Турбостратегия. 21 способ повысить эффективность бизнеса Трейси Брайан

Концепция СБЕ предполагает, что каждым продуктом компании занимается отдельное подразделение в ее составе. Специализированные подразделения группируются на основе одного из трех критериев: а) по сходству характеристик или особенностей продукта; б) по общности рынков; в) по общности клиентов, потребляющих эти товары или услуги.

Компания внутри компании

Стратегическая бизнес-единица действует как отдельная компания – она имеет собственную структуру управления, стратегический план, коммерческие цели, нормы продаж и прибыли, уровень прибыльности и собственных руководителей с соответствующими полномочиями.

Применение концепции СБЕ следует начинать с назначения человека, который несет непосредственную ответственность за работу подразделения. Это должен быть компетентный специалист, задача которого – сделать так, чтобы подразделение достигло определенного уровня прибыльности.

Бизнес-планирование

Чтобы подход СБЕ работал, для каждой стратегической бизнес-единицы должен быть разработан полноценный план деятельности. Также надо составить бизнес-план для каждого товара или услуги, включающий предполагаемый доход от продаж, подсчет издержек и прибыли. После этого предстоит определить, какие люди и ресурсы необходимы для осуществления поставленных перед СБЕ целей.

Назначьте ответственного

Товар или услуга могут принести компании большую прибыль, если отвечать за них будет компетентный, преданный своей работе человек. Чаще всего причиной провала того или иного продукта оказывается распределение ответственности за его производство и продажу между несколькими людьми, ни один из которых не несет ответственности за конечный результат.

Если вы хотите быть уверены в полном раскрытии потенциала товара, услуги, бизнес-единицы или нового направления бизнеса, найдите человека, зарплата которого будет напрямую зависеть от успеха проекта.

Проведите переоценку всего бизнеса

Если вы реализуете концепцию СБЕ впервые, начните с тщательного анализа всего бизнеса компании и распределения ее продуктов по четырем категориям в соответствии с двумя критериями. Первый критерий – потенциал роста: если этот потенциал высокий, мы имеем дело с товарами на будущее, а если низкий, то речь идет о товарах из вчерашнего дня.

Согласно второму критерию товары можно разделить на потребителей денег и источники денег. На основе этих классификационных критериев консультанты из Boston Consulting Group выделили четыре категории товаров и услуг, дав им следующие названия – «дойные коровы», «звезды», «темные лошадки» и «собаки».

«Дойная корова»

К «дойным коровам» относятся популярные у клиентов продукты, которые хорошо продаются и приносят компании денежные средства. Объемы и прибыль от их продаж не растут, но и не падают. Это центральная опора бизнеса компании, определяющая ее успех. Когда-то «дойные коровы» были главным товаром или услугой компании, но теперь превратились просто в надежный источник прибыли.

Наилучшая стратегия в отношении «дойных коров» заключается в том, чтобы выделять на них достаточные ресурсы, чтобы они как можно дольше поддерживали продажи и поступление денежных средств. Иногда компании совершают ошибку, принимая своих «дойных коров» как должное – такое отношение приводит к снижению продаж и потере доходов, которые можно было бы с легкостью избежать.

Дотянуться до «звезд»

Товары или услуги, относящиеся ко второму типу – «звезды», также обеспечивают компании бесперебойное поступление денег. Впрочем, от «дойных коров» они отличаются гигантским потенциалом для роста и повышения прибыльности. Товары этого типа при правильном позиционировании и продвижении могут стать главным источником прибыли и денежных средств компании на многие годы вперед.

Попробуйте проанализировать весь ассортимент ваших товаров или услуг (в особенности тех, которые появились недавно), ответив на вопрос: «Какие из них облагают значительным потенциалом прибыльности и могут стать “звездой” продаж?» Что вам следует предпринять или во что вложить деньги, чтобы сделать этот товар главным источником прибыли?

Успех или провал

Третий тип товаров – это «темные лошадки». Продукты, относящиеся к этой категории, являются потребителями денежных средств. Хотя они пока еще не приносят прибыль, зато обладают высоким потенциалом, который может быть реализован при грамотном маркетинге и продвижении на рынок.

«Темные лошадки» – товары, которые еще не добились успеха. Они могут потерпеть неудачу на рынке, пустив на ветер все деньги, вложенные в их создание, разработку и рыночное тестирование. Одна из важнейших задач при осуществлении концепции СБЕ – выявление «темных лошадок» и принятие решения об их дальнейшей судьбе.

Отметим здесь один немаловажный момент. Большинство новых перспективных товаров, услуг или бизнес-проектов терпят полный крах или в лучшем случае оказываются не в состоянии удовлетворить те ожидания, которые возлагают на них компании, а многие блестяще осуществленные идеи показывают результаты намного лучше тех, которые планировались при принятии решения об их финансировании.

В условиях бурно развивающихся рынков с массивным притоком финансовых средств вы можете позволить себе роскошь иметь продукты из категории «темных лошадок». Однако в условиях сокращающихся рынков вы должны проявлять осторожность и хладнокровие в отношении любого направления бизнеса, который себя не оправдывает. Вы должны быть готовы к тому, чтобы ради выживания компании быстро освободиться от приносящего убытки продукта. В такие моменты нет места самообольщению. На рынках с острой конкуренцией категорически запрещено использовать надежду в качестве инструмента бизнес-стратегии.

«Собаки» тянут вас ко дну

Четвертая категория стратегических бизнес-единиц – «собаки». Речь идет о товарах или услугах, которые не приносят деньги, а только забирают их. В свое время появление этих продуктов казалось хорошей идеей, однако потом оказалось, что они не имеют будущего ни сегодня, ни завтра. Часто в такие товары или услуги вкладываются огромные финансовые инвестиции, которые оказываются напрасной тратой денег, так как время этих продуктов прошло.

«Собак» необходимо ликвидировать как можно быстрее, а высвобожденных людей и ресурсы направить на те товары или услуги, которые действительно обеспечат приток денежных средств в настоящем и будущем.

Когда компания, попавшая в трудную ситуацию, приглашает специалиста по управлению изменениями, он, как правило, сразу же советует избавиться от «собак». Нередко благодаря этой мере высвобождается такое количество денежных средств, что буквально через несколько недель или месяцев компания вновь становится финансово устойчивой. Регулярная «чистка» такого рода должна стать неотъемлемой частью управления компанией.

Немедленно приступайте к действиям

Концепция стратегической бизнес-единицы проста. Во-первых, как можно лучше заботьтесь о «дойных коровах». Не воспринимайте их как нечто само собой разумеющееся. Делайте все возможное, чтобы «дойные коровы» продолжали приносить вам прибыль еще многие годы. Вкладывайте деньги в их развитие и поддержание их привлекательности в глазах основных групп клиентов.

Во-вторых, делайте все, что возможно, для продвижения «звезд». Старайтесь сделать так, чтобы их рыночный потенциал раскрылся в полной мере. Выберите одного из своих лучших сотрудников и возложите на него ответственность за успех каждой «звезды». Не жалейте усилий, чтобы продать как можно больше «звезд» до того, как на рынке появятся конкуренты.

В-третьих, как можно более оперативно разбирайтесь с «темными лошадками». Хотя вы не должны прекращать вкладывать деньги в исследование и разработку продуктов на будущее, рано или поздно наступает момент принятия решения о продолжении или прекращении работы с «темными лошадками». Установите четкие критерии, по которым вы станете принимать такое решение, и строго их придерживайтесь.

В-четвертых, вы должны избавиться от «собак». Как только вы поняли, что товар или услуга не имеют будущего, немедленно откажитесь от них. Благодаря этому у вас высвободятся ресурсы, которые можно будет направить в те области, где вероятность успеха выше. Регулярно задавайте себе вопрос: «Исходя из накопленного опыта, стал бы я снова вкладывать время и деньги в тот или иной товар?»

Реализация процесса

Если вы заинтересованы в применении концепции СБЕ в своей компании, то вам прежде всего необходимо разбить свои продукты по отдельным категориям на основе их сходств или различий. Затем оцените достоинства каждого продукта и определите, является ли он «дойной коровой», «звездой», «темной лошадкой» или «собакой».

Сделайте так, чтобы каждый продукт или группа продуктов стали независимы друг от друга и существовали в составе отдельных прибыльных бизнес-единиц. Подход, основанный на использовании СБЕ, позволяет иметь ясное представление обо всех составляющих вашего бизнеса и принимать более осведомленные решения. Благодаря ему у вас появляется возможность использовать показатели прибыльности в качестве основного критерия оценки эффективности работы.

Одна из самых распространенных причин, по которым компании попадают в неприятности, заключается в том, что они объединяют слишком много продуктов в одной корзине. В результате становится практически невозможно определить, где заканчиваются прибыли и начинаются убытки. Этой опасности и помогает избежать концепция СБЕ.

Рассматривайте себя как человека с множеством талантов

Примените концепцию СБЕ к самому себе и своей карьере. Вы обладаете самыми разными талантами и способностями, опытом, знаниями и образованием. Какие из ваших навыков особенно ценны для бизнеса, которым вы занимаетесь, и, соответственно, могут рассматриваться как ваши личные «дойные коровы»?

А какие из них можно назвать вашими «звездами», т. е. новыми областями деятельности, навыками и умениями, которые сделают вас чрезвычайно полезным для компании в будущем?

В каких областях вы можете добиться большего успеха, чем добиваетесь сегодня? Какие проекты обеспечат вам в случае их успешного завершения быстрый карьерный рост?

Наконец, какие «собачьи» области есть в вашей жизни? Речь идет о навыках, которые вы совершенствовали в прошлом, но впоследствии они оказались помехой. Эти виды деятельности отнимают много времени, однако их ценность несоизмерима с ценностью других вещей, которые вы могли бы делать вместо них. Какие у вас есть «собаки»?

Создавайте стратегические бизнес-единицы

1. Прямо сегодня начните рассматривать каждый продукт как отдельную компанию, задача которой – ежемесячно получать определенную прибыль.

2. Сгруппируйте все свои товары и услуги по сходству характеристик, потребителей или рынков.

3. Какие «дойные коровы» есть у вашей компании? От каких товаров или услуг зависит ваша общая прибыль?

4. Что вы можете сделать уже сегодня, чтобы защитить и «накормить» ваших «дойных коров», которые еще долго будут обеспечивать вас прибылью?

5. Какие «звезды» есть у вашей компании? Какие товары хорошо продаются, увеличивают свою долю рынка и приносят высокие прибыли?

6. Что бы вы могли сделать для повышения продаж и прибыльности ваших «звезд»?

7. Есть ли у вас «темные лошадки»? От каких товаров или услуг вы бы отказались, исходя из имеющегося на сегодня опыта?

8. Какие у вас есть «собаки»? От каких товаров или услуг вы бы отказались вообще?

Глава 15

Повышайте эффективность продаж

Доброжелательность и оптимизм продавца способны творить чудеса с тем, как клиенты воспринимают вашу компанию.

Стив Эстридж

Иногда на своих семинарах я спрашиваю слушателей: «Если бы вы могли продавать в два раза больше, чем сейчас, справились бы вы со всеми заказами?» Чаще всего руководители компаний признают, что имеющиеся у них ресурсы вполне позволяют им продавать в два раза больше товаров или услуг.

Тогда я спрашиваю их: «В таком случае почему вы не продаете в два раза больше? Что вам мешает?» В ответ они беспомощно смотрят на меня, словно эта мысль никогда не приходила им в голову.

Неиспользованный рыночный потенциал

Дело в том, что сегодня 80 % ваших потенциальных клиентов могут оставаться не охваченными вашими маркетинговыми действиями. Большинство из них не знает ни о вас, ни о том, насколько лучше станет их жизнь после покупки вашей продукции. И все потому, что никто им об этом не рассказал.

Возможно, вы могли бы продавать в два раза больше, чем сегодня, если бы имели представление о том, как это делать. Моя задача – помочь вам в этом разобраться.

Основной вопрос продаж

Обсуждая со своими клиентами маркетинговую стратегию, я предлагаю им ответить на ключевой вопрос, касающийся продаж. Чтобы его сформулировать, мне потребовалось двадцать пять лет исследований и практической работы. Ответив на этот вопрос, вы сможете провести быстрый анализ вашей ситуации в сфере продаж – прошлой, настоящей и будущей. Вопрос звучит следующим образом:

«Что следует продавать и с чьей помощью, кому, по какой цене и как будет производиться оплата и доставка

Отсутствие точного ответа на любую из частей этого вопроса в состоянии свести на нет всю вашу работу в сфере продаж. К сожалению, большинство компаний до сих пор не способно полно ответить на этот вопрос.

Что следует продавать?

Итак, первая часть вопроса – «Что следует продавать. Для ответа вам требуется оценить свой продукт с точки зрения того, что он «дает» клиентам и какие выгоды несет. Как он способен облегчить их жизнь или работу? Какова главная выгода клиента от приобретения вашего продукта? Какой элемент вашего предложения определяет ваше превосходство над конкурентами на рынке? Знаете ли вы ответы на эти вопросы?

Кто будет продавать?

Вторая часть вопроса – «С помощью кого?». Кто будет продавать ваш продукт и получать деньги от клиента? Как вы предполагаете нанимать, обучать, поддерживать продавца и руководить им? Как этот продавец будет производить расчеты и общаться с клиентами?

Продавцы – это своего рода солдаты-пехотинцы вашей армии: прежде чем начинать войну, вы наверняка хорошенько обдумаете, где набирать и как обучать войско. Точно так же вы должны знать, что продавец будет говорить и делать, когда окажется лицом к лицу с человеком, который хочет купить ваш продукт.

Кто ваш клиент?

Следующая часть вопроса – «Кому?». Ответ на этот вопрос потребует от вас определения вашего идеального клиента. Вся работа в области продаж должна быть ориентирована на этот конкретный тип потребителя. Составьте ясный и четкий психологический и демографический профиль человека, который готов купить ваш товар и способен извлечь из него выгоду. Если продавец не обладает этой информацией, он будет похож на пулеметчика, беспорядочно «стреляющего» по рынку, – иными словами, он станет пытаться продать продукт множеству людей, которые вообще не относятся к числу ваших потенциальных клиентов.

Какой будет цена?

Следующая часть вопроса – «По какой цене?». Часто ответ на этот вопрос заранее известен, причем цена продукта не может быть изменена. Однако во многих случаях используемый вами метод установления цен на товары и услуги является тем ключевым фактором, который определяет объем продаж и прибыль компании.

Будьте готовы пересматривать свои цены так часто, как этого требуют изменения на рынке, спрос со стороны клиентов или давление конкурентов. Представьте, что вам предстоит заново установить цены на свои продукты, обладая теми знаниями о рынке, которые есть у вас на данный момент. Стали бы вы повышать их или понижать?

Как будет производиться оплата?

Следующая часть вопроса – «Как будет производиться оплата?». Нужна ли вам предварительная оплата в полном объеме? Или вы хотите получать задаток в момент продажи с последующей выплатой остатка на определенных условиях? А может, вы предлагаете кредитование? Как обстоят дела с оплатой у ваших конкурентов?

Нередко после того, как меняется способ получения платежа или структура ценообразования, происходит значительный рост продаж. Что именно вам надо изменить, чтобы упростить покупку вашего товара или услуги и сделать ее более привлекательной для клиента?

Как будут доставляться ваши товары?

Наконец, последняя часть вопроса – «Как будет производиться доставка?». Как организовать процесс доставки товара или услуги и сделать это на таком качественном уровне, чтобы клиенты не только возвратились к вам, но и рекомендовали вас другим?

Удовлетворение клиента процессом доставки товара может обеспечить вам существенное увеличение продаж в будущем.

Вы наверняка постоянно думаете над этими вопросами и стараетесь найти правильные ответы на них. Помните, что благополучие вашей компании во многом зависит от того, насколько ваши действия соответствуют постоянно меняющимся требованиям рынка.

Подбор высококлассных продавцов

Организация продаж – опора всей деятельности компании. К сожалению, многие руководители сами никогда не бывали в роли продавцов, поэтому они не могут понять всей ее важности. Они считают, что достаточно напечатать несколько рекламных объявлений и нанять пару-тройку продавцов, чтобы бизнес начал процветать. Потом, правда, выясняется, что на рекламу никто не реагирует и продавцы ничего не продают, в итоге эти руководители недоумевают, почему продажи падают.

Во всех без исключения успешных и прибыльных компаниях работают прекрасные продавцы. Этих людей подбирают руководители высшего звена, обладающие необходимым для этого опытом. Продавцов тщательно (иногда много месяцев) готовят к работе. Изо дня в день неделя за неделей они трудятся под руководством опытных специалистов по продажам, которые точно знают, что делают. Роль этих специалистов настолько важна, что в некоторых случаях приход в компанию нового руководителя или менеджера отдела продаж приводит к заметному росту продаж и резкому повышению эффективности работы всей компании.

Умение нанимать высококлассных продавцов – ключ к успеху работы на любом рынке. Эта область требует особого внимания во времена, когда конкуренция постоянно обостряется.

Самый главный навык

Процесс подготовки эффективно работающих продавцов – от найма их на работу до ежедневного руководства их работой – одновременно искусство и наука. Это главный навык, от которого зависит успех всего бизнеса компании. Роль продавцов подобна роли двигателя автомобиля. От его мощности и производительности зависит скорость движения и эффективность автомобиля в целом.

Многим компаниям удается повысить собственную эффективность только благодаря тому, что основное внимание их руководства переключается на организацию продаж. Эти компании устанавливают четкие критерии выбора и найма продавцов, организуют их обучение и профессионально руководят их работой. Объем продаж и прибыль растут, и в итоге эти компании становятся способны противостоять любым бурям на рынке.

Повышайте эффективность продаж

1. Какой процесс необходим для продажи вашего продукта, начиная с первого контакта с клиентом и заканчивая закрытием сделки? Есть ли у вас такой процесс? Как его можно усовершенствовать?

2. О чем должен знать ваш потенциальный клиент, чтобы предпочесть ваш продукт продукту конкурента?

3. Если бы у вас было достаточно финансов, какие особые условия процесса продажи вы могли бы предложить клиенту, чтобы сделать ваш продукт более желанным в сравнении с другими предложениями?

4. Как вы ищете и нанимаете продавцов? Какие средства информации используете? Какие у них должны быть образование и опыт?

5. Какова система оплаты труда продавцов? Как ее можно усовершенствовать, чтобы повысить мотивацию торгового персонала и эффективность продаж?

6. Насколько ваш объем продаж зависит от рекомендаций довольных клиентов? Можно ли повысить количество таких рекомендаций?

7. Почему вы до сих пор не продаете в два раза больше? Какие действия в сфере продаж вы можете предпринять, чтобы охватить те 80 % потенциальных клиентов, которые о вас не слышали?

Глава 16

Устраняйте узкие места

Чтобы успешно решить проблему, атакуйте крепость в ее самом уязвимом месте.

Дьердь Пойа

В человеческом организме одна-единственная закупорка артерии может привести к сердечному приступу и смерти здорового во всех остальных отношениях человека. Несколько лет назад в возрасте пятидесяти двух лет умер Джеймс Фикс, автор теории о благотворном влиянии на здоровье бега трусцой, – один из самых известных бегунов Америки. Он скончался во время пробежки в результате сердечного приступа, произошедшего из-за отрыва тромба.

Джеймс Фикс считался одним из самых здоровых и физически подготовленных людей на нашей планете. Однако одного тромба оказалось достаточно, чтобы его жизнь оборвалась. То же самое может случиться с вашим бизнесом, карьерой и личной жизнью. Одна фатальная ошибка может стоить вам очень многого, если не всего.

Определите сдерживающие факторы

В бизнесе практически всегда присутствуют те или иные ограничения, или «сдерживающие факторы», которые влияют на успех осуществления целей. Серьезное ограничение способно не только замедлить развитие вашей компании, но даже привести к ее краху.

Определите, что именно препятствует вашему развитию, и удалите препятствие – это действие поможет достичь целей быстрее, чем любое другое. Изучив искусство анализа ограничений, вы всегда сможете использовать его в своей работе.

Следуйте формуле

Чтобы провести анализ ограничений, вы должны следовать определенной процедуре. Во-первых, надо определить конкретные цели бизнеса компании. Они должны быть четко сформулированы, представлены в поддающейся количественной оценке форме и со строгими временными рамками.

Во-вторых, попробуйте ответить, почему вы до сих пор не достигли поставленных целей. Что вам в этом мешает? Какое ограничение или препятствие влияет на достижение конкретных целей, стоящих перед вашей компанией в области продаж, поступления денежных средств или получения прибыли?

Давайте вернемся к поставленному ранее вопросу: «Хотели бы вы удвоить ваши продажи и прибыль?»

Если ваш ответ положительный, то почему вы до сих пор их не удвоили? Почему вы не получаете в два раза больше доходов? Что вам препятствует? Что является сдерживающим фактором?

Узкие места есть везде

В рамках любого сложного вида деятельности – будь то производственный процесс огромного завода или утренняя поездка из дома на работу – существует определенный сдерживающий фактор или препятствие, влияющее на скорость, с которой вы достигаете цели. Это препятствие или узкое место определяет не только скорость получения желаемого результата, но иногда и успех или неудачу всего процесса.

Устранение всего лишь одного ограничения может удивительным образом ускорить работу. Один из важнейших элементов стратегического мышления – умение анализировать ограничения и точно определять, какие действия помогут вам достичь результатов максимально быстро.

Внутренние и внешние ограничения

Известное правило 80/20 применимо и к ограничениям. Примерно 80 % факторов, сдерживающих развитие вашей компании, являются внутренними, а не внешними. Приблизительно 80 % причин, по которым вы не можете удвоить продажи и прибыль, скрыто внутри вашей организации. Только 20 % ограничений возникают за пределами компании на рынке или под действием внешних факторов.

Внутренние ограничения часто присутствуют в самом процессе работы. Возможно, вам следует частично или полностью изменить этот процесс так, чтобы компания начала функционировать быстрее и эффективнее. Ограничением для роста бизнеса бывает и отсутствие нужного человека или навыка. Иногда одно назначение на определенную должность человека, обладающего высокой квалификацией, может изменить эффективность работы компании.

Некомпетентность как ограничение

Может наблюдаться и обратное. Ограничение может возникнуть из-за того, что ключевую должность в компании занял некомпетентный человек, с которым никто не хочет конфликтовать и которого не решаются уволить. Просто удивительно, сколько компаний попадает в нелегкие ситуации или даже прогорает из-за нежелания расстаться с некомпетентными сотрудниками.

К числу ограничивающих факторов можно отнести недостаток компетентности в области продаж или маркетинга. У вас может быть хороший товар или услуга, но отсутствовать квалифицированные люди для их продажи. Многие компании выходят из бизнеса только по одной этой причине.

Неверный выбор продукта

Вашим внутренним ограничением может оказаться товар или услуга, которые не соответствуют требованиям сегодняшнего рынка. Как бы упорно вы ни работали и как бы компетентны ни были ваши сотрудники, у вас просто-напросто может быть слишком мало клиентов. Чтобы убрать это ограничение для объема продаж и потока денежных средств, необходимо предложить клиенту товар, который будет пользоваться у него более высоким спросом.

В число ограничений также входит недостаточная эффективность в сфере производства и доставки, которая приводит к росту издержек или снижению прибыли. Недостатки ваших товаров или услуг могут стать причиной неудовлетворенности клиентов, возврата товара и необходимости возмещения денег в случае претензий, проблем с оплатой и других сложностей.

Возьмите ситуацию под контроль

Только 20 % ваших проблем и ограничений связано с факторами за пределами вашей компании и вне вашего прямого контроля. Только в 20 % случаев причинами возникающих у вас проблем оказываются ситуация на рынке, конкуренты или другие внешние факторы. Эти факторы, несомненно, могут ограничивать рост вашего бизнеса и его прибыльность. Однако, прежде чем начать поиск причин ваших проблем за пределами компании, необходимо проанализировать ситуацию внутри нее.

Для того чтобы ваша компания преуспела, крайне важно выявить ваше главное ограничение или узкое место и сосредоточиться на его устранении. Направьте все свои усилия на то, чтобы повлиять на фактор, определяющий быстроту достижения поставленных перед компанией целей. Если вы добьетесь успеха в этой области, то итоговое вознаграждение будет гораздо больше того, которое вы получите, потратив то же самое количество времени и сил на что-то другое.

Анализ ограничений с целью их устранения способен показать, сможет ли ваша компания добиться успеха или потерпит поражение. Это ключевая часть турбостратегии. Самая большая ошибка – направление усилий на устранение не того ограничения, не выявив ограничения истинного.

Определите свои личные ограничения

Подумайте о своей личной жизни и стоящих перед вами целях. Спросите себя: «Какие из целей самые важные? Почему я их еще не достиг? Что есть во мне такого, что мешает это сделать?»

Может быть, на невысокую скорость, с которой вы эти цели осуществляете, влияет отсутствие определенного качества или навыка? Или вас сдерживает какая-нибудь установка или убеждение? Наконец, что вы можете немедленно предпринять, чтобы устранить или ослабить ваши основные ограничения?

Устраняйте узкие места

1. Сформулируйте четкие, поддающиеся количественной оценке цели, стоящие перед вашей компанией в области продаж и получения прибыли. После этого задайте себе вопрос: «Что определяет скорость, с которой я продвигаюсь к достижению этих целей?»

2. Выполните следующее упражнение на завершение предложений – возьмите предложение «Мы могли бы удвоить продажи, если бы не…» и закончите его.

3. Определите главное препятствие для достижения наиболее важной для вас цели. Как можно его устранить?

4. Проанализируйте все, что происходит внутри вашей компании, чтобы найти сдерживающие факторы, мешающие ее развитию. Какие узкие места есть в вашей компании?

5. Дайте оценку людям, занимающим ключевые должности. Достаточно ли они компетентны и способны делать все то, что необходимо для успеха вашего бизнеса?

6. После того, как вы определили главное ограничение, препятствующее достижению успеха, спросите: «Что еще нам мешает?» Задавайтесь этим вопросом, пока не выявите ту или иную проблему.

7. Что влияет на скорость достижения ваших личных и профессиональных целей? Загляните внутрь себя, чтобы найти ответ на этот вопрос.

Глава 17

Проведите реинжиниринг компании

Производительность рабочей группы зависит от того, насколько ее члены понимают связь своих собственных целей с целями всей организации.

Пол Херси

Основной целью для вас должно быть создание эффективной и высокоприбыльной организации, избавленной от всего лишнего и готовой уверенно действовать в любых направлениях и на любых рынках. Единственный вопрос, который вы должны себе задавать: «Каким образом я могу достичь этой цели?»

Центральный элемент процесса реинжиниринга, ставшего известным благодаря книге Майкла Хаммера и Джеймса Чампи «Реинжиниринг корпорации», – упрощение бизнес-процессов, позволяющее сделать компанию более организованной и эффективной, а значит, более прибыльной.

Война против сложностей

В любой сфере жизни, а в бизнесе особенно, существует естественная тенденция к усложнению. Постепенно даже самый простой процесс становится все более запутанным и начинает требовать большего числа шагов для достижения одного и того же результата. При включении в процесс каждого нового этапа такое включение кажется логичным, однако появление дополнительных этапов приводит к повышению затрат и снижению эффективности всего процесса.

Закон сложности

За долгие годы работы с различными компаниями и организациями я вывел закон, который назвал «закон усложнения». Этот закон гласит, что сложность процесса возрастает пропорционально квадрату числа входящих в него этапов.

Сложность можно определить как «потенциальное увеличение затрат и времени, а также числа ошибок, возникающих при выполнении любой задачи или проекта».

Ключевым в этом определении является слово «потенциальное» в применении к таким понятиям, как затраты, время и ошибки. Оно означает, что сложный процесс не обязательно сопровождается дополнительными расходами и задержками, связанными с возросшим числом этапов. Однако по мере нарастания сложности существенно нарастает и возможность их появления.

Простые и сложные задачи

Закон усложнения работает следующим образом. Если процесс состоит из одного этапа, то при возведении единицы в квадрат мы получаем ту же самую единицу. Действие, выполняемое в один этап, имеет очень низкий уровень сложности, поэтому потенциальные затраты, время и ошибки также незначительны. Например, если вы решили позвонить по телефону – это простое и прямое действие. В нем нет практически ничего сложного. Единственная ошибка, которую вы можете совершить, – набрать неправильный номер.

Если вы добавляете к этому действию дополнительные этапы, то имеете дело со вторым уровнем сложности. Два в квадрате равно четырем. Соответственно, уровень сложности резко возрастает с одного до четырех, а вероятность появления ошибок, лишних затрат и задержек увеличивается на 400 %. Например, это наблюдается в том случае, если вы попросите другого человека вместо вас сделать телефонный звонок, чтобы передать сообщение и получить ответ. Возможность непонимания и потери информации сообщений существенно возрастает.

Экспоненциальное увеличение

Если вы добавляете к действию еще один этап, то в квадрат нужно возводить число три. В результате вы получаете девять. Теперь уровень сложности в переводе на потенциальные затраты, время и ошибки равен девяти. Представим, что вы говорите другому человеку, чтобы он попросил кого-то еще сделать звонок вместо вас, передать сообщение и получить ответ. Возможность непонимания, а также количество всех затрат, задержек и проблем, которые могут сопровождать звонок, подскакивает на 900 % в сравнении с той, которая наблюдалась бы, если бы вы совершили этот звонок самостоятельно.

Если вы будете продолжать увеличивать число этапов, уровень сложности начнет расти в геометрической прогрессии. Если ваш процесс будет насчитывать десять или пятнадцать этапов, то количество затрат, времени и возможных ошибок станет просто заоблачным. Благодаря этому принципу мы понимаем, почему стоимость сидений для унитазов в армии составляет 3500 долларов, а также почему в рамках правительственных проектов ежегодно списываются сотни миллионов долларов. Уровни сложности здесь настолько высоки, что на любое действие в этой системе уходят годы, расходы приобретают устрашающие размеры, а число ошибок не поддается подсчету.

Сокращайте число этапов

Ключ к упрощению и рационализации работы и бизнеса в целом – сокращение числа этапов в каждом процессе. При сокращении процесса на один этап – например, с пяти этапов (уровень сложности равен двадцати пяти) до четырех (уровень сложности равен шестнадцати) – вы снижаете количество возможных затрат, задержек и ошибок в девять раз! По мере уменьшения числа этапов в процессе вы повышаете способность добиться результатов при меньших затратах и с меньшим числом ошибок.

Реинжиниринг компании предполагает, чтобы вы приостановили определенный вид деятельности, который стал слишком сложным и трудоемким. Затем вы должны проанализировать все этапы, из которых состоит этот вид деятельности, и записать их в определенном порядке.

Упрощайте процесс

После составления перечня всех этапов внимательно его изучите, чтобы найти способ сократить их число там, где это возможно. Вы уже знаете, что исключение из процесса даже одного этапа существенно снижает его сложность и, таким образом, повышает скорость выполнения работы.

Станьте своим собственным консультантом по управлению и задайте себе те непростые вопросы, которые мог бы задать вам человек, приглашенный со стороны. Спросите себя: для чего нужен каждый этап? Какова его цель? Почему он выполняется именно так?

На второй стадии реинжиниринга вы должны просмотреть составленный вами список, поставив перед собой цель сразу же удалить из него как минимум 30 % этапов. Это можно сделать практически в любом случае, просто для этого необходимо немного воображения.

Полностью реорганизуйте процесс

Приведу пример. До того, как компания Northwest Mutual Life Assurance начала процесс реорганизации, для утверждения заявки на заключение договора страхования жизни требовалось шесть недель. К тому времени, как утвержденная заявка возвращалась к страховому агенту, клиент нередко принимал решение обратиться в какую-нибудь другую компанию или вообще не покупать полис.

Компания проанализировала этот шестинедельный процесс и выяснила, что он состоит из двадцати четырех этапов. Чтобы заявка была утверждена, ее должны были рассмотреть двадцать четыре сотрудника. При этом общее количество времени, которое реально затрачивалось на рассмотрение заявки, составляло всего семнадцать минут.

Оказалось, что данный процесс разрабатывался на протяжении многих лет в качестве средства, позволяющего избежать ошибок при утверждении заявок на страховые договоры. Каждый раз, когда в прошлом совершалась какая-то ошибка, в процесс рассмотрения вводилась еще одна проверка, позволяющая предотвратить подобную ошибку в будущем.

Процесс, безусловно, стал слишком громоздким, поэтому было принято решение о его реорганизации. Как оказалось, сделать это было достаточно просто. Двадцать три этапа из двадцати четырех были объединены в одну процедуру, выполняемую одним человеком, в обязанности которого входила проверка всех деталей договора перед его передачей андеррайтеру. Андеррайтер же просто просматривал анализ, сделанный первым сотрудником, и выносил решение об утверждении или отклонении заявки. Страховой агент получал ответ в течение двадцати четырех часов. Благодаря такой скорости обработки заявок компания Northwest Mutual Life Assurance получила возможность ежегодно заключать страховые договоры на сотни миллионов долларов.

Объединяйте и исключайте этапы

В процессе реинжиниринга сначала по возможности исключите все ненужные этапы. После этого вы должны найти способы объединить те или иные этапы в одну процедуру, выполняемую одним человеком.

Летая самолетами небольших авиакомпаний, можно заметить, что вашей регистрацией и выдачей посадочных талонов занимается один и тот же человек, который потом проверяет ваши документы при посадке на борт. Затем вы замечаете, что этот же человек обслуживает вас в качестве бортпроводника. Когда вы прибываете в место назначения, этот человек занимается тем, что собирает газеты в салоне самолета и приводит его в порядок для следующего рейса. Однако есть компании, в которых все эти работы выполняют разные люди. Как вы думаете, какие авиаперевозчики получают больше прибыли и работают более эффективно?

Смело используйте аутсорсинг

В стремлении упростить ищите способы передать другим компаниям те задачи, которые они могут выполнить вместо вас. Любая функция, которая не является частью вашего основного бизнеса, может стать кандидатом на аутсорсинг – начиная с бухгалтерского учета и обслуживания компьютеров и заканчивая составлением платежных ведомостей и подготовкой печатных материалов. Компании, специализирующиеся на выполнении определенной функции, как правило, могут сделать эту работу дешевле и лучше, чем вы.

Перепоручайте маловажные задачи

Перепоручайте другим любые части вашей работы, чтобы иметь возможность сосредоточиться на задачах с более высокой ценностью. Прекратите заниматься любыми видами деятельности, которые не прибавляют ценность вашим товарам, услугам или клиентам. Постоянно ищите способы сократить число этапов в вашем рабочем процессе.

Привычка – страшная вещь. Вы привыкаете делать нечто определенным образом, и из-за этой привычки вы сопротивляетесь изменениям. Однако, если вы собираетесь высвободить время и ресурсы, чтобы сделать что-нибудь действительно ценное для клиентов, вы должны быть непреклонны во всем, что касается объединения этапов, аутсорсинга, перепоручения задач и устранения лишних этапов из рабочего процесса.

Вырывайте сорняки с корнем

Этапы, из которых состоит рабочий процесс, очень похожи на сорную траву. Если вы не вырываете ее с корнем, она прорастает снова и в еще большем количестве. Иногда самое мудрое, что вы можете сделать в такой ситуации, – вообще прекратить заниматься определенным видом деятельности. Полностью исключите его из своей работы. Если он не приносит существенную ценность или если вы понимаете, что сегодня не стали бы начинать заниматься им снова, полностью откажитесь от него и вложите время и силы в решение более важных задач, отдача от которых будет гораздо выше.

Применяйте управление на основе ответственности. Возложите ответственность за выполнение всей работы на другого человека, чтобы полностью от нее освободиться. Ищите способы максимально снизить сложность.

Найдите того, кто сделает работу за вас

В начале своей карьеры человек, как правило, выполняет огромное количество заданий. Продвигаясь вверх по служебной лестнице, вы словно бы забираете эти задания с собой как старых друзей, к обществу которых привыкли. Для менеджера совершенно в порядке вещей возвращаться к навыкам, отточенным в прошлом, особенно если поджимают сроки или не хватает терпения.

Вы наверняка слышали поговорку «Если хочешь, чтобы нечто было сделано правильно, тебе придется сделать это самому». Сегодня, однако, подобное мышление устарело, и правильной будет другая поговорка: «Если хочешь, чтобы нечто было сделано правильно, то должен найти человека, который сделает это не хуже, а то и лучше тебя».

Управляйте по методу исключения

Еще один способ упростить работу – управление по методу исключения. Поручив работу компетентному человеку, потребуйте, чтобы он отчитывался перед вами только в случае расхождений с тем, что было ранее согласовано. Старайтесь не подавлять подчиненных своей властью или требовать постоянных согласований по мере выполнения процесса. Упрощайте, упрощайте и еще раз упрощайте.

Решайте быстро, решайте эффективно

Ускорению процесса работы может помочь и ускоренное принятие решений. Не допускайте скапливания вопросов, требующих решения. Не заставляйте людей ждать. Нередко неспособность или нежелание принимать решение действует как пробка в водостоке, приводя к замедлению всего процесса работы. Пока кто-то думает над решением, остальные лишаются возможности выполнять свою работу.

Один из лучших способов ускорения процесса принятия решений заключается в том, чтобы перепоручать этот процесс другим людям. Поощряйте своих сотрудников, когда они принимают решения сами, руководствуясь собственным здравым смыслом, не прибегая к вашей помощи и одобрениям. Каждый раз, когда они приходят к вам с какой-то проблемой или вопросом, спрашивайте: «А что, по вашему мнению, следует сделать?»

Как бы они ни ответили на этот вопрос, дайте подчиненным возможность сделать так, как они предлагают, – если, конечно, это не выходит за рамки разумного. Вы будете поражены, насколько быстро у людей развивается способность к принятию решений и насколько хорошими бывают эти решения. Следуйте правилу «Если нет нужды решать что-то самому, то ничего решать и не нужно». Это прекрасный способ упростить себе жизнь.

Действуйте в режиме реального времени

Начиная с сегодняшнего дня, займитесь сокращением времени, уходящего на выполнение процессов во всех областях деятельности.

Думайте в категориях скорости и эффективности. Постарайтесь действовать в режиме реального времени, решая задачи в момент их появления. Начав работать, делайте это быстро. Пусть работа будет завершена как можно скорее.

Немедленно пресекайте попытки добавить какой-нибудь новый этап в выполнение работы. В дальнейшем всегда ищите способы ускорить и упростить работу, сокращая количество этапов в процессах и тем самым снижая их сложность.

Упрощайте свою личную жизнь

Устройте полную «инвентаризацию» своей личной жизни. Особое внимание обратите на те ее сферы, в которых, как вам кажется, вы перегружены делами и испытываете недостаток времени. Затем проведите реинжиниринг своей жизни.

Постоянно старайтесь искать способы снижения сложности за счет уменьшения количества этапов во всех процессах, а также числа задач и видов деятельности, которые можно поручить другим, сократить или исключить.

А тем временем примите решение тратить больше времени на те занятия, которые доставляют вам максимальное удовольствие и которые наиболее важны для вашего счастья и успеха.

Проведите реинжиниринг компании

1. Сделайте упрощение своим жизненным принципом. В каких областях ваша профессиональная деятельность стала слишком сложной и что вы можете сделать, чтобы вернуть контроль над ней?

2. Применяйте «мышление с нуля» ко всем этапам любого процесса и любым видам деятельности. Стали бы вы сегодня выполнять их точно так же, если бы начали все заново?

3. Возьмите тот или иной усложненный процесс и составьте перечень всех входящих в него этапов от начала до конца. Можете ли вы сразу сократить количество этих этапов на 30 %?

4. Какие задачи или виды деятельности вы могли бы перепоручить человеку, который справится с ними как минимум на 70 % так же хорошо, как вы сами?

5. Выполнение какой работы вы могли бы передать компаниям или другим специалистам?

6. Какие элементы вашей работы можно было бы полностью ликвидировать при условии, что это окажет незначительное влияние на окончательный результат или вообще никак на него не повлияет?

7. Какие части личной жизни вам необходимо упорядочить и упростить? Когда вы собираетесь это сделать?

Глава 18

Страницы: «« 123456 »»

Читать бесплатно другие книги:

Ребенок заплакал и не успокаивается. Чего он хочет? Может быть, у него режутся зубки, а может, болит...
Она очень горька, правда об армии и войне.Цикл «Щенки и псы войны» – о солдатах и офицерах, которые ...
Пособие посвящено клинике, диагностике и лечению посттравматического стрессового расстройства у комб...
Она очень горька, правда об армии и войне.Цикл «Щенки и псы войны» – о солдатах и офицерах, которые ...
Она очень горька, правда об армии и войне.Цикл «Щенки и псы войны» – о солдатах и офицерах, которые ...
Она очень горька, правда об армии и войне.Цикл «Щенки и псы войны» – о солдатах и офицерах, которые ...