Издержки – вниз, продажи – вверх. 78 проверенных способов увеличить вашу прибыль Файфер Боб

Шаг 32. Повседневные траты

В каждом офисе существует множество дорогостоящих предметов повседневного пользования, которые представляют значительный потенциал для экономии и, следовательно, для прибыли. Сокращая подобные траты, вы тем самым даете понять всем служащим, что курс на ресурсосбережение и экономию – это всерьез и надолго. Я бы порекомендовал обратить внимание на следующее.

Поездки первым классом. Наложите запрет на поездки первым классом для всех сотрудников, включая себя. В течение десяти лет я разъезжал первым классом и получал от этого большое удовольствие. Распорядившись, чтобы сотрудники моей фирмы пользовались эконом-классом, я тоже стал ездить эконом-классом и в течение нескольких месяцев привык к этому. Путешествие эконом-классом вовсе не мешает работать, если вы настроены на работу. Всегда можно найти пару свободных мст, чтобы расположиться поудобнее, особенно если вы проявите вежливость и такт в общении со служащими авиакомпании и не постесняетесь попросить то, что вам нужно. Теперь, сидя в салоне эконом-класса, я чувствую, что все идет как надо, потому что я последователен в своих действиях, выполняя собственное решение. Мне не нужно много места и много еды во время полета. Каким бы важным я ни был, гораздо больше меня согревает сознание того, что я управляю первоклассной высокоприбыльной компанией.

Прочие поездки. Для начала убедитесь, что служащему необходимо ехать туда, куда он собрался. Многие любят просто проветриться.

Счета (отчеты о расходах). Кто-то, желательно вы, должен периодически просматривать все отчеты служащих о расходах. Если вы не успеваете заниматься этим постоянно, используйте метод выборочной проверки, не уточняя, что вы делаете это нерегулярно. Пусть служащие пребывают в уверенности, что все отчеты просматриваются вами лично. Если вы обнаружите, что кто-то из сотрудников необоснованно включил в отчет что-либо дорогостоящее, сообщите ему, что обнаружили его проступок и прощаете его, но, если это повторится впредь, он не будет прощен. Отчеты о расходах этого сотрудника будут безупречными как минимум в последующие год-два.

Мебель для офиса. Отмените все расходы на мебель для вашего офиса. В нынешние времена всегда найдется офис, откуда можно взять письменный стол, кресло или книжный шкаф. Когда вы даете сотрудникам хозяйственного подразделения карт-бланш, они стремятся купить новую мебель. Попросите их подойти к проблеме конструктивно, и они всегда смогут найти лишнюю мебель, которую можно использовать. Если все же необходимо приобрести что-либо новое, это требование непременно до вас дойдет независимо от того, заморожены закупки мебели или нет. Наложите запрет на новые закупки, делая необходимые исключения. Должно быть так, и только так.

Оргтехника. Ранее мы уже останавливались на этом вопросе. Я еще не видел ни одной компании, расходы которой на названную статью нельзя было бы безболезненно сократить на 40 процентов. Сделайте это, и ваши сотрудники с легкостью приспособятся к новым условиям. (Кстати, в некоторых компаниях ответственный за административно-хозяйственное обеспечение составляет требование на закупку оргтехники на основе инвентарной описи. Никогда не допускайте этого! Как вы думаете, в чем он больше заинтересован: составить список покороче или, наоборот, как можно длиннее?)

Копировальная техника. Действительно ли вам необходимо иметь в офисе столько копировальной техники? Не может ли служащий сделать несколько шагов, чтобы подойти к тому аппарату, который стоит в соседней комнате? (Может быть, тогда он станет копировать только то, что действительно нужно?) Советую отменить закупки новой копировальной техники и не обновлять ту, что есть.

Контракты на гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники. Советую не подписывать или не возобновлять подобные контракты. Знаете ли вы, из чего складывается стоимость такого контракта? Поставщик техники включает туда стоимость всех деталей, которые могут понадобиться в течение контрактного периода, расценки на устранение наиболее вероятных неполадок, а также весьма значительную страховую сумму (то есть вы страхуете себя от риска возможных поломок в будущем, причем неизвестно, будет ли тогда стоимость ремонта больше или меньше той, что заложена в контракте). Однако ремонт офисной техники не такая уж дорогостоящая вещь, чтобы страховаться от подобного риска. Ваш бизнес связан с гораздо более серьезным риском, вы рискуете гораздо более крупными суммами, которые ничем не застрахованы. Общее правило таково: страхование необходимо только от крупных рисков, от ситуаций, которые могут угрожать всему делу и способны стать разрушительными для него. На остальное не стоит расходовать деньги фирмы, лучше положить их на банковский счет.

Подписка на периодические издания. Подписка на многочисленные и неизвестно кому нужные издания стала нормой практически для каждой компании. Ну полно, так ли вам нужны все номера T e Wall Street Journal? Неужели библиотеке вашей фирмы настолько необходимы все эти периодические и информационные издания? По моим наблюдениям, любая компания может прекрасно обойтись и одной четвертью всей периодики, которую она привыкла выписывать (то есть на которую привыкла выбрасывать деньги).

Телефоны. Для начала неплохо убедиться в том, что ваши служащие пользуются обычными телефонными аппаратами (за исключением тех сотрудников, которым по роду службы необходим многофункциональный аппарат). Ну зачем каждому сотруднику телефон со множеством кнопок и различных функций? Ведь большинство ими не пользуются и даже могут не знать обо всех возможностях такого аппарата. Далее необходимо ужесточить правила пользования телефоном, а именно запретить междугородные телефонные переговоры личного характера. Проведите выборочную проверку счетов за телефон. Обнаружив нарушение, предупредите провинившегося сотрудника о том, что в следующий раз ему придется платить за это крупный штраф. Достаточно проявить подобную строгость в отношении 2 процентов служащих, и это немедленно станет известно всему персоналу, который сделает правильные выводы для себя. Так, в одной из компаний, с которыми я работал, в результате подобной политики уже в первый месяц вдвое сократились счета за телефон.

Долгосрочные контракты с поставщиками. Не подписывайте подобных контрактов, пока это не стало суровой необходимостью, и запретите своим служащим делать это. Конъюнктура рынка постоянно меняется, и хороший бизнесмен должен проявлять гибкость. Однако последнее весьма затруднительно, если вы связаны достаточно длительным контрактом. Кроме того, наличие контракта усложняет исправление ошибок. Например, если мой служащий допустил просчет, я всегда могу исправить его, но если он заключил контракт, фирма привязана к этой ошибке на долгое время и несет значительные убытки.

Шаг 33. Размеры офиса

Во многих компаниях сложилось совершенно несуразное представление о том, сколько рабочей площади требуется каждому служащему. Люди, которых не бывает на месте по три дня в неделю, имеют отдельные (пустующие в их отсутствие) кабинеты. На самом деле лишь очень небольшое число сотрудников действительно нуждается в собственном кабинете. Офисы фирм, как правило, гораздо больше, чем нужно. Приемные часто слишком просторны.

Правило, которым необходимо руководствоваться в отношении офисной площади, однозначно. Выбирайте наиболее дешевое помещение в пригороде. Уплотняйте сотрудников, размещая по два-три человека в каждой комнате. Не оставляйте пустые просторные холлы. Офисное пространство должно быть функциональным, а не роскошным. И тогда эффективность труда сразу же повысится, поскольку служащие будут более серьезны и атмосфера будет более деловой.

Наконец, несколько раз подумайте, прежде чем вкладывать средства в приобретение здания (или его части) для офиса. Гораздо проще платить арендную плату. Со временем ваши требования к офису могут измениться, поэтому не стоит связывать себя одним помещением. Хотя владеть недвижимостью считается весьма солидным, но в девяти случаях из десяти это оборачивается для владельца большими дополнительными затратами. Чаще вспоминайте известную истину: «Если вы не занимаетесь недвижимостью, нечего делать вид, что вы ею занимаетесь».

Шаг 34. Хотите заслужить одобрение служащих? Откажитесь от собственного кабинета

Как и большинство руководителей, я занимал самый большой кабинет в офисе – просторное помещение с великолепным ковром и дорогой мебелью. Несколько лет назад, проводя программу сокращения расходов, я отказался от кабинета. Я возглавляю компанию номинально и фактически, осуществляя на деле ежедневное руководство своей фирмой, но у меня нет собственного кабинета!

Все необходимые документы и досье находятся на столе у моего секретаря. Когда я не в командировке, а работаю в офисе, я занимаю кабинет кого-либо из отсутствующих сотрудников. Если мне надо провести совещание, я могу воспользоваться конференц-залом. Такая практика очень выгодна, не говоря уже о том, что по многим причинам это лучше, чем быть фактически изолированным от коллектива в своей норе.

Кроме того, это решение обеспечило мне дополнительный моральный капитал. Теперь я имею полное право отклонять многочисленные просьбы сотрудников о выделении средств на какие-либо служебные нужды, ведь они имели возможность лично убедиться, что я заинтересован в сокращении расходов компании. Образно говоря, я и сам принимаю микстуру, которую им прописал.

Если вы всерьез решили сократить расходы фирмы, последуйте моему совету. Ничто не убедит сотрудников в серьезности ваших намерений лучше, чем личный пример.

Шаг 35. Лично утверждайте оплату всех счетов

Когда я только начинал кампанию по сокращению расходов в своей фирме, я использовал все приведенные выше приемы. Затем я добавил к ним еще один: стал лично просматривать все чеки и счета, представляемые к оплате.

Это вовсе не значит, что я подписываю расходные ордера или чеки собственноручно. Вовсе нет. Это делает мой бухгалтер. Но она приносит мне все счета и все чеки на утверждение, прежде чем их подписать. Она приходит два раза в месяц всего на полчаса, и мы просматриваем все подлежащие оплате счета.

Это оказалось очень действенным средством. Раньше я просматривал отчеты о расходах, а не выставленные счета и чеки, и многие так называемые «прочие» статьи расходов ускользали от моего внимания. Но если вы дадите себе труд просмотреть счета, вы сразу же обратите внимание на многочисленные скрытые расходы, которых можно избежать. Более того, у вас появится реальное представление о том, из чего складываются ежедневные операционные расходы вашей фирмы и на чем можно легко сэкономить.

Если вы руководите крупной фирмой, просматривайте хотя бы половину или четверть счетов, или 10 процентов, или даже 2. Но только обязательно делайте это. Вы обнаружите многочисленные возможности сократить расходы – скрытый потенциал экономии, о котором и не подозревали.

Шаг 36. Капиталовложения

Бухгалтеры всего мира не могли бы причинить большего вреда успешному управлению частными предприятиями, чем создание категории «капиталовложения» в бухгалтерском учете. Когда предприниматель покупает за миллион долларов нечто дорогостоящее, бухгалтерские книги показывают, что от этого прибыль сейчас же снижается. Когда же он вкладывает миллиард долларов в капиталовложения, он с точки зрения бухгалтерского учета ничего не теряет – по крайней мере, пока они не начинают обесцениваться.

Капитал – будь то предприятие, оборудование или земельная собственность – стоит реальных денег. И поэтому управлять им необходимо так же продуманно и расчетливо, как другими дорогостоящими объектами (или, принимая во внимание масштаб этих объектов, даже еще более продуманно).

Пока же крупные компании зачастую удивительно небрежно относятся к контролю за капиталовложениями. Однажды я разрабатывал систему оценки проектов капиталовложений для компании стоимостью 8 миллиардов долларов. И вот какое признание сделал один из ее руководителей: «Знаете, сэр, мы, пожалуй, впервые задумались о том, действительно ли нужно финансировать каждую из этих программ капиталовложений». Удивительное замечание для руководителя компании с миллиардными прибылями.

Один из вице-президентов этой компании очень гордился своей твердостью в отношении контроля за расходами. Но только не тогда, когда речь шла о капиталовложениях. Так, он запрашивал (и получал) по 400 миллионов долларов ежегодно, не утруждая себя точным анализом окупаемости вложенных средств. При этом сотрудники претерпевали адские муки, когда просили его дополнительно выделить 50 тысяч долларов на маркетинг или миллион на рекламу. Но в то же время он с легкостью тратил 400 миллионов на инвестиции, не уделяя этому вопросу и десятой доли того внимания, которое он уделял запросам других на куда более мелкие суммы.

Капитал – это реальные средства. Это крупные суммы. Тщательно продумывайте бюджет, не выпускайте капиталовложения из-под контроля. И это обернется реальным приростом прибыли фирмы.

Шаг 37. Счета, подлежащие оплате

Есть одна элементарная возможность сократить расходы в текущем году (хотя использовать ее можно только один раз) – отсрочить оплату счетов. Большинство поставщиков предпочитают подолгу ждать оплаты своих счетов, но не терять клиента.

Попробуйте отложить оплату счетов на 45 дней, затем на 60 дней, затем на три месяца или даже на полгода, если, конечно, ваш поставщик вытерпит это. Не оплачивайте счет до тех пор, пока фирма, выставившая его, не напомнит вам об этом как минимум дважды. Попробуйте сделать это, и вы удивитесь: некоторые поставщики начнут требовать оплаты по своим счетам не раньше чем через два года!

Шаг 38. Сначала используйте имеющиеся запасы и лишь потом делайте новые закупки

А вот еще один полезный совет, который поможет вам единовременно повысить показатели фирмы прямо в этом году. Прежде чем делать заказ на приобретение чего-либо, необходимого фирме для производства или для офиса, используйте все имеющиеся запасы.

Естественно, служащие административно-хозяйственного подразделения таким правилом не руководствуются, они привыкли закупать впрок, чтобы было спокойнее. Они заказывают все в больших количествах, чтобы надолго обеспечить себе спокойное существование. Однако это не соответствует вашим интересам.

Мое предложение, проверенное на собственном опыте, сводится к тому, чтобы, во-первых, растянуть использование закупаемых расходных материалов (ресурсов) на возможно более длительный срок (на 15 дней, например) и, во-вторых, отсрочить оплату счетов за эти закупки на 30 дней. Тогда фактически ваша фирма вместо ежемесячной закупки и оплаты материалов будет делать это один раз в 45 дней. Таким образом, в текущем году образуется экономия, которая обязательно отразится в вашей бухгалтерской отчетности.

Шаг 39. Неужели вы никогда не увольняли сотрудников?

А сейчас перейдем к разговору о служащих. Это также источник экономии, правда, более болезненный.

В самом начале книги я уже отмечал необходимость меритократии – системы, при которой лучшие работники получают значительно больше, чем средние и посредственные, то есть системы индивидуального подхода к оценке деятельности каждого служащего. В каждой организации, имеющей хотя бы нескольких сотрудников, обязательно есть те, кто недостаточно соответствует вашим требованиям, особенно если эти требования так высоки, как должны быть. Невозможно заставить служащих поверить в реальную меритократию и дифференцированный подход, если посредственные сотрудники продолжают работать в компании и получать свою зарплату.

Если вы грамотно подобрали и обучили служащих, если они прониклись вашими идеями, вам крайне редко придется сталкиваться с необходимостью увольнения. В моей компании требования очень высоки, выше, чем во многих других фирмах, и при этом за 15 лет работы я уволил всего 3 процента служащих, когда-либо работавших на меня. Вообще никого не увольнять тоже нельзя – это расхолаживает и приводит к серьезным сбоям в работе всей организации.

Я уволил очень немногих, но всегда это было справедливое решение, и оно имело большой воспитательный эффект. В каждом подобном случае остальные служащие мобилизовывались и начинали работать гораздо лучше. Те, кто был не на хорошем счету, боялись потерять работу. Лучшие же, уверенные в том, что не потеряют работу, поступали так, поскольку видели, что плохое отношение к работе не проходит безнаказанно. Они также стремились работать лучше в интересах фирмы, поскольку дорожили компанией, в которой действительно осуществляется меритократия, основанная на дифференцированном подходе к служащим.

Много лет назад у меня работали два старших управляющих. Один из них, назовем его Элом, был прирожденным руководителем, многое делал, но никак не мог собраться, чтобы работать с полной отдачей и реализовывать на практике свой потенциал. Я всеми возможными путями пытался настроить его на нужный лад, но не слишком успешно. Другой управляющий, Майкл, практически не работал. Он за все хватался, производил много шума, но толку не было, его вклад в дело равнялся нулю.

Я уволил Майкла. (Чтобы успокоить свою совесть, я дал ему солидное выходное пособие.) На следующей неделе Эл пришел ко мне в кабинет и спросил, будет ли он также уволен. Я перечислил ему те дела, которые он должен завершить, если не хочет разделить участь Майкла. Он справился со всем этим за три месяца и с тех пор прекрасно работает, являясь ценным сотрудником моей команды, к нашему взаимному удовольствию.

У Эла всегда были выдающиеся способности. Но, пока уровень требований был обычным, он спокойно работал вполсилы. А когда я продемонстрировал дифференцированный подход на практике, когда он на деле понял, что хорошая работа высоко ценится, а плохая ведет к увольнению, он внутренне собрался, преодолел свой негативизм и лень, и его природный талант засверкал всеми гранями.

Если вы никогда никого не увольняете, вы не достигнете высот в бизнесе (и, конечно, не сможете максимизировать прибыли).

Шаг 40. Никогда не раздувайте штат

Служащий может заполнять свое рабочее время двумя способами. В первую очередь он планирует полезные и важные дела, действительно приносящие пользу компании. Если же этих дел недостаточно, чтобы заполнить рабочий день, то служащий находит тысячу других дел, чтобы казаться загруженным и деловитым.

Подобное положение распространяется и на управленческую деятельность. Получив под свое начало группу сотрудников, менеджер сначала обеспечивает их работой по выполнению наиболее важных дел и следит за тем, чтобы она была тщательно и качественно выполнена. Однако подождите, у меня же есть еще люди, которых я могу использовать! Можно загрузить их чем-нибудь второстепенным, а можно выполнять важные дела всей командой, что менее эффективно (поскольку реально для их выполнения вполне хватило бы меньшего количества служащих).

Я решаю проблему следующим образом. Когда ко мне (или к руководителю компании, которого я консультирую) обращаются с просьбой принять на работу еще одного сотрудника, я всегда отвечаю отказом. Когда обращаются во второй раз, я тоже отвечаю отказом. И в третий раз тоже. Когда же раздается буквально вопль о крайней необходимости расширения штата и о том, что без дополнительного сотрудника компания не может нормально функционировать, я рассматриваю этот вопрос и довольно часто (но не всегда) даю разрешение увеличить численность персонала.

Для чего такие сложности? Для того, чтобы исключить возможность неэффективного использования служащих и выполнения ненужной работы. По-настоящему загруженный служащий вынужден выполнять только нужную работу. И, что еще более важно, менеджер, у которого в распоряжении находится ограниченное число работников, вынужден определять приоритетные направления и эффективно организовывать работу подчиненных. Иными словами, менеджер вынужден хорошо управлять.

Чрезмерное неконтролируемое увеличение штата приводит к неэффективности работы и плохому управлению. Паркинсон, автор замечательного высказывания «Выполнение работы растягивается на все отпущенное для нее время», тоже пришел к такому выводу, сформулировав его как закон: «Руководитель занимается выполнением работы всех имеющихся сотрудников».

Когда к вам последний раз пришел сотрудник и добровольно признался, что штат его сотрудников больше, чем это необходимо? Ответ очевиден. Поэтому единственный способ обеспечить эффективность использования персонала и избежать ненужной работы – иметь минимум служащих.

Шаг 41. Назначение зарплаты

В процветающей компании назначение зарплаты служащим требует сбалансированной (справедливой) щедрости. Вы не можете называть свою компанию отличной и процветающей, если, призывая служащих отдавать все силы для достижения максимальной прибыли и отказываться от многих удобств и привилегий, тут же заявляете: «А кстати, много платить я вам не собираюсь». Платить нужно щедро, чтобы служащие ощущали сопричастность к увеличению прибылей и важность своей роли.

Однако в этом вопросе необходимы и разумный баланс, и взвешенность. Если щедрое вознаграждение становится автоматическим, не зависящим от результатов работы каждого служащего в отдельности, вся ваша система, вся с трудом созданная идеология компании теряют смысл.

Назначение зарплаты в первоклассной фирме должно подчиняться трем следующим правилам.

– Для тех групп служащих, деятельность которых непосредственно обеспечивает прибыль компании, уровень зарплаты должен значительно превосходить все, что предлагают другие фирмы за аналогичную работу. Это та группа служащих, чье пребывание в компании и чей энтузиазм вы должны обеспечивать любой ценой. В этом залог вашего успеха и процветания.

– Для других групп служащих зарплата должна быть более щедрой, чем во многих других компаниях, но не чрезмерно щедрой.

– В каждой группе сотрудников на любом уровне зарплата должна широко варьироваться в зависимости от вклада каждого сотрудника в общий результат.

Кстати, быть щедрым вовсе не значит быть чересчур отзывчивым и уступчивым в отношении увеличения зарплаты. Установите ее на высоком уровне и давайте людям то, что они заслужили. Если кто-то из ключевых сотрудников просит о повышении, уступайте редко и только если вы действительно уверены, что это оправданно и человек вам нужен. «Ключевой» – это одно понятие, а «незаменимый» – совершенно другое. Как сказал один мудрый человек, все кладбища переполнены незаменимыми.

Можно заметить, что все элементы создаваемой вами политики, или идеологии, составляют единое целое: мы верим в прибыли и эффективность, а не в напрасные усилия, мы верим в продуктивную работу, а не в многочасовое высиживание, мы верим в меритократию и дифференцированный подход – мы платим, если вы это заслужили, но только если заслужили. Мы отказываемся от излишних удобств (путешествуем эконом-классом и используем оставшуюся от бывшего работника офисную мебель), но мы платим вам очень хорошо.

Работники выше среднего уровня с удовольствием будут работать в такой организации, и именно этих людей необходимо привлекать и удерживать.

Шаг 42. Льготы

Прежде всего надо отметить, что большинство служащих недооценивают значение льгот, считая их чем-то второстепенным, и предпочитают денежные премии (или доплаты).

Ну что ж, платите высокую зарплату и не увлекайтесь льготами, пусть их будет мало, но они должны быть очень весомыми – чтобы служащие ценили их.

Льготы, однажды введенные, должны оставаться незыблемыми, а значит, и не меняться в сторону увеличения. Один мой знакомый, руководитель, компания которого установила служащим льготу в области медицинского обслуживания (оплачивала медицинские страховки), нашел возможность компенсировать инфляционный рост цен в области здравоохранения. Каждый год он объявлял персоналу, что компания увеличивает оплату страховки в соответствии с индексом потребительских цен (или общим уровнем инфляции). Поскольку уровень инфляции составлял примерно 4 процента в год, он каждый раз увеличивал оплату страховки на 4 процента.

Однако в последние годы из-за роста инфляции стоимость медицинской страховки компании, с которой у них был договор, стала повышаться на 15 процентов в год. Мой находчивый знакомый не стал, конечно, увеличивать оплату страховок на 15 процентов в год, а опять объявил о 4-процентном увеличении. Он также договорился со страховой компанией, чтобы она сократила объем предусмотренных страховкой медицинских услуг таким образом, чтобы ее общая сумма превышала предыдущую на 4 процента. И именно эту сумму он выплатил служащим. Некоторые из них удивлялись, как он умудрился снизить фактический объем страховки. А он отвечал, что он увеличил объем страховки на 4 процента, как всегда. «Но ведь теперь по страховке можно получить гораздо меньше услуг!» – возмущались некоторые. В ответ управляющий посоветовал им обратиться с жалобами к своему конгрессмену. Его позиция ясна: инфляция в области медицины возросла не по его вине, и это не его проблема (по крайней мере это соответствовало законодательству, действовавшему на момент выхода книги в свет).

Не могу утверждать, что подобный подход правильный. Может быть, да, а может быть, и нет. Важно то, что льготы не являются чем-то обязательным. Это просто инструмент, который опытный управляющий должен использовать для поощрения персонала, совершенствуя его по мере изменения экономической ситуации.

Шаг 43. Никогда не давайте регулярных премий

Нет более бесполезной траты денег, чем раздача рождественских вознаграждений. В каждой компании, где есть такая практика, эта премия становится автоматической (поскольку ее получает каждый), недифференцированной (кому захочется беспристрастно оценивать работу служащих в канун праздника? Неужели не все должны купить рождественские подарки своим близким?), ожидаемой. Поэтому служащие не ценят такую премию.

Как только премия или вознаграждение становятся автоматическими, они теряют свое значение как инструмент поощрения хорошей работы – и становятся признаком плохого, а не хорошего менеджмента.

Я также не верю в регулярные – квартальные или годовые – премии, даже если их размер обусловлен вкладом каждого в общий результат. Когда выплата премии приурочена к календарным датам, руководитель или менеджер по работе с персоналом фактически лишен свободы действий в установлении вознаграждения в зависимости от качества работы сотрудника.

Я высоко ценю воспитательное значение премий и предпочитаю проводить политику кнута и пряника. Премии наиболее эффективны, если они выплачиваются нерегулярно. Давайте премию, только если она заслужена, и не давайте, если нет. Тогда она будет нерегулярной с точки зрения календаря, но весьма регулярной с точки зрения побудительных стимулов для более качественной работы, так как будет выдаваться только в том случае, когда работа или поведение сотрудника заслуживают этого. Служащие будут высоко ценить такую премию, понимая, что вы замечаете их труд и старания, и однозначно связывая ее с качеством своей работы.

Некоторые управляющие избегают такого подхода к премиям: он требует постоянного беспристрастного рассмотрения деятельности каждого сотрудника. Кто заслуживает вознаграждения? Кто не заслуживает? Сколько? С автоматическими рождественскими премиями жить гораздо проще. Однако каждый управляющий, который уклоняется от оценки деятельности своих подчиненных, занимается не своим делом. Я предпочитаю оценивать качество работы сотрудников, решать, заслуживают они премии или нет, и быть правым в девяти случаях из десяти, чем иметь малоэффективную систему автоматического премирования, никак не связанную с результатами работы. Лучше быть приблизительно правым, чем точно ошибаться.

Шаг 44. Звания

Один из моих первых наставников учил меня: «Если ты не собираешься продвигать подчиненного по служебной лестнице, придумай ему какое-нибудь почетное звание. Это высоко ценится, удовлетворяет тщеславие, и притом намного дешевле, чем премия».

Звания дешевы (они вам ничего не стоят). Щедро раздавайте их.

Шаг 45. Психологическая мотивация поведения служащих

Давайте подведем итог. Вот инструменты, которыми вы можете мотивировать сотрудников на хорошую работу.

– Вы управляете своей компанией так, чтобы она была самой лучшей и самой прибыльной в своей области.

– Вы даете понять служащим, какой стиль работы и поведения устраивает вас как руководителя.

– Вы вознаграждаете тех, кто выполняет ваши строгие требования.

– Оплата труда служащих широко варьируется в зависимости от качества и результативности работы.

– Оплата очень высокая, когда это заслуженно (меритократия).

– И далее (на этом я еще остановлюсь) вы обучаете служащих на словах и личным примером тому, как сделать бизнес прибыльным, и той жизненной философии, которой руководствуетесь вы сами и которую можете им предложить.

Ваше «послание» служащим звучит примерно так: «Работая со мной, вы многому научитесь и будете получать щедрую оплату. Все, что я прошу взамен, – стремиться быть лучшими и помочь компании добиться цели».

Эти слова и фразы банальны. Управляющие и компании, которые действуют таким образом, встречаются редко, и они, безусловно, самые преуспевающие.

Шаг 46. Экстренные сокращения персонала

Для поддержания эффективности работы прибыльной фирмы полезны разовые сокращения персонала. Для низкоприбыльных или убыточных компаний сокращения штата в целях оздоровления еще полезнее. Многие управляющие, даже очень хорошие, стыдятся и избегают массовых увольнений, другие относятся к этому спокойно. Вы должны сами для себя решить, что вы намерены и готовы делать. Но прежде хотелось бы предложить вашему вниманию одно замечание.

Почти в каждой фирме можно без всякого ущерба для дела уволить каждого пятого конторского служащего, а в некоторых фирмах – каждого третьего или даже второго. Для этого есть две причины. Во-первых, большая часть выполняемой ими работы просто не нужна, а та работа, которая действительно необходима, выполняется неэффективно. Во-вторых, во многих организациях примерно четверть служащих работает плохо и не вносит существенного вклада в общий результат деятельности фирмы. (Это справедливо также в отношении организаций государственного сектора. Я живу в пригороде Вашингтона и могу сказать, что посещение любого государственного учреждения приведет в ужас каждого налогоплательщика, потому что он увидит, на что эти люди тратят его деньги. Но это уже тема для другой книги.)

Я глубоко убежден, что смог бы на треть сократить число «белых воротничков» в любой компании из списка 500 крупнейших. Это обеспечило бы огромную экономию средств без малейшего ущерба для работы компании как с точки зрения клиентов, так и с точки зрения ее конечного результата. Хотя многим покажется, что это уже слишком, но я так не считаю.

Шаг 47. Избавьтесь от большинства администраторов и менеджеров

В любой организации можно встретить две категории людей: те, кто работает, и те, кто организует и управляет, – администраторы и менеджеры. Основная цель хорошего руководителя – довести до минимума число представителей второй категории.

Недавно один мой знакомый рассказал, что собирался просить меня взять его на работу. Но, побывав в моей фирме, он увидел, что наш персонал состоит только из торговых агентов, специалистов по работе с клиентами и исполнителей и нет ни одного менеджера, который бы просто управлял. Мой знакомый хотел быть менеджером, и ему пришлось отказаться от намерения работать у меня. Это был лучший комплимент для моей фирмы и для меня.

В самых преуспевающих компаниях, получающих максимальные прибыли, круг обязанностей управляющего, как правило, значительно шире и зона контроля больше, чем в средних компаниях. Их руководство инстинктивно понимает, что оптимизация деятельности фирмы во многом обусловлена снижением расходов на администраторов (менеджеров), деятельность которых не вносит непосредственного вклада в конечный результат. В таких компаниях всего один, два или три высококлассных управляющих с врожденным талантом к максимизации прибылей; у них весьма широкий круг обязанностей, не четко определенных, а скорее подразумевающих творческий подход. В этих компаниях практически отсутствуют сложная иерархия и бюрократический аппарат. Что касается меня, то я предпочитаю иметь одного хорошего управляющего (способного максимизировать прибыль) десятку бумажных администраторов.

Вот хорошее правило, которому научил меня один клиент и которое помогает решить данную проблему. Каждый управляющий должен также быть одним из руководителей более низкого уровня. Например, вице-президент европейского отдела должен быть одновременно региональным управляющим одного из европейских отделений, скажем по Франции, или руководитель, курирующий производственный цикл (проектирование, производство, продажи, маркетинг), должен быть одновременно ответственным и за один из подциклов (скажем, продажи).

Иными словами, вместо того чтобы нанимать нового человека на должность вице-президента европейского отдела, просто назначьте на эту должность лучшего регионального управляющего (по Франции или по Германии, например).

Как бы мы это ни сформулировали, суть в том, чтобы избавляться от профессиональных (неработающих) администраторов на всех уровнях организации. Парочки таких деятелей вполне достаточно. Остальные должны быть не управленцами, а практиками, теми, кто делает дело. Они могут частично брать на себя функции управления, совмещая их с основной деятельностью. Помимо экономии средств это повысит динамичность и профессионализм вашей фирмы, поскольку промежуточные отчеты будут поступать к квалифицированным специалистам, непосредственно знакомым с обстановкой и способным быстро и гибко реагировать на ее изменения, а не к «бумажным червям», знающим лишь застывшие управленческие теории и ничего не смыслящим в практической деятельности.

Шаг 48. Будьте безжалостны в отношении численности штата

Кроме потерь, связанных с некомпетентностью в вопросе цен на закупаемые фирмой товары и услуги, важнейшей причиной недополучения прибыли в большинстве компаний из списка Fortune 500 является перегруженность всех уровней организации персоналом (с самого верха и до уровня отделов). Так, штат финансового, кадрового, бухгалтерского, научно-исследовательского подразделений в названных компаниях гораздо больше, чем необходимо для эффективного выполнения их функций (о чем уже говорилось выше).

На мой взгляд, в Соединенных Штатах (да и во всем мире) не найдется сколько-нибудь крупной компании, которая не могла бы без ущерба сократить штат этих подразделений, скажем, на 25–50 процентов. Если вы серьезно намерены удвоить свои прибыли, начните с небольшого сокращения в этих отделах, хотя бы на 5 процентов (если хотите проявить осторожность). Будьте уверены, что каждому подразделению понадобится не больше двух месяцев, чтобы приспособиться к работе в сокращенном варианте: вся необходимая работа будет выполнена, а лишняя автоматически устранена. Вы очень поможете своим служащим, дав им ясно понять, какая именно работа является важной, а какая – нет.

Пустая трата средств на избыточный персонал характерна также и дл я средних, и для мелких фирм. На пример, в мелкой компании, где прибыль составляет примерно 10 процентов, а административные расходы – 12 процентов, сокращение последних на четверть (что составляет 3 процента общих расходов) позволит увеличить прибыль на 30 процентов!

Многие управляющие зацикливаются на повышении прибыли за счет клиента (что в общем-то правильно) и совершенно упускают вышеназванную возможность, которая буквально лежит у них под ногами.

Шаг 49. Избавьтесь от внештатных сотрудников

После сокращения штатов в любой компании, как правило, появляется множество консультантов, временных и внештатных сотрудников. Часто это уже уволенные служащие, приглашенные поработать по договору, стоимость которого зачастую втрое превышает то, что вы им платили, когда они состояли в штате.

В каждой уважающей себя компании должен быть строгий контроль за привлечением на работу таких внештатников. Конечно, бывают случаи, когда их услуги приносят реальную пользу, но мой опыт подсказывает, что как минимум в половине случаев внештатные сотрудники в фирме – пустая трата средств и излишняя роскошь.

Вы должны довести до сведения служащих и руководителей подразделений, что, когда вы сообщаете, сколько должно быть служащих в том или ином подразделении, вас надо понимать буквально. Если вы сказали, что, например, в транспортном отделе будет 16 служащих, это значит, что их будет именно 16, а не 16 постоянных сотрудников, плюс двое временных, плюс трое консультантов со стороны да плюс двое внештатников. Если же им необходимо пригласить кого-либо со стороны, это можно сделать лишь в самом крайнем случае, когда такая необходимость обоснованна и когда на это имеется ваше личное разрешение.

Предлагаю вашему вниманию вопрос, который поможет определить, оправданно ли обращение к консультанту: способствует ли то, что он советует, улучшению конечного результата деятельности фирмы, или это усиливает позицию одного из руководителей и больше служит его интересам, чем интересам дела? Очень часто последнее бывает более верным. Однако помните, что обращаться к стороннему консультанту стоит только в первом случае.

Шаг 50. Измените привычки в вашей компании

Существует множество других качественных методов, которые необходимо использовать для изменения повседневного стиля работы компании. На них я остановлюсь сейчас и в последующих главах. Каждый из этих методов поможет создать конструктивную деловую атмосферу, нацеленную на достижение наивысшего конечного результата, и позволит избавиться от бюрократии.

Шаг 51. Остановите бумажный поток

Три четверти докладных, внутренних отчетов, распоряжений, материалов и копий, которые порождает бизнес, не нужны, это пустая трата времени и денег. Я еще не видел ни одной фирмы, на которую бы не распространялось это правило.

Подумайте о тех многочисленных расчетах, которые проводит отдел управленческого учета. (На самом деле вы этого себе и представить не можете, поскольку ни вы, ни какой-либо другой ответственный работник никогда не видите большинства этих цифр и расчетов. Поэтому я спрашиваю: если их не видят руководители, то для кого же эти расчеты производятся?) Сколько из этой массы показателей вы использовали для принятия решения на этой неделе, в этом месяце, в этом году? Мало, очень мало. Я не спорю, конечно, необходимо представлять некоторые расчеты в налоговое управление, но я открою вам один секрет: управленческий учет включает гораздо больше показателей, чем требуют вышеназванные организации и чем вам когда-либо может понадобиться. Избавьтесь от лишних расчетов – это пустая трата времени.

Частично эта проблема возникла в результате стремления к точности (которое могло бы найти лучшее применение). Львиная доля всех решений в бизнесе принимается не на основе цифр, просчитанных с точностью до тысячной, а на основе опыта, делового чутья, оценки и грубых подсчетов. Достаточно редко возникает необходимость в точных цифрах, в пересмотре целых кип расчетов и таблиц, которые выдают на-гора сотрудники отдела управленческого учета. Лично я верю в «операционный» уровень точности, достаточный для принятия решения. Например, если вы не уверены, что показатель равен 10, а не 12, спросите себя: изменится ли мое решение в зависимости от того, является показатель равным 10 или 12? Если ответ отрицательный, считайте, что показатель равен 11, и смело переходите к решению других проблем.

Вы должны изменить приоритеты в сфере расчетов, сосредоточив усилия на тех показателях, которые действительно необходимы для принятия решений.

Другая важная проблема и составляющая бесполезного документооборота – так называемая качественная информация, которая в недавнем прошлом буквально захлестнула многие компании. Это были многочисленные умозрительные построения и доклады на всевозможные околоделовые темы, которые при всей многословности фактически не давали ничего полезного читателю. Когда я только начал работать, первое, что я усвоил, – люди редко говорят то, что думают, и столь же редко подразумевают то, что говорят, стараясь все завуалировать, облечь в дипломатическую форму. Постарайтесь быть прямым и честным с подчиненными и помогите им проявлять честность и прямоту при общении с вами. Внушите им, что, когда требуется написать докладную, отчет или письмо, надо сосредоточиться на содержании, на том, что конкретно они хотят сказать, а не на словесной оболочке, в которую надо облечь это по слание (как им советовал очередной консультант). Отчеты должны быть прямыми и четкими, полными содержания и экономичными по стилю.

Наконец, не рассылайте копий всем на свете. В свое время и я поступал так же. Когда мне попадалась какая-либо интересная заметка или информация о конкуренте или когда я сам писал что-то, что могло бы заинтересовать других, я все это копировал и рассылал тем, кому это могло быть интересно.

Другие делали то же самое и присылали мне интересную информацию, по 10–20 заметок. И дело не только в том, сколько времени вы потратите, чтобы переправить всю эту литературу в корзину для бумаг, – в любом случае разбор подобной корреспонденции загружает мозг, отвлекает от работы.

Сейчас я дважды подумаю, прежде чем снимать копию с документа и отсылать его кому-либо. Хочу ли я обратить внимание человека на что-то или, посылая ему дополнительную информацию, я как бы денонсирую свое основное послание и нарушаю тот модус операнди, который я сам создал в своей компании? Действительно ли надо отрывать у него 15 минут на эту заметку или я предпочитаю, чтобы за это время он позвонил нашему клиенту? Сейчас, когда я посылаю служащему копию заметки, он относится к ней самым серьезным образом, зная, что это что-то важное.

Остановите бумажный поток в своей компании. Пусть служащие используют время на серьезную работу, направленную на повышение конечного результата, а не на бесполезную писанину.

Шаг 52. Рационализируйте рабочие совещания

Организуя совещания, я руководствуюсь следующими правилами.

– Принимаю решения при как можно меньшем числе участников. Никогда не приглашаю на рабочие совещания тех, кто не нужен для решения данного вопроса, не боясь быть невежливым или не проявить уважения к званиям.

– Делаю совещание как можно более коротким. Как правило, на принятие решения вполне хватает пяти минут. А получаса уж точно хватит. Трехчасовое же совещание должно проходить не чаще чем раз в несколько месяцев. Опытный, классный управляющий должен уметь проводить до 30 совещаний (если вам угодно их так называть) в день.

– Никогда не собираю совещания, чтобы обсуждать: на совещании надо только решать.

Короче говоря, следует перестать идеализировать совещания, это не вещь в себе. («Дорогой, что ты сегодня делал на работе?» – «Ну-у, у меня было длинное совещание, а потом я должен был идти на другое».) Принимайте решения, звоните клиентам, сокращайте расходы, действуйте, но не заседайте! Если вам легче принимать решение в присутствии кого-либо из служащих, прекрасно. Но, когда вы это делаете, будьте конкретны, не вступайте в бесполезные дискуссии, а потом переходите к решению следующей проблемы.

Шаг 53. Отмените выездные собрания

Всевозможные выездные собрания и совещания требуются весьма редко. Они дороги, они отвлекают нужных людей от продуктивной деятельности, и, что хуже всего, на таких собраниях обычно не создается серьезная, деловая атмосфера, поскольку новое место всегда расхолаживает человека, расслабляет, отвлекает внимание.

Такие собрания редко прибавляют моральный капитал компании: многие служащие предпочитают проводить свободное время с семьей, а не в дороге. И потом, моральный капитал – дело хорошее, но существуют более действенные методы его увеличения, чем растрачивание сил и средств на выездные собрания.

Шаг 54. А теперь заново повторите все этапы сокращения расходов

Самое трудное, с чем вы столкнетесь на пути реформ по сокращению расходов в своей фирме, – стойкое сопротивление всем нововведениям со стороны служащих. Они будут бояться любых перемен, которые вы предложите, и будут уверять вас, что ничего не получится. Они не воспримут даже самые понятные новшества, упрямо продолжая делать все так, как привыкли.

Вы, надеюсь, проявите настойчивость и предпримете многие шаги из тех, что предложены мною, хотя, возможно, это будут только шажки. Со временем вы заметите одну забавную вещь. Через несколько месяцев служащие привыкнут к переменам, приспособятся к ним. Они вдруг обнаружат, что в новых условиях можно прекрасно делать свое дело (и гораздо проще делать деньги).

Это как раз то время, когда вы должны вспомнить все приведенные меры и приступить к новому, второму раунду шагов по сокращению расходов. Служащие снова приспособятся, и тогда можно смело переходить к третьему раунду по сокращению расходов, а там и к четвертому.

Однако даже если вы сразу предпримете самые решительные шаги по сокращению расходов, как это сделал я в своей компании, все равно через некоторое время необходимо провести второй, третий и четвертый раунды. С каждой последующей итерацией вы будете замечать, что казавшееся раньше почти невозможным теперь становится повседневной практикой, порог приемлемости снижается, и вам открываются все новые и новые возможности для сокращения расходов и увеличения прибыли. Ваши уверенность и опыт в сокращении расходов растут, и вы дерзаете ставить перед собой все более смелые цели. С течением времени интервалы между итерациями становятся все длиннее, но работа по максимизации прибылей не иссякает.

Сейчас для вас должно стать очевидным то, о чем я говорил в начале книги. Сокращение расходов и увеличение прибыли – не сложная наука, требуются только внутренняя готовность, напористость и стремление выполнить намеченное. Если же вы не хотите делать все, что для этого необходимо, и не желаете приглашать консультанта, который сделал бы это для вас, тогда вы никогда этого не добьетесь.