Технология достижений. Турбокоучинг по Брайану Трейси Трейси Брайан

Задумывались ли вы над тем, как организовать свое время, чтобы добиться максимальных результатов?

Задумывались ли вы над тем, как организовать свой рабочий процесс, чтобы добиться максимальных результатов?

В этой главе рассматриваются одиннадцать шагов на пути к повышению производительности труда и оптимизации использования времени. Практическое упражнение в конце главы поможет вам сосредоточить внимание на важнейшей личной или профессиональной цели и организовать свою деятельность таким образом, чтобы максимально быстро этой цели достичь.

ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ТРУДА – ОДИН ИЗ КЛЮЧЕВЫХ ФАКТОРОВ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИХ РАЗЛИЧИЕ между людьми, преуспевающими в той или иной выбранной ими сфере, и теми, кому это не удается. Мастера своего дела умеют добиваться более высоких результатов (как в количественном, так и в качественном отношении), тратя на это меньше времени по сравнению с большинством остальных людей. Повышение производительности собственного труда служит важнейшим условием достижения личных и профессиональных целей и вообще успеха в жизни. Чтобы сделать свой труд максимально эффективным, вам следует сосредоточиться на следующих ключевых аспектах (в общей сложности их одиннадцать).

1. Четко сформулируйте свои цели в письменном виде. Поскольку путь к повышению производительности труда начинается с постновки четких целей, развитие этого навыка является одним из основных элементов нашей программы коучинга. Как вам известно, чтобы служить по-настоящему действенным ориентиром, цель должна быть конкретной и измеримой. Она должна отражать ваши взгляды и быть в принципе достижимой для вас. Кроме того, поставленная цель должна соответствовать вашей системе ценностей. Наконец, необходимо, чтобы процесс достижения цели укладывался в определенные сроки. А для большей реалистичности и конкретики цель нужно сформулировать в письменном виде. Чем четче и определеннее будут ваши цели, тем выше вероятность добиться их как можно скорее.

2. Составьте четкий план действий в письменном виде. Затем, если вы действительно намерены кардинально повысить производительность своего труда, вам необходим четкий план действий, составленный в письменном виде. Каждая минута, потраченная в процессе тщательного планирования, впоследствии сэкономит вам лишние десять минут при реализации вашего плана.

Составьте подробнейший список задач, которые требуется решить для достижения поставленной цели. Каждое утро набрасывайте перечень тех задач, которые нужно выполнить до конца текущего дня. В ходе работы всегда придерживайтесь этого списка. Приучите себя фиксировать мысли на бумаге. Благодаря этому вы ничего не упустите из виду и будете иметь перед собой наглядный «отчет» о ходе выполнения заданий. Как только вы начнете следовать этим простым рекомендациям, впечатляющие результаты не заставят себя долго ждать: сам процесс составления письменного перечня задач и регулярной сверки с ним обеспечит повышение производительности вашего труда на 25 и более процентов.

3. Расставьте приоритеты. Третий шаг состоит в том, чтобы расположить пункты составленного перечня задач в порядке их приоритетности. Перед этим тщательно проанализируйте перечень, выделив в нем наиболее важные задачи, с которых нужно будет начинать. Отнесение той или иной задачи к категории «первоочередные» зависит от значимости последствий ее выполнения или невыполнения. Первоочередные задачи характеризуются весьма существенными последствиями; для задач второй очереди они малозначительные либо их нет вообще.

4. Сконцентрируйте свои усилия и устраните отвлекающие факторы. На данном этапе необходимо выбрать определенную первоочередную задачу, незамедлительно приступить к ее выполнению и не отвлекаться на другие дела до тех пор, пока она не будет полностью завершена. Концентрация всех сил на решении единственной задачи позволит вам выполнить ее намного быстрее, чем если бы вы действовали урывками. Сосредоточив все свое внимание на отдельной ключевой проблеме, вы будете способны колоссально сократить потраченное на нее время (порой на целых 80 %).

5. Увеличьте продолжительность рабочего дня, но при этом не забывайте и о выходных. Если вы привыкнете начинать свой рабочий день чуть раньше обычного, будете посвящать труду часть обеденного перерыва и уходить немного позже, то сможете стать одним из самых эффективных специалистов в своей области. Помимо всего прочего, раннее начало и позднее окончание трудового дня позволит вам избежать дорожных пробок по пути на работу и с работы. А это, в свою очередь, даст вам лишних два-три часа продуктивного времени в сутки практически без ущерба для вашего привычного образа жизни. Эти несколько дополнительных часов принесут вам колоссальную пользу, причем в целом ваш рабочий график почти не изменится.

Параллельно не забывайте уделять должное внимание планированию регулярных выходных дней (в первую очередь это, конечно, субботы и воскресенья). Как только такая практика войдет у вас в привычку, можно будет подумать и о том, чтобы периодически выкраивать в своем графике дополнительные короткие «каникулы» продолжительностью два-три дня. Желательно также при соответствующей возможности устраивать себе полноценные длительные отпуска. В свободное время старайтесь полностью выбрасывать из головы все рабочие проблемы и всецело наслаждаться отдыхом. Благодаря этому ваши мозги будут как следует «прочищаться», а ваши силы – максимально быстро восстанавливаться. И потом, вновь вернувшись к работе, вы поразитесь тому, насколько возрастет производительность вашего труда.

6. Погружайтесь в работу с головой. Находясь на рабочем месте, все свое внимание уделяйте работе и только работе. Не тратьте время на пустяки, не привыкайте воспринимать офис в качестве салона для светского общения, необходимым элементом которого является пустопорожняя болтовня. Вместо этого отключитесь от всех внешних раздражителей и вкалывайте в полную силу на протяжении всего рабочего дня. Многим из тех, кто следовал этому простому правилу, удавалось удвоить производительность своего труда и добиться поставленных целей значительно быстрее, чем они рассчитывали.

7. Не теряйте темпа. Находясь на работе, старайтесь трудиться как можно напряженнее, делая дело «скоро и споро». Не отвлекайтесь на посторонние вещи. Покончив с одним заданием, тут же переходите к другому. Приучив себя не терять темпа, только благодаря одному этому вы будете успевать намного больше, чем обычно.

8. Добейтесь рациональной организации собственного труда. Необходимо учитывать значимость тех задач, которые вы выполняете. Безусловно, важную роль играет продолжительность времени, посвящаемого работе, однако первостепенное значение все же имеют ее количественные и качественные результаты. И чем больше времени вы будете уделять первоочередным задачам, которые влекут за собой существенные последствия, тем результативнее будет каждый потраченный вами час.

9. Соотносите выполняемую вами работу с собственными умениями и навыками. Трезво оценивать свои умения, навыки и опыт – весьма важное качество. Достичь максимальных результатов в кратчайшие сроки вы сможете при решении именно тех задач, в которых разбираетесь лучше всего. Всегда старайтесь добиться наибольшего мастерства в самых значимых направлениях вашей деятельности. Такой подход служит вернейшим средством для достижения поставленных целей.

10. Группируйте выполняемые задачи по категориям. Рекомендуется объединять однородные задачи в группы и затем выполнять их все одновременно. Если вы научитесь «за один подход» делать все необходимые телефонные звонки, производить все требуемые расчеты и готовить все до одного слайды для презентации, то со временем сможете осуществлять каждый из этих видов деятельности намного быстрее и эффективнее. Другими словами, вы сможете более качественно провести каждый телефонный разговор, сделать очередной расчет и создать очередной слайд. Последовательно выполняя одно за другим несколько однородных заданий, вы будете способны сократить общее время на их выполнение порой на целых 80 %.

11. Устраняйте из рабочего процесса лишние этапы. Старайтесь объединить несколько различных задач в одно целое, тем самым устраняя из рабочего процесса лишние этапы. Что же касается задач второй очереди, то по возможности вообще вычеркивайте их из списка.

Приведем пример со страховой компанией Northwest Mutual Life Assurance Company. Несколько лет назад существовавшая в ней система согласования ключевых документов включала в себя двадцать четыре этапа; в этом процессе были задействованы двадцать четыре сотрудника, и в среднем вся процедура длилась около полутора месяцев. В конечном итоге позициям Northwest Mutual на рынке стали всерьез угрожать другие фирмы, в которых согласование документации занимало гораздо меньше времени. Тогда в Northwest Mutual было принято решение соединить двадцать три из двадцати четырех этапов процедуры воедино, поручив их выполнение одному-единственному сотруднику. Он тщательно прорабатывал все детали того или иного документа, после чего направлял его на рассмотрение своему непосредственному начальнику. Тот, в свою очередь, просто проверял качество подготовки представленного ему документа, а затем либо одобрял его, либо отказывал в согласовании. Благодаря сокращению процедуры с двадцати четырех этапов до двух весь этот процесс стал занимать не более суток, причем количество ошибочных решений практически сошло на нет. В результате такой оптимизации компания Northwest Mutual смогла увеличить объемы страхования на сотни миллионов долларов в год.

На старт… Внимание… Марш!

Попробуйте сыграть сами с собой в такую игру: начните вести ежедневный учет, с тем чтобы выяснить, сколько первоочередных (важнейших) задач вы способны выполнить в течение рабочего дня. Составьте для себя соответствующий график, определите сроки выполнения каждого задания и старайтесь работать с опережением установленных сроков. Со временем вы поймете, насколько больше будете успевать за меньшее время.

Контролируя производительность своего труда, используйте методику наглядно-образного мышления. Представьте, что вы – суперэффективный работник. Постарайтесь зрительно воссоздать в памяти те периоды вашей жизни, когда вы были на пике продуктивности. Вспомните, как легко, быстро и безошибочно вы справлялись со всеми задачами и как много успевали сделать за короткое время. Вы чувствовали себя энергичным и полным сил. Работа вызывала у вас живейший интерес, практически всегда вы находились в приподнятом состоянии духа, испытывая то волшебное ощущение «полета», которое столь редко посещает многих и многих из нас…

А теперь мысленно перенеситесь на пять лет вперед и представьте, что к этому времени вы стали одним из самых эффективных и успешных специалистов в своей области. Что конкретно за этим стоит? Постарайтесь наглядно вообразить себе, как вы будете выглядеть, чем будете заниматься, в каких проектах будете заняты и какими принципами руководствоваться в своей трудовой деятельности. А как ваши коллеги будут описывать вас и вашу работу другим? Закрепите в сознании все эти образы и старайтесь использовать их в своей текущей деятельности.

Теперь, сформировав в воображении эту четкую картину, ответьте на следующие вопросы.

• Какие дополнительные знания и навыки я должен приобрести, чтобы кардинально повысить производительность собственного труда и добиться максимальных результатов?

• Какие привычки и поведенческие шаблоны могут оказаться наиболее полезными для меня с точки зрения повышения производительности труда и ориентированности на результат, оптимального сосредоточения усилий, укрепления самодисциплины и повышения настойчивости? Какие еще качества будут играть для меня впоследствии все более важную роль?

Не переставайте регулярно, изо дня в день искать пути повышения производительности собственного труда, и вы увидите – ваши усилия окупятся сторицей.

Практическое упражнение

1. Сформулируйте десять самых важных для вас целей.

2. Тщательно проанализируйте сформулированные вами цели. Выберите из них одну, которая в случае ее немедленной реализации может наиболее позитивно повлиять на вашу жизнь. Эта цель и будет для вас ключевой на данном этапе вашей жизни.

3. Установите крайний срок для достижения выбранной вами ключевой цели.

4. Какие факторы мешают вам добиться ключевой цели?

5. Какие дополнительные знания, умения и качества вам необходимо приобрести, чтобы добиться поставленной ключевой цели? Каким образом вы собираетесь получить эти знания и развить в себе эти умения и качества?

6. К кому вам понадобится обратиться за помощью и сотрудничеством, чтобы достичь указанной ключевой цели?

7. Какие шаги вы намерены предпринять в самое ближайшее время в результате прочтения этой главы?

Важнейшие решения в нашей жизни принимаются отнюдь не под трубный глас фанфар. Свою судьбу каждый кует в тишине.

Агнес де Миль

Задумывались ли вы над тем, как с максимальной выгодой использовать время, которое тратите в процессе работы?

Известна ли вам почасовая ставка оплаты вашего труда?

В этой главе анализируются различия между видами деятельности, приносящими наибольший и наименьший доход; кроме того, здесь рассматриваются различные способы организации своего рабочего времени таким образом, чтобы тратить его в основном на решение наиболее «выгодных» задач. Практическое упражнение в конце главы поможет вам шаг за шагом хронометрировать свои рабочие процессы с тем, чтобы прилагаемые вами усилия давали максимальную отдачу.

ИЗ ВСЕХ НАВЫКОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ТРУДА, ВАЖНЕЙШИМ ЯВЛЯЕТСЯ умение рационально использовать рабочее время. Ниже приводится три простейших правила, следуя которым вы научитесь наиболее эффективно распределять свои усилия.

1. Посвящайте как можно больше времени наиболее прибыльным видам деятельности; что касается низкорентабельных, то старайтесь заниматься ими как можно меньше или не заниматься вообще.

2. Начните выполнять новые, высокопродуктивные задачи и/или исключите из рабочего процесса старые, непродуктивные функции.

3. Старайтесь уделять как можно больше времени самым важным и/или неотложным делам.

Закон Парето

Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето, известный применением математических принципов в сфере экономического анализа, разработал, помимо всего прочего, важнейшую концепцию, касающуюся распределения временных затрат. В своем первом крупном труде под названием «Курс политической экономии» (Cours d’conomie politique, 1896–1897) он представил свой знаменитый закон распределения доходов – сложную математическую формулировку, которая доказывала, что на протяжении всей истории человечества во всех странах и у всех народов совокупный объем доходов и материальных благ в обществе всегда распределялся по одному и тому же принципу. В частности, Парето сделал вывод о том, что в целом на долю 20 % населения любой страны приходится 80 % всех ее национальных доходов и материальных благ.

Сегодня закон Парето применяется в более широком смысле и чаще всего известен как «принцип 80/20». В самом общем виде этот важный принцип гласит, что 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата.

Как выяснилось, закон Парето применим ко многим аспектам нашей жизнедеятельности. Для примера взгляните хотя бы на свою собственную жизнь. Весьма вероятно, при тщательном рассмотрении вы согласитесь с тем, что 20 % ваших личных знакомств приносят вам 80 % всех радостных эмоций, а 20 % ваших убеждений служат основой вашей позиции в 80 % случаев, и так далее.

Закон Парето широко действует и в сфере бизнеса. Как показывает практика, обычно на долю 20 % клиентов приходится 80 % продаж предприятия; 20 % совокупного объема продукции обеспечивают 80 % выручки; 20 % маркетинговых инициатив дают 80 % общих маркетинговых результатов; 20 % персонала выполняют 80 % всей полезной работы.

Ну а какое отношение все это имеет к производительности личного труда? Самое прямое. Закон Парето – один из наиболее действенных принципов, которые можно применить для повышения производительности собственного труда. Когда речь идет о планировании рабочего времени, этот принцип способен гарантировать весьма впечатляющие результаты.

В целом существует всего четыре способа повысить производительность труда (или, другими словами, обеспечить достижение более высоких результатов за меньшее количество времени):

1. Увеличить объем выполнения определенных операций.

2. Уменьшить объем выполнения определенных операций.

3. Начать совершение определенных действий, которые на текущий момент вы не совершаете.

4. Прекратить совершение определенных действий, которые на текущий момент вы совершаете.

Рассмотрим первые два пункта: увеличить объем выполнения определенных операций и меньшить объем выполнения определенных операций. Благодаря закону Парето мы можем относительно легко установить, объем каких именно операций нужно расширить, а каких – сократить. Для этого необходимо осуществить процедуру, состоящую из четырех этапов:

1. Определить наиболее продуктивные операции (20 % тех ежедневно совершаемых вами действий, которые обеспечивают 80 % общей стоимости вашего труда).

2. Определить наименее продуктивные операции (80 % тех ежедневно совершаемых вами действий, которые практически не влияют на общую стоимость вашего труда).

3. Принять решение о том, чтобы уделять больше времени наиболее прибыльным видам деятельности.

4. Принять решение о том, чтобы по возможности передать другим сотрудникам выполнение «низкорентабельных» функций либо вообще их упразднить.

Используя закон Парето описанным выше образом, вы сможете значительно повысить производительность собственного труда за счет грамотной оптимизации своего рабочего времени.

Почасовая ставка оплаты труда

Чтобы правильно провести грань между «прибыльными» и «неприбыльными» видами деятельности, достаточно задать себе следующий вопрос: «Готов ли я платить другому свою почасовую ставку за выполнение данной задачи?» Приблизительно рассчитать свою почасовую ставку довольно просто: разделите свой годовой доход на 2000. К примеру, если вы зарабатываете $100 000 в год, ваша почасовая ставка будет равна $50. Если годовой заработок составляет $150 000, почасовая ставка составит $75. А годовой доход $50 000 соответствует почасовой ставке $25.

Несколько лет назад одна из посетительниц наших занятий по коучингу – молодая женщина, работавшая в сфере финансовых услуг, – рассказала своему преподавателю, что каждое утро она тратит по два часа на то, чтобы разнести своим клиентам пончики. По ее словам, таким образом она пыталась продемонстрировать свое доброжелательное отношение к ним.

Годовой доход этой женщины составлял $75 000, и она стремилась увеличить его вдвое. Когда преподаватель спросил ее, стала бы она платить кому-нибудь по $37,50 в час за доставку пончиков, она ответила: «Разумеется, нет! Разве я похожа на сумасшедшую?» И только потом осознала, в чем суть заданного ей вопроса. Ведь ее собственная почасовая ставка как раз и равнялась $37,50! По сути дела, женщина платила эти деньги (сама себе) именно за доставку пончиков. Поразмыслив, она решила нанять для этой цели студента за $10 в час. Благодаря этому у нее высвободилось два часа в день (то есть более одного рабочего дня в неделю), которые женщина теперь могла посвящать выполнению «прибыльных» функций, и через десять месяцев достигла своей цели – ее доход увеличился вдвое.

Вы тоже сможете добиться повышения производительности собственного труда, если будете активно применять принцип 80/20 в своей повседневной работе, посвящая больше времени и усилий «прибыльным» видам деятельности и по возможности передав другим сотрудникам выполнение «низкорентабельных» функций либо вообще их упразднив.

Практическое упражнение

1. Каковы наиболее важные для вас цели в профессиональной (коммерческой) деятельности?

2. Какова текущая почасовая ставка оплаты вашего труда? (Разделите сумму годового дохода на 2000).

3. Какую почасовую ставку вы хотели бы иметь? (Разделите сумму желаемого годового дохода на 2000).

4. В течение недели ведите подробный учет распределения своего рабочего времени. Для этого можете воспользоваться табелем учета (вроде тех, которые применяют юристы и бухгалтеры), фиксируя в нем временные затраты по интервалам продолжительностью 15 минут. Возможно, это потребует от вас немалой самодисциплины – ведь предприниматели мыслят категориями результативности, а не количества потраченного времени. Тем не менее придерживайтесь данной процедуры. Представьте, что эти ваши дополнительные усилия – своего рода инвестиции, которые впоследствии могут принести колоссальные дивиденды. Каждый вечер тщательно анализируйте свой табель учета. Каждому выполненному заданию присваивайте рейтинг от 1 до 10, исходя из собственной оценки того, насколько значимым было то или иное задание с точки зрения достижения ваших ключевых целей (максимальная значимость – рейтинг 1, минимальная значимость – рейтинг 10). Затем составьте список тех видов деятельности, которым вы присвоили значение 1 или 2; они и составят те 20 % приоритетных направлений работы.

5. Еще раз проанализируйте, как прошел ваш рабочий день, помечая звездочкой интервалы выполнения тех операций, за которые вы готовы были бы заплатить другому, исходя из вашей текущей почасовой ставки. Наконец, снова пройдитесь по табелю учета, на этот раз помечая звездочкой интервалы выполнения тех операций, за которые вы готовы были бы заплатить другому, исходя из вашей желаемой почасовой ставки.

6. К концу первой недели, в течение которой вы анализировали структуру распределения своего рабочего времени, составьте соответствующий перечень, включив в него следующие пункты:

а) 20 % приоритетных направлений вашей работы (то есть тех, которым вы присвоили рейтинг 1 или 2);

б) операции, за которые вы готовы были бы заплатить другому, исходя из вашей текущей почасовой ставки;

в) операции, за которые вы готовы были бы заплатить другому, исходя из вашей желаемой почасовой ставки.

Впоследствии старайтесь уделять как можно больше времени приоритетным направлениям своей деятельности, которые вкупе составляют 20 % задач, наиболее важных для достижения намеченных вами ключевых целей. Кроме того, сосредоточьте усилия на операциях, за которые вы готовы были бы заплатить другому, исходя из вашей текущей или даже желаемой почасовой ставки. Параллельно с этим по возможности перепоручите другим сотрудникам выполнение «низкорентабельных» функций либо вообще их упраздните.

7. Какие шаги вы намерены предпринять в самое ближайшее время в результате прочтения этой главы?

Успешные люди готовы делать то, что неудачники делать не желают.

Томас Эдисон

Анализировали ли вы в последнее время ключевые аспекты своей профессиональной (коммерческой) деятельности с тем, чтобы оценить, насколько ее результативность соответствует вашим временным, финансовым, физическим и психологическим затратам и усилиям?

Готовы ли вы изменить те сформировавшиеся у вас связи, привычки и стереотипы, которые, по вашему нынешнему мнению, себя не оправдывают?

В этой главе речь идет о том, как на практике научиться мыслить «с чистого листа», чтобы адекватно оценивать ключевые факторы вашей профессиональной (коммерческой) деятельности и сосредотачивать усилия на достижении поставленных целей. Практическое упражнение в конце главы поможет вам сформулировать эти цели, проанализировать ваши личные и профессиональные качества и связи и сделать вывод о том, насколько рационально вы расходуете свои усилия и время для получения желаемого результата.

НАША ПОВСЕДНЕВНАЯ ЖИЗНЬ ЕДВА ЛИ НЕ НА 100 % ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ УСТОЯВШИМИСЯ ПОВЕДЕНЧЕСКИМИ СТЕРЕОТИПАМИ И ПРИВЫЧКАМИ. В течение всего дня именно они в значительной степени влияют на наши слова, действия и ответные реакции. Взаимосвязь между поведенческими стереотипами и образом жизни очень сильна: успешные, счастливые люди, как правило, обладают позитивными, полезными привычками, тогда как неудачники и пессимисты находятся во власти поведенческих шаблонов, создающих дискомфорт и мешающих добиваться желаемых целей.

Одной из самых важных и эффективных привычек является навык свободного, незашоренного мышления. Чтобы научиться мыслить именно так, старайтесь регулярно задавать себе следующий вопрос:

«Есть ли в моей сегодняшней жизни нечто такое, что я, с моим нынешним опытом, уже не стал бы повторять, случись мне “отмотать пленку назад”?»

Для начала проанализируйте свои взаимоотношения с другими людьми – как личные, так и профессиональные. Вынуждены ли вы сейчас тратить на поддержание этих отношений время, усилия или средства, которые вы предпочли бы сэкономить, если бы знали раньше, как будут развиваться события?

Теперь взгляните на свою карьеру или бизнес. Как по-вашему, та организация, где вы сейчас работаете, или та должность, которую вы сейчас занимаете, – соответствуют ли они вашим качествам, умениям и способностям? Есть ли у вас деловые связи (будь то на уровне вашего отдела, департамента или компании в целом), которые исчерпали себя и уже не являются продуктивными? Если вы занимаетесь собственным бизнесом, продолжаете ли вы до сих пор предлагать клиентам ту или иную продукцию либо услуги, от которых, с вашим сегодняшним опытом, предпочли бы отказаться? Работаете ли вы в данный момент в том сегменте рынка, который стал для вас нежелательным? Есть ли у вас клиенты или сотрудники, от которых в настоящее время вы предпочли бы избавиться? Используются ли в вашей фирме бизнес-процессы, которые вас уже не устраивают? Применяются ли в ней те или иные каналы дистрибуции либо маркетинговые стратегии, которые утратили свою значимость?

Если хотя бы на один из вышеперечисленных вопросов вы ответили утвердительно, перед вами автоматически возникает новый вопрос, непосредственно связанный с первым: почему же вы до сих пор работаете в этой компании или на этой должности? Почему поддерживаете давно изжившие себя отношения? Почему по-прежнему реализуете данную продукцию или оказываете данные услуги? Почему продолжаете работать на этом рынке или с этими клиентами? Почему до сих пор не избавились от этих сотрудников? Почему все так же используете эти бизнес-процессы или стратегии? И так далее, и тому подобное…

Ни один более или менее здравомыслящий человек никогда не начнет предпринимать какие-либо шаги, если они хотя бы на первый взгляд не кажутся осмысленными. Когда мы устанавливаем отношения с другими людьми, нанимаем нового сотрудника, вкладываем деньги в какое-либо предприятие или приступаем к реализации определенной маркетинговой стратегии, мы делаем это потому, что убеждены: наши действия принесут нам пользу. Однако с течением времени наши потребности меняются. Становятся иными и внешние обстоятельства. То, что имело смысл вчера, не обязательно будет актуальным сегодня. И все же зачастую мы настолько погружены в повседневные заботы, что просто не замечаем происходящих перемен и в силу привычки продолжаем действовать по старинке.

Мышление «с чистого листа» позволяет нам выявить подобные изжившие себя поведенческие стереотипы в нашей жизни. После этого можно задать себе очередной вопрос: что же делать дальше? Как правило, ответ лежит на поверхности – необходимо избавиться от ненужных привычек и шаблонов и двигаться вперед. Конечно, бывают ситуации, когда все обстоит не так просто. Скажем, если супружеские отношения дали трещину, возможно, не следует рубить сплеча и сразу подавать на развод – почему бы вначале не обратиться за консультацией к специалисту, чтобы попытаться решить накопившиеся проблемы и вдохнуть в отношения новую жизнь? И все же во многих случаях намного разумнее в корне менять устаревшие, непродуктивные, а то и по-настоящему разрушительные аспекты личной жизни или бизнеса и перераспределять усилия в направлении, актуальном на сегодняшний момент.

Давайте вспомним уже приводившийся выше пример с одной из наших клиенток, которая решила отказаться от того, чтобы самостоятельно разносить по утрам пончики своим наиболее ценным партнерам по бизнесу. Приняв такое решение, она смогла высвободить десять часов в неделю и посвящать их выполнению приоритетных задач; во многом именно благодаря этому через десять месяцев ее доходы удвоились. Что интересно, прежде чем пойти на такой шаг, наша клиентка задала себе вопрос: стала бы она, с ее нынешним опытом, снова разносить пончики самостоятельно? Поразмыслив, женщина пришла к выводу, что эта стратегия, которую она использовала на заре своей карьеры для более тесного знакомства с клиентами, в конечном итоге помогла ей выделиться из общей массы конкурентов и в определенном смысле стала ее личным фирменным знаком. Поэтому она решила не прекращать эту практику, но несколько видоизменить ее, превратив из обычного устоявшегося стереотипа в тщательно продуманную стратегию. При этом время от времени она возвращается к рассмотрению этого вопроса, стараясь использовать механизм мышления «с чистого листа».

Чтобы научиться мыслить свободно, делать соответствующие выводы и действовать на основе этих выводов, требуются мужество и твердость. В процессе самооценки вы должны быть абсолютно честны сами с собой, а ваша решимость изменить ситуацию должна быть непоколебима.

Начните прямо сейчас. Заведите привычку регулярно задавать себе сформулированный выше ключевой вопрос: «Есть ли в моей сегодняшней жизни нечто такое, что я, с моим нынешним опытом, уже не стал бы повторять, случись мне “отмотать пленку назад”?» Тщательно анализируйте те направления и аспекты деятельности, в отношении которых ваш ответ будет утвердительным. Затем принимайте решение: либо изменить их так, чтобы они снова стали продуктивными, либо отказаться от них совсем. Устранив отрицательные, неэффективные или вовсе деструктивные факторы и заменив их новыми, позитивными элементами, вы сможете достичь потрясающих результатов. Вы почувствуете прилив сил, обретете душевный комфорт, а прилагаемые вами усилия будут приносить гораздо бльшую отдачу.

Практическое упражнение

1. Каковы наиболее важные для вас цели?

2. Проанализируйте свою личную жизнь. С вашим нынешним опытом, случись вам «отмотать пленку назад»:

а) стали бы вы вновь устанавливать отношения с теми или иными людьми;

б) стали бы вы вновь заводить те или иные привычки, касающиеся вашего здоровья, физического состояния, питания и образа жизни в целом?

в) стали бы вы вновь тратить время, деньги и нервы на те или иные начинания?

3. Проанализируйте свою коммерческую деятельность. С вашим нынешним опытом, случись вам «отмотать пленку назад»:

а) стали бы вы вновь предлагать клиентам ту или иную продукцию либо услуги;

б) стали бы вы вновь работать в том или ином сегменте рынка;

в) стали бы вы вновь работать с теми или иными клиентами;

г) стали бы вы вновь применять те или иные технологии сбыта;

д) стали бы вы вновь использовать те или иные каналы дистрибуции;

е) стали бы вы вновь нанимать, продвигать по службе тех или иных сотрудников либо поручать им те или иные задачи;

ж) стали бы вы вновь использовать те или иные бизнес-процессы либо методики;

з) стали бы вы вновь применять те или иные маркетинговые стратегии;

и) стали бы вы вновь использовать те или иные операционные системы;

к) стали бы вы вновь применять те или иные технологические процессы;

л) стали бы вы вновь вступать в те или иные товарищества, совместные предприятия либо инвестиционные проекты;

м) стали бы вы вновь принимать участие в тех или иных коммерческих проектах?

4. Какие шаги вы намерены предпринять в самое ближайшее время в результате прочтения этой главы?

Наша суть отражается в наших повторяющихся действиях. Отсюда следует, что совершенство есть не действие, а привычка.

Аристотель

Имеете ли вы обыкновение перепоручать другим работникам выполнение тех обязанностей, которые не требуют максимального использования вашего собственного времени и усилий?

Существуют ли резервы для усовершенствования в области перепоручения функций?

В этой главе анализируется процесс грамотного делегирования полномочий. Весьма важно научиться передавать другим выполнение определенных задач, чтобы вы могли сосредоточить собственные усилия на нескольких ключевых направлениях, имеющих первостепенное значение для вашей карьеры или бизнеса. Практическое упражнение в конце главы описывает пошаговую процедуру вычленения конкретных задач, которые можно перепоручить другим, выбора подходящих сотрудников, а также установления контроля над тем, как они выполняют задания, и обеспечения их необходимыми ресурсами.

ДЛЯ ВСЕХ НАС ВРЕМЯ – НАИБОЛЕЕ ЦЕННЫЙ РЕСУРС. При этом в каждый конкретный день каждый из нас располагает одинаковым количеством времени. Тогда почему же некоторым людям удается успевать больше, чем другим?

Ответить на этот вопрос несложно. Всякий работник с высокой производительностью труда прекрасно понимает, насколько важно уметь добиваться максимального результата при минимальных затратах, и старается всячески развивать в себе это умение.

Существует масса способов наиболее эффективно использовать свое время, и в следующих двух главах мы подробнее остановимся на каждом из них.

Что же касается данной главы, то в ней мы поговорим о том, как оптимизировать свою деятельность за счет передачи другим сотрудникам тех или иных ваших обязанностей; для этого рассмотрим десять ключевых принципов эффективного делегирования полномочий.

Сосредоточьте собственные усилия на выполнении наиболее продуктивных функций

Прочтя предыдущие главы, вы научились разделять выполняемые функции на наиболее и наименее продуктивные. Используя закон Парето и сведения о собственной почасовой ставке труда, вы можете определить наиболее «прибыльные» направления деятельности и посвятить именно им свое время и усилия, перепоручив выполнение остальных функций другим сотрудникам либо вообще упразднив часть этих обязанностей. Чтобы выявить те задачи, от которых следует отказаться в принципе, необходимо уметь свободно, гибко мыслить, то есть овладеть типом мышления «с чистого листа». Все эти навыки помогут вам прояснить ситуацию и впоследствии решить, какие операции и обязанности следует делегировать другим сотрудникам. Эффективное перепоручение обязанностей позволит вам разгрузиться и уделять больше времени тем занятиям, которые позитивнее всего влияют на вашу личную и деловую жизнь.

Делайте лишь то, что лучше всего умеете делать только вы; остальные функции передавайте другим

Из первого принципа непосредственно вытекает второй: делайте лишь то, что лучше всего умеете делать только вы, а выполнение остальных необходимых задач поручайте другим. Весьма вероятно, что за ту работу, которую вы способны делать лучше остальных, но поручите ее другому, вы будете готовы платить ему свою почасовую ставку.

Этот второй ключевой принцип можно сформулировать и несколько иначе: «Перепоручайте все задачи, выполнить которые способны сотрудники, чья почасовая ставка оплаты меньше вашей (реальной или желаемой)». К примеру, если вы стремитесь добиться годового дохода $100 000, то передавайте другим сотрудникам все функциональные обязанности, за которые вы не согласились бы платить по $50 в час. Благодаря этому вы сможете высвободить время и сосредоточить усилия на тех задачах, которые стят оплаты $50 в час или больше. И помните: если вы тратите время и усилия на выполнение задач меньшей стоимости, значит, вы используете их неэффективно.

Перепоручайте конкретные задачи тем сотрудникам, которые способны справиться с ними наиболее успешно

Определившись с кругом полномочий, которые вам следует делегировать, необходимо найти конкретного сотрудника для выполнения этих обязанностей. Если вы поручите ту или иную ответственную задачу человеку, неспособному с нею справиться, то тем самым заведомо обречете его на провал и в конечном итоге будете разочарованы сами.

Это не означает, что подходящий специалист обязательно должен быть таким же квалифицированным, как вы. Просто он должен обладать достаточными навыками и опытом, чтобы суметь эффективно выполнить именно эту, порученную ему задачу. Старайтесь выбирать соответствующих людей как можно тщательнее – в этом заинтересованы не только они, но и, естественно, вы сами.

Формулируйте задачу предельно четко

Постарайтесь как можно яснее представить себе, какой конечный результат вы ожидаете получить от выполнения вашего поручения. Затем как можно более четко разъясните это сотруднику, которому вы даете задание. Попросите его повторить ваши слова, чтобы понять, насколько правильно он уяснил себе поставленную задачу. Если его высказывания не вполне совпадают с вашими ожиданиями, еще раз подробно объясните ему неверно понятые моменты и снова попросите повторить формулировку. До тех пор, пока вы оба не будете иметь единого представления о сути порученного дела, шансы на успех останутся минимальными.

Кроме того, не поленитесь втолковать сотруднику, почему эта задача является такой важной. Если вы скажете лишь о том, ЧТО нужно сделать, но не объясните, ЗАЧЕМ это нужно сделать, ваше поручение будет звучать сухо и не дойдет до сознания человека. Ведь вы же хотите, чтобы он был внутренне заинтересован выполнить поставленную задачу максимально эффективно. А эта внутренняя заинтересованность может появиться лишь в том случае, если сотрудник осознает всю важность порученного ему дела.

Установите конкретный срок выполнения задачи

Необходимо четко озвучивать конкретный срок выполнения поручения. Избегайте расплывчатых формулировок типа «где-то на следующей неделе» или «когда сможете, тогда и сделаете». Такая постановка вопроса не пойдет на пользу ни вам, ни вашему сотруднику. Если срок не оговорен однозначно, человек вряд ли будет считать поставленную задачу действительно важной, и ее выполнение может очень затянуться. В итоге оба вы будете разочарованы.

Определите промежуточные контрольные показатели процесса

И вам, и вашему сотруднику будет гораздо проще, если вы сможете поэтапно отслеживать процесс выполнения поручения. Каким образом это делать? Договоритесь заранее о ключевых показателях, по которым вы будете периодически проверять ход этого процесса.

Согласуйте перечень ресурсов, необходимых для выполнения задачи

При делегировании полномочий другому сотруднику весьма важно обеспечить ему наличие всех ресурсов, необходимых для эффективного выполнения поставленной задачи.

Безусловно, вы напрямую заинтересованы в том, чтобы порученное дело было успешно завершено. Только в этом случае вы сможете повысить самооценку сотрудника, перед которым ставите конкретную задачу, и спокойно сосредоточить собственные усилия на наиболее продуктивных направлениях деятельности. Для этого требуется четко определить перечень необходимых ресурсов и обеспечить их наличие. Например, если вы поручаете человеку подготовить презентацию инвестиционного предложения для группы потенциальных инвесторов, ему могут понадобиться соответствующие аналитические материалы и материально-техническое обеспечение.

Следует детально обсудить с сотрудником этот важнейший аспект и достичь полного согласия в отношении перечня и объема требуемых ресурсов, а затем принять меры к тому, чтобы они были в наличии.

Оговорите с сотрудником, какие последствия будет иметь выполнение или невыполнение данного поручения

Какие позитивные последствия будет иметь успешное выполнение работником данного ему поручения? Известно ли это самому сотруднику? Имеет ли это значение лично для него? Может ли это послужить для него дополнительным стимулом? Последствия сами по себе не обязатльно должны быть грандиозными, однако необходимо, чтобы сотрудник считал их значимыми для себя лично. В противном случае вряд ли можно рассчитывать на максимальную отдачу. Психологическая мотивация – вот фактор, играющий в данном контексте важнейшую роль.

Но чт вы намерены сделать, если поручение не будет выполнено должным образом? Опять же, имеет ли это значение лично для сотрудника? Здесь тоже психологический фактор оказывается важнее интеллектуального.

Проведите с человеком откровенную беседу, касающуюся соответствующих последствий. Выразите готовность рассмотреть его предложения. Не исключено, что те аспекты, которые, как вам кажется, очень важны для работника, на самом деле имеют значение только для вас. В связи с этим необходима такая постановка вопроса, при которой вы оба будете заинтересованы в достижении намеченного результата.

Затем, когда порученная работа будет закончена (либо не закончена к оговоренному сроку), обязательно сдержите свое слово в отношении обещанных последствий. Не выполнив данные обещания, вы тем самым создадите условия для возникновения недоверия к вам, и в будущем вам будет гораздо труднее добиваться от других эффективного решения поставленных задач.

Составьте соответствующее письменное соглашение с сотрудником

Прежде чем сотрудник приступит к выполнению поручения, необходимо предварительно решить еще один важный вопрос. В частности, следует задокументировать все вышеописанные аспекты, связанные с поручением, в виде письменного соглашения. Затем каждый из вас должен поставить под ним свою подпись. С психологической точки зрения этот завершающий шаг закрепляет ваше единое понимание проблемы и налагает на вас обоих соответствующие обязательства.

Будет весьма неплохо, если текст письменного соглашения подготовит непосредственно сам сотрудник, которому вы поручаете выполнить поставленную задачу. Фактически это единственный по-настоящему надежный способ добиться полного взаимопонимания в отношении данного конкретного поручения. Не удивляйтесь, если первый проект документа будет не вполне соответствовать вашим ожиданиям. В определенном смысле это даже хорошо – ведь в этом случае все неувязки можно будет устранить заблаговременно, пока человек еще не приступил к делу. Кроме того, следует помнить, что именно вы должны обеспечить сотруднику все условия, необходимые для успешного выполнения поручения.

Следите за ходом выполнения поставленной задачи

Ни в коем случае нельзя поступать по принципу «поручил – и забыл». Эффективная передача функциональных обязанностей отнюдь не предполагает полного сложения с себя полномочий. Выше уже говорилось о необходимости установить конкретные сроки и определить промежуточные контрольные показатели, отражающие процесс выполнения задачи. Не забывайте об этом. Разработайте механизм, позволяющий вам контролировать ход выполнения задачи исходя из согласованных сроков и контрольных показателей. Такой подход позволит вам выявлять и устранять любые проблемы в зародыше, прежде чем они разрастутся настолько, чтобы поставить под угрозу весь проект.

В завершение остановимся еще на нескольких моментах, касающихся эффективного делегирования полномочий.

Во-первых, все, о чем идет речь в этой главе, применимо только к тем передаваемым функциям, которые относительно сложны. Скажем, в случае с нашей клиенткой, перепоручившей студенту разносить каждое утро пончики (см. главу 9), использование вышеописанной процедуры стало бы «стрельбой из пушки по воробьям». Тем не менее изложенные ключевые принципы в целом являются универсальными, и использовать их нужно гибко, исходя в каждом конкретном случае из обычного здравого смысла.

Во-вторых, применение этих принципов на практике во многом будет зависеть от компетентности и опыта того сотрудника, которому вы перепоручаете свои функции. К примеру, в профессиональном бейсболе менеджер команды никогда не предложит питчеру сделать удар вместо бьющего, ибо не питчера это дело.

В-третьих, постарайтесь избежать ловушки, в которую попадают многие предприниматели. В частности, не отказывайтесь от идеи делегирования полномочий лишь по той причине, что среди ваших собственных сотрудников нет человека, подходящего для выполнения требуемой задачи. Успешные предприниматели активно используют стратегию аутсорсинга. Можно, конечно, самостоятельно корпеть над подготовкой слайдов в PowerPoint для маркетинговой презентации, невзирая на то, что вы не очень сильны в этом деле и что этот процесс может в итоге отнять у вас кучу времени. А можно пойти по пути аутсорсинга, поручив эту задачу независимому подрядчику, который как раз специализируется на оказании подобных услуг. В результате слайды окажутся гораздо более качественными, а вы сможете более продуктивно потратить свое время, посвятив его выполнению других функций, в которых вы разбираетесь лучше.

И наконец, даже если вышеописанная процедура покажется вам чересчур хлопотной и нецелесообразной с точки зрения соответствующих затрат, все равно попробуйте применить ее на практике. Чтобы научиться грамотно делегировать полномочия, нужно время (как, впрочем, и для овладения любым другим навыком). Но если вы проявите упорство, то в конечном счете производительность вашего труда возрастет на порядок, и вы сами поразитесь тем результатам, которых благодаря этому достигнете.

Практическое упражнение

1. Какие функциональные обязанности или вопросы не требуют максимального использования вашего собственного времени и усилий, но при этом важны для бизнеса? Готовы ли вы перепоручить решение этих вопросов другому сотруднику?

2. Какими навыками и опытом должен обладать сотрудник, чтобы эффективно выполнять данные обязанности и решать данные вопросы? Знаете ли вы конкретного человека, обладающего соответствующими навыками и способного взять на себя перепоручаемые обязанности? Это может быть либо ваш сотрудник, либо независимый подрядчик, который готов работать на основе аутсорсинга.

3. Удалось ли вам четко сформулировать суть задачи, которую вы планируете поручить другому сотруднику? Составьте подробное описание результатов, которых вы ожидаете после успешного выполнения задачи.

4. Определили ли вы конкретный срок выполнения поручения? Наметили ли вы те промежуточные контрольные показатели (результаты), на основе которых будете отслеживать ход выполнения задачи?

5. Какие ресурсы понадобятся для эффективного выполнения поручения?

6. Какие последствия будет иметь для работника успешное выполнение (или невыполнение) поставленной задачи?

7. Какие шаги вы намерены предпринять в самое ближайшее время в результате прочтения этой главы?

В своих взаимоотношениях с людьми не забывайте, что имеете дело не с логично рассуждающими созданиями, а с созданиями эмоциональными…

Дейл Карнеги