От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте Макклетчи Стив
• Календарь (планы).
• Контакты.
• Заметки.
Если удастся держать эти ресурсы в порядке и под контролем, вы сможете:
• Сдерживать обещания, данные другим людям.
• Помнить обо всех запланированных делах и выполнять их (включая задания для достижения успеха).
• Продолжать с клиентами и коллегами обсуждения с того места, где закончили.
• Организовывать свою информацию так, чтобы легко к ней обратиться и сэкономить время на поиск важной информации.
Некоторые испытывают трудности с такими вещами на протяжении всей жизни. Их дела и контакты записаны повсюду — на стикерах, салфетках или на оборотах бизнес-карточек (рис. 8.1).
Рис. 8.1
Если у вас нет системы для управления этими вещами, вы, скорее всего, будете полагаться на привычные разлетающиеся бумажки или стикеры, призванные напоминать о важных поручениях или информации. У вас может быть несколько разных календарей с пересекающимися планами. Вы, скорее всего, не знаете, как найти информацию, на запись которой когда-то потратили время. Тип стратегии «надеюсь, я это не потеряю», скорее всего, выльется в стресс, ведь вы неизбежно все-таки потеряете или забудете что-то и в итоге не сдержите какое-то обещание. Имея систему, которая организует и упрощает обращение с вашими информационными ресурсами, вы сохраните время и нервы. Она также поможет в тайм-менеджменте, и следующие подглавы покажут, как именно это происходит.
Зачем нужна организованность
Вы можете считать наличие системы тайм-менеджмента способом избавиться от бардака в вашей голове, так же как вы избавляетесь от бардака в доме. Например, подумайте о какой-нибудь вещичке, которой в голову не придет потеряться, — хотя бы о столовых принадлежностях (вилках, ножах и ложках). Вы слышали когда-нибудь такое: «Хотелось бы поесть, но сначала надо найти вилку и ложку. Они кому-нибудь здесь попадались?» Я не видел такого дома, в котором не было бы специально отведенного места для хранения этих предметов. Цикл передвижения этих вещей — использование, мойка, сушка и водворение обратно в ящик — настолько прост и естествен, что, если кто-нибудь найдет потерявшуюся вилку на полочке в ванной или за диваном, она, без всяких сомнений, немедленно будет возвращена на кухню. Как результат, мы никогда не тратим время на розыск этих предметов, и такого явления, как ложко-вилковый стресс, не бывает! Вы когда-нибудь спрашивали кого-нибудь: «Как дела?» — а он в ответ: «Друг, все настолько плохо, мы даже наши вилки не можем найти». Да, такие дела действительно плохи.
Было бы здорово, если бы в жизни оказалось больше подобных вещей, за которыми так же легко можно было следить. В доме или офисе у каждого физического объекта должно быть определенное место, чтобы его легко было найти и неоднократно использовать. Если нет такого места хранения, ситуация становится беспорядком. И этот бардак не только создает беспорядок в пространстве, но также приносит стресс.
Скажите честно: у вас есть что-то на столе прямо сейчас, что явно не на месте? Вы так и думали, когда это покупали: «Эта вещь будет стоять у меня на столе, там ей самое место»? Конечно, нет. Когда покупали, скорее всего, не задумывались, где будете это хранить. Но пока не решили, куда эту вещь пристроить, вы будете класть ее где попало. А потом она станет частью бардака, вызывающего стресс, и когда будете на нее натыкаться, и когда искать. Вещь не может быть полезной, если вы не можете ее найти в момент необходимости. Как только вы определите для нее место (желательно, чтобы не спотыкаться), тогда она будет приносить пользу. Таким образом, организованность сокращает стресс и экономит время.
Дезорганизация приносит стресс несколькими способами:
1. Вы не можете найти вещь, когда она вам нужна, и нервничаете.
2. Вещи лежат везде и постоянно мешают. Вам приходится перекладывать их с места на место, когда они не нужны, что прибавляет работы.
3. Изза бардака вы постоянно чувствуете, что у вас есть незаконченная работа; это добавляет головную боль и истощает силы.
4. Иногда вы покупаете что-то повторно, просто потому что не можете найти уже имеющуюся вещь, а это неоправданные расходы.
Бардак и беспорядок также вызывают во многих людях стыд и смущение. Большинство из нас не хотят показаться неорганизованными и не умеющими контролировать свои дела. Вы замечали, как уровень дезорганизации в физическом пространстве обычно отражает — по крайней мере, в какой-то степени, — насколько мы контролируем свою жизнь и время? Как вы себя чувствуете, когда вокруг чистота и порядок и все на своем месте? Даже если все остальные вещи в жизни доставляют дискомфорт и огорчения, то хотя бы с вашим пространством все в порядке. Мы ощущаем комфорт и спокойствие в оранизованном, расслабляющем месте; это позволяет нам стать более творческими, продуктивными, ясно мыслящими, чем в захламленном и беспорядочном пространстве. Как вы себя чувствуете, когда вокруг беспорядок и вы не можете толком ничего найти? Скорее всего, разочарованным, беспокойным, нервным, подавленным, уставшим и не владеющим ситуацией — это эмоции, истощающие творческие силы и снижающие продуктивность. Даже просто расчистка и организация пространства могут смягчить эти негативные эмоции, снизить стресс и обеспечить прилив эндорфинов и гордость, из которых вы почерпнете энергию, как мы обсуждали в четвертой главе.
Простой переход между ощущением стресса в некоторых сферах жизни (таких как организованность) или отказом от него сводится к принятию решения. Например, вы решили создать систему размещения ложек и вилок в вашем доме и придерживаетесь ее. Система работает, и вам больше не надо принимать никаких решений на этот счет. Но вы еще не сформулировали решения насчет других разбросанных вещей.
То же касается и ваших информационных ресурсов. Вы должны принять решение, чтобы реализовать их в тайм-менеджменте.
Физические объекты принято организовывать, чтобы сохранять контроль над пространством. Аналогично этому в организации нуждаются и информационные ресурсы — чтобы контролировать свои обязанности и время.
Тем же способом, как вы выбираете определенное место для каждой вещи в доме и придерживаетесь этого, вы должны найти одно место или систему для организации списка дел, календаря, контактов и заметок, чтобы снизить стресс перед управлением вашими обязанностями и временем — и придерживаться своего решения. Это поможет чувствовать себя спокойно и продуктивно.
Выбирайте свою систему и придерживайтесь ее
Как обычно, самая сложная часть — решение. Психологи называют самыми большими стрессами нашей жизни смерть близких, смену работы и переезд из одного дома в другой. Что эти события имеют общего? Это решения, решения, решения… Порой надо принять столько решений за короткий период времени! Вы когда-нибудь были в гостях у человека, который переехал уже год назад, но до сих пор так и не освоился? Попробуйте его спросить: «Эй, а что там за коробка?» И ваш друг, скорее всего, подумает: «Я не хочу говорить об этой коробке!» Но почему нет? Что же такого в этой коробке? А в коробке решения! Что ты будешь делать с этим? А с этим? А это тебе вообще нужно? Может, отдать кому-нибудь? Для всего в этой коробке придется принять решение!
Решения могут даваться нелегко, потому что заставляют мозг усиленно работать. Это хорошо показано в лабораторном эксперименте над крысами. Ученые поместили грызуна в лабиринт, в конце которого лежал кусочек шоколада. Крыса чуяла запах лакомства, как только открывали лабиринт, и ее мозговая активность просто зашкаливала. Мозг направлял и корректировал путь через лабиринт до шоколада. Ученые повторяли эксперимент ежедневно, и животное день за днем демонстрировало снижение мозговой активности во время поиска верной дороги к вкусному. По мере того как крыса повторяла и запоминала этот путь, ей требовалось все меньше мозговой активности на поиск. Вместо этого она следовала выученному уже пути к награде, а это означало, что уже не надо усиленно думать и принимать решения, какой поворот ведет к шоколаду. Мозговая активность крысы вернулась к базовым значениям.
Печально, но люди недалеко ушли от крыс (по крайней мере, в этом случае). Нам надо посвящать всего себя новому делу, когда мы только учимся и постоянно принимаем решения. Это требует внимания, сосредоточенности и анализа; мы ничем больше не можем заниматься или думать о чем-то. Но как только приняли решение, изучили систему, сделали это привычкой, мозг начинает действовать на автомате. Теперь уже не приходится погружаться всеми мыслями в подобное задание, и мы даже можем позволить себе думать о чем-то еще, пока его выполняем.
Так происходит постоянно, когда мы превращаем свои решения в привычки. Подумайте о самом первом вечере в вашей квартире. Вы только переехали и начали расставлять вещи. Что вы сделали, когда дошло до вопроса, куда положить ключи? Скорее всего, посвятили несколько секунд придумыванию простого и доступного варианта ответа. Некоторые вешают ключи на крючок у дверей; у других для этого есть маленькая чашечка на кухне или в коридоре. Кто-то носит их целый день в кармане, а ночью оставляет на прикроватном столике, чтобы утром сразу же вернуть в карман. Как бы ни поступали, вы знаете, что это важная вещь и, если ключи потеряются, точно придется потратить время на поиски. Поэтому вы принимаете решение хранить свои ключи в определенном месте каждую ночь, чтобы больше об этом не пришлось думать. Вы создаете привычку.
Если вы выбрали систему управления списком дел, календарем, контактами и заметками и придерживаетесь ее, превратив в привычку, она станет системой, не нуждающейся в решениях. Это снизит стресс, сэкономит время и поможет в том, чтобы вы не забывали про назначенные дела, не обещали того, что не сможете выполнить, не теряли информацию и не пропускали дедлайны. Как только это стало привычкой, больше не надо останавливаться, раздумывать и решать, как поступить с новой информацией. Интересно, вам понравилось бы быть настолько организованным?
Лучшее решение — разработать и использовать объединенную систему, которая имеет возможность управлять всеми этими ресурсами вместе. Загвоздка не в том, чтобы найти такую систему; их много. Сложнее придерживаться эффективного ее использования. Если вы сумеете это сделать, сможете пожинать сладкие плоды вашего контроля: ничего не забывать, чувствовать себя более организованным и менее нервным, быстрее находить вещи, более эффективно управлять своим днем.
Ключи к эффективному использованию системы тайм-менеджмента
Независимо от выбранной системы надо следовать двум основным правилам:
1. Использовать только одну систему. Придерживайтесь только одного места для ваших заданий, назначенных дел, контактов и записей. Запишите гибкие по времени задания (как личные, так и рабочие) в один список дел и внесите точные по времени дела (как личные, так и рабочие) в календарь (один-единственный!). Запишите все контакты (как личные, так и рабочие) в один список и распределите все записи в той единственной системе, в которой до них будет проще всего добраться. Мы обсудим в следующих подглавах, как эффективно использовать каждый из этих ресурсов. А пока просто запомните, что крайне важно использовать одну и ту же систему и для рабочих, и для личных дел. Если вы ведете отдельные списки и календари для работы и для личной жизни, это ведет к взаимоисключающим обещаниям, потому что быть в двух разных местах в одно и то же время невозможно.
Важная часть этого шага — избавиться от бесконечных разлетающихся бумажек. Другими словами, не пишите на стикере, что должны кому-то позвонить; напишите это в вашей системе тайм-менеджмента. Не ставьте себе крестиков на руке и не шлите самому себе эсэмэски, чтобы напомнить о назначенной встрече; сразу занесите ее в календарь. Не оставляйте квитанции по оплате счетов на столе и не распечатывайте письма, чтобы напомнить себе о каких-то заданиях или встречах. Зафиксируйте это все в своей системе и позвольте ей помнить обо всех важных делах за вас. Если задания и напоминания на стикерах расклеены по всему офису, в машине и дома, вы никогда не сможете быть уверенным до конца, что ничего не забыли. Я видел множество людей, клеящих стикеры прямо на мониторы компьютеров. Сколько в этом иронии! Это тот предмет, который призван наиболее эффективно хранить информацию, и люди все равно игнорируют его самую полезную функцию, приклеивая пресловутый стикер. Это могут быть и записки, напоминающие о том, что надо сделать; документы, оставленные на столе до тех пор, пока вы до них не дойдете, и т. д. Так люди теряют счет своим обязанностям. Задания, записанные на всех этих бесконечных листочках, — как вещи, брошенные не на своем месте; они создают бардак в голове до тех пор, пока вы с ними не разберетесь. И, как вилкам, заданиям нужна система. Пользование исключительно одной системой гарантирует, что ничего не будет потеряно или забыто.
2. Вы должны иметь постоянный доступ к своей системе. Причем как из дома или офиса, так и удаленно с какого-нибудь мобильного устройства, как, например, смартфон. Что обычно случается, если нет доступа? Когда спрашивают, сможете ли вы прийти на собрание сегодня, вы вынуждены ответить: «Я проверю, когда вернусь в офис, и пришлю ответ почтой». Если кто-нибудь пригласит вас на ланч, придется ответить: «Я посмотрю, что у меня запланировано с утра, и позже перезвоню». Эти переписки и перезвоны! Вы не контролируете ситуацию, а лишь прибавляете себе работы.
Постоянный доступ к вашей системе — в офисе, дома или посредством мобильного устройства — сохранит контроль над обязанностями и временем. Вы всегда будете знать, где именно надо быть и что делать. Достаточно просто, не так ли? Но правда в том, что практически все регулярно страдают от опозданий, пропущенных встреч, забывания или откладывания заданий, невыполненных обещаний, повторных бронирований или нехватки времени. Вы можете победить эту неопределенность и избежать ошибок, если будете пользоваться одной системой с постоянным доступом.
Что должна уметь ваша система
Технологии всегда меняются, на рынок будут выходить новые инструменты, приложения, системы или смартфоны, чтобы помочь вам управлять информационными ресурсами. Дополнительные возможности, звоночки и свисточки могут быть полезными, удобными и даже забавными, но, какую бы систему вы ни выбрали, она должна выполнять три основные функции:
1. Формировать список дел на сегодня и на будущее (другими словами, назначать каждому заданию определенную дату).
2. Давать возможность просматривать точные и гибкие по времени обязанности на один и тот же день (назначенные дела и задания на день).
3. Создавать категории для информации (содержать контакты и записи).
Большинство компьютеров и смартфонов позволяют делать все эти вещи. Самая полезная — и, возможно, самая малоиспользуемая — функция дает возможность просматривать календарь (точные по времени дела) и список дел (гибкие по времени задания) на каждый день в одной и той же программе. Чтобы успешно управлять своим днем, надо одновременно видеть и то, где надо быть, и то, что надо сделать.
Давайте рассмотрим каждый из информационных ресурсов, чтобы понять, как лучше ими управлять и почему они так необходимы вашей системе тайм-менеджмента.
Система управления заданиями: список дел
Допустим, кто-то говорит: «Позвоните мне где-то через три недели после совещания (или проекта)». Как запомнить такое задание? Записать в свой календарь как точное по времени дело, хотя у него нет определенных даты и времени? Может, стоит внести в список дел, и пусть он маячит там все эти три недели? Прилепить стикер на стену в офисе?
Как вы можете догадаться, ни один из этих вариантов не идеален. Но если ваши задания систематизированы, они напоминают о себе ровно тогда, когда их нужно сделать. Тогда можете вспомнить о них, назначить приоритет и выполнить.
Систематизация просто означает хранение заданий в соответствии с той датой, когда вы должны их сделать. Нужно помещать каждое задание, попадающееся на пути, в сегодняшний или будущий список дел. Управление этими списками — это ваша система управления заданиями. Теперь посмотрим, как они будут работать на вас.
Как мы знаем, гибкие по времени решения проблем не записываются в календарь; они направляются в список дел. И не забывайте о ключах к эффективному использованию системы: применяйте только одну, избавьтесь от бесконечных листочков и имейте постоянный доступ к ней.
Если вы записываете все задания, можете быть уверены: вы всегда будете в курсе, что надо делать. Вы просто сверяетесь со списком дел, чтобы удостовериться, что ничего не забыли. Это снижает стресс, сохраняет спокойствие и дает чувство уверенности, что переделаете как свои обязательные дела, так и необязательные (но желаемые) дела для достижения успеха.
Большинство используют один длиннющий список дел, который продолжается и продолжается от одного дня к другому. Каждый раз, когда придумывают новое задание, добавляют его в список. И в конце концов каждый день пересматривают все задания, какие только пришли на ум, независимо от того, смогут их выполнить или нет (рис. 8.2). Как вы думаете, получится ли закончить хоть одно задание в такой ситуации? Скорее, нет. Вас не только будет ошеломлять количество записанных дел, но и сама мысль когда-нибудь их завершить будет выглядеть глупо.
Рис. 8.2
В конце концов, список пополнится парой дел в понедельник, еще что-то добавится во вторник и среду. Вы понадеетесь, что к четвергу с ними разберетесь, а в пятницу махнете на все рукой.
Систематизация заданий поможет не впасть в отчаяние. Вам надо помещать задания в те дни, когда их возможно сделать.
Рассмотрите день, показанный на рис. 8.3.
Рис. 8.3
Когда большую часть дня занимают назначенные дела, свободное время для выполнения гибких по времени заданий ограничено. Невозможно вместить в этот отрезок все, что надо сделать вообще. В конце концов вы будете нервничать и расстраиваться, что не сделали запланированного. Если так вести себя день за днем, задания в списке будут только накапливаться.
Через какое-то время вы настолько привыкаете к их присутствию, что перестаете вспоминать, пока они вдруг не станут срочными. Эта плохая привычка позволяет привлекать внимание только к срочным заданиям, а остальные вылетают из головы, и вы о них забываете. Здесь работает система реактивной мотивации с помощью страха, которую мы обсуждали в четвертой главе. Правило для создания осуществимого списка дел такое:
Если вы не можете сделать это сегодня, не думайте об этом сегодня.
Посмотрите свои точные по времени дела на день, определите, какие проблемы сможете решить сегодня и для каких гибких по времени заданий есть время или какие необходимо сегодня сделать, и внесите в сегодняшний список дел.
Рис. 8.4 показывает более реалистичный список дел на такой день. Можете воспользоваться коротким отрезком продуктивного времени между назначенными делами и запланировать несколько решений проблем. Это намного лучше, чем ошарашивать себя огромным списком, к которому невозможно подступиться в такой день. Точно так же как вы планировали время для достижения успехов в пятой главе, ориентируйтесь на точные по времени обязательства, когда создаете список дел на день, имея в виду задания для достижения успеха, которые записываете в календарь. Теперь посмотрите, сколько проблем успеете решить за оставшееся свободное время. Если вы смотрите на приемлемый список вместо нереального, имеете больше шансов не терять времени, выполняя задания. Вы также навряд ли вычеркнете задания для достижения успеха в пользу заданий для решения проблем.
Рис. 8.4
Все остальные дела лучше запланировать на тот день, когда будет больше шансов их сделать. Если знаете, что не сможете сделать это до следующей среды, внесите в список дел на следующую среду и не позволяйте этому заданию давить на вас сегодня. Потом, когда вы потратите пять минут в среду, чтобы распланировать день, увидите и это задание. Для этого и существует список будущих дел.
Вот несколько примеров заданий, которые можно записать в список будущих дел:
1. Элен просит вас позвонить через три недели и рассказать, как продвигается проект. Добавьте задание «Позвонить Элен, чтобы рассказать о таком-то проекте» в список дел на дату через три недели от текущей. Это позволит не натыкаться каждый день на это задание в списке. А когда наступит время, тогда оно и появится; вы можете не думать о нем до того момента. Вы также можете назначить точное время, чтобы позвонить ей в этот день, тем самым перенося это задание как назначенное в свой календарь.
2. Надо не забыть купить подарок на сорокалетие Дейва, но нет времени сделать это сегодня. Добавьте «Купить Дейву подарок на день рождения» в список дел на определенную дату, когда у вас появится время его выполнить, — и точно не придете на вечеринку с пустыми руками.
3. Продукция для клиента должна быть готова через три месяца, и вы перепоручили Джею выполнить несколько шагов. Добавьте «Проверить прогресс Джея по шагу № 1» через две недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 2» через четыре недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 3» через шесть недель.
4. Надо позвонить насчет сделки клиенту, который говорит, что еще не готов ничего купить, но попросил уточнить через несколько месяцев. Добавьте «Позвонить Бретту и снова предложить сделку» через три месяца.
5. Каждый день вы думаете: «Почему я постоянно пытаюсь забронировать столик на День матери в последнюю минуту?» Добавьте «Забронировать столик на День матери» в список дел на декабрь или январь (настолько рано, насколько вам удобно), чтобы быть уверенным, что мама будет счастлива — и вы спокойно пойдете в выбранный вами ресторан в этот особенный майский день.
6. У вас есть проект, разделенный на восемь этапов. Используйте список дел, чтобы распланировать эти этапы и быть уверенным, что не отстанете от графика. Добавьте «этап 1», «этап 2» и т. д. в свой список дел на те даты, когда должны их выполнить.
7. У вас есть клиент, делающий заказ примерно раз в три месяца. Добавьте «Напомнить Питеру сделать заказ» в список дел через три месяца — и вы будете спокойны, что он не перейдет к конкурентам.
Создание списка будущих дел снимает стресс и позволяет планировать реалистично, не думать ни о чем, кроме тех дел, на которые есть время именно сегодня. Если вы не можете сделать их сегодня, не думайте о них сегодня. Впишите их в список дел на тот день, когда сможете сделать. Это 365-дневный список дел, или, как я называю его, список дел на будущее.
Вы можете спросить, в чем же разница между 365-дневным списком дел и календарем. Последний нужен для точных по времени запланированных дел для выполнения А— и В-заданий (ваших достижений успеха или важных подотчетных решений проблем). 365-дневный список дел — для гибких по времени решений проблем, которые надо в конце концов сделать. Список дел на будущее дает уверенность, что не будут забыты ни одна деталь и ни одно обещание.
Вы увидите еще один плюс от использования технических систем. Когда назначите дату вашему заданию, устройство напомнит об этом в нужный день. Многие почтовые системы могут быть синхронизированы с мобильным телефоном, и напоминалка будет выскакивать на экране в нужное время. Вы также можете продублировать эту систему на вашем компьютере: это сделает ее списком дел и на сегодня, и на будущее. Это также позволит автоматически передвигать любое задание, которое не получилось сделать сегодня, на следующий день. Их можно отмечать красным или как-то по-другому показывать, что вы просрочили.
Этот подход позволяет следить и за переданными другим поручениями. Если вы отдали свое задание мне, можете выбрать какую-нибудь дату в списке будущих дел, чтобы проверить меня и спросить о состоянии работы. Этот подход можно назвать ключом к управлению контактами. Если вы связываетесь с клиентами или членами команды в разные интервалы времени, можете использовать эту систему, чтобы следить за своими обязательствами, не назначая им точного времени.
Списки дел на будущее также позволяют не терять голову от бесконечного перечисления дел. Они устраняют ощущение в конце каждого дня, что все выполнить не удалось. Цель всего этого — сбалансировать количество заданий, которые нужно сделать, и время, которое на них надо потратить, с количеством времени, не занятого назначенными делами на этот день. Подобный баланс может оказаться ключом к снижению стресса и перегрузки. В день, занятый точными по времени делами, внесите в список максимум два или три задания. Если попытаетесь успеть больше, сами себя загоните в ловушку, а продуктивность и энергия только снизятся. И кто это для вас устроил? Правильно, родители. Они во всем виноваты. Всегда вините родителей! Шучу. Вы сами загнали себя в эту ловушку, потому что не учли всех ограничений.
Напомним, какими правилами надо руководствоваться в системе управления заданиями:
1. Выберите одно место, где будете записывать список всех дел, как личных, так и рабочих. Лучше всего подобрать электронную систему, к которой есть постоянный доступ с вашего мобильного устройства. Также нужно удостовериться, что вы можете ее синхронизировать с компьютером или интернетом, в случае если потеряете мобильное устройство.
2. Придерживайтесь одной выбранной системы, чтобы всегда знать, где посмотреть свои задания. То есть прекратите использовать все остальные напоминания, включая разлетающиеся бумажки и стикеры.
3. Разделите список заданий на сегодняшний список дел и список на будущее, назначайте каждому заданию дату. Это сформирует отдельный список дел для каждого дня. Смотрите реалистично на свои обязательства, чтобы снизить стресс и с пользой провести продуктивное время. Если не можете выполнить это сегодня, не думайте об этом сегодня. Запишите это в список дел на будущее.
Календарь
Какую систему вы используете, чтобы отслеживать встречи? Каким способом запомните дату приглашения на барбекю в следующем месяце? Запишете все в календарь, висящий на кухне? Запишете в календарь на своем смартфоне? Или на работе? Или во всех трех местах?
Иметь два раздельных календаря для личных и рабочих дел не означает получить два раздельных 24-часовых расписания; это скорее принесет головную боль. Все запланированные дела должны сосредоточиваться в одном месте. Их нельзя разделить, так же как вы не можете быть в двух разных местах одновременно. У вас есть друзья, которые, не раздумывая, на все соглашаются, не проверяя или не записывая своих обещаний в календарь? Они в конце концов отменяют какие-то дела, потому что ранее запланировали что-то еще, не смогли найти время для этого или просто забыли, на что и когда соглашались. Использование календаря предотвращает такие вещи.
Помните высказывание «Человек, у которого есть часы, всегда знает, сколько времени. Человек, у которого двое часов, постоянно сомневается»? То же самое можно отнести и к вашим важным делам. Если вы планируете дела в разных системах хранения, это практически гарантированно приведет к конфликту расписаний.
Ключи к эффективному использованию вашего календаря точно такие же, как и ключи к использованию системы заданий:
1. Выберите одну систему календаря для всех личных и рабочих дел, имеющих точное время, и придерживайтесь ее.
2. Постоянно имейте ее с собой или обзаведитесь удаленным доступом к ней.
Некоторые используют так называемый общий календарь. Это может быть обычный календарь, которым пользуется целый отдел на работе, так что все знают, кто и где будет в этот день. Такой же можно использовать дома. Это может быть интернет-календарь или настенный. Его смысл в том, что другие люди могут узнать, где вы находитесь в конкретный момент. Но он не должен быть вашим единственным напоминанием об обязанностях. Каждое дело, назначенное в общий календарь, должно быть и в вашем календаре, чтобы вы могли видеть все свои обязательства одновременно.
Также непременно надо иметь мобильный доступ к своему календарю, чтобы решать на месте, стоит ли соглашаться на встречу, принимать ли приглашение и как поступать с любым обязательством.
Итак, ваш календарь также включает в себя и назначенное время, которое вы выделяете, чтобы заняться делами для достижения успеха. Он показывает, на что вы тратите время и, следовательно, что цените. Вы показываете, что цените определенные стремления или отношения: даете им свое время — самый дорогой и невосполнимый ресурс.
Все работает в союзе
Мы объяснили в прошлом разделе, что, прежде чем составлять список дел, надо сверяться с вашим календарем по поводу точных обязательств. Так вы не будете пытаться вместить огромное количество заданий в малый отрезок времени, заранее избежав неудачи.
Но что если ваш список дел — главный приоритет на весь день? Иногда нагрузка так велика, что не остается времени запланировать хоть какие-нибудь дополнительные встречи. Это бывает в том случае, если приближается срок подобных дел, или они так долго томились в списке на будущее, что игнорировать их уже никак не получится. Скажем, намечается большое мероприятие. За несколько дней до него вряд ли стоит планировать встречи или занятия с новыми клиентами. Вы, скорее всего, будете загружены мелкими поручениями, деталями, заданиями, последними приготовлениями. И хотя все эти дела могут не быть привязаны ко времени, все-таки надо успеть их закончить перед этим мероприятием. В такие дни список дел окажется для вас наивысшим приоритетом. Придется закончить все дела в нем для уверенности, что мероприятие пройдет успешно, поэтому с планированием важных и точных по времени событий придется подождать.
Календарные дела и задания из списка должны работать совместно друг с другом, потому что они представляют и ваши обязанности, и вашу ответственность. При планировании дня надо иметь в виду оба этих ресурса.
Именно поэтому важно использовать систему, позволяющую параллельно видеть точные и гибкие по времени дела. Если вы видите, что список на будущий день заполнен множеством мелких обязанностей, которые решат проблемы на вашем пути, неразумно планировать важную встречу с отделом финансов или обед с клиентом. Даже если нет ничего точного по времени, все равно многое надо успеть. И наоборот, если день занят последовательными совещаниями, вместить получится только одно или два гибких по времени задания.
Вы сможете принимать решения насчет того, как провести день лучшим образом, только если выработаете привычку планировать. Знание о том, что ждет впереди — и когда будет время уделить этому внимание, — это навык, который вы приобретаете с помощью привычного планирования и расстановки приоритетов. И это то, что поможет выработать календарная система, позволяя:
• Планировать дела для достижения успеха в календаре и защищать время для их выполнения.
• Использовать только один календарь для личных и рабочих дел.
• При планировании и расстановке приоритетов рассматривать и точные по времени, и гибкие по времени задания в любой выбранный день.
• Использовать систему, которая дает мобильный доступ к вашему календарю из офиса, дома или из любого другого места, так что вы всегда можете принять правильное решение, как потратить свое время и какие давать обещания.
Приходить вовремя или опаздывать
Мы знаем, что время ценится очень высоко — как наше, так и других людей. Мы также знаем, как это важно — приходить вовремя. Цель ведения календаря — знать, где и когда вы должны быть. Но просто знание совсем не гарантирует, что вы там будете!
Правда в том, что люди, хронически везде опаздывающие, не имеют проблем с управлением своим временем; у них проблемы с решением быть вовремя или нет. В корне вопроса лежит выбор выполнить свои обязательства и признать рамки времени, а не игнорировать их. И в большинстве своем это вопрос уважения. Если вы уважаете свое обещание и людей, которым его дали, включая себя, захотите соблюдать время и найдете способ это сделать.
Представьте: я предлагаю вам миллион долларов, если вы вовремя придете на утреннее совещание. И как бы рано оно ни начиналась, вы ведь будете там, не так ли? Вы позаботитесь о том, чтобы не опоздать ни на минуту. Я даже не удивлюсь, если вы выйдете намного раньше, чтобы на всякий случай было время разобраться с любыми препятствиями по дороге, такими как пробки, неполадки с поездом или метро, неисправность будильника и т. д. Вы, скорее всего, два или три раза уточните время и место совещания. А кто-то может даже снять комнату на ночь в ближайшем отеле и завести три разных будильника на утро. (Мы же все-таки говорим о миллионе долларов!)
Если обещание достаточно важно, вы найдете способ выполнить его, несмотря ни на что. Требуется лишь немного работы мозга, планирования и здравого смысла, чтобы предугадать, что может встать на вашем пути, и решить, как это устранить. Что это говорит о том обязательстве, которое вы не успеваете выполнить? Только то, что это обязательство не настолько важно для вас, чтобы вы были вовремя. Это также показывает, что человек или люди, с которыми у вас встреча, тоже не так уж важны.
Люди, которые постоянно опаздывают, имеют этому кучу оправданий. Все они на самом деле означают лишь то, что люди не уважают данное обещание или отношения с этим человеком до такой степени, чтобы быть вовремя.
Вот что те, кто приходит вовремя, а потом вынуждены ждать, должны знать об опоздавшем:
1. Этот человек не уважает ваших отношений.
2. Этот человек не уважает своих обещаний.
3. Такого человека нельзя считать надежным.
В итоге чувство доверия к этому человеку подорвано. И наоборот, каждый раз, когда обещание выполняется, доверие становится крепче и уважение к такому человеку растет.
Конечно, всегда бывают исключения. Вы можете планировать выйти пораньше, чтобы успеть куда-то вовремя, и все равно потерять целые часы в пробке. Иногда что угодно — от больного ребенка до спущенного колеса или опоздавшего поезда — может неожиданно сломать ваш хорошо продуманный план. Если человек, которого вы заставили ждать, не будет знать о ваших затруднениях, он может счесть ваше поведение грубым и невежливым. Но так как в подобные ситуации время от времени попадают все, обычно все, что вы можете предложить, — это искренние извинения и объяснение случившегося. И этого, в принципе, бывает достаточно для удаления неприятных чувств, особенно если вы искренни и сделали все что могли, чтобы предупредить человека о своем опоздании.
Уважать отношения необходимо в любой сфере жизни, потому что от этого зависит, насколько вам доверяют. Если вы постоянно не оправдываете доверие другого человека, снова завоевать его будет сложно. Возможно, вы никогда до конца не осознаете, как свидетельствует против вас невыполнение обещаний.
Как было сказано, в некоторых ситуациях опоздания допустимы. Например, большое собрание людей, такое как вечеринка, предполагает указанное на приглашении время прибытия. Но в большинстве социальных кругов позволяется некоторое отклонение от точного времени, как, например, первый час, когда все только собираются — поэтому никто не сочтет вас опоздавшим. С другой стороны, если вы решили поужинать с товарищем в ресторане — это совсем другая ситуация. Опоздав в этом случае на час, вы встретитесь в итоге с очень сердитым другом, перед которым обязаны будете извиниться.
Бизнес-обязанности всегда попадают во вторую категорию. Когда вы назначаете время для звонка или встречи любой важности, нужно уважать время всех участников. Все приняли на себя обязанности; поэтому, если они появятся вовремя, а вы — нет, люди поймут, что вам нельзя доверять и что вы не отвечаете за свои слова. Они также могут решить, что вы цените их время меньше, чем свое. Такая репутация в бизнесе способна негативно сказаться на многих сферах. Изза нее вам могут не давать выгодных предложений, не назначать вас на проекты, не повышать, и вы не сможете получить помощь других, когда будет нужно.
Вы знакомы с кем-нибудь имеющим репутацию постоянно опаздывающего? Вы бы доверили такому человеку серьезный контракт для вашего бизнеса? Я так не думаю. Не будьте таким человеком. Поймите, что обещания, которые вы дежите, многое скажут о том, насколько вам стоит доверять и можно ли на вас положиться. Столько же можно понять по тем обещаниям, которые вы не сдерживаете. Выкажите свое уважение отношениям с помощью сдержанных обязательств в жизни и бизнесе, которые вы взяли перед людьми.
Управление информацией: контакты и заметки
Управление информацией — необходимая составляющая вашего тайм-менеджмента, потому что здесь играют роль удобство, экономия времени и организованность. Сколько раз в день или неделю надо связываться с другими людьми для вашего бизнеса? Как часто приходится вспоминать, когда вы говорили с кем-то, о чем и что нужно сделать до следующего разговора с этим человеком? Сколько раз в неделю вы просматриваете один и тот же справочный материал? Имея эту информацию в организованной системе, вы спасете себя от потраченного впустую времени, от лишнего расстройства и ни перед кем не почувствуете себя неловко.
Управление контактами
Как вы запоминаете людей в жизни и бизнесе? В основном работают личные знакомства или у вас есть широкая клиентская база? Эти вопросы приводят к следующему информационному ресурсу. Отслеживание людей в бизнесе или жизни называется управлением контактами. Так какой системой управления контактами вы пользуетесь?
Она должна охватывать не только телефонные номера, адреса, электронную почту и другие способы связи. Она должна включать в себя дела, которые вас связывали, причины, по которым вы в последний раз пересекались, и имеющую отношение к делу личную информацию — имя супруга или супруги, любимый ресторан для деловых встреч, прошлые контракты или проекты, которые вы имели с этим человеком. Этот тип управления контактами необходим в таких занятиях, как продажи или профессиональные услуги, или на самом деле — в любой профессии, если вы имеете дело с постоянными или частыми клиентами.
Многие компании разрабатывают свою систему управления контактами и учат подчиненных управлять этими важными связями. Но даже если у вас нет такой системы, все равно надо следить за людьми, с которыми имеете дело, будь то клиенты, коллеги по компании или по отрасли либо сетевые знакомые.
Многие системы электронной почты и мобильных устройств позволяют создать файл или страничку для каждого контакта со свободным местом, где можно сделать пометку, когда вы в последний раз говорили с этим человеком. Как и со списком дел, и с календарем, лучший способ управлять вашими контактами — определить одно место для всех и придерживаться исключительно одной системы.
В этом случае вы будете уверены, что не потеряете важную контактную информацию. Вы всегда будете знать, где при необходимости посмотреть. Нужно обеспечить постоянный доступ к вашей системе или иметь удаленный доступ к ней с мобильного устройства.
Если ваше мобильное устройство и служит основной системой управления контактами, регулярно дублируйте ее на компьютере или в интернете на случай потери вашего устройства. Утрата такой информации может плохо сказаться на вашем бизнесе, а восстановление займет слишком много времени.
Заметки
Когда вы обычно делаете заметки? На совещаниях? На переговорах с клиентом? На семинарах? А как насчет списков? У вас есть списки покупок, дел на выходные, перечень местных ресторанов? Как и с вашими остальными информационными ресурсами (думаю, вы знаете, что я сейчас скажу!), нужно определить одно место для хранения ваших записей и придерживаться его. Например, на еженедельных совещаниях, предполагающих заметки, понадобится простой бумажный блокнот, который потом можно отложить в сторонку, потому что, скорее всего, постоянно иметь его с собой не обязательно — впрочем, как и все остальные информационные ресурсы. Конечно, если требуется удаленный доступ к записям или файлам, тогда можно воспользоваться созданными для этого техническими средствами и приложениями.
Большинство людей распределяют записи в определенном соответствии: с контактом или человеком, к которому они относятся (как например, в системе управления контактами для продаж); с датой, когда запись была сделана (как на еженедельных совещаниях); или с темой, к которой эта запись относится (в случае с проектом для нескольких участников). Решите, какая классификация наиболее удобна, и придерживайтесь ее. При необходимости удаленного доступа к собственным записям, относящимся к текущим проектам, создайте их в компьютере. Если не можете найти записи, когда они нужны, был ли смысл их вообще делать?
Решайте сразу
Есть еще одно правило, способное помочь быть более продуктивным при организации своей системы управления информационными ресурсами: решайте сразу. Это означает, что надо принимать решение, как только эта необходимость возникает. Помните, как вы открывали электронную почту или отвечали на телефонный звонок, а потом думали: «О нет, это займет целых 20 минут. У меня нет времени делать это сейчас»? Вы просто пропускали это и продолжали читать почту? Или писали себе напоминалку на стикере? Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете. Если это важное событие, внесите его в свой календарь сразу, чтобы не забыть сделать это позже. Тренируясь совершать такие маленькие шаги в моменты появления задания или новой информации, со временем вы превратите это в привычку.
Если вы выработаете привычку быть организованным в отношении списка дел, календаря, контактов, заметок и другой важной информации, сумеете обрести контроль над своими обязанностями, временем и результатами. Как это звучит? Как умиротворение? Спокойствие? Продуктивность? Может, даже триумф? И еще кое-что… это абсолютно достижимо, если вы решили придерживаться системы тайм-менеджмента, включающего в ваш ежедневный план как достижение успеха, так и решение проблем.
Глава 9
Действуйте!
Хотите знать, кто вы? Не спрашивайте. Действуйте! Действие будет описывать и определять вас.
Томас Джефферсон
Сила ваших решений
Мы начали с разговора о мотивации и достижении успеха, балансе, приоритетах, энергии и ценности времени. Мы также обсудили практические способы использования планирования и организации, чтобы сэкономить время и повысить продуктивность для достижения результатов, ведущих к улучшению бизнеса и жизни. Можно ли, просто совершенствуя способ принятия решений, действительно повлиять на все эти вещи?
Одним словом — да. Принимаемые нами решения влияют на жизнь, которую мы строим. Ваша жизнь, какая она сейчас, — совокупный результат всех решений и обстоятельств, бывших ее частью до сих пор. На некоторые из них — место рождения, родителей, здоровье членов семьи — вы никак не можете повлиять. Но решения, каким образом справиться с ситуациями, которые вам преподносит жизнь, рискнуть или нет, на что потратить свое время и какого успеха достигнуть, — это то, что выделяет вас среди остальных. Это то, что определяет вас.
Ваши решения настолько критичны для вашей жизни отчасти потому, что каждое имеет последствия, как намеренные, так и случайные. Это похоже на рябь, идущую по воде от брошенного камня, — так ваши решения могут затронуть все сферы жизни или уровни организации. Когда вы молоды, вам позволяют принимать решения — в знак того, что вы взрослеете, вам доверяют и ждут от вас ответственности. В каком-то роде это заветная привилегия. Пока мы растем, родители объясняют, что такое последствия, позволяя со временем принимать все более сложные решения, которые мы в состоянии контролировать, — что надеть, что заказать в кафе, с кем встречаться, какие кружки посещать. Последствия постепенно становятся все более серьезными с каждым принятым решением — например, когда мы решаем, какую профессию выбрать, на ком жениться или за кого выйти замуж, какими ценностями руководствоваться в поведении. Мы даже принимаем решения, которые влияют на других людей, например на членов семьи или подчиненных. И именно в это время решения перестают быть привилегией, становясь ответственностью. Вы принимаете решение, и со всеми последствиями, даже непреднамеренными, придется мириться и нести за них ответственность. Вы не можете никого в этом обвинять или приписывать их кому-то другому. Они также становятся частью вашей личности.
Решения похожи на правила
Помните, как в детстве выходили во двор и играли с соседскими ребятами? В первую очередь вы оговаривали правила игры. Многие вещи в жизни работают так же. Спортивные игры были бы ничем без правил. Офисная культура, семья, друзья, социальные организации — все имеют набор правил, известных и негласных. То, как придерживаются игроки этих правил, определяет, насколько хорошо они ладят между собой и насколько часто возникают проблемы. Знание правил дает людям возможность понимать, чего ожидать от определенной ситуации.
Но, так или иначе, это правила, придуманные другими людьми. И не все они кажутся вам справедливыми.
В собственной жизни вы сами устанавливаете правила. Мы можем не называть их таковыми, но вы ведь принимали решения, как будете жить и в чем никогда не пойдете на компромисс? Подобные решения часто принимаются из этических принципов или жизненного опыта. Они бывают очень разными — от «я ничего не буду покупать в кредит, если не хватает денег» до «чтобы вырваться вперед, я никогда не использую другого человека». Эти принципы тоже часть вашей сущности. В соответствии с ними иногда нелегко жить, особенно если вы задаете высокие стандарты. Но, как только вы решили, что хотите сделать некий принцип частью своей жизни, уже не надо ничего решать, и жизнь становится проще. Так и в организации физического пространства и информационных ресурсов: как только вы приняли решение или взяли что-либо себе за правило — будь это личная жизнь или профессиональная, — нет больше необходимости думать, анализировать, спорить, гадать или просто тратить на это время. Вы уже будете знать, что делать при возникновении такой ситуации. Соблюдение собственных правил помогает следовать решениям или действиям, делающим вас счастливым.
Ваши решения определяют, кто вы на самом деле
В начале семидесятых кто-то придумал понятие «поиск себя». Этот термин стал мантрой для нескольких поколений, оправдывающей все — от разгульного образа жизни до разрыва отношений и переезда в другие страны с одним лишь рюкзаком да бунтарским духом. Не думаю, что для всех этот термин имел один и тот же смысл, но уверен: запутал он многих. Как может кто-то потерять себя настолько, что ради «поиска себя» приходится ехать в дальние страны? Как необдуманное поведение или дальние путешествия решают проблему? Бесчисленные потерянные люди — как наивные драматичные персонажи из сериалов и фильмов — обречены десятилетиями скитаться по свету, чтобы «найти себя» и понять, кто они на самом деле, и все изза этой жестокой головоломки. Я думаю, самое время им помочь!
Знать, кто ты есть, означает знать, чем ты отличаешься от остальных. Что делает вас индивидуальным? Другими словами, что вы сделали такого, чего не должны были? Во что верите настолько сильно, чтобы достичь этого, даже если это никому не нужно? Что делает вашу жизнь ценной для вас? Ответы на эти вопросы обычно приходят, когда вы перестаете все время под всех подстраиваться, обретая желание выделиться из толпы за счет талантов, умений, характера или знаний. Как бы далеко вы ни искали, ответы не где-то там. Все, что надо сделать, — рассмотреть вопросы, на которые только вы можете ответить:
• Что вы цените?
• Каковы ваши жизненные принципы?
• Какой бы вы хотели видеть свою жизнь?
• Чего хотите достичь или что хотите попробовать?
• Что сделает вашу жизнь лучше, чем сейчас?
• Что вы собираетесь для этого сделать?
• Что вы хотите, чтобы люди думали или ощущали, когда слышат ваше имя?
• Как, по вашему мнению, люди должны о вас вспоминать?
Если вы можете ответить на эти вопросы — поздравляю: вы нашли себя! Теперь отправляйтесь домой: вам уже ясно, кто вы такой.
Но большинство не задумывались над этими вопросами или не знают на них ответов. Они запутались в концепции «поиска себя», потому что застряли в рутине, вычеркивая одни и те же задания в списке дел. Они не понимают своей индивидуальности, потому что слишком заняты исполнением минимальных требований жизни, и выгорают от этого. Они вкладывают практически все силы в выживание — что, как им кажется, и делают все остальные — и не понимают, что их отличает от других и что делает кого-то успешным лидером. Если вы ответили на эти вопросы или приближаетесь к ответам на них и решили достичь успеха в жизни, тогда вряд ли окажетесь в такой ситуации. Но только вы можете ответить на эти вопросы. Как мы обсуждали в первой главе, только вы можете определить то достижение успеха, которое сделает вашу жизнь лучше, прекратит выгорание и принесет баланс, вытащит из рутины, освободит от депрессии, наполнит энергией для выполнения ваших целей. Только вы можете направить себя на путь лидерства — путь, достойный путешествия, вдохновляющий других как в личной, так и в профессиональной жизни.
Принимаете ли вы решения как лидер?
Ваши решения и их последствия определяют, кто вы есть — и можно ли вас назвать лидером. Что бы ни стало их итогом — лидерство, управление или ошибки, — это все равно определяет вас. Если ваши решения подвигают дела вперед и улучшают ситуацию, значит, вы — лидер. Если вашим решениям не хватает храбрости, мастерства, знаний или усилий для какого-либо улучшения, вы, возможно, просто хороши в управлении; значит, способны поддерживать вещи в том состоянии, в котором они находятся, и сохранять статус-кво, но пока не очень хорошо получается достигать чего-то. Если ваши решения основывались на мыслях о себе или таких эмоциях, как обида, зависть или эгоизм, тогда вы можете не управиться с вашими обязанностями и сделать вещи еще хуже, чем они были.
Лидерство в бизнесе означает пробивание новых дорог и продвижение организации вперед, в отличие от просто поддержания ее на одном и том же уровне. Также личностное лидерство — это когда вы двигаете свою жизнь туда, куда хотите, а не туда, куда она должна стремиться по мнению других людей. В бизнесе и жизни достижение успеха помогает это делать. Сложно определить свою уникальность, если всю энергию вы тратите на решение проблем, как делают и все остальные, — появляетесь на работе, выносите мусор, оплачиваете счета. Что вы делаете такого, что вас отражает? Что вы улучшили? Что создали? Что сделали такого, чего не обязаны были? Достижения успеха выделяют вас среди остальных. Достигать успеха и улучшать жизнь — значит стать лидером для себя и других. Эти вещи оградят от выгорания, сделают ваши усилия ненапрасными, принесут удовлетворение и баланс, наполнят энергией двигаться дальше.
Это не соревнование
Двигаясь к достижению успеха, вы строите собственную личность. Ваша личность — это совокупность знаний, кто вы есть, чего достигли и к чему стремитесь. Как же определить свою индивидуальность, если в жизни нет движения? Как выделиться? Очень многие пытаются обрести это чувство самоидентификации в окружающем мире, соревнуясь и сравниваясь с другими. Этот подход выбирают люди, чье эго испытывает угрозу или недостаток успеха, потому что работа вашего эго — защищаться и самоутверждаться. Без стойкого чувства самоидентификации, появляющегося на пути к достижению успеха, ваше эго пытается компенсировать его с помощью соревнования и сравнения себя с окружающими.
Возможно вы разговаривали с кем-то действующим таким образом. Если ваша компания выросла на 10 %, то у этого человека — на 20 %, к тому же он открыл в этом году два новых офиса. Если упомянули, что сходили на концерт, то у этого человека были места в первом ряду на другом концерте. Если у вашего дома сугробы по колено, то у него в прошлом году сугробы были по пояс!
Иногда это происходит в самых странных обстоятельствах. Несколько лет назад на вечеринке моя теща, держа на руках нашего маленького сына, сказала стоящей рядом женщине: «Правда же, у него самые пухленькие ножки?» На что женщина немедленно отозвалась: «У моего внука ноги в два раза пухлее!» Теща отдала нам ребенка, молочную смесь и наказала кормить его почаще, потому что она только что проиграла в конкурсе на самого пухлого ребенка! Мы даже не подозревали, что был такой конкурс, но, похоже, как-то в нем поучаствовали — и проиграли!
Такие люди чувствуют индивидуальность, причисляя себя к некой группе. Потом в этой же группе выделяются среди остальных с помощью собственного превознесения. Это соревнование дает им повод самоопределиться как победителю в чем-либо. Вы можете проследить, как подобное соревнование случается во время разговора, если говорите с человеком, чье эго под угрозой.
Вы: «Моя дочь играет в футбол».
Собеседник: «Моя дочь тоже играет в футбол (причислить себя к группе). Она играет в избранной лиге и в этом сезоне получила награду самого ценного игрока (выделиться и превзойти)».
Вы: «Это моя самая любимая группа».
Собеседник: «Моя тоже (причислить себя к группе). Я их фанат вот уже 20 лет. У меня был пропуск за сцену на их первом концертном туре (выделиться и превзойти)».
Вы: «Моя тетя больна».
Собеседник: «У меня тоже была больная тетя (причислить себя к группе). Она была моей самой любимой (выделиться). Тетя недавно умерла и оставила мне кучу денег (превзойти)».
Вы: «Я когда-то играл в бейсбольной команде».
Собеседник: «Я тоже играл в бейсбольной команде (причислить себя к группе). Вообще-то, моя команда вышла на чемпионат по штату (выделиться), и я выиграл решающее очко! (Превзойти.)»
Возможно, все это правда. Возможно, эти люди действительно открыли больше офисов, у них больше снега, они забили больше голов и дети у них более пухлые, чем ваши. Но тенденция превращать любой разговор в соревнование исходит из недостатка самоопределения, неудовлетворенности своей жизнью, непонимания, кто они есть и что делает их уникальными. Они пытаются установить и развить собственную индивидуальность, используя критерий извне (окружающих людей) — вместо того чтобы строить самих себя изнутри.
Недостаток самоопределения не только заставляет людей соревноваться с другими; через какое-то время они начинают желать другим неудачи, потому что своя жизнь им не нравится. Это неизбежно, так как, если вы все время соревнуетесь, не можете все время выигрывать. Они каждый день смотрят новости, чтобы увидеть, какой ужас сотворили со своей жизнью другие люди. А потом выключают телевизор и отправляются спать со вздохом облегчения и обнадеживающими мыслями: «Ну, у меня вышел плохой денек, но не такой плохой, как у них!» Их личность строится на знании, что некоторым хуже, чем им. И лучшее, что они могут сказать: «По крайней мере, я не в вечерней сводке происшествий!»
К сожалению, дело не ограничивается незнакомыми людьми в телевизоре. Если вы застряли в болоте, это может негативно повлиять и на личные отношения. Скажем, мы с вами друзья. Ваша жизнь движется вперед и становится лучше день ото дня, а моя застыла на месте или делается только хуже. Через некоторое время я начну вам завидовать. Соревнование и чувство обиды берут свое, и вот я уже втайне желаю вам споткнуться в марафоне, который вы бежите в выходные! Я в самом деле желаю вам зла, потому что не хочу, чтобы ваша жизнь становилась лучше, если моя не улучшается.
Когда эгоизм берет верх и я мечтаю о вашей неудаче, поддерживать хорошие отношения уже сложно. В конце концов, отношения основываются на взаимопонимании и симпатии, а не на разделении и соревновании. Соревнование предполагает наличие победителя и проигравшего, а в отношениях победителей не бывает. Тот, кто видит себя проигравшим в отношениях, будет переживать изза пострадавшей самооценки и может испытывать проблемы в общении — позволять победителю манипулировать собой или использовать себя. Если, с другой стороны, вы постоянно пытаетесь победить, то зациклитесь на том, как другие вас воспринимают. Вы станете чересчур много думать, каков ваш статус в плане материальных благ, таких как машины и дома, титулы и положение в обществе или бизнесе. Ваши отношения в любом случае будут портиться, потому что попытки постоянно превосходить всех быстро утомляют. Это подрывает доверие, необходимое людям в успешных отношениях, вне зависимости, деловые это отношения, дружеские, семейные, соседские, рабочие или какие-то еще.
Если соревнования и зависть ставят под угрозу отношения и лучшее, что вы можете сказать о вашей собственной жизни, — так это: «По крайней мере, я не в вечерней сводке происшествий!» — тогда, возможно, самое время включить немного достижения успеха в вашу жизнь. Достижение успеха поможет восстановить баланс по одной невероятно важной причине:
Достижение успеха поворачивает ваше внимание внутрь.
Как только вы решили работать в направлении успеха, вектор вашего внимания меняется. Вы начинаете концентрироваться на себе, своих целях и на том, что хотите испытать вместо переживаний о том, что другие люди думают или делают. Короче говоря, вы перестаете соревноваться.
Выстраивание личности лидера
Достижение успеха строит вашу индивидуальность и самооценку, потому что цели созидания определяют вас и раскрывают как лидера. Вы не сможете построить индивидуальность лишь на целях потребления; это побег от жизни и обязательств. Вы используете их как награду за проделанную работу. Также не получится развить свою личность, занимаясь стиркой или вынося мусор и даже просто появляясь на работе. Делая только то, что должны, вы просто выполняете свою работу — решаете проблемы. Этого от вас и ожидают, и это не принесет прогресса в вашу жизнь.
Чтобы сделать что-то частью себя самого, нужно превзойти то, чего от вас ожидают. Вы должны любить что-то в жизни настолько сильно, что могли бы сделать больше необходимого минимума. Это та страсть, которая позволяет быть самим собой и развивает личность.
Скоро вы закончите читать эту книгу. Вернитесь к концу первой главы, где впервые устроили мозговой штурм, придумывая список своих целей. Теперь напишите этот список заново, думая о том, что вы любите. Подумайте о продвижении в бизнесе или карьере, укреплении важных для вас отношений, о тех вещах, которые вы любите и хотите, чтобы они стали большей частью вашей жизни, — обо всем что угодно, в чем вы можете продвинуться. Подумайте о том, как сделать что-то лучше, потому что так думают лидеры. Страсть, двигающая вас, также необходима и чтобы двигать вперед организацию, отдел или команду. Человек, который может преследовать собственные цели и ценности, достоин вести за собой других. Так же как и человек, не способный на это, не сможет и эффективно вести за собой.
Жизнь без целей — это жизнь без страсти к чему бы то ни было, и она ведет только к выгоранию. Работая над созданием чего-то, вы положите конец выгоранию и соревнованию.
Если вы преследуете достижение успеха, не будете ни на кого обижаться и завидовать чужим целям или победам; вы будете захвачены собственным путешествием. Пагубные эмоции, такие как обида или зависть, заменятся энергией и гордостью (их мы обсуждали в четвертой главе). Ваши отношения с другими также станут лучше, потому что вам больше не придет в голову желать кому-то зла; вы будете слишком сосредоточены на пожелании удачи себе. Как только начнете лидировать в собстенной жизни, вместо того чтобы просто управлять ею, улучшатся и отношения с другими. Вы сможете радоваться чужим успехам и росту, потому что будете уверены в знании, кто вы и куда движетесь.
Не размышляйте. Сделайте это!
Ваши цели не станут частью вас самого, пока не сделаете первого шага к сближению с ними. Они — всего лишь намерения, пока не попадут в ваш календарь. Календарь может оказаться той силой, которая заставит вас действовать в направлении результатов этих целей. Календарь — это инструмент, необходимый для начала претворения намерений в реальность.
Это не обязательно должно — а чаще всего и не будет — продвигаться быстро. В конце концов, большинство стоящих вещей требует некоторого времени для их завершения. Есть ли какая-то тема на грани сознания, о которой вы постоянно думаете? Возьмите себе одну цель; это абсолютно нормально. Подумайте о ней сегодня, а потом сделайте что-нибудь сегодня же, чтобы к ней продвинуться. Запишите ее в ваш календарь и продолжайте работать над ней завтра. Прежде чем это осознаете, вы уже будете на пути к ее достижению, и как изменится тогда ваша жизнь? Я думаю, станет лучше. И в этом суть достижения успеха!
Знаете ли вы людей, которые настолько плохо управляли собственной жизнью, что теперь ненавидят в себе все? Они ощущают себя запертыми в непрекращающемся цикле неприятных рабочих ситуаций, давящих долгов, сломанных отношений и даже проблем со здоровьем, появившихся изза постоянного стресса и усталости? Люди в такой ситуации чувствуют, что все вокруг — обязанность. Они думают так: «Я не управляю своей жизнью!», или «Мне же нужны деньги! Поэтому и работаю!», или «У меня нет выбора!». Они чувствуют, что у них нет контроля. Выгорание и стресс управляют их жизнью, и они находятся на самой низкой точке мотивации и продуктивности.
Но даже эти люди, начавшие выбираться из столь бедственного положения, могут сделать выбор и изменить свою жизнь. Я видел, как подобные люди начинают прогрессировать и работать, чтобы улучшить жизнь; они наконец приняли на себя ответственность за тот выбор, что привел их к такой жизни, и двинулись к достижению успеха.
Придумайте что угодно. Это может быть самая маленькая быстродостижимая цель, способная улучшить вашу жизнь, даже что-то такое на первый взгляд незначительное, как организация офиса. Потом запланируйте маленькое вознаграждение за выполненное дело. Скажем: «Я займусь организацией офиса, чтобы перестать терять все на свете. А во время обеда прогуляюсь со своим другом». Или: «Я сегодня разберусь с этой новой программой, чтобы стало немного легче работать. А потом расслаблюсь и перед сном посмотрю фильм». Контроль над такой маленькой частью вашей жизни заставит желать и искать больше контроля. Так что среди решений проблем запланируйте время что-нибудь немного улучшить завтра, потом послезавтра и т. д. В конце концов, начав с самой маленькой цели, вы увидите сдвиг — способ вырваться из рутины.
Время всегда двигается вперед, и ваша жизнь будет проходить независимо от того, планировали вы ее, направляли, взвешивали последствия своих решений или нет. Какое вы примете решение? Когда наступит время важного выбора? Если вы определили цели и приоритеты, которые хотите сделать частью свой жизни, сможете сосредоточиться на том, куда хотите двигаться. И это знание поможет принимать решения и выбирать путь, ведущий к желаемому.
Есть в жизни вещи, которые вы обязаны делать, и есть те, которые делать не обязаны. Так получается, что самые важные и приятные вещи — счастье, свершения, улучшения и лидерство — находятся в списке не обязательных дел. Никто за них не возложит на вас ответственность. Вы должны захотеть их, работать над ними и заслужить их. Хороший баланс в вашей жизни между обязательным и не обязательным, между достижением успеха и решением проблем — путь к ощущению баланса в конце каждого дня, к удовлетворению потраченными усилиями. И конечно, это требует, чтобы вы сменили свои приоритеты и ориентировались на результат.
Если усилия не дают заслуженных результатов
Кажется, где-то в воздухе постоянно витают вопросы: «Когда надо это закончить? Кому я обещал это сделать? Что будет, если я этого не сделаю?» Ответы на эти вопросы преимущественно определяют, как люди используют свое время. Проблема в том, что подобные вопросы направлены не в ту сторону. Они исключают из картины вас и то, что вы хотите делать. Помните, как, слыша чужой заказ в ресторане, вы думали: «Из всего списка замечательных блюд он выбрал это? Я бы никогда такое не заказал!» Другие люди принимают не те решения, которые мы приняли бы на их месте. Их выбор карьеры или будущего будет в корне отличаться от вашего. Если вы позволите им распоряжаться вашим временем и использовать эти неправильно направленные вопросы в качестве критерия вашего выбора, скорее всего, избежите проблем, но это все, что вы сможете сделать. Возможно, вам никогда не выпадет шанс делать то, что хочется.
Мы не сможем испытывать все те потрясающие возможности, которые предлагает жизнь, если постоянно пытаемся подавить стремления собственной личности. Мы быстро устаем от мыслей о том, чего от нас хотят другие, что надо сделать для них, что мы должны сделать, во что мы впутались и как из этого выпутаться. Что будет, если мы думаем об этом уже десяток лет? Выгорание, кризис среднего возраста, депрессия и рутина — вот некоторые из малоприятных возможностей.
Если все, что вы делаете, заключается в решении проблем, вы закончите рабочую неделю в том же месте, где и начали, и так неделя за неделей. Вы усердно отдаетесь службе и не получаете тех результатов и продвижения, которые исходят от достижения успеха. Разве вы не заслуживаете за такой труд результатов получше?
Если сумеете сменить приоритет с дедлайнов на результаты, вы можете начать двигаться вперед и получить эти результаты, когда достигнете успеха. Все еще нужно оплачивать счета и решать другие проблемы? Конечно. Но теперь в конце тяжелой рабочей недели вы отметите небольшое продвижение, небольшое улучшение и небольшой прогресс. И это удовлетворение стоит приложенных усилий.
Как только научитесь расставлять приоритеты для выбора и действий, получаемые результаты улучшатся. Если вы сможете двигать свою жизнь чуть-чуть вперед каждую неделю, начнете ощущать баланс. Вы сможете начать лидировать вместо того, чтобы просто управлять.
Будьте вдохновением — для себя и для других. Будьте тем человеком, на которого смотрят и гадают: «Как он добился такой жизни?» И потом расскажите им — как! Сделайте выбор — и достигайте своего успеха, поддерживайте баланс, расставляйте приоритеты, планируйте и получайте энергию из желания и страха. Посвятите себя организованности и получайте высокие результаты в обмен на время и усилия; лидируйте вместо того, чтобы просто управлять; улучшайте вместо того, чтобы просто поддерживать; двигайтесь вперед вместо того, чтобы оставаться на месте.
Читать бесплатно другие книги:
