Детский клуб. Совершенствуем систему управления Тимофеева Софья

Умение планировать свой график, распределять цели и обязанности на каждый день – неотъемлемая черта делового человека. Руководителю детского клуба обязательно нужно научиться ставить перед собой конкретные задачи, выработать систему планирования собственной деятельности. Только тогда время будет использоваться эффективно, а результат не заставит себя ждать. Объем управляющей деятельности настолько велик, что разумно сначала разбить задачи на месяцы, а затем распределить их по конкретным дням недели, то есть без схемы ежедневника не обойтись. Использование такой схемы внесет четкость в работу по достижению поставленных целей, повысит продуктивность работы, а также исключит вероятность невыполнения важнейших дел.

Данная глава посвящена тому, как руководителю детского клуба правильно спланировать свою ежедневную работу.

Бесценное время руководителя

Умение эффективно распоряжаться своим временем – главная ценность, которой может научиться руководитель детского клуба. Масса рабочих вопросов, семья, беспрестанные думы о развитии бизнеса – так протекает жизнь любого владельца детского центра. Свободного времени не остается ни на что. Не успеешь оглянуться – опять Новый год, в клубе нужно ставить елку, заниматься подготовкой сценария, закупкой подарков, украшением территории. Время летит быстро и незаметно, груз невыполненных дел никуда не исчезает, притом что вы заняты с утра до вечера и успеваете решить огромное количество вопросов. Чем же это вызвано?

Во-первых, проблема заключается в том, что у руководителя детского клуба действительно очень много разной работы. Даже если вы не выполняете функции администратора клуба и не ведете занятия, список дел огромен. Подчиненным кажется, что управление клубом не требует особых усилий: вложил деньги – и получай прибыль. И только руководитель может понять руководителя.

Во-вторых, в большинстве случаев мы не умеем управлять своим временем. Ощущение груза неосуществленных дел возникает не случайно. Выполняя много мелкой работы, вы не успеваете решать какие-то очень важные вопросы.

Хорошо помню, как я работала в первый год после открытия детского клуба. Утром я отвозила на машине четырехлетнюю дочь в детский сад и ехала в клуб вести занятия. После утренних занятий я занимала удобное место администратора за красивым оранжевым столом. Ближе к пяти вечера я бежала в сад за Ясей, оставив в клубе клиентов. Мы возвращались в клуб и были там почти до девяти вечера, то есть пока не уходил последний клиент. Потом мы ехали с Ясей пять километров на машине, медленно поднимались на третий этаж, ужинали… и я усаживалась к компьютеру, чтобы написать к следующему дню шесть конспектов для всех групп. Семья спала, я перетаскивала эмфэушник на кухню, ставила его на диван, ксерокопировала пособия и ламинировала их здесь же на полу. Засыпала я далеко за полночь. Утром вставала невыспавшаяся, с красными глазами, и все начиналось заново.

Мне особенно запомнилась подготовка к утренникам Нового 2009 года. Мы с двумя педагогами разрабатывали сценарий, задерживаясь в клубе до 11 вечера. Мой маленький ребенок со мной, участвует во всем по-детски искренне. До праздников остается два дня, работа кипит, ведь надо все украсить, отрепетировать сценарий, упаковать подарки для детей. И в этот момент возникает новая идея с развитием сюжета новогодней сказки – мы будем катать снежки! Срочно понадобился большой кусок картона, который нужно было обклеить фольгой, чтобы получилась настоящая ледяная горка. Мы отправили мужей искать картон в ночные магазины, а сами продолжали готовиться к празднику. Четырехлетняя Яся опять со мной, поскольку няни нет, а бабушки живут далеко. Мы закончили работу в час ночи. Дочь пыталась уснуть на коврике, на диване, на ледяной горке, но так и не смогла…

У меня до сих пор есть чувство вины перед собственным ребенком за то, что своим неуемным желанием работать и неумением правильно распределить время я нарушала все режимы, нанося ущерб ее здоровью. А бесконечные дни за компьютером, когда ты не видишь свою семью? Все это происходит из-за того, что ты не можешь расставить приоритеты и разграничить дела по степени важности.

Поэтому, если вы хотите стать успешным владельцем детского клуба, надо научиться контролировать свое время. И тогда вам не придется откладывать важные дела на потом, оправдывать свою апатию, делать все и сразу, не высыпаться и переживать из-за того, что вы плохо выглядите.

Для начала необходимо выработать навык планирования своих дел. Об их распределении в течение года мы поговорим в следующем разделе «Планирование работы на год». Сейчас ваша задача – научиться составлять список дел и заносить их в свой ежедневник. Даже если вы считаете, что обладаете замечательной памятью и способны держать все вопросы в голове, ежедневник все равно понадобится, поскольку дела следует планировать не только на завтрашний день, но и забегая далеко вперед. Психологами давно доказано, что кратковременная память человека не позволяет хранить в уме информацию, включающую более семи элементов (в данном случае дел). Как только дел становится больше, часть из них забывается или вытесняется другими. Наверняка у вас тоже бывало, что вы весь день помнили о каком-то важном вопросе и были уверены, что не забудете о нем, но потом все-таки забыли. Вместо бумажного ежедневника, конечно, можно использовать телефон, но психологи считают, что самый обычный датированный ежедневник лучше подходит для формирования привычки планировать свое время.

С ежедневником нужно уметь работать. Это целая наука. Нельзя просто заносить список дел на страницу с соответствующей датой, а потом вычеркивать выполненное. Список дел следует подвергнуть анализу, чтобы определить, какие из них важные, а какие – второстепенные.

Существует ряд правил тайм-менеджмента, которые необходимо соблюдать, чтобы справиться со всеми делами.

Формулируйте задачу в ежедневнике так, чтобы был понятен желаемый результат. Например, перед праздником нужно упаковать подарки для детей. Вы можете записать в ежедневнике: «Упаковка подарков», подразумевая, что будут назначены ответственные за это дело. Однако из такой формулировки вытекают еще две задачи: определиться с сотрудниками, которые будут выполнять поручение, и известить их об этом. Скорее всего, вы уже знаете, кто будет осуществлять упаковку подарков. Поэтому запись в ежедневнике нужно конкретизировать: «Ивановой А. А., Петровой Ю. Ю. – упаковка подарков». Вот еще один пример из моей практики работы администратором. У нас сломался доводчик. Я пишу в ежедневнике: «Позвонить в ТСЖ». Позвонила. У них не было специалистов, которые бы могли отремонтировать доводчик. Выполнила ли я запланированное дело? Да. Ведь задача стояла – позвонить. Доводчик отремонтирован? Нет. То есть желаемый результат не получен.

Разделяйте все задачи на «гибкие» и «жесткие». «Жесткие» задачи привязаны к определенному времени. Например, в последнюю среду месяца в 19:00 у вас открытая линия – время, когда вы находитесь в клубе и принимаете от клиентов вопросы и предложения. Иными словами, вы обязаны быть в клубе именно в это время. «Гибкую» задачу можно выполнить в течение дня, неважно – утром или вечером. Например, вы указываете в списке дел: «Провести ревизию аптечки». Сделаете вы это утром, днем или вечером, значения не имеет. Психологи советуют разделять эти задачи в ежедневнике. Одни можно записывать в левой части страницы, а другие – в правой.

Научитесь определять примерное время, необходимое для выполнения задач. Плохо, когда к концу дня оказывается, что ты не осуществил и половины запланированных дел, так как время тратилось на пробки, проверку уроков у собственного ребенка и т. п. Поэтому при формировании списка дел нужно предусматривать время на дорогу, подготовку к выполнению задачи и др. Обязательно оставляйте «окна», которые станут запасом времени на непредвиденные случаи. На первом этапе указывайте в ежедневнике предполагаемое время решения вопроса. Например: «Провести собрание в клубе – 2 часа». На само собрание уйдет меньше времени, но ведь вам еще нужно пообщаться с сотрудниками, ответить на их вопросы, обсудить какие-то проблемы.

Делите все задачи на крупные, которые надо выполнять по частям (так называемые «слоны»), и мелкие, но неприятные («лягушки»). К «слонам» я отношу написание методических разработок, текстов для сайта. Вообще, работа над сайтом – это самый настоящий «слон». Здесь можно работать беспрестанно. «Лягушкой» для меня является подписывание вороха бухгалтерских документов, когда они лежат толстыми пачками на буфете. Приходишь в клуб, смотришь на них… и хочется заняться чем-то другим. Может, завтра их подписать? Но и завтра ведь не захочется. Это подлинная «лягушка». Психологи советуют как можно быстрее избавляться от «лягушек». Зная об этом правиле, я вздыхаю, беру красивую ручку, усаживаюсь поудобнее и подписываю один документ за другим, не отрываясь. Именно несделанные «лягушки» способны испортить настроение на целый день. К «лягушкам» относятся и неприятные звонки или разговоры с сотрудниками, когда вам нужно отказать им в какой-то просьбе.

Выстраивайте порядок выполнения важных и менее важных дел. Начинать следует с «лягушек», а потом приниматься за осуществление самого важного дела на сегодняшний день. Скажем, вам нужно просмотреть присланное арендодателем приложение к договору аренды, сделать СМС-рассылку клиентам об акции, позвонить в клуб и сказать, что не можете отпустить педагога в субботу на дачу, так как нет замены, и проверить электронную почту. Что вы сделаете в первую очередь? «Лягушка» – это звонок в клуб с отказом педагогу. Затем вам необходимо выполнить рассылку клиентам, потому что письма должны прийти в определенное время, а не поздно вечером. Потом вы работаете с приложением к договору. И только в последнюю очередь просматриваете электронную почту.

Делегируйте, то есть поручайте, решение тех или иных задач другому лицу. Дел много, и успеть все невозможно. Умение делегировать имеет огромное значение для высвобождения времени руководителя детского клуба. Например, уборщица попросила приобрести средство для чистки кранов. Вы можете пойти и купить его сами, можете выдать деньги авансом уборщице или администратору. А можете позвонить бухгалтеру и сказать, чтобы она выдала деньги и сама все учла. Вашему администратору вполне по силам составить список закупок расходных материалов на следующий месяц: картриджей для принтера, стаканчиков для кулера, салфеток, туалетной бумаги. Перепоручая кому-либо решение задачи, обязательно записывайте в ежедневнике, что и кому вы делегировали.

Не откладывайте важные дела на потом. Мне очень нравится новое крылатое выражение на основе известнейшего высказывания Б. Франклина: «Не откладывай на сегодня то, что можно сделать сейчас». Лень очень тормозит нас, и часто, откладывая выполнение действительно важных дел, вы занимаетесь мелкими и ненужными. Времени на решение существенных задач остается все меньше, и вы переходите в режим аврала, вгоняя себя в стрессовое состояние.

При выполнении важных дел исключите отвлекающие моменты. Это одно из самых важных правил. Многие успешные бизнесмены при работе в Интернете отключают бегущие строки или всплывающие окна, не пользуются СМС-оповещением о поступивших на электронную почту письмах и т. п. Пока я писала данную главу, на не отключенный вовремя телефон мне позвонило пять человек с разными просьбами: помочь выбрать подходящее название для детского центра, приехать посмотреть помещение, купить фермерские продукты и т. д. Каждый раз я отвлекалась на разговор, потом заново пыталась сформулировать мысль, на которой меня прервали. Сегодня я нарушила правило, которое нарушать не стоит. Такие отвлекающие факторы съедают массу драгоценного времени, и намеченное дело остается невыполненным, его приходится переносить на следующий день, а ведь на завтра уже сформирован список других дел.

Придерживаясь этих простых правил при выполнении разнообразной работы руководителя детского клуба, в том числе не самой приятной, вы избавитесь от тяжкого груза стрессов и станете успевать больше, чем раньше. При этом появится время для собственной семьи. Ведь можно жить по обстоятельствам, ничего не успевать, а можно планировать успех, работать в удовольствие и полноценно отдыхать!

Планирование работы на год

Руководитель детского клуба должен уметь планомерно распределять по месяцам всю работу, которую нужно выполнить в течение года. Прежде всего установите объем работы. Без этого не обойтись. Запишите в тетради все большие и малые дела, которые должны быть сделаны в клубе: уплатить единый налог и помыть игрушки, проконтролировать ведение личных дел и посетить открытый урок, вовремя вывесить объявление в клубе о предстоящем празднике и проверить печати в медицинских книжках… А также помыть окна, провести химчистку ковров, не забыть проверить дату истечения годности удостоверения по пожарно-техническому минимуму и т. д. После того как посмотришь на весь список, наверняка голова пойдет кругом.

Сразу замечу, что не все пункты списка вы будете выполнять сами. Ни в коем случае! Этот перечень вам необходим, чтобы клуб работал без сбоев, все нужные документы были оформлены вовремя, СМС-рассылка не забыта, а клиенты уведомлены о проведении праздника. Поэтому список дел должен включать даже такие небольшие задачи, как проработка сценария праздника, поиск и покупка подарков, ревизия клубной аптечки. Тетрадь придется заполнять не один день, поскольку сразу вспомнить обо всех делах вряд ли удастся.

Затем всю работу необходимо распределить по месяцам. Для этого удобно воспользоваться таблицей в формате Excel и для каждого месяца предусмотреть отдельный файл. В верхней строке вы укажете числа месяца, а ниже запишите все дела, которые надо сделать в клубе. Таблица на сентябрь может иметь следующий вид (табл. 3.1).

Таблица 3.1.

Планирование дел в детском клубе на сентябрь

Я не могу привести эту таблицу полностью, так как она не поместится в формате книги. Вот некоторые другие дела, которые должны быть указаны: выплата сотрудникам аванса, выплата сотрудникам зарплаты, открытая линия (день приема клиентов руководителем клуба), страховые взносы в ФС, страховые взносы в ПФР, мойка пособий и игрушек, обзвон директором клуба клиентов, переставших посещать занятия, ревизия журналов администратора, проверка работы администратора с помощью тайного клиента и т. д.

Теперь этот внушительный список нужно проанализировать. Отметьте цветным маркером те дела, которые вы будете точно выполнять самостоятельно. Передать их никому невозможно. Например, вам лично необходимо посетить комплексное занятие у годовалых детей и занятия по музыке, чтобы проконтролировать деятельность педагогов. Отметьте крестиком в таблице ячейки, соответствующие датам, на которые намечено выполнение дел.

Как видите, 1 сентября я обязательно буду на открытии детского клуба после летних каникул, в обед проведу собрание педагогов, поздравлю их с праздником и началом учебного года, заодно (пока присутствует весь коллектив!) проведу положенные инструктажи по охране труда и пожарной безопасности, не забуду сделать необходимые записи в соответствующих журналах инструктажа и соберу подписи сотрудников.

Здесь же, на собрании, я распределю между работниками остальные дела на месяц. Например, администратор отвечает за вовремя вывешенные в клубе объявления. Сделав отметку в таблице, я буду знать, что 15 сентября администратор должен вывесить объявление о празднике. За проведение мастер-класса по осенней поделке отвечает педагог Иванова А. А. Задачи распределены. При таком подходе все дела будут выполнены вовремя и общими усилиями: вывешены объявления в клубе, осуществлена СМС-рассылка, заполнены важнейшие журналы, проведены инструктажи, проконтролирована работа педагогов. В результате нагрузка на руководителя значительно снизится.

Не забудьте составить план и на летние месяцы. Так как это ваш личный документ, то вы можете смело указывать в нем посещение вами различных тренингов и обучающих семинаров. Как только вы сделаете в своем графике соответствующие отметки, на подобное обучение найдутся и время, и деньги, ведь вы спланируете его заранее.

Теперь дела из этой таблицы можно перенести в обычный ежедневник с датами. Заполняйте его не только на ближайший месяц, но и сразу на весь год. Работая с ежедневником, вы будете видеть, какие задачи вам предстоит решить в следующем месяце, весной, летом и т. д.

Только такое четкое планирование на год, предполагающее распределение всех дел по месяцам и датам, поможет вам эффективно использовать свое рабочее время.

Что делать, чтобы сотрудники не заснули на собрании? Правильная организация ежемесячных собраний коллектива

В любой организации должен быть коллектив сотрудников. А если есть коллектив, то без собраний не обойтись. Причем неважно, сколько человек у вас работает. В начале деятельности нашего клуба в штате было всего пять человек: я (генеральный директор), бухгалтер, уборщица и два педагога, один из которых являлся соучредителем. Сейчас в нашем коллективе более 20 человек. Понятно, что проводить собрания малочисленного коллектива проще хотя бы потому, что легче найти время, удобное для всех. Чем больше коллектив, тем сложнее определить время проведения собрания.

Собрания в детском клубе можно классифицировать по количеству присутствующих на них людей:

общее собрание коллектива – присутствуют абсолютно все сотрудники детского клуба;

совещание – собирается небольшая группа сотрудников для обсуждения какого-либо вопроса (например, вы приглашаете тех педагогов и администраторов, которые будут принимать участие в подготовке и проведении новогодних утренников в клубе);

мини-совещание – собирается несколько человек, чаще всего работающих на одних должностях, для решения конкретной проблемы (например, это могут быть мини-совещания администраторов клуба для обсуждения вопроса поддержания чистоты в холле в течение дня или для знакомства с новой формой электронной отчетности).

Первый вопрос, который нужно решить, – периодичность проведения собраний. Здесь все просто и логично. Чем меньше коллектив, тем чаще проводятся общие собрания (то есть собрания всего коллектива). Чем коллектив больше, тем реже проводятся собрания со всеми работниками. На мой взгляд, если сотрудников в детском клубе более 15 человек, то общих собраний за год должно быть не более четырех:

первое собрание – накануне учебного года в августе или самом начале сентября;

второе собрание – в начале декабря;

третье собрание – март – начало апреля;

четвертое собрание – конец мая.

Этого количества собраний достаточно для обсуждения командой клуба тех вопросов, которые действительно требуют совместного решения. Сутью любого собрания является возможность коллективной работы над поставленными задачами и возникающими проблемами в рамках движения к общей цели. Плохо, когда собрания проводятся формально. В этом случае люди, которые их посещают, считают, что зря потратили время. В работе детского клуба нельзя допускать формализма. В ваших силах все устроить так, чтобы любое действие осуществлялось осознанно и имело смысл. Я бывала на таких совещаниях, когда руководитель что-то зачитывал по бумажке, а все собравшиеся поглядывали на часы и друг на друга, ожидая, когда все это закончится. Я всегда думаю в таких случаях: неужели руководителям не жаль своего времени? Разве нельзя убрать подготовленный черновик и сказать что-то своими словами, от души? Или сказать нечего? Если сказать нечего, то собрание проводить не стоит. Каждый член коллектива, будь то администратор или уборщица клуба, должен понимать, зачем он пришел на собрание и потратил свое время.

Темы общих собраний тоже должны быть общими, то есть актуальными для всех сотрудников. Что мы обсуждаем на общих собраниях?

Во-первых, есть закон начала любого собрания: руководитель обязательно сообщает какие-то хорошие новости.

Во-вторых, если в клубе произошли изменения, то надо познакомить с ними коллектив. В вашем центре мог появиться новый педагог, добавиться новый курс, клуб стал работать по воскресеньям или, наоборот, этот день сделан выходным. Преобразования могут быть крупными или мелкими. Не забудьте рассказать, что в холле теперь есть новые игрушки, вы перешли на работу с более качественными красками, отныне вы будете принимать участие в районных фестивалях и т. д. Все новости и изменения необходимо довести до сведения каждого сотрудника, ведь коллектив должен быть в курсе, куда и как движется клуб.

Очень важно, чтобы члены команды знали друг друга в лицо и располагали информацией, кто и какие занятия ведет. Также руководитель детского клуба должен позаботиться о том, чтобы сотрудники владели предметом всех курсов, предлагаемых клубом. Любой работник (педагог, уборщица, администратор) способен выступить в качестве пиарщика услуг клуба и представить его деятельность клиенту с самой лучшей стороны.

Нередко в больших коллективах детских развивающих центров сотрудники не пересекаются друг с другом и понятия не имеют, кто еще работает в этих же стенах. Например, преподаватель английского языка приходит только во вторник и четверг, а педагог по шахматам – в среду и пятницу. На первом же собрании необходимо представить всех преподавателей, подчеркнув при этом их профессионализм. Люди осознают, что они работают в сильном коллективе.

В-третьих, общие собрания идеально подходят для проведения инструктажа. Помните, что их у вас должно быть несколько: по пожарной безопасности, охране труда и электробезопасности. После инструктажа все сотрудники должны расписаться в соответствующем журнале.

В-четвертых, именно собрания коллектива способны объединить команду детского клуба и привнести в работу дух здоровой конкуренции. Желание сделать свой клуб лучше центра, работающего неподалеку, абсолютно нормально для каждого члена коллектива.

В-пятых, актуальная тема для проведения собрания – работа детского клуба в определенный сезон года, например летом или во время новогодних праздников. В мае стоит обсудить режим работы летом, какие курсы уйдут на каникулы до осени, какие будут видоизменены. На этом собрании актуализируется график отпусков, обозначается дата общего сбора в конце лета и т. д.

В-шестых, нелишним будет напомнить сотрудникам общие правила обслуживания клиентов в вашем клубе.

В-седьмых, на собраниях вы распределяете обязанности на следующий период работы. Для этого пригодятся записи из вашего ежедневника. Например, вы извещаете всех, что осенью у вас будут три праздника: «Осенины», Хэллоуин и Праздник сладкоежки. Вы даете указания администраторам вывесить объявления-афиши в клубе в определенные даты, подготовить к продаже билеты, правильно осуществить учет их оплаты; назначаете ответственного администратора на дни праздников. Также вы извещаете уборщицу о том, что в эти дни должна быть проведена дополнительная уборка. Из числа педагогов определяются ответственные за украшение клуба и выбираются артисты, которые будут вести праздник. Подобным образом распределяются и другие дела, которые должны быть выполнены в клубе.

В-восьмых, на общих собраниях нужно говорить только о решенных проблемах, подводить итоги сделанного, сообщать о хороших новостях, а также о планах на будущее. Ни в коем случае не следует обсуждать проблемы со всем коллективом – это вы сделаете на совещаниях или мини-совещаниях. Запомните данное важнейшее правило проведения общих собраний.

Темы, перечисленные выше, как правило, предназначены для монолога руководителя детского клуба: он представляет сотрудников, рассказывает о новостях, извещает о графике работы летом и т. д. Общие собрания не подходят для решения острых вопросов.

Другое дело – совещания и мини-совещания. На них обсуждаются конкретные проблемы, здесь возможны напряженная полемика и бурные дебаты. Как уже отмечалось, совещания проводятся отдельно с администраторами или педагогами. Не обязательно собирать общее собрание, чтобы обсудить вопрос мытья столов, заточки карандашей и раскладывания методических пособий на свои места после занятий. Эта тема актуальна для педагогов. На подобных совещаниях педагогов методист может более подробно, чем на общем собрании, рассказать о новых курсах, например описать цели и задачи, программное содержание, привести примеры заданий.

В вашем ежедневнике собрания коллектива должны быть запланированы на каждый месяц работы. Сначала стоит назначить даты общих собраний, которых, как мы выяснили, может быть всего четыре за год. Далее распределите по датам совещания и мини-совещания. Должно быть как минимум по три встречи с педагогами и администраторами. Очень полезно проводить мини-совещания с администраторами и уборщицами для обсуждения вопросов наведения чистоты в клубе и прояснения возникших мелких недоразумений.

Собрания коллектива можно сделать не только информативными, но и интересными. Помню, как на кафедре педагогики и психологии, на которой я работала, устраивали выставки творений преподавателей. Кто-то принес картины, написанные на досуге, кто-то – мыло ручной работы или вязаный шарф, а я представила воротничок, выполненный в технике фриволите. Подобные выставки помогали нам, членам коллектива кафедры, лучше узнавать друг друга не только с профессиональной стороны, но и с человеческой. Мне кажется, что такие мероприятия можно проводить и в клубе. Клиентам тоже будет интересно познакомиться с увлечениями педагогов. Например, организуйте накануне Нового года выставку новогодних украшений ручной работы.

Задача руководителя детского клуба – сделать собрания такими, чтобы никому из сотрудников и в голову не пришло их пропускать, поскольку они будут интересны, информативны и полезны как каждому участнику, так и коллективу детского клуба в целом.

работа с ежедневной отчетностью

Работать с ежедневной отчетностью, поступающей из детского клуба, – святая обязанность его руководителя. Не будете анализировать информацию – не будет четкой картины ни по клиентам, ни по документам, ни по финансовому состоянию вашей компании. Клуб будет развиваться сам собой, и каким окажется это развитие, никто не знает.

Вот основные показатели, требующие анализа информации:

клиентооборот;

документооборот (входящие и исходящие документы);

движение денежных средств (поступления и траты);

деятельность сотрудников клуба.

Все эти позиции вы должны контролировать ежедневно. Осталось только понять, каким образом.

Руководителей детских клубов можно классифицировать по разным критериям, один из которых – время присутствия в клубе. Есть руководители, которые обязательно приходят на работу каждый день, а есть те, которые бывают в клубе периодически. Самое главное – понять, что, независимо от того, сколько времени вы проводите на территории детского клуба, у вас должны быть заполненные бланки отчетности с информацией о деятельности организации за каждый день. Если вы работаете в клубе администратором или педагогом, то вносите сведения в бланки самостоятельно, так как все происходящее в клубе – перед вами. Если вы не работаете, то бланки заполняет администратор и затем направляет их вам по электронной почте. Необходимо, чтобы отчетность содержала всю информацию по вышеперечисленным пунктам. Иными словами, вы должны четко знать:

сколько сегодня людей поинтересовалось вашим клубом и какими конкретно курсами они интересовались;

возраст детей, занятия для которых интересовали клиентов;

источник рекламы, из которого клиент узнал о вашем клубе;

сколько детей записалось на пробное занятие и на какую дату;

сколько пришло новых детей на пробное занятие и на какие курсы;

сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, купили абонемент;

сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, не купили абонемент и по какой причине;

сколько человек не пришло на пробное занятие и по какой причине;

сколько человек присутствовало у педагогов на любом курсе сегодняшнего дня;

сколько человек сегодня отсутствовало у педагогов на любом курсе и по каким причинам;

кто оплатил абонементы и на какие курсы;

кто приходил на разовые занятия и на какой курс;

сколько человек написало заявление по отъезду;

кто из педагогов опоздал;

опрятны ли педагоги и каков их внешний вид;

какие документы сегодня поступили в клуб (счета, товарные накладные, письма);

какие сегодня были исходящие документы;

что продали в магазине;

приход денег по кассе;

приход денег по эквайрингу;

расход денег;

остаток в кассе;

какие расходные материалы заканчиваются в клубе и что надо закупить в ближайшее время.

Чтобы упростить отчетность по этим показателям, разработайте бланки в виде таблиц. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности администратора выглядит следующим образом (табл. 3.2).

В книге «Прибыльный детский клуб» я уже говорила о том, что руководитель будет иметь полноценную картину всего происходящего в клубе только в том случае, если он научится правильно систематизировать и анализировать информацию. Как правильно пишут в бизнес-книгах, «все, что вы не замеряете, вы не контролируете».

Вам нужно не просто просматривать отчеты, а научиться ежедневно с ними работать. Располагая статистическими данными о деятельности клуба, вы сможете эффективно руководить бизнес-процессами. Кстати, варианты таблиц для руководителя детского клуба представлены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.

В главе 4 «Контроль деятельности детского клуба» подробно описано то, как следует анализировать поступающую информацию. Не все любят работать с цифрами и данными, заполнять таблицы, строить графики, но без этого руководителю, который хочет стать успешным, не обойтись.

организация документооборота в детском клубе

Открывая детский клуб, вы столкнетесь с большим количеством вопросов, которые нужно решать руководителю, и с неменьшим объемом документов, которые нужно систематизировать. Кто-то слышал о необходимости вести документы по пожарной безопасности и теперь озадачен встречей с представителем органов Госпожнадзора, кто-то прочитал на нашем сайте www.tvoyklub.ru о том, как у нас была проведена выездная проверка трудовой инспекцией, и понял, что подобные проверки – реальность. А ведь существуют еще и бухгалтерские документы!

Таблица 3.2.

Сведения о клиентах, пришедших на пробное занятие

На каком этапе следует задуматься об организации документооборота в детском клубе? Скажу честно: еще до официального открытия. Множество журналов и папок должны быть оформлены и сформированы до того момента, как первый клиент перережет ленту на входе в ваш клуб. Документооборот – один из важнейших компонентов, необходимых для построения системы бизнеса, и хорошо бы знать с самого начала, какие документы и в какие папки нужно подшивать.

Наш первый детский клуб был открыт, когда мне было уже далеко за 30. До этого я успела поработать и в госучреждениях (учителем начальных классах в школе, затем преподавателем педагогического вуза), и в частном агентстве недвижимости. Везде отношение к бумагам было бережное и очень внимательное. В школе – журналы, отчетность, в институте – инструкции, договоры и отчетность, в агентстве недвижимости – нескончаемые папки с документами, договоры и опять же отчетность, причем подробная и еженедельная. Именно поэтому, став соучредителем первого клуба, я недоумевала, почему наш развивающий центр не пополняется папками с многочисленными бумагами. Не может же быть так, чтобы организация существовала, а документов не было! На эту тему мы неоднократно спорили с партнером, доказывая друг другу противоположное. Соучредитель – генеральный директор – убеждала меня, что настоящему бизнесу стандартные документы, как у всех организаций, не нужны, самое главное – это коммерческая отчетность, где ясно видны реальные денежные приходы и расходы.

Организовав второй клуб и став генеральным директором, я сразу же принялась претворять свои убеждения в жизнь – приказы, договоры, локальные акты и т. п. Документы собирались, можно сказать, хаотично и стопками складывались в сейфе. Я пыталась с помощью Интернета разобраться в том, что еще необходимо действующей фирме, и находила все новые и новые документы, которые меня уже просто пугали своим количеством. Хорошо, что у нас была трудолюбивая и ответственная бухгалтер, – бухгалтерская документация сразу раскладывалась по нужным папкам. Постепенно, в некоторых вопросах самостоятельно, а в некоторых – посетив необходимые курсы, я разобралась с этой грудой документов, распределив их по многочисленным папкам по охране труда, противопожарной безопасности и т. д. Наведя порядок в этих стандартных обязательных документах, я поняла, что у меня полный провал с анализом финансовой ситуации в клубе. Соучредитель первого детского клуба в чем-то была права. Только управленческий учет дает тебе полноценную картину жизнедеятельности детского клуба как бизнеса. Пришлось приниматься за оформление внутренних журналов, разработку и стандартизацию бланков отчетности для администраторов, поиск электронной программы для детского клуба, которая помогла бы упорядочить информацию.

Документооборот необходим детскому клубу – это надо принять как должное.

Во-первых, существует обязательный минимум документов для любой организации, который определен законом. Например, правоспособность компании подтверждается следующими документами: уставом, учредительным договором, регистрационными свидетельствами и пр. В детском клубе в обязательном порядке должны быть документы по охране труда, пожарной и санитарной безопасности. От этого никуда не деться. Причем самодеятельность здесь недопустима – все документы такого плана необходимо оформить надлежащим образом, поскольку они являются источником информации для отчетности перед налоговой или трудовой инспекцией, органами Госпожнадзора, прокуратуры и т. д. О проверках, проводимых госорганами, мы поговорим в главе 5 данной книги. К проверкам нужно отнестись со всей серьезностью, поскольку в зависимости от характера нарушений детский клуб может быть просто разорен огромными штрафами, налагаемыми на организацию. При любой ревизии, как вы понимаете, проверяют прежде всего документы, и оправдания вроде «я не знал» здесь не помогут. Отсутствие документов грозит применением мер административной ответственности.

К документации клуба также относятся договоры с другими организациями. Например, вы заказываете воду для кулера – составляется и подписывается договор, который хранится в клубе. Подобных хозяйственных договоров с годами накапливается немало – несколько толстых архивных папок. Это и обслуживание придверных ковриков, и Интернет, и оптовая закупка книг, которые будут являться подарками на предстоящем празднике. Форма таких гражданских договорных отношений строго определена законодательством, и отклонений быть не может. Договоры с контрагентами обусловливают появление дополнительных документов: выставленных счетов, подписанных актов и т. п., для которых также должны быть предусмотрены отдельные папки.

Во-вторых, четкая организация документооборота нужна не только для готовности детского клуба к проверкам. Правильное и грамотное хранение документов позволяет в любое время извлечь необходимую информацию о деятельности клуба как в прошлом, так и в настоящем. Управлять детским клубом эффективно можно только на основе достоверной информации, полученной опять-таки из документов.

В-третьих, следует понимать, что большинство документов, которые проходят через клуб, имеют юридическую ценность. Подписи сотрудников под локальными актами, правильно оформленные акты сдачи-приемки работ с поставщиками, своевременно заполненные обязательные журналы – вся эта документация имеет юридическую силу и может пригодиться в любой момент. В последнее время участились жалобы сотрудников на работодателей в трудовую инспекцию, которая обязана в кратчайшие сроки рассмотреть инцидент и, конечно, будет изучать прежде всего документы по сложившейся ситуации. Если с документами все в порядке, то вас, скорее всего, ожидает беседа с инспектором и дело до административных санкций не дойдет.

В-четвертых, документы бывают обязательными (они определены законом) и внутренними, необходимыми для повседневной деятельности клуба. К последним мы относим подробную инструкцию разговора по телефону администратора, включающую шаблонные фразы; бланки ежедневной электронной отчетности администратора; бланки учета расходных материалов и др. Подобная внутренняя документация не является обязательной для всех организаций, но она поможет детскому клубу фиксировать внутрифирменную информацию.

Самое главное – определить объем внутренней документации детского клуба. Кто-то может решить, что внутренние документы – это излишняя трата времени, ведь достаточно ежедневно отслеживать приход и расход денежных средств. К тому же руководители опасаются, что персонал не захочет заполнять многочисленные бланки или плохо справится с этой задачей. Некоторые директора детских клубов впадают в другую крайность и обрастают огромным количеством докладных, отчетов и таблиц. Здесь необходимо найти золотую середину, а для этого нужно четко понимать, какие данные важны для дальнейшего развития детского клуба. Например, вы хотите знать, каково процентное соотношение групповых и индивидуальных занятий, – включите в ежедневную отчетность администратора данный пункт и не забудьте сделать на своем рабочем компьютере соответствующую таблицу, которая позволит упорядочить информацию.

Чтобы все эти многочисленные документы не накапливались хаотично и не терялись время от времени, нужно установить график документооборота.

Вот реальная ситуация из жизни детского клуба. Обычное рабочее утро, стоит гул детских голосов, слышны размеренные разговоры взрослых, телефон раскален, и администратор разрывается между клиентами и звонками. Именно в это время приходит курьер со счетами за Интернет, а следом за ним – доставщик питьевой воды с кипой товарных накладных. Администратор бросает документы на рабочий стол, затаскивает воду в клуб, держа телефон у уха и отвечая на вопросы клиентов, которые хотят написать заявление по отъезду и воспользоваться ежегодным правом заморозки абонемента. Спустя полчаса забегает бухгалтер – ей нужно зарегистрировать подписанную директором доверенность в налоговую и поставить на ней печать. В рабочей суете принесенные счета и товарные накладные могут запросто затеряться и остаться неоплаченными и не подшитыми в соответствующие папки. В результате утери заявления вы не будете знать, кто уже воспользовался правом заморозки, а кто – нет. Произвольно поставленный номер на доверенности вызовет сбой в нумерации документов, а значит, и в общем документообороте.

Поэтому работа администратора с входящими и исходящими документами должна быть упорядочена. В этом поможет график документооборота, который позволяет наладить перемещение документации и по сути является четкой инструкцией по работе с документами. Так, в ситуации из примера, приведенного выше, администратор обязан сделать записи в журналах входящей и исходящей документации, а документы убрать в папки. В нашем клубе имеются две пластиковые папки на молнии, одна из которых предназначена для директора, вторая – для бухгалтера. Все входящие документы (накладные, счета, письма и т. д.) сначала помещаются в папку директора. Вечером я просматриваю поступившую корреспонденцию. Это могут быть письма от «Яндекса» с актами выполненных работ, счета от организаций, товарные накладные, заявления от клиентов и др. Бухгалтерские документы я перекладываю в папку бухгалтера, а те, что нужно подписать, – сразу подписываю.

После того как я просмотрела документы, согласно графику документооборота они продолжают движение по территории клуба. Бухгалтерские документы обрабатывает бухгалтер и обязательно подшивает их в папки. Нигде в клубе не должно лежать отдельных листов документов! Абсолютно для всех бумаг есть свое место.

В графике документооборота также указываются ответственные за создание, отправление, принятие, регистрацию и хранение всех документов. Например, в нашем клубе один из администраторов отвечает за то, чтобы все справки по болезни от клиентов были подшиты в определенном порядке, который позволяет быстро найти необходимый документ.

Много ли в клубе накапливается папок? Немало. Одни толстые бухгалтерские папки с названиями «Авансовые отчеты», «Банк», «Касса», «Входящие счета-фактуры» и т. д. занимают длинную полку. Моя мечта – оборудовать помещение для архива, в котором стояли бы металлические шкафы с замками для хранения всех документов. Помните, что документы клуба не должны находиться в открытом доступе. Как бы вы ни доверяли сотрудникам, но документацию нужно убрать от глаз подчиненных подальше. Это касается не только личных дел и банковских документов, но и всех остальных. Даже случайно заглянув в бумаги, сотрудник может неправильно что-то истолковать и выдать коллективу ложную информацию, не говоря уже о ситуациях, когда обиженный подчиненный пожелает унести какие-либо документы, в последний раз уходя из клуба.

Следует отдельно остановиться на электронном документообороте. Он очень важен, но полагаться на него нельзя. Компьютеры не являются на 100 % надежными. Все внутренние документы нужно вести и на электронном, и на бумажном носителе. Кроме того, копии электронных и ключевых бумажных документов обязательно надо хранить вне детского клуба.

Сейчас стали появляться разнообразные компьютерные программы для детских клубов, предназначенные для упорядочения информации и призванные облегчить ее анализ. Программы стоят недорого – от 10 до 40 тысяч рублей. Я не осталась в стороне и приобрела для клуба две программы за 40 тысяч, которые, как предполагалось, должны были упростить мою работу. К сожалению, ни я, ни соучредитель Настя, ни наши бухгалтеры разобраться с программами не смогли. Директора дружественных нам детских клубов приобретали другие программы, но тоже ими не пользуются, поскольку они зависают, требуют непрерывного технического обслуживания и очень мудрены. Познакомившись с практикой работы салонов красоты и стоматологических клиник, я обратила внимание, что применяемые ими программы стоят от 150 тысяч рублей. Видимо, время качественных рабочих программ для детских клубов еще не наступило. Для обработки количественных данных приходится пользоваться по старинке таблицами Excel.

Любому бизнесмену меньше всего хочется заниматься многочисленными бумагами, однако именно упорядоченная документация дает представление обо всех аспектах жизнедеятельности клуба и помогает грамотно управлять бизнес-процессами.

обратная связь с клиентами детского клуба

Руководителю детского клуба обязательно нужно иметь обратную связь с клиентами, без этого не обойтись. Только так вы сможете составить более или менее объективное представление о клубе. Ведь как оценивает собственник свое детище? Как настоящий первоклассник – по вложенным усилиям. Не спал ночами, старался изо всех сил, не видел семьи, в клубе чисто и тепло… Что еще надо? Красота! А клиентов почему-то мало, хотя все детские площадки вокруг заполнены детьми.

И в случае нехватки клиентов, и даже в ситуации их переизбытка обратная связь позволит руководителю иметь полную картину происходящего в детском клубе. Детский развивающий центр – организация, работающая в сфере услуг, и рассчитывать на то, что у тебя всегда будет очередь клиентов, нельзя. Как только вы потеряете чутье, загордитесь, перестанете отвечать на запросы клиентов, ваш клуб опустеет. Именно поэтому следует всегда держать руку на пульсе и следить за меняющимися потребностями посетителей.

Как это можно сделать? По-разному. Я предложу несколько путей, остальные найдите сами.

Во-первых, обзаведитесь книгой жалоб и предложений. В ней клиент может оставить мнение о клубе, проведенном празднике, педагоге. Администратор может предложить родителям, которые удовлетворены обучением их детей, сделать записи в книге. Положительные отзывы вы потом обязательно разместите на сайте. Если отзыв отрицательный, то надо будет с ним поработать – встретиться с клиентом или позвонить ему. Кроме критики и похвал, иногда от клиентов поступают предложения, которые тоже могут быть записаны в книге. Чаще всего клиенты предлагают ввести новый курс, перенести какое-то занятие на более удобное время и т. п.

Во-вторых, у клиента должна быть возможность встретиться с вами как с руководителем детского клуба и высказать свои пожелания, нарекания, предложения лично. Для многих родителей или родственников это очень важно. Так, бабушки часто не хотят оставлять письменные отзывы, им обязательно нужна личная встреча с директором.

Один или два раза в месяц проводите открытую линию. Кроме того, клиенты должны знать, что вы всегда бываете в клубе, например, в среду с 19:00 до 20:00 (следует выбрать удобное для посетителей время). Повесьте в холле клуба информационную доску, на которой в числе прочего будут размещены сведения о ваших «приемных днях и часах». Поводы для обращения клиентов к руководителю клуба могут быть самыми разными: длительная болезнь ребенка и перенос абонемента, возможность отпраздновать день рождения ребенка на территории клуба, обсуждение программы этого мероприятия. Иногда родителям нужен совет, какую школу выбрать для шестилетнего ребенка, или их интересует вопрос, почему поменялся педагог по музыке, и т. д.

В-третьих, необходимо иметь обратную связь на сайте. Для этого нужно сделать форму «Задать вопрос директору детского клуба». Разумеется, на вопросы следует отвечать в тот же день.

На электронную почту мне приходит много писем от наших клиентов с вопросами и предложениями. Одна из последних просьб – провести акцию на музыкальные занятия. Мама одного из наших маленьких клиентов так и написала: «Я была с ребенком на пробных занятиях в вашем клубе. Мне очень понравился клуб, но занятия для нас дорогие. Очень прошу, сделайте акцию на занятия в арт-студии или по музыке, чтобы у нас была возможность купить абонемент в ваш клуб». Группы арт-студии у нас переполнены, поэтому мы сделали акцию на музыкальные занятия и уведомили об этом клиента, который приобрел абонемент со скидкой сразу на несколько месяцев.

В-четвертых, необходимо периодически проводить анкетирование клиентов, чтобы узнать мнение о клубе, его сильных сторонах и недостатках.

В-пятых, следите за отзывами клиентов о вашем детском клубе на различных сайтах и форумах.

Напомню, что все жалобы и отрицательные отзывы вы тоже должны заносить в специальную таблицу у себя в компьютере. Вообще нужно приучить себя систематизировать любую информацию. Ведение базы наиболее часто встречающихся проблем поможет вам улучшить обслуживание в клубе и повысить лояльность клиентов.

Обратная связь с клиентами – очень эффективный элемент управления, который обязательно принесет вам реальную пользу и ощутимый результат.

Общеизвестно, что контроль – это наиважнейший элемент управления в бизнесе. Чрезвычайно важен контроль и для детского клуба. Контролю подлежат все процессы, происходящие в клубе, и результаты его работы.

Контроль – это действия, которые помогают детскому клубу достичь поставленных целей. Среди таких действий следует выделить планирование показателей, сравнение, анализ отклонений, принятие решений.

Все эти мудреные слова в жизни детского клуба имеют конкретное воплощение. Например, вы ставите в сетку расписания на вторник и четверг в 18:00 курс по подготовке к школе и планируете, что будет сформирована группа из семи детей. После недели активной рекламы вы снимаете показатели – в группе всего два человека. Пора браться за анализ ситуации: понаблюдайте за деятельностью администратора, принимающего звонки; подсчитайте число клиентов, которые купили абонемент после пробного урока; посетите занятие по подготовке к школе и посмотрите на работу педагога. Контроль этим не ограничивается. Исходя из полученных результатов, нужно принимать решение: улучшать деятельность администратора/педагога, давать больше рекламы, переставить время в сетке расписания для данного курса и т. д.

Именно контроль помогает своевременно обнаружить и разрешить проблемы. Контролю в клубе подвергается все: процессы, сотрудники, финансы, оснащение и т. д. Например, вы можете проконтролировать процесс принятия телефонного звонка администратором – так вы замеряете стандарт обслуживания клиентов. Запланировав в своем ежедневнике посещение занятий и анализ деятельности педагогов, вы осуществляете контроль за сотрудниками. Конечно, каждый день делается сводка по приходу и расходу денежных средств – это контроль финансов. Периодический осмотр детской мебели, методического оборудования, проверка штор, ковров на чистоту относятся к контролю за ресурсами детского клуба.

Очень важно организовать контроль грамотно, тогда все процессы в клубе будут протекать бесперебойно. Организации контрольной деятельности в детском клубе и посвящена данная глава.

Учет расходов в детском клубе

Руководителю детского клуба очень важно научиться управлять потоками доходов и расходов в собственной организации. Как только вы поймете основные принципы и подходы к управлению финансами, бизнес сразу станет результативным.

Именно расходы являются важнейшим моментом управленческого учета, поскольку зачастую их уменьшение существенно увеличивает прибыль детского клуба.

Со временем у клуба появляются свободные средства. Это еще не прибыль, но такие свободные средства легко за нее принять. Руководитель сразу начинает тратить появившиеся деньги на то, что считает чрезвычайно необходимым для дальнейшего успешного развития клуба. Чаще всего это расходы на рекламу – деньги направляются на рекламные щиты, промоутеров, массу новых листовок, рекламу на радио и телевидении. О трате денег на рекламу мы поговорим в одном из следующих разделов, поскольку реклама – существенная часть расходов детского клуба и к этому вопросу нужно подходить очень серьезно и продуманно.

Независимо от количества поступивших средств, каждая статья расходов должна быть оправданна с экономической точки зрения и все издержки детского клуба необходимо контролировать. Однако нельзя качественно проанализировать издержки организации, занимаясь этим вопросом время от времени. Программу четкого контроля нужно выполнять постоянно, ведь только тогда вы получите представление о своих расходах, рентабельности клуба, отлаженности бизнес-процессов и будете уверены в наличии прибыли, а не просто свободных средств.

Кроме того, практика показывает, что именно постоянный контроль расходов позволяет детскому клубу стать подвижным и «живым», поскольку накатанная схема работы убивает бизнес.

Как правильно контролировать расходы детского клуба? С чего начать? Не стоит откладывать дело в долгий ящик и ждать того момента, когда появится удобная электронная программа для анализа деятельности клуба.

Я общаюсь со многими людьми, которые имеют средний и большой бизнес, рассредоточенный по всей стране. Меня, например, всегда интересовал вопрос контроля денежных средств на таком большом расстоянии, и я была безмерно удивлена тому, что зачастую и крупные бизнесмены для анализа поступивших из филиалов данных пользуются обычными таблицами в формате Excel. Мне почему-то казалось, что у предпринимателей такого масштаба обязательно должны быть сложные и самые современные программы для обработки информации. «Ничего нет надежнее этих таблиц, а графики, если надо, и сама нарисуешь!» – был ответ одной моей знакомой бизнес-вумен, вдаделицы компании с филиалами не только по всей России, но и в ближнем зарубежье. Я поверила этой даме и уже много лет не жалею о том, что у меня отсутствует пресловутая компьютерная программа для анализа данных детского клуба.

Итак, в первую очередь надо составить список расходов клуба. Вспоминаем абсолютно все: аренду помещения, ежемесячные расходы на зарплату, закупку клея и чая, офисной и туалетной бумаги, оплату коммунальных услуг и света, телефона и т. д. В данный список следует вносить как постоянные, так и переменные расходы. Детский клуб – это малый бизнес, и по определению больших расходов у него быть не должно. Тем не менее специфика бизнеса такова, что издержек много, и ваш перечень будет довольно обширным.

На следующем этапе вы должны распределить все расходы на три группы: постоянные, переменные и разовые траты. Разовые издержки – это покупка мебели и пособий, установка кассового аппарата, замена входной двери и т. п. К постоянным относятся аренда помещения, коммунальные платежи, закупка канцтоваров, обслуживание пожарно-охранной сигнализации, оплата питьевой воды для кулеров и др. В группу периодических расходов включают, в частности, закупку подарков к Новому году, обновление антивирусных программ на компьютерах, замену МФУ. Создайте на рабочем компьютере три папки: «Постоянные расходы», «Переменные расходы» и «Разовые расходы». Именно в них вы будете сохранять данные о расходах клуба.

С папкой «Разовые расходы» все понятно – в нее вы включаете действительно редкие траты. Сломался доводчик на двери, вы вызвали работника ТСЖ и оплатили его работу – занесите информацию в данную папку, а точнее, в соответствующий файл. Папку «Разовые расходы» лучше разбить на папки и файлы по годам и месяцам. Например: папка «2013/2014» будет содержать файлы «Сентябрь», «Октябрь», «Ноябрь» и т. д. Анализировать информацию о расходах детского клуба следует именно таким образом. Ведь нас интересуют данные не за календарный год, а за учебный, то есть с сентября по август. Отслеживая расходы в таком ракурсе, вы сможете увидеть динамику от года к году.

Когда вы приглашаете электрика для замены перегорающих ламп – речь идет о периодических расходах. Здесь тоже неясностей не возникает – эту папку вы будете изучать для определения возможности снижения издержек (например, ваш муж может поменять лампы вечером, так зачем платить кому-то за это?). Данная папка будет построена по аналогии с папкой «Разовые расходы».

Сложнее систематизировать постоянные расходы. Я работаю со следующими папками: «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера», «Расходы педагогов», «Расходы уборщицы», «Магазин», «Ключевые расходы клуба» и «Сводная». В эти папки входят файлы с данными по месяцам.

Как мы классифицируем информацию? Если расходниками пользуется администратор – выдает, развешивает, тратит, – это папка «Расходы администратора». Например, бумага для принтера, чай, ручки, пакеты для мусора, стаканчики, вода и т. д. Если что-то требуется для работы уборщицы (тряпки, дезинфицирующие средства и т. п.) – открываем папку «Расходы уборщицы». В папку «Расходы педагогов» сохраняем файлы с издержками на клей, карандаши, пластилин, краски, альбомы, картон и др. Так же поступаем и с папкой «Расходы бухгалтера».

Для чего нужна папка «Магазин»? Если у вас в клубе есть мини-магазин или хотя бы небольшая витрина, то у вас будут и определенные расходы. Вы ведь закупаете для продажи карандаши, ножницы, пластилин? Неважно, что потом вы получите доход от реализации данных товаров. Сначала это расходы. Значит, все закупаемое для магазина нужно заносить в эту папку. У нас структура такой папки позволяет видеть и расходы, и доход от продажи товаров, и прибыль.

В папку «Ключевые расходы клуба» войдут издержки на аренду, зарплату, налоги, Интернет, коммунальные услуги и т. д.

Понятно, что в сводной таблице будет не так много пунктов. Я делаю ее небольшой, формируя из данных, содержащихся в предыдущих папках. Благодаря цифрам из строк «Расходы педагогов», «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера» и т. д. я получаю представление о ежемесячной динамике тех или иных расходов в моем клубе. Приведу пример. Именно общая таблица показала мне, что у нас сильно возросли расходы педагогов. Количество клиентов увеличилось, но незначительно. Если бы клиентов стало намного больше, то я бы соотнесла это с увеличившимися тратами на пластилин, влажные салфетки, картон и т. д. Но наша ситуация означала неэкономное использование расходных материалов. Каких именно? Чтобы это выяснить, нужно было тщательно проанализировать папку «Расходы педагогов». Именно такой подход позволил мне обнаружить расточительный расход влажных салфеток, пластилина и др. Я посмотрела видеозапись занятий. И правда, салфетки уходят очень быстро. Пришлось провести собрание педагогов, на котором я научила сотрудников пользоваться салфетками экономно, а пластилин мы стали иногда заменять соленым тестом. Расходы сократились.

Таким образом, мы дошли до главного. Анализ расходов позволяет уменьшить издержки и тем самым увеличить прибыль компании. Именно в результате изучения данных всех этих таблиц вы получаете ответ на вопрос «Что нужно сокращать в первую очередь?» Практика показывает, что от разовых и переменных расходов вреда гораздо меньше, чем от постоянных. Следовательно, на них нужно обращать особое внимание.

Из постоянных расходов необходимо выделить самые крупные. Мелочная экономия особой пользы не принесет, но отнимет кучу времени и нервов.

Не так давно педагоги стали жаловаться на цветные карандаши, которые без конца ломаются. Действительно, в этом году мы закупили другие карандаши для занятий. До этого приобретались карандаши либо немецкой фирмы Stabilo, либо австрийской Kores. Обычно летом мы распечатываем список закупок и едем в «Ашан» на школьную ярмарку, где можно по 4–7 рублей за пачку купить отличную цветную бумагу, а также недорого приобрести цветной картон, новые стаканчики-непроливайки для краски и т. д. Выбирая в этом году расходные материалы, мы с администратором клуба обратили внимание на красивые коробки с цветными карандашами одной известной фирмы. Попробовали грифель. Очень мягкий – отлично! А цена какая! Не сравнить со стабиловской или коресовской! Мы дружно выгрузили коробки с дорогими карандашами из тележки и загрузили в нее новые красивые упаковками, радуясь, что сэкономили.

Работать с карандашом мы начинаем уже с годовалыми детьми. Детская ручка еще очень слабая, о нажиме и речи не идет, поэтому обычные или восковые карандаши должны быть высококачественными, чтобы ребенок мог без особых усилий проводить насыщенные и яркие линии на листе бумаге. Эргономичная треугольная форма, небольшой размер и более толстый стержень идеально подходят для ручки малыша 1–3 лет. Длинным шестигранным карандашом пользуются дети от четырех лет. В карандаше важны не только форма и длина, но и цвет. Красный цвет должен быть именно красным, а не бледно-розовым, а синий – синим, а не голубым или серым. Хорошие цвета дают только качественные красители.

Купленные карандаши соответствовали всем перечисленным требованиям. Грифель был ярким, мягким, с восковым блеском и оставлял отличный след. Однако, кроме того, карандаши должны быть неломкими и иметь высокое качество заточки. При падении карандаша на пол (а это в клубе бывает очень часто) грифель повреждается внутри карандаша, и затачивать такой инструмент потом очень трудно – стержень постоянно ломается. Так от длинного карандаша в процессе всего одной заточки в руке может остаться коротенький карандашик. Оказывается, в качественных карандашах, чтобы этого не происходило, грифель проклеивается по всей длине корпуса, поэтому при ударе он не крошится и не ломается. Именно такая технология изготовления карандашей делает заточку быстрой и эффективной.

Казалось бы, карандаши – это мелочь. Их заточка является обязанностью не моей, а педагогов. Но мне очень жаль времени и денег. Преподаватели впустую тратят свое драгоценное время, без конца затачивая карандаши. А ведь бывает, что на занятии нужно сразу шесть красных карандашей… Кроме того, и деньги израсходованы напрасно – обычно того количества коробок карандашей, которые мы закупили, хватало клубу на год, но в этом году карандаши закончились через три месяца. Не зря ведь говорят: «Скупой платит дважды».

Именно поэтому, задумываясь о сокращении затрат, нужно прежде всего обращать внимание на крупные издержки. Например, вы выкладываете круглую сумму, оплачивая услуги администратора группы «ВКонтакте», а ведь эту работу несложно сделать самой или поручить ее 15-летней дочери. Здесь нужно лишь поразмыслить и начать действовать!

Проанализируйте цены поставщиков, с которыми вы постоянно имеете дело. Вполне возможно, эти цифры удастся снизить. Например, вы закупаете бахилы в ближайшей аптеке или супермаркете «Метро», а ведь их можно приобретать в Интернете по совсем другой цене!

Обязательно надо анализировать данные по месяцам. Изучение данных в динамике позволит вам увидеть сезонные колебания расходов в детском клубе, а значит, не только подготовиться к ним, но и снизить. Кстати, все таблицы для анализа данных размещены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.

Осуществив все перечисленное, вы повысите эффективность деятельности детского клуба. Вы увидите, что от многих расходов можно безболезненно отказаться. Цифры вас впечатлят. Планируя постоянные расходы, нужно просчитывать сумму не только на месяц, но и на год, постоянно анализируя, оптимально ли вы ее тратите. Богат не тот, кто много зарабатывает, а тот, кто разумно тратит.

Таким образом, благодаря контролю расходов можно оптимизировать управление детским клубом, выстраивая качественные бизнес-процессы и непрерывно их совершенствуя.

организация контроля деятельности сотрудников

Хороший руководитель понимает, что сотрудники – это тот ресурс, с помощью которого обычный детский клуб может стать уникальным. Хорошо бы, конечно, чтобы в клуб приходили настоящие профессионалы, увлеченные своим делом. Но, к сожалению, чудес на свете не бывает, чаще всего приходится самому выращивать достойного работника, тратя на это массу времени.

Но речь сейчас пойдет не о мотивации к плодотворной деятельности и не об обучении «сырого» педагога, а о контроле руководителя детского клуба за работой персонала.

Давайте представим следующую картину. Вы – руководитель детского клуба, и неважно, находитесь вы в клубе с утра до вечера или заглядываете в него раз в неделю. При вашем появлении жизнь центра кипит: дети приходят, педагоги выводят малышей после занятия и мило улыбаются, администраторы порхают по клубу… Все вроде бы в порядке. Вы видите, что на занятия приходят новенькие, но увеличения дохода нет. Абонементы оплачиваются, однако общая картина прибыли не меняется. Вы спрашиваете администратора о каждом клиенте, который не купил абонемент после пробного занятия ребенка. Ответ логичен и понятен: клиенты довольны, но оплату совершат в следующий раз.

В таких ситуациях руководитель похож на мельницу, работающую вхолостую, – колесо вертится, а муки нет. То есть руководитель проявляет активность, обеспокоен жизнью клуба, но это не дает результатов.

Написание кандидатской диссертации помогло мне осознать важность цифр. Весьма наглядное представление о том или ином вопросе дают цифры, занесенные в таблицы. Давайте посмотрим, какие данные мы можем получить, контролируя деятельность сотрудников. О контроле работы администратора более подробно рассказывается в книге «Прибыльный детский клуб», а сейчас нас интересуют педагоги. Итак, клуб дает качественную рекламу, сайт безупречен, на нем есть вся информация, интересующая клиентов (расписание, цены, описание занятий, сведения о педагогах и т. д.). Администраторы работают хорошо, вы это проверили. Но текучесть клиентов в клубе есть. В чем дело? В педагогах. Именно их деятельность вы и должны контролировать. В результате простого посещения занятий полной картины у вас не будет. Как я уже говорила – только цифры. Как мы будем их получать? Это несложно.

Например, для контроля деятельности педагога Ивановой А. А. заведем отдельный файл в формате Excel. Разбейте верхнюю часть шапки таблицы на дни месяца – 1 сентября, 2 сентября, 3 сентября и т. д. Каждый получившийся столбец разделите на три части – «Записался», «Пришел», «Оплатил». В строки вы будете заносить показатели по курсам, которые ведет этот преподаватель (табл. 4.1).

Данная таблица покажет вам, сколько детей остается у данного педагога после пробного занятия. Например, вы увидите, что к Ивановой А. А. записалось очень много детей на пробное занятие по чтению, но из пяти остался только один 1 сентября. А 3 сентября пришли еще три ребенка, но из них не остался никто. Такая картина позволит вам сделать вывод, что чтение – популярный курс среди клиентов, но, вероятно, качество занятия не соответствует их ожиданиям. Можно было бы подумать о высокой стоимости занятий, но на сайте цены указаны, администратор тоже отработал отлично. Нет, дело в педагоге.

Самое интересное, что данная таблица позволяет выявить и сильные стороны педагога. Например, вы можете сделать вывод, что на занятиях по изолепке и в крафт-студии у этого педагога остается очень много вновь пришедших клиентов, а вот на чтении – мало. Дальнейший анализ деятельности конкретного педагога, наблюдение за его работой покажут, что он отлично справляется с творческими курсами, но ему не удаются интеллектуальные занятия. Значит, нужно пересмотреть распределение нагрузки между педагогами.

Также полезно завести таблицу под названием «Табель учета рабочего времени». Ничего общего эта таблица с настоящим табелем иметь не будет. Шапку также следует разбить на рабочие дни в месяце, а строки будут показывать рабочие часы. В полученных ячейках нужно указывать количество детей, присутствующих на занятии (табл. 4.2).

Таблица 4.1.

Показатели контроля деятельности педагога

Таблица 4.2.