Успеть за 120 минут. Как создать условия для максимально эффективной работы Дэвис Джош

Спустя полгода после назначения на новую должность Саманте кажется, что она плывет против течения – и остается на месте. Недавно она стала финансовым директором новой фирмы, и теперь над ней висит неподъемный список дел, выданный ей генеральным. Каждая неделя приносит новые проблемы – приобретение новых активов, контроль за объединением отделов, наем новых работников, сокращение расходов.

Сегодня Саманта твердо решила добиться прогресса в делах и после совещания с генеральным директором собирается засесть за работу. Но все не так просто. Как многие новые компании, фирма Саманты имеет одно рабочее помещение на всех: менеджеры работают на одном этаже со своей командой, за передвижными столами. Направляясь к рабочему месту, Саманта смотрит в пол и старается не встречаться ни с кем глазами: сотрудники, которым она нужна, надеются привлечь ее внимание.

Отдав распоряжения двум-трем подчиненным, которые перехватили ее по пути с вопросами или просьбами, она подходит к своему столу. Последние две недели были трудными, и на отведенном Саманте небольшом пространстве царит бумажный хаос. Саманта опускается на стул под тусклым светом настольной лампы, смотрит на торчащую в полуметре бежевую ширму, поставленную по ее просьбе, и отодвигает кипу бумаг, освобождая место для чашки кофе. Ей сейчас нужно мыслить нестандартно, и (в отчаянной попытке сосредоточиться) Саманта старается мысленно отгородиться от окружающего шума – голосов коллег, телефонных звонков и гула принтера, печатающего нескончаемые горы документов. Саманта придвигается к компьютеру, чтобы хотя бы не видеть проходящих, и ставит локти на стол, подпирая руками отяжелевшую голову. «Ничего полезного я здесь не сделаю», – думает она.

Многие из нас не имеют возможности обустроить свое рабочее место. Если вы не принадлежите к людям свободной профессии и не работаете дома, то устройство вашего офиса, скорее всего, отдано на откуп дизайнерам вашего работодателя. Однако даже в ситуации, когда офис и обстановку в нем выбирают за вас другие, вы можете кое-что изменить. Ниже я привожу ряд параметров, которые помогут устроить рабочее место – в офисе или дома – так, чтобы вы могли работать с максимальной отдачей. (Если у вас возникают сомнения относительно применимости моих советов, не бойтесь: от вас не потребуется перестраивать офис или работать исключительно на дому.)

Рабочая обстановка, подобно физической нагрузке и пище, различным образом воздействует на работу мозга. Чтобы использовать окружающие условия для достижения наибольшей продуктивности, нужно понимать, как и почему мозг и восприятие реагируют на внешние стимулы и как заставить их работать на вас.

Я приведу данные исследований о том, как мы реагируем на типичные раздражители, связанные с рабочим местом, особенно на шум, свет и окружающее пространство. Эта информация о том, что мешает нам быть продуктивными и что мы можем изменить, для достижения максимальной работоспособности. Последняя стратегия, помогающая достичь двух часов суперпродуктивности, позволяет обустроить рабочее место с тем, чтобы сосредоточиться и работать в полную силу.

Продуктивность и креативность в шумном мире

Лучше или хуже вам работается под музыку? А под белый шум? Бывают случаи, когда работать не хочется, но нужно, – и мы решаем включить телевизор, чтобы работалось по крайней мере веселее. Считая, что мы можем работать в шуме, не обманываем ли мы сами себя? На этот счет у меня две новости: плохая и хорошая. Плохая новость: ученые обнаружили, что окружающий шум – фоновая музыка, звуки города, чьи-то разговоры – для большинства людей служит помехой и снижает работоспособность. Хорошая новость: тем самым у нас появляется отличная возможность изменить ситуацию и сделать работу более плодотворной.

Из всех шумов труднее всего игнорировать обрывки разговора. Не реагировать на них очень сложно. Вы слышите несколько слов или фраз с паузами между ними, например, когда коллеги за спиной начинают переговариваться друг с другом или кто-то говорит по телефону и между отдельными фразами повисают паузы. Обрывистый разговор – наиболее часто встречающийся звуковой фон в любом офисе. Метаанализ, обобщающий 242 исследования о влиянии шума на работоспособность, показал, что при когнитивных заданиях – таких как удерживание внимания, чтение и понимание текста, работа с цифрами – обрывистый разговор больше влиял на результат, чем непрерывная речь (относительно равномерная по громкости и ритму) или невербальный шум[105].

Обрывистый разговор, составляющий звуковой фон, может быть cерьезной помехой для нормальной работоспособности, однако это не значит, что другие шумы (например, непрерывная речь, музыка или белый шум) ни на что не влияют. Метаанализ влияния фоновой музыки на работоспособность показал, что фоновая музыка повышает уровень положительных эмоций, улучшает спортивные результаты и немного ускоряет темп любой исследуемой деятельности, но оказывает отрицательный эффект при чтении[106].

Если шума избежать невозможно, то следует ли включать белый шум? Белый шум – это неопределенный фоновый звук, как гул вентилятора или непрерывно произносимое кем-то «ш-ш-ш!». Слушать белый шум, если он успешно гасит обрывки разговора, может оказаться полезнее, чем слушать перемежающуюся речь, но это не значит, что белый шум – наилучший выход. Тишина обычно полезнее, чем белый шум. Эксперимент показал, что у большинства школьников средних классов память при белом шуме работала хуже, чем в тишине. А вот у тех, у кого, по словам учителей, наблюдались явные проблемы с вниманием, результат был лучше как раз при белом шуме[107].

Так что же – все те, кто уходит поработать или сделать домашнее задание в многолюдное шумное кафе, обманывают себя, думая, что в такой обстановке работа пойдет плодотворнее? Как ни люблю я атмосферу кафе, с грустью вынужден признать: да, по большей части мы себя обманываем. Однако бывают и исключения.

Исследователи из Глазго выясняли, по-разному ли шум воздействует на когнитивную деятельность интровертов и экстравертов. Оказалось, что да. Испытуемые должны были выполнять когнитивные тесты в разной звуковой среде – повседневный шум; музыка с высоким возбуждающим потенциалом и негативным воздействием; музыка с низким возбуждающим потенциалом и позитивным воздействием; тишина.

Лучше всего испытуемые выполняли задания в тишине. Однако выяснилось, что у участников-интровертов проблем возникало больше, чем у экстравертов. Исследователи предположили, что интроверты, обычно более чувствительные к раздражителям, более чувствительны и к звуковым помехам[108].

Однако экстраверты – не единственные, кому лучше удается противостоять помехам, связанным с фоновыми шумами. Есть данные, что люди с хорошей оперативной памятью (например те, кто лучше других запоминает номер телефона и держит его в голове, пока не наберет, или кто во время разговора не упускает из виду общее течение беседы, пока произносит свою реплику) также могут с меньшими последствиями выдерживать фоновые шумы[109].

Поэтому если вы экстраверт или у вас хорошая оперативная память – вам проще, чем другим, побороть влияние окружающего шума. Возможно, вам удобнее составлять документ под играющую в наушниках музыку, или готовить презентацию под телефонные разговоры коллег, или заканчивать финансовый отчет под гул и жужжание копировального аппарата, стоящего рядом с вашим столом. Однако не обольщайтесь: в тишине ваша работа была бы гораздо продуктивнее.

Впрочем, у шума есть и положительные стороны, и при определенных обстоятельствах он может быть полезен для работы. В одном из исследований Иллинойсского университета в Урбане-Шампейне участников просили выполнить креативные задания при шумовых помехах разной степени громкости. Участники были должны назвать как можно больше нестандартных способов применения кирпича (в качестве подставки под дверь, молотка, статуэтки на обеденный стол и т. д.). Когда участники выполняли креативные задания под слабый шум (50 децибел, что примерно соответствует обычному уровню шума в большом офисе), их решения были менее творческими, чем при умеренном шуме (70 децибел, немного тише звука пылесоса, работающего в трех метрах от вас[110]).

Выяснилось, что при повышении уровня шума участники начинали соображать хуже и чем больше трудностей они испытывали, придумывая варианты, тем более абстрактными и «широкомасштабными» – то есть креативными – были их идеи. Интересно, что повышение уровня шума до 85 децибел (примерно как от проезжающего грузовика[111]) создавало такие затруднения, что положительное воздействие звука на креативность исчезало[112].

Исследования, изучавшие влияние шума на продуктивность, однозначно сходятся к тому, что при выполнении большинства задач, связанных с умственными усилиями, тишина почти всегда лучше, чем шум.

Вот несколько советов, которые помогут вам сохранить концентрацию на выполняемой задаче.

• Если в кабинете есть дверь, закройте ее. Если у вас нет отдельного кабинета, зарезервируйте комнату для переговоров или устройтесь там, где вас не будут отвлекать шум и прочие помехи. Уединенное место, где не отвлекают никакие звуки, лучше всего для продуктивной работы.

• Если ваш стол стоит в многолюдной части офиса и вы не можете от него уйти, наденьте шумоподавляющие наушники. Пусть у вас в них будет странноватый вид, зато вы сможете работать более продуктивно.

• Не слушайте музыку и радио.

• Если вы работаете дома, выключите телевизор.

• Если задание, над которым вы работаете, требует повышенной креативности, вам нужен фоновый шум. Можно посидеть в столовой вашей фирмы или в кафе неподалеку или включить музыку.

Существует и еще один действенный способ поработать в тишине. Очень часто мы встаем пораньше, или ложимся спать позже, или выкраиваем время в выходные для того, чтобы поработать дома. Работа в спокойной обстановке, когда никто не мешает, может стать отличным выходом. У офиса много плюсов, однако иногда в рабочие дни бывает хорошо поработать вне его, и для этого необязательно оформлять целый рабочий день как день работы дома. Некоторым подходит такой способ: встать пораньше и час-другой поработать дома, а потом уйти из офиса чуть раньше срока, чтобы компенсировать потраченное на работу время. Продуктивная утренняя работа может избавить вас от чувства вины за то, что вы не работаете вечером.

Теперь, когда вам больше известно о пользе тишины, это знание может убедить вас посвятить день-другой работе дома. Даже если дома у вас нет специально оборудованного рабочего места, зато есть возможность работать в тишине – это может помочь вам устроить себе два суперэффективных часа.

Влияние света на продуктивность

Шум – не единственный фактор окружающей среды, способный влиять на продуктивность. Еще одним фактором, который вы можете взять под контроль, является свет.

Свет воздействует на нас потому, что глаза нам даны не только для зрения. В 2002 г. в результате исследований Университета Брауна и Университета Джонса Хопкинса было сделано открытие, перевернувшее наше представление о глазах. До тех пор считалось, что на свет способны реагировать только два вида клеток сетчатки – палочки и колбочки, отвечающие за зрение. Однако выяснилось, что на свет реагируют клетки еще одного вида и этот процесс не связан со зрением. Эти клетки соединены с участком мозга, отвечающим за суточный ритм жизнедеятельности[113]. Особенно хорошо они реагируют на свет в синей части видимого спектра[114], соответствующий цвету неба в безоблачный день.

Сон, пробуждение, прием пищи, прилив и упадок сил – всем этим управляют суточные ритмы. Свет, активирующий эти клетки, может помочь изменить суточные циклы. Исследования показали, что свет – по причинам, которые еще предстоит выяснить, – влияет на эмоции и когнитивные функции. Голубой свет и яркий белый свет, по-видимому, активизируют функции мозга, которые помогают нам действовать эффективно. Как мы увидим, эти оттенки света влияют на внимание и способность сосредоточиться и помогают восстановиться после умственного утомления.

Например, в результате одного исследования была выдвинута гипотеза, что белый свет, обогащенный голубым, может повысить ясность мышления и внимательность. Группа британских психологов исследовала, что произойдет, если сделать свет в стандартном офисном окружении голубовато-белым – аналогичным тому, что идет с чистого голубого неба. Чтобы создать условия, позволяющие протестировать влияние различных видов освещения на работоспособность, эксперимент проводился в помещении, где на двух почти одинаковых этажах работники выполняли схожую работу.

Исследователи выяснили, что, работая днем в помещении с голубовато-белым светом, испытуемые чаще отмечали, что у них улучшалось внимание, способность сосредоточиться, ясность мышления, работоспособность и качество сна. Они чувствовали себя менее усталыми по вечерам[115].

Голубовато-белый свет, по данным исследований, также обостряет самоконтроль и усиливает способность мысленно «вращать» объекты, которая необходима для технического проектирования, дизайна и многих видов научной и технической деятельности. Группа итальянских ученых сделала специальную комнату, позволяющую контролировать не только интенсивность, но и направление лучей, освещающих человека за рабочим столом.

Всем участникам исследования давали задания на применение исполнительных функций мозга, требующих самоконтроля, а также тест на мысленное вращение предметов. В ходе этого теста испытуемым показывали изображение трехмерного объекта, который нужно было мысленно повернуть и «увидеть», подходит ли он к изображению другого трехмерного объекта в другом ракурсе. Сначала все тесты выполнялись в свете галогенных ламп. Затем участники вновь прошли тесты того же типа, но одна группа выполняла их при том же теплом галогенном освещении, а вторая – под светодиодными лампами, свет которых содержит больше тонов синей части спектра. Работая при галогенном освещении, все участники показали одинаковые результаты. Во второй серии тестов участники, работавшие под более холодным светодиодным освещением, показали более высокие результаты в тестах на самоконтроль и лучше справились с заданиями по мысленному вращению объектов[116].

Однако голубовато-белый свет – не единственный вид освещения, способствующий нашей эффективности. Группа ученых из Нидерландов исследовала воздействие яркого света на внимание. Для этого испытуемые три дня с 8 часов утра до 8 часов вечера носили прикрепленные к голове датчики света для замера освещенности в течение светового дня. Каждый час они отчитывались о самочувствии. Исследователи обнаружили, что яркое освещение оказывало немедленное воздействие на ощущение, которое они назвали «чувством жизнеспособности», и на концентрацию внимания – качества, которые противоположны состоянию усталости. Это воздействие яркого света проявлялось еще сильнее в первой половине дня и в зимнее время[117].

Что же касается креативности, здесь, так же как в случае с воздействием шума, остается много нюансов. Исследователи из Германии выяснили, что – в противоположность яркому свету – креативности более способствует тусклое освещение. Эксперимент проводили при разных уровнях освещения: тусклое, типичное офисное освещение и очень яркий свет. Участников просили вообразить себе далекую галактику и нарисовать инопланетную форму жизни, которая обнаружена на вымышленной ими планете. (Скучать участникам явно не пришлось.) Испытуемые, работавшие при тусклом освещении, порождали более креативные идеи, чем участники, работавшие в условиях других двух видов освещения. Исследователи продемонстрировали, что при более тусклом свете испытуемые не чувствовали себя скованными и действовали более творчески. Похоже, нашу креативность стимулирует не интенсивный свет, а тусклый, при котором мы чувствуем себя менее скованными. Авторы исследования отмечают, что если воздействие и вправду именно таково, то окна могут давать нам то же чувство свободы от ограничений и способствовать проявлению большей креативности.

Впрочем, то же исследование показало, что, положительно воздействуя на креативность, тусклый свет оказывал отрицательное влияние на продуктивность. В условиях худшей освещенности участники хуже выполняли аналитические задания, требовавшие сосредоточенности и следования законам логики[118].

С учетом этих сведений можно вывести несколько советов для тех случаев, когда вам нужно быть в хорошей форме:

• Зажгите побольше света. Ярко освещенная комната больше способствует проявлению мыслительных способностей, чем темная, особенно в пасмурный зимний день. Если нужно, принесите в офис собственную лампу.

• В ясный день, когда небо чистое, по возможности выйдите в место с натуральным освещением и сядьте там поработать.

• Попробуйте на работе заменить лампочки на другие – с белым светом, в котором присутствует больше тонов синего спектра (пусть даже это будет одна такая лампочка в настольной лампе). Судя по исследованиям, это может активировать светочувствительные клетки сетчатки, связанные с суточным «датчиком» в мозгу, и повысить активность работы мозга.

• Во время работы над проектом, требующим креативных решений, приглушите свет или найдите более темное помещение.

Обустройте рабочее место так, чтобы облегчить работу

Мы уже выяснили, как влияют на продуктивность два фактора рабочего пространства – шум и свет. Хотя на первый взгляд кажется, что их трудно контролировать, вы теперь знаете несколько способов подчинить их себе, по крайней мере на кратковременный период.

Обратимся к третьей составляющей рабочего места, на которую мы также можем повлиять несколькими способами, – ближайшее рабочее пространство. Поначалу кажется, что мы почти не располагаем возможностью его изменить, однако есть несколько посильных нам пунктов, которые, судя по результатам исследований, влияют на психологический настрой.

Вот четыре фактора окружающего нас рабочего пространства, которые влияют на нашу продуктивность и которые мы можем изменить:

• беспорядок;

• простор для движений;

• возможность регулярно вставать и двигаться;

• наличие объектов и визуальных сигналов, помогающих восстановить умственные силы.

При мысли о беспорядке у меня чаще всего возникает перед глазами картинка с профессором, который сидит за столом, заваленным бумагами и книгами двадцатилетней давности. Несмотря на захламленный кабинет и беспорядок на столе, он продолжает продуктивно работать – его книги активно публикуются, его лекциями восхищаются. Чем служит для него беспорядок – причиной продуктивности или помехой для нее? Этого мы никогда не узнаем, поскольку профессор никогда не разгребет свои завалы.

Возможно, для очень небольшого числа людей беспорядок является нормальной рабочей средой. Однако большинству из нас при умственной работе он мешает. Считая, что он не так уж влияет на продуктивность и что можно все оставить как есть, мы обманываем себя. При обсуждении стратегии 3 мы говорили о том, что наш мозг – машина для поиска помех. Более того, ученые обнаружили, что чем активнее идет борьба за наше внимание, тем труднее нам контролировать выбор объекта, на котором должны сосредоточиться[119]. Беспорядок в рабочем пространстве (какие-то листки с записями, непонятные бумаги, взятые у других книги, коробки из-под еды, руководства по тренингу, ни разу не пригодившиеся запасные наушники для телефона и пр.) может стать главной причиной помех, отвлекающих ваше внимание.

Многие из вещей, загромождающих ваш стол, напоминают о невыполненных делах: записка с телефоном клиента, из-за которой вам перед собой стыдно, потому что вы никак не соберетесь ему позвонить, или документ для проекта, о котором вам страшно даже думать. Помимо того, что они пополняют собой гору вещей, соревнующихся за ваше внимание, они еще несут эмоциональный заряд и ощущаются как угроза. При обнаружении угрозы сигналы мозга, относящиеся к такому объекту или ситуации, усиливаются активностью определенной области мозга миндалевидного тела или амигдалы – и таким образом угрожающие объекты получают больше шансов завоевать наше внимание[120].

Поэтому материальные напоминания такого типа особо вредно держать на рабочем месте, где вы собираетесь заняться важной работой. Если вы оставляете предметы на столе как напоминание, то они, вероятно, помогут вам вспомнить о соответствующем деле – такую стратегию используют многие[121]. Если же вы подготавливаете себе место для двух часов суперэффективности, эти предметы могут стать помехой.

Поэтому если вам нужно сосредоточиться на проекте или задаче – либо наведите порядок, либо найдите незагроможденное место для работы. Хаос имеет свойство накапливаться, и понимание того, сколько умственной энергии уходит на противодействие помехам, может подвигнуть вас расчистить рабочее место перед важной работой.

Если сама мысль о наведении порядка для вас невыносима, просто перенесите беспорядок в другое место (в тумбочку, кладовку и пр.), чтобы ненужные предметы не попадались вам на глаза. Да, этим не решается проблема беспорядка, вы просто создаете еще одно захламленное место. Однако так вы обеспечиваете себе продуктивность на время, когда вам нужно сделать важную работу. А потом выкроите часок и разберите накопившиеся завалы.

Организация окружающего нас ближнего рабочего пространства не только освобождает нас от помех, но и влияет на способность к инновациям и к тому, насколько мы уверены и готовы к действиям. Новаторство – это всегда риск при выборе новых неиспытанных путей. И то, как мы двигаемся в отведенном нам рабочем пространстве, может влиять на нашу способность брать на себя инициативу лидера и идти на риски, необходимые для инноваций.

Вообразите, что сидите на удобном стуле за своим рабочим столом, где можно откинуться на спинку и положить ноги на стол. Психологи называют это экспансивной, открытой позой, которая в США ассоциируется с властью. Профессор Дана Карней (ныне преподающая в Школе бизнеса имени Хааса при Калифорнийском университете в Беркли) провела исследования с участием специалистов из Колумбийского и Гарвардского университетов, показавшие, что экспансивная и открытая поза – названная ими «позой власти» из-за исторически сложившегося способа невербальной демонстрации властности, – удерживаемая в течение двух минут, приводила к повышению уровня гормона тестостерона и снижению уровня гормона гидрокортизона и тем самым усиливала способность идти на риск[122]. Комбинацию повышенного содержания тестостерона и пониженного содержания гидрокортизона также связывают с эффективным лидерством[123]. А при выполнении определенных задач способность идти на риск и высокая уверенность лидера могут стать неоценимым преимуществом.

Правильно обустроенное рабочее пространство может облегчить вам возможность свободных открытых поз и движений, предрасполагающих к уверенному лидерству и способности идти на риск (хотя рисковать приходится не только в связи с лидерством), и более того – подтолкнуть вас к таким позам. В ходе одного исследования на рабочих столах были разложены предметы: в первом случае так, что испытуемым периодически приходилось за ними тянуться и это требовало широких движений, а во втором случае предметы располагались прямо напротив испытуемого, что предполагало небольшую амплитуду движений, типичную для офисных работников, сидящих за компьютером. Когда участники принимали широкую открытую позу, необходимую для собирания разложенных предметов, исследователи отмечали повышенную тенденцию к жульничеству при начислении баллов, которые участники ставили сами себе за решение головоломок[124]. Жульничество, конечно, не принадлежит к числу добродетелей, но оно предполагает риск, то есть результат этого эксперимента совпадает с данными других исследований экспансивных поз.

Авторы описанного эксперимента отмечают, что повышенная готовность к риску – не всегда преимущество, поскольку в некоторых обстоятельствах она может привести к неблагоприятным последствиям. Однако если для успеха вашего дела нужна смелость и рискованные решения, то я бы советовал оглядеть ближайшее пространство вокруг себя: позволяет ли оно широкие движения и свободные позы? Кстати, если вы наведете порядок, будет проще организовать рабочее пространство и обеспечить себе простор для движений.

Помимо тесноты, в которой часто приходится работать, есть еще одна проблема офисного сидельца: обычно мы сидим на рабочем месте неподвижно по многу часов каждый день. Как было показано в предыдущей стратегии, физическая нагрузка – отличный способ привести мозг в хорошую форму. Группа исследователей из Великобритании обнаружила, что сидение в течение всего 15 минут может сделать нас менее энергичными и понизить эмоциональный настрой[125]. Это, конечно, не радует, поскольку большинство людей умственного труда работают сидя, обычно за компьютером.

В наши дни, правда, есть и другие варианты. Некоторые уже заменили привычные столы и стулья столом, совмещенным с бегущей дорожкой, и во время работы занимаются ходьбой. Повышается ли при этом продуктивность? Ученые Стэнфордского университета выяснили, что ходьба по бегущей дорожке или прогулка вне офиса увеличивала креативность и улучшала результаты тестов на поиск аналогий в рисунках[126]. Эффект частично сказывался некоторое время после того, как испытуемые вновь садились на привычное рабочее место.

Не всякий может поставить вместо кресла бегущую дорожку, однако можно чаще двигаться и по-другому организовать рабочее место или найти пространство, дающее больше свободы движений. Два рабочих места – одно для работы стоя, другое для работы сидя – позволят вам переключаться и разнообразить движения и позу. Места для работы также могут различаться по тому, легко или трудно с них вставать и перемещаться каждые 15 минут. Например, как ни люблю я кафе, в которых можно посидеть с книгой, пообщаться с друзьями, а временами даже позаниматься чем-то креативным, – все же там весьма сложно отойти от места (и своих вещей) и подвигаться, а уж тем более повторять это каждые 15 минут.

Содержите ли вы в порядке рабочий стол, встаете ли подвигаться ради большей продуктивности работы – рано или поздно вы устанете. На этот случай можно поместить на рабочем месте предметы и изображения, помогающие восстановить умственные силы. Установлено, что восстановлению способствуют некоторые факторы окружающей среды: растения благотворно влияют на уровень внимательности, птичье пение и вид воды, по некоторым данным, восстанавливают силы, а организованное по вашему личному вкусу рабочее место помогает при эмоциональном истощении, происходящем от необходимости работать в открытом всем взглядам офисе[127].

Вот несколько советов по тому, что вы можете сделать с рабочим местом, чтобы на два часа создать себе условия для большей продуктивности:

• Ликвидируйте беспорядок. Займитесь этим после обеда или вечером, когда мозг устал и мало способен к продуктивной работе. Если некогда разбирать вещи, просто перенесите их куда-нибудь, где они не будут попадаться на глаза.

• Телефон, стакан воды, ручку и прочие нужные для работы предметы разместите на дальних углах стола – тогда вы будете дотягиваться до них широкими жестами. Если вы напряжены, на минуту откиньтесь на стуле, расправьте грудную клетку, разведите руки. Можно даже купить табурет или пуфик, на который ставят ноги. Свободные «позы власти» могут способствовать смене умственного настроя.

• Не сидите за столом слишком долго. Работа часто затягивает, поэтому не бойтесь вставать каждый раз, когда вспомните об этом. Если вы сами выбираете рабочее место, выберите такое, где можно без проблем вставать и ходить.

• Внесите личную нотку в рабочее окружение. Попробуйте поставить перед глазами растения или изображение воды. Однако не переусердствуйте: добавляя на рабочее место лишние предметы, не создавайте беспорядка.

Организация рабочего пространства – захламляете вы его или регулярно наводите порядок, оставляете место для привольных поз или ставите бегущую дорожку, держите перед глазами орхидею или вешаете на стену фотографию океана – влияет на то, достигнете ли вы нужной продуктивности в нужный момент.

Не упускайте из виду окружение

Планируя для себя два часа суперэффективности, не забывайте, что рабочее место – важный фактор. Я уже упомянул три связанных с ним аспекта, которые влияют на работоспособность и которые мы можем изменять. Первый – уровень шума, который нас окружает. Второй – яркий холодный свет или тусклый, теплых оттенков. Третий – организация ближайшего окружающего нас пространства: беспорядок на столе или порядок, есть ли место для свободных движений, можно ли вставать и двигаться, есть ли перед глазами объекты для восстановления сил. Давайте взглянем, как уже знакомая нам Саманта – финансовый директор стартапа – изменила рабочее окружение и обеспечила себе продуктивность, необходимую в ее новой должности.

Саманта, как вы помните, сталкивается с теми же проблемами, что и большинство из нас: она не может изменить планировку офиса и сделать себе отдельный кабинет. Поэтому она нашла компромисс: несколько раз в неделю, когда ей нужна максимальная работоспособность, она на час-другой резервирует за собой одну из переговорных комнат. Там, за просторным столом для совещаний, у нее есть возможность распрямиться и не слышать офисного шума – и она наконец может сосредоточиться.

Чтобы плодотворно работать за собственным столом, Саманта убрала с глаз кипы накопившиеся документов. Первые полгода были нелегкими и пролетели мгновенно, так что Саманта не успела придать своему рабочему месту никаких личных штрихов. Теперь она принесла фотографии своей семьи и панно, купленное в отпуске на Гавайях и изображающее спокойный океан. Для тех случаев, когда нужно сосредоточиться за рабочим столом, она держит шумоподавляющие наушники, но почти никогда не слушает музыку – разве что под рутинные дела.

Стол Саманты и единое для всех офисное пространство – не лучшее место для работы, требующей концентрации внимания, зато обстановка способствует совместной работе с коллегами. Обустроив рабочее место так, чтобы ее меньше отвлекали, Саманта пользуется преимуществами обоих видов обстановки: возможностью уединиться и сосредоточиться на индивидуальной работе и условиями офиса, где можно работать в плотном контакте с коллегами.

Стратегию, описывающую, как рабочая обстановка воздействует на работоспособность, я оставил напоследок потому, что она может способствовать или мешать другим стратегиям, описанным в этой книге. Верно выбирать моменты для принятия решений, стратегически выстраивать дела так, чтобы правильно использовать умственную энергию, устранять помехи и учиться правильно отвлекаться мыслями на посторонние вещи, использовать физическую нагрузку и еду для повышения продуктивности – рабочая обстановка может облегчить все перечисленное.

От устройства вашего рабочего пространства зависит, часто ли вас будут отвлекать, – а значит, понадобится план принятия решений, которые из-за этого будут возникать. От рабочего места зависит также количество умственных усилий, затрачиваемых на самоконтроль, и то, сколько эмоциональных триггеров будет возникать ежедневно. Помимо того, что вам мешает окружение, само рабочее место может быть напичкано отвлекающими ловушками – или свободно от них. Есть ли у вас возможность быстро прогуляться или сделать упражнения – важный фактор, определяющий возможность физической нагрузки.

Поэтому сегодня уделите немного времени своему рабочему месту и оглядите его критически: правильно ли оно устроено для того, чтобы обеспечить вам два часа суперэффективности?

Я не встречал людей, которые не жаловались бы на то, что успевают сделать слишком мало. Мы все перегружены работой и житейскими делами. Большинство из нас пыталось справиться с проблемой, пытаясь добиться большей эффективности. «Как избавиться от простоев? Как заставить подчиненных еженедельно тратить на работу больше часов? Как переходить от дела к делу – или даже ко многим делам сразу – так, чтобы не терять ни минуты?»

Оказывается, мы тратили усилия не на то. Производительность – параметр, подходящий для машин и компьютеров. Однако наука показывает нам, что человек – не компьютер, подключенный к системе жизнеобеспечения. У нас есть мозг и тело, и наша деятельность опирается на биологические законы. Для человеческой деятельности важна не производительность, а действенность и эффективность. При правильных условиях наш мозг может быть потрясающе эффективен – и совсем неэффективен при неправильных. Нейробиология и психология открывают эти нужные условия и учат нас, как добиться высокоэффективных результатов мыслительной деятельности.

Надеюсь, что после чтения этой книги вы (вместо попыток втиснуть в каждый день как можно больше рабочих часов) начнете организовывать свой день так, чтобы устроить себе два часа суперэффективности. Физическая нагрузка, питание, время дня, типы когнитивных задач – с учетом этих параметров вы сможете планировать деятельность и окружающие условия таким образом, чтобы обеспечить себе два часа максимальной эффективности, за которые можно сделать важную работу. Каждую из стратегий, описанных в этой книге, можно применять сразу же, не откладывая. Пять стратегий помогут вам сделать эти часы максимально эффективными.

Стратегия 1

Определяйте точки принятия решений

Момент, когда вы закончили одно дело и готовы начать другое, открывает перед вами драгоценные возможности. Простое на первый взгляд умение отследить несколько точек принятия решений и правильно ими воспользоваться – действенное средство обернуть ситуацию в свою пользу.

Вы часто тратите многие часы на незначительную работу, не задумываясь о том, что вы делаете. При начале дела мозг переключается на автопилот, вы легко соскальзываете в привычный процесс и приходите в себя только тогда, когда он заканчивается или вас прерывают. Если вы отвечаете на письма, мозг переходит в режим «электронная почта», вы забываетесь за этим занятием и пишете письмо за письмом. И даже если вы отвели себе на почту всего час, а потом планировали заняться важным делом, которое обязательно нужно закончить до обеденного перерыва, в результате три часа спустя вы все еще повторяете: «Ладно, отвечу еще на одно письмо и потом займусь наконец важным заданием».

Когда мозг переключается в автоматический режим, вы меньше замечаете окружающее и не обращаете внимание на время. Именно поэтому так полезны поворотные точки для принятия решений: в эти моменты вы вырываетесь из автоматического режима и можете осознанно решить, на что потратить время. В большинстве случаев вы, скорее всего, бездумно проскакиваете мимо таких моментов, позволяя мозгу ухватиться за то, что он сочтет в данную минуту более подходящим или срочным. Однако у вас есть возможность отстраниться и осознанно решить, какое из дел нужно выполнить, а каким можно пренебречь.

Вы можете научиться распознавать такие моменты, можете прочувствовать их и задержаться на них в течение нескольких минут, дав себе возможность определиться с приоритетами. В такие моменты можно выбрать дело с учетом того, каким количеством времени и умственных ресурсов вы сейчас располагаете. Менее важные дела тоже требуют внимания и времени, однако моменты принятия решений помогут вам не упускать из виду приоритетные задачи.

Стратегия 2

Управляйте умственной энергией

Тайм-менеджмент – это не только разбивка дня на отрезки времени. Не все часы одинаково продуктивны. Мозг утомляется, ему нужен отдых для восстановления, и потому найти в календаре или дневном расписании время на выполнение дела – это еще далеко не все. Главное – заняться работой тогда, когда у вас для этого достаточно умственной энергии.

За многие дела, которыми вы занимаетесь, расплачиваетесь вы и ваш мозг. Одни из них утомляют мозг, другие провоцируют сильные эмоции. В этом нет ничего плохого: таков обычный способ реакции мозга на окружающий мир. Просто за такой реакцией стоит внимательно наблюдать – тогда ресурсы мозга можно будет использовать наилучшим образом. Вооружившись знанием о том, какая деятельность больше всего утомляет ваш мозг и как предвидеть эмоции, которые вероятно проявятся в течение дня, вы сможете принимать более компетентные решения. Вы сможете выбирать, когда над чем работать и когда прерваться и привести эмоции в порядок.

Не стоит доводить себя до умственного переутомления незначительными делами, истощающими потенциал исполнительных функций психики, непосредственно перед ответственным событием – презентацией или совещанием. Зато можно, во-первых, распланировать дела с учетом периодов, когда мозг будет в наилучшей форме, а во-вторых – стратегически отказаться от некоторых дел, которые истощили бы ваши силы. Такое распределение умственной энергии обеспечит вам два часа продуктивной деятельности.

Стратегия 3

Не боритесь со своим вниманием

Считая внимание важной составляющей продуктивности, мы до сих пор неверно представляли себе принцип его действия. Например, мы часто описываем его как луч прожектора, однако свет прожектора, направленный на объект, не меркнет и остается постоянным. Нейронные механизмы, связанные с вниманием, действуют совершенно иначе. Системы, управляющие вниманием, предназначены для регулярного обновления, их дело – быть готовыми обнаружить перемены в окружающей обстановке и помочь нам ориентироваться в постоянно меняющемся мире. И неудивительно, что вы порой впадаете в отчаяние, ведь как ни заставляй себя не отвлекаться, внимание все равно перемещается с одного предмета на другой.

Однако позволить мозгу отвлекаться на другие мысли – лучший способ вновь сосредоточиться. Так вы гораздо быстрее вернетесь к прежней теме, чем переключившись на другое дело, завладевшее вашим вниманием. Чтение спортивной колонки или новостных сайтов отвлечет вас на полчаса или больше, а если просто смотреть в окно, пока мечты не улетучатся сами по себе, то вы вернетесь к делу через считаные минуты, поскольку во время мечтаний будут происходить важные когнитивные процессы.

Стратегия 4

Используйте связь между сознанием и телом

Чувство, будто вы погребены под грузом дел и ничего не успеваете, имеет эмоциональную природу, а эмоции – нечто в высшей степени телесное, а не просто «существующее в голове». Мысль о том, что дел накопилось больше, чем вы можете выполнить, обычно сопровождается физическим ощущением кома в желудке. Так происходит потому, что взаимосвязь тело и сознание сложно взаимосвязаны.

С этой точки зрения неудивительно, что физическая нагрузка может быть надежным способом уменьшить беспокойство, повысить настроение и улучшить когнитивные функции. Не переусердствуйте: когда вы прибегаете к физическим упражнениям как средству улучшить умственную деятельность, для достижения немедленного эффекта не нужна чрезмерная нагрузка. Умеренные упражнения – идеальный вариант.

Создавая себе условия для большей эффективности в важных случаях, можно использовать также воздействие пищи, напитков и кофеиносодержащих веществ. Более частый прием пищи более мелкими порциями, регулярное потребление воды и привычная, не увеличенная доза кофеина могут помочь обрести отличную форму.

То, как вы обращаетесь с организмом, может напрямую влиять на работоспособность мозга. Когда у вас нет важных дел, можно пропускать тренировки и питаться чем угодно. Однако, когда наступает срок, физическая нагрузка и питание, обеспечивающие успешную деятельность в течение ближайших часов, могут привести вас в форму.

Стратегия 5

Пусть рабочее место работает на вас

Финальная стратегия, обеспечивающая как минимум два часа суперэффективности, исходит из того, что определенная физическая среда позволяет мозгу работать в наиболее продуктивном режиме. Пространство, в котором вы работаете, влияет на вашу деятельность многими, порой неожиданными способами – и тем самым способствует более эффективным временным затратам. Шум мешает сосредоточиться, а в наш век общих рабочих пространств, разделенных стенами на отсеки, офисный шум – постоянный раздражитель. Свет на рабочем месте также влияет на внимание и креативность. А рабочее место может и восстанавливать силы, и отвлекать от работы, позволять или затруднять движения и даже вдохновлять вас на риск – все зависит от того, как вы организуете пространство и свои вещи в нем. Рабочее место не всегда можно изменить, однако множеством мелочей вы можете сделать так, чтобы обстановка не мешала, а помогала вашей продуктивности.

Перечисленные стратегии эффективны не только потому, что они просты и легки в использовании, но и потому, что учитывают биологию человека, а не идут вразрез с ней. Технологии по-прежнему будут обеспечивать возможность сделать больше и больше работы за день. Нет сомнений, что существующая культура труда будет по-прежнему требовать от нас большей эффективности и полной отдачи на каждом этапе. И на нас наверняка будет все больше давить неподъемный груз налагаемых на нас требований. Чем быстрее раскручивается этот маховик, тем важнее понимать, при каких условиях людям работается лучше. Это знание позволит нам приспособиться и успешно работать во все ужесточающихся условиях.

Стратегии, описанные в этой книге, призваны помочь в преодолении проблемы, которую я считаю главной в современной культуре труда, – перегруженности работой. Изучение способов, помогающих человеку работать более эффективно, позволит нам лучше понять самих себя, улучшить рабочие навыки и взять собственную жизнь в свои руки.