Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач Хёрст Марк
Mark Hurst
BIT LITERACY
Productivity in the Age of Information and E-mail Overload
Good Experience Press
Издано с разрешения автора и Creative Good, Inc.
На русском языке публикуется впервые
© Creative Good, Inc. 2007, 2013. All rights reserved
© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2014
Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.
© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес (www.litres.ru)
Эту книгу хорошо дополняют:
Как привести дела в порядок
Дэвид Аллен
Работай меньше, успевай больше
Керри Глисон
Формула времени
Глеб Архангельский
Избавь свою жизнь от хлама!
Эндрю Меллен
Будда чувствует себя так же уютно в цепях цифровой ЭВМ и в шестернях коробки передач мотоцикла, как и на вершине горы или в лепестках цветка[1].
Роберт Пирсиг,«Дзен и искусство ухода за мотоциклом»
Предисловие
В пять лет я впервые познакомился с цифровым миром. Это был 1978 год, мой отец служил на Тихом океане флотским офицером, а я ходил в детский сад на Филиппинах, в заливе Субик. Однажды наш учитель пригласил в класс гостя – человека в морской форме, который принес с собой большой ящик, похожий на телевизор, и поставил его на стол. Мы собрались вокруг него, глядя на мерцающий экран. Я просто остолбенел: каждые несколько секунд в разных местах экрана появлялись светящиеся квадратики. Моряк предложил нам прикоснуться к экрану.
Мы с одноклассниками потыкали в экран, ожидая, что компьютер обновит набор фигур. Когда это произошло, я увидел, как прямо под моим указательным пальцем появился ярко окрашенный прямоугольник. Это была поразительная, вызывающая бурю эмоций минута: как компьютер узнал, что я ждал появления фигуры именно тогда и именно там?
Нас познакомили всего лишь с простейшей программой, предназначенной для демонстрации в классе, но для меня этот момент стал поворотным. Я чувствовал, что касаюсь не просто экрана, не просто светящихся оптических волокон. Я почти физически ощущал связь с чем-то более глубоким, расположенным за монитором, динамичным и чутким, почти живым. Так началось мое увлечение цифровыми технологиями – увлечение длиною в жизнь.
Я рос, когда технологии как раз формировались, и был знаком со многими компьютерами, видеоиграми и другими цифровыми устройствами. Но когда я начал изучать компьютерные науки в Массачусетском технологическом институте, форму стало обретать нечто новое и принципиально отличное от всего остального – интернет. Прошло несколько лет, в течение которых я стал свидетелем распространения электронной почты и интернета в своем окружении: семья, друзья, одногруппники – все быстро приспособили эти новые инструменты к своим нуждам.
Сейчас, в 2014 году, миллиарды людей по всему миру пользуются интернетом, в том числе миллионами сайтов и мобильных приложений и несколькими миллиардами электронных адресов. Компьютеры, смартфоны, планшеты и множество других устройств способны соединить людей друг с другом по сети, потоки информации от устройства к устройству льются бесконечно и с самыми разными целями. Это электронные письма, тексты, телефонные звонки, фотографии, видео, встречи, уроки, игры, музыка – и так далее, и так далее. И все эти данные состоят из крохотных электрических импульсов, обозначенных единицами и нолями – это биты, сокращение от словосочетания binary digit (двоичный разряд)[2]. Все цифровое, то, что вы читаете, видите и используете на компьютере или другом цифровом устройстве, состоит из битов: и электронные письма, и веб-страницы, и мобильные приложения, и таблицы, и музыка, и фильмы – словом, всё.
Популярность и доступность битов, которую обеспечивает интернет, породила как возможности получения нового опыта, новых инструментов и услуг, так и новый кризис. Мы перегружены множеством битов – повсюду и всегда. В последние годы я стал замечать, что большинство людей не знают, что делать с этим нескончаемым потоком, и в итоге страдают от этого. Миллионы живут в стрессе, их работа становится менее эффективной, наносится урон и личной жизни. Такие люди встречались мне на собраниях, конференциях, в аэропортах – все они бежали на следующую встречу, обращая внимание только на электронную почту или сотовый телефон, у них всегда был тревожный, рассеянный взгляд, и они оказывались слишком заняты, чтобы поговорить, подумать, отвлечься и насладиться жизнью. И эта проблема только усугубляется: постоянно появляется все больше писем, все больше разнообразных битов. Чтобы спасти этих людей, их семьи, их работодателей, чтобы не впустую тратить время и деньги, необходимо найти альтернативный способ справляться с битами.
И такой способ есть. Я называю его цифровой грамотностью. Именно цифровая грамотность позволяет жить и работать с битами более продуктивно и без ущерба для работы и личной жизни. Она окажется полезной любому пользователю, независимо от его профессии, возраста, используемого компьютера или другого устройства, загруженности битами. Нужно только изучить основные навыки и применить их на практике. Как и любая другая грамотность, грамотность цифровая дает преимущества на всю жизнь и при этом не требует специальных программ или дорогостоящего оборудования. Основные ее принципы можно применить к любой ситуации и к любой технологии, связанной с битами.
Важность таких навыков в современном мире трудно переоценить. Биты окружают нас повсюду, и их количество увеличивается ежедневно. Они изменили мир так, как никакая другая технология, возможно, со времен изобретения бумаги. Мы живем не в индустриальном, не в атомном и не в космическом веке – наступила эпоха битов. Те, кто знает, как работать с ними, будут идти в ногу с веком. Те же, кто этого не умеет, будут все дальше и дальше откатываться назад в любой профессии, в любом занятии, куда уже проникли биты.
Эта книга приглашает вас получить контроль над битами, овладев методами и навыками цифровой грамотности. Эти навыки вы должны усвоить сами – никакие программы, сайты или устройства за вас здесь не поработают. Я постарался максимально облегчить понимание того, зачем и как начать осваивать цифровую грамотность. Глава 1 начинается с описания битов и их уникальных характеристик, которые вызвали такие серьезные изменения возможностей и проблем. Глава 2 объясняет, почему вы обязаны выработать решение, а глава 3 описывает само решение – пустоту. Говоря вкратце, владеющие цифровой грамотностью пользователи должны оставить биты в покое.
С главы 4 начинается описание метода – ряд последующих глав будут посвящены основным навыкам, необходимым для цифровой грамотности: управлению электронной почтой, спискам дел, медиадиете и фотографиям, созданию битов и выбору для них правильного формата файлов, а также именованию и хранению файлов. В главе 12 перечисляются другие важные инструменты и умения, которые нужно освоить, и, наконец, в главе 13, «Будущее цифровой грамотности», я описываю, почему, на мой взгляд, знакомство с ней будет иметь все большее значение.
Часть I
Контекст
Глава 1
Биты
Биты – вещь тяжелая, хотя физического веса они не имеют. Биты – электронные данные, которые текут туда и обратно по нашим почтовым ящикам, сотовым телефонам, браузерам и т. д. Они представляют собой огромную тяжесть для всех, кто их использует. Неважно, сколько в ноутбуке электронных писем – одно или тысячи, на его вес это не повлияет. Но для человека, которому придется с этими письмами разбираться, разница огромна. Когда биты появляются в больших объемах – а так бывает часто, – это изматывает ментально и эмоционально, требует постоянного внимания и занятости.
Сегодня биты возникают повсюду, что заставляет нас чувствовать напряжение. Увеличился трафик электронной почты, широко распространились компьютеры и другие устройства, нашу речь наводнили новые аббревиатуры и технические термины, и для многих это представляет проблему. Об «информационной перегрузке» судачат у офисного кулера, на нее жалуются в прессе. В мировой экономике полно перегруженных работников: они утомлены, их производительность снижается, и в итоге чрезмерное количество битов и неспособность с ними справиться делают их несчастными. Директора и учителя, дизайнеры и врачи, студенты и пенсионеры – миллионы людей по всему миру страдают от цифровой перегрузки, и эту проблему нужно срочно решить.
Как? Овладев цифровой грамотностью – новыми навыками управления битами. Именно так можно преодолеть препятствия перегрузки и подняться на вершину профессии, а также научиться наслаждаться жизнью: уменьшить стресс, укрепить здоровье, получить больше времени на общение с семьей и друзьями. Цифровая грамотность дает бльшую эффективность и снабжает навыками для будущего.
Однако большинство пользователей не понимают, что нужно осваивать новые методы, – ведь они уже знают, как пользоваться цифровыми устройствами. Долгое время их учили только так называемой компьютерной грамотности – последовательности простых действий в программах: как нажимать на кнопки, выходить в меню, открывать и закрывать файлы. В 1980-е, во времена, предшествовавшие интернету, когда компьютерами пользовались в основном как продвинутыми печатными машинками, этого было достаточно. Но в цифровую эпоху этих знаний мало – прежний взгляд на мир устарел.
Сегодня и сами цифровые устройства, и их программное обеспечение имеют намного меньшее значение, чем те биты, с помощью которых они работают. Биты больше не ограничены пределами компьютера. Они перетекают из одного компьютера в другой, а также на другие разнообразные устройства. Дикими дугами они могут хлынуть по интернету в любой момент – из компьютеров, фотоаппаратов, смартфонов и планшетов они попадают в почтовые ящики, на веб-страницы, на облачные серверы и лишь на время успокаиваются там в ожидании следующего кругосветного путешествия. Биты, а не программы, – вот что сейчас важнее всего.
Мир изменился, но большинство этого пока не осознает. Миллионы пользователей высоких технологий пытаются выжить в новом мире битов, владея лишь навыками компьютерной грамотности. Они знают, как отправить почту или распечатать документ, но бессильны против лавины входящих битов. Не умея управлять битами, такие люди просто похоронены под ними, и не потому, что биты – это злая или разрушительная сила (отнюдь нет). Пользователи просто применяют не те навыки или не тот тип мышления.
Хотя многие профессии на вид никак не связаны с компьютерными технологиями, на поверку оказывается, что повседневная рабочая и частная жизнь многих их представителей непосредственно зависит от взаимодействия с битами. Недавно я познакомился с одной женщиной – аналитиком крупной некоммерческой организации, которая борется с бедностью в мире. Хотя эта профессия далека от компьютерных технологий, моя новая знакомая постоянно ощущает цифровую перегрузку, что очень мешает ее деятельности. Она призналась, что по вечерам, уже придя домой с работы, постоянно проверяет свою электронную почту. Нет ей покоя и в выходные, и в отпуске. И этот случай не единичен. Биты наводнили почти все сферы деятельности, все отрасли коммуникации, торговли, логистики и развлечений. Они пришли и не собираются уходить, так что придется научиться с ними жить.
Некоторые ошибочно пытаются охватить все биты сразу, их стиль жизни можно описать как «всегда в сети». Например, в аэропортах часто можно встретить такой типаж – Занятой Человек. В руках у него новейший гаджет, на котором он просматривает сообщения, или же он что-то бубнит в мобильный телефон, когда несется по терминалу, не обращая внимания на окружающих. Картина стресса и напряжения! Занятому Человеку такая ситуация в каком-то смысле даже нравится – ведь таким образом он доказывает свою важность. Чем больше битов сваливается на него, тем более срочная у него работа, а срочность в его понимании равна важности. Кроме того, это хороший повод для оправдания, если он опаздывает на совещание или грубо себя ведет: ведь причина в том, что он был «на пределе». Однако, вопреки видимости, такой режим работы нельзя назвать ни эффективным, ни даже жизнеспособным. Срочность и торопливость – не помощники в управлении битами.
Есть и такие люди, которые безучастно реагируют на заполнение их жизни битами, возможно, даже не воспринимая это как проблему, которую надо решать. Никто не учил их иному, так что нельзя обвинять таких людей в том, что они молча и без эмоций наблюдают, как их ящик переполняется тысячами посланий. Но и пассивность – не решение проблемы. Биты накапливаются, и пользователь постепенно начинает терять контроль над ситуацией, никак не может ею овладеть. Чем больше битов, тем больше требуется времени и внимания: нужно просмотреть больше писем, прочитать больше веб-страниц, загромоздить компьютер множеством файлов. В результате пользователь, чувствуя перегруженность работой, начинает отдавать битам часть времени, которое следовало потратить на семью: проверяет почту за обедом, крутит в руках смартфон на футбольном матче сына.
И у Занятого Человека, и у пассивного пользователя корень проблемы общий: они не знают о тяжести битов или не признают этого факта. Биты остаются тяжелыми и если потреблять их слишком много, и если пытаться их игнорировать. Полезно знать и о других свойствах битов. Судя по этим свойствам, биты – принципиально новый материал, который представляет новые проблемы и возможности. Их нужно полностью понять и проникнуться к ним уважением – как к бумаге, стали или пороху, – чтобы они могли приносить пользу.
Для сравнения давайте рассмотрим качества бумаги – материала, который, как часто утверждается, заменяет биты. Бумага – носитель данных уже тысячи лет, и за это время мы смогли оценить сполна ее многочисленные преимущества – например, низкую стоимость и прочность. Блокнот на пружине, который продается за несколько центов, может содержать множество записей от руки, и даже если уронить его на пол, то слова останутся на бумаге (в отличие, например, от документа на ноутбуке). Более того, о бумаге можно забыть на целые десятилетия – никакого апгрейда не потребуется. Чтобы прочесть текст на бумаге, нужен только слабый свет и никакого другого источника энергии.
Бумага физически занимает некоторое пространство, что способствует элегантности «пользовательского интерфейса»: переворачивать страницы и писать слова легко и интуитивно понятно, а сопутствующие технологии – к примеру, скрепки и закладки – всегда совместимы. Наличие физического размера дает бумаге и другое преимущество: сложно игнорировать перегрузку. Большая пачка отчетов, чеков или журналов может долго лежать на столе или тумбочке, пока ее не унесут, но физический вес вновь напомнит о количестве материала. Конечно, перегруженность бумажной информацией тоже возможна, но, по крайней мере, она сопровождается знакомыми свойствами реального мира.
Однако очевидные недостатки бумаги – затраты времени, энергии и материала, которые требуются для ее производства и транспортировки. Бумага – очень специфический набор атомов. Некоторые из них – продукты переработки деревьев, другие (чернила и клей) производятся синтетически и размазываются по поверхности. Чтобы транспортировать получившееся сочетание атомов бумаги (скажем, кипу газет) к месту назначения, в перевозящем автомобиле требуется сжечь еще более дорогие атомы топлива.
Биты отличаются от бумаги практически во всех отношениях. Во-первых, они не убивают деревья. Хотя компьютерное железо может наносиь вред окружающей среде, сами биты сделаны всего лишь из электронов – крохотных импульсов, не имеющих физического веса, а потому они не занимают сколько-нибудь заметного пространства. Это поразительное преимущество: практически бесконечное количество информации можно хранить без какого-либо физического увеличения пространства или веса! А скорость их передачи такова, что биты способны облететь мир за несколько секунд, и все, что для этого требуется, – немного электричества для отправки сигнала. Очень просто создавать их в большом объеме. Один клик – и рассылка или обновление сайта становятся за несколько секунд доступны миллионам без всякого печатного пресса или почтового грузовика. Оказавшись на сайте или в почтовом ящике, биты воспроизведутся в таких же словах и графике, в точно таких же цветах и останутся неизменными год за годом, не выцветая, пока их не удалят.
У битов, таким образом, есть уникальные свойства, которые можно обратить нам на пользу: они сверхмалы, сверхбыстры, легко доступны, легко создаются, копируются и делятся практически в бесконечном количестве. Они защищены от времени и не подчиняются ограничениям расстояния и пространства. Однако на практике биты ведут себя во многом парадоксально: они не имеют веса, но могут тяготить нас; они не занимают пространства, но всегда кажется, что их целое нагромождение; они создаются за доли секунды, но могут существовать вечно; они быстро перемещаются, но при этом могут отнимать кучу времени[3]. Не обращать внимания на эти парадоксы, избегать их нельзя: это неминуемо приведет к перегрузке. Цифровая грамотность учит принимать их как данность и работать с ними, чтобы обрести контроль над битами.
Глава 2
Пользователи
Многие знают о своей перегруженности, но при этом не понимают, что сами могут добиться успеха в управлении битами. Чтобы освободиться от перегрузки и возникающих из-за нее проблем, пользователи должны самостоятельно прийти к цифровой грамотности. И это значит не просто принять решение измениться – требуется активная работа с битами на новый лад. Научиться необходимым навыкам не так сложно, но для многих это может оказаться непреодолимым барьером.
Подавляющее большинство пользователей уверенно работают с технологиями только на знакомой территории распространенных программ и функций. Их рабочих привычек достаточно, чтобы справляться с повседневными задачами, которые они считают для себя пределом. Перспектива двигаться дальше, чтобы совершенствовать свои навыки, приводит таких людей в замешательство, они считают, что такой рост не для них. Я часто слышал, как люди извиняющимся тоном произносят, что они «не разбираются в компьютерах», как будто у них есть какие-то врожденные недостатки, мешающие эффективной работе с технологиями. К сожалению, это заблуждение встречается очень часто. Проблема в неудачных инструментах, которые приходится использовать, и в отсутствии цифровой грамотности. Именно потому овладеть технологиями может быть так сложно.
Другие пользователи более уверены в своих способностях – они знают, что при желании могут измениться, но считают, что на это у них нет времени. Они продолжают выглядеть как Занятые Люди, перегруженные битами, которые надеются, что всюду успеют, если побегут еще чуть-чуть быстрее. Выкроить минуту, чтобы овладеть новыми навыками, кажется им слишком затратным вложением, даже если результаты проявятся моментально и будут помогать им всю жизнь.
Хотя эти два типа очень разнятся, у них есть кое-что общее: они живут по инерции, никогда не пытаясь управлять битами. Плывя по течению или несясь в разные стороны, они оказываются в ловушке, подчиняются капризам технологии и при этом слишком напуганы или заняты, чтобы изменить ситуацию. Кроме того, большинство считает, что повышение их производительности входит в задачу индустрии компьютерных технологий. Таким образом, они ожидают, что от перегрузки их избавит кто-то извне.
Индустрия компьютерных технологий, в свою очередь, видит в этом отличную рыночную возможность и с энтузиазмом предлагает на продажу решения проблем. Смысл таков: перегрузка – это технологическая проблема, так что решение состоит в еще большей технологичности. «Оставьте это нам, – говорят пользователям компьютерные компании. – Купите наши решения и все многочисленные дополнения к ним, и мы о вас позаботимся». Пусть те, кто многие годы добросовестно обновлял все свои программы и устройства, подумают, сдерживает ли индустрия свои обещания.
Хотя для работы с битами нужны и «железо», и программы, ни одна технологическая компания не владеет средством борьбы с цифровой перегрузкой. К сожалению, слишком редко проводится мысль, что индустрия компьютерных технологий не занимается повышением производительности труда. Ее цель – продавать все больше своей продукции. Допустим, некоторые компании делают продукты лучше, чем остальные, и некоторые современные продукты действительно повышают производительность пользователей. Но для бизнеса производительность труда пользователей стоит на втором месте по сравнению с доходностью. Что бы ни заявляли в компании, списки функций и обновления предназначены для ее успеха, а не для успеха пользователей продукта. И я не обвиняю технологические компании – напротив, они играют важную роль в экономике и оказывают миру большую услугу, создавая полезные инновации. Дело лишь в том, что пользователи не должны считать, будто технологии могут обеспечить решение проблемы перегруженности. Иначе компании могут решить, что им больше нужны платежеспособные покупатели, чем продуктивные.
Только сами пользователи, и никто другой, несут ответственность за свою способность справляться с битами. Единственный способ обеспечить себе производительность – взять дело в свои руки, совершив важнейший шаг на пути к цифровой грамотности, столь же серьезный, как осознание тяжести битов. Это сознательное решение, которое требует почти коперниковской революции сознания: технология должна вращаться вокруг пользователя, а не наоборот. Да, инструменты важны, но эффективным будет такой пользователь, который пользуется этими инструментами свободно и по своему выбору, а не ограничивается предложениями какой-то компании. Достичь такого уровня свободы, конечно, труднее. Куда проще просто покупать и использовать все готовое, но перемены того стоят.
Цифровая грамотность – предложение всем пользователям обрести контроль над битами и стать эффективными в соответствии со своими желаниями. Да, это потребует времени и сил, но при этом не надо быть компьютерщиком-профессионалом, «разбираться в компьютерах». Кроме того, не понадобятся и дорогостоящие программы. Конечно, это не помешает, так что и пользователи из крупнейших корпораций, работающие на компьютерах – продукции своей компании, – могут развить полную цифровую грамотность. Цифровой грамотностью под силу овладеть и пожилым людям, которые выходят в интернет впервые в жизни. Еще важнее, что эти навыки могут и должны усвоить дети, которые вырабатывают себе привычки на всю жизнь. Их методы работы с битами повлияют на их жизнь и карьеру в значительно большей степени, чем на жизнь предыдущих поколений.
Кто может утверждать, что эти навыки не имеют значения? Только те, кто поклоняется технологиям как таковым. Это Занятой Человек, который демонстрирует всем гаджет последней модели как символ своего успеха, и многие технари, которые просто любят технологии. Модные технические словечки и увлечения, передовые функции, а прежде всего сложные структуры и системы – вот с чем интересно поиграть и о чем стоит написать в блог. Конечно, таким людям цифровая грамотность может казаться безнадежно устаревшей, слишком простой и не стоящей внимания.
Но именно простота – достоинство цифровой грамотности. Овладевшие ею вскоре поймут, что становятся более продуктивными, чем те, кто хочет идти в ногу с индустрией компьютерных технологий. Разница состоит в том, что эти пользователи предпочитают контролировать биты, а не передоверять это своим гаджетам.
Глава 3
Решение
Биты – вещь тяжелая, и научиться управлять ими во избежание перегрузки должны сами пользователи. Но как это сделать? В основе цифровой грамотности лежит простое решение, которое может быть применимо к любой ситуации, в которой фигурируют биты. Оно не требует резкого скачка сознания или комплексного подхода. Собственно, это единственное логически возможное решение.
Рассмотрим ситуацию. Биты перегружают пользователей всегда и везде, их количество растет. В результате перегрузки пользователи теряют продуктивность, испытывают стресс, и с этим надо что-то делать. Игнорирование проблемы не поможет: биты останутся тяжелыми, даже если мы сделаем вид, что не замечаем этого. Носиться же в попытках объять все биты сразу – тоже плохая идея. Занятой Человек – явление неэффективное, нездоровое, нежизнеспособное. Решение должно отличаться от двух этих стратегий поведения и быть при этом универсальным. Биты по сути своей бесконечны, и любое их бремя, с которым мы справимся сегодня, завтра только усилится. Таким образом, решение должно быть эффективным, жизнеспособным и реализовываться в мире бесконечного потока битов. Такое решение только одно:
Оставьте биты в покое.
Единственный способ существовать и даже благоденствовать в мире бесконечных битов – оставить их в покое. Здесь нужно кое-что пояснить, потому что эту фразу легко понять превратно. Во-первых, это не значит, что нужно все удалить – вряд ли такая стратегия эффективна. Однажды я проводил семинар, одна из участниц которого рассказала, что легко разбирается с входящей электронной почтой: когда ящик переполняется, она просто оставляет биты в покое и удаляет все сообщения – важные или нет, прочитанные или нет, – они исчезают и больше ее не беспокоят. Когда я выразил некоторые сомнения в достоинствах такого метода, она ответила: «Кому надо, напишет еще раз».
Еще одно возможное неверное толкование принципа «оставьте биты в покое» – полный отказ от них. Сломать систему и жить без электронной почты, мобильного телефона, цифрового фотоаппарата и доступа в интернет. Возможно, такой образ жизни кому-то и подходит, но точно не тем, кто работает в области цифровых технологий. Цифровая грамотность подразумевает использование битов, как любая дисциплина подразумевает использование соответствующего материала. Медитация – это борьба с отвлеченностью разума; живопись – это применение кисти; цифровая грамотность – это использование битов.
Цифровая грамотность состоит даже не в использовании меньшего количества битов. Напротив, ее цель – освободить пользователей настолько, чтобы они могли использовать как можно больше битов, но при этом не чувствовать никакой перегрузки. Точное количество используемых битов, которое к тому же изо дня в день отличается, не имеет значения. Важно понять, как лучше всего их использовать – нужным образом в нужное время. Перефразируя Экклезиаста, можно сказать, что есть время сохранять и время удалять; время включать и время выключать; всякому делу свое время. Но всегда нужно думать, каким образом можно оставить биты в покое. Иного способа выжить в мире бесконечных битов просто нет.
Иногда на семинарах я иллюстрирую цифровую грамотность на доске: рисую пустой квадрат, внутри него просто белое пространство. Потом я пишу внутри него слово. В квадрате сначала не было ничего, а сейчас там находится один предмет. Это слово хорошо видно.
Потом я рисую еще один квадрат того же размера и закрашиваю его маркером, так что белой доски не остается. И тут я спрашиваю аудиторию: как лучше всего передать сообщение в этом случае? Что будет, если просто написать новое слово? Я пишу его – и оно остается невидимым. Это всего лишь чернила поверх других чернил, которых и так слишком много. Нет контраста, который показал бы, что это за слово или хотя бы где оно. Я могу написать еще много слов, но все с тем же успехом: передать сообщение нельзя. Среда перенасыщена информацией, и никакие писания ничего не дадут. «Каково же решение?» – спрашиваю я.
Умный студент всегда найдет правильный ответ: возьмите ластик. Если я воспользуюсь ластиком в случае со вторым квадратом, который полностью закрашен чернилами, это наконец-то позволит мне передать информацию в этой загрязненной среде, удалив часть материала. Я могу написать ластиком слово или очистить часть доски, чтобы написать на ней новое слово; я могу даже полностью очистить весь квадрат так, чтобы читатель смог полностью сосредоточиться на следующем слове, которое будет там написано.
В условиях бесконечности битов единственный способ с ними справиться – взять ластик. Это и значит оставить биты в покое: всегда искать возможности удалить, отсрочить или отфильтровать биты, которые встают у нас на пути, иначе они будут накапливаться. Итак, альтернативное определение цифровой грамотности – постоянные попытки добиться пустоты в мире бесконечных битов[4].
Пустота лежит в основе цифровой грамотности, и это может беспокоить. Часто пустота воспринимается отрицательно: «из этого ничего не получится», «это совершенно пустая вещь». Мы предпочитаем что-то иметь, ведь мы живем в такой культуре, где, как ни крути, чем больше, тем лучше. Символ успеха – изобилие, которое измеряется в размерах и количестве: например, большие дома с множеством вещей. Это не моральное суждение, а замечание относительно приобретений. В мире конечных или скудных ресурсов мы часто оцениваем людей по тому, сколько они имеют.
В цифровом же мире, где размер и количество значат не так много, все иначе. Биты легко доступны каждому, у кого есть выход в интернет. Они подобны тем чернилам в закрашенном квадратике на доске: обретают смысл только при удалении части. Ограничены ресурсы не битов, а нашего времени и внимания, которые мы на них тратим. Успеха в цифровом мире можно достигнуть, если создать спокойное пустое местечко, где мы можем сконцентрироваться на тех битах, которые нам нужны, и тогда, когда они нам нужны.
Пустота приносит немедленную выгоду – возможность отдыха. Я называю это завершенностью, и этого чувства многие не испытывали долгие годы. Оно овладевало мной, когда я возвращался домой с последнего урока в учебном году, бросал все свои папки и записи в барбекюшницу на заднем дворе и зажигал спичку. Глядя, как бумаги и проекты превращаются в дым, я ощущал освобождение. Это было официальное начало лета, и для меня наступала завершенность. Больше никаких учебных дел, никакого бремени долгосрочных проектов, и можно не беспокоиться, где хранить старые бумаги! Все кончилось, я избавился от них.
Сейчас достичь завершенности все сложнее и сложнее: мы отвечаем на одно письмо, и тут же приходят еще два; мы заканчиваем один проект – и нам напоминают, что уже надо работать над следующим. Мы не успеваем послушать всю музыку и посмотреть все кино, которое загрузили, потому что слишком устаем, скачивая их. Цифровая грамотность дарит такое чувство завершенности, и не от случая к случаю, а регулярно. Это позволяет работать более продуктивно и больше наслаждаться жизнью вне работы.
В следующих нескольких главах описывается метод достижения пустоты (и производительности) применительно к каждому из основных цифровых потоков – электронным письмам, спискам дел, рассылкам новостей, фотографиям и т. д. В каждом случае наш метод покажет, как оставить биты в покое и избежать тем самым информационного завала. Последующие главы будут посвящены обсуждению, как более эффективно создавать биты, оберегая их потребителей от перегрузки.
Еще один компонент цифровой грамотности состоит в том, чтобы научиться эффективно работать с инструментами. Инструменты – это посредники в нашем общении с битами, так что эффективность необходима. Чем быстрее мы будем обращаться с инструментами, тем скорее наступит завершенность, тем больше времени и энергии останется для более важных вещей: ведь в конце концов наша работа состоит не просто в управлении битами. Наоборот, только когда мы оставляем биты в покое и достигаем пустоты, можно начать лучше думать и эффективнее работать. Обладающие цифровой грамотностью пользователи должны постоянно искать более простые инструменты, более быстрые методы работы, более простые интерфейсы. Поэтому в последних главах рассказывается, как работать с современными инструментами, чтобы наиболее эффективно оставить биты в покое.
Часть II
Метод
Глава 4
Управление входящими сообщениями
Первое, чему учит цифровая грамотность, – умение обращаться с входящими битами, а самый важный для большинства поток информации – это электронная почта.
Справиться с перегрузкой электронной почты поможет простое решение: не допускайте перегрузки. В конце концов, вполне логично: если перегрузка – проблема, то решение состоит в ее устранении. Цифровая грамотность диктует оставить биты в покое, остальные варианты лишь усугубят ситуацию. Подумайте, что будет, если почтовый ящик наполнится десятками, сотнями, тысячами писем. Такая перегрузка снизит эффективность пользователя по нескольким причинам.
• Перегруженному пользователю придется дольше отвечать на поступившее сообщение. Каждое входящее письмо вступает в конкуренцию с полчищами других, уже возмущенно требующих внимания. Чем больше писем, тем меньше шансов, что на каждое из них удастся ответить вовремя. Кроме того, больше вероятность, что пользователь пропустит что-то очень важное.
• Трудно расставить приоритеты. Даже если пользователю известно, какие сообщения наиболее важны, почтовый ящик не предназначен для отображения их в таком порядке.
• В заполненном почтовом ящике труднее найти конкретное письмо. Поиск и сортировка не всегда помогают, поскольку, например, в ящике может оказаться много писем от одного и того же отправителя с одинаковой темой.
• Сложно запомнить, что и где написано: перегруженный пользователь вынужден открывать и читать одни и те же письма несколько раз, а это процесс неэффективный и деморализующий.
• Перегрузка одного пользователя сказывается на производительности труда других: его коллеги вынуждены посылать дополнительные письма, чтобы напомнить ему, что еще нужно сделать. Так в разбухшем ящике пользователя появляются очередные письма, к тому же он ссорится со всем офисом.
• В Microsoft Outlook и других почтовых программах переполненные почтовые ящики порой ломаются, теряя все содержимое.
На этом проблемы не заканчиваются. Есть и психологическая цена, которую придется заплатить за переполненный почтовый ящик.
• Перегруженные пользователи никогда не могут быть уверены, что не забыли чего-то важного, похоронив это в почтовом ящике. Они живут в страхе «разоблачения» или наказания за забывчивость. Этот страх дополняет стресс и чувство вины, и возникшую проблему они решают еще менее эффективно.
• Полный почтовый ящик с сообщениями недельной или месячной давности постоянно напоминает пользователю, как далек он от завершенности. Работа со старыми сообщениями часто заканчивается признанием собственных ошибок и извинениями за опоздание.
Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячи писем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у них все в порядке. (Самое большое число писем, о котором я слышал – и я не преувеличиваю, – 150 тысяч. И владелец ящика говорил, что у него не все в порядке.) Есть ряд причин, по которым перегрузка почтой все же наступает.
Кажется, некоторым даже нравится хранить множество сообщений. Как типичные Занятые Люди, они привыкают к чувству неотложности, которое вызывается необходимостью отреагировать на множество писем. Собственно, разбухший почтовый ящик может стать источником непонятной гордости. Он якобы служит доказательством того, что его владелец – значимый человек, что он значимее своих коллег. Такой ящик словно оправдывает странное, непоследовательное поведение своего владельца. На самом деле такие люди как раз наименее эффективны: бльшую часть времени они копаются в этом беспорядке, отчего не могут ни работать, ни думать нормально.
Другим пользователям бывает одиноко от отсутствия хоть каких-то писем, которые бы постоянно требовали их внимания. «Электронные письма для меня как друзья, – услышал я однажды. – Я скучаю, когда они уходят». Если нет писем, человек вынужден заняться настоящей работой, предусмотренной в списке дел (о нем мы поговорим в следующей главе), а работать не так-то просто. Куда проще отвлекаться на содержимое почтового ящика, чтобы не переходить к более важным делам.
Самой распространенной причиной перегрузки, однако, служит то, что люди часто используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен.
• Список дел: он похоронен под другими письмами, так что его трудно найти и легко забыть.
• Файловая система: записи со встреч, сообщения по статусу проекта, приложения с коммерческими предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отправиться в соответствующую папку.
• Календарь: даты и время встреч, конференц-звонков и других мероприятий накапливаются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла.
• Список закладок: некоторые письма остаются в почтовом ящике, потому что содержат адреса, логины и пароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить.
• Адресная книга: сообщения с телефонными номерами и почтовыми адресами контактов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в адресную книгу.
Ошибкой было бы доверять почтовому ящику любую из этих функций. Почтовый ящик подходит только для временного, краткосрочного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Нужно провести границу между электронным письмом и его содержимым. Письмо – всего лишь посредник. Его содержание определяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет. Следует использовать подходящие инструменты для каждого типа сообщений: список дел для перечисления того, что запланировано сделать, календарь – для хранения информации о встречах и т. д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно оставаться в почтовом ящике.
Папка «Входящие» подобна сортировочному помещению в офисе, куда поступают конверты и откуда их потом немедленно разносят по соответствующим кабинетам. Или представьте себе, что входящее сообщение – это порция китайской еды на вынос, которая лежит в холодильнике. Лучше всего съесть ее сразу, потому что потом она начинает попахивать. А теперь представьте себе холодильник с тысячами таких контейнеров на вынос, некоторые лежат там годами. Как и неправильно используемый почтовый ящик, в такой холодильник небезопасно загружать новые продукты и вообще неприятно залезать.
Решение
Для решения проблемы перегрузки почтой следует обратиться к ее источнику – количеству отвлекающих в данный момент факторов. Каждое письмо конкурирует в борьбе за наше внимание с любым другим. Набитый письмами почтовый ящик просто деморализует: он напоминает, сколько еще работы нужно переделать и как мы далеки от результата.
Загрузка письмами часто неправильно измеряется в объемах писем. Когда люди жалуются на то, что они получают 50–100 писем в день, то говорят об объеме – количестве входящих писем ежедневно. Однако объем – неверный способ измерения загрузки, ведь он ничего не говорит о том, сколь много других сообщений ожидают внимания пользователя. Как мы и утверждали ранее, правильно измерить загрузку электронными письмами – значит оценить общее количество сообщений, которые находятся в почтовом ящике. Человек с большим объемом писем – например, 100 сообщений в день и больше – может быть вовсе не перегруженным, если общее число его сообщений невелико. И наоборот, тот, кто получает всего десять писем в день, может быть болезненно перегруженным, если общее количество его писем достаточно велико.
Вспомните наше исходное условие: если перегрузка – это проблема, то устранение бремни – это решение. Разумеется, на объем получаемых писем мы по большей части повлиять не можем[5]. Поэтому решение должно найтись в области общего количества писем. Скажем прямо, вот решение перегрузки электронными письмами:
Минимум раз в день удаляйте все письма из ящика.
Иными словами, очищайте входящие сообщения прежде, чем они загромоздят почтовый ящик. Большинство удаляйте, некоторые записывайте в файлы (как описано в главе о хранении файлов), но главное – убирайте их из почтового ящика, прежде чем они станут вызывать у вас стресс и отвлекать от дел. Это вполне соотносится, между прочим, с ключевыми идеями трех первых глав.
1. «Биты – вещь тяжелая»: разбухший почтовый ящик деморализует пользователей, создавая ощущение перегрузки.
2. «Ваши биты – это ваша ответственность»: никакой инструмент, никакая компания ничего за вас не сделает, управлять собственной почтой нужно научиться самим.
3. «Чтобы научиться цифровой грамотности, оставьте биты в покое»: держите папку «Входящие» пустой.
Держать эту папку почти пустой недостаточно: несколько десятков писем со временем все равно превратятся в несколько сотен. Нужно по меньшей мере раз в день доводить количество писем в ящике именно до нуля. (Конечно, это не относится к выходным и праздникам, когда почта не проверяется.)
Хотя это требует некоторой дисциплины, но держать почтовый ящик пустым – процесс несложный и не отнимающий много времени. Удалить письма из почтового ящика – не значит сделать всю описанную в них работу; достаточно переместить их в нужное место, например в список дел, чтобы поработать над ними позже, когда почтовый ящик опустеет. Допустим, пришло письмо, в котором рассказывается о новом долгосрочном проекте. Окончание работы, на которую ссылается данное письмо, может отнять многие месяцы, но управление самим этим письмом отнимет пару секунд. Научившись видеть различия между электронным письмом и тем, что оно описывает, вы существенно продвинетесь на пути к цифровой грамотности.
Ежедневное освобождение почтового ящика может проходить в три простых этапа, которые описаны ниже. Метод «устойчивого состояния» предполагает, что почтовый ящик очищался и вчера: папка «Входящие» должна содержать только те письма, которые пришли со вчерашнего дня (или начиная с другой точки отсчета)[6]. Те, кто не знаком с этим методом, конечно, вначале должны очистить свой почтовый ящик в первый раз. Этот процесс под названием «индукция» описан в этой главе ниже.
Метод ежедневного стабильного состояния
Допустим, вы с утра приходите на работу, садитесь за компьютер и видите новую пачку почты. Пусть сообщений будет 20, 50 или даже 100. Сколько бы их ни было, не волнуйтесь: ведь вы очищали ящик вчера, можете очистить его и сегодня. Потребуется три этапа.
Шаг-1.-Прочтите всю личную почту и удалите ее.
Шаг-2.-Удалите весь спам.
Шаг-3.-Ознакомьтесь с информационными и предписывающими сообщениями и удалите их. А именно:
• удалите или сохраните в файлы все информационные сообщения, при желании сначала их прочитав;
• сделайте все «дела на две минуты», которые описаны в новых письмах, а потом удалите сообщения;
• все крупные дела внесите в грамотный с цифровой точки зрения список дел, а потом удалите.
Каждый этап детально описан ниже.
Шаг 1. Личная почта
Первым делом обратите внимание на самые важные письма – сообщения от семьи и друзей. Прочитайте каждое из них и насладитесь ими. Сделайте что хотите: сохраните на компьютере – например, в папке «Альбом для вырезок», распечатайте и повесьте на холодильник дома, перешлите друзьям. Если хотите, напишите ответ. Но, покончив со всей личной почтой, удалите ее. Как бы это ни было важно, оставлять письма в почтовом ящике нельзя.
Вероятно, такой подход в некоторых офисах вызовет вопросы: как, личная почта сначала? Да, так и должно быть, и такого подхода я придерживаюсь в своей консалтинговой фирме. Мы разрешаем сотрудникам в первую очередь заниматься личной почтой. Альтернатива совершенно неудовлетворительна: иначе личная почта должна ждать, пока не будут обработаны все остальные сообщения, таким образом, личные отношения и родственные связи сотрудника ставятся ниже, чем рядовая записка из соседнего отдела. (Конечно, этот шаг пропускается в тех компаниях, где личная переписка вообще запрещена.)
Цифровая грамотность позволяет работать более эффективно в цифровом мире, а также жить более полной жизнью вне этого мира. Чтобы научиться ей, пользователей следует поощрять такими приоритетами при проверке почты. Личные сообщения прежде всего.
Шаг 2. Спам
Теперь, когда самая важная почта удалена из ящика, найдите и удалите самые не важные сообщения – спам. У владеющих цифровой грамотностью пользователей должна быть стратегия по управлению спамом – например, с помощью почтовых фильтров или «белого списка». Они позволяют удалять спам еще до того, как тот попадет в ящик. Но многие письма, содержащие спам, все же прорываются сквозь фильтры. Найдите их – это легко сделать по заголовкам – и удалите. Теперь почтовый ящик свободен и от наименее важных сообщений.
Когда первые два шага сделаны, ящик очищен от наиболее и наименее важных сообщений. Остальные письма не так важны лично для вас, как письмо от члена семьи, но требуют полного внимания. Собственно говоря, именно третий шаг и составляет суть метода управления почтой. Многие и без того знают, как надо читать письма от супруга или удалять спам. Но не многим известно, как обращаться с рабочими письмами, которые каждый день перегружают ящик. Скорость и простота, с которыми можно разделаться с этим третьим шагом, во многом определяют, насколько вы преуспеете на работе. Это пробный шар управления электронной почтой.
Шаг 3. Знакомство с информационными и предписывающими сообщениями
Во-первых, убедитесь, что сообщения в почтовом ящике отсортированы по дате, при этом наверху списка находится самое старое сообщение. Начните с него и постепенно спускайтесь к самому последнему.
Теперь откройте каждое сообщение, двигаясь сверху вниз, обработайте их, как указано ниже, а затем сохраните или просто удалите из ящика. Открыл – обработал – удалил; открыл – обработал – удалил. И так со всеми сообщениями. Когда с этим этапом будет покончено, ящик опустеет.
Как обработать сообщение? Это зависит от его типа. Спам и личные письма уже удалены из почтового ящика, так что осталось всего три типа сообщений: новостные рассылки, информационные уведомления и предписания что-то сделать. Разбирая письмо за письмом, обрабатывайте каждое сообщение в зависимости от его типа – так, как мы советуем ниже.
• Новостные рассылки. Быстро прочитайте каждое письмо и удалите его. Если времени у вас мало, а писем много, прочитайте заголовки и удалите сообщения. Если времени больше, прочитайте письма внимательнее, сохраните всё, к чему впоследствии, возможно, придется обратиться. Но потом все равно удалите письмо. В любом случае не сохраняйте все письмо, чтобы прочесть его позднее: когда придет следующее, вашего внимания потребуют уже две проблемы. Чем меньше нужно будет прочитать, чтобы оставаться в курсе, тем лучше. (Управление подписками на рассылки и сохранение приложенных файлов описано в главе о медиадиете.)
• Информационные уведомления. Эти сообщения не призывают к действиям, а предназначены «для вашей информации» – например, ответ на вопрос или сообщение о встрече. Сообщения о встрече, возможно, нужно записать в календарь, а некоторые сообщения – сохранить в папку с документацией проекта, но в основном информационные уведомления можно просто бегло просмотреть[7]. Во многих случаях ваш адрес фигурирует только в копии, что свидетельствует о том, что это чтение факультативно.
(Возможно, уверенным пользователям стоит настроить фильтры, которые будут автоматически переносить сообщения, в которых ваш адрес стоит в копии, в отдельную папку, чтобы просматривать и удалять их раз в день.) Что бы ни содержалось в этом информационном сообщении, при необходимости прочитайте его, потом удалите или сохраните, но в любом случае очистите от него ящик.
• Предписания действия. Для таких писем используйте «правило двух минут»: если можно выполнить то, о чем говорится в письме, за две минуты, сделайте это немедленно, даже если придется встать с кресла и оторваться от компьютера. Когда с делом покончено, удалите сообщение. Если потребуется более двух минут, занесите дело в список, который должен существовать отдельно от почтового ящика, и удалите письмо. (В следующей главе рассказывается об управлении списками дел.)
В каждом описанном выше случае письма ждет общая судьба: удалите их, перенесите из ящика в другое место – они не должны там оставаться. Папка «Входящие» – всего лишь место временного хранения входящей почты, не более чем на 24 часа. Для долгосрочного хранения она не подходит.
Следование описанному здесь методу занимает немного времени – даже меньше, чем прочтение главы до этого абзаца. С опытом очистка почтового ящика будет занимать не более нескольких минут. Но делать это надо постоянно, ежедневно, как чистить зубы, чтобы эта привычка стала второй натурой. Таким образом, проблему перегрузки электронной почтой, этот постоянный источник стресса, становится легко решить. Очистка почтового ящика не подразумевает выполнения всех работ, описанных в сообщениях, – это просто переправление писем на нужные места. Только с пустым почтовым ящиком можно сконцентрироваться на реальной работе.
Индукция
Прежде чем перейти к методу стабильного состояния, многим пользователям необходимо пройти через индукцию – одномоментное освобождение от долгосрочного бремени. При индукции почтовый ящик, в котором накопились письма за последние несколько дней, недель, месяцев, лет, очищается: количество писем в нем доводится до нуля. Нет, не почти до нуля, а ровно до нуля – за одну большую чистку. И это полезно не только для новичков в области цифровой грамотности, но и для опытных пользователей, если в их ящике невероятное количество писем (например, по возвращении из отпуска).
Хотя индукция, возможно, пугает обладателей множества старых писем, которые скапливались в ящике месяцы или годы, это единственный способ перейти на путь ежедневного опустошения ящика. Возможно, более привлекательно выглядит постепенный подход: «Я буду удалять каждый день понемногу, и в конце концов ящик очистится». Но этот подход может не дать результата. Заявления о постепенном реформировании могут быть сколь угодно искренними, однако они не приведут к успеху для тех пользователей, которые уже привыкли к большому количеству писем. Им нужно видеть ноль сообщений.
Хорошая новость состоит в том, что индукция под силу любому пользователю. Как и метод стабильного состояния, индукция не требует выполнения всей скопившейся в ящике работы. Нужно только перебросить сообщения по нужному адресу – в список дел, в календарь и т. д. Это потребует час или два целенаправленной работы. Затем почтовый ящик можно будет очищать ежедневно за несколько минут.
Три этапа индукции соответствуют методу стабильного состояния. Шаги 1 и 2 полностью идентичны ему: прочтите и удалите все личные сообщения, а затем удалите весь спам.
Шаг 3 индукции начинается с удаления писем рассылки и информационных сообщений оптом.
• Отсортируйте входящую почту по теме. Ищите новостные рассылки по нескольким проблемам, они будут сгруппированы вместе. Немедленно удалите их все, не читая. Останавливаться и вникать в то, что происходило несколько дней, недель или месяцев назад, нет времени. Если вас все-таки охватит искушение начать их открывать сейчас, вспомните, что вы как-то продержались до сих пор, не читая их. Все удалите и двигайтесь дальше.
• Чтобы найти информационные сообщения и те письма, где вы стоите в копии, отсортируйте сообщения по полям «От кого» и «Тема». Так станет видно, есть ли еще сообщения, которые можно удалить, не читая. Есть ли сообщения о встречах, на которых вы уже побывали? Удаляйте. Есть ли длинные цепочки писем на одну тему, которые можно игнорировать? Все удалите.
• Теперь отсортируйте письма по дате, самое старое сообщение должно быть наверху. Открывайте их в этом порядке, чтобы все обработать. Здесь процесс должен быть таким же, как и при методе стабильного состояния, но с бльшим уклоном в сторону скорости. Будьте безжалостны, продвигайтесь через сообщения как можно быстрее: до цели – нуля сообщений – очень далеко. Следовательно, если сообщение носит информационный характер, просмотрите его и при необходимости где-то сохраните, но удалите как можно быстрее, чтобы можно было двигаться дальше.
• Используйте правило двух минут и сделайте все дела, которые можно сделать быстро. Не откладывайте их, даже если процесс индукции долог. В зависимости от объема почтового ящика эта стадия может занять от часа времени, но следует позаботиться об этом, прежде чем очистить ящик полностью.
• С более объемными задачами справиться еще проще: просто заносите их в список дел и двигайтесь дальше. Даже не думайте делать прямо сейчас какое-то крупное дело: ваша цель – удалить эти сообщения и двигаться дальше. Инвентаризацией списка дел можно заняться, когда почтовый ящик опустеет.
Хотя индукция иногда занимает несколько часов, с ее помощью можно очистить почтовый ящик любого размера от всех сообщений. Тем самым вы подготовите его для куда более простой ежедневной очистки, при которой можно постоянно применять метод стабильного состояния – как один раз в день, так и несколько. От самого пользователя зависит, насколько часто он будет проверять почту.
Как часто проверять, как часто очищать
Одни предпочитают проверять новую почту раз или два в день. Это минимизирует возможность отвлечения на что-то другое, пока пользователь не будет готов к обработке новых писем. Другие пользователи предпочитают, чтобы их почтовая программа постоянно проверяла почту в течение дня – это позволяет обрабатывать письма по мере их поступления, так что ящик никогда не переполняется чрезмерно.
Владеющие цифровой грамотностью пользователи могут выбрать тот метод, который им больше подходит. В разных ситуациях выбор тоже может быть различен. Обычно мой почтовый клиент регулярно проверяет почту, но иногда, когда мне нужно сосредоточиться на каком-то куске работы, я временно приостанавливаю проверку. В любом случае пользователи или компании не должны искусственно ограничивать доступ к входящим письмам – цифровая грамотность предоставляет возможность выбирать, когда и как часто работать с битами.
У пользователей есть выбор и в вопросе, как часто очищать почтовый ящик: сразу по прибытии сообщений или раз-два в день. Многие предпочтут очищать ящик ежедневно в одно и то же время. Лучше делать это в конце дня: так вы получите возможность сполна насладиться вечером и на следующее утро обнаружить в ящике не так много новых писем. Нужно сделать собственный выбор, но нельзя держать письма в ящике более суток.
Пользователям, которые ушли на весь день на собрание или находятся в деловой поездке, возможно, будет сложно вообще выбрать время для очистки почтового ящика. И решение здесь не такое простое: когда времени мало, работа с почтой требует особых усилий. Но выбора нет. Поскольку письма продолжают поступать, нужно постоянно стремиться к пустому почтовому ящику. Единственная альтернатива – постоянно накапливать и накапливать сообщения, что чревато описанными выше проблемами, или держать в ящике определенное количество писем.
Никаких полумер
Подход «определенного количества» – обманчиво привлекательная полумера. Некоторые пользователи предпочитают хранить в ящике пять-десять собщений, считая, что это «достаточно близко» к нулю. Те, кто придерживается такого подхода, говорили мне, что используют свой почтовый ящик в качестве списка дел. Поскольку они оставили в покое большинство битов, их не отвлекает множество сообщений, а те, что остались в ящике, – просто список дел на сегодня.
Но при этом подходе остаются две проблемы.
1. Это не единственный их список дел. Входящие сообщения – только один источник его пополнения, поэтому у этих пользователей есть и другой – в блокноте или в отдельной компьютерной программе. В результате все дела в одном месте собрать не удается. Приходится тратить время на то, чтобы переключаться от одного списка к другому. Из-за этого теряется производительность и сложно расставить приоритеты. В соответствии с цифровой грамотностью использование единственного списка дел, который описан в следующей главе, решает эту проблему и позволяет сохранять почтовый ящик пустым.
2. Поддерживая определенное количество писем в ящике, пользователь не испытывает чувства завершенности, которое появляется при виде пустого ящика. Собственно говоря, он совершает ту же работу, что проделывал бы для полной очистки ящика, но не пожинает ее плодов.
Худшее половинное решение состоит в том, чтобы день за днем удалять некоторое количество почты, но не всю. Когда по итогам особенно напряженного дня скапливается необычно большое число писем, соблазнительно удалить бльшую их часть, например спам и информационные сообщения, но оставить в ящике те, что относятся к списку дел. На следующий день появится новая пачка сообщений, которые прибавятся к вчерашним. Будет проще просмотреть новую почту, чем снова нырнуть во вчерашнюю папку, после чего пользователь решит добавить к старым сообщениям новые дела.
Через несколько дней, как вы понимаете, такие операции с почтовым ящиком приведут к перегрузке электронной почтой и страшной головной боли. Почтовый ящик теперь переполнен важными письмами, требующими серьезного внимания. Это куда хуже, чем первозданный вид почтового ящика, в котором хотя бы несколько сообщений можно легко и быстро удалить. Сейчас пользователь перегружен неотложными вопросами, а новые письма продолжают поступать. Дойти от этого состояния до пустого почтового ящика значительно сложнее. Оставляя почту в ящике больше чем на сутки, вы идете по скользкой дорожке.
Единственное приемлемое решение проблемы перегрузки электронной почты – каждый день удалять все письма полностью. Это решение настолько простое, что может показаться более привлекательным осуществлять процесс частично или временно. Не дайте себя одурачить! Вам нужно все или ничего: или по итогам дня не останется ни одного письма, или возникнет проблема.
Реакция на ноль
Пустой почтовый ящик подразумевает наличие в нем нуля – да, ровно нуля – сообщений. Есть глубокое различие между тем, сколько у вас сообщений: несколько или ни одного. У тех, кто много лет проработал с переполненным почтовым ящиком и теперь видит, что в нем ноль сообщений, может быть интересная реакция на происходящее. Например, вскоре после начала использования описанного метода мне прислали такое письмо:
Как я себя ощущаю?
Странно: раньше ничего подобного не было, так что нужно привыкнуть.
Свободно: я открываю Outlook, и иногда там просто большое белое пустое пространство. Меня ничего не отвлекает, так что я могу сконцентрироваться на том, на чем хочу.
Эффективно: мне действительно кажется, что сейчас я могу более эффективно отвечать на сообщения. Ведь от нового сообщения меня ничего не отвлекает, и я могу сосредоточиться на том, чтобы лучше ответить на него.
«Странно», «свободно» и «эффективно» – отличный способ описать цифровую грамотность. Но есть и такие, кому приходится не так легко при первом знакомстве с пустым почтовым ящиком. Вот что написал мне один пользователь, впервые увидев пустую папку:
Сейчас он пуст на 100 %. Очень странно. Пустой. ВАКУУМ.
Как будто у меня сломался почтовый ящик. Ни панели чтения, ничего! Все пропало!
Другой привел, вероятно, самую точную из известных мне причину, почему большинство все же не решается перейти на мой метод:
Честно говоря, пустой почтовый ящик освобождает, но и пугает. Я много раз проводил время, читая всю свою почту и чувствуя нужность этого занятия. А теперь придется сосредоточиться на реальных проектах.
А в этом и состоит цель методики. Чем быстрее опустеет почтовый ящик, тем быстрее пользователь вернется к продуктивной работе.
Другие проблемы
Для некоторых пользователей проблема состоит даже не в почтовом ящике, а в почтовых ящиках. У этих людей есть несколько ящиков, в каждом из которых содержится собственный поток информации из определенного количества сообщений. Очевидный в данном случае способ сбросить это бремя – минимизировать количество учетных записей, оставив, например, одну для рабочих и одну для личных целей[8]. Другие избыточные ящики лучше закрыть. (Просто напишите друзьям и коллегам, чтобы они больше не посылали вам сообщения на этот адрес, а потом свяжитесь с администрацией почтового сервиса и попросите закрыть эту учетную запись. Это процесс простой и безболезненный, позволяющий избавиться от одного из потоков информации.)
Еще одна проблема может возникнуть, если применять методы цифровой грамотности в условиях командной работы. Тех членов коллектива, которые придерживаются принципа «ноль писем в ящике», могут изводить ненужными сообщениями коллеги. Решить эту проблему способно обучение всего персонала или общая политика компании в области электронной почты. Например, могут быть изданы директивы относительно того, кто должен получать копии разнообразных сообщений, или того, когда следует воспользоваться телефоном, а не электронной почтой. Самая важная часть решения должна состоять в том, что каждый член команды будет содержать свой почтовый ящик в чистоте.
О мгновенных сообщениях
Некоторые пользователи (и команды) в придачу к использованию электронной почты применяют системы мгновенных сообщений или чаты. Мгновенные сообщения вызывают более быстрый отклик, чем письма, они отражают каждую строчку текста сразу после того, как отправитель заканчивает ее писать. Это может оказаться бесценным даром в тех ситуациях, когда важно общение в реальном времени: например, многие онлайн-магазины реализуют функцию такого общения с отделом клиентской поддержки. В команде, работающей над проектом, мгновенные сообщения позволяют коллегам быстро общаться друг с другом, особенно если они работают удаленно. Конечно, ту же возможность предоставляет и телефонный звонок, но часто быстрее и проще набить краткое сообщение в программе-мессенджере.
Основной недостаток мгновенных сообщений в том, что они формируют еще один поток входящей информации, с которым, в дополнение к почтовому ящику, тоже надо как-то справляться. Мгновенные сообщения могут отвлекать в той же степени, что и новые письма, если даже не еще сильнее – ведь немедленное получение сообщения предполагает немедленный ответ, в отличие от электронного письма, которое можно оставить без внимания на несколько часов.
Владеющие цифровой грамотностью пользователи должны тщательно взвесить, нужен ли им такой новый канал информации, как система мгновенных сообщений. Для представителей некоторых профессий мгновенные сообщения необходимы, многим пользователям просто нравится еще одна возможность связываться с друзьями по интернету. Но есть и такие, кто считает, что электронной почты вполне достаточно: ведь лучше не создавать двух потоков информации там, где можно ограничиться одним.
Глава 5
Управление списком дел
После того как ящик очищен, надо понять, что делать дальше, и это требует составления списка дел. Надо сказат, что управление списком дел, возможно, еще важнее, чем управление электронной почтой, поскольку именно тут пользователи наконец-то начинают работать. И цифровая грамотность здесь необходима: она минимизирует время, необходимое на организацию списков дел, чтобы увеличить время на их непосредственное выполнение.
Проблема все та же – перегрузка. Как и в случае с входящей почтой, каждый день приносит новое бремя дел вдобавок к вчерашним. Одно лишь управление электронной почтой проблемы не решает: в почтовый ящик приходит информация о многих задачах, но не обо всех. Начальник может поставить новую задачу на собрании, или же вы узнаете о ней по телефону. Даже когда вы пишете письмо, может возникнуть новая задача: если вы нагружаете чем-то кого-то другого, перед вами тоже встает задача – проверить выполнение.
Списки дел отличаются от электронной почты в одном важном моменте: дела нужно делать, это уже настоящая работа. Почтовый ящик же содержит биты, которые нужно просто прочитать, а потом удалить или переместить в более подходящее место. В случае с электронной почтой перегрузка отвлекает и раздражает, но в случае со списками дел это превращается в серьезную проблему. Чтобы сделать несколько дел из списка, нужно серьезно сконцентрироваться, притом часто на длительное время. Чтобы управиться со множеством дел, требуется расставить приоритеты, и это позволит сосредоточиться на нужной задаче в нужный момент. Иначе под угрозу будет поставлена ваша работа или карьера.
Пользователям необходим эффективный инструмент для управления списками дел: не почтовая программа, а что-то другое, что помогало бы расставлять приоритеты для задач в соответствии с принципом цифровой грамотности: оставить биты в покое и защитить пользователей от ненужного стресса. И это должен быть единый инструмент, чтобы все задачи можно было найти в одном месте. Нельзя ни сосредоточиться, ни расставить приоритеты, если списков дел несколько. Это обойдется слишком дорого. Итак, что обычно выбирают пользователи?
Бумагу. Чаще всего множество листов бумаги. Часто болезненно много бумаги. Маленькими яркими квадратиками облепляют по периметру мониторы, развешивают их по всему рабочему пространству. Что-то нацарапано на счетах или коктейльных бумажных салфетках, рассовано по карманам, прикреплено к холодильнику, свалено в кипы. Исписанные каракулями блокноты, папки с маленькими цветными стикерами, распечатки напоминаний и инструкций. Бумага. Стопки, пачки, кипы – от потолка до уровня глаз. Бумага наполняет нашу жизнь, отвлекает внимание, встает на пути, ожидая тщательной уборки и в конце концов уничтожения. В больших количествах бумага – препятствие на пути к продуктивности, а не рабочий инструмент.
Сегодняшняя информационная перегрузка вызвана битами, поэтому инструмент избавления от нее тоже должен быть связан с битами. Использование бумаги для списков дел, таким образом, просто бессмысленно. Много лет назад бумага была лучшим вариантом, но сейчас это вариант медленный, неудобный и даже просто смешной. С тем же успехом можно пытаться ездить в командировки верхом на лошади.
Впрочем, многих это не останавливает, и бумажные решения продолжают применяться. Некоторые компании и сейчас продают методы организации труда при помощи сложной системы блокнотов, папок и других бумаг, которые, разумеется, выпускаются теми же самыми компаниями. Помимо очевидного недостатка всех бумажных вариантов сама сложность этих методов служит как коммерческим доводом (так все выглядит гораздо серьезнее), так и барьером для любого, кто действительно хочет заниматься делом. Чем больше диаграмм и рамочных конструкций предполагает метод, чем больше времени уходит на обучение и практику, тем ниже производительность труда пользователя. Комплексные бумажные методы работы прекрасно выглядят на продающих семинарах и тому подобных мероприятиях, но препятствуют производительности. То, что нужно сейчас, – простое, элегантное цифровое решение, которое позволяет работать с максимальной скоростью, то есть цифровая грамотность.
Тем не менее многие люди сейчас пользуются бумагой для управления списками дел – не в рамках особого метода или системы, просто бумага у них под рукой. Они никогда не учились чему-то иному. Кроме того, что на маленькие яркие квадратики и посмотреть приятно. Проблема в том, что такие заметки накапливаются, и это вызывает хаос. Сцена эта настолько знакома, что стала клише: монитор облеплен стикерами, которые налезают друг на друга и борются за внимание пользователя. Такой беспорядок характерен для всех, кто не обладает цифровой грамотностью. Как будто биты вылезли из компьютера и распространились в бумажной форме вокруг монитора.
Бумага – лучший вариант, чтобы набросать заметку-другую, но для управления списками дел она не годится. Цифровая грамотность призывает пользователя ограничить использование бумаги и перейти на цифровую систему управления списками дел. Чтобы объяснить грамотный с цифровой точки зрения метод, мы должны в первую очередь понять, почему же бумага настолько неэффективна.
Есть две причины, по которым владеющие цифровой грамотностью пользователи не должны полагаться на бумагу при управлении списками дел: это пространство и время.
Читать бесплатно другие книги:
