Корпоративный центр. Ключевые вопросы управления группой компаний Лейкин Дмитрий
• согласование кредитных линий в банках;
• утверждение бюджетов и инвестиционных проектов;
• согласование найма ключевых руководителей;
• утверждение годовых/квартальных бонусов;
• другие.
Система внутренних контролей по наиболее рисковым областям
В дополнение к традиционным инструментам контроля корпоративный центр также может контролировать наиболее рисковые области деятельности бизнес-единиц. К таким областям относятся закупки, продажи, инвестиции – сферы, связанные с большими денежными потоками, где существует вероятность недобросовестного поведения сотрудников бизнес-единиц.
В качестве контрольных механизмов со стороны корпоративного центра могут использоваться:
• ценоой контроль;
• системные договоры с поставщиками;
• тендерная процедура;
• проверка контрагентов (в т. ч. аффилированности);
• анализ изменений в структуре затрат (по прошлым периодам/по среднеотраслевым);
• анализ изменений в структуре контрагентов.
Помимо функциональных руководителей корпоративного центра к контрольным процедурам могут подключаться служба внутреннего аудита и служба безопасности.
Аудит финансовой отчетности
Целью аудита финансовой отчетности, проводимого внешними аудиторами, является выражение мнения о достоверности финансовой отчетности. В арсенале аудиторов аналитические процедуры, выборочные проверки первичной документации, инвентаризация, сверки с контрагентами. За рамками аудита остаются:
• процессы, результаты которых непосредственно не отражаются на финансовой отчетности (например, эффективность работы тендерных комитетов);
• контроль обоснованности операций/решений с точки зрения потребностей бизнеса.
Например, аудитор не будет проверять рыночность цен приобретенного оборудования и то, было ли оно действительно необходимо бизнес-единице. Аудитор должен удостовериться, что приобретение оборудования правильно отражено в бухгалтерском учете.
Служба внутреннего аудита самой компании, как правило, не ограничивается проверкой только финансовой отчетности. В ее задачи входит также анализ всех процессов на предмет следования внутренним методикам и регламентам, а также проверка эффективности системы внутренних контролей.
V.7. Степень централизации казначейства
Управление денежными средствами является одной из традиционных функций корпоративного центра. В ней можно выделить две составляющие – контрольную часть и элемент повышения стоимости (см. также вопрос IV.3 «Из каких функциональных блоков состоит корпоративный центр»).
Первая составляющая заключается в контроле за целевым использованием денежных средств бизнес-единицами посредством согласования бюджетов, платежей, крупных транзакций, целевых остатков на расчетных счетах и т. д.
Повышение стоимости выражается в экономии затрат за счет централизованных переговоров с банками и в использовании механизмов концентрации денежных потоков (cash pooling), а также в перераспределении денежных потоков в группе. Корпоративный центр может забрать свободные денежные средства у одних бизнес-единиц и направить их в другие, более перспективные проекты/активы как внутри, так и вовне группы. Необходимо отметить, что повышение стоимости происходит только при наличии в корпоративном центре экспертизы, позволяющей проверять достоверность и обоснованность инвестиционных проектов бизнес-единиц (см. также вопрос V.9 «Проблемы инвестиционного планирования и контроля»).
Роль казначейства в корпоративном центре и степень его вмешательства в деятельность бизнес-единиц может существенно варьироваться. Ниже перечислены функции казначейства в порядке увеличения степени централизации.
1. Централизованные переговоры с банками, выбор одного или нескольких системных банков.
2. Централизованное привлечение финансирования.
3. Разработка единых политик и стандартов (например, политика в области хеджирования валютных и процентных рисков, политика размещения свободных денежных средств и др.).
4. Управление внутригрупповыми займами.
5. Утверждение бюджетов движения денежных средств бизнес-единиц на месяц.
6. Ежедневное согласование платежей бизнес-единиц.
7. Концентрация денежных потоков (условный или реальный cash pooling).
8. Фабрика платежей – централизованное осуществление платежей и управление расчетными счетами всех бизнес-единиц.
В некоторых компаниях на казначейство также возлагается обязанность по контролю оборотного капитала – в первую очередь дебиторской и кредиторской задолженности.
Следует отметить, что пункты 1–5 встречаются в большинстве холдинговых компаний, даже в диверсифицированных группах, где предпосылки централизации традиционно ниже.
Механизмы концентрации денежных потоков в меньшей степени используются в России ввиду налоговых и юридических ограничений, препятствующих свободному перемещению денежных средств между счетами разных юридических лиц. Тем не менее существуют определенные юридические формы и механизмы, позволяющие реализовать cash pooling на практике.
Фабрика платежей представляет собой максимальную степень централизации, при которой бизнес-единицы делегируют право осуществления транзакций казначейству в корпоративном центре. Фабрика платежей обеспечивает полный контроль над операциями и остатками на расчетных счетах бизнес-единиц. За основу берется месячный бюджет движения денежных средств: платежи в рамках бюджета производятся автоматически, все, что оказывается сверх бюджета, подлежит дополнительному согласованию. В случае непредвиденной потребности в финансировании фабрика платежей позволяет корпоративному центру запретить даже те платежи, которые были согласованы в рамках месячного бюджета (см. также вопрос V.6 «Инструменты контроля бизнес-единиц»).
V.8. Бюджетный «монолог» или «диалог»
Процесс бюджетирования так или иначе есть в любом корпоративном центре, поскольку головная компания должна устанавливать планы для бизнес-единиц и контролировать их исполнение. Различия моделей бюджетирования заключаются в основном в уровне детализации бюджетов, периодичности их формирования и частоте контроля.
Процесс бюджетирования во многих группах стандартен: корпоративный центр устанавливает значения ключевых показателей деятельности, определяет сценарные условия и прогноз макроэкономических показателей. Затем бизнес-единицы разрабатывают свои бюджеты и защищают их на заседании бюджетного комитета в корпоративном центре.
Для процесса бюджетирования в холдинговых компаниях характерны несколько проблем.
• Бюджетный «монолог» вместо бюджетного «диалога».
Бюджетный процесс – это всегда конфликт между тем, кто ставит цели (корпоративный центр), и теми, кто их исполняет (бизнес-единицы). Первый хочет, чтобы цели были выше, а планы масштабнее; вторые желают обратного – более легких целей и планов. Часто этот конфликт не разрешается и выливается в форму, когда корпоративный центр просто устанавливает цели и ничего не хочет слышать про невозможность их достичь. Бизнес-единицы же занимают позицию «пишите сколько хотите, а сделаю что смогу».
Возможна и обратная ситуация, когда бизнес-единицы, получив целевые показатели, говорят, что не могут их достичь, и доказывают это корпоративному центру. Как правило, привести доказательства не составляет труда, поскольку корпоративный центр не обладает исчерпывающей информацией об экономике и внешнем окружении каждой бизнес-единицы (клиентская база, конкуренты и т. д.). Он соглашается с бизнес-единицами, и те, согласовав легко достижимые цели, демонстрируют небольшое перевыполнение плана (на 2–5 %) из месяца в месяц.
Важно, чтобы бюджетный процесс оставался диалогом. Для этого обсуждение надо вести не в плоскости «могу – не могу», а «что необходимо для достижения плановых значений». Иными словами, бизнес-единицы, получив целевые показатели, должны прийти в корпоративный центр не с заявлением «это слишком большая выручка, мы ее не достигнем», а с расчетами. Например, «чтобы достичь выручки в Х млн рублей, необходимы следующие инвестиционные вложения – расширить складские площади на 800 кв. м, сделать капитальный ремонт станка ААА. Также необходимо увеличить маркетинговый бюджет, проведя дополнительно 5 выставок в трех регионах. Окупаемость инвестиций составит 3 года». В этой ситуации диалог будет более предметным, а корпоративный центр сможет установить приемлемые значения целевых показателей.
• Корпоративный центр не осознает реальных возможностей бизнес-единиц и «промахивается» со значением целевых показателей.
Эта проблема близка к проблеме бюджетного монолога с точки зрения результата процесса – целевые показатели и планы, не соответствующие критериям SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bounded). Разница в том, что в бюджетном диалоге корпоративный центр «не слышит» бизнес-единицы, а здесь «не видит» реальных возможностей бизнес-единиц.
• Отсутствие единого плана бюджетных и учетных счетов.
Отсутствие единого плана бюджетных и учетных счетов приводит к несопоставимости плановых и фактических данных разных бизнес-единиц друг с другом. Также усложняется процесс консолидации данных и анализ результатов деятельности.
• Разный уровень автоматизации бюджетного процесса.
Бюджетный процесс в современных компаниях немыслим без автоматизации. Разный ее уровень в бизнес-единицах негативно сказывается на скорости и качестве процесса.
V.9. Проблемы инвестиционного планирования и контроля
В инвестиционной деятельности корпоративного центра можно выделить два основных направления.
Первое направление связано с приобретениями новых компаний, инвестированием в совместные предприятия и start-up. Надо сказать, что эти процессы в российских холдингах более или менее выстроены – корпоративные центры в целом научились проводить проверку активов (финансовую, юридическую, операционную) и структурировать сделки. Слабым звеном в приобретениях новых активов является преувеличение синергетического эффекта на стадии планирования сделок и проблемы с интеграцией новых приобретений после покупки. Такие же проблемы характерны и для западных компаний.
Второе направление связано с утверждением инвестиционных проектов и программ бизнес-единиц. Это одно из наиболее проблемных мест в системе управления холдингом. Проблема заключается в том, что у корпоративного центра нет реального инструмента принятия инвестиционных решений.
С одной стороны, производственные службы бизнес-единиц не обладают навыками разработки технико-экономического обоснования проекта и часто даже не располагают данными о реальной стоимости того или иного оборудования. Поэтому при формировании инвестиционных заявок они перестраховываются и завышают стоимость оборудования, которое им известно, но при этом могут не учесть стоимость расходных материалов и других релевантных затрат.
С другой стороны, в корпоративном центре нет технической экспертизы, которая необходима для определения целесообразности проекта и проверки расчетов его эффективности. Все это приводит к тому, что корпоративный центр определяет лимит инвестиционных расходов, которые он позволит потратить бизнес-единицам, либо на основе прошлых периодов, либо интуитивно и исходя из степени доверия к руководителям бизнес-единиц. Соответственно, ранжирование инвестиционных проектов по всем бизнес-единицам, даже если оно проводится в корпоративном центре, также носит условный характер, так как нет возможности проверить входящую информацию – инвестиционные проекты бизнес-единиц.
V.10. Нужно ли внедрять единую информационную систему на всех бизнес-единицах
В современных условиях крупные компании не могут обойтись без информационных систем класса ERP и MRP. Автоматизация позволяет сократить временные затраты на обработку данных, повысить точность и своевременность информации, уменьшить количество ошибок, улучшить эффективность внутренних контролей.
Автоматизация является неотъемлемой частью системы управления. Вопрос состоит в том, нужно ли внедрять единую информационную систему во всех бизнес-единицах централизованно или же следует предоставить им право самостоятельно определять, какую систему использовать.
Бизнес-единицы и корпоративный центр регулярно обмениваются информацией: первые направляют на согласование свои планы и заявки, отчитываются о результатах деятельности, корпоративный центр выдает предписания, спускает стандарты, регламенты, проводит консолидацию и анализ данных бизнес-единиц.
Информационный поток от бизнес-единиц в корпоративный центр требует определенной стандартизации: информация должна предоставляться в одних форматах и временных рамках, а также быть сопоставимой. Требование сопоставимости предполагает определенную унификацию методик планирования и сбора фактической информации.
Возможны три варианта организации информационных систем в холдинге в зависимости от степени централизации (см. рис. V.2).
• Вариант 1. Единая информационная система на всех предприятиях группы.
Все бизнес-единицы и корпоративный центр используют единую информационную систему. Информационные потоки между корпоративным центром и бизнес-единицами полностью автоматизированы, не требуется время на выгрузку, загрузку и форматирование данных.
• Вариант 2. Интерфейс ЕИС в бизнес-единицах.
В каждой бизнес-единице устанавливаются интерфейсы ЕИС (например, web-интерфейс), куда автоматически или вручную заносятся данные из локальных информационных систем бизнес-единиц.
• Вариант 3. ЕИС только в корпоративном центре.
Единая информационная система устанавливается только в корпоративном центре. Бизнес-единицы направляют свои данные в определенных форматах (чаще всего в MS Excel), после чего сотрудники корпоративного центра переносят их в ЕИС.
Решение о внедрении единой информационной системы должно зависеть от того, какие функции централизованы в корпоративном центре и какую долю в общих информационных потоках бизнес-единиц составляет отчетность перед корпоративным центром. Например, если корпоративный центр управляет товарно-материальными потоками (закупает сырье, продает готовую продукцию, определяет транспортные маршруты, загрузку производственных мощностей и т. д.), то решение о внедрении единой информационной системы представляется целесообразным. Если же роль корпоративного центра ограничивается консолидацией отчетности, бюджетным контролем и другими минимально необходимыми функциями, то отчетность бизнес-единиц в корпоративный центр, скорее всего, будет составлять незначительную долю в их общем документообороте. Внедрение единой информационной системы в такой ситуации вряд ли будет оправданным: издержки на внедрение превысят выгоды от него. Для таких холдингов вполне достаточно второго или третьего варианта.
V.11. Можно ли обойтись без централизации закупок
Сосредоточение функции закупок в корпоративном центре имеет, как правило, две цели:
1) экономия на масштабе путем получения дополнительных скидок у поставщиков;
2) желание контролировать одну из основных статей расходов бизнес-единиц.
Недостатком централизации является то, что корпоративный центр находится дальше от заказчика (заказчиком в данном случае выступает производственная дирекция бизнес-единиц), чем отдел закупок самой бизнес-единицы. Соответственно, больше проблем возникает с коммуникациями и быстротой разрешения конфликтных ситуаций. Это может оказаться очень болезненным для производственной дирекции, которая будет не в состоянии выполнить производственный план по причине несвоевременной, некомплектной или некондиционной поставки.
Обе цели могут быть достигнуты другими, более дешевыми и простыми средствами.
Первая цель – экономия на масштабе – может быть реализована путем централизованных переговоров с поставщиками от лица всей группы без передачи самого процесса заключения договоров в корпоративный центр. Для этого достаточно договориться о единых условиях закупок для всех бизнес-единиц. Само заключение контрактов и контроль их исполнения будут осуществляться на местах.
Централизация закупок по причине ужесточения контроля не является решением проблемы, поскольку контрольные механизмы сами по себе не станут лучше, если просто передать функции закупок другим исполнителям. Там работают такие же люди и возникают те же самые риски недобросовестного поведения сотрудников, что и в бизнес-единицах. Построить эффективные контрольные механизмы (например, ценовой контроль, тендерная процедура и т. д.) можно в самой бизнес-единице без передачи закупок в корпоративный центр.
Также в некоторых случаях осуществление закупок через корпоративный центр преследует цель финансирования расходов на его содержание. Последняя задача, во-первых, не решает многих других налогово-правовых вопросов структурирования взаимоотношений корпоративного центра и бизнес-единиц и, во-вторых, может быть решена другими способами, без изменения схемы товарно-материальных потоков в группе, – например, централизованным привлечением финансирования, получением дивидендов, вознаграждением за услуги по управлению и т. д.
Если централизация закупок все же произошла, то необходимо четко распределить ответственность между корпоративным центром и бизнес-единицами. Распределение может происходить по номенклатурному принципу, когда за головной компанией закрепляется закрытый перечень товарно-материальных ценностей (как правило, наиболее дорогие и регулярно потребляемые позиции), или по принципу контрагента, когда корпоративный центр заключает договоры только с определенными поставщиками. Бизнес-единицы могут самостоятельно закупать все, что не вошло в сферу ответственности корпоративного центра.
В договорных условиях между корпоративным центром и бизнес-единицами следует установить ответственность первого за несвоевременную поставку.
V.12. Почему показатели бизнес-единиц не соответствуют их полномочиям
Мысль о том, что показатели бизнес-единиц должны соответствовать их полномочиям, кажется достаточно простой. Но на практике это не всегда так. Наиболее распространенным показателем, за который отвечают бизнес-единицы и вознаграждаются их руководители, является чистая прибыль. Этот показатель легко рассчитывается и понятен всем. Однако в российских холдингах с высокой степенью централизации процессов показатель чистой прибыли редко соответствует полномочиям бизнес-единиц. В одной компании корпоративный центр полностью централизовал закупки и взаимодействие с ключевыми клиентами, а бизнес-единицы оценивались и вознаграждались по показателю чистой прибыли, хотя в действительности они могли повлиять лишь на небольшую ее часть.
Чтобы показатели бизнес-единиц соответствовали их полномочиям, необходимо «очистить» их от влияния корпоративного центра.
Первым шагом, который был предпринят многими корпоративными центрами, стало использование показателя EBITDA (прибыль до уплаты процентов, налогов и амортизации) вместо показателя чистой прибыли. Действительно, показатель EBITDA очищает финансовый результат бизнес-единиц от инвестиционных решений (амортизация), решений по финансированию (проценты) и налоговой политике, которые часто принимаются на корпоративном уровне. Однако показатель EBITDA также не всегда соответствует полномочиям корпоративного центра. Особенно явное расхождение этого показателя с полномочиями бизнес-единиц показательно для случаев, когда корпоративный центр:
• закупает или договаривается об условиях закупок основного сырья и материалов;
• взаимодействует с ключевыми клиентами;
• проводит агрессивную маркетинговую политику;
• централизованно управляет брендом;
• внедряет единую информационную систему и устанавливает стандарты технологического оснащения.
Во всех этих случаях показатель EBITDA не соответствует полномочиям бизнес-единиц и должен быть постатейно «очищен» от влияния корпоративного центра.
Для оценки деятельности бизнес-единиц следует рассчитать так называемую «контролируемую» прибыль или любой другой «контролируемый» показатель, который отражает реальные полномочия и ответственность бизнес-единицы.
VI. Организационная структура группы
VI.1. Как соотносятся стратегия и структура
По вопросу взаимосвязи стратегии и структуры большинство руководителей и исследователей сходятся в том, что стратегия определяет структуру. При этом структура выступает ограничителем стратегии, т. е. все, что заложено в стратегии, необязательно будет поддержано организационной структурой. На практике организационная структура является важным инструментом реализации стратегии. Если стратегия компании ошибочна, то никакая структура ей не поможет – какой бы эффективной она ни была. Если стратегия компании выбрана правильно, но структура не поддерживает ее реализацию, то такая стратегия, скорее всего, не будет реализована.
VI.2. Обязаны ли совпадать управленческая и юридическая структуры группы
Управленческая структура необязательно должна совпадать с юридической, поскольку они служат разным целям. Задача управленческой структуры – обеспечить эффективность принятия управленческих решений через распределение полномочий и ответственности, информационные потоки, систему оценки и мотивации и т. д. Задача юридической структуры – обеспечить минимизацию налоговых и юридических рисков.
На практике иногда встречается ситуация, когда сотрудники работают в единой управленческой структуре, но числятся в разных юридических лицах. Например, в управленческой структуре сотрудники, занимающиеся продажами, относятся к коммерческой дирекции, руководитель которой подчиняется генеральному директору. Но юридически эти сотрудники числятся в торговом доме – отдельном юридическом лице. Другим примером могут быть сотрудники казначейства, которые находятся в составе финансовой дирекции в управленческой структуре, а юридически числятся в расчетном центре.
Возможна и обратная ситуация, когда в рамках одного юридического лица существует несколько центров ответственности. Примером может служить территориально распределенный холдинг с региональными центрами, которые юридически оформлены как филиалы. При этом каждый филиал выступает полноценным центром прибыли, целиком отвечающим за свой финансовый результат.
Различия управленческой и юридической структур несколько усложняют процесс сбора фактической информации и формирования план-факта отчетности, поскольку бухгалтерский учет ведется по юридическим лицам, а планирование осуществляется по центрам ответственности управленческой структуры. Но эта ситуация разрешима при наличии взаимно-однозначного соответствия управленческой и юридической структур, а также методики учета и распределения затрат по центрам ответственности.
VI.3. Типы структурных подразделений в группе
Организационная структура современных компаний – это сложное образование, в котором можно выделить 8 различных типов структурных подразделений, различающихся с точки зрения целей и задач.
Функциональные подразделения
Функциональное подразделение – наиболее простой и понятный тип подразделения, встречающийся практически в любой компании. Примером могут служить финансовая дирекция, департамент управления персоналом, отдел закупок, департамент продаж и т. д. Структурирование функциональных подразделений обусловлено задачей специализации и различными требованиями к навыкам и образованию. Так, финансовый директор не может руководить производством, коммерческий директор – возглавлять юридическую службу, а руководитель ИТ – управлять человеческими ресурсами. Необходимость специализации обуславливает «равноправие» функциональных блоков перед генеральным директором.
Корпоративный центр
Корпоративный центр можно охарактеризовать как подразделение, наделенное полномочиями вмешательства в деятельность предприятий группы (бизнес-единиц) и выступающее от лица всей группы при взаимодействии с акционерами, инвесторами и другими внешними контрагентами (см. также вопрос I.1 «Что такое корпоративный центр»).
Бизнес-единицы
Бизнес-единица – это предприятие холдинга, в котором сосредоточены основные производственные активы. Чаще всего бизнес-единица выступает центром прибыли (см. также вопрос I.2 «Что такое бизнес-единица»).
Ключевые ресурсные единицы
Ключевые ресурсные единицы – это подразделения, которые являются держателем/производителем ограниченных ресурсов, критически важных с точки зрения реализации конкурентных преимуществ. Результат их деятельности используется всеми предприятиями группы, и ввиду ограниченности их возможностей возникает задача приоритизации заявок предприятий. Примерами могут служить центр исследований и разработок, ИТ-подразделение, занимающееся внедрением информационных систем на предприятиях группы, корпоративный университет и т. д.
Сквозные единицы
Сквозные единицы представляют собой подразделения в области продаж, создаваемые с целью дополнительного акцента на рыночных сегментах, которым основные подразделения продаж могут не уделять достаточно внимания. Например, в дополнение к региональным руководителям на корпоративном уровне создаются подразделения, отвечающие за реализацию продуктов или работу с определенным типом клиентов (например, с крупными сетевыми компаниями или с компаниями нефтегазового сектора) (см. также вопрос VI.5 «Что такое сквозная единица и когда она возникает»).
Проектные единицы
Проектная единица – это подразделение, отвечающее за реализацию проекта. Организационно проектные единицы чаще всего оформляются в виде кросс-функциональных рабочих групп или проектного офиса.
Общие центры обслуживания
Общий центр обслуживания представляет собой централизацию той или иной функции, которая оказалась целесообразной вследствие экономии на масштабе. Основная цель общих центров обслуживания – сокращение затрат. Например, объединение бухгалтерий всех предприятий группы в единый центр может сократить общую штатную численность бухгалтеров.
Коллегиальные органы управления
Коллегиальные органы управления создаются как контрольный механизм при принятии комплексных решений, требующих экспертизы в различных функциональных областях. Примеры: бюджетный комитет, тендерная комиссия, комитет по ценам. К коллегиальным органам также можно отнести органы корпоративного управления: совет директоров, комитеты при совете директоров, правление.
Типология структурных подразделений позволяет лучше понять сложности организационного структурирования (см. также вопрос VI.4 «Сложности построения организационной структуры»).
VI.4. Сложности построения организационной структуры
Сложность организационной структуры заключается в том, что один и тот же вид деятельности (функциональная область) может быть оформлен разными типами структурных подразделений.
Рассмотрим в качестве примера автотранспортное подразделение с несколькими сотнями единиц автотранспорта и водителями, которое занимается доставкой готовой продукции потребителям и обслуживает внутреннее перемещение продукции между складами. Варианты организационного оформления подразделения следующие.
• Функция в составе бизнес-единицы.
В этом случае подразделение может быть оформлено в виде транспортного цеха в составе производственной дирекции или как отдел в составе департамента логистики/коммерческой дирекции бизнес-единицы.
• Функция в составе корпоративного центра.
Функция может быть централизована в корпоративном центре, если она является наиболее проблемной областью, находится в стадии реструктуризации и/или требует повышенного внимания руководства группы.
• Общий центр обслуживания.
Если задача автотранспортного подразделения заключается в том, чтобы предоставлять услуги по ценам более низким по сравнению с внешними подрядчиками, то оно может быть оформлено как общий центр обслуживания. Между ним и остальными бизнес-единицами заключается договор на оказание автотранспортных услуг.
• Бизнес-единица.
Автотранспортное подразделение может являться самостоятельной бизнес-единицей, если выступает центром прибыли и имеет возможность оказывать услуги по транспортировке продукции сторонним заказчикам.
• Ключевая ресурсная единица.
Ключевой ресурсной единицей автотранспортное подразделение может выступать в том случае, если в его составе имеется уникальная транспортная техника, на которую «претендуют» все бизнес-единицы. Тогда возникает задача приоритизации и ранжирования заявок бизнес-единиц.
Организационное оформление автотранспортного подразделения непосредственным образом влияет на систему показателей, которая будет использоваться для оценки деятельности и вознаграждения его руководителя и сотрудников.
Многообразие типов структурных подразделений и вариативность организационного оформления одной и той же деятельности приводят к возникновению новых (по сравнению с отдельно взятым предприятием) типов отношений внутри группы и новым конфликтам. В дополнение к конфликтам между корпоративным центром и бизнес-единицами возникают другие разногласия, наиболее сложными из которых являются следующие:
• между бизнес-единицами за общегрупповые ресурсы (финансирование, методологии и т. д.);
• между сквозной единицей и бизнес-единицей;
• между общим центром обслуживания и обслуживаемыми подразделениями;
• между ключевой ресурсной единицей и бизнес-единицей;
• между проектными менеджерами и функциональными руководителями/бизнес-единицей.
Разрешение этих конфликтов – первостепенная задача корпоративного центра, которая является не менее важной, чем разрешение конфликтов между самим корпоративным центром и бизнес-единицами.
VI.5. Что такое сквозная единица и когда она возникает
Сквозные единицы представляют собой подразделения в области продаж, создаваемые с целью дополнительного фокуса на рыночных сегментах, которым основные подразделения продаж могут не уделять достаточного внимания.
Каждая компания, работающая с несколькими продуктами в нескольких регионах и разными клиентскими группами, сталкивается с дилеммой, какой сегмент сделать первичным – продуктовый, региональный или клиентский. Проще этот вопрос звучит так: кто является непосредственным начальником рядового сотрудника отдела продаж, который реализует продукт А в регионе Б для клиента С? Если его начальником является руководитель продаж региона Б, то региональный фокус становится первичным, а продуктовый и клиентский – вторичными.
Сквозные единицы отвечают за продажи рыночным сегментам, фокус на которых является вторичным. Примерами могут служить подразделения по работе с крупными клиентами, по продвижению новой продукции, по продвижению бренда и т. д.
Руководители сквозных единиц обладают меньшими полномочиями по сравнению с начальниками основных подразделений продаж. Между ними может возникнуть конфликт по вопросам ценообразования, продвижения, уровня сервиса и т. д. Например, менеджер сквозной единицы, структурированной по клиентам, может рассматривать сделку с данным клиентом в регионе как стратегическую и направленную на развитие долгосрочного сотрудничества. Как следствие, с его точки зрения, клиенту необходимо предоставить скидки и пойти на уступки по условиям платежа. Но сделка может не быть таковой в глазах руководителя продаж региона, план которого привязан к достижению показателей по региону в целом и для которого данный клиент является далеко не приоритетным. Наличие сквозных единиц приводит к возникновению матричной организационной структуры, которая предъявляет новые требования к системе управления (см. также вопросы VI.7 «Когда возникает матричная структура и можно ли без нее обойтись» и VI.8 «Почему матричная структура неэффективна на практике и как заставить ее работать»).
То, какой сегмент станет первичным, а какой будет оформлен в виде сквозной единицы, непосредственно повлияет на структуру продаж и реализацию стратегии сбыта. Если региональный фокус является первичным, то менеджер продаж будет реализовывать те продукты, которые востребованы в его регионе, а новым перспективным (но пока не раскрученным) продуктам с высокой маржинальной прибылью может не уделяться достаточно внимания. Если продуктовый фокус сделать первичным, то между продуктовыми менеджерами может возникнуть внутренняя конкуренция за клиентов. Ситуация, когда один клиент получает по несколько подарков на Новый год от разных продуктовых менеджеров, – хорошая иллюстрация такого подхода.
VI.6. Как классифицировать матричные структуры
Классификация матричных структур позволяет лучше понять природу конфликтов, возникающих по причине двойного подчинения, и, значит, быстрее создать необходимый инструмент для их устранения.
Можно выделить четыре типа матричных структур:
• матрица «Корпоративные функции»;
• матрица «Проект-функция»;
• матрица «Продукт-функция»;
• матрица «Сквозные единицы».
Матрица «Корпоративные функции»
Матрица «Корпоративные функции» (см. рис. VI.1) возникает на пересечении корпоративных функций с функциями бизнес-единиц. Наиболее распространенными примерами являются финансы, HR и ИТ. Финансовый директор бизнес-единицы, с одной стороны, подчиняется генеральному директору бизнес-единицы, а с другой – финансовому директору группы, который сидит в корпоративном центре. Также руководители отделов HR и ИТ бизнес-единиц имеют двух начальников – руководителя бизнес-единицы и соответствующего функционального руководителя группы.
Матрица «Проект-функция»
Матрица «Проект-функция» (см. рис. VI.2) возникает на пересечении проектной деятельности и функциональной области. Вместо функциональной области может быть бизнес-единица или любой другой тип структурного подразделения (см. также вопрос VI.3 «Типы структурных подразделений в группе»). Важно то, что возникновение матрицы обусловлено проектной деятельностью. Член проектной команды находится в двойном подчинении – с одной стороны, менеджеру проекта, с другой стороны, своему функциональному руководителю. Примерами могут служить проекты по разработке и запуску новых продуктов, по интеграции новых активов, по внедрению информационной системы и т. д.
Матрица «Продукт-функция»
Матрица «Продукт-функция» (см. рис. VI.3) возникает, когда нужно обеспечить продуктовую специализацию и при этом сохранить экономичность, обуславливаемую функциональной структурой. Это характерно для компаний, производящих продукцию, отдельные виды которой (или каждый вид) требуют особого организационного внимания и специализации сотрудников, при этом функциональные подразделения – производство, закупки, логистика, инжиниринг – являются общими для всех продуктов. Двойное подчинение возникает у сотрудников функциональных подразделений, которые, с одной стороны, подотчетны своим функциональным руководителям, а с другой – руководителю продукта.
Матрица встречается в следующих случаях.
• В позаказном производстве.
Причиной ее возникновения является необходимость сопровождения заказа на всех стадиях сбытового и производственного циклов, включающих разработку технико-коммерческого предложения, принятие заказа, разработку конструкторско-технологической документации, закупку материалов и выполнение заказа в производстве. В зависимости от сложности заказ может выполняться от нескольких недель до нескольких лет (некоторая продукция тяжелого машиностроения, судо-, авиастроение). Руководитель продукта является, по сути, менеджером, сопровождающим заказ.
• В производстве товаров народного потребления.
Причина возникновения матрицы «Продукт-функция» заключается в необходимости дополнительного организационного внимания стратегически значимым продуктам или новым продуктам, которые еще не в полной мере освоены производством и другими основными подразделениями. В случае стратегически значимого ассортимента задача руководителя продукта заключается в том, чтобы обеспечить дополнительное организационное внимание и контроль вопросам качества, сроков и себестоимости. В случае с новыми продуктами он отвечает за безболезненную их интеграцию в существующую производственную цепочку (чтобы производство, закупки и другие основные подразделения научились работать с новыми продуктами).
• В транснациональных компаниях.
Матрица возникает вследствие необходимости быть одновременно локальной компанией, адаптируя продукт под нужды локального клиента, и глобальной, реализуя экономию на масштабе в закупках и непрерывно совершенствуя экспертизу в производстве, инжиниринге, НИОКР и т. д.
Матрица «Сквозные единицы» (матрица продаж)
Матрица «Сквозные единицы» (см. рис. VI.4) – наиболее сложная из четырех типов матричных структур – возникает в продажах в связи с наличием сквозных единиц (см. также вопрос VI.5 «Что такое сквозная единица и когда она возникает»). Она зависит от стратегии продаж компании. Стратегия должна отвечать на вопрос: кто является целевым клиентом компании – какие продукты он покупает, в каких регионах находится, к каким отраслям относится? Это позволит определить целевые рыночные сегменты, фокус на которых должен быть заложен при структурировании группы. Здесь же необходимо ответить на вопрос, какой рыночный сегмент (клиент, регион или продукт) является первичным, а какой вторичным. Иными словами, кто и в какой степени отвечает за выполнение плана продаж – руководитель клиентского (отраслевого) направления, руководитель региона или руководитель продуктового направления. Двойное подчинение возникает у сотрудников отдела продаж, которые одновременно подотчетны руководителю региона, продукта и/или клиентского направления.
VI.7. Когда возникает матричная структура и можно ли без нее обойтись
Для большинства современных холдинговых структур наиболее эффективна матричная структура. Само наличие корпоративного центра приводит к возникновению матрицы «Корпоративные функции». Проектная деятельность и наличие комплексных проектов служат причиной образования матрицы «Проект-функция». Задача продуктовой специализации и более высокая значимость одних продуктов по сравнению с другими при одновременной экономии на масштабе в производстве, закупках, логистике и инжиниринге приводят к возникновению матрицы «Продукт-функция». Наконец, необходимость множественной фокусировки на рыночных сегментах обусловливает матрицу в продажах – матрицу «Сквозные единицы».
Матричная структура представляется необходимым элементом системы управления крупных холдинговых компаний вследствие роста масштабов деятельности и размера компании, а также в связи с необходимостью быть успешными одновременно в нескольких областях.
VI.8. Почему матричная структура неэффективна на практике и как заставить ее работать
Матричная структура плохо работает в российских компаниях. Это происходит не по причине нежизнеспособности матрицы как организационной структуры, а в связи с тем, что ее запуск ограничивается только приказом генерального директора о внедрении новой структуры, т. е. ее двухмерным изображением на бумаге. Например, в дополнение к региональным руководителям появляется «квадратик» продуктового руководителя, который также подчиняется генеральному директору. Другие элементы системы управления (бюджетирование, учет, персонал, оценка деятельности, мотивация и др.) при этом остаются без изменений. Генеральный директор знакомит продуктового менеджера с региональными руководителями, говорит про «необходимость совместных усилий и слаженной работы», после чего продуктовый менеджер приступает к своим обязанностям. В итоге успех в значительной степени зависит от энергичности продуктового менеджера и толерантности к нему региональных руководителей.
Другой причиной неэффективности матричной структуры является недостаточное инвестирование времени и денег в подбор, обучение и развитие сотрудников. Существование матрицы предполагает высокие требования к персоналу – сотрудникам, находящимся под двойным подчинением, их непосредственным начальникам и руководителю, стоящему на вершине структуры и вынужденному иметь дело со всеми неразрешенными конфликтами. Тщательный отбор этих сотрудников, программы, обучающие работать в матричной структуре, инструкции и горячие линии по разрешению конфликтов – все это является важным инструментом повышения эффективности матричной структуры.
В дополнение к общим причинам каждый тип матрицы – «Корпоративные функции», «Проект-функция», «Продукт-функция» или «Сквозные единицы» – имеет свои причины неэффективности и требует определенных настроек системы управления.
Матрица «Корпоративные функции»
Эта матрица чаще всего плохо работает по вине корпоративного центра. Его функциональные руководители не могут четко сформулировать требования к бизнес-единицам: какая должна быть отчетность, с какой периодичностью и в каких форматах ее следует предоставлять. Корпоративный центр отвлекает сотрудников бизнес-единиц разовыми запросами, а те, в свою очередь, информируют об этой проблеме генерального директора бизнес-единицы. Генеральный директор бизнес-единицы обсуждает ситуацию с функциональным руководителем корпоративного центра или сразу адресует проблему генеральному директору группы.
Заставить работать матрицу «Корпоративные функции» проще, чем два других типа матричной структуры. Это можно сделать, четко зафиксировав документооборот между корпоративным центром и бизнес-единицами и определив решения, требующие согласования корпоративного центра. Кроме этого необходимо предусмотреть роль корпоративного центра в оценке деятельности и вознаграждении сотрудников бизнес-единиц, с которыми выстраивается функциональное взаимодействие. Например, финансовый директор группы совместно с генеральным директором бизнес-единицы оценивает финансового директора бизнес-единицы и определяет размер его бонуса (см. также вопрос V.3 «Как дисциплинировать функциональных руководителей бизнес-единиц»).
После этого многие проблемы снимутся сами собой: у бизнес-единиц не будет возникать претензий по поводу «новых» запросов, а корпоративный центр сможет получать необходимый и достаточный объем информации.
В некоторых компаниях появляется проблема, связанная с внедрением прав и полномочий корпоративного центра: бизнес-единицы продолжают «игнорировать» сотрудников последнего, даже несмотря на наличие регламентов и матрицы принятия решений. Проблема устраняется административным и/или материальным воздействием на руководителей бизнес-единиц – обычно достаточно один раз лишить их премии, после чего начинается более «плодотворное» сотрудничество с корпоративным центром.
Матрица «Проект-функция»
Матрица «Проект-функция» является наименее проблемной из четырех типов матриц. Это связано, во-первых, с тем, что проект ограничен по времени и по его окончании матричная структура прекратит свое существование – члены проектной команды вернутся в функциональные подразделения к своим непосредственным руководителям. Поэтому функциональные руководители более толерантны к проектным менеджерам и не видят в них потенциальных конкурентов за ресурсы. Во-вторых, нередко проектная деятельность дается сотрудникам функциональных подразделений в нагрузку к их основной работе. В этом случае функциональный руководитель ничего не теряет: проектная деятельность никак не сказывается на объеме располагаемых им ресурсов.
Успешность матрицы «Проект-функция» зависит от способа управления проектом. Существует отдельный стандарт PMBOK, разработанный Project Management Institute, который определяет основные принципы управления проектом на всех его стадиях – от планирования до закрытия. Этим же институтом разработана специальная программа сертификации PMP, которая была бы полезна для проектных менеджеров корпоративного центра.
Успех проектного управления в российских корпоративных центрах часто зависит от энергичности проектного менеджера, его воли, решимости и коммуникабельности. Если такой человек покидает компанию в течение проекта, то проект, вероятнее всего, будет закончен с опозданием или вообще не завершен.
Стандарт PMBOK подчеркивает, что проект должен начинаться с устава, где утверждаются его цели, определяются спонсор, вовлекаемые подразделения, процедура отчетности по проекту и порядок разрешения конфликтов. Менеджеры корпоративного центра редко сами пишут уставы проектов. Обычно это делают внешние подрядчики/консультанты, участвующие в реализации крупных проектов. В компании лишь издается приказ о создании рабочей группы с указанием сроков и ответственных лиц.
Определение до начала проекта механизма взаимодействия между участниками проекта и порядка разрешения конфликтов между проектным менеджером и функциональным руководителем является необходимым условием успешности матрицы «Проект-функция».
Матрица «Продукт-функция»
Матрица «Продукт-функция» не работает чаще всего по причине плохой кооперации между руководителем продукта, с одной стороны, и функциональными руководителями (производства, закупок, логистики, инжиниринга) – с другой. Очевидно, что с точки зрения первого именно его продукт/заказ является самым приоритетным и должен быть произведен в первую очередь. Функциональный руководитель чаще всего определяет приоритетность производства продукта (исполнения заказа) по критериям удобства группировки операций в своем функциональном блоке (например, включения материалов в единую закупочную компанию, накопления достаточного количества заготовок для определенного вида станка и т. д.).
Улучшить взаимодействие поможет установление нормативных сроков производства продукта каждым функциональным подразделением, а также правил определения приоритетности продукта/заказа (например, все продукты типа А, все заказы более 1 млн рублей, все заказы от клиента Б и т. д.). В крупных многопродуктовых холдингах важную роль в этом процессе играет информационная система планирования ресурсов (MRP, ERP), которая позволяет определять плановые сроки изготовления продукции и необходимые ресурсы в зависимости от различных факторов (текущей загрузки производства, сложности заказа и т. д.).
Матрица «Сквозные единицы»
Матрицу «Сквозные единицы» труднее всего заставить работать. Руководители различных рыночных сегментов (продукт, клиент или регион) потенциально конкурируют друг с другом за клиентов. Между ними могут возникать конфликты по вопросам ценообразования, маркетинга, продвижения, уровня обслуживания и т. д. Например, региональный менеджер может выступать за проведение масштабных маркетинговых акций в своем регионе, а для продуктового менеджера этот регион представляется малоперспективным, и, с его точки зрения, лучше сконцентрировать маркетинговые усилия в других регионах.
Внедрение матрицы «Сквозные единицы» требует пересмотра многих элементов системы управления. Первое, что необходимо сделать, это разработать матрицу полномочий и ответственности, в которой будет зафиксировано, какие решения принимаются региональным, продуктовым руководителями и руководителями клиентской службы. Распределить ответственность нужно по следующим процессам:
• ценообразование;
• продвижение продукции;
• исследование рынка и определение целевых клиентов;
• поиск и привлечение новых клиентов;
• управление взаимоотношениями с клиентами;
• подготовка технико-коммерческого предложения;
• разработка новых продуктов;
Читать бесплатно другие книги:
