Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления Мортон Саймон
Даже простые визуальные элементы – мощный способ заинтересовать вашу аудиторию и донести до нее сообщение. Но если вы понимаете, как важно работать с визуальным подтекстом и какова сила его воздействия на зрителей, вы можете выйти на совершенно новый уровень.
Что мы подразумеваем под «визуальным подтекстом»? Возможно, проще всего показать это на простом примере. Возьмем, например, рисунок, где изображен дом.
Общий подтекст для вашей аудитории здесь, вероятно, будет относительно широким: это приятный дом под идеально голубым небом в окружении прекрасных деревьев. Но немедленная реакция аудитории вряд ли будет иметь отношение к фактам – она скорее будет связана с эмоциями, которые вызывает этот рисунок.
Кто-то вспомнит собственный дом и то ощущение тепла и безопасности, которое он дарит. Кто-то начнет думать о своих желаниях – скажем, о планах переехать в такой дом или купить свое жилище. Этот рисунок может напомнить о приятном летнем отдыхе с семьей, об играх на лужайке со своими детьми, о шашлыках с друзьями.
Список эмоций и ощущений, которые способен вызвать к жизни один простой рисунок, можно продолжать без конца. Всегда существует риск, что те эмоции, которые вызывает изображение, не подвластны докладчику в полной мере, однако если подумать как следует, то вы поймете, какого рода воздействие на публику, скорее всего, окажет та или иная картинка. На этом этапе важен не столько контроль, сколько тот простой факт, что аудитория реагирует на увиденные изображения эмоционально. Вместо того чтобы пичкать зрителей фактами, вы предлагаете им использовать изображение как отправную точку для создания собственной истории.
По мере того как мы добавляем к нашему дому контекст, эмоциональная связь аудитории с изображением постепенно тает. Одно простое (и совершенно очевидное!) сообщение внезапно выдергивает нас из широкого эмоционального контакта с изображением и направляет по конкретному пути.
Чем больше контекста (читай: контента) мы создаем, тем сложнее нам связать свою первоначальную эмоциональную реакцию с изображением.
Когда мы добираемся до этой версии изображения, мы больше концентрируемся на конструкции и планировке здания, чем на его исходных эмоциональных характеристиках как дома. И хотя эти контекстные подробности могут быть полезны аудитории, состоящей из риелторов, от эмоциональной реакции, которая возникла у нас изначально, уже не осталось и следа.
Добавляя к изображению текст, вы лишаете зрителей возможности создавать собственный подтекст и отождествлять себя с ним.
И что?
Нельзя игнорировать то, что подтекст должен дышать.
Свободный подтекст вызывает сильные эмоции, дающие докладчикам тот самый «священный Грааль» – сообщение, которое привязывается и долго не выходит из головы.
Управление зрителями, которые наслаждаются личным путешествием по тропинкам памяти, – важный момент. Дав людям эмоциональный стимул, надо позаботиться о том, чтобы они не сбились с курса и не потеряли связь с вашим сообщением. Хитрость в том, чтобы добавить к мощному визуальному ряду другие стимулы, которые помогут провести аудиторию через весь процесс: несколько тщательно подобранных слов на слайде, контент, которым вы поделитесь устно, или структура и последовательность эпизодов вашей истории.
Остерегайтесь синдрома второй истории!
Как я уже говорил, визуальные материалы – мощный элемент любой презентации. Они способны увлечь, вдохновить и пробудить воображение, едва вы покажете их публике.
Однако эту мощь надо обуздать. Неуправляемый визуальный ряд может вызвать у аудитории самые неожиданные мысли, отправив слушателей витать в облаках, пока вы безуспешно пытаетесь вернуть их к намеченному курсу.
Угроза появления второй истории чаще всего возникает в официальных презентациях (описание типов см. в разделе «Ландшафт презентации»). Это происходит тогда, когда интерес аудитории к визуальному ряду вырастает до максимума, а прямое взаимодействие с выступающим почти или совсем отсутствует. Аудитория начинает замечать самые незначительные мелочи – от невинной опечатки (верный знак того, что накануне докладчик все еще корпел над слайдами) до использования конкретного шрифта. Визуальная восприимчивость зрителей повышена, и они выискивают, за что можно зацепиться взглядом. Тут-то и являет свой мерзкий лик кошмарная вторая история.
«Вторая история» – это самостоятельное мысленное путешествие, в которое отправляется ваш слушатель под влиянием чего-то, что вы сказали, сделали или показали. Что-нибудь очень простое, вроде изображения компьютера на экране, может стать толчком к целому внутреннему диалогу:
«Хм-м-м… Интересно. А почему для этого изображения они выбрали именно ноутбук Apple? Они что, не доверяют Windows? А их программы вообще запускаются под Windows? Или они считают, что они слишком круты для того, чтобы их показывали на обычном компьютере с Windows? Может, они слишком высокомерны? Кстати, докладчик использует компьютер с Windows. Он что – внизу "пищевой цепочки"?»
И весь этот внутренний диалог был порожден одним невинным изображением компьютера!
Избежать синдрома второй истории невозможно. Первая мысль, которая приходит в голову при виде изображения, играет важнейшую роль в использовании визуального подтекста. Это явление способно помочь вашему сообщению закрепиться в сознании зрителей, так что постарайтесь извлечь из него максимальную выгоду. Но помните, что оно же может отправить вашу аудиторию туда, куда вы вовсе не собирались ее вести.
И может статься так, что вернуть ее оттуда вы уже не сумеете.
Используя эти приемы в сочетании с эмоционально заряженными изображениями, вы сможете добиться того, чтобы ваша аудитория не разбредалась по сторонам, а следовала за вами и вам не приходилось собирать ее воедино каждые пять минут.
Элемент D5
Изображения в свободном доступе
Ваша аудитория – такие же люди, как вы и я. Мы избалованы высочайшим темпом развития технологий. Прежние порядки канули в Лету – и это, пожалуй, к лучшему.
Раньше посмотреть выступление любимого исполнителя можно было лишь физически явившись на его концерт – теперь мы просто ищем свежую запись на YouTube (она снята на мобильник трясущимися руками, а рядом кто-то фальшиво подпевает – но это мелочи).
Мы больше не ждем очередного выпуска новостей, а просто берем в руки смартфон или планшет и смотрим «живой» эфир. Вместо бумажных газет мы имеем дело с их электронными наследниками, где можно увеличить любое изображение и по желанию посмотреть видеоролики.
В истории многих важных для нас технологических достижений устойчиво присутствует сильный визуальный аспект. Сегодня человечество ежедневно порождает немыслимое количество данных (когда писалась эта книга, скандинавский исследовательский центр Sintef сообщил, что 90 % всех созданных людьми данных возникли за последние два года) – и тем не менее в Интернете по-прежнему преобладает визуальный контент. Результат поиска в Google или Bing – это список веб-страниц, изображений и видеофрагментов: разработчики поисковых систем знают, что мы все сильнее зависим от яркой, непосредственно воспринимаемой визуальной информации, и заставляют нас возвращаться за ней вновь и вновь.
Без сомнения, мы – визуальный биологический вид.
Предостережение (1)
Невзирая на нашу растущую зависимость от изображений (а возможно, благодаря ей), мы склонны их обесценивать. Еще совсем недавно подбор и использование образов были существенной частью непростого процесса создания презентации. Несколько напряженных часов, потраченных на поиски визуализации для сообщения, давали стойкую уверенность в том, что время потрачено не зря и теперь у вас есть лучшая в мире картинка для вашего проекта.
Увы, поисковые системы и популярные библиотеки изображений дали нам такое изобилие, что решения об использовании тех или иных образов теперь принимаются слишком легко и поспешно. От крупнейших фотоколлекций в мире с возможностью поиска по размеру и разрешению, таких как Shutterstock, iStockphoto и Fotolia, вас отделяют всего несколько щелчков мыши. Однако в этой простоте скрыта реальная угроза. С одной стороны, автор презентации может использовать изображение так и не задумавшись толком о том, действительно ли это лучший выбор для данного проекта (нет ли другого изображения, которое передало бы сообщение ярче и задержало бы его в сознании зрителей дольше?). С другой стороны, он может сделать выбор в пользу визуальных штампов (об этом проклятии мы поговорим ниже). Как наглядно показывает мощь визуального подтекста, с изображениями нужно обращаться очень тщательно.
Схватившись за первое попавшееся или слишком общее по своей сути изображение, вы рискуете своими же руками ограничить эффективность презентации.
Один из способов заставить задуматься об использовании какого-то изображения – приписать ему некоторую ценность. Интересно наблюдать, как меняется поведение наших клиентов, когда приходит время оплачивать счет за покупку изображений: они обдумывают ценность и воздействие образов гораздо дольше, чем если бы они были бесплатными.
Современные технологии дают нам доступ к огромному количеству изображений прекрасного качества, упростив и ускорив поиск значимых визуальных элементов для презентации. Хитрость состоит в том, чтобы потратить высвободившееся время на внимательное изучение вариантов и выбор самого правильного. Нет ничего сложнее этого.
Предостережение (2)
Не питайте иллюзий! Демократизация контента, случившаяся благодаря поисковым системам, не означает, что вы можете преспокойно скачивать и использовать найденные в Интернете изображения, не заботясь о правах.
Каждое изображение в результатах поиска «по картинкам», в базе Flickr или на отдельном веб-сайте – чья-то собственность. К счастью, некоторые добрые владельцы разрешают использовать свои изображения совершенно бесплатно (или за номинальную плату). Но есть и такие, кто это строго-настрого запрещает и может подать на вас в суд за нарушение прав на объекты интеллектуальной собственности – даже если на изображении или рядом с ним нет явного указания на то, что оно охраняется законом об авторском праве.
Цена вопроса вырастает еще сильнее, когда речь заходит об использовании логотипов и фирменного оформления компаний. Компании азартно (и с полным на то правом) защищают свои бренды, так что лишний раз подумайте, прежде чем вставить в свою презентацию чей-то логотип.
Копирование и вставка изображений из Интернета – весьма рискованная затея. И речь не только о правовом минном поле, чреватом финансовыми и репутационными потерями, – вы урезаете сам процесс анализа и выбора подходящих вариантов. В самом худшем случае найденный визуальный материал не только оказывается юридической занозой, но и с задачей донести ваше сообщение не справляется. Поражение на всех фронтах.
Поэтому я настоятельно рекомендую избегать соблазнов Google и Bing и рассматривать визуальные элементы презентации как инвестицию. Соперничество библиотек изображений за право участвовать в повседневной деятельности докладчика снизило среднюю цену изображений настолько, что для «экономии» на картинках и (потенциального) воровства в поисковых системах не осталось оправданий.
Считайте, что я вас предупредил.
Все равно найдется смельчак/глупец, который скажет на это: «Каждый день проводятся 30 миллионов презентаций. Компания XYZ Megacorp вряд ли будет преследовать именно меня за использование ее логотипа».
Возможно, вы правы – если планируете сделать это на презентации в закрытом помещении перед небольшой группой людей, расписавшихся (желательно кровью) в том, что они не поделятся вашим контентом ни с одной живой душой.
У такого антикопирайтного плана есть единственный изъян: в реальности вы, скорее всего, разошлете электронную версию презентации всем участникам… А они, восхитившись вашим бесподобным сообщением, решат поделиться ею с людьми из списка своих контактов. А чтобы сообщение было услышано еще большим количеством людей, вы опубликуете презентацию на собственном веб-сайте или на сайте для загрузки слайдов, либо кто-то из вашей аудитории решит сделать это от вашего имени…
Даже внутри компаний хорошие презентации распространяются со скоростью пожара. Сколько раз слайды, которые я разработал вместе с одним подразделением компании, всплывали на конференциях в презентациях совершенно других подразделений! Если бы в таких слайдах были изображения, размещенные с нарушением авторских прав, мой бизнес и компания моего клиента понесли бы огромные убытки.
В общем, как бы тщательно вы ни контролировали свою презентацию, нарушение закона об авторском праве ставит вас под удар. Дальше – дело ваше.
Элемент D6
Искусство или эффективность
Использование библиотек изображений требует подготовки
Нужно взглянуть правде в глаза: у авторов и дизайнеров презентаций никогда еще не было таких возможностей. Интернет дает нам множество превосходных инструментов и предлагает новые (бесплатные или почти бесплатные) технологии, такие как Prezi и SlideShare. Сайты вроде Shutterstock и iStockphoto открывают доступ к миллионам недорогих качественных изображений. Любой бизнес-докладчик с самым скромным бюджетом может пользоваться библиотеками фотографий, которые прежде были доступны лишь рекламным агентствам с толстыми кошельками. Хотя компании и прежде платили за эти изображения приличные гонорары, было устойчивое ощущение, что обычный докладчик остается за бортом и вынужден довольствоваться штампованными клип-артами и заезженными изображениями из библиотеки PowerPoint. В итоге целое поколение авторов эксплуатировало древние мультяшные изображения уток, разбивающих молотком ЭЛТ-мониторы, и приевшиеся картинки рукопожатий. Сказать, что доступ к миллионам профессионально сделанных изображений с высоким разрешением был долгожданным свершением, – значит не сказать ничего.
Однако теперь есть другая проблема: на смену небольшому набору бесплатных изображений-клише пришли миллионы вариаций на те же темы.
Наберите, к примеру, в окне поиска iStockphoto слово «рукопожатие». Вам предложат более 20 000 вариантов этого сюжета. Среди них найдутся отличные снимки – своего рода шедевры. Но будут и осовремененные штампы, ничем не отличающиеся по сути от своих предшественников из клип-арта PowerPoint. Винить в этом стоит не прекрасных людей в iStockphoto и не фотографов, которые предоставляют изображения, а дизайнеров презентаций. Хотя выбор доступных нам изображений вырос в геометрической прогрессии, время, которое мы тратим на разработку действительно ярких и увлекательных визуальных идей и аналогий, в лучшем случае осталось прежним.
Располагая такими щедрыми источниками, авторы и дизайнеры должны больше думать о тех изображениях, которые они используют, – ради аудитории и ключевого сообщения своей презентации.
За девять лет наша команда собрала для клиентов список «запрещенных» визуальных клише, которые мы категорически не рекомендуем использовать.
Лидирует в этом списке рукопожатие (символ партнерских отношений, согласия или подтверждения), затем с небольшим отрывом следует мишень (символ цели, концентрации усилий или победы). Далее идет избыточное использование дорожных знаков и указателей, а также рук (которые обычно сцеплены или образуют какой-нибудь странный жест – например, «дай пять» или ободряющий «большой палец вверх»). Все это штампы, которые слишком хорошо нам знакомы и указывают на полное отсутствие свежих мыслей у докладчика.
Моя любимая мозоль – кусочки пазла, которыми пытаются обозначить проблему или тот факт, что части образуют законченное целое. Бессодержательность этого образа буквально сводит меня с ума (коллеги, вынужденные выслушивать мои проповеди на тему пазлов, охотно подтвердят это).
Радует то, что у нас всегда есть масса альтернатив. Нужно лишь потратить немного времени на подбор подходящего изображения (плюс, возможно, заручиться поддержкой коллег, чтобы они проверили ваш выбор, если вы решите, что перемудрили).
Если времени нет, а коллеги заняты, проверьте себя по вот этому списку для замены самых соблазнительных клише:
Онлайновые библиотеки фотографий – чрезвычайно полезный ресурс для современного докладчика, однако они должны служить «последним прибежищем» в процессе сборки презентации. Если обратиться к ним слишком рано, вы лишь увеличите свои шансы на создание пазлоподобного визуального ряда штампов.
Основой для поиска и использования изображений в презентации должно служить ясное понимание того, что именно и как именно вы хотите сказать. Великолепные снимки не сделают презентацию великолепной, если они представляют собой лишь красочную версию избитых клише или использованы для украшения, а не для того, чтобы вызвать определенный отклик или реакцию аудитории.
Провокационные презентации
От стремления увлечь аудиторию ярким, эмоционально заряженным визуальным рядом легко скатиться к использованию изображений, которые просто-напросто шокируют зрителя. Да, провокация привлечет внимание аудитории – но с высокой вероятностью породит «вторую историю», из которой не будет возврата, а также может расколоть аудиторию и задеть чувства какой-либо ее части (см. главу о «тепловой карте» аудитории) еще до пробуждения интереса.
Чтобы провести границу между надлежащим использованием провокационного визуального ряда или реквизита и шоком ради шока, следует принять во внимание размер и масштаб презентации. Поясню на примере.
Билл Гейтс, некогда известный лишь как руководитель Microsoft, а теперь – еще и как филантроп, очень страстно выступил в 2009 году на конференции TED. Его речь породила волну обсуждений и ретвитов и была просмотрена в записи более миллиона раз. В прошлом основателя Microsoft трудно было назвать блестящим оратором: на презентациях он выглядел скорее ярким образчиком волнующегося технаря (с ужасными слайдами PowerPoint). Не отказ от привычных слайдов PowerPoint с изобилием маркированных списков и страстная речь о постоянных вспышках малярии в разных уголках Земли (которая, впрочем, была демонстрацией истинного ораторского мастерства) сделали выступление Гейтса на конференции TED притчей во языцех. Главным поводом послужил провокационный шаг докладчика: со словами «Почему от малярии должны страдать только бедные?» Билл Гейтс выпустил в аудиторию рой комаров (не зараженных малярией).
Это стало своего рода мастер-классом на тему о том, как извлечь максимум из имеющихся возможностей. Билл Гейтс не только продемонстрировал сценическое мастерство в духе Стива Джобса, но показал, как провокационное действие может повлиять на степень зрительской вовлеченности и понимания…
А теперь вернемся в реальность. Билл Гейтс может позволить себе такую выходку, потому что… да просто потому, что он – Билл Гейтс, который выступает на крупной TED-конференции. Легендарный повар, телезвезда и борец за хорошее школьное питание Джейми Оливер может позволить себе вывернуть тачку с сахаром на пол, потому что он – Джейми Оливер, который выступает на крупной TED-конференции.
Чтобы повторить что-то подобное «близко к тексту», обычному бизнес-докладчику нужна не столько отвага, сколько безрассудство. Провокация вроде банки с комарами или тачки сахара вряд ли должным образом подействует на членов правления, которым вы представляете свою идею. То же можно сказать о провокационных изображениях: я видел, как кадры из зоны боевых действий или стран, пострадавших от голода, находили отклик в сердце каждого человека из огромной аудитории на конференциях – однако для маленькой аудитории они были бы слишком жесткими и откровенными. Близкий контакт с маленькой группой слушателей легко превратить в дискомфорт. Использование значимого визуального материала позволяет завладеть вниманием зрителей – однако воздействие нужно калибровать в соответствии с профилем аудитории и типом презентации.
Не пытайтесь причесать всех под одну гребенку.
Несколько слов об инфографике
Определение: инфографика – это визуализация данных или идей, цель которой – представить сложную информацию таким образом, чтобы зрители быстро восприняли и легко усвоили ее.
Марк Смикиклас,«Инфографика. Коммуникация и влияние при помощи изображений» (The Power of Infographics: Using Pictures to Communicate and Connect with Your Audiences)
За последние годы инфографика распространилась повсеместно и охватила невообразимое количество разнообразных тем. Ту или иную ее разновидность можно встретить где угодно – от журналов и плакатов до анимационных фильмов на YouTube.
Я обеими руками за то, чтобы инфографика входила во все сферы нашей жизни. Она помогает ориентироваться в лондонском метро, упрощает настройку новой домашней техники и разъясняет результаты местных выборов (прежде эту задачу выполнял крайне взволнованный телеведущий). Четкий и красивый графический дизайн, ясность мысли и логичная структура контента изо дня в день упрощают жизнь и делают ее более привлекательной.
А вот где я борюсь с попытками использовать инфографику, так это в презентациях: из-за своей растущей популярности этот подход к дизайну стал пугающе часто проникать на презентационные слайды. Возможно, это просто попытка докладчиков показать, что они «идут в ногу со временем» – однако на практике это негативно сказывается как на презентации, так и на самой инфографике.
Причина проста: по самой своей природе хорошая инфографика рассказывает практически всю историю целиком. Будучи независимой от докладчика, она должна содержать гораздо больше контента, чем разумный слайд.
Я не хочу сказать, что инфографика не способна доставить эстетическое удовольствие – обычно как раз наоборот! Однако ее структура, формат и огромное количество контента не оставляют возможности наладить содержательный контакт с аудиторией.
У этого правила есть исключение: инфографика эффективна, когда презентация по сути является самостоятельным документом. Чаще всего это относится к электронному варианту презентации (серия не требующих пояснения слайдов, видеосюжет или онлайновая публикация в формате SlideShare), но принципиально тут отсутствие докладчика, организующего информационный обмен.
В презентации инфографика выполняет ту же функцию, что и вне ее: логично и четко сообщает факты. Например, я видел очень эффективное использование инфографики в презентации итогов деятельности публичной компании. В подобных ситуациях у докладчика нет цели вовлекать аудиторию, налаживать контакт и обращаться к слушателям разного профиля – это в чистом виде раздача простой информации.
Так как основная цель лаборатории презентаций – донести до аудитории «долгоиграющее» и цепкое сообщение, то инфографика попадает в самый конец списка значимых визуальных элементов.
Элемент D7
Работа с данными
Если судить по той информации, которой я делился с вами до сих пор, легко решить, что стоит вам набраться смелости и выйти за рамки клипа-арта и маркированных списков – и создание визуальных материалов для презентации не вызовет никаких затруднений. Неискушенный читатель может прийти к ошибочному заключению, что один лишь отказ от клише вкупе с некоторыми раздумьями над использованием визуального ряда позволит в существенной степени справиться с задачей создания таких визуальных элементов, которые будут вдохновлять и увлекать аудиторию, при этом четко сообщая ей необходимую информацию.
Но реальность в случае многих презентаций выглядит немного иначе.
Любую презентацию (как подготовленную для использования внутри компании, так и рассчитанную на внешний мир) можно легко затопить потоком данных и засыпать горами статистики. На практике это обычно проявляется в чрезмерно подробном контенте и сложных, перегруженных слайдах. Характерным признаком презентаций такого рода становится тот момент, когда докладчик произносит бессмертные слова: «С заднего ряда этого не видно, так что я скажу словами». Мало что так легко убивает всякую заинтересованность аудитории, как этот десяток слов.
Но такой исход дела вовсе не предопределен. Процесс подготовки контента с большим количеством данных и сопутствующих визуальных элементов подчиняется тем же правилам оптимизации презентаций, что и прочие форматы:
1. Необходимо мощное сообщение, вокруг которого будет строиться повествование.
2. Это сообщение необходимо подкрепить релевантным контентом.
3. Этот контент должен быть визуально представлен так, чтобы вызвать интерес аудитории.
Данные как история
Не важно, через какое количество данных вам пришлось пробраться на этапе подготовки, – ваша презентация по-прежнему должна преподносить публике структурированную историю. И эта история должна подтолкнуть вашу аудиторию сделать что-то с той информацией, которую она получает: принять решение, изменить точку зрения, рассмотреть альтернативные варианты. Если вы просто швыряете аудитории неструктурированные данные, это вредит и вам, и вашему сообщению.
Ваша самая важная задача в роли докладчика – провести слушателей сквозь всю историю, указывая им то направление, которое поможет понять ваше сообщение, а в идеале – принять его и начать действовать в соответствии с ним.
Мастера презентаций знают, как встраивать в свое сообщение данные. Они не дают им стать препятствием, которое придется преодолевать, или «самой скучной частью» презентации – вместо этого они делают из данных основу истории.
Взгляните на эти сведения:
Валовой внутренний продукт (ВВП) стран Африки растет небывалыми темпами. По данным Всемирного банка, в 2012 году странами с самыми высокими показателями роста стали следующие:
Хоть эти цифры впечатляют, обывателю будет не очень просто их понять. Если представить эти данные на конференции, на внутреннем стратегическом совещании или школьном образовательном мероприятии, это вызовет лишь несколько кивков и задумчивое поглаживание подбородков – и не более того.
Но будучи помещенными в один контекст с системой ориентиров вашей аудитории, эти данные внезапно обретают совершенно новое звучание.
В таком виде информация по-прежнему опирается на факты и может выдержать критику, однако теперь ее можно использовать так, чтобы найти отклик в мыслях и сердцах слушателей. У вас есть основа истории, которая подкрепляет сообщение презентации. Что означает эта информация для слушателя, его деятельности и его семьи? Какие открываются возможности? Какие существуют риски?
Все эти вопросы (и ответы на них) теперь можно превращать в основу вашей презентации – историю. Они помогут вам донести сообщение, которое останется в памяти аудитории.
Поддержка контента с данными
То, что у вас есть данные, еще не значит, что вы должны сообщать их аудитории полностью. Как я уже неоднократно говорил, «просто» не значит «глупо». Уберите шум – и аудитория сможет отчетливее услышать ваше сообщение.
Графикам в особой мере присуще обескураживающее свойство собирать в себе мусор – лишние линии, отвлекающий фон, перекрывающиеся элементы, избыток информации и т. д. Позвольте своему графику «дышать», а аудитории – осмыслить ту информацию, которая имеет важное значение для истории.
Тем не менее в сражении за простоту и ясность нельзя жертвовать честностью и прозрачностью. Вам нужно будет уверенно владеть информацией, чтобы защитить ее в том случае, если кто-то поставит ее под сомнение. Кроме того, вы наверняка захотите спокойно спать по ночам, так что визуальное манипулирование данными – не та игра, в которую вам следует ввязываться.
Придерживайтесь фактовПриведу прекрасный пример того, как можно визуально упрощать данные и одновременно пускать пыль в глаза аудитории.
Сторонник чистоты графиков Джон Мун постоянно выискивает подозрительные (и часто забавные) графические представления данных. Возьмем, например, шотландскую футбольную команду Glasgow Rangers, переживающую в последнее время затяжную полосу неудач. Ниже воспроизведен реальный график продажи абонементов на их матчи, который призван показать новые высоты, достигнутые вопреки всем трудностям. Однако присмотритесь к числам – и вы легко заметите несколько серьезных ошибок.
Во-первых, отсутствие вертикальной оси позволило авторам графика несколько завысить реальный рост продаж. (Вы видите из этого графика, что объем продаж абонементов между сезонами 2011/12 и 2012/13 вырос всего на 0,2 %? Нет? И я не вижу.) Кроме того, график просто ошибочен. Спад продаж между сезоном 2010/11 и сезоном 2011/12 непропорционально мал по сравнению с приростом между сезонами 2011/12 и 2012/13.
Игры с представлением данных не только вводят в заблуждение аудиторию – они могут поставить в ужасное положение вас самих. Так что будьте осторожны.
Игры с представлением данных не только вводят в заблуждение аудиторию, но могут поставить в ужасное положение вас самих. Будьте осторожны.
Как сделать так, чтобы ваши данные заметили
В отношении представленных вами данных аудитория заслуживает той же ясности, что и в отношении всего остального контента презентации. Даже тщательно подготовленная презентация, включающая в себя все элементы в соответствии с процессом оптимизации, окажется под угрозой срыва (а возможно, и потерпит крах), если вы представите основные данные и факты беспорядочно и неубедительно.
Чтобы данные не стали ахиллесовой пятой презентации, следует выбрать такое визуальное представление, которое аудитория сможет быстро понять и осмыслить. Начать стоит с обычных графиков, которые, будучи правильно составленными, могут стать мощным визуальным инструментом.
Однако девизом лаборатории презентаций является постоянное раздвигание границ, так что давайте рассмотрим некоторые другие варианты.
Многих докладчиков, включая меня, данные слегка пугают. Обычно они поступают к нам в виде сложных таблиц со множеством чисел, и поначалу бывает довольно сложно увидеть за деревьями лес. Самый простой способ преодолеть эту первоначальную панику – осознать одну простую вещь: данные – этот такой же контент, как текст на слайде.
И точно так же, как вы разобрались с избытком слов, выбросив весь мусор, теперь нужно поступить со статистикой и прочими данными.
Подводя итог, лучший способ усовершенствовать слайды, насыщенные данными, – последовать самому основному принципу всех учений о презентациях:
не усложняйте.
Элемент D8
От визуальной концепции к визуальным средствам презентации
Когда вам удалось подобрать подходящий визуальный ряд, который поможет вам донести свое сообщение до определенной аудитории, вы ощущаете глубокое удовлетворение. Возникает чувство уверенности, которое станет хорошим подспорьем, когда вы будете готовиться к выступлению. Теперь все хорошо.
Сейчас ваша задача – взять свою визуальную концепцию и перенести ее в мощный и полезный инструмент для работы с презентациями. Несмотря на обилие программ, вы, скорее всего, обратитесь к PowerPoint или Keynote.
Пожалуйста, прислушайтесь к совету: не подходите к компьютеру до тех пор, пока у вас не будет результатов «раскадровки» вашей презентации.
Раскадровка – это процесс раскладывания истории, контента и визуальных элементов на бумаге перед их окончательным переносом в PowerPoint, Prezi или любую другую программу подготовки слайдов, которая вам по душе. Простая отрисовка слайдов позволит вам продолжить важнейший процесс – построение презентации с оглядкой на свою аудиторию.
Ручное заполнение слайдов помогает также осознать, сколько лишнего контента вы добавляете в свою презентацию. Если у вас начинает сводить руку или вам приходится писать крохотными буквами, чтобы все втиснуть, возможно, на слайде слишком много информации!
В Eyeful Presentations используется простой формат раскадровки, который позволяет отступить на шаг от PowerPoint и заставляет всех участников процесса начать думать образно. Все скучные технические подробности об анимации, пропорциях экрана и гиперссылках откладываются в сторону, а в центр внимания помещается важная задача визуализации контента.
Теперь, когда у нас есть бумажная раскадровка, которая поможет донести сообщение до аудитории с помощью мощного визуального ряда, мы готовы перейти к заключительному этапу процесса – проведению презентации.
Элемент D9
Заключение
Визуальные материалы способны сдвинуть аудиторию с мертвой точки.
Те мощные эмоции, которыми управляет визуальный ряд, способны вывести вашу презентацию из разряда обычных в число легендарных. Статистика говорит сама за себя: 99,9 % презентаций (вне зависимости от их формата) проходят успешнее, если подкреплены мощными визуальными материалами, которые увлекают аудиторию и задевают ее за живое.
Правильно подобранный визуальный ряд поддерживает и «фиксирует» ваше сообщение, так что люди могут легко передать его дальше уже без вашего участия.
По той же самой причине неподходящее изображение – клише, неуместная картинка или шокирующая фотография, взятая исключительно ради провокации, – погубит вашу презентацию еще до того, как вы начнете работать с аудиторией.
А теперь пришло время использовать ту мощь и ту ценность для презентации, которую несут в себе визуальные материалы. Я обещаю: ваша аудитория будет вам благодарна.
Элемент E
Проведение готовой презентации
Элемент E1
PowerPoint, сарай и шуруповерт
На протяжении многих лет меня смущает та абсолютная одержимость программой PowerPoint, которой страдают авторы презентаций. Если они не ругают PowerPoint за выхолащивание бизнес-коммуникации, то прижимают его к груди как любимую игрушку, едва заслышав слово «презентация».
Это поразительно.
Последующие разделы – кульминация всего, над чем мы работали на каждом этапе процесса в лаборатории презентаций. Мы шли от прояснения целей к созданию цепкого сообщения, ориентированного на конкретную аудиторию, а затем к поддержке этого сообщения по-настоящему значимым контентом и визуальным материалом, чтобы теперь наконец перейти к выбору презентационного инструмента.
Держу пари: вы думали, что мы будем говорить о PowerPoint. Что ж, я не могу сказать, что вы ошиблись, но все же это лишь один из вариантов.
Не поймите меня превратно: во многих ситуациях PowerPoint великолепен. Хотя в нашем распоряжении есть широчайший круг новых презентационных технологий, моя компания и мои эксперты по дизайну по-прежнему большую часть значимых визуальных материалов создают с использованием PowerPoint (конечно, применяя попутно программы Photoshop и Illustrator, чтобы презентации выглядели совсем современно).
PowerPoint – прекрасный инструмент, однако он не всегда является самым подходящим. Любой опытный менеджер по продажам знает о том нехорошем предчувствии, которое возникает у потенциального клиента, когда тот осознает, что сейчас ему покажут имиджевую презентацию в PowerPoint. Вся теплота, заинтересованность, взаимопонимание с высокой вероятностью (и даже практически наверняка) улетучиваются, стоит вам дать понять, что сейчас вы достанете ноутбук и покажете своему визави несколько слайдов. Не то чтобы он был против какой бы то ни было наглядной визуальной поддержки того, о чем вы говорите, – просто он опасается, что вы превратите искреннюю и почти дружескую беседу в рекламное выступление.
Вместе с тем есть множество аудиторий, где на вас посмотрят косо, если вы вздумаете рекламировать свой товар без PowerPoint (или Keynote, если угодно).
Главное – использовать подходящий инструмент в правильный момент. И это напоминает мне одну историю из жизни.
Когда я на всех парах приближался к среднему возрасту, став отцом и исполнительным директором, я нашел утешение (и покой) в простых радостях садоводства. Казалось бы, еще совсем недавно сама идея о том, чтобы возиться в саду, повергла бы меня в ужас – но теперь я стал человеком, помешанным на типах почвы, ландшафтном дизайне и садовых строениях.
Мне всегда казалось, что садовый сарай – это нечто совершенно британское. Образ мужчины рядом со своим сараем хорошо знаком каждому в любом уголке Великобритании и вызывает уважение, потому что в определенном возрасте сарай для мужчины – это символ убежища, место отдохновения и просто личное пространство. Некоторые даже подводят к своему сараю отопление, ставят в него небольшой холодильник (который обычно забивают пивом) и старую, но удобную мебель. Поговорив с друзьями из других стран, я выяснил, что такие мужские «берлоги» на заднем дворе весьма распространены во всем мире и, без сомнения, служат поводом для гордости своих хозяев.
И вот пришло мое время: я понял, что хочу сарай, и стал рыскать по Интернету в поисках подходящего сооружения. Спустя три дня после заказа я получил свой сарай, и сердце мое забилось чуть быстрее (в основном потому, что это была самая плоская посылка из всех, что я видел).
Несколько ошеломленные, но преисполненные решимости, мы с женой отвели почти все ближайшие выходные под сборку сарая. Мы наказали детям держаться подальше, чтобы они не пострадали ни от пролетающих деревяшек, ни от крепких словечек, и приступили к делу.
Так как я никогда не мог сопротивляться напору продавцов и отказываться от покупки крутых мужских игрушек, на эту вечеринку в честь нового сарая я смог приволочь великое множество инструментов. Никогда еще в распоряжении столь маленького проекта не было такого обширного инструментария: всевозможные струбцины, сверла, спиртовые уровни, молотки, угольники, зубила и, конечно же, самое дорогое моему сердцу сокровище – мой верный шуруповерт.
Ах, мой шуруповерт! Он со мной уже много лет – с того самого момента, когда мы с женой попытались (тщетно) повесить полки в нашей первой квартире; позже с его помощью нам все же удалось разместить на стене фотографии детей. Шуруповерт был надежным другом, на которого я всегда мог положиться.
И это оказалось проблемой. Хотя у меня было полно всевозможных инструментов, предназначенных для различных операций при строительстве сарая, я постоянно использовал шуруповерт. Он не только отлично закручивал шурупы (чего, в общем, следовало ожидать), но оказался достаточно тяжелым, чтобы подгонять боковые панели сарая друг к другу, заколачивать гвозди, а также снимать крышки с банок с краской.
Короче говоря, я проигнорировал все инструменты в своем арсенале и стал применять тот единственный, которым пользовался всегда, хотя понимал, что шуруповерт не подходит для этой работы и что у меня есть другие варианты на выбор, которые, дай я им шанс, могли бы оказаться эффективнее.
Зачем я рассказываю вам эту странную историю? Дело в том, что авторы презентаций по всему миру делают то же самое. Они постоянно прибегают к PowerPoint как презентационному инструменту, хотя существуют варианты, которые могут оказаться лучше для них и, что еще важнее, для их аудитории.
Осознание этого факта вдохновило наш решающий эксперимент – презентационный микс.
Элемент E2
Что такое презентационный микс?
Как вы уже знаете, весь процесс оптимизации презентации посвящен достижению одной простой цели: добиться максимальной вовлеченности аудитории.
И все же, несмотря на такой явный акцент на аудитории и сообщении, большинство докладчиков за годы вращения в деловых кругах привыкли немедленно хвататься за PowerPoint или в крайнем случае Keynote – аналог PowerPoint, выпущенный компанией Apple.
На стадии презентационного микса в нашем процессе я настоятельно предлагаю вам рассмотреть обширный арсенал других инструментов визуального вовлечения. Это не значит, что вы должны тут же забросить старый добрый PowerPoint с концами и перейти на что-то новое. Это означает лишь, что история в основе вашей презентации должна быть достаточно мощной, чтобы позволять вам использовать любой инструмент, который лучше всего подходит для передачи вашего сообщения аудитории.
Для менеджеров по продажам презентационный микс – это ясное понимание, что их самой надежной опорой служит глубокое и уверенное знание материала, а вовсе не прекрасные слайды PowerPoint на экране ноутбука.
Для менеджеров по маркетингу презентационный микс означает, что они должны черпать силу и уверенность в своей способности визуально представить историю и продемонстрировать тезисы множеством разных способов. Им следует ясно сознавать, что источником их силы не может служить колоссальная сумма, потраченная отделом маркетинга на приложение для iPad, которое мало чем лучше прежней презентации в PowerPoint.
Для внутренних презентаций презентационный микс – это искренняя открытость и эмоциональное взаимодействие с коллегами посредством визуально подкрепленных историй, а не попытки спрятаться за готовым контентом, который прислали из головного офиса и который вообще никак не затрагивает ваши чувства.
А важнее всего то, что презентационный микс – это уважение, которого заслуживает аудитория и которое проявляется в стремлении докладчика донести свое сообщение самым увлекательным и наглядным способом, отвечающим потребностям аудитории.
Если совсем коротко, то суть презентационного микса – в вашей готовности позволить аудитории и вашей истории выйти на передний план, чтобы затем вы могли надлежащим образом использовать те инструменты вовлечения, которые у вас есть.
Элемент E3
Ландшафт презентации
Во введении мы лишь кратко затронули одно из самых серьезных упущений в сфере подготовки презентаций: в огромном количестве рекомендаций упор делается на официальные презентации, а существование других возможных форм, которые может принять бизнес-презентация, игнорируется. Теперь, когда мы упомянули о презентационном миксе, самое время вернуться к ландшафту презентации.
Книжные магазины, социальные сети, Интернет – все готовы поддержать бизнес-докладчика множеством советов. Выполните в Google поиск по фразе «помощь с деловой презентацией» – и вы получите более 100 миллионов ссылок.
Большинство этих ссылок выведет вас на сайты с разумными практическими рекомендациями о том, как справиться с подготовкой к официальной презентации. Эти сайты, вне всякого сомнения, подскажут вам, как стоять, как говорить, чтобы вас было слышно, и как сделать так, чтобы ваши слайды PowerPoint смотрелись хорошо. Если вы одеты в строгий костюм, ваша аудитория знает, что с вопросами надо повременить до конца презентации, а вы, в свою очередь, убеждены, что в качестве визуального инструмента следует использовать исключительно PowerPoint, то такие сайты – именно то, что вам нужно.
Но многие деловые презентации не имеют с этим практически ничего общего. Те повседневные презентационные ситуации, в которых вы оказываетесь, в большинстве своем не подчиняются (многим) правилам официальных презентаций. Вы часто будете попадать в положение, когда нужно провести презентацию для одного-единственного человека за чашкой кофе или выступить перед группой людей на тему, требующую интерактивности гораздо более высокого уровня, чем обеспечивает линейный набор слайдов PowerPoint. Вы можете выйти на сцену конференции и понять по застывшим лицам аудитории, что еще 30 слайдов PowerPoint доконают этих людей.
Детали могут быть разными, но в целом презентационные ситуации все чаще и чаще не вписываются в «официальный» сценарий.
Добавим к этому, что вся традиционная философия презентаций оказывается парализована, когда дело доходит до ограничений формата «Я говорю – вы слушаете».
Каким бывает ландшафт презентаций?
Ландшафт презентаций можно разбить на три основные области (ниже), на которые хорошо делится и многое другое в мире презентаций:
Хотя никаких жестких правил не существует, есть определенные ключевые параметры, с помощью которых можно определить, к какой области отнести ту или иную разновидность презентации.
Официальная презентация
Как уже отмечалось выше, официальная презентация – это традиционный контекст для использования PowerPoint, Keynote и множества других презентационных программных продуктов. При надлежащем применении эти инструменты прекрасно демонстрируют свою невероятную мощь и помогают провести столь же официально настроенную аудиторию по выбранному маршруту к выводу, которым довольны обе стороны.
Типичные сценарии презентации, попадающие в категорию официальных, – это тендерные предложения и рекламирование товара, конференции и презентации для инвесторов. Их роднит одна черта: сначала докладчик говорит, а аудитория слушает, а затем (в идеальном случае, причем с соизволения докладчика) в самом конце проходит оживленная сессия вопросов и ответов. Короче говоря, большинство презентаций такого типа представляют собой скорее вещание, нежели беседу.
Если вам покажется, что я отношусь к официальным презентациям с некоторым презрением или что вижу в них нехватку близкого контакта с аудиторией, знайте: вряд ли что-то может быть дальше от истины. Правильно подготовить и провести официальную презентацию дьявольски трудно: в таких презентациях публика склонна «отключаться» больше, чем в любых других. Кроме того, в них часто стоит на кону очень многое, а потому оратор непроизвольно, хотя и совершенно закономерно оказывается в невыгодном положении еще до того, как выйдет на сцену. К тому же официальные презентации чаще прочих являются разовыми, а потому всем участникам требуются репетиции (впрочем, львиная доля репетиционного времени уходит на то, чтобы в последний момент внести в слайды изменения – люди есть люди).
Мой полупрезрительный тон вызван тем, что структура официальных презентаций слишком долго навязывалась как докладчикам, так и аудитории в качестве единственной возможной. Мы так раболепно следовали неписаным (а иногда и писаным) правилам, которые диктовали нам, как себя держать, как говорить, сколько пунктов может быть в маркированном списке на слайде, – что аудитории становилось с нами неинтересно.
Коммуникация, то есть основная цель презентации, по иронии судьбы становится первой жертвой чрезмерной официальности.
Как же решить эту проблему? Держать себя непринужденно на всех презентациях несколько глупо: некоторые все же требуют от докладчика официального настроя. Для начала, пожалуй, стоит признать, что не все презентации можно стричь под одну гребенку.
Это подводит нас к следующей категории: интерактивные презентации.
Интерактивная презентация
Способность людей взаимодействовать никогда не использовалась так широко, как сегодня. Медийные площадки и средства информации делают успешный бизнес на своей способности вовлекать аудиторию и взаимодействовать с ней в самых разных формах – будь то дискуссии (порой довольно истеричные) на веб-сайтах газет, десятки тысяч страниц в Facebook и Twitter, голосование за/против участников реалити-шоу на телевидении. (Скажем, для моих детей субботний вечер перед телевизором будет неполноценным, если они не позвонят по платной линии, чтобы проголосовать против певца, танцора или фокусника, который не отвечает их высоким требованиям.)
Взаимодействие преобладает в медиасреде настолько, что даже удивительно, как презентациям в целом удалось выпасть из этой тенденции. Возможно, этому способствуют традиционные представления, презрительно отвергающие саму идею о том, что слушатели могут задавать вопросы по ходу презентации: упаси боже, у них появятся идеи, не отвечающие их положению, – и они начнут, чего доброго, направлять презентацию туда, где им действительно интересно. А может быть, дело в том, что сами докладчики предпочитают следовать тексту презентаций и придерживаться официального подхода.
Любопытно, что из всех новых форм взаимодействия лишь сервис Twitter хотя бы отдаленно перекликается с презентациями: публикация хештегов Twitter для обмена мыслями и информацией стала обычной практикой на конференциях и семинарах. Однако, как показывает следующий пример, здесь надо соблюдать осторожность.
Эта история (обладающая сомнительной достоверностью) повествует о том, как взаимодействие в Twitter на конференции привело к катастрофическим последствиям. У любого докладчика от нее по спине бегут мурашки. Организаторы одной конференции решили, что было бы неплохо во время выступлений спикеров выводить на экран ленту со всеми твитами, отмеченными хештегом конференции.
В теории это была прекрасная идея, позволявшая людям делиться с публикой своими идеями и озарениями, пока оратор сообщает то, что намеревался сообщить. Так это и происходило, пока один из выступающих не принялся изнурять аудиторию своим путаным сообщением (в его презентации было слишком много контента и напичканных текстом слайдов).
На экране за спиной выступающего гордо высветился первый твит: «Это еще только первый слайд, а мне уже скучно».
«Что, черт побери, все это значит?!» – вопрошало другое сообщение.
«Да просто парень ни фига не подготовился», – говорилось в третьем.
Это продолжалось на протяжении всего выступления того бедняги. Сообщений становилось все больше, они появлялись на экране все чаще, и дело уже полным ходом шло к катастрофе, когда организатор наконец отключил трансляцию.
Еще одна причина отсутствия интерактивности в презентациях кроется вот где: докладчики просто не знают о том, что многие доступные им инструменты прекрасно могут поддерживать участие аудитории.
Речь в конечном итоге идет не столько об инструментах, которые вы выбираете, сколько о решении уйти из зоны комфорта официального подхода к презентациям. Если мы принимаем интерактивный подход, мы обязаны переосмыслить правила и позволить презентации быть скорее обсуждением, чем вещанием. При таком видимом недостатке управляемости докладчик должен гораздо более уверенно владеть историей и сообщением своей презентации, уметь пользоваться инструментами, быть внимательным к аудитории и понимать, как и когда реагировать на ее включение в процесс.
Это напомнило мне об одном проекте, который мы много лет назад выполняли для компании Microsoft в Великобритании. Нас пригласили помочь группе, которая готовила внутреннюю презентацию о результатах исследования долгосрочной эффективности.
Как можно легко себе представить, компания Microsoft буквально под завязку набита умными и любознательными людьми. Не было никакого сомнения в том, что аудитория, для которой наши контактные лица будут проводить презентацию, начнет задавать вопросы, копать вглубь и критически рассматривать результаты исследования. В связи с этим стандартный официальный подход к этому проекту показался нам слишком жестким для того, чтобы должным образом вовлечь аудиторию. Обсудив этот вопрос с проектной группой, мы отвергли концепцию линейной презентации и заменили ее полностью интерактивной презентацией PowerPoint с использованием опции произвольного показа разделов и интуитивно понятной системой меню.
Затем мы приступили к созданию структуры, которая должна была поддерживать этот подход. В конечном итоге мы подготовили мощный набор интерактивных средств, используя исключительно средства PowerPoint. Никаких затейливых виджетов, никакого программного кода, никаких дорогих плагинов – только PowerPoint.
Пожалуй, больше всего мне запомнился изумленный возглас нашего клиента: «Как, черт возьми, вы это сделали в PowerPoint?! Потрясающе!» А ведь клиент был представителем компании, которая разработала эту программу, являлась ее владельцем и продавала миллионы копий по всему миру.
Я не знаю, может ли что-то еще убедительнее показать, как много возможностей наших программных инструментов мы не используем.
Читать бесплатно другие книги:
