Заработная плата Климова М.

Принятые буквенные/цифровые обозначения отпусков для отражения в табеле учета рабочего времени таковы (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1):

Если работник увольняется и вместо отпуска ему выплачивается компенсация, то расчет этой компенсации производится в форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», которая составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

За каждый рабочий год работнику причитается основной отпуск. При этом рабочий год обычно не совпадает с календарным годом и отсчитывается от даты приема сотрудника организации на работу.

Пример.

Трудовой договор с кладовщиком заключен 13 января 2005 года. Очередной отпуск за первый год работы он имел право получить за период с 13 января 2005 года по 12 января 2006 года.

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, включаются:

– время фактической работы;

– время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

– время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

– период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

– время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие отстранения от работы работника:

появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;

не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование), а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

при выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором;

в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права работника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору и если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как на вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья;

по требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

– время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

– время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года (до 6 октября 2006 года в стаж, дающий право на отпуск, включался отпуск «за свой счет» продолжительностью до семи дней в течение рабочего года).

Пример.

Рабочий год сотрудника организации начался 13 января 2006 года. В течение рабочего года работник трудился по установленному графику, однако несколько раз получал за этот период отпуска без сохранения заработной платы по семейным причинам общей продолжительностью 17 календарных дней.

Ввиду этого рабочий год работника должен быть продлен на три календарных дня и следующий отпуск должен быть предоставлен ему за рабочий год с 13 января 2006 года по 16 января 2007 года.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

У вахтовиков в стаж, дающий право на ежегодный основной и дополнительные отпуска за работу во вредных условиях труда, за непрерывный стаж работы на предприятии, включаются дни отдыха (отгулов) (п. 7.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ).

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется ему авансом (ст. 286 ТК РФ). Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Работа на условиях неполного рабочего времени в случаях, предусмотренных ст. 93 ТК РФ, не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа. Так, неполное рабочее время (неполный рабочий день, смена, неделя) может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем при приеме на работу или впоследствии.

Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Особенности обеспечения отпусками и исчисления стажа для предоставлении отпусков женщинам, имеющим детей и работающим неполное рабочее время, определены постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.04.1980 № 111/8-51 «Об утверждении Положения о порядке и условиях применения труда женщин, имеющих детей и работающих неполное рабочее время».

В соответствии со ст. 114 ТК РФ за время отпуска за работником сохраняется средний заработок.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно [11].

Согласно ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков начиная с 6 октября 2006 года и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев посредством деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется посредством деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Исчисление средней заработной платы для оплаты отпусков регламентируется ст. 139 ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213 с учетом разъяснений, данных Минтрудом России в письме от 10.07.2003 № 1139-21.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат, к которым относятся:

– заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время;

– заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу по сдельным расценкам;

– заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

– заработная плата, выданная в неденежной форме;

– денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности;

– начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

– заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх уменьшенной годовой учебной нагрузки (учитывается в размере одной десятой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);

– разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности);

– заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года, обусловленная системой оплаты труда (учитывается в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);

– надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), выслугу лет (стаж работы), особые условия государственной службы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, руководство бригадой;

– выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

– премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;

– другие предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.

В качестве расчетного периода для исчисления отпускных избирается 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу начала отпуска. При этом не имеет значения, были эти месяцы отработаны полностью или нет.

Пример.

Работник должен был пойти в отпуск с 29 ноября 2007 года.

В мае этого же года он неделю болел, в июле брал отпуск без сохранения заработка 14 календарных дней, в феврале был отстранен от работы на три дня за то, что не прошел обязательный медосмотр.

Остальные месяцы работник отработал полностью.

Расчетным периодом для исчисления среднего заработка работника для оплаты отпуска будет период с 1 ноября 2006 года по 31 октября 2007 года.

При исчислении среднего заработка из этого двенадцатимесячного расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы:

– если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

– если работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

– если работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Время простоя по вине работника, время прогула не исключаются из расчетного периода (п. 7.1 письма Минтруда России от 10.07.2003 № 1139-21, п. 7 письма Банка России от 01.09.2003 № 129-Т);

– если работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

– если работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

– если работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

– если работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример.

Работница, имеющая ребенка в возрасте до 1,5 лет, имеет право на перерывы в работе для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 ТК РФ, которые оплачиваются исходя из среднего заработка и включаются в отработанное время. При расчете отпускных время таких перерывов и начисленная за них средняя заработная плата в расчет приниматься не должны, так как из расчетного периода исключаются время и суммы заработной платы, если за работником сохранялся средний заработок (см. также п. 7.3 письма Минтруда России от 10.07.2003 № 1139-21).

Если работник не имел за расчетный период фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период времени, равный расчетному.

Пример.

Работница пребывала с 1 марта 2006 года по 10 июня 2007 года в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Затем она вышла на работу, а с 28 июня 2007 года оформила очередной отпуск авансом за текущий рабочий год.

В стандартном расчетном периоде – с июня 2006 года по май 2007 года – работница не имела отработанных дней.

В данном случае в качестве расчетного должен быть взят период с июня 2005 года по май 2006 года и исключен из него период с 1 марта по 31 мая 2006 года, когда работница пребывала в отпуске по беременности и родам, а также иные периоды, не учитываемые при расчете среднего заработка, если такие были за вышеуказанный период.

Если работник не имел за расчетный период и до расчетного периода фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, его средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные дни в месяце начала отпуска (или выплаты компенсации за отпуск).

Во всех случаях, кроме применения суммированного учета рабочего времени, для определения среднего заработка используется средний дневной заработок.

Если работнику в течение расчетного периода меняли режим работы с или на суммированный учет рабочего времени, при исчислении среднего заработка учитывается режим, действующий на момент расчета отпускных.

Средний заработок работника определяется посредством умножения среднего дневного заработка на количество дней (рабочих, календарных) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется посредством деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.

При установлении работнику неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок исчисляется посредством деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на время, отработанное в расчетный период.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется посредством деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок работника исчисляется посредством деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается посредством умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Пример.

Работник должен был пойти в отпуск продолжительностью 28 календарных дней в марте 2007 года. Расчетный период – март 2006 года – февраль 2007 года.

Июль 2006 года работник отработал не полностью – брал отпуск за свой счет 7 рабочих дней, а в ноябре 2006 года болел 4 рабочих дня. Эти периоды, а также начисления по временной нетрудоспособности исключаются из расчета.

В июле и ноябре 2006 года было по 21 рабочему дню в каждом месяце.

Остальные месяцы были отработаны работником полностью.

За июль работнику было начислено 13 000 руб., за ноябрь сумма, принимаемая к расчету среднего заработка, составила 17 000 руб. За остальные месяцы ежемесячно начислялось 19 000 руб.

Сумма отпускных должна была в этом случае составить 18 257 руб. 26 коп. [13].

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется посредством деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается посредством умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.

При определении среднего дневного заработка из расчетного периода исключаются праздничные нерабочие дни, установленные ст. 112 ТК РФ.

При установлении среднего заработка премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период, учитываются в следующем порядке:

– ежемесячные премии и вознаграждения – не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Ежемесячная премия принимается к расчету полностью независимо от того, полностью ли отработан соответствующий месяц расчетного периода. В расчете учитываются выплаты (в том числе разовые премии), которые отражены в положениях об оплате (премировании) работников организаций, при условии их начисления в расчетном периоде.

Пример.

Работнику был предоставлен отпуск в мае 2007 года.

Расчетный период – май 2006 года – апрель 2007 года.

Ежемесячно оклад работника составлял 5000 руб. в месяц.

В ноябре 2006 года работник на три рабочих дня привлекался к выполнению государственных обязанностей и отработал 18 дней.

В организации ежемесячно начисляется премия за прошлый месяц по результатам труда за период в размере 1000 руб.

При расчете среднего заработка должны быть учтены ежемесячные премии за апрель 2006 года – март 2007 года, начисленные в расчетном периоде, но не должна быть учтена премия за апрель 2007 года, так как она начисляется по окончании расчетного периода.

Премия, начисленная за ноябрь, не корректируется в расчете пропорционально отработанному времени, несмотря на то что этот месяц был отработан работником не полностью;

– премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, принимаются в расчет при расчете среднего заработка в следующем размере: не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. Период, за который начислена премия, значения не имеет.

Такие премии, начисленные пропорционально отработанному времени в течение расчетного периода, учитываются в расчете среднего заработка в полном объеме.

При начислении нескольких квартальных (полугодовых и т.д.) премий за двенадцатимесячный расчетный период учитывается только одна из них, например максимальная.

Пример.

Работник отработал расчетный период полностью.

В расчетном периоде работнику были начислены три квартальных премии и одна премия за выполнение заказа, рассчитанная за двухлетний период работы над ним.

При расчете отпускных принимается к учету любая квартальная премия и половина премии по итогам выполнения заказа;

– вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, принимаются в расчет при исчислении среднего заработка в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

Пример.

Работник использует учебный отпуск в июне 2007 года.

За 2006 год ему была начислена годовая премия в размере 10 000 руб. (начисление произошло в феврале 2007 года), премия начислялась пропорционально отработанному времени.

Данная премия учитывается в полном объеме при расчете среднего заработка.

Если работник использует отпуск до начисления такой премии, то расчет производится без учета выплаты, а затем, когда премия будет начислена, должен быть произведен корректирующий перерасчет. Несмотря на то что работник получит доплату после начала или даже по окончании отпуска, она должна относиться к месяцу отпуска и в налоговом учете изменения должны быть внесены в соответствующий расчетный период. В бухгалтерском учете корректировка должна быть отражена в месяце пересчета (ст. 272 НК РФ, письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10).

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключались дни, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц).

Если работник проработал в организации неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то эти премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) средний заработок работников повышается в следующем порядке:

– если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются посредством деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце начала отпуска, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода;

– если повышение произошло после расчетного периода, но до начала отпуска, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;

– если повышение произошло в период отпуска, часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) до окончания отпуска.

При повышении размеров надбавок за квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг) и за особые условия государственной службы средний заработок работников повышается в следующем порядке:

– если повышение произошло в расчетный период, надбавки за квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), за особые условия государственной службы, начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются посредством деления вышеуказанных надбавок, установленных в месяце начала отпуска, на надбавки каждого из месяцев расчетного периода;

– если повышение произошло после расчетного периода до начала отпуска, то повышаются надбавки за квалифицированный разряд (классный чин, дипломатический ранг), включенные в средний заработок, исчисленный за расчетный период;

– если повышение произошло в период отпуска, то вышеуказанные надбавки, включенные в средний заработок, повышаются с даты повышения надбавок до окончания указанного периода.

Во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности) при расчете отпускных, не может быть менее установленного федеральным законом МРОТ.

Важно, что в коллективном договоре, а с 6 октября 2006 года – и в локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). В частности, может быть сохранен привычный трехмесячный расчетный период для исчисления оплаты за отпуск и компенсаций за неиспользованные отпуска.

Начисления за отпуск, продолжающийся в рамках одного календарного месяца, оформляются следующей проводкой:

Д – т 20 (23, 25, 26, 29, 44) К – т 70 – начислены отпускные.

Если отпуск имеет переходящий характер (на следующий месяц, месяцы) , то отнесение отпускных в расходы того месяца, когда он начинается, неоправданно ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете (п. 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, ст. 272 НК РФ). Дата, когда именно произведена выплата отпускных, значения не имеет.

В этом случае часть суммы, приходящейся на следующий месяц, отражается на счете 97, а затем (когда месяц наступит) списывается в расходы текущего периода:

Д – т 20 (23, 25, 26, 29, 44) К – т 70 – начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на текущий месяц;

Д – т 97 К – т 70 – начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на следующий месяц (месяцы);

Д – т 20 (23, 25, 26, 29, 44) К – т 97 – отнесены к расходам текущего периода суммы, ранее признанные в качестве расходов будущих периодов (в части, приходящейся на текущий месяц).

Такой механизм должен применяться также для избежания формировании временных разниц в бухгалтерском учете, приводящих к образованию отложенного налогового обязательства (см. письмо Минфина России от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190).

Если отпускные суммы рассчитаны с ошибками, то удержать с работника излишне выплаченные деньги можно только в случае, если ошибка носила счетный (арифметический) характер (ст. 137 ТК РФ). В условиях автоматизированного расчета заработной платы счетная ошибка может быть сопряжена со сбоем программного обеспечения или ошибкой механического характера при вводе исходных данных. Такие случаи должны подтверждаться актами произвольной формы, на основании которых в организации должно быть издано распоряжение об удержании излишне выплаченных сумм.

Если ошибка произошла не в пользу работника, суммы оплаты за отпуск должны быть пересчитаны, а в учетные данные должны быть внесены изменения: в налоговом учете – месяцем отпуска, а в бухгалтерском учете – месяцем выявления ошибки.

В соответствии с п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н, в случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.

В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.

В связи с этим при отражении в бухгалтерском учете возврата излишне полученных сумм за отпуск на вышеуказанную сумму сторнируется (методом красного сторно) дебет счетов учета затрат на производство и кредит счета учета расчетов с персоналом по оплате труда. Сумма средств, поступивших в кассу организации от увольняемого сотрудника, отражается по дебету счета учета кассы в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10).

Начисления за отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск, не связанные с увольнением работника, подлежат обложению единым социальным налогом в общеустановленном порядке.

В силу ст. 242 НК РФ датой осуществления выплаты отпускных сумм считается день их начисления. При этом не имеет значения, переходит отпуск на следующий месяц или нет и как расходы на его оплату включаются в затраты текущего и последующих периодов.

В течение отчетного периода по итогам каждого календарного месяца по правилам ст. 243 НК РФ налогоплательщики производят исчисление ежемесячных авансовых платежей по единому социальному налогу исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных с начала налогового периода до окончания соответствующего календарного месяца, и ставки налога (см. также письмо Минфина России от 22.04.2002 № 04-04-04/55). Сумма ежемесячного авансового платежа по налогу, подлежащая уплате за отчетный период, определяется с учетом ранее уплаченных сумм ежемесячных авансовых платежей.

Уплата ежемесячных авансовых платежей производится не позднее 15-го числа следующего месяца.

Таким образом, сумма единого социального налога с выплаты за отпуск, приходящийся, например, на март – апрель, начисляется в апреле (если сам расчет производится в этом месяце) и уплачивается в бюджет до 15 мая.

В то же время в налоговом учете налог будет отнесен в расходы не единовременно, а помесячно. Если в бухгалтерском учете отразить сумму налога на производственных счетах одной суммой в момент расчета, то возникнут временные разницы, предусмотренные Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденным приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Эти правила распространяются и на уплату пенсионных взносов.

Исчисленная сумма оплаты за отпуск отражается в налоговом учете в тех периодах, к которым она относится.

В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ затраты на оплату отпускных организация включает в состав расходов на оплату труда. Пункт 1 ст. 272 НК РФ определяет, что расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 настоящего Кодекса, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

Пунктом 4 ст. 272 НК РФ установлено, что расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 настоящего Кодекса расходов на оплату труда.

Таким образом, при определении налоговой базы по налогу на прибыль сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.

Пример.

Работнику предоставлен ежегодный отпуск с 18 ноября по 16 декабря 2006 года.

Средний дневной заработок работника – 200 руб.

Общая сумма отпускных – 5600 руб. (28 дн. x 200 руб.).

Расчет отпускных производится в ноябре.

Отражение бухгалтерских операций в ноябре:

Д– т 20 К– т 70 – 2600 руб. (13 дн. x 200 руб.) – начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на ноябрь;

Д– т 20 К– т 69 – 676 руб. (2600 руб. x 26 %) – начислен единый социальный налог на отпускные;

Д– т 97 К– т 70 – 3000 руб. (15 дн. x 200 руб.) – начислены отпускные за часть отпуска, приходящуюся на декабрь;

Д– т 97 К– т 69 – 780 руб. (3000 руб. x 26 %) – начислен единый социальный налог на отпускные, приходящиеся на декабрь;

Д– т 70 К– т 68 – 728 руб. (5600 руб. x 13 %) – начислен налог на доходы физических лиц с отпускных;

Д– т 70 К– т 50 – 4872 руб. (5600 руб. – 728 руб.) – выплачены отпускные из кассы.

Отражение бухгалтерских операций в декабре:

Д– т 69 К– т 51 – 1456 руб. (676 руб. + 780 руб.) – перечислен единый социальный налог;

Д– т 20 К– т 97 – 3000 руб. – включены в фонд заработной платы отпускные за декабрь;

Д– т 20 К– т 97 – 780 руб. – учтен в составе затрат единый социальный налог, приходящийся на отпускные декабря.

Вышеприведенный вариант учета затрат исключает формирование временных разниц, так как отражение операций в бухгалтерском и налоговом учете единообразно. В противном случае, если в бухгалтерском учете списать затраты на отпуск сразу, то в соответствии с ПБУ 18/02 сформируются налогооблагаемые временные разницы, приводящие к образованию отложенного налогового обязательства, так как расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) в одном отчетном периоде, при формировании налоговой базы учитываются в другом отчетном периоде (письма Минфина России от 04.04.2006 № 03-03-04/1/315, от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190).

Статья 324.1 НК РФ допускает возможность формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Для этого в учетную политику организации должны быть внесены для целей налогообложения соответствующие положения. В налоговой учетной политике организации должны быть оговорены предельная сумма и ежемесячный процент отчислений в резерв. Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором он должен отразить расчет размера ежемесячных отчислений в вышеуказанный резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в данный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Сумма прогнозируемых расходов на оплату отпусков работников может быть обоснована аналогичными данными за прошлый год, если штат работников и их оклады не претерпели существенных изменений. Другим вариантом обоснования может стать прогнозный расчет расходов на оплату отпусков работников исходя из действующего на начало года штатного расписания.

Сумма единого социального налога определяется расчетным путем.

Регулярные отчисления в резерв ежемесячно включаются в расходы налогоплательщика, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль.

Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков должны быть распределены по категориям работников.

Налоговые органы не имеют права требовать полного совпадения суммы резерва и сумм фактического расхода на оплату отпусков работников, так как расчет предельной суммы резерва производится в начале года и базируется на посылке, что штатное расписание останется неизменным, а в отпуске побывают все работники, причем никто не использует ежегодный отпуск частично или отпуск за предшествующие годы. Поэтому расчет суммы данного резерва всегда будет весьма приблизительным.

На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день календарного года. Таким образом, уточнение резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в течение налогового периода (на конец каждого отчетного периода) не производится.

Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы вышеуказанного резерва подлежат включению в состав налоговой базы текущего налогового периода. При недостаточности средств фактически начисленного данного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором этот резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка вышеуказанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

Если организация не меняет учетную политику в отношении создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода организация может иметь определенный результатами инвентаризации остаток недоиспользованного резерва.

При этом под недоиспользованными на последний день текущего налогового периода суммами резерва на оплату отпусков следует понимать разницу между суммой начисленного в отчетном периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом единого социального налога) и на предстоящую оплату неиспользованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом единого социального налога, исчисленного по методике, применяемой при формировании резерва) (письма МНС России от 18.08.2004 № 02-5-11/142@, от 15.03.2004 № 02-5-10/13, Минфина России от 12.04.2004 № 04-02-05/1/26, от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46).

Суммы оплаты переходящих на следующий год отпусков, начисленные в текущем налоговом периоде, учитываются за счет резерва, начисленного в текущем налоговом периоде.

Все расчеты норм отчислений и отчислений в резерв, уточнений суммы резерва ведутся налогоплательщиком в свободной форме, однако они должны быть оформлены на бумажном носителе и по требованию предъявлены налоговому органу в ходе камеральной или выездной проверки.

Пример.

По предварительному расчету сумма затрат налогоплательщика на оплату труда в предстоящем налоговом периоде – 400 000 руб., включая единый социальный налог.

По этому же расчету сумма расходов на оплату отпусков – 30 000 руб., включая единый социальный налог.

Ежемесячно в резерв на оплату отпусков работников следует отчислять 0,63 % [14] от прогнозируемого фонда оплаты труда с учетом единого социального налога.

По данным инвентаризации резерва на 31 декабря выявлено, что резерв предстоящих расходов на оплату труда перерасходован в связи с повышением окладов работникам в марте того же года. Сумма перерасхода – 20 000 руб.

На 31 декабря эта сумма признается в налоговом учете в качестве расходов на оплату труда.

В бухгалтерском учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (включая платежи на социальное страхование и пенсионное обеспечение) работникам организации может создаваться, если это предусмотрено учетной политикой организации.

Резервирование отражается по кредиту счета 96 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу.

В целях сближения бухгалтерского и налогового учета учетной политикой организации может быть предусмотрен единый механизм расчета резерва, предложенный главой 25 НК РФ.

Фактические расходы на оплату отпусков, на которые был ранее образован резерв, относятся в дебет счета 96 в корреспонденции со счетом 70.

Правильность образования и использования сумм по тому или иному резерву периодически (а на конец года обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и при необходимости корректируется.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его письменного согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Отзыв работника из отпуска предполагает перерасчет отпускных сумм. При этом переплата отпускных у работника не удерживается, однако должна быть засчитана в счет оплаты труда после отзыва из отпуска. Когда работник получит недоиспользованную часть отпуска, отпускные за эти дни должны рассчитываться заново.

Статья 125 ТК РФ запрещает отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

ТК РФ устанавливает три случая выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск.

В соответствии со ст. 126 ТК РФ по письменному заявлению работника денежной выплатой может быть заменена часть отпуска за текущий год, превышающая 28 календарных дней. Эта же статья ТК РФ предусматривает возможность компенсации в денежной форме за накопившиеся неиспользованные дни отпуска за прошлые рабочие годы. Согласно ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Компенсации, предусмотренные действующей редакцией ст. 126 ТК РФ, в силу нечеткости формулировок этой статьи ТК РФ всегда были сопряжены с некоторой неопределенностью. Например, невозможно с уверенностью сказать, работодатель вправе или обязан произвести выплату по просьбе работника. Двояким также может быть толкование действующей нормы ст. 126 НК РФ о части отпуска, превышающей 28 дней. Если при соединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые годы) встает вопрос о денежной компенсации, то она должна выплачиваться за все количество дней, превышающее основной отпуск за текущий год продолжительностью 28 календарных дней, или за часть каждого из неиспользованных отпусков, которая превышает 28 календарных дней.

Согласно разъяснениям, данным Минтрудом России и Минфином России за период действия ТК РФ, оба варианта приемлемы, и решение по выплате компенсации принимается по соглашению работодателя и работника (письма Минтруда России от 25.04.2002 № 966-10, Минфина России от 21.06.2006 № 03-03-04/4/110, от 16.01.2006 № 03-03-04/1/24).

При этом Минтруд России в письме от 25.04.2002 № 966-10 отметил, что замена отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя. Замена ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков денежной компенсацией запрещена только беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Начисленная в соответствии со ст. 126 ТК РФ компенсация должна облагаться налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (см. письма Минфина России от 01.06.2006 № 03-03-04/3/10, от 02.09.2005 № 03-05-02-04/167, от 01.09.2005 № 03-05-02-04/166, от 17.09.2003 № 04-04-04/103, от 07.08.2002 № 04-04-04/134, от 05.12.2002 № 04-04-06/253, от 24.06.2005 № 03-05-02-04/127, ФНС России от 13.03.2006 № 04-1-03/133).

Согласно п. 8 ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Это касается и рассматриваемой нами выплаты.