Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело Олкотт Грем

И вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.

Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой вы раньше и не мечтали.

Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вы уже отчетливо представляете, что нужно сделать. Теперь вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.

ПРЕЛЕСТЬ ДЕЙСТВИЯ

«Любое серьезное действие начинается изнутри».

Юдора Уэлти

Погруженность в действие – это чудесное ощущение, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв momentum и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.

ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-ИСПОЛНИТЕЛЯ

Основной список действий или Ежедневный список дел

Календарь

ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-УПРАВЛЯЮЩЕГО

Основной список дел

Календарь

Список проектов

Список «Ожидание»

Парк хороших идей

Оставив большую часть «управленческой» работы позади, вы можете сконцентрировать внимание на одной-двух сферах. Если требуется, можете сверяться с календарем или ежедневником, но большую часть времени и внимания придется посвятить Основному списку дел и завершению начатого. Вы почувствуете мощный ритм: выбор действия, завершение действия, выбор действия, завершение действия. Никаких размышлений – а следовательно, никаких трений и сопротивления.

Привычка действовать

Я называю «привычками, связанными с действием» подходы, приемы и оптимальный образ действий, которые помогают выполнять любое дело с удовольствием и играючи, в продуктивном состоянии momentumа[15] и полноты собственной компетенции. К ним относятся:

1. Управление вниманием

2. Средства принятия решений

3. Тактика действий

Управление вниманием

ПРОАКТИВНОЕ, АКТИВНОЕ И ИНЕРТНОЕ ВНИМАНИЕ

Осознание необходимости выйти за рамки тайм-менеджмента и заняться управлением проактивным и активным вниманием для полной реализации их потенциала – это большой шаг вперед. Ниндзя постоянно спрашивает себя: «Хорошо ли я себя чувствую? Могу ли я еще использовать проактивное внимание, прежде чем почувствую усталость? Нужно ли сделать перерыв? Что может меня поддержать?» Немногие люди задаются этими вопросами достаточно часто, чтобы они стали частью их рабочего распорядка. Развивайте в себе осознание уровней внимания в течение дня, и это позволит вам управлять ритмом и аспределением задач разной сложности в ходе работы. Время может быть потрачено, но внимание должно быть оплачено – только так можно что-то сделать. Позвольте себе заниматься простыми задачами в периоды инертного внимания, а более сложные задания переносите на то время, когда проактивное внимание позволит вам добиться наилучших результатов. Прежде чем задуматься о приоритетах, убедитесь, что в ходе тактического планирования учли изменение уровней внимания.

ЗАЩИТА ВНИМАНИЯ ОТ ПРЕРЫВАНИЙ

Помните: проактивное внимание – ваша самая большая драгоценность. Стервятники прерываний и потенциальных отвлекающих факторов так и кружат над вашей головой, пытаясь сделать вас своей жертвой. Контролируйте ситуацию. Агрессивно и безжалостно защищайте свое внимание.

САМОСОЗНАНИЕ И МАНЕВРЕННОСТЬ

Ниндзя подвижен и гибок. Рабочий план в час дня может резко отличаться от того, каким он представлялся в девять утра. Имея доступ к столь блестящей информации, как та, что содержится в вашем Основном списке действий, вам будет легко менять план, передвигая задания и сохраняя эффективность. Поскольку на этапе действий нужно всего лишь выполнять задания из основного списка, будучи гибким, надо лишь бдительно следить за переменами, происходящими вокруг. Вы сможете быстро реагировать на информационные потоки, точно зная, каковы будут последствия (потому что знаете, что еще не сделано и что должно быть сделано). Кроме того, вы бдительно следите за уровнем собственного внимания и можете изменить план, если почувствовали прилив сил или, наоборот, утомились быстрее, чем ожидали. Помните, что подвижность и гибкость не дается просто так: вы заслужили это, потратив определенное время на сбор и фиксацию, организацию, а также обзор и анализ.

СВЕДИТЕ К МИНИМУМУ ЗАТРАТЫ НА ПОДГОТОВКУ

Собираясь заняться новым делом – будь то работа с электронной почтой, написание отчета, онлайн-банкинг, креативное размышление или присутствие на конференции, – нужно понимать, что это влечет за собой определенные расходы времени и внимания. Для работы с электронной почтой нужно запустить Outlook, дождаться загрузки, синхронизировать с сервером и открыть свой почтовый ящик. Если вы вернулись к отчету, то нужно перечитать все написанное ранее и уже забытое. Вам нужно хорошо ориентироваться в документе. Онлайн-банкинг требует введения огромного количества кодов и паролей – только после этого можно будет что-то сделать. Все это затраты на подготовку к действию. Подготовка требует от вас времени и внимания – и, конечно же, сил. Сократить время и внимание, требующиеся на подготовку, можно очень просто: работайте «блоками». Пишите весь отчет за один присест, а не разбивайте эту работу на несколько дней. Хотя я все прекрасно понимаю, но работу над этой книгой пытался начать много раз. Каждый месяц я назначал день – и снова откладывал. За шесть месяцев отсрочек я потратил массу времени и внимания. Мне приходилось внимательно перечитывать написанное, а поскольку это целая книга, то на чтение уходило несколько часов! В конце концов, я решил посвятить месяц одному лишь написанию книги. За первые два дня я написал не больше десятка слов, но много и плодотворно думал. И с третьего дня началась настоящая работа.

КОМБИНИРУЙТЕ НА СВОЙ ВКУС

Отвлекающие факторы поджидают нас за каждым углом. Не поддавайтесь искушению отвлечься, почувствовав скуку. Подбадривайте себя, обеспечивая разнообразие. Если понедельник вы решили посвятить размышлениям, то во вторник встречайтесь и беседуйте с интересными людьми. Среду можно провести вне офиса, но в четверг придется сосредоточиться на административной деятельности и очистке лотка с входящими документами. Разнообразие делает жизнь интереснее. Печально будет, если вы посмотрите на Основной список действий и поймете, что в нем остались только скучные задания. Возможно, настало время поискать новую работу? А если вы согласны скучать на работе до конца жизни, то, возможно, настало время взять другую книгу!

Средства принятия решений

На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности и сейчас собираюсь вам о них вкратце рассказать. Конечно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.

ЗАКОН ПАРЕТО

Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков[16]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания. Парето задумался, а не подчиняется ли мировая экономика тому же закону? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые наши действия имеют высокий КПД, а вклад в дело других действий – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.

Несколько лет назад я создал благотворительную организацию, использовав лишь 10 листов бумаги формата А4. Я был в Уганде и работал над проектом, призванным просвещать людей об опасности СПИДа. В Африку я приехал, получив отпуск на работе – я работал менеджером по организации волонтерской работы студентов в университете Бирмингема. По возвращении в Бирмингем мы придумали плакат, отксерокопировали его в 10 экземплярах и разместили в студенческом кампусе. На плакате мы отразили некоторые факты, связанные со СПИДом, и разместили «призыв к действию». Мы пригласили волонтеров во время каникул помочь благотворительным организациям Уганды. В зал, где мы намеревались рассказать об этой работе, пришло около 80 человек. Я десять минут рассказывал о том, что увидел в Уганде: вирус распространялся в этой стране стремительно, поскольку люди не имели о нем ни малейшего представления; запретную тему отказывались обсуждать в школах, церквях и общественных организациях. Хорошо было лишь то, что в стране стали появляться благотворительные организации, которые, несмотря на недостаток средств, вели активную работу. Студенты слушали очень внимательно. Они хотели узнать подробности волонтерской программы, в рамках которой можно было отправиться в Африку. Многие хотели знать, как пожертвовать средства. Возникали и другие вопросы. Но я сказал им, что мы ничего не приготовили – только они сами могут выполнить эту работу. После этих моих слов половина пришедших поднялись и вышли. Печально? Нет, на самом деле это был очень важный момент. Оставшиеся 40 человек посмотрели друг на друга, посмотрели на тех, кто уходил, и посмотрели на меня. И нам стало ясно, что все возможно. Эти юноши и девушки могли сделать великое дело. И они сделали. Около двадцати студентов помогли создать благотворительную организацию Intervol и летом вылетели в Уганду. Организация работает и по сей день. Каждый год более сотни студентов отправляются в десяток стран развивающегося мира и работают там со всей страстью юных сердец. Они делятся своим опытом со студентами других университетов. Мне нужно было всего лишь напечатать плакат. Иногда самые незначительные шаги приводят к потрясающим результатам. Каждый листок бумаги – это великолепная возможность создать нечто бесконечно ценное.

Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений Windows, телефонные разговоры с назойливыми коммивояжерами, которые хитроумно втягивают вас в долгие дискуссии. Все эти действия не создают никакой ценности. Старайтесь прекращать их при первой же возможност.

ЗАКОН ПАРКИНСОНА

Закон Паркинсона утверждает, что работа имеет тенденцию растягиваться, с тем чтобы заполнить все имеющееся время. Проще говоря, мы очень редко работаем с оптимальной скоростью. Попробуйте вспомнить, как вы заканчивали написание отчета или школьного сочинения. Чувствуя, что срок приближается, вы начинали писать слова чуть быстрее. Ускорялось и ваше мышление. И хотя количество ошибок могло и увеличиться, ощущение срочности повышало эффективность вашей работы. Если вы рассчитываете написать три сочинения за неделю, на эту работу и уйдет именно неделя. Но, скорее всего, все три сочинения будут написаны в последний вечер каникул. Если бы вам дали всего один день на все три сочинения, то вы поступили бы точно так же. Работа растягивается и сжимается в зависимости от имеющегося времени. Когда в следующий раз у вас будет два часа на написание отчета, подумайте, что было бы, если бы вам дали только час. Самые важные 20 % работы – те самые, которые производят 80 % ценности – вполне можно выполнить за этот час. Чем меньше мы склонны к перфекционизму[17], тем выше эффективность нашей работы. Порой она превосходит все наши ожидания.

Закон Паркинсона – прекрасный повод понять, почему наш второй мозг так эффективен. Ежедневный список дел, составленный по основному списку действий, а также привычные еженедельный и ежедневный контрольные списки обеспечивают постоянную сосредоточенность и сводят к минимуму бесплодные и бесполезные действия.

ЗАКОН ХОФШТАДТЕРА

Перфекционизм – опасное расстройство. Многое из того, что мы делаем, выходит за пределы необходимого и достаточного (закон 80/20) и за пределы того, что мы сами себе наметили (закон Паркинсона). Закон Хофштадтера гласит: «Работа занимает времени вдвое больше, чем вы предполагали, даже если вы учли закон Хофштадтера». Проснитесь и ощутите аромат капуччино. Все, что вы делаете, склонно растягиваться и требовать гораздо больше усилий.

Закон Хофштадтера должен напоминать вам о том, что не стоит слишком усердствовать. Используйте закон Паркинсона, чтобы убедить себя работать в жестких рамках и временных ограничениях. И всегда помните принцип 80/20, дабы оценить, что по-настоящему важно. Жизнь так коротка!

БОЛЬШИЕ КАМНИ

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю, которую он услышал много лет назад от школьного учителя. Учитель достал из-под стола большую банку и несколько крупных камней. Он сложил камни в банку, закрыл крышку и спросил у учеников: «Банка полна?» «Конечно, – ответили ученики. – Вы только что заполнили ее этими большими камнями». Тогда учитель полез под стол и достал мешочек с мелкими камешками. Он открыл крышку и стал сыпать мелкие камешки в банку, которые заполнили зазоры между большими камнями. «А теперь? – спросил учитель. – Теперь банка полна?» Некоторые ученики ответили: «Да», а другие задумались, что еще находится под столом учителя. И они оказались правы. Учитель достал мешочек с песком и стал сыпать песок в банку. А когда банка заполнилась большими камнями, мелкими камешками и песком, учитель сумел налить в нее еще и воду.

Какой же урок можно извлечь из этого наглядного опыта? Чему он может научить нас в плане управления собственным временем? Один из учеников поднял руку и сказал: «Хотя мы думаем, что наш день заполнен до отказа, мы всегда можем сделать что-то еще». Учитель ответил, что это правильно, но он хотел показать, что если нужно заполнить банку, то надо начинать с больших камней, возможно, этого будет достаточно.

Значительная часть нашего рабочего дня занята перекладыванием мелких камешков, возней с песком и переливанием воды. Электронные письма и информационные потоки – это всего лишь мелкая галька. Большие камни – те пункты основного списка действий, которые требуют проактивного внимания, значительных усилий, сложных переговоров и множества других поступков, что и делает их сложными. Большие камни следует ставить во главу угла. Начинайте каждый день с вопроса: «Каковы мои основные задачи на сегодня?» – и безжалостно на них сосредоточивайтесь, особенно в периоды проактивного и активного внимания. Пусть галька, песок и вода обтекают вокруг больших камней. Не тратьте целый день на переливание воды из пустого в порожнее.

ОТГРУЗКА

«Настоящие творцы отгружают».

Стив Джобс

В книге «Незаменимый» Сет Годин говорит об «отгрузке» (‘shipping’) – о том, что наши идеи не имеют никакой ценности, если они не используются. Завершение чего-либо должно завершаться практическим результатом – «отгрузкой» плодов нашего труда клиенту. Мы можем отгружать и идеи. В последние годы реальная отгрузка из эксклюзивной деятельности, которой занимались только крупные компании, превратилась в нечто такое, чем каждый день занимается множество людей: eBay, Etsy, Amazon и другие сайты открыли перед нами целый мир. В наше время каждый может стать бизнесменом, все умеют упаковывать товары, писать благодарственные письма и посредством почты отправлять покупателю. Сегодня можно создавать веб-сайты, писать электронные книги, разрабатывать дизайн футболок, писать и записывать музыку, снимать телевизионные шоу и организовывать мероприятия – барьеры для входа в этот мир удивительно низки. Нашим предкам было не так легко. Любое такое занятие требовало одобрения промежуточного звена: издателя, производителя, руководства звукозаписывающей компании, менеджеров и т.п. Нынче – все в наших руках. Мы можем обойтись без посредников.

Так что выбор за вами: вы можете сидеть, ожидая одобрения, а можете действовать и отгружать. Вы можете пытаться сделать что-то такое, что на миллиметр приблизит вас к совершенству (но никому не нужное), а можете просто «отгружать» плоды своих трудов. Эту фантастическую установку можно обобщить. Нужно сосредоточиваться не только на действии, но и на вопросе: «А что получится, когда я закончу работу?» Порой мы так увлекаемся усовершенствованиями, что забываем о главной цели. Нам нужно дать миру что-то ценное. Даже если вы работаете над тривиальным отчетом, мысли о конечном результате позволят вам предложить креативную идею обслуживания потребителей или просто помогут справиться с неопределенным заключительным этапом работы более уверенно.

На финальном этапе нам порой не хочется завершать работу – мы начинаем беспокоиться, как ее оценят другие люди и не выставим ли мы себя в невыгодном свете. Мы беспокоимся о совершенстве, а не о том, удастся ли нам достичь желаемого результата. Мы терзаемся сомнениями, и так соблазнительно без чьей-либо помощи выбрать легкий путь и либо бросить весь проект, либо продолжить затягивание работы. Дело не в том, как много вы работаете, а в том, как много вы «отгружаете», т.е. насколько плодотворны результаты вашей работы.

Тактика действий

«Поступки заменяют красноречье».

Уильям Шекспир

МОНОЗАДАЧНОСТЬ

В тактиках прежнего тайм-менеджмента вряд ли можно найти что-нибудь хуже, чем пресловутая идея многозадачности. Долгое время считалось, что квалифицированный работник просто обязан заниматься множеством дел параллельно. Хорошо, если ты сделал дело, но ты считаешься успешным, если используешь режим многозадачности и одновременно делаешь два дела, а то и три. Ошибка, ошибка, ошибка!

Давайте разберемся, что имеют в виду, когда говорят о многозадачности. Многозадачность – это выполнение двух и более действий одновременно. Ваш мозг сосредоточивается на одном деле, добивается какого-то прогресса, переключается на второе, реагирует на третье, возвращается и, утратив драгоценную сосредоточенность, добивается минимального прогресса в первом деле, снова переключается на что-то новое и так далее и тому подобное. Пытаясь использовать свое внимание таким образом – или, точнее, позволяя распылять свое вимание подобным образом! – мы тратим массу сил и внимания на повторный психологический настрой («Чем я снова занимаюсь?»). Нам приходится постоянно отвлекаться, и нам трудно завершить начатое. Если кто-то называет себя мастером многозадачности, то это лишь означает, что человек не способен целиком и полностью сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент!

Как-то на моем семинаре была женщина, которая никак не могла с этим согласиться. Она была классическим, профессиональным мастером многозадачности и не скрывала этого. Я подошел к ее столу и попросил показать мне ее электронную почту. У нее оказался самый забитый почтовый ящик в компании. Одновременно на экране было открыто девять окон, и в каждом красовалось незаконченное письмо. Эта женщина смотрела на меня и улыбалась.

Монозадачность – вещь гораздо более ценная. И хотя это понятие не пользуется популярностью в бизнес-лексиконе, к нему следует относиться с большим уважением. Давайте же поднимем тост за монозадачность, за искусство сосредоточенного доведения дела до естественного завершения без отвлечений и прерываний! Закончив одно дело, переходите к следующему и завершайте его. Не переключайтесь на новое дело, пока не закончите начатое. Регулярная и упорная нацеленность на определенную задачу подобна укладыванию вишенок на пирожные. Вы целиком сосредоточены на работе, выполняемой в данный момент, вы увлечены ею. Вы спокойны, вы не обращаете внимания на окружающий мир. Там может царить шум, паника и стресс, но вы словно окутаны своеобразным коконом. Вы спокойно делаете то, что ниндзя умеет делать лучше всего: вы собираете, проясняете, завершаете и организуете – делаете свое дело, занимаясь чем-то одним.

Увы, установка на многозадачность по умолчанию принята в корпоративных культурах многих компаний, с которыми мы работали. Отчасти этот хаос – результат развития разных технологий и компонентов квалифицированной работы. Вы понимаете, что ваша рабочая среда полна отвлекающих факторов и шумов. Кругом царит суета и не дающий сосредоточиться шум. Вы ничего не можете изменить. Но вы можете признать этот факт и решить, что работу, требующую проактивного внимания, лучше выполнять в другом месте. Для меня остается загадкой, почему некоторые начальники так сопротивляются идее дистанционной работы, ведь она повышает эффективность вашей работы и снижает уровень стресса. Начальникам будто кажется, что это глубокое оскорбление принятому в компании стилю работы. Кроме того, если вы будете работать вне офиса, вам же приходится доверять! Если у вас такой начальник, я вам сочувствую. Придется прибегать к уловкам и выбирать моменты, чтобы «нарушить правила». Попробуйте проникнуть в конференц-зал, чтобы подумать в тишине и покое. А когда вы блестяще справитесь со своей работой, такое поведение вряд ли сочтут преступлением.

ФИКСАЦИЯ РАДИ ПРОДОЛЖЕНИЯ

Заниматься только одним делом порой бывает трудно по ряду причин. Отчасти мы сами постоянно пытаемся сойти с рельсов, даже не сознавая этого. Вот мы сидим и занимаемся одним важным и полезным делом, но нас постоянно бередят тревожные мысли, идеи «из другой оперы» и иные дела. Нам страшно хочется проверить электронную почту или отвлечься на разговор с коллегой. Да сам наш мозг пытается подтолкнуть нас к многозадачности! Вот почему нам нужно собирать и фиксировать все потенциально полезные идеи, даже если впоследствии они окажутся практически бесполезными. Регистрация этих идей и понимание того, что они сохранены в нашей системе ниндзя, позволяет вам, вернувшись, полностью погрузиться в прежнюю работу, не «переключая программы», не погружаясь в другие размышления и не нарушая благотворное состояние потока. Сбор и фиксация – самая важная для монозадачности привычка. Чтобы закрепить этот навык, постарайтесь максимально облегчить себе фиксацию. Записывайте информацию на телефоне или на листке бумаги (лучше не менять содержание экрана, если работаете, например, с документом Word). Поэкспериментируйте, чтобы найти самый быстрый, простой и удобный способ записать необходимую мысль. Считайте это не просто полезным делом (зафиксированные идеи могут оказаться ценными), но средством экстренной коррекции, помогающим вам сохранить концентрацию на том деле, которым вы занимаетесь в данный момент.

ПРИЕМ ПОМИДОРА

Метод был изобретен студентом университета Франческо Чирилло в конце 80-х годов. Он назвал этот прием в честь стильного кухонного таймера в виде помидора. В основе предназначенного для управления вниманием и концентрацией метода лежат два очень простых, но весьма точных наблюдения. Во-первых, чтобы сохранить состояние проактивного внимания в течение всего дня, следует после коротких всплесков (25 минут) устраивать короткие перерывы (5 минут). И, вовторых, когда вы разбиваете день на 25-минутные блоки с помощью таймера и работаете строго до звонка будильника, время для вас движется от 25 к нулю, а не тянется до перерыва бесконечно. Это отличный способ разбиения крупных задач на легко выполнимые блоки. Такой метод помогает сосредоточиться на конкретной цели и избавляет от соблазна отвлечься на что-то другое. Приложение Pomodoro можно загрузить в смартфон или в компьютер. Эти устройства будут звенеть потише, чем настоящий кухонный таймер. Я использовал оба способа с большим успехом. Если в вашем офисе работают и другие люди, то не стоит приносить таймер с собственной кухни!

Кроме того, прием Помидора помогает избежать риска завязнуть на весь день в одном деле из множества запланированных. Попробуйте использовать его в течение дня или недели, и вы начнете составлять рабочий график в соответствии с ним – и тогда поразитесь тому, как мало времени тратится на то, что нравится вам меньше всего.

ПРОКРАСТИНАЦИЯ ПО РАСПИСАНИЮ

Одно из преимуществ метода Помидора – спокойная уверенность в том, что после каждых 25 минут работы вас ожидает пятиминутный перерыв, когда можно расслабиться и отвлечься. Это очень полезный прием, так как он создает четкую границу между соблазном и добродетелью: вы сознательно предоставляете соблазну законные 5 минут. Эту идею можно развить дальше. Заметив, что во время работы начинаете медлить, заглядывать в Facebook, мечтать и смотреть по сторонам, проявите гибкость. И вместо того чтобы бичевать себя за медлительность (что только усиливает драматичность того, чему вы пытаетесь сопротивляться, и, следовательно, усиливает степень сопротивления), просто установите иные границы. Почувствовав нежелание работать, позвольте внутреннему «начальнику» решить: «Ну хорошо, пять минут отдыха, а затем продолжим работу над этой конкретной задачей». Тем самым вы лишите откладывание работы прелести запретного плода. Такая установка даже может заставить вас желать окончания пятиминутного перерыва и стремиться к продолжению прерванной работы.

ЧАСЫ СИЛЫ

Метод «Часы силы» я открыл для себя пару лет назад и теперь использую его, когда нужно сделать нечто важное, но не доставляющее удовольствия. Идея очень проста. Заранее решите, что в период мощного проактивного внимания один час вы будете заниматься тем, от чего всеми силами пытались уклониться. В конце концов, даже самому неприятному заданию можно посвятить час в день. Я не заставляю себя заниматься этим делом целый день. Я не заношу эти дела в ежедневник на целый день (тогда скорее всего я буду искать способы уклониться от этого дела, отвлекаясь на более простые, хотя и не столь важные задания). Но час в день я им посвящаю железно. Это помогает сосредоточиться. К концу «Часа силы» я успеваю глубоко вникнуть в задачу, и мне становится ясно, что она вовсе не так страшна и тяжела, как мне казалось. Чтобы понять, какие дела требуют такого подхода, я включил в свой Еженедельный контрольный список такой вопрос: «Какие основные задачи особенно трудны для меня – настолько, что заниматься ими не хочется?» Получив ответ, я планирую Часы силы на следующую неделю специально под эти задачи. Так приятно знать, что я принял на себя обязательство и собираюсь добиться проресса в тех делах, которые по какой-то причине зависли.

Часы силы можно использовать и совершенно иначе. Подумайте над следующим вопросом:

«Какое дело, если я буду заниматься им по часу в день каждый день, будет успехом для человека моего рода занятий?»

Скажем, если вы занимаетесь продажами, то таким делом мог бы стать «холодный обзвон». Если вам не нравится это занятие, то вы наверняка находите себе другое вместо него. Тогда выработайте привычку каждый день с 9.30 до 10.30 заниматься «холодным обзвоном» – и результаты не заставят себя ждать. Конечно, ничего особенного в этом нет. Наверняка вы прямо сейчас вспомнили какое-то свое занятие, которому никогда не посвящали целый час в день. Час силы – это способ обеспечения стабильности, наращивания уверенности, превращения сознательного выбора в простую подсознательную привычку – и достижения цели.

Час силы дастся вам проще, если вы расскажете коллегам о своем плане и попросите, чтобы они не отвлекали вас в это время. Попробуйте поставить на стол фарфоровую кошечку, как это делает в нашем офисе Елена. Такое публичное объявление о своей занятости подкрепит вашу решительность. Все, что так или иначе делает этот час особенным и не похожим на другие, пойдет вам на пользу. Попробуйте изменить заставку рабочего стола на мониторе, включите любимую музыку, выпейте чашку дорогого травяного чая вместо обычного. Можно обозначить этот час и сменив обстановку – например, работать за другим столом или поработать где-то в другом месте.

Упражнение: разработка часа силы

Теперь попробуйте разработать собственный Час силы. Начните с двух вопросов и посмотрите, не придет ли вам в голову идея о том, чему посвятить свои Часы силы.

«Какие основные задачи кажутся особенно трудными – настолько, что заниматься ими не хочется?»

«Какое дело, если заниматься им по часу в день каждый день, стало бы моим успехом?»

А теперь определите, в какое время ваше внимание становится проактивным, и подумайте, можно ли организовать в это время работу без каких бы то ни было отвлечений и прерываний, то есть максимально повысить эффективность этого часа.

Следуйте двум правилам:

1. Назначив Час силы, не меняйте время и не переносите его (вы же не можете перенести совещание, сообщив об этом начальнику за пять минут, так почему же вы относитесь к себе с меньшим уважением, чем к другим людям?)

2. В день у вас должен быть только один Час силы. В этом подходе важно не потратить больше времени, а постараться повысить эффективность выполнения конкретного дела. Если вы назначите на один день семь Часов силы, то это приведет к стрессу и разочарованию. И не пытайтесь!

И, наконец, можете ли вы поговорить с коллегами и попросить у них поддержки? Стоит ли вам как-то обозначить Час силы, чтобы вас не отвлекали и не прерывали?

Можете ли вы использовать что-то в качестве сигнала о том, что вы находитесь «вне зоны доступа»?

Другие тактики действия

ПАКЕТНЫЙ РЕЖИМ

Для того чтобы не тратить массу внимания и времени на подготовку, лучше всего группировать сходные задачи и выполнять их за один присест. Настройка на определенную работу требует времени. Если вы уже настроились, то стоит продолжить подобную работу. Вот почему я советую «пакетировать» все электронные письма и обрабатывать их блоками несколько раз в день. Это особенно полезно тем, кому приходится работать с большим количеством документов или файлов, поскольку половина времени уходит на поиск нужной информации. Собирая все действия по продажам или работе с клиентской базой в один пакет, вы сможете настроиться нужным образом и принять более правильные решения относительно общего подхода. Возможно, вам даже удастся копировать отдельные блоки информации и переносить их из одного электронного письма или отчета в другие. Несколько звонков друг за другом не только настроят вас на подобную работу, но еще и дадут возможность выйти из офиса и подышать свежим воздухом. Пакетный режим переведет вас в состояние потока и momentumа, которое обладает собственным импульсом. Вы заметите, что эффективность ваша намного возрастет и будет гораздо выше, чем если бы вы просто переходили от одной задачи к другой.

Когда в главе 4 мы обсуждали обработку электронной почты с целью повышения эффективности, то говорили, что нужно делать это в пакетном режиме, а не держать почту постоянно открытой и разбираться с письмами по мере поступления, отвлекаясь от основной работы. Знаете, сколько Помидоров требуется каждую неделю на очистку папки «Входящие»? За следующие две недели вы точно это узнаете!

МОДЕЛИРОВАНИЕ И НАСТАВНИЧЕСТВО

Мы нередко работаем так, словно до нас никто ничего подобного не делал. Возможно, действительно: нам поручено дело в новой для нашей организации сфере или разработка совершенно нового продукта или идеи. И нам кажется, что мы можем положиться только на собственное воображение, но чаще всего это не так.

«Все кажется невозможным, пока это не сделано».

Нельсон Мандела

Посмотрите на свою организацию и другие. Вы наверняка найдете того, кто занимался той же проблемой и добился успеха. Гораздо проще «смоделировать» его образ действий, чем пытаться изобрести колесо. Ищите возможность перенять опыт других людей. Пригласите коллегу на кофе или отправьте ему электронное письмо с парой самых важных вопросов, которые могут продвинуть вас вперед. Ищите возможности спросить совета, учитесь на ошибках других и не жалейте собственных советов для тех, кто идет по вашему пути.

Все это не только повысит вашу эффективность, но еще и поможет найти полезных друзей, что может благотворно сказаться на карьере.

УЛОВКИ

Сегодня много говорят о «лайф-хакинге» или «трэвел-хакинге». Это настоящий феномен в мире блоггеров. Когда появился сайт www.lifehacker.com, это стало настоящим откровением. Люди могли найти здесь массу полезных советов и уловок. Такие уловки помогают находить более простые способы действий, обманывать системы или просто проявлять оригинальность. Любая уловка – это секрет. Стоит его раскрыть, и ваша эффективность может серьезно возрасти.

Массу полезной информации можно найти на сайтах, подобных LifeHacker.com. Однако не стоит путать чтение материалов о повышении эффективности с реальным ростом эффективности! Не втягивайтесь в «порнографию эффективности». Кроме того, на многих сайтах советы по повышению эффективности перемешаны с чисто бытовыми «маленькими хитростями» – например, как отчистить лобовое стекло автомобиля, загаженное птицами. И все же некоторые посты на таких сайтах могут открыть вам глаза на использование определенных приемов и найти новые, более эффективные способы действий.

Стремясь найти полезную уловку или хитрость, особенно в отношении программного обеспечения вроде Outlook или Toodledo, нужно правильно сформулировать вопрос и задать его в YouTube или Google. Вы поразитесь тому, сколько смекалистых парней сидят дома и снимают пошаговые видеоруководства по решению вашей проблемы! Благословенны смекалистые, ибо они наследуют Землю!

ЗАНИМАЙТЕСЬ ЛЮБИМЫМ ДЕЛОМ

И вот мы с вами подошли к завершению этой главы. Занимайтесь любимым делом и любите то, чем занимаетесь. Подобный совет может показаться недостижимой мечтой. Я же утверждаю, что в нашу информационную эпоху эта мечта достижима, как никогда. Сегодня мы с легкостью общаемся с людьми во всем мире и нам гораздо проще найти тех, кто может помочь нам в работе или даже создать то, чем вы хотите заниматься. В наше время барьеры, как никогда, низки.

«Ни одно великое достижение невозможно без энтузиазма».

Ральф Уолдо Эмерсон

Однако многие люди по-прежнему проводят долгие часы, анимаясь работой, которую они ненавидят, и стараются стать счастливее по выходным, покупая то, чего не могут себе позволить. При этом возникают долги, которые еще больше привязывают их к работе. Люди боятся рисковать и что-то менять. Поймите меня правильно: я вовсе не утверждаю, что единственный способ заняться любимым делом – это уволиться с работы. Но вы станете гораздо более ценным сотрудником для своей компании, если будете заниматься чем-то таким, что вас по-настоящему увлекает и что доставляет вам истинное удовольствие. Я абсолютно убежден, что главный секрет эффективности (и лучшая тактика действий!) заключается в следующем: нельзя заниматься нелюбимым делом слишком долго!

Упражнение: тактические приемы, методы принятия решений и мои привычки

Просмотрите список тактических приемов и отметьте: 1) те, которые вы уже используете; 2) те, что намерены активно использовать (и когда); 3) хотели бы испробовать когда-нибудь в будущем; 4) не уверены, но, возможно, попробуете и 5) те, что кажутся вам бессмысленными и никогда не появятся в вашем Еженедельном контрольном списке.

А вы – ниндзя?

Ниндзя безжалостен в отношении своих действий. Он использует оригинальный подход, чтобы найти самые быстрые, самые простые и самые эффективные способы выполнения своей работы.

Ниндзя выполняет работу в состоянии расслабленного дзен-спокойствия.

Ниндзя подвижен и гибок, поскольку всегда готов и во всеоружии, что позволяет ему выполнять свою работу максимально эффективно.

Что такое проект?

Итак, вы разобрались с папкой «Входящие» и очистили ее, организовали всю свою информацию, прояснили все вопросы, подготовили списки действий и контрольные списки и можете приступить к раскладыванию вишенок на пирожные. Осталась последняя проблема – другие люди. Работа с людьми может доставить величайшую радость, но она же способна стать одной из самых неприятных сторон вашей деятельности. В этой главе мы с вами поговорим, как справиться с этой проблемой. Сначала мы обсудим, как она может повлиять на вашу способность к завершению групповых проектов, а затем более детально рассмотрим, как использовать способности других людей для повышения эффективности и результативности встреч и совещаний в стиле ниндзя.

Если говорить упрощенно, то проект – это то, что вы должны завершить и для чего требуется более двух этапов (действий), а дата завершения отстоит от сегодняшнего дня больше, чем на неделю. Это довольно широкое определение, но я дал его сознательно. Все, что можно назвать проектом, попадает в ваш список проектов, поэтому чем шире определение, тем ближе ваш список проектов к полному списку всего, над чем вы работаете.

В этой книге основное внимание мы уделяем управлению действиями – и тому есть причина. Сосредоточенность на действии создает благотворную сосредоточенность на выполнении. Однако управление проектами – не менее важный навык. Проекты придают нашим идеям и действиям ощущение структуры и цели. Сами по себе действия могут быть хаотичными, а в рамках проекта те же действия способствуют прогрессу.

Оглядитесь вокруг. Все, что вы видите, потенциально может быть проектом. Очень эффективно воспринимать отдельные задачи (и даже увлечения и разрешение семейных споров) как проекты. Ниндзя постоянно ищет новые проекты. И тогда можно собрать и зафиксировать идеи и разобраться с ними на этапе организации. В результате у нас получается проект, который поддается управлению. Все, что нас окружает, может стать проектом – и тогда начнется настоящее волшебство.

На самом деле более традиционное определение проекта родилось из старого и болезненного опыта. Проектами мы считаем сложные задачи, которые оценивают другие люди. Мы считаем их тяжким трудом – возможно, нам вспоминаются скучные и неуклюжие школьные проекты, где процессы размышлений и планирования перевешивали процессы действия и достижения. Мы вспоминаем профессиональных менеджеров проекта, этих неприятных людей, чья работа, похоже, заключается лишь в том, чтобы приставать, надоедать и действовать на нервы.

Кроме широкого определения проекта, мне хотелось бы предложить вам значительно более простой подход к осуществлению большинства проектов. Все то, о чем мы уже поговорили в этой книге, и особенно привычка к улавливанию необходимой информации, упорядочиванию, организации и обзору, дает вам возможность во время составления Еженедельного чек-листа регулярно использовать очень эффективный, но в то же время легкий подход к управлению любым проектом. Каждую неделю вам нужно просто анализировать все проекты, определяя необходимые конкретные действия и включая их в основной список действий. Делая это, вы будете одновременно проверять состояние всех реальных проектов и вносить изменения в список проектов – добавлять новые, удалять завершенные или те, работу над которыми следует прекратить.