традиционного обхода-объезда важных объектов самим президентом и членами его правительства.
Мы приехали для проведения программы обучения навыкам эффективной самоорганизации руководителей системы здравоохранения. Двести главврачей в зале. Серьезные люди, жизненно важная сфера. Если не посаженный вовремя цветочек на дворовой клумбе или не отремонтированный вовремя лифт просто испортят нам настроение или причинят легкие неудобства, любые задержки, проволочки и нестыковки в работе больниц и поликлиник могут привести к летальному исходу.
На руководителей-медиков давит «двойная бухгалтерия»: с одной стороны, вся классическая система госаппарата с очень жестким контролем, сроками, бесконечной письменной отчетностью и не всегда предсказуемым результатом твоих действий, с другой стороны – все требования обязательного оформления медицинских манипуляций, когда любое движение над пациентом нужно описать профессиональным языком.
Адель Юнусович Вафин, министр здравоохранения республики, который встречал нас в аэропорту, с огромным энтузиазмом рассказывает, что им удалось сделать за последние годы. Построен специальный учебный корпус на базе клинической больницы, где принимают лучших мировых специалистов, чтобы перенять опыт. На площадях самой ЦКБ, наверное, можно устраивать гонки «Формулы-1», настолько они обширны. И, разумеется, под завязку забиты новейшим оборудованием. Недавно врачи Татарстана изучали подходы к делу в знаменитой клинике Мэйо[9], на днях закончился Всемирный конгресс реаниматологов в Казани. Мы не успеваем фиксировать все достижения этого масштабного медицинского хозяйства.
Аделю Юнусовичу непрестанно звонят журналисты. Любая оплошность медиков – предмет жесткой и зачастую обидной критики прессы. Когда удается передохнуть от впечатлений и отвлечений, спрашиваем:
– А какой самый нелепый эпизод вышел на публичное обозрение?
– Как, вы еще не слышали? По всем федеральным каналам утром показывали…
Мы, к своему стыду, утром еще не успели посмотреть все федеральные каналы. Мы отсыпались после перелета и полуночных бесед «за жизнь» и развитие региона и отрасли. Надо было вдуматься в республиканскую проблематику, адаптировать программы тренингов…
– А что случилось?
– Санитарка убирала удаленные во время операции органы, сфотографировалась со всем этим биоматериалом и выложила в свой инстаграм.
Мы онемели. Трудно представить, от каких случайностей зависит работа высокопоставленных чиновников. Несправедливых, дурацких, непредсказуемых.
Адель ответил на наш невысказанный вопрос.
– Новенькая, еще нет и двадцати лет девчонке. Видимо, какое-то психическое отклонение. У них зарплата пять тысяч рублей. Мы раньше не проверяли линейный персонал через психдиспансер, теперь будем.
– А что пресса?
– Полный набор интерпретаций: от торговли органами до особо тяжкого цинизма в издевательстве над усопшими.
– Вы знаете, что в таких случаях в развитых странах нанимают высокоуровневых PR-специалистов, которые занимаются именно кризис-менеджментом? Такой шквал негатива невозможно разрулить просто добрыми намерениями и чистыми помыслами.
– У нас бюджет на кризис-менеджеров не рассчитан. Весь наш PR – это почтовые ящики, которые висят в каждой больнице и поликлинике. Любой может подойти и бросить свою жалобу или, наоборот, благодарственный отзыв.
– Почему именно ящик?
– Не все еще пользуются интернетом. Важно, чтобы любая бабушка была услышана.
Адель Вафин удивительно сочетает в себе и крепкого прагматика, жизнестойкого к любой административной неожиданности, будь то срочный запрос бюджетного финансирования из федерального центра или экстренная госпитализация проблемного пациента, и романтичного Дон Кихота, который не устает грезить наяву все новыми и новыми планами. Впрочем, в отличие от испанского идальго министру здравоохранения Татарстана многие ветряные мельницы удается победить.
Последний замысел – профилактика ранней смертности и увеличение продолжительности жизни.
– Как это возможно? Разве можно добиться таких изменений за несколько лет пребывания на должности регионального министра здравоохранения?
– Смотрите, все очень просто, – Адель, как фокусник, выхватывает красочную многостраничную презентацию. – Основная причина смертности – сердечно-сосудистые заболевания. Если каждый из нас просто будет каждый день проходить пару остановок пешком, снизит холестерин в диете, то есть откажется хотя бы частично от тяжелой жирной пищи, и будет следить за давлением регулярно, мы выиграем себе плюс пять-десять лет жизни. Мы тратим огромные деньги на передовые технологии, но надо ведь и о профилактике подумать.
Нам было грустно, что никто нас не будет уговаривать померить давление в специальных пунктах в городских парках, что не для нас предназначен красивый красный ящик для отзывов на стене больницы и что плакатики на дверце лифта «Поднимись пешком!» тоже повесят не для нас. Уехали в Москву, задумавшись, как много можно сделать хорошего и полезного, отказавшись от установки «Все бесполезно!».
Глава 5. Эффективность: управление оперативными процессами на госслужбе
В бизнес-среде распространено мнение о госслужбе как стабильной, упорядоченной, рутинной деятельности, где все отлажено за сотни лет, все планомерно и предсказуемо, а люди уходят с работы строго в 18:00. Это представление чрезвычайно далеко от истины.
В разных госструктурах и на разных должностях рабочие процессы могут быть организованы по-разному. Но в целом сотрудники, и особенно руководители, в госорганах работают много, интенсивно, в условиях жесткого контроля сроков, частых изменений планов, мощного потока документов, постоянных «новых вводных» со стороны руководства.
При этом государственные органы нередко генерируют значительное количество лишних документов, бессмысленных совещаний, ненужных отчетов. В результате теряется управляемость и самые благие инициативы и разумные планы вязнут в болоте согласований, размытой ответственности, бюрократических нестыковок.
Поэтому эффективный тайм-менеджмент на госслужбе, постоянное повышение операционной эффективности – это гораздо больше, чем просто вопрос правильной организации рабочего времени. Это один из самых существенных факторов управляемости, без которого государственная машина обречена на пробуксовки и работу вхолостую.
Контроль исполнения поручений
Над любым чиновником висит дамоклов меч, именуемый «контролем исполнения». Знаком он и сотрудникам крупных корпораций, особенно государственных; в малом и среднем бизнесе встречается намного реже. Многие эксперты говорят об «управлении по поручениям» как серьезной проблеме наших госорганов: вместо размеренной реализации основных функций чиновник вынужден «отрабатывать» поручения, нередко носящие стихийный, несистемный характер.
Любое сколько-нибудь значимое поручение ставится на контроль: в меньшинстве госорганов в бумажном формате, в большинстве – в системах электронного документооборота (СЭД). В определенный срок от исполнителя ожидают «закрытия» поручения. При этом крайне важно не только исполнить задачу, но и своевременно об этом отчитаться соответствующим документом: официальным письмом, служебной запиской и т. п.
Критически важен «уровень контроля», на котором стоит поручение. Понятно, что вопрос, «стоящий на контроле» Администрации Президента, заместителя федерального министра или начальника департамента региональной администрации, – это разный уровень ответственности.
Для того чтобы справляться с потоком поручений, эффективному госслужащему, помимо работы с корпоративной системой электронного документооборота, крайне важно поддерживать собственную систему обзора и контроля всего, что ему поручено, а если у него есть подчиненные – то и всего, что поручено им. Для такого обзора используются и программные продукты (Outlook, Lotus и т. п.), и бумажные ежедневники.
Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:
«В случае если вы конечный исполнитель и вы понимаете, что даже бессонной ночи вам не хватит для того, чтобы уложиться в срок по поставленной задаче, то запросите дополнительные ресурсы у руководства. Невыполнение задачи гораздо хуже, чем перебороть страх и самолюбие и запросить дополнительные ресурсы.
В условиях аврала лично я всегда вспоминаю, что человек как личность растет именно в стрессовых ситуациях, поэтому нужно воспринимать такие моменты как вызов, который способен поднять вас на новый уровень, преподать новый опыт. Ведь каждый из нас может вспомнить ситуации в своей работе, когда то, что раньше ему казалось авралом, сейчас может быть решено гораздо быстрее и качественнее.
Как правило, стрессовые, авральные ситуации возникают нечасто, имеют цикличный характер: квартальный отчет, форум, совещания и т. д. Поэтому по возможности нужно уметь предвидеть подобные ситуации и быть готовым к ним. “Руководить – значит предвидеть”. Если же аврал имеет систематический характер, то нужно посмотреть, правильно ли вы организовали свою работу».
Напишите нам на [email protected] и получите бесплатно комплект электронных материалов, полезных для настройки личного контроля поручений и гибкой системы личного планирования. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос материалов»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.
Отчет Минэкономразвития об исполнении одной из дорожных карт. С такими объемными документами многим чиновникам приходится работать ежедневно.
Публикуется с любезного разрешения Агентства стратегических инициатив.
Планирование в условиях изменений
У госслужащего в среднем больше руководителей, чем у сотрудника бизнес-организации, и эти руководители нередко более директивны в своем планировании. Поэтому чиновника могут вызывать одновременно на несколько совещаний, сбивая ему спланированный рабочий график. При этом в госорганах в среднем меньше, чем в бизнесе, распространена хорошая практика сверяться с календарями подчиненных, прежде чем приглашать их на какое-либо совещание, особенно выездное.
Поэтому один из ключевых факторов выживания для госслужащего – гибкое планирование. Оно предполагает значительные – не менее 30–40 процентов рабочего времени – резервы на непредвиденное в плане рабочего дня. Полезно также проактивно относиться к внешним событиям – уточнять, состоятся ли запланированные совещания именно в то время и в том составе участников, как предполагалось. Ведь секретари высоких руководителей далеко не всегда успевают предупредить всех участников совещания об изменениях.
«Большинство командующих проигрывают битву, еще не выходя на поле боя, – объяснял Гай Марий юному Цезарю. – Конечно же, ты должен наметить план того, что намерен сделать, на куске пергамента ночью накануне сражения в своем командном шатре, но не рассматривай этот план как жесткое руководство к действиям.
Всегда помни: что бы ты ни планировал и как бы ни был сложен твой план, будь готов изменить его в одно мгновение ока! И вот еще одно жемчужное зерно мудрости, мальчик. Составляй план как можно проще. Простые планы работают всегда лучше, чем тактические монстры, потому что ты, полководец, не можешь осуществить свой план, не воспользовавшись цепочкой команд. И эта цепочка команд становится тем слабее, чем ниже и дальше от командира она тянется»[10].
Естественно, эффективное планирование дня невозможно без наличия четких целей на долгосрочные и среднесрочные периоды – год, месяц, неделю… Как выстроить систему долгосрочных целей и направить повседневные планы на достижение этих целей, описано в главах «Целеполагание» и «Планирование» в книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»[11].
Юрий Афанасьевич Чайка, министр правительства Хабаровского края:
«На год я планирую и в состоянии вести пять-шесть масштабных приоритетных задач одновременно. Новые “вводные” стараюсь прогонять через призму этих задач. Периодически необходимо встряхиваться и возвращаться к запланированному, проходит своеобразная корректировка».
Бумажные ежедневники
Несмотря на распространенность различных программных продуктов для управления задачами, бумажный ежедневник по-прежнему является эффективным и надежным инструментом, который многие госслужащие используют для повседневного планирования.
Ежедневники, в отличие от программных продуктов, хороши эмоциональностью, материальностью, «кинестетичностью», недостижимыми в электронном виде. Некоторые руководители просматривают вечером или утром электронный планировщик и формируют из него «бумажный» план на день в ежедневнике. Другие распечатывают дневное расписание из электронного планировщика и делают на нем пометки в течение рабочего дня, вечером актуализируя электронную информацию.
Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:
«У меня есть таблица Excel, в которой перечислены все долгосрочные задачи, а временные отрезки – по полмесяца до конца года. За каждой закреплен конкретный человек. Для каждого сегмента я пишу, что планируется сделать, а также красным цветом – важный этап, например внесение проекта законодательного акта в Правительство России.
Регулярно – раз в неделю, иногда реже по отдельным проектам – я сверяю с исполнителями соблюдение сроков. Если понимаю, что отставание вызвано необъективными причинами, то принимаю меры для того, чтобы догнать сроки. Благодаря этому долгосрочные задачи реализуются не в последние месяц или, упаси боже, неделю, а постепенно и согласно графику.
Для краткосрочных задач, со сроком от одного дня до недели, я использую ежедневник. Получил задачу – сразу назначил исполнителя либо выполнил задачу сам».
Электронные планировщики
Существуют тысячи программных продуктов для планирования времени и управления задачами. В большинстве государственных органов для корпоративного тайм-менеджмента используются два основных решения: Microsoft Outlook либо IBM Lotus Notes. В них есть все необходимое для эффективного личного и командного тайм-менеджмента: календари, в том числе возможность видеть календари коллег, подчиненных; задачи, которые можно группировать по тематическим категориям, срокам, исполнителям; контакты.
В последнее время в связи с актуальностью вопроса импортозамещения некоторые госорганы переходят на отечественные программные продукты, которые решают задачи корпоративного тайм-менеджмента. Как весьма работоспособную и при этом экономичную с точки зрения бюджетных затрат платформу, внедренную в ряде госорганов, упомянем «Битрикс», сертифицированную компетентными российскими силовыми структурами на соответствие требованиям информационной безопасности.
Стоит отметить, что у «Битрикс» есть облачная реализация, «Битрикс24», имеющая в том числе бесплатный тарифный план для небольших команд. Некоторые руководители среднего звена в госорганах заводят себе и своим подчиненным такие облака для легкого и быстрого управления проектами и задачами. Это решение также удобно для различных рабочих групп, комитетов и т. п., куда входят сотрудники разных ведомств. Разумеется, в таких облачных решениях не стоит обмениваться конфиденциальной информацией.
Внедряя корпоративный стандарт тайм-менеджмента в администрации одного из российских регионов, мы обнаружили парадоксальную ситуацию. Политика информационной безопасности была настолько жесткой, а применяемые ИТ-инструменты настолько негибкими и неудобными, что заместители губернатора вели свои календари и обменивались документами, в том числе конфиденциальными, в Gmail, на радость всем разведкам мира. Хотя при должной квалификации ИТ-службы стандартные корпоративные Outlook или Lotus могут прекрасно сочетать удобство удаленной работы с требованиями информационной безопасности. Кстати, в Государственной думе обсуждалась инициатива – запретить госслужащим пользоваться заграничными облачными сервисами, но законом она не стала.
Участие в совещаниях
Значительную часть рабочего дня многих чиновников занимает участие в самых разнообразных совещаниях. К сожалению, на них часто приглашают весьма широкий круг участников для решения столь же широкого круга вопросов. Получается, что нередко ради 10–20 минут, которые касаются круга задач приглашенного, ему нужно провести пару часов на совещании плюс, весьма возможно, потратить время в ожидании.
Материалы к рабочему совещанию у федерального министра. Подготовка таких материалов, отсечение всего лишнего, логичное структурирование необходимого – важная компетенция аппаратных работников.
Публикуется с любезного разрешения Агентства стратегических инициатив.
Опытные чиновники дают несколько рекомендаций по эффективной работе на совещаниях.
1. Всегда готовиться глубже и шире, чем требуют формально заявленные вопросы повестки. Владеть ситуацией по неожиданно возникшим вопросам – хорошее свидетельство профессионализма.
2. Заранее продумывать вопросы, которые можно затронуть и решить в кулуарах. Совещания далеко не всегда начинаются вовремя, и минуты ожидания – прекрасная возможность завести новое полезное знакомство или решить какие-то вопросы с уже знакомыми участниками совещания.
3. Иметь с собой в бумажном или электронном виде рабочие материалы, которыми можно позаниматься в минуты ожидания.
Игорь Александрович Бухлаев, глава администрации, г. Лермонтов:
«Мой метод работы с совещаниями по “неудобным” вопросам – заранее определить сложные, неудобные вопросы и сработать на опережение; провести совещание по менее значительным вопросам и на этом совещании провести предварительную подготовку к решению неудобных вопросов. Желательно привлечь возможных оппонентов на свою сторону или подтолкнуть их к проявлению инициативы решения этих вопросов. И уже на следующем совещании официально ставить на повестку “неудобные” вопросы».
Один из первых госслужащих – читателей книги:
«На особенно важные совещания в Администрации Президента, Правительстве РФ и т. д. довольно сложно пронести ноутбук, это требует отдельных трудоемких согласований. Однако айпады пропускают беспрепятственно. Поэтому я перешел на ноутбук-трансформер, экран которого можно вынуть и превратить в планшет, а клавиатуру оставить в машине. Сотрудники Федеральной службы охраны пропускают этот планшет беспрепятственно, приравнивая к айпаду. Я же имею с собой привычную рабочую среду с Windows и всеми необходимыми файлами. Это позволяет и легче “поднять” дополнительные материалы на совещании, и эффективно заполнить минуты ожидания плодотворной работой».
Организация и проведение совещаний
Совещания – одна из серьезнейших тайм-менеджерских проблем для любого госслужащего. На госслужбе значительно чаще, чем в бизнесе, можно встретить затянутые совещания с явно избыточным кругом приглашенных.
Опытные аппаратчики, руководители подразделений, отвечающих за подготовку совещаний высших руководителей, рекомендуют несколько простых приемов, повышающих эффективность совещаний.
1. Повестку, список вопросов к совещанию, упорядочивать по убыванию приоритетности вопросов. Тогда лучшее время и силы будут потрачены на главные вопросы.
2. Позаботиться о том, чтобы участники совещания получили повестку и рабочие материалы заблаговременно. Следить за реалистичностью объема материалов.
3. Обязательно протоколировать совещание, даже если этого формально не требуется. Однако не обязательно создавать протокол в виде тяжелого многословного документа. Самый простой протокол – это краткий e-mail, «резюмирующее письмо» со списком решений совещания, разосланное всем участникам.
Из современных техник управления совещаниями, крайне редко применяемых в госорганах, отметим выведение протокола совещания на экран, чтобы его все видели, – так формируется общее однозначное понимание принятых решений. Также гораздо реже, чем в бизнес-организациях, используются доски или флипчарты, на которых можно рисовать фломастером схемы, картинки и т. п.
Один из важнейших аспектов планирования совещания – оценка: нужно ли оно именно в формате совещания и именно в таком составе? Можно ли обойтись видеоконференцией? Или, возможно, достаточно нескольких писем и кратких телефонных разговоров? Можно ли обойтись меньшим количеством участников? Или сгруппировать вопросы так, чтобы отпускать «уже не нужных» участников по ходу совещания?
Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:
«Для сокращения количества совещаний очень полезно использование мессенджеров – whatsapp, viber и т. д. Ими пользуются многие госслужащие, от вице-премьеров и министров до рядовых сотрудников. Мы в рамках нашего департамента также активно пользуемся whatsapp. Например, иногда вместо совещаний создаем чаты по конкретным темам-задачам, по выполнении задачи чат удаляется. Получается удобнее и быстрее, чем почта, и позволяет общаться более эмоционально и свободно, зачастую с юмором, что не приветствуется в формате почты.
Кроме того, часто использую whatsapp, сидя на совещаниях с руководством. Очень удобно: совещание еще идет, а вы уже даете поручения (подготовка письма, уточнение информации, запрос информации…) или запрашиваете нужные материалы (сканы, номера писем, контакты кого-либо и т. д.). Для этого есть постоянный чат с самыми надежными коллегами-друзьями».
Регламент ведения заседаний Государственного Совета. Параграф 87, об обязанности председательствующего контролировать соблюдение повестки заседания выступающими, не потерял актуальности до сих пор.
«Учреждение Государственного совета», С.-Петербург, 1901.
Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:
«Если я провожу совещание сам, то обязательно перед началом готовлюсь, восстанавливаю те аспекты, которые мог забыть. На совещании я должен не читать с листа, а понимать картину. Бумага нужна для деталей. Кроме того, важно понимать цель совещания и роль присутствующих. Свои совещания стараюсь проводить быстро и по существу, а в конце всегда подводить итоги. При необходимости сделаем и протокол, чтобы участники не забыли, о чем договорились.
Всегда полезны уместные шутки. Мне нравится, когда между делом люди на совещаниях смеются над хорошей шуткой. Это разряжает обстановку и делает обсуждение более легким.
Когда мы занимаемся подготовкой совещаний у руководства, то наша задача – убедиться, что все пришедшие имеют одинаковые материалы, актуальные версии документов. Важна и техническая сторона: таблички с именами участников расставлены на правильных местах; повестка и рабочие материалы распечатаны; список участников актуален».
Работа с электронной почтой
К счастью, в последние годы в государственных органах электронная почта используется все активнее. Действительно, часто электронное письмо «в рабочем порядке» оказывается более быстрым и эффективным, чем отправка официального документа по формальным каналам. Но у этого явления есть и обратная сторона: почты становится все больше, в ней все легче «утонуть».
Евгений Петрович Стружак, первый заместитель руководителя департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы:
«Рекомендую выделять в течение дня определенное время для работы с почтой. При этом научиться сортировать письма, выделять те из них, которые требуют первоочередной обработки. Далее – определить письма, ответ на которые может быть направлен в течение нескольких дней, и запланировать дату и час, когда вы сможете к ним вернуться».
Существует несколько простых рекомендаций, касающихся работы с электронной почтой.
1. Значимые устные договоренности после встреч, телефонных разговоров и т. п. фиксировать кратким «резюмирующим письмом». Времени это занимает немного, зато исключает разночтения и конфликты в будущем. Кроме того, письмо легко превратить в задачу и поставить на контроль в личной системе контроля задач.
2. Следить за актуальностью поля «Тема», его соответствием сути письма. В темах использовать ключевые слова – названия проектов, контрагентов и т. п. – в именительном падеже. Это существенно облегчает поиск нужных писем, их фильтрацию и сортировку.
3. Внятно обозначать, что именно требуется от адресата. Например, письмо с темой «К сведению», пустым содержанием и приложенной служебной запиской на 20 мегабайт вряд ли обрадует получателя.
4. Обращаясь к руководителям, формулировать предложения и варианты действий, а не проблемы. Руководителю в таком случае легче принять решение и дать оперативный ответ.
5. Использовать личную систему сортировки писем в подпапки, цветовой раскраски входящих писем, использования флагов «К исполнению» и напоминаний, которые можно ставить на письма.
Александр Христофорович Бенкендорф вспоминал: «Императрица Мария Федоровна [мать императора Николая I], несмотря на обширность своих занятий, никогда не позволяла себе лечь спать, не ответив на все полученные письма». Нужно учесть, что в круг ее «обширных занятий» входило создание и курирование многочисленных благотворительных учреждений, которые впоследствии так и называли: «Ведомство императрицы Марии Федоровны».
Сам император Николай I, работавший по 14–16 часов в день, однажды жестко одернул одного из небрежных в переписке подчиненных следующей резолюцией: «Вы, кажется, забыли, что я привык читать, а не просматривать присылаемые бумаги».
Много других интересных подробностей о государственном управлении в этот период можно найти в книгах серии «Жизнь замечательных людей»: «Александр I», «Николай I», «Бенкендорф» и «Аракчеев», упомянутых в Обзоре литературы.
Эффективный секретариат
Хорошо организованный секретариат экономит руководителю огромное количество времени. А эффективное решение вопросов, требующих внимания и участия высоких государственных руководителей, подразумевает умение грамотно взаимодействовать с их секретариатами.
Подробное описание работы секретариата государственного деятеля выходит за рамки нашей книги. Отметим лишь, что в хорошо настроенных секретариатах обычно внедрены и работают несколько важных функциональных блоков:
1) контроль оперативных поручений руководителя;
2) планирование рабочего графика руководителя;
3) управление контактной базой руководителя;
4) работа с бумажными и электронными документами;
5) подготовка и отслеживание результатов совещаний;
Читать бесплатно другие книги:
