Гибкий тайм-менеджмент. Как быть максимально производительным во времена тотального выгорания Оликар Фабьен

Профессиональные фильтры

Лично я нахожу тест Сократа очень вдохновляющим, чтобы сделать на его основе собственный способ принятия решений. Это вызывает во мне отклик, как и «Четыре соглашения тольтеков»[4] (эта книга предлагает четыре принципа жизни, которые можно рассматривать как постоянные фильтры).

Я решил создать несколько фильтров в качестве системы воронок для моих проектов, текущих целей и желаний. Они называются: прибыльность, затраты времени / целесообразность, развитие карьеры, досуг и увлечения.

Эти четыре фильтра, на мой взгляд, универсальны, но вы можете добавлять или сокращать их в соответствии со своими жизненными целями.

В зависимости от этапов моей профессиональной жизни я размещаю их в разном порядке, один над другим. Каждое новое решение, идея, проект «выливаются» сверху и должны «протечь» как можно ниже. Если они застревают на одном из двух последних фильтров, я начинаю рассматривать идею, требующую времени и обдумывания. Но если они блокируются одним из первых двух фильтров, проект полностью исключается.

Вот конкретный пример. На этапе, когда мне абсолютно необходимо было развивать свою компанию, чтобы иметь возможность представлять более веселые и содержательные проекты, мои фильтры были установлены следующим образом:

прибыльность;

затраты времени / целесообразность;

развитие карьеры;

досуг и увлечения.

Если проект или идея имели удовлетворительную доходность, то я смотрел на время, необходимое для ретропланирования, и процент шансов на успех. Если эти два фильтра были пройдены, я рассматривал проект, даже если последние два фильтра его не «пропускали».

Сегодня мои фильтры:

досуг и увлечения;

затраты времени / целесообразность;

прибыльность;

развитие карьеры.

Ясно: если мне нравится проект, а временные затраты / целесообразность соответствуют, тогда я его начинаю, не слишком заботясь о прибыльности или развитии карьеры. Следует помнить, что если я могу позволить себе такую последовательность, то именно потому, что до этого придерживался предыдущего порядка любой ценой. Это предвзятость, принадлежащая мне в данный момент развивается по мере изменения жизни, в соответствии с моими потребностями и тем, что делает меня счастливым.

! Пропуская свои решения через профессиональные фильтры, вы получите ответы мгновенно, не делая ненужных предположений.

Персональные фильтры

То, что помогает создать дополнительное время в профессиональной сфере, работает и в личной жизни. Вы можете создавать универсальные фильтры (которые будете использовать постоянно) или просто подбирать их для каждого сложного решения.

Вот конкретный пример. Представьте, что у вас есть выбор между тремя местами отдыха, которые вам нравятся, но не имеют ничего общего друг с другом. Вы можете установить свои фильтры по приоритету. Например:

солнце и тепло;

смена декораций;

возможность быть с друзьями;

интересные места для посещения;

местные мероприятия;

наличие Wi-Fi;

…

Проведя каждый пункт через все эти фильтры, вы сможете выбрать тот, который сумел спуститься на самый низкий уровень!

! Когда сложно сделать выбор, персональные фильтры помогут вам включить объективность и принять правильное решение.

В прошлом году я написал две книги, создал простой метод запоминания, выпустил 150 видеороликов на своем канале YouTube и провел около 50 гастрольных шоу, в том числе мою первую «Олимпию» (собственного шоу). А также участвовал в двадцати телевизионных шоу, охотился за национальным сокровищем (с десятью настоящими бриллиантами), участвовал в нескольких проектах и т. д.

Так что я законно считаю себя многозадачным, но, если посмотреть внимательно, я всегда был таким. Мы все такие. Не нужно перечислять впечатляющие действия или результаты, как я только что сделал. Мы все заняты жизнью с нашей работой, обязательствами, желаниями, увлечениями, профессиональной деятельностью и т. д. Ужин с друзьями или ремонт автомобиля кажутся незначительными, но являются частью вашей деятельности и очень важны.

Я понял это, помогая друзьям, которые казались организованными, но не рассматривали то, что не относилось к их профессиональной сфере деятельности. Это не означает, что им удалось уклониться от этого, наоборот, они постоянно были вовлечены в личную жизнь до такой степени, что не могли быть эффективными в рабочих задачах… Какой абсурд! И я даже не говорю о психическом напряжении, которое они испытывали все время.

В области искусства я видел перспективных артистов, имена которых никогда не печатают в верхней части афиши – кроме счастливой случайности. Они не смогут добиться успеха, пока не будут эффективно управлять своими приоритетами. Внимание! Я не говорю о том, чтобы сосредоточиться на какой-то одной области (профессиональном, личностном развитии и т. д.). Нужно объективно взглянуть на это, зная собственную сетку приоритетов и организовав себя соответствующим образом.

Отличный способ – войти в матрицу… Возьмите красную таблетку, Нео, и я поведу вас исследовать механизмы «матрицы Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр был тридцать четвертым президентом США и, возможно, самым продуктивным. Его дни, казалось, состояли из 48 часов. Причина только одна: простая матрица, которую можно в любой момент начертить на любом клочке бумаги.

Начертите и вы эту матрицу.

Сделано? Теперь организуйте, то есть запишите свои задачи в четырех секторах в соответствии с двумя простыми критериями: важность и срочность. Важность зависит от ваших собственных фильтров (см. разделы «Профессиональные фильтры» и «Персональные фильтры»). Срочность обусловлена датами, сроками и желаемыми результатами.

Срочно и важно

Помещенные туда задачи должны быть выполнены немедленно, без задержки. Какой бы ни была ваша организация на данный момент, вы должны адаптировать и изменить ее, чтобы она соответствовала приоритетам задач этого сектора. Они будут выполнены вами, потому что вы уверены в конечном результате, учитывая их важность.

Несколько примеров в разных областях:

файл, который срочно нужно отправить;

посещение врача;

обновление медицинской страховки;

ответ на важные письма;

правильное питание сегодня

и т. д.

Немного подождав, вы увидите, что сможете планировать большинство из этих задач. Это позволит вам все больше и больше двигаться в следующем секторе.

Важно и не срочно

Все, что вы пишете здесь, – это планирование. Единственный приоритет, который у вас есть, – это предвидеть, планируя эти задачи в своем расписании. В большинстве случаев вам также придется выполнять их самостоятельно или, по крайней мере, присутствовать и активно руководить работой.

Несколько примеров в разных областях:

чтение книги;

занятия спортом;

планирование своей недели;

встреча с друзьями;

ретропланирование для новой идеи;

поиск новой идеи для проекта

и т. д.

Как вы понимаете, это самый важный сектор! Он аккумулирует ваше счастье, личное развитие и профессиональный рост. Именно с помощью этой матрицы я увидел, что всегда отвергал все существенное! Я жил только в аварийной режиме одержимый изучением времени, угнетавшим меня непрерывным движением. Первый и третий секторы всегда преобладали. Понимание этого – первый настоящий щелчок, который позволит вам с помощью матрицы исправить многое.

Не важно, но срочно

Несмотря на свою срочность, эти задачи могут немного подождать… пока вы найдете время передать их другому человеку! Поскольку уровень важности низкий, вы можете легко их делегировать. Так и сделайте. Вы должны передать другим все найденные там задачи. Самостоятельное их выполнение будет тратить ваше время, вместо того чтобы увеличивать его для реальных задач.

Несколько примеров в разных областях:

различные телефонные звонки;

ведение социальных сетей;

запись на различные услуги;

организация поездки;

ваше желание найти решение проблемы, не касающейся вас… и стать этим решением;

обработка большинства писем, получаемых вами каждый день

и т. д.

Это зеркало того, кем вы себя считаете. Я испытал это, и изменение не всегда легкое. Когда мы заботимся о задачах третьего сектора, мы прежде всего чувствуем, что делаем много вещей, чтобы быть продуктивными. На самом деле мы всегда заняты… не делая ничего важного!

Почему мы предаемся этому сектору? Потому что люди, которые «живут» в нем, кажутся более ценными, полезными и дружелюбными благодаря тем услугам, что они оказывают. В конце концов, задачи из него, часто важны для других, а не для вас, и отвлекают от реальных целей.

Не важно и не срочно

Итак, внимание… Я не знаю, готовы ли вы прочитать это откровение, но Эйзенхауэр был непреклонен в этом вопросе. Вы не должны делегировать задачи из этого сктора. Вы также не должны делать их самостоятельно. Их просто нужно выбросить и забыть. Если они не важны и не срочны, то это бесполезные задачи!

Несколько примеров в разных областях:

просмотр социальных сетей;

сидение у телевизора без намерения смотреть конкретную программу;

поход по магазинам без заранее определенной цели покупки;

видеоигры, в отсутствие личного времени (см. «Разные времена»)

и т. д.

Добровольно привожу примеры личной жизни, чтобы вернуться к ней. Я не считаю себя таким же решительным, как Эйзенхауэр: выполняю эти задания, только при условии, что они доставляют мне настоящее удовольствие. Тогда я перевожу их в свое личное время.

Некоторые из них я осознаю в моменты паузы, выбирая намеренно и при условии, что они приносят мне больше, чем нейтральное чувство (следовательно, последнее чувство, находящееся в спектре от удовольствия к счастью).

Ваша цель должна состоять в том, чтобы тратить большую часть времени на второй сектор (важный и не срочный). Это будет означать, что вы идеально настроены и хорошо организованны. Поэтому вам придется сократить время, затрачиваемое на все остальные сектора.

Эта матрица была очень полезна для меня, и все люди, с которыми я ее познакомил, все еще используют ее.

Сначала применяйте ее, чтобы подвести итоги недели, затем дня. Наконец, вы можете прибегать к ее помощи, когда чувствуете себя перегруженным: бумага, карандаш, две черты, и вы можете заморозить свою жизнь, чтобы вернуть власть над своим ритмом.

Мне всегда было легко принимать сложные решения, причем довольно быстро. Не думаю, что это дар, заложенный в моей ДНК. На самом деле я не был готов с рождения сталкиваться с трудным выбором… Когда это случилось со мной в первый раз, было очень сложно. Чтобы вы лучше поняли механизм, который я собираюсь объяснить, приглашаю вас в свои воспоминания…

Таблица фактов

В то время, в конце 2005 года, я закончил сборку своей новой компании Anni Birthday. Концепция проста: организовать домашние развлечения для детских дней рождения, а также квесты для семейных встреч или даже рождественские шоу для компаний (всегда нацеленные на детей). Я только что получил лицензию на проведение развлекательных (или зрелищных) мероприятий, позволяющую мне нанимать молодых артистов и обучать их исполнять несколько спектаклей в один и тот же день в разных местах. Это было настоящим испытанием, поскольку этот вид услуг еще не получил широкого распространения, а в нашем регионе его вообще не было. Нужно было сделать известной саму деятельность, а затем убедить широкую публику воспользоваться услугами моей компании. Это была непростая задача, которую я начал решать с эквивалентом 350 евро (с учетом инфляции[5] в 2019 году).

В тот же день, когда я получил необходимую лицензию, мой телефон зазвонил… После долгого разговора я повесил трубку. Мне предложили место директора центра досуга с перспективой карьерного роста до руководителя подразделения по организации досуга в департаменте региона с соответствующей зарплатой.

Я впервые не смог сделать выбор. Мне было 23 года.

Мой разум, которому я до сих пор полностью доверял, покинул меня, и я остался балансировать на нити, натянутой между страхами и надеждами. Как можно было принять правильное решение? Узнав о стоящем передо мной выборе, мои родственники советовали мне только то, что соответствовало их установкам или окружению. Эти советы основывались на их личном опыте и мало мне помогали.

Поэтому я впервые в жизни начал искать методы принятия решений!

Наиболее эффективной оказалась таблица фактов. Впоследствии я часто ее использовал. Выглядела она так. Первый столбец – «Преимущества», второй – «Недостатки». Первая строка – Anni Birthday, вторая – «Директор центра».

В течение следующих пяти дней я заполнял эту таблицу настолько честно, насколько это возможно, поддающимися количественному измерению показателями, стараясь избегать спекуляций. В первый день я отметил так много, что мне пришлось изменить таблицу, чтобы она получилась более читабельной. В течение следующих четырех дней я отмечал не так много, но всякий раз, когда идея или факт приходили мне в голову, я записывал их. На шестой день я вообразил, что смотрю не на свою таблицу, а на друга. Как будто моя жизнь больше не была моей. Я играл в эту ролевую игру, как если бы мне приходилось советовать тому, кого я плохо знаю. Вы замечали, что мы всегда очень сильны в советах по темам, не касающимся нас напрямую? Именно с выражением «советники – не плательщики» я представлял себя на месте советника… но имевшего максимум реальных данных, предварительно отсортированных. После всего лишь часа анализа и выделения зеленым (для убедительных аргументов) и оранжевым (для менее сильных) я точно знал, что мне нужно делать: продолжать авантюру со своей компанией.

Есть элементы, не являющиеся ни преимуществами, ни недостатками, – это просто факты. Представьте, что у вас есть выбор между двумя позициями. Заработная плата, расстояние от вашего дома или даже перспективы развития являются текущими элементами для сравнения. В одиночку они нейтральны.

Затем в столбце «Преимущества» отметьте данные для сравнения в обеих строках (для одного и другого решения). Выделите более положительный одним цветом, а менее – другим.

В моем примере я хотел сравнить финансовые аргументы двух пунктов. Я отметил в столбце «Преимущества» следующее: «фиксированная зарплата в стольких-то евро» в строке директора центра и «нестабильный доход» в строке Anni Birthday. Я выделил зеленым «фиксированную зарплату» и оранжевым «нестабильный доход».

Я взял уже существующую методологию таблицы фактов, интегрировав ее с идеей ролевой игры. Она стала моим справочным пособием во все времена, когда мне приходилось принимать сложные решения. Их сложность в том, что я не могу позиционировать в них себя.

Также, вы можете использовать этот инструмент для выбора из трех или более возможных решений, добавив дополнительные строки.

! Таблица фактов помогает вам получить четкое видение для решения дилеммы.

Добавить новый элемент

Метод таблицы фактов работал чудесно, позволяя противостоять оппонентам моих решений без каких-либо усилий, пока в этом году не возникла новая трудность, на ступеньку выше меня. Непобедимый инструмент, используемый по самым важным поводам раз в год, не позволил мне выбраться из нее впервые в жизни…

Не могу открыть вам всех деталей, чтобы уберечь вовлеченных в эту историю людей, но, если расскажу о процессе, вы поймете, насколько интересен этот инструмент.

Раньше я представлял себе, что должен сделать этот выбор, и это не казалось мне таким сложным. Но, когда это произошло на самом деле, мне было трудно принять решение. Две группы людей были заинтересованы и ожидали от меня откровенного и ясного ответа… дать который я был не в состоянии, даже используя привычные инструменты принятия решений.

Как бы там ни было, я доверял своим методам, поэтому попросил отсрочку и напечатал таблицу, которая не покидала мой карман в течение следующих пяти дней…

Но на шестой день я не смог принять решение и попросил дать мне еще 24 часа. Когда они истекли, ситуация не разрешилась… Тогда я посоветовался с людьми, не уполномоченными принимать решения, но, по крайней мере, собиравшимися помочь мне сделать это. Так я выбрал первый вариант… всего через несколько часов! Но после того как позвонил людям из второго варианта, у меня возникли большие сомнения, и я попросил совета у других людей, также слишком неопытных, чтобы выбрать за меня… В итоге я выбрал второй вариант и мне пришлось вновь обратиться к людям из первого варианта, чтобы сказать им о своем выборе!

Написав эти строки, я должен признать, как плохо себя знаю. Это ситуация показывает, что человек никогда не бывает непогрешимым, но важно то, как он справится со своими трудностями.

Я был прав, мое последнее решение было обоснованно, но впервые в жизни облегчение, обычно наступавшее после принятия трудного решения, приходило медленно. Невозможно было понять сигналы моего тела. Мне пришлось отменить рабочий день, чтобы буквально уложить себя в кровать, под одеяло, в три часа дня, наполовину одетым…

Вы не представляете, как болезненно для меня это признание слабости. Но я зашел так далеко, что мне пришлось придумывать, как выбраться по-новому. Я делюсь этим с вами, потому что теперь у меня есть методология принятия решения о бинарном выборе для любого случая.

Итак, давайте вернемся к одеялу, в которое я был укутан в середине дня. Селин приходит домой и не понимает, как я могу быть в таком состоянии. Не то чтобы ситуация не заслуживала такого внимания с моей стороны, но Селин тоже привыкла видеть, как я быстро принимаю решения о выборе, честно и без сожаления. Я принял решение после того, как изменил его тем утром, и не почувствовал себя лучше – наоборот… После ночи, когда сон, казалось, ушел в неоплачиваемый отпуск, я встал с новой мыслью: мне снова нужно время. Когда у компьютера возникает проблема, мы возвращаем его к последней резервной копии… Итак, я собирался сделать то же самое: вернуться к предыдущей точке равновесия, где все еще мог ходить и работать… незадолго до принятия решения, вызвавшего мой сбой. Я связался со всеми заинтересованными людьми, чтобы сообщить о моем обратном движении и необходимости получить дополнительное время…

Сразу же после того, как сказал себе, что все должны счесть меня невыносимым, я наконец начал дышать.

Прошла неделя… И ничего не изменилось. Я был в идеальном равновесии между двумя вариантами, и думаю, что мог бы сохранить этот момент навсегда.

Я снова взял свою таблицу. Люди из обоих вариантов приложили немало усилий для получения соответствующих льгот и предложили сделать еще больше, чтобы помочь мне с выбором. Но я отказался от всего. Идея заключалась в том, чтобы перестать увеличивать ставки в таблице преимуществ и недостатков, поскольку до сих пор это не помогало мне.

Поразмыслив, я пришел к выводу: плохого выбора не было. Мне потребовалось время, чтобы понять, осознать, проверить это. Поскольку «плохих выборов» не было, я наконец смог проанализировать, что со мной не так. И однажды ночью пришло осознание.

Сначала люди из обоих вариантов составляли единое целое, с которым я работал, а впоследствии разделились на два разных и конкурирующих проекта. Я проанализировал ситуацию, чтобы проще ее схематизировать, сделал ее почти геометрической. Вот что я понял.

Я был как ребенок, вставший перед выбором – жить с отцом или матерью после их разлуки. Я любил маму и папу одинаково и хотел быть с обоими. Мать предложила переехать в новый дом, потому что он более безопасен и в нем есть большая детская комната. А отец остался в доме, где ребенок вырос, и при его желании готов все в нем переделать. Даже если отец не всегда был на 100 % совершенен, он обращался с ребенком хорошо. В то же время эмоциональная связь с матерью была сильнее, но ее новый дом был знаком только по фотографии.

Это действительно такая простая, но точная метафора, позволившая мне увидеть ситуацию более ясно, понять, почему я застрял между этими двумя вариантами. Итак, я вернулся к основам: «Четыре соглашения тольтеков».

Эта книга на протяжении нескольких лет сопровождала меня четырьмя простыми понятиями, сформировавшими устав моей компании:

Следите за своими словами.

Ничего не принимайте на свой счет.

Не стройте домыслов.

Старайтесь все делать наилучшим образом.

Я собирался проанализировать два варианта в рамках соглашений тольтеков, то есть оценить две группы по первому, затем по второму в случае ничьей и т. д.

Кто в моей метафоре не соблюдал четыре соглашения тольтеков? Или кто соблюдал их меньше всего? Кто предпочел воздействовать на мои страхи, а не на мои надежды? И тогда ответ стал более чем ясен. Выбор оставался трудным, но у меня была точка различий в соответствии с моим настоящим «я».

Таким образом, именно с естественными тревогами за будущее – а не с агрессивными и непреодолимыми препятствиями – я выбрал вариант, в котором люди следили за своими словами и ничего не принимали на свой счет.

Чтобы удовлетворить ваше любопытство, скажу, что люди из другого варианта, очевидно, приняли мое решение как оскорбление и обвиняли меня в двойной игре. При том, что все это было не слишком приятным, я не испытывал ни сожаления, ни вины – признак того, что я наконец-то нашел баланс между своим рациональным анализом и чувствами.

Достижение такого баланса после принятия решения имеет важное значение: если позже я пойму, что сделал не лучший выбор, то не почувствую раскаяния, потому что знаю причину этого выбора.

Проживание всего этого заставило меня понять две вещи:

мы никогда не застрахованы от того, чтобы попасть в тупик перед решением;

не существует выбора, не имеющего метода для его анализа.

! Если вы столкнулись с чрезвычайно сложным выбором, для которого недостаточно таблицы фактов, запомните эти шаги.

Почувствовав себя нехорошо эмоционально и физически в процессе принятия решений, сделайте шаг назад к предыдущей точке равновесия, управляемой вами.

Визуализируйте, есть ли на данном этапе риск принятия плохого решения или оба остаются хорошими.

Схематизируйте проблему, чтобы понять, откуда возникли трудности, проведите психоанализ вашей проблемы, преобразуйте ее в простую метафору и определите реальные причины, которые мешают вам сделать выбор.

Найдите дополнительную систему оценки, отвечающую вашим ценностям, чтобы получить новые критерии для анализа и склонить баланс в одну сторону.

Проверьте, уравнивает ли ваше решение рациональный анализ с эмоциональной составляющей.

Ваше время может быть бесконечным, только если вы позаботитесь об этом. Помните, что реальное время связано с энергией – вашей энергией. Забота о своем времени по определению также является заботой о себе. Вот некоторые основные принципы для уважения вашего времени.

Решительно разделите ваши разные времена

Посмотрите в мое окно… Я только что закончил работать и собираюсь идти домой. Убираю рабочее место, беру карточку и записываю мелочи, пришедшие мне в голову, на завтра. Быстро проверяю, прибрана ли посуда, есть ли запас кофе. Наливаю воду в чайник, чтобы начать свое утро с «Алекса, включи чайник». Затем я одеваюсь, включаю сигнализацию, командую: «Алекса, выключай свет», и закрываю дверь.

Сейчас семь часов вечера. Я иду домой и смогу приготовить ужин по рецепту, выбранному вчера.

Дома меня встречают мои любимцы: собака Ваниль и кот Тамало. Я нахожу Селин лежащей на диване и пишущей свой роман. Сейчас мы расскажем друг другу, как прошел день, о своих успехах, проблемах, идеях. Я люблю это время. Оно может длиться часами. Иногда мы пишем новое видео для ее канала на YouTube или просто шутим.