Серьезный разговор об ответственности. Что делать с обманутыми ожиданиями, нарушенными обещаниями и некорректным поведением Макмиллан Рон
Следуйте правилам
У каждой организации своя политика применения дисциплинарных мер. Внимательно изучите их. Если вы не будете следовать процедуре, в случае проверки все ваши усилия пойдут прахом, что подорвет доверие сотрудников. В каждой семье тоже должны быть четкие правила наказаний. В противном случае каждый раз это будет для ребенка неприятным сюрпризом.
Объединитесь с людьми, обладающими властью
А если вы не слишком хорошо знакомы со своим собеседником? В этом случае следует просто объяснить ему, в чем он поступил неправильно, и сообщить, что вы собираетесь перейти к дисциплинарным мерам и еще вернетесь к начатому разговору. Затем посоветуйтесь со знающими людьми о том, как поступить. В противном случае вы можете уволить человека без выходного пособия, хотя ему следовало лишь сделать предупреждение, и вам придется брать свои слова обратно. В деле воспитания родители тоже должны быть последовательны в том, что касается поведения ребенка.
Будьте достаточно жестким
Наказывать всегда неприятно, что бы ни натворил ваш подчиненный. Сохраняйте твердость. Объясните, что должно быть сделано. Говорите уверенно и спокойно. Сейчас не время злорадствовать. Вы переходите от лидерства и партнерских отношений к дисциплинарному взысканию, но все же стремиться к такой победе не стоит.
Объясните свой следующий шаг
Рассказывая собеседнику о последствиях его поступка, не забудьте дать ему понять, что произойдет, если это повторится. Объяснение следующего уровня последствий – важная информация и сильный мотивирующий фактор. Кроме того, так можно избежать таких сюрпризов, как заявление: «Никто не предупреждал меня о том, что меня могут уволить!»
Будьте справедливы
Избегайте предубеждений. Даже если подчиненный постоянно вас подводит, нельзя его наказывать (просто ради того, чтобы поквитаться) за проступок, за который не наказали бы другого сотрудника. При контроле над дисциплинарными мерами ревизоры в первую очередь обращают внимание на соблюдение справедливости. Обошлись ли с человеком по принципу равенства? Не выделяйте никого.
Не отступайте перед давлением
Начав дело, не останавливайтесь. Действуйте поэтапно, не отступая под натиском возмущения собеседника. Если без наказания не обойтись, делайте все необходимое. Постоянными колебаниями вы заслужите репутацию человека, у которого слова расходятся с делом.
Если применять силу бесполезно, честно расскажите о своих намерениях
Теперь обсудим последнюю проблему. Вы объяснили собеседнику закономерные последствия его поведения, но мотивации у него по-прежнему нет. Вы не можете или не должны использовать их ради повышения его мотивации. Вот, например, начальник прекрасно понимает, что не следует повышать голос на вас и других сотрудников, но всегда оправдывает себя: «Знаю-знаю, я не прав. Людям неприятно, когда на них кричат. Но я в постоянном напряжении, на меня вечно давят. И потом, не всегда же я кричу». И что делать? Вы не можете применить санкции к своему боссу.
Или, скажем, ваша партнерша по бизнесу всегда опаздывает на встречи; после долгого обсуждения вы понимаете, что опаздывать она не перестанет. Что вам делать?
Договоритесь об обходном пути
Итак, вы решили не принимать дисциплинарных мер, которые могли бы убедить человека в том, что поведение нужно менять. Значит, следует разработать обходную стратегию и затем искренне поделиться ею. Рассмотрев возможные последствия ваших действий, собеседник может решить измениться, чтобы избежать неприятностей, потерь или неэффективности, о которых вы говорили. Например, с этого момента вы не будете давать ненадежной партнерше срочных заданий. Ей это может не понравиться, поскольку она хочет участвовать во всех важных делах. Однако она хотя бы поймет, почему вы так поступаете.
Грубому начальнику, отказывающемуся менять свои манеры, можно дать понять, что вы будете выходить из комнаты, когда он решит выпустить пар, и возвращаться, когда он успокоится и будет готов вести обсуждение в спокойном тоне. Кроме того, вы можете предупредить, что не будете спешить выполнять самые эмоциональные его поручения. Хотя вы говорите с ним искренне, защитная реакция затрудняет задачу. И все же, прямо сообщая о том, что собираетесь делать, вы даете человеку возможность решить, готов ли он принять вероятные последствия.
Этот момент очень важен, поэтому мы хотим поговорить о нем подробнее. Часто мы сами способствуем неподобающему поведению окружающих. Во-первых, избегаем серьезных разговоров, из-за чего люди не понимают, как на нас отражается их поведение. Зачем им меняться, ведь мы поступаем именно так, как они ожидали? Во-вторых, создаем обстановку, в которой они могут продолжать вести себя в том же духе, сами того не понимая и не страдая от чувства вины.
Предположим, начальница никогда не перезванивает клиентам, и мы поручаем одному из сотрудников делать это за нее. Один из врачей некомпетентен, и мы благоразумно назначаем сложные операции на те дни, когда он не дежурит. Отец раздражителен и поднимает на нас руку, поэтому мы покупаем ему телевизор и обустраиваем отдельную комнату в гараже.
Часто причиной того, что люди не хотят меняться, являемся мы сами. Мы либо неправильно используем силовые приемы, вызывая сопротивление, либо уклоняемся от честного разговора и придумываем тайные обходные пути, которые не дают оппонентам увидеть последствия своих поступков.
Даже если применить силу к не желающему меняться человеку не в вашей власти, вы перестанете быть частью проблемы, прямо рассказав о том, как собираетесь поступить.
Как важно правильно завершить разговор
Давайте представим, что вам удалось мотивировать собеседника. Вы вместе обсудили последствия, решив не уступать, и оппонент согласен подчиниться. Разговор подходит к концу. Но это еще не все. Вам нужно убедиться, что вы не потеряли время зря, и закрепить результат. Одно дело – прийти к согласию, и совсем другое – решить, что будет происходить с этого момента дальше.
Завершая разговор, составьте план. Решите, кто, что и к какому моменту будет делать. Затем установите срок, в течение которого вы будете проверять, как идут дела. (Мы рассмотрим это в главе 7.)
Урок напоследок: можно ли спасти этот брак?
На этом примере мы увидим обсуждение закономерных последствий в действии.
Он ненавидит моих детей
У Кэли, которая четыре года назад вышла замуж за Гэри, двое детей от предыдущего брака пятнадцати и двадцати лет. Когда Гэри впервые встретил Кэли, ему понравились ее дети, однако с тех пор его симпатии поугасли. Он постоянно груб с ними, часто осыпает бранью. Атмосфера в доме неприязненная, и Кэли боится, что ей придется выбирать между детьми и мужем.
Осложняет проблему то, что Гэри избегает серьезных разговоров. Когда Кэли пытается заговорить об отношениях, он обрывает ее на полуслове или в раздражении выходит из комнаты. Что она может сказать? Одно ясно – первые секунды решают все. У Кэли есть только полминуты, чтобы сделать две вещи: заставить мужа захотеть разговаривать с ней и создать ощущение безопасности, без которого разговор не выйдет конструктивным. Сейчас детей нет дома, еще около часа супругам никто не помешает.
Кэли. Мне кажется, мы с детьми осложняем тебе жизнь. С каждым днем все становится только хуже, я не вижу никакого просвета. (Создание атмосферы безопасности: женщина выказывает уважение и объясняет свою цель.)
Я хочу поговорить с тобой в течение этого часа. Надеюсь, мы еще найдем хотя бы искру чувства, которое было между нами всего год назад. (Дополнительная безопасность и общая цель.)
Если не поговорить, мы вряд ли сможем продолжать так жить дальше. (Она делает незаметное заметным, показывает закономерные последствия, которые важны для Гэри.)
Гэри. Ты мне угрожаешь? (Последнюю фразу он воспринимает как эмоциональный шантаж.)
Кэли. Нет. Мне жаль, что у тебя создается такое ощущение. Не думай, что я на тебя нападаю. Я просто хочу искренне поговорить о том, что меня очень беспокоит. (Она отступает от содержания и восстанавливает безопасность с помощью противопоставления.)
Давай смотреть правде в глаза: в последние несколько месяцев мы отдалились друг от друга. Думаю, нам обоим больно от этого. Мне кажется, эту проблему нельзя решить, если просто отмалчиваться. (Она рассказывает о закономерных последствиях, о неприятном моменте, разговоре, который принесет преимущества в будущем.)
Нам не обязательно говорить сейчас, но без этого не обойтись, потому что все и так плохо, а станет только хуже. Боюсь, в конце концов мы оба решим, что друг без друга нам будет лучше. (Она связывает сиюминутное преимущество – отсутствие разговора – с болезненными последствиями в долгосрочном плане.)
Мне даже думать об этом больно. (Она отходит от содержания и старается показать, что не нужно путать закономерные последствия с угрозой.)
Гэри. Хорошо, попробуем. Но если ты опять будешь говорить мне, что не стоит требовать от детей соблюдения правил и я должен смириться с тем, что они устраивают бардак дома, я умываю руки. (Он переходит в нападение – угрожает, поскольку все еще не чувствует себя в безопасности. Гэри подозревает, что его будут обвинять. Кэли понимает это и не реагирует на угрозу. Вместо этого она усиливает ощущение безопасности.)
Кэли. Знаю, что говорила это много раз. Я была не права. Я защищала детей, а получается, что обвиняла и не слушала тебя. Думаю, если мы сможем это обсудить, то снова сблизимся. Сейчас тебе удобно?
Гэри. Пожалуй. Так с чего мы начнем?
РезюмеМы описали несоответствие между поступками и ожиданиями и теперь слушаем собеседника. Нам нужно понять, в чем причина проблемы – в мотивации или в отсутствии возможности. (В этой главе мы рассмотрели мотивационную сторону модели.) Если собеседник не мотивирован, наша задача – сделать так, чтобы он захотел выполнить порученное дело.
• Мотивируйте последствиями. Мотивировать не означает совершать какие-то действия по отношению к другому человеку. Людей мотивируют собственные желания и последствия их действий, которые они способны предвидеть. И поскольку каждый поступок ведет к ряду последствий, действуют они на основе всех этих соображений.
• Изучите закономерные последствия. Начните с объяснения закономерных последствий. В бизнесе это обычно силы, влияющие на других работников, клиентов, акционеров, общество и органы государственного регулирования.
• Приведите метод в соответствие с обстоятельствами. Если собеседник готов прислушаться к вашему мнению, объясните ему, что нужно сделать и почему. Если же вы имеете дело с тем, кто сопротивляется, несмотря на все ваши усилия, не поддавайтесь искушению применить силу. Найдите аргументы, имеющие для него значение.
• Закончите на хорошей ноте. В завершение разговора определите, кто, что и когда будет делать. Затем установите сроки проверки.
Дополнительные ресурсы
Пытаетесь мотивировать собеседника? В приложении В мы рассказываем о том, как мотивировать похвалой.
Что дальше?
Давайте учиться дальше. На этот раз мы обратимся ко второй части нашей модели шести источников. Мы узнаем, что делать, если у собеседника есть мотивация, но по каким-то причинам он не действует.
Глава 5
Облегчите задачу
Как заставить держать обещания (почти) безболезненно
Возможности никогда не соответствуют требованиям, которые мы к ним предъявляем.
Конфуций
Пора перейти к той стороне нашей модели, которая касается возможностей. Начнем с примера. Ваш политический аналитик Кайл должен был написать положение о меморандуме, излагающем вашу политическую позицию, для ближайших дебатов и положить ее вам на стол к полудню, но не сделал этого. Вы вызываете его на разговор с глазу на глаз и описываете несоответствие между поступком и ожиданиями. Он дает понять, что очень старался выполнить поручение, но не сделал этого не по своей вине. Специалист по статистическому анализу попала в больницу с аппендицитом, а кроме нее в вопросе никто не разбирается. В любом случае у Кайла не было возможности выполнить работу. Он звонил, чтобы сообщить вам об этом, но вы находились на встрече. Короче говоря, Кайл не мог выполнить поручение, но сделал все, что было в его силах, чтобы поставить вас в известность. Очевидно, что проблема не имеет ничего общего с мотивацией.
Не ошибитесь в диагнозе
После прочтения предыдущей главы вы считаете, что Кайлу стоит открыть глаза на закономерные последствия его поступка. Прикидывая, что ему нужно знать, вы начинаете: «Позволь кое-что сказать. Если во время дебатов нам будут задавать неприятные вопросы, мы будем выглядеть кучкой глупцов, потому что у нас на руках нет нужных данных».
Кайл бледнеет, что-то бормочет о том, что поищет специалиста, и пулей вылетает из комнаты. «Ну, теперь-то он по-настоящему мотивирован», – думаете вы про себя.
Надеемся, вы так не поступите. Такой хладнокровный и умный человек, как вы, наверняка заметит, что с мотивацией у подчиненного все в порядке. Ему не нужны новые причины для выполнения работы, которую он не смог сделать не по своей вине. Искать их будет крайне неверно. Следует помочь Кайлу устранить препятствия на его пути, а не давить на него. Что же нужно сделать, чтобы помочь ликвидировать возможные преграды? И как облегчить выполнение порученного задания?
Мотивация и возможности тесно связаны
Как же обеспечить людям необходимые возможности? Давайте начнем с изучения двух более тонких аспектов мотивации и отсутствия возможностей. Во-первых, эти две причины связаны между собой практически нераздельно. Чаще всего они взаимозависимы. Если дело трудновыполнимое, неприятное или скучное, заниматься им совсем не хочется. Ну кто с энтузиазмом побежит вывозить навоз из лошадиных стойл? Составлять авансовые отчеты? Или писать курсовую?
Итак, если работа трудна, неприятна или утомительна, скажите, пожалуйста, что препятствует ее выполнению – отсутствие возможностей или мотивации? Человек не может выполнить задание – во всяком случае ему это нелегко, – в результате он не мотивирован. Так что же мы здесь ищем?
По самым простым соображениям, если человек в состоянии выполнить работу, но не делает этого, у него нет мотивации. Подумайте, сделал бы он это под дулом пистолета. Если да, значит, возможность есть, но нет мотивации.
И все же этот простой, но жесткий метод не для нас. Если работу выполнить по-настоящему невозможно, проблема не имеет с мотивацией ничего общего. Кайл предпринял все возможное, чтобы составить документ, но обстоятельства не позволили ему сделать это. И мотивация здесь ни при чем. Однако если работа трудна, отвратительна, скучна, то придется признаться, что проблема сложнее. И заключается она не только в отсутствии возможности, а сочетает в себе оба компонента.
Вот как взаимосвязаны мотивация и возможности. Если работа неприятна, но выполнима, то один или два раза надавите на человека и он выполнит задание. Ну а на будущее нужно найти способ устранить хотя бы некоторые факторы, из-за которых работа становится неприятной, или придется постоянно прибегать к давлению. А это никому не доставляет удовольствия.
Отсутствие мотивации и возможностей можно перепутать
Не следует забывать еще об одном. Мы должны быть твердо уверены, что не спутали отсутствие мотивации и возможностей. Хотя эти две причины совершенно различны, люди часто не могут сказать, почему не сделали того, что должны, – потому что не захотели или потому что не смогли. Нам же остается лишь надеяться, что если спросить достаточно вежливо, то собеседник честно назовет причину невыполнения обязательств.
Предположим, сотрудница сервисного центра Ванда почему-то не приехала на встречу в офис клиента. Вы спрашиваете ее, что случилось, и она отвечает: «Я приехала, но дверь была заперта. Я позвонила, но услышала только сообщение голосовой почты».
Это явное отсутствие возможности. Если повезет, собеседник честно расскажет вам, в чем причина проблемы – в отсутствии мотивации или возможности.
Причина неоднозначна
Но везет далеко не всегда. Гораздо чаще собеседник (в нашем случае Ванда) отвечает: «Ну, так вышло».
После такого туманного ответа вам придется провести проверку, чтобы понять, Ванда «не смогла» или «не стала». Спросите сотрудницу:
– То есть тебе что-то помешало или ты просто не захотела ехать?
Ванда вновь ставит вас в тупик:
– Ну, знаете, как бывает. Просто руки не дошли.
Вы пытаетесь подступиться к ней еще один раз:
– Не понимаю. Ты решила не приезжать или не смогла приехать?
Причина многогранна
Наконец Ванда сознается. Она рассказывает, как было дело, и, как часто бывает, оказывается, ей помешали несколько моментов. «Ненавижу работать с этими ребятами. Они постоянно заглядывают мне через плечо и все время жалуются. Я надеялась, что, если не приду, вы отправите туда кого-нибудь другого».
Таков итог: Ванда не хотела ехать на назначенную встречу (по понятным причинам), увиливала от работы, не сообщила об этом, оставила клиента в подвешенном состоянии в надежде, что вы поддержите ее, послав к трудному клиенту другого сотрудника. Она решила не выполнять поручение (мотивация), следовательно, отсутствие мотивации было связано с профессиональной несостоятельностью. Ванда не знала, как справиться со сложным клиентом.
Вероятно, вы начнете разговор с того, что она решила не выполнять работу, оставила клиента без сервисного обслуживания, надеясь при этом, что вы ничего не заметите. Это серьезное нарушение. Вы еще сможете работать с Вандой, но придется учить ее общаться со сложными клиентами. Однако начинать нужно не с этого. Эта проблема, как и большинство других, многогранна и требует тщательной диагностики и разносторонних решений. Не зная глубинных причин, вы пытаетесь разобраться лишь с верхушкой айсберга.
Скрытая причина
Верьте не верьте, порой люди скрывают главный источник проблем. Они боятся, что подвели вас, потому что не смогли или не захотели выполнить работу, поэтому скрывают правду. Им кажется, что так удастся избежать новых проблем. Например, врач просит студента ввести венозный катетер семидесятипятилетней пациентке. Студент не очень хорошо знает, как это делается, но тут врача вызывают в другую палату, и студент не сообщает о своем неумении. Он самостоятельно вводит катетер, прокалывая женщине легкое, вследствие чего она умирает от сопутствующих осложнений. (Это реальный случай.)
Вы не поверите, чаще всего люди пытаются скрыть свою безграмотность (23 процента населения США не умеет читать и писать). Сотрудники боятся потерять свое место, если признаются в этом. Вы спрашиваете: «Джон, почему ты не собрал новое оборудование?» А Джон не смог прочесть инструкцию, хотя и пытался. Он считает, что вы его уволите, если узнаете, что он не умеет читать, поэтому отвечает: «Терпеть не могу все эти циферки, таблички и все такое. Если бы захотел, я бы, конечно, собрал его».
После такого ответа вы решаете, что Джону не нравится работа, и начинаете объяснять ему закономерные последствия его поступка: «Джон, тебя ждут два клиента, и чем дольше ты будешь собирать оборудование, тем дольше им придется ждать». Без сомнения, этот разговор обречен, ведь, сколько бы последствий вы ни приводили Джону, он все равно не сможет сделать того, что от него требуется.
Как ни странно, работники очень часто скрывают, что не в состоянии выполнить поставленную задачу, хотя за это им грозит наказание. Они предпочитают дисциплинарные меры позору или, как им кажется, самому ужасному – увольнению.
Чаще всего люди маскируют недостаток мотивации ложной проблемой отсутствия возможности. Например, подчиненный считает, что начальнику все равно, а тот решает выяснить, почему работа не выполнена. В таком случае работнику кажется, что лучше солгать, чем признаться в пренебрежении своими обязанностями. Вам предстоит выслушать следующие лживые объяснения:
«Я знал, что сегодняшняя встреча назначена на раннее утро, но будильник не прозвонил».
«Я собирался постричь газон перед пикником, но не знал точно, нужно ли его срезать короче, чем обычно».
Ставя диагноз, очень важно слушать ответы собеседника. Заявление Джона: «Терпеть не могу все эти циферки, таблички и все такое…» заставит внимательного человека продолжить расспросы. Он создаст у Джона ощущение безопасности, и в конце концов тот признается, что не смог прочесть инструкцию.
Если вы в первый раз столкнулись с ложной проблемой мотивации, дайте оппоненту преимущество сомнения: «Так что же ты сделаешь, чтобы в следующий раз будильник прозвонил?»
Если он и дальше будет обходиться отговорками, значит, его поведение вошло в систему и разбираться с ней следует, например, так:
«Уже в третий раз тебе то-то мешает. До сих пор я закрывал на это глаза, но теперь мое терпение лопнуло, и, хочешь не хочешь, тебе придется приходить на встречи, назначенные на утро».
«Уже пять раз я просила тебя убраться в доме – и безрезультатно! Я возвращаюсь, и ничего не сделано, ты только задаешь ненужные вопросы».
Ваша работа – облегчать
Давайте решим, что вы поставили диагноз проблеме: сотрудник имеет возможность выполнить задание, но для него это по-настоящему сложно и скучно. И что же делать? Ваша задача – помочь устранить преграды, облегчить ему задачу. К сожалению, с этим согласны далеко не все. Некоторые руководители хвалятся тем, что могут заставить подчиненных выполнять самую скучную или утомительную работу.
Не стоит гордиться тем, что вам удается регулярно заставлять людей совершать невозможное. Мы получаем удовольствие от эффективной мотивации, но лучшие лидеры никогда не воодушевляют на тошнотворную, отупляющую и скучную работу. Они ищут способы устранить эти неприятные сопутствующие условия.
Настоящий высокий класс в этой области показывают специалисты по серьезным разговорам. Они считают, что должны помогать людям, обеспечивая их возможностями, и поддерживать, а не противостоять им, выкрикивая громкие лозунги. Они отделяют зерна от плевел во всем, что делают, и берут на вооружение только самые эффективные методы. Они гордятся тем, что помогают, упрощают задачи, поскольку верят, что с другими нужно поступать только так, как хочешь, чтобы поступали с тобой. Именно такую линию поведения они выбирают.
Люди, обладающими меньшими талантами в этой области, настроенные скорее на тотальный контроль, поступают иначе. Они заставляют сотрудников выполнять работу любой ценой, а затем хвастаются тем, какие они прекрасные лидеры. Для них облегчать тяготы – значит, проявлять слабость. В семье такое отношение тоже не приветствуется. Например, вы вынуждаете жену обсуждать щепетильные вопросы на людях, вызывая у нее чувство вины и манипулируя ею. Почему люди так поступают? Потому что так они проявляют свою власть; среди нас много тех, кто ценит власть больше, чем хорошие отношения и справедливость.
Лишь те, кто любят плести интриги и не обладают интуицией, верят, что заставлять другого выполнять неприятные задания достойно похвалы. В конце концов, со времен сотворения мира человек стремится избегать боли и получать удовольствие, а вовсе не наоборот.
Неприятные задачи следует выполнять только в определенных обстоятельствах, к тому же за это обычно хорошо платят. Однако любой нормальный человек будет искать способ увильнуть от неприятной работы или облегчить себе ее. Разве большинство из нас не используют автоматически открывающиеся ворота, пульты управления телевизорами, открывалки? Эти вещи вовсе не так уж необходимы, но они облегчают жизнь.
Важно понимать различие между необходимостью и удобством. Нас не должна коробить мысль о том, что люди хотят найти более простой, удобный способ выполнять свою работу.
Желание избавиться от трудной и вредной работы – вовсе не слабость характера; так поступают все умные люди.
Например, ваш двенадцатилетний сын стремится изобрести автоматическую чесалку для спины или уговаривает своих друзей провести его по магазину в тележке. И что же? Его можно считать как лентяем, так и творческой натурой. Если подчиненный не может справиться со сложной, но выполнимой задачей, можно применить определенные инструменты мотивации и заставить его любыми способами – или найти возможность облегчить ему задачу. Или сделать и то и другое.
Итак, мотивировать мы уже научились. Далее в этой главе мы будем учиться облегчать людям задачи, чтобы потом гордиться тем, что благодаря нам на их пути будет меньше трудностей. Это разумный подход.
Инструменты облегчения задач
Вместе проанализируйте преграды
Понять, что не дает человеку выполнить задачу, обычно довольно просто: вместе исследуйте и устраните возможные препятствия. Несложно, верно? А вот для того, чтобы устранить эти преграды, понадобится все ваше терпение. Придется разбираться в том, какие факторы мешают человеку: личные (недостаток навыков или знаний), социальные (друзья, семья или сотрудники утаивают информацию или материал) или обстоятельственные (создались неблагоприятные условия).
И еще, прежде чем рассматривать ту часть модели шести источников, которая относится к возможностям, вам придется расстаться со старыми привычками, создававшимися годами.
Не давайте поспешных советов
Узнав, что человек не может выполнить какое-нибудь дело, мы по привычке, не задумываясь, начинаем давать ему советы. Наш опыт подсказывает, как все следует сделать, и, видя, что кому-то что-то не удается, мы закатываем рукава и стараемся все наладить. В этом мы похожи на собаку Павлова: видим проблему, и – дзинь! – дверца открылась, мы начинаем давать пустопорожние советы.
Кто-то рассказывает, что попал в безвыходную ситуацию, и у вас почти гарантированно найдется подходящий совет. В конце концов у вас просят рекомендации. Что же делать? И все же предлагать с ходу решение проблемы – не самый умный ход.
Сделать это самому?
Давайте посмотрим, как решается эта проблема. Ребенок приносит сломанную игрушку, и вы ее чините, по крайней мере пытаетесь это сделать. Ведь сам малыш не справится, и вам все равно придется браться за починку. Вы поступаете вполне целесообразно. Но так ли это?
Если у сотрудника нет возможности выполнить задачу, ему либо нужно сразу объяснить, как поступать (если вам это известно), либо предложить найти решение вместе. «Как ты думаешь, что потребуется для решения этой проблемы? Хочешь мне помочь?» Самый разумный выбор – сообща преодолеть препятствия. Поборов естественное желание предложить ответ на вопрос, который вам еще не задали, вы вовлечете своего визави в поиск решения. Объясним, почему так следует поступить.
Участие дает возможность и мотивирует
Дайте возможность
Вовлекая человека в решение проблемы, вы прежде всего выслушиваете его идеи, а это очень важно. Собеседник может точно не знать, как выполнять поставленную перед ним задачу, но, вполне вероятно, у него есть соображения о том, что ему мешает это сделать. Или, напротив, он точно знает, что нужно делать, но ему не хватает информации или разрешения поступить определенным образом. В любом случае начинайте обсуждение с простого вопроса: «Ты уже работал над этой задачей. Что, по-твоему, нужно сделать?» Спросите собеседника, каковы его соображения на этот счет. Предложите поделиться своими теориями, мыслями и ощущениями. И он назовет то, что ему помешало. Если же он не вполне уверен в том, что следует делать, или вам стало ясно, что он не разобрался в ситуации до конца, вполне разумно предложить свою помощь. Конечно, очень важен тон, которым вы даете советы. Во время разговора нужно создать атмосферу сотрудничества: вы работаете как равноправные партнеры, запросто делясь своими идеями друг с другом.
Мотивируйте
Привлекая человека к участию в решении проблемы, вы получаете еще одно преимущество. Тот, кто не избегает поиска потенциального решения, быстрее обретет мотивацию для претворения его в жизнь, а это очень важно. Здесь работает следующая формула:
эффективность = правильность, помноженная на вовлеченность.
Большинство проблем имеют несколько решений. Очевидно, что эффективность решения зависит от правильности выбранной тактики. Не менее важно и верить в нее. И здесь в игру вступает вовлеченность.
Неудачное тактическое решение, в которое человек верит, может оказаться более эффективным, чем тактически верное решение, которому противостоят исполнители.
Позвольте объяснить, что мы имеем в виду. Многие утверждают, что вовлекать людей – значит вкладывать им в голову свои идеи, которые помогут лучше работать. Однако мы не предлагаем манипулировать людьми, внушая, что наши идеи принадлежат им. Вовлечение – не дешевый трюк. Мы просто отмечаем, что идеи есть у разных людей и прислушаться к ним будет полезно всем. Люди, вовлеченные в многосторонний процесс поиска решения проблемы, понимают, почему дело нужно сделать именно так, а не иначе, и мотивируются этим. Вовлекая людей в размышления, вы расширяете круг их возможностей, даете им средства для решения проблем и побуждаете преодолевать препятствия.
Сначала попросите человека поделиться своими идеями
Вовлекать людей лучше, чем давать им указания. Но как? Это довольно просто.
Для начала попросите человека поделиться своими идеями. Он непосредственно связан с проблемой, поэтому начинайте с его соображений.
Когда мы только начинали учить людей решать проблему отсутствия возможности, все казалось нам очень простым. Вы просите собеседника поделиться своими идеями, и он чувствует себя окрыленным. Что может быть проще? Разве можно не справиться с этим? Как показала практика, есть несколько способов все испортить. Вот три подхода, которых стоит избегать.
Не относитесь к ответу с предубеждением
Много лет мы учили людей правильным методам, но всегда находились те, кто пытались вовлечь собеседника следующим образом: «Значит, тебе не удалось пообщаться с юристами? А может, нужно просто подъехать в офис и подождать их?»
Тот, кто выбирает такую тактику, понимает лишь половину концепции предоставления возможности. Ведь люди чувствуют себя комфортно только до тех пор, пока у них есть возможность открыто выразить несогласие. Выступая с позиции силы, продвигая собственную идею, которую должен принять оппонент, вы многое теряете. Во-первых, воздействуя на человека таким образом, вы с самого начала вкладываете ему в голову свои мысли, а это мешает ему думать самостоятельно. Во-вторых, вы ненамеренно даете ему понять, что хотите осуществления своего плана и не соглашаться с вами нет смысла.
В примере, который мы привели, собеседник, скорее всего, ответит: «Прекрасно, я съезжу на другой конец города».
Спросите человека о том, что он думает, подождите, пока он поделится своими мыслями, и только затем в случае необходимости выскажите свои соображения. Вот, например, вы говорите со своим сыном о том, что он не расчистил снег на подъездной дорожке к дому, а он объясняет, что снегоочиститель засорился.
Вы спрашиваете, сложно ли его починить. И хотя у вас есть соображения на этот счет, ждете ответа. Сын объясняет, что наехал на валявшуюся на дороге газету, ее засосало в снегоочиститель и теперь отверстие, через которое выбрасывается снег, забито. Потом он рассказывает, что нужно для прочистки, что он уже сделал и сколько времени уйдет на починку. Вы предлагаете более удачный способ и в конце концов вместе решаете, как именно следует поступить.
Не делайте вид, что вовлекаете
Эту ошибку совершают по двум причинам. Во-первых, если вы хотите, чтобы воспользовались именно вашей идеей, и, в сущности, вам никого не нужно вовлекать в поиск решения. Во-вторых, когда вам кажется, что собеседника неплохо было бы привлечь к решению по соображениям необходимости и политкорректности. Таким образом, вы лишь делаете вид, что вовлекаете оппонента просьбой предложить свои идеи, после чего тонко манипулируете им, чтобы он поступил по-вашему.
Разумеется, такой подход воспринимается как грубая манипуляция. Вы как будто поместили подопытную крысу в лабиринт и периодически подбрасываете ей приманку, чтобы она бежала в правильном направлении. Здесь и речи нет об искренности, ведь вы вовсе не стремитесь вовлечь человека в решение возникшей проблемы. Например:
– Как ты думаешь, что нужно сделать, чтобы закончить проект в срок? – спрашиваете вы.
– Может быть, привлечь к участию больше людей?
Вы морщитесь и качаете головой.
– Наверное, мне следует поработать сверхурочно.
На этот раз вы хмуритесь.
– Ну, не знаю. А может быть, пропустить кое-какие этапы?
– Что ты имеешь в виду? – спрашиваете вы.
– Необязательно упаковывать материалы в целлофан. Это сэкономит пару часов.
– Нет, так не пойдет. Может, документация?
– Я мог бы перенести выставление счетов на…
– Нет, я имел в виду другое, – намекаете вы, – может быть, экологическая отчетность?
– Эта идея мне нравится. Мы отложим экологические дела, и, кстати, спасибо за отличное решение.
Видеоролик с этим текстом обычно вызывает смех, поскольку такое происходит постоянно. Некоторые родители на этом собаку съели.
– Что ты хочешь на обед? – спрашивает мать.
– Макароны с сыром, – отвечает ребенок.
– Я собиралась готовить овощи.
– Ну нет, я хочу макароны с сыром!
– Да ладно, но овощи-то ты будешь? – продолжает мать.
– Макароны с сыром и фасоль.
– Нет, – возражает мать, – слишком много крахмала.
И начинается нескончаемый поиск того, что мать в действительности задумала.
Обладающий властью человек всегда имеет свое мнение. Никто и не сомневается, что у него есть своя точка зрения и он имеет право делиться ею и даже приказывать. Дело не в этом. Просто он пытается представить отстаивание своего мнения как предложение собеседнику поучаствовать в принятии решения. Обычно этот обман превращается в игру «Прочти мои мысли», что само по себе достаточно оскорбительно.
Вовлекать людей в поиск решения проблемы стоит только в том случае, если вы готовы принять к сведению их предложения.
Не считайте, что вам нужны все ответы
Эта ошибка возникает из-за неуверенности в себе и неверных предпосылок. Новые назначенцы часто не хотят прислушиваться к тому, что думают их подчиненные. Они боятся выглядеть некомпетентными, если сотрудники поймут, что они не все знают о своей работе. По их мнению, предлагать людям высказать свои идеи не просто неумно, это признак слабости. Заметив, что у сотрудника нет возможности выполнить задание, новые руководители сделают все возможное, чтобы донести до них свои идеи. И спросить мнение человека, который не просто подчиняется им, но и нуждается в помощи, им придет в голову в последнюю очередь.
Из всех возможных неверных представлений, думать, что лидеры знают все, – самое глупое и вредное. Лидеры пользуются авторитетом не потому, что знают все, а потому, что понимают, как правильно объединять людей (большинство из которых гораздо больше знает о конкретных этапах работы, чем руководитель сможет когда-либо узнать) и направлять их к решению общих задач.
Уверенный в себе лидер, не задумываясь, скажет: «Я в тупике. Кто-нибудь понимает, в чем дело?» или: «Не знаю, но могу выяснить».
В семьях нежелание вовлекать супруга в решение проблем принимает любопытный оборот. Мы чувствуем себя спокойнее, если сначала придумали устраивающее нас решение и лишь затем поинтересовались мнением супруга. Может быть, нам страшно затевать разговор без плана на все времена? Что если решить проблему не удастся? А если на вопрос вообще нет ответа? Вдруг партнер даст совет, который ну просто ни в какие ворота не лезет? Короче говоря, мы все продумываем заранее, исключая таким образом участие близкого человека.
Продумывая разговор заранее, еще до того, как собеседник откроет рот, мы уничтожаем саму цель серьезного разговора. Ведь его надо проводить, чтобы совместно прийти к правильному решению, которое послужит общей цели. Если вам кажется, что следует заранее продумать все ответы, вспомните, что вам не нужно ничего улучшать. Ваше дело – сотрудничать. Если во время серьезного разговора вы сообща решите проблему, он лишь укрепит ваши отношения, поможет вместе бороться с общими врагами. Не исключайте своего партнера, разработав план еще до того, как начнется обсуждение.
С тем же самым сталкиваются и родители. Так ли уж нужно всегда сохранять лицо? Конечно, детям важно знать, что взрослые уверены в себе и отвечают за них. Они чувствуют себя в безопасности, когда взрослые знают, что делать. Поэтому, что бы вы ни делали, вы не спрашиваете детей, что они думают по этому поводу. Ведь это их расстроит. Может, и так, но разве не лучше, если дети с малых лет будут понимать, что, хотя родители делают все возможное для их блага, они не всеведущи?
Пересильте себя. Давать детям возможность поделиться своими идеями нормально. Со временем (скажем, годам к семи) они будут лучше, чем вы, разбираться в электронных гаджетах. Вам будет спокойнее, если вы поймете, что не должны знать не только всего на свете, но даже половины. Вы рядом с ними. Вы приносите домой еду и готовите ее. Вы приучали их к горшку. Не волнуйтесь. У вас и так достаточно власти и авторитета, чтобы заставить своих детей вас слушаться.
Вспомните о шести источниках влияния
Давайте представим себе, что, пообщавшись с подчиненным, который не выполнил своего обещания, вы неправильно оценили ситуацию. Очевидно, что сотрудник мотивирован, но не имел возможности сделать того, о чем его просили. Вы выдержали достаточно долгую паузу, чтобы сдержать естественный порыв предложить лучшую и самую умную рекомендацию, и произнесли: «Вы хорошо знакомы с этой проблемой. Что, по-вашему, следует сделать?»
Теперь, когда мы выяснили мнение собеседника, пришла пора вернуться к инструментам диагностики. Мы должны вместе подумать, какие из источников влияния вступили в игру. Нам нужно выслушать рекомендации оппонента и вместе с ним изучить глубинные причины произошедшего.
Сделать это совсем не просто. В мотивации один-единственный источник может перевесить все остальные. Бывает, вам не нравится работа, друзья смеются над тем, что вы делаете, семья не поддерживает вас, но вам нужны деньги. Вот ваш мотиватор. Одного источника вполне достаточно.
Отсутствие или наличие возможности действует противоположным образом. Любое препятствие может закрыть путь всему тому, что обеспечивает возможность. Вы знаете, что делать, у вас есть все нужные материалы, но коллега не выполнил свою часть работы. У вас не хватает всего одного элемента, но вы попали в безвыходное положение. Из-за того, что в данном случае один-единственный фактор может противостоять всему тому, что в совокупности дает возможность выполнить задачу, следует очень внимательно изучать все камни преткновения. В противном случае одно мгновение – и вас ждет серьезное разочарование. Как вам, так и вашему оппоненту придется очень постараться, чтобы выявить все существующие и потенциальные преграды.
Сообща определите, что ограничивает возможности
Давайте представим, что собеседник хочет выяснить, что мешает ему выполнить задачу, но не вполне понимает, какие силы ему препятствуют. Вам придется найти первопричину проблемы вместе. Для этого вы должны научиться определять, что воздвигло преграду – личные или социальные факторы или сложившиеся обстоятельства.
Личные факторы
Обнаружить личные причины, препятствующие возникновению возможности сделать свое дело, непросто. Как мы уже писали, люди часто стараются замаскировать свою несостоятельность. Они скорее укажут на другие преграды, чем признаются, что чего-то не умеют, особенно если задача составляет важную часть их работы. Дайте собеседнику почувствовать, что признание личных проблем ему ничем не угрожает. Спокойно спросите, комфортно ли ему на работе, каков уровень его знаний, что он умеет делать. Путь разговор течет свободно.
Социальные факторы
Обсуждать, как окружающие мешают выполнению задачи, обычно проще. Это разговор о поведении других людей, поэтому он несет меньше угрозы. Однако собеседника может беспокоить, что он станет доносчиком. Он может прикрывать своих друзей, возлагая вину на другие обстоятельства. И вновь вы обязаны показать, что говорить с вами об этом безопасно. Ваш тон не должен быть обвинительным. Здесь важны не упреки или возмездие, ваша задача – найти и устранить препятствия.
Фактор обстоятельств
Проще всего обсуждать, какую роль в проблеме играет окружающая среда. Люди с готовностью рассказывают, как компания препятствует их работе, если, конечно, они об этом задумывались. Однако они часто забывают, как обстоятельства и окружающие условия не давали им достичь поставленной цели. Они воспринимают физический мир как данность или то, что невозможно изменить: «Так было, есть и будет всегда». Направьте мысли собеседника в нужное русло. Задавайте вопросы обо всем – от рабочих систем и распорядка дня до политики и правил, принятых в компании.
Еще три момента
По мере развития дискуссии в ходе совместного поиска препятствий не забудьте задать себе три вопроса.
1. Будет ли мой собеседник сталкиваться с этой проблемой и дальше? Нужно не просто устранить препятствия, которые не позволяют ему выполнить задачу, но и сделать так, чтобы проблема не возникала вновь. Придумать одноразовое решение – не лучший вариант. Например, у человека нет необходимых материалов. Позвонить, чтобы материалы подвезли, значит, решить сиюминутную проблему, однако это не даст ответа на вопрос, не возникнет ли эта проблема вновь и по какой причине.
2. Стоят ли такие же проблемы перед другими людьми? Этот вопрос показывает, что решение должно распространяться шире, а не только на собеседника. Например, если он не знает, как выполнять порученную работу, вы вместе придумываете план развития. Понадобится ли он другим сотрудникам, или проблема уникальна для конкретного человека?
3. Все ли истинные причины проблемы определены и устранены раз и навсегда? Конечно, это самый главный вопрос. Например, сотруднику нужно пройти курс обучения работе с данной программой. Почему ему не помог предыдущий курс? У него был плохой учитель? А чем он был плох? Руководители компаний в Японии советуют лидерам задавать вопрос «почему» пять раз. Мы предлагаем расспрашивать до тех пор, пока вы не разберетесь со всеми элементами проблемы раз и навсегда.
Давайте советы в случае необходимости
Наша цель – вместе с собеседником выявить и устранить все преграды, мешающие ему выполнить задачу. При этом не следует слишком упорно стремиться принять то или иное решение или навязать ему свои идеи. Как мы уже писали, люди, связанные с проблемой непосредственно, обычно видят больше препятствий, чем остальные. И все же иногда им нужна помощь. Они не замечают того, что поставило их в тупик. Тогда наша задача – учить и давать советы, указывать на камни преткновения. Короче говоря, нужно заставить человека заметить то, чего он до этого не видел.
Не забывайте о том, что нас окружает
Какие препятствия люди не замечают чаще всего? Как мы уже писали, большинству людей сложно учесть влияние окружающих его условий и обстоятельств. Мир вокруг нас нередко кажется статичным, поэтому мы часто не обращаем внимание на происходящее вокруг. Предоставленные самим себе, мы уподобились бы лягушкам, залезшим в горшок и сварившимся, потому что не учли, что температура воды в нем повышается. Непросто замечать такие тонкие моменты, как организация пространства, доступность инструментов и технологий, субординация, политика и процедуры.
Например, ваш сын-подросток все больше отдаляется от вас. Это может быть обусловлено тем, что он переехал на первый этаж. Теперь вы встречаетесь только около холодильника. Вы на диете, а он нечасто заходит в гостиную, поэтому вы почти не видитесь. Не забывайте: обстоятельства и условия физического мира поддерживают ваши социальные цели. Помогите собеседнику заметить это влияние.
Если проблема заключается в рабочем моменте, то полезно помочь собеседнику определить, какие бюрократические силы мешают ему выполнять свои обязанности. Со временем люди начинают принимать правила, политику и нормы, которые на них постоянно воздействуют, как данность. Они считают их чем-то вроде законов природы. И перестают замечать.
Обратите внимание на эти условия. Сыграйте роль несведущего профана. Спрашивайте: «Почему мы не можем этого сделать?» Если какие-то правила уже утратили свое значение, постарайтесь от них избавиться. Если правило ограничивает ваши возможности, получите разрешение нарушить его. Каждый раз, когда придумывается новое корпоративное правило, можно не сомневаться, что это ответ на чей-то неудачный выбор. А теперь даже плохой выбор не позволят сделать никому: «Слушайте, ребята. Роберта вчера нарушила закон, поэтому мы все отправимся в тюрьму».
Не забывайте, что правила и инструкции не решают всего и многие из них можно отменить.
Если вы действительно хотите помочь собеседнику найти скрытые препятствия, объявите войну бумажной работе. Считайте, что от формализма следует избавляться. Проверьте, например, почему нельзя обойтись без семи подписей, которые сегодня необходимы, чтобы люди могли начать работать.
Одна компания сократила время реагирования в два раза, выявив у себя подобную политику. Ее сотрудники не могли начать работать с клиентом, не получив на определенном документе подписи семи человек. Всеобщему освобождению способствовало решение, что санкционировать начало работы теперь должны только три человека, остальных четырех можно лишь уведомить постфактум. Позволив работникам действовать после получения подписей всего трех руководителей и последующей отправки сообщения остальным четырем, они потрясли свой мир.
Обязательно предоставьте людям легкий доступ к информации, которая необходима им, чтобы сделать правильный выбор. Из всей огромной массы данных нужная часть должна попадать к нужным людям в нужное время. Например, не стоит возмущаться тем, что ваша дочь не соблюдает режим, прописанный ей как диабетику, если она лишена доступа к определенной информации (об уровне сахара в крови и последствиях его повышения), которая должна способствовать правильному поведению. Можно убеждать и умолять ее, а можно показать ей цифры и графики.
Вот еще один полезный инструмент. Для того чтобы определить все источники влияния, спросите: «Будь вы руководителем, как бы вы решали эту проблему?» Человек чувствует себя свободнее, когда ему предлагают примерить на себя руководящую роль. Представив себе, что его сфера влияния стала шире, он начнет искать пути устранения любых препятствий, навязанных компанией.
Словом, ищите разнообразные скрытые силы и не отступайте, пока не убедитесь, что все препятствия устранены.
Проверьте обе стороны
Представьте себе, что серьезный разговор об ответственности подходит к концу. Вы упорно пытались выяснить, по каким причинам собеседник не может выполнить поручение, но так ничего и не добились. Может быть, у него все еще недостаточно мотивации? Разве такое возможно? Чаще всего к такому выводу приходят, если сразу после описания проблемы человек говорит, что не смог выполнить задачу. Люди указывают на отсутствие возможности из-за того, что это в меньшей степени угрожает им, даже если дело в конфликте приоритетов.
Читать бесплатно другие книги:
