Увидеть решение. Визуальные методы управления бизнесом Сиббет Дэвид
Национальный парк ПРЕсИДИО
Встречи по выработке видения парка Пресидио носили непростой характер. Его удобное расположение на северной оконечности полуострова Сан-Франциско привлекало множество заинтересованных сторон, в том числе и городские власти, обладавшие значительным влиянием. (Кстати, на фотографии вы видите настоящую дорожную карту.)
Преобразование военной базы в национальный парк
В 1988 г. военная база «Пресидио» Шестой армии США в районе Сан-Франциско была включена конгрессом в список баз, подлежащих закрытию. В законе о создании национальной зоны отдыха «Золотые ворота» было предусмотрено, что в случае закрытия военной базы ее территория должна отойти национальному парку. Таким образом, его руководство внезапно столкнулось с необходимостью осуществить крупнейший проект за всю историю существования парка. Поскольку парк «Золотые ворота» был нетрадиционной формой городского парка / природного заповедника в системе национальных парков, он привлек руководителей из новой области экспериментальных городских парков. Брайан О’Нил раньше работал в Управлении по сохранению природного наследия и организации отдыха. Он имел опыт инноваций, поддерживал партнерский подход к развитию и был знаком с практикой визуализации, поскольку принимал активное участие в создании Центра искусств Хедлендс. Поэтому рекомендовал Роджеру Брауну, директору по планированию в Службе национальных парков, использовать визуальный подход The Grove.
В Службе национальных парков процесс планирования предусматривал в качестве первого шага консультации с общественностью. Поэтому в 1990 г. было запланировано шесть встреч по выработке видения будущего территории базы. Надо сказать, что в Сан-Франциско такие встречи являются непростым делом. База могла стать яблоком раздора. Ее удобное расположение на северной оконечности полуострова привлекало пешеходов, владельцев собак, виндсерферов, велосипедистов, любителей военной истории, любителей пляжного отдыха, состоятельных жителей близлежащих районов, муниципальные власти и саму Службу национальных парков. Что произойдет после вывода военной полиции? Сможет ли Служба национальных парков содержать эту территорию (бюджет которой будет в три раза выше, чем национального парка Йеллоустон)? Как восстановить 250 исторических зданий?
Чтобы понять, что требуется от The Grove, нам нужно было осмыслить проект в контексте общего процесса планирования. Нам объяснили цель: обновление Генерального плана Службы национальных парков. «Но вдруг на встречу придет человек, желающий обсудить судьбу конкретного здания?» – спросили мы. «Мы не сможем этого сделать, пока не будут внесены поправки в план», – сказали они. Людям нужно объяснять весь процесс, а не только ту часть, что связана с планированием. Из этого понимания выросла большая дорожная карта.
Карта процесса преобразования «Пресидио» в национальный парк
Диаграмма иллюстрирует 5 процессов планирования. Желтыми кружками обозначены встречи с общественностью. Голубым цветом – процесс планирования Службы национальных парков (СНП). Зеленым – запуск деятельности национального парка. Сиреневым – совместный процесс СНП и Армии США, коричневым – процесс закрытия военной базы. Внизу – шаги, которые должны были предпринять власти Сан-Франциско.
Итоги
В итоге конгресс принял решение о создании независимого агентства Presidio Trust, которое подчинялось Министерству внутренних дел. В обмен на финансовую независимость конгресс потребовал, чтобы к 2013 г. парк перешел на полную самоокупаемость. Решение подчеркивает, что концептуальные дорожные карты полезны в основном при начале крупных проектов для достижения консенсуса и координации усилий, но обязательно нуждаются в обновлении по ходу реализации.
Достижение консенсуса через выработку единой дорожной карты
Помимо того, что дорожная карта должна была отражать ход реализации проекта по преобразованию военной базы в парк, было решено, что она должна отражать и остальные процессы планирования, проходившие параллельно! Предварительную версию дорожной карты распространили среди всех пяти команд. Каждая команда впервые увидела полную картину всех процессов, сведенную воедино. В итоге все согласились с ее содержанием и особым акцентом, сделанным на встречах с общественностью (обозначены на карте желтыми кружками).
Эта версия дорожной карты была распечатана на листах бумаги размером примерно 1,2 на 7,3 м и использовалась на всех встречах с общественностью. Представителю Службы национальных парков требовалось всего 10 минут, чтобы провести краткий обзор процесса и ответить на вопросы. Карта в буквальном смысле творила чудеса. Все видели, как был организован процесс, знали, чему посвящена конкретная встреча, и могли решить, в каких встречах нужно принять участие.
Как вы видите, отдельные процессы представлены на карте в виде полос или «плавательных дорожек», графически отражающих характер каждого процесса. Процесс планирования Службы национальных парков был более открытым и гибким, поэтому показан волнообразными голубыми стрелками. Процесс по запуску деятельности парка постепенно должен был набирать силу и развиваться по нескольким направлениям, разветвляясь, как дерево (поэтому выбрали для него зеленый цвет). Процесс закрытия военной базы, осуществлявшийся военными, был строго регламентированным и формальным, поэтому для него использованы прямые стрелки. Ширина каждой полосы отражала количество усилий, требуемых на каждом этапе.
Визуальный план запуска проекта
Проектной команде Otis Spunkmeyer, ответственной за реализацию технологического проекта, требовалось сообщить сотрудникам о преимуществах (указаны на правой части карты), этапах и ключевых вехах проекта (записаны в кружках). Графические образы были позаимствованы из ранее разработанной картины видения компании: грузовик, везущий печенье Otis, запускает космический корабль, который создает возможности для глобальной коммуникации. Использование этой метафоры и образов в нескольких визуальных плакатах стало началом создания визуального языка компании, который в дальнейшем мог быть использован для поддержания фокуса в крупных проектах.
Технические дорожные карты
После крупномасштабных процессов планирования в 2006–2007 гг., широко применявших методы визуализации, группа информационных технологий Otis Spunkmeyer, которая собиралась начать внедрение корпоративной системы сбора и обработки данных, решила использовать визуальную карту, чтобы скоординировать усилия проектной команды и проинформировать всех сотрудников о процессе и ожидаемых выгодах. Вы видите, что у них получилось. Карта была создана за один день на семинаре с участием профильных специалистов и руководителей проектной команды, которые неделями работали над техническими задачами. Встреча позволила абстрагироваться от деталей и взглянуть на ситуацию с точки зрения рядового сотрудника, которому нужно увидеть общую картину и услышать убедительную историю. Графика дала возможность наглядно представить ключевые этапы процесса и сделать акцент на преимуществах.
Затем проектная команда разработала первоначальную графическую версию дорожной карты и начала процесс ее доработки на основе полученной обратной связи. Все понимали, что обнародование карты обяжет строго придерживаться графика. Руководители проекта стремились именно к этому.
Использование номеров для обозначения версий метафорически связывает этот процесс с разработкой программного обеспечения. Сегодня это распространенная практика, и большинство понимает, что версия 1.0 должна быть усовершенствована с учетом обратной связи.
Дорожная карта и видение Sutter Health
Это подробная дорожная карта была напечатана на больших листах бумаги и использована как ключевой компонент на симпозиуме «Пункт назначения – 2012», собравшем 2000 менеджеров организации. О ней шла речь в приветствии генерального директора, она была вывешена на информационных стойках. Карта сочетает четкое видение (справа) с метафорой в виде моста в будущее (слева).
Большая дорожная карта помогает донести ключевые послания
Руководители некоммерческой медицинской организации Sutter Health хотели создать приверженность в отношении нового видения и стратегии его реализации. В ходе создания карты историй появилась эта дорожная карта. В Sutter Health работает 45 000 человек. Чтобы донести ключевые послания до всех, требуется нечто, что выделяется из привычного потока коммуникации. Эта фреска привлекла внимание. Отдельные ее элементы были использованы при презентации стратегии на симпозиуме менеджмента «Пункт назначения – 2012». Организаторы мероприятия даже соорудили большой деревянный «мост в будущее» у входа в здание, где проводился симпозиум, что позволило вдохнуть жизнь в метафору.
Обновление дорожной карты
В конце главы приведена большая дорожная карта, которая используется для организации ежегодного процесса стратегического планирования в консорциуме RE-AMP, объединяющем десятки некоммерческих организаций и фондов Среднего Запада. Цель консорциума – устранение источников загрязнения окружающей среды. Эта дорожная карта создана в Adobe Illustrator и обновляется в конце года, чтобы отразить проделанную работу. Обратите внимание, что круги используются для обозначения совещаний, иконки компьютеров – для веб-конференций, а цветные полосы – для различных рабочих групп.
Дорожная карта RE-AMP
Фактически это доклад о проделанной в 2005 г. работе. Круги обозначают совещания. Компьютеры – веб-конференции. Цветные полосы – рабочие группы. Документы распространяются среди всех участников. Две длинные вертикальные полосы в середине обозначают две совместные координационные встречи рабочих групп.
12. Графические карты историй
Соединение плана с культурой
Графические карты историй – шестой набор инструментов руководителя визуализатора. В The Grove мы называем картами историй (storymaps) большие фрески, предназначенные помочь лидерам рассказать убедительные истории о новых стратегических направлениях. Карты историй используют текст и графические образы, чтобы не только наглядно представить стратегический план, но и связать его с культурой и ценностями организации. В главе 1 мы рассмотрели классический пример такой карты – «Путешествие к качеству в HealthEast». В предыдущей главе было приведено еще несколько примеров. Все они объясняют, как лидеры могут использовать этот инструмент, чтобы донести свои послания до сотрудников.
Здесь вы видите карту историй, созданную некоммерческой организацией Лига хранителей секвой. Это группа энтузиастов поставила целью сохранение реликтовых секвойных лесов. Карта разработана в рамках координационного процесса между правлением и консультативными комитетами. Секвойя – символ, отражающий смысл существования этой организации и ее дух. Таким образом, использование метафоры леса для отображения руководящих принципов организации и программ произвело искомый эффект. Отличный пример метафоры в действии.
Интеграция слов и графики на больших фресках
Практика использования графических фресок для отображения больших объемов информации уходит корнями в историю – вспомните о витражах в средневековых соборах. Однако тесная интеграция текста и графики на фресках – относительно недавнее явление. Среди основоположников подхода можно назвать шведскую компанию Celeme. В 1980-х гг. она разработала по заказу Volvo учебный плакат, чтобы ознакомить продавцов с новой моделью автомобиля. На плакате был изображен новый автомобиль с расположенными вокруг деталями, как на инструкции по сбору моделей. Но, в отличие от инструкций, на плакате не было названий деталей. Этикетки с названиями были по краям плаката. Продавцам дали задание соотнести детали с названиями, и они быстро изучили новый автомобиль! В этом процессе не преподаватель предоставлял информацию, а сами обучающиеся при помощи фасилитатора получали необходимые знания в ходе интерактивной работы. Такой подход называют исследовательским обучением. Термин «обучающие карты» очень популярен в Соединенных Штатах и в 1990 г. был зарегистрирован организацией Root Learning, которая использует обучающие карты для консультирования компаний в таких областях, как отношения с клиентами, рыночные факторы и даже способы зарабатывания денег.
The Grove одной из первых осознала, что такая визуализация может помочь лидерам донести до сотрудников ключевые послания. Благодаря использованию методов «визуального» совещания для разработки графических версий таких посланий процесс создания карт историй позволяет достичь высокой вовлеченности, согласованности и приверженности новым идеям. Давайте рассмотрим еще два примера.
Обучающие карты в National Semiconductor
В процессе преобразования компании National Semiconductor в начале 1990-х гг. руководству требовалось донести новое видение и стратегии до тысяч сотрудников. Для этого была создана большая карта историй. Сотрудникам предлагалось соотнести отдельные сегменты видения с центральными образами на карте. Такое исследовательское обучение – один из способов использования больших инфографических фресок.
Обучение новых сотрудников в компании Visa
В начале 1980-х гг. компания Visa решила познакомить новых сотрудников с ее необычной историей. Из мелкого оператора Diners Card, основанного в 1950-х гг., она превратилась в международную компанию стоимостью много миллиардов долларов. Однако до сих пор история ее роста и успеха была зафиксирована разве что в графиках прибыли и финансовой отчетности, пылившихся в архивах. Компания хотела, чтобы люди, которые участвовали в ее становлении, рассказали об этом поколению молодых сотрудников, которые будут строить ее будущее.
Процесс создания карты историй начался с того, что руководство составило список тех, кто хорошо был знаком с историей компании. В эту группу вошли бывшие сотрудники и топ-менеджеры, а также несколько новых руководителей. На первой встрече во всю стену совещательной комнаты висел чистый лист бумаги, на котором предстояло рассказать историю компании. Она должна была включать информацию о развитии ИТ-инфраструктуры, международных отделениях, продуктах, маркетинговых кампаниях, конкурентах и внешних событиях. Консультант Рэнни Райли, сотрудничающий с The Grove, предварительно поговорил с руководителями, которые не смогли присутствовать на первой встрече, и проинформировал The Grove о том, что нужно включить в карту. На встрече был разработан предварительный вариант, который разослали топ-менеджерам компании для получения обратной связи. Всего было разработано около полудюжины вариантов карты, окончательную версию которой вы видите на этой странице.
Visa напечатала карту в виде плаката 1,2 7,3 м и использовала как базовое пособие для обучения. Руководители могли приходить на такие встречи и почти без подготовки рассказывать захватывающие истории из жизни компании. Все факты, которым могли понадобиться, имелись на карте. Новые сотрудники получали уменьшенную копию карты историй. Кроме того, копии оригинального варианта карты были вставлены в рамку и преподнесены в качестве подарка всем банкам и партнерам Visa. Карта историй оказалась настолько успешной, что впоследствии Visa обновляла ее два раза. На следующей странице приведена последняя версия карты.
История VISA
С 1970-х гг. Visa, опираясь на сотрудничество с сетью небольших банков, успешно конкурировала с MasterCard. Основатель и генеральный директор компании Ди Хок строил ее деятельность, опираясь на принцип, названный им «chaordic». Этот термин объединял два понятия: хаос (chaos) и порядок (order). В 1994 г. руководители Visa создали эту графическую фреску, чтобы знакомить новых сотрудников с историей компании. Карта организует информацию по восьми направлениям деятельности, для каждого из которых используется свой способ отображения. Эволюция систем обработки транзакций и открытие зарубежных отделений показаны под шкалой времени. Разработка новых продуктов проиллюстрирована изображениями пластиковых карточек. Организационные усилия обозначены стрелками. Маркетинговые кампании – кружками. Внешние факторы перечислены в верхней части.
Visa обновляет графическую историю
В 2008 г. Visa решила обновить свою графическую историю, создав ее расширенную версию. Новая версия была создана в Adobe Illustrator. Вы можете сравнить нарисованный от руки первоначальный вариант и более формальную версию, изображенную выше. Новая версия карты служила той же цели, что и исходная карта. В таких визуальных продуктах внешний вид и производимое впечатление играют столь же важную роль, как и содержание. Они должны резонировать «с чувствительными струнами души» людей, которые их используют.
Соединение с культурой как залог успеха
Сами по себе факты из жизни организации мало что значат. Так, карты историй Лиги хранителей секвой или компании Visa вряд ли произвели на вас сильное впечатление, если вы не имеете отношения к этим организациям и не испытываете интереса к их деятельности. Факты оживают тогда, когда люди наполняют их смыслом. Лидеры должны активно использовать истории и продвигать те из них, которые поддерживают текущие стратегии.
Если вы хотите, чтобы каждый руководитель рассказывал историю на каждой встрече с новыми сотрудниками, каждой выездной встрече или веб-конференции, вам нужен будет штат сотрудников, которые будут писать речи для ваших руководителей. Но можно пойти другим путем. Графическая история, которая сводит воедино все ключевые вехи жизни организации и связывает их с символами и ценностями организационной культуры, – находка для ваших руководителей. Этот подход на протяжении многих лет успешно используется многими организациями.
Встреча руководителей Йосемитского парка
Дон Нойбахер из Йосемитского национального парка собрал непосредственных подчиненных на двухдневный семинар для совместной разработки видения и определения приоритетов на ближайшие пять лет. Все были согласны с общей миссией парка и долгосрочным генеральным планом, но краткосрочные приоритеты были неясны. Спрос на посещение парка стремительно рос, ресурсы сокращались. Чтобы понять, в каком направлении двигаться, Дон решил задействовать коллективный интеллект. На снимке вы видите, как команда руководителей изучает возможные графические метафоры, с помощью которых можно построить карту стратегического видения. Эта карта была создана на встречах с управленческим персоналом арка (полная версия карты ниже).
Йосемитский национальный парк определяет приоритеты
Дон Нойбахер – пример руководителя-визуализатора, который понимает всю важность достижения консенсуса в отношении приоритетов. Дон – суперинтендант Йосемитского национального парка, одной из жемчужин в Системе национальных парков США. Он пришел из национального парка «Пойнт-Рейес», а до этого работал специалистом по планированию в «Пресидио», где и познакомился с визуализационным подходом.
Организационная культура Йосемитского парка, как и многих других национальных парков, имеет черты армейской культуры. Здесь ценятся иерархия и дисциплина. Но Дон относился к поколению молодых, ориентированных на сотрудничество лидеров. Он хотел, чтобы руководители служб хорошо понимали ключевые приоритеты, а не просто подчинялись приказам. Чтобы обеспечить необходимое понимание и приверженность, Дон решил прибегнуть к созданию карты стратегического видения.
Все началось с группы его непосредственных подчиненных, восьми менеджеров, руководивших основными службами парка. На протяжении двух дней они обсуждали историю Йосемитского парка, текущее положение дел, внешний контекст, насущные проблемы и возможное будущее. Как и у всех национальных парков, здесь были генеральный план и заявление о миссии, но эти документы не подлежали обсуждению. Гораздо важнее было выработать приоритеты на ближайшие пять лет в условиях растущего спроса со стороны населения. Йосемитский парк принимал 4 млн посетителей в год и, несмотря на размеры, достиг предела пропускной способности.
«Визуальное» совещание с группой руководителей
Дон Нойбахер собрал три десятка функциональных руководителей, чтобы выслушать их отзывы и предложения по стратегическому видению парка Йосемити и пятилетнему плану. На фотографии Дон информирует руководителей о том, как будет проходить процесс обсуждения видения и разработки детальных планов. К концу встречи карта была покрыта стикерами. Обсудили шесть версий карты, пока не было достигнуто всеобщее согласие.
Задача: вовлеченность и консенсус
На двух последующих встречах с участием всего управленческого персонала была создана графическая карта стратегического видения. И текст, и графика стали предметом интенсивных дискуссий. Каждый менеджер предлагал свой вариант ключевых графических образов и символов. В конце концов было решено использовать не фотографию, а коллаж, показывающий различные экосистемы парка, особое внимание уделяя знаменитой Йосемитской долине, включенной в Список всемирного наследия ЮНЕСКО. Менеджеры настолько ответственно подошли к составлению карты, что настояли на том, чтобы секвойя «Гигантский гризли», изображенная в правой части карты, соответствовала по высоте гранитному пику Эль-Капитан, изображенному слева. Это отражало одинаковый интерес сотрудников парка как к «харизматичному граниту», так и к мегафауне.
Конкретные планы действий
Чтобы подкрепить картину конкретным делом, функциональные руководители обязались разработать планы действий для каждой из приоритетных областей. С этой целью они использовали совместно разработанный шаблон. Под руководством директора по внутренним коммуникациям Тома Медема позже была создана печатная и цифровая версии визуального плана со множеством дополнительных изображений и фотографий. Эти усилия привлекли к ним внимание Системы национальных парков и укрепили репутацию Йосемити как лидера инноваций.
Процесс занял около шести месяцев. И теперь у парка есть карта, которая отражает его стратегическое видение, ценности, проблемы и ключевые приоритеты. Фактически эта карта иллюстрирует то, как парк выполняет свою миссию: служить источником вдохновения для мира через управление Йосемити.
Впоследствии аналогичный подход был использован для планирования, затрагивающего реки Туолумне и Мерсед, протекающие по территории парка. Были выработаны альтернативные варианты, которые также были и подвергнуты обсуждению. В такой сфере, как планирование природных ресурсов, методы «визуальных» совещаний служат надежным инструментарием.
Карта стратегического видения Йосемитского парка
Это окончательный вариант, утвержденный тремя десятками руководителей Йосемитского национального парка.
Процесс Storymapping
Перед вами карта историй о том, как работать с картами историй. Большая синяя стрелка отражает процесс движения от идеи к действиям. Спираль – процесс работы с картой, который начинается с формирования послания, затем следует концептуальный и окончательный дизайн и, наконец, процесс поддержки коммуникации. Преимущества работы с картой перечислены справа. Подэтапы указаны в виде маркированных списков на спирали. В кружках приведены фразы, которые можно услышать в процессе работы с картой.
Процесс создания карты историй
Если хотите использовать процесс создания карты историй – в The Grove мы называем эту методологию Storymapping – в вашей организации, вот краткое описание основных шагов.
1. Формирование послания. Вместе с управленческой командой вам следует четко определить, что именно вы хотите сообщить, какой аудитории и кого хотели бы привлечь к процессу создания карты. Затем следует разработать согласованную графическую историю. Возможно, вы завершили процесс планирования и вам нужно сообщить организации о новом видении и стратегии. Или вы хотите наладить коммуникацию: рассказать о вашей истории, нуждах клиентов, рыночных факторах или бизнес-модели.
2. Концептуальный и окончательный дизайн. После того как определитесь с посланием, необходимо найти правильную графическую метафору и придумать общий дизайн карты. При этом желательно вовлечь в процесс ключевые заинтересованные стороны. Работа с графическими образами поощряет думать об организации как о целостной системе и о том, на каких аспектах организационной культуры следует сделать акцент. Именно так поступил HealthEast при создании карты «Путешествие к качеству» и Йосемитский национальный парк при разработке карты стратегического видения.
На этом этапе стоит обратиться за помощью к дизайнерам, которые знают, как наладить совместный творческий процесс. Как правило, они работают с подгруппой, ответственной за дизайн карты. В National Semiconductor было решено использовать метафору из «Звездного пути». В Лиге хранителей секвой это был секвойный лес, в HealthEast – образ медсестры. Дизайнеры могут предложить несколько эскизов и будут работать вместе с вашей командой над поиском нужного образа. Вы также должны решить, хотите ли вы, чтобы карта была создана на компьютере или нарисована от руки. (Первый вариант может казаться более серьезным и авторитетным; второй лучше стимулирует интерактивную работу.)
После того как концепция будет одобрена, необходимо разработать первую версию карты, наполнив ее содержанием. На этом этапе процесс зависит от цели создания карты. Если цель – выработка согласованного видения, то чем больше обзоров, тем лучше. После того как разработан общий дизайн, процесс доработки содержания, внесения изменений в детали или внутреннее оформление карты может быть долгим. Чем больше людей приложит руку к созданию карты, тем лучше она выполнит свою задачу.
Когда содержание и дизайн будут полностью согласованы, разработайте окончательный вариант карты.
3. Процесс внедрения. Графические фрески часто используются в целевых коммуникационных кампаниях, которые иногда называют внедрением. Этот процесс может включать обзор карты в подразделениях с получением обратной связи (что в карте работает, а что можно улучшить). Иногда «внедрение» карты происходит на ежегодном собрании и предназначено поддержать презентацию нового видения и стратегии. Вариантов множество. Как правило, вокруг карты выстраивается коммуникативный процесс. Многие организации создают сборник дополнительных материалов, в котором карта объясняется более подробно и иллюстрируется конкретными примерами. Иногда снимаются видеоролики, рассказывающие отраженную в карте историю. Кроме того, такие карты часто публикуются в Интернете и снабжаются ссылками на дополнительную информацию.
Поддержание такого коммуникативного процесса имеет важнейшее значение. Если рассматривать карту историй как программу организационного мышления, то первая версия карты – это версия 1.0, требующая дальнейшей доработки. Если на следующий год вы опубликуете версию 2.0, которая отражает произошедшие изменения и предложения, вы можете дать начало интерактивному диалогу о видении, направлении и ценностях. Это медленный и глубокий процесс, оказывающий влияние на всю организацию.
Эволюция карты историй
На этих диаграммах вы видите три версии карты, созданные центром публичной политики одной крупной корпорации. Задача карты – показать потоки информации.
На следующей странице приведены две карты модели видения, разработанные в National Semiconductor (NSC) во время смены стратегического курса под руководством генерального директора Джила Амелио. За четыре года исходная версия карты прошла множество обзоров.
Эта модель видения получила 95 % голосов сотрудников. В команду изменений входил директор по внутренним коммуникациям Марк Левин, который дополнил графическую историю статьями, видеоматериалами и конкретными примерами. Другие члены команды изменений овладели методами визуальной работы и использовали их на сессиях по стратегическому планированию. Впоследствии примеру NSC последовали многие фирмы из сферы высоких технологий.
Модель видения National Semiconductor
В начале 1990-х во время смены стратегического курса управленческая команда NSC широко использовала карту модели видения.
13. Видео и виртуальная визуализация
Мобильное видео, планшеты, анимация и панорамные дисплеи
Седьмой набор инструментов руководителей-визуализаторов – это широчайший диапазон средств, предназначенных для онлайн-коммуникации. Задача этой главы – дать вам общее представление об имеющихся возможностях и помочь определить, какие средства использовать в различных ситуациях. Начнем с видео, затем рассмотрим использование визуализации на виртуальных встречах, создание анимационных видео при помощи «белых досок» и возможности панорамного отображения в виртуальной среде. Вы как лидер можете внедрить эти инструменты в своей организации. Но прежде давайте посмотрим, на что способны современные средства коммуникации.
ВЗРЫВНОЙ РОСТ TEDx
Конференции TED проводятся по всему миру в формате региональных конференций TEDx. Посмотрите, сколько таких мероприятий проведено всего за один месяц!
Видео: образование и обмен информацией
Повышение доступности инструментов, позволяющих создавать короткие дешевые видеоматериалы, трансформирует такие сферы, как образование и обмен информацией. Как они могут быть использованы в организационной среде, можно увидеть на примере TEDx. Внимательно посмотрите на карту на дисплее смартфона (справа). Точки – это конференции TEDx, которые были проведены в течение одного месяца по всему миру. Модель TEDx стремительно развивается, поэтому можно предположить, что регулярное использование видео для управленческой коммуникации не за горами.
Первая конференция TED была организована в 1984 г. Солом Вурманом для своих друзей, работающих в сфере технологии, развлечений и дизайна (отсюда происходит название TED – Technology, Entertainment & Design). Мероприятие прошло успешно и вскоре превратилось в любимое модное событие в этих профессиональных сообществах. Несмотря на то что участие в конференции было дорого, оно того стоило. Организаторы разработали формат 18-минутного выступления и ежегодно приглашали 50 человек, чтобы прочитать лекции на «тему года». Благодаря качеству выступлений популярность конференций TED выросла настолько, что они начали транслироваться за пределы Монтерея, Калифорния, по спутниковой связи. В 2001 г. Крис Андерсон, издатель журнала Business 2.0, приобрел права на проведение конференций TED через свой некоммерческий фонд и вывел их на совершенно новый уровень. Новой миссией TED стало распространение идей, и лекции размещались в Сети в свободном доступе. В 2009 г. TED начала выдавать лицензии региональным организациям, желающим проводить мероприятия аналогичного формата. Эти конференции называются TEDx, и, согласно условиям, все выступления должны записываться на видео и размещаться в Интернете.
TEDx В САНТА-КРУЗ
Это изображение темы конференции TEDx в Санта-Крузе, состоявшейся в сентябре 2012 г., которая была посвящена исследованию концепции «Открытости» в технологиях, коммуникации, знаниях и организациях, а ее центральной метафорой стала самоорганизующаяся природа Всемирной паутины. Считают, что если дать системам свободу и возможность саморегулирования, то они будут процветать. Но существует и множество контраргументов, поскольку даже природа не всегда восстанавливается после больших катастроф.
Видео для поддержки интерактивного взаимодействия
Когда бывший профессор Дэвид Уоррен, специалист по визуальной коммуникации, познакомился с мероприятиями TEDx, он нашел этот формат «самым потрясающим» из всех, с которыми когда-либо сталкивался. И решил организовать такие же мероприятия в своем городе Санта-Круз. Первая конференция TEDx состоялась в 2011 г., и, к удивлению Дэвида, все места в зале на 300 человек были распроданы заранее. В следующем году конференция собрала 350 участников, так что пришлось арендовать более просторное помещение.
Но лишь бесплатная трансляция конференций в реальном времени через Livestream является одной из причин взрывного роста популярности TEDx. TED обеспечивает региональных организаторов хорошо проработанными инструкциями по запуску и проведению мероприятий. Дэвид говорит, что в основную команду, которая в течение года занимается организацией мероприятия, входят 4 человека и еще 10 человек им помогают. Для проведения конференции привлекается 50 добровольных помощников. Хотя видео – относительно пассивный способ получения информации, конференциям TEDx и TED удается создать атмосферу высокой вовлеченности и сформировать неравнодушное и активное сообщество. Конференции создают интерактивную среду, а выложенные в свободный доступ видеоматериалы дают возможности для непрерывной обратной связи и комментариев.
Визуальное конспектирование на TED
В 2008 г. Autodesk, Perceptive Pixel и The Grove объединили усилия, чтобы законспектировать все прочитанные на TED доклады на демонстрационном стенде Big Viz. Мы использовали приложение для графического конспектирования Book Pro, разработанное Autodesk, и большой сенсорный экран, запрограммированный Perceptive Pixel специально для этого мероприятия. Законченные рисунки прикреплялись к заранее нарисованным портретам докладчиков (см. фотографию выше). При нажатии на портрет в левом нижнем углу выводились копии всех рисунков, связанных с этим докладом. Такие экраны станут доступны для организаций в ближайшие 10 лет, так же как и видеоконференц-залы, которые используются сегодня только крупными организациями.
Большая визуализация на TED
В 2008 г. TED впервые использовала большой сенсорный экран. Программное обеспечение было предоставлено компанией Autodesk, а экран – компанией Perceptive Pixel, специализирующейся на производстве больших сенсорных экранов, которые используются для отображения данных голосования и другой интерактивной графики. Все 50 презентаций, сделанных на центральной конференции TED в течение трех дней, были графически законспектированы на планшетах Wacom (примерно 16 рисунков на каждый доклад). Этот эффектный трюк давал наглядное представление о манере коммуникации каждого докладчика, а также позволял определить, какой способ визуализации был оптимальным в том или ином случае.
1. Простые изображения на слайдах. Преобладали простые слайдовые презентации, поддерживающие рассказывание историй. (Чтобы узнать о том, как это сделать, прочитайте книгу Нэнси Дуарте «slide: ology. Искусство создания выдающихся презентаций». Ее фирма разрабатывает презентации для Apple.)
2. Демонстрационное видео. Когда докладчик описывал эксперимент или хотел показать действие какого-либо феномена, он прибегал к помощи видеоматериалов. Поэтому во многих докладах использовали демонстрационные видеоролики.
3. Флипчарты. Некоторые докладчики делали два-три рисунка на флипчарте (это любители черных маркеров). Как правило, это были простые ментальные модели.
4. Компьютерное моделирование. Популярный пример – презентация Ханса Рослинга с визуализацией данных, отражающих изменение уровня жизни в разных странах на протяжении длительного периода времени. Он проиллюстрировал уровень жизни в виде расширяющихся и перемещающихся кругов на огромной оси координат.
5. Чистое повествование. Некоторые создавали живые визуальные образы посредством умелого повествования. Люди по-прежнему любят слушать увлекательные истории.
6. Карты и диаграммы. Многие использовали форматы из клавиатуры Group Graphics, чтобы наглядно представить информацию и помочь аудитории выявить взаимосвязи.
На мой взгляд, TED не хватает крупномасштабной, панорамной визуализации наподобие той, которая описывается в этой книге. Хотя TED – действительно инновационный феномен, конференция пока еще работает в вещательной модальности и не использует весь потенциал настоящего сотворческого процесса, который обеспечивает визуализация.
YOUTUBE
YouTube, предлагающий бесплатное размещение видео в Интернете, – еще одно свидетельство видеореволюции. По данным Google, в середине 2012 г. на YouTube каждую секунду загружался один час видео! Такая скорость загрузки эквивалентна 60 часам видео в минуту, или 86 400 часам видео в день! Если вы хотите больше узнать о графическом конспектировании или графической фасилитации, на этом сайте вы найдете массу примеров. Например, ролик с конференции World Caf в Бильбао, Испания, где объясняется, как в технологии World Caf используется графическая запись. На использование визуализации разработчиков технологии вдохновила The Grove, когда Томи Нагай-Роте законспектировал одно из первых собраний в стиле World Caf дома у Хуаниты Браун.
Видео становится ключевым средством обучения
Салман Хан – еще один руководитель-визуализатор, способствующий трансформации интернет-образования при помощи недорогих видео, созданных из его рисунков. Салман – бывший управляющий хедж-фондом, однажды решивший подтянуть своего младшего брата по математике при помощи самодельного видео. Так появилась Академия Хана, которая сейчас предлагает более 3400 обучающих видео, размещенных в свободном доступе в Интернете. Академия предлагает уроки по всем предметам. Как написал Time в онлайн-статье, управление некоммерческой академией стало новым местом работы Хана, и он планирует ее дальнейшее расширение за счет добавления новых предметов, увеличения числа преподавателей (до сих пор видео озвучивались самим Ханом) и перевода учебных материалов на основные языки мира.
Вот отрывок из статьи Энни Пол в Time, опубликованной в ноябре 2012 г.:
Революция, олицетворяемая Академией Хана, прошла в основном незамеченной. Доступность знаний, предлагаемых надежными источниками и представленных в удобной для понимания форме, открывает двери в золотую эру самообразования. Не только Академия Хана, но и ведущие национальные колледжи и университеты сегодня предлагают обучение онлайн. МТИ разместил в свободном доступе более 2000 своих курсов. Такие элитные учебные заведения, как Гарвард, Йель, Калифорнийский университет в Беркли, Университеты Джонса Хопкинса и КарнегиМеллон, также предлагают бесплатное онлайн-образование. Когда в августе 2012 года Стэнфордский университет объявил об открытии онлайн-курса по искусственному интеллекту, всего за несколько дней на него записалось более 70 000 человек. Профессора, читающие этот курс, говорят, что их вдохновил пример Салмана Хана. Учебное видео самой академии вышло далеко за рамки школьной программы математики и теперь охватывает высшую математику, биологию и химию на университетском уровне.
Деятельность Академии Хана послужила источником вдохновения и для Дэвида Уоррена, организатора конференций TEDx в Санта-Крузе. Разумеется, такое стало возможным благодаря Интернету, но не менее важную роль играют визуализация и видео. Как скоро это станет стандартом? Судя по выставочным стендам на конференции ASTD в Денвере, бизнес-образование уверенно движется в этом направлении. На YouTube есть масса видеороликов с практическими советами и инструкциями почти в любой области. Сегодня эту практику перенимают организации. HR-cпециалисты рекомендуют руководству использовать видео для обучения персонала. Сделать это совсем несложно. Чтобы поделиться знаниями, нужно взять ручку и лист бумаги, снять цифровое видео и выложить его в онлайн!
Академия Хана
Академия Хана предлагает в бесплатном доступе онлайн 3400 видеоуроков наподобие того, что показан на снимке, где Салман Хан демонстрирует, как рисовать бинарное дерево. У Салмана четыре ученые степени, полученные в Массачусетском технологическом институте и Гарвардском университете. У него был высший балл по математике по тесту SAT. Несколько лет назад он оставил работу в хедж-фонде и занялся созданием образовательных онлайн-программ по математике и естественным наукам, используя компьютер, графические планшеты и цифровое видео. Его видеоуроки на сайте Академии Хана насчитывают более 85 млн просмотров и привели к переосмыслению подходов к онлайн-образованию.
Инновации на планшетах
Рэйчел Смит использует для создания анимированной графической записи приложение Brushes для iPad, которое позволяет сохранять процесс рисования в отдельном файле и импортировать его в программу обработки видео. На снимке вверху вы видите эскиз одного из ее роликов. Такой подход не требует дорогостоящей обработки видеоматериала, как при создании традиционного видео.
Рэйчел имеет большой опыт графической фасилитации на веб-конференциях с использованием Wacom. На снимке справа она создает повестку дня на семинаре по «визуальным» совещаниям.
Анимированная графическая запись
С тех пор как британский проект RSA Animate начал использовать анимационные ролики с графической записью как способ визуализировать идеи и силить их воздействие, этот метод завоевал популярность. Он применялся в нескольких рекламных роликах, и сегодня находит применение как новый инструмент для регулярной управленческой коммуникации. Метод представляет разновидность традиционной анимации, но гораздо дешевле и более прост в применении. Вы можете рассмотреть этот подход, если хотите отступить от традиционного формата презентаций. Чтобы создать ролик с анимированной графической записью (или анимацией на белой доске, как ее иногда называют), необходимо снять рисунок, сделанный иллюстратором, а затем на компьютере увеличить скорость видео и добавить спецэффекты.
Рэйчел Смит из The Grove использует для создания анимированной графической записи приложение Brushes, которое позволяет сохранять и воспроизводить процесс рисования. Мы видим, как на экране постепенно появляются маленькие пиктограммы и иллюстрированный текст, сопровождающие рассказ.
Хотя анимированная графическая запись используется в демонстрационном режиме, она опирается на силу визуализации, помогая доносить идеи, где важно понимание взаимосвязей между различными элементами. Простая графическая анимация пробуждает воображение и создает совершенно иной уровень вовлеченности и понимания, чем слайдовые презентации.
Студия телеприсутствия
Телеприсутствие требует более продвинутого видеооборудования и технологий, чтобы связать несколько удаленных пользователей. Изображения участников в натуральную величину транслируются на больших экранах. Графическая информация выводится на отдельные мониторы. На рисунке вы видите пример интерактивной работы с графикой на такой встрече.
Использование графики усиливает эффект телеприсутствия
Встречи с телеприсутствием – еще одна развивающаяся сфера интерактивного видео. Под этим термином подразумевается набор технологий, позволяющих сымитировать живое общение. Сегодня на таких встречах все шире используется виртуальная визуализация, поскольку команды считают, что полезнее фокусироваться на работе, а не на лицах собеседников, особенно если члены команды хорошо знакомы друг с другом.
Студии телеприсутствия стоят довольно дорого и ориентированы в основном на работу со слайдами. Это удобно, если цель встречи – согласовать послания и доработать презентационный материал, но абсолютно неэффективно при обсуждении замысла и генерации идей. Лучше использовать активную визуализацию на графических планшетах. Можно оснастить студии телеприсутствия досками SMART, чтобы задействовать весь видеографический потенциал, но эта практика не слишком распространена.
Надо сказать, что большинство сервисов для веб-конференций обеспечивают достаточный набор необходимых функций. Skype имеет функцию совместного использования экрана, и, если у вас подключен графический планшет, вы можете иллюстрировать свои идеи прямо во время разговора. Это не интерактивно, но визуально. Тем не менее активная графическая запись на планшете работает не очень хорошо, если вы одновременно включаете видео. То же можно сказать и о других пользовательских платформах. Однако Adobe Connect недавно разработал сервис веб-конференций, который позволяет совмещать видеокоммуникацию и работу с графикой.
Если вы будете настойчивы и овладете всеми премудростями новой технологии, вы заметно расширите свои возможности. Недавно мы в The Grove провели веб-конференцию с командой под названием «Голос видения» из Hakuhodo, второй по величине рекламной фирмы в Японии, через GoToMeeting. Мы видели видеоизображение членов команды в верхней части экрана. Хотя видео было с низким разрешением, выражение лица и жесты каждого были понятны. Мы находились в Сан-Франциско, они в Токио. Нам помогал переводчик, но члены японской команды достаточно хорошо знали английский язык и понимали бльшую часть из того, что мы говорили. Наблюдение за выражением лиц и жестами также существенно облегчало общение. В некотором отношении на веб-конференции даже проще увидеть лица всех участников, чем на реальных встречах.
Команда «Голос видения» из Hakuhodo
С командой «Голос видения» из японского рекламного агентства Hakuhodo мы встретились онлайн, чтобы обсудить, как использовать визуализацию при представлении результатов исследования фокусных групп потребителей своему клиенту в Токио. На снимке видеоконференция команды, проводимая через GoToMeeting. Изображение в верхней части экрана обеспечивает эффективную коммуникацию в режиме реального времени. В нижней части экрана показана белая доска для совместного пользования, на которой участники делают графические записи, используя SketchBook Pro от Autodesk.
Можно ли использовать остальные инструменты визуализации при работе онлайн?
Ранее мы привели множество примеров использования основных инструментов визуализации на реальных встречах. Разумеется, при живом общении можно достичь гораздо более высокого уровня вовлеченности и качества панорамного мышления. Но сегодня географически рассредоточенные команды – привычное явление, и многие организации поощряют работу в виртуальном пространстве. К счастью, есть масса способов эффективно использовать визуализацию при работе онлайн.
7. Значимые метафоры. Грамотно разработанные видеоматериалы, использующие значимые метафоры, помогают донести до сотрудников новое видение, стратегический план, реализовать процесс изменений и сфокусировать внимание на ключевых моментах. Их способность привлекать внимание зависит от того, насколько они выделяются на фоне остальной коммуникации. Большая фреска, как и анимированная графика, работает, когда предлагает новый и свежий взгляд. Сегодня организации все шире используют интернет-форумы, чтобы узнать, какие форматы, метафоры и послания работают, а какие нет, и инициировать поток идей. Именно так работает команда «Голос видения» из Hakuhodo.
8. «Визуальные» совещания. Онлайн-совещания могут быть весьма продуктивными, если визуализация занимает на них центральное место. Сессии, предоставляющие каждому возможность графически проиллюстрировать свои идеи, обеспечивают интересную обратную связь. Но графическое конспектирование чужих докладов не очень интересно для подкованных в мультимедиа представителей поколения Y. Вивиан Райт, руководитель-визуализатор из Hewlett-Packard (HP), говорит, что «“виртуальные” совещания должны быть похожи на молодежное радио – быть динамичными и поощрять активное участие». Она любит использовать белую доску с функцией совместного пользования и простые графические шаблоны, которые участники должны заполнить содержанием. Вокруг этих шаблонов она выстраивает активный диалог. Если вы недостаточно хорошо знакомы с технологией, попросите помочь вам с этой частью виртуального совещания. Организация интерактивной веб-конференции требует некоторой подготовки. Виртуальные «визуальные» совещания наиболее продуктивны, когда сосредоточены на проектировании или принятии критически важных решений, требующих согласования.
9. Графические шаблоны. Простые графические шаблоны очень хорошо работают на виртуальных совещаниях. С временной шкалой, матрицами из четырех ячеек, картами и рейтинговыми шкалами легко работать в режиме онлайн. Эти инструменты дают возможность показать, что вы как лидер внимательно слушаете членов команды. Графические шаблоны можно разослать заранее и попросить заполнить их. Онлайн-совещание может быть выстроено таким образом, что каждый участник поделится своими идеями, прежде чем будет выработана совместная точка зрения.
10. Совещательные комнаты. Воссоздать в виртуальном пространстве среду, присущую реальной комнате принятия решений, практически невозможно. Веб-конференции предлагают две функции для обеспечения обратной связи – прос и голосование. Если сумеете организовать информацию таким образом, чтобы все варианты были понятны, эти функции позволят оценить варианты, так же как и голосование точками-стикерами на реальной встрече. С развитием 3D-технологий, вероятно, появится возможность создавать в виртуальном пространстве комнаты принятия решений, аналогичные реальным.
11. Дорожные карты. Планерки часто проводятся в форме теле– и онлайн-конференций. На таких встречах можно эффективно работать с графическими дорожными картами. В книге «Визуальные команды» рассказывается, как Робин Мельцер из Otis Spunkmeyer использовала дорожную карту в работе с сотрудниками своей HR-команды, рассредоточенными по стране. Собирая веб-совещание, она строила обсуждение вокруг дорожной карты предыдущего года, а приглашенный фасилитатор вносил на карту соответствующие пометки. Она активно задавала вопросы и предоставляла каждому обратную связь. В ходе мозгового штурма определялось, какие элементы необходимо включить в план на следующий год. После совещания Робин вместе со специальной командой готовила план на следующий год и собирала второе веб-совещание, чтобы дать каждому возможность высказать свое мнение, предложить идеи по улучшению и создать приверженность плану.
12. Графические карты историй. Все больше организаций используют графические карты историй, чтобы поддержать видение и помочь сотрудникам самостоятельно сориентироваться в отношении планов и целей организации. В цифровом формате графические карты можно снабдить опцией ролловера, чтобы при наведении курсора на отдельные элементы на экране разворачивался второй слой информации. Технически можно разработать карту историй даже во время веб-конференции.
Веб-конференции с фиксацией идей и предложений каждого позволяют вовлечь гораздо больше людей, которые в итоге станут чувствовать ответственность за конечный результат. Совместная работа с использованием графических планшетов становится все более распространенной практикой – помните об этом, когда планируете создание карты историй.
13. Видео и виртуальная визуализация. Это тема нашей главы. Представьте, что вы работаете с четырьмя связанными между собой интерактивными досками SMART, как показано ниже, с гибким доступом к видео, интерактивной визуализации, графическим материалам и всей необходимой информации. Над воплощением этой идеи сегодня работают технологические компании. Как лидер, вы должны быть готовы к тому, что однажды это станет реальностью.
Графические шаблоны для работы онлайн
Большинство приложений для веб-конференций предлагают опцию интерактивной доски. Вы можете создать простой графический шаблон, заполнить его всей группой и затем попросить участников рассортировать информацию, используя курсоры.
Чтобы в ходе онлайн-совещания люди не отвлекались, следует дать каждому возможность активно участвовать в работе. Это сделает совещание более продуктивным.
1. Объясните каждому цель и задачи сессии.
2. Попросите использовать лишь те инструменты, которые предлагаются приложением для веб-конференций.
3. Нарисуйте простой графический шаблон.
4. Попросите каждого соотнести информацию с временной шкалой и обсудите результаты.
Дорожные карты онлайн
Вы видите заметки, сделанные во время веб-конференции HR-команды Otis Spunkmeyer, посвященной обзору дорожной карты 2010 г. Исходный вариант карты был создан с помощью цифрового шаблона дорожной карты Roadmap Digital Graphic Guide от The Grove. Он был переведен в программу SketchBook Pro, и во время обсуждения все записи выводились на экран при помощи Wacom. Руководитель команды Робин Мельцер инициировала сбор идей для плана на следующий год. В общей сложности веб-конференция продолжалась 1,5 часа.
Трехмерные интерфейсы
Портал Career Visions создан для финансового подразделения HP консалтинговой фирмой, специализирующейся на разработке трехмерных интерфейсов для веб-конференций. Подобные цифровые пространства, являющиеся продвинутой версией более ранних платформ, таких как Second Life, будут доступны на планшетах и откроют новые возможности для использования визуализации в виртуальной коммуникации. Их разработчики исходят из того, что многие обучающие материалы в профессиональных сферах в ближайшем будущем будут преобразованы в электронный формат. Поэтому такие виртуальные интерфейсы включают возможности интеграции видео, поиска, анимированной графической записи, организации форумов и множество других функций.
Развитие виртуальных лидеров
Вивиан Райт входит в число руководителей-визуализаторов, которые серьезно относятся к видео и виртуальной визуализации. В 1980-е гг., будучи талантливым молодым менеджером Hewlett-Packard, она прошла обучение по программе Group Graphics и широко использовала творческие подходы к работе для достижения согласованности и приверженности своих коллег. Поскольку в НР акцент делается на виртуальной работе, Вивиан в совершенстве овладела искусством проведения онлайн-совещаний и семинаров. В настоящее время она является партнером по бизнес-обучению в глобальной финансовой структуре НР и внедряет инновационные подходы, которые в скором времени могут стать стандартными способами работы организации.
Несколько лет назад Вивиан стала сотрудничать с консалтинговой фирмой, специализирующейся на развитии лидерских навыков, чтобы запустить программу онлайн-коучинга. По ее мнению, результаты налицо: участники программы активно работают с онлайн-тренерами, проводят ролевые игры, получают обратную связь, организуют групповые дискуссии и получают записи этих дискуссий и стенограммы (для многих английский – второй язык).
«Когда работаешь в виртуальной среде, приходится отказываться от некоторых методов реальных совещаний, – говорит Вивиан. – Но нужно организовать встречу так, чтобы люди принимали в ней активное участие. Они должны быть со-творцами, а не простыми исполнителями». Она привела пример, как работает один из модулей. С участием профессиональных актеров снимается видеоролик о недовольном ценном сотруднике. Участники смотрят короткое видео, после чего им предлагается принять участие в ролевой игре. Желающие могут в прямом эфире пообщаться с этим «сотрудником» (находящимся в студии актером) и попытаться разрешить проблему. «Это чрезвычайно увлекательно», – рассказывает Вивиан.
В настоящее время в финансовом подразделении HP действует программа развития виртуальных лидеров, которая вскоре будет внедрена и в других подразделениях. Представьте будущее компании, в которой имеется штат квалифицированных виртуальных лидеров и необходимое оборудование наподобие системы SMART, показанной на этой странице, создающее условия для удаленной работы с крупномасштабной графикой.
В следующей части этой книги мы поговорим о том, каким образом вы, как лидер, можете воспользоваться достижениями научно-технического прогресса в области визуализации и подготовиться к будущему. Выбор средств действительно огромен, как вы увидите из обзора интерактивных медиа.
Мечта
Эмилио Бернабей из SMART Technologies в Калгари (Канада), демонстрирует работу с панорамной стеной, состоящей из четырех интерактивных досок SMART. Эта система объединяет преимущества компьютера и больших панорамных фресок.
Часть четвертая
Управление с помощью новых медиа
Глава 14. Технологии и визуализация. Как выбрать средства коммуникации, наиболее подходящие для ваших целей? Какие из них будут поддерживать работу, связанную с визуализацией? Какие условия необходимо создать, чтобы сотрудники начали использовать визуализацию в работе? В главе представлены некоторые принципы и практические рекомендации, которые помогут решить эти задачи. Вы узнаете, как, используя широкий диапазон новых медиа, руководитель-визуализатор может сделать свою организацию более сфокусированной на решении поставленных задач, наладить сотрудничество и добиться лучших результатов за счет уменьшения хаоса, отвлекающего внимание сотрудников от достижения главных целей.
Глава 15. Виртуальное лидерство. Эта глава посвящена тому, как стать компетентным руководителем-визуализатором и в полной мере задействовать потенциал виртуальной коммуникации. Как лидер вы должны уметь наладить эффективную коммуникацию в разгар изменений. Вы должны четко видеть направление, правильно фокусировать людей, убеждаясь в том, что ваши послания доходят до каждого, и создавать высокую приверженность и вовлеченность. Это сложно сделать в территориально рассредоточенной организации, но некоторые действенные подходы уже есть.
14. Технологии и визуализация
Выберите правильные инструменты
Сегодня наша жизнь немыслима без новых технологий. В этой главе мы поговорим о принципах и практиках, которые возникли под влиянием высокотехнологичной культуры Кремниевой долины. Как лидер вы должны быть осведомлены, но не загипнотизированы. И даже если вы не относитесь к числу поклонников цифровых технологий, вы вполне можете поставить новые медиа себе на службу. Давайте начнем с того, что познакомимся со всем диапазоном доступных средств и изучим их плюсы и минусы. Но рассмотрим не конкретные продукты, а форматы и платформы визуальной коммуникации. В следующей главе мы поговорим о том, как вы можете использовать эти инструменты.
Меньше и быстрее или масштабнее и медленнее
Многие из описанных выше инструментов визуализации поощряют работать более масштабно и медленно – по крайней мере на этапе осмысления. Лидеры, знакомые с графической фасилитацией, знают, что «визуальные» совещания создают более высокую вовлеченность и обеспечивают более глубокое понимание вопросов.
Но в мире новых медиа нет места масштабному и медленному. Его девиз – меньше и быстрее. Вспомните о современных рекламных роликах с их быстрой сменой кадров и массой визуальных эффектов: картинки меняются за доли секунды. А поскольку наш мозг нацелен на поиск закономерностей и взаимосвязей, такая смена изображений, звука и перспективы помогает удерживать внимание. Но платой за столь быстрые изменения является снижение вовлеченности и падение интереса к новому. Поэтому реклама обычно обращается к тому, что мы уже знаем, что нас волнует и что мы считаем привлекательным. Специалистов по рекламе предостерегают против использования любых элементов, которые могут вызвать спорное восприятие. Что делать в этой ситуации вам? Конечно, можно следовать за модой, но это не обязательно поможет вам достичь целей, которые вы ставите перед собой как организационный лидер.
Четыре потока и медиа
Думая об использовании медиа, рассматривайте их с точки зрения четырех потоков.
• Поток внимания. Коммуникация с помощью этого средства позволит привлечь внимание?
• Поток энергии. Является ли такая коммуникация убедительной на уровне чувств? Создает ли доверительную атмосферу?
• Поток информации. Это средство коммуникации помогает доносить информацию или мешает? Соответствует ли масштаб и размер коммуникативным целям?
• Операционная деятельность. Надежно ли и эффективно это средство коммуникации?
Давайте посмотрим на выбор
Ниже вас ждет обзор средств коммуникации, которые используются в организациях в начале XXI в. Для каждого из них указаны основные преимущества и недостатки с точки зрения того, как они поддерживают визуальную коммуникацию. Одни из них – это коммуникативные каналы или платформы. Платформа – это среда, поддерживающая множество видов контента. Сервисы веб-конференций и телефония являются таковыми, так же как и YouTube, Twitter и веб-сайты.
Другие медиа являются конкретными инструментами визуализации, которые могут быть использованы на различных платформах. Это приложения для презентаций, видео, графическая запись и шаблоны. Они также рассматриваются как средства коммуникации. Новые медиа – те, которые поддерживаются цифровыми технологиями. Вы должны разбираться в них, чтобы выбрать такие, что наилучшим образом отвечают коммуникативным нуждам вашей организации.
Их не только много. Они еще и эволюционируют
На следующих страницах мы постарались дать наглядное представление обо всем спектре возможностей, которые есть у организаций. Многие из средств коммуникации начинают использоваться лишь потому, что технологические компании активно вербуют пользователей новых продуктов, часто через розничные каналы. В результате новые медиа сами проникают в организации. И каждое из этих средств находится в процессе постоянной эволюции с точки зрения как технологии, так и пользовательской базы.
Какие медиа вы используете?
Какие из этих медиа знакомы вам достаточно хорошо? Какие из них соответствуют вашим целям? Прочитайте их краткое описание и отметьте те, которые кажутся вам наиболее подходящими.
1. Подумайте, насколько хорошо вы знаете каждое из этих средств коммуникации. Оцените свои навыки по шкале от 0 до 10.
2. Подумайте, что именно вам необходимо сообщить организации. Ранжируйте медиа в зависимости от того, насколько хорошо они подходят для ваших коммуникативных целей.
3. Теперь подумайте об организации. Есть ли у вас сотрудники, компетентные в использовании каждого из перечисленных средств коммуникации?
4. Подумайте о необходимости дифференцировать ваше послание от остального коммуникативного потока, чтобы привлечь и удержать внимание. Какие медиа позволят это сделать?
Как уже было сказано, каждое из средств коммуникации находится в процессе постоянных изменений. Вот лишь несколько примеров:
• Электронная почта стала популярной в начале 1990-х гг. Теперь эта функция предлагается всеми социальными сетями и постепенно начала мигрировать в облако. Некоторые утверждают, что электронная почта морально устарела и молодежь предпочитает SMS-cообщения и твиты. Рост популярности коротких текстовых сообщений привел к появлению чатов. Сегодня возникают новые приложения, предназначенные для обмена фотографиями, а также позволяющие делать записи электронными чернилами. Каждое такое новшество требует новых моделей поведения.
• Теракт 11 сентября и глобальный финансовый кризис 2008 г. заставили крупные организации уделить больше внимания работе в виртуальном пространстве. Это ускорило цикл разработки сервисов для веб-конференций. Skype способствовал широкому распространению бесплатных веб-конференций с ограниченным функционалом. Платные сервисы предлагают более продвинутые и высококачественные платформы.
• Сегодня мы наблюдаем стремительную эволюцию масштабируемых пользовательских интерфейсов (ZUI), стимулируемую развитием технологии сенсорных экранов и такими разработками, как Prezi. Этот созданный в Европе веб-редактор для презентаций позволяет увеличивать отдельные элементы изображения либо в заранее заданном режиме, либо вручную. Приложение ChronoZoom позволяет делать то же самое на временной шкале. Mural.ly предлагает опцию доски объявлений и возможность совместного создания презентационных материалов с функцией масштабирования.
Если вы чувствуете, что перегружены информацией, ваши люди чувствуют себя так же. Именно поэтому им требуется руководство в этой области.
Мобильное визуальное сотрудничество уже на пороге
Любая попытка представить полный обзор новых медиа обречена на провал: в этой области каждый день появляется что-то новое. Когда книга готовилась к печати, была запущен новый облачный сервис Mural.ly. Это многофункциональная белая доска для командной работы, вариант Prezi, известного веб-редактора для создания презентаций с функцией масштабирования, основанного на облачной технологии. Это первые шаги в создании платформ совместного пользования, с помощью которых люди смогут создавать графические материалы, презентации и т. п.
Рассматривайте управление медиа как проблему управления портфелем
Организации, предлагающие много товаров и услуг, сталкиваются с так называемой проблемой управления портфелем. Если вы используете слишком много средств коммуникации, то можете столкнуться со схожей проблемой. Прежде всего вам нужно определить приоритеты или же обязать всех использовать единую платформу. Однако следует быть осторожным при выборе инструментов. Каждый из них требует развития пользовательских навыков и новых моделей поведения, что, вероятно, является самым трудным при внедрении любой новой технологии. Выбор платформы похож на закладку фундамента для здания. Если ее возможности ограничены, у вас появятся серьезные препятствия на пути к широкому использованию визуализации. Если платформа слишком сложна, людям будет трудно научиться с ней работать.
Матрица управления портфелем новых медиа
Отличный способ достичь согласия в отношении методов визуальной коммуникации – сформировать портфель новых медиа. Используйте следующий процесс:
1. Просмотрите стратегии и цели вашего подразделения и определите процессы и задачи, требующие тесной коммуникации и сотрудничества.
2. Определите ключевые параметры портфеля.
3. Запишите на стикерах те средства коммуникации, которые вы можете использовать.
4. Рассортируйте их по ячейкам матрицы.
5. Решите, что вы хотите стандартизировать.
6. Определите плюсы и минусы каждого варианта.
7. Ранжируйте варианты с использованием рейтинговой шкалы.
Проблема крупномасштабных инфраструктурных решений
Некоторые виды инфраструктуры существуют в масштабах всей организации. Сегодня организации все шире используют веб-сайты, видео, форумы и другие новые медиа. Большинство из них пока не позволяют использовать масштабирование и работать с крупномасштабной графикой, но они быстро развиваются. Ниже приводится матрица управления портфелем новых медиа. Обозначенные на шаблоне параметры помогут определиться с ключевыми решениями. Должна ли вся организация использовать стандартные программы или каждое подразделение может выбирать программы по своему усмотрению? Выбрать открытое программное обеспечение или разработать собственное? Как использовать брандмауэр для защиты данных? Наконец, еще один ключевой вопрос, на который необходимо ответить: «Где нужна стабильность?»
Стандартизация поддерживает гибкость
В конце 1990-х гг. ИТ-служба Hewlett-Packard собрала руководителей, чтобы провести обзор своей деятельности за 30 лет существования. Взгляд в прошлое позволил группе сделать вывод о важности разделения между уровнем инфраструктуры и уровнем приложений. (Инфраструктура в данном случае означает платформы, которые являются общими для всех, а приложения – конкретные программы, работающие на этих платформах.) В середине 1970-х гг. на смену мейнфреймам пришли мини-компьютеры, и HP активно работала на этом рынке. Разумеется, компания предлагала множество моделей, но HP 3000 был одним из лидеров. Компания решила осуществить внутреннюю стандартизацию на основе этой платформы.
Все доступные ресурсы ИТ-службы были сосредоточены на уровне приложений, и вскоре HP стала одной из первых компаний, создавших действительно глобальную электронную почту. Было реализовано множество других успешных инноваций. Но этот фокус был утерян в конце 1990-х, когда HP запустила проекты по созданию системы управления ресурсами в подразделениях, занимавшихся внедрением SAP. Руководство не настояло на стандартизации. Программисты сосредоточили творческие силы на уровне инфраструктуры, и большинство проектов не выполнили поставленную задачу по обеспечению интегрированного управления данными.
Средство – это послание
Маршалл Маклюэн, известный канадский философ и исследователь средств коммуникации, любил говорить: «Средство и есть послание». Возможно, средство не само послание, но, безусловно, определенное послание оно в себе содержит.
• Если в вашей организации много молодежи, а вы не задействуете социальные медиа, чтобы наладить с ними коммуникацию, – это послание.
• Если для вашей организации важно, чтобы люди понимали, как работают сквозные процессы, и активно участвовали в их совершенствовании, однако в организации никогда не исследовали эти процессы визуально и интерактивно, – это послание.
• С другой стороны, если вы поощряете ваших сотрудников работать, используя инструменты визуализации, поддерживаете интерактивность, командную работу и панорамное мышление – это тоже послание.
• В компании HCl Technologies внутрикорпоративный блог, где руководитель активно отвечает на записи сотрудников, стал важным символом ее нового подхода «Сотрудник на первом месте». Как часто вы показываетесь во внутренних социальных сетях и медиа – это послание.
• Когда руководители имеют согласованное видение в отношении стратегического направления, как в HealthEast, и используют графическую карту историй, чтобы донести это видение до сотрудников, – это послание.
Инфраструктурные решения, которыми вы можете управлять
Этот принцип – урегулировать вопросы инфраструктуры и платформы, чтобы направить поток творчества на прикладные программы и саму работу, – применим и к тому, как вы должны поддерживать визуализацию в организации. Возможно, вам стоит:
• Заранее определить график встреч, чтобы не тратить силы на согласование каждой?
• Выбрать надежную платформу для веб-конференций, позволяющую работать с видео и интерактивным рисованием, чтобы тратить меньше сил на техническую подготовку?
• Разработать единые шаблоны планирования, чтобы сосредоточиться на анализе планов, а не на сравнении их внешнего вида?
• Разработать единые требования по наименованию и нумерации версий графических материалов, чтобы упорядочить их хранение и впоследствии не тратить время на их поиск?
• Если вы проходите через процесс изменений, договориться о ключевых коммуникационных событиях, их периодичности и распределении ответственности, чтобы не тратить силы на согласование того, кто что делает когда и где?
Существует масса других возможностей для внедрения стандартизации. Подумайте, где теряется время из-за отсутствия общих стандартов, и внедряйте ее с учетом тех целей, которых вы хотите достичь.
15. Виртуальное лидерство
Коммуникация с четким фокусом и воздействием
Есть ли такая вещь, как виртуальное лидерство? Давайте посмотрим, какие возможности открываются перед вами, если вы возьмете управление с помощью новых медиа в свои руки.
Лидеры как бакены и маяки
По определению, вы должны задавать направление для всей организации. Даже в самоуправляемой системе обязанность лидера – поддерживать ценности и условия, делающие возможным функционирование организации. Это означает, что вы должны уметь сфокусировать внимание организации на достижении поставленных целей, а для этого нужно знать, как использовать различные медиа, чтобы наладить эффективную коммуникацию с вашими людьми.
Если вы когда-нибудь слышали сирену в затянутом туманом заливе, вы понимаете, насколько важны маяки и бакены для навигации. То же верно и для организации. Движение вашего корабля обеспечивается действиями команды, но, как капитан, направление движения задаете вы. Вы должны знать, как найти в тумане информации надежный фарватер.
Как стать маяком в туманном море возможностей
1. Преодолейте шумовые помехи. Сигнал маяка должен пробиваться сквозь любой туман. Ключевая коммуникация должна выделяться на общем фоне.
2. Используйте последовательные и регулярные сигналы. Маяки должны передавать свои сигналы с заданной периодичностью, чтобы корабли не потеряли направление.
Читать бесплатно другие книги:
