Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело Олкотт Грем
Рысканье в Интернете или покупки в интернет-магазинах.
Разговоры в офисе.
Twitter.
Прослушивание подкастов в ложном убеждении, что трата внимания на нечто духоподъемное способствует продвижению вперед.
Изучение нового средства или приложения для iPad, которое требует самого пристального внимания (отличным примером подобного являются читатели RSS). Главное самооправдание – это экономия средств и времени в будущем.
Общение в Интернете и Facebook, где все хотят услышать мое просвещенное и чрезвычайно важное мнение о том, кого купит «Астон Вилла» в следующем сезоне.
Выполнение более простой или интересной работы вместо той, которой нужно заниматься в настоящий момент.
Все это – тактика уклонения. Некоторые приемы могут быть вам хорошо знакомы, другие относятся исключительно ко мне. Вы должны понимать, что подобные занятия требуют самого минимального внимания, поэтому если сейчас вы находитесь в состоянии проактивного внимания, то все это может подождать.
ВНЕШНИЕ ОТВЛЕКАЮЩИЕ ФАКТОРЫ: КАК БОРОТЬСЯ С ПРЕРЫВАНИЯМИ
Никакое самосознание в одиночку не сможет защитить ваше внимание по одной очень простой причине: в мире множество других людей, и все так и норовят отвлечь нас от раоты и направить по иному пути. В результате нам приходится безжалостно охранять наше драгоценное внимание, защищая его от бесчисленных покусителей. Если борьба с внутренними отвлекающими факторами сродни науке (наблюдение за поведением, диагностика происходящего в собственной голове, выработка нового поведения, анализ эффективности, повтор), то борьба с прерываниями и планами других людей – это уже искусство. Ваша смекалка, уловки и абсолютная безжалостность – вот что выходит здесь на первый план.
Существует несколько явных форм прерывания, справиться с которыми довольно легко. О более тонких формах мы поговорим позже.
СТАРАЙТЕСЬ УКЛОНИТЬСЯ ОТ БОЛЬШИНСТВА ВСТРЕЧ, НА КОТОРЫЕ ВАС ПРИГЛАШАЮТ
Встречи и совещания – прекрасный способ провести время, потакая потребностям и приоритетам других людей, а не своим собственным. Старайтесь не посещать встречи и совещания, которые не связаны непосредственно с вашими проектами и сферами ответственности. Ищите более легкие способы участия. Это очень важно. Все мы знаем, что для подобного требуется изобретательность, а порой даже приходится идти на обман. Но вы не можете позволить себе тратить все утро на совещание, куда вас позвали только для того, чтобы вы были «второй головой» в чужом проекте. Это бессмысленная трата драгоценного проактивного внимания. Более подробно мы поговорим об этом позже, но при любой возможности старайтесь говорить «нет».
НЕ ОТВЕЧАЙТЕ НА ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ
Телефонные звонки – это самый раздражающий отвлекающий фактор. Они пожирают ваше время и силы. Приходится не просто отвечать, но еще и «восстанавливаться» после них (вспомните, как, повесив трубку, вы начинаете судорожно вспоминать, на чем остановились). Попробуйте простой прием: на период проактивного внимания отключите свой мобильный телефон, а если у вас есть телефон стационарный, включите автоответчик. Со временем решение оставлять телефон включенным должно стать сознательным – то есть решение отвечать или не отвечать на звонки целиком и полностью остается за вами. Подобная тактика полезна по разным причинам. Такое средство общения, как голосовая почта, серьезно недооценивают. Это одностороннее, а не двустороннее общение. Зато звонящий излагает суть проблемы за секунды, а не за минуты. К тому времени, когда вы решите перезвонить, ваш разговор можно считать уже наполовину состоявшимся. Голосовая почта значительно сокращает время телефонных разговоров.
ПО ВОЗМОЖНОСТИ ДЕРЖИТЕ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ ЗАКРЫТОЙ
Удивительные вещи происходят за пределами вашего почтового ящика. В действительности практически вся ваша работа происходит именно там. Мы – существа социальные. Сигнала поступления нового сообщения достаточно, чтобы заставить нас бросить самую важную работу и «проверить», кто это к нам постучался, чтобы сказать «привет». В результате мы теряем сосредоточенность, прерываемся в ходе выполнения самой важной работы – и ради чего? Обычно письма, которые рассылаются всем сотрудникам, сообщают о том, что Джулия из бухгалтерии вернулась из Греции и хочет угостить всех греческими сладостями, или напоминают о совещании, запланированном на следующую неделю и уже отмеченном в вашем ежедневнике. Однако большинство людей, придя на работу, первым делом включают электронную почту – и выключают ее только перед самым уходом. А это означает, что вы сознательно подвергаете себя воздействию отвлекающих факторов, которого легко было избежать. Отключайте электронную почту хотя бы на пару часов в день – или на полчаса каждый час. И тогда голова у вас станет более светлой, никакой шум не будет вас отвлекать, и вы сможете целиком и полностью сосредоточиться на том, что по-настоящему важно.
НАДЕНЬТЕ НАУШНИКИ ИЛИ ИНЫМ ОБРАЗОМ ВИЗУАЛЬНО ОБОЗНАЧЬТЕ СВОЕ НЕЖЕЛАНИЕ ОТВЕЧАТЬ НА ВОПРОСЫ КОЛЛЕГ
Елена – одна из звезд офиса компании Think Productive. В большинстве наших проектов она служит основным связующим звеном между клиентом и тем, кто проводит семинар по продуктивному ниндзя, а также административными службами компании. Поэтому у всех, кто работает в офисе, к ней всегда много вопросов. И эти вопросы отвлекают ее от работы, которой она занимается. Если Елене нужно целиком и полностью сосредоточиться на выполняемом деле, она ставит на стол маленькую фарфоровую кошечку. Все в офисе, включая меня, ее начальника, знают, что кошечка означает период проактивного внимания. Мы откладываем свои вопросы на потом, а Елена сохраняет сосредоточенность. Я видел разные варианты такой кошечки: самодельные таблички, карточки, шляпы, полицейская лента на спинке кресла – «Держитесь подальше, здесь нет ничего интересного» – и тому подобное. Пожалуй, самый простой и эффективный способ – надеть большие наушники. Они выполняют и практическую функцию – вы можете заглушить офисный шум музыкой (некоторые любят работать под музыку, хотя другим из-за нее очень трудно сосредоточиться), и являются барьером для звуков, не позволяя вам принимать участие в беседе и отвечать на вопросы. Если вас прерывают, когда вы в наушниках, то человеку, который к вам обратился, ясно, что он нарушил вашу концентрацию на работе.
РАБОТАЙТЕ ДОМА ИЛИ В ДРУГИХ МЕСТАХ
Конечно, лучший способ не отвлекаться на внешние факторы, на шумы и суету офиса – это находиться где-то вне офиса. Работа на дому может стать прекрасной альтернативой. Хотя дома есть свои отвлекающие факторы: «Я приступлю к отчету сразу же, как только закончу стирку и почищу ковер». Работа на дому – не для всех. Лично мне лучше всего думается в поездах и кофейнях. Сама атмосфера и обстановка этих мест меня успокаивает. Кроме того, там очень мало отвлекающих факторов: столик, ноутбук и я. Там нечего делать – только пить кофе и продуктивно работать. Поэтому я очень часто работаю таким образом.
ГОВОРИТЕ «НЕТ»
Поймите, что вовсе не обязательно терзаться чувством вины из-за того, что вы сказали «нет» человеку, который прервал вас в ответственный момент посреди периода продуктивного, проактивного внимания. Постарайтесь сделать так, чтобы к вам обращались в те моменты, когда ваше внимание рассеяно. Не следует бросать все свои дела, чтобы ответить на не вовремя заданный вопрос.
ПОМНИТЕ, ЧТО БОЛЬШАЯ ЧАСТЬ ИНФОРМАЦИИ ПРАКТИЧЕСКИ БЕСПОЛЕЗНА
Будьте очень избирательны в том, что вы читаете, чем интересуетесь и чем занимаетесь. В информационную эпоху возможности стучатся довольно громко – через рекомендации друзей, социальные сети и другие онлайн-ресурсы. Больше не приходится всматриваться в горизонт. Пусть все самое важное приходит к вам более простыми путями.
3. Углубляйте внимание: делайте инертное внимание активным, а активное – проактивным
Честно говоря, если вы чувствуете, что переживаете продолжительный период инертного внимания, с этим ничего не поделаешь. Вы уже устали, концентрация пропала – а возможно, пропала и мотивация. Однако вы можете развить у себя полезные привычки, которые будут поддерживать ваш разум в здоровом, счастливом и продуктивном состоянии более длительное время. И тогда периоды инертности сократятся, а периоды активности и проактивности увеличатся. Однако прежде чем перейти к этому, давайте поставим перед собой пару более краткосрочных целей – своеобразные наклейки управления вниманием.
СМЕНИТЕ РАКУРС
Можно на время «обмануть» собственный мозг и получить небольшой дополнительный период активного внимания даже в те моменты, когда вы чувствуете себя вялым и инертным. Для этого вам нужно заставить мозг встряхнуться и снова заработать в полную силу. Если мне предстоит вести длинное совещание, то где-то в середине я предлагаю участникам развернуть стулья так, чтобы они смотрели в другом направлении. Простого движения и смены ракурса достаточно, чтобы пробудить сознание и активизировать внимание. Если вы работаете над длинным отчетом, каждые полчаса переходите на другое место. Если вы работаете над большой таблицей в Excel, на полчаса меняйте шрифты на красный и зеленый, а потом возвращайте все в нормальное состояние. Смена ракурса и картинки поможет вам сохранить активность внимания дольше, чем можно было бы.
МЕНЯЙТЕ ЗАНЯТИЯ
Если вам сложно сохранить концентрацию, каждые 30–60 минут меняйте занятие. Не сидите над одним отчетом, тупо уставившись в пространство. Полчаса посвятите разборке электронной почты, полчаса – отчету, следующие полчаса чему-то совершенно другому, а потом снова вернитесь к отчету. Стимулируйте внимание и действуйте соответственно.
СВЕЖИЙ ВОЗДУХ
Выйдите на улицу и энергично пройдитесь туда-сюда. Свежий воздух в легких, движение, смена перспективы, звуки, запахи и новые мысли подвигнут вас на новые трудовые достижения. Если выйти на улицу нельзя, просто откройте окно и сделайте несколько глубоких вдохов, полюбуйтесь видом, порадуйтесь хорошей погоде. Смена занятия обострит чувства и стимулирует внимание.
СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ВПРЫСК КОФЕИНА (НО НЕ УВЛЕКАЙТЕСЬ!)
Короткий впрыск кофеина в нужный момент – отличный прием настоящего ниндзя. Однако учтите: если вы устали и взбодрились кофеином, то последующий спад будет абсолютным. После этого ваше внимание станет совсем инертным. Но если это требуется, загрузитесь кофеином – и за дело!
ПОДДЕРЖАНИЕ РАБОТОСПОСОБНОСТИ МОЗГА
«В моменты жизненных кризисов, острых конфликтов или тлеющих стрессов я первым делом возвращаюсь к основам… Правильно ли я питаюсь? Достаточно ли сплю? Занимаюсь ли физическими и умственными упражнениями каждый день?»
Эдвард Элбер
Все описанные выше меры – это способы экстренного реагирования. В течение года они окажут свое влияние. И в результате пара рабочих дней сложится у вас лучше, чем могла бы. А сейчас мы поговорим о «святой троице» регулярного повышения уровня внимания. И «троица» эта такова: здоровое питание, физические упражнения и медитация. Мозг подобен мышце. Его состояние зависит от вашего физического здоровья и физической формы. В здоровом теле – здоровый мозг. Многие блоги и книги о повышении эффективности ограничиваются исключительно советами и рекомендациями по использованию всех возможностей разума, не уделяя внимания физической форме, способной кардинально усилить наш потенциал. Сейчас мы с вами обсудим несколько простых приемов, которые чудесным образом обострят ваше внимание, сосредоточенность и улучшат общее функционирование мозга. Полагаю, мои рекомендации покажутся вам разумными, хотя некоторые могут показаться странными. Вовсе не обязательно прислушиваться ко всем моим советам, но познакомиться с ними стоит.
ТОПЛИВО ДЛЯ МОЗГА
О здоровом питании написаны сотни книг. Я бы порекомендовал вам задуматься об этом, провести определенный анализ и составить план. Правильное питание не просто повышает эффективность работы, но еще и делает нас счастливее и способствует долголетию. Неплохой бонус, верно? Поэтому, хотя моя книга вовсе не о питании, я все же расскажу о десяти основных правилах.
Пейте воду – даже если жажды не испытываете.
Обезвоживание – одна из основных причин ослабления концентрации. Если вам хочется пить, значит, уже поздно. Тело посылает сигналы жажды только в состоянии реального обезвоживания. Держите на столе большой стакан или бутылку с водой. Подумайте, как сделать потребление воды частью распорядка дня, если у вас пока нет такой привычки.
Пять-шесть небольших трапез лучше трех обильных.
Пища дает нам энергию, но на ее потребление тоже требуется энергия. Если вы будете в течение дня регулярно подкрепляться, а не ждать, когда возникнет чувство голода, чтобы утолить его обильной трапезой, то энергия будет тратиться более равномерно. И мозг сможет дольше сохранять сосредоточенность. Позавтракайте дома, а потом перекусите, приехав в офис. Половину обеда съешьте пораньше, а вторую половину – попозже. Буддисты не стремятся к полному насыщению – им достаточно 80 %. Эта простая, но весьма разумная привычка облегчает процесс пищеварения и предотвращает сонливость после полного насыщения. Во время еды не занимайтесь ничем другим. Мы переедаем, потому что просто не замечаем этого, когда едим автоматически!
Завтракайте.
Да, да, я знаю, что это вам хорошо известно. Но известно именно потому, что это правильно. Стимулируйте метаболизм с самого утра, заправьте мозг – это лучшая подготовка к действиям.
Питайтесь здоровой пищей и забудьте о фаст-фуде.
Не нужно быть великим мыслителем, чтобы понять, что натуральные, свежие, экологически чистые продукты гораздо полезнее для организма, чем очередной биг-мак. Подумайте о сбалансированной диете. Я вовсе не призываю вас становиться голодающим мучеником. Не следует связывать здоровое питание со строгими диетами и похуданием. Любимые блюда способны творить настоящие чудеса. Но обязательно включайте в рацион разнообразные овощи и не забывайте о здоровых белках – постном мясе, рыбе и бобовых.
Используйте кофеин разумно – или откажитесь от него.
В качестве экстренной меры кофе или чай – вещь замечательная, но в качестве постоянной подпитки – абсолютно неэффективная. Выпивайте одну чашку кофе в день. Если почувствуете, что нужно подстегнуть себя, попробуйте заменить кофе яблоками. Яблоки действуют на удивление хорошо!
Следите за гликемическим индексом (ГИ).
Важно следить не только за качеством потребляемой пищи, но и иметь представление о скорости, с какой высвобождается энергия из съеденных продуктов. Продукты с низким гликемическим индексом (ГИ) отдают свою энергию медленно и ее хватает надолго. Продукты с высоким ГИ позволяют мгновенно ощутить прилив сил, но он быстро сменяется полным упадком[9]. При таком питании рассчитывать на равномерное высвобождение энергии в течение дня не приходится. К продуктам с низким ГИ относятся бобовые, зелень, апельсины, семечки подсолнечника, яйца, арахис, яблоки, тунец, груши и персики. К продуктам со средним ГИ относятся бананы, гранола, хлопья, рис, сахар, мюсли, круассаны и киви. Высоким ГИ обладают картофель, сладости, сладкие газированные напитки, печенье, некоторые виды хлеба, чипсы, а также – не удивляйтесь! – морковь, арбузы, изюм и сушеные финики[10]. Чтобы постоянно ощущать себя в хорошей форме, потребляйте больше продуктов с низким ГИ. Теперь вам ясно, почему после плотного, богатого углеводами обеда вы чувствуете себя таким вялым? Сначала прилив сил, а потом полный упадок! Интересные рецепты из продуктов с низким ГИ вы найдете на сайте http://www.bbcgoodfood.com/recipes/collection/low-gi
Не пейте сладкие и энергетические напитки.
Сахар, как и кофеин, вызывает мгновенный прилив энергии и обостряет внимание – но только на короткое время. В долгосрочной перспективе такое средство весьма ненадежно. Вместо газировки пейте чистую воду или фруктовые соки, но не забывайте, что в соках содержится немало сахаров, пусть и натуральных! Популярность энергетических напитков среди офисных работников – явление весьма тревожное. Я видел людей, которые, взбодрившись с помощью энергетиков, превращались в мощный отвлекающий фактор для всего остального офиса. Эти люди просто не сознавали воздействия этих напитков и не могли справиться с приливом энергии и с последующим упадком сил. Не советую вам им уподобляться.
Обратите внимание на «топливо для мозга».
Сегодня на рынке можно найти множество биодобавок, которые улучшают когнитивные способности, укрепляют нервную систему и физическое состояние. Однако многие считают, что человек должен получать витамины и минералы только с естественной пищей а не в виде таблеток. Я твердо убежден, что здоровая диета – это наилучший вариант, но получить все необходимые вещества с одной только пищей сегодня просто невозможно. Если у вас есть какие-то особые потребности, найдите для себя подходящие биодобавки. Лично я считаю, что для мозга необходим рыбий жир, для иммунитета – цинк, а для общего самочувствия – хорошие мультивитамины.
Спите полноценно.
Порой бессонница неизбежна, но тем не менее вы должны и можете улучшить качество и количество своего сна. Хотите узнать мой секрет? Если я целый день работаю на дому, то частенько ложусь подремать после обеда. Всего двадцати минут спокойного сна достаточно для того, чтобы почувствовать себя полностью освеженным и полным сил. Я знаю людей, которые работают в корпоративных юридических фирмах. В таких компаниях часто приходится работать по ночам, поэтому у них предусмотрены места для сна. И работники могут вздремнуть там в любое время, когда им это необходимо. Признаюсь, что и сам порой дремал под столом в офисе (я – большой мастер уловок и маскировки, так что никто этого не замечал!), под столом в конференц-зале и даже в маленьком чулане, где хранятся документы.
ХОРОШАЯ ФИЗИЧЕСКАЯ ФОРМА
Повторю: в здоровом теле действительно живет здоровый дух. Вы должны не только правильно питать свое тело, но еще и обеспечивать ему регулярные физические упражнения. Вы наверняка слышали это от врача, от той женщины на телевидении, от раздражающе бодрого и подтянутого кузена и еще много от кого. Этот совет превратился в банальное клише, потому что он абсолютно справедлив.
Истязать себя вовсе не обязательно. Достаточно нескольких занятий в неделю по полчаса. Если вы живете в двух-трех милях от места работы, то достаточно будет всего лишь почаще ходить на работу пешком и/или возвращаться с нее бодрым шагом.
Конечно, регулярные занятия в фитнес-клубе будут исключительно полезны. Вы ощутите прилив сил и станете физически крепким. Лично я стараюсь заниматься в зале три раза в неделю (два раза по утрам, до начала работы, и один раз в выходные). Очень важно найти то, что будет вам удобно и что можно будет включить в ваш обычный распорядок дня. Занимайтесь, когда звезды сойдутся, но не насилуйте себя и не бичуйте за пропущенное занятие. В этом нет ничего страшного. В конце концов, ниндзя тоже люди.
МЕДИТАЦИЯ И УМЕНИЕ ОТКЛЮЧАТЬСЯ
В книге «Гипотеза счастья» Джонатан Хайдт выдвигает убедительный тезис о том, что регулярная медитация абсолютно точно делает человека более счастливым. Медитация может быть разной. Эта практика окутана тайнами мистицизма, религии и различных культов, что многих отталкивает. Но медитация – это всего лишь полная сосредоточенность на своем теле и внутреннем пространстве и своей неразрывной связи с окружающим миром. В «Гипотезе счастья» проводится прекрасная аналогия, которая лично мне помогла гораздо глубже понять, что такое медитация.
СЛОН И ОБЕЗЬЯНА
Наш разум подобен обезьяне, восседающей на слоне. Обезьяна болтает, ей в голову приходит миллион идей в секунду, и она постоянно находится в состоянии хаотичного возбуждения. Слон же – это наше подсознание. Он несет груз всего того, что происходит подспудно. Конечно, обезьяна слишком мала, чтобы управлять движениями слона, а слон обычно неспособен объяснить, каким путем собирается идти. Во время медитации вы можете заставить обезьяну замолчать или просто не обращать на нее внимания, пропуская ее слова мимо ушей. Вы пытаетесь понять, что говорит слон, а затем устанавливается полная гармония между слоном и обезьяной.
МЕДИТАЦИЯ НЕ ДОЛЖНА БЫТЬ ТЯЖЕЛОЙ
В нашем электронном мире мы порой забываем о необходимости прислушиваться к самим себе. Обезьяна, живущая в вашей голове, питается работой, стрессами, новостями, известиями, постами в Facebook, твитами, блогами, газетами, телевидением, радио и стремительным темпом жизни в XXI веке. Находите время для того, чтобы прислушаться к собственным эмоциональным реакциям, успокоиться, ощутить чувство благодарности за окружающий мир… Все это практически исключено из нашей западной культуры и усугубляется эпохой постоянной связи.
Я почти четыре года изучал медитацию, увлекался этой практикой, но никогда не находил для нее времени (или, скорее, не находил сил для того, чтобы сделать медитацию приоритетным занятием). А потом я встретился с учителем медитации, и моя внутренняя обезьяна заставила меня попросить у него совета – какую книгу почитать и какой подкаст послушать. Учитель посмотрел мне прямо в глаза и сказал: «Парень, просто посиди спокойно!» Именно это мне и нужно было услышать. Существует миллион способов идеальной медитации. Миллион человек пытаются вложить в эту практику собственный смысл или псевдорелигиозное объяснение. Но по сути своей медитация – это умение сесть и ничего не делать и не думать. Просто слышать тишину. Сначала это нервирует, но очень скоро начинает приносить наслаждение.
ОТСУТСТВИЕ ВРЕМЕНИ ДЛЯ МЕДИТАЦИИ – НЕ ОПРАВДАНИЕ ДЛЯ ОТКАЗА ОТ НЕЕ
Медитировать бывает тяжело. Медитация требует практики. Но достаточно втянуться – и вы сможете медитировать практически в любом месте: в переполненном вагоне метро или на пустой трассе, во время прогулки или в очереди в супермаркете. Если вы еще только начинаете заниматься медитацией или хотите сделать эту практику максимально комфортной для себя, то попробуйте загрузить соответствующее приложение на телефон или купите несколько аудиозаписей. Лично мне больше всего нравятся простые и удобные приложения для iPhone и Android: buddhify и Headspace. Оба приложения проникнуты духом современности и практичности. Именно такой и должна быть медитация в XXI веке. За пару фунтов вы получите массу коротких, удобных курсов медитации, каждый из которых поможет вам обрести ясность, стабильность, уверенность и связь. Аудиозаписи составлены таким образом, чтобы соответствовать любому вашему занятию. Их можно слушать во время поездок, прогулок, в спортивном зале и дома. Поищите buddhify и Headspace в магазинах приложений для iPhone и Android. (Хочу сразу же пояснить: мне никто не платил за рекламу, мне нравятся эти приложения, и я думаю, что вам они тоже понравятся. То же самое относится ко всему, что я упоминаю в этой книге!)
ОТКЛЮЧЕНИЕ НЕСЕТ ОБНОВЛЕНИЕ
По вечерам вы отключаете компьютер. Точно так же можно отключить и собственный мозг, чтобы его заполнили тишина и покой. Это очень важно не только для ментального здоровья, но и для способности к проактивному вниманию, а также для улучшения физической формы. Позвольте себе полностью отключаться по вечерам и выходным. Не поддавайтесь соблазну работать допоздна и в буквальном смысле слова «гореть» на работе. Помните, что вы отключаетесь ради повышения эффективности.
СМАРТФОНЫ СЛИШКОМ УМНЫ, ЧТОБЫ НЕ ОБРАЩАТЬ НА НИХ ВНИМАНИЯ
Создатели Blackberry и других подобных мобильных устройств точно знали, как сделать их удобными, простыми и жизненно необходимыми. Достаточно раз воспользоваться ими, как возникает настоящая зависимость. Мне редко доводилось видеть людей, которые могли держать Blackberry выключенным по вечерам и не поддаваться соблазну проверять это устройство или не реагировать на маленькую красную лампочку, мерцающую на столе. Чтобы полностью отключиться, выключите свой смартфон вечером и занимайтесь собственными делами. Истинное обновление можно пережить в тишине и покое. Любое нарушение тишины мешает полному восстановлению сил.
СДЕЛАЙТЕ ГЛУБОКИЙ ВДОХ
Регулярно практикуйте глубокие вдохи и выдохи. Напоминайте себе делать паузы с сеансом осознанного дыхания. Уделите этот момент тому, чтобы почувствовать благодарность за все, что вас окружает. Это очень важно. Так настоящий ниндзя готовится к сражениям завтрашнего дня.
4. Магия создания дополнительных «каранов внимания»
А сейчас мы поговорим о том, что было бы, если бы вам удалось найти дополнительные ресурсы внимания там, где раньше их никогда не было. Я не говорю об увеличении продолжительности рабочего дня. Я призываю вас правильно использовать те моменты, о которых вы раньше не задумывались. Возможности есть везде – нужно только быть к ним готовым.
ЗВОНКИ НА ХОДУ
Каждый день у меня есть не меньше двух периодов по 5–10 минут, когда я куда-то иду. Именно в это время я и делаю большую часть телефонных звонков. Зачем звонить из-за рабочего стола, где и без того есть чем заняться? Ведь можно говорить во время ходьбы, когда других дел нет. Но если я не подготовился, то звонить не буду. Я привык регулярно вносить телефонные номера в мой Blackberry и регулярно обновлять список звонков, которые можно сделать на ходу.
ЧТЕНИЕ И ОЖИДАНИЕ
Точно так же я веду список материалов для чтения – бумажный и цифровой. Это помогает мне не заниматься чтением за рабочим столом, где, как я уже говорил, мне приходится заниматься тем, что требует больше ресурсов. У меня есть обычная папка для документов под названием «Чтение». Она находится в моем портфеле, и я регулярно наполняю и опустошаю ее. Цифровой файл я храню на iPad в приложении Instapaper. Это приложение позволяет мне сохранять интересные странички из Интернета, документы и электронные письма, а потом обращаться к ним в любом месте (и для этого мне не нужна связь 3G!). Я читаю в электричках и метро (больше всего люблю метро: мне нравится читать интересные статьи, когда другие пассажиры подглядывают через плечо!). Я читаю в приемных, когда приезжаю чуть раньше назначенного времени (и даже у дантистов!). Всегда можно выкроить часок для чтения дома за чашечкой чая.
РАЗМЫШЛЕНИЯ И ПОЕЗДКИ
Один из моих коллег по компании Think Productive живет в пригороде Лондона и приезжает на работу на мотоцикле. Поскольку у него всегда есть список важных решений и дел, которые нужно обдумать, он мысленно возвращается к нему, как только поворачивает ключ зажигания. Это позволяет ему использовать время в пути максимально эффективно. Я несколько лет жил в Лондоне и тоже ездил на мотоцикле (на мой взгляд, это лучший способ передвигаться по городу), но за рулем я думал только об одном: «Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть!» Я восхищаюсь уверенностью моего коллеги, который ухитряется использовать это время для продуктивных размышлений! Существует множество других примеров, когда «Список размышлений» стоит держать под рукой. Мы можем размышлять в аэропортах, в очередях, за рулем машины, на совещаниях, которые не представляют для нас особого интереса. И даже в кино, если вас привел туда партнер, а вам фильм совершенно не нравится (но тут требуется определенная осторожность!). Постарайтесь синхронизировать этот список со своим телефоном. Поскольку телефон всегда при вас, и список тоже окажется под рукой, когда появится возможность им воспользоваться. Но для того чтобы этот прием сработал, нужна подготовка!
КОФЕ И РАЗГОВОРЫ
Мы с вами приближаемся к пугающей теме электронной почты, поэтому давайте подумаем о той внутренней электронной почте, которая курсирует по офису между людьми, столы которых стоят совсем близко друг к другу. Пока закипает чайник или готовится кофе, можно быстро переговорить с кем-то, не отвечая на его письма. Прежде чем подняться, чтобы выпить кофе, просмотрите папку «Входящие» и выберите двух-трех потенциальных собеседников. А затем ваша задача – их выследить до того, как кофе сварится. Превратите это в игру! Особое внимание обратите на те вопросы, которые легче обсудить в личном общении, а не в письменном виде. Это сэкономит вам массу времени. Иногда полезно будет подумать о том, ответ на какие письма приведет к граду дополнительных вопросов: при личном общении количество таких вопросов значительно сокращается.
Упражнние: составление плана внимания и концентрации
Давайте составим ваш личный план действий по управлению вниманием и сосредоточенностью! Проанализируйте и оцените приемы управления вниманием и идеи, которые вы найдете на следующих страницах. Отделите то, чем вы уже пользуетесь, от того, что обязательно попробуете (и когда), что могли бы попробовать и чем не будете пользоваться никогда. Затем отберите три приема, которые могли бы быть вам полезны, и испробуйте их на практике.
1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания.
2. Защищайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.
3. Делайте все, что в ваших силах, чтобы усилить глубину внимания, старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.
4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас.
А вы – ниндзя?
Ниндзя безжалостен в выборе того, на что следует направить внимание.
Ниндзя подготовлен, он знает, какого уровня внимания требуют разные виды работ.
Ниндзя подвижен и гибок. Он постоянно углубляет степень сосредоточенности, чтобы добиться максимальной продуктивности.
4. Ниндзя электронной почты
Мы с вами только что обсудили вопрос управления вниманием и выяснили, что этот фактор чрезвычайно важен для повышения продуктивности до уровня ниндзя. И причина этого вполне понятна – информационная перегрузка.
Сегодня информационная перегрузка (электронная почта, Интернет, социальные сети, круглосуточно поступающие новости, внутренняя офисная сеть, стремительность и объем квалифицированной работы) – проблема гораздо более серьезная, чем два года назад. Десять лет назад о таком никто и не подозревал. Сегодня же информационная перегрузка серьезно угрожает нашей продуктивности. Чем больше информации мы получаем, тем сильнее наше внимание отвлекается от того, на чем ему следует сосредоточиться.
«Одно из самых важных рабочих качеств – это умение справляться с большим потоком электронной почты. Единственный способ – это создание простой и доступной для повторения системы, которая позволит вам вести настоящую жизнь вне зависимости от электронной почты».
Мерлин Манн, создатель сайта 43folders.com и Inbox Zero
Электронная почта играет весьма значительную и пагубную роль. Исследования, проведенные университетом Глазго и Пейсли, показали, что треть пользователей электронной почты испытывают стресс от огромных объемов получаемой информации. Когда я был руководителем крупной фирмы, но еще не задумывался о собственной эффективности (в моей компании было достаточно людей, эффективностью которых я управлял), объем электронной почты повергал меня в депрессию. В моей папке «Входящие» накапливалось до трех тысяч писем, которые я не успевал открыть. Мне слишком часто приходилось решать серьезные вопросы в спешке. В результате я нередко упускал возможности проактивного внимания и срывал сроки просто потому, что сообщения о них тонули в груде бесполезных и бессмысленных посланий.
Конечно, узнать, что ты пропустил и не сделал что-то важное, неприятно. Но еще неприятнее не узнать, что ты пропустил что-то важное. Многие люди испытывают серьезный стресс из-за того, что опасаются не знать, какие возможности или угрозы скрываются в их почтовых ящиках. Мы страдаем от того, что не представляем, насколько важна эта информация и насколько перспективны упущенные возможности. А для кого-то главной причиной стресса является необходимость постоянно находиться на вязи.
Люди превращаются в рабов своей электронной почты. Письма накапливаются и постоянно требуют нашего внимания. Когда я был руководителем компании, то электронная почта у меня всегда была включена. Сигналы о поступлении новых писем отвлекали меня от моей работы. Я половину времени проводил за просмотром полученных сообщений и из-за этого не справлялся с серьезными проблемами, требующими моего внимания. Я лишь постоянно напоминал себе, что проблема, которой я занимался, все еще не решена. Вам знакома такая ситуация?
ИЗМЕНЕНИЕ ПАРАДИГМЫ: ПРОДУКТИВНОСТЬ ПРОТИВ ПОСТОЯННОГО ПРЕБЫВАНИЯ НА СВЯЗИ
Сегодня я работаю с электронной почтой иначе. Я разработал систему, с помощью которой несколько раз в день очищаю папку «Входящие», благодаря чему я сразу узнаю о возможностях и опасностях, которые таит содержимое почтового ящика. Волшебным образом я получил возможность отслеживать и изучать электронные письма в нужный момент, и теперь важная информация не теряется в колоссальных объемах бесполезных сообщений. В этой главе я расскажу вам о своей системе. А приведенные здесь упражнения помогут вам очистить вашу папку «Входящие» за пару часов – если вы этого захотите.
ЧТОБЫ «БЫТЬ НА СВЯЗИ», ДУМАТЬ НЕ НУЖНО. А ЧТОБЫ ПОНЯТЬ СМЫСЛ ПОСТУПАЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ, ДУМАТЬ ПРИДЕТСЯ МНОГО
Настало время переосмыслить электронную почту. Давайте начнем с неприятного осознания характера нашей работы. Как только нам приходится обращать внимание сразу на несколько дел и возникает информационная перегрузка, мы инстинктивно стремимся к ощущению занятости, которое позволяет нам почувствовать свой прогресс. Поскольку человек от природы ленив, мы тяготеем к простейшему способу ощущения иллюзии прогресса.
Мы проверяем все новое, мы прокручиваем почту вперед и назад, мы проверяем новые письма, снова прокручиваем, создаем архивные папки, проверяем другую новую информацию (например, профиль в социальных сетях, новости или собственный телефон). Постепенно потребность находиться на связи становится невротической зависимостью. Мы впадаем в зависимость от иллюзии эффективности, практически не приносящей никаких результатов.
Очистка папки «Входящие» разрушает эту дурную привычку и меняет отношение к электронной почте. Характер зависимости меняется.
Вы хотите ощущать безопасность, зная, что все решения приняты, а мыслительная работа проделана? Эта система буквально принуждает вас к решительности и дисциплине, необходимой для принятия сложных решений по полученным письмам сразу же после их получения. Она избавляет от прокрастинации, повышает ясность ума и значительно снижает стресс, порожденный валом электронной почты.
«То, что поддается измерению, поддается и управлению».
Питер Друкер
Многие люди даже не представляют, что стоит один раз очистить папку «Входящие», и поддерживать ее в таком состоянии будет очень легко. Больше не придется взбираться на гору – перед вами останется лишь маленький холмик. Самое лучшее в этой системе – то, как просто станет возвращаться в офис после пары дней отсутствия. Вы будете знать, что вас ожидают только новые письма, потому что перед уходом все просмотренные были удалены. Кроме того, вы научитесь так быстро принимать решения по каждому полученному письму, что, вернувшись из отпуска, сможете разобрать всю свою электронную почту за час-полтора. А если за несколько дней накопится много писем и вы увидите, что папка «Входящие» снова заполнена до отказа, вы сразу поймете, сколько времени вам потребуется, чтобы ее очистить. Разборка электронной почты перестанет быть аморфной массой работы, которая никогда не кончается, а превратится в ленту конвейера. И вы будете быстро и эффективно принимать решения по каждому письму. Просто, верно? А самое приятное – это действительно несложно!
Образ мыслей, необходимый для очистки папки «входящие»
Чтобы использовать систему, которая избавит вас от зависимости от электронной почты и выработает зависимость от решительности и эффективности, нужно осуществить три изменения в образе мыслей.
ПАПКА «ВХОДЯЩИЕ» – ЭТО ВСЕГО ЛИШЬ МЕСТО, КУДА ПОПАДАЮТ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА
Папка «Входящие» – не список дел. Это невероятно важно! А всего лишь папка, куда попадают электронные письма. Мы обычно храним письма прямо в папке, потому что не хотим их потерять или думаем, что в будущем они могут нам понадобиться. Но реальная работа происходит вне этой папки. Если вы используете ее в качестве основного списка дел, то почти наверняка что-то теряете. В конце концов, вам придется писать электронные письма самому себе. Используя папку подобным образом, вы начинаете путать по-настоящему важные письма со всяким мусором, которого предостаточно в любой почте. Очень трудно бывает отделить «что сделать» от «что случилось» и от «никому не нужно».
Нужно создать новые папки для писем разных категорий, иначе придется снова и снова принимать решения о том, что требует реакции, а на что не следует обращать внимание. Письмо должно побудить вас к действию, ответу, чтению и запоминанию – или к удалению.
НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ МУЧИТЬ ВАС ЦЕЛЫЙ ДЕНЬ
В вашей почте содержится множество потенциально интересной информации, на которую стоит отвлечься, и эта информация постоянно накапливается! «Что, если нам написали что-то интересное? Надо побыстрее посмотреть, что там пришло!» Постоянная проверка электронной почты превратилась в смертельную болезнь. Выключите все звуковые и графические сигналы. И тогда вы будете заглядывать в почту, только когда почувствуете себя готовым, а не по сигналу бездушной машины.
НЕ «ПРОВЕРЯЙТЕ» ПОЧТУ, «ОБРАБАТЫВАЙТЕ» ПОЧТУ
Подобный совет может показаться очень простым, но он приведет к самым глубоким изменениям. Каждый раз, когда вы открываете папку «Входящие», вам нужно не проверить, что в ней нового, а принять решения относительно того, чтобы переместить полученные письма туда, где они должны находиться. Сделать это можно только вне почтового ящика. У каждого вашего действия должен быть очевидный следующий шаг. Иначе вы будете поступать точно так же, как и сейчас: «Ну-у-у, не знаю, что с этим делать. Пожалуй, оставлю письмо и вернусь к нему позже». Система, о которой я говорю, не позволит вам мешкать. Вам придется принимать решение немедленно – и действовать в соответствии с ним.
РЕГУЛЯРНЫЙ ОБЗОР
Регулярно просматривайте, проверяйте, печатайте, удаляйте и проводите генеральную уборку в своей электронной почте. Это позволит вам сформировать систему рутинной поддержки и облегчит процесс принятия стратегических решений. Очень важно оценивать эффективность любой системы. Одна из основных причин использования Outlook или Gmail в том, что люди не чувствуют возможности контроля – они просто не понимают, что здесь можно оценить.
Решимость
Хочу вас обрадовать. Получив электронное письмо, вы можете отреагировать семью способами:
Удалить письмо или переместить его в другую папку.
Сделать это немедленно (если требуется менее двух минут, сделайте это автоматически).
Сделать это позже.
Решить, что письмо не требует никаких действий, но его стоит сохранить для ссылок или использования в будущем.
Передать письмо кому-то другому.
Зафиксировать решение о действиях, которые нужно будет предпринять в будущем (добавить в свой календарь).
Решить, что действий от вас не требуется, но нужно проверить, не придется ли действовать кому-то другому.
Это единственные решения, которые можно принять относительно каждого полученного электронного письма. Проблема заключается в том, что большинство людей откладывают эти решения на потом. В результате важная информация теряется среди бесполезных писем, которые следовало удалить давным-давно.
ПРАВИЛО 800/20
Многие из тех, кого я учил очищать папку «Входящие», очень часто спрашивали меня, каково соотношение писем, требующих действий, и тех, что действий не требуют. Я вас удивлю: действий требует не более 20 % получаемых писем. Я называют это вариантом правила Парето 80/20: около 20 % получаемых вами имеют 80 % значения. Не менее 80 % электронных писем относится к категории малозначительных, рекламных, формальных или почти бесполезных. Пойду дальше и скажу, что у моих слушателей соотношение бывает еще более экстремальным. Электронная почта господствует в нашей профессиональной жизни. Общение мы ценим больше тишины и размышлений. Отправка электронного письма нередко является заменой ответственности за ясность мышления. В результате электронная почта для многих организаций и компаний стала настоящим проклятием.Я постоянно встречаю людей, у которых в начале занятия в папке «Входящие» находится около 800 непрочитанных и необработанных электронных писем, а буквально через пару часов их остается около двадцати. И остаются только те, которые требуют серьезных действий. Поэтому нужно отказаться от правила 80/20, заменив его на 800/20.
На каждые 800 получаемых вами писем приходится всего 20 важных, а 780 можно удалить, переместить или, в худшем случае, быстро ответить, потратив на это несколько секунд. Не страдайте из-за полученной тысячи писем, воспринимайте их как два десятка разговоров. С тем, что по-настоящему важно, вы легко справитесь, но, чтобы найти такие письма среди вала бесполезных посланий, рекламных уведомлений и рассылки, потребуется безжалостная сосредоточенность.
ЧТО ХУДШЕЕ МОЖЕТ СЛУЧИТЬСЯ?
Задумайтесь, что вы потеряете, если завтра ваша электронная почта рухнет? Я спрашиваю, не сколько писем вы потеряете, а сколько возможностей получить преимущество или предотвратить неудачу будет упущено? Как изменится ваш мир?
Мы придаем огромное значение каждому полученному письму, но важны лишь действия и информация во внешнем мире, а вовсе не то, что происходит в вашем почтовом ящике.
Мысли об электронной почте заставляют нас нервничать. На моих семинарах часто звучит слово «страх». Люди боятся промахнуться, боятся действовать без разрешения, боятся слишком быстро удалить письма, которые могут понадобиться в будущем. Все эти страхи вполне понятны, но они пагубно влияют на нашу способность эффективно, сосредоточенно, решительно и спокойно действовать.
Во-первых, электронные письма почти всегда можно восстановить. Возможно, специалистам вашего компьютерного отдела придется немного повозиться, но как только электронное письмо написано, его всегда можно вытащить тем или иным образом. Все зависит от соотношения ценности содержания письма и расходов на его восстановление. Прислушайтесь к моим словам: ценность представляет не электронное письмо, а информация, обязательства или действия, которые в нем скрываются. Сможет ли отправитель повторить письмо? Есть ли у кого-нибудь копия? Можно ли получить ту же информацию или обязательства иным образом? Обычно ответ на все эти вопросы утвердительный.
Я никоим образом не хочу принижать ваш статус и значимость, но эти электронные письма вряд ли смогут испортить показатели вашей компании и уж точно не нарушат мир во всем мире. Это всего лишь небольшой блок информации в электронном виде, который порождает у нас навязчивые идеи и болезненную зависимость. Письма – это не домашние животные. Вы ничего не получите, скопив самую большую в мире коллекцию неразобранной почты. Настало время стать по-настоящему безжалостным.
Если безвозвратное удаление вас тревожит, то можете сделать две очень простые вещи. Во-первых, измените установки папки «Удаленные» так, чтобы она опустошалась не при каждом закрытии почтового ящика, а раз в две недели или раз в месяц. Таким образом вы обеспечите себе автоматическую страховку. Если что-то не показалось вам важным и вы удалили письмо, а потом начальник сказал, что это было очень важно, то, скорее всего, двух недель будет вполне достаточно для того, чтобы одуматься и все восстановить. Во-вторых, создайте вспомогательные папки, которые будут альтернативой удалению. Не бойтесь перегружать эти папки: большинство людей пользуются ими гораздо реже, чем им кажется. Но с помощью программ (например, Outlook) вы сможете легко отсортировать письма по дате, теме и имени отправителя, а также осуществить поиск. Так что потерять что-нибудь даже в самой переполненной папке вам вряд ли удастся.
Переосмыслите папку «входящие»
Я собираюсь показать вам, как можно переосмыслить папку «Входящие», с тем чтобы она из потенциальной причины стресса и отвлекающего фактора превратилась в мощный центр сбора важной поступающей информации. В зависимости от используемого вами почтового сервера действия могут быть различны, но основа все равно останется общей.
Три части папки «входящие»
Папка «Входящие» может стать причиной стресса, потому что мозг человека пытается использовать ее для выполнения слишком большого количества функций. Обычно папка «Входящие» – это место:
Куда приходят новые сообщения.
Где накапливаются старые, непрочитанные или необработанные письма.
Где хранятся письма, на которые вы не отреагировали, но знаете, что сделать это необходимо.
Где хранятся письма, на которые вы отреагировали, но оставили их, чтобы помнить, что кто-то еще должен что-то сделать.
Где хранятся старые письма с полезной информацией, которая может пригодиться в будущем.
Где хранятся письма, которые вы пометили для работы в будущем, когда возникнет аналогичная ситуация (никогда не замечали, что такого не случается?), или пока вы не выясните, что именно нужно сделать.
Полагаю, вам теперь понятно, почему просмотр почтового ящика никак не проясняет ситуацию, а найти что-то важное в нем довольно сложно. В каждом электронном письме может содержаться важная информация, и даже один их вид заставляет задуматься, какой она могла бы быть. Совершенно понятно, что папка «Входящие» напоминает вам о том, разбираться с чем у вас абсолютно нет времени, то есть порождает стресс. А ведь она могла бы стать эффективным средством, облегчающим процесс принятия решений и позитивно влияющим на работу в целом.
Итак, настало время разобраться, для чего можно использовать папку «Входящие». Давайте разделим ее на три части:
Рабочие папки – те, где происходит «живая» работа.
Вспомогательная библиотека – в ней хранятся старые письма, которые могут понадобиться в будущем.
Основная папка – та, куда приходят новые письма.
Давайте же обсудим эти части более подробно и начнем обсуждение с папок рабочих.
Входящая почта, часть 1: рабочие папки
Нам нужно отделить бесполезные письма, приходящие в наш ящик, от малого количества по-настоящему важных и ценных. Для этого стоит завести три рабочие папки – @Action (действия), @Read (чтение) и @ Waiting (ожидание). На них мы и сосредоточимся. (Я использовал знак «@», потому что мой провайдер сортирует папки по алфавиту, а этот знак позволяет переместить рабочие папки в начало.) Рабочие папки потому так и называются, что вы работаете с их содержимым и тратите на них максимум времени и внимания. Поскольку в них не содержится ничего, кроме рабочих материалов, они становятся нашими помощниками и мерилом нашей активности. Хотите знать, сколько ответов вам еще нужно написать, сколько прочитать за неделю и сколько получить от своих коллег? Теперь вы это знаете!
@ACTION (ДЕЙСТВИЕ)
Возможно, вы привыкли использовать папку «Входящие» как основной объект работы. Она помогает вам сосредоточиться на своей работе, наметить следующие дела и т.п. Наша система поможет вам сместить внимание. Теперь основной для вас станет папка @Action. В этой аккуратной маленькой папке будет храниться все, что вам действительно требуется – не больше и не меньше.
Что попадает в папку @Acion?
Все полученные вами письма, которые требуют ответа или других действий в электронной почте, при этом ответ или действия займут более двух минут.
Что не попадает в папку @Action?
Письма, которые требуют действий, не связанных с почтой (например, письмо, по поводу которого вам нужно кому-то позвонить, что-то посмотреть, подготовить что-то к совещанию или что-то сделать, и напоминание об этом лучше хранить в списке дел, чем в папке «Входящие»). В следующих главах мы поговорим о хранении таких писем в Главном списке действий, который станет частью вашего нового «второго мозга».
Письма, на которые можно ответить или выполнить необходимые действия, и на это потребуется менее двух минут – делайте это сразу, чтобы не забивать ими важную папку.
Электронные письма, по поводу которых, как вам кажется, придется что-то делать, но пока что вы еще не определили, что именно. Не ленитесь, подумайте как следует, верните их в папку «Входящие» и сделайте следующий шаг сразу же.
@READ (ЧТЕНИЕ)
Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, получая огромное множество электронных писем, заключается в том, что многие бесполезные письма можно ошибочно принять за ценные и важные, которые необходимо прочесть! Если в вашей организации работает более двадцати человек, то хотя бы один из них считает своим долгом оповещать всех. Помимо множества внутренних писем вы наверняка получаете массу сообщений от тех, кто хочет привлечь ваше внимание на несколько секунд и известить о новой инициативе или общем изменении. Хотя многие подобные письма неизбежны, они являются серьезным отвлекающим фактором. Более того, одним из самых вредных факторов, потому что эти письма кажутся такими полезными! Я регулярно сталкиваюсь с разумными, интеллигентными, взрослыми людьми, терзаемыми страхом и чувством вины из-за огромного вала внутренних служебных записок, напоминаний и извещений, который их буквально захлестывает. Они боятся, что начальство собирается проверить их квалификацию и память. Им страшно проявить свою неосведомленность на совещании в случае, если они что-то «упустят».
И вот тут-то нам на помощь приходит папка @Read. Она заставляет нас в процессе обработки электронной почты задаваться вопросом, следует ли нам тратить время на определенные письма. Да, конечно, было бы полезно читать все поступающие письма. Но насколько полезно по шкале от одного до ста? В них решается судьба мира и великого озарения? Или они просто держат вас в курсе дел?
Что попадает в папку @Read?
Все, что вы хотите просмотреть позже, а не в тот самый момент, когда эти письма попадают в ваш почтовый ящик.
Что не попадает в папку @Read?
Все то, что требует действий. Подобные письма должны храниться в папке @Action, какими бы длинными они ни были!
Все, что можно прочесть, а затем удалить или сохранить, приняв решение менее чем за две минуты (делайте это сразу же!).
Письма, которые то ли нужно прочесть, то ли нет. Не удаляйте письмо, пока не примете окончательного решения. Будьте безжалостны. Время, потраченное на чтение чужого ответа, вы могли бы потратить на важные и ценные для себя действия. Тщательно обдумайте, на что следует обратить свое внимание.
Папка @Read позволит вам отложить большие объемы чтения на более спокойное время и на период инертного внимания. Возвращайтесь к папке раз в неделю, и тогда письма, требующие прочтения, не будут отвлекать вас в те моменты, когда нужно сосредоточиться на чем-то другом. Эта папка будет служить вам напоминанием о том, что безжалостность и концентрация – основные преимущества истинного ниндзя.
@WAITING (ОЖИДАНИЕ)
Вам никогда не случалось работать над каким-то проектом, выполнить свою часть работы вовремя, а потом тормозиться из-за некомпетентности других людей? Да, мне тоже это знакомо. Последняя наша рабочая папка предназначена для того, что еще не произошло. В папке @Waiting находятся письма, которые напоминают о том, что вы ждете каких-то действий от других людей. Это своего рода портфолио тех, кого нужно пилить, подталкивать и тревожить. Я просматриваю папку @Waiting раз в неделю, посвящая этому несколько минут. Те письма, по которым все сделано, я удаляю. По другим – отправляю вежливые напоминания тем, кто должен что-то сделать. Такая папка позволит вам не упустить ничего важного.
Что попадает в папку @Waiting?
Все письма, по которым вы ожидаете действий других людей и рассчитываете на успешный исход (если вам нет до этого дела, то зачем вообще что-то хранить?).
Письма, которые вы отправили и хотите следить за их исполнением.
Что не попадает в папку @Waiting?
Если вы не знаете, чего и от кого ожидать, то складывать такие письма в эту папку не следует (перед переносом писем в папку @ Waiting, их нужно тщательно обдумать – это не склад для того, о чем вы просто не захотели подумать сразу!)
Входящая почта, часть 2: вспомогательная библиотека
За рабочими папками, где магия творится прямо на наших глазах, располагаются папки более спокойные. Вспомогательная библиотека похожа на обычную: здесь тихо, спокойно, вокруг масса полезной информации, которая может понадобиться. Важно помнить, что в папки вспомогательной библиотеки не должны попадать письма, требующие реальных и немедленных действий. Здесь следует хранить полезную информацию и различные материалы, которые могут понадобиться в будущем.
Поскольку большинство людей привычно пользуются папками определенным образом, хочу сразу отметить, что главное, о чем следует думать при организации вспомогательной библиотеки – вовсе не легкость поиска информации в будущем. Подобный подход ведет к одной ужасной привычке, которая сильно вредит эффективности.
ПРОКЛЯТИЕ ВЛОЖЕННЫХ ПАПОК
Посмотрите на те вспомогательные папки, которые у вас уже есть. По меньшей мере у половины моих слушателей этих папок чересчур много. Избыточное количество папок снижает эффективность, поскольку приводит к ненужной мыслительной работе в тот момент, когда вы пытаетесь очистить папку «Входящие». Очень важно избавить процесс переноса писем из почтового ящика от каких бы то ни было затруднений. Переносить письма в нужные папки следует быстро и без усилий. Заметьте, я сказал в «нужные»!
Большинство людей не доверяют перенос писем программам. Они создают множество папок, каждая из которых посвящена конкретной теме. Им кажется, что так будет легче найти нужную папку. Однако внутри каждой папки в программе Outlook вы можете сортировать письма по названию, теме, дате, а также другими способами. Кроме того, в программе есть возможность поиска, причем поиск может охватывать весь ваш почтовый ящик. До 2003 года функция поиска была не очень удобной и эффективной, на что жаловались многие пользователи. Но в более современных версиях поиск осуществлять легко и удобно. А если вы являетесь пользователем Gmail, то к вашим услугам всегда функция поиска Google!
БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ИЛИ ДЕСЯТОК МАЛЕНЬКИХ?
Я вас не убедил? Тогда пойдем другим путем. Представьте, что вы держите в руках скомканный листок бумаги и хотите бросить его в корзину. Вам нужно попасть в корзину, чтобы комок не оказался на полу. А теперь выбирайте. Хотите ли вы кидать свою бумажку в большую корзину или предпочтете метить в десяток маленьких? Не могу сказать, какая из этих маленьких корзиночек предназначена именно для мусора, а не для чего-то другого. Если вы создали сотни вложенных друг в друга папок, это может пагубно сказаться на эффективности обработки электронной почты. Несколько больших папок избавят вас от затруднений, и решения будут приниматься быстрее и лучше. И хотя вы можете пока что с этим не согласиться, но чем меньше папок, где будут храниться письма, тем легче будет найти нужную информацию!
Какие именно папки вам необходимы, вы определите, исходя из своей роли и ответственности. Кроме того, вы должны понимать, насколько важна подобная категоризация писем для вашей роли. Я много лет работаю с электронной почтой и за это время придумал несколько очень полезных папок. Поскольку я часто обсуждаю с людьми организацию их почтовых ящиков и категоризацию писем (честно говоря, эта тема мне всегда интересна, сколь бы скучной она вам ни казалась!), то мне удалось услышать немало полезных советов, которые я потом проверил на практике. Некоторые оказались просто отличными, от других пришлось отказаться.
ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ИЛИ «СЕЙФ»
В этой папке я храню все электронные подтверждения: билеты в театр, посадочные талоны на самолет, лицензионные ключи к купленному программному обеспечению, электронные письма с подтверждениями паролей, то, что я могу забыть, и тому подобное.
Читать бесплатно другие книги:
