Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей Брегман Питер
Глава 22
Управляйте своей энергией, а не временем
Обзор статьи Тони Шварца и Кэтрин Маккарти[33] в журнале HBR, освещающий ее ключевые идеи
Основная идея
Сегодня работа отнимает больше сил, чем когда бы то ни было? Вы чувствуете себя так, словно трудитесь сверхурочно, но не продвигаетесь вперед? Мобильный телефон звонит круглосуточно семь дней в неделю? Чувствуете себя как выжатый лимон?
Вы дни напролет проводите в офисе и берете работу на дом, но ничего изменить не можете, потому что времени катастрофически не хватает. А вот ваша энергия – ресурс возобновляемый. Применяя простые, на первый взгляд, приемы, можно восстановить свою физическую, эмоциональную, умственную и духовную энергию. К таким приемам относятся небольшие перерывы в определенное время, выражение признательности другим людям, ограничение постороннего вмешательства в работу, возможность уделять больше времени тем делам, которые удаются вам лучше всего и больше нравятся.
Идея на практике
Попробуйте применять следующие приемы восстановления всех четырех видов жизненной энергии.
Физическая энергия
• Постарайтесь обеспечить себе хороший сон, ложитесь спать пораньше. Не употребляйте алкоголь на ночь!
• Снижайте негативные последствия стресса: по меньшей мере три раза в неделю выполняйте комплекс физических упражнений для укрепления сердечно-сосудистой системы. Раз в неделю проводите силовую тренировку.
• Ешьте каждые три часа небольшими порциями.
• Научитесь распознавать признаки неизбежных энергетических спадов, например беспокойство, сонливость, голод и потерю концентрации.
• На протяжении всего рабочего дня каждые 1,5–2 часа делайте короткие, но регулярные перерывы.
Эмоциональная энергия
• Избавляйтесь от всех негативных эмоций: раздражительности, нетерпимости, тревоги, неуверенности в завтрашнем дне, используя технику глубокого брюшного дыхания.
• Создавайте положительный эмоциональный настрой себе и окружающим, регулярно выражайте признательность другим людям в электронных письмах, телефонных разговорах и при личном общении.
• Старайтесь рассмотреть негативную ситуацию с разных сторон. Подумайте, что в этом случае сказал бы другой человек. При каком условии он мог бы быть прав? Оцените ситуацию с точки зрения долгосрочной перспективы: как вы будете воспринимать нынешнее положение дел полгода спустя? Взгляните на проблему шире. Какой урок можно извлечь из создавшейся ситуации?
Умственная энергия
• Выполняя работу, требующую высокой концентрации внимания, максимально снизьте вероятность постороннего вмешательства: отключите телефон, закройте электронную почту.
• Отвечайте на голосовые сообщения и электронные письма в строго отведенное время.
• Накануне вечером определите важнейшую для себя задачу на следующий день. Придя утром на работу, сразу же беритесь за ее выполнение.
Духовная энергия
• Определите наиболее привлекательные для себя виды деятельности, не требующие от вас больших усилий, занимаясь которыми вы ощущаете свою нужность и эффективность. Постарайтесь планировать как можно больше дел такого рода. Один руководитель терпеть не мог составлять отчеты о продажах, поэтому делегировал эту функцию подчиненному, которому нравилась подобная работа.
• Расходуйте время и энергию на то, что считаете самым важным. Например, последние двадцать минут дороги от работы до дома полностью расслабьтесь и отвлекитесь от дел. Так вы сможете переключиться на свою семью сразу по возвращении домой.
• Живите в соответствии со своими ключевыми ценностями. Например, если для вас важна пунктуальность, а вы постоянно опаздываете на встречи, приходите на пять минут раньше назначенного времени.
Вы на пути к «энергетическому кризису»?
Чтобы определить, какие из сфер вашей жизни выиграют от применения методик, направленных на восстановление энергии, отметьте утверждения, с которыми вы согласны.
Тело
• Я редко сплю по 7–8 часов в сутки и зачастую просыпаюсь с чувством усталости.
• Я часто пропускаю завтрак или ем что-нибудь низкокалорийное.
• Я недостаточно занимаюсь физическими упражнениями (имеются в виду упражнения для укрепления сердечно-сосудистой системы, выполняемые три раза в неделю, и силовые тренировки раз в неделю).
• Я не делаю периодических перерывов в работе для восстановления энергии. Я обедаю за рабочим столом, если вообще обедаю.
Эмоции
• Я часто чувствую себя раздраженным, нетерпеливым и встревоженным во время работы, особенно когда она требует больших затрат сил.
• Я уделяю недостаточно внимания своей семье и близким: даже когда они рядом, я в это время не с ними.
• У меня практически нет времени на любимые занятия.
• Я нечасто выражаю благодарность людям и не в полной мере наслаждаюсь своими достижениями и благами.
Разум
• Мне сложно сосредоточиться на одном занятии. Я легко отвлекаюсь от работы, особенно из-за электронных писем.
• Большую часть дня я провожу за решением неотложных проблем, а не важных долгосрочных задач.
• Я уделяю недостаточно времени размышлениям, выработке стратегий и креативному мышлению.
• Часто я работаю по вечерам и на выходных и практически никогда не отдыхаю от электронных сообщений.
Дух
• Я недостаточно времени уделяю работе, которая получается у меня лучше всего и приносит максимальное удовлетворение.
• Я трачу свое время и силы совсем не на то, что, по моим словам, для меня действительно важно.
• Мои решения на работе часто вызваны сиюминутными потребностями, а не четким видением цели.
• Я вкладываю недостаточно времени и энергии в то, чтобы изменить к лучшему жизнь других людей и принести пользу миру.
Общий уровень ваших энергетических запасов
Посчитайте общее количество баллов.
Результаты умения управлять энергией
0–3 – отлично;
4–6 – удовлетворительно;
7–10 – плохо;
11–16 – очень плохо.
Над чем нужно работать
Количество баллов в каждой категории
• Тело
• Разум
• Эмоции
• Дух
Результаты по категориям
0 – отлично;
1 – удовлетворительно;
2 – не слишком хорошо;
3 – плохо;
4 – очень плохо.
Глава 23
Почему успешные люди спят больше[34]
Тони Шварц
Почему по мере роста наших потребностей мы готовы пожертвовать сном? Мы продолжаем жить, веря в расхожий миф: если спать на час меньше, останется на час больше времени на работу. На самом деле даже незначительное сокращение периода сна сильно сказывается на нашем здоровье, настроении, когнитивных способностях и производительности.
Сколько часов сна вам необходимо?
Исследователи поместили нескольких участников эксперимента в комнату без окон и часов, предложив им спать столько, сколько потребуется в зависимости от степени их усталости. 95 процентов испытуемых спали в сутки от семи до восьми часов. Еще 2,5 процента тратили на сон более восьми часов. Следовательно, остается всего 2,5 процента людей, которым требуется меньше семи часов сна в сутки, чтобы чувствовать себя полностью отдохнувшими. Это один из сорока человек.
Когда на своих лекциях я спрашиваю, кто на прошлой неделе несколько ночей спал менее семи часов, большинство поднимают руки. Так происходит в любой аудитории, будь там руководители корпораций, учителя, полицейские или государственные служащие.
Успешные люди представляют собой исключение. Как правило, они спят значительно больше других. В ходе знаменитого исследования скрипачей, проведенного Андерсом Эрикссоном, настоящие таланты спали в среднем по восемь с половиной часов в сутки, кроме того, еще и дремали 20–30 минут днем, а это на два часа больше, чем тратит на сон средний американец. Сами скрипачи отмечали, что после репетиций сон был важнейшим фактором совершенствования их навыков.
Я ознакомился с множеством работ по изучению сна и с тех пор придаю ему больше значения и в своей жизни. Теперь, чтобы спать не менее восьми часов каждую ночь, а в идеале от восьми с половиной до девяти часов, даже когда я путешествую, я готов пожертвовать многим.
Я сплю в самолетах по пути из Калифорнии в Нью-Йорк, даже если для этого мне приходится принимать снотворное. Возвращаясь домой в шесть-семь утра, я иду в кровать, чтобы наверстать потерянные часы. Для себя я понял, что лучше работать по 5–6 часов со стопроцентной отдачей, чем по 8–9, выкладываясь лишь на 60 процентов.
Выспавшись, я прекрасно себя чувствую, работаю более сосредоточенно и лучше управляю своими эмоциями, что положительно сказывается на окружающих. Мне не нравится чувствовать себя невыспавшимся даже один день, потому что недостаток сна неизбежно мгновенно сказывается на моем самочувствии и деятельности. В те редкие дни, когда я не могу достаточно поспать ночью, я стараюсь восполнить этот недостаток получасовым сном днем. Это очень помогает.
Что говорят посетители сайта Harvard Business ReviewКомментарий Джона:
Попробуйте подремать после кофе. В Lifehacker была отличная статья о коротком дневном сне. Я фельдшер, и пользуюсь этой хитростью. Возьмите такую чашку кофе, которую сможете быстро выпить. Выберите место, где будете спать, а потом выпейте кофе. Установите таймер на 20 минут и убедитесь, что встанете строго по истечении этого времени. Больше вы не будете чувствовать себя обессиленным. Я знаю, что это спасло мне жизнь на многих ночных выездах.
Как больше спать
Предлагаю три совета, используя которые вы сможете спать больше и лучше.
Прежде чем лечь в постель, запишите свои мысли. Если оставить в голове список дел и нерешенных вопросов, вы будете размышлять о них в течение ночи и не сможете уснуть.
Ложитесь спать раньше, в нужный момент. Совет очевидный, не так ли? Альтернативы ему, увы, нет. Вы и без того встаете поздно. Если не создать для отхода ко сну конкретный ритуал, то всегда найдется причина лечь позже, как вы делаете это сейчас.
Начинайте расслабляться минимум за 45 минут до того, как выключите свет. Вы не сможете уснуть, если будете отвечать на электронные письма или заниматься другой работой. Создайте ритуал для расслабления: выпейте чашку травяного чая, послушайте музыку или почитайте скучную книгу.
Часть VII
Возьмите под контроль электронную почту
Глава 24
Упростите работу с электронной почтой[35]
Джина Трапани
Если вы уделяете электронной почте больше времени, чем работе, пришло время изменить ситуацию.
Очистите входящую почту
Компьютерные разработчики придумали электронную почту по принципу обычной, поэтому воспринимайте свои входящие сообщения как простые письма. Вы же не станете вечно хранить счета и приглашения на вечеринки в честь дня рождения? Отсортируйте письма по отправителю, дате или теме, чтобы было удобно очищать ящик. Затем удалите нежелательную почту, отмените подписку на рассылку новостей, которую никогда не читаете, или на сайты, которые уже не посещаете. Если в основной папке у вас скапливается тысяча сообщений, деловой обозреватель Эми Галло предлагает создать в архиве новую подпапку под названием «Старые входящие письма» и перемещать их туда. У вас будет доступ к ним в случае необходимости, но вы сможете начать работу с новыми письмами без нудного пересмотра старых.
Создайте всего три папки
Иногда управление электронной почтой превращается в бесконечный процесс не только из-за огромного числа сообщений, но и из-за сложной системы каталогов. Необходимо упростить входящую почту, создав в ней всего три папки.
1. На контроле – для сообщений, ответ или реакция на которые займут более двух минут. (В список текущих дел внесите соответствующую запись для каждого такого сообщения.)
2. Ожидают уточнения – для писем, на которые вы ожидаете ответного действия. Это может быть пакет документов на отправку или приглашение на мероприятие. (Внесите соответствующую запись в свой календарь для каждого такого сообщения.)
3. Архив – для писем, с которыми вы уже разобрались, но хотите сохранить.
Придерживайтесь новой структуры
Как только порядок в электронной почте будет наведен, вы захотите сохранить ее организованную и практичную структуру, поскольку благодаря этому сможете сосредоточиться на самой важной работе. Предлагаем несколько методов поддержания порядка в электронном почтовом ящике.
• Обрабатывайте письма партиями. Большинство из нас проверяют почту в течение всего дня, уделяя внимание срочным уведомлениям и игнорируя остальные. Это способствует накапливанию непросмотренных сообщений в папке «Входящие». Вместо того чтобы заглядывать в почту после каждого звукового оповещения о новом письме, разбирайте их через какое-то определенное время. Можно полностью закрыть почтовую программу или настроить ее таким образом, чтобы ваш телефон проверял поступление сообщений каждые несколько часов. Затем, когда у вас появится время, или в перерыве между делами займитесь проверкой новых сообщений. Александра Сэмюэль, соучредитель компании Social Signal, рекомендует установить конкретное время для обработки электронной почты, например с восьми до десяти утра и с четырех до шести вечера. Следует известить корреспондентов и коллег о вашем графике проверки почты письмом или заметкой в блоге (если необходимо, согласуйте этот вопрос с начальником.) Безусловно, в срочных случаях люди могут позвонить вам, но не прибегайте к данному методу постоянно. Вы ведь не хотите, чтобы на вас обрушился шквал телефонных звонков?
• Используйте правило «двух минут». Поскольку вы проверяете почту партиями, отвечайте на любые сообщения, работа с которыми занимает менее двух минут. Не тяните с ответом и не оставляйте их во входящей почте как прочитанные в надежде вернуться к ним позже. Более того, не стоит перемещать их в папку «На контроле». Разбирайтесь с ними сразу же. Для того чтобы придерживаться правила «двух минут», старайтесь отвечать на все письма тремя предложениями или еще короче, советует Дэйв Керпен, исполнительный директор Likeable Media. Если требуется больше времени, нужно не писать, а звонить корреспонденту. Предложите вашей команде или отделу провести такой групповой эксперимент, и вы тотчас заметите, сколько времени экономится на обработке почты.
• Долой функцию «Ответить всем». Керпен также рекомендует для общения с коллегами пользоваться внутренней социальной сетью, которая способствует более тесному сотрудничеству и избавляет от устрашающих цепочек связи, образующихся при применении функции «Ответить всем». Попробуйте создать приватную закрытую группу в Facebook либо освойте такие специальные инструменты, как Jive и Yammer, которые позволяют организациям открыть приватную платформу в виде социальной сети. Jive отлично подойдет для крупных компаний, а Yammer удобно использовать в разных отделах или мелких организациях. Получайте ответ немедленно, практически не отрываясь от работы.
• Остановите рассылку сообщений. Сэмюэль отмечает, что основной причиной загрузки электронной почты служит широко распространенная привычка отвечать на каждое письмо, даже если оно содержит лишь слово «Хорошо» или «Спасибо». Не нужно этого делать.
Более подробно о контроле над электронным ящиком рассказывается в главе 25 «Восемь способов борьбы с переполненным электронным ящиком».
Глава 25
Восемь способов борьбы с переполненным электронным ящиком
Александра Сэмюэль
Если вы уже перепробовали все основные способы структурирования электронной почты, но ваш ящик по-прежнему постоянно битком набит сообщениями, воспользуйтесь восемью проверенными на практике советами, которые приведены ниже. Они варьируются от разумных до радикальных. Попробуйте воспользоваться каждым из них или несколькими сразу, но заставьте себя покинуть зону комфорта. Возможно, самые немыслимые на первый взгляд тактики помогут вам открыть новые пути для более эффективной работы с электронной почтой. Если правилами компании предусмотрено мгновенно отвечать на каждое сообщение, отправьте письмо коллегам и регулярным корреспондентам, чтобы оповестить их о своем эксперименте. Так вы избежите недовольства с их стороны при использовании некоторых радикальных способов.
1. Исключите обязательные ответы. Настройте автоответчик. Тогда все корреспонденты будут знать, что вы отвечаете на письма выборочно в зависимости от наличия доступа к интернету и степени важности сообщения. Кроме того, дайте понять, что не ожидаете ответа на все отсылаемые по электронной почте вопросы. Вот один из вариантов.
Тема: Ограничение на электронные письма означает, что я не могу ответить на полученное сообщение
Спасибо за Ваше сообщение. Я экспериментирую с новым подходом к электронной почте: реже отсылаю письма и реже отвечаю на них. Я по-прежнему регулярно проверяю почтовый ящик, так что, если вы не получите ответ в течение 72 часов, знайте, что я ознакомился с ним и сохранил его. Такой подход поможет мне сосредоточиться на приоритетных задачах. Спасибо за понимание.
2. Чтобы смягчить резкость сообщения, добавьте внизу несколько строк с пояснениями и контактной информацией. Я, например, подписываюсь так:
Александра Сэмюэль, доктор наук, директор интерактивного медиацентра Social + в Университете Эмили Карр
Twitter: @awsamuel
Присоединяйтесь к борьбе с перегруженностью электронной почты.
Сфокусируйтесь на своих приоритетах. Не получив от вас ответа, я не обижусь.
Простите, если не отвечу: я тоже пытаюсь сосредоточиться.
Если необходимо, свяжитесь со мной в Twitter или посредством SMS.
3. Установите лимит сообщений. Ограничьте количество исходящих писем в ежедневно создаваемой цепочке. Как правило, один вопрос, отправленный по электронной почте, генерирует 4–10 ответов, так что вы создаете себе дополнительную работу, отсылая каждое сообщение. Отправляйте меньше, и будете получать меньше. Определите некое количество входящих сообщений, подлежащих рассмотрению, и пусть оно станет вашей дневной нормой. Используйте фильтры в настройках электронной почты для сортировки входящих писем и сохраняйте наиболее важные из них. Остальные пусть автоматически отправляются в альтернативные папки. Меняйте правила работы с почтовым ящиком до тех пор, пока количество ежедневных входящих писем не сократится до установленного вами лимита. Например, я автоматизировала отправку входящих электронных писем в различные папки: внутренняя почта, пересылаемые сообщения, уведомления социальных сетей и многое другое. Мои коллеги знают, что любое письмо с пометкой «Срочно!» по-прежнему попадает непосредственно в папку «Входящие». Вы можете настроить электронную почту так, что сообщения от вашего начальника будут помечаться как особо важные или выделяться каким-нибудь цветом. Добейтесь сокращения потока входящих сообщений до приемлемого уровня и убедитесь, что электронные письма от текущих или потенциальных клиентов не потонут в море спама.
4. Отвечайте на письма по телефону. Вы можете избавиться от необходимости писать сообщения, заменив их быстрым звонком. Пятиминутный разговор о важном проекте гораздо эффективнее, чем длительное эпистолярное обсуждение.
5. Благодарите людей лично или по телефону, даже если придется оставить голосовое сообщение. (Однако благодарность за выполненную работу следует отправлять по электронной почте, чтобы получатель мог использовать письмо в качестве рекомендации.) Самое главное – не отвечать письмом на разозлившее или обидевшее вас сообщение. Поговорите с его отправителем по телефону или лично при встрече, поскольку обмен электронными письмами способствует раздуванию обиды.
6. Не копируйте письма. Не отправляйте и не читайте сообщения из пересылки, а также не отвечайте на них. Анил Даш, специалист в области ведения блогов, считает, что, если кто-то отвечает на электронное письмо скопированным сообщением, он как будто говорит: «Это достаточно важно для меня, чтобы прерваться и ответить, но не настолько, чтобы непосредственно обратиться к вам». Если отправляемое сообщение требует внимания получателя, включите его имя в поле «Кому». Объясните коллегам, что если они хотят получить от вас ответ, то должны адресовать письмо непосредственно вам.
7. Не отправляйте сообщений по телефону! Если у вас есть несколько минут между встречами или в ожидании самолета, не стоит использовать это время, чтобы ответить на электронные письма, набирая их на крошечной клавиатуре мобильного телефона. Вы можете допустить опечатку или отправить опрометчивый ответ. Дождитесь возвращения за рабочий стол, к ноутбуку или планшету, где можно составить лучший ответ за меньшее время.
8. Отдохните от электронной почты. Попробуйте взять «отпуск» и не пользуйтесь ею две недели, шесть месяцев или дольше. Но прежде чем взять паузу, настройте автоответчик, чтобы по возвращении вас не ждала переполненная папка входящих писем. Оставьте на нем сообщение:
Спасибо за письмо. Я решил отдохнуть от электронной почты до Нового года. Присланное вами письмо было доставлено, так что оно не потеряется, но было бы здорово, если бы вы снова написали мне 4 января или позже. Если вам необходимо срочно связаться со мной, я буду доступен в Twitter или по мобильному телефону.
9. Настройте электронную почту таким образом, чтобы все входящие письма попадали в папку под названием «Отпуск». Вернувшись, просмотрите все по-настоящему важные сообщения, которые вы, возможно, пропустили, и игнорируйте остальные. Если кто-то действительно хочет связаться с вами, он напишет еще раз.
10. Ответьте на все вопросы по электронной почте. Если невозможность ответить на электронные письма заставляет вас нервничать, значит, пришло время заняться почтой. В течение двух недель посвящайте каждое утро ее обработке. (Если трех часов недостаточно, выделите на это больше времени.) Отметьте, повышает ли вашу эффективность склонность отвечать максимально полно. Это поможет вам принять некоторые сознательные решения о том, как лучше распределять свое время и сортировать электронную почту.
11. Откажитесь от электронной почты. Чтобы полностью разгрузить папку с входящими письмами, просто не пользуйтесь почтой. Да, вы действительно можете это сделать, особенно если комфортно себя чувствуете в социальных сетях. Создайте блог, размещайте там отчеты о последних событиях в компании, вместо того чтобы рассылать эту же информацию по электронной почте большому количеству получателей. Общайтесь с проектными командами с помощью Basecamp или другого средства управления проектами. Распространяйте проекты через Google Docs, используйте Skype для быстрой беседы, заменяющей обмен четырнадцатью сообщениями. Для отправки конфиденциальных посланий применяйте Twitter или SMS. Удалите адрес своей электронной почты с визитки и сайта, а также рекомендуйте всем, кому необходимо связаться с вами, звонить по телефону.
Часть VIII
Придерживайтесь новой методики
Глава 26
Поддерживайте производительность системы
Александра Сэмюэль
Производительность системы подобна религиозному мировоззрению: она работает до тех пор, пока вы в нее верите. Малейший намек на скептицизм относительно необходимой дисциплины, обещанных наград или потенциального превосходства других идеологий, и тут же возникает угроза возникновения неполадок.
Если вы держите свою систему в стадии разработки, то сможете контролировать угрозу. Вот несколько советов для поддержания производительности.
• Сосредоточьтесь на конечном результате. Многие методики производительности настолько сфокусированы на отдельных процедурах, что ревностное поддержание порядка в папках, сортировка контактов или приобретение ячеек для хранения заставляет забыть о преимуществах их применения, которые мотивировали вас изначально. Помните, что система подобна фальшивому богу: не придерживайтесь ее только потому, что купили книгу или программное обеспечение. Если эффективно работать и укладываться в сроки, у вас не будет необходимости постоянно составлять подробные списки задач.
• Создавайте мини-задачи. Принимая новую религию производительности, относитесь ко всем ее второстепенным ритуалам так же серьезно, как и к основным. Иногда малые обязательства приводят к большим результатам. Например, сегодня, спустя два года после того, как я поставила себе цель свести количество входящих писем к нулю, я уже не очищаю папку «Входящие» каждый день. Но управлять электронной почтой мне по-прежнему просто благодаря различным фильтрам, первоначально созданным мной для уменьшения количества писем.
• Найдите единомышленников. Одним из самых больших камней преткновения для меня при прочтении книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» было осуждение автором подвесных папок. В моей картотеке только они и использовались. К счастью, я догадалась ввести в Google запрос «GTD подвесные файлы» и обнаружила сообщество энтузиастов, обсуждающих достоинства различных видов папок – и даже бренды – с серьезностью талмудистов. Читая о том, как другие люди реализуют и корректируют систему, я избавилась от рабской приверженности детальному следованию советам. Вы тоже можете сами создавать приверженцев своих идей. Марни Уэбб, исполнительный директор ресурса некоммерческих технологий CompuMentor/TechSoup, держит на полке множество экземпляров книги «Как привести дела в порядок». «Когда один из членов моей команды начинает сетовать, что не может управлять списками, что их слишком много, я достаю книгу с полки и говорю ему, чтобы он снова пришел ко мне с жалобами после того, как в течение трех месяцев будет выполнять установки из этой книги», – рассказывает Уэбб.
• Составьте список (график) планового обслуживания. Несколько лет назад я рассортировала все вещи в домашнем кабинете по красиво подписанным коробкам. Шесть месяцев спустя один мой друг заметил, что какую бы коробку он ни открыл – с надписью «Заплатить по счетам» или «Ручки и маркеры», – он гарантированно находил стопку стикеров, адаптер для iPad, несколько батареек и 37 центов. Теперь я знаю, что создать порядок не значит быть организованным. Раз в четыре-шесть месяцев я должна посвятить пару дней его восстановлению и обновлению системы. (Это один из моих любимых способов эффективно использовать несколько дней после изматывающей поездки или завершения крупного проекта, когда я слишком истощена, чтобы заняться чем-то более серьезным.)
• Предвидьте устаревание. Даже самые лучшие продуктивные системы не всегда выдерживают ход времени и появление новых технологий. Так что применяйте программные средства с возможностью экспорта данных в формате csv, iCal (персональный программный календарь) и других стандартных форматах, и вы не попадете в ловушку, какую бы платформу ни использовали.
• Станьте поклонником эклектики. Трой Ангриньйон, вице-президент по продажам и маркетингу компании Cloudscaling, просто одержим отслеживанием своих целей и задач с помощью таблиц с двумя столбцами, структура которых берет понемногу практически у каждого гуру производительности: Брайана Трейси, Дэвида Аллена, Роберта Фрица. В то время как в глазах приверженцев любой системы сочетание подходов может выглядеть как отступничество, этот метод позволил Ангриньйону создать собственный алгоритм, служивший ему верой и правдой на протяжении пятнадцати лет, даже когда он вносил коррективы в образцы новых инструментов. Вы тоже можете обнаружить, что ваши настройки производительности системы, будь то новый распорядок дня или сортировка бумаг, – это часть творческого процесса, способ подготовить себя к новому году или проекту.
Часть IX
Совершенствуйтесь
Глава 27
Книги по эффективности для дальнейшего изучения
Илан Мочари[36]
Данное руководство содержит ряд методов и приемов для повышения эффективности. Ниже мы приводим краткое изложение теорий трех экспертов: Стивена Кови, Джулии Моргенстерн и Дэвида Аллена.
«Семь навыков высокоэффективных людей»[37] Стивена Кови
Книга представляет собой практическое руководство по следующим вопросам: как изменить свою жизнь; научиться правильно проживать день, управляя своим временем и энергией; сосредотачиваться на поддающихся контролю вещах; придерживаться полученных результатов (как рабочих проектов, так и жизни в целом); улучшать личные и профессиональные связи; совершенствоваться и различать задачи по степени срочности и важности.
Дополнительные источники: franklincovey.com, stephencovey.com, the3rdatternative com.
Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу» Джулии Моргенстерн[38]
Эта книга поможет вам эффективно организовать собственное пространство в зависимости от типа личности, потребностей и целей, определить основную причину окружающего вас хаоса (ваша схема работы слишком сложна или по натуре вы Плюшкин?). Расставьте все по местам, применяя подход для детского сада: разделите окружающее пространство на отдельные зоны, в которых разместите все, что нужно для выполнения каждого вида работы. Например, создайте зону для оплаты счетов со всем необходимым, даже если находящиеся в ней предметы будут дублироваться в нескольких зонах (почтовые марки).
Дополнительные источники: juliemorgenstem.com, oprah.com/home/More-with-Organizing-Expert-Julie-Morgenstern, amazon.com/Julie-Morgenstern/e/BooilGQY78
«Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена
Эта книга поможет вам осознать и оценить все свои задачи, а также преуспеть в их выполнении. Не полагайтесь на то, что ваш мозг запомнит все необходимое, – лучше ведите ежедневник и списки проектов, последующих действий, возможных дел. Пересмотрите каждую задачу и решите, как с ней быть: выполнять, делегировать или отложить. Чтобы определить, чем вы хотите заняться, задействуйте четыре критерия: контекст, запас времени, запас энергии и приоритетность. Раз в неделю собирайте все свои списки и ежедневник, чтобы еще раз проанализировать схему работы, обновить списки дел и проконтролировать выполнение поставленных задач и графика работы.
Дополнительные источники: davidco.com, gtdtimes.com, youtube.com/watch?v-Q07vUdKTlhk
Глава 28
Приложения и инструменты для повышения эффективности
В этой главе приведены приложения и сайты, которые помогут вам наверстать время и восстановить энергию. Ими список ни в коем случае не исчерпывается. Мы отобрали несколько самых продуктивных членов сообщества ofourhbr.org: Джошуа Ганс, профессор кафедры инноваций и предпринимательства в Школе менеджмента имени Ротмана при Университете Торонто; Хайди Халворсон, доктор наук, автор книги Nine Things Successful People Do Differently («Девять принципов, отличающих успешных людей от всех прочих»); Уитни Джонсон, автор книги «Разреши себе мечтать»[39]; Дэйв Керпен, автор книги «Маркетинг эпохи “Like”»[40]; а также Эндрю Макафи, автор системы веб-технологий «Предприятие 2.0». Поскольку технологии постоянно развиваются, изучим этот вдохновляющий список. Например, если приложение Longer Days больше недоступно, попробуйте ввести в поисковую строку запрос «виртуальный помощник», чтобы увидеть перечень новых активных предложений.
Управляйте расписанием
• Longer Days, Brickwork и Uassist.ME – это лишь три из десятков компаний, предлагающих услуги виртуальных помощников. Они предоставляют онлайн-доступ к услугам людей, помогающих в выполнении административных задач, таких как планирование встреч и звонков, сбор информации об образовании и квалификации людей для использования в социальных сетях, маркетинговые исследования (сведения о компании или данные о доходах), и других профессиональных функций, таких как копирайтинг и управление RSVP-мероприятиями[41], и даже личных задач, например планирование посещения врача. Виртуальные помощники дают нам дополнительные руки, но не требуют увеличения количества персонала.
• Tungle.Me и Doodle помогут покончить с долгими, надоедливыми цепочками электронных писем, которые часто возникают, когда вы пытаетесь назначить встречу с несколькими людьми внутри и вне организации. Tungle.Me дает возможность людям увидеть ваш календарь и легко планировать встречи и звонки; он синхронизируется с большинством веб и мобильных календарных приложений. Doodle позволяет участникам быстро найти друг друга и с помощью опроса назначить удобное для обеих сторон время и дату события.
Разбейте свой список
• Workflowy представляет собой интернет-приложение, позволяющее лучше организовать себя; оно имитирует образ вашего мышления. Приложение помогает составить список высокоуровневых идей и задач, а затем разбить их на более мелкие части. Например, я начала с самых важных категорий: «Личное» и «Работа». В разделе «Работа» я создала подсписки: «Консультанты Rose Park», «Презентация книги» и «Блог HBR». Разделять списки можно до бесконечности.
• Remember The Milk представляет собой онлайновый менеджер задач, позволяющий легко отслеживать список дел со смартфона. Вы можете добавлять в этот список элементы; устанавливать теги местонахождения, которые напоминают о необходимости сделать что-либо, когда вы находитесь недалеко от нужного объекта; организовать задачи по степени приоритетности; планировать работу путем интеграции с популярными календарными сервисами (в том числе Outlook, Google Calendar), а также синхронизировать все так, чтобы видеть обновленный список приоритетов, будь вы за рабочим столом или в дороге.
• Evernote хранит заметки, файлы и изображения и предоставляет к ним доступ с планшета, мобильного телефона или компьютера посредством надежной функции поиска. Вы сможете сохранять любимые веб-страницы с заметками о них, фотографировать потенциальное место для будущей презентации в честь выпуска нового продукта, записывать свои мысли и идеи о нем и добавлять к ним что-либо в моменты, когда приходит вдохновение, или сохранять отсканированные маршруты и проездные документы в одном месте. Evernote также позволяет легко обмениваться заметками и документами с друзьями, одноклассниками и коллегами.
Управляйте напоминаниями
• Due – приложение для iPhone, призванное неоднократно напоминать о необходимости сделать что-то в определенное время до тех пор, пока вы не отреагируете. Вот как оно работает. Предположим, вы должны написать кому-то письмо, но не можете сделать это прямо сейчас. Поэтому настраиваете приложение таким образом, чтобы оно напомнило вам о необходимости написать письмо в определенное время, например полчаса спустя или в четыре часа дня. Я вынужден был делать заметки или записи на руке. С Due можно сделать то же самое, но с большей точностью. Приложение будет продолжать издавать звуковой сигнал до тех пор, пока я не приму напоминание или не изменю его время.
• Nudge-mail помогает в нужный момент вспомнить, что вы собирались сделать. Если супруга просит вас купить молоко по пути домой или клиент хочет ознакомиться с проектом предложения, Nudge-mail в нужное время напомнит вам о необходимости это сделать. Просто отправьте письмо по адресам, таким как, к примеру, [email protected] или [email protected], и освободите голову, чтобы сосредоточиться на следующей важной задаче.
Управляйте файлами
• При использовании нескольких компьютеров, работе над несколькими или одним проектом вместе с коллегами попробуйте Dropbox. Это облачная утилита для хранения данных, устраняющая трудности при работе с файлами. Она помещает файлы в одну папку, чтобы все ваши устройства могли получить к ней доступ, и синхронизирует их в фоновом режиме. Она также позволяет обмениваться различными папками с сотрудниками. Сколько раз вы пытались отправить файл по электронной почте, но не могли, поскольку для сервера он был слишком велик? Просто создайте папку в Dropbox, пригласите пользователя подключиться к ней – и ваши проблемы окажутся в прошлом.
• JotNot – приложение для iPhone, позволяющее cфотографировать любое изображение или документ и мгновенно преобразовать его в формат PDF. Вы можете за считаные секунды, прямо на ходу, подписать и отправить назад по факсу контракт.
Управляйте социальными сетями
• Не знаю, что бы я делала без HootSuite. Эта приборная панель для социальных сетей позволяет отслеживать и размещать информацию во всех сетях одновременно. Если вы ведете блог или используете социальные сети в своей работе, вам обеспечена огромная экономия времени. Когда я написала что-то новое в своей сети или прочла что-то, чем захотела поделиться, я могу сообщить об этом всем, не заходя в аккаунт каждой сети отдельно. Я использую HootSuite для управления учетными записями в Facebook, Twitter, LinkedIn и Google, также можете обратиться к нему при работе с Tumbir, WordPress и FourSquare.
• Buffer позволяет создавать сообщения в Twitter и Facebook и автоматически размещать их. За пять минут вы можете найти интересные статьи, которыми стоит поделиться с коллегами и потенциальными клиентами, и оставаться в сети, не собираясь, фактически, снова заходить в свой аккаунт.
• Rapportive – браузерная надстройка для Gmail, преобразовывающая скучную боковую панель Gmail в «сберегатель времени». Вместо рекламных объявлений вы увидите информацию из социальных сетей об отправителе электронной почты: его фотографию, ссылки на его профиль, последние записи в Twitter и т. п. Это бесплатное дополнение доступно для браузеров Firefox, Chrome, Safari и легко интегрируется с Gmail. Инструмент устраняет необходимость отдельно искать дополнительную информацию о новых партнерах или клиентах.
• Dragon Dictation – приложение, распознающее голос; позволяет легко надиктовать текст или адрес электронной почты. Просто говорите – и сразу же увидите транскрипцию. Это быстрее и безопаснее, чем печатать, а на ходу вы можете диктовать все – от твитов до больших сообщений для электронной почты.
• NutshellMail устраняет необходимость многократно посещать свои учетные записи в социальных сетях. Это приложение посылает вам ежедневное резюме, включающее в себя только важную информацию, такую как «лайки», комментарии и сообщения в Facebook, а также напоминания, новые подписчики и посты в Twitter.
Читать бесплатно другие книги:
