Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач Хёрст Марк

Если нужно что-то сказать, будьте кратки.

Любой разговор о создании битов – текста, фотографий, аудиофайлов, чего угодно – в духе цифровой грамотности прежде всего должен начинаться с одной очевидной истины: битов и так уже слишком много. Каждый раз, посылая электронное письмо, делая фотографию или создавая веб-страницу, вы добавляете еще несколько капель в и так уже очень глубокий океан. Вы уверены, что ваше сообщение действительно важно? Если да, то пусть оно будет, по крайней мере, дружелюбно к адресату. Создавайте биты так, чтобы ваше сообщение ничего не добавляло к той перегрузке, которая, вполне вероятно, уже давит на его получателя.

Основное правило цифровой грамотности – «оставьте биты в покое» – равным образом относится и к созданию битов. Эффективность и дружелюбие к получателю подразумевают, что в сообщении будет как можно меньше битов и можно избавиться от других, не столь необходимых. В конце концов, чем больше битов содержит сообщение, тем больше времени и внимания потребует оно от получателя. Чем короче, тем лучше.

Конечно, в этом нет ничего нового. Во всех книгах по писательскому мастерству поощряется краткость. В классической книге Уильяма Странка и Элвина Уайта The Elements of Style («Элементы стиля») так и говорится: «Опускайте ненужные слова». Однако сейчас кое-что изменилось: уменьшилось количество времени, которое люди могут уделить чтению, просмотру, слушанию. Слишком много битов, слишком мало времени, так что краткость – это больше не один из вариантов, а необходимость.

Сразу уточню, что цель краткости не в том, чтобы сохранить оперативную память компьютера или как-то ускорить процесс работы в сети. Для любых файлов, кроме, может быть, самых больших, передача через интернет не проблема. Вполне достаточно для них и свободного места для хранения на диске. Компьютерное «железо» сейчас мощное и объемное, к тому же оно все время улучшается. А вот времени и внимания тех людей, которые получают сообщения, явно недостаточно. Цифровая грамотность предполагает, что послание должно иметь в виду скудость этих ресурсов у получателя, поэтому:

• при написании электронного письма старайтесь сохранять краткость и ясность;

• при передаче фотографий выбирайте только лучшие – никаких дубликатов или плохих снимков;

• при создании сайта убедитесь, что тематика сайта ясна с первого взгляда на домашнюю страницу.

Есть много других битовых сообщений, к которым применимы те же правила. В любом случае, нужно постоянно задавать себе вопрос: «Это необходимо?», причем на любом уровне. «Насколько нужен этот абзац? Это слово? Этот пиксель?» Битов в любом сообщении – текстовом, визуальном, любом другом – должно быть как можно меньше, ровно столько, чтобы оно достигло цели.

Мы уже касались этой концепции в предыдущих главах. В главе о фотографиях, например, рассказывалось, как сортировать фото. В главе о медиадиете было показано, как отказываться, если предлагают попробовать новые потоки информации. Идет ли речь о создании или получении битов, цель цифровой грамотности – опустить все не имеющие значения биты, чтобы немногие оставшиеся стоили того, чтобы потратить на них силы и время. Создавать биты нужно всегда именно с этой целью, глядя на них с позиции человека, которому придется позже иметь с ними дело (возможно, это и есть ваша позиция).

И здесь полезно помнить о двух моментах: фронтальной загрузке и структурности.

Фронтальная загрузка содержимого

Фронтальную загрузку можно описать как «сначала о главном»: всегда сообщайте цель письма как можно раньше. Это правило подходит для любого типа цифровой информации, но важнее всего оно в случае электронной почты. У получателей слишком много электронных писем, постоянно прибывают новые, так что при их написании особенно важна фронтальная загрузка цели сообщения. Пользуясь этим правилом для электронной почты, вы потом сможете естественным образом перенести его на всю остальную работу с битами.

Когда письмо попадает в почтовый ящик, первое, что видит его обладатель, – поле «Тема». Если оно не заинтересует получателя, у которого мало времени, то это будет единственная часть письма, которую он прочтет, прежде чем перейти к следующему. Чтобы увеличить шансы на то, что будет прочитан и сам текст письма, отправитель должен осуществить фронтальную загрузку содержимого. Поле «Тема» должно быть описательным, но при этом как можно более кратким.

Рассмотрим, к примеру, такой заголовок:

Тема: Все, что вам следует знать о предстоящих совещаниях в Чикаго

Хотя в целом этот заголовок описателен, загрузка здесь задняя: читатель поймет смысл, только прочитав все десять слов. Переписав заголовок в соответствии с правилом фронтальной загрузки, мы получим:

Тема: Совещания в Чикаго: расписание, повестка, указания

Этот новый вариант темы еще более описателен, а слов использовано меньше. Здесь имеется фронтальная загрузка наиболее важной информации («совещания в Чикаго»), и только затем происходит переход к менее важным вещам («расписание, повестка, указания»).

Фронтальная загрузка важна и при составлении самого текста письма. В нем следует четко указать цель сообщения, и притом как можно раньше – обычно в первом же предложении после приветствия. Письмо же должно быть как можно короче. Иными словами:

• излагайте в первую очередь самую важную идею;

• излагайте затем вторую по важности идею;

• если имеется и третья по важности идея, подумайте, нужна ли она в этом сообщении вообще;

• старайтесь побыстрее закончить письмо.

Длина письма имеет большое значение. Чем меньше времени уходит на чтение письма, тем больше у него шансов быть прочитанным[19]. Это подразумевает также, что следует по возможности избегать вложенных файлов. Если написать все сообщение в теле письма, получатель сможет ознакомиться с ним за один раз, а не открывать отдельное приложение. (О вложениях подробнее рассказывается в главе о форматах файлов.)

Подобным же образом, посылая вырезку из новостей, как описано в статье о медиадиете, постарайтесь отправить весь текст статьи вместе с URL, а не только URL. Хотя это и удлиняет письмо, пользователю будет легче понять, зачем оно написано, и для этого не придется открывать ссылку.

Ударная часть и поддержка

Прежде чем описывать структуру письма, соответствующую цифровой грамотности, дадим определение некоторым терминам. Во-первых, вместо того чтобы постоянно говорить о «наиболее важной идее» или «цели письма», я предпочитаю термин «ударная часть». Он удобно и кратко выражает ту концепцию, которой владеющие цифровой грамотностью пользователи должны придерживаться при создании битов. Ударная часть – основная идея всего сообщения, будь это электронное письмо, презентация или какой-то другой документ. (В других контекстах это может называться гвоздем, тезисом или ядром.) Собственно, любая информация – поле «Тема», абзац, веб-страница – может содержать ударную часть и обычно ее содержит.

Фронтальная загрузка – это, соответственно, как можно более раннее предъявление такой ударной части. И потом письмо должно как можно быстрее закончиться. Но тут не хватает звена, заполняющего место между ударной частью и концом сообщения. Недостающее звено – это поддержка, то есть любая информация, которая объясняет или подкрепляет ударную часть. Поддержка бывает необходима, например, если ударная часть носит провокационный характер и читатель должен убедиться в ее достоверности или если ударная часть непонятна и вообще требует толкования или объяснения.

Итак, чтобы быть дружелюбным к получателю, электронное письмо должно иметь следующий порядок элементов:

• тема с ударной частью;

• приветствие;

• ударная часть (переформулированная);

• поддержка;

• окончание.

(Конечно, некоторым письмам ни к чему приветствие или поддержка. Собственно говоря, иногда бывает достаточно письма, в котором есть только тема, с пустым телом письма. Но в любом случае имеющиеся элементы должны идти именно в таком порядке.)

В поддержке могут участвовать различные утверждения или аргументы, так что важно их четко сформулировать. Большой блок текста обычно здесь неуместен. Гораздо лучше для отображения многочисленных элементов поддержки подходит телеграфный стиль – с дефисами и пробелами.

Пример: переписываем сообщение

Перейдем к примеру, в котором собраны все наши принципы. Рассмотрим следующее письмо:

От: Джон Смит ([email protected])

Кому: Стив Доу ([email protected])

Тема: Сообщение об изменениях, внесенных финансовым отделом в пенсионный план

Привет!

Как вы знаете, компания предлагает всем сотрудникам пенсионный план в AcmeOne Investing. Есть много способов повысить прибыль от вашего пенсионного счета благодаря этому инструменту отложенного налога. Мы внесли ряд изменений в этот план, предложив еще десяток фондов совместного инвестирования и новые средства отслеживания на сайте.

Но есть новость еще лучше: мы начинаем новую политику паритетных взносов, при которой компания покрывает до 5 % ваших вкладов. В любой момент можно подойти и заполнить соответствующие документы у меня в кабинете. Чтобы сделать первый паритетный взнос, нужно оформить их до 7 декабря.

Спасибо за внимание,

Джон

На первый взгляд все вполне безобидно, но у этого письма есть несколько проблем:

• поле «Тема» избыточно длинное, нет фронтальной загрузки ударной части;

• на самом деле в теме вообще нет ударной части, связанной с конкретными действиями: если сотрудники оформят документы к 7 декабря, будут сделаны первые паритетные взносы;

• поддержкой в теле письма выступает большой массив текста, а ударная часть скрыта в последней фразе; обратите внимание, что последнее предложение наименее важно из всех, а здесь мы видим пример задней загрузки.

Увидев длинное поле «Тема», сотрудники могут не обратить на письмо внимания, особенно если в ящике уже лежит десяток или сотня других писем. Даже если они вообще откроют письмо, то первым делом увидят большой массив текста и, возможно, не станут читать. Судя по первому предложению, это стандартная офисная «информация к размышлению», которую можно спокойно игнорировать. Просмотрев призыв к действию, который похоронен в последнем предложении, сотрудники, вероятно, не успеют оформить нужные документы. Из-за неудачной структуры письма они лишатся как минимум одного паритетного вклада, и Джону придется послать вдогонку этому сообщению еще несколько писем.

Это небольшой пример, но ежедневно миллионы подобных писем отправляются в компаниях и организациях по всему миру. Он очень характерно показывает, как сильно может страдать продуктивность всего лишь из-за неудачной структуры письма. К счастью, таких недостатков легко избежать. Создание грамотного с цифровой точки зрения электронного письма не требует каких-то специальных технологий, а лишь должной тренировки и сочувствия к получателю.

Переписав письмо, мы получаем в итоге:

От: Джон Смит ([email protected])

Кому: Стив Доу ([email protected])

Тема: Пожалуйста, оформите документы к 7 декабря для нового паритетного взноса

Привет, Стив!

Пожалуйста, зайди ко мне в кабинет до 7 декабря, чтобы заполнить пару пенсионных форм. После этого компания будет ежемесячно делать паритетные вклады на твой пенсионный счет. (Оформить документы можно потом, но, чтобы начать с первого месяца, они нужны мне к 7 декабря.)

Сообщаю, что компания внесла ряд изменений в пенсионный счет в AcmeOne Investing:

• компания будет покрывать 5 % вкладов после оформления документов;

• доступно еще более десяти фондов совместного инвестирования;

• на сайте появились новые программы отслеживания средств.

Все остальные аспекты пенсионного плана не изменились.

Спасибо за внимание,

Дж. С.

Заметьте, что здесь задействованы все элементы структуры, соответствующей цифровой грамотности:

• Тема с фронтальной загрузкой ударной части: все поле «Тема» – это, по сути, ударная часть, причем с фронтальной загрузкой. Если получатель письма, Стив, увидит хотя бы первые три слова: «Пожалуйста, оформите документы», он поймет, что в письме содержится конкретная задача, и продолжит чтение.

• Приветствие: в письме Стив назван по имени, а значит, больше вероятности, что он прочитает письмо. (В некоторых почтовых клиентах при массовых рассылках назвать адресата по имени бывает затруднительно, но по возможности нужно включать этот пункт.)

• Ударная часть (переформулированная): в теле письма больше места, чем в заголовке, так что тут можно быть чуть более многословным, если это проясняет дело. Здесь первый абзац более подробно описывает ударную часть.

• Поддержка: с использованием телеграфного стиля в поддержке перечислены внесенные в пенсионный счет изменения, начиная с самого важного – новой политики паритетных взносов.

• Окончание: хотя в письме могли содержаться и другие, менее важные детали, Джон опускает их, чтобы побыстрее закончить сообщение. Чем короче письмо, тем с большей вероятностью Стив прочтет его и выполнит свою задачу, освободив Джона от необходимости напоминать об этом.

Эта структура применима не только в письмах, содержащих задачи, как в нашем примере, но и во многих других. Ударная часть может содержаться и в информационном сообщении, не призывающем к действиям. Например, если бы вышеприведенное сообщение только информировало о новой корпоративной пенсионной политике, смысловой центр сообщения был бы таким: «Компания покрывает до 5 % ваших пенсионных вложений, и вы уже включены в новую программу».

Структура сообщения с точки зрения цифровой грамотности

Электронная почта – естественная, но не единственная среда, в которой биты структурируются вокруг ударной части. К этой же идее, например, можно свести многие решения в области веб-дизайна. Каждая веб-страница должна иметь одну главную цель – ударную часть, и ее дизайн должен осуществлять фронтальную загрузку этой ударной части, то есть располагать ее на самом видном месте – как правило, сверху и по центру, при этом пользователя от нее не должен отвлекать никакой текст, ссылки или другие элементы интерфейса. Вторичные элементы поддержки могут располагаться под ударной частью, а факультативная информация, непосредственно не связанная с главкой, – в колонках рядом. В целом чем лучше веб-страница структурирована и чем меньше информационных блоков она содержит, тем она более понятна и полезна и тем больше людей ею воспользуются.

Собственно, таким образом цифровая грамотность позволяет структурировать любое цифровое сообщение – электронное письмо, веб-страницу, презентацию в PowerPoint и другие документы. Ударная часть должна появляться как можно ближе к началу, после введения в необходимый контекст. Далее следует размещать поддержку, если она необходима. Поддержка должна заканчиваться как можно раньше, возможно – указанием на приложение, где приведена более детальная информация.

Вот компоненты структуры сообщения с точки зрения цифровой грамотности:

• контекст;

• ударная часть;

• поддержка;

• факультативное приложение.

Об ударной части и поддержке мы говорили выше, а теперь детально рассмотрим контекст и факультативное приложение.

Контекст

Специалист по компьютерным технологиям Алан Кей как-то написал, что люди учатся только через то, что они уже знают. Это блестящее наблюдение, которое может относиться и к преподаванию, и к дизайну, и к созданию грамотного с цифровой точки зрения сообщения. Прежде чем отправить сообщение, необходимо убедиться, что получатель находится в нужном контексте.

Контекст естественным образом присутствует во многих средствах массовой информации. В печатных газетах он, например, выражен физически: передовица, заголовки рубрик, разделители, дата наверху каждой страницы – все это задает структуру контекста и позволяет читателю понять содержание статей. Электронные письма имеют преимущество встроенного контекста: дата и имя отправителя известны еще до начала чтения сообщения. (Хорошо продуманное поле «Тема» тоже можно считать частью контекста; в этом случае ударная часть полностью раскрывается в теле письма.)

Однако у многих цифровых документов преимуществ естественного контекста нет, и часто нужно его задать. При создании таких документов авторы должны быть уверены, что контекст задан еще до введения ударной части. Начинать нужно со следующего:

• название документа;

• имя автора;

• дата (конкретной версии документа; она должна соответствовать дате в названии файла, как описано в главе «Именование файлов»);

• факультативное «введение»: все необходимое, чтобы объяснить, зачем создан этот документ, или привлечь внимание читателя (например, для сбора промежуточных результатов работы в середине долгосрочного проекта).

Например, такие документы, как меморандумы и отчеты, должны начинаться с сообщения имени автора, даты и названия, затем (если необходимо) переходить к предисловию, после чего уже начинается ударная часть.

Возможно, лучшим примером в области контекста послужит файл PowerPoint. Часто создаются презентации без опоры на контекст: не пишут, кто создал презентацию, когда, для кого, а самое главное – зачем. Эта информация должна содержаться в самых первых слайдах, до перехода к ударной части документа. Например, когда в нашей консалтинговой компании делают для клиента презентацию в формате PowerPoint, то часто начинают со следующих слайдов:

• слайд 1: титульный слайд (название документа, дата создания, имя клиента, название нашей компании, контактная информация);

• слайд 2: содержание, где перечисляются разделы документа;

• слайд 3: цель проекта (изложенная простым языком в нескольких строках);

• слайд 4: обзор проекта (описание всех его фаз с указанием текущей стадии);

• слайд 5: разделитель секции, вводящий ударную часть (например, «Стратегия проекта»), позволяющий консультанту во время собственно презентации убедиться, что все полностью поняли контекст и не имеют вопросов, и уже потом перейти к ударной части;

• слайд 6: ударная часть.

Первые четыре слайда служат контекстом, пятый и шестой вводят ударную часть. После этого переходят к поддержке и в конце иногда дают приложение.

Факультативное приложение

Иногда сообщение в соответствии с принципами цифровой грамотности полностью понятно благодаря контексту, ударной части и поддержке, но имеются еще некоторые данные, которые могут быть полезны меньшей части аудитории, любящей детали. В этом случае нужно приложение – набор информации, к которому отсылает окончание поддержки. Если приложение дать как часть поддержки, это сделает сообщение слишком длинным, но его полезно включить куда-то еще, чтобы те, кому нужна дополнительная информация, смогли ее легко получить.

В электронном письме можно добавить приложение, закончив ссылкой на информацию. В нашем примере относительно пенсионного плана в конец сообщения можно добавить такую фразу: «Полная документация по пенсионному плану указана на сайте AcmeOne по адресу: …»

Такое приложение полезно и в презентациях PowerPoint. Я обычно заканчиваю поддерживающую часть слайдом «Спасибо за внимание», чтобы слушатели понимали, что презентация окончена. Однако есть и следующий слайд, который называется «Приложение», после которого можно вставить несколько дополнительных слайдов – это глубинные уровни поддержки или опосредованно связанные с ударной частью данные и анализы.

Другие мысли о создании битов

Напоследок еще несколько правил создания битов, особенно применительно к электронной почте.

• Утверждайте очевидное. Избегайте двусмысленностей, даже если это потребует увеличения объема сообщения. Хорошо написанное сообщение должно достигать своей цели так, чтобы его получателю не пришлось ничего переспрашивать. Если в письме содержится двусмысленность, то либо получатель задаст уточняющий вопрос, что замедлит процесс, либо, что еще хуже, получатель не задаст вопрос, а неправильно интерпретирует смысл сообщения.

• Избегайте относительных дат. Слова «сегодня» и «завтра» в письме могут привести к смешению и путанице. Поскольку вам неизвестно, когда получатель откроет письмо, необходимо быть особенно точным в отношении времени. Неважно, где находится получатель – в соседнем кабинете или в другом полушарии, всегда используйте абсолютную датировку. Пишите «сегодня, в среду» или «завтра, в четверг». Если вы хотите быть особенно точны, пишите всю дату: «сегодня, во вторник, 12 февраля». (Разумеется, если в письме упоминается время дня, а получатель находится в другом часовом поясе, укажите и часовой пояс.)

• Помните, что биты есть всегда и везде. Очень важный, и не только для электронных писем, закон: никогда не создавайте битов, которые вы бы предпочли не оглашать всему миру. Любое бездумное, оскорбительное или просто неудачно написанное сообщение, составленное под влиянием минуты, можно сохранить, переслать, опубликовать, передать по инстанциям и даже направить в суд. Биты, которые когда-то должны были быть частным делом, больше таковыми не являются. Моментальная и вневременная природа битов делает их порождение опасным, даже если вы не хотите их никому передавать.

• Не пишите письма под влиянием гнева. У Авраама Линкольна было мудрое правило относительно писем, которые он писал в гневе: он прятал их в стол и никогда не отправлял. Это было в эпоху, когда написание и пересылка письма занимали много времени. Сейчас же отправить злобное послание прежде, чем опомнишься, стало куда проще. Важно руководствоваться личным правилом: если вы во время написания письма чувствуете гнев, сохраните его в черновиках и дайте себе время остыть, а уже потом решайте, стоит ли его отправлять.

Электронная почта обычно плохо передает эмоции или полутона. Неслучайно многие пользователи продолжают пользоваться в письмах смайликами вроде:) и;) – так они поясняют, что рискованное, казалось бы, утверждение – «всего лишь шутка». Электронная почта как нельзя хуже подходит для трансляции полутонов: телефон передает интонацию, на видео виден язык тела, записки от руки демонстрируют выразительный почерк, а личное общение один на один до сих пор остается – и всегда будет оставаться – лучшим вариантом из всех. Электронные письма хорошо знакомят с деталями и увеличивают продуктивность, но для личных вопросов подходят нечасто. Это еще одна причина оставить биты в покое: закончив работу в цифровом мире, вы спокойно перейдете к жизни в мире реальном.

Важность формата файла легко недооценить. Собственно говоря, пока все вышеописанное можно было осуществить без каких-либо познаний в этой области. Например, в главе об организации фотографий не упоминался самый популярный цифровой формат – JPG – и не говорилось, почему он так популярен. Можно правильно организовать фотографии без всякого понятия о том, в каком формате они сохранены. Но в этой главе будет показано, что форматы файлов очень важны для цифровой грамотности.

Формат – это особое расположение битов в фотографии, песне, документе или другом цифровом файле. Формат обычно обозначается трехбуквенной аббревиатурой, или «расширением», в конце названия файла. (Например, фотография под названием picture1.jpg имеет расширение jpg, которое относится к формату файлов JPG.) Многие пользователи знакомы с часто встречающимися расширениями: файлы. doc создаются в Microsoft Word, файлы. ppt – в PowerPoint. Но при этом о форматах файлов можно и ничего не знать. Однако те, кто хотел бы овладеть цифровой грамотностью, не могут позволить себе оставаться в неведении в данном вопросе. Форматы файлов – это не что-то факультативное или случайное для цифровой грамотности – это специально созданные продукты, точно такие же, как автомобили, кресла и другие потребительские товары. У каждого формата есть свои достоинства и цели в рамках дизайна, так что в определенном случае он может быть полезен или нет. Некоторые форматы позволяют легко делиться файлами, другие обеспечивают профессиональную точность, третьи призваны служить целям компании, которая их создала.

Выбрать наилучший формат – задача пользователя. Момент выбора обычно наступает, когда пользователь создает биты – либо чтобы поделиться ими, либо чтобы сохранить их для себя. И здесь нужно провести важную границу: в предыдущей главе рассказывалось, как создавать содержание сообщения, а здесь мы обсудим, в каком формате это нужно делать. Представьте себе влюбленного поэта, который уже сформулировал, какие мысли и чувства он собирается выразить в стихотворении, но еще не определился, на каком языке писать. Хорошим выбором будет распространенный английский язык, а клингонский[20], наоборот, крайне понизит шансы воздыхателя (конечно, если его любимая – не фанатка «Звездного пути».) Выбор языка важен, хотя он не меняет мыслей, которые жаждет выразить поэт. Подобным же образом формат файла может быть лучшим или худшим выбором для передачи того или иного сообщения.

При создании битов пользователям следует задуматься, какой формат файлов обеспечит следующее:

• передаст сообщение достаточно качественным образом;

• позволит получателям быстро загрузить и легко открыть файл;

• совместим с большинством компьютеров и устройств сейчас и в будущем.

Если выбрать наилучший формат – а выбор есть всегда, – то пользователи смогут просто и свободно создавать, получать и иным образом задействовать биты. Хотя изучать все возможные форматы необязательно, для цифровой грамотности пользователи должны знать о самых популярных форматах изображений, аудио и текста. Речь о них пойдет ниже.

Форматы файлов изображений

Один из самых популярных форматов файлов – это JPG, который также называется JPEG, файловое расширение. jpg (произносится «джейпег»). JPG создан для работы с изображениями, на которых есть много цветов и их оттенков. Чтобы сократить количество места, которое требует изображение, JPG сжимает информацию всегда, где есть постепенная смена цвета. Таким образом, JPG – это лучший формат для фотографических изображений. Надо сказать, что в большинстве цифровых камер этот формат используется по умолчанию, так что многие пользователи, создавая файл JPG, даже не знают об этом.

Однако JPG – не самый удачный выбор для изображений, где требуются яркие, отчетливые линии или цветовые различия. Логотипы, штриховая графика, иконки смотрятся в JPG размыто из-за особенностей сжатия информации. Гораздо лучше им подходят другие часто используемые файлы – PNG и GIF[21]. PNG произносится «пинг» или «пи-эн-джи», а GIF произносится «гиф», хотя некоторые говорят «джиф». Если вы не веб-дизайнер или другой представитель креативной сферы, вам вряд ли понадобится создавать изображения в форматах PNG или GIF. (Исключение – встроенная функция скриншотов в компьютерах Macintosh, где создается изображение в PNG.) Однако важно знать, что, если у изображения четкие линии, то PNG и GIF создают меньшие по размеру файлы, чем JPG, а для фотографий файл в JPG будет меньше размером, чем PNG или GIF.

Основное различие между форматами изображения состоит в размере файла: чем меньше файл с изображением в данном формате, тем лучше, потому что он отнимает меньше оперативной памяти компьютера и быстрее загружается получателем. (Заметьте, что это отличается от простого изменения размера изображения под другой масштаб, подобного созданию меньшей по размеру копии оригинальной картины. Изменение размеров фотографии освещается в главе «Другие полезные советы».) Иными словами, пользователи должны выбирать такой формат, который требует как можно меньше битов для донесения сообщения. Элегантность, краткость, простота – вот качества удачного формата файла.

Форматы аудиофайлов

Размер файла – ключевой источник различий и в аудиоформате. Самый популярный аудиоформат – MP3 (произносится «эм-пи-три»), его расширение. mp3. Файл MP3 – это сжатая версия оригинальной аудиозаписи, так что звук в нем не так хорош, как на купленном оригинальном компакт-диске, но всемирная популярность MP3 свидетельствует о том, что большинству пользователей достаточно и такого качества. MP3 выбирают потому, что при приемлемом качестве файлы загружаются довольно быстро. (Надо сказать, что, как и в случае с JPG, многие используют MP3, даже не подозревая об этом. Большинство программ по «нарезке» или переносу песен с компакт-диска на компьютер и обратно по умолчанию используют MP3-формат.)

Профессионалы, которым нужно работать с оригинальными записями, например композиторы и издатели музыки, чаще имеют дело с другими аудиоформатами. Среди них WAV (.wav) – произносится «уэйв» – и AIFF (.aiff) – произносится «эйфф» – полноразмерные, несжатые форматы аудиофайлов. Они обладают лучшим качеством звука, чем MP3, – это качество сравнится даже с песнями на лицензионных дисках, потому что они намного больше, так что делиться ими менее практично. Трехминутная песня в формате AIFF занимает в десять раз больше места (и в десять раз дольше грузится), чем MP3-файл с той же песней.

Таким образом, основные критерии формата файлов для аудиозаписей и изображений – это качество и размер. Тот формат, который передает сообщение при приемлемом качестве наименьшим числом битов, и будет лучшим выбором.

Однако есть один аспект аудиоформата, который не существует для форматов изображений: авторские права. Музыкальная индустрия, озабоченная простотой распространения MP3-файлов, создала такие аудиоформаты, которые используют «управление цифровыми правами» – DRM – для затруднения копирования.

Один из примеров аудиоформата с DRM – это AAC (расширение. m4p), которым пользуется Apple для песен в музыкальном онлайн-магазине iTunes. AAC – сжатый музыкальный формат, похожий на MP3, но включение в этот формат DRM создает ограничения на копирование, распространение и даже проигрывание в программах, отличных от продукции Apple. DRM – сложный предмет; дело в том, что форматы файлов могут служить интересам корпораций, а не только пользователя. Для текстовых форматов это будет еще более очевидно[22].

Текстовые форматы: электронная почта

Знаете вы об этом или нет, но каждый раз, когда вы пишете электронное сообщение, составляете письмо, записку в электронном блокноте или иным образом создаете цифровой текст, вы выбираете для него формат. Как и в случае с изображениями и звуком, среди текстовых форматов есть варианты получше и похуже, в зависимости от ситуации. При этом выбор правильного формата текста особенно важен, поскольку средний пользователь обычно работает в основном с текстами.

Рассмотрим в качестве примера важности текстового формата следующее электронное письмо:

От: Джон Смит ([email protected])

Кому: Стив Доу ([email protected])

Тема: Повестка совещания

Приложение: agenda.doc

Привет, Стив!

Прилагаю повестку сегодняшнего совещания.

Джон

Джон послал Стиву письмо с приложением документа Word. Единственная функция письма – предложить Стиву прочитать вложение. Открыв agenda.doc, Стив видит четыре строчки текста:

Повестка совещания:

• анализ предыдущего совещания;

• регистрация членов команды;

• новые задачи.

С содержанием документа Word все в порядке. Проблема с самим выбором формата файла. Поскольку Джон направил повестку в документе Word, Стив может прочитать ее, только предприняв следующие действия:

• дважды щелкнуть по иконке приложения;

• дождаться, пока загрузится Microsoft Word, если он еще не открыт;

• прочитать документ после открытия (не обращая при этом внимания на поля, линейки, панели инструментов, меню и все остальное, что Microsoft вносит в пользовательский интерфейс, которым окружен текст);

• закрыть документ;

• щелкнуть, чтобы вернуться к почтовому клиенту.

Разумеется, Джону было бы удобнее – а Стиву, получателю, гораздо удобнее – отказаться от Microsoft Word и впечатать повестку сообщения прямо в тело письма, например:

От: Джон Смит ([email protected])

Кому: Стив Доу ([email protected])

Тема: Повестка совещания

Привет, Стив!

Повестка сегодняшнего совещания:

• анализ предыдущего совещания;

• регистрация членов команды;

• новые задачи.

Джон

Рассмотрим, какие преимущества такое письмо имеет по сравнению с вложенным документом Word:

• Джону проще писать такое письмо, ему не требуется открывать Word и прикладывать к сообщению документ;

• Стиву проще читать такое письмо, потому что ему не нужно открывать Word и потом вновь переходить к почтовому клиенту;

• Стив может прочитать это сообщение на любом устройстве, которое способно читать электронную почту, даже если Microsoft Word на нем не установлен.

Послать такое сообщение эффективнее как для отправителя, так и для получателя, оно совместимо с большим количеством устройств. И вновь элегантность, краткость и простота – эти три качества определяют выбор лучшего формата.

Еще одно преимущество размещения текста прямо в теле письма, а не в документе Word, – размер файла. Как и в случае с форматами изображения и звука, один из способов оценить текстовый формат – измерить количество битов, с помощью которого передается нужное сообщение. В теле письма сообщение занимает 122 байта. (Каждый символ письма передается одним байтом, который состоит из восьми битов.) Если в Word набрать только повестку совещания, без приветствия и подписи, то получится файл, который весит почти 30 килобайт, то есть 30 тысяч байт, а значит, такое же сообщение отнимает в 200 с лишним раз больше оперативной памяти[23].

Текстовые форматы: Word

У многих вызывает справедливое недоумение, почему же Word создает такие большие файлы для простых сообщений. Ответ таков: Microsoft Word не предназначен для создания цифрового текста, он создает бумагу.

Когда в середине 1980-х годов появился Word, персональные компьютеры мало чем отличались от навороченных печатных машинок. У большинства пользователей не было доступа к электронной почте или интернету, поэтому почти единственной причиной что-то набрать на компьютере была последующая распечатка на бумаге. Word стал одним из самых популярных инструментов для печати компьютерного текста, так как он включал такие функции, которые до него были доступны только в профессиональных мастерских: разные шрифты, линейки, ориентация документа и т. д.[24]

Прошло двадцать лет, а Word во многом все тот же. Хотя у него прибавились и другие функции, по сути своей это все еще инструмент для распечатки отформатированного текста на бумаге. Неудивительно, что в некоторых версиях Word первое, что видят пользователи при открытии нового документа, – две масштабные линейки сверху и слева от основного текста. Линейки имеют значение только для размеров бумажного листа, на котором будет распечатан текст. В цифровую эпоху это анахронизм[25].

Конечно, мировые корпорации сейчас изводят больше бумаги, чем когда-либо. Часто это объясняется всего лишь недостатком цифровой грамотности: пользователи печатают файлы, просто потому что не знают, как организовать файлы в цифровом варианте или выложить их в интернет. Как и другие непродуктивные методы работы, которые мы обсудили ранее, это можно устранить, как только большинство пользователей овладеет цифровой грамотностью. Полностью «безбумажный офис», возможно, недостижим для большинства компаний, но сократить потребление бумаги с текущих уровней, разумеется, можно.