Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы Сиббет Дэвид
• написать большие заголовки для плакатов в тот день, когда группы собираются на пленарное обсуждение.
• Освещение. Многие конференц-залы приспособлены для показа слайдов, поэтому в них легко затемнить пространство перед аудиторией. Но, когда вы работаете с графическими заготовками, вам, напротив, нужно хорошее освещение. Поэтому я всегда осматриваю помещение перед началом работы, чтобы увидеть, как оно освещено. Вариантов может быть много, но есть несколько способов решения этой проблемы.
• Попросите администрацию зала или отеля предоставить вам прожекторы./p>
• Экран для проектора разместите не в центре, а сбоку.
• Посадите людей лицом к длинной боковой стене, а проектор направьте на короткую стену.
• Развесьте плакаты напротив окон, если это возможно.
Создание условий для диалога зависит и от согласия руководства оставаться в предписанных рамках встречи. Но все же условия для диалога – по существу, открытая система. Если вы распишите каждую минуту встречи и будете жестко следовать схеме, люди вряд ли смогут проявить себя с творческой стороны; но, если в рамках заданной структуры вы оставите им пространство для эксперимента и импровизации, группа станет работать активнее и с большей отдачей.
Создание условий для диалога
В работе группы, которая должна пройти в интерактивном и инновационном ключе, важную роль играет создание условий для диалога. Речь идет о тех элементах повестки дня, основных правилах и других концептуальных вещах, которые создают само пространство общения. Если в ходе встречи люди недоумевают, зачем их сюда пригласили, не понимают, что придется обсуждать, то уйдет масса времени и энергии на прояснение всех этих моментов – энергии, которая должна пойти на установление диалога. Если люди не могут найти туалет или ориентироваться в здании, это тоже мешает диалогу. Вот почему так важно учитывать практику «хождения на веслах», о которой я говорил в главе 12. Создание условий для диалога зависит и от согласия руководства оставаться в предписанных рамках встречи. Но все же условия для диалога – по существу, открытая система. Если вы распишите каждую минуту встречи и будете жестко следовать схеме, люди вряд ли смогут проявить себя с творческой стороны; но, если в рамках заданной структуры вы оставите им пространство для эксперимента и импровизации, группа станет работать активнее и с большей отдачей.
«А если мне хочется, чтобы встреча прошла в творческом, совершенно свободном ключе?» – скажете вы. Любопытно, но между свободой или жесткими рамками существует прямая связь. Есть свобода, рождающаяся в отсутствие сдерживающих факторов: все открыто, время не ограничено, как на детской площадке, длинные перерывы, свободное общение, заседания без структуры. Так складывается определенный тип свободы. Однако есть и другая свобода, основанная на гибкости, производительности, которые вытекают из наличия определенных рамок. Это свобода профессионального джазмена, спортивной команды или танцевального коллектива. Эффективность работы таких групп происходит из того, что они не беспокоятся о рамках и структурах, чтобы достичь подлинных высот творчества. Чтобы придерживаться такой свободы, рамки необходимо сделать простыми и объяснимыми.
Организация рабочего пространства помогает добиться желаемых результатов. На этом развороте показана схема расположения столов для участников рабочий группы, от чего зависит, насколько легко вам будет работать.
• Столы рядами. Такое положение столов помогает собравшимся сконцентрироваться на экране, но осложняет взаимодействие между сидящими. Этот вид расстановки еще называют «как в театре». Если люди привыкли видеть такое расположение столов во время учебы в школе, им будет казаться, что они в школе. Если вам это мешает, расставьте столы по-другому.
• Столы полукругом. При такой расстановке участникам группы легче видеть друг друга и взаимодействовать. Она очень подходит для диалога. Если на одной стене повесить лекционный плакат, то все члены группы получат одно и то же представление об обсуждаемом предмете.
• Столы кругами. Рассадить людей небольшими группами вокруг круглых или квадратных столиков, чтобы можно было свободно двигаться между ними в процессе работы. Так ставят столы для работы семинара «как в кафе».
• В стиле конференции. Во многих залах есть большие конференц-столы. При таком расположении сидящие хорошо видят друг друга, а перед ними может висеть либо лекционный плакат, либо экран. Подобная организация рабочего пространства более формальна.
• Столы буквой «П». Такое расположение позволяет присутствующим хорошо видеть и друг друга, и большие лекционные плакаты, а также работать на столе. Этот формат подходит для семинаров, встреч рабочих групп и групповой работы по составлению планов.
Встречи вне времени и пространства
Следующие две главы посвящены вопросу копирования лекционных плакатов и панно для дальнейшего использования при очных и виртуальных встречах, а также работе с графикой в виртуальном пространстве. В больших организациях многие работают именно в таком формате. Если он вам не подходит, просто пропустите эти главы и перейдите к тем, что рассказывают о претворении идей в жизнь.
14. Оцифровка
Визуальная документация за рамками встречи
Представьте, что встреча, которую вы планировали, подошла к концу. Скорее всего, она была частью большого процесса или проекта, работа в рамках которого нуждается в систематичности, в противном случае добиться нужных результатов невозможно. В наш век – век цифровой фотографии и электронной почты – многие ожидают получить видеоотчет о происшедшем событии буквально на следующий день и тем самым составить представление о дальнейшем ходе работ.
СИСТЕМНОСТЬ В РАБОТЕ• Внимание к обязательствам. Люди перегружены информацией. Желательно напоминать им об обязательствах и планах дальнейших действий.
• Углубление понимания полученных данных. Фотографии лекционных плакатов, полученные участником семинара через несколько дней по его окончании, помогают ему осмыслить опыт работы в группе на новом уровне.
• Резюме для отсутствующих. Хорошо структурированные визуальные отчеты о работе группы помогают объяснить, что происходило во время встречи.
• Основание для последующих встреч. Визуальные отчеты позволяют участникам рабочей группы продолжить работу именно с того места, где они остановились.
• Ощутимость результатов. Менеджеры любят, когда ясно виден результат работы группы. Содержательный документ необходим.
Систематичность рабочего процесса
Визуализация коллективного интеллекта подразумевает работу с визуализированными данными, их развитие и рекомбинирование. Необходимо научиться оперировать с различными версиями планов и добиваться большей вовлеченности людей в работу. Если вы учитель, вам необходимо закрепить пройденный на уроке материал, трансформировать его в презентации. Если вы занимаетесь продажами, следует продемонстрировать клиенту свое внимание, оперативно контролируя сбыт. Если вы консультант, нужно придать ценность тому, что создается в рамках рабочей встречи. Вам необходимо быстро воспроизвести большие панно и перенести их в другие медийные форматы. Людям надо помнить, какие они взяли на себя обязательства и когда должны их выполнить. Справа приведен перечень ситуаций, которые помогают придать работе систематический характер.
Хороший фотоаппарат
Сегодня цифровая фотография используется во всех случаях, когда изображение можно обработать на компьютере и переслать по электронной почте. Она делает по-настоящему гибкой работу любого эксперта по визуализации коллективного интеллекта, причем специальных знаний практически не нужно. Мы не будем подробно рассказывать о цифровой фотографии, но остановимся на некоторых принципиальных моментах.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ• Ведите съемку по ходу визуализации, до того как начнете двигать плакаты. Попросите кого-нибудь вам помочь.
• Во время съемки задержите дыхание, держите фотоаппарат двумя руками.
• Не забудьте пронумеровать плакаты до съемки.
• Фотоаппараты с телескопическими объективами позволяют снимать с большего расстояния.
• Настройте фотоаппарат на люминесцентный режим, если в помещении используется искусственное освещение.
Научитесь фотографировать
Чтобы фотографировать плакаты, вам подойдет любой цифровой фотоаппарат с матрицей выше 4 мегапикселя. Сегодня аппараты совершеннее. Вспышки на стандартных фотоаппаратах также достаточно яркие, что сфотографировать панно шириной 2,5 м без дополнительного освещения. Естественно, более профессиональные камеры с большим разрешением позволят вам снимать при плохом освещении, но их использование требует некоторых навыков.
Ключевой момент съемки – фотоаппарат не должен дрожать у вас в руках. Штатив покупать не обязательно, но с ним проще. Установите вспышку в автоматический режим, наведите фотоаппарат на цель и снимайте. А теперь рассмотрим, что можно сделать с изображениями.
Обработка и использование фотографий
• Перенос фотографий на компьютер. Для этого есть два способа: либо через кабель, либо при помощи карты памяти, которую нужно вставить в гнездо на ноутбуке. Она работает как миниатюрный жесткий диск.
• Обработка фотографий. Большинство фоторедакторов позволяют редактировать изображение, вычленять наиболее важные области, убирать фон. Некоторые программы делают это автоматически. Профессионалы использует Photoshop: этот редактор дает максимум гибкости, он может стирать, перемещать и реорганизовывать части изображения, если в этом есть необходимость. Почти все программы могут менять размеры фотографии и расширение файла.
• Печать. Если нужно напечатать лекционный плакат в формате 27,94 43,18 см или A3 (размеры пропорциональны стандартным размерам таких плакатов), необходимо делать снимки с разрешением 144 dpi или выше. Если вы сохраняете изображение в формате TIFF, оно сохранит свое качество при переделке, в отличие от формата JPEG. В программе для верстки можно сделать рамки, подписи, заголовки. Пачка сброшюрованных листов формата 27,94 43,18 см представляет отчет, сохраняя ощущение панорамного вида, которое давали лекционные плакаты, расставленные в рабочей комнате. Если ваша организация не располагает оборудованием для качественной печати, существует множество разнообразных типографий, которые могут напечатать ваши материалы в любом формате.
• Слайдовая презентация. Простой способ быстро создать отчет – сохранить фотографии в программе для презентации слайдов. Такие программы позволяют быстро сделать аннотацию к любому изображению, в том числе и к фотографиям. Для этого необходимо сохранить изображения размером не более 25,4 см в ширину (разрешение 96 dpi для Macintosh и 72 dpi для PC), в противном случае файл презентации будет слишком велик. По опыту знаю, что 2,5-метровый лекционный плакат прекрасно читается на слайде презентации в программе PowerPoint или Keynote. Вы можете сохранить копии ваших изображений в формате PDF и послать их по электронной почте.
• Размещение материалов в Интернете. Веб-сайты – новое и весьма гибкое средство для подведения итогов встречи. Фотографии лекционных плакатов должны сохраняться в небольшом разрешении в формате JPEG или TIFF, чтобы изображения быстро загружались на страницу. Вы должны проверить размер изображения, которое вы намереваетесь выложить на сайт, и сохранить фотографии в этом формате. Если наряду с фотографиями страниц вам нужны их миниатюрные пиктограммы, то следует сохранить фотографии в низком разрешении. Если вам не хотелось бы «разрезать» цельную историю и карту контекста, необходимо сохранять фотографии разного качества, чтобы посетители сайта могли увидеть и всю картину целиком, и отдельные изображения.
Каждый вариант предлагает целый спектр возможностей, поэтому остановимся лишь на некоторых из них и рассмотрим, чего можно добиться на бумаге и в виртуальном пространстве.
ПЕЧАТНЫЙ ФОРМАТ ОТЧЕТАЛекционный плакат, перерисованный от руки. Удобно, если вам некогда, но хотелось бы придать отчету большую опрятность.
Распечатка цифровой фотографии. Иногда достаточно полноцветного снимка в формате 30 45 см.
Аннотированный отчет. Чтобы выстроить хронологию встречи, добавите подписи к изображениям.
Альбом. Фотографиям сопутствует текст, в котором раскрывается вся логика встречи.
Печать отчетов и групповая память
Рассылка изображений с результатами работы группы важна для поддержания связи между встречами, она напоминает их участникам о достигнутых соглашениях. Наиболее полезный метод показан слева на этой странице. Если вы напечатаете изображение 2,5-метрового лекционного плаката на бумаге размером 30 45 см и развернете ее перед собой, то увидите изображение, сопоставимое по восприятию с изображением на лекционном плакате, который видели из зала. Добавьте к нему несколько фотографий и получите образ, который позволит людям вспомнить все, о чем они думали в ходе работы. Этот метод радикально повышает усвоение информации, обсуждавшийся в группе. Если же вы наберете текст плаката на компьютере, людям трудно будет связать его с темой встречи.
Репродукции лекционных плакатов несут много информации тем, кто присутствовал на встрече, чего нельзя сказать о тех, кто на ней не был. Если вам нужно донести смысл плаката до других, необходимо добавить к репродукции комментарий. Таким образом можно выжать максимум пользы из графики и текста.
Использование Интернета
Интернет быстро развивается, онлайновые инструменты становятся все проще: загрузить файл в Сеть, послать электронное письмо, создать сайт, блог, страничку в Сети и целые «комнаты» для чата не представляет большого труда. Цифровая фиксация информации делает использование всех этих каналов информации прекрасным инструментом, связывающим разные процессы во времени и пространстве.
Ниже перечислены возможности Интернета.
• Пересылка фотографий по электронной почте в формате JPEG. Обработайте фотографии, сохраните их копии с небольшим разрешением и разошлите всем участникам рабочей группы. Очень оперативный способ рассылки.
• Объединение лекционных плакатов в одном PDF-файле. Формат приложений компании Adobe позволяет объединить фотографии в одном PDF-документе – небольшой, удобный для работы файл.
• Рассылка аннотированных слайдов по электронной почте. Создайте изображения размером 20,3 25,4 см в программе для презентации слайдов, которая позволяет добавлять подписи, и отправьте отчет в таком виде участникам группы. Это занимает примерно столько же времени, как и отсылка каждого файла по отдельности; однако может получиться слишком тяжелый файл, из-за чего не все его смогут открыть. Программы для презентации слайдов позволяют сохранить их в PDF-формате.
• Размещение файлов на сайте. Выложите файлы на сайт проекта или на один из открытых сайтов для размещения фотографий. Для больших фотографий (40 см в ширину) создайте маленькие изображения, примерно 7 10 см, а затем свяжите их интернет-ссылкой с подписью «Просмотр оригинального изображения».
• Переслать файл через файлообменник для вывода на печать. Многие интернет-сервисы позволяют переслать файл размером более 10 Мбайт. После этого остается лишь послать пароль доступа к файлу заказчику или спонсору.
• Публикация для онлайновой конференции. Используйте программу для создания презентаций, чтобы показать участникам группы результаты предыдущих встреч, и загрузите полученный файл в Интернет при помощи программы для онлайновых конференций.
АРХИТЕКТУРА САЙТА ДЛЯ РАЗМЕЩЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ РАБОТЫЗдесь, при помощи простой диаграммы, я показываю, каким образом команда может использовать визуальные материалы, созданные во время встреч.
Ссылки на дополнительные данные
Если группа использует онлайновую систему, подавайте ваши лекционные плакаты таким образом, чтобы их легко можно было читать в определенной последовательности. При размещении материалов в Интернете вы получаете дополнительное преимущество: данные могут быть снабжены дополнительными ссылками, что увеличивает объем необходимой информации. При некоторой доработке вы можете «нарезать» лекционный плакат кусочками, чтобы отдельные его области играли роль активных кнопок-ссылок, которые должны вести к более подробной информации. Это следует делать в том случае, если в результате работы группы вы создали очень подробную карту-схему, к которой впоследствии должны обращаться все сотрудники. Некоторые эксперты визуализации коллективного интеллекта пошли дальше: когда вы наводите указатель мыши на ту или иную часть изображения, всплывает поясняющий текст. Все это можно сделать при помощи популярного программного обеспечения.
Слева приведена схема, показывающая как электронная документация может быть связана с сайтом. Все эти функциональные возможности доступны в социальных сетях и в блогах, на тот случай, если у вашей организации нет корпоративной сети и сетевого администратора. Это, естественно, отнимает время, однако размещение рабочих материалов в Интернете увеличивает продуктивность работы команды и ее групповую память. На иллюстрации показаны небольшие иконки, ведущие к изображениям в большом формате. Большие изображения, как правило, лучше демонстрировать в отдельном окне браузера.
15. Удаленная визуализация
Использование планшетников в ходе онлайновых конференций
Рабочие группы все чаще встречаются на теле– и онлайновых конференциях, экономя на дорожных расходах. Многие выполняют основную массу работы по Сети и встречаются лично лишь время от времени. Команды, занятые сбытом, вообще общаются только по Сети, поскольку география их деятельности может быть очень широка. Как-то раз в самолете я сидел рядом с специалистом отдела продаж, работавшим в компании высоких технологий. Я спросил его, как действуют их дистрибьюторы, и он ответил, что они торгуют через Интернет или с помощью телеконференций. «Зачем же вы тогда куда-то летите?» – спросил я в недоумении. «Мне необходимо встретиться с людьми лично, чтобы построить отношения. Я менеджер, и меня невозможно заменить».
Одна из моих коллег считает, что членам команд совершенно нет необходимости встречаться в реальности. Она живет в Калифорнии, и у нее есть коллеги в Англии, которым она очень доверяет, но они никогда не встречались друг с другом. Я полагаю, что с развитием телефонии и видеосвязи и снижением стоимости международной связи виртуальное общение перейдет в разряд обыденного.
И все же большинство моих знакомых по-прежнему считает, что личные встречи очень важны, и не жалеют средств на коллективные мероприятия и личное общение сотрудников. Я думаю, такие встречи очень важны и при контактах сотрудников, принадлежащих к разным культурам и имеющих разный опыт, тем более что даже деловой вариант английского у них разный, не говоря о метафорах, способствующих осмыслению работы. Виртуальная реальность будет расти, но возрастет и потребность в рабочих встречах, причем не только очных. Работа, перенесенная в виртуальное пространство, рождает стресс, но не так все плохо. Решение многих проблем найдено уже сегодня.
Визуализация повышает степень вовлеченности в работу
Во время онлайновых встреч удерживать внимание людей очень сложно, и метод визуализации коллективного интеллекта прямо нацелен на решение этой проблемы. Ведущие, использующие метод визуализации коллективного интеллекта, без графических заготовок будут испытывать трудности в фиксации предложений участников процесса, им придется переспрашивать, проводить опросы, выслушивать каждого и при этом поддерживать вовлеченность каждого в работу. Мультизадачность по-прежнему составляет одну из главных проблем.
Мне довелось проводить онлайновую встречу при помощи программного обеспечения, которое позволяло видеть, открыто у участников встречи окно с конференцией или нет. И выяснилось, что примерно у четверти участников окно конференции было загорожено другими диалоговыми окнами. Единственный способ привлечь внимание людей и добиться их включенности в работу – организовать встречу так, чтобы происходящее на экране было по-настоящему интересным. Все это требует большей подготовительной работы и дисциплинированности, чем очная встреча. Такое общение ограничено временными рамками, и у вас меньше возможностей понять, как реагируют люди на ту или иную мысль.
Работа с приложениями для проведения онлайновых конференций
Большинство крупных организаций сегодня используют программы для проведения онлайновых конференций. В каждой из программ есть виртуальная доска для рисования и письма, а также возможность импортировать слайды и другие документы для коллективного просмотра. Слайды и документы могут носить настолько визуальный характер, насколько вам нужно. Программа для проведения онлайновой конференции дает и другие возможности: вы можете обвести что-то кружком, указать на что-то, нарисовать стрелку или добавить текст к иллюстрациям. В некоторых предусмотрены персональные курсоры с именами участников, которыми они могут указывать на тот или иной информационный блок. Так что, используя эти средства, вы можете выйти на довольно высокий уровень интерактивной визуализации.
Прекрасная возможность начать взаимодействие с группой, участники которой друг с другом не знакомы, попросить всех прислать свои фотографии, чтобы вы могли создать небольшую виртуальную схему круглого стола. Затем проведите опрос, в ходе которого все должны будут сказать несколько слов о цели встречи.
Я убедился, что виртуальные доски для рисования и письма не слишком удобны для графической фиксации работы виртуальной конференции, когда необходимо много рисовать и писать. Инструменты для изменения цвета и рисования не приспособлены для моментальной фиксации данных. Но уже появились программы для рисования, такие как Sketchbook Pro компании Autodesk или Journal от Microsoft Windows, разработанные для планшетных компьютеров, которые адаптированы для визуального конспектирования в реальном времени. Это требует освоения программного обеспечения, альтернативного онлайновым программам для виртуальных конференций, а кроме того, планшетного компьютера.
Практически все программы для проведения онлайновых конференций поддерживают опцию «удаленного рабочего стола», которая позволяет видеть, что происходит на вашем рабочем столе, если вы выступаете в роли докладчика. В этом режиме вы можете продемонстрировать участникам конференции работу любого приложения. Для этого необходимо открыть программу для рисования, которая даст весь набор инструментов: ручки, карандаши, кисти, спреи, ластики и инструменты выделения цветом.
ПРЕИМУЩЕСТВА ВИЗУАЛЬНОГО КОНСПЕКТИРОВАНИЯ В ВИРТУАЛЬНОМ ПРОСТРАНСТВЕВизуальное конспектирование имеет тот же характер, что и конспектирование на лекционном плакате. Но графическая поддержка в виртуальном пространстве имеет свои преимущества.
• Мгновенная фиксация сказанного помогает людям сохранять внимание к обсуждаемому вопросу, если только не мешает вербальному диалогу.
• Графические заготовки, высланные до начала теле– или онлайновой конференции, помогают участникам сосредоточиться на разбираемых вопросах.
• Графические повестки дня помогают при онлайновом общении, поскольку оно требует большей организационной работы.
• Графическая репрезентация данных помогает дать отчет о принятом решении и порядке дальнейших действий.
• Графическое конспектирование документирует рабочий процесс, что вовлекает людей в работу.
Использование планшетного компьютера
Планшетные компьютеры могут работать в режиме «удаленного рабочего стола», причем один из них может исполнять роль главного. Планшетник стоит приблизительно столько же, сколько и настольный компьютер или планшет для профессионального дизайнера, подключаемый к обыкновенному компьютеру. Такого рода вложение денег вполне сопоставимо с ценой на авиабилеты. Правда, остается время на освоение нового оборудования. В пользу подобного вложения денег говорит уровень точности и детальности рисунка, которого можно добиться на планшетнике, если вы решили войти в мир виртуальных встреч.
В работе в режиме «удаленного рабочего стола» есть свои трудности. Большинство программ для проведения онлайновых конференций имеют диалоговое окно, в котором каждый может видеть, кто находится в онлайне, а также ответить на вопросы. Если такие окна открыты, часть экрана компьютера участника виртуальной встречи будет перекрыта. Такие окна можно свернуть, но не все знают, как это делается. Если ваша команда привыкла работать виртуально, проблем не будет. Но, если люди занимаются этим впервые, могут возникнуть затруднения. Перед началом работы проведите небольшой тренинг: убедитесь, что рабочая область, которую вы используете в программе для рисования, занимает две трети экрана и не будет перекрываться диалоговым окном для мгновенных сообщений.
Мы не будем детально разбирать все проблемы виртуальной работы, но предлагаем вам небольшой обзор возможностей, которые дают рабочие встречи методом визуализации коллективного интеллекта. Мне не удастся подробно осветить и все особенности работы с программами для онлайновых конференций и планшетниками.
Но хочу подчеркнуть: какой бы инструмент вы ни использовали, вам придется изучить его вдоль и поперек, чтобы технические сбои не мешали делу. Сначала, если уж вы решили работать таким образом, вам, вероятно, понадобится технический консультант.
Работа без программы для рисования
Компания The Grove на настоящее время предлагает линейку приложений GraphicGuides в формате PowerPoint, с которыми можно работать в режиме «удаленного рабочего стола» без планшетника. Рисовать в них нельзя, но можно впечатывать текст, фиксируя то, что говорят люди. Таким образом можно использовать любые графические заготовки, которые легко создать самостоятельно. Главная трудность в том, что вы должны научиться работать настолько быстро, чтобы это не мешало общению. Любой рисунок отнимает массу времени и испытывает терпение присутствующих. На больших встречах компьютерный набор текста в реальном времени может заменить графическое конспектирование. Это поможет дать понять, что предложения собеседников услышаны и записаны. Некоторые называют подобного рода поддержку «технографией». И тут нужна профессиональная наборщица.
В течение 1990-х гг. я работал в Институте будущего в Пало-Альто над проектом под названием Groupware Users Project. В проекте был задействован десяток крупных организаций, и все они пытались оценить воздействие программ, ориентированных на работу группы, на деятельность этих групп. Среди них были P&G, Bechtel, HP, Всемирный банк, а также государственные агентства. В год проводились две встречи клиентов на площадках, оборудованных по последнему слову техники такими компаниями, как Apple, Microsoft, Массачусетский технологический институт и Аризонский университет. Мы изучили работу практических всех имевшихся в наличии компьютерных программ, нацеленных на коллективное пользование. Среди них были приложения для видеоконференций, аудиографики, интерактивных досок для совместной работы, онлайновых и телеконференций, для коллективного рисования, а также переговорные комнаты. На очных встречах мы проектировали компьютеры и испытывали различные типы записывающих программ. Как ведущий координатор рабочих групп я перебрал всевозможные устройства и в результате пришел к следующим выводам.
Я думаю, графическое конспектирование на планшетнике – самый лучший способ поддерживать работу коллективного интеллекта на визуальном уровне. Изменение или удаление информации не нарушает хода действия.
Когда люди пытаются понять что-то сложное, каждый собирает информацию и держит ее в уме или в виде записок, получая в итоге нечто, что я называю «театральной декорацией памяти». Я заметил, что, когда работаю на лекционном плакате, поставленном в одном углу комнаты, а затем передвигаю его, люди по-прежнему будут показывать в ту сторону, где он прежде стоял. И пришел к выводу, что пространства памяти должны быть стабильными, если вы хотите выявить внутренние связи и отношения между блоками данных. Если блоки информации перемещаются и постоянно меняют свое расположение, то участники группы не могут создать внутренние конструкты, позволяющие им перейти к поиску структур второго уровня. Поэтому любое программное обеспечение, которое все время меняет форму представления данных, когда вы добавляете к ним новую информацию, дестабилизирует внутреннюю структуру. Возможно, оно подходит для работы со структурой, но не для поиска внутренних связей между блоками информации. Именно поэтому я считаю, графическое конспектирование на планшетнике – наилучший способ поддерживать работу коллективного интеллекта на визуальном уровне. Тут изменение или удаление информации не нарушает хода действий на «театральной декорации памяти».
Визуальные телеконференции
Если вы работаете в основном в режиме телеконференций, то можете использовать метод визуализации коллективного интеллекта, создавая документы, отражающие ход дискуссии, которые будут помогать группе осмысливать то, что необходимо сделать. Такими документами могут быть карты, диаграммы, модели, списки или даже текст, написанный от руки. Если страницы и параграфы пронумерованы, а соответствующим частям рисунков даны названия, то группа включается в визуальный режим работы, опираясь на предложенный вами документ. Часто группы, работающие в режиме телеконференции, параллельно используют электронную почту, пересылая друг другу документы в ходе обсуждения. Таким образом, как правило, разрабатывают повестку дня.
IV. Рисунки для утверждения планов
В этой части книги вы узнаете, как использовать метод визуализации коллективного интеллекта для реализации конкретных действий на встречах, имеющих отношение к эффективности работы команды, принятию решений, управлению проектами, инновационным тренингам и процессам изменений. Все эти виды встреч имеют отношения к работе на результат и эффективности труда.
Глава 16. Эффективность работы команды. Обзор стадий работы и типы рабочих встреч, нацеленные на достижение результата и высокую эффективность.
Глава 17. Встречи, посвященные принятию решений. Обзор систем принятия решений; воронка принятия решений; лучшие визуальные практики для достижения соглашений.
Глава 18. Рабочие встречи, посвященные управлению проектом. Графические схемы работ и организация команды; программное обеспечение для управления проектами; важность обратной связи.
Глава 19. Визуализация инноваций и изменений. Изобретение новых бизнес-моделей; визуализация процесса изменения организации; инновационный семинар P&G; использование карт историй компании The Grove для визуализации процесса изменений организации.
Глава 20. Семинары и тренинги. Использование визуальных инструментов на обучающих семинарах; работа с обучающими картами поисковым методом; графический интерфейс.
16. Эффективность работы команды
Визуализация целей, ролей и рабочих планов
Переход от мысли к действию – это переход от концептуального рассмотрения структур и систем к координированию действий во времени. Он происходит после того, как к планам и идеям начинают применять имеющиеся ресурсы, далее следует стадия организации и реализации проекта. Организации с высокой производительностью осуществляют инвестиции в получение новых данных и развитие, чтобы использовать их в будущих проектах. С помощью метода визуализации коллективного интеллекта вы можете довольно много сделать для тех, кто работает над проблемой повышения производительности команд. Во-первых, это касается использования метода визуализации для процесса принятия решений и определения обязательств; во-вторых, рисунки для создания рабочих планов и управления проектами и использование визуализации для ввода инноваций и обучения – все это дает результаты, которых любая организация пытается добиться от рабочих встреч.
Аниматоры групп, менеджеры проектов, руководители команд, группы сбыта, менеджеры изменений и профессионалы в области в развития – все сталкиваются с трудностями осмысления и управления процессами. Поэтому для начала мы рассмотрим карту процесса, через который проходит любая группа или команда, на общем уровне, определим его фазы и стадии. А затем изучим, каким образом работают различные типы визуализации коллективного интеллекта. В последующих главах этапы процесса рассматриваются глубже.
Что такое команда?
Команда – это любая группа, которая коллективными усилиями должна добиться нужных результатов. Существует множество рабочих групп, которые называют себя командами, но на поверку они оказываются группами индивидуалов, чья деятельность координируется менеджером. Такая организация труда подходит для информационных центров, служб клиентской поддержки и даже преподавательских коллективов. Однако метод визуализации коллективного интеллекта больше нужен командам, члены которых должны добиться определенных результатов благодаря коллективным усилиям. Это производственные отделы; группы, управляющие изменениями; группы сбыта и команды специалистов, таких как медицинский персонал клиник, дизайнеры и руководители учреждений. Почему? Потому что командам, нуждающимся в сотрудничестве, необходимо и единое понимание общей идеи о том, кто, чем и когда должен заниматься, и тут визуализация коллективного интеллекта может принести огромную пользу.
Обуздание четырех потоков. Ключ к эффективности работы команды
На протяжении всей книги я отстаиваю одну мысль: не важно, как выглядят объекты, важно, как они двигаются. В этом ключ к претворению идей в жизнь – следует видеть движение во времени, определяя, каким образом каждый элемент процесса играет свою роль.
Четыре пути освоения новой информации, вокруг которых построена вся книга, могут быть представлены как четыре потока активности, которая разворачивается во времени и с метафорической точки зрения напоминает партию баса, тенора, альта и сопрано. Компания The Grove, обучая координаторов, работающих с группами, учит их думать о том, как обуздать все четыре потока.
1. Поток внимания. Сознание людей и осознание происходящего – все время в настоящем, все время в движении. Эту реальность невозможно ощутить физически, но она играет существенную роль в эффективности команды. Именно истории о том, почему мы что-то делаем и чего намереваемся добиться, стимулируют или блокируют наше внимание. Этим потоком можно управлять посредством воображения и осознания реальности каждого явления.
2. Поток энергии. Этот эмоциональный и социальный поток, который формируется в ходе встречи, иногда называют групповой динамикой. И он неразрывно связан с феноменом включенности людей в работу. Это уровень включенности и мотивации. Отчасти он состоит из темпа, ритма и интенсивности взаимодействия в группе. Вы ощущаете движение потока посредством своих чувств.
3. Поток информации. Это поток мышления и коммуникации, относящийся к идеям, исследованиям, анализу, репрезентирует, интерпретирует, символизирует то, с чем мы работаем. В информационном обществе на этот уровень приходится все больше и больше трудовой активности. Мышление, как видим, не статично – это динамичный процесс изучения, обнаружения внутренних взаимосвязей, поиска значения и смысла.
4. Поток операционной деятельности. Цель, мотивация и идеи должны быть задействованы в реальной деятельности, нуждаются в конкретных ресурсах и механизмах, без которых многого не достигнуть. Претворение идей в жизнь подразумевает сопряжение самых высоких устремлений с финансовыми результатами. Поток принятия решений, управления проектами, организационными изменениями и инновациями требует глубокого понимания на уровне операционной деятельности.
Эти четыре потока активности представляют собой те самые четыре уровня, описанные Артуром Янгом в его теории процессов; его работа помогла мне четко – и графически! – разделить эти потоки. Янг использовал пространственную геометрию для описания идей, освободив себя от необходимости облекать все смыслы в слова.
Все эти четыре потока во время работы представляют собой те самые четыре уровня, описанные Артуром Янгом в его теории процессов; его работа помогла четко – и графически! – разделить эти потоки. Янг использовал пространственную геометрию для описания идей, освободив себя от необходимости облекать все смыслы в слова. Я перевел это в слова, которые вы можете запомнить как аббревиатуру AEIO или как набор английских гласных. Буква U будет по созвучию означать вас! То, как вы управляете каждой из четырех составляющих, определяет ваш стиль.
Художники-карикатуристы прекрасно это знают. Они описывают реальность посредством трехмерных рисунков (3D). Рисунки объектов отбрасывают тени, имеют форму, контуры и детали, которые мы можем видеть. Художники воспроизводят процесс мышления при помощи двухмерных (2D) концептуальных рисунков, диалоговых пузырей, диаграмм и слов – все это символические формы представления. Они обозначают движения и чувства при помощи цвета и линий, которые имеют одномерную природу (1D). И наконец, воображаемую часть жизни они изображают аурами или ореолами света, давая понять, что эта сфера не имеет физического измерения (0D) и представляет собой нечто полностью воображаемое. Такого рода фиксация информации помогает построить иерархию уровней. Эта система также соответствует тому, как мы, люди, понимаем то, что воспринимаем: с одной стороны, низшее, трехмерное, зримое, а с другой – высшее, свободное, воображаемое.
DREXLER/SIBBET TEAM PERFORMANCE MODELОбучая методам эффективной работы команды, мы с Аланом Дрекслером создали визуальную модель, которая помогает людям представить изменение во времени всего, что имеет отношение к сотрудничеству в команде. В настоящее время эта модель широко используется различными организациями, когда им нужно понять стадии формирования команды и стадии, которые необходимо пройти, чтобы добиться стабильной эффективной работы, – это мы называем «воплощением идей в жизнь».
Процесс работы команды как четыре потока
Если вы можете представить движение четырех потоков в Drexler/Sibbet Team Performance Model® эффективным, значит, вы понимаете, почему модель нарисована в форме латинской буквы V, а не в виде простой линейной последовательности. Эта модель – продукт нашей с Аланом совместной работы над моделью Гибба, Дрекслера и Вейсборда (о ней шла речь в главе 4) с использованием теории Артура Янга.
Янг отстаивает следующую точку зрения: все процессы начинаются изнутри, причем нет никаких ограничивающих факторов, каждый процесс имеет свой потенциал и свою цель и развивается в сторону ситуации, наделенной большим количеством ограничений в тот момент, когда вы начинаете говорить о бюджете предприятия и распределять обязанности между людьми, занятыми на проекте. Это стадия 4 – «Обязательства» – нижний шар на модели процессов. Претворение идеи в жизнь – процесс преодоления ограничивающих факторов и обретение свободы, которую дает высокоэффективная деятельность, которая приходит с мастерством в условиях наличия ограничивающих факторов. В книге мы не говорим об эффективности командной работы (по поводу Team Leader Guide см. главу 23), но эта структура помогает прийти к пониманию того, какое место занимает метод визуализации в осмыслении проблемы эффективности работы команды.
Быть может, вы заметили, что первые разделы книги посвящены начальным стадиям работы группы – именно как показано на этой модели. Воображение обращено к вопросу ПОЧЕМУ? – вы читаете главы о визуализации коллективного интеллекта. Включенность в работу – к аспекту построения атмосферы доверия, когда вам необходимо дать ответ на вопрос КТО они, люди в группе. Раздел, касающийся мышления, соотносится с вопросом КАКИЕ цели и какая информация вам нужна, чтобы прийти к четкому пониманию материала. Следующая глава рассказывает о процессе принятия решений и непосредственно разбирает, КАК вы приходите к решениям, и определяет круг обязательств. Если члены группы взяли на себя обязательства, можно начать процесс воплощения идей в жизнь. Модель эффективной работы команды – еще один способ понять визуально цикл освоения новых данных, рассматривая его как путешествие из точки свободы воображения в точку, где вступают в действие жесткие правила реального мира, чтобы затем вновь вернуться в точку свободы (см. иллюстрацию на предыдущей странице).
Вам может показаться странным, почему «мячик», изображенный на модели, отскакивает от пола, достигнув этапа воплощения идей в жизнь и стадии стабилизации процесса. Причина заключаются в следующем: когда проект переходит на стадию воплощения задуманного, в ход вступают другие аспекты – время и сроки, а сроки – несколько неопределенная вещь, поскольку на них влияют все четыре потока и поведение некоторых из них невозможно прогнозировать.
Таки образом, схема представляет собой интегрированную картину взаимодействия всех четырех потоков – некую «схему по умолчанию», если говорить на языке компьютерного программирования. Но обратите внимание на маленькие стрелочки, указывающие вперед и назад, – они дают понять, что в реальности все вовлеченные в командную работу люди находятся на разных стадиях осознания проблемы, могут двигаться в разных направлениях, возвращаясь назад, чтобы проработать упущенные моменты. Подобно модели клавиатуры Group Graphic, о которой мы говорили, эта модель организована таким образом, что основные ее элементы находятся слева, а самые сложные и трудные – справа; причем, как и в случае с клавиатурой, на позднейших стадиях базовые элементы входят в состав более сложных. Таким образом, модель эффективной работы группы становится ментальной клавиатурой, помогающий понимать, как устроен процесс работы в команде.
Осмысление работы команды
Недавно сотрудники The Grove закончили обсуждение целей, которые предстоит достичь компании в следующем году; нам пришлось приложить немало усилий, чтобы прояснить наши главные цели. Трудности, стоящие перед нами, сводятся к координации действий во времени, а также к сбалансированию конкурирующих аспектов спроса; поэтому мы говорили не о целях как таковых. В ходе изначального планирования казалось, что наш уровень единодушия пребывает на должной высоте. Когда же мы повесили на стену карту со стратегическим планом наших действий с временной шкалой и приступили к определению важных вех, разговор перешел на совершенно другой уровень – внимания к специфическим деталям и напряженности. Мы погрузились в стадию воплощения замысла в жизнь.
Эта карта процесса иллюстрирует самые распространенные визуальные инструменты, которые используются на рабочих встречах, выделенных кружками. По мере того как вы будете углублять свое понимание организационных процессов, вы заметите, что процессы, требующие большей концентрации, «вложены» в процессы, носящие более сложный характер. Например, можно осуществлять крупномасштабный процесс планирования, в ходе которого состоятся все типы указанных здесь встреч. Это относится и к компании по оптимизации производства. Конечно, вы можете обойтись только одним или двумя типами встреч. Подобного рода модели предлагают определенную гибкость.
Метод визуализации и эффективность работы команды
Я взял за основу модель эффективной работы, чтобы рассмотреть типы встреч, и осознал, что они отражают стадии, которые группа должна пройти. На самом общем уровне формирования стратегии создания группы и планирование обеспечиваются первичным ориентированием ее членов, встречами, посвященными формированию группы и планированию проекта. Первые разделы книги содержат достаточно инструментов для этих стадий работы.
Стадии претворения идей в жизнь, показанные на следующей странице, обеспечиваются встречами, посвященными принятию решений и обзорам проектов, творческими инновациями и действиями, связанными с разработкой. В современном мире цифровых технологий все может происходить в виртуальной среде – и переговоры, и конференции.
Лучшие методы командной работы
Ниже приведены самые лучшие и проверенные методы командной работы, рассматриваемые в книге.
• Устав команды. Определите все цели и задачи команды, рекомендованные спонсорами, и представьте их графически. Это и будет ее уставом.
• Профиль команды. Потратьте время и зафиксируйте на плакате все умения и ресурсы, которыми обладают участники команды.
• Четкое определение цели. Необходимость этого процесса в работе команды трудно переоценить. Он представляет собой главную составляющую графически представленного стратегического плана. Здесь вам нужно поработать со стикерами.
• Процесс принятия решения. Следующая глава посвящена созданию так называемой «воронки принятия решения»; в ней подробно разобраны шаги в сторону конкретизации факторов, влияющих на принятие решений, и достижения согласия.
• Планирование действий. Создание стратегического плана или его эквивалента даст возможность получить руководство к действию, с которым команда должна соотносить свою деятельность. Создание такого плана силами команды методом визуализации коллективного интеллекта повышает шанс, что все участники получат единую картину происходящего. Естественно, один человек сможет быстрее написать план, однако вероятно, что люди не смогут выполнять этот план или же он будет вызывать возражения.
• Мониторинг выполнения проекта. Весьма важная практика регулярного отслеживания выполнения работ по проекту. В данном случае полезно воспользоваться визуальными заготовками для стратегического планирования и перечнями мероприятий.
• Ситуационные исследования. Организация, стремящаяся добиться высокой эффективности в работе, поддерживает проведение ситуационных исследований. Графическая составляющая таких исследований позволяет сотрудникам видеть и анализировать их результаты.
17. Встречи, посвященные принятию решений
Достижение согласия и определение обязательств
Серия встреч достигает своего апогея, когда наступает ключевой момент – принятие решения. Ориентирование и включение группы в работу и осмысление всех идей – все это приходит в голову, когда люди должны прийти к согласию и взять на себя обязательства. Применение метода визуализации коллективного интеллекта может помочь вам в работе, если вы последуете простым инструкциям, приведенным в этой главе. Процесс этот складывается из следующих этапов:
1. Четко определите, какого рода процесс принятия решения вы собираетесь использовать, прежде чем подводить группу к этому этапу. (Используйте иллюстрацию процесса принятия решений, приведенную на этой странице.)
2. Нарисуйте «воронку принятия решения» – схему шагов, которые вы должны выполнить, чтобы прийти к согласию.
3. Примите решение и создайте его графическую репрезентацию.
4. Оцените принятое решение с точки зрения доверия к нему участников команды.
5. Задокументируйте и напомните о принятом решении по электронной почте.
ТИПЫ ПРОЦЕССОВ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙКак распределена власть и по отношению к чему люди проявляют лояльность – вот два фактора, определяющих тип процесса принятия решения. Четыре подхода, показанных здесь, дают максимально эффективный результат, если условия отвечают схеме.
Четкость в отношении выбора способа принятия решения
Обучая искусству координации работы команды во время рабочей встречи, я изучил литературу и нарисовал картинку, посвященную различным способам принятия решений. Я часто использую ее, обучая клиентов искусству выбора, когда встреча подходит к этапу принятия решения. Четыре квадрата отражают логику распределения власти и лояльности людей. Если у вашей группы власть рассредоточена между ее членами, как, например, в ситуации родитель / учительская ассоциация, или собрание представителей организаций, или конференция, и люди более лояльны по отношению к собственным интересам, чем к институциональным, то необходимо найти совместное решение. Однако, если институциональная лояльность высока, как, например, в военных организациях, спортивных командах или дружном коллективе, и власть относительно централизована, как, например, в команде менеджеров, тогда можно взять за основу решения руководства.
Кроме того, можно использовать методы переговоров и принятия решений по определенным правилам.
Каждый способ имеет свои вариации. Наша книга посвящена не процессу принятия решений, а проблеме использования методов визуализации коллективного интеллекта в ходе процесса принятия решения. Визуальная поддержка обеспечивает процессу хорошее начало, люди могут использовать графическую модель, чтобы обговорить, как они понимают различные варианты решений, и в итоге решить, какой из них использовать.
Естественно, эти методы можно комбинировать. Нередко ситуация выглядит так: команда проводит короткую встречу, в ходе которой следует принять решение и сразу перейти к действиям. Лидер команды, как правило, наделен полномочиями решать, что должна делать команда, однако ему бы хотелось привлечь всех к процессу принятия решения, чтобы решение было максимально коллегиальным. В начале встречи вы предлагаете работать до достижения консенсуса, но если в итоге решение так и не принято, лидер команды принимает его сам.
«ВОРОНКА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ»Предложите ряд шагов, которые помогут участникам процесса принятия решения видеть его стадиально.
Создание «воронки принятия решения»
Искусство принятия решений на встречах, где возможно прибегнуть к методу достижения коллегиального консенсуса, подразумевает подведение людей к согласию шаг за шагом, т. е. к обязательствам, которые люди могут осмыслить по ходу процесса принятия решения. Это означает, что вы должны задавать простые вопросы, на которые ваш клиент может дать положительный ответ. Специалисты по сбыту проходят обучение, в ходе которого их учат подводить клиента к решению серией наводящих вопросов. Все эти вопросы будут подводить клиента к главному большому вопросу, когда клиент сможет определенно сказать, готов он приобрести данный продукт или нет. По мере ответов на простые вопросы будет складываться структура принятия решения. Точно так же можно работать и во время встречи команды.
Ниже приведены способы, которые позволяют создать «воронку принятия решения». Каждый из них требует работы на лекционном плакате.
1. Предложение по конкретным действиям. Необходимо попросить людей записать свои варианты решений на стикеры и зафиксировать их на лекционном плакате.
2. Разработка критериев выбора оптимального решения. Потребуется создать перечень критериев.
3. Обсуждение. Когда люди выступают за то или иное решение, фиксируйте на полях лекционного плаката высказываемые ими пожелания в пользу одного или другого решения.
4. Голосование стикерами-точками. Раздайте стикеры-точки числом равным трети всех элементов выбора и попросите каждого приклеить их к той позиции на плакате, которая кажется им предпочтительной. (Это, кстати, способствует общению людей в ходе работы.)
5. Множественное голосование. Пронумеруйте все элементы списка и попросите выбрать треть наиболее предпочтительных. Затем запишите результаты прямого голосования по номерам. (Это позволяет избежать оглядки на лидера группы.)
6. Рейтинг. На лекционном плакате пометьте «Предпочтительное» наверху и «Менее предпочтительное» внизу и попросите распределить стикеры-точки. Если вы добавите вторую координату («легкое»/«трудное»), то сможете получить еще один уровень сортировки.
7. Мнение руководства. Пригласите на встречу представителей руководства и попросите их обозначить свою позицию, чтобы подтолкнуть группу к принятию того или иного решения.
8. Определение консенсуса. Попросите группу высказаться, что они будут считать консенсусом. Когда ответ будет озвучен, проверьте, действительно ли эта форма консенсуса поддерживается всеми. Спросите так: «А кто против? Считаю раз, два, три». Таким образом вы можете всех привлечь к принятию решения.
9. Отложенное решение. Набросайте план решения, а обсуждение отложите до следующего раза.
10. Проверка степени доверия к решению. См. инструкции на предыдущей странице.
Вы можете выделить время на обсуждение, попросить выдвинуть новые предложения и вновь провести голосование стикерами-точками. Если вам нужно достичь коллегиального согласия, будьте готовы, что вам придется потратить на это время. При принятии решения не следует спешить.
ПРОВЕРКА СТЕПЕНИ ДОВЕРИЯ К РЕШЕНИЮ1. Начните с той позиции, по которой группа уже достигла согласия: например, в отношении цели на год либо группы целей по плану мероприятий или в отношении построения учебного плана.
2. Нарисуйте линию и отметьте 10 делений – от 0 до 10.
3. Попросите каждого определить по десятибалльной шкале степень своего доверия к принятому решению.
4. Попросите всех назвать оценки и поставьте крестики против соответствующей цифры на шкале.
5. Результаты отражают графически уровень доверия.
6. Попросите тех, кто проявил наименьшее доверие, высказаться и пояснить, что следует сделать, чтобы решение действительно вызвало у них доверие.
7. Критика решения приведет к более тщательному определению обязательств и более точному их выполнению.
Авторы решения и фиксация факта его принятия
Когда решение принято, необходимо закрепить его графически, используя заготовку, напоминающую заготовку для определение видения или построения стратегического плана. В ходе принятия решения можно переключиться от записи всего, что люди говорят, к записи только тех положений, которые относятся к решению. Нужно четко дать понять это группе, а графическая фиксация такого перехода поможет понять, что происходит. В итоге следует удостовериться, что люди готовы воплотить это решение в жизнь. Иногда решение невозможно графически представить в момент его принятия; однако вы можете записать имена ответственных на плакате, чтобы все их увидели.
Еще один способ зафиксировать факт принятия решения – попросить участников команды подписать лекционный плакат, после чего вся группа может сфотографироваться на его фоне. Это поможет напомнить о принятом решении, если вы разошлете фотографии всем участникам встречи. Принятые обязательства – настолько важная составляющая процесса, что будет не лишним принять ради их выполнения дополнительные меры.
Хорошие менеджеры проектов и руководители команд записывают все достигнутые соглашения и принятые решения и рассылают письма участникам встречи, после того как группа закончила работу.
18. Рабочие встречи, посвященные управлению проектом
Фиксация этапов работ по проекту при помощи изображений
Industrial Light & Magic – отделение компании Lucasfilm, пионера компьютерной графики и спецэффектов. Однажды они пригласили меня организовать обсуждение одного из фильмов, когда съемки были только что завершены. Съемки были очень трудными, и представителям компании хотелось, чтобы сотрудники поделились накопленным опытом, чтобы использовать его в съемках следующего фильма. Для встречи мы разработали графическую заготовку, и с ее помощью успешно провели заседание, на котором присутствовало примерно 35 сотрудников, на протяжении двух часов очень по-деловому делившихся своим опытом. Подобного рода встречи, посвященные разбору проекта, абсолютно бесценны на стадии запуска нового проекта.
Во время работы с группой у меня была возможность побродить по территории компании, и меня поразило, как они использовали один из визуальных инструментов в своей повседневной работе. В холле, ведущем к студиям, висел большой дисплей. На экране располагались разноцветные карточки – каждая обозначала тот или иной проект, а также день съемок. На карточке была основная информация по проекту и характер съемок; каждая карточка располагалась рядом со значком той или иной студии, в которой должны были идти съемки. Так что на дисплее сразу было видно, как используются помещения здания. И можно было четко понять, когда начинаются и заканчиваются работы по проектам. Тогда, находясь в сердце цифровой эволюции, я еще раз убедился, насколько эффективно можно использовать дисплей.
ПЛАКАТ С РАЗБОРОМ ХОДА РАБОТ ПО ПРОЕКТУ
Эта графическая заготовка была создана для того, чтобы сотрудники поделились друг с другом опытом, который получили в ходе съемок фильма.
Инструменты визуализации анализа работ по проекту
После того как проект запущен, распределены ключевые роли и приняты основные решения, метод визуализации коллективного интеллекта может быть задействован в трех областях.
1. Планирование действий по проекту рабочей группой. Команда, занятая на проекте, должна сформулировать, как она намеревается выполнить проект, соотнося достигнутые соглашения по различным рабочим моментам с временной шкалой. Графическая заготовка для построения стратегического плана и схемы выполнения работ, описанные ранее, представляют собой примеры такого рода визуальных инструментов.
2. Графические отчеты по ходу проектных работ. Когда проектный план подготовлен, вы можете проиллюстрировать его в виде таблицы, обновление которой могут периодически рассылаться с пометками о выполненных работах.
3. Анализ хода работ по проекту и решение проблем. Проекты часто нуждаются в устранении мелких недоделок, чтобы все работы выполнялись в нужном русле, слаженно, а возникающие проблемы быстро устранялись.
ГРАФИЧЕСКИЙ ПЛАН ДЕЙСТВИЙКогда вы просите команду, занятую на проекте, обозначить на таком плане стоящие перед ней задачи, каждый участник команды начнет продумывать предстоящие мероприятия, уходя от слишком общего взгляда на ход работ. Эта графическая заготовка была создана компанией The Grove именно для разработки планов действий по проекту.
Создание плана действий
Привязка действий по проекту к календарю заставляет группу проигрывать предстоящие работы и во многом становится началом выполнения работ. План визуализирует действия, которые логически соотносятся друг с другом, затем назначаются ответственные. Такой план также демонстрирует цели и основные вехи проекта. Как только вы построите основную схему работ, вам останется написать необходимые действия на стикерах и наклеить их в соответствующие места схемы.
Я работал с группой сотрудников компании HP в Сингапуре, которые разработали модель видения и стратегию для менеджеров, работавших в Азии. Это европейская компания, но ее отделения открываются и в Азии; и руководство верит, что для полного успеха необходимо взять на ключевые позиции менеджеров из числа жителей Азии, которые могли самостоятельно работать в этой части мира. Для крупной компании очень важно, чтобы ее представительства в других странах учитывали местные особенности, сообразовывая с ними свои стратегии. Поэтому в качестве первого шага генеральной стратегии сотрудники компании HP решили разработать графический план выполнения работ для каждой страны.
Когда графическая заготовка для стратегического плана была готова, команда китайских менеджеров легко разработала план действий. Четыре менеджера встали у лекционного плаката и высказали свои предложения, внесли какие-то изменения, и приблизительно через час у них на руках был черновой план, имевший вполне глубоко проработанную структуру.
Порой организации используют компьютерные программы для создания планов. Однако, если вы используете метод визуализации коллективного интеллекта, работая с группой, люди будут относиться к созданной вами финальной версии плана как результату своих усилий. Но если лидер команды создает план в одиночку при помощи компьютерной программы, ему придется потратить немало сил, чтобы убедить всех членов команды в преимуществе созданного плана; в противном случае ему придется ограничиться отговоркой вроде «поверьте мне на слово».
ДИАГРАММА ГАНТАПодобные диаграммы иллюстрируют ход выполнения работ по проекту, указывая начальные и конечные точки заданий. Это стандартный инструмент менеджера по проектам.
Визуальные инструменты для иллюстрации хода работ
Стандартный графический формат для управления проектом – так называемая диаграмма Ганта – по сути представляет собой план действий без очевидной метафоры. Выглядит она как простая матрица, демонстрирующая задачи, распределенные по временной шкале, их начальные и конечные точки, и некоторую дополнительную информацию. Стандартные графики есть в компьютерных программах управления проектами. Они очень помогают детально проработать все, что предстоит сделать; но, если вы не менеджер данного проекта, вид их повергнет вас в недоумение. Однако их также можно использовать, чтобы показать ход выполнения работ, высылая сотрудникам копии, где будут подчеркнуты пройденные стадии.
В дополнение к дисплею с карточками проектов в компании Industrial Light & Magic работал координатор проектов. В офисе висела небольшая диаграмма Ганта с цветными столбиками, обозначавшими пять или шесть фаз работ по проекту, которые можно было предвидеть заранее. Все это располагалось на магнитной доске, демонстрировавшей два месяца работ фаза за фазой. Координатор проектов мог взять один, два или три магнитика и с их помощью показать, сколько времени может занять та или иная фаза. Диаграмму обновляли еженедельно, на что уходило немало времени, зато каждый сотрудник мог в любой момент понять, на какой стадии находится его проект.