Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее Вумек Джейсон

Почему я смог решить семь задач разного уровня приоритетности за то время, пока ждал Анну? Благодаря тому, что я называю «профиль управления временем». Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему распределяете время именно так, а не иначе? Для того чтобы научиться лучше распоряжаться им, я рекомендую начать с составления профиля управления временем. Вы тот, кто вы есть; вы делаете то, что считаете нужным, и мыслите так, как вам свойственно, опираясь при этом на весь свой жизненный и профессиональный опыт.

Для того чтобы помочь вам создать такой профиль, сначала я познакомлю вас со своим.

Мой личный профиль управления временем

На месте проведения конференции, о которой я упоминал выше, был выставочный зал с десятками корпоративных стендов. Люди, стоявшие за столиками у каждого такого стенда, пытались привлечь мое внимание, чтобы предложить мне что-то в обмен на мою визитку, а точнее говоря, чтобы получить адрес моей электронной почты. Я проходил мимо них, стараясь не встречаться ни с кем взглядом, пока не увидел то, что меня заинтересовало. В итоге я не только выслушал короткую презентацию продавца, но и охотно дал ему свой электронный адрес. Взамен же я получил нечто гораздо большее, чем приз: на меня снизошло озарение.

Сейчас я объясню вам, что имею в виду. Представьте себе стенд, у которого установлены два фотоаппарата: один на штативе, чтобы фотографировать людей, а другой на столе – чтобы снимать предметы, разложенные на нем. Я постоял в очереди, сфотографировался, а затем стал в другую очередь – к столу, где было разложено несколько круглых листов бумаги размером с тарелку. Меня попросили положить на каждый лист по одной вещи из тех, которые были у меня с собой. Предполагалось, что они расскажут о том, «кто я такой». Так посетители стенда получали возможность увидеть себя сквозь призму ответа на вопрос: «Что из того, что вы носите с собой, характеризует вас лучше всего?»

Когда я положил на стол последний, шестой предмет, я осознал, что во всех этих действиях есть нечто большее, чем то, что привлекло мое внимание изначально. Посмотрев на стол, я понял, что все эти вещи не просто характеризуют меня. Их совокупность составила то, что я называю теперь «профиль управления временем». Каждый предмет олицетворял какую-то часть того, что я собой представляю, что очень важно для меня, почему я хочу сделать лучшее еще лучше и почему стремлюсь максимально эффективно проводить каждый день.

Ниже приведен список вещей, которые были со мной в тот весенний день. Я настоятельно рекомендую вам составить свой профиль управления временем после того, как вы прочитаете описание этих предметов.

Предмет 1: чем и на чем писать. Я записываю что-то каждый день. Да, каждый. Я фиксирую свои мысли на бумаге, маркерных досках, плакатах и даже на визитных карточках. Я пришел к выводу, что, если у меня есть на чем писать, я больше склонен генерировать новые идеи, где бы ни находился. На протяжении последних нескольких лет я использую блокнот среднего размера в твердой обложке, который ношу с собой практически повсюду. (Когда я писал эту главу, он лежал раскрытым по правую сторону от моего компьютера. Когда я вспоминал о чем-то, что хотел или что мне нужно было сделать немного позже, я просто прерывался, записывал это в блокнот и снова возвращался к клавиатуре. За три часа я внес в блокнот пять пунктов.)

В конце каждого дня я записываю целую страницу своих мыслей в ежедневник, который лежит на моей ночной тумбочке. Последняя строка страницы выделена для «слова дня» – одного емкого слова, описывающего, о чем я думал, что увидел и узнал за день. У подобной практики есть один интересный аспект: за несколько недель или месяцев из этих слов формируется определенная тема. Такое слово – своего рода моментальный снимок того, чем я занимаюсь и что для меня действительно важно.

Для того чтобы быть готовым к этому, я сделал специальную карточку для записей, которая помещается в мой бумажник; на ней я могу записать что-либо в любое время, где бы я ни был. На лицевой стороне карточки написано: I.D.E.A., что, как я уже объяснял в главе 1, означает следующее:

I (Identify – определить). Бывают случаи, когда самое большее, что я могу сделать, – это посмотреть или послушать то, что я хотел бы увидеть или услышать снова. Мне нравится та степень свободы, которую дает мне возможность записать ту или иную мысль на бумаге, а также привычка, выработанная мной за многие годы, – анализировать все записанные идеи, чтобы определить, какую из них следует развить.

D(Develop – развить). Я приношу идеи, записанные на бумаге, в свой офис. Они заслуживают моего внимания или даже обсуждения с коллегой, клиентом или наставником. Я отбираю лучшие, пытаясь отыскать среди них нечто исключительное, с чем я мог бы поэкспериментировать.

E (Experiment – провести эксперимент). Как правило, у меня уходит не так уж много времени на проведение экспериментов, которые позволяют выяснить, представляет ли та или иная идея какую-либо ценность. Предположим, кто-то советует мне книгу («определить»); в тот же день я скачиваю ее («развить»). В большинстве случаев за пару сеансов чтения продолжительностью 10–20 минут становится ясно, стоит ли продолжать чтение этой книги, чтобы оценить ее.

A (Assess – оценить). Теперь я оглядываюсь назад и оцениваю усилия, потраченные на первых трех этапах. Стоило ли все это затраченных усилий? Это прекрасный вопрос, который следует задать в конце эксперимента.

Что вы хотели сделать, пока читали эту книгу? Вот вам мой совет: просто приступайте к делу. Попробуйте применить что-либо на практике на протяжении пяти дней, а затем остановитесь. Оглянитесь назад и оцените затраченные усилия в сравнении с пользой от новых опыта, продукта или задачи.

Предмет 2: бутылка воды. У меня всегда под рукой есть бутылка воды. На протяжении прошедших десяти лет я занимаюсь триатлоном и почти каждую неделю путешествую по миру. Я знаю, насколько мне необходима вода. Когда я летаю, я ставлю перед собой цель – выпивать около 250 мл воды за каждый час полета. Даже когда я пишу у себя за рабочим столом, рядом со мной неизменно стоит стакан воды.

Вода олицетворяет мою приверженность здоровому образу жизни и хорошему физическому состоянию. Это своего рода моя визитная карточка. Когда я веду тренинги по повышению продуктивности и эффективности на рабочем месте, я часто раздаю воду присутствующим. Мне кажется, что, когда я выпиваю за день одну-две бутылки воды, я лучше чувствую время и даже иначе использую его. При каждом глотке воды я думаю о своем здоровье и благополучии.

Предмет 3: открытки с благодарностями. Выше я уже упоминал, что пишу открытки с благодарностями. О чем я еще не сказал, так это о том, что оправляю их кому-нибудь минимум один раз в неделю (а во многих случаях и чаще). Мне действительно нравится выражать людям свою признательность. Я довольно много путешествую; у меня есть друзья, с которыми я общаюсь почти каждый день, и я часто использую различные медиаканалы (такие как книги, статьи, видео или кинофильмы) для получения информации. При таком количестве контактов я всегда нахожу, кому отправить открытку. Несколько лет назад я начал писать открытки с благодарностями авторам книг, чтобы сказать им, какое влияние оказала на меня их работа и как я признателен им за это.

Когда я говорю людям, что подписываю по 52 благодарственные открытки в год, многие смотрят на меня удивленно и спрашивают: «Где же вы берете время? Разве вы не слишком заняты для этого?» Да, у меня много дел, но я создал системы и процедуры, которые позволяют мне без особых проблем отправлять хотя бы по одной открытке в неделю. Вот как я это делаю:

1. Я всегда ищу, кого можно поблагодарить.

2. Когда я путешествую, я храню открытки с благодарностями в специальной папке в своем портфеле.

3. У меня всегда есть при себе марки разного достоинства, которые я могу использовать.

Одно только то, что я делаю достаточно длинный перерыв для подписания открытки с благодарностями, говорит о следующем: во-первых, я осознаю, что происходит вокруг. Я неизменно обращаю внимание на хорошие моменты, хорошие события и хороших людей, выполняющих важную для меня работу, – и благодарен им за это. Во-вторых, признаю тот факт, что у меня есть время. У меня найдется несколько минут, для того чтобы сделать паузу и выразить свою признательность. В-третьих, после подписания открытки с благодарностью я всегда чувствую душевный подъем и прилив энергии и готов к новым свершениям.

Предмет 4: членские карты. На протяжении прошедших десяти лет я путешествовал в среднем по 200 дней в году и в результате стал участником нескольких программ поощрения постоянных клиентов авиакомпаний, сетей отелей и спортивно-оздоровительных клубов. Я настоятельно рекомендую придерживаться этой стратегии каждый раз, когда заходит речь о ценности времени и необходимости комфортного передвижения.

Во время одной из поездок задержали мой рейс, а пересадочный рейс отменили, и мне пришлось проехать несколько сотен километров за одну ночь (из Чикаго в Кливленд!), чтобы утром успеть на встречу с клиентом в его офисе. Я полностью использовал все возможности, которые предоставляли мне программы льгот для постоянных клиентов авиакомпании, агентства по прокату автомобилей и сети отелей, для того чтобы обеспечить возможность безопасных и успешных путешествий.

Членство в какой-либо группе или программе дает кое-что еще: доступ к сети контактов. Ожидая своего рейса в аэропорту или перекусывая в холле отеля, я познакомился со многими авторами книг, актерами, такими же, как я, путешественниками, топ-менеджерами и профессиональными спортсменами. В главе 5 я расскажу о роли социальных и профессиональных контактов, а также методах их формирования. Девиз «Всегда будь готов!» применим и к налаживанию связей!

Предмет 5: дисконтные карты кафе. Я от природы «жаворонок», поэтому не нуждаюсь в кофе, чтобы проснуться. Однако за долгие годы я пришел к выводу, что многим людям просто необходима утренняя чашка кофе! А поскольку в наше время местные кафе выступают в качестве центров проведения досуга, где люди общаются и обмениваются последними новостями, мне нравится быть частью всего этого, и я начал пить в таких заведениях чай и кофе латте.

Только что я заглянул в свой бумажник и нашел там дисконтные карты шести кафе в США и Соединенном Королевстве. Я хожу в одни и те же места в каждом городе, в котором часто бываю. Кроме того, примерно раз в неделю я устраиваю в них утренние встречи за чашкой чая или латте – это делает начало дня более увлекательным.

Несколько лет назад я начал организовывать неформальные встречи за чашкой кофе (CoffeeChat Meetups; хеш-тег – #CoffeeChat). Каждый раз, отправляясь в какой-либо город, я планирую провести хотя бы одну такую встречу и сообщаю об этом членам своего онлайн-сообщества (в таких сетях, как Facebook, Twitter, LinkedIn и Plancast). И люди действительно приходят.

Иногда в таких мероприятиях участвует всего несколько человек, а иногда (особенно в других городах) на них приходит очень много людей. Типичный CoffeeChat – это неформальная встреча примерно десяти человек. Как правило, я выделяю на это 45 минут утром, прежде чем каждый из нас отправится на работу. Когда кто-то говорит мне, что у него нет времени для неформального общения (или любых других занятий, таких как спорт, чтение и т. д.), я советую ему объединить новую практику с одним из привычных занятий. Организация неформальных встреч за чашкой кофе превратила столь привычный утренний ритуал в весьма продуктивную возможность для установления социальных и деловых контактов.

Предмет 6: цифровой фотоаппарат. Вот уже больше десяти лет я повсюду ношу с собой цифровой фотоаппарат. Я часто останавливаюсь, чтобы снять какой-либо природный или городской пейзаж, событие, здание, в котором работает мой клиент, заинтересовавшие меня рекламные плакаты и многое другое. Не так давно я начал фотографировать заметки, сделанные во время встреч. Да, именно так: после встречи я снимаю то, что записал в блокноте, на лекционном плакате или в любом другом месте. Даже во время встреч я фотографирую слайды презентации в PowerPoint, которые отображаются на экране.

Сделать снимок быстрее, чем записывать что-то, и, разумеется, эффективнее, чем надеяться на то, что я вспомню о чем-то позже! Кроме того, так мне удобнее рассылать коллегам соответствующий материал по электронной почте и включать его в свою онлайновую базу данных.

Эти шесть предметов, которые я ношу с собой практически повсюду, составляют мой профиль управления временем. Они говорят о том, кто я есть; более того, объясняют, почему я стремлюсь правильно им распоряжаться и как я это делаю. Я довольно давно изучаю эту тему, поэтому знаю, что тайм-менеджмент – это не просто следить за стрелками часов, это еще и то, как мы используем внешнюю среду, инструменты, энергию и внимание, чтобы довести свои идеи и действия до завершения.

Обычно, начиная семинар по повышению эффективности рабочего процесса, я прошу участников поразмышлять над следующим вопросом: «Когда вы в последний раз анализировали то, как вы работаете?» Наверное, вы догадываетесь, что многие отвечают: «Никогда».

Создание и освоение стратегий и методов тайм-менеджмента действительно требует времени. Если вы посмотрите, как сейчас им управляете, то, скорее всего, придете к такому выводу: вы делаете то же, что и всегда, потому что это обеспечивало требуемый результат – до настоящего момента. Однако, чтобы улучшить лучшее, вероятно, пора пересмотреть то, как вы распоряжаетесь своим временем.

Я настоятельно рекомендую вам на протяжении следующих нескольких дней особенно внимательно присматриваться к тому, на что уходит ваше время. Отметьте, как часто окружающие отрывают вас от работы, как часто вы сами вынуждены прерывать ее и что-то искать или сколько времени у вас отнимает выполнение определенных должностных функций. Продолжая анализировать свои методы, попытайтесь найти новые практики, которые позволят вам самоорганизоваться, и сразу же примените их.

Ниже перечислены мои любимые стратегии для внесения немедленных улучшений в процесс организации времени:

1. Назначайте встречи на пятнадцатую минуту часа. Приглашайте коллег на встречу, которая начнется в 9:15 и закончится в 10:00 или пройдет с 14:15 до 15:00. Судя по моему опыту, большинство часовых собраний можно провести за 45 минут. На самом деле именно столько они и продолжаются, поскольку довольно часто, особенно во второй половине дня, люди в любом случае опаздывают на заседания на 5–15 минут. Если привычка опаздывать – часть вашей корпоративной культуры, начинайте встречи в 9:15; поскольку в большинстве случаев его участники в начале следующего часа уже готовы отправиться на свои рабочие места, вы не без удовольствия обнаружите, что ваши коллеги все-таки приходят «вовремя».

2. «Всегда будьте готовы». Я еще раз повторяю этот девиз, поскольку он очень важен. Куда бы вы ни направлялись, берите с собой какую-либо работу. В случае если вам придется ждать начала встречи или отправления рейса, вы сможете ответить на электронное письмо или звонок, а порой и просмотреть материалы другой встречи или проекта. Еще вы можете подтвердить деловую встречу, составить черновик ответа на письмо или набросать предварительный план реализации проекта.

3. Сделайте что-нибудь полезное в самом начале дня. Придя утром в офис и сев за свой стол, займитесь для начала тем, что можно быстро закончить. Через несколько недель вы обнаружите, что переделали кучу мелких дел и теперь у вас появилось чуть больше времени, ментального пространства и вдохновения, чтобы всерьез взяться за решение более крупных задач. Завершение мелких дел поднимет ваш энергетический уровень и позволит взять оптимальный темп для стабильной работы над проектами самых разных уровней сложности и приоритетности.

4. Меньше отвлекайте других людей. Всегда держите лист бумаги где-нибудь на краю рабочего стола. Когда подумаете о чем-то не очень срочном, что вам нужно обсудить или спросить у одного из своих коллег, запишите это на листе бумаги, вместо того чтобы сразу же бежать к этому человеку. Поэкспериментируйте с таким подходом и увидите: вместо того чтобы отрывать кого-то от работы три раза за час по одному и тому же поводу, вы сможете обратиться к нему всего раз, но с тремя вопросами.

Вы научитесь управлять временем более эффективно, если решите, на чем хотите сфокусироваться, и проанализируете достигнутые успехи.

Решите, на чем вы хотите сфокусироваться

Правильно ли вы организуете время встреч? Сегодня вечером перед уходом из офиса просмотрите свое расписание деловых встреч и работы, запланированных на следующий день. Прикиньте, нет ли возможности перенести что-то на другой день. Проанализируйте свой график на следующую неделю и спросите себя, реально ли назначить встречу с двумя людьми одновременно. Найдите и выделите в своем расписании от 30 до 60 минут подряд (возможно, даже несколько раз в день), на протяжении которых вы сможете за закрытой дверью своего кабинета или в конференц-зале сфокусироваться на одном проекте или приоритетной задаче и вас никто не будет отвлекать.

Мои клиенты считают такой вечерний анализ наиболее подходящим временем для осознания того, какие изменения в свой график они могут внести, чтобы сделать следующий день более продуктивным и увлекательным. Решите, на чем вы намерены сфокусироваться и как планируете это осуществить. Осмыслите и воспользуйтесь с выгодой для себя всем тем, что оказывает влияние на вашу работоспособность, – и увидите, что можете более эффективно распоряжаться своим временем.

Проанализируйте достигнутые успехи

Далее откройте свое расписание на будущий четверг, минимум на четверг следующей недели. Напишите на этой странице: «Тайм-менеджмент и я».

До того момента, как увидите это напоминание в следующий раз, у вас будет около недели, чтобы проанализировать, как вы используете время и его небольшие отрезки. Это позволит вам оценить проделанную работу и успехи, которых вы достигли. Я рекомендую своим клиентам проводить такой анализ по четвергам, а не по пятницам: это позволяет подытожить работу, выполненную на текущей неделе, и подтянуть кое-какие хвосты к концу рабочего дня в пятницу.

Почему именно по четвергам, утром или ближе к полудню? Я объясняю это так:

1. В пятницу после полудня я думаю о том, чтобы: а) прокатиться на велосипеде; б) без какой-либо определенной цели побродить по интернету; в) встретиться с друзьями.

2. В пятницу после полудня я не хочу думать!

3. В четверг ближе к полудню я начинаю думать о предстоящих выходных.

4. В четверг ближе к полудню я могу напомнить коллегам, что я делаю для них и что мне нужно от них. Благодаря этому у нас есть возможность доделывать незавершенные дела во второй половине дня в четверг и целый день в пятницу.

5. Когда я анализирую успехи, которых мне удалось добиться за первые три дня недели (понедельник, вторник и среда), это вызывает у меня всплеск энергии, позволяющий с бльшим энтузиазмом трудиться оставшиеся два дня.

Начните прямо сейчас и до следующего четверга применяйте на практике то, что я вам рассказал в этой главе. Ниже перечислены три конкретные темы, над которыми вам стоит поразмышлять, когда будете учиться работать эффективнее.

• Приносит ли вам пользу принцип «Всегда будь готов»?

• Есть ли у вас успехи по тем важным направлениям и целям, которые вы перед собой поставили?

• Что вы должны изменить, чтобы повысить свою продуктивность, выполнять больше важных задач на протяжении дня и увеличить количество времени, энергии и внимания, остающихся у вас после трудового дня?

Теперь вы готовы трудиться продуктивно и с умом и выполнять больше той замечательной работы, которой занимаетесь. Тем не менее, даже если у вас намечен план действий на сегодня или следующую неделю, иногда вы отклоняетесь от графика и не можете полностью реализовать его. В этом разделе я описываю три фактора, оказывающие положительное или отрицательное влияние на эффективность вашей работы. Читая его, думайте об их воздействии на то, на чем фокусируетесь и чем ежедневно занимаетесь на протяжении 96 отрезков времени по 15 минут.

Фактор 1: гомеостаз

Нам свойственна склонность делать то, что мы всегда делали, обычным образом и в привычной последовательности. Мы стремимся к «норме» и любим устоявшийся порядок вещей.

Вот простой пример испытать гомеостаз на собственном опыте. Положите эту книгу на стол и скрестите руки на груди. Посмотрите, какая рука лежит сверху – мы будем называть ее внешней рукой. Итак, для вас это норма, не так ли? Я имею в виду, что, если вам приходится кого-то ждать или вы откидываетесь на спинку кресла и начинаете над чем-то размышлять, вы скрещиваете руки на груди, причем именно так, как привыкли это делать.

Теперь, узнав, что для вас является нормой, давайте проведем небольшой эксперимент. Вытяните руки перед собой, а затем скрестите их на груди, но в этот раз так, чтобы сверху оказалась другая рука. Вам это кажется совершенно неестественным, не так ли? Большинство участников моих семинаров говорят в этом случае: «Это ненормально».

Для обозначения нормы существует еще один термин – «гомеостаз», который определяется так: «Склонность системы к сохранению относительно устойчивого равновесия между ее независимыми элементами». Как я уже говорил выше, на протяжении рабочего дня мы склонны делать то, что обычно делаем.

Предположим, вы перешли на другую работу и теперь вам приходится тратить больше времени на поездку в офис и обратно. Поначалу это создает вам определенные трудности; вам кажется, что вы впустую теряете время, которое уходит на дорогу. Тем не менее вы постепенно привыкаете к новому порядку вещей, и вскоре то, что теперь вы дольше добираетесь на работу и обратно, уже кажется вам новой нормой.

Точно так же если вы давно работаете со своими коллегами, то, вероятно, считаете, что знаете, чего от них можно ожидать (по крайней мере, в большинстве случаев!). Когда у вас появляется свободный отрезок времени (например, отменили какую-то встречу), вы заполняете его другой встречей или упорядочиваете рабочее пространство, или быстро перекусываете (и все это очень важно). А когда чувствуете себя слишком перегруженным работой, вы тоже склонны делать то, что делали всегда для поддержания равновесия: отменяете встречу, выходите из офиса, чтобы прогуляться, поручаете часть работы кому-то другому, приходите в офис пораньше или засиживаетесь допоздна.

Подумайте о том, что вы сделали за то время, пока читали главу 2.

Проанализируйте, чем обычно каждый день занимаетесь. Что вы делаете в первую очередь, когда приходите в офис? Загружаете компьютерную программу? Обсуждаете что-то с одним из подчиненных? Анализируете или ищете какую-то важную информацию, поскольку она понадобится вам в течение дня?

Мой друг и наставник Маршалл Голдсмит написал книгу под названием What Got You Here, Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful («Что привело вас сюда, не приведет вас туда. Как успешные люди становятся еще успешнее»), которое говорит само за себя. Если вы будете оставаться в состоянии гомеостаза и чувствовать себя в нем вполне комфортно, вы так и не рискнете внести в свою жизнь те улучшения, которые позволят сделать лучшее еще лучше.

Фактор 2: контекст

От того, в каких условиях вы работаете, зависит то, что вы делаете.

Прочитайте это предложение еще раз, а затем проанализируйте вчерашний или любой другой недавний рабочий день. Где вы были? Что сделали? Что облегчало или затрудняло выполнение задач из вашего списка текущих дел?

Когда я размышляю о контексте, я думаю об атмосфере, в которой работаю, а также о том, что мне нужно для наиболее эффективного выполнения задач и управления временем. Возьмем в качестве примера день, который я посвящаю коучингу. Поднимаюсь я, как правило, в 4:30 утра, выпиваю стакан воды и отправляюсь в тренажерный зал, в каком бы отеле ни остановился. Во время тренировки я смотрю одну из презентаций на сайте TED.com, выпиваю еще немного воды и представляю себе соревнования, в которых буду участвовать (это очень стимулирует, поверьте). К 6:30 я уже заканчиваю тренировку, принимаю душ, одеваюсь и иду завтракать.

Во время завтрака я обычно начинаю погружаться в игру под названием «работа»: делаю несколько заметок в ежедневнике, составляю вопросы, рисую диаграммы и привожу в порядок приходящие в голову мысли. Это позволяет мне понять, о чем я думаю.

В дни, когда я провожу сеансы коучинга (а такие дни крайне редко похожи друг на друга), я помогаю клиентам составить профили управления временем и обсуждаю с ними их приоритетные задачи, проекты и методы организации рабочего процесса – другими словами, то, как они выполняют свою работу.

Во время сеанса коучинга я тщательно изучаю, насколько комфортно каждому моему клиенту работается в окружающей его среде, применяя доступные системы и инструменты. Вот несколько важных вопросов, которые необходимо задать себе в процессе анализа вашей рабочей среды:

1. Куда «это» подевалось? Если вы тратите время на поиск чего бы то ни было (печатных бланков, электронных файлов, писем и т. д.), значит, вам пора обновить или привести в порядок окружающее вас пространство. Хотя это и кажется элементарным, но, когда вы ищете пропавшие предметы, вы теряете нечто большее. Вы разбрасываетесь энергией и вниманием, расходуя их на столь бесполезные действия.

Подумайте об этом с такой точки зрения: уделив всего 30 минут в неделю (возможно, 2 раза по 15 минут) тому, чтобы упорядочить, вернуть на место, использовать повторно или выбросить те предметы, которые окружают вас на рабочем столе, вы сэкономите в 2–3 раза больше времени на следующей неделе. Сократите количество времени, которое тратите на поиски предметов, находящихся «где-то тут», предусмотрев в своем графике определенное время для организации рабочего пространства.

2. Работает ли «это» должным образом? Функционирует ли как следует ваш принтер, сканер, новое приложение на мобильном устройстве или фильтр в программе электронной почты? Один из моих клиентов купил планшет, чтобы брать его с собой в деловые поездки, но вскоре понял, что это устройство не заменяет обычный компьютер (на что он рассчитывал). После недолгого обсуждения ситуации этот человек признался, что ему было известно о том, что планшет не обладает всеми необходимыми ему функциями. В итоге он сказал: «Теерь мне придется просто принять это как должное». Уже одно только признание этого факта заставило моего клиента определить, какие операции должен выполнять компьютер, который он мог бы брать с собой в командировки. Когда он уделил немного времени изучению производительности и прочих характеристик нужного ему устройства, он смог найти решение, удовлетворяющее его требованиям.

Подумайте о своем рабочем пространстве: есть ли в нем какой-либо инструмент, система или ресурс, который должен работать определенным образом, но интуиция подсказывает вам, что это не совсем так?

3. Что используют другие, для того чтобы?.. Понаблюдайте за тем, как работают ваши коллеги. Попросите их уделить вам несколько минут и показать свое рабочее место, офис, деловой портфель или то, что они берут с собой в поездки. Вернувшись на свое рабочее место, поэкспериментируйте с разными моделями повышения продуктивности и организации рабочего пространства. Используйте результаты своих исследований, для того чтобы выяснить, какие системы и эстетика окружающей среды помогут вам успешно трудиться на протяжении дня. Во время путешествий наблюдайте за тем, что делают окружающие, чтобы поддерживать определенный уровень сосредоточенности, продуктивности и релаксации.

4. Нравится ли вам, как «это» выглядит, звучит, ощущается, работает? Это просто невероятно, но за многие годы коучинга я неоднократно видел одну простую причину неспособности моих клиентов справиться с работой: их просто раздражали те или иные элементы рабочего пространства. Например, я сотрудничал с одним топ-менеджером, которой не нравилось, как отображается картинка на экране монитора. Я показал ей, как увеличить размер шрифта в программе электронной почты (управления задачами, составления календарного плана) в компьютере и смартфоне. Благодаря этому простому изменению ей стало комфортнее считывать информацию, что, в свою очередь, позволило ей быстрее принимать решения и успевать больше за меньшее количество времени. Повторяю еще раз: проанализируйте, как используете инструменты и окружающее пространство, и в итоге обязательно найдете какое-либо усовершенствование, которое окажется не просто хорошим, а необходимым для вас.

5. Вдохновляет ли меня это пространство на хорошую работу?

Осмотритесь вокруг прямо сейчас. Я убежден: то, чем вы себя окружили, либо вытягивает из вас энергию, либо наполняет ею – золотой середины здесь нет. В одном нью-йоркском офисе я увидел целую полку всяких наград и почетных знаков за «заключение сделок», однако все это размещалось у противоположной стены комнаты по отношению к столу моего клиента. А что же находилось у него на столе? Незаконченные дела: распечатки так и не подписанных контрактов, письма, статьи, множество блокнотов – словом, все то, что символизировало работу, которую он не сделал.

Мы потратили достаточно много времени на создание на его столе и в кабинете такого физического пространства, которое помогало бы этому человеку реализовать весь свой потенциал во время работы над важными сделками, а также напоминало бы о прошлых победах и позволяло понять, когда он действительно готов к важной работе.

Фактор 3: сеть контактов

Важно не то, что вы знаете; важно, кого вы знаете. Вы слышали эту фразу, не так ли? Моя жизнь неоднократно менялась к лучшему благодаря готовности рискнуть, представиться и познакомиться с новым человеком. Создание и поддержание сети контактов играет одну из ключевых ролей в обеспечении высокой продуктивности; на самом деле это настолько важно, что я посвятил этой теме целую главу (главу 5).

А здесь просто хочу поделиться парой мыслей о влиянии деловых и социальных контактов на вашу личную и профессиональную жизнь.

Много лет назад я перечислил пять человек, с которыми провожу больше всего времени. И понял одну интересную вещь: чем больше я нахожусь среди них, тем сильнее их влияние на мое поведение и мышление, причем как в позитивном, так и в негативном ключе.

Я начал отслеживать, сколько дней отпуска эти люди берут за год, выяснил, сколько книг они прочитывают, на какие концерты ходят, какие фильмы смотрят. Я даже попытался определить, сколько денег они зарабатывают. И знаете, к какому выводу пришел? Я понял, что моя жизнь представляет собой усредненный вариант их жизней.

Позвольте объяснить, что я имею в виду. Предположим, эти пять человек взяли в совокупности 35 дней отпуска за прошедший год. Я разделил 35 на 5 – получилось 7 дней. Как оказалось, я тоже взял около семи дней отпуска в том же году. Такая же закономерность наблюдалась и в остальном: в количестве прочитанных книг, сумме заработанных денег и других сферах жизни!

Вот еще пример. В 2007 году я включил в свою сеть контактов еще одного человека. Он взял в предыдущем году 40 дней отпуска (это была его цель). Я обратил внимание на то, что количество дней отпуска, которые взял я, тоже увеличилось. (В 2008 году я провел 11 замечательных дней в Коста-Рике; кроме того, у меня было несколько длинных уик-эндов, с пятницы по вторник.) В следующем году я планирую уйти в 35-дневный отпуск (под отпуском я подразумеваю время, когда я не проверяю электронную и голосовую почту и не делаю ничего, что связано с работой).

Если вы намерены успевать больше, вам необходимо включить новых людей в свою социальную сеть, под которой я подразумеваю нечто большее, чем ваши контакты в таких онлайновых сетях, как LinkedIn и Facebook.

Я знаю одно: кто я есть, где путешествую и что думаю, – и это результат влияния тех, с кем я чаще всего общаюсь. Много лет назад я понял, что, если изменю свое окружение, это во многом изменит и мою жизнь. В действительности чем серьезнее перемены, которые я хочу осуществить, тем важнее как можно быстрее изменить круг контактов. Когда я узнаю что-то новое и ставлю перед собой новые цели, я всегда ищу возможность познакомиться с новыми людьми.

В главе 5 вы узнаете о том, что ваша социальная сеть выходит за пределы онлайновых связей. На данный момент запомните следующее: любая сеть контактов, онлайновая или реальная, оказывает большое влияние на вашу жизнь и может помочь добраться оттуда, где вы находитесь, туда, где хотите быть. Для того чтобы сделать это, начинайте мыслить масштабнее! В следующих четырех главах я подскажу, как этого добиться.