Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач Хёрст Марк

Когда пользователь создает файл в любом формате – ASCII, Word, PDF или каком-то еще, – этому файлу нужно имя, неважно, будет ли он храниться на компьютере пользователя или отправится во вложении по почте. Каждый раз, когда вы сохраняете документ, таблицу, график или любой другой файл, возникает диалоговое окно, которое предлагает назвать файл. Это важный выбор: при правильном названии файл потом легче найти, к тому же это название говорит пользователю о содержании, так что нет необходимости файл открывать.

Правильные названия особенно важны, если файлов много. Например, если в папке лежат двадцать файлов с вариациями одного и того же «план. doc», найти конкретный план или его конкретную версию будет сложно, и это займет много времени. Если в папке сотни файлов, то это вообще почти нереально. Правильное именование файлов позволяет избежать перегрузки и способствует эффективной работе.

К сожалению, многие пользователи выбирают не лучшие названия файлов просто потому, что их никто не научил правильным названиям. Перечислим наиболее часто встречающиеся ошибки:

• Неописательные названия файлов вроде «Список дел. doc» и «Заметки. doc», которые могут относиться к различным проектам и контекстам. Как указано выше, такие файлы создают особенно много проблем, если существуют во множестве вариантов с одинаковыми названиями.

• Названия файлов со словом «финальный», например «Финальный отчет. doc». Нет лучшего способа гарантировать пересмотр документа, чем назвать его финальный. Разумеется, последуют и другие версии – к примеру, «Финальный отчет пересмотренный. doc» и «Финальный обновленный отчет ИСПОЛЬЗУЙ ЭТУ ВЕРСИЮ. doc». Найти нужный вариант будет трудно.

• Названия файлов со словом «новый». Даже если файл более новый, чем предыдущая версия, как быть с последующими? Название «Новый новый новый финальный. doc» вряд ли послужит образцом эффективности.

• Резюме под названием «Резюме. doc». Я как работодатель могу засвидетельствовать, что соискатели с пугающей частотой называют так свои резюме, в результате все они выглядят одинаково. Их невозможно рассортировать, пока я не изучу все и вручную не переименую.

Всех этих проблем легко избежать, если следовать простой схеме именования файлов по правилам цифровой грамотности. Удачное название файла содержит ровно столько информации о файле, чтобы описать его содержимое, и опускает все остальное. Каждая часть имени файла должна содержать полезную информацию – «любое значение, которое имеет значение»[30]. Пользователи просто должны последовательно придерживаться данной схемы именования файлов, иначе она не приведет к результату. Как и в других отраслях цифровой грамотности, только с практикой она начинает давать результаты.

Схема именования

Текущие файлы: файлы основы и файлы-журналы

Отличительное качество файлов с подчеркиваниями, помимо собственно их названия, состоит в том, что пользователи постоянно их редактируют. Именно поэтому имена этих файлов не содержат даты. Напротив того, файл, названный в соответствии со схемой именования, содержит в названии дату создания, потому что это «однодневка» или моментальный снимок информации за конкретный день.

Есть два вида текущих файлов – файлы основы и файлы-журналы. (Все файлы с подчеркиваниями относятся к текущим, хотя не все текущие файлы нужно начинать с подчеркивания.)

Файл основы – это любой файл, который пользователю нужно постоянно редактировать, вносить в него изменения и сохранять их в том же файле. Имя файла основы не содержит даты, поскольку информация в нем может относиться к разным датам. Например, файл _contact, описанный выше, – файл основы, поскольку пользователь может постоянно его редактировать, чтобы контактная информация оставалась актуальной.

Особый тип файла основы – это файл-журнал. Это файл основы, разделенный на отдельные записи, организованные в хронологическом порядке, почти как обычный дневник. Чаще всего недавние записи находятся наверху, так что пользователь может добавлять новую информацию и смотреть последние записи, не спускаясь в конец документа. Ниже следуют более старые записи. Разделяться записи могут собственно датами. Например, файл-журнал под названием Book progress («Ход книги») может содержать несколько этапов работы над книгой.

06/15/13

отредактировал главу 9,

добавил замечания по расположению

06/14/13

отредактировал главу 8,

проверил цитату в Википедии

Вот некоторые файлы-журналы, которые я храню у себя на компьютере:

1. «_просмотренные фильмы»: этот файл я веду много лет. В нем содержится название каждого фильма, который я посмотрел с момента открытия файла, и краткий комментарий к каждому. Разделители в этом файле – не дни, как в примере выше, а годы: фильмы текущего года наверху списка, затем прошлогодние, затем позапрошлогодние и так далее. У меня есть и такой же файл «_прочитанные книги».

2. «_здоровье»: это файл-журнал, в который я вношу все свои заболевания или недомогания и дату проявления симптомов. Многие прилежно ведут аналогичные записи о своих машинах, но я считаю, что личный журнал здоровья куда важнее. Он не требует никаких специальных программ, кроме текстового редактора для создания файла ASCII. (Растет движение за то, чтобы пользователи отмечали все данные о своем здоровье: см. сайт quantifiedself.com.)

Файлы основы и файлы-журналы удобны во многих отношениях, но их основной недостаток в том, что потерять их может быть очень обидно. Поскольку пользователь постоянно обновляет один и тот же файл при внесении правок, предыдущие версии файла не сохраняются автоматически. Это отличает их от обычных файлов-«однодневок», за которыми естественным образом тянутся следы предыдущих версий, к которым можно будет обратиться, если что-то пойдет не так. (Например, все черновики отчета будут сохранены в папке проекта как разные файлы, возможно, даже с разными датами создания.) Одна неудачная правка файла основы или файла-журнала может изменить или удалить солидную часть информации. Поэтому важно часто делать резервные копии самых важных файлов основы и файлов-журналов[33].

Последние мысли об именовании файлов

Возможно, кто-то удивится: зачем забивать себе голову какой-то схемой именования, если файловая система компьютера сама назначает метаданные для каждого файла. Например, компьютер хранит и отображает дату и время последнего изменения каждого файла. Эти данные действительно порой полезны, но ненадежны. Иногда дата изменения файла меняется, даже если вы просто открывали его для просмотра, не внося никаких поправок. А если файловая система выходит из строя, то восстановление файлов из резервных копий может повлиять на даты изменения всех файлов. Если использовать схему именования, то инициалы автора, дата создания файла и его тема останутся в названии.

Пользователь, владеющий цифровой грамотностью, никогда не станет полагаться на то, что файловая система, приложение или любая другая программа станут работать должным образом, а вместо этого сконцентрируется на самих битах. Ведь цифровые данные пользователя – это, в конце концов, наиболее важное, что есть во всем компьютере. Аппаратное оборудование может сломаться, программное обеспечение – стать неактуальным. Может случиться что угодно, но если файлы пользователя носят правильные названия, хорошо организованы и имеют резервные копии, беспокоиться не о чем. Система именования файлов внедряет достоверные данные в название каждого файла, гарантируя, что любой пользователь сможет эффективно использовать файлы. Цифровая грамотность освобождает пользователя от привязки к любому конкретному устройству или программе. В сочетании со схемой хранения, о которой пойдет речь в следующей главе, правильно подобранные названия файлов позволяют пользователю уверенно заявить: «Имею биты, готов путешествовать».

Разные типы файлов лучше организовать различным образом. Например, фотографиями лучше всего управлять в специальном приложении для фотографий (iPhoto или Picasa) посредством метода, уже описанного в соответствующей главе. Музыку хорошо упорядочивать в таких программах, как iTunes. Но это удобно не для всех файлов. Часто мы создаем и получаем такие биты, для которых отсутствует специальное приложение.

Допустим, вы написали личное письмо, распечатали его и послали обычной почтой тетушке Мардж, но исходный файл вам по-прежнему нужен. Первый шаг, разумеется, состоит в том, чтобы дать файлу правильное с точки зрения цифровой грамотности название. Но этого недостаточно: поскольку в дальнейшем вы собираетесь хранить его на компьютере, нужно сделать так, чтобы его можно было потом легко найти. Приложения типа iLetter, с помощью которого можно было бы упорядочить личные письма, не существует. Файл должен где-то существовать, следовательно, необходимы места для его хранения, которые не управляются специальными приложениями.

И такое место существует – это файловая система, приложение, которое хранит и упорядочивает все типы файлов. Она есть на любом компьютере – Mac, Windows, Linux. Некоторые веб-приложения предлагают онлайновые файловые системы, которые позволяют хранить и организовывать файлы в онлайн-режиме. Даже приложения типа iPhoto и iTunes на самом деле используют для упорядочения файлов компьютерную файловую систему, но показывают файлы в более удобном виде, чем это делала бы сама файловая система. Это как стирка белья в отеле класса люкс. Гостиница пользуется теми же стиральными машинами и моющими средствами, что и вы у себя дома, но при этом персонал доставляет готовую одежду отглаженной и безупречно сложенной.

Хотя для некоторых файлов такое «люксовое обслуживание» (в программах iPhoto и iTunes) существует, для других есть только файловая система. Но это не проблема. Для тех, кто обладает цифровой грамотностью, файловая система предлагает элегантный и эффективный способ организации файлов любого типа. Пользователи должны только понять, как это работает.

Сначала небольшой обзор. Когда вы включаете компьютер, первым делом на нем появляется рабочий стол, где отображается иконка жесткого диска (или «Мой компьютер» для Windows), а также иконки всех файлов, которые размещены на рабочем столе. Двойной щелчок по иконке жесткого диска отображает всю иерархию файловой системы: папки содержат другие папки, в которых, в свою очередь, есть еще другие папки и так далее до конца. В каждой папке может содержаться любое количество файлов и папок. Таким образом, любой файл на компьютере – письмо тетушке Мардж, фотография, песня, что угодно – обитает в какой-то папке в рамках иерархии файловой системы. (Файлы на рабочем столе тоже входят в эту иерархию.)

К несчастью, многие пользователи не всегда понимают, какие папки создавать или как организовывать файлы в них. Вот несколько обычных ошибок:

• Некоторые создают слишком много папок, что приводит либо к беспорядку, либо к невероятно глубокой иерархии, а в итоге нельзя ни найти старые файлы, ни даже определить, где хранить новые.

• Другие создают слишком мало папок, кидая все в одно или два места. В итоге файлы тоже нельзя найти из-за царящего в этих папках хаоса.

• Некоторые просто сваливают все на рабочий стол, переполняя его иконками. При виде такого рабочего стола наступает полная деморализация.

• Хуже всего, когда пользователи организуют файловую систему частично. Они некоторое время следуют определенному методу, потом просто хаотично распихивают файлы, затем пробуют какой-то другой подход. В результате файловая система – это безумное смешение заброшенных схем организации, и каждый раз, когда нужно сохранить или найти файл, пользователи приходят в замешательство, потому что не знают, какой системе следовать.

Поняв, что люди не хотят заниматься упорядочением файлов самостоятельно, зубры технологий предлагают им собственное решение – за отдельную плату. Их программы обещают помочь пользователям позднее найти свои файлы без досадной необходимости что-то организовать самостоятельно. Предполагается, что пользователи могут размещать файлы где угодно – либо хаотически разбрасывая их по файловой системе, либо просто сгружая на рабочий стол, а программа сама найдет любой файл при помощи поисковых запросов. Увы, реальность не столь прекрасна. Чем больше файлов у пользователя, тем меньше вероятность, что поиск даст нужные результаты. И поиск – это только один вариант. Часто бывает необходимо изучить несколько файлов, объединенных общей темой. А это проще сделать, используя файловую систему.

Файловая система ценна еще и потому, что предоставляет пользователям прямой доступ к файлам при минимальных помехах со стороны программ или компаний, которые хотели бы выступить посредниками такого доступа. Построенная с учетом требований цифровой грамотности файловая схема, описанная ниже, предоставит вам полный контроль над хранением и организацией ваших битов. Все файловые системы работают примерно одинаково, так что, если вам придется поменять компьютер или операционную систему на нем, биты будут все равно упорядочены сходным образом. Иными словами, цифровая грамотность предоставляет свободу. Вы вольны выбирать наилучшую на данный момент технологию, у вас есть возможность всегда работать эффективно и продуктивно с файлами любых типов, кроме того, вы свободны от ограничений, которые накладывают операционные системы, приложения или технологические корпорации.

Но это достигается ценой некоторых усилий. Правильное упорядочение файлов требует определенной дисциплины, пусть и не самой значительной, но достаточной, чтобы закончить дело. Здесь, как и в других случаях, цифровая грамотность согласуется с «бритвой Оккама»: сущности должны простираться до необходимого предела, но не дальше[34]. На самом деле большинство файлов можно прекрасно уложить в простую двухуровневую систему, схожую с той, что была описана в главе об управлении фотографиями. Организовать ее просто.

Корневая папка

Сначала определите (или создайте) корневую папку, которая будет служить верхним уровнем иерархии хранения. (Здесь будут содержаться все ваши файлы, которые не управляются другими программами вроде iPhoto, iTunes или почтового клиента.) В зависимости от операционной системы, ваших личных предпочтений и – если речь о рабочем компьютере – правил сетевой администрации существует много способов создания или определения корневой папки. В Windows хорошим вариантом будет папка My Documents («Мои документы»). В Mac корневой может служить папка Home («Личное») или Documents («Документы»). Возможно, вам понадобится отдельная корневая папка для личных файлов. Мы впоследствии вернемся к этой идее, но пока сосредоточимся на корневой папке, которая содержит все относящиеся к работе файлы.

Внутри корневой папки есть два уровня хранения. Вот как выглядит иерархия.

Корневая папка

Уровень 1: папки проектов и категориальные папки (подробнее о них ниже), но никаких файлов.

Уровень 2: файлы с соответствующими наименованиями и, при необходимости, подпапки (также описаны ниже).

Например, корневая папка под названием Documents может выглядеть следующим образом:

Корневая папка должна содержать только папки, а не файлы. Каждая папка должна носить простое и понятное название, которое относится либо к проекту, либо к общей категории хранящихся там файлов.

Папки проектов

Каждая папка проекта должна именоваться либо по названию клиента (Acme Industries), либо по собственному названию проекта (Gel conference – «Конференция Gel») и содержать должным образом названные файлы, которые относятся к соответствующему проекту. В папку может входить и несколько подпапок. Например, папка проекта Acme Industries может выглядеть следующим образом:

При создании папки проекта пользователь должен определиться, будет ли это одно из мест, где будут храниться файлы проекта, или единственное место для этой цели. Главным образом это важно при хранении связанных с проектом электронных писем, которые обычно и составляют важнейший информационный поток проекта. Нужно ли оставлять их в почтовом клиенте или сохранять в папке проекта в файловой системе? (Сохранять электронные письма в файловой системе легко: в большинстве почтовых программ в меню File («Файл») есть пункт Save As («Сохранить как»), с помощью которого можно сохранить письмо как файл ASCII (расширение. txt). Пользователю только нужно должным образом назвать файл и перейти в нужную папку проекта, прежде чем нажать кнопку Save («Сохранить»)[35].)

Для краткосрочного удобства или в силу отсутствия должных навыков многие пользователи хранят все свои письма по поводу проекта в почтовом клиенте – либо в отдельной папке, либо вообще рассыпанными кучей по папке «Входящие». Это может создать проблемы. Если почтовый клиент выйдет из строя, биты могут потеряться или оставаться некоторое время недоступными: сложнее перенести файлы, если вы захотите поменять почтовую программу. Хотя обычно существуют способы переноса писем в конкурирующие почтовые клиенты, создатели программ по очевидным причинам не хотят, чтобы это было так уж легко сделать.

Самая большая проблема при хранении писем, касающихся проекта, в почтовой программе состоит в том, что эти файлы труднее найти, поскольку все они находятся в разных местах. Почтовая программа вообще не может хранить все файлы проекта. Даже если убрать из рассмотрения возможность появления в проекте фотографий или аудиофайлов, остаются следующие весьма вероятные возможности:

• входящие письма (общение между членами команды или другими связанными с проектом людьми);

• исходящие письма (сообщения, которые пользователь пишет и адресует другим членам команды, менеджеру или клиенту);

• заметки с совещаний, которые пользователь делает в текстовом редакторе или Word и сохраняет на жесткий диск;

• заметки с совещаний, которые делают другие члены команды и рассылают по электронной почте как вложения;

• черновики отчетных документов (контракты, таблицы, презентации) и последующие их редакции;

• согласованные, одобренные и представленные версии этих документов.

Для управления этими информационными потоками большинство пользователей, увы, принимают решение, которое кажется наилучшим в краткосрочной перспективе: оставляют биты там, где те были изначально созданы. Это «организация по умолчанию» – худшая из возможных стратегий. В результате пользователи имеют дело с неконтролируемым хаосом и попадаются в сети технологических компаний, которые обещают исправить беспорядок. Посмотрим, что будет, если хранить файлы в месте их поступления или той папке, куда они попадают по умолчанию, если пользователь просто нажимает кнопку Save («Сохранить»):

• входящие письма остаются в почтовом ящике вместе со всей остальной входящей почтой, имеет она отношение к проекту или нет;

• исходящие письма остаются в папке «Отправленные» вместе со всеми остальными отправленными пользователем письмами, имеют они отношение к проекту или нет;

• заметки с совещания находятся там, куда Microsoft Word решит вдруг поместить файл, когда пользователь нажимает кнопку Save («Сохранить»), – обычно это рабочий стол или забитая папка Documents («Документы»), где уже могут находиться самые разные файлы, обычно не имеющие отношения к делу;

• отчетные документы – черновики, редакции и финальные версии – могут оказаться вообще где угодно, в зависимости от того, в какой программе они создавались; они могут храниться в качестве вложения в почтовой программе, на рабочем столе, в корневой папке Documents («Документы») или в пространстве общего доступа, которое используется командой проекта: интранете, экстранете[36] или рабочем пространстве на базе веб-приложений.

Итак, при организации по умолчанию файлы разбрасываются по множеству разных мест, так что найти нужный файл сложно и занимает много времени. Если кто-то спрашивает: «Где последняя версия того файла PowerPoint, над которым мы работали всю прошлую неделю?», то сотрудникам приходится проверять папку «Входящие», особые папки для писем по проекту, рабочие столы и интранет – и это только наиболее вероятные места хранения. Более того, возможно, придется сравнивать версии пользователей, чтобы понять, какая из них нужная. Без самодисциплины при хранении файлов документ может оказаться где угодно, под каким угодно названием и среди сколь угодно большого количества совершенно ненужных файлов.

Напротив, хранение файлов в папке проекта в файловой системе обеспечивает быстрый и простой доступ к ним. Это сродни безотказному методу никогда не терять дома ключи – всегда, едва переступив порог, класть их в одно и то же место. Если что-то должно находиться в одном конкретном месте и пользователь всегда кладет его именно туда, то вопрос о том, чтобы найти этот предмет позже, просто не стоит. Цель грамотного с точки зрения цифровой грамотности управления файлами, таким образом, состоит в том, чтобы сократить число возможных мест нахождения данного файла, а в идеале вообще хранить все файлы, имеющие отношение к проекту, в одной папке.

Учитывая различные рабочие среды и разные требования, которые накладываются на пользователя или команду проекта, цель свести все к одной папке порой недостижима. Например, в командах проекта от пользователей порой требуется хранить некоторые файлы на своем компьютере, а другие – в общем рабочем пространстве. Но даже в этом случае нужно помнить о цели – сократить количество возможных мест нахождения данного файла. Если же речь идет об индивидуальном пользователе, то идеала часто можно достичь.

Резюмируя, отметим два основных преимущества данного подхода.

1. Проще найти данный файл проекта, поскольку он может оказаться только в одной папке файловой системы. Нет необходимости искать во всем компьютере. А когда пользователь открывает папку проекта, имена файлов, присвоенные по принципу цифровой грамотности, значительно упрощают поиск нужного файла.

2. Файлы, которые хранятся в файловой системе, легко перемещать, в отличие от электронных писем, которые находятся в почтовом клиенте и ограничены только этим приложением. Файлы легко переносятся в пределах файловой системы. Легко делать их резервные копии, делиться ими с друзьями или коллегами или перемещать на другой компьютер, даже на другую операционную систему[37].

Еще один способ сократить количество возможных мест нахождения файла – избегать использования подпапок.

О подпапках

Подпапок внутри папок проекта в целом лучше избегать, они полезны только в определенных ситуациях. Это правило, возможно, трудно соблюдать тем пользователям, которые любят чрезмерную организацию папок – на подпапки, на подподпапки и т. д. Вообще-то от такой многоуровневой иерархии мало пользы. Цель цифровой грамотности состоит в том, чтобы сократить время на организацию труда, дабы увеличить время на более полезные занятия – например, собственно на труд и жизнь вне работы. Обычно подпапки не улучшают систему цифровой грамотности, если файлы и так названы соответствующим образом и все находятся внутри одной и той же папки проекта.

Однако есть и исключения. Подпапка-другая могут порой служить для конкретных нужд. Например, папка проекта может содержать одну или несколько подобных подпапок.

• Папка Оld («Старое») для настолько старых файлов, что они больше не имеют значения, но все же должны быть сохранены. Если проект рассчитан на много лет, то вместо папки «Старое» могут выступать годовые папки – «2011», «2012» и т. д., в которых находятся файлы проекта за эти календарные годы. (К тому же это позволяет не вводить год в название файла, поскольку их нахождение в соответствующей папке и так будет говорить само за себя.)

• Папка Deliverables («Отчетность») для документов, которые были представлены клиенту и приняты им (или руководителем, или другим получателем.) Названия этих файлов не должны включать слово Final («Финальный»), ведь нахождение файла в папке «Отчетность» и так подразумевает, что это последние версии файлов. Если завести такую папку, то гораздо проще будет найти самые важные документы проекта и отличить их от множества ненужных черновиков, раскиданных по проектной папке. Однако должно быть железное правило: переносить файл в папку «Отчетность» можно только после того, как клиенты подтвердят, что приняли его в качестве итогового.

• Папка Сlips («Вырезки») содержит информацию о проекте в прессе: это может быть либо упоминание имени клиента, либо статья по относящейся к проекту теме, к которой полезно обратиться впоследствии. В этом случае папка «Вырезки» функционирует как категориальная, она содержит поток информации конкретного типа, и названия файлов в ней могут быть менее жесткими. О категориальных папках мы поговорим далее.

Категориальные папки

В отличие от папок проектов, в которых содержится много различных типов файлов, относящихся к одному проекту, в категориальной папке существует только один тип файлов. Хотя иногда категориальная папка может находиться внутри папки проекта (как в случае с папкой «Вырезки», приведенном выше), большинство категориальных папок расположены на первом уровне корневой папки вместе с папками проектов.

Вот несколько наиболее распространенных примеров категориальных папок.

• Expenses («Расходы»). В этой папке хранятся прошлые отчеты о расходах и счета. Они должны быть датированы по стандартной схеме именования файлов, поскольку файл может быть переправлен другим пользователям или бухгалтерскому отделу. (Например, mh-051613-expenses.xls – это таблица Excel, в которой приведен мой отчет о расходах от 16 мая 2013 года.) Неплохо также завести подпапку Оld («Старое») или Аlready handled («Уже оплаченное»), чтобы держать там старые отчеты и счета, которые уже оплачены. Это поможет устранить беспорядок, отделив старые, потерявшие значение документы, которые просто нужно где-то сохранить.

• Regs («Регистрационные данные»). В этой папке могут находиться пароли, регистрационные данные и приветственные письма, которые вы получили с сайтов при регистрации на них. Файлы в этой папке созданы либо при сохранении электронного письма (например, подтверждающее сообщение с сайта, на котором вы зарегистрировались), либо самостоятельно – сохранением текстового документа, куда вы сами ввели имя пользователя и пароль. В любом случае схема именования файлов здесь проста: каждый файл называйте просто по наименованию сайта или приложения, к которому относятся данные. Например, файл в папке Regs под названием Nytimes содержит ваши имя пользователя и пароль для сайта nytimes.com. В файле под названием Microsoft Office будет храниться код вашей лицензионной копии Microsoft Office. Наличие папки Regs решает проблему потерянных регистрационных данных: все они поступают в нужную папку под соответствующими названиями, так что их несложно найти.

• Nice notes («Милые письма»). Здесь можно держать особенно приятные или благодарственные письма, которые вы за годы работы получали от коллег. Не дайте затеряться этим очень важным посланиям – напротив, теперь они обретут второй дом. Называть файлы здесь можно как угодно, но пользуйтесь схемой именования файлов, если вы намерены позднее отыскать отдельные сообщения.

Хотя файлы в категориальных папках могут подлежать распространению (например, в папке расходов), старой системы именования здесь можно не придерживаться. Файлы в категориальных папках образуют более однородную структуру, чем файлы в папках проектов, так что разобраться в них не так сложно. Например, в папке Regs каждый файл можно просто назвать по соответствующему сайту; использование полной схемы именования не добавит полезной информации.

Папка personal («личное»)

Последняя папка, которую, возможно, стоит создать, – это вторая корневая папка, отдельная от первой и носящая название Personal («Личное»). Она полезна на тех компьютерах, которые используются как для личных, так и для рабочих целей – эти два набора информации лучше хранить отдельно. Папка Personal может служить вместилищем любых файлов, которые содержат что-то важное лично для вас: письма, другие сообщения и т. д.

В папке Personal целесообразно разместить ряд категориальных папок.

• Info («Информация») или Important («Важное»). Это может быть общая папка для хранения важной информации – например, о состоянии страхового счета или контакты друзей и родственников. Названия файлов здесь должны быть краткими и показательными: к примеру, Health insurance («Страховка») или Аddresses («Адреса»).

• Сlips («Вырезки»). Это папка для интересных новостных статей, которые сохранены в текстовом формате в соответствии с принципами цифровой грамотности. (В подпапках, названных по годам, могут храниться новости прошлых лет.)

• Writing («Записи»). Архив любых личных записей – заметок, писем, черновиков или других пометок.

• Taxes [year] («Налоги [год]») (например, Taxes 2012). В этой папке находятся все уведомления, электронные письма и счета, относящиеся к текущему налоговому году. Каждое 1 января я создаю новую папку для налогов, чтобы держать там все налоговые счета и уведомления, которые получаю в течение года. Таким образом я могу подготовиться к заполнению налоговой декларации за следующий год.

• Годовая папка, например «2012», представляет собой набор разрозненных файлов за предыдущий год. В конце каждого года я создаю папку для нового, так что моя папка Personal содержит несколько годовых папок.

Наконец, стоит заметить, что, в отличие от основной, рабочей корневой папки, папка Personal может содержать на первом уровне не только папки, но и отдельные файлы. За исключением тех папок, которые описаны выше, папка Personal в основном служит хранилищем всех заинтересовавших пользователя папок. Некоторый беспорядок здесь не имеет большого значения: эта папка и так отделена от рабочей, и хаос никак не скажется на производительности труда.

Управление рабочим столом

Помимо одной или двух корневых папок есть только одно место в файловой системе, где нужно соблюдать упорядоченность, – это рабочий стол. Часто именно он используется наименее правильно. Как мы уже отмечали, организация по умолчанию позволяет файлам находиться там же, где они были созданы, и часто это будет именно рабочий стол. Замусоренный рабочий стол особенно заметен как самому пользователю, так и проходящим мимо коллегам. Его часто видно под открытыми приложениями, он всегда показывается во время загрузки. Как и в случае с пустым почтовым ящиком и пустым списком дел, для вашей производительности и боевого духа важно очистить рабочий стол от всех ненужных иконок и файлов.

Пустой рабочий стол имеет еще одно преимущество: если туда все же попадает файл, он отчетливо выделяется. Файлы на рабочем столе подобны стикерам на мониторе: один стикер успешно обращает на себя внимание пользователя, но большее количество уже создает раздражающий беспорядок. Таким образом, рабочий стол может быть удачным местом для временного хранения нескольких файлов, чтобы привлечь внимание пользователя, но это должно быть исключением. В основном держите рабочий стол пустым.

Индукция: первичная организация файловой системы

Возможно, некоторым пользователям покажется, что организовать файловую систему описанным выше образом – назначить корневую, проектные и категориальные папки – будет сложно, поскольку беспорядок в ней уже царит. Здесь нужно применить индукцию – первичную организацию файловой системы. Этот процесс близок к индукции при очищении почтового ящика – методу, описанному в главе «Управление входящими сообщениями».

Перечислим этапы индукции файловой системы:

• Определите или создайте корневую папку, если ее еще не существует.

• Создайте в корневой папке папку «Старое». В ее название включите текущую дату с годом. Например, если индукция проводится 1 июня 2013 года, назовите папку «Старое-060113».

• Найдите все относящиеся к проектам файлы и папки, где бы они ни находились внутри файловой системы, и перенесите их в папку «Старое». Напомним, что корневая папка по-прежнему должна оставаться пустой, за исключением папки «Старое», в которой должны оказаться все связанные с проектами файлы и папки в файловой системе. Рабочий стол тоже надо очистить. (Если в почтовом клиенте тоже есть письма, связанные с проектами, пользователь может сохранить и их в файловую систему.) Папка «Старое» будет смотреться крайне хаотично, но это вполне нормально.

• В корневой папке создайте пустые папки для всех соответствующих проектов и категорий. Подпапки внутри этих папок нужно создавать, только если они действительно необходимы.

• Откройте папку «Старое» и перенесите жизненно важные файлы в те проектные и категориальные папки, к которым они относятся. Немедленно переименуйте эти файлы в соответствии с принципами цифровой грамотности. Большинство файлов, впрочем, лучше оставить в папке «Старое». (Это ничем не хуже, чем когда они рассеяны по всей файловой системе, а организация всех файлов займет слишком много времени.) Потом вы всегда можете перенести эти файлы из папки «Старое» в папку соответствующего проекта, как только это понадобится.

Когда индукция окончена, файловая система будет организована и готова к поступлению новых файлов. В корневой папке теперь содержатся папки проектов и категориальные папки, которые, в свою очередь, служат хранилищем соответствующим образом названных файлов. Папка «Старое» гарантирует, что в процессе переноса ничего не потерялось, а дата в ее названии отмечает то время, когда пользователь обрел контроль над своей файловой системой и стал работать более продуктивно.

Здесь мы расскажем о некоторых других инструментах, навыках и правилах, о которых следует знать в рамках цифровой грамотности.

Печать вслепую

Легко чрезмерно увлечься технологиями – инструментами, функциями и предлагаемыми возможностями, но при этом забыть о самых простых решениях, которые способны помочь лучше всего, – например, это хорошо иллюстрирует набор текста. Нет знаменитостей в области набора текста, в журналах не публикуют статей об этом, не обсуждается эта тема и на конференциях по компьютерным технологиям. Но сегодня многие специальности требуют набора большого объема текста – все время, в течение всего рабочего дня и почти во всех приложениях. По скорости набора можно с высокой долей уверенности предположить, какова производительность труда пользователя. Поэтому в моей компании каждому потенциального сотруднику предлагается тест на набор текста, и если кандидат не может печатать вслепую, то мы воспринимаем это как серьезный недостаток.

Клавиатура крайне важна для владеющих цифровой грамотностью пользователей: это основной инструмент ввода информации. Мышь и все, по чему надо кликать: гиперссылки, иконки приложений, – носят уже вторичный характер. Вначале нужно научиться правильно использовать клавиатуру. Сейчас уже неприемлемо смотреть на клавиатуру, вспоминая, где находятся клавиши, или использовать метод печати только указательными пальцами, если восемь остальных находятся в столь же прекрасном состоянии. Примерно с тем же успехом можно водить спортивный автомобиль только на первой передаче, не озаботившись тем, чтобы научиться их менять. Если пользователь физически здоров, оправданий неумению печатать вслепую быть не может.

Шестьдесят слов в минуту – хорошая скорость для начала. При этом нужно использовать все десять пальцев и не смотреть на клавиатуру. При постоянной практике и использовании битового рычага несложно и превысить скорость сто слов в минуту[38].

Никогда не забуду, как однажды посетил конференцию по «новейшим технологиям». Очень талантливый программист с увлечением демонстрировал свою новую программу, которая позволяла пользователям быстро обрабатывать потоки информации – изображения, электронные письма, календари и т. д. Во время демонстрации этот замечательный и умный парень стоял и тыкал на каждую букву на клавиатуре одним пальцем. Я подумал: «Боже мой, этот человек потратил год жизни на то, чтобы создать программу, которая, возможно, поможет (а может быть, и нет) быстрее обрабатывать информацию, а при этом сам мог бы удвоить свою производительность, просто научившись нормально набирать текст». Мне захотелось сказать ему: «Учись печатать!» Но правила конференций технарей призывают признавать крутизну новых функций и молчать по поводу всего остального, поэтому я так ничего и не сказал.

Это непременное условие: чтобы обрести цифровую грамотность, надо уметь печатать вслепую. Так что учитесь печатать.

Для продвинутых пользователей: печать на клавиатуре дворака

Клавиатура – это основное устройство ввода информации, поэтому обладающие цифровой грамотностью пользователи должны научиться использовать ее должным образом И это означает не только печать вслепую. Продвинутые пользователи могут подумать об овладении наилучшей техникой набора текста, хотя на это может уйти довольно много времени.

Много лет назад, когда я начинал свою карьеру в области консультирования пользователей, то решил критически оценить собственную работу на компьютере, чтобы убедиться, что действительно имею право учить этому других. Мне казалось, что для того, чтобы с полным правом предлагать пользователям и компаниям изменить свои методы работы на более эффективные, я должен сам использовать только самые эффективные программы, интерфейсы и методы.

И почти тут же я осознал совершенно очевидный пробел в образовании. Именно тот интерфейс, который я использовал чаще всех остальных, – клавиатура – совершенно не подходил для моих целей. Расположение клавиш (раскладка) было просто ужасным, даже враждебным к пользователю. Это была клавиатура Qwerty, которая получила название по буквам на верхнем ряду. Именно эта клавиатура повсюду используется в компьютерах и печатных машинках.

Qwerty была создана в век механических печатных машинок, когда слишком быстрая печать приводила к тому, что механические рычаги сцеплялись друг с другом[39]. Чтобы избежать сцеплений, Qwerty была разработана так, чтобы часто используемые клавиши и их сочетания находились в труднодоступных местах и машинистки замедляли работу. Стандарт Qwerty закрепился, и сегодня миллионы пользователей работают с интерфейсом, от которого у них болят запястья и пальцы. Неудивительно, что Qwerty вызывает хроническое растяжение сухожилий у пользователей, которые вынуждены набирать большие объемы текста. Это тяжелое состояние, которое нередко требует хирургического вмешательства и многих месяцев восстановления без всякой печати, при этом пациент может и не оправиться полностью от заболевания.

О связи Qwerty и хронического растяжения сухожилий я знаю по собственному опыту. В начале моей карьеры у меня часто болели запястья после длительного интенсивного набора текста. Это было сразу после колледжа, где я, уверен, постоянно вредил запястьям в компьютерных лабораториях Массачусетского технологического университета, часами набирая текст. Задумавшись о том, что я работаю консультантом по повышению эффективности пользователей и использую при этом такую ужасную раскладку, а также о лицемерии такого подхода, я нашел решение, которое избавило от боли мои запястья, повысило производительность и очистило совесть.

Решением стала раскладка Дворака – альтернативное расположение клавиш на стандартной клавиатуре, благодаря которому набор текста становится более легким, быстрым и точным[40]. Я полностью переключился на раскладку Дворака и через месяц работы вновь стал уверенно печатать вслепую. Вскоре я превзошел свои прежние темпы набора, которые и так были довольно быстрыми, и у меня никогда больше не появлялось проблем с запястьями.

Переключить раскладку Qwerty на раскладку Дворака несложно, достаточно активировать нужные настройки в операционной системе. (Это легко сделать и в Mac, и в Windows, и в Linux.) После этого пользователь будет печатать на обычной клавиатуре, но клавиши станут соответствовать другим символам. Например, в Qwerty под правым средним пальцем расположена буква K. В раскладке Дворака на этом месте буква T. Так как Т встречается чаще, чем К, становится понятно, почему раскладка Дворака так эффективна. В ней клавиши расположены по частоте использования: наиболее популярные буквы и их сочетания находятся там, где их проще набирать. Многие часто используемые слова – the, that, not, she и другие – в раскладке Дворака можно набрать, не передвигая пальцев с исходных позиций.

Вот раскладка клавиатуры по Двораку[41]:

Важнейший ряд клавиатуры здесь – средний, на котором пальцы могут печатать быстро и удобно, не переходя в другие ряды. Средний ряд клавиатуры Qwerty – это катастрофа: слева ASDGF, справа HJKL;’. А теперь сравним с раскладкой Дворака: слева AOEUI, справа DHTNS-. В среднем ряду клавиатуры Дворака расположены все самые популярные буквы английского алфавита, при этом слева находятся гласные, а справа согласные.