Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя Мейсел Ари

Существуют варианты кастомизации[27] практически всего, что можно вообразить. Продукты питания, одежда, транспорт или конструктор Lego могут быть разработаны и произведены специально для вас. Это не нарциссический взгляд: есть выгода от того, чтобы получать нужное и избегать ненужного. Нам повезло жить в мире, где доступны тысячи наименований продуктов. Однако, если товар создан для широкого потребителя, это вовсе не означает, что он подходит именно вам. Индивидуальный подход сводится к экономии времени, средств и поиску оптимального решения. Вот вам три примера из моей жизни.

Первый пример – это магазин Vitamins on Demand, который предлагает на заказ индивидуальные наборы витаминов в картонных упаковках на каждую неделю. Упаковки можно разделить и носить с собой витамины на один день, на несколько дней или на неделю. С ними удобно путешествовать, и вы можете принимать витамины, не отрываясь от дел. Забота о здоровье важна для экономии психофизических сил, а избавившись от бытовых забот, мы начинаем думать о более важных темах, в частности о здоровье организма.

Я принимаю шесть пищевых добавок ежедневно: масло криля[28], железо, комплекс витаминов группы B, пробиотики, имбирь и кошачий коготь (растение Центральной и Южной Америки, известное противовоспалительными свойствами). Как правило, я покупаю их в разных местах, и расфасованы они по-разному. Поэтому биодобавки заканчиваются у меня в разное время, и обычно я забываю своевременно пополнить запасы. Я направил Vitamins on Demand электронное письмо, объяснив, что именно мне нужно. Через несколько часов мне прислали счет (причем цена оказалась примерно вполовину меньше, чем я обычно платил) и информацию о составе набора биодобавок. Я оформил автоматическую доставку по графику, чтобы больше об этом не думать. Есть и своего рода бонус от Vitamins on Demand: если заказывать нестандартный набор, вам напечатают специальные этикетки.

Вторым примером индивидуального подхода для меня стало ателье Indochino. Они снимают мерки минут за десять, заносят данные в систему и предлагают вам на видео несколько десятков образцов костюмов разных стилей, начиная от смокингов и заканчивая костюмами-«тройками», по цене от 250 долларов. Когда мерки сняты, вам дается кредит на 75 долларов, чтобы портной начал дело. Вы можете выбрать тип карманов, цвет полоски и даже монограмму с вашим именем на подкладке пиджака. Если в новом сезоне вам захочется чего-то нового, просто выбирайте стиль, и каждый костюм будет неизменно сидеть как влитой.

И последний пример индивидуального подхода связан с компанией Ponoko. Она представляет собой некое креативное сообщество, которое предлагает услуги печати 3D и помогает довести идею до воплощения. Скажем, вы придумали классную чашку для кофе или умопомрачительный стул. Если у вас есть навыки дизайна, вы можете осуществить проект самостоятельно, но на это уйдет слишком много времени. Тут вам и пригодится Ponoko. Напишите запрос, и вам предложат услуги дизайнера. По завершении проекта у вас будет макет в лазерном исполнении или трехмерное изображение из металла, дерева или стекла. К услугам сайта выгодно обращаться для создания уникальных подарков, экономя тем самым время и силы. Сервисы Shapeways и Kraftwurx предоставляют похожие услуги.

С чего начать

Многие компании помогают создавать продукты по индивидуальному заказу. Иногда в интернете можно найти исполнителей, которые сделают именно то, что вам нужно. Иногда приходится обращаться к услугам узких специалистов.

Если вам нужно нечто менее осязаемое, например программное приложение или планирование поездки, можно обратиться в компанию Elance. На мой взгляд, это лучший вариант аутсорсинга (гораздо лучше, чем Guru или Odesk). Заявку на выполнение работы на Elance можно разместить бесплатно. Опубликовав запрос, вы получаете предложения со всего мира. Наличие системы депонирования позволяет проверять послужные списки исполнителей, прежде чем нанять кого-то. У Elance есть специалисты разных областей, начиная от разработки приложений и графического дизайна и заканчивая планированием путешествий, юридическими консультациями и частными расследованиями.

Еще один хороший вариант для аутсорсинга – сервис Fiverr[29], где поручение стоит пять долларов и может быть любым. Наиболее простым может заняться товарищ из Нью-Йорка, который за пять долларов позвонит по вашей просьбе нужному человеку и поздравит его с днем рождения, представившись Кристофером Уокеном[30] (такая работа приносит ему 1500 долларов в месяц). Или пожилой господин за пять долларов смонтирует видео о прыжке с парашютом, разместив в нем адрес вашего сайта.

Однако есть и более сложные вещи: например, в течение суток за пять долларов предлагается разместить ваше сообщение в твиттере для 240 тысяч читателей. Или занести ваш сайт в 1250 поисковых директорий. Или проанализировать ваш сайт и дать десять советов, как улучшить функцию поиска.

У всех услуг есть отзывы, и есть шанс найти нечто действительно ценное.

Несколько лет назад я обзавелся Mac mini и решил повесить дисплей на стену на специальных кронштейнах. Я не умею рисовать, но как-то изобразил то, что мне хотелось. Потом заплатил пять долларов кому-то в Fiverr, чтобы рисунок преобразовали в трехмерную модель. Затем отправил 3D-модель на сайт Shapeways. Они взяли деньги за материал, и за 43 доллара я получил 3D-копию своей 3D-модели. Через неделю по почте мне прислали кронштейны, и я смог повесить Mac mini на стену. Помимо прочего, если вы пользуетесь Shapeways, то получаете доступ к их платформе электронной торговли. Я продал шесть кронштейнов по 65 долларов за штуку. Итак, примерно за час, вложив 48 долларов, я смог создать уникальный продукт, который точно отвечал моим запросам, и заработать несколько сотен долларов, продав его другим.

Иногда процесс кастомизации может быть довольно хлопотным делом. Но если первая попытка сделать индивидуальный продукт оказалась неудачной, не стоит отчаиваться. Перефразируя Томаса Эдисона, можно сказать, что вы просто нашли способ, который не работает[31]. Попробуйте по-другому.

Если при использовании продукта или услуги вы задаетесь вопросом, возможно ли его усовершенствовать, то наверняка вы в силах это сделать с минимальными усилиями. Действуя подобным образом, вы двигаетесь по пути экономии времени и сил.

Многие знают книгу Тимоти Феррисса The 4-Hour Work Week («Четырехчасовая рабочая неделя»), о которой мы уже упоминали ранее. Заголовок несколько шутливый, но мысль отличная. Надо решить, сколько времени вы хотите тратить на рабочую неделю.

Что такое рабочая неделя?

Понятие индивидуальной рабочей недели связано со временем. Оно относится и к тем, у кого обычная пятидневка, и к людям с гибким графиком. Смысл в том, что всем подходит разное время для выполнения той или иной задачи. Определив свою рабочую неделю, постройте график так, чтобы задачи решались в оптимальные сроки. Моя рабочая неделя состоит из временных отрезков, когда клиенты, поставщики и прочие деловые агенты могут со мной связаться или получить какой-либо продукт. Ваша рабочая неделя, вероятно, сводится ко времени, когда вы выполняете свою работу, но не она определяет данное понятие.

Моя индивидуальная рабочая неделя начинается во вторник и заканчивается в четверг – сейчас это даже вторник и среда, с 10:00 до 16:00, и так я живу еще с колледжа.

На старших курсах у меня были лекции по вторникам и четвергам, то есть выходные состояли из четырех дней, а между рабочими был еще один выходной. Распределив занятия по этим двум дням, я достиг максимальной продуктивности. Поступив на работу, я поначалу трудился, как все, пять дней в неделю. Постепенно я сократил рабочее время, придя к нынешнему графику. Дело не в том, что я работаю два дня в неделю. Я работаю всё время и люблю работать. Иногда я тружусь семь дней в неделю, засиживаюсь допоздна – если интересно, время уже не имеет значения. Рабочая неделя выступает как расписание: если что-то происходит в пятницу, я не пропущу это, но я стараюсь сделать все возможное, чтобы 95 % задач, связанных с другими людьми, приходились на вторники и среды.

Сильно обобщая, можно сказать, что в огрехах зачастую виноваты другие, а не наша деятельность. Поставщик может задержаться или клиент промедлить с решением. Сузив окно, через которое клиенты могут с вами взаимодействовать, вы автоматически реорганизуете и их, и свою работу, тем самым повышая эффективность каждого. Я выбрал середину недели, потому что она лучше всего укладывается в мой график. Я люблю ездить на выходные в деревню и не хочу переживать из-за пробок вечером в пятницу и утром в понедельник. Также я пропускаю время, пока все раскачиваются в понедельник и готовятся к выходным по пятницам, считая минуты до конца дня. Вторники и среды наполнены суматохой, но такая нагрузка мобилизует и делает меня эффективнее. В конце дня я ощущаю чувство глубокого удовлетворения.

Помимо прочего, контроль над собственным графиком дает серьезный психологический эффект. Первое, что я постоянно слышу, – это жалобы на чрезмерную нагрузку в виде электронной переписки, всяческих заданий, встреч и работы в целом. Поставив под контроль рабочее время, вы сразу почувствуете изменение. Структура рабочей недели зависит от вашей сферы деятельности и отрасли. Главное – экспериментировать.

Как сократить рабочую неделю

Вам помогут два сервиса. Первый, ScheduleOnce, представляет собой приложение с бесплатным интерфейсом для планирования и страницами с помеченными мероприятиями, которые открыты для общего доступа.

Посетив мою страничку на ScheduleOnce, вы убедитесь, что я доступен всю неделю. Можно предложить мне встретиться и, если я соглашусь, внести встречу в наши календари. Без подобной системы для организации встречи в среднем потребовалось бы семь электронных писем. Мы же обходимся одной записью и экономим время.

Ссылка на мое расписание есть в моей подписи в электронной почте, и, если кому-то надо со мной встретиться, я могу предложить: «Вот расписание, выбирайте любое время». Однако, заходя на мою страничку, вы видите доступными только вторники и среды. И понимаете, что я очень занят по понедельникам, четвергам и пятницам.

Потенциальным клиентам нравится такой инструмент. Они сразу же назначают мне встречу. Я предоставляю им свободу выбора: они могут назвать любой день, и работа идет как по маслу. К тому же не надо волноваться из-за отказов или того, что заставляешь других соглашаться на неудобное для них время. Сам я понимаю, что по вторникам и средам у меня повышенная нагрузка, но, с другой стороны, если в эти дни все занято, то мой партнер может записаться на неделю позже, а не выяснять отношения, пытаясь вклиниться в ваше расписание на неделе.

Я никогда не скажу: «Я не смогу с вами встретиться на этой неделе», – клиенты сами видят, что я недоступен, и передвигают встречу на подходящее время.

Второй сервис называется RightInbox, и он связан с Gmail. Это приложение выполняет четыре функции: задерживает отправку сообщений; отслеживает, прочитано ли письмо; контролирует, открывали ли ссылку в письме; напоминает, что нужно ответить на то или иное сообщение. Данная функция дублирует FollowUp.cc, а все остальные – уникальны и полезны.

Например, когда в пятницу после обеда я получаю письмо, я могу сразу же с ним разобраться и выкинуть из головы. Но по пятницам мы всегда отправляем и получаем электронную почту за минуту до окончания рабочей недели, что портит выходные, поскольку мы никак не можем отреагировать раньше понедельника. Так что обычно я пишу такие письма по пятницам, но отправляю в понедельник утром. Таким образом, мне не нужно о них думать, а адресат получает их в понедельник на свежую голову. Я могу написать письмо и в среду, но не отправлять его до вторника, когда я возвращаюсь к работе в отличной форме и с готовностью вести переписку.

Здесь есть некая крайность, но и определенная свобода для маневра. Если можно ограничить общение с другими выбранными рабочими днями, то дайте знать окружающим, в какое время с вами лучше всего связаться. Разумеется, бывают случаи, когда кто-то может с вами встретиться только в определенный день. Нет ничего страшного в том, чтобы сделать исключение, ведь все-таки вы принимаете решение. Одна такая встреча вряд ли повредит вам.

Не забудьте, рабочая неделя – это не время, когда вы работаете, это время вашего взаимодействия с деловыми партнерами. Можно сузить ее до такой величины, которая подходит вам больше всего.

Минимизация усилий предполагает повышение эффективности, которая распространяется и на финансы. Недостаточно просто контролировать свои расходы. Станьте шеф-поваром финансовой кухни, отсекая весь лишний жир и оставляя только самые лакомые куски. Нужно четко представлять, где ваши деньги и куда они направляются. Для начала обзаведитесь электронными отчетами от банков, чтобы не иметь дела с бумагой и контролировать всё через интернет.

Где мои деньги и на что я их трачу?

Обычно у человека в банке имеется расчетный счет, депозит, дебетовая карта, кредитная карта и, может быть, пенсионный счет или инвестиционный портфель.

Если у вас есть своя компания (или даже несколько), то вы знаете, что счета множатся и быстро становятся неуправляемыми. И тут вам на помощь придет сервис Mint. Вы предоставляете данные по своим банковским операциям: по личным и бизнес-счетам, кредитным картам, автокредитам и портфелям акций. Mint информирует вас по электронной почте, если баланс счета уменьшился или если на счет пришла крупная сумма. Это очень удобно, если вы хотите знать о поступлении зарплаты на счет. Если же вам нужен инструмент исключительно для бизнеса, то лучше воспользоваться сервисом InDinero[32], который предлагает услуги квалифицированных бухгалтеров. Ежедневно ваша информация автоматически сводится воедино, транзакции сортируются по категориям, и вы получаете представление о состоянии своих финансов.

Когда вся информация сведена, система начинает ее анализировать, и вы узнаёте много нового. Mint рассчитывает бюджеты на основе прошлых расходов и предупреждает, когда вы превышаете тот или иной уровень. Так что, если вы увидите, что в этом месяце потратили слишком много на рестораны, наверное, пора начать готовить дома. На сайте также отражаются кредитный и дебетовый счета с прогнозом, сколько сбережений у вас будет в долгосрочной перспективе. На сайте Mint очень удобный личный кабинет: он помогает контролировать финансы. Легко потерять нить того, что мы делаем и как расходуем время и деньги. Сайты вроде Mint возвращают нас с небес на землю.

Если нужна более подробная аналитика, то вам поможет OneReceipt. Этот сервис автоматически собирает все квитанции из вашего электронного ящика. Сюда же можно добавить и бумажные платежки, отсканировав их и отправив по электронной почте. В конце каждого месяца вы получаете отчет о личных расходах с деталями, сколько вы потратили на Amazon, iTunes, на продукты, на бензин – то есть на всё, что вы покупали. (Плохо ли, что 28 % моих доходов потрачены на Amazon?) OneReceipt совместим с браузерами Firefox и Chrome, которые работают с American Express, Citibank, Bank of America и Mint. После транзакции вам приходит квитанция, так что вы точно знаете, за что заплатили в каждом случае. Это очень помогает, если за месяц у вас двадцать покупок на Amazon. Если вы возвращаете какой-то товар, то точно знаете, когда поступили деньги. Сервис Slice сканирует ваши электронные квитанции и формирует базу, отражающую все покупки, так что вы в курсе, когда приходит заказ и сколько денег вы потратили в том или ином месте.

Помимо контроля за онлайн-покупками вы можете следить за состоянием счета карты с помощью службы BillGuard. Данное приложение отслеживает все операции по карте и отмечает сделки, которые кажутся подозрительными, например двойные комиссии или зарубежные покупки. Ежемесячно вы получаете отчет с помеченными транзакциями. По каждой можно посмотреть более подробную информацию и, если потребуется, воспользоваться кнопкой для отмены сделки. Инструмент работает быстро и просто, избавляя вас от необходимости продираться сквозь нагромождение банковских транзакций. Мне он очень помогает, потому что у меня есть тяга покупать товар по рекламе, которую показывают ночью. Проблема с подобными счетами в том, что они приходят от компании FSR Industries Unlimited International и вы понятия не имеете, что это такое, особенно если их много. На сайте BillGuard вы просто нажимаете кнопку и получаете информацию.

Еще одно чудесное приложение, позволяющее забыть о проблемах, – FileThis. Оно каждый месяц автоматически получает счета от энергетических компаний, операторов связи, операторов кредитных карт и прочие квитанции. Затем вс платежи собираются в PDF-файл и отправляются в Evernote, где вся информация видна как на ладони!

Я управляю арендой недвижимости, поэтому у меня двенадцать банковских счетов. Искать что-то вручную не всегда удобно, и я пользуюсь функцией поиска Evernote, находя нужную квитанцию в считаные секунды. Кроме того, система заносит сообщения о балансе счета в собственный блокнот, который вы можете сделать открытым для помощника и бухгалтера автоматически, не предоставляя им доступа непосредственно к банковским счетам.

Немного экономии

Понимая, куда именно уходят деньги, вы можете оптимизировать расходы. Я большой поклонник сайта BillShrink[33]. Вы делитесь информацией о своих водительских привычках, счетах или частоте использования мобильного телефона (которую можно узнать на сайте оператора).

BillShrink на основе этих данных предлагает вам способы экономии денег. Сайт знакомит вас с альтернативными вариантами перечисленных услуг, обозначая сумму, которую вы сможете сэкономить в следующие два года. Примерно через десять минут взаимодействия с BillShrink я понял, что могу сэкономить почти 14 000 долларов в ближайшую пару лет.

Развитие навыков эффективности – это процесс непрерывной эволюции и адаптации, нет ничего сложного в том, чтобы контролировать кредитный или дебетовый счета. Подобный сервис помогает точно определить, где именно надлежит приложить усилие, чтобы сэкономить ощутимую сумму денег посредством смены провайдеров, например.

Только дебетовые карты

Упростить жизнь (особенно тем, кто часто путешествует) легко, отказавшись от кредитных карт и полностью перейдя на дебетовые. Сейчас дебетовые карты предлагают те же преимущества, что и кредитки: на них тоже распространяются программы лояльности и технологии защиты.

Пользование только дебетовой картой означает, что вам не нужно беспокоиться из-за процентов или просроченных комиссий и вообще насчет долгов. Все просто: если на счету нет денег, вы не сможете их потратить. Кредитные карты American Express не принимаются во многих частях мира, и, как правило, они не предназначены для небольших покупок, так что дебетовые карты в этом смысле гораздо удобнее.

Управляя финансами, необходимо анализировать расходы, чтобы определить оптимальный способ экономии. Начните с выстраивания системного подхода, упростите его и воспользуйтесь помощью указанных сайтов.

Несомненно, без организованности никакой эффективности быть не может. Организованность принимает различные формы, начиная от перечня дел, которые мы держим в памяти, и заканчивая электронными письмами и оформлением физического пространства, окружающего нас.

Все формы имеют значение в зависимости от текущих задач. Многим трудно стать или оставаться организованным, но есть способ добиться этого без особых усилий. Надо проявить лишь немного дисциплинированности: речь идет об определении границ.

Где границы?

И верхние, и нижние границы могут быть полезны сами по себе. Надо определять разумные пределы любой выполняемой вами задачи и строго их выдерживать. Для большей наглядности поясню данный подход на практике.

Бухгалтерам знаком метод FIFO[34]. Рассмотрим его на моем примере. У меня был целый склад электроники. Там была полка для проводов, полка для сетевых проводов, уголок с неработающими приборами типа рации и целая куча всяческого хлама. Я понятия не имел, где что лежит, и, когда мне нужен был сетевой кабель, приходилось все перерывать, чтобы его найти.

Продав львиную долю запасов на eBay и выбросив остальное, я оставил всего один ящик с электроникой, где хранится пара проводов, старая веб-камера и немного всякой-всячины. Ящик – это абсолютный, бесспорный «предел пространства» для хранения приборов. Он всегда набит, поэтому если надо в него что-то убрать, то приходится что-то из него выбросить. Это заставляет меня каждый раз решать, нужна мне та или иная новая вещь или же для меня большую ценность представляет то, что лежит на дне данного ящика и что не попадалось мне на глаза месяцами.

Как-то я купил беспроводной телефон для дома, а он шел в комплекте с новым телефонным проводом. Я изучил недра ящика, обнаружив там пару таких же проводов, так что еще один был мне однозначно не нужен. Гораздо приятнее иметь один компактный ящик в кладовке, чем загромождать пространство.

А как же все остальное?

Правильно! Будь то электронная почта, покупка продуктов, активность в социальных сетях или рабочая неделя, границы нужны везде. Нельзя допускать, чтобы входящие письма перевалили за полсотни, вам не нужно восемь коробок каши или какой-нибудь крупы (если только вы не мамочка с оравой детей), не надо сидеть в Facebook больше нескольких минут в час, а рабочая неделя никак не может быть больше семи дней. И даже у свободного времени должна быть нижняя граница.

О верхних пределах помнят все, но многие упускают из виду другую сторону медали: нижние границы нашей деятельности. Это относится и к путешествиям (я хочу путешествовать раз в месяц), физической активности (я буду пробегать более сорока километров за неделю), питанию (буду готовить дома три раза в неделю) и так далее. Границы применимы ко времени или объемам, в зависимости от ситуации.

Главное – разумно определить для себя пределы и придерживаться их. Лучше быть сдержанным в оценках и соблюдать границы, нежели постоянно их нарушать и огорчаться. Например, коробка из-под сигар для моей электроники была бы явно неадекватным решением.

Для иллюстрации: у меня количество писем в электронной почте ограничено десятком. Я никогда не превышу этот лимит, никогда. Непосредственно сейчас у меня в ящике шесть писем. Я могу поддерживать такой объем, потому что у меня настроены фильтры, у меня есть внештатный ассистент и настроен автоответчик. Я сократил количество писем до уровня, с которым могу справиться, мне не нужно больше десяти. Если бы я то и дело выходил за свой лимит, это означало бы необходимость лучше оптимизировать систему, или попросить ассистента проверять почту чаще, или изменить что-то еще. Как бы то ни было, все можно сделать.

Я перешел на Mac ОС потому, что мне давно хотелось поменять компьютер, который в конечном счете все равно сломался. Резервная копия была, но она давно не обновлялась, так что я потерял какую-то информацию. Я решил, что такое больше не повторится, и начал хранить все данные в «облаке». Три года назад это было не так легко, как сейчас. Храня информацию в «облаке», я работаю только с двумя программами: Dropbox и Chrome. И не буду устанавливать никакие другие. Это моя граница. Если мне нужно что-то дополнительно, я либо ищу способ выполнить задачу с помощью доступных в сети приложений, либо понимаю, что для решения вовсе не нужна именно такая программа.

Если бы мой компьютер сейчас сломался, я бы перешел на другой или воспользовался iPad, продолжив работу через три минуты. Я вообще решил перевести все свои дела на iPad, просто проверяя свои возможности. Существуя в новом формате примерно неделю, я понял, что четыре или пять задач я никак не могу делать с него и надо найти способы их выполнения. В одних случаях требовалось новое приложение, которое для iPad не выпускалось, в других надо было отправить инструкции помощнице, чтобы она выполнила задачу определенным образом и переслала мне результат (или же просто решила вопрос). Но я все-таки разобрался, как работать только с iPad.

Мы с женой поехали на неделю в Лос-Анджелес, и я не взял ни ноутбук, ни iPad, только iPhone. С его помощью я смог управиться со всеми бытовыми и профессиональныи делами: например, со строительными проектами на Лонг-Айленде и семинарами на тему минимизации усилий. За всю неделю случилось две заминки, но я разобрался с обеими. Честно говоря, я не собираюсь управлять бизнесом с iPhone, но приятно осознавать, что есть такая техническая возможность. Иными словами, iPad примерно в десять раз, а компьютер – примерно в сотню раз эффективнее за счет большого экрана и производительности.

Чтобы оптимизировать жизнь и стать организованней, всегда устанавливайте разумные границы своей деятельности. Если вы чувствуете, что можете нарушить их, это означает только одно – настало время что-то менять.

Группирование – обратная сторона индивидуальной рабочей недели: мы компонуем схожие задачи, чтобы повысить эффективность. Группирование означает своевременность выполнения действий. Не отвлекаясь и не снижая концентрации внимания, вы накапливаете похожие дела, а потом решаете их одним махом.

Например, некоторые в первые десять минут часа разбирают почту. Они копят сообщения в течение часа, после чего сортируют их все сразу. Так они избегают децентрализации внимания, не переключаясь с одной задачи на другую, когда те падают в почтовый ящик.

Еще один пример: мы с женой готовим по воскресеньям еду на всю неделю, проводя несколько приятных часов на кухне. Потом мы либо замораживаем приготовленное, либо убираем его в холодильник по порциям на неделю. Или вот еще в качестве примера: накопленной за неделю бумажной работе я посвящаю утро пятницы, а в течение недели счетами не занимаюсь.

Не делайте порознь бытовые покупки, которые нельзя поручить стороннему исполнителю. Продумайте, что еще вам надо приобрести, и найдите эффективный способ это сделать. Например, если нужно забежать в аптеку, постарайтесь найти время по возвращении домой с работы. Анализируя, какие именно задачи можно сгруппировать, не забывайте, что гораздо лучше вообще аннулировать их, если позволяют обстоятельства. Множество мелких дел предполагает обработку документов, поэтому я собрал некоторые инструменты, помогающие сократить поток бумаг.

Приложения для жизни без бумаг

LifeLock помогает предотвратить кражу личных данных, автоматически удаляя ваше имя из всех списков рассылки, в которых вы не хотите состоять. Услуга возобновляется ежемесячно для гарантии того, что вы удалены изо всех списков и не занесены в новые. За три месяца регистрации на LifeLock объем моих входящих писем сократился примерно на 70 %.

Некоммерческий сервис TrustedID сотрудничает с компаниями и проверяет рассылку каталогов правильным адресатам. Можно воспользоваться функцией поиска по огромной базе и удалить свое имя из любых списков.

Устройство Square Reader позволяет проводить платежи кредитной картой с iPhone по низкой ставке и без ежемесячных комиссий. Платежи одобряются мгновенно, а вы и продавец получаете копии чеков по электронной почте. Необязательно носить с собой кардридер, номер карты можно забить вручную, но тогда процент, правда, будет выше.

HelloFax предоставляет вам номер факса, а документы, отправленные на него, пересылает на ваш электронный адрес. Вы легко заполняете формы, подписываете документы и запрашиваете подписи у других людей, а потом отправляете документы по факсу. Я уже три года не держал в руках бумагу для факса.

С помощью SignNow вы без труда перешлете документ с любого устройства, включая iPhone. За считаные минуты вам придет электронное письмо, которое поможет зарегистрироваться, заполнить формы и переслать документ на подпись. Сервис похож на HelloFax, только не работает с факсами, зато он бесплатный и хорошо совместим с мобильными устройствами.

Doxie – это маленький портативный сканер, который оцифрует ваши документы и отправит их в «облако» Dropbox или Google Docs. Модель с Wi-Fi не требует для работы компьютера, так что можно сканировать откуда угодно, а потом синхронизировать электронные бумаги.

Если у вас еще есть необходимость в отправке обычных писем, то PostalMethods позволяет загрузить документ через свой интерфейс или по электронной почте. Компания распечатает его, положит в конверт, проштампует и отправит по почте. И не надо больше облизывать марки.

Для оставшейся корреспонденции подойдет виртуальный почтовый ящик: сервис Virtual Post Mail предоставит вам абонентский ящик и будет показывать все поступающие письма. Вы можете оставить этот ящик открытым, и тогда для вас будут сканировать содержимое, выбрасывать ненужное или пересылать корреспонденцию на любой адрес. Также можно настроить автоматическое действие на письма конкретных отправителей. Таким образом вы сможете проверить свою почту, загрузить и переслать изображения и PDF-файлы, загорая на пляже в Таиланде, или поручить помощнику сортировать все сообщения за вас. Virtual Post Mail предлагает опцию управления счетами. Это прекрасно, особенно если вы сдаете недвижимость в аренду или имеете дело со множеством чеков и квитанций. Можно отсылать их сразу же на адрес Virtual Post Mail, и сотрудники компании будут оплачивать их в банке: комиссия составляет доллар за каждый счет.

Приложение CardMunch позволяет фотографировать визитные карточки, затем распознаёт указанную на них информацию и автоматически добавляет ее в адресную книгу вашего смартфона. Сервисом владеет социальная сеть LinkedIn, так что новому человеку можно быстро отправить заявку на добавление в список контактов на сайте LinkedIn.

С помощью приложения CamScanner для объемных документов камера телефона превращается в сканер. Сделав снимок документа, система проводит масштабирование, увеличивая текст и изображения. Затем готовый PDF-файл можно отправить электронным письмом или разместить в «облаке».

ScanDigital прекрасно подходит для старых коробок с фотографиями, которые пылятся в подвале. Отправьте на сервер старые снимки, слайды и видеопленку. ScanDigital отсканирует и оцифрует все за вас. Теперь аналоговые фотографии будут в вашем телефоне, и вы сможете показывать их друзьям и близким. Для сканирования книг, в частности учебников и рукописей, можно воспользоваться услугами 1DollarScan (www.1dollarscan.com). Сканирование сотни страниц стоит доллар.

Сервис Shoeboxed подходит для аутсорсинга бумажных документов. Служба регистрирует все квитанции или любые другие документы. Она также предлагает проштампованные конверты с готовым адресом. Приложения для мобильных телефонов помогают на ходу разбираться с квитанциями и визитками.

Для работы с документами, возникающей время от времени, вам понадобится отдельный человек. Если же я пишу что-то от руки (что случается крайне редко благодаря Evernote), то для оцифровки этого я пользуюсь услугами TaskRabbit.

Список можно продолжать, и у всех он будет разным, так что подумайте, какие задачи вы выполняете регулярно. Если от них невозможно отказаться, посмотрите, как их сгруппировать для повышения эффективности.

Группирование с умом

Внимание! Хотя с помощью группирования можно сэкономить время, постарайтесь не заходить слишком далеко. Длительное ожидание чего-либо способно вас погубить. Необходимо придерживаться графика.

Например, я стараюсь стирать белье раз в семь дней, по воскресеньям – это оптимальный выбор. К концу недели моя корзина для белья уже почти доверху набита. За пару часов можно загрузить стиральную машину трижды и даже кое-что погладить. Между стирками я занимаюсь другими делами, например готовлю на неделю.

Иногда я пропускаю воскресную стирку, и на этот случай у меня припасено много свежего белья. Таким образом, в другое воскресенье мне приходится остаться дома и стирать, но это не страшно. Но если пропустить и второе воскресенье, то возникает ощущение конца света. Объем нестираного белья уже становится неуправляемым, и я часто стираю в полночь, поскольку не могу найти чистые носки на завтра.

Попробуйте думать обо всем с точки зрения возможности группирования дел. Когда вам приходится выполнять какую-то задачу, всегда спрашивайте себя: «Хочу ли я сделать это немедленно или же подождать, пока накопится еще пара похожих?» Мне кажется, что большинству людей по силам сэкономить пять-десять часов в неделю за счет этого.

Здоровье – основа всего. Какими бы эффективными ни были ваши технологии, вы человек. Если вы недосыпаете или плохо питаетесь, ваша продуктивность ограничена. Здоровье для всех означает разное, но для меня это прежде всего уровень стресса и то, как я с ним справляюсь. Чтобы побороть стресс, надо заниматься физическими упражнениями и правильно питаться. У меня нет панацеи, потому что мы все очень разные. И я вовсе не пытаюсь предложить волшебную диету или занятия фитнесом. Просто поделюсь собственным опытом, чтобы вы смогли найти наилучшее решение для себя.

Готовясь к соревнованиям по триатлону Ironman во Франции, больше двадцати часов в неделю я проводил в бассейне, на велосипеде или бегая по городу. В дни велосипедных поездок, которые длились больше трех часов, мне приходилось вставать в четыре утра, садиться на тренажер в офисе и параллельно смотреть документальные фильмы. Такой подход сработал, ведь я преодолел дистанцию менее чем за 14 часов. Однако особой радости это не доставило, и я понял, что своим временем надо распоряжаться с умом.

Если вы готовитесь к заплыву на 3,8 километра, велопробегу на 180 километров и марафону, то приходится закладывать дополнительное время. Но для достижения результата можно тренироваться значительно меньше. Когда я говорю «оптимизировать», то имею в виду максимальную отдачу за минимальный объем времени и средств. Помните о правиле 80/20.

Физические упражнения

Они касаются всех, кто хочет сбросить вес, улучшить самочувствие или потренироваться перед соревнованиями вроде марафона или приключенческих гонок. Если вы решили принять участие в марафоне или чемпионате по триатлону, то программу занятий придется менять, но это скорее исключение, нежели правило.

Моя формула идеального фитнеса такая.

• Развитие силы и навыков. Это могут быть и приседания, и толкание штанги, и скалолазание, и паркур, и любая другая деятельность, которая предполагает определенную технику выполнения упражнений.

• Интервальные тренировки[35]. Я рекомендую кроссфит[36] или любые другие тренировки с короткими силовыми упражнениями и последующим активным отдыхом. Чтобы составить себе программу, попробуйте бесплатное приложение Sworkit.

• Растяжка (например, йога); программа Mobility WOD[37] или самые простые упражнения на растяжку.

Все эти тренировки можно выполнять одним курсом в течение трех дней (я так и делаю) или же объединить их в еженедельное занятие. Каждый сегмент должен занять минут тридцать. Разумеется, можно и дольше, если вы располагаете временем и вам это нравится, но такой необходимости нет. По данным ряда исследований, те, кто тренируется слишком много, на самом деле сбрасывают меньший вес, чем те, кто занимается умеренно. Объясняли это тем, что чрезмерные упражнения повышают аппетит непропорционально количеству энергии, затраченной во время тренировки. Попробуйте использовать устройства Fitbit[38], поставив адекватные цели.

Вот как в течение недели распределены физические нагрузки в моем случае.

1. Вторник, интервальная тренировка: плавание 300 метров по четыре раза с двухминутным отдыхом между заплывами и перерывами не более семи секунд в течение заплыва.

2. Четверг, силовые упражнения: приседания в три подхода по три раза и три подхода с максимальным весом.

3. Воскресенье, растяжка: полчаса йоги, для которой я использую приложение Pocket Yoga для iPhone.

В этом случае задача – объединить упражнения таким образом, чтобы вам было легче. Не забывайте, что любая фитнес-программа дает результат только при правильном сне и питании. Между сном, диетой и фитнесом тесная связь, и если вы меняете что-то в одной области, то ради компенсации стоит внести коррективы и в другую. Так, например, сон определяет количество энергии, которая есть в вашем распоряжении.

Сон

Сон является основной здорового образа жизни и важнейшим аспектом хорошего самочувствия. Для сна главное не количество, а качество. Существует множество факторов, влияющих на сон, и легче всего поддаются контролю диета и упражнения.

Что касается диеты, то поздние ужины вредят качеству сна, а слишком быстрое или слишком позднее поглощение пищи после подъема способно изменить весь ваш день. Потребление правильных жиров как часть сбалансированной диеты помогает вашему организму поддерживать сбалансированный уровень гормонов. Получение энергии из жиров, а не из углеводов обеспечивает стабильный и ровный «расход топлива» на протяжении всего дня. Правильные упражнения помогают сжигать лишнюю энергию, настраивают сознание и видоизменяют ресурсы организма.

Если вы плохо спите, организм вырабатывает гормон грелин, отвечающий за чувство голода и заставляющий вас есть больше и больше[39]. Понижается содержание лептина, ответственного за чувство насыщения. В целом если вы недостаточно спите, то будьте готовы к борьбе, которую вы, возможно, проиграете. (И не смотрите передачу Man v. Food[40].)

Для улучшения сна я рекомендую две вещи: принимайте витамин D во время завтрака и старайтесь избегать любых средств с ультрафиолетовым излучением хотя бы за час до сна, потому что они нарушают выработку мелатонина[41]. Кроме того, можно воспользоваться программой контроля сна Sleep Cycle и изменить к лучшему то, как и когда вы спите. При выборе времени для сна ориентируйтесь на простое правило. Общий цикл сна составляет полтора часа, а вам нужно хотя бы три цикла за ночь. Если вы недосыпаете или просыпаетесь в середине цикла, у вас не будет ощущения восстановленных сил.

Чтобы определить оптимальное время отхода ко сну, отталкивайтесь от времени подъема и добавьте пятнадцать минут на засыпание. Например, вам надо вставать в 5:30, полуторачасовые интервалы будут приходиться на 4:00, 2:30, 1:00 и 23:30. Прибавьте пятнадцать минут на то, чтобы заснуть. Чтобы получить полные циклы сна, необходимо укладываться в 23:15. Чтобы циклов было пять, нужно ложиться спать в 21:45. Если вы спите достаточно, но просыпаетесь разбитым, по всей вероятности, вы просыпаетесь в неверной точке цикла[42].

Питание