Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя Мейсел Ари

Вы держите в руках книгу «Меньше дел, больше жизни», а я ее автор – Ари Мейсел. Прежде чем начать, расскажу немного о себе и своей философии. Почти всю жизнь я занимаюсь предпринимательством. В двенадцать лет я основал первую компанию, которая специализировалась на разработке сайтов. Поступив в колледж, я уже управлял несколькими компаниями. После учебы работал в строительстве, за три года застроив лофтами[1] район Бингемтона[2]. Затем вернулся в Нью-Йорк и занялся экологически чистыми стройматериалами. Я написал на эту тему книгу, изобрел два вида «зеленых» материалов для строительства и потратил последние восемь лет на строительный бизнес и консалтинг.

В 2006 году мне диагностировали болезнь Крона – мучительное и неизлечимое воспаление кишечного тракта. У меня был тяжелый случай: я то и дело попадал на больничную койку, принимал по шестнадцать таблеток в день и чуть не умер. Пережив в больнице обострение болезни, я решил сделать все, что в моих силах, чтобы укрепить организм. Правильное питание, природные иммуномодуляторы, регулярные занятия йогой, триатлоном и силовые тренировки позволили побороть недуг и отказаться от лекарств. У меня исчезли все следы «неизлечимой» болезни, и на соревнованиях по триатлону Ironman[3] во Франции в июне 2011 года я показал отличный результат.

С тех пор я рассказываю о своей борьбе с, казалось бы, непобедимым противником. Я понял, что в развитии моей болезни во многом повинен стресс и только правильным питанием и физическими упражнениями проблемы не решить. Стресс становится причиной многих аутоиммунных заболеваний и в целом отравляет жизнь, так что с этим вопросом необходимо было разобраться.

Долгое время я собирал информацию и наблюдал за собой, экспериментировал и анализировал, а затем стал проводить тренинги по повышению эффективности и достижению успеха. Делать по минимуму – мой подход к ежедневной нагрузке. Его суть выражается в оптимизации и автоматизации всех бытовых и профессиональных задач и использовании сторонних ресурсов для их решения. Буду рад поделиться с читателем своими знаниями.

Что значит делать по минимуму?

Делать по минимуму – это беречь время и, что еще важнее, психическое здоровье и заниматься тем, чем хочется. Не упускайте из виду ни одно мгновение, ведь все идет вам в копилку. Следуя принципу делать по минимуму, вы сможете освободить время и сэкономить энергию для тех вещей, которые вам больше всего по душе.

В основе моего подхода лежат три правила:

• оптимизация;

• автоматизация;

• аутсорсинг[4], или использование внешних ресурсов.

Именно они помогают сохранить здоровье, действовать эффективно, справляться с трудностями и достигать целей.

Приступая к какой-либо задаче, первым делом оптимизируйте ее: упростите и разделите на минимальные составляющие. Сузив задачу до ее сути, выделите вопросы, решение которых можно делегировать. Затем автоматизируйте всё что возможно с помощью программного обеспечения. Наконец, используйте внешние ресурсы и доверьтесь специалистам, но сразу оговоримся, что при всей пользе аутсорсинга прибегать к нему следует на финальном этапе. Согласитесь, нет смысла перепоручать выполнение бесполезной задачи, гораздо эффективнее сначала оптимизировать и автоматизировать процесс.

В систему делать по минимуму входят девять фундаментальных принципов:

• правило 80/20;

• внешняя память;

• индивидуальный подход;

• индивидуальная рабочая неделя;

• отказ от бытовых дел;

• финансы;

• организованность;

• группирование дел;

• здоровье.

Эта книга – своего рода путешествие к более легкой повседневной жизни. В завершение нашего пути поделюсь с вами ссылками на сайты различных полезных приложений, о которых пойдет речь ниже. Благодарю за то, что стали моими попутчиками. Поехали!

О правиле 80/20, или принципе Парето, вы могли прочитать в книге Тимоти Феррисса[5] The 4-Hour Work Week («Четырехчасовая рабочая неделя»). Итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал это правило в начале XX века, когда понял, что 20 % растущего в его огороде гороха дает 80 % урожая. Этот принцип применим ко многим сферам жизни[6]:

• 80 % последствий обусловлены 20 % причин;

• 80 % результатов достигаются за счет 20 % усилий и времени;

• 80 % прибыли компания получает от 20 % продуктов и клиентов;

• 80 % доходов на рынке акций приходится на 20 % инвесторов.

Формула актуальна и в отношении повседневной жизни. Выполняемая вами работа – это ресурс, и, вероятно, вы тратите 80 % времени на 20 % клиентов или проектов. Если хотите быть успешным, не работая с утра до ночи, надо научиться делать это с умом и сосредоточиться на том, что дает максимальную отдачу.

Как же определить, на чем именно сфокусировать внимание? Как узнать, какие сферы жизни наиболее продуктивны? И здесь на помощь приходит анализ. Если не анализировать и не оценивать свои действия, то невозможно их усовершенствовать. Отследить можно любую сферу жизни: здоровье, время, потраченное на электронную почту и социальные сети, путешествия и многое другое. Анализу поддаются все элементы наших повседневных задач.

Это важно, ведь нам приходится столько всего делать, что легко потерять контроль над своим временем. К вечеру многие даже не могут вспомнить, что они ели на завтрак, не говоря уже о том, чтобы назвать наиболее значимые результаты прошедшего дня или новые приоритеты.

Анализ ради пользы

Существует много инструментов, позволяющих контролировать разные аспекты жизни. Прежде всего необходимо определить для себя ключевую область и параметры ее оценки. Например, если вы хотите укрепить здоровье, можно читать тематические журналы, ежедневно взвешиваться или пользоваться устройством Fitbit, которое измеряет пройденное за день расстояние, количество шагов, сгоревших калорий и продолжительность сна.

Эффективно следить за собой помогают следующие приложения.

RescueTime отслеживает время, проведенное за компьютером. С его помощью можно узнать, какие сайты вы посещаете, какими программами пользуетесь и сколько времени на это тратите. Приложение позволяет целенаправленно блокировать бесполезные сайты.

iDoneThis каждый вечер присылает письмо с вопросом, что вы сделали за день. В ответ вы даете краткий отчет о своих делах. Даже если вы больше никогда не заглянете в это письмо, вы получаете четкое представление о своей продуктивности, просто зафиксировав сделанное за день. Вы «выгружаете» информацию из своей головы и прекращаете о ней думать. Кроме того, вы можете делиться такими отчетами с друзьями или коллегами. iDoneThis позволяет информировать друг друга о достигнутых результатах, выражать мнения и давать оценки. Периодически приложение рассылает напоминания о том, что вы делали в тот или иной день. Порой это приводит в восторг: может прийти сообщение о проекте, который вы начали три месяца назад и как раз только-только завершили.

При помощи InsideTracker можно измерять биомаркеры крови. Такой контроль отличается от сдачи анализов, ведь вы можете проверить себя в любое время. К тому же в поликлинике могут и не рассматривать некоторые маркеры, доступные в InsideTracker (например, C-реактивный белок, указывающий на воспалительные процессы). За состоянием организма помогает следить контроль уровня витамина D, холестерина и даже тестостерона.

Контролируйте и анализируйте всё что возможно. Всегда есть способ совершенствовать и улучшать тот или иной аспект.

Оптимизация процессов

Поняв, как вы используете время, вы сможете улучшить различные процессы в вашей жизни. Пример оптимального процесса – инструкция по сборке продукции IKEA. Чтобы помочь покупателю, в IKEA для каждого товара создают несколько поэтапных инструкций, которые не нуждаются в пояснительном тексте, требуют минимального набора действий и в большинстве своем работают безотказно. В повседневной жизни нужно руководствоваться тем же принципом – разбить каждый процесс на несколько мелких, понятных и легковыполнимых шагов, которые можно довести до автоматизма или полностью переложить на других. У всех нас есть повседневные дела: проверка электронной почты, написание отчетов, проведение исследований, генерация контента, чтение материалов, приготовление обедов и многое-многое другое. Что-то мы делаем ежедневно, что-то каждую неделю, а что-то время от времени.

Большая часть такой деятельности относится к рутине. Мы расправляемся с ней, даже не задумываясь. В этом есть свои плюсы. Но если вы можете автоматически выполнять те или иные функции, то и другой тоже может. Легко попасть в ловушку, считая себя единственным, кто способен заставить мир вертеться. Подумайте о том, что вы делаете регулярно. А теперь опишите каждый свой шаг. Очень подробно, как будто составляете справочник о себе для незнакомого с вами человека, которому предстоит выполнить самостоятельно вашу работу. Это упражнение может и должно быть применено к большинству дел.

Мои клиенты, выполняя это задание, перечисляли как невероятно сложные, так и незатейливые задачи. Результат был одинаковым: на выходе получался идеальный справочник о себе. Один клиент поначалу описал процесс на десяти страницах. К концу нашей работы этот процесс состоял из одиннадцати простых шагов.

Мой собственный пример оптимизации процесса – предоставление скидки на одно из моих занятий по программе Skillshare. Если кто-то не может прийти на уже оплаченное занятие, мой помощник создает для него код на скидку, и тогда другое занятие будет бесплатным. Алгоритм выглядит так.

1. Зайдите на www.skillshare.com.

2. Введите логин и пароль.

3. Откройте вкладку Dashboard (Личный кабинет) вверху страницы.

4. Слева вы увидите рубрику Upcoming Classes (Предстоящие занятия). Наведите курсор на конкретное занятие и нажмите на оранжевую кнопку Manage (Выполнить).

5. Слева расположены коды скидок. Выберите Create new code (Создать новый код), перед вами появится маленькое окошко.

6. Придумайте любое название кода (например, если бы я хотел записаться на 15 августа, я бы назвал это авг15).

7. Впишите соответствующую скидку и нужное количество кодов, нажмите Create (Создать).

8. Скопируйте адрес страницы, на которой находитесь, потому что его нужно выслать вместе с кодом по электронной почте для оформления заявки.

9. Отправьте администратору код по электронной почте.

В первоначальном варианте я пропустил третий пункт, а вся последовательность действий включала шестнадцать шагов вместо девяти. Посмотрев внимательно на это, я сразу же определил, что надо убрать.

Потом отправил составленную инструкцию своему помощнику из службы Fancy Hands, и он написал, что невозможно найти ссылку «Предстоящие занятия». Так я понял, что сначала нужно было включить пункт о личном кабинете. Я повторно отправил документ уже другому ассистенту. На этот раз мне указали на перегруженность описания последних шагов, и тогда я отточил формулировки до девяти пунктов. Я мог бы добавить, что код скидки применим ко всем возможным датам занятий, чтобы избежать вопроса, когда вы хотите воспользоваться скидкой.

Дополнительное действие нужно для нечасто повторяющихся ситуаций. Прописать его один раз – и исчезнет необходимость тратить на это время. Смысл в том, чтобы свести задачу к предельно эффективному и безошибочному процессу, который по силам абсолютно любому.

Целесообразно выстраивать схему если – то. Вам не стоит расходовать силы на отрезке между возникновением задачи и ее успешным решением. Вы можете посвятить это время другим вопросам. Полностью описав процесс, делегируйте выполнение задачи, освободив от нее свое сознание.

Это первый шаг на пути к тому, чтобы сделать жизнь проще и повысить вашу эффективность.

Обязательное vs факультативное

Хотя я стараюсь отсекать лишнее и концентрироваться на самых существенных моментах, это не означает, что я противник спонтанности. По сути, принцип оптимизации, автоматизации и аутсорсинга направлен на то, чтобы высвободить время для более интересных и приятных занятий. Если принципы экономии усилий помогут вам сберечь полчаса, которые вам захочется потратить на соцсети, то ради бога. Не стоить испытывать чувство вины за то, что вы занимаетесь приятным делом, тогда как «необходимо» заниматься чем-то другим.

Для достижения цели следует разграничить обязательные и факультативные дела. В качестве примера рассмотрим мою личную ситуацию: чтение блогов. Ежедневно я просматриваю полторы сотни блогов и свыше тысячи новых постов. Почему? Потому что мне нравится быть в курсе последних тенденций, новейших гаджетов и самых свежих психологических исследований на тему продуктивности. Встречаясь со своими клиентами и получая от них вопросы о программах и приложениях, я точно знаю, что ответы можно найти в блогах. Как мне каждый день удается справляться с таким объемом информации? Разграничивая ее на первоочередную и факультативную, которую можно просмотреть, например, параллельно с телефонными звонками. Впрочем, благодаря минимизации усилий у меня всегда есть время на факультативную, или необязательную, информацию.

Вот как этот подход работает в моем случае. Каждое утро я открываю RSS-ридер[7]. Мне нравится это приложение, которое синхронизирует поток информации с моим iPad. Если я вижу двести новых тем, то наверняка двадцать из них заслуживают внимания. Я читаю их, размещаю в своем блоге и твиттере и еще пересылаю тем, кому они могут быть интересны. Это я успеваю сделать за пятнадцать минут, пока выгуливаю собаку.

Позже днем я знакомлюсь с остальной информацией. Если по каким-то причинам у меня нет на нее времени, я точно знаю, что ничего не теряю, и я соханяю душевное спокойствие. Поступающую информацию очень легко рассортировать по папкам. Просто надо выбрать Feed Settings (Настройки) и поставить галочку рядом с созданной папкой. Большинство RSS-ридеров схожи по своим функциям.

Мне удобно переносить эти принципы и на другие сферы, например на электронную переписку, бытовые вопросы (хотя ими и не стоило бы заниматься) и даже диету. Не усложняйте жизнь многочисленными системами файлов, продираться через которые само по себе испытание. Двух папок, с обязательным материалом и факультативным, вполне достаточно. Анализируя информацию, оптимизируя процессы и концентрируясь на главном, вы начнете жить максимально продуктивной жизнью.

Действуя в таком ключе, можно сократить количество энергии, затрачиваемой на работу. В конечном счете на нее следует направлять лишь 20 % сил (именно сил, а не времени). Остальные 80 % стоит использовать для отдыха и саморазвития. Это может показаться нелогичным, но, инвестируя силы именно в такой пропорции, вы получите преимущества, которые позволят вам стать эффективнее и работать с большей отдачей. Это самовоспроизводящийся цикл.

Один из действенных способов минимизировать усилия – опираться на систему, которая может найти любую информацию в любое время. Нужен постоянный, универсальный и мгновенный доступ ко всему, что есть в вашем «багаже». При этом полагаться исключительно на память не стоит. Пытаясь запомнить всё, мы напрягаемся и не можем думать над текущей задачей. Что еще хуже – память нередко нас подводит. Часто бывает так: сколь сильно я бы ни пытался вспомнить нужную информацию, но сделать этого не могу.

Во всем рассчитывать на свою память – значит рисковать и подвергать себя стрессу. Сколько раз вы проговаривали про себя телефонный номер или какой-то факт, чтобы заучить его, но все равно забывали, когда он оказывался нужен? Можно создать своего рода внешнюю память, которая будет надежно хранить всю информацию, предоставляя ее по первой необходимости и освобождая сознание для более интересной работы.

Мысль о внешней памяти зародилась исходя из наблюдений. В старших классах у меня каждую неделю появлялась новая бизнес-идея. Многие оставляли желать лучшего, но я записывал их в блокнот. В то время у меня набралось бы море идей, и, я уверен, среди них было несколько ценных находок. В колледже идеи появлялись не так часто – может быть, раз в месяц, – а по окончании учебы они сошли на нет. Я решил, что слишком стар для новых идей и после двадцати воображение просто иссякло. Но в то время я работал в строительстве по восемнадцать-двадцать часов в сутки, и у меня совсем не оставалось времени на отдых и восстановление сил. Идеи тогда и не могли появляться – на них просто не оставалось психических ресурсов.

Открыв для себя принципы экономии усилий, я ощутил пробуждение сознания. Я стал быстрее находить решения, справляться с задачами и снова выдавать горы идей. Оберегая свою голову как драгоценный ресурс, вы тем самым создаете основу для творческого мышления. Внешняя память служит большим подспорьем.

Ваша внешняя память

Основу внешней памяти составляют записи. Если у вас появилась мысль, запишите ее. Поток мыслей подобен движению транспорта на автомагистрали, и, чтобы хорошие идеи выходили наружу, необходимо много таких идей.

Возможно, вы видели серию «Симпсонов»[8], где у мистера Бёрнса находят множество болезней, но микробы блокируют друг друга, не позволяя никому убить его. Для наглядности врач показывает мистеру Бёрнсу дверной проем, который забит шариками, символизирующими разные заболевания. Ни одна из этих болезней не может выбраться из комнаты, потому что из-за скученности они не способны пошевелиться. Мысли существуют в таких же условиях. Необходимо выстроить их, чтобы дать возможность выбраться из вашей головы. Отпуская их на свободу, вы получите еще больше идей, а число хороших решений будет только расти.

Не все идеи одинаково удачны – восемь из десяти ни на что не годятся. Однако даже слабые идеи могут оказаться весьма полезны и подсказать отличный выбор или решение. Не полагайтесь только на память, пытаясь удержать в голове свои мысли и идеи. Именно так они и теряются.

Настройка внешней памяти

Есть немало инструментов, с помощью которых можно систематизировать информацию. Рассмотрим в качестве примера некоторые из них.

Мое любимое приложение – Evernote. Оно позволяет хранить заметки в любом формате: в виде текста, телефонных звонков, картинок, отсканированных документов, интернет-страниц – всего что угодно. Можно добавлять теги и группировать информацию по блокнотам внутри Evernote или просто искать по словам. Я этим пользуюсь постоянно, а в конце недели рассылаю сводку самого интересного.

Evernote – бесплатный сервис без ограничений объема. Он синхронизируется с интернетом, работает на iPhone[9], Android и стационарном компьютере. Это приложение может стать ядром вашей внешней памяти. Если нужно что-то запомнить, запишите в Evernote.

Еще удобнее Evernote становится благодаря приложению Web Clipper, которое совместимо с Gmail, Chrome и Firefox. Если вы просматриваете сайт, статью, видео на YouTube и хотите сохранить это, просто кликните Web Clipper, и он занесет всё в Evernote. Web Clipper великолепен: сделав заметку, он связывает с ней родственный материал, который уже хранится в системе Evernote. Если вы пользуетесь Google, то приложение вынесет сведения из вашего Evernote в первые строчки с результатами поиска. Здесь его пользу невозможно переоценить. У меня сейчас порядка 1800 заметок в Evernote. Большинство из них, наверное, никогда мне не пригодятся, но все эти заметки собраны, и в любой момент я могу ими воспользоваться. Это резервная копия моей памяти.

Вот, к примеру, я пишу некое исследование для блога. Открываю Google, начинаю поиск по теме, и тут приходит сообщение, что у меня три записи в Evernote. Внезапно в моей статье появляется информация, которую я сохранил год назад, что-то несколько месяцев назад, а что-то на прошлой неделе. Все материалы, которые до этого момента казались неважными, вдруг стали нужны и уже ждут меня. Это не стандартный поиск в Google, ведь данную информацию я уже отмечал и находил ранее интересной, а теперь могу заполучить в два счета.

Указанный ресурс невероятно облегчает жизнь: готовая информация дожидается своего часа, и нет необходимости снова искать ее или напрягать память. Это все равно что иметь портативный диск для сознания.

Evernote работает почти так же, как наш мозг. Сервис Pinterest[10] уже сравнивали с устройством женского мозга[11] (порядка 70 % его пользователей именно женщины[12]). Evernote тоже представляет собой модель того, как наше сознание структурирует информацию. Единственная известная мне близкая к Evernote мнемотехника – это метод loci[13]. Он используется участниками чемпионата мира по запоминанию, когда необходимо запомнить порядок карт в колоде. Удивительно, но с этой задачей справляется не один человек!

Метод loci заключается в том, чтобы представлять информацию, которую нужно запомнить, в каком-то физическом пространстве. Например, вы задаете мне вопрос, и если я хочу его запомнить, то мысленно помещаю его в рояль, находящийся со мной в одной комнате. Потом через полгода мне надо в своем воображении вернуться к роялю и найти там нужную информацию.

Метод этот непростой и используется нечасто (как правило, людьми из юридической сферы или при частных расследованиях). Он, конечно же, дает результаты, но это не лучший способ задействовать свои интеллектуальные ресурсы. Стоит все же полагаться на Evernote.

А что если интересные мысли приходят в голову в тот момент, когда вы принимаете ванну? Исследования показывают[14], что больше всего к творчеству располагают уютные и теплые пространства. Вот почему у многих идеи возникают в душе, например, и мы стараемся их запомнить путем многократного повторения. Увы, как только мы выходим из ванной комнаты, мысль теряется. В этой ситуации на помощь приходит водонепроницаемый блокнот AquaNotes, разработанный специально для ведения записей во время водных процедур.

Сервис FollowUp.cc при помощи рассылки автоматически напоминает о необходимости отвечать на электронные сообщения. Вот как он работает: я отправляю некое письмо. Допустим, я хочу узнать, что с ним происходит, дня через три. Для этого я просто ставлю в скрытую копию адрес [email protected]. Если человек не отвечает в течение трех дней, FollowUp.cc присылает мне напоминание с копией оригинального письма и опцией повтора. Можно настроить любой интервал: три дня, месяц, 18 августа в 21:00, по пятницам. Напоминание приходит только вам, если вы поставили адрес FollowUp.cc в скрытую копию. В противном случае (письмо с обычной копией) напоминание приходит и вашему адресату. В большинстве ситуаций это нежелательно, но иногда может оказаться полезным.

Например, в здании, где я веду семинары, должно быть доступно оптико-волоконное интернет-соединение. Три года компания-провайдер сообщала на своем сайте о предоставлении данной услуги, но на самом деле этого не было. Я отправил провайдеру вопрос по электронной почте, когда появится соединение, и настроил режим ежедневных напоминаний в FollowUp.cc. Я специально не стал пользоваться скрытой копией, чтобы компания получала напоминания до тех пор, пока не ответит мне. Наконец через шестьдесят четыре дня они написали: «Пожалуйста, прекратите раздражать нас электронными напоминаниями. Нам неизвестно, когда эта услуга будет доступна в вашем здании». Я написал им в ответ: «Почему же вы не сообщили об этом шестьдесят три дня назад?» Сервис FollowUp.cc помогает сохранить силы и время. Только представьте, сколько энергии я бы потратил, если бы полагался только на свою голову!

Порядка 80 % писем я отсылаю с копией FollowUp.cc, и через пять секунд после отправки сообщения оно уже не занимает мое внимание. Мне не надо о нем думать, поскольку я знаю, что о нем позаботятся. А ценные интеллектуальные ресурсы можно направить на более полезные занятия.

Этот сервис работает и в других ситуациях. Например, вы говорите кому-то на вечеринке: «Давай пересечемся на следующей неделе!» Кто-то отправляется в отпуск: «Загляни ко мне 26 августа, я уже буду в офисе». Нет проблем – просто отправляем электронное письмо со скрытой копией FollowUp.cc. Сервис также создает календарь, так что вы можете отслеживать все отправленные сообщения по датам, которые будут обработаны в нужный момент. Есть даже опция сигнала-напоминания; при необходимости его легко настроить на другой день.

Замечательный сервис, которым я пользуюсь для автоматизации задач, называется IFTTT[15]. Он связывает два любых сайта, например YouTube, Twitter, Evernote, Google Calendar, Delicious – все виды различных сервисов. Работает он по принципу «если происходит это, надо сделать вот то». Если, допустим, завтра пойдет дождь, пришлите мне текстовое сообщение. Если я регистрируюсь в сети Foursquare, следует внести запись в календарь Google.

Я настроил данную службу так, что если пометить тот или иной пункт звездочкой, то он появляется в микроблоге, сохраняется в Evernote, идет на Delicious, Zutual и Storify для расширения моего присутствия на этих сайтах. Достаточно одного шага, о котором я больше не думаю.

Для CRM[16] существует сервис Contactually[17]. Просматривая ваши электронные письма, он отслеживает, кто вам пишет, кому вы отвечаете, кто отвечает вам. На основе этой информации он ежедневно создает список из пяти адресов, которые предлагается добавить в контакты. Механизм отличный. Из пяти адресов я всегда выбираю три для дальнейшей работы со словами: «Точно, надо связаться с этим человеком». Довольно забавно.

Для рассылки напоминаний существует сервис Re: snooze, который направляет вам одно и то же сообщение с определенными интервалами, например каждые две недели или каждый месяц. Раньше я отмечал в своем календаре, что нужно дать собаке таблетки от гельминтов в 21:00 в первый день месяца. Но обычно в это время был чем-то занят и забывал. Теперь мне приходит напоминание, и я должен выполнить задачу.

Еще один сервис HassleMe посылает напоминания по примерному графику, а не по точным датам. Например вам нужно звонить матери каждые пять дней. Вы делаете запись в HassleMe, и он напомнит вам о задаче через три дня или через семь – в рамках обозначенного вами временного интервала. Такой примерный график подчас оказывается более удобным. Например, вы периодически дарите цветы своей девушке, и вам это в радость. Но если настроить напоминания, скажем, на каждый четверг, то это станет похоже на обязательную процедуру, исчезнет элемент неожиданности и искренности. Не привязанное к определенным дням действие будет восприниматься более естественно.

Чистим почту

Переполненные папки с входящими письмами могут стать причиной невыполнения задач, отчаяния и суматохи. Сортируя сообщения и поддерживая порядок в почтовом ящике, вы экономите энергию.

Заведите всего лишь две папки – для первоочередной и факультативной корреспонденции. Львиная доля писем не имеет особого значения, так что их можно отсеивать, установив соответствующий фильтр. Таким образом вы избавитесь от массы лишней корреспонденции. Установить фильтр довольно просто. Найдите любое сообщение с пометкой «Отказаться от рассылки», без маркеров FW или RE, и поместите его в папку «Факультативные».

Сообщение с предложением отписаться от него вряд ли представляет интерес. Не исключено, что подобные письма содержат какую-то полезную информацию, но они не требуют сиюминутного внимания. Теперь во входящих остались письма с уже решенными вопросами и с теми, что требуют решений.

Если вопрос уже решен, удалите сообщение.

Если вопрос можно решить сейчас, займитесь им.

Если сейчас вы не можете заняться вопросом, отложите его.

Для отложенных задач можно воспользоваться сервисом FollowUp.cc и установить режим напоминания. Например, я предполагаю, что решить ту или иную задачу лучше всего в пятницу в десять утра. Но в указанный момент у меня появляются другие дела. Когда приходит напоминание, я передвигаю задачу на час, сутки, неделю или на любой срок, когда я смогу заняться данным вопросом.

Итак, первый шаг сводится к уже известному нам разграничению обязательного и факультативного. Следующий шаг – это развитие навыка сортировки корреспонденции. Со временем вы научитесь лучше и быстрее «обрабатывать» почту. Если вы пользователь Gmail, попробуйте попрактиковаться с помощью приложения The Email Game[18] – вы наверняка получите ощутимый результат.

Избавляемся от списков дел

Списки текущих дел убивают вас! Я категорически против всевозможных перечней того, что нужно сделать, будь то заметки, планировщики заданий Wunderkit, Google Tasks или самое страшное – магнитная доска. Вся беда в том, что в массе своей люди включают в списки дел такие пункты, которые вообще невозможно выполнить.

Вы постоянно заняты. Вполне возможно, что в вашем списке дел десятки пунктов. В том-то и проблем, ведь большинство таких задач требует усили другого человека еще до того, как вы сможете ими заняться. Есть те, что представляют собой долгосрочные проекты, с которыми в данный момент вы ничего не можете сделать.

Самый странный пункт, то и дело попадающийся мне на глаза в том или ином списке, звучит так: «Написать книгу». Это слишком масштабно, чтобы быть задачей или даже целью. Издать книгу – это цель, но написать книгу? Написать сотню слов – вот пример конкретной и осуществимой задачи, которую можно выполнить за пятнадцать-двадцать минут.

Списки дел неприятны потому, что, когда вы смотрите на сорок задач и некоторые из них не в силах выполнить, вы всего лишь осознаёте, что именно не сделано. Так рождается когнитивный диссонанс: подсознательно нам не по себе, и мы не можем двигаться вперед. Как следствие, возникает психологический Зейгарник-эффект[19], при котором внутренний голос заставляет нас заниматься незавершенными делами[20]. Закономерно, что люди стремятся выполнять свои задачи. Но крайняя форма такого стремления может привести к обсессивно-компульсивному расстройству[21].

Мы огорчаемся, если не доводим до конца какое-то дело. Если вспомнить об эволюции, то такое поведение объяснимо: перед пещерным человеком ежедневно стояло две задачи – питаться и выживать. Однако теперь-то мы располагаем телефонами, компьютерами, отчетами и многим другим. Очень тяжело держать все эти вещи в голове одновременно, поэтому необходимо освобождать от них сознание.

Не надо зацикливаться на списках текущих дел и приоритетов. Вам нужно лишь правильно распределить время. У каждого задания есть свой срок: когда начать, когда проконтролировать, когда завершить. Главное – заняться делами именно тогда, когда вы располагаете возможностями, и, поставив точку, забыть о них навсегда.

Здесь нам снова поможет сервис FollowUp.cc, который привязан к электронной почте и способен заменить собой список дел. В этом случае разобрать папку входящих сообщений часто означает закончить сами дела. Вы наверняка сталкивались с тем, что всплывает напоминание календаря, а вы снова и снова пропускаете его, пока оно не исчезает. Но дело так и не сделано. С электронной почтой так не получится. Если задача указана в списке, значит, ее надо либо выполнить, либо отложить, либо удалить. Точка.

Для устранения списка дел взгляните на него и задайте себе вопрос: «В какой день и время я могу выполнить эту задачу?» Затем выберите один из четырех вариантов.

• Выполнить сейчас.

• Отложить до подходящего момента, воспользовавшись FollowUp.cc. Если задача регулярная, задействуйте Re: snooze для регулярных задач и HassleMe для дел без жестких сроков.

• Передать задачу своему помощнику.

• Отправить по почте или внести вручную в систему Evernote, если речь идет об идеях, заметках или исследованиях.

Для большинства пунктов в списке задач необходимо точно определить сроки. Надо не просто понять, заняты вы или нет – у всех абсолютно разные суточные ритмы. Есть жаворонки и совы, а также люди, работоспособные в любое время дня, поэтому для каждого из нас часы, когда лучше всего заниматься звонками или ходить на встречи, разные. Сейчас нам всем приходится трудиться по режиму, установленному другими, но для максимально продуктивной деятельности работайте по графику, который больше всего подходит именно вам.

Сортируя содержимое ящика и пользуясь FollowUp.cc для переноса сроков, вы поддержите порядок в почтовых папках, не отвлекаясь на списки дел. CRM, или систему взаимодействия с клиентами, тоже можно заменить, ведь теперь у вас есть ресурс для отслеживания планов и ответов клиентам.

Избавившись от списка дел, вы уже никогда не будете в нем нуждаться. Почтовый ящик станет де-факто емким планом действий. После оптимизации почты и настраивания ее на текущие задачи следующим вашим шагом к созданию внешней памяти станет внештатный ассистент.

Нанимаем ассистента