Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами Северюхин Олег
На первом этапе переговоров необходимо провести официальное представление присутствующих и обмен визитными карточками (обмен визитками в аэропорту или автомашине обычно не практикуется).
В начале переговоров после представления, знакомства и обмена общими фразами целесообразно ознакомить гостей с программой их пребывания, заслушать их мнение и пожелания и окончательно согласовать программу. После этого можно приступить к собственно переговорам.
После согласования программы переговоров проведите их первый этап, в ходе которого можно рекомендовать обсудить следующие вопросы:
– ознакомление с предприятием, его историей, продукцией, связями в России и за рубежом, перспективами развития предприятия и отрасли;
– знакомство с фирмой, ее связями в России и за рубежом, чем вызван интерес к посещению предприятия, состояние и перспективы торговли фирмы с Россией вообще и в данной области в частности;
– что знает фирма о вашей продукции, предлагаемой для экспорта, и каково ее мнение об этой продукции.
При переходе к последнему из упомянутых выше вопросов целесообразно предложить гостям посетить предприятие и ознакомиться с его деятельностью. Естественно, следует показать им только то, что вы считаете необходимым и полезным для ведения переговоров.
Соответствующие подразделения (цехи, отделы, участки, лаборатории и т. п.), которые вы планируете показать гостям, должны быть готовы к визиту, а руководящие лица, которые могут дать пояснения и ответить на возможные вопросы, должны быть в назначенное время на месте.
После посещения предприятия целесообразно обсудить с гостями его результаты, постаравшись получить от них истинное мнение (а не комплиментное).
Если ваши партнеры приехали к вам на переговоры – значит, у них есть определенный интерес и в некоторой степени готовность к заключению с вами сделки по экспорту (или импорту, или бартеру, или к какой-либо другой форме сотрудничества). Иначе, вероятнее всего, они не стали бы терять свое время и тратить деньги.
Теперь в значительной степени от вас будет зависеть реальность сделки.
Успех переговоров зависит от квалификации ведущего, его опыта и знаний предмета, навыка.
Все переговоры начинаются с рассадки. Существуют несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций сидят во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам.
Чаще используется другой вариант: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними переводчики и далее члены делегаций по рангам.
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.
Председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.
Во время встреч и переговоров на столах должны быть заранее поставлены бутылки с минеральной водой, открывалки и безупречно чистые стаканы.
Если вы поставили на стол пепельницу, это является знаком, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин.
Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.
Как бы медленно ни шли дискуссии, как бы ни были въедливы партнеры, следует всегда сохранять выдержку, терпение, не повышать голоса, не делать замечаний, не ходить рассерженно по комнате.
Пытаясь изменить в свою пользу ход переговоров, никогда не следует прибегать к уловке, которую иногда позволяют себе представители на переговорах: они говорят, что кто-то предлагает им более выгодные условия сделки. В солидных деловых кругах это считается шантажом и бестактностью. Там принято, что каждый волен выбирать себе самого выгодного компаньона, но должен делать это достойно, не оскорбляя других.
Сувениры и подарки. Азиатские бизнесмены относятся к ним очень серьезно. Но и при встречах с американцами или западноевропейцами нужно заготовить какие-либо существенные дары на случай приема у руководства фирм.
Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к нам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным. Подарки нужно готовить и дарить строго по рангам.
Особое внимание следует уделить упаковке. Известны случаи, когда иностранцы явно не осознавали подлинной ценности подарка, поскольку он был замотан в непрезентабельную бумажку и напоминал нечто купленное по дешевке. Очень весомый подарок (для высшего лица в компании) авторская картина или оригинальная чеканка.
Не рекомендуется дарить матрешки и самовары – они есть почти у всех иностранцев. Следует избегать и повторения подарков, кроме спиртных напитков. Это считается нарушением этикета.
Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой, либо эмблемой компании, либо инициалами того, кому предназначен подарок.
Переговоры по экономическим вопросам
Не следует начинать переговоры с основной их темы. Нужно с самого начала создать доброжелательную, непринужденную атмосферу, что в значительной степени поможет достижению договоренностей.
Рекомендуется на первой встрече обменяться сведениями друг о друге, о рынке интересующих товаров, обсудить программу предстоящих переговоров, выслушать пожелания партнеров, впечатления прибывших о городе, осведомиться о размещении в гостинице и т. п. Если это не первая встреча, то следует также поинтересоваться о переменах на фирме после предыдущей встречи, о здоровье членов семьи. Можно коснуться и политической тематики, текущих событий в спортивной и культурной жизни.
При обсуждении предмета переговоров нужно выяснить не только заинтересованность партнера в сделке, но и степень этой заинтересованности.
Со своей стороны не следует проявлять торопливости, особой заинтересованности, чтобы не ослабить своей позиции.
Переговоры строятся на сложных психологических отношениях участников. Строить переговоры нужно так, чтобы партнер мог понять, что вы от него хотите. Целеустремленность в решении основной задачи должна являться главным тактическим принципом деловых переговоров. Поэтому ведущий не должен допускать отвлечения участников на ненужные или второстепенные детали. Надо видеть в своем собеседнике не врага и соперника, которого надо надуть, обмануть (что возможно только раз), а коллегу и потенциального партнера на длительный срок.
Руководитель и участники переговоров должны быть внимательными, наблюдательными, контролировать свои действия и поступки.
С самого начала необходимо расположить к себе собеседника.
Личные отношения с партнером играют большую роль в ходе переговоров и могут либо осложнить их, либо в значительной степени способствовать их успеху. Партнер всегда должен видеть в вас серьезного и надежного делового партнера. Нельзя давать невыполнимых обещаний и предлагать или принимать нереальные условия.
Жизнерадостность и непринужденность на переговорах нельзя доводить до развязности и панибратства.
С учетом сложностей перевода или специфики товаров нужно избегать многословия, четко излагать свои доводы и мысли и логично строить контраргументы из аргументов собеседника.
При переговорах нельзя произвольно пользоваться значением слов. Надо обходиться словами с четко выраженным смыслом, не имеющим разночтений. Речь должна быть понятной, нельзя допускать грубости.
В переговорах нужно брать инициативу в свои руки. Инициатива в предложении условий контракта, в способах решения претензий и разногласий ведет к успеху. Часто основа договоренностей остается той, которую предложила более инициативная сторона.
Не старайтесь сразу отвечать на возникшие вопросы. Скоропалительный, непродуманный ответ часто бывает не лучшим.
В переговорах не следует ссылаться на вышестоящие организации. Это не помогает делу и снижает ваш авторитет в глазах собеседника. Наши трудности партнера не касаются.
Компромиссы являются основным методом достижения договоренностей. Обычно, в начале переговоров позиции сторон по различным вопросам, условиям будущего контракта сильно различаются. Тактика переговоров должна быть построена таким образом, чтобы обе стороны шли к соглашению через взаимоприемлемые компромиссы. Умение найти компромиссные решения зависит от опыта коммерческой работы и знания деталей рассматриваемых проблем ведущего переговоры. В переговорах необходимо проявлять гибкость, неуступчивость ведет к осложнениям.
По крупным сделкам желательно никогда не раскрывать все свои условия, т. к. это исключает возможность получения уступок от партнера.
Не следует концентрировать внимание на возникших в ходе переговоров разногласиях по каким-либо условиям сделки и не стараться устранять их немедленно. Лучше в таких случаях перейти к обсуждению других несогласованных условий.
Очень важным в тактике переговоров является последовательность в решении промежуточных проблем. Она имеет определяющее значение в выборе наиболее короткого и эффективного пути к достижению поставленной цели переговоров. Такой главной целью является согласование цены.
Сначала необходимо согласовать все коммерческие и технические условия, которые влияют на цену. Следует твердо помнить, что в коммерческих переговорах не принято отказываться от достигнутых договоренностей, сделанных в устной или письменной форме.
Недопустим возврат к обсуждению уже согласованного уровня цен или других условий – это неизбежно ведет к коммерческим уступкам.
Надо иметь в виду и следить за тем, чтобы выдвигаемые в ходе переговоров контраргументы были облечены в такую форму, которая не задела бы чести партнеров, престижа их фирмы и, что особенно болезненно воспринимается, национальной гордости.
Самое справедливое замечание, но сделанное в непродуманной форме, как правило, не вызывает положительной ответной реакции и не способствует достижению соглашения.
Необходимо избегать неосторожных выражений, если допущена ошибка, следует тут же ее исправить. Однако при этом не допускать нетактичности. Самым неприемлемым способом исправления ошибки является фраза: «Я этого не говорил». Это будет способствовать падению вашего авторитета. Можно это же выразить по-другому, например: «Это не совсем то, что я хотел сказать» или «Вы неправильно (или не так) меня поняли».
Большое значение имеет форма обращения, постановка вопроса. Целесообразнее вместо «Я» говорить «Вы». Например:
– «Я нахожу» или «Не находите ли Вы»;
– «Сейчас я Вам докажу» или «Теперь Вы сами легко можете убедиться».
В переговорах нужно умело выбирать время пауз, особенно когда согласование проблем идет не совсем гладко. Следует избегать напряженных пауз. Разрядить паузу помогает шутка или к месту рассказанный анекдот, при этом такой, который был бы понятен собеседникам и был бы ими правильно воспринят.
Заметим при этом, что японцы вообще не воспринимают наши анекдоты, и поэтому японским партнерам рассказывать их не следует, и с шутками тоже надо быть осторожным.
Очень важная часть переговоров – получение информации о состоянии рынка, конкуренции, тенденции цен, спроса и предложения и т. д. К этому надо предварительно тщательно готовиться заранее, отметить те вопросы, которые будут выясниться в ходе переговоров, имея в виду, что партнер бывает хорошо информированным собеседником во многих областях. Умело ведя беседу, можно получить сведения, которые не удастся получить из прессы.
Информация должна быть взаимной. Нужно заранее подготовить то, что могло бы интересовать партнера. Конечно, такая информация будет субъективной и подлежит перепроверке в других переговорах, но она всегда ценна оперативностью. Не исключена и дезинформация с обеих сторон.
Участникам переговоров с одной стороны опасно разговаривать во время беседы между собой, думая, что партнеры не знают русского языка. И уж совсем недопустимо вступать в пререкания с руководителем переговоров в присутствии собеседников. В переговорах уважайте себя, но в равной степени уважайте и партнера.
Строя тактику переговоров, выбирая аргументацию, следует учитывать национальные особенности собеседников, их психологию, привычки, обычаи, увлечения. Знания эти помогут быстрее найти с ними общий язык.
Если в результате проведенных переговоров достигнуто согласие по всем условиям сделки, не следует откладывать подписание контракта на завтра, при возможности следует подписать его в этот же день.
Если же ведутся переговоры по импорту с несколькими фирмами, то необходимо их проводить так, чтобы до самого последнего момента сохранять возможность отказа от продолжения переговоров на случай, если отпала необходимость в товаре или получено другое более выгодное предложение, или изменились конъюнктурные условия. Не стремитесь к получению большой выгоды при разовой сделке. Лучше меньшая выгода, но при многих сделках и в течение длительного периода.
Любые переговоры, чем бы они ни закончились, должны оставлять у партнера впечатление о вас как о несколько жестком, но надежном партнере.
Если компромисс не был найден и сделка не состоялась, нельзя расставаться врагами. Лучше оставить о себе хорошее мнение и воспоминание.
Переговоры по экспорту
Исходя из того, что чаще всего приходится выходить с товаром на рынок покупателя, необходимо иметь в виду, что покупатель будет иметь в переговорах большую силу и за ним надо ухаживать. Чтобы продать товар, надо исполнять желания, а иногда и капризы покупателя. Чтобы товар мог быть продан, он должен обладать потребительскими свойствами и быть конкурентоспособен. Все это должно лежать в основе тактики выступления на рынке и в проводимых переговорах.
Необходимо поддерживать стремление к постоянному повышению доверия своих клиентов к себе, к товару, к персоналу. Никогда не обещать того, в выполнении чего нет полной уверенности. Продавец в результате переговоров должен убедить покупателя совершить предлагаемую сделку. Помнить, что, выступая на рынке со своим товаром, он вступает в острую конкурентную борьбу, а для этого нужно точно знать положительные качества и недостатки своего товара, а также товары конкурентов, состояние рынка, конкурентов и их товаров, и четко определить свою позицию.
Не следует ругать товар конкурентов, но на конкретных примерах и цифрах надо убедительно доказывать преимущества своего товара. Представляйте товар с лучшей стороны, критиковать его будет покупатель, чтобы добиваться снижения цены.
Пользуйтесь референцией по использованию вашего товара других покупателей. Испытания, проведенные где-нибудь в солидной нейтральной организации за рубежом, звучат весьма убедительно.
Практика знает несколько методов как бы рекомендаций покупателю совершить сделку:
– прямой и косвенный совет – приводятся доводы о выгодности для покупателя предлагаемой сделки;
– альтернативный метод – покупателю делаются два предложения, выбор более выгодного за ним;
– метод принятия предложения покупателя – при возможности продавец соглашается с некоторыми пожеланиями, предлагаемыми покупателем;
– предупредительный метод – продавец говорит о сроках поставки, платежа и других условиях сделки, избегая употребления слов «продажа», «покупка». Он якобы не сомневается в желании покупателя приобрести товар;
– вопросительный метод – не отвечая на возражения покупателя, ставить вопросы так, чтобы покупатель своими ответами опровергнул собственные возражения или мнения.
Могут быть и другие способы рекомендаций совершить сделку. Все зависит от ситуации на переговорах, опыта и навыков ведущего, характера и тактики партнера.
Нет оснований проявлять нервозность. Если у клиента есть возражения по предложенным условиям сделки, значит, он заинтересован в сделке и старается отстоять свои интересы.
В переговорах проявляйте выдержку, терпение.
Очень важно бывает предвидеть возражения покупателя, что дается опытом и хорошей подготовкой к переговорам.
Следует различать субъективные и объективные возражения партнера. Преодолеть первые бывает труднее.
Одним из главных пунктов переговоров по экспорту, безусловно, является отстаивание своей цены. На это надо обратить особое внимание еще при подготовке к переговорам. Рекомендуется в качестве материала для обоснования названной цены использовать цены своих сделок на других рынках, цены предложений конкурентов, сообщения о повышательной тенденции рынка, показатели качества товара и его преимуществ, удобство в использовании и т. д.
Нельзя ссылаться на документы, которых у вас нет, тем более, если они не известны покупателю. Можно попасть в крайне неудобное положение.
Рекомендуется фиксировать и накапливать наиболее действенные аргументы для использования их в будущих переговорах.
Надо уметь выбирать наиболее подходящий момент для ответа на поставленные вопросы. Имеет значение и форма постановки вопросов партнеру – от нее зачастую зависит ожидаемый ответ.
Сделка должна быть взаимовыгодной. Психология покупателя такова, что он всегда склонен сомневаться, выгодно ли он купил товар, того ли качества. Очень важно развеять эти сомнения, не оставить у покупателя и тени мнения, что совершенная сделка выгодна только одной стороне. Сделка с односторонней выгодой становится часто последней, и рассчитывать на продолжительное сотрудничество с фирмой не придется. Не забывайте, что главным законодателем на рынке является, как правило, покупатель.
Переговоры по импорту
Главной задачей тактики является умелое обострение конкуренции между продавцами. Очень важно не лишать конкурентов надежды получения заказа вплоть до момента подписания контракта с одним из них.
Основное внимание надо обратить на качество закупаемого товара, особенно машин и оборудования, на их техническую новизну, обеспечение экологических требований при эксплуатации, на вопросы гарантий, техобслуживания, сервиса и т. п. Необходимо договориться о способах проверки качества, методах испытаний, о порядке предъявления претензий.
Другим важным пунктом в переговорах является достижение договоренности по цене, которая должна быть на уровне мировых. Первое, чего надо добиваться в переговорах – скидки с цены предложения. Необходимо помнить, что величина скидки на уторговывание определяется многими факторами:
– состоянием конъюнктуры рынка;
– загрузкой производственных мощностей;
– традициями торговли в отдельных странах.
Размер скидок зависит и от характера отношений между продавцом и покупателем, от традиции фирмы.
Добиваясь уторговывания цены предложения, не следует проявлять торопливости, нервозности. Надо тщательно оценивать доводы продавца и выдвигать свои, основываясь на подготовленной документации о рынке, о ценах конкурентов, о цене предыдущей сделки, если таковая была и т. д. Существенную помощь оказывает знание тактики переговоров партнера по ценам.
Согласовав скидку с цены предложения, следует приступить к переговорам о других скидках – на количество, на качество, сроки поставки и т. д. Увеличение закупаемого количества против предлагаемого фирмой или названного в первоначальном запросе ведет к обоснованному требованию снижения цены, т. к. затраты на производство большего количества на единицу продукции меньше. Удлинение срока поставки также дает основание получить скидку с цены. Скидки бывают открытые и скрытые.
Когда уторговывание цен подходит к концу и разница цены продавца и покупателя маленькая, можно с целью завершения согласования пункта о цене предложить купеческое «фифти-фифти», т. е. поделить эту разницу пополам. С таким предложением не следует спешить и делать его только тогда, когда есть уверенность, что оно будет принято продавцом.
Ведя переговоры о закупке, надо помнить, что бывает полезно увязать покупку с продажей своего товара, особенно если в его реализации имеются трудности (метод встречной торговли), используя заинтересованность продавца в реализации своего товара.
Строя свою политику отношений с партнером по закупке, следует иметь в виду, что для своего постоянного покупателя ваш партнер будет стараться дать лучшие коммерческие условия по сравнению с разовым клиентом. С ним всегда легче вести переговоры, т. к. многие условия будущего контракта уже согласованы или торговля ведется на базе соглашения об общих условиях поставки, на базе стандартного контракта.
Успеху переговоров будет способствовать высокая культура договорных отношений и ответственность партнеров. Солидная репутация фирмы ценится на рынке превыше всего. Стоит однажды нарушить слово, и впредь с вами никто не будет иметь общих дел. За некорректность к своим обязательствам платят неустойку.
Для успешного ведения внешнеэкономической деятельности коммерсант должен иметь следующие качества:
– коммуникабельность;
– компетентность;
– аналитическое мышление;
– инициативность;
– пунктуальность;
– обязательность;
– понимание психологии людей;
– трудолюбие и трудоспособность;
– честность;
– самокритичность.
Искусство торговли заключается в знании того, что нужно другому человеку, и в умении помочь ему получить это наилучшим способом.
Говорите о том, что нужно партнеру. Не теряйте главного смысла беседы. Задавайте вопросы, на которые партнер должен отвечать «да». Внушите доверие. Хвалите своих партнеров. Избегайте споров. Не говорите лишних слов. Убедите партнера, что предлагаемое вами решение – это его решение. Вызывайте у партнера чувство собственного достоинства. Покажите ему, что уважаете его точку зрения. Добейтесь его уважения ваших мыслей.
Общая тактика переговоров
Все переговоры призваны найти взаимоприемлемое для обеих сторон решение и поэтому к ним нужно тщательно готовиться. Должен быть намечен круг вопросов, которые будут обсуждаться, готовятся документы, которые партнеры предоставляют друг другу в процессе бесед, приводятся аргументы в пользу представленных собеседниками проектов.
В процессе подготовки переговоров важно точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений.
Один из методов состоит в составлении балансовых листов. Для этого в две колонки выписывают сведения о собственных интересах и интересах партнера, а затем возможные позитивные и негативные последствия принятия решений.
Во время переговоров партнеры выявляют области взаимных интересов.
Принимающая сторона берет на себя всю организационную подготовку к переговорам. Она формирует группу приема с учетом состава приехавших гостей, может привлекать экспертов.
Каждому участнику переговоров должны быть ясны все возможные нюансы проблемы. Глава делегации, помимо хорошего знания предмета, должен владеть техникой ведения переговоров. А это приходит с практикой.
Для российских деловых людей овладеть переговорным процессом совершенно необходимо. Если во многих странах существует широкая сеть исследовательских и консультативных центров по технике ведения переговоров, то этого, к сожалению, нельзя сказать о России.
Читать бесплатно другие книги:
