Привычки лидера. Самые важные навыки за несколько минут в день Ланик Мартин
2. Разделение задач на более важные и менее важные и определение, что необходимо делать сейчас, а что может подождать до завтра.
3. Обдумывание того, сколько времени потребуется на каждую задачу и задание; сроки должны быть реалистичными и выполнимыми.
4. У приоритетов должно быть ясное логическое обоснование, понятное каждому члену команды.
Чем важен навык
Всем нам это хорошо знакомо: всегда кажется, что работы больше, чем часов в сутках. Только правильный выбор приоритетов позволяет сосредоточить усилия на выполнении более важных задач и проектов. Если не сделать это вовремя, все будет представляться одинаково важным, вы будете пытаться одновременно охватить разные задачи и разрываться между ними, не имея возможности на ходу определить, как эффективнее тратить время и энергию. В полной мере это относится и к деятельности команд. Необходимо установить, какие задачи первостепенны, а какие можно отложить на потом. Без четких приоритетов члены команды не могут нормально координировать свои действия, чувствуют себя перегруженными работой, а зачастую просто перестают понимать, что и когда нужно делать.
Решающее значение управление приоритетами приобретает, когда вводится новая стратегия или ваша команда включается в реализацию существующей стратегии. В каждом из этих случаев абстрактное представление об общих целях следует перевести в конкретные шаги. Задача эффективного менеджера — разбить стратегию на серию действий: четких, понятных, с отведенным на выполнение каждого временем. В противном случае профессиональный ресурс команды не будет использован полностью, и планы организации могут оказаться под угрозой срыва.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Вы чувствуете, что вас захлестнуло слишком много первоочередных задач.
• Вы думаете, что каждая из задач одинаково важна.
• Вы не умеете как следует управлять своим временем и из-за этого не укладываетесь в поставленные сроки.
• Вы не умеете отказывать людям и часто берете на себя слишком много работы.
Черты характера, соответствующие навыку
Если в тесте на психотип личности больше всего баллов вы набрали в категории организованный и меньше всего — в категории любопытный, управление приоритетами будет, вероятно, вам весьма полезно. Навык будет не слишком сложно развить, а практикуя его, вы получите удовлетворение. Как человек организованный, вы наверняка добросовестны, методичны, предпочитаете во всем системный подход и планирование. Невысокие баллы в категории любопытный свидетельствуют о том, что вы мыслите практично, конкретно и линейно. Вы прагматик, рациональный и рассудительный. С такой комбинацией черт вам не составит особого труда разделить стоящую перед командой задачу на серию небольших подзадач, определить срочность и важность каждой из них и оценить время, требующееся для их выполнения.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Следующие упражнения улучшат вашу способность выбирать приоритеты.
Конечно, новые проекты приходится начинать не каждый день, но вы можете привыкнуть разбивать свои ежедневные задачи на шаги, их составляющие, используя это упражнение. Выберите из списка дел задачу и запишите два-три действия, которые нужно предпринять, чтобы задача была выполнена. Предположим, вам сегодня нужно подготовить презентацию. Предстоит сделать два шага: создать слайды и написать заметки для докладчика.
Вы можете приучить себя к такому подходу, начиная каждый рабочий день с этого простого упражнения. Сядьте за стол, запишите две или три наиболее важные задачи, которые следует выполнить сегодня. И выполняйте их в первую очередь.
Эта поведенческая микромодель требует от вас точной оценки времени, необходимого для выполнения конкретной задачи. Без этого трудно планировать свою работу и завершать ее в срок. Развить такую привычку поможет следующее упражнение. Добавив новую задачу в список дел, оцените время, которое, по вашим подсчетам, займет ее выполнение, и запишите его здесь же. Например, вам надо разослать сотрудникам письмо, информирующее их о новом клиентском проекте. Вы сочли, что подготовка займет тридцать минут, — запишите это.
При определении приоритетов проектов и задач обосновывайте свое решение, чтобы и вам, и членам команды был понятен выбор. Используйте следующее упражнение. После того как вы опишете проект (по электронной почте, в разговоре, на рабочей встрече), кратко объясните: «Он является для нас приоритетным, потому что…» Например, потому, что связан с самым крупным клиентом.
Навык: планирование и организация работы
Для успешного освоения этого навыка требуется определять, какие ресурсы нужны для достижения конкретной цели и какие есть в вашем распоряжении, а также планировать, кто, что и когда должен выполнять. Итак, какие же поведенческие модели используют эффективные управленцы, уже овладевшие навыком планирования и организации работы?
1. Создание так называемого генерального плана, распределяющего обязанности внутри команды: кто, что и в какие сроки должен делать.
2. Учет всех ресурсов, которые потребуются на каждом этапе работы: финансовых, людских, материальных.
3. Творческий подход к использованию имеющихся ресурсов, который позволит оставаться в рамках бюджета, выделенного на проект.
4. Отслеживание деятельности отдельных участников и групп, работающих над проектом, обычно с помощью системы показателей и регулярных проверок.
Чем важен навык
Безупречное выполнение проекта требует от вас как от лидера сильных навыков планирования и организации работы. Необходимо четко представлять, кто и что будет делать и какие ресурсы понадобятся каждому сотруднику. Это залог вашего успеха. Планирование и организация позволяют эффективно координировать усилия всех участников и гарантируют, что все они хорошо понимают свои обязанности.
Также эти навыки имеют решающее значение при создании подотчетности вашей команды и помогают повысить эффективность компании в целом. При четко поставленных сроках и задачах сотрудники знают объем своей работы и время, в которое они должны уложиться. Контроль с вашей стороны и отслеживание результатов деятельности с помощью отчетов, схем, показателей и периодических проверок приучают их к личной ответственности. С планом вы лучше координируете деятельность сотрудников и команд, избегаете несогласованности и потерь производительности.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Вы не хотите постоянно делать все в последнюю минуту.
• Вы готовитесь к отчету или важной встрече, которая должна состояться завтра, накануне ночью.
• Ваши сотрудники не понимают, кто за что отвечает, и регулярно нарушают сроки.
• Вашей команде не хватает ответственности.
• Вашей работе не хватает организованности и четкой структуры.
• Вам постоянно кажется, что имеющихся ресурсов недостаточно для достижения цели.
Черты характера, соответствующие навыку
Высокий балл в тесте на психотип личности в категории организованный свидетельствует, что вы методичны, прилежны, склонны во всем к системе. Высокая амбициозность говорит об уверенности и решительности. Вам свойственны умение структурировать реальность и брать в собственные руки инициативу по планированию. При подобной комбинации черт характера вы, вероятно, получите удовлетворение, компонуя фрагменты плана проекта, определяя потенциальные ресурсы и устанавливая критерии для отслеживания хода процесса.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Упражнение поможет развить и отточить ваши способности к планированию и организации работы.
Даже если нет необходимости ежедневно писать новый проектный план, это упражнение можно использовать, чтобы привыкнуть к определению задач и установке сроков. Например, уточняйте планы коллег и намечайте сроки исполнения. Обсудив с сотрудником работу по проекту, обязательно поинтересуйтесь, что именно он собирается делать и в какие сроки планирует уложиться. Затем запишите его ответ. Предположим, вы обсуждали рекламную кампанию нового продукта, и коллега обязуется подготовить брошюру к 20 сентября текущего года.
Эта микромодель поведения связана с необходимостью понять, кто и что понадобится для выполнения любой намеченной задачи. Используйте следующее упражнение: запишите два-три ресурса, необходимых вам для выполнения задачи (люди, деньги, материалы). Например, для составления контракта с клиентом вам нужны юрист, образец соглашения и компьютер.
Оптимизация бюджета и перераспределение средств внутри проекта — один из навыков эффективного лидера. Это упражнение поможет построить навык, который очень пригодится, когда покажется, что вам не хватает средств для осуществления проекта. Увидев, что вы нуждаетесь в ресурсе, которого нет в наличии, спросите себя: «Как я могу использовать имеющиеся ресурсы, чтобы достичь того же результата?». Запишите свой ответ. Например, вы не умеете составлять сводные таблицы в Excel и, конечно же, можете обратиться за поддержкой в IT-отдел. А можете просто найти в интернете, как этому научиться.
Возьмите за правило в конце каждого рабочего дня фиксировать собственный прогресс с помощью этого упражнения. Завершив последнюю задачу, откройте свой список дел и отметьте, какой процент каждой из сегодняшних задач вам удалось выполнить. Допустим, сегодня вы успели переговорить с 50 % сотрудников о новации, которую компания планирует ввести со следующего месяца, а также распланировали на 25 % бюджет проекта.
Навык: делегирование ответственности
Принцип распределения ответственности прост: задания по проекту, которые вы раздаете подчиненным, должны быть хронологически определенными, то есть иметь четкие начало и конец. Также они должны соответствовать квалификации, способностям и интересам исполнителя. В рамках нашего исследования были выявлены следующие поведенческие модели, подходящие для этого лидерского навыка:
1. Предварительная оценка квалификации сотрудника, проясняющая его способность справиться с порученным заданием.
2. Стремление учесть интересы сотрудника, чтобы человек получал удовлетворение от работы по проекту.
3. Обозначение четкой цели задания: сотрудник должен понимать, что именно предстоит сделать, но как это сделать, должен выяснить самостоятельно.
Чем важен навык
Хороший руководитель ценит свою команду и понимает, что в одиночку, без помощи подчиненных, он не справится. Нужно уметь доверять и распределять обязанности. При правильном руководстве команда, понимающая свои цели и обладающая средствами для их достижения, намного быстрее добьется результатов, чем один, пусть и самый эффективный, лидер. Члены вашей команды должны чувствовать, что сами распоряжаются своей частью проекта, никто не контролирует каждый их шаг.
Когда делегирование не осуществляется, страдает производительность команды. К тому же вам будет трудно удержать сотрудников, поскольку в этом случае у них не возникает ни заинтересованность, ни вовлеченность. Если вы взваливаете всю работу на себя, то не только перегружаетесь сами, но и тормозите общий процесс, потому что сотрудники ждут завершения задач, за которые вы взялись. С другой стороны, проблемой может стать прямо противоположная манера — стремление как можно быстрее раздать задания. Это чревато тем, что сотрудники, не обладающие должной квалификацией, получают работу, с которой у них мало шансов успешно справиться. Обе крайности приводят к тому, что люди не хотят находиться в подчинении у такого руководителя, теряют интерес к работе, а то и увольняются.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Ваша любимая фраза: «Хочешь, чтобы было сделано хорошо, делай сам».
• Вы взвалили на себя непосильное количество проектов.
• Вы контролируете каждый шаг подчиненных.
• Вы нагружаете подчиненных работой, которая не соответствует их уровню квалификации, и они сопротивляются.
• Вы поручаете подчиненным работу, которой они не хотят заниматься.
Черты характера, соответствующие навыку
Если у вас высокий балл в категории заботливый и низкий в категории организованный, вы можете найти работу над улучшением навыка делегирования полезной. Заботливые люди, как правило, обладают проницательностью, чуткостью, эмпатией и отзывчивостью. Вам, вероятно, придется по душе расширять полномочия других людей и оказывать им поддержку. Если вы от природы не очень организованны, то, скорее всего, достаточно гибки и терпимы к подобным недостаткам у других. (Это отличает вас от очень организованных людей — жестких, склонных к гиперконтролю и перфекционизму, избегающих риска, что в совокупности выливается в «ручное управление» и неумение делегировать обязанности.) Вам нравится наблюдать за людьми, ставить перед ними новые цели, вы верите в способность человека расти и меняться и готовы поддерживать сотрудников на этом интересном пути.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Эти упражнения помогут вам выработать привычку грамотного делегирования.
Выбрать для определенной работы соответствующего человека — не так сложно, как иногда представляется. Понаблюдайте, оцените возможности сотрудника в контексте задания, чтобы не возложить на него непосильную задачу или, наоборот, не использовать опытного профессионала в сфере, которая ему неинтересна. Эффективное делегирование — это поиск баланса между объемом потенциальной нагрузки и возможностями сотрудника. Развить навык правильного делегирования поможет следующее упражнение. Наметив кандидата, проясните для себя, достаточно ли человек компетентен: выпишите два самых важных качества, необходимых для выполнения задачи, и оцените по пятибалльной шкале, насколько сотрудник ими владеет. Допустим, чтобы подготовить совещание, посвященное продвижению нового продукта, требуются умение планировать и коммуникативные способности, и вы ставите вашему кандидату три балла по планированию, а по коммуникативности четыре.
Человек, которому вы делегируете задачу, должен быть заинтересован в ней, иначе у него не будет мотивации довести дело до конца. Даже если он справится, это будет сделано хуже или позже, чем вы рассчитываете. Возьмите за правило: обрисовав потенциальному исполнителю суть задачи, обязательно задайте вопрос: «Будет ли вам интересно этим заниматься?». И запишите ответ. Если человеку неинтересно, найдите того, кому эта работа больше подходит.
Эта поведенческая модель противоположна микроменеджменту. Практикуя это упражнение, вы приучаетесь позволять сотрудникам самостоятельно решать, как они будут выполнять свою работу. После того как вы расскажете подчиненному о задаче, которую хотите ему поручить, спросите: «Мне хотелось бы, чтобы вы сами выяснили, как это делать. У вас есть предположения о стратегии действий?». Обязательно запишите, что он ответит. Например, вам нужно собрать отзывы клиентов на новую линейку продукции. Спросите сотрудника, как он предполагает это делать. Обратите внимание: вы только ставите цель, а не подсказываете способы ее достижения.
Навык: работа с дедлайном
Этот навык означает постановку смелых, амбициозных целей и оказание давления на команду с целью их достижения. Исследовав поведение нескольких сотен эффективных менеджеров по всему миру, мы обнаружили следующие поведенческие микромодели, связанные со срочностью работы:
1. Постановка перед сотрудниками и собой ярких, амбициозных целей; они должны быть достижимы, но при этом требовать от каждого известного напряжения.
2. Обозначение дедлайна по каждой задаче с регулярным напоминанием о важности уложиться в оговоренный срок.
3. Подчеркивание важности выполнения текущих задач в разговорах и в переписке с сотрудниками, использование выражений «чрезвычайно необходимо» и «критично».
Чем важен навык
Создание срочности — эффективный способ подталкивать отдельных людей и группы к достижению результата. Без этого и вам, и вашим товарищам по команде трудно сосредоточиться на основной цели: часто ежедневные отвлекающие факторы переключают усилия, и время тратится на задачи и проекты, которые не являются первоочередными, а то и вовсе не имеют значения. Работа в режиме разумного дедлайна, когда люди задействуют максимум внутренних ресурсов, — прямой путь к повышению производительности как команды, так и всей компании. Люди, перед которыми стоят амбициозные цели, используют всю палитру своих способностей и быстрее вырабатывают необходимые навыки, что, в свою очередь, двигает их к новым честолюбивым целям. Такие команды достигают превосходных бизнес-результатов.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Ваша команда часто нарушает сроки.
• Сотрудники часто отвлекаются на несущественные детали и задачи второстепенной важности.
• Вы слишком индифферентно относитесь к достижению результата.
• Вы боитесь ставить перед собой более амбициозные цели.
• Ваши сотрудники склонны к прокрастинации.
Черты характера, соответствующие навыку
Если в тесте на психотип личности у вас высокий балл в категории амбициозный, работа с дедлайном покажется вам полезным навыком. Скорее всего, вы самый яркий и заметный человек в любой компании, и вас влекут неординарные цели. Полагаю, что вы уверены в себе, решительны, энергичны, влиятельны и с легкостью убеждаете окружающих. Вы получаете истинное наслаждение от роста, развития и инициирования новых проектов. Все эти черты говорят о том, что вам показаны такие навыки, как постановка амбициозных целей и работа с дедлайном.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Следующие упражнения помогут вам развить ваши способности по организации срочности работы.
Если вы уклоняетесь от смелых целей, то привыкайте делать маленькие ежедневные цели немного более сложными с помощью этого упражнения. Открыв утром компьютер или ежедневник, запишите себе одну цель с пометкой: «Сегодня я достигну…» Затем перепишите ее, сделав чуть амбициознее. Допустим, ваша цель — отвечать на все электронные письма в течение трех часов с момента получения. Немного усложните ее: сократите срок ответа до двух часов сорока пяти минут. А затем поставьте на завтра другую цель.
Люди работают усерднее, если убеждены в значимости своего дела. Это упражнение поможет научиться доносить до окружающих критичность выполнения определенных задач. Обсудив с коллегой предстоящую работу и график ее выполнения, спросите, возможно ли сократить указанное время и насколько, подчеркнув, что задача чрезвычайно важна для успеха всего проекта. Запишите реакцию собеседника.
Определить отношение человека к работе можно не только по действиям, но и по ключевым фразам. Такие выражения, как «крайне важно», «критично», «чрезвычайно», создают напряжение и придают обсуждаемому особенный смысл. Используйте их в подходящем контексте; например, обсуждая важный проект, с помощью слов, создающих напряжение, сделайте упор на его значении. Закончите разговор так: «Выполнение этой задачи чрезвычайно важно для судьбы проекта». Обязательно запишите фразу, которую вы использовали.
Проработка проблем и принятие решений
Вторая категория лидерских навыков, нацеленных на достижение результата, фокусируется на урегулировании возникающих в работе проблем и поиске оптимальных решений. Способность к критическому мышлению — основа, без которой добиться успеха в бизнесе попросту невозможно. Эффективный руководитель должен уметь выстраивать отношения с собственной командой и начальством, с клиентами, увеличивать прибыльность, повышать оперативность выполняемой работы, разбираться в инновациях своего сегмента рынка, вводить новые разработки, комбинировать и реструктурировать бизнес-модули. К этой категории принадлежат: анализ информации, поиск способов урегулирования, принятие правильных решений и фокус на клиента. Первые три навыка объединены вокруг решения текущей проблемы. Сначала следует заняться сбором сведений и осмыслением происходящего (анализ информации). Следующий шаг — мозговой штурм, в ходе которого рассматриваются варианты возможных сценариев, оцениваются риски и преимущества каждого из них, а также определяется критерий для окончательного выбора (поиск способов урегулирования). Определившись, вы используете наиболее жизнеспособный, экономически выгодный и логически обусловленный собранной информацией сценарий (принятие правильных решений). Четвертый навык в этой категории (фокус на клиента) гарантирует, что все решения принимаются с учетом интересов заказчика.
Навык: анализ информации
Анализ информации означает сбор и интеграцию нескольких видов данных; исследование и осмысление проблемы — первый этап на пути ее решения. Эффективные менеджеры, участвовавшие в исследовании, продемонстрировали следующие поведенческие модели анализа информации:
1. Изучение всех доступных документов для поиска релевантной информации.
2. Сведение воедино информации из нескольких источников с целью получения нового понимания ситуации. Необходимо сравнить сведения и выявить, что в них общего.
3. Принятие решения на основе изученной информации, обоснованного доказательствами из разных источников.
Чем важен навык
Эффективность решения проблемы зависит от того, насколько правильно вы определили ее причины, а найти их можно только путем исследований и анализа. Следует собрать и тщательно изучить информацию, сравнить данные, полученные из разных источников, и остановиться на обоснованных доказательствах. Никакое давление и спешка, когда есть соблазн сделать быстрые выводы, не должны помешать вам. Без основательного анализа либо не удастся решить проблему правильно, либо получится справиться лишь с ее внешними проявлениями.
Это касается не только проблемных ситуаций; аналитика — часть ежедневной работы: предварительный сбор информации может понадобиться также в связи с инновациями, внедрением новых систем, повышением эффективности процессов, реструктуризацией бизнес-единиц или их объединением. Для грамотного и максимально безболезненного перехода в новое рабочее состояние необходим предварительный анализ. Оптимизация расходов, избавление от устаревшего оборудования и неэффективных рабочих сценариев — все это должно сопровождаться изучением и сравнением информации.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Вы принимаете быстрые решения, не изучив ситуацию в полном объеме.
• Вы делаете выводы на основании ограниченного объема информации.
• Вы возвращаетесь к решению одной и той же проблемы несколько раз.
• Вы обнаружили, что решаете не ту проблему.
• Вы занимаетесь «лечением» симптомов, а не устранением основной причины проблемы.
Черты характера, соответствующие навыку
Если вы набрали высокие баллы в таких категориях психотеста, как любопытный и амбициозный, вам придется по вкусу проработка этого навыка. Развитое любопытство — свидетельство склонности к творчеству, любви к сложным интеллектуальным задачам. Поиск — потребность любопытных людей. Высокий уровень амбициозности, в свою очередь, добавляет к портрету вашей личности такие штрихи, как решительность и уверенность, в вас есть драйв, чтобы принять вызов, и убежденность, что вы соберете необходимую для решения проблемы информацию. Еще один плюс характера — вы не тратите время впустую, знаете, когда остановиться, а значит, сможете, не затягивая, перейти от поиска информации к ее анализу.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Мы собрали следующие поведенческие модели, которые помогут улучшить ваши аналитические способности.
Выработать привычку просматривать имеющиеся документы, чтобы найти информацию и перепроверить принимаемое решение, вам поможет следующее упражнение. Прежде чем принять окончательное решение, обратитесь к дополнительному источнику информации: поройтесь в интернете или побеседуйте с компетентным источником. Затем запишите, говорят ли новые данные в пользу вашего первоначального намерения или противоречат ему. Предположим, вы собирались предоставить клиенту скидку, однако коллега, которого вы расспросили, сообщил, что этот клиент уже получил такую же скидку неделей ранее. Если новая информация ставит под сомнение ваше решение, не торопитесь и более глубоко исследуйте вопрос.
Обнаружить корень проблемы — половина ее решения. Для того чтобы выявить схожесть в не зависимых друг от друга (на первый взгляд) ситуациях, необходимо провести серию сравнений и сопоставлений. Попробуйте практиковать следующее упражнение. Закончив сбор информации из разных источников, запишите три — пять основных пунктов и определите общую тему. Предположим, в вашей команде творится что-то неладное: трое сотрудников сорвали дедлайн на прошлой неделе, два человека выполнили не ту задачу, а несколько — развязали конфликт. Общая тема здесь: недостаточная координация внутри вашего подразделения.
Тренируйте этот поведенческий паттерн, формируя решение на основе сведений из нескольких источников. После того как объявите о своем решении, подчеркните, обращаясь к коллегам (устно или в письме), что приняли его, основываясь на двух и более источниках информации, таким образом аргументируя свою позицию. Например, если вы решили перенести запланированную встречу на другой день, непременно объясните почему: допустим, двое из ключевых выступающих сообщили, что не смогут принять участие, к тому же повестку дня не подготовили вовремя.
Навык: поиск способов урегулирования
Следующий шаг в проработке проблемы — поиск способов ее решения. Вы уже собрали необходимые для анализа сведения, теперь нужно их обдумать и найти варианты выхода из ситуации, оценив риски и преимущества и определив критерий, на котором будет основываться выбор. Мы отобрали несколько поведенческих моделей, помогающих его совершить.
1. Проведение мозгового штурма и нахождение не одного, а нескольких вариантов решения проблемы.
2. Выявление недостатков и преимуществ решений, критическая оценка их целесообразности.
3. Определение критериев выбора оптимального решения, обозначив его характеристики и цель, которую нужно достичь.
Чем важен навык
Время — лучший помощник в поиске выхода из сложных ситуаций. Не стоит хвататься за первое пришедшее на ум решение: оно вряд ли окажется правильным. Руководитель ежедневно сталкивается со множеством проблем, и бывает трудно каждой из них уделять должное время и внимание, даже если удалось провести все исследования. Навык поиска способов урегулирования — один из основополагающих для эффективного лидера, он гарантирует, что вы не остановитесь на первом возникшем варианте решения и что оно не станет спонтанной реакцией на стрессовую ситуацию, а будет обдуманным. Иначе вы не получите нужный результат и в лучшем случае разберетесь только с поверхностными вопросами, оставив на месте саму проблему.
Поиск вариантов урегулирования чрезвычайно важен в момент реструктуризации или объединения бизнес-единиц, внедрения новых систем и процессов, оптимизации различных сфер, повышения производительности. Произведя тщательный анализ насущной проблемы, необходимо сгенерировать как можно больше вариантов ее решения, а затем оценить их по выбранному критерию, чтобы определить оптимальный. Снова уточню, что неэффективно останавливаться на первом пришедшем в голову решении. Хотя бы потому, что, как правило, существует не одна возможность реструктуризации, у каждой из которых свои риски и свои сильные стороны. Как руководитель вы должны постоянно помнить, что выбор опций всегда огромен, и практически у каждой есть свои сильные и слабые стороны. Набор четких критериев, характеризующих идеальное решение, гарантирует, что вы выберете верный курс для своих людей и команд.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Вас мучает необходимость решать проблему, и вы мечтаете, чтобы она исчезла сама собой.
• Вы не понимаете сильные и слабые стороны принимаемых вами решений.
• Вас сбивает с толку необходимость принять решение как можно быстрее.
• Вы обычно хватаетесь за первый из появившихся вариантов решения.
• Вы понятия не имеете, как должно выглядеть идеальное решение.
Черты характера, соответствующие навыку
Если в тесте на определение типа личности вы набрали много баллов в категориях организованный, гибкий и любопытный, этот навык вам подойдет. Организованным людям свойственна методичность и последовательность, вы усердны и умеете хорошо систематизировать данные, вам нравится продумывать решения. Будучи гибким по натуре, вы в совершенстве владеете собой, уравновешенны и сохраняете хладнокровие даже под сильным давлением, принятие спешных, опрометчивых решений вам не знакомо. Любознательность, креативность и интеллект, отличающие всех любопытных из одноименной категории, добавляют умение находить нестандартные решения в неразрешимых, казалось бы, ситуациях. Комбинация всех этих черт — залог того, что вы получите удовлетворение, развивая такие поведенческие паттерны, как мозговой штурм, выявление в решениях преимуществ и недостатков, поиск критериев для выбора идеального сценария.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Эти упражнения помогут развить умение находить идеальные способы для урегулирования ситуаций любого уровня сложности.
Возьмите за правило (и со временем превратите это в привычку) искать не один, а несколько способов решения проблемы. Предложив коллегам ряд действий, обязательно уточните, что вы выбрали этот путь из нескольких возможных, и обозначьте имевшиеся альтернативы: «Я выбрал именно этот вариант… из других возможных, таких как… и…» Запишите это предложение. Допустим, вы решили начать еженедельные встречи с сотрудниками отдела и выбрали формат индивидуальной беседы после рассмотрения других вариантов, в частности рабочего собрания всей команды и общего тренинга.
Всегда называйте сильные и слабые стороны предполагаемого решения проблемы. Обозначив возможные способы, обязательно укажите их плюсы и минусы: «Я вижу выход из ситуации, который даст нам такие преимущества… но мы потеряем по следующим позициям…» Допустим, вы говорите: «Думаю, мы должны опросить сотрудников компании, это поможет улучшить наш новый продукт и даст рост продаж, но мы не получим обратной связи от клиентов».
Это важнейшее для принятия правильного решения упражнение научит вас устанавливать четкие критерии, с помощью которых вы выберете оптимальный путь своих действий. Осознав наличие проблемы, подумайте, каким двум-трем характеристикам должно отвечать ее идеальное решение. Запишите их. Например: «Нам нужно составить новый график работ, удобный для всех сотрудников отдела, отвечающий ожиданиям заказчика и достаточно гибкий, чтобы при необходимости его можно было оперативно изменить».
Навык: принятие правильных решений
Определив способы урегулирования проблемы, предстоит выбрать наиболее подходящий. Вы уже владеете необходимой информацией, проанализировали ее и понимаете, в чем корень проблемы. Осталось найти решение, которое удовлетворит все заинтересованные стороны. В нашем исследовании мы обнаружили поведенческие модели, которые свойственны эффективным лидерам при принятии решения:
1. Демонстрация четкого понимания сути и первопричины проблемы.
2. Выбор курса действий, который отвечает потребностям всех сторон и демонстрирует беспристрастное и непредвзятое отношение ко всем участникам.
3. Выбор логически обусловленного решения с учетом всей информации, которую вам удалось получить.
4. Даже если удалось собрать не всю информацию, начинайте предпринимать шаги к решению проблемы, не впадайте в перфекционистский паралич.
Чем важен навык
Реальность не линейна, мир полон сложных и запутанных обстоятельств, поэтому идеальные решения находятся далеко не всегда, что не означает, что неидеальная концепция не может быть верной. Принятие правильного решения требует проработанной базы — сбора и анализа данных и поиска путей урегулирования для каждой конкретной ситуации. Руководители, умеющие принимать стратегически верные решения, не склонны к скоропалительным выводам. Также они не впадают в прокрастинацию от неуверенности в своих силах или из-за недостаточного объема собранной информации, не затягивают принятие срочных решений и не меняют избранную тактику поведения. Они собирают и обрабатывают все доступные сведения, устраивают мозговой штурм, вырабатывают привычку действовать в условиях стресса и многозадачности, определяют сильные и слабые стороны потенциального развития ситуации, учитывают интересы всех участников и находят сбалансированное решение. Четкое, уверенное руководство уберегает команду от фальстартов, авралов, срывов, которые могут деморализовать людей.
Принятие правильных решений — будни эффективного лидера. Руководитель с широким кругом полномочий принимает десятки таких решений за день: внедрение новых систем и процессов, повышение эффективности операций, объединение и реструктуризация бизнес-единиц — это только часть его обязанностей. После тщательного анализа проблемы, сбора информации, оценки потенциальных решений необходимо приступать непосредственно к действиям. Невозможно вечно копить данные, анализ имеет конкретную цель, а текущая задача — своевременное завершение. Когда решение принято, не надо его менять — надо приступать к его реализации и двигаться вперед. В противном случае вы зря потратите время и ресурсы.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Вы боитесь принять неверное решение.
• У вас остается ощущение, что необходимой информации недостаточно.
• Вы ждете, когда появится идеальное решение.
• Вы склонны менять решения.
Черты характера, соответствующие навыку
Если у вас высокие показатели по психотесту в категориях амбициозный, организованный, гибкий и любопытный, данный навык давно уже стоило перевести в разряд привычек: он идеально соотносится с вашим характером. Амбициозность натуры выражается в уверенном и решительном взгляде на окружающий мир, вам не грозит паралич при принятии решений и нравится риск. Организованность, в свою очередь, обеспечивает способность к методичности, систематизации, исполнительности. Вам близок процесс обдумывания и рождения новых идей. Гибкость позволяет сохранять спокойствие и принимать взвешенные и сбалансированные решения, вас непросто сбить с толку или вынудить действовать необдуманно под влиянием эмоций. Присущее характеру любопытство толкает на поиск нетривиальных решений, ведь интеллектуальная и творческая составляющие порождают неослабевающий интерес к сложным задачам. Это сочетание качеств обещает, что вы будете получать удовлетворение от вычисления сути проблемы, от поиска выхода из ситуации с учетом потребностей всех заинтересованных сторон и от принятия своевременного решения даже в случае нехватки информации.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Данные упражнения разовьют вашу способность к принятию правильных решений.
Большинство проблем проявляются поверхностными симптомами, которые в действительности вызваны скрытой основной причиной. Наилучшие решения направлены именно на ее устранение, но сначала эту причину необходимо определить. Практикуйте следующее упражнение. Обдумывая проблему, спросите себя: «В чем ее первопричина?». Запишите свой ответ. Допустим, двое сотрудников спорят по поводу дедлайна. Дедлайн — повод; главная причина проблемы в том, что они не доверяют друг другу.
Риск нанести непредумышленный урон участнику или группе лиц, вовлеченных в ситуацию, присутствует всегда. Правильные решения помогают избежать этого риска. Хороший руководитель стремится к справедливому учету интересов всех сторон и максимальной объективности. Сделайте это привычкой, упражняйтесь в следующем. Обдумывая урегулирование ситуации, всегда задавайтесь вопросом: чьи интересы могут быть ущемлены в результате предпринятых действий, как проявится негативное влияние? Запишите свои соображения. Допустим, вы решили перевести свой отдел на удаленную работу, но будет ли это удобно тем, у кого дома маленькие дети, ведь они будут отвлекать внимание…
Проанализировав проблемную ситуацию и выбрав способ ее урегулирования, начинайте действовать. Практикуйте такое упражнение, чтобы объяснить, чем обосновано решение. Объявив сотрудникам о намеченном курсе действий, уточните: «Я считаю, что нам следует поступить таким образом, потому что…» Запишите это предложение. Предположим, вы решили отсрочить выпуск нового продукта. Объясните: «Мы должны отложить старт, так как отдел тестирования нашел несколько грубейших ошибок. Если он выйдет на рынок сейчас, пострадает репутация компании».
Не откладывайте принятие решения, даже если вы считаете, что не обладаете всей полнотой сведений. Если, приступая к значительному проекту, вы боитесь совершить ошибку или ощущаете неуверенность, разделите его на серию коротких шагов. При необходимости дополнить собранную информацию спросите себя, какую часть запланированного можно осуществить уже сегодня. Запишите варианты. Допустим, предстоит составление годового бюджета. Масштаб работы кажется сейчас непомерным, вы до сих пор ждете дополнительную документацию от коллег, а время идет. Разбейте задачу на серию из четырех меньших и подготовьте для начала бюджет только на первый квартал.
Навык: фокус на клиентов
Заключительный навык этой категории помогает сосредоточить внимание на интересах клиента. Это значит, что необходимо понимать потребности клиента и выводить эти потребности на первый план в процессе принятия решений. Наше исследование показало, какие микромодели поведения характерны для эффективных лидеров, ставящих интересы клиента во главу угла:
1. Изучение клиентов: вы должны иметь четкое представление о том, что они собой представляют.
2. Поиск информации о нынешних клиентах, изучение их будущих запросов, налаживание обратной связи в устной и письменной коммуникации.
3. Принятие решений на основе отзывов клиентов.
4. Поддержание высоких стандартов обслуживания клиентов, отчетливая установка для сотрудников на надлежащее поведение и отношение к клиентам.
Чем важен навык
Работа руководителя подразумевает множество оперативных ситуаций, требующих ежедневного активного участия. Это и разрешение внутренних конфликтов сотрудников, и нехватка ресурсов, и оспаривание необоснованности сроков. И все это обычно требует безотлагательного вмешательства, а значит, легко может отвлечь от вопросов, связанных с клиентами. Как бы ни были важны острые ситуации, не забывайте: ваши клиенты — первоочередная причина существования вашей организации. Эффективный лидер всегда должен помнить, что любые его решения отражаются на клиентах, а потому обязан всегда учитывать их потребности. В конце концов, клиент всегда прав!
Клиентоориентированность, индекс удовлетворенности клиентов, дифференциация продукции с конкурирующими предприятиями, бренд и репутация компании на рынке, лояльность клиентов — все это зависит от вашей сфокусированности на их потребностях. Чем больше вы сосредоточитесь на них, тем лучше узнаете текущие ожидания и сумеете предугадывать будущие.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Принимая решения, вы не вспоминаете о нуждах клиента.
• Вы плохо представляете своих клиентов.
• Клиенты к вам не возвращаются.
• Вы думаете, что давно знаете все о потребностях и желаниях ваших клиентов.
• Вы получаете много жалоб от клиентов на продукцию или сервисное обслуживание.
• В течение рабочего дня вы ни разу не задумываетесь о клиентах.
Черты характера, соответствующие навыку
Если в тесте на психотип личности вы набрали высокие баллы в категориях заботливый и любопытный, развить этот навык не составит особого труда. Часть вашей натуры нацелена на заботу об окружающих, вы чуткий и восприимчивый человек, хорошо понимаете чужие потребности и стараетесь, чтобы все были довольны. Хорошо развитое любопытство свидетельствует о сильных стратегических качествах и способности предвидеть ход событий. Вам нравится решать сложные проблемы и разрабатывать различные бизнес-сценарии. С подобной комбинацией черт характера вам, вероятно, доставит удовлетворение работа, которая обеспечит высокий уровень обслуживания клиентов и будет связана с изучением их потребностей и созданием обратной связи в процессе принятия решений.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Ниже представлен список упражнений для совершенствования концентрации на нуждах клиента.
Объясните подчиненным, что клиент для вас и для них — главный приоритет. Всегда конкретизируйте, кто ваши клиенты; введите в привычку упоминать их как в беседе с сотрудниками, так и в деловой переписке. Обсудив способы решения проблемы, напомните команде, для кого именно вы работаете: «Это наилучшее решение для [определите клиента]. Они наш главный приоритет в работе». К примеру, директор школы на собрании говорит: «Это решение — лучшее из того, что мы можем предложить ученикам и их родителям, которые, напоминаю, являются нашим главным приоритетом».
Держите руку на пульсе ваших сегодняшних и потенциальных потребителей. Чтобы представлять, каковы будут их желания в дальнейшем, регулярно практикуйте следующее упражнение. Ежедневно, пообедав, выделяйте пять минут на изучение покупательского спроса в вашем сегменте рынка, почитайте отраслевой отчет или опрос клиентов. Запишите один новый для вас пункт. Например, вы узнали, что у туристов возросла тенденция брать короткие отпуска на несколько дней, а не длинные недельные, как обычно брали прежде.
Решения, основанные на обратной связи с клиентами, стоит включить как поведенческий паттерн в вашу ежедневную практику. Размышляя над наилучшим способом урегулирования ситуации, спросите себя: какой отклик клиентов я могу включить в свое решение и каким образом? Запишите свой ответ. Предположим, компания меняет регион производства товаров, а исследования показывают, что наибольшая часть покупателей предпочитает продукцию, сделанную в Европе. Следовательно, логично переместить производство в Центральную или Восточную Европу, а не в Китай.
Обязательно акцентируйте внимание сотрудников на том, что вы считаете достойным уровнем сервиса и должным поведением по отношению к клиентам в повседневном взаимодействии. В конце каждой рабочей встречи обращайте особое внимание сотрудников на стиль поведения с клиентами, который принят в компании: «Я ожидаю от вас…» Запишите эту фразу. Например, руководитель отдела техподдержки может сказать: «Я жду от вас вежливого и внимательного отношения к клиенту. Вы обязаны быстро решить его проблемы, и любой обратившийся за поддержкой человек должен чувствовать, что он важен для нас».
Изменение курса
Эта категория лидерских навыков нацелена на инициирование изменений и проведение инновационной политики внутри отдела или компании в целом. Такие навыки особенно важны, когда необходимо стимулировать инновации, формировать культуру постоянного совершенствования, внедрять новую организационную стратегию или переориентироваться на новые рынки. В данную группу входят внедрение идеи, новаторский подход и управление рисками. Два последних навыка стоят на противоположных сторонах смыслового спектра: некоторые лидеры чрезмерно осторожны, что мешает внедрению любых инноваций, другие же, наоборот, чрезмерно увлекаются инновациями, что подвергает их компании неоправданному риску.
Навык: внедрение идеи
Превратить окружающих в сторонников, убедить в своем видении, «продать» им образы и идеи, которые занимают ваши мысли, помогут поведенческие микромодели из арсенала эффективных лидеров, участвовавших в нашем исследовании:
1. Создание яркой, колоритной картинки будущего вашей компании, всеобщей мечты, чтобы все могли представить пункт назначения (подбор вдохновляющего образа, что-то вроде «человека на Луне»).
2. Обозначение конкретных долгосрочных целей, которые охватывают от трех до пяти лет.
3. Придание идее привлекательности с точки зрения личных потребностей и ценностей ваших коллег: они должны захотеть стать ее частью.
Чем важен навык
Искусство внедрения идеи выражается в умении мотивировать людей к работе, а для этого они должны ясно понимать, куда вы двигаетесь и каких целей хотите достичь. Обозначьте четкий курс движения; это особенно важно в моменты серьезных перемен, которые всегда связаны с неопределенностью и сопротивлением. Сотрудники быстрее примут изменения и адаптируются к ним, если вы представите ясное, яркое и убедительное видение будущего, совпадающее с их личными ожиданиями.
Умение «продать» видение важно для эффективного лидера. Запуск стартапа, создание новых продуктов и услуг, реализация новой организационной стратегии — это всегда вызов для руководителя проекта, требующий отчетливого представления цели и направления, в котором следует идти коллективу. Это направление и конечный результат должны быть понятны и близки всей команде, только тогда совместными усилиями вы добьетесь успеха и воплотите идею в реальность.
Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка
• Вы воспринимаете «видение» и «стратегическое планирование» как бесполезные термины, не имеющие отношения к практике.
• Вы считаете «внедрение идеи» и «долгосрочные цели» необоснованными, умозрительными рассуждениями.
• Вы не любите ставить долгосрочные цели, потому что боитесь, что не сможете их достичь.
• Вы не можете одной фразой описать образ, представляющий вашу компанию.
• Члены вашей команды не понимают, какую пользу приносят им цели, стоящие перед компанией.
Черты характера, соответствующие навыку
Если в тесте на психотип личности вы набрали высокие баллы в категориях амбициозный и общительный, этот навык вам подойдет. Амбициозность характера придает вашей натуре энергичность, уверенность, убедительность, способность влиять на окружающих. Вам нравится начинать новые проекты, планировать будущее, вдохновлять других людей, помогать им меняться и расти. Динамичность, разговорчивость, шарм и энтузиазм, эмоциональность, умение побуждать других к действию — как правило, черты, свойственные общительным. С такой комбинацией черт характера вам, вероятно, принесет удовлетворение создание картины будущего организации, долгосрочное планирование, обращение к личным ценностям и потребностям окружающих.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка
Ежедневное выполнение этих упражнений поможет вам освоить внедрение собственного видения.
Для того чтобы понимать, куда идти, необходимо знать пункт назначения, и лучшим помощником тут станет практика визуализации результата. Превратить технику визуализации в привычку поможет следующее упражнение. Поставив задачу подчиненному, опишите, какой результат хотите получить: «Когда вы закончите, я бы хотел, чтобы это выглядело так…» Например, если я даю задание оборудовать конференц-зал оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, я имею в виду, что там появятся подключенные к единой сети компьютеры, планшеты, сканеры и принтеры, а также бумага и ручки в достаточном количестве.
Это стандартная бизнес-практика. Нет ни одной успешной компании, которая не имела бы представления о перспективах собственного роста. Разумеется, вы не составляете столь далеко идущие планы в ежедневной рабочей рутине, однако ничто не мешает так подходить к повседневным проектам. Обсудив текущий проект, предложите сотрудникам взглянуть на него в перспективе: «Через три-четыре года, полагаю, мы…» Например, во время обсуждения запуска нового сайта уточните: «В промежутке от трех до пяти лет я ожидаю, что сайт предоставит клиентам возможность перейти на онлайн-покупку товаров с полной настройкой, не взаимодействуя с нашими представителями».
Эта микромодель поведения связана с переводом вашего образа будущего в форму, от которой ваши сотрудники получат явные преимущества. Вырабатывайте привычку делать ваши проекты, задачи, идеи лично значимыми для всех сотрудников. Практикуйте это упражнение. Рассказав о новом проекте или идее, необходимо объяснить, чем важны они для участников и какую пользу им принесут: «Вам будет это выгодно, потому что…» Например, предложив одному из продавцов вести блог для компании, скажите: «Такой блог — это известность не только внутри, но и за пределами компании. О вас узнают в социальных сетях, а не только в нашем узкоспециализированном сегменте. К тому же блог — идеальное начало для построения личного бренда, он открывает перспективы для персонального роста».
Навык: новаторский подход
Инновация — творческое решение важных проблем, новшество, обеспечивающее рост эффективности процессов. Лидеры, которые знают толк во введении инноваций, демонстрируют следующие поведенческие модели:
1. Умение думать, выходя за рамки «коробочного мышления», применять целостный подход, объединяя на первый взгляд не связанные вещи, находить взаимосвязь и информацию, которую не видят другие.
Читать бесплатно другие книги:
