Школа лидерства. Техники эффективного руководства Купер Саймон

В течение первых шести месяцев проведения таких встреч уровень производительности команды Джил значительно повысился, главным образом благодаря такой простой вещи, как обмен информацией.

Действительно, нет оправдания руководителю, который не использует метод обмена информацией в своей команде. Он относительно прост в реализации и способствует тому, чтобы члены команды работали как единое целое. Вдобавок ко всему, обмен информацией позволяет членам команды решать проблемы вместе и коллективно вносить изменения внутри компании. Частично эта тема рассматривается в главе 9.

Предпочтительное поведение

Помимо сильных и слабых сторон команды, которые формируются за счет индивидуального достижения высших уровней компетенции, существуют также сильные и слабые стороны, которые создаются благодаря предпочтительному поведению. В главе 2 мы рассмотрели, как способности могут быть выявлены через индивидуальность, характерные черты и склонности. То, что я называю предпочтительным поведением, весьма существенно. Люди имеют данную им от природы силу в одних сферах и присущую им слабость в других. Коррекция человеческих слабостей может помочь лишь отчасти, но великолепный лидер смотрит, в какой области раскрывается потенциал сотрудника и в какой сфере проявляются сильные его стороны при минимизации слабых.

Существует определенное количество методов и моделей, которыми вы можете воспользоваться применительно к этой области. Имеются в виду разного рода психометрические тесты или описания поведенческих моделей.

В последнее время я изучал эту область знаний; известно 700 подобных моделей и тестов, используемых в коммерческих целях в сфере торговли. Некоторые из них я использовал и познакомился с ними. Может быть, вам приглянутся следующие из них.

Метод 1. Роли команды Белбина

Этот метод включает 9 командных ролей, которые теоретически должны быть во всякой эффективной команде. Большинство людей могут, как правило, комфортно играть в команде две или три роли, но, скорее всего, не смогут их исполнить в других сферах жизнедеятельности. Вы, вероятно, извлечете пользу, если распределите роли внутри одной проектной команды или рабочей группы (www.belbin.com).

Великолепный пример
Допустим, вы учреждаете новую проектную команду. Когда анализируете ее сильные и слабые стороны, используете модель Белбина и обнаруживаете, что в команде нет никого, кто хорошо доделывает и завершает проекты. Это означает, что вам нужно будет или постоянно подталкивать и подгонять людей, заставляя их завершить дела, или сбалансировать распределение ролей в команде, найдя как минимум одного человека, сильного в данной области.

Метод 2. Индикатор типов личности Майерс-Бриггс (MBTI)

Этот метод включает 4 типа поведения, которые представлены 16 типами характеров. Каждый тип имеет свои плюсы и минусы, что напрямую отражается на делах, с которыми представитель того или иного типа справляется хорошо или плохо. Это идеальная модель, которая помогает вам руководить командой (www.myersbriggs.org).

Великолепный пример
Скажем, вы определили, что один из членов вашей команды – интроверт и что это отражается на его нежелании взаимодействовать с другими отделами. Так как он является аналитиком, эта его черта несущественна для его роли, которую он играет в команде. Толкать его на более активное взаимодействие с другими – значит заставлять чувствовать тревогу и дискомфорт. В качестве альтернативы вы можете минимизировать его необходимость контактировать с другими отделами, поручив такого рода работу другим членам команды, которые являются экстравертами. В качестве компенсации вы сможете передать ему больше дел, связанных с аналитикой.

Метод 3. DISC-модель

DISC-модель – Drive (драйв), Influence (харизма), Stability (уравновешенность), Compliance (гибкость) – является отличным помощником при наборе персонала. В частности, она помогает выявить ключевые особенности личности и склонности характера в процессе знакомства с потенциальным сотрудником. Вдобавок ко всему использование этой модели может помочь выявить напряженность на рабочем месте (и причины этой напряженности) (www.discprofile.com).

Великолепный пример
Вы набираете новых торговых агентов, и анализ по модели DISC выявляет, что уровень энергичности и инициативности (иными словами, драйва) у них весьма низок.
Этот показатель заставляет вас засомневаться в конкретном человеке, вы рассматриваете эту черту как повод к дисквалификации и обнаруживаете, что тест точно указывает на то, что соискатель обладает хорошими коммуникационными навыками. Вы решаете не предлагать этому человеку работу и тем самым спасаете себя от будущей проблемы – с ситуацией, при которой будете должны поместить «круглую затычку в квадратное отверстие».

Метод 4. SDI-модель

Сила модели SDI – Strength Deployment Inventory (оценка распределения силы) – в ее простоте. В ее основе лежат всего лишь 3 цвета и комбинация из 10 типов поведения. Это отличный метод, помогающий урегулировать межличностные взаимодействия, включая, пожалуй, наиболее важный момент сопереживания людей, обладающих различными преимуществами. Вы также можете опираться на данную модель для предотвращения и решения конфликтов между сотрудниками, использовать ее в управлении и планировании более эффективной работы (www.personalstrengths.com).

Великолепный пример
Допустим, у вас есть два сотрудника, и вы обнаруживаете, что один из них – человек, ориентированный на действия, чьи качества особенно хорошо проявляются в критической ситуации, но весьма не пунктуальный и не четкий в деталях. Другой – перфекционист, он сопротивляется, когда перед ним ставят срочные, не терпящие отлагательств задачи, но всегда демонстрирует высокое качество работы. Эти различия создают между этими двумя сотрудниками напряженность, когда они работают над связанными проектами. Понимая, что каждый из них вынужден время от времени работать вне своей зоны комфорта, вы должны реорганизовать их роли и обязанности так, чтобы один тратил больше времени на срочные проекты, где требуется расторопность, но не идеальное исполнение. А другой в это время будет решать несрочные, но важные задачи, где требуются аккуратность и точность

Некоторые предостережения

Рекомендуя приведенные выше модели поведения в помощь руководителю в его стремлении набрать лучших, я также должен высказать несколько предостережений, которые считаю важными.

Вы должны уметь эффективно использовать эти модели.

Использование вопросников и их аналитическая обработка сопровождаются затратами.

Откладывать в долгий ящик решение проблемы с людьми, сдерживающими рост компании, может быть опасно.

Описанные модели главным образом основываются на самоанализе в процессе ответов на вопросы теста. Соответственно, существует некоторая погрешность, так как людям иногда не хватает самосознания. Подчас их ответы продиктованы скорее их восприятием того, какими они должны быть, чем того, какие они есть на самом деле.

Как бы то ни было, модели поведения дают реальную помощь в построении и развитии высокопроизводительной команды. Конечно, вам необязательно использовать эти модели, чтобы выявить в поведении людей слабости и сильные их стороны, если вы обладаете умением интуитивно читать людей. Модели поведения – это всего лишь помощь и поддержка вашей интуиции, а также возможность заполнить пробелы.

Стадии развития команды

Брюс Такмен[12] был первым, кто выявил модель, включающую в себя стадии развития команды. Это было в 1965 году, а в 1977 году вместе с психологом Мари Энн Джэнсен он внес некоторые уточнения в свою теорию. Принципы, лежащие в основе этой модели, актуальны и сегодня и могут быть применены как к профессиональным корпорациям, так и к проектным группам. На рис. 10 показано 5 стадий развития команды.

Рис. 10. Стадии развития команды Источник: www.infed.org/thinker/tuckman.htm

Формирование

Это стадия, когда будущие члены команды впервые собираются вместе. Люди еще не уверены друг в друге, не знают, чего им друг от друга ожидать, и, кроме того, не представляют, на что способны их потенциальные коллеги. Главным образом, на данном этапе люди очень хотят избежать конфликта и поэтому стараются делать то, что им говорит руководитель. В это время команде нужно давать четкие задания.

Шторм

Часто эта стадия воспринимается как негативная для развития команды, но тем не менее она очень важна. Как только люди начинают вместе работать, растет напряжение. Члены команды соперничают друг с другом за те или иные позиции внутри компании, в частности относительно ролей и обязанностей.

Далее возникнет нехватка доверия между членами команды, и некоторые из них могут объединиться, особенно если они раньше работали вместе. Ваша роль на этом этапе заключается в снятии напряжения и разрешении конфликтов. Проводимая в команде работа должна обеспечить комфортное ощущение сотрудников по отношению к собственному вкладу в развитие компании и уважение к вкладу и способностям своих коллег.

Великолепная копилка советов
Проведите вашу команду через стадию шторма быстро. Не дожидаясь, когда «час пробьет», создайте имитирующую данный этап ситуацию или раздайте соответствующие задания, которые позволят сотрудникам преодолеть болевой порог в безопасном пространстве. Это поможет снять напряжение, наладить сотрудничество и создаст хорошие условия для того, чтобы сотрудники делились друг с другом опытом.

Нормализация

Большинство команд долго достигают этой стадии. Когда устанавливаются нормы, вклад людей в общее дело становится для них зоной комфорта. Сотрудники ценят не только свою работу, но и работу своих коллег. Роли и обязанности четко распределены, и люди, в основном, обладают достаточной компетенцией для занимаемых ими должностей. Производительность труда в компании держится на хорошем стабильном уровне и благоприятствует созданию нормального рабочего пространства. Вполне может быть, что ваша команда не будет развиваться дальше этой стадии, особенно если по причине динамических изменений случится какая-либо штатная реорганизация и команда вернется к стадии шторма (в случае незначительных изменений) или формирования (в случае значительных реорганизаций). Проектные группы вряд ли выйдут за пределы данного этапа, так как они, как правило, акцентируют внимание на выполнении работы, а не на развитии (что является ключевым условием для достижения финальной стадии). Долгосрочные проекты иногда являются исключением. Если члены вашей команды держатся вместе, у вас есть возможность вести их на следующий уровень.

Исполнение

Когда команда достигает этого уровня, она демонстрирует отличные результаты и способна делать исключительную продукцию. Это достаточно редкая ситуация, и тем не менее ее достижение должно быть вашей целью, если вы стремитесь стать вликолепным лидером. На данном этапе члены команды не только компетентны в рамках своих должностей, но они также осведомлены об обязанностях друг друга и стремятся всегда ориентироваться на своих коллег посредством взаимного обучения и постоянного обмена информацией (как было описано ранее в этой главе).

Это высокий уровень доверия и лояльного отношения друг к другу среди членов команды. Ваша задача на данном этапе развития – обеспечивать высокий уровень мотивации и задавать высокие планки, ставя долгосрочные задачи, поощряя нововведения и непрерывно совершенствуя существующие рабочие процессы.

Великолепная копилка советов
Отпразднуйте успех. Когда ваша команда достигнет результатов, превышающих ожидания, уделите этому моменту как можно больше внимания. Наградите своих сотрудников, организовав какое-либо важное мероприятие общественного значения или выбрав другой способ, благодаря которому ваши люди захотят повторить данный успех.

Реформа (изменения)

Даже самые великие дела когда-то заканчиваются. По разным причинам команда в конечном счете войдет в фазу перемен. Это может произойти по причине штатной реорганизации, продвижения эффективных сотрудников (или вас) на другие должности или появления в команде новых сотрудников по причине ее роста. Это изменение командной динамики подорвет высокий уровень производительности или нормализует команду. Вы, как руководитель, должны признать это и взять под контроль. В зависимости от степени разрушений команда будет нуждаться в возвращении к стадии формирования или шторма, прежде чем она снова устремится вперед.

Великолепная копилка советов
Если в вашем ведении находится высокопроизводительная команда, знайте, что ваши сотрудники будут востребованы. Не удерживайте их. Лучше создавать своим людям условия для карьерного роста внутри компании, чем потерять их. Если вы – великолепный лидер, который управляет высокопроизводительной компанией и помогает своим сотрудникам в их карьерном росте, у вас не будет недостатка в людях, которые захотят присоединиться к вашей команде, и не будет дефицита карьерных возможностей!

Командный дух

Одним из важнейших факторов, которые помогают команде работать как единое целое, является командный дух. Это тот параметр, который мотивирует людей находиться в рабочем пространстве. Насколько они доверяют своим коллегам? Насколько сильна их коллективная идентичность? В какой степени они готовы сотрудничать и поддерживать своих коллег?

В каждой компании, частью которой я когда-либо становился, в избытке присутствовал командный дух. Если бы существовало некое магическое средство для мощного повышения командного духа, я бы, не раздумывая, разлил его по бутылкам и получил сверхприбыль от продаж. Руководство командой согласно принципам, изложенным в этой книге, разумеется, поможет установить в компании хорошее чувство товарищества, но требуется нечто большее. Необходимо добиться того, чтобы команда думала как команда, а не просто коллектив людей. Тогда для них развитие команды будет тождественным формированию коллективного видения и миссии – бренда компании, если вам угодно. Конечно, рассуждать гораздо проще, чем делать дело. Я бы хотел выделить несколько потенциальных инструментов, которые помогут вам сформировать здоровый командный дух в своей компании.

Ожидания

Точно так же, как каждый человек нуждается в ясных перспективах, так и у всякой команды должны быть свои ожидания, и об этом должен позаботиться руководитель (мы об этом говорили в главе 4). Командное видение и миссия – это прекрасно, но гораздо важнее для сотрудников иметь свод основных правил (стандартов) и ряд коллективных задач (стремлений и целей) в качестве системы соотнесения для своей работы.

Мотивация

Сотрудники компании нуждаются в мотивации. Это само по себе не является коллективным требованием, но демотивированные люди будут снижать командный дух. Если между членами команды имеются какие-то трудности, не прячьте голову в песок, надеясь, что все само собой рассосется, – решайте подобные проблемы заблаговременно.

Содействие

Ваша обязанность – заботиться о том, чтобы каждый сотрудник вносил свой вклад в общую командную деятельность, а любая накладка быстро исправлялась. Если ваш поезд везет пассажиров, которых не устраивает ни дорога, ни транспорт, это может деморализовать команду и, что еще хуже (в ситуации, когда ситуация не контролируется), вызвать продолжительные недовольства среди сотрудников.

Сотрудничество

Члены команды должны осознавать, что выгоднее сотрудничать друг с другом, чем соревноваться. В хорошей компании никогда не будет ситуации, при которой кто-то ставит соперника в невыгодное положение, соответственно и личные задачи, и система поощрения должны формироваться через призму сотрудничества.

Кое-что еще

Члены команды должны поощряться, если они что-то делают для компании. Это могут быть какие-то корпоративные мероприятия, например воображаемая футбольная мини-лига или книжный клуб. Лучше, чтобы подобные идеи исходили от членов команды, а не от руководителя. Вы можете только оказывать поддержку таким мероприятиям, возможно, спонсируя их или принимая в них участие.

Команда «на выезде»

Хорошо структурированная, грамотно управляемая команда через некоторое время может стать по-настоящему мощной средой для прогресса командного духа. Обмен опытом – один из самых эффективных способов собрать людей в единую группу и рассматривать их как части одной команды. Как правило, корпоративный «выезд» представляет собой соединение серьезных бизнес-практик и игровых развлечений.

Великолепный пример
Патрик руководил небольшой рекрутинговой компанией, в которой работало 17 человек, все в одном офисе. Команда состояла из торговых агентов, администраторов и сотрудников, занимающихся финансами. В команде был хорошо развит командный дух, сотрудники мотивированы, люди регулярно общались между собой вне работы. Однако совместная работа не была отлажена так хорошо, как хотелось бы Патрику, особенно чувствовалось недостаточное сотрудничество между членами команды в тех функциях, которые не были связаны друг с другом. Так как бизнес быстро рос, Патрик понял, что нужно урегулировать именно эту область, чтобы устранить препятствия к развитию компании.
Патрик решил устроить «выездной» день, утро которого он посвятил обсуждению прогресса в компании и планов. Также он предоставил всем членам команды возможность сообщить о любых препятствиях, с которыми они сталкивались. Вторую половину дня провели за активными играми, веселыми и в то же время четко структурированными, имеющими задачу сплотить коллектив, улучшить понимание внутри компании и научить людей ценить сильные и слабые стороны друг друга. Эффект командной работы и сотрудничества был столь велик, что теперь Патрик проводит подобные мероприятия каждый квартал. В компании работают уже 32 человека, и Патрик уверен, что корпоративные мероприятия помогли привлечь в команду новых сотрудников и поднять командный дух.

Выводы

Развитие командной синергии производит следующий эффект: совместная деятельность людей мощнее, чем разрозненная. Это ключевая задача, если вы – великолепный лидер. Существует несколько методов, которые помогут достичь высоких результатов в объединении усилий членов вашей команды.

Взаимное обучение. Предоставляет членам команды возможность поддерживать друг друга, помогать ценить работу коллег.

Обмен знаниями. Заблаговременное вовлечение членов команды в обмен опытом и идеями.

Предпочтительное поведение. Вы должны понимать, почему ваши сотрудники предпочитают вести себя так или иначе, чтобы представлять, на что способен каждый из ваших людей, и знать, какие роли и проекты подходят для минимизации их слабостей и реализации их сильных сторон.

Стадии развития команды. Существуют 4 основные стадии развития компании: формирование, шторм, нормализация и исполнение. Ваша цель – провести свою команду через первые три этапа на том уровне, где она демонстрирует высокие показатели производительности труда и исключительные результаты. Когда динамика роста компании изменится, команда реформируется и возвратится к стадии формирования или шторма, прежде чем снова устремится вперед.

Командный дух. Ключевой момент, необходимый для развития всякой профессиональной команды, – это наличие в компании командного духа. Вы можете способствовать его формированию различными методами, такими как, например, постановка коллективных задач, принцип равного вклада, сотрудничество, корпоративная идентичность и корпоративные мероприятия.

7. Общаться как руководитель

Самая главная формула успеха – знание, как обращаться с людьми.
Рузвельт Т.

Лидер может обладать всеми знаниями, о которых говорилось в предыдущих шести главах, и вводить в практику все рассмотренные принципы, но имеется еще один ключевой аспект, который является своего рода фундаментом для всех бизнес-практик, – коммуникационные навыки. Чтобы стать великолепным руководителем, который воодушевляет и мотивирует команду, вам необходимо развивать и демонстрировать отличные коммуникационные навыки. Это своего рода клей, на котором все держится.

Поскольку мы прокладываем наш путь познания от главы к главе, я начну с рассмотрения наиболее характерных, концептуальных, навыков, а затем обсудим, где и как эти навыки могут быть применены в отношении к лидерству, о котором мы говорим в этой книге.

Основные принципы

Существуют три ведущих, основных принципа, которые составляют базу эффективной лидерской коммуникации. Без них любые навыки, которые мы здесь обсуждаем, будут неполноценны и неэффективны.

Цель(и)

Когда вы общаетесь с людьми как руководитель, им должно быть понятно, чего вы стараетесь достичь. Как это часто случается, люди концентрируются на сообщении (то есть на том, что оратор хочет сказать), а не на результатах. И это не позволяет получить информацию и обратную связь от других людей. Вне зависимости от формы коммуникации (электронная почта, телефонный звонок, личная встреча, коллективное собрание, презентация или что-либо еще) отправной точкой должна быть четко сформулированная цель, которая способствует соответствующей фокусировке коммуникационного обмена.

Эмпатия

Это, без сомнения, самое важное умение для любого, кто желает эффективно общаться с другими людьми, особенно с членами своей команды. Я предпочитаю использовать следующее определение эмпатии: безоценочное принятие условий, формирующих точку зрения человека. Настоящая сила эмпатии – не просто понимание точки зрения другого, а скорее демонстрация этого понимания через слова и действия. На человеческом уровне нам всем нравится быть понятыми, и мы склонны позитивно реагировать, когда чувствуем, что другой человек понимает нас.

Контакт

Для лидера важно, чтобы у него был хороший контакт с его штатом. Нет необходимости (некоторые сказали бы даже, нежелательно) становиться лучшим приятелем для своих штатных сотрудников, но важно, чтобы люди испытывали к вам уважение, основанное на взаимопонимании и согласии. Проявление эмпатии – хорошее начало для установления контакта, но вы также должны быть справедливым, рассудительным, уметь активно слушать и выказывать неподдельный интерес при общении с сотрудниками, а также быть готовым разобраться в проблемной ситуации.

Три «В»

Существуют три основополагающих способа, за счет которых мы передаем и получаем информационные послания, имеющие общее название «Три „В“» – визуальный, вокальный и вербальный.

1. Визуальный – сильное воздействие

Это относится к той части информационного послания, которая поступает в мозг через глаза и, как правило, является самой объемной. В процессе личной коммуникации визуальное сообщение передается с помощью мимики, контакта через глаза и языка тела. Визуальные средства, такие как диаграммы и изображения, также содержат визуальную информацию. Когда коммуникация происходит, например, по телефону или по электронной почте, визуальный компонент обычно отсутствует. Это означает, что 50 процентов информации теряется.

Как лидер, вы должны следить, чтобы составные, сложные и важные информационные послания доходили до вашей команды в непосредственном контакте, в котором присутствует визуальный компонент.

2. Вокальный – среднее воздействие

Речь о том, не что вы говорите, а как. К вокальным параметрам относятся: тон, высота звука, громкость и темп речи. Все эти аспекты имеют среднее, второе по степени важности значение в передаче и получении информации. Когда они сочетаются с визуальной коммуникацией, передается 90 процентов информации. Если же применяются отдельно, например при разговоре по телефону, сила их воздействия значительно уменьшается.

Достаточно сложно эффективно передавать сложные послания, используя только вокальные средства, поэтому вы должны стараться использовать телефон только для передачи простой информации и осознавать, что длинные телефонные разговоры обычно приводят к рассеиванию внимания.

3. Вербальный – слабое воздействие

Фактически, речь идет о словах, которые вы используете в процессе коммуникации. Точнее, слова важны, но если рассматривать их просто как слова, в отрыве от других средств передачи информации, то они имеют весьма ограниченные возможности и зачастую не способны передать именно тот посыл, который вы намеревались донести до адресата. Это одна из причин, почему электронные письма ведут к недопониманию. Когда слова дополняются визуальным и (или) вокальным компонентом, вербальная часть послания может быть полезной частью коммуникации в то время, пока параллельно используются другие два средства (визуальный и вокальный).

Вы должны быть очень внимательны, если процесс коммуникации происходит только при помощи слов, например в случае электронной переписки, особенно если при этом передается важная и сложная информация. Например, полномочия и дела не рекомендуется передавать по электронной почте. В то же время электронное послание – отличное средство для подведения итогов обсуждения, которое происходило по телефону или во время личной встречи.

Правило 80/20

Правило 80/20 учит, что при хорошей коммуникации большую часть времени (80 процентов) вы слушаете и меньшую (20 процентов) – говорите. Во время общения с сотрудниками это правило легко рушится, ведь вы больше говорите, чем слушаете. Это происходит потому, что вы высказываете идеи, которые нуждаются в реализации, объясняете, как и когда дело должно быть выполнено.

Однако, как мы говорили в главе 1, при демократическом стиле руководства, вероятно, можно достичь в целом лучших результатов, чем при директивном стиле, и этот подход требует, чтобы вы слушали ваших сотрудников и поощряли, когда они берут на себя ответственность за свою эффективность и свое развитие. Но это не означает, что вы не можете оворить своим людям, что делать, что-либо предлагать или высказывать собственное мнение. Правило 80/20 всего лишь требует, чтобы вы вовлекали членов команды в диалог и по возможности способствовали дискуссии, в процессе которой делаются правильные умозаключения.

Главное в данном случае – активно слушать, используя свои глаза и уши. «Слушать» язык тела и мимику. Если члены команды выглядят растерянными, они, возможно, стараются разъяснить ситуацию. Если сотрудники выказывают несогласие с вами, выясните их цели и обсудите возникшую проблему. Если ваши люди выглядят так, словно что-то хотят сказать, они, вероятно, хотят высказать свое мнение. Когда вы слушаете своими ушами, вы должны вслушиваться в то, что они произносят, одновременно стараясь понять, что лежит за их словами, и услышать то, чего они не говорят. То, о чем люди избегают говорить, обычно может пролить свет на недопонимание или неверную оценку задач.

Правило 80/20 может применяться во всех случаях личной коммуникации с членами команды, таких как коучинг, подведение итогов работы и получение обратной связи.

Великолепный пример
Вспомните, происходил ли у вас в последнее время какой-либо важный разговор с кем-то на работе. Как часто вы думали о том, что сказать в следующий момент, пока говорил ваш собеседник? А пока вы думали о том, что вы будете говорить, хорошо ли вы слышали речь собеседника?
Великолепная копилка советов
Умение активно слушать – это сложный навык, который требует продолжительной практики и высокого уровня концентрации. Вы можете применять правило 80/20 и быть активным слушателем всякий раз, когда вы взаимодействуете с людьми на работе или вне ее. Не ждите повода, начните практиковаться в умении слушать прямо сегодня.

Коммуникационная воронка

Теория коммуникационной воронки проистекает из правила 80/20 и отражена на нижеследующем рисунке.

Рис. 11

Общее представление

Теория коммуникационной воронки структурирует процесс коммуникации. Выход воронки – это ключевая информация, которая высказывается во время дискуссии и напрямую относится к коммуникационным задачам, например разработке плана действий. Для того чтобы достичь выходного отверстия воронки, потребуется предварительно сделать два шага. Во-первых, вам нужно добиться открытой реакции человека, с которым вы обсуждаете какую-либо тему. Исходя из этой открытой реакции, вам нужно активно слушать, что говорит ваш собеседник, и «нащупывать» дополнительные данные, относящиеся к теме вопроса, чтобы в конце разговора достичь желаемого результата – выхода коммуникационной воронки.

Открытая реакция

Это может быть нечто простое, например открытый вопрос, имеющий целью побудить сотрудников к обсуждению предмета разговора, допустим: «Как вы выполнили задачу Х?» Однако некоторые члены команды не воспримут этот вопрос как сигнал к открытому обсуждению и выдадут вам короткий ответ вроде: «Прекрасно!» В таких ситуациях ваша задача заключается в том, чтобы все-таки заставить их раскрыться. Вам потребуется задать еще несколько конкретизирующих вопросов, например: «С какими проблемами вы столкнулись?», «Какие были главные сомнения?» или «Где вы взяли основную информацию?»

Слушание и «прощупывание»

Как только собеседник начнет открыто говорить о проблеме, следующий шаг – структурировать разговор за счет активного слушания (по правилу 80/20) и постановки развивающих тему связанных вопросов. Иными словами, каждый ваш последующий вопрос должен быть напрямую связан с тем, что говорит ваш собеседник, и направлен на продвижение дискуссии в желаемую сторону.

Проблема использования данной техники, безусловно, состоит в том, что «прощупывающие» вопросы, следующие один за другим, создадут ощущение допроса. В данном случае важно, чтобы расследование выглядело как общение. Чтобы добиться этого, вы должны высказывать какие-то предложения, примеры и собственные идеи, чтобы стимулировать ответную реакцию собеседника, а также часто задавать вопросы или делать паузы в конце высказываний.

Как только вы получите относящуюся к делу важную информацию и приступите к завершению разговора, то есть начнете приближаться к выходу коммуникационной воронки, настанет время задать более прямые вопросы. Они могут выглядеть весьма угрожающе, если задать их слишком рано, но в данный момент они будут являться частью естественного развития разговора, и собеседник, вполне вероятно, будет готов на них ответить.

Великолепный пример
«Как вы думаете, что нужно будет в следующий раз сделать иначе?» Если задать такой вопрос слишком рано в течение разговора, это может вызвать защитную реакцию, так как сотрудник, возможно, еще не понимает, что он сделал неправильно и почему. Согласно исследованиям коммуникационных техник и их последствий, этот же самый вопрос, заданный позже, скорее всего, приведет к более конструктивным результатам обсуждения той или иной проблемы.

Обобщение и прояснение

Коммуникационные воронки могут иметь разные формы и размеры. Разговоры могут быть сложными, содержащими большое количество информации, или очень простыми, когда вам потребуется всего три или четыре вопроса, чтобы пройти от входа к выходу воронки.

Обзор ключевых моментов, которые были затронуты в течение дискуссии, важен для достижения взаимопонимания и согласия между вами и штатными сотрудниками. Будь разговор сложным или простым, жизненно важно, чтобы все важные вопросы, в частности требуемые действия, были обобщены в конце дискуссии.

Составные воронки

С точки зрения управления, существует несколько ситуаций ведения коммуникации, когда вам придется прибегнуть к схеме составной коммуникационной воронки. Вы должны рассматривать одинарную воронку в случае обсуждения одной проблемы. Если вы дискутируете по поводу сложносоставной проблемы, вы должны обсуждать каждый вопрос отдельно, и обсуждению каждого будет соответствовать одна коммуникационная воронка. В большинстве случаев вы будете отрабатывать одну воронку, прежде чем переходить к другой. Но когда ваши коммуникативные навыки достигнут высшего уровня, вы сможете лавировать между воронками в течение одного разговора, когда представится возможность сделать это. Кроме того, это позволит сделать общение более свободным и согласованным. Если вы научитесь вести дискуссию таким образом, ваш уровень концентрации будет достаточно высок, чтобы гарантировать, что вы будете завершать каждый разговор согласно схеме коммуникационной воронки, не оставляя незавершенных концов.

Сила коммуникационной воронки

Коммуникационная воронка – основная техника, которую вы должны использовать для эффективного коммуникативного обмена со своими штатными сотрудниками, особенно во время личных бесед. Этот метод позволяет вести структурированный разговор с людьми таким образом, чтобы они пришли к правильным для себя умозаключениям и выводам – под вашим руководством. Метод очень действенный, и существует ряд ситуаций, в которых каждый руководитель может применить его:

тренировочная сессия (курс коучинга);

совещания, цель которых – получение обратной связи;

отчеты по проделанной работе;

интервьюирование при приеме кадров на работу;

решение проблем и обсуждение плана действий.

Кроме ситуации общения со штатными сотрудниками, коммуникативная воронка является эффективной техникой, позволяющей влиять на другие отделы компании или получать у них консультации.

Великолепный пример
Следующий прмер демонстрирует, как может протекать разговор (с использованием коммуникационной воронки) в рамках встречи, целью которой является получение обратной связи. При построении разговора также используется модель ДПОД, которая рассматривалась нами в главе 3.
Руководитель: Давайте поговорим о достижениях в рамках программы стажировки. Чем вы занимались на этой неделе?
Штатный сотрудник: Я послал по электронной почте письмо всему высшему руководству, в котором каждого из них просил выдвинуть кандидатуру для работы над проектом.
Р.: Какой вы получили ответ от высшего руководства?
Ш.: Не такой хороший, как я надеялся. Трое из них предложили для этой работы начальника отдела. Двое выдвинули недавних выпускников-новичков, а остальные пятеро не ответили вообще.
Р.: А на что вы надеялись?
Ш.: Я на самом деле хотел, чтобы все они выдвинули начальника отдела или, по крайней мере, руководителя группы. Тогда бы мы могли изменять параметры рекрутинга, чтобы они соотносились с ожиданиями руководства. Я также надеялся, что они будут более заинтересованы в этом проекте, что позволило бы представить его как инициативу старшего руководства, но для большинства из них, похоже, данный проект не является приоритетным, судя по их ответу.
Р.: Я понял, почему вы расстроены, но вы тоже должны понять, что все они – действительно занятые люди, и у них много приоритетных дел. Это, кажется, наша проблема – поднять значимость этого проекта в их глазах. Какие ключевые моменты вы затронули в вашем письме?
Ш.: У меня есть копия этого письма. Как вы можете видеть, я рассказал им все о проекте и о том, чего мы достигли. Затем я объяснил, что нам нужна ключевая фигура от каждого отдела и что их временные затраты составят 1–2 часа в месяц. Также я обозначил дедлайн на принятие решения – до конца недели. Я не знаю, что еще я мог сделать.
Р.: Давайте посмотрим на эту ситуацию с другой стороны. Если вы занятой старший менеджер, у которого много дел, не терпящих отлагательств, как вы воспримете это письмо?
Ш.: Что вы имеете в виду?
Р.: Посмотрите, два первых параграфа повествуют о проекте, но люди, к которым вы обращаетесь, принимали участие в запуске этого проекта, в самом начале.
Ш.: То есть вы думаете, что я должен был сразу же перейти к сути вопроса?
Р.: Можно было в одном предложении объяснить, что вы координировали этот проект. Затем вы просите о выдвижении ключевого человека, но не уточняете, что вы имеете в виду под «ключевым человеком» и какие требования вы будете к нему предъявлять. Как вы можете уточнить эти моменты?
Ш.: Я понял. Я мог более детально обозначить просьбу назначить менеджера в качестве кандидата, а также предоставить лишь общие, схематичные сведения о проекте.
Р.: Я думаю, в этом случае ваш запрос был бы более успешным, особенно если бы вы оформили его в виде маркированного списка основных моментов. Итак, как вы думаете, что делать дальше?
Ш.: Я полагаю, я должен послать уточненное письмо, а также схематично описать проект.
Р.: Я уверен, это хорошая идея, когда вы сможете это сделать?
Ш.: Я успею все сделать к ланчу.
Р.: Отлично. Я думаю, вам нужно подготовить два письма.
Одно – тем троим людям, которые выдвинули нужного кандидата, просто приложите к письму план проекта для информации. Другим (тем, кто не ответил на ваше письмо) пошлите план проекта в виде маркированного списка ключевых моментов вместе с просьбой выдвинуть менеджера или руководителя группы для работы над проектом. И укажите срок, в течение которого вы будете ждать от них ответа, – конец недели. Тем двоим, которые предложили не тех кандидатов, я думаю, вы должны позвонить и сказать, что вы имели в виду и почему. Затем попросите их выдвинуть менеджера. Как звучит?
Ш.: Это имеет смысл.
Р.: Будет ли полезно, если я предварительно прочитаю эти письма перед тем, как вы отошлете их?
Ш.: Я бы был признателен.
Р.: Отлично, я посмотрю их днем, таким образом вы сможете отослать письма к концу дня. В среду у нас будет встреча с высшим менеджментом, и я напомню им об этом безотлагательном деле.
Ш.: Спасибо. Пойду писать письма.

Эффект «черного ящика»

Эффект «черного ящика» – это то, что часто случается с большинством из нас: различной степени недопонимание между двумя людьми. Это может быть абсолютное непонимание (случается достаточно редко), частичное недопонимание или частичное понимание. В какой бы степени ни возникало недопонимание или отсутствие понимания, подобные ситуации могут быть разрушительными для коммуникации лидера со своими сотрудниками.

Например, что случится, если вы поручите дело членам вашей команды, а они только частично поймут, что вы от них ожидаете?

Рисунок 12, приведенный ниже, демонстрирует механизм возникновения эффекта «черного ящика» и показывает, как им эффективно управлять.

Рис. 12

Анализ

Черный ящик (1) – это мозг отправителя, где сообщение кодируется (происходит выбор способа выразить информацию) перед тем, как отправляется в мозг получателя (Черный ящик (2)). Там послание декодируется (получатель старается понять, что было сказано).

Управление эффектом «черного ящика»

Когда между двумя людьми происходит коммуникация, эффект «черного ящика» всегда присутствует. Главное – приобрести привычку управлять им. Если вы – слушающий, то с ним легко справиться, резюмировав то, что сказал собеседник. Если вы – говорящий, и другой человек резюмирует то, что вы говорите, этого достаточно, чтобы утверждать, что вас поняли. Но если собеседник не обобщает сказанное вами, не попадите в ловушку кажущегося понимания.

Есть один хитроумный прием, с помощью которого можно получить подтверждение, понял вас человек или нет. Он заключается в получении ответных реакций на ключевые части вашего информационного послания. На вопросы типа: «Вам понятно?» или «Вы согласны с этим?» – люди обычно отвечают «да», что свидетельствует о том, что они думают, что поняли вас. Вот более подходящие вопросы, которые побуждают к осмысленным ответам.

Какие у вас идеи по этому поводу?

Как вы думаете, к чему это приведет?

С какими проблемами мы можем столкнуться, по вашему мнению?

Как мы должны выйти из этой ситуации, как вы думаете?

Кроме всего прочего, получая обратную реакцию на ваше сообщение, вы можете минимизировать риск непонимания, следуя трем принципам коммуникации.

1. Краткость и простота. Не усложняйте свое сообщение, тем самым вы уменьшите риск недопонимания.

2. Общепринятая лексика. Остерегайтесь использования в своей речи жаргонизмов и сокращений. Их можно применять, пока вы уверены, что другие люди понимают их значение. В иных случаях вы должны избегать употребления жаргонизмов и сокращений, так как это может привести к непониманию.

3. Три «В». Как уже говорилось ранее в этой главе, визуальная и вокальная части сообщения имеют гораздо более сильный эффект, чем просто слова. Чем сложнее сообщение, тем более вы нуждаетесь в использовании визуального и вокального компонентов, чтобы донести смысл вашего послания до адресата. Ключевые моменты потом фиксируются в письменном виде.

Применение

Эффект «черного ящика» наблюдается каждый раз, когда люди взаимодействуют друг с другом, но существует несколько специфических ситуаций общения руководителя с подчиненными, когда управление данным эффектом имеет первостепенное значение. К таким ситуациям относятся: коучинг, делегирование полномочий, отчет о проделанной работе и планирование действий. Это не так сложно, но в данных ситуациях, если что-то не учесть или просмотреть, эффект «черного ящика» может быть весьма опасным.

Ассертивность, или Умение настоять на своем

Это важная область, если вы хотите добиться уважения, основанного на взаимопонимании со своей командой, и создать пространство открытой коммуникации. Для начала мы должны рассмотреть континуум, относящийся к понятию «уверенность в себе», которое является основой ассертивности. Структура континуума отражена на нижеследующем рисунке.

Обзор

Лучшая позиция для взаимодействия двоих людей находится в середине данного континуума, что соответствует ситуации проявления уверенности со стороны обоих собеседников, то есть имеет место обоюдная уверенность и настойчивость. При этом оба человека получают удовольствие от того, что имеют возможность открыто обменяться взглядами, поделиться идеями, задать друг другу вопросы и поставить задачи.

Это полностью согласуется с демократическим стилем руководства, описанным в главе 1. Проблема появляется, когда один человек более или менее самоуверен, чем другой. Великолепный лидер осознает этот факт и способен отрегулировать степень проявления настойчивости соответственным образом.

Агрессивное поведение

Когда вы имеете дело с кем-то, кто более уверен в себе и настойчив, чем вы, его поведение кажется агрессивным. Это не означает, что такой собеседник громко говорит или кричит, но зачастую это будет означать, что его поведение (преднамеренное или нет) кажется скорее доминирующим или угрожающим, чем нейтральным и беспристрастным. В такой ситуации вам нужно применить технику, известную как повышение самоуверенности (настойчивости). Повышение вашего собственного уровня уверенности в себе (без доли агрессии) приводит к тому, что поведение собеседника модифицируется, и коммуникационный континуум сдвигается в сторону обоюдной настойчивости.

Пассивное поведение

Если вы чаще всего уверены в себе, то вам нужно адаптировать свой стиль, когда вы общаетесь с людьми, менее самоуверенными, чем вы. Это правило действует, если ваш штат недостаточно уверен в себе, испытывает трепет перед вами или если вы раньше прибегали к давлению с позиции власти. Чтобы достичь равновесного соотношения ассертивности с кем-то, кто менее самоуверен, чем вы, нужно применить технику, известную как понижение самоуверенности. Для этого вам требуется понизить свой уровень настойчивости (не потеряв при этом самоуверенности в полной мере), чтобы вывести собеседника в область, где вы сможете взаимодействовать на равных.

Рис. 13

Великолепный пример
Джейн была уверенным в себе менеджером. Она отличалась прямолинейным стилем, но знала свое дело и в действительности была справедливым руководителем. Джон, один из членов команды, ощущал себя запуганным из-за прямолинейности Джейн, и он чувствовал себя неспособным бросить вызов ей, учитывая, что она была его боссом.
Джейн решила внедрить в работу новые технологии, так как чувствовала, что следовало бы повысить эффективность команды. Она кратко изложила суть нововведения на общем совещании с членами команды и спросила, предвидит ли кто-то какие-то проблемы в связи с этим. Джон чувствовал, что новые технологии могут плохо сказаться на качестве, и у него были идеи по поводу того, как скорректировать предложение Джейн, повысить эффективность команды и обойтись без рисков. Однако он не чувствовал себя достаточно уверенно, чтобы говорить, – в последний раз он это сделал и не получил поддержки от Джейн.
Джейн уверенно продвигала проект, что и следовало ожидать. Тревоги Джона насчет качества работы не были напрасны, проблемы произошли, и вся команда очутилась в ситуации аврала. Тогда Джон наконец воспрянул духом, набрался мужества и высказал свои предложения, как исправить ситуацию. «Это отличные идеи, – сказала Джейн, – но я бы предпочла, чтобы ты пришел с этим раньше, и тогда мы избежали бы этих проблем и сэкономили время».
Джон не был уверен, то ли его похвалили за его предложения, то ли сделали выговор за то, что не высказался раньше.

Ассертивные методы и техники

Существует определенное количество методов и техник, помогающих достичь состояния уверенности в себе. Некоторые из них хорошо использовать всякий раз, когда окружение заставляет скользить вверх и вниз по континууму понятия «уверенность в себе».

Вот некоторые из них:

эмпатия (умение поставить себя на место другого);

активное слушание;

фокусировка на фактах и теме обсуждения (не на человеке);

грамотные вопросы.

Существуют также методы и техники, которые позволяют вам скользить вверх и вниз по шкале ассертивности:

язык тела и рук;

зрительный контакт;

выражения лица;

темп, тон и громкость речи;

непосредственность языка.

Настройка стиля

Если вы собираетесь достичь обоюдной уверенности со своим собеседником и открытого взаимодействия со своим штатом, просто необходимо, чтобы у вас вошло в привычку поднимать свой уровень ассертивности и опускать его, в зависимости от уровня ассертивности тех людей, с которыми вы общаетесь. Если вы не делаете этого, вероятнее всего, члены вашей команды будут бояться высказываться или не будут уверенно себя чувствовать в вашем присутствии. Будут и другие, как в команде, так и вне ее, кто сможет идти собственным путем с помощью излишней настойчивости. Это тоже не лучшее положение дел. Великолепный лидер способен менять свой стиль, подстроиться под ситуацию, найдя подходящий ассертивный баланс, чтобы наладить взаимодействие как со штатными сотрудниками, так и с другими людьми.

Как результат – способность развивать взаимоотношения, основанные на уважении и открытом взаимодействии.