От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте Макклетчи Стив

Как принять лучшее решение насчет вашего времени

Подумайте, ваши привычки работают на вас или против вас? Надо ли что-нибудь в них изменить? Есть ли что-то, что вы делаете каждый день, но могли бы делать лучше, правильнее и эффективнее? Если так, то изменение обозначенной привычки будет достижением успеха. Например, если вы прекратите покупать фастфуд и начнете правильно питаться дома, ваша жизнь (конкретно — здоровье и самочувствие), скорее всего, станет лучше. Первым шагом может быть то, что вместо обычного поворота в забегаловку по дороге с работы домой вы заедете в магазин за продуктами. Если вас вполне устраивают собственные привычки и распорядок дня, тогда просто запомните, сколько реального времени на них тратите.

Напишите список ваших ежедневных решений проблем, чтобы ничего не забыть и не делать в последнюю минуту. Если сможете выполнить их заранее, используя этот список, то научитесь лучше контролировать свое время. (И даже сможете избежать штрафов за просроченные счета.)

Эти вещи делать просто. Никто не напоминает записать клиента или поход к дантисту в календарь, потому что эти вещи фундаментальны. Они либо напоминают о себе сами, либо у них есть дедлайн, либо назначено определенное время. Но, как мы знаем, у достижений успеха всего этого нет. Даже если вы придумали и записали свои цели, они никогда не исполнятся, если вы не будете посвящать время работе над ними. Ваше время всегда будет тратиться на другие вещи, и вы будете откладывать мечты в сторону день за днем, чтобы заняться решением проблем. У успеха нет ни дедлайна, ни напоминания, когда кто-нибудь придет и спросит «Ну, как, ты уже справился с этим?»

Вы не сможете заниматься А-заданием или даже В-заданием на автопилоте. Они требуют вашего внимания, чтобы нормально продумать их и поработать над ними. Такие задания даже используют другую часть мозга: главным образом, префронтальную кору, где происходит сложная мыслительная деятельность. Чтобы включить эту часть своего мозга, вам придется перестать думать в режиме выживания.

Вот когда пригодится календарь. Развитие полезных и эффективных привычек, использование списков дел — отличные навыки для поддержания жизни и управления временем, но ваш календарь — это тот инструмент, который вы будете использовать, чтобы перестать просто поддерживать жизнь и начать двигать ее вперед.

Вы добьетесь успеха, если впишете цели в календарь

Это очень просто.

Причина, по которой так много людей не могут достигнуть своих целей, состоит в том, что они не могут защитить время, которое хотят этому посвятить.

Как только вы отведете часть ежедневного календаря на работу по продвижению к цели, уже не назначите на это место что-либо еще. Возможно, вы никуда не продвинулись именно потому, что постоянно пытаетесь найти время для своей цели. Вряд ли вы скажете после целого дня решения проблем: «Эй, у меня еще остались силы и желание, я готов думать о будущем и начать делать его лучше!» В это время люди, скорее, тянутся к целям потребления (например, идут на вечеринку), а не устремляются к целям созидания. Если вы ждали, что время появится само, то не надейтесь: этого как не случилось, так и не случится. Единственный способ поломать этот цикл постоянного решения проблем — начать видеть свои цели как то, что вы готовы защищать: ваш календарь. Что в жизни достойно защиты? Вы не будете защищать такое занятие, как вынос мусора, потому что он не настолько ценен, чтобы отменять все остальные способы провести время (рис. 5.1).

Рис. 5.1

Защищать время непросто. Чтобы говорить «нет» другим занятиям и просьбам, чтобы освободить место для чего-то запланированного, нужно постоянно помнить о том, как важны для вас результаты этого достижения успеха. Если вы определили достойную цель, ваша преданность ей будет расти при любом напоминании о результатах.

Что заслуживает таких стараний по защите и планированию, если не ваши цели? Если вы согласны на такую работу и готовы ее придерживаться, результаты должны быть достойными.

Даже если вы придумали все мыслимые достижения успеха, без записи о них в вашем календаре ничего не получится. Это зависит от претворения слов в действия. Если вы утверждаете, что это важно, следующим шагом будет демонстрация — насколько важно. Если вы научитесь ставить приоритеты так, как мы обсуждали в третьей главе, начнете относиться к вашим целям с тем уважением, которого они заслуживают, и в соответствии с теми результатами, которых вы от них ожидаете.

В сущности, вписывая свои цели в календарь, вы назначаете им встречу. Вы определяете им точное время и будете заниматься ими, чтобы получить результаты. Календарь — это место начала процесса. Здесь начинается успех.

Почему это работает

Скажем, вам назначен прием у стоматолоа в два часа дня четверга, но всплывает что-то важное, и вы не успеваете. Как вы поступите? Большинство позвонят в больницу, отменят прием и во время того же звонка назначат новый. Было бы хамством просто не явиться к врачу, не предупредив; тем более, если это ваш постоянный стоматолог и вы не хотели бы показать, что совсем его не уважаете. Смысл в том, что, если это дело было изначально запланировано в календаре, оно заставит относиться к нему с уважением — достаточным, чтобы запланировать его снова, сохранив в календаре. Это запланированное дело будет висеть в вашем списке, пока вы, наконец, не доедете до стоматолога. То же самое и с достижением успеха. Если вы запланировали его, даже в случае полного аврала на работе, просто перенесете свое задание для достижения успеха на другой день, когда сможете выполнить. У вас меньше шансов забыть его насовсем.

Используя календарь и уделяя своим целям то внимание, которого они заслуживают, вы поймете разницу между самодисциплиной и простым структурированием времени. Если вы заполнили это время в календаре работой над своими целями, значит, должны защищать его всей ответственностью перед целями — давая им таким образом больше шансов на претворение в жизнь. Если вы уже назначили дело в календаре, должны встроить его в структуру дня — и для этого не обязательно иметь железную самодисциплину. Если этого дела нет в календаре, а оно всего лишь абстрактная мечта, гуляющая в голове, или «хорошая идея» в списке других, потребуется вся ваша воля, чтобы ею заняться. Это сложно, когда повсюду проблемы, требующие решения, и последствия, которых надо избежать. Мы уже знаем, что, если вы поставите достижение успеха в списке дел рядом с решением проблемы, последнее всегда будет перевешивать, потому что вашей жизнью управляют привычки и дела по поддержанию жизни. Мозг, как мы помним, занят выживанием, и эта гонка никогда не заканчивается. Даже после того, как справились со всеми заданиями, вы чувствуете себя слишком уставшим от выживания, и найти решимость встать с дивана и заняться достижением успеха слишком сложно или совсем невозможно. Именно поэтому мы никогда не «находим время», чтобы после целого дня работы заняться достижением успеха. Однако если вы построите свой день вокруг этого события, отложите решение проблемы в это определенное время, будете уважать назначенное дело, вы достигнете успеха. Поверьте: никто никогда не найдет время на то, что делать не обязан. Все, что требуется, — назначить дело и уважать его. Придется ориентироваться не на то, есть ли у вас время вообще, а на уважение к назначенному времени, несмотря на другие скопившиеся дела. От этого зависит, как быстро вы захотите решить все проблемы, чтобы добраться до достижения успеха и получить более значимые результаты.

Например, что вы сделаете в первую очередь, если я попрошу вас: «Давайте встретимся в понедельник?» Видимо, проверите свой календарь, нет ли там чего-нибудь запланированного на понедельник. После этого можете сказать: «В понедельник не смогу. Может, в среду?» Мы оба будем проверять наши календари, пока не найдем дату, которая устроит обоих. Что происходит? Мы защищаем то, что уже запланировали, при этом не проверяя список дел на этот день. Мы не говорим: «Надо ответить на несколько писем когда-то там в понедельник, поэтому этот день совсем не подходит». Запланированные дела всегда будут перевешивать гибкие по времени задания.

Разница в использовании календаря и списка дел видна в том, когда и как мы соглашаемся сделать что-то. Если вы попросите меня выслать статью, которую мы обсуждали, я сначала соглашусь это сделать — и добавлю в список дел уже после того, как согласился. Если попросите о встрече в понедельник, сначала сверюсь с календарем и смогу ответить уже после этого. Это разница в уважении, которое мы придаем делам, записанным в календаре и списке дел.

Почему же я не проверил список дел, прежде чем согласился? Потому что задания в списке дел не носят такой важности, как дела в календаре. Их можно передвигать во времени, они могут быть отложены до самого дедлайна. Дела в календаре так или иначе привязаны ко времени, и их сложнее перенести. Я могу прислать статью когда угодно, а для встречи нужно назначить определенное время. В подобных случаях вы будете сверяться со своим календарем. Следовательно, при планировании необходимо разделить выживание и достижение успеха. Списки дел — для решений проблем выживания; достижения успеха принадлежат вашему календарю.

И теперь вопрос, который вы должны задать себе: «Что сейчас находится в списке дел и что должно быть в календаре?»

Ваши цели переходят в календарь: первые шаги

Когда вы поняли, что цель слишком крупная, чтобы осуществить ее за раз — а достойные цели как раз такие, — надо разбить ее на промежуточные шаги.

Вернитесь и взгляните на ваш список целей из главы 1. Выберите одну, над которой хотите работать, и устройте себе мозговой штурм: опишите каждый шаг, необходимый для достижения этой цели. Продумать их все за раз не получится; некоторые станут понятны уже в процессе. Чем больше вы узнаёте и чем ближе подходите к достижению цели, тем больше понимаете, что надо узнать, изучить или сделать. Но начать можно с базисных вопросов и списка основных шагов. Ваши первоначальные вопросы после мозгового штурма могут звучать примерно так.

Примеры вопросов и заданий, необходимых для начала достижения цели

• Что должно случиться вначале?

• Вовлечены ли еще какие-либо люди?

• Где узнать, как это делается?

• Знаете ли вы людей, которые могут дать вам информацию или подсказать, как достичь чего-то подобного?

• Могут ли профессионалы или более опытные люди дать совет или поделиться знаниями?

• Какие ресурсы (время, деньги, персонал, оборудование) понадобятся, и как их достать?

• Сколько времени займет весь процесс? Насколько реалистичны эти рамки?

• Кто захочет включиться в ваше дело: босс, семья или бизнес-партнер?

• От кого еще зависит осуществление этой цели? Чьей поддержкой надо заручиться?

• Есть ли риск, и какой он?

• Что нужно изучить?

• Нужна ли для этого практика или тренировка?

Каждая цель уникальна, поэтому не все вопросы подойдут. Для каждого гола существуют разные исходные точки; некоторые будут профессиональными, в то время как другие могут быть личными или направленными на семью или здоровье. Какими бы ни были вопросы, это первый шаг. Начните отводить короткие промежутки времени в календаре для мозгового штурма начальных вопросов и заданий, подходящих для вашей цели. Пятнадцати, двадцати или тридцати минут должно быть достаточно в зависимости от сложности задачи. Потом из этого списка сформулируйте первое планируемое действие. Если одного мозгового штурма недостаточно, снова посмотрите в календарь и запланируйте еще один 30-минутный сеанс: может, так продвинетесь дальше. Как только найдете начало пути к своей цели и первое действие, которое можете совершить — не важно, насколько незначительное, — это и запланируйте в своем календаре на следующий раз. Причем сразу же. Не приступайте к следующему занятию, пока не запланировали время для очередного задания по достижению успеха. Поставьте его на какой-нибудь день в этом месяце, в который получится это сделать. Даже если это всего лишь пятиминутный пробный звонок или начальный поиск информации в интернете, запишите в свой календарь, чтобы точно выполнить. Теперь, когда вы закончили это задание, сразу же запланируйте следующий шаг.

Планируя действия шаг за шагом и располагая их в той последовательности, в какой они, по логике, должны совершаться, вы создаете блок-схему процесса. Это похоже на прокладывание маршрута от одной точки к другой. Как только наметили блок-схему, можете запланировать несколько первых шагов, чтобы подтолкнуть себя к действию. Естественно, вы будете добавлять или вычеркивать некоторые позиции. Но чем менее пугающими будут ваши первые шаги, тем больше вероятность, что вы их совершите. Вы намечаете тропу, по которой будете идти — от того, что имеете сейчас, к успеху, которого хотите достичь.

После начальных простых шагов подойдете к более сложным. Ваша решимость к достижению цели будет расти просто потому, что вы начали это делать, — а решимость может стать самым важным оружием на пути к победе. Планирование единственного 15– или 30-минутного задания сегодня может значительно продвинуть ваш бизнес или жизнь вперед. Одна только мысль о том, что вы защитили это время и будете работать сегодня на достижение успеха, даст энергию на решение всех ваших проблем, как до, так и после этого важного отрезка времени.

Нужны примеры?

Мозговой штурм и последующее создание блок-схемы действий критически необходимы для начала работы. Давайте рассмотрим несколько примеров.

Скажем, ваше самое заветное желание — обладать доходной недвижимостью и сдавать ее арендаторам. Вы видите это как стоящее стремление, потому что оно принесет как доход, так и интересную занятость и удовлетворение; оно также даст простор вашему воображению и изобретательности, если появится желание привести это место в порядок. Проблема в том, что вы ничего не знаете о занятии арендодателя и системе управления доходной недвижимостью, и времени, чтобы заняться этой целью, у вас немного. В итоге уже пять лет откладываете эту идею. Вы с завистью смотрите на тех, кто уже достиг желаемого, пока у вас в этом вопросе так ничего и не сдвинулось.

Первый шаг — сюрприз: надо начать мозговой штурм. Составьте список людей, которых вы могли бы использовать в этом деле в качестве ресурсов. Это могут быть агенты по недвижимости, специалист по кредитам, снабженец, бухгалтер или друг, который уже владеет доходной недвижимостью и может рассказать о подводных камнях и тонкостях дела. Будет ли у вас партнер, чей вклад пригодится?

Вы можете собрать список информационных ресурсов, таких как книги или сайты об управлении доходной недвижимостью. Вы можете также узнать примерную ценовую категорию недвижимости в том месте, где хотите ее приобрести, а также потенциальный доход от аренды или историю аренды в этих районах. Следующим возможным шагом будет оценка ваших финансов для определения возможности совершить подобную авантюру. Далее можно начинать рассматривать варианты.

После того как вы начали, все может произойти очень быстро, а может занять и год, и больше, прежде чем вы отыщете подходящее помещение. Одна вещь остается верной: этого не случится никогда, если вы не предпримете первых шагов по изучению всего процесса.

А может, ваша заветная мечта — поступить на юридический факультет, потому что вы хотите обладать всеми знаниями и навыками, которые дает образование юриста? Можете рассматривать карьеру в юриспруденции или просто добавить это к своей текущей профессиональной деятельности. Но вы не учились уже несколько лет. Попробуйте начать выбирать между очным и вечерним посещением. Потом — просмотреть в интернете лучшие юридические школы в шаговой доступности, имеющие вечернее отделение. Вы можете изучить оклады начинающих юристов и возможности карьерного роста. Позже — узнать условия для поступления и подобрать подготовительные курсы. Вы можете найти стипендиальные программы или студенческие кредиты. Какими бы ни были ваши первые шаги, существует дорога, по которой вы сможете дойти до своей цели. Чтобы найти ее, достаточно устроить себе мозговой штурм.

Возможно, вы хотите баллотироваться в мэры или занять место в Городской думе. Вы посчитали, что это стоящее решение, но до этого никогда не занимались политикой. Попытайтесь посетить заседание Думы или стать членом партии, чтобы понять, как все устроено. Вы можете поговорить с людьми, баллотировавшимися ранее, и узнать их взгляд на это предприятие, а также поинтересоваться, какова процедура выдвижения кандидатуры. Возможно, сначала нужно будет пройти предварительные выборы.

Или, допустим, вы хотите открыть кафе-мороженое. Вы когда-нибудь участвовали в бизнесе, связанном с общепитом, или вообще в каком-нибудь бизнесе? Если нет, то, чтобы достичь этой цели, стоит начать с поиска информации. Какие виды лицензий или сертификатов понадобятся? Где найти поставщиков? Вы хотите открыть франшизу или начать собственный бизнес? Каков должен быть начальный капитал? Какой доход у подобного бизнеса в похожих условиях? Это будет ваш основной бизнес или дополнительный? Кто-нибудь, владеющий подобным успешным бизнесом, поделился своей историей с другими?

Наконец, скажем, ваша цель — стать менеджером или получить больше влияния в вашей организации. Само это уже будет достижением успеха, включающим многие шаги. Первый — получить профессиональные сертификаты, лицензии, повышение квалификации, дополнительное образование, необходимое для желаемого уровня. Если все эти вещи необязательны для продвижения в вашей организации или у вас уже есть все необходимое, вторым шагом может стать разговор с теми людьми, которые способны порекомендовать вас на управляющую должность и рассказать всем о вашей заинтересованности. Какие книги или семинары по менеджменту следует поискать? На какие статьи, блоги или форумы об управлении вы можете подписаться? Начните обновлять резюме, портфолио и коллекцию дополнительных документов (отзывы клиентов, награды, результаты аттестаций, рабочие проекты, рекомендации и т. д.). Поработайте над случаями и примерами, когда вы улучшали что-то в своем окружении, показывая позицию лидера. Узнайте, какие должности вакантны; подумайте, готовы ли вы при необходимости к смене места жительства и о том, как устроиться на нужную должность.

Верьте в лучшее

Конечно, надо верить в лучшее. Вы можете устраивать мозговой штурм, рисовать блок-схемы, вносить задания в календарь, защищать их — и, когда настанет момент приступать, может пропасть желание выполнять задуманное или вы просто не сможете пересилить себя и заняться делом. Ваш календарь не сделает работу за вас; за рулем все еще вы.

Такие вещи, как страх и лень, могут сильно сдерживать. Вы перенесете встречу с достижением успеха раз или два, а потом устанете все откладывать и, наконец, решите попробовать. Чтобы начать, нужно хотя бы немного воли. Вот где помогут мозговой штурм и блок-схема промежуточных шагов. Сразу все не произойдет. Страшно даже сказать себе такие фразы: «Вот сегодня я покупаю доходную недвижимость, сегодня начинаю учиться на юриста, сегодня баллотируюсь на должность мэра, открываю кафе-мороженое или приступаю к работе менеджером». Намного легче сказать: «Сегодня я позвоню» — или: «Сегодня я разузнаю кое-что». Эти маленькие, не такие пугающие действия помогают пройти долгий путь к формированию импульса, толкающего к цели, и, когда вы начнете, именно он станет источником энергии, помогающей двигаться дальше.

Если чувствуете, что дошли до точки желания успеха, тогда сможете найти решимость, необходимую для первых небольших шагов — мозгового штурма и составления блок-схемы цели. Вы сможете придерживаться назначенных в календаре дел. Как только вы начнете, почувствуете волну эндорфинов, вызванную гордостью за начатый путь. И чем больше гордости и азарта испытаете, тем меньше потребуется самодисциплины.

Вот поэтому каждое достижение успеха — сугубо уникальный и индивидуальный процесс. Та цель, которую кто-то поставил для вас, не принесет пользы или чувства гордости, в отличие от той, что вы придумали сами. Настоящая цель исходит из свободного самоопределения и вашего желания ее испытать; это единственное условие, которое дает ей силы сохранять свою значимость для вас и продолжать укреплять вашу мотивацию. Если вы не можете найти в себе воли совершить даже этот маленький шаг, значит, желание слишком слабо. Возможно, цель не так много значит, как вы изначально считали. Нужно спросить себя: «Насколько я действительно хочу этого?»

Есть еще одна хитрость, о которой надо знать. Если вы больше уважаете обещания, данные другим людям, чем самому себе, полезно включить еще кого-нибудь в это дело — жену, бизнес-тренера, наставника, партнера, личного тренера или другое заинтересованное лицо. Например, друг будет интересоваться, как вы продвигаетесь, и присматривать, не отступаете ли от дела, — даже это может помочь. Если получится рассказать кому-то о своих продвижениях, это способно заставить вас «появляться» на встречах с достижением успеха, потому что вы уважаете свои отношения с этим человеком.

В конечном счете все решает ваше желание. Вы хотите чувствовать себя сбалансированным, удовлетворенным и успешным — для того чтобы делать больше обычного, чтобы вырваться из замкнутого круга и повести свою жизнь вперед? Вам нужны перемены? Вы гордитесь тем, чего достигли, но готовы двинуться дальше? Если так, пора начинать двигаться к достижению успеха. Используйте календарь, блок-схему, беседы с наставником — все, что есть в запасе. Вы определили цель, которая будет двигать вашу жизнь вперед и даст значительные результаты, и разделили ее на небольшие осуществимые шаги, помогающие начать. Вы назначили время в календаре и защищали его, так что время тоже есть. У вас есть направление, знание, желание, время и помощник (календарь), чтобы довести дело до конца, а также появится и движущая вперед сила. Но вы ничего не доведете до конца, пока желание что-то сделать будет сильнее страха не сделать этого.

Гарантирует ли начало пути к достижению цели то, что вы ее достигнете? Конечно, нет. По своей природе успех включает в себя и риск. Возможно, самые первые шаги откроют вам, что именно это достижение успеха вам не подходит, совсем или пока. Вы можете обнаружить, что эта цель не сделает вашу жизнь лучше, и вам больше не захочется ею заниматься. Но вы хотя бы точно узнаете это и перестанете мечтать о ней впустую. Это даст возможность лучше разобраться, в каком направлении двигаться, чтобы все-таки улучшить свою жизнь. Осознание того, что вы не хотите делать, может быть так же полезно, как знание, что вы хотите делать. Когда перестанете гоняться за этой целью, появится время подумать, чего вы действительно хотите. Вы можете использовать новые знания для выбора нового пути — в другом направлении.

Я не могу сказать, стоят ваши цели чего-то или нет; только вы можете выбрать, что сделает вашу жизнь лучше, чем она есть. Этот выбор — и все трудности, сопряженные с ним, — будут для вас определяющими.

Не надрывайтесь

Не надо пытаться вместить все в один день; если добавлять дела к уже перегруженному календарю, можно надорваться. Вместо этого пролистайте его до первого свободного места на странице. Неважно, насколько оно далеко от сегодняшней даты; найдите время, когда вы не будете испытывать стресс и не придется слишком спешить. В этот момент вы должны быть в состоянии думать творчески и достаточно расслаблены, чтобы размышлять о достижении успеха. Запланируйте на этот день первый мозговой штурм. При приближении даты вы будете осознавать, что это время надо защищать. Теперь вы включили его в расписание, заняли время, запланировали — и вот оно! Добавьте следующее задание из своей блок-схемы, как только закончили предыдущее. Защищать это задание, когда оно уже оказалось в календаре, намного проще, чем вписать его туда. Позвольте остальным обязанностям заполнить оставшееся время, но это назначенное время защищайте.

Если вы задумываетесь над реалистичностью планирования на дальний срок, подумайте о других отдаленных датах, например о визите к стоматологу. Чем под конец визита интересуется стоматолог или медсестра? «Хотите назначить следующий прием через шесть месяцев?» Вы же назначили этот прием, так? Вы защищали это время, отодвинули другие дела, не назначали ничего другого на этот час, потому что знали: вас ожидает прием у стоматолога. Если вы так постарались ради зубов, сможете сделать что-то подобное и для важнейших целей жизни. Это так же хорошо работает и в бизнесе. Я время от времени назначаю встречи клиентам на полгода вперед, люди назначают даты свадеб, вечеринок и отпусков, даже не придавая этому значения. Защита времени — всего лишь вопрос желания сделать то, что вы уже запланировали.

Так как претворить все это в жизнь с максимальной пользой? Выбирайте и соблюдайте планы! Когда записывали все свои желаемые успехи в первой главе (и возможно, уже пересмотрели этот список, с тех пор как узнали, что достижение успеха может сделать для вашей жизни), вы выбрали, что сделает вашу жизнь лучше, чем сегодня. Теперь надо придерживаться вашего плана, а еще этих двух правил:

1. Тратьте несколько минут в день на составление планов на день, неделю и месяц.

2. Используйте календарь как средство введения успеха в вашу жизнь.

Соблюдая эти два правила, вы сэкономите намного больше времени, чем они займут. Они помогут вам ощутить баланс и удовлетворение потраченным временем и вашим выбором, позволят начать вести жизнь вперед.