Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса Аллен Дэвид

Глава 7. Сортировка материала: создание «правильных» корзин

Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволяет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состояние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.

Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внимание на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.

В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадобятся при обработке корзины. Во время первичной обработки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему организации данных моментально, на пустом месте. Она будет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.

Я собрал все воедино, но забыл, куда что положил.

Неизвестный автор

Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса (рис. 7.1) содержит основные категории, в которые вы будете определять материалы, когда решите, что они собой представляют и как с ними поступить.

Рис. 7.1. Диаграмма рабочего процесса — организация данных

Основные категории

Существует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения.

• Список проектов.

• Сопутствующие материалы по проектам.

• Действия и сведения, занесенные в календарь.

• Списки «Первоочередные шаги».

• Список «Ожидания».

• Справочные материалы.

• Список «Когда-нибудь/может быть».

Важность четких границ

Очень важно провести четкие границы между категориями. Каждая категория отражает отдельный тип соглашений, которые мы заключаем сами с собой, и если они утратят свои границы и начнут смешиваться, процесс организации будет лишен значительной доли эффективности.

Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически.

Например, если положить справочные материалы в ту же стопку, что и данные, с которыми только собираетесь ознакомиться, то ворох накопившихся бумаг приведет вас в замешательство. Если включить в список первоочередных действий дела, которые нужно поместить в календарь, поскольку они намечены на конкретные дни, то вы утратите доверие к своему календарю, в результате чего придется постоянно пересматривать списки дальнейших действий. Если у вас возник замысел, который вы не собираетесь реализовывать в ближайшее время, то его нужно поместить в список «Когда-нибудь/может быть», чтобы можно было с должным вниманием и решимостью отнестись к списку текущих проектов. А если какое-то из ваших «ожиданий» попало в один из списков дальнейших действий, много времени будет потрачено впустую на непродуктивное многоразовое обдумывание проблемы.

Списки и папки

Когда вы уясните, за какой информацией нужно следить (об этом речь шла в предыдущей главе, посвященной обработке данных), все, что вам понадобится — это списки и папки для справочных и вспомогательных материалов. Списки (они тоже могут содержаться в папках) позволят вам следить за выполнением проектов и задач, которые вы «когда-нибудь/возможно» собираетесь решить, а также — первоочередных шагов, направленных на завершение незамкнутых циклов. В папках (электронных или традиционных) можно хранить справочный материал и вспомогательную информацию по текущим проектам.

Мне совершенно безразлична простота, которая предшествует сложности, но за простоту, которая достигается преодолением сложности, я готов отдать жизнь.

Оливер Венделл Холмс

Многие составляли списки годами, но никогда не считали эту процедуру особо эффективной. Простые системы, вроде той, которую рекомендую я, вызывают устойчивое недоверие. Однако большинство составителей списков не помещали туда проблемы, которые должны были там находиться или не удосуживались их завершить: поэтому сами перечни не отличались особой функциональностью. А вот когда известно, что нужно помещать в перечни, гораздо легче работать: в таком случае необходим только эффективный способ ведения списков.

Не пытайтесь создавать некую внешнюю структуру приоритетов для своих списков, которые в этом случае придется переписывать после каждого изменения ситуации. Попытка наложения подобных ограничений может внести дополнительную сумятицу в системы личной организации многих людей. При рассмотрении списка в целом вы будете расставлять приоритеты на основе собственной интуиции, руководствуясь множеством переменных факторов. Для вас список является лишь средством отслеживания всей совокупности намеченных активных действий и делает весь набор задач доступным для пересмотра.

Когда речь идет о «списке», под этим словом следует понимать только перечень проблем с определенными сходными характеристиками. Список может быть составлен в одном из следующих форматов: (1) папка с отдельными заметками на бумаге, посвященными проблемам, относящимся к данной категории; (2) физический список, составленный на озаглавленном листе бумаги (часто в отрывном блокноте или памятной книжке); или (3) перечень, составленный с помощью компьютера или цифрового секретаря, (например, категория задач Microsoft Outlook или отдельная тема на PDA).

Сортировка напоминаний о дальнейших действиях

Если вы опустошили корзину, то у вас наверняка появилась стопка «подвешенных» напоминаний о действиях, которые могут быть выполнены в течение двух минут и не могут быть никому переданы. Подобных дел, скорее всего, наберется от двадцати до шестидесяти-семидесяти. Не забудьте о делах, переданных другим людям, и, вероятно, о делах, которые были помечены вами в календаре или отнесены к категории «Когда-нибудь/может быть».

Можете упорядочить все это в категории, к которым будет легко обратиться, чтобы решением указанных проблем можно было заняться, когда будет время.

Придумайте наиболее подходящий способ физической группировки проблем: в виде документов в папках или списках, традиционных или электронных.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, возникает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в конкретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в календарь, могут быть намечены на конкретное время (например, «с 4:00 до 5:00 — встретиться с Джимом») или на определенный день («Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения»).

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, необходимый для прохождения медосмотра, — позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сделали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные «неровности рельефа», вокруг которых следует строить дальнейшую деятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению списков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется перенести на один из последующих дней. Сопротивляйтесь этому импульсу. Вы должны доверять своему календарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обязательно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории «как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами».

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, — это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный «Компьютер». Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надлежит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг — обсудить что-то непосредственно со своей коллегой Эмили, то разумнее всего будет поместить проблему в список или папку под названием «Эмили».

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества действий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчикам, у которых намечено всего двадцать пять первоочередных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые разнообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с начальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если накопилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас будет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, можете выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловленный данным методом организации проблем, — это увеличение результативности, когда вы работаете в определенном режиме. Работая в режиме «телефон», вы обзваниваете массу людей — нужно только просмотреть список звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объем работы, не переключаясь на другие виды деятельности. Для того чтобы перейти от одного вида деятельности к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.

Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действиях

Очевидно, несколько из следующих заглавий списков, вам хорошо знакомы:

• Звонки.

• Компьютер.

• Выезды.

• Офисные дела (В офисе (разное)).

• Дома.

• Повестки дня (для людей и для деловых встреч).

• Прочесть/просмотреть.

Звонки. Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно совершить; можно работать над этой категорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намеченных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставляют вам прекрасную возможность проработать свой список. Имея под рукой отдельный список звонков, гораздо легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.

Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы. Часто возникают ситуации, когда возможность сделать важный звонок остается нереализованной по той простой причине, что вы не можете найти нужный телефонный номер.

Компьютер. Если вы работаете на компьютере — точнее, если носите с собой портативный компьютер, а в офисе и дома стоят стационарные машины, — полезно будет сгруппировать все задачи, которые нужно выполнить, пока он включен. Это позволит проанализировать все возможные варианты работы за компьютером и напомнит обо всех не отосланных электронных сообщениях, о документах, которые нужно подготовить или отредактировать, и так далее.

Я много путешествую, поэтому веду список дел, озаглавленный «В сети», отдельно от списка под названием «Компьютер». На борту самолета мне недоступно подключение к сети или к серверу, необходимое для выполнения многих задач. Так что вместо того, чтобы лихорадочно думать, что я могу и чего не могу сделать, я заглядываю в список дел «Компьютер»: я абсолютно уверен, что ни одно из этих дел не требует подключения к сети, и могу спокойно выбирать самые важные задачи в соответствии с данным критерием.

Хорошо подумайте, где и как вы можете совершить определенные действия или не можете их совершить, и составьте списки дел соответствующим образом.

Если компьютер стоит только в офисе, то вам может и не понадобиться список «Компьютер»; задачи данной категории можно отнести к списку дел в офисе, поскольку кроме офиса их все равно негде выполнить. (Аналогично, если ваш единственный компьютер находится дома и не является портативным, то дела, связанные с ним, можно включить в список под названием «Дома»).

Выезды. Имеет смысл записать в одном месте все задачи, которые нужно выполнить, когда вы ездите по делам. Если вы знаете, что нужно сесть в машину и куда-то поехать, то весьма полезно иметь под рукой список, который можно просмотреть в дороге. Такие действия, как «забрать сертификаты акций из депозитного ящика» или «забрать из проявки фотографии» и «купить петунии в оранжерее» все попадут в этот список.

Естественно, список может быть просто самоклеющимся листком в блокноте или экранной формой в категории «Выезды» раздела «Дела» на вашем электронном секретаре Palm.

Часто бывает полезно вести списки более низкого уровня в рамках отдельных категорий «Выезды». Например, вы вспомнили, что должны что-то купить в магазине инструментов, сделайте элементом списка «Магазин инструментов» и присовокупите к нему перечень товаров, которые вы хотите там приобрести. Если вы не сторонник автоматизации, можете воспользоваться самоклеющимся листком «Магазин инструментов»; приверженцы технологического прогресса, составившие электронный список, могут прикрепить к нему заметку «Магазин инструментов» с перечнем необходимых товаров.

Мы должны стремиться к простоте, которая лежит за гранью всех усложнений.

Джон Гарднер

Поскольку я путешествую в основном по большим городам, я веду два списка «Выезды»: «Выезды — Оджаи» (мой город) и «Выезды — другие места», где помечаю все товары, которые могу приобрести по пути. «Соединители для полива газонов» попадут в список «Выездов — Оджаи», а вот «Покупка спортивных носков» пойдет в список «Другие выезды».

Дела в офисе. Если вы работаете в офисе, то у вас будут дела, которые вы сможете сделать только там; их список пригодится на рабочем месте — хотя, конечно, если у вас в офисе стоят телефон и компьютер, и вы ведете отдельные списки, озаглавленные соответственно «Звонки» и «Компьютер», то они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить в список «Дела в офисе» любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться к Интернету (а это удобнее всего сделать на работе: возможно, это единственное место с постоянным доступом). Например, я бы поместил именно в этот список напоминание о необходимости загрузки из сети большой программы.

Дома. Многие дела можно сделать только дома, поэтому имеет смысл вести отдельный список для данного контекста. Я уверен, что у вас накопилось множество замыслов и проектов по дому, и часто первоочередным действием в рамках такого проекта является его осуществление. «Повесить новую репродукцию», «рассортировать компакт-диски» и «развесить по шкафам зимнюю одежду» — таковы типичные пункты «домашнего» списка.

Если у вас есть домашний офис, то любое дело, которое можно сделать только там, попадет в список «Дома». (Если вы работаете только на дому и не посещаете других офисов, то вам вообще не понадобится список «Офисные дела» — перечня «Дома» будет вполне достаточно).

Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что множество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить в процессе непосредственного общения с кем-то, либо обсудить их на повестке заседания комитета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи на следующий год; вы хотите поговорить с мужем о его планах на весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть в электронном сообщении. А на совещании персонала в понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов о расходах.

Предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, и для каждой встречи, которую вы регулярно посещаете.

Подобные предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека и для каждой встречи. Профессионалы, которые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модификацией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнадцати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов и детей. Вам также следует завести аналогичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода и/или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной проблемы во время следующего телефонного разговора.

Если вы участвуете в регулярных совещаниях — заседаниях персонала, проектного отдела, совета директоров, комитета, чего угодно — то и они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.

Часто приходится вести текущий список дел, требующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь в течение ограниченного времени. Например, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ в вашем доме, можете составить список на время вашего сотрудничества. Обходя место проведения работ в конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, которые захотите обсудить с ним утром, и их список должен быть у вас под рукой в случае необходимости.

Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна предоставлять возможность быстро и легко добавлять новые повестки по мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельному лицу или встрече, в раздел блокнота, озаглавленный «Повестки дня», занимает считанные секунды. Примерно столько же занимает добавление специальной страницы в раздел «Повестки дня» цифрового секретаря.

Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете в корзине ряд документов, в отношении которых следующим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут и уже разобрались с рядом моментальных проблем: что-то выбросили, что-то рассортировали, а что-то перенесли на следующий этап как полезный материал.

Документы, на прочтение которых, по вашим оценкам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физическую стопку-корзину под названием «Прочесть/просмотреть». Я отношу данную категорию к спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить документы и журналы в лоток и/или портативную папку.

Для многих людей стопка «Прочесть/просмотреть» может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотрение которых занимает более двух минут, только в том случае, если вы действительно хотите их прочесть в свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно осложниться и завести вас в тупик, если вы четко не определите границ данной категории. По крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, какими материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что — выбросить.

Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу (например, вы собираетесь на встречу, которая может задержаться, на семинар, в программе которого может возникнуть ничем не занятое окно, или на прием к дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, которые не организовали свои материалы для прочтения/просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свободные минуты, которые можно выгодно использовать.

Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток.

Жан де Ла Брюйер

Сортировка списка ожиданий

Как и напоминания о действиях, которые обязаны совершить вы сами, напоминания обо всем, что вам должны вернуть, и обо всем, что должны сделать другие, также требуют сортировки и упорядочения. При работе с данной категорией не обязательно отслеживать дискретные шаги: чаще ожиданиями являются события, связанные с проектами, которые зависят от других людей. Вы можете ждать получения заказанных ранее билетов в театр, доставки сканера для офиса, согласия клиента на ваше предложение и т. д. Когда следующий шаг в рамках определенного проекта должен предпринять кто-то другой, вам нужно не напоминание о дальнейших действиях, а просто «спусковой механизм», напоминающий о том, чего и от кого вы ждете. Ваша роль состоит в том, чтобы просматривать список с требуемой периодичностью и решать, стоит ли, например, проверить степень выполнения проекта или следует ускорить его осуществление.

Рекомендую вам держать список ожиданий под рукой, в той же системе, что и списки напоминаний о дальнейших действиях. Ответственность за следующий этап выполнения проекта может переходить от одного к другому, пока он не будет завершен. Например, вы звоните торговому агенту, чтобы он ознакомил вас с новыми предложениями (напоминание об этом вы занесли в список звонков). Далее вы ждете, когда продавец явится к вам со своим предложением (предложение уже относится к категории ожиданий). Когда текст предложения окажется у вас в руках, его нужно будет просмотреть (он попадет в стопку или корзину «Прочесть/просмотреть»). Ознакомившись с документом, вы отправите его начальнице для утверждения (и снова список ожиданий). И так далее.[7]

Вы ощутите небывалое моральное удовлетворение, когда осознаете, что ваш список ожиданий включает весь набор интересующих вас проблем, решение которых возложено на других людей.

Использование предмета в качестве напоминания

Самый действенный способ уследить за всеми напоминаниями о дальнейших действиях — добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать заметки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пытаются архивировать голосовые сообщения, с которыми «надо что-то сделать», однако это не самый эффективный способ хранения напоминаний.

Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.

Впрочем, из этого правила есть исключения. Некоторые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действиях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некоторых электронных сообщений.

Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенными напоминаниями о предстоящей работе. Категория «Прочесть/просмотреть», в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распространенным примером. Конечно же, было бы излишне писать «Просмотреть журнал Fortune» в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину «Прочесть/просмотреть» в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все квитанции в папке или стопке под названием «Счета к оплате» (или, более общее заглавие, «Финансовый процесс»). Аналогично, чеки, необходимые для подтверждения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке «Квитанции для обработки».[8]

Возможно, специфика вашей работы, входящего материала и рабочего места такова, что наиболее эффективным методом организации различных категорий может оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае завести корзину или папку, где содержатся только документы, требующие конкретных действий, будет наилучшим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоминания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвердительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмотрение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания следует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку — позвонить кому-то, то его следует поместить в категорию звонков; если первоочередной шаг — ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить «Компьютер». Наиболее существенным фактором снижения эффективности многих систем управления рабочим процессом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение однотипных документов (т. е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение различных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нужной информацией, — но все они находятся в одной категории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что делать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух категорий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавлена «Прочесть/просмотреть», другая — «Ввод данных». В последнюю я кладу все документы, которые предполагают единственное действие с моей стороны — ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно перенести в списки адресов/телефонов, изречения для специальной базы «Цитаты», статьи о ресторанах, которые я бы хотел включить в подразделы списков «Путешествия и города», и т. д.

Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электронные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями — в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы получаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хранения справочных или архивных материалов, но также вполне допустимо создание действенной системы, которая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки «Входящие» (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сообщений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассортировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с заглавной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне проводника. Пользуйтесь символами типа «@» в Microsoft или «—» в Lotus: оба знака идут перед буквами алфавита в соответствующих системах. Созданная вами папка «@Действия», будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием «@Ожидания», которая будет находиться рядом с папкой «@Действия». Тогда, получая сообщения, где говорится о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку «@Ожидания». Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то передать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсылая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке «@Ожидания»[9].

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют при пересылке сообщения сохранять копию в одной из папок (например, с помощью кнопки «Отослать и сохранить копию в папке»). Другие приложения (например, Outlook) при пересылке позволяют сохранить сообщение только в универсальной папке «Отправленные». В случае последней программы наилучшим решением для многих является самостоятельное (обычное или «слепое») копирование сообщений с последующим помещением копий в папку «@Ожидания». (Довольно просто настроить Outlook так, чтобы программа автоматически отсылала обычную копию вам самим, в назначенную папку: процедура аналогична только что описанной).

Опустошение папки «Входящие». Метод, описанный выше, позволяет полностью освободить ваш электронный ящик, а это поможет вам внести ясность в повседневную работу и обрести контроль над ней. Ваш почтовый ящик снова станет настоящим «почтовым ящиком»: все, что попадет туда, будет подобно сообщению на автоответчике — мигающему огоньку, который напоминает вам о том, что нужно заняться определенной проблемой! Большинство людей используют электронный ящик для хранения материалов, требующих активных действий, которые еще не определены, и справочной информации — этот подход быстро нарушает ясность мыслей: в данном случае пользователям приходится пересматривать все свои проблемы каждый раз, когда они смотрят на экран. Если ваши сообщения никогда не выходили за рамки экрана, то метод будет работать, но для объемов корреспонденции, с которыми сталкивается большинство профессионалов, он никак не подходит.

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки «входящие» не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что можно удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы решите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминаниями всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку «@Действия» и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выполнить описанную процедуру гораздо легче, чем просматривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь «мину замедленного действия»?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях

«С глаз долой, из сердца вон» еще не означает «вон из головы».

Естественно, возникает реальная угроза, что вы поместите напоминания о действиях, которые от вас требуются, туда, где их можно будет упустить из виду. Основное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое «подвешенное» сообщение, требующее от вас активных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием «Звонки» и «Компьютер». В сущности, «@Действия» — это продолжение вашего списка «Компьютер», и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной «подвешенной» рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными напоминаниями.

Перенос «пусковых механизмов» действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной почты — вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в которые поместили напоминания. Какая польза от документов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выполняющих своей основной функции — напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся напоминания о дальнейших действиях и что они собой представляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Упорядочение напоминаний о проектах

Составление и ведение списка проектов (проект — это любая проблема или желаемый результат, требующий от вас выполнения более одного активного действия) может оказаться серьезной задачей! Вполне возможно, что у вас гораздо больше проектов, чем вы думаете. Если вы еще не составили список проектов, рекомендую вам изначально составить список проектов в простой форме, аналогичной формату списков действий: это может быть категория в цифровой памятной книжке, страница в отрывном блокноте или даже отдельная папка, озаглавленная «проекты» и содержащая перечень или отдельные листки с названием каждого проекта.

Список (списки) проектов

Список проектов не предназначен для хранения планов или деталей самих проектов; не стоит пытаться упорядочить его в зависимости от приоритетности, масштаба или срочности проектов — это должен быть полный перечень всех незамкнутых циклов. Вам вообще не придется прорабатывать список проектов в процессе повседневной деятельности; большую часть времени вы будете уделять спискам действий и спонтанно возникающим задачам. Помните, вы не можете выполнить проект, вы можете выполнить только действия, связанные с ним.

Полный и актуальный список проектов является основным рабочим инструментом, с помощью которого можно «увидеть лес за деревьями».

Истинная ценность списка проектов состоит в том, что он предоставляет возможность полностью пересмотреть все задачи (хотя бы раз в неделю) и убедиться, что определены дальнейшие действия по каждому проекту и ничто не ускользнуло из поля зрения. Беглый взгляд, который вы время от времени бросаете на список, усиливает чувство контроля над ситуацией, вы знаете, что вам (и окружающим) доступен весь арсенал, позволяющий в случае необходимости оценить рабочую нагрузку.

Стоит ли делить список на подразделы?

Большинство людей считает, что один список — самое лучшее решение, поскольку он служит универсальным инструментом, а не средством ежедневной перестановки приоритетов. Система персональной организации предоставляет надежное место для хранения всех незамкнутых циклов и возможных вариантов поведения, чтобы вашему сознанию проще было подсказать вам необходимое интуитивное, текущее стратегическое решение.

Не имеет значения, сколько разных списков проектов вы ведете: главное, чтобы вы просматривали содержимое каждого из них с требуемой регулярностью, ведь вам все равно придется выполнять эту процедуру одним махом во время еженедельного обзора задач.

Способы классификации проектов

В некоторых ситуациях бывает разумно разделить список проектов на категории. Рассмотрим их по очереди.

Проекты частного и профессионального характера. Некоторые люди предпочитают делить проекты на частные и профессиональные. Если вы принадлежите к их числу, имейте в виду, что список «Частные проекты» следует просматривать так же регулярно, как и список «Профессиональные проекты», а не оставлять на выходные. Многие действия в рамках проектов частного характера нужно будет выполнять по рабочим дням, как и все остальные задачи. К тому же часто именно аспекты личной жизни, оставленные без внимания, оказывают на людей наибольшее давление.

Делегированные проекты. Занимая должность руководящего работника или начальника, вы, вероятно, непосредственно отвечаете за несколько проектов, над выполнением которых трудятся ваши подчиненные. Хотя, вы, несомненно, можете поместить эти проекты в свой список «Ожидания», возможно, имеет смысл создать перечень «Делегированные проекты», чтобы следить за их выполнением: тогда ваша задача сведется к тому, чтобы просто просматривать список с периодичностью, позволяющей убедиться, что работа в рамках проекта продвигается надлежащим образом.

Отдельные типы проектов. В некоторых случаях несколько однотипных проектов иногда бывает полезно сгруппировать в подсписок «Проекты». Например, у меня есть отдельная категория под названием «Проекты для осуществления» — хронологический перечень всех предстоящих семинаров, тренингов и консультационных встреч, которые я должен провести. Эти мероприятия являются «проектами», как и все остальные дела, поскольку я должен постоянно проверять, все ли идет своим чередом, до момента их завершения. Но я считаю, что полезно заносить их в отдельный список в той последовательности, в которой они появляются в календаре, отдельно от других проектов.

Если вы — агент по продаже недвижимости, предоставляете консультационные услуги или разрабатываете предложения для сравнительно небольшого числа потенциальных клиентов в какой-либо области, то вам, вероятно, полезно будет собрать в один перечень все «текущие отношения с покупателями». Это может быть отдельный список в вашем блокноте под названием «Разработка проектов по работе с клиентами» или, если у вас уже есть папка для каждого текущего проекта, достаточно будет просто уложить их в один лоток на рабочем столе. Помните о главном: данный подход сработает только в том случае, если вы собрали воедино абсолютно все проблемы, требующие от вас активных действий, и регулярно просматриваете их перечень наряду с остальными проектами.

Как быть с подпроектами?

У некоторых из проектов могут быть существенные подпроекты, каждый из которых теоретически можно рассматривать как отдельный проект. К примеру, если вы переезжаете в новый дом и обновляете или меняете изрядную часть своего имущества, то у вас может появиться список проблем, предполагающих активные шаги: «Довести до ума ландшафт», «Поменять проводку в подвале» и т. д., и все они могут считаться отдельными проектами. Вы записываете все эти замыслы в список как один проект (скажем, «Закончить обновление дома») или выписываете каждый подпроект в отдельную строку?

На самом деле это не имеет значения, если вы просматриваете все компоненты проекта достаточно часто для того, чтобы поддерживать высокую производительность. Не существует внешнего инструмента или формата организации, идеально подходящего для сортировки всех проектов в горизонтальной (вдоль) и вертикальной (сверху вниз) плоскостях; в любом случае нужно помнить обо всей совокупности проектов в целом (одно из средств — еженедельный обзор). Если вы вносите в список только крупный проект, имеет смысл составить список подпроектов и/или проектный план в рамках сопутствующего материала, который можно просматривать во время реализации основного замысла. Я бы посоветовал применять данный подход, когда значимые составляющие проекта зависят от первоочередных действий. В этом случае некоторые подпроекты могут не предполагать первоочередных шагов, поскольку они «ожидают» других событий, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Например, вы не сможете начать проект «Обновление кухни», пока не решите задачу «Поменять проводку в подвале». Впрочем, вы можете заниматься проблемой «Доведение ландшафта до ума» независимо от вышеупомянутых подпроектов. Таким образом, следующие действия в рамках задач «Смена проводки в подвале» и «Планирование ландшафта» будут постоянно определены.

Пусть вас особо не волнует вопрос, какой подход наилучший. Я бы посоветовал поместить крупные проекты в список проектов, а их составляющие отнести к сопутствующим материалам, обеспечив их регулярный пересмотр в ходе еженедельного обзора. Если вы сомневаетесь в эффективности данного подхода, попытайтесь включить активные и независимые подпроекты в главный список в качестве отдельных позиций.

Вы можете сортировать проекты и подпроекты по собственному усмотрению; главное — знать, где найти все текущие составляющие.

Не существует идеальной системы отслеживания проектов и подпроектов одинаковым способом. Вы должны лишь помнить о существовании проектов и, если они подразделяются на составляющие, знать, где найти напоминание о них.

Сопутствующие материалы по проектам

Сопутствующие материалы по проектам — это не действия и не напоминания. Сопутствующие материалы — это ресурсы для поддержки действий и идей в рамках проектов.