Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей Брегман Питер
Harvard Business Review Guides
HBR Guide to
GETTING THE WRIGHT WORK DONE
Harvard Business Review Press
Harvard Business Review Guides
Издано с разрешения издательства Harvard Business Review Press (США) при участии Агентства Александра Корженевского (Россия)
© Harvard Business School Publishing Corporation, 2012
© Перевод, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2014
Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.
Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»
© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес (www.litres.ru)
Эту книгу хорошо дополняют:
Дэвид Аллен
Питер Брегман
Хайди Грант Хэлворсон
Психология личной эффективности
Нейл Фьоре
Роберт Поузен
Работай меньше, успевай больше
Керри Глиссон
Часть I
Как приступить к работе
Глава 1
Невозможно успеть все
Питер Брегман[1]
Брэд – самый прилежный работник из всех, кого я знаю. (Имена и некоторые детали истории изменены.) Он не просто занят – он четко сосредоточен на выполнении поставленных задач. И такой подход сполна себя оправдывает: в своей широко известной предоставляющей профессиональные услуги фирме Брэд – самый эффективный сотрудник, обеспечивающий наибольший приток поступлений на ее счета.
Незадолго до Дня благодарения Брэд с семьей отправился из Бостона в Лос-Анджелес. На время пятичасового полета он решил отказаться от доступа к интернету, так как предпочел провести это время, играя с детьми. Он позволил себе немного отдохнуть от цифровых технологий. После посадки самолета Брэд включил BlackBerry и обнаружил, что, пока был в воздухе, на земле разразился кризис. Его электронный ящик содержал около пятисот новых сообщений.
Вот вам и отдых от цифровых технологий! От них совершенно невозможно скрыться. Никак не спрятаться от непрерывного шквала электронных писем, текстовых и голосовых сообщений, постов в Twitter, Facebook, LinkedIn. А ведь это только часть поступающей информации. Как вообще можно все успеть?
Все успеть нельзя. Представление о том, что обычному человеку вполне по силам переделать все дела, – величайший миф тайм-менеджмента. Брэд не может сразу просмотреть все сообщения в своем электронном ящике, и мы тоже не способны успеть все, что нам хотелось бы. Примите это: вы – ограниченный ресурс. С одной стороны, подобная мысль расхолаживает. С другой – осознание этого может придать невероятных сил. Признав, что переделать все дела невозможно, мы окажемся в более выгодном положении. Это понимание позволит нам правильно выбрать то, что мы все-таки будем делать. Многое перестанет оставаться за пределами нашего внимания. Мы осознанно отложим второстепенные занятия и сосредоточимся на самых важных. Именно об этом и рассказывается в нашей книге. Для решения нужных задач необходимо сделать две вещи: определить эти задачи, а затем выполнить их.
Самыми важными задачами следует считать те, которые будут приближать вас к наиболее желанным целям. А для этого, конечно же, нужно знать свои приоритеты.
Что касается выполнения этих задач, то есть доведения дела до конца, тут понадобятся инструменты. Процедуры. Списки текущих дел. И навыки делегирования полномочий.
Какие же инструменты подойдут вам больше всего? Какие процедуры помогут довести все до конца? Возможно, вы один из тех, кто, читая такие вот полные полезных советов книги, может сразу же применить их. Я не такой. Для меня это сложно, и обычно все заканчивается тем, что ничего в моей жизни не меняется. Поэтому, чтобы вы извлекли из них максимальную пользу, предлагаю вам способы применения данного руководства.
1. Определите свои проблемы управления временем. Вы уходите с работы с мучительной мыслью о том, что так и не сделали самого главного? Вас отвлекают мелочи? Избегаете сложных, пугающих проектов? Чтобы понять, в чем истинная причина такого положения вещей, пройдите трехминутный тест (см. табл. 1.1)
2. Выберите один совет, который, как вам кажется, больше всего повлияет на вашу работу. Определив задачи, прочтите это руководство и воспользуйтесь подсказкой, которая подходит вам больше всего. Возможно, вам не совсем понятно, какие задачи для вас правильные. Вероятно, применяемые вами процедуры не всегда работают. Или вы многое откладываете в долгий ящик. Придерживайтесь одной тактики, которая, на ваш взгляд, способна вам помочь. А потом следуйте ей.
3. Повторите. Как только метод принесет плоды, повторите процесс сначала. Вернитесь к руководству и выберите новую подсказку.
Будучи образцом высокой эффективности, Брэд решил отложить свой BlackBerry и ответить на сообщения по прибытии в отель. А затем уже с ноутбука он пошел в атаку на кризис: обзвонил и успокоил клиентов, распределил задачи среди членов своей команды и отправил тем и другим по электронной почте детальный план действий. За час он все успел, закрыл ноутбук, оставил в номере отеля BlackBerry и насладился ужином с семьей, что на тот момент было для него самым главным.
Таблица 1.1
Насколько хорошо вы справляетесь с отвлекающими факторами?
Никогда / Иногда / Часто / Всегда
1. Даже когда мне кажется, что я работаю весь день без перерыва, самые важные дела я сделать не успеваю.
2. Неважно, на чем я хотел сосредоточиться в начале дня. Как только я приступаю к работе, например проверяю почту, я отклоняюсь от намеченного пути и теряю фокус внимания.
3. Если мне предстоит важная и сложная работа, я трачу уйму времени на множество мелких дел, избегая выполнения одной большой задачи.
4. Сталкиваясь с трудностями, я всячески отвлекаюсь: на обработку электронной почты, просмотр страниц в интернете и т. п.
5. Участвуя в разговоре по конференц-связи, я быстро устаю и начинаю параллельно что-нибудь делать, пока в конце концов не пропускаю что-то важное. Затем я стараюсь снова включиться в обсуждение, не показывая, что занимался чем-то другим.
6. Я опаздываю на встречи, потому что в последнюю минуту пытаюсь что-нибудь сделать, вместо того чтобы оставить больше времени на подготовку к встрече или дорогу.
7. Из-за количества заданий, которые необходимо выполнить, я нервничаю. Мне кажется, что я ничего не успеваю.
8. Мой рабочий день заканчивается разочарованием, поскольку я думаю о том, что планировал сделать, но так и не успел.
9. Я пытаюсь выкроить время для работы, но меня постоянно отвлекают. Мне сложно защитить свое время.
10. Я недостаточно времени уделяю той работе, которая у меня действительно получается и нравится мне больше всего.
© PeterBregman.com. Все права защищены. Печатается с разрешения автора
Подсчитайте количество ответов:
• Никогда
• Иногда
• Часто
• Всегда
Результаты
Если на большинство вопросов вы ответили «Никогда», поздравляем! Вы уже умеете делать самое главное – концентрироваться на выполнении задачи, которая приносит вам и вашей компании высочайшие результаты. Похоже, у вас уже отработаны процедуры, повышающие производительность. Ознакомьтесь с данным руководством, чтобы расширить свой набор инструментов.
Если на большинство вопросов вы ответили «Иногда», значит, вы неплохо справляетесь. Вероятно, сосредоточиться на выполнении нужных задач вам помогают сила воли или делегирование полномочий. Но стоит еще подучиться, чтобы значительно повысить свою производительность. Возможно, вы не экспериментировали с различными процедурами. Или вас отвлекает одержимость электронной почтой. Продолжайте читать данную книгу, чтобы почерпнуть новые идеи о более эффективном выполнении первоочередных задач.
Если на большинство вопросов вы ответили «Часто», вам стоит использовать процесс, помогающий фокусироваться на приоритетных делах. Избегайте иллюзии «срочных проектов», сосредоточьтесь на работе, которая в долгосрочной перспективе принесет вам больше плодов. Научитесь составлять полезные списки текущих дел таким образом, чтобы у вас хватало сил на их выполнение и чтобы после работы вы чувствовали удовлетворение.
Если на большинство вопросов вы ответили «Всегда», вам требуется помощь. Но, поскольку вы читаете эту книгу, значит, вы уже на пути к повышению производительности. Определите свое самое больное место и начните с него. В дальнейшем прибегайте к данному руководству настолько часто, насколько это необходимо.
Глава 2
Девять принципов успешных людей, отличающих их от всех прочих[2]
Хайди Хэлворсон[3]
Почему одних своих целей вы успешно достигаете, а других нет? Затрудняетесь ответить? Вы в этом не одиноки. Даже самым одаренным и преуспевающим людям бывает сложно понять, почему они добиваются успеха или терпят неудачу. Интуитивно напрашивается ответ: все мы рождаемся с задатками одних талантов, а других нам попросту не хватает. Но это лишь небольшая часть головоломки. Многолетние исследования доказывают, что успешные люди достигают личных и профессиональных целей не благодаря тому, какие они есть, а благодаря тому, что они делают.
Ниже представлены девять принципов, которыми руководствуются успешные люди. Это своеобразные стратегии, применяемые ими (иногда абсолютно неосознанно) при постановке и достижении целей и оказывающие наибольшее влияние на результаты их деятельности.
1. Будьте конкретны
Ставя перед собой цель, будьте максимально конкретны. Задача «сбросить два килограмма» гораздо уже туманной цели «похудеть», потому что она дает точное представление о том, что можно считать успехом. Ясное понимание, чего вы хотите достичь, поддерживает в вас мотивацию до тех пор, пока вы не добьетесь желаемого. Кроме того, обдумывайте конкретные действия, которые вам необходимо предпринять для достижения своей цели. Обещание самому себе «меньше есть» или «больше спать» звучит слишком неопределенно. А вот установка «в будни я буду ложиться спать не позднее 10 часов вечера» не оставляет никаких сомнений насчет того, что нужно делать и удалось ли выполнить задуманное.
Четкая постановка цели исключает возможность довольствоваться малым, то есть убедить себя, что сделанного достаточно, и помогает обозначить дальнейший план действий.
Откажитесь от цели «преуспеть в работе» в пользу намерения «добиться повышения заработной платы на ___ долларов» или «продвинуться по крайней мере на ___ уровень».
Чтобы достичь успеха, нужно четко себе представлять возможные препятствия на пути к нему. Походите взад-вперед, размышляя о своей цели и о том, какие шаги приведут к ней. Эту стратегию называют мысленным сравнением. Удивительно эффективный способ постановки целей и укрепления убеждений!
Итак, первым делом представьте, как будете себя чувствовать, когда ваша мечта сбудется. Вообразите это максимально ярко, в мельчайших деталях. Далее подумайте о препятствиях, стоящих на пути. Например, если вы хотите получить более престижную и высокооплачиваемую работу, начните с мысли о том, какие гордость и волнение вы испытаете, принимая выгодное предложение от одной из ведущих компаний. Затем подумайте, что стоит между вами и вашей мечтой, то есть об остальных действительно первоклассных кандидатах на это место. Подобная мысль заставляет хоть немного подкорректировать свое резюме, не правда ли?
Этот метод называется ощущением необходимости действовать. Такое состояние крайне важно для достижения цели, поскольку оно приводит в движение психологические «колеса». Мысленное сравнение превращает желания и потребности в реальность, фокусируя внимание на том, что необходимо сделать для их реализации.
2. Выберите правильный момент для достижения цели
Учитывая, что большинство из нас очень заняты и выполняют много дел одновременно, неудивительно, что мы упускаем благоприятный шанс сделать что-то ради своей цели. Неужели у вас действительно сегодня совсем не было времени на утреннюю зарядку? И никакой возможности ответить на телефонный звонок?
Чтобы поймать нужный момент, решите заранее, когда и где будете действовать. Конкретизируйте задачу: «По понедельникам, средам и пятницам обязуюсь выполнять физические упражнения в течение 30 минут перед выходом из дома». Согласно результатам исследований, планирование помогает мозгу обнаружить представившуюся возможность и воспользоваться ею, что увеличивает шансы на успех примерно на 300 процентов. (Подробнее о том, как определить место и сроки выполнения задач, рассказывается в главе 13 «Как справиться со всеми делами».)
Решить заранее, когда и где вы будете принимать конкретные меры для достижения своей цели и как станете устранять возможные препятствия, вероятно, наиболее эффективный способ достичь успеха.
Воспользуйтесь логической схемой «если – то». Она имеет следующий вид: если произойдет событие х, то я буду делать y. Например: «Если меня отвлекут коллеги, то я ограничу беседу пятью минутами и после вернусь к работе».
Почему такое планирование эффективно? Потому что оно создается на языке вашего мозга – языке непредвиденных обстоятельств. Люди прекрасно справляются с кодированием, запоминают информацию в виде формулы «если x, то y» и неосознанно применяют ее при непредвиденных обстоятельствах.
Как только план действий по схеме «если – то» составлен, мозг начинает сканировать окружающую среду в поисках ситуации, подходящей для одной из частей уравнения, что позволяет не пропустить критический момент («Уже четыре! Пора мне перезвонить!»), даже если вы заняты другими делами. Поскольку вы уже знаете, что именно нужно сделать, то можете действовать автоматически, даже не размышляя.
3. Отмечайте, насколько далеко вы продвинулись
Для того чтобы добиться цели, необходимо регулярно объективно оценивать продвижение к ней – вам лично или кому-нибудь другому. Не зная, насколько успешны ваши действия, вы не можете адекватно корректировать свое поведение или стратегию. Постоянно контролируйте свои достижения – еженедельно или даже ежедневно – в зависимости от цели.
Обратная связь поддерживает мотивацию, потому что мысленно мы настраиваемся на разницу между нынешним и желаемым положением. Обнаружив несоответствие, мозг пытается его устранить и задействует для этого все ресурсы: внимание, усилия, способность к более глубокой обработке информации и силу воли.
Вы можете спросить, почему, если самоконтроль и обратная связь столь важны, мы не всегда ими пользуемся? Первый и самый очевидный ответ: потому что это трудоемкий процесс. Что бы вы ни делали, в какой-то момент нужно остановиться и сосредоточиться на оценке результатов, которые, разумеется, не всегда будут положительными. Иногда мы всячески стараемся избежать этой процедуры, потому что не хотим признавать, как мало сделали. Самоконтроль требует большой силы воли. Но эту задачу можно значительно облегчить, если применять при планировании оценки своей работы схему «если – то».
При правильной оценке ваша мотивация будет поддерживаться от начала и до конца. Но неверная оценка может ее снизить. Недавнее исследование, проведенное психологами Чикагского университета Мин Юнг Ку и Аелет Фишбах, продемонстрировало, как влияет на людей, идущих к своей цели, концентрация внимания на том, насколько далеко они продвинулись на этом пути (мышление «на сегодня»), или на том, что им осталось сделать (мышление «на будущее»). Ку и Фишбах выяснили, что при оценке сделанного у человека возникает преждевременное чувство выполненного долга и желание снизить темп работы. Сосредоточиваясь на достигнутом, мы пытаемся установить баланс за счет реализации других важных целей. В результате вся плита занята кастрюлями, но ни одно блюдо не готово к употреблению. Если же ориентироваться на то, сколько еще предстоит сделать, мотивация не просто не снижается – она повышается.
Итак, оценивая свои достижения, сосредоточьтесь на цели и никогда не хвалите себя за работу, выполненную наполовину. Приберегите похвалу до лучших времен: когда задача будет решена полностью и качественно.
4. Будьте реалистичным оптимистом
Поставив цель, убедите себя в том, что достичь ее вполне возможно. Вера в собственные силы чрезвычайно полезна для создания и поддержания мотивации. Но не стоит недооценивать время, планирование, усилия и упорство, которые потребуются для реализации цели. Если вы рассчитываете получить результат легко и без усилий, то будете не готовы к вероятным препятствиям, и ваши шансы на провал значительно возрастут.
В этом и заключается разница между реалистичными и нереалистичными оптимистами. Первые верят в то, что добьются успеха. Но они понимают, что для этого нужно много работать: планировать свои действия, проявлять настойчивость и правильно выбрать стратегию, – и признают необходимость оценки возможных трудностей. Вторые считают, что успех придет к ним так или иначе: вселенная вознаградит их за позитивное мышление.
Развивайте в себе реалистичный оптимизм, сочетая позитивное мышление и объективную оценку потенциальных проблем. Визуализируйте не только сам успех, но и шаги, ведущие к его достижению. Если первая стратегия не сработает, каков ваш запасной план? (Это еще одна прекрасная возможность применить алгоритм «если – то».) Помните, что думать о проблемах, с которыми вам придется столкнуться, не значит мыслить негативно. А вот не думать о них – значит мыслить глупо.
5. Быть хорошим – мало. Стремитесь стать лучше
Очень важно верить, что вам по силам достигнуть своей цели, но не менее важно верить, что можно развить в себе такую способность. Многие считают, что ум, характер и физические данные неизменны: что бы мы ни делали, мы не станем лучше. Поэтому ориентируются на цели, позволяющие им показать себя, а не на развитие и приобретение новых навыков.
К счастью, человеческие способности очень гибкие. Осознание того, что человек может меняться, поможет вам сделать правильный выбор и благодаря этому полностью раскрыть свой потенциал. Люди, стремящиеся стать лучше, преодолевают трудности без усилий и ценят само «путешествие» не меньше, чем «конечный пункт назначения».
Как мотивировать себя, чтобы с уверенностью и энергией приступить к формированию новых качеств? Ответ прост, хотя, возможно, он и покажется вам немного странным: позвольте себе совершать ошибки.
Конечно, вряд ли вы ожидали услышать такое. Вероятно, вы думаете, что, если сделаете ошибку, придется за нее расплачиваться. Не беспокойтесь. На самом деле люди, которые знают, что имеют право на ошибку, редко ошибаются.
К выполнению любой задачи мы подходим с одной из двух целей: быть хорошим, то есть доказать, что у вас есть способности и вы знаете, что делаете; или стать лучше, при этом основное внимание уделяется развитию способностей и формированию новых навыков.
Негативная сторона цели «быть хорошим» заключается в том, что она, как правило, дает обратный эффект, стоит нам только столкнуться с чем-то незнакомым и трудным. Мы вдруг осознаем, что наших знаний и способностей недостаточно, чтобы справиться с ситуацией, и начинаем нервничать. Ничто не мешает результативности так, как тревога – она ее просто убивает.
Цель «стать лучше» практически беспроигрышна. Воспринимая работу как способ получить знания и навыки и допуская возможность ошибки, мы твердо стоим на ногах и поддерживаем высокую мотивацию, несмотря на возможные неудачи.
Стремление стать лучше расширяет горизонты познания. Мы испытываем больше интереса и удовольствия, когда думаем о работе как о развитии, а не как о совершенстве. Интерес не только позволяет сохранить активность в моменты усталости, но и действительно восстанавливает энергию.
6. Проявляйте выдержку
Под выдержкой подразумевается готовность посвятить себя долгосрочным целям и умение выстоять перед лицом трудностей. Настойчивые люди имеют более высокую успеваемость и получают престижное образование. Выдержка определяет, кто из курсантов найдет в себе силы пережить первый изнурительный год в Вест-Пойнте. От этого качества зависит, как далеко пойдут участники конкурса Scripps National Spelling Bee[4].
К счастью, даже если сейчас вы не можете похвастаться железной выдержкой, ее можно приобрести. Люди, которым недостает этого качества, зачастую убеждены, что успешному человеку оно присуще с рождения. Однако подобные суждения ошибочны. Как уже говорилось, усилия, планирование, настойчивость и правильная стратегия – вот что действительно нужно для успеха. Зная это, вы не только лучше осознаете себя и свои цели, но и разовьете в себе силу характера.
Истории выдающихся людей – спортсменов, музыкантов, математиков – свидетельствуют, что ключом к успеху и расширению возможностей служит целенаправленная практика, или тысячи часов, потраченных на овладение необходимыми знаниями и навыками.
Быть настойчивым и упорным означает не пасовать перед трудностями, даже если вы устали или разочаровались. От вашего отношения к проблемам зависит, сдадитесь вы или нет. Кого вы вините, когда вступили в полосу неудач?
Сторонники теории целостности, убежденные в неизменности способностей, склонны винить в неудачах именно отсутствие у себя этих качеств: «Если для меня это сложно, значит, я не смогу этого сделать». Таким людям не хватает выдержки, они сдаются слишком рано, невольно укрепляясь в своем заблуждении. А вот приверженцы дифференциальной теории обвиняют в неудачах подвластные контролю факторы: недостаточные усилия, неправильную стратегию, слабое планирование. Столкнувшись с трудностями, они удваивают усилия, поскольку верят, что совершенствование возможно. Такое отношение приводит к достижению долгосрочных целей.
Измениться можно всегда, и причина этого предельно ясна. Не существует навыков, которые нельзя приобрести с опытом. В следующий раз, поймав себя на мысли: «Мне это просто не под силу», поправьте себя: «Мне это пока еще не под силу».
7. Укрепляйте силу воли
«Мышцы» человеческого самоконтроля подобны другим мышцам тела. Если их не тренировать, с течением времени они ослабеют. Регулярные упражнения укрепляют их и помогают достигать целей.
Чтобы развить силу воли, бросьте себе вызов и сделайте то, чего вам совсем не хочется. Откажитесь от еды с высоким содержанием вредных жиров, приседайте по сто раз в день, попробуйте овладеть новым навыком. Не поддавайтесь желанию сдаться.
Начните с какого-то одного вида деятельности. Продумайте, как будете преодолевать преграды («если мне захочется перекусить, я съем один кусочек свежих фруктов или три кусочка сухофруктов»). Возможно, сразу вам будет трудно, но со временем станет легче. В этом-то все и дело. Когда сила воли окрепнет, вы сможете ставить перед собой еще больше задач и сделать тренировки самоконтроля более активными.
Подобно физической силе, сила воли у разных людей развита по-разному и по-разному проявляется в жизненных обстоятельствах. К счастью, ее ослабление – явление временное. Дайте своим волевым мышцам прийти в норму, и вы сможете вернуться в строй. Когда нет возможности сделать паузу и отдохнуть, поставьте себе в пример людей с высоким самообладанием. Это ускорит процесс восстановления. Или приободрите себя. Все, что поднимает настроение: любимая музыка, разговор с другом, воспоминания о прошлых успехах, – поможет быстро восстановить самоконтроль.
8. Не испытывайте судьбу
Независимо от того, насколько развиты ваши волевые мышцы, помните, что ресурсы силы воли не безграничны, и, если переусердствовать, можно просто выдохнуться. Не пытайтесь одновременно решить две сложные задачи, например отказаться от курения и сесть на диету. Поверьте, достичь цели легче, если «держаться от греха подальше». Многие слишком уверены в своей способности противостоять искушению, поэтому сами окружают себя соблазнами. Не следует усложнять и без того нелегкий путь к успеху.
Сопротивление искушению – главное условие достижения практически любой цели. То, что мы хотим сделать, зачастую противоречит тому, что мы должны сделать. Возможно, это звучит парадоксально, но если вы всерьез собрались противостоять соблазну, то вам следует уяснить, что ваша сила воли не безгранична.
Даже если у вас железная воля, к концу долгого и изнурительного рабочего дня ее запасы исчерпываются. Вот почему так важно следовать формуле «если – то» и держаться от греха подальше, пока вы чувствуете себя опустошенным и уязвимым.
Гораздо проще полностью отказаться от чего-либо, нежели дать себе послабление, а затем остановиться. Ведь с каждым разом будет требоваться все большее самообладание. Если вы не собираетесь съесть целый кусок пирога, не позволяйте себе даже надкусить его.
9. Сконцентрируйтесь на том, что вы хотите сделать, а не на том, чего делать не собираетесь
Хотите получить повышение по службе, бросить курить или обуздать дурной нрав? Тогда подумайте, чем заменить вредные привычки. Очень часто люди, зацикливаясь на желании от чего-то избавиться, совсем не думают о том, чем заполнить образовавшуюся пустоту. Попытка отвязаться от какой-либо мысли может сделать ее навязчивой («Не думайте об обезьяне!»). Так и с поведением: собираясь чего-то не делать, вы усиливаете, а не ослабляете импульс.
Если вы хотите изменить свои привычки, спросите себя: «Чем я займусь вместо этого?» Например, намереваясь взять под контроль свою раздражительность, составьте своеобразный план: «Если я почувствую, что начинаю сердиться, то сделаю три глубоких вдоха, чтобы успокоиться». Глубокое дыхание умерит вспышку гнева – и со временем вы научитесь подавлять импульс, пока не станете контролировать себя полностью.
Итак, вы решили составить план «если – то», чтобы облегчить себе достижение цели. Для этого вам нужно знать, как это делается.
Существует три типа поведения при отказе от вредной привычки.
1. Замена. Согласно такому типу, нужно заменить негативное поведение позитивным (как в описанной выше стратегии управления гневом).
2. Игнорирование. Эта модель поведения ориентирована на блокирование нежелательных чувств, таких как зависимость, волнение или неуверенность в себе («если у меня возникнет желание закурить, то я буду его игнорировать»).
3. И наконец, отрицание. Такое поведение включает составление перечня поступков, которых вы не будете совершать в будущем. Включите в список вредную привычку, от которой желаете избавиться («Если я иду в торговый центр, то не буду покупать ничего лишнего»).
Наиболее эффективный способ достижения целей – замена. Поставив себе задачу, сосредоточьтесь на том, что следует предпринять для ее решения, а не на том, от чего нужно отказаться.
Глава 3
Как повысить свою продуктивность[5]
Интервью с Дэвидом Алленом и Тони Шварцем
Дэниел Макгинн[6]
Дэвид Аллен – консультант по вопросам продуктивности и автор бестселлера «Как привести дела в порядок»[7], в котором изложена система последовательного повышения личной эффективности. Тони Шварц, автор бестселлера Be Excellent at Anything («Быть идеальным во всем»[8]), СЕО[9] компании The Energy Project, которая помогает людям и организациям поддерживать вовлеченность и производительность методами высокой эффективности.
В интервью, данном Harvard Business Review (далее – HBR), они рассуждают о том, почему электронная почта отвлекает от работы и почему с утра в первую очередь следует выполнять самые важные задания (несмотря на то что так поступает только один из них).
HBR. Давайте начнем с простого вопроса. Чем вы занимаетесь?
Аллен. Я помогаю людям и организациям производить больше, затрачивая при этом меньше усилий. Я привожу самые лучшие примеры из практики и предлагаю методы, позволяющие работать с повышенными сосредоточенностью и самоконтролем.
Шварц. Мы учим отдельных людей и организации правильно управлять своей энергией. Такой навык позволяет за меньшее время выполнить больший объем работы, причем весьма эффективно. Все, что для этого нужно, – сочетать периоды максимальной сосредоточенности и восстановления энергии.
HBR. Вы оба написали несколько книг, в которых излагаете свою методику. Расскажите о ней в двух словах.
Аллен. Я называю свою теорию «стратегической ценностью свободного пространства». Предположим, вы собираетесь приготовить для гостей ужин. Сейчас уже пять часов вечера, а гости придут в шесть. Вам нужны только определенные ингредиенты и кое-какая утварь. Вы хотите, чтобы кухня была уютной и чистой. Для этого вам необходима свобода. Я учу людей обретать эту свободу путем постепенных и конкретных шагов: составление списка всех задач и проектов, концентрация на последующих действиях и анализ содержания работы, которая должна быть сделана в офисе, по телефону или на компьютере.
И вам не придется изменять себя. Понадобится лишь простая, но очень эффективная техника.
Шварц. Мы сосредотачиваемся на четырех основных измерениях энергии, необходимой для идеального выполнения работы. Нижний уровень – физический: физическая нагрузка, сон, питание и отдых. На эмоциональном уровне речь идет о поддержании положительного настроя, причем лидеру нужно еще и передавать его другим. Интеллектуальный уровень предусматривает получение большего контроля над вниманием, что достигается как путем развития способности концентрироваться на чем-то одном, так и умением переключиться на нужную волну для выполнения более креативной работы. И наконец, на духовном уровне определяется цель, ведь тому, что имеет для нас значение, отдается гораздо больше сил и энергии. Лишь немногие [менеджеры и] лидеры, которых я встречал, в полной мере осознают, насколько важно сочетание всех этих умений – в себе и других – для достижения постоянной высокой эффективности. Они отлично справляются со своими обязанностями, за что их поощряют – еще больше увеличивая объем работы. Но в какой-то момент количество заданий превышает возможности сотрудников. Они перестают воспринимать все эти письма, поручения и другую поступающую информацию. Тогда приходится учить их делать шаг назад и спрашивать себя: «Что я действительно хочу делать? Каков правильный выбор? Какова цена этого выбора?»
HBR. Давайте поговорим о конкретных принципах, которым вы обучаете. Тони, объясните, почему вы считаете, что к работе следует подходить как к серии спринтерских забегов, а не как к марафону длиной в день.
Шварц. Большинство людей сегодня неверно трактуют выражение «выложиться по полной». Они полагают, что нужно работать как компьютер: на высокой скорости, без остановок, длительный период времени, выполняя множество задач одновременно. Но это неправильно. Люди созданы быть ритмичными. Сердце пульсирует, мышцы сокращаются и расслабляются. Максимальной эффективности мы достигаем, когда чередуем периоды траты и восстановления энергии. Нам нужно поучиться у спортсменов способности сочетать нагрузки с отдыхом. Мы предлагаем людям интенсивно работать в течение 90 минут, а затем делать перерыв, чтобы пополнить силы. Мы учим их есть высокоэнергетическую пищу небольшими порциями каждые пару часов, а не наедаться до отвала три раза в день. Мы считаем, что короткий сон повышает продуктивность, хотя эта идея по-прежнему непопулярна во многих компаниях. Однако реальность такова, что производительность человека, непрерывно работающего на протяжении дня, будет ниже, чем у человека тех же способностей, чередующего интенсивный труд с отдыхом. (Подробнее эта методика изложена в главах 18 «Поделите свой день на полуторачасовые циклы» и 22 «Управляйте своей энергией, а не временем».)
Аллен. Кроме того, важно правильно выбрать работу. Питер Друкер говорил, что самая сложная задача для интеллектуальных работников – определить фронт работ. Всего сто лет назад 80 процентов рабочих всего мира производили и перевозили товары. Они работали до упаду, спали, вставали и снова работали. Им не нужно было определять приоритеты или принимать ответственные решения. Сегодня намного сложнее быть продуктивным, потому что работа стала комплексной.
HBR. Дэвид, а что мешает производительности труда? Каковы главные препятствия?
Аллен. Люди не замечают проблем, действительно требующих внимания. А поскольку они их не осознают, то, соответственно, не могут и выявить. Эти проблемы сказываются на организационном климате, а также на психике каждого сотрудника, отнимая энергию и оставляя неприятный психологический осадок. Люди говорят, что собираются сделать что-то, но ничего не делают, и задание словно проваливается в черную дыру. И все бы ничего, если б это касалось только одного дела, но ведь их сотни! Сотрудники не могут точно определить свою роль в выполнении конкретного поручения: какой результат они хотят получить, какие действия необходимо предпринять потом.
Мозг дан нам для генерации идей, а не для их хранения. Выбросить все лишнее из головы и реализовать идеи – огромный шаг, способный дать поразительный эффект.
HBR. Ваши противники считают, что такие методы приведут к созданию гигантского списка текущих задач, справиться с которыми просто нереально.
Аллен. Составлять подобные списки необходимо, потому что человеческий мозг не приспособлен к хранению информации такого рода. Разум подобен небольшому компьютеру, который разбудит вас в три часа ночи и начнет прокручивать на экране стоящие перед вами задачи. Он заставит вас нервничать из-за того, что вы не можете приступить к их решению немедленно. Этот замкнутый круг из накопившихся дел лишит вас покоя и сна. Вы начнете с космической скоростью терять энергию.
Шварц. Вам придется смириться и признать, что вы бессильны перед своими привычками. В данном случае речь идет о постоянной потребности в информации и, как следствие, о привычке регулярно заглядывать в электронный почтовый ящик. К сожалению, мы обычно переоцениваем свою силу воли и самодисциплину. Мы уверены: чтобы изменить что-либо, достаточно приложить немного усилий – например, отказаться от печенья с шоколадной крошкой или проснуться раньше и пойти в тренажерный зал. Но это не сработает. Нужно смириться с тем, что мы рабы своих привычек. То, что делали вчера, мы будем делать и сегодня. Но мы, конечно, хотим избавиться от вредных привычек, которые появляются независимо от нашего желания, и заменить их позитивным поведением или обдуманными действиями. (См. часть V «Выработайте процедуры».)
HBR. Насколько хорошо вы знакомы с работами и стратегиями друг друга и как часто их используете?
Шварц. Я всегда составлял списки, но до знакомства с трудами Дэвида не осознавал, что они беспорядочны. Поэтому сейчас я веду списки всего. Еще одна моя привычка совпала с теорией Дэвида: я всегда делаю самые важные задания в первую очередь, с самого утра, пока еще не устал и не сильно загружен. 90 процентов людей проверяют электронную почту, как только заходят в офис. Коллеги, глядя на них, перенимают эту привычку.
HBR. Дэвид, как теория Тони повлияла на вашу методику?
Аллен. Самое главное отличие между нашими работами заключается в теории Тони об энергетических циклах. Я даже принес в офис подушку. В моем кабинете стеклянные стены, поэтому люди видят, как я ложусь на пол и отдыхаю в течение двадцати минут. Этот метод я почерпнул из его книги. Я бы хотел, как Тони, приучить себя к дисциплине, браться за самые сложные дела с самого утра, но пока у меня не получается.
Шварц. Причина не в твоей недисциплинированности, а в том, что у тебя нет такой привычки. Обзаведись ею – и у тебя обязательно все получится.
Аллен. Один из способов решить проблему – поделить основное задание на мелкие задачи, составив некую последовательность действий, которые легко осуществить. Люди, как правило, неточно формулируют пункты списка текущих дел. Что, например, может значить запись «Мама»? Тони внес такой пункт, потому что ему нужно решить, как отпраздновать мамин день рождения, какой выбрать подарок и как его доставить. Одно слово подразумевает несколько дел, поэтому Тони подсознательно постарается не заглядывать в этот список. Записи должны отражать подробные действия, к примеру «позвонить сестре и поговорить насчет дня рождения мамы». Ой, смотри-ка: я могу это сделать! Некоторые люди любят созидать, доводить дело до конца. У Тони появилась мотивация: он увидел, что поставленная цель вполне реальна и он знает, как ее достичь. Основной результат применения моего метода – это осознание, что вам придется задуматься о действиях лишь однажды. Главная проблема современности заключается в необходимости решать одновременно множество задач. Большинству людей это не под силу, и они берутся только за самые последние или самые крупные дела. И терпят неудачу, поскольку не зафиксировали поручений, не уточнили их, не организовали выполнение или не создали точную и адекватную систему анализа задач и оценки полученных результатов.
Шварц. Позволь не согласиться с тобой. Предположим, вы работаете над важным заданием и вдруг получаете письмо по электронной почте. Раздается коротенький «звонок Павлова», и вы не можете устоять. Вы переключаетесь на письмо, отвлекаетесь на его чтение, а потом еще теряете драгоценные минуты, чтобы вспомнить, на чем же вы остановились. Исследователи человеческой психики считают, что со временем и опытом мы привыкаем переключаться с одной задачи на другую. Однако мы никогда не сможем выполнить каждое дело так же хорошо, как если бы занимались ими по очереди. (Подробнее об эффективных списках текущих дел и задач говорится в части III«Распределите свое время».)
Аллен. Давайте копнем еще глубже. Почему мы отвлекаемся на сигнал электронной почты? Потому что не верим, что просматривать сообщения можно всего раз в день. Большинство людей постоянно находятся в режиме сканирования чрезвычайных ситуаций. Они никогда не наводят порядок в своих письмах, боясь пропустить нечто важное, по этой же причине регулярно заглядывают в почтовый ящик. (См. часть VII «Возьмите под контроль электронную почту».)
HBR. И последний вопрос: если бы люди могли усвоить из вашей методики только что-то одно, что бы это было?
Шварц. [Нам] нужно признать, что, по сути, люди – живые организмы, состоящие из энергии, которая со временем может либо обновляться, либо растрачиваться. Любая компания должна осознавать, что отвечает за поддержание достаточного уровня энергии в своих сотрудниках. Этот один из важнейших показателей определяет, какие компании выживут в следующие десять-двадцать лет. (И пока компании не пришли к пониманию этого, мы должны сами позаботиться о сохранении своей энергии.)
Аллен. Взгляните на это с другой точки зрения. Пока мы здесь беседуем, наша электронная и голосовая почта пополняется новыми сообщениями. Некоторые из них могут существенно изменить расстановку наших приоритетов. Чтобы переключиться на разбор накопившихся писем, нам следует завершить все уже начатые дела и перераспределить свои ресурсы в соответствии с новыми приоритетами. Вы можете выполнять одновременно только одну задачу, и ваших сил хватит только на одно занятие. Поэтому вы либо спокойно сидите и общаетесь с нами, либо переживаете из-за девяти тысяч других дел, которых еще не сделали. Так или иначе, всем нужна система для принятия разумных решений.
Часть II
Определите приоритеты
Глава 4
Как получить повышение, выполняя нужную работу
Питер Брегман
Мой друг Дэйв печально известен своим пристрастием к жареной еде. (Имена и некоторые детали истории изменены.) Однако он был страшно удивлен, узнав, что у него высокий уровень холестерина в крови. Дэйв объяснил это так: «Просто за день до анализов я хорошенько поел».
Мысль о немедленных результатах заманчива. Но о чем бы ни шла речь, о питании или расстановке приоритетов в работе, быстрых результатов не бывает. Об этом мне напомнил один репортер, когда спросил, какой совет я дал бы человеку, желающему попросить прибавку к зарплате во времена ее повсеместного снижения. Что я ответил? «Не просить».
Нет, я вовсе не думаю, что в подобные моменты нельзя получить прибавку. Но, если на протяжении предыдущего года вы не закладывали основу для этого повышения, вам его, скорее всего, и не видать. Нет определенного правила, нужных слов или благоприятного развития событий, которые чудесным образом привели бы к получению прибавки за пару дней подготовки. Однако, действуя по определенной формуле, можно со временем научиться зарабатывать больше. И начинается она с вашей способности к расстановке приоритетов.
Эта формула основана на одной простой предпосылке: получить больше можно, если продемонстрировать свою эффективность. Повысить производительность и принести больше пользы можно, сосредоточившись на выполнении тех дел, которые руководители вашей организации считают важными. И почти всегда именно эти задачи увеличивают как краткосрочные, так и долгосрочные прибыль и доходы.
Но, не зная, какие задачи для компании приоритетны, вы либо станете распыляться на все рабочие задания, либо оставите без внимания действительно важные.
Стратегически верный, целенаправленный выбор первоочередных дел приводит к повышению заработной платы. Понимая, какие задачи требуют максимального внимания, мы можем стать более производительными. Вот моя личная формула получения прибавки к зарплате.
1. За год до предстоящего разговора с благодарностью и без колебаний беритесь за все порученные задания. Объясните, что вы заинтересованы не в сиюминутном повышении зарплаты, а в том, чтобы принести наибольшую пользу своей компании.
2. Мыслите как акционер компании. Задавайте вопросы о стратегии, о том, что не дает спать по ночам высшему руководству. Узнайте, как работа вашего отдела влияет на прибыль и рентабельность бизнеса и что имеет значение для непосредственного начальства. Вместе с менеджером вашего отдела определите два-три приоритета, над которыми вы сможете работать для повышения прибыли и рентабельности. После такого разговора у вас появится заслуживающий прибавки ориентир в работе.
3. А теперь держите эти два-три «двигателя» прибыли и (или) рентабельности в верхней части списка своих дел. Подходите к выполнению повседневных обязанностей таким образом, чтобы направить максимум усилий на продвижение компании в этих сферах. Поделитесь списком дел со своим менеджером, чтобы удостовериться, что не ошиблись в выборе приоритетов и ваша работа положительно влияет на общую картину бизнеса. Подсчитайте доход, который приносите компании. Если менеджер попросит вас сделать что-либо помимо приоритетных заданий, выразите несогласие и обсудите возможные компромиссные решения. Конечно же, иногда вам придется заниматься чем-нибудь незначительным. Но во избежание такой ситуации делайте стратегически верный выбор.
После шести месяцев четкой фокусировки почва для разговора о том, какую огромную пользу вы принесли компании по ключевым направлениям, будет подготовлена, и вы получите полное право говорить о повышении заработной платы. Это подходящий момент, поскольку большинство компаний продумывают бюджеты и повышение в своих отделах каждые полгода.
Формула работает потому, что в ней нет никаких хитрых уловок. Если вы сосредоточены на высокоприоритетных задачах (даже если иногда спорите с руководителем, не соглашаясь выполнять другие поручения), в конечном счете повысится и ваша личная производительность, и производительность вашего начальника; а компания от этого только выиграет. Это «деньги в банке» – они обезопасят ваше рабочее место, а вы потенциально сможете получить повышение.
– Итак, – спросил я Дэйва, – сейчас, когда ты знаешь, что у тебя высокий уровень холестерина, ты поменяешь что-то в своем питании?
– Нет, – ответил в своей манере Дэйв. – Лучше приму таблетку. Уровень холестерина снизится, и я снова смогу есть все что угодно.
Возможно, я выбираю сложные пути. Но, насколько мне известно, таблетки для повышения зарплаты просто не существует.
Глава 5
Тест, который сэкономит время[10]
Питер Брегман
Совсем недавно устроившись в крупную консалтинговую компанию после долгих лет работы независимым консультантом, Нейт Эйсман обратился ко мне за советом. (Чтобы не нарушать неприкосновенность частной жизни, некоторые детали истории изменены.)
«Я бесполезно трачу уйму времени, – пожаловался он. – Целый день у меня уходит на разговоры. Единственный способ выполнять работу – являться в офис ни свет ни заря и уходить домой поздно вечером».
Нейт перешел из компании из одного человека в организацию из нескольких тысяч сотрудников – и теперь тонул в море переговоров. И в своей проблеме он не одинок.
Работа с людьми отнимает время, к тому же у каждого свои приоритеты. Кого-то интересует ваша точка зрения на важную для него (для него, но не для вас) проблему. Но если это ваш коллега, вы обязаны, да зачастую и хотите ему помочь.
Все мы иногда бываем в шкуре Нейта. Как же тогда выкроить время для выполнения важных рабочих задач и оградиться от всего остального? Необходимо найти способ быстро и четко определять и сводить к минимуму лишние поручения, понимать наверняка, когда нужно что-то делать самому, а когда можно делегировать часть функций и ограничивать себя в желании помогать всем и каждому.
Предлагаю небольшой тест, по которому вы должны оценить каждое поручение, прежде чем за него взяться. Предположим, к вам подходят с просьбой. Спросите себя:
1. Я действительно тот, кто для этого нужен?
2. Есть ли у меня свободное время?
3. Обладаю ли я достаточной информацией?
Если тест не пройден – то есть хоть на один из вопросов вы ответили отрицательно, – не спешите говорить «да». Посоветуйте обратиться к другому сотруднику (более подходящему), отложите решение на время (до подходящего момента) или подождите, пока не появится нужная информация (у вас или у кого-нибудь другого).
Иногда отказаться бывает невозможно – например, если в вашу работу вмешивается начальник. Или когда во время отпуска к вам со срочным и безотлагательным делом обращается ценный клиент. Три простых вопроса помогают принять единственно правильное решение или логически обосновать свой отказ.
Если начальник просит вас что-то сделать и его просьба не проходит тест, корректно откажитесь, предложив поручить задание тому, кто, на ваш взгляд, выполнит его более эффективно. Трата времени на ненужную работу не принесет пользы ни вам, ни начальнику, ни компании в целом.
Обычно мы стараемся всегда прийти на помощь, потому что хотим приносить пользу. Но при этом именно перегруженность заданиями – особенно теми, выполнение которых мы считаем пустой тратой времени, – и делает нас бесполезными.
Если просьба организовать встречу не прошла тест, ответьте отказом. Получив не стоящее внимания письмо, просто удалите его. Протестируйте, прежде чем прочесть, презентацию объемом 50 страниц и, даже если она пройдет тест, уточните у автора, каким страницам следует уделить особое внимание.
Спустя несколько недель после того, как я рассказал об этом тесте Нейту, я решил позвонить ему, чтобы узнать, как обстоят дела. Около шести вечера я набрал его рабочий номер. Похоже, у Нейта все хорошо, потому что я ему не дозвонился. Очевидно, он уже ушел домой.
Глава 6
Научитесь говорить «нет»[11]
Читать бесплатно другие книги:
