Организация бизнеса. Грамотное построение своего дела Орлов Александр
Частой причиной неудач на новом месте является несоответствие представлений финансового директора о том, что он должен делать на фирме, с тем, что от него ожидает руководство предприятия. Поэтому при оформлении трудовых отношений собственник компании должен проконтролировать, чтобы должностные обязанности финансового директора были четко регламентированы в трудовом договоре и должностной инструкции.
«Подводным камнем» здесь является то, что должностная инструкция может оказаться чуть ли не дословной копией из указанного выше Квалификационного справочника, то есть не содержать конкретных требований к сотруднику. Таким образом, руководству обязательно нужно определить не только круг обязанностей, но и ответственность финансового директора, а также каких результатов от его работы ждет руководство, как оно будет их оценивать.
В интересах и финансового директора, и собственников компании зафиксировать эти требования, ожидания и критерии оценки деятельности нового сотрудника в письменном виде. Так финансовый директор может себя обезопасить от возникновения у руководства необоснованных претензий, связанных с нечеткой формулировкой круга обязанностей при приеме на работу. Да и руководство предприятия таким образом может быть уверено в том, что новый финансовый директор правильно понимает поставленные перед ним задачи, знает, что ему делать, за что он отвечает, чего должен добиться на этой должности.
Дела сдал – дела принял
Исходя из этих предпосылок и будет строиться взаимодействие финансового директора при передаче ему дел компании. У нового работника обычно немало времени для того, чтобы принять дела. Исходных данных у нового работника при этом очень немного, и первое, что нужно сделать, – это понять, на каком уровне находится управленческий учет в организации. Управленческий учет может быть полностью автоматизирован, а может быть и частично, отдельными участками. Второе, что следует установить, – это структура подчиненности подразделений на предприятии, объем финансирования финансовых служб и проектов улучшения управленческого учета предприятия. На предприятии может быть целая финансовая служба, подчиненная финансовому директору, а может быть один финансовый директор. У предприятия могут быть предусмотрены в бюджете средства на постановку управленческого учета, внедрение современных средств автоматизации, подготовку и переподготовку кадров, а могут они и отсутствовать вовсе.
В связи с тем, что финансовый директор на предприятии отвечает как за официальный учет, так и за неофициальный (управленческий) учет, значительная часть информации о структуре деятельности предприятия, его финансовых потоках, схемах оптимизации налогообложения носит конфиденциальный характер и не может быть оформлена документально. Поэтому при вступлении в должность следует разделить передачу документов и передачу не оформленных документально сведений.
Документально следует принять следующие документы:
– консолидированная отчетность холдинга;
– описание учетной политики по управленческому и бухгалтерскому учету;
– график документооборота;
– должностные инструкции сотрудников финансовой службы и бухгалтерии;
– план продаж и его фактическое исполнение;
– бюджет расходов предприятия на текущий период и его фактическое исполнение;
– остатки денежных средств по управленческому учету, данные о кредиторской и дебиторской задолженностях и сроки платежей по ним, при наличии банковских кредитов;
– сроки погашения основного обязательства и процентов за пользование заемными средствами;
– данные финансового анализа предприятия на момент передачи дел, текущие финансовые показатели и их целевые значения на краткосрочную и долгосрочную перспективу;
– описание мероприятий по улучшению финансового состояния предприятия и стадия их выполнения;
– результаты аттестации сотрудников финансовой службы и бухгалтерии.
Сразу надо оговориться, что далеко не все вышеперечисленные документы могут быть в наличии в связи с отсутствием каких-либо нормативно утвержденных четких стандартов деятельности финансового директора на предприятии.
Поэтому во избежание необоснованных претензий друг к другу, связанных с отсутствием документов, все передаваемые документы следует перечислить в акте приемки-передачи. Нормативно утвержденной формы подобного акта по передаче дел финансовым директором в нормативных документах нет, так что новому финансовому директору следует разработать его самостоятельно, исходя из перечня документов и информации, подлежащих передаче. Данный акт должен быть подписан руководителем компании и новым финансовым директором. Также желательно составить указанный акт в двух экземплярах, чтобы один находился непосредственно у финансового директора.
Право подписи финансовых документов
Также существенным является выяснение вопроса о полномочиях финансового директора в части подписи финансовых документов. В этой связи нужно изучить учредительные документы компании и локальные нормативные акты в этой части. Если право финансовой подписи не указано в уставе компании, то новый финансовый директор вправе подписывать финансово-хозяйственные документы только на основании доверенности, выданной руководителем организации и заверенной печатью компании. В противном случае подписанная сделка от имени финансового директора будет в силу ст. 183 ГК РФ считаться заключенной не от имени компании, а от имени и в интересах самого финансового директора как физического лица, если только указанная сделка не будет впоследствии официально одобрена компанией.
Неформальные аспекты
Следует учитывать, что очень многие сведения о деятельности предприятия могут отсутствовать в документальном виде, и если их не сообщить новому директору, во многих случаях финансовая сторона жизни предприятия может вообще оказаться парализована. Получить такие неформальные данные от предшественника бывает довольно сложно в силу ряда причин.
Часто случается так, что, казалось бы, поставленная работа финансовой службы на предприятии держится на одном-единственном человеке и с его уходом рушится вся система.
Учитывая, что значительная часть информации может быть известна лишь руководителю организации, желательно, чтобы и руководитель выделил время для того, чтобы ввести нового сотрудника в курс дела. Руководитель, кроме того, должен содействовать передаче дел новому сотруднику, а не пускать дело на самотек. Желательно организовать с помощью руководства, а по возможности и с участием руководства передачу этой неформальной информации.
Особенно сложная ситуация может возникнуть, когда позиция финансового директора меняется в достаточно крупном и сложно структурированном, разветвленном бизнесе, например в группе компаний. Не секрет, что одной из характерных особенностей серьезного российского бизнеса является непрозрачность бизнеса, отсутствие четкой структуры активов. Большинство бизнес-групп построено с использованием оффшорных компаний иностранных юрисдикций, номинальных директоров, перекрестно владеющих акциями юридических лиц. Порой за сложными нагромождениями нельзя отыскать реального собственника бизнеса. Причины для такого построения бизнеса различны: оптимизация налогообложения, нежелание разглашать информацию о настоящих собственниках, защита собственности и т. д.
Также для нового финансового директора может возникнуть проблема соотношения формальной и неформальной владельческой структуры бизнеса. Формальная структура опосредована юридическими процедурами, выражающимися во владении физическим или юридическим лицом определенным имуществом: недвижимостью, ценными бумагами, долями в хозяйственных обществах, имущественным комплексом имущества, правами, либо во владении посредством других лиц. Однако до сих пор нередко реальным «владельцем бизнеса является лицо или группа лиц, формально не входящих в состав основных акционеров, топ-менеджеров или собственников активов, контролирующих бизнес посредством выстроенной системы неформальных отношений и связей.
Если финансовый директор приходит в такой сложный бизнес, то ему необходимо разобраться с неформальной структурой бизнеса и реальными центрами принятия управленческих решений, без чего невозможно будет эффективное планирование финансовой политики компании.
Еще одна нетрадиционная ситуация – когда привлечение финансового директора является следствием проведенного поглощения бизнеса, дружественного (то есть сделки купли-продажи бизнеса или реорганизации) или недружественного с использованием технологий корпоративного захвата. В этом случае особенно велик риск дефицита информации и потери важных неформальных связей, что значительно увеличивает риски для нового финансового директора.
Кто главный?
Какие же претензии обычно предъявляет руководство финансовому директору впоследствии? Список претензий зачастую включает:
– несоответствие итоговых финансовых показателей деятельности предприятия целевым показателям, установленным руководством предприятия;
– неспособность финансового директора обеспечить финансирование деятельности предприятия (дефицит денежных средств (наличных и безналичных), срыв переговоров о предоставлении финансирования (кредитов, отсрочек, займов, предоплаты и т. д.);
– сбои системы управленческого учета, несвоевременность отражения в учете фактов хозяйственной деятельности, отсутствие в управленческом учете актуальных данных о задолженности перед контрагентами, несоответствие этих данных действительности;
– недостоверная консолидированная (управленческая) отчетность, представляемая собственникам предприятия и руководству;
– предъявление налоговыми и другими государственными органами штрафных санкций, а также претензий со стороны кредиторов за просрочку выполнения предприятием своих обязательств;
– утечка или утрата конфиденциальной информации (коммерческой тайны);
– утрата предприятием платежеспособности ввиду неверного формирования финансовой политики предприятия.
Чтобы минимизировать риск возникновения претензий со стороны руководства фирмы, кроме описанных выше действий финансовому директору следует предпринять ряд дополнительных мероприятий.
Во-первых, следует организовать инвентаризацию товарно-материальных ценностей, активов и обязательств предприятия, чтобы подтвердить переданные предшественником остатки по данным управленческого учета предприятия. Это обеспечит новому финансовому директору уверенность в достоверности данных управленческого учета, которые являются основой для принятия финансовых решений.
Во-вторых, если основными обязанностями финансового директора в компании являются только текущий контроль за денежными потоками и, например, анализ налоговых рисков бизнеса, то в этом случае новому финансовому директору надо позаботиться о скорейшем дополнительном анализе текущих хозяйственных операций.
В-третьих, следует проанализировать и убедиться в реальности поставленных руководством целей и задач исходя из своих возможностей, финансового состояния предприятия, состояния рыночной конъюнктуры, уровня автоматизации управленческого учета и квалификации кадров, подчиненных финансовому директору.
В-четвертых, нужно по возможности выяснить из различных источников, какие проблемы и конфликты с руководством возникали у работников данной сферы компании раньше, это значительно прояснит стратегию взаимодействия с руководством фирмы.
Наконец, в-пятых, нужно убедиться в том, что должностные обязанности сотрудников финансовой службы и бухгалтерии исполняются на практике. Очень часто должностные инструкции остаются написанными лишь на бумаге, что делает невозможным полагаться на них при принятии решений и распределении обязанностей сотрудников финансовой службы и бухгалтерии. В сложившихся коллективах бывает непросто определить, кто фактически из сотрудников за что отвечает, какие санкции к ним можно применять, как мотивировать.
4.3
Особенности увольнения руководителя организации
В отношении наемного руководства на фирме может вполне обоснованно возникнуть недовольство. Желание уволить руководителя организации на практике может быть вызвано, в частности, следующими причинами.
1. Недобросовестная или неэффективная деятельность руководителя организации, повлекшая негативные результаты финансово-экономической деятельности компании за определенный период.
2. Конфликт между акционерами компании или неформальными владельцами бизнеса и действующим единоличным исполнительным органом компании в лице генерального директора.
3. Попытка передела бизнеса и принудительного поглощения какого-либо хозяйствующего субъекта (компании), что практически всегда связано с принудительным увольнением прежнего директора и назначением нового директора, лояльного компании-захватчику.
4. Использование увольнения руководителя компании в различных схемах реструктуризации бизнеса и перевода бизнес-активов с одной компании на другую.
Можно констатировать, что проблема досрочного расторжения трудового договора (иначе говоря, увольнения) с руководителями компаний достаточно остро стоит на практике в условиях нестабильного российского рынка, но недостаточно глубоко освещена в праве.
Сложность данного вопроса связана прежде всего с неоднородным, двойственным статусом руководителя организации: с одной стороны, он является работником организации и его положение определяется нормами трудового законодательства; с другой стороны, он является единоличным исполнительным органом юридического лица, а значит, в этой части его статус регулируется гражданским законодательством.
Понятие «руководитель организации» содержится в ст. 273 Трудового кодекса РФ. Это физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.
Нужно учитывать, что положения Трудового кодекса распространяются на руководителей организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, за исключением двух случаев:
1) руководитель организации является единственным участником (учредителем) организации или собственником ее имущества;
2) управление организацией осуществляется на основе гражданско-правового договора с управляющей организацией или индивидуальным предпринимателем (управляющим).
Логика законодателя ясна: в двух указанных случаях руководитель как владелец компании и как привлеченный извне специалист по управлению, по сути, не является работником организации и не состоит с ней в трудовых отношениях, а следовательно, его деятельность регулируется только нормами гражданского права.
Особенности регулирования труда руководителей организаций определяются прежде всего Трудовым кодексом Российской Федерации (глава 43). Отметим основные из них:
1) право работодателя заключать с руководителями компании срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ);
2) увеличенный максимальный срок испытания при приеме на работу в отношении руководителя компании – шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ);
3) возможность нового собственника имущества организации не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности расторгнуть с руководителем организации трудовой договор (ст. 75 ТК РФ).
В этом случае увольняемый работник согласно ст. 181 ТК РФ имеет право на получение компенсации в размере не ниже трех средних месячных заработков;
4) руководитель компании вправе занимать другие оплачиваемые должности в других организациях только с разрешения уполномоченного органа юридического лица либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица (органа) (ст. 276 ТК РФ);
5) полная материальная ответственность руководителя за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ);
6) дополнительные основания для расторжения трудового договора с руководителем организации.
В целях системности следует рассмотреть последовательно основания и процедуру досрочного расторжения трудового договора с руководителем организации, а также взаимосвязь трудового и гражданского законодательства в регулировании данного вопроса.
Специальные основания досрочного расторжения трудового договора с руководителем организации
Следует учитывать, что на руководителя, как и на любого иного работника организации, распространяются общие основания расторжения трудового договора, предусмотренные ст. 77–84 Трудового кодекса.
Более интересны и вызывают гораздо больше проблем на практике дополнительные (специальные) основания увольнения руководителем организации. Согласно ТК РФ трудовой договор с руководителем может быть расторгнут по следующим специальным основаниям:
1) в связи с отстранением от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о банкротстве (ст. 278 ТК РФ).
Согласно ст. 94 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» органы управления предприятия-банкрота (должника) отстраняются от выполнения своих функций одновременно с введением процедуры внешнего управления (при введении процедуры конкурсного производства сразу после наблюдения – с момента введения конкурсного производства). Прежние органы управления должника в течение трех дней с даты утверждения кандидатуры внешнего управляющего Арбитражным судом обязаны обеспечить передачу бухгалтерской и иной документации должника, печатей и штампов, материальных и иных ценностей внешнему управляющему.
В этом случае руководитель должника увольняется на основании приказа временного управляющего.
2) в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора (п. 2 ст. 278 ТК РФ, ст. 279 ТК РФ).
Возможность в любое время расторгнуть договор с руководителем по решению высшего органа управления юридического лица предусмотрена не только в трудовом законодательстве, но и п. 4 ст. 69 Федерального закона «Об акционерных обществах» и п. 4 ст. 33 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». В данном случае решение о замене единоличного исполнительного органа юридического лица, находящееся целиком в плоскости гражданско-правовых отношений, является основанием прекращения трудовых отношений с работником, выполняющим функции руководителя. При этом такое право предоставлено высшему органу управления юридического лица в силу закона и необязательно должно отражаться в условиях трудового договора.
Однако следует учитывать, что согласно п. 2 постановления Конституционного суда РФ от 15.03.2005 г. № 3-П «По делу о проверке конституционности положений пункта 2 статьи 278 и статьи 279 Трудового кодекса Российской Федерации и абзаца второго пункта 4 ст. 69 Федерального закона «Об акционерных обществах» в связи с запросами Волховского городского суда Ленинградской области, Октябрьского районного суда города Ставрополя и жалобами ряда граждан» статья 279 ТК РФ признана не соответствующей Конституции РФ в той мере, в какой она, не устанавливая гарантированный минимальный размер компенсации, полагающейся руководителю организации в указанном случае, допускает досрочное расторжение с ним трудового договора без выплаты справедливой компенсации.
Конституционный суд РФ разъяснил, что до внесения в действующее законодательство изменений гарантированный минимальный размер компенсации, выплачиваемой руководителю организации при расторжении трудового договора по основанию, предусмотренному п. 2 ст. 278 ТК РФ и ст. 279 ТК РФ, не может быть ниже, чем это определено действующим законодательством для сходных ситуаций расторжения трудового договора с руководителем организации по независящим от него обстоятельствам.
Таким образом, вывод можно сделать следующий: ст. 279 ТК РФ продолжает действовать и увольнять по данному основанию можно, но с учетом решения Конституционного суда РФ о размере выплачиваемой компенсации уволенному руководителю.
3) по специальным основаниям, предусмотренным трудовым договором с руководителем организации (п. 3 ст. 278 ТК РФ).
В данном случае действует принцип свободы сторон трудового договора в определении его содержания при условии, что условия договора не противоречат трудовому законодательству. На практике в трудовом договоре нередко указываются обязательства руководителя по достижению определенных финансово-экономических результатов деятельности компании, реализации специальных проектов, развитию инфраструктуры компании и рынка сбыта ее продукции и т. д.
Если работодатель (чаще всего им фактически выступает владелец бизнеса) заинтересован в жестком контроле за деятельностью единоличного исполнительного органа, он может использовать в качестве эффективного инструмента контроля трудовой договор с руководителем, предусмотрев в нем возможность досрочного расторжения трудового договора с руководителем в том случае, если последний не достигнет определенных договором экономических результатов.
Также в трудовом договоре могут быть предусмотрены такие основания досрочного расторжения договора, как нецелевое использование имущества предприятия, наличие по вине руководителя на предприятии длительной задолженности по заработной плате, разглашение руководителем сведений, составляющих коммерческую тайну, нарушение положений устава компании или невыполнение решений общего собрания участников (акционеров, членов) компании и т. д.
4) вследствие принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), повлекшее за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ).
При применении данного основания увольнения руководителя закономерен вопрос: что следует считать необоснованным решением и каков критерий необоснованности?
Действующее законодательство ответа не содержит, так что очевиден оценочный характер данной категории, что открывает достаточно широкий простор для ее судебного толкования в случае спора. Полагаем, что признаком необоснованности решения может быть по аналогии с гражданским правом противоречие решения требованиям разумности и добросовестности, а также его очевидная экономическая нецелесообразность (например, продажа продукции компании по цене, значительно ниже рыночной).
При определении признаков и размера ущерба, причиненного такими действиями, работодателю следует руководствоваться положениями ст. 238 ТК РФ, согласно которой под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества организации или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц), а также необходимость для организации произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.
5) вследствие однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства) своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ).
В Трудовом кодексе не разъясняется, что следует понимать под грубым нарушением трудовых обязанностей руководителями. Кроме того, неясно соотношение данной нормы с п. 6 ст. 81 ТК РФ, который предусматривает возможность увольнения работника за такое однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, как прогул, появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения и т. д.
Полагаем, что на руководителя, как и на любого работника организации, распространяются общие основания увольнения по п. 6 указанной статьи, а в контексте п. 10 грубым однократным нарушением обязанностей можно считать любое действие (бездействие) руководителя, прямо противоречащее его должностным обязанностям, закрепленным в трудовом договоре, уставе и иных локальных актах компании и повлекшее отрицательные последствия для компании. Более точную трактовку данного основания предстоит разработать судебной практике.
Следует учитывать, что увольнение по п. 10 ст. 81 ТК РФ является мерой дисциплинарного взыскания и поэтому допускается не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске. Согласно ст. 193 Трудового кодекса дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения.
6) при смене собственника имущества организации (ст. 75 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером.
Данная статья является новеллой нового трудового законодательства, и ее появление объясняется тем, что в условиях рыночной экономики новый собственник должен иметь право решить вопрос о смене не только стратегии и стиля компании, но и ее топ-менеджмента.
Не следует забывать, что при увольнении по данному основанию новый собственник обязан выплатить уволенному руководителю компенсацию (по своей природе близкой отступному в гражданском праве) в размере не ниже трех средних месячных заработков (ст. 181 ТК РФ).
7) досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации (ст. 280 ТК РФ).
Главная особенность досрочного расторжения договора по инициативе самого руководителя – увеличенный срок для досрочного предупреждения о предстоящем увольнении. Руководитель обязан уведомить об этом работодателя (то есть собственника имущества организации или участников (акционеров) не позднее чем за один месяц).
Процедура увольнения руководителя организации
Как показывает судебная практика, главное условие законности увольнения любого работника (в том числе руководителя) – строгое соблюдение работодателем процедуры увольнения, предусмотренной трудовым законодательством. При расторжении договора с руководителем организации процедура увольнения сочетает в себе не только требования Трудового кодекса, но и гражданского законодательства. Рассмотрим данную процедуру по порядку.
Первым шагом увольнения руководителя организации является решение общего собрания участников (акционеров) компании или собственника имущества о досрочном расторжении трудового договора с руководителем, которое оформляется соответствующим протоколом. Совет директоров может принимать решение об увольнении руководителя компании только в том случае, если такое полномочие прямо предоставлено ему учредительными документами компании.
Процедура принятия решения и порядок оформления протокола определяются специальными федеральными законами об отдельных организационно-правовых формах юридических лиц – ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «О государственных муниципальных унитарных предприятиях» и т. д. В этом же решении участников (акционеров) или собственника имущества может содержаться пункт о назначении нового руководителя компании.
При расторжении трудового договора по инициативе руководителя организации он обязан предупредить работодателя (то есть Общее собрание участников (акционеров) за один месяц, в отличие от других работников, которые предупреждают работодателя о предстоящем увольнении за две недели (ст. 80, 280 ТК РФ).
Следующим шагом является издание приказа новым руководителем об увольнении прежнего генерального директора с обязательной ссылкой на правовое основание (статью Трудового кодекса и протокол решения об увольнении), с которым целесообразно ознакомить под расписку с обязательным указанием даты уведомления.
Далее – смена руководителя организации должна пройти государственную регистрацию в налоговой инспекции по месту нахождения юридического лица в трехдневный срок со дня принятия решения об увольнении (ст. 18 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Документом, подаваемым в регистрирующий орган, является заявление о внесении изменений в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) в части сведений о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица.
После государственной регистрации сведения о новом руководителе необходимо также представить в обслуживающий банк (оформить новую банковскую карточку) и во внебюджетные фонды.
Следует отметить, что раньше немало дискуссий вызывал вопрос о подведомственности и подсудности споров, связанных с увольнениями руководителей организаций. После принятия новых ГПК РФ и АПК РФ судебная практика однозначно сформулировала, что споры данной категории подлежат рассмотрению судами общей юрисдикции.
Выводы
На основании изложенного можно предложить следующие практические рекомендации работодателям, столкнувшимся на практике с проблемой увольнения руководителя компании.
1. При расторжении трудового договора с руководителем необходимо учитывать комплекс правовых норм, содержащихся как в Трудовом кодексе, так и в гражданском законодательстве.
2. Основной фактор, обеспечивающий законность увольнения руководителя организации и предупреждающий возможные споры и конфликты, – это точное и последовательное соблюдение работодателем процедуры увольнения с учетом ее гражданско-правовых и собственно трудовых составляющих.
3. В целях контроля за деятельностью единоличного исполнительного органа целесообразно указывать дополнительные основания увольнения руководителя (например, недостижение определенных финансово-экономических результатов) в трудовом договоре при приеме на работу.
Глава 5
Кадровая политика
5.1
Как расти, не теряя в качестве?
Широко известный факт, что активный рост компании влечет не только позитивные последствия, но и создает ряд проблем: увеличение штата сотрудников, рост количества и сложности бизнес-процедур, понижение управляемости системы. Едва ли не главной проблемой становится построение новой корпоративной структуры и определенная формализация как отношений внутри компаний, так и бизнес-процессов.
Иными словами, до тех пор, пока в компании работает небольшое число сотрудников, они всегда могут договориться между собой, кто за что отвечает, кто когда приходит, какой проект ведет и т. д. Однако бизнес растет и развивается, в компанию с каждым днем приходят новые работники, и тут закономерно возникает острая потребность четкого разделения полномочий и ответственности, определения функций каждого сотрудника, профессионального контроля, контроля посещаемости и использования рабочего времени. По мере увеличения штата сотрудников и усложнения внутренней структуры бизнеса возникает необходимость системных преобразований в компании – перехода на формальные, четко регламентированные структуры и процедуры. Часто в таких случаях внутренняя структура компании не успевает за темпами развития бизнеса и новыми масштабами деятельности компании, и возникает определенный дисбаланс. Практика показывает, что подобную «болезнь роста» переживают около 90 % активно развивающихся молодых компаний.
Подобные проблемы проявляются также у сформировавшихся уже крупных компаний, желающих полностью перевести свой бизнес в легальную сферу и стать «публичными» субъектами бизнеса. Решение данного вопроса непосредственно связано с такими задачами развития, как утверждение репутации «цивилизованной компании», переход на рельсы «белого» бизнеса и повышение инвестиционной привлекательности. Кроме того, чем больше компания, тем больше возникает трудностей в процессе управления человеческими ресурсами, которые также нуждаются в решении.
Никто не виноват, но что делать?
Излишне говорить о том, что все вышеперечисленное напрямую связано с доходами компании, и не только. Отсутствие сбалансированной корпоративной структуры, процедурная неурегулированность в организации связана со многими негативными последствиями: потери информации и документов, массовое отсутствие дисциплины, напряженность в коллективе, конфликты между сотрудниками и работодателем, снижение управляемости и т. д. В итоге получается ситуация конфликта из анекдота бригадиров на стройке, вечно спорящих из-за того, что бригада каждого заканчивает рабочую смену и оставляет после себя строительный мусор, так что другая бригада, заступая на вахту, должна сначала убрать мусор, а потом начать работать, и так без конца.
Одним из эффективных инструментов построения новой корпоративной структуры и преодоления болезни роста компании является постановка и внедрение продуманной системы внутренней документации в компании. В эту систему входят как документы, оформляющие внешние отношения с клиентами и партнерами компании – база договоров, коммерческих предложений, бланков и т. д., так и документы, регулирующие внутренние отношения компании и ее сотрудников. Комплекс документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование, также называется системой кадровой документации.
Столбовой дорогой цивилизации…
Возникает вполне резонный вопрос: а для чего вообще нужно внедрять кадровые документы, если до этого компания нормально существовала, развивалась и без них? Не является ли это просто увеличением вала внутренних документов, создающим бюрократические барьеры и лишнюю головную боль, и больше ничего?
Как показывает практика, при разумном подходе к постановке кадровой документации можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач. Во-первых, таким способом можно формализовать бизнес-процедуры, существующие в компании. Во-вторых, это чрезвычайно простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующие динамике развития компании. В-третьих, введение кадровых документов позволяет добиться легального «баланса интересов» компании и ее сотрудников. Наконец, в-четвертых, меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и сильным шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.
Следует отметить, что переход к цивилизованным формам отношений компаний и их сотрудников является объективной тенденцией для российского бизнеса, ищущего стабильности и стремящегося выйти на мировой уровень. Как пример, в последнее время на рынке существует тенденция «обеления заработной платы». Зачастую уже сами сотрудники при приеме на работу предъявляют работодателю требования о легальной заработной плате, оформлении трудовой книжки, гарантий социального страхования, оплаты больничных и других элементов легального социального пакета.
Можно отметить успешный опыт российского представительства компании «Орифлэйм» по постановке системы кадровой документации. Необходимость таких мер была вызвана необходимостью учета особенностей работы российских сотрудников сервисных центров компании, на которых осуществляется прием и распределение продукции компании, а также закреплением принципов корпоративной культуры головной компании. В ходе реализации проекта в компании был проведен мониторинг существующей системы кадровых документов компании, на основе которого эксперты разработали и внедрили полный комплекс документов и процедур. В результате обе поставленные цели были достигнуты.
Данную систему руководство компании планирует использовать в качестве модельной для своих представительств и филиалов в странах СНГ.
Здравствуйте: я – трудовой инспектор!
Практика крупных корпораций показывает, что поставленная кадровая документация – один из центральных элементов правового обеспечения деятельности компании, наряду со схемами налогообложения, корпоративной защитой, взысканием дебиторской задолженности, разработкой базы договоров, сопровождением сделок и т. д. Система кадровой документации сочетает в себе принципы фундаментальности и гибкости, она формализована, но вместе с тем достаточно гибка и мобильна. К сожалению, сравнительно молодой отечественный бизнес уделяет крайне мало внимания вопросу четкого функционирования кадровой системы внутри организации.
Ни для кого не секрет, что далеко не во всех компаниях на территории РФ трудовые отношения недостаточно прозрачны и юридически регламентированы, что связано с общей низкой непопулярностью «белого бизнеса». Какие проблемы могут возникнуть у организации с налоговыми органами, знают практически все. А вот какие подводные рифы и опасности таит в себе отсутствие в компании необходимых социально-трудовых документов? Попробуем разобраться и поименовать основные риски, которые грозят нерадивому работодателю.
1. Контролирующим органом в сфере трудовых отношений является Государственная инспекция труда, полномочия которой с принятием нового Трудового кодекса стали почти безграничными. Как правило, результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации является наложение административного штрафа на должностных лиц компании и вынесение предписания об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании. К сожалению, за последний год приостановлением деятельности на период устранения нарушений трудового законодательства поплатились несколько московских компаний, вынужденных затем разрешать конфликты с трудовой инспекцией в затяжных судебных процессах.
2. Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает весьма благоприятную почву для возможных конфликтов с работниками, до которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд. При этом нужно помнить, что добросердечный российский суд еще по старой советской традиции не всегда помнит о принципе равенства и состязательности сторон в процессе и в подавляющем большинстве случаев принимает сторону «слабой и обиженной» стороны в споре, в роли которой выступает работник. Как показывают данные судебной практики, опубликованные в Бюллетене Верховного суда РФ, за последние 3 года более 80 % трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.
3. Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные дисфункции корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.
А может ли быть иначе?
Конечно же, проблема заключается еще и в недостатке опыта отечественных предпринимателей, и в отсутствие годами складывающейся в западном обществе культуры «легального бизнеса». По данным Бюллетеня Минтруда РФ, кадровая документация имеется всего лишь у 53 % от общего числа российских компаний, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и далека от совершенства.
Проблемы формирования эффективной системы регулирования трудовых отношений с работниками в последнее время все чаще затрагивает филиалы и представительства западных компаний на российском рынке. В европейских странах, где традиции цивилизованного бизнеса насчитывают несколько веков, прозрачную и формализованную систему внутренних документов, в том числе кадровых документов, имеют практически все компании, относящиеся к крупному и среднему бизнесу. В последние годы данная тенденция стала актуальна и для российского рынка, что обусловило появление нового вида юридических и консалтинговых услуг – постановка (оптимизация) кадровой документации.
5.2
Пакет кадровой документации
Любое юридическое лицо вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Однако ясного понимания, что такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит, нет как в среде HR, так и в юридическом сообществе.
В первом приближении кадровой документацией является комплекс документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника. Следует отметить, что более широким понятием можно считать кадровый документооборот, который включает в себя не только документы, но и процедуры (например, процедуру привлечения работников к дисциплинарной ответственности).
Не менее загадочным является для большинства менеджеров по персоналу и юристов и следующий вопрос: что же должно входить в систему кадровых документов в компании? Обусловлено это и тем, что состав этих документов зависим от постоянно меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности актов Минтруда РФ, а также обусловлен правоприменительной практикой судов и государственной инспекции труда.
Весь пакет кадровых документов целесообразно разделить на два крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых необходимо для компании организации любой организационно-правовой формы и сферы деятельности, и факультативные кадровые документы.
Обязательные кадровые документы
1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)
Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление и утверждение штатного расписания. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или уполномоченным им лицом.
Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Не менее важным представляется тот факт, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) работодатель, ссылаясь на штатное расписание, докажет в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, работодатель вряд ли сможет выиграть такой спор. Как показывают данные судебной практики Верховного суда РФ, за последние 3 года более 80 % трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.
2. Трудовой договор
Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56–67 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя.
Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
3. Правила трудового распорядка
В любой организации должны быть разработаны правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя с учетом мнения представительного органа (ст. 189, 190 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1), изданным на основании заключенного трудового договора.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя.
Именно приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т. д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек, – 75 лет.
5. Трудовая книжка
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69).
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ.
При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.
6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
7. Договор о полной материальной ответственности
Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовой договор о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 года, содержит, в частности, следующие положения:
Работник должен своевременно сообщать администрации о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности ценностей; вести учет, составлять и представлять в установленном порядке соответствующие отчеты; участвовать в инвентаризации.
Администрация обязуется знакомить работника с законодательными актами, устанавливающими правила работы с материальными ценностями; проводить в установленном порядке инвентаризацию ценностей. Невыполнение администрацией указанных обязанностей, способствовавшее возникновению ущерба, является основанием для уменьшения размера ущерба, подлежащего возмещению лицом, причинившим ущерб, либо освобождения работника от ответственности, а в соответствующих случаях и для возложения обязанности возместить ущерб на виновного работника из числа администрации.
8. График отпусков
Работодатель обязан составить график отпусков (ст. 123 ТК РФ) по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. В соответствии с ним определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
При составлении графика необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства о том, что отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работникам моложе 18 лет, ветеранам войны и труда, супругам военнослужащих и т. п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.
9. Положение об оплате труда
Внедрение на предприятии эффективной системы оплаты и нормирования труда с учетом его специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую на предприятии систему оплаты работников, является Положение об оплате труда. Содержательная часть и структура этого Положения зависят от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию работодателя в разработке условий оплаты. Это практически означает, что содержание данных документов строго индивидуальное.
10. Положение о премировании
Положение о премировании (ст. 144 ТК РФ) утверждается приказом работодателя. Под премированием понимается выплата работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего роста. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования. В положении о премировании указывается круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (конкретные по каждой профессии, должности или их предельные размеры). На основании положения о премировании у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплату премии, а у работодателя – обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.
11. Табели учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком работы в целях суммированного учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и для оплаты труда в бухгалтерии предприятия.
12. Положение о защите персональных данных работников
В Положении указываются цели и задачи организации в области защиты персональных данных, раскрываются их понятие и состав, а также в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. В Положении следует указать, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. Положение о защите персональных данных работника утверждается приказом руководителя организации.
Факультативные кадровые документы
1. Должностные инструкции
Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций (ст. 68 ТК РФ) для сотрудников. Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.
Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для государственных учреждений. Тем не менее наличие должностных инструкций не будет лишним и для коммерческой организации, особенно в случае возможных судебных споров с уволенными работниками. Работодатель сможет ответить на вопрос суда «Чем вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?», предъявив суду должностные инструкции работников.
Пример из практики: генеральный директор ООО уволил рекламного агента А. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, выражающееся, по мнению генерального директора, в том, что А. не предоставлял ему отчетов о состоянии рынка рекламных услуг в письменном виде, а передавал информацию по телефону. Процедура увольнения была соблюдена безупречно. В ООО должностная инструкция рекламного агента отсутствовала, поэтому в ответ на упомянутый вопрос суда генеральный директор не смог сказать ничего. Трудовой договор предусматривал обязанность рекламного агента извещать руководство об изменениях на рынке рекламных услуг, но форму извещения (устную или письменную) не уточнял. Суд признал увольнение незаконным.
Должностные инструкции позволяют работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют работодателю доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.
2. Личное дело
Факультативным для компаний является также наличие личных дел работников – совокупности документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; копию документа об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой договор; копию приказа о приеме на работу; список научных трудов и изобретений и др.
Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.
3. Журнал учета личных дел
Личные дела учитываются в Журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
4. Личная карточка работника
С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке работника (форма Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, то есть информация, касающаяся конкретного работника, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.
5. Положение о структурном подразделении
Положение устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для компаний, но тем не менее инспектор ГИТ может потребовать предъявления положения наряду с должностными инструкциями.
Подводя некоторый итог, необходимо ответить на следующий вопрос: какие риски для компании может повлечь отсутствие необходимого пакета кадровых документов и какие преимущества дает его наличие?
Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в компании связано со следующими рисками:
Результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа до 100 МРОТ (ст. 19.4 КоАП) лично на должностных лиц компании и вынесение предписания об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании.
Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, от которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд.
Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные нарушения корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.
В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач.
Меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.
Читать бесплатно другие книги:
