Обновление. Пошаговый план личного развития Трейси Брайан

Из последней главы этой книги вы узнаете то, что изменит вашу жизнь. Описанные здесь идеи и методы могут повысить вашу эффективность, результативность и увеличить производительность, удвоить доход, избавить от стресса и сделать вас одним из самых продуктивных людей в вашем бизнесе.

Все успешные люди отличаются высокой эффективностью труда. Они работают больше других и вкладывают максимум усилий в каждый час работы. Им удается сделать гораздо больше, чем обычному человеку. Поэтому им больше платят и быстрее продвигают их по службе. Окружающие относятся к ним с большим уважением и почтением. Они становятся лидерами и примерами для подражания, неизбежно поднимаются на вершину успеха в своем деле и получают самый высокий доход. Вы тоже способны на это.

Все проверенные методы тайм-менеджмента и повышения эффективности можно освоить посредством практики. При условии регулярного применения каждый из них (и образ мышления, и методы работы) войдет у вас в привычку.

Как только вы начнете применять их, ваша самооценка сразу же повысится. Вы почувствуете уверенность в себе, самоуважение и гордость собой. Все это принесет вам огромную пользу в дальнейшем.

Сделайте выбор!

Все позитивные перемены в жизни начинаются с принятия твердого решения начать либо прекратить что-то делать. А самые значительные изменения случаются тогда, когда вы прекращаете сомневаться и медлить и принимаете решение действовать немедленно. Успешных и счастливых людей отличает решительность. И кстати говоря, это качество можно развить, если действовать подобным образом до тех пор, пока это не станет для вас так же просто, как дышать.

К сожалению, многие ничего не добиваются только потому, что еще не решили стать богатыми. Люди страдают от избыточного веса и плохого самочувствия, потому что еще не решили стать стройными и подтянутыми и заняться своим здоровьем. Они действуют неэффективно и непродуктивно, потому что не имеют намерения стать организованными и высокопродуктивными.

Примите твердое решение

Немедленно примите решение стать экспертом в тайм-менеджменте и личной эффективности, сколько бы времени и усилий ни понадобилось вам для достижения этой цели. Сегодня же сформируйте намерение снова и снова применять эти принципы, до тех пор пока они не станут вашей второй натурой. Приучите себя делать то, что нужно для того, чтобы стать лучшим в своем деле.

Пожалуй, лучшее определение самодисциплины дал философ и писатель Элберт Хаббард: «Самодисциплина – это способность заставить себя делать то, что и когда следует делать, хочется вам этого или нет». Легко делать что-то, если вам этого хочется. Но добиться успеха можно, только заставив себя совершать нужные действия вопреки своему нежеланию.

Какие решения вам необходимо принять сегодня, чтобы начать восхождение на вершину успеха в своей области деятельности? Чем бы вы сейчас ни занимались, перестаньте сомневаться и медлить, сейчас же приступайте к действиям. Только так вы полностью измените свою жизнь.

Ставьте перед собой четкие цели и задачи

Для достижения целей очень важна ясность. От этого на 80 процентов зависит ваш успех. К сожалению, не менее 80 процентов неудач и разочарований происходит по той причине, что люди слишком неопределенно представляют себе, чего они хотят и как этого можно достичь.

По словам нефтяного магната Гарольда Ханта, существует только два условия для достижения выдающегося успеха: во-первых, решить, чего именно вы хотите. Большинство людей никогда не делают этого. Во-вторых, определить цену, которую вам предстоит заплатить за это, и быть готовым к этому. Вы можете получить все что хотите, если готовы заплатить столько, сколько потребуется, за свой успех, потому что судьба заставит выплатить долг сполна.

Заранее планируйте каждый день

В повышении эффективности ежедневное планирование играет важнейшую роль. Применяйте формулу шести «п»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Умение правильно планировать говорит о высоком профессионализме. Все успешные люди достаточно много времени тратят на планирование своих действий. Вы, должно быть, помните, что, согласно правилу 10/90, 10 процентов времени, затраченных на планирование, экономят 90 процентов времени, расходуемых на выполнение плана действий.

Всегда записывайте свои размышления на бумаге. Когда вы описываете, что должны сделать, во всех подробностях, происходит нечто удивительное. В действительности формулирование плана действий в письменном виде оттачивает ваше мышление, стимулирует креативность и позволяет гораздо лучше сконцентрироваться, чем в том случае, когда вы просто размышляете.

Начните планирование с составления основного списка всего, что вы должны сделать в долгосрочной перспективе. Он станет главным ориентиром и критерием оценки вашего продвижения к успеху. Каждый раз, когда вам в голову приходит очередная идея, вносите ее в этот список.

В начале каждого месяца составляйте список, в котором должно быть перечислено все, что вы намерены сделать в течение предстоящих четырех недель. Перечень дел на месяц поделите на недели, указав точные даты начала и завершения задач, которые вам предстоит решить в течение месяца. И последнее: всегда составляйте список дел на день – желательно накануне вечером, чтобы ваше подсознание успело поработать над ним, пока вы спите.

Всегда делайте только то, что записали. Если на протяжении дня возникает новая задача, внесите ее в перечень, прежде чем приступать к ее решению. На работе отмечайте галочкой каждую выполненную задачу. Это будет приносить вам чувство удовлетворения и личного успеха. Вычеркивание пунктов перечня одного за другим мотивирует и наполняет энергией. Список служит оценочным листом: он показывает, насколько вы продвинулись в выполнении плана, а также позволяет увидеть, что еще предстоит сделать.

По мнению специалистов по тайм-менеджменту, в том числе известного мастера Алана Лакейна, выполнение задач по списку повышает вашу эффективность сразу же на 25 процентов, как только вы начинаете его составлять. Самые эффективные люди всегда записывают свои планы на бумаге и работают на основании этого списка.

Скрупулезно планируйте каждый проект

Практически все, что вы делаете, можно считать проектом, который состоит из множества задач и выполняется поэтапно. В этом смысле вы выступаете менеджером проектовв течение всей своей профессиональной жизни. И от того, насколько вы способны эффективно их реализовывать – даже если проект состоит из множества задач, – зависят ваш успех, зарплата и карьера. К счастью, вы можете стать экспертом в этой области, выполняя всего несколько простых правил. Как и в тайм-менеджменте, главное в этом деле – ясность.

Вам следует запомнить шесть правил:

1. Начинайте работу над проектом с четкого определения идеального конечного результата.

2. Составьте список этапов реализации проекта, подробно перечислив в нем все действия, которые предстоит выполнить от начала и до конца работы.

3. Упорядочьте задачи, перечисленные в списке, по степени важности и очередности. Что должно быть сделано в первую очередь, а что можно сделать позже? Какие задачи необходимо выполнять одновременно?

4. Назначьте ответственных за все этапы проекта. Определите, кто, что и когда должен сделать. План, в котором не указаны обязанности и конечные сроки выполнения задач, представляет собой не более чем обычный разговор. Он не гарантирует получение конкретного результата.

5. Тщательно отслеживайте ход реализации проекта, особенно если он очень важный и может привести к серьезным последствиям. Постоянно контролируйте, все ли идет как надо. Заслужите репутацию человека, способного выполнять важную работу в срок и даже раньше.

6. Проверяйте, соответствуют ли ваши ожидания реальному положению дел. Никогда не полагайтесь на удачу. Никогда не исходите из того, что все будет хорошо. Всегда думайте о том, что может пойти не так и что будет худшим в таком случае. И делайте все возможное, чтобы этого не произошло.

Проанализируйте проект, задав такие вопросы: каков ключевой элемент или самый важный аспект этого проекта? Что может помешать своевременному выполнению наиболее значимой задачи? Помните: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Составление тщательного и детального плана реализации каждого этапа проекта существенно повышает эффективность и позволяет получить хороший результат.

При расстановке приоритетов используйте метод АБВГД

В тайм-менеджменте и организации работы метод АБВГД – один из наиболее эффективных. Его преимущество заключается в простоте.

Для повышения эффективности любой работы необходимо определить самую важную задачу, а затем дисциплинированно работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Приемы тайм-менеджмента помогают выявить наиболее приоритетную задачу до того, как вы приступите к ее решению. Для этого необходимо подумать о том, каковы возможные последствия ее выполнения или невыполнения. Важной следует считать такую задачу, решение или, напротив, игнорирование которой может привести к серьезным позитивным или негативным результатам.

Высокоэффективные люди постоянно думают о возможных последствиях при планировании организации своих действий. А теперь рассмотрим собственно метод АБВГД.

Начните со списка

В случае применения метода АБВГД необходимо вначале составить перечень всего, что вам предстоит сделать, затем внимательно проанализировать его и обозначить буквами А, Б, В, Г или Д каждый пункт. Каждая буква имеет свое значение.

• А обозначает очень важные задачи. Их вы обязательно должны выполнить. Выполнение или невыполнение этих задач приведет к серьезным последствиям. Отметьте буквой А самые важные задачи в своем списке.

• Б обозначает задачи, которые нужно выполнить, хоть они и не столь важны, как задачи А. Их выполнение или невыполнение повлечет за собой незначительные последствия. Сюда относятся ответный телефонный звонок или проверка электронной почты. Обозначьте такие задачи буквой Б.

• В обозначает задачи, которые было бы хорошо выполнить, но которые не приводят ни к каким последствиям. Это может быть звонок другу, перерыв на кофе или беседа с коллегой. Все это приятные занятия, но для вашей карьеры или успеха они не важны.

Обратите внимание, что нельзя приступать к выполнению задач Б до тех пор, пока не выполнены все задачи А. И соответственно, не стоит позволять себе решать задачи В до тех пор, пока не сделаны задачи Б. Вы должны строго придерживаться этого правила.

• Г – задачи, выполнение которых можно поручить другим людям. Вы должны делегировать как можно больше задач, чтобы освободить время для выполнения задач А.

• Д – задачи, которые вообще не стоит выполнять. Это настолько незначительные дела, что, если вы вычеркнете их из списка, это никак не скажется на ваших успехах в работе.

Отказ от несущественных задач облегчит вам жизнь и освободит время для решения задач, важных для вашего успеха в карьере.

Применив формулу АБВГД, упорядочьте задачи А по степени важности. Обозначьте самую важную задачу из этой категории как А1, следующую – А2 и так далее. Теперь немедленно приступайте к выполнению задачи А1 и усердно работайте над ней до самого завершения. Этот простой метод позволит вам повысить свою эффективность в два раза.

Отделяйте срочное от важного

Все задачи, которые вам предстоит решить в течение дня, можно разделить на четыре типа по степени срочности и важности.

Первый тип – срочные и важные задачи. Эти дела вы должны выполнить немедленно. Срочные и важные задачи – например важные телефонные звонки, встречи, визиты к клиентам и непредвиденные ситуации – почти всегда ставятся перед нами другими людьми. Тем не менее это важная и необходимая часть работы, которую нельзя откладывать, поскольку промедление может вызвать серьезные проблемы. Большинство людей весь день работают над решением таких задач.

Второй тип – важные, но не срочные задачи. В большинстве случаев в перспективе такие задачи могут привести к очень серьезным последствиям. Сюда относится: подготовка предложений и отчетов, совершенствование знаний и навыков, физические упражнения, а также проведение времени с семьей.

Выполнение важных, но не срочных задач можно отложить на более поздний срок. Тем не менее они оказывают значительное влияние на вашу жизнь и рано или поздно становятся срочными – как, например, курсовая работа в университете или отчет для руководителя или клиента.

Третий тип – срочные, но не важные задачи. К таким делам можно отнести телефонные звонки, проверку электронной почты, разговор с коллегой, заглянувшим в ваш кабинет, спонтанное обсуждение новостей или телевизионных передач и тому подобное. Конечно, вы можете заниматься всем этим на работе, но такие дела не оказывают никакого влияния на ваш успех. Многие люди обманывают себя, занимаясь подобными срочными, но не важными задачами, и они только напрасно тратят время, которое можно было бы посвятить построению карьеры.

Самые большие расхитители времени – это задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, то есть совершенно бесполезные дела. Речь идет о тех действиях, которые не приносят никакой пользы для вашей карьеры, например: чтение газет, звонки домой с вопросом, что будет на ужин, или походы по магазинам. Все эти дела не способствуют достижению ваших личных целей и успеху компании.

Чтобы повысить свою эффективность, следует сосредоточиться на определении срочных и важных задач, то есть тех, которые должны быть выполнены немедленно. Затем можно сделать все, что не является ни срочным, ни важным, чтобы осталось больше времени для тех дел, которые действительно могут изменить ситуацию на работе к лучшему. Для этого можно задавать себе следующие вопросы: каковы возможные последствия выполнения этой задачи? Что произойдет, если вообще не выполнить ее? Учитывайте свой ответ при расстановке приоритетов.

Вынужденная эффективность

На все времени никогда не хватает, но, чтобы сделать самое важное, времени всегда достаточно. Каждый раз, когда вам необходимо выполнить важную задачу (ту, которая может иметь серьезные последствия), полностью погрузитесь в работу и выполните ее к намеченному сроку, чего бы это вам ни стоило. При таких условиях вы вынуждены работать эффективно.

Многие люди не могут заставить себя выполнить работу раньше срока. Они заявляют, что лучше всего работают в условиях недостатка времени. Однако никто не может работать хорошо в спешке. Это просто попытка оправдать свое неумение правильно организовать свое время. Когда сроки поджимают, вы не только подвергаетесь большему стрессу, но и совершаете больше ошибок. И очень часто из-за этого работу приходится переделывать.

Для повышения собственной эффективности и результативности всегда задавайте себе четыре вопроса:

1. Какие задачи представляют для меня наибольшую ценность? Что из того, чем вы занимаетесь, максимально полезно для вашей работы? Что обеспечивает самую большую выгоду или выигрыш вам и вашей компании? Поговорите со своим руководителем и сотрудниками, попросите их высказать свое мнение. Вы должны точно знать ответ на этот вопрос, чтобы работать только над теми задачами, которые представляют для вас наибольшую ценность.

2. За что мне платят? Для выполнения какой работы вас наняли? Какие рабочие задачи сильнее всего влияют на ваш карьерный рост? В зависимости от ответов на эти вопросы определите, чем вы должны сосредоточенно заниматься в течение дня.

3. Что из того, что могу делать только я, принесет реальную пользу компании, при условии, что будет сделано как следует? Даже в разное время ответ на этот вопрос может быть только один: это работа, которая не будет выполнена, если ее не сделаете вы. Однако если вы справитесь с ней должным образом, результат вашего труда может принести большую пользу компании. О чем бы ни шла речь, в первую очередь вы должны работать именно над этой задачей, потому что ее выполнение позволяет вам внести самый большой вклад в свой успех.

4. На что в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой? Что бы вы ни ответили на этот вопрос, убедитесь, что именно этим вы сейчас и занимаетесь.

Если постоянно задавать себе эти вопросы, вы всегда будете сосредоточены на решении самых приоритетных задач и сможете работать с максимальной отдачей. Приучитесь выполнять только те дела, которые упомянуты в ответах на эти вопросы, и ваша эффективность повысится в два раза. Так на что вы можете потратить свое время с максимальной пользой?

Руководствуйтесь правилом 80/20

Правило 80/20, или закон Парето, считается одним из самых важных и эффективных принципов тайм-менеджмента. Согласно этому правилу все действия можно поделить на две группы: малую, но значимую, и большую, но незначимую. Или, иными словами, 20 процентов всех действий (малая, но значимая группа) составляют 80 процентов ценности всего, что вы делаете (большая, но незначимая группа). Можно сформулировать это правило и иначе: на 80 процентов ценность ваших действий определяется лишь 20 процентами того, что вы сделали.

Закон Парето применим ко всем аспектам деловой и личной жизни. В бизнесе 80 процентов продаж обеспечивают 20 процентов клиентов; 80 процентов прибыли приносят лишь 20 процентов продуктов; 80 процентов продаж совершают 20 процентов продавцов; а 80 процентов финансового и карьерного роста – это результат 20 процентов ваших усилий по достижению успеха.

Если вы составите список из десяти дел на день, то два пункта окажутся важнее всех остальных. Успех и эффективность зависят от того, сумеете ли вы определить, на какие 20 процентов самых важных задач вам следует направить свои усилия.

Поскольку нельзя сделать все дела сразу, какие-то из них приходится откладывать. Следовательно, вам необходимо научиться оставлять на потом те 80 процентов задач, которые не оказывают важного влияния на вашу жизнь и результаты работы. Обычный человек отодвигает в сторону самые важные дела, но этот подход не для вас. В критические моменты вы должны сознательно отказываться от немедленного выполнения несущественных задач, поскольку это не повлечет за собой серьезных последствий. Прежде чем приступить к работе, обязательно убедитесь в том, что ваши первоочередные задачи относятся к тем 20 процентам. Все остальное можно отложить.

Работайте на пике активности

Все в высшей степени эффективные, успешные и высокооплачиваемые люди действуют весьма активно на протяжении долгого времени. Высокий уровень физической, умственной и эмоциональной энергии позволяет им быть максимально эффективными. Чтобы поддерживать высокую активность, нужно правильно питаться, заниматься физическими упражнениями и достаточно отдыхать.

Ешьте легкую, питательную пищу с высоким содержанием белков. Исключите из своего рациона жирные блюда, сахар, продукты из белой муки, макароны, картофель, конфеты, тонизирующие напитки и всевозможные десерты. Регулярно занимайтесь физическими упражнениями, посвящайте этому 30–60 минут три-пять дней в неделю, даже если это просто прогулка перед началом рабочего дня. Неудивительно, что многие марафонцы и триатлонисты, которые тренируются порой по несколько часов в день, принадлежат к числу самых высокооплачиваемых и эффективных специалистов в своем деле. По всей вероятности, между хорошей физической формой и высокой эффективностью есть прямая связь.

Обязательно выделяйте достаточно времени на отдых, особенно если вы много работаете. Спите не меньше семи-восьми часов в сутки, а иногда даже больше. Чтобы работать с максимальной отдачей, вы должны брать хотя бы один выходной в неделю и две недели отпуска в год.

Определите, в какое время дня вы чувствуете себя лучше всего и готовы к работе. Для некоторых людей лучшее время для работы – утро, другим лучше работается во второй половине дня или вечером. Старайтесь заниматься самыми креативными и сложными задачами именно тогда, когда вы способны работать с полной отдачей. В частности, на пике активности нужно выполнять творческую работу, такую как написание отчетов и подготовка предложений.

Пожалуй, важнее всего в бизнесе способность эффективно мыслить и трудиться. Для поддержания максимального уровня эффективности и продуктивности нужно заботиться о своем физическом и психическом здоровье и заниматься самыми важными делами тогда, когда чувствуете прилив энергии. Так вы достигнете высоких результатов и больших успехов.

Решайте важные задачи по одной

Наиболее действенным подходом в тайм-менеджменте считается решение задач по отдельности. Это сразу же повышает вашу производительность на 50 процентов. Введя такой подход в привычку, вы удвоите свою эффективность, даже если не будете следовать всем остальным рекомендациям этой главы.

Все очень просто. Составьте список предстоящих дел. Выберите из него самый важный пункт, на который вы потратите время с максимальной пользой. Теперь приступайте к работе над этой важной задачей и заставьте себя трудиться до тех пор, пока не выполните ее.

Сталелитейный магнат Эндрю Карнеги, начинавший чернорабочим на заводе в Питсбурге, стал одним из самых богатых людей в мире. Он считал, что достиг успеха и богатства благодаря этому простому правилу. По его признанию, такой подход изменил не только его жизнь, но и жизнь всех, кто когда-либо работал на него.

Помните: для достижения успеха необходимы фокус и концентрация. Вам следует четко определить свои цели и приоритеты и упорно, не отвлекаясь, работать над выполнением самой важной задачи до ее полного завершения. Такая хорошая привычка помогает очень быстро добиться успеха.

Доводите начатое до конца

Если, приступив к выполнению той или иной задачи, вы отвлекаетесь, а затем снова возвращаетесь к работе, и так происходит несколько раз, вы увеличиваете время выполнения задачи на 500 процентов. И наоборот, упорная работа над одной задачей сокращает затраты времени на 20 процентов. Это один из величайших секретов тайм-менеджмента и высокой эффективности. Вы можете приобрести такую полезную привычку, если будете постоянно практиковаться.

Сосредоточенное выполнение одного дела имеет два преимущества. Во-первых, вы быстро превратитесь в одного из самых ценных и высокооплачиваемых специалистов в своей области. Во-вторых, успешное завершение каждой важной задачи заставляет вас чувствовать себя счастливым и энергичным и повышает самооценку. У вас появляется мотивация, и вы горите желанием приступить к следующему делу. Итак, работайте над решением задач по очереди и всегда доводите начатое до конца. Это очень важно для достижения успеха.

Съешьте лягушку!

Как говорится в одной старой притче, первым делом утром съешь лягушку, и пусть это будет самое плохое, что может случиться с тобой за весь день[12]. Следовательно, если вам предстоит съесть лягушку, не стоит смотреть на нее слишком долго. Такой лягушкой может быть самое большое, или неприятное, или трудное дело, которое необходимо сделать в определенный момент времени.

Любое дело, которое может изменить вашу жизнь и карьеру к лучшему, требует серьезной, тяжелой работы. Но чаще всего мы стараемся отложить его на потом, хотя и знаем, что это плохо отразится на нас. Я предлагаю вам способ действий, который облегчит вам «поедание лягушки».

Составьте список дел на следующий день. Упорядочьте его по степени важности с помощью метода АБВГД. Выберите задачу А1 (самую важную) и перед уходом из офиса положите материалы о ней в центре рабочего стола. На следующее утро, прежде чем проверять электронную почту, совершать телефонные звонки, читать газеты или разговаривать с коллегами, заставьте себя приступить к работе над этой задачей и занимайтесь ею до тех пор, пока она не будет выполнена. Заставляйте себя «съедать лягушку» каждое утро, пока это не войдет в привычку.

Делайте самое неприятное дело в первую очередь

Выполнение важной задачи в самом начале рабочего дня зарядит вас энергией на весь день. Вы становитесь более сосредоточенным и работаете быстрее. «Съев свою лягушку», вы выполните гораздо больше работы в течение дня.

Около пяти лет назад я проводил в компании с годовым оборотом в 30 миллионов долларов семинар, во время которого рассказал участникам историю о том, что утром прежде всего необходимо «съесть лягушку». Эта история настолько понравилась слушателям, что на Рождество все руководители компании получили в подарок медную фигурку лягушки, чтобы она напоминала им о важности этого принципа.

За пять лет годовой объем продаж этой компании увеличился с 30 до более чем 100 миллионов долларов. Все руководители, с которыми я до сих пор продолжаю сотрудничать, гордо показывают на медных лягушек на своем столе и рассказывают мне о том, как этот подход изменил их жизнь к лучшему. Попробуйте и вы применить его в своей жизни.

Организуйте рабочее пространство

Высокоэффективные люди всегда работают за чистыми столами, в свободном рабочем пространстве. Рабочее место неэффективных, непродуктивных и несобранных людей выглядит так, словно там взорвалась граната, разбросавшая в беспорядке бумаги и папки. Такой путь не для вас. Выработайте привычку наводить порядок на своем рабочем месте и всегда работать только за чистым столом. Даже если вам придется убрать все со стола и сложить на пол или в офисный шкаф, сделайте это. Поддерживайте порядок на рабочем столе!

Мы тратим 30 процентов рабочего времени на поиски предметов, оказавшихся не на месте. Некоторые люди утверждают, что им лучше работается, когда на столе беспорядок. Однако они обманываются. Если заставить их навести порядок на рабочем столе и работать только над одной задачей, то в течение 24 часов их эффективность повысится, что, конечно же, заставит их изумиться.

Содержите бумаги в порядке

Что касается бумажной работы, то тут следует действовать следующим образом: выбросить, передать, выполнить, отправить в архив.

• Выбросить. Корзина для мусора – один из самых полезных инструментов тайм-менеджмента. Чтобы не увязнуть в чтении бумаг, выбрасывайте их. Это правило относится в основном к рекламным материалам, которые вам присылают по почте, а также журналам, газетам и другим ненужным материалам. В эпоху интернета к этому правилу добавилось нажатие кнопки «удалить». Активно пользуйтесь ею в своем электронном почтовом ящике, удаляя все, что не требует вашего непосредственного внимания. Не читайте просто из любопытства.

• Передать. Если разобраться с документом, попавшим вам в руки, может другой сотрудник, передайте бумагу ему. Сделайте на документе отметку и отправьте его нужному человеку. Старайтесь делегировать как можно больше задач, чтобы у вас оставалось больше времени на те дела, которые можете сделать только вы.

• Выполнить. Используйте для таких документов красную папку, чтобы она выделялась на общем фоне. В ней должны находиться материалы, касающиеся тех задач, которые вам нужно выполнить в ближайшее время. Отправляя документы в папку «Выполнить», вы принимаете решение по поводу этих задач, и они больше не мешают вам заниматься текущей работой.

• Отправить в архив. Эти бумаги и документы, вероятно, понадобятся вам позже. Но прежде чем отправить их на хранение, вспомните, что 80 процентов таких бумаг больше никогда никто не прочитает. Значит, делая на документе отметку «Отправить в архив», вы придумываете работу для кого-то другого. Поэтому убедитесь в том, что это действительно необходимо.

Сомневаешься – выброси!

Специалисты по тайм-менеджменту берут сотни долларов за то, чтобы помочь руководителям навести порядок на рабочих столах и в кабинетах. И первое, что они делают, – заставляют клиентов перебрать кипы бумаг, которые те планировали прочитать впоследствии. Придерживайтесь такого правила: если вы не прочитали документ в течение шести месяцев, значит, он вам не нужен. Выбросьте его!

Мой девиз в поддержании порядка таков: «Сомневаешься – выброси!» Этот принцип применим и к старой одежде, мебели, игрушкам и всему, что захламляет наше жизненное пространство. У многих людей есть привычка сохранять все журналы, газеты, рекламные листовки и другие информационные материалы, которые к ним попадают. Как правило, неспособность выбрасывать вещи – отголосок бедного детства или влияния родителей, которые были бедны.

Вы никогда не прочитаете всю информацию, которую получаете каждый день, поэтому должны приучить себя сразу же выбрасывать такие материалы. Поддерживайте чистоту и порядок на своем рабочем месте. Держите на столе только один документ, касающийся дела, которым занимаетесь в данный момент.

Эффективно используйте время в пути

Сегодня мы все много времени проводим в автомобиле и самолете. Так почему бы не использовать его с пользой? Недавно специалисты Университета Южной Калифорнии пришли к выводу, что прослушивание аудиопрограмм в автомобиле приносит столько же пользы, сколько и полноценный университетский курс. Превратите свой автомобиль в университет на колесах: слушайте в нем образовательные аудиопрограммы. Многие повысили свое образование и добились больших успехов в своей области именно благодаря обучающим программам. Вам следует делать то же самое. Пусть с этого самого дня в вашей машине всегда звучит какая-либо аудиопрограмма.

Кабинет в небе

В самолете тоже можно эффективно использовать время. Специалисты по тайм-менеджменту пришли к выводу, что каждый час работы в полете равен трем часам работы в офисе. Здесь вас никто не отвлечет от дела, если вы запланируете и организуете все заранее.

Рассматривайте каждый полет как возможность поработать и повысить свою эффективность. Заранее планируйте поездку. Составьте график работы. Запишите, что вы намерены сделать во время полета. А затем соберите вещи в дорогу, взяв все необходимое для того, чтобы извлечь из полета максимальную пользу. В аэропорт необходимо приехать заранее, примерно за час до вылета. Это позволит вам спокойно занять в салоне свое место и сохранить ясность мысли.

Сразу же приступайте к работе

Как только самолет взлетит, опустите столик, достаньте свою папку и начинайте работать. Не поддавайтесь искушению почитать журнал, лежащий в кармане кресла, или посмотреть фильмы, которые показывают во время длительных перелетов. Не пейте алкогольных напитков. Лучше выпивать по два стакана воды каждый час, чтобы сохранить трудоспособность и ясность мысли, а также существенно уменьшить негативные последствия смены часовых поясов.

И последнее правило для путешествий: на пути в пункт назначения работайте над выполнением серьезных задач, требующих энергии и концентрации. А на обратном пути, когда вы устали и не так активны, можно почитать газеты и журналы.

В любом случае дорожите каждой минутой. Не уподобляйтесь тем, кто слушает радио в автомобиле, а в самолете распивает напитки на протяжении всего полета либо смотрит фильмы или разглядывает пейзажи в иллюминаторе. Превратите свой автомобиль в мобильный учебный класс, а кресло самолета – в летающий кабинет. Используйте эти возможности для того, чтобы выполнить работу раньше срока и вырваться вперед.

Совершенствуйтесь в выполнении главных задач

Чем лучше вы справляетесь с выполнением важных задач, тем меньше времени вы на них тратите. Совершенствование профессиональных навыков может в два раза повысить эффективность вашей работы, а также ее качество и объем, что положительно скажется на ваших доходах.

Во время семинаров я привожу такой пример. Человек, который печатает двумя пальцами, делает это со скоростью от пяти до десяти слов в минуту. Немного попрактиковавшись, он научится печатать, не глядя на клавиатуру. Тренируясь всего 30 минут в день в течение 90 дней, можно увеличить скорость набора в среднем до 50–80 слов в минуту. Иными словами, всего за три месяца он повысил свою производительность в десять раз.

Непрерывно учитесь

Постоянное совершенствование профессиональных навыков может оказать большое влияние на важные аспекты вашей работы. Если вы продавец, то должны в совершенстве владеть навыками предварительных исследований, проведения презентаций, выполнения последующих мероприятий и заключения сделок. Если вы работаете в сфере управления, вам следует развивать навыки подбора персонала, делегирования задач, контроля их выполнения и коммуникации.

Вам следует найти ответ на очень важный вопрос: какой навык оказал бы самое большое влияние на вашу карьеру, если бы вы владели им в совершенстве и постоянно применяли? Если вы не знаете ответа, спросите об этом своего руководителя, коллег, жену или мужа. Поговорите об этом с друзьями и клиентам, но обязательно узнайте это. После того как вы определите этот навык, поставьте перед собой цель развить его до уровня мастерства и установите конечный срок ее достижения. Составьте план овладения этим навыком и начинайте действовать. Каждый день делайте что-нибудь для того, чтобы повысить мастерство владения этим самым важным для вашей карьеры умением. Этот подход очень позитивно отразится на вашем профессиональном росте.

Работайте в режиме реального времени

Выработайте в себе склонность к действию – это чрезвычайно важно для повышения эффективности. Всегда держите быстрый темп и постоянно ускоряйте его. Сделайте это прямо сейчас!

В наши дни очень важно делать все быстро. Тех сотрудников, кто способен опережать других и при этом выполнять работу качественно, высоко ценят в компании, считают более умными и компетентными. Поэтому старайтесь принимать решения быстро. Основную часть всех решений можно принять в тот же момент, когда в этом возникает необходимость. Не откладывайте их на потом. Промедление образует затор в потоке рабочих заданий и тормозит вашу работу.

Выполняйте все задания, не требующие много времени, по мере того, как они возникают. Любую работу, на выполнение которой уходит не более двух минут, следует делать сразу же. Только подумайте, сколько времени вам придется на нее потратить позже, если вы не сделаете этого сейчас. Примите срочный телефонный звонок и немедленно решите проблему. Обсудите важный вопрос и сразу же примите решение. Моментально реагируйте на просьбы руководителя и клиентов. Действуйте без промедления, как только возникает необходимость или возможность, – и вы заслужите репутацию быстрого и ответственного сотрудника. А сделать это – ваша задача. Такая репутация откроет перед вами множество дверей. Благодаря этому вы получите новые карьерные возможности.

Итак, быстрое выполнение задач – важный фактор повышения эффективности и карьерного роста.

Проведите реинжиниринг рабочих процессов

В настоящее время большинство рабочих процессов и заданий состоят из множества разных этапов и задач. Разные рабочие процессы развивались на протяжении долгого времени, поэтому у них есть много недостатков, о которых сегодня никто не задумывается. Отдельные этапы этих процессов сейчас устарели и не приносят пользы, но увеличивают количество времени, необходимого для выполнения соответствующей работы. Реинжиниринг позволяет сократить затраты времени, энергии и денег.

Работать по старинке не для вас. Поэтому займитесь модернизацией. Вначале запишите все этапы любой крупной задачи, которую вам предстоит выполнить, – от подачи идеи до получения конечного результата. После того как составите список, сократите количество пунктов на 30 процентов при первом же просмотре. Это почти всегда можно сделать, если подойти к делу творчески. Например, поищите способы объединить несколько этапов в один или объединить несколько участков работы, чтобы ее выполнял один человек вместо нескольких. Найдите возможность сократить, приостановить или исключить этапы, в которых больше нет необходимости. Постоянно думайте о том, почему какая-то задача выполняется определенным образом и нет ли более эффективного способа ее решения. Упрощение и оптимизация позволяют делать больше дел за более короткое время, а это очень важно для повышения эффективности.

Каждый год создавайте себя заново

Мы живем во времена самых грандиозных перемен за всю историю человечества. Во всех сферах нашей жизни все меняется настолько быстро, что нам приходится постоянно оценивать и создавать себя и свою жизнь заново. По меньшей мере раз в год анализируйте все аспекты своей жизни, чтобы понять, хотите ли вы продолжать заниматься своим теперешним делом.

Представьте на минуту, что ваш бизнес пошел ко дну и нужно начинать все с нуля на новом месте. Что бы вы стали делать немедленно, а чего не стали бы делать вообще? Кого из сотрудников вы взяли бы с собой в новую компанию, а от кого пришлось бы отказаться? Предположим, ваша работа, бизнес или область специализации вдруг стали не нужны и теперь вам придется строить карьеру заново. Если бы у вас была возможность выбирать любой путь, чем вы предпочли бы заняться?

Подумайте о том, где вы живете и как члены вашей семьи проводят свободное время. Оцените свое финансовое и физическое состояние. Если бы, подобно художнику, стоящему перед чистым полотном, вы могли написать заново какую-то часть своей жизни, что бы вы изменили? Если регулярно анализировать свою жизнь с этой точки зрения, вы увидите, что в ней можно изменить и привести в соответствие с вашими истинными желаниями. Этот подход гарантированно повышает эффективность и улучшает качество жизни.

Устанавливайте четкую очередность выполнения задач

Вы уже знаете о важности расстановки приоритетов. Приоритетным задачам уделяется больше внимания. Как правило, их всегда нужно выполнить в первую очередь. Но не стоит забывать и о тех делах, которые следует делать после приоритетных. О них мы нередко забываем потому, что у нас слишком много работы и слишком мало времени.

Как известно, чтобы получить иной результат, нужно сделать что-нибудь по-другому или прекратить делать. Поэтому следует систематически пересматривать второстепенные задачи, которые уже потеряли свою значимость. Отказывайтесь от действий, не представляющих для вас сегодня прежней ценности. Если вы загружены работой, то, прежде чем взяться за новое дело, вам придется прекратить делать старое. Начало нового дела означает отказ от того, что вы делали до сих пор. Проанализируйте свою ситуацию. От каких дел можно избавиться, чтобы высвободить достаточно времени для новых, значимых задач?

Возврат контроля и отказ от второстепенных задач

Вы можете начать контролировать свою жизнь в той мере, в какой способны отказаться от выполнения незначительных задач. Повысить эффективность можно только путем высвобождения времени на выполнение задач, представляющих для вас большую ценность с точки зрения пользы, которую они могут принести в будущем.

Когда я перегружен работой, я постоянно повторяю: «Ты можешь сделать только то, что в твоих силах». Вы тоже повторяйте эти слова, когда чувствуете, что груз работы стал слишком тяжел. А затем составьте список всех предстоящих дел и разберитесь, какие второстепенные задачи стали неактуальны. Откажитесь от всего, на что не стоит тратить время. Порой слово «нет» экономит очень много сил.

Держите равновесие

Вы работаете ради того, чтобы обеспечивать семью, поддерживать здоровье и получать удовольствие от других важных сторон своей жизни. Вы хотите поддерживать счастливые, гармоничные отношения с супругом и детьми. Вы стремитесь сохранить здоровье и хорошее самочувствие. Развиваться интеллектуально и духовно. Вы хотите добиться максимального карьерного успеха и располагать ресурсами для получения действительно важных для вас вещей, не имеющих отношения к работе.

К сожалению, большинство людей ставят телегу впереди лошади. Они настолько погружаются в работу, что забывают, зачем собирались добиться успеха. Такой путь не для вас. Помните, что самое главное в жизни – это отношения с людьми. И ваш успех на 85 процентов зависит от этого. Только 15 процентов вашего счастья приносят успех в карьере и другие виды деятельности. Вы должны поддерживать равновесие.

Сделайте свою жизнь проще и лучше

Секрет поддержания равновесия в жизни прост. Сделайте душевное спокойствие, счастье и семейную жизнь своими главными целями и подчините все остальное их достижению.

Не забывайте проводить время со своей семьей. Делайте это по вечерам, выходным и во время отпуска. Для поддержания равновесия в жизни значение имеет только то, сколько времени вы проводите дома и как вы его проводите на работе. Не смешивайте эти два времяпрепровождения.

Всегда придавайте первостепенное значение взаимоотношениям с людьми, а своих близких всегда ставьте на первое место.

На работе занимайтесь только работой. Не тратьте времени на пустые разговоры и бесполезные действия. Эффективно используйте каждую минуту рабочего времени. Помните, что каждая минута, потраченная на праздное общение, отнимает время у вашей семьи и других важных для вас людей.

Когда вы научитесь поддерживать в жизни баланс, вы станете эффективнее работать, больше зарабатывать и чаще бывать с семьей. Вот поэтому-то и стоит стремиться к повышению эффективности работы.

Станьте человеком действия

В наше время все постоянно спешат. Руководитель требует, чтобы все было сделано немедленно. Клиенты до настоящего момента даже не знали, что им нужен ваш продукт, а теперь они хотят получить его «вчера». Люди стали очень нетерпеливы. Никто больше не желает стоять в очереди. Любой пользователь интернета переключится на новую ссылку через семь-восемь секунд, если ваш сайт загружается недостаточно быстро.

Больше всего повышению эффективности препятствует склонность погружаться в бесконечные разговоры о решении того или иного вопроса. Многие считают, что умные разговоры и бесконечное планирование – это и есть результат. Однако к результату приводит только действие. Значит, важнее всего на деле выполнять свою работу. Успешные люди отличаются от других тем, что постоянно находятся в движении. Они берут инициативу в свои руки и постоянно предпринимают действия, приближающие их к цели.

Важен результат!

По большому счету, компания платит вам за результат работы. Поэтому вам всегда нужно стремиться к нему. Ориентированность на результат неразрывно связана с высокой эффективностью и производительностью.

Сегодня же настройтесь на решительные действия в случае появления необходимости. Ускорьте темп! Беритесь за дело! Работайте! Чем быстрее вы действуете, тем больше у вас энергии и тем лучше вы себя чувствуете и больше успеваете сделать. Чем быстрее вы действуете, тем больше нового узнаёте и больше опыта приобретаете, а значит, вам больше платят и быстрее продвигают вас по службе.

Формула повышения эффективности

Чтобы максимально повысить свою эффективность, следуйте формуле, состоящей из пяти слагаемых:

1. Определите цели и задачи, к которым вы стремитесь.

2. Составьте список дел на сегодня, которые приблизят вас к достижению этих целей и задач.

3. Упорядочьте этот список по степени важности и приступайте к выполнению самой важной задачи.

4. Приступив к выполнению самой важной задачи, усердно работайте над ней до тех пор, пока она не будет полностью завершена.

5. Снова и снова повторяйте замечательные слова: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!»

Как я говорил уже неоднократно, мы живем в самое замечательное время во всей истории человечества. Наши возможности достичь всего, чего мы пожелаем, практически безграничны, путь к успеху нам преграждают только наши собственные внутренние установки. Поэтому вы можете и должны стать одним из самых эффективных специалистов в своей области деятельности и создать себе репутацию человека, который обязательно выполнит работу, если в этом возникнет необходимость. Ваша задача – стать одним из самых продуктивных и ценных сотрудников в своей компании, добиться более высокой оплаты труда и быстрого карьерного роста. Сделайте свою жизнь прекрасной, умело управляя своим временем и постоянно повышая эффективность. Если вы добьетесь этих целей, то вас ждет большой успех во всем, за что бы вы ни взялись. Сегодня создать себя заново, стать новым человеком возможно на любом этапе жизни.

Вопросы для размышления

1. За что вам платят зарплату? Какие виды деятельности на вашей должности наиболее важны?

2. Какой навык или умение лучше всего повлияли бы на вашу карьеру, владей вы ими в совершенстве?

3. Какие действия или задачи вы могли бы делегировать, сократить или перестать выполнять?

4. Если бы сегодня вы могли начать все заново без каких-либо ограничений, что вы сделали бы по-другому?

5. Какие самые важные проекты вам необходимо закончить как можно быстрее?

6. Что из того, что можете хорошо делать только вы, принесет реальную пользу вашей карьере?

7. Что вы намерены начать или прекратить делать сразу же после прочтения этой книги, основываясь на том, что вы из нее узнали?