Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие Кокерелл Ли
Пока вы не научитесь ценить себя, вы не сможете научиться ценить время. Пока вы не научитесь ценить время, вы не будете знать, как правильно его использовать.
М. Скот Пек
Давайте разберемся, как лучше использовать ежедневник Day-Timer, чтобы планировать вашу жизнь день ото дня. Я верен этой системе на протяжении вот уже 35 лет, и она ни разу меня не подводила. Мой ежедневник легко помещается в заднем кармане брюк, и он всегда со мной. Присцилла даже жалуется, что мы совсем не держимся за руки, ведь в моих всегда ежедневник или телефон. Я часто называю эту книжку своим вторым мозгом. Но в отличие от моего мозга она помнит все, во что я ее посвящаю.
Система Day-Timer состоит из трех частей: 1) долгосрочные планы (18 месяцев); 2) планы на месяц (повседневные дела); 3) телефонная книга.
Вы можете ознакомиться с примерами заполнения для раздела «Долгосрочные планы» на с. 76–77 и для раздела «Планы на месяц» на с. 80–81. Обращайтесь к этим иллюстрациям, когда будете изучать систему планирования.
Если вы посмотрите на раздел «Долгосрочные планы», то увидите, что здесь можно планировать не только профессиональную деятельность, но и различные области вашей жизни: встречу в аэропорту, ежегодный медицинский осмотр, рабочую встречу, обед с клиентом или другом. Раздел «Долгосрочные планы» разбит на 18 месяцев, таким образом, за считаные секунды вы можете отметить те события или встречи, которые планируете в следующие полтора года. Кроме того, на последних страницах есть место, чтобы записать ваши планы на ближайшие 5 лет. Эта маленькая книжка обладает большим зарядом энергии, и у нее нет батареи, которая может разрядиться прямо у вас на глазах.
Например, когда я хочу запланировать поездку в Гонконг к нашим друзьям Дону и Сьюзи Робинсон, я записываю в ежедневник время прибытия и отъезда. Планирование позволяет мне использовать полетные мили, чтобы получить два бесплатных билета. Многие люди жалуются, что у них возникают проблемы с тем, как израсходовать накопленные бонусы. Для меня же это не представляет никакой сложности, потому что я все планирую заранее. Я даже имею право выбирать места в салоне, поскольку первым бронирую билеты. В результате мы с Присциллой можем вытянуть ноги, сидя в ряду у выхода, что бывает очень кстати при перелете на большие расстояния.
Вот еще один пример. Когда я проходил очередной ежегодный медицинский осмотр в 2010 году, мой лечащий врач сказал, что я должен сделать колоноскопию через 5 лет. Я перелистал ежедневник на 2015 год и записал дату следующего осмотра в разделе «Долгосрочные планы». Такие обследования очень важны для меня. Я считаю их серьезным жизненным приоритетом и знаю, что если я забуду пройти осмотр или сделаю это на год позже, то могу умереть от рака, потому что болезнь не будет обнаружена вовремя. И тогда я буду жалеть, что у меня не было хорошей системы планирования. Увы, именно это и происходит со многими людьми.
Проблемы с зубами не представляют смертельной опасности, но я с такой же серьезностью отношусь и к регулярным посещениям стоматолога. Я только что прошел осмотр и, уходя из клиники, записал в разделе «Долгосрочные планы» дату и время моего следующего визита к зубному через 6 месяцев. Я сделал такую же пометку и в смартфоне, тем самым дополнительно обезопасив себя от риска забыть о враче или дважды записаться на прием. Теперь мне не нужно думать о медицинском осмотре и терять время на то, чтобы планировать визит к доктору в будущем. Это отличные примеры того, что надо сделать сейчас.
Теперь давайте перейдем к разделу «Планы на месяц». Как вы видите, он состоит из нескольких секций. (Обратите внимание на с. 80–81. Здесь вы найдете образец заполнения этого раздела.) Первая секция в верхнем левом углу предназначена для «Встреч и мероприятий». По сути, это зеркальное отражение раздела «Долгосрочные планы». Образец заполнен для дел, назначенных на 18 мая. Если вы сравните разделы «Долгосрочные планы» и «Планы на месяц», вы увидите, что они в основном совпадают. Расписание в «Долгосрочных планах» немного отличается, потому что там меньше места для записей. Начав пользоваться этой системой, вы скоро привыкнете применять аббревиатуры.
Как видите, в примере буква «У» обозначает «упражнения». Кроме того, аббревиатура «П» соответствует имени моей жены – Присцилла, «М» – Марша, мой секретарь на тот момент, «ОПВ» – офис и планирование времени. Помимо этого в разделе «Долгосрочные планы» вы найдете секцию «Заметки». Она поможет вам не забыть о своих планах. С наступлением нового месяца вас будут ждать записи, которые напомнят вам о задуманном. Сюда можно вносить важные даты: дни рождения, ежегодные медицинские осмотры, проще говоря, все что угодно.
Другая секция в разделе «Планы на месяц» называется «Сделать сегодня». Здесь вы будете планировать ваше время каждое утро. По правде говоря, заголовок «Сделать сегодня» не совсем точен. Это не значит, что все дела, которые вы записываете сюда, должны быть закончены обязательно до вечера, но вы собираетесь приступить к их выполнению уже сегодня. Разумеется, некоторые дела не отнимут у вас слишком много времени и вам удастся завершить их в тот же день, на выполнение других могут уйти недели или месяцы.
В нижнем левом углу расположена третья секция «Планов на месяц», которая называется «Доходы и расходы». На самом деле я не использую эту графу для учета расходов. Здесь я записываю телефонные номера, по которым собираюсь позвонить, или звонки, на которые мне надо ответить. Таким образом, все данные всегда со мной, где бы я ни находился, и, когда у меня есть свободная минута, я могу перезвонить нужному человеку и вычеркнуть этот номер из списка. Экономия каждой минуты – одна из составляющих управления временем. Все потерянные минуты имеют значение. Каждый день вы можете экономить целый час, если все, что вам нужно, будет у вас всегда под рукой.
Секция справа в разделе «Планы на месяц» называется «Дневник и рабочие пометки». Название говорит само за себя. Тот, кто пользуется дневником, знает, что в нем разрешается писать о чем угодно. Этот ничем не отличается от других. Здесь вы можете делать записи во время собрания на работе. Или же составить список продуктов, которые вы должны купить в супермаркете по пути домой. Также раздел подойдет, чтобы записать дорогу до места, где вы будете ужинать сегодня вечером. Например, в образце вы видите пометку: «19:30 – ужин дома у Джеймса».
Скобки означают, что вам надо сверить информацию («18.05 дневник»). Заключайте в скобки дату или адрес, если вам нужно еще раз уточнить эти данные и что-то выяснить. В примере речь о том, как добраться до дома Джеймса. Также вы можете видеть в секции «Дневник» список тех вещей, которые я не должен упустить из виду во время встречи с моими коллегами по Disney Карлом и Эрином и моим начальником Элом. Кроме того, здесь же я добавил список продуктов, которые Присцилла попросила купить. А еще я сделал пометки после разговора с одним из гостей Disney World об отдельных проблемах обслуживания, которые я должен отследить и проверить. Как видите, в дневнике вы можете писать обо всем.
Телефонная книга представляет собой другую часть системы. Я советую вам потратить время на то, чтобы записать каждый рабочий и личный номер телефона и адрес, которые вам необходимо всегда иметь с собой, где бы вы ни находились. Я использую телефонную книгу для тех номеров, по которым часто звоню. Это мои соседи, друзья моих детей, мои друзья, непосредственные подчиненные, компании, работающие с кредитными картами, врач, банки и т. д. Таким образом, все номера, которые мне нужны, всегда у меня под рукой. Разумеется, смартфоны позволяют вам делать то же самое, только значительно быстрее, но телефон должен быть всегда при вас, и вам надо следить за тем, чтобы он не разрядился. Система Day-Timer работает как запасной вариант, который облегчает мою жизнь. В каждой ее области у меня всегда есть резервная схема, как в самолете, поэтому у меня не бывает аварий. Кстати, здесь очень удобно записывать ПИН-коды.
Свобода действий
Мы все располагаем личным временем. Это значит, что в течение какого-то периода мы можем делать все, что нам хочется, или почти все. «Свобода выбора» подразумевает, что решение остается за вами. Если вы занимаете ответственный пост, то у вас вряд ли будет много свободного времени. Если вы работаете с восьми утра до пяти часов вечера, то речь идет о ваших перерывах. В это время вы можете поесть, почитать, поговорить по телефону, сделать несколько отжиманий, отправить электронное письмо, пообщаться с друзьями или коллегами и т. д. «Перерыв на обед» – это всего лишь название. Вы совершенно не обязаны тратить 30 или 60 минут на еду. Кроме того, ваше личное время начинается с того момента, когда вы в пять часов вечера уходите из офиса, и длится до следующего утра. Само собой, выходные дни – это тоже ваше свободное время.
Я говорю о таких вещах, поскольку люди очень часто жалуются, что не успевают всего. Но у нас много личного времени, и все зависит только от нас и от того, как мы им распорядимся. Вы можете тренироваться или смотреть телевизор, а можете одновременно и тренироваться, и смотреть телевизор. Это ваш личный выбор. По выходным вы можете играть в гольф или проводить время с вашими любимыми, а можете играть в гольф с вашими любимыми. Это ваш личный выбор. Вы можете мыть посуду или почитать детям на ночь. Это ваш личный выбор. Чтение детям – это время, потраченное не напрасно. Оно окупится, когда ваши дети полюбят книги, будут хорошо учиться в школе и станут добропорядочными гражданами. Как видите, очень часто все зависит от того, какие решения вы принимаете, а не от того, сколько у вас времени.
Попытайтесь принимать правильные решения. Если ваши любимые согласны с тем, как вы проводите свободное время, то, скорее всего, вы сделали верный выбор. Один мой друг ходит по средам с женой в ресторан и в кино, а по субботам целый день играет в гольф. И это устраивает их обоих, потому что он правильно распределяет время между двумя приоритетами – женой и гольфом.
Люди, занимающие разные посты в компании, располагают в течение рабочего дня разным количеством свободного времени. У менеджера по работе с клиентами его больше, чем у обычного сотрудника. У генерального директора больше личного времени, чем у менеджера по работе с клиентами, а у вице-президента – чем у них обоих. Именно так обстоят дела. Когда вы выйдете на пенсию, свободного времени у вас будет уйма.
И дело не в том, что с ростом зарплаты люди получают возможность бездельничать. Дело в том, что у них больше свободы решать, как использовать свое время и над чем им работать. Тот, кто делает правильный выбор, добивается успеха и продвигается по служебной лестнице.
Ежедневное планирование необходимо, потому что позволяет хорошо обдумать те дела, которыми вы можете заняться в свободное время. Это список ваших приоритетов на работе и в личной жизни на день. Итак, если вы не на собрании или не заняты другими запланированными делами, обратите свое внимание на этот список и начните выполнять те задачи, которые в нем записаны.
Есть одна поговорка, которая хорошо объясняет, что такое планирование времени: «Делай сейчас то, что должен, чтобы потом делать то, что хочешь». Это касается не только работы, но и вашей частной жизни – пенсионных накоплений, здоровья, правильного воспитания детей и т. д.
Планируем планировать
Сейчас вы, наверное, думаете: «Хорошо, я понял, что должен планировать свое время. Но как это сделать?»
Во-первых, вы должны найти какое-нибудь тихое место либо на работе, либо дома, если в вашем офисе не существует такого понятия, как «тишина». Вы можете заняться составлением плана с утра перед уходом на работу. Для этого также подойдет комната отдыха в офисе, ваша машина или кафе.
1. Во-первых, достаньте ежедневник и откройте его на сегодняшней дате (в нашем примере это 18 мая в разделе «Планы на месяц»). Здесь вы найдете список дел, который составили раньше.
2. Просмотрите деловую и личную почту и добавьте в графу «Сделать сегодня» новые задания. Всегда начинайте с самого начала, записывая деловые обязанности сверху вниз. Потом запишите личные дела снизу вверх. Такой метод позволит вам не смешивать различные сферы вашей жизни.
Обратите внимание на то, что вы не записываете ваши дела в порядке значимости. Мы обсудим, как распределять их по приоритетам, чуть позже. Вы также не должны расставлять их в том порядке, в котором будете ими заниматься. Сейчас вам необходимо сконцентрироваться на заполнении графы «Сделать сегодня».
3. Загляните во вчерашние планы, чтобы понять, что вам не удалось сделать. Перенесите эти дела на сегодняшний или на любой другой день. Ваша цель – всегда записывать дела на тот день, когда вы, скорее всего, сможете их выполнить, учитывая, сколько времени у вас уйдет на запланированные события, встречи и другие задачи. Кроме того, подумайте о том, что вчера вы могли сделать лучше, и немедленно внесите изменения.
Благодаря этим трем этапам вы сможете вписать новые задания в графу «Сделать сегодня». Первые три пункта были самыми простыми. Задача № 4 наиболее сложная и ответственная.
4. Поразмышляйте о тех сферах вашей жизни, которые вы уже внесли в список. Пока вы решаете, что вы хотите или должны сделать, записывайте эти задания либо в деловой, либо в личный раздел секции «Сделать сегодня». Подумайте не только о сегодняшнем дне, но и о завтрашнем, о следующей неделе, следующих выходных, следующем месяце, годе, двух, пяти годах и о еще более далеком будущем.
Каждый день спрашивайте себя: «Что я должен сделать сегодня из того, что не окупится через один год, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 или даже 50 лет?»
Также подумайте о тех обязанностях, которые вы взяли на себя, – ваш супруг или супруга, ваш партнер, ваши друзья, родители, дети, другие люди. Подумайте о себе – выход на пенсию, здоровье, карьерный рост и т. д. Потом вы можете добавить новые обязанности на любой период времени в списке дел. Вот примерный образец плана на несколько лет. Сегодня: позвонить Джону и напомнить, что доклад должен быть готов до вечера; завтра: просмотреть отчет о деятельности, предоставленный Мэри. Следующая неделя: запланировать встречи с непосредственными подчиненными на месяц и отпуск на сентябрь. Следующий месяц: работать над долгосрочной организационной структурой, составить опись личного имущества для страхования, записаться на курсы по управлению временем, посетить преподавателей детей. Следующий год: запланировать все ежегодные медицинские осмотры, встретиться со специалистом по финансовому планированию, получить диплом о высшем образовании. Следующие 5 лет: пройти медицинский тест, который мне понадобится после 50-ти, запланировать поездку в Англию к родственникам. Следующие 30 лет: накопить достаточно средств, чтобы уйти на пенсию, придумать хобби, чтобы было чем заняться.
Вы должны понимать, что если вы не встретитесь с этим специалистом по финансовому планированию и не начнете откладывать и инвестировать средства, то через 30 лет у вас будет недостаточно накоплений, чтобы выйти на пенсию. Если сегодня вы не наведете справки о программе высшего образования, то три или четыре года спустя не получите степень бакалавра.
Жизнь так устроена, что многое из того, над чем вы начнете работать сегодня, на следующей неделе или в этом месяце, окупится только много лет спустя. Обучение подчиненных, правильное воспитание и образование детей принесут результаты не сразу, а лишь через несколько лет. Как только вы подумаете о цели, которой хотите добиться, вы сразу же должны начать планировать способы ее достижения. Потом, чтобы не забыть, запишите свое решение в ежедневник и настойчиво работайте, пока не добьетесь желаемого.
Кстати, если вы перешли к четвертому этапу планирования времени – «обдумыванию», вы можете размышлять о чем угодно. Я советую вам спросить вашего руководителя, непосредственных подчиненных или ваших близких о том, над чем вам стоит поработать. Возможно, они смогут подкинуть несколько неплохих идей. Недавно я хотел внести некоторые изменения на работе, но не знал как. Я думал об этом каждый день целыми неделями, пока наконец мне в голову не пришло несколько идей. Но я думаю, что этого недостаточно, поэтому собираюсь обсудить мои мысли с коллегами, чтобы принять правильное решение.
Кроме того, не забудьте включить спортивные занятия в ваш список. Сделайте это не только ради укрепления здоровья, во время тренировок происходят удивительные вещи. Очень часто, когда я делаю физические упражнения, меня посещают отличные мысли и внезапные озарения. Пробежки и прогулки всегда бывают исключительно продуктивны. Именно в это время у меня рождаются новые идеи и креативные решения. Возможно, больше крови приливает к мозгу или на меня действует обстановка полного расслабления и покоя во время занятий спортом. Я не знаю как, но это работает.
Пока мы говорим на эту тему, я хотел бы добавить: худшим оправданием для того, чтобы не тренироваться, служит отговорка, что вы слишком устали. В большинстве случаев, если вы утомлены, физическая активность даст вам новый заряд энергии. Обычно чем хуже я себя чувствую, тем интенсивней мне надо тренироваться. Поэтому, когда мой ежедневник говорит, что пора заняться спортом, я всегда его слушаюсь, как бы ни устал. Я никогда не подвожу сам себя. Я начинаю заниматься, зная, что в любой момент меня может осенить блестящая идея, что полностью уйдет нервное напряжение, накопившееся за день, а когда вернусь домой, мои близкие будут рады мне. В результате мы только сэкономим время, которое могли бы потратить на выяснения отношений.
Желаю вам хорошего дня, во время которого вы сможете подумать над всем, что узнали. В следующей главе я расскажу вам о том, как построить рабочий распорядок в соответствии с вашим списком приоритетов.
См. раздел «Долгосрочное планирование» на с. 76–77 и раздел «Планы на месяц» на с. 80–81.
Глава четвертая
Распределение приоритетов, или Cрочно, жизненно важно и необходимо!
Чтобы оценить жизнь человека, необходимо знать не только, что он делает, но и что он намеренно оставляет невыполненным.
Джон Холл Глэдстон
Мы уже обсудили то, как вы должны относиться к своей обязанности управлять временем и жизнью. Здесь все зависит от вас.
– Мы говорили о том, как планировать время и о каких областях вашей жизни необходимо при этом думать.
– Мы говорили о том, как важно иметь один ежедневник и для профессиональной, и для личной жизни.
– Мы говорили о преимуществах ежедневника Day-Timer, потому что в его трех разделах вы можете записать всю необходимую информацию. Это своего рода «карманный офис».
Теперь, когда вы уже знаете, как составлять список дел и как пользоваться ежедневником, чтобы стать результативней, давайте поговорим о том, как распределять приоритеты в вашем ежедневном списке дел, чтобы стать не только результативней, но и эффективней.
Как распределять приоритеты:
1. НЕОТЛОЖНЫЕ ДЕЛА
2. Жизненно важные дела
3. Важные дела
4. Дела, имеющие небольшое значение или не имеющие никакого
Используйте такую последовательность приоритетов, чтобы завершить все ежедневные дела. На с. 130–131 вы видите все тот же список задач на 18 мая, с которым вы уже познакомились в предыдущей главе. Но здесь есть некоторое различие: вначале это было просто перечисление, теперь же все дела распределены в порядке их важности. У вас будет настоящий план только после того, как вы запишете ваши обязанности в порядке их приоритетности.
Выполнение поставленных задач в правильном порядке имеет очень большое значение.
Раньше, когда я приходил домой, я первым делом включал телевизор. В то же самое время Присцилла начинала мне что-то говорить, но все мое внимание было приковано к экрану. Так у нас возникли проблемы. Потом я понял, что необходимо слушать человека, с которым живешь, поэтому я пересмотрел свои приоритеты. Теперь, когда я прихожу домой, я говорю Присцилле, что люблю ее, целую и выслушиваю все, что она хочет мне сказать, и только потом включаю телевизор. Правильный порядок в расстановке приоритетов действительно имеет значение.
Я поступаю так же и на работе. Уже в первые годы своей карьеры я понял, что необходимо начинать рабочий день с личного общения со всеми членами моей команды. И только потом я включаю компьютер или занимаюсь документами, накопившимися у меня на столе. Я настоятельно советую вам последовать моему примеру.
Начните с личного общения со своей командой, а потом уже переходите к конкретным делам.
В деле расстановки приоритетов правильный выбор времени тоже имеет большое значение. Даже если вы сделаете что-то хорошее, но слишком поздно, у вас возникнут проблемы. Поэтому так важно приносить извинения тотчас же, сразу говорить правду, проходить ежегодный медицинский осмотр. Скажите своим близким, что вы их любите, прежде чем они спросят вас об этом. Скажите своей команде, как высоко вы цените их и почему их работа важна, прежде чем они напишут заявление об увольнении, посчитав, что ими пренебрегают. И делайте это как можно чаще. Для всех нас важно ощущение того, что мы значимые фигуры, в этом случае у нас развиваются такие качества, как преданность и лояльность.
Умение сконцентрироваться и выполнять все свои обязанности в правильном порядке позволяет достичь наибольшей эффективности.
– НЕОТЛОЖНАЯ, поставьте звездочку (*) рядом с ней.
– Жизненно важная, поставьте букву «А» рядом с ней.
– Важная, поставьте букву «Б» рядом с ней.
– Не имеет большого значения, поставьте букву «В» рядом с ней.
С чего вам начать? Разумеется, с первого пункта, потому что или вы сами, или ваш начальник, или ваш клиент, или ваши сотрудники, или кто-то еще решил, что это дело НЕОТЛОЖНОЕ.
Что делать, если у вас несколько НЕОТЛОЖНЫХ задач? Вы должны определить, какая из них наиболее НЕОТЛОЖНАЯ. Пронумеруйте их, начиная с самого срочного дела, которому будет соответствовать цифра «1».
А как же быть с НЕОТЛОЖНЫМИ профессиональными и личными делами, которые вы не успеваете закончить сегодня? Их следует отмечать в ежедневнике каждый день, пока вы не закончите, и не важно, сколько на это уйдет времени.
Когда вы завершите НЕОТЛОЖНЫЕ дела, переходите к жизненно важным. На то, чтобы справиться с ними, у вас может уйти от шести месяцев до года или даже больше. Исполнение таких дел имеет огромное значение для удовлетворения потребностей клиентов, поддерживает высокий моральный дух работников, сказывается на результатах деятельности компании и даже на личных отношениях внутри коллектива.
Вам необходимо хорошо усвоить эту мысль. Большинство людей не начинают работу с жизненно важных заданий, им кажется, что таких дел слишком много. Но мы говорим о необходимости начать именно сегодня, а не о том, чтобы закончить все непременно в тот же день. На выполнение этих задач обычно требуется много времени, но в конечном счете результат превзойдет ваши ожидания.
Скорее всего, в вашем списке накопилось много очень важных дел. Так же как и в случае с НЕОТЛОЖНЫМИ, пронумеруйте их в порядке приоритетности. Когда вы возьметесь за исполнение жизненно важных дел, приложите как можно больше усилий, чтобы закончить сегодня, если же вам это не удастся, перенесите их в список дел на завтра.
Теперь вы можете перейти к важным делам, которые вы отметили в списке буквой «Б». Эти дела тоже необходимо пронумеровать – от самых до наименее важных, – используя обозначения Б1, Б2, Б3 и т. д.
Если вы закончили все эти дела и у вас еще осталось время, вы можете перейти к менее важным задачам. Однако я хотел бы предложить вам вовсе исключить такого рода дела и не вносить их в ваш список. Зачем тратить время на несущественные вещи, когда есть так много НЕОТЛОЖНЫХ, жизненно важных и просто важных дел? Я понимаю, не все согласятся игнорировать мелкие проблемы. Но я настоятельно советую вам сделать это, в результате вы сможете вздохнуть с облегчением, избавившись от досадных мелочей.
Очень часто люди делают что-то, не задумываясь, зачем им это нужно. Нравится ли им боулинг, не говоря уже об их команде и участии каждую среду на протяжении 17 лет в соревнованиях на выход в лигу? Если вы любите боулинг, тогда продолжайте им заниматься, но если вы не получаете никакого удовольствия от игры, возьмите тайм-аут и вычеркните это занятие из списка ваших дел.
То же самое можно сказать и о старой привычке, которая больше не приносит радости и не помогает достичь цели. Избавьтесь от рутины и займитесь чем-то новым, по-настоящему увлекательным.
Обратите внимание на раздел «Планы на месяц» на с. 130–131. Вы видите, что список дел на 18 мая был составлен согласно их приоритетности и я использовал обозначения, о которых говорилось выше. Рядом с каждым заданием вы можете заметить значок *, букву «А» или букву «Б». (В этом примере я обошелся без буквы «В», чтобы не усложнять чтение.) В отличие от первоначального списка здесь я поставил задания в том порядке, в котором собираюсь их выполнять. Вы видите, что первая задача, к которой я приступил в самом начале дня, значилась последней в списке личных дел. После того как я закончил первые пять НЕОТЛОЖНЫХ дел (* 1–5), я приступил к А1, а потом уже ко всем заданиям под буквой «Б».
*2: Поздравить Ральфа с днем рождения.
Б3: Запланировать собрание по повышению производительности.
Б6: Составить рассылку для сотрудников на июнь.
Б5: Запланировать посещение зоны регистрации для клиентов.
Б4: Поделиться с Розмари впечатлениями о посещении ресторанов.
*4: Записка с благодарностью для Джима.
А1: Проверить систему регистрации отеля «Х».
*3: Поговорить с Бобом.
Б1: Запланировать встречу с финансовым консультантом.
Б7: Открыть пенсионный накопительный счет.
Б2: Запланировать ежегодный осмотр у окулиста.
*5: Запланировать посещение Magic Kingdom с детьми.
Б8: Написать письмо маме.
*1: Заказать авиабилеты на отдых в сентябре.
Когда я составлял план в то утро, у меня обнаружилось много дел, требовавших моего внимания. Некоторые из них уже были в списке, когда я открыл ежедневник на 18е число. Я записал их сюда несколько дней или недель назад, потому что собирался ими заняться именно в этот день.
Всегда записывайте ваши задачи в разделе «Сделать сегодня» на тот день, когда у вас будет больше шансов их выполнить, учитывая все остальные обязанности, запланированные на ту же дату. Вы должны постараться урегулировать ваш распорядок и список «Сделать сегодня», потому что если вам придется весь день просидеть на встрече, то у вас не будет свободного времени на реализацию остальных планов. Когда я просмотрел почту 18 мая, мне пришлось добавить несколько дел в мой перечень. Потом я взглянул на список предыдущего дня, 17 мая, и переместил несколько дел вперед, потому что не смог выполнить их раньше. Одно задание я вписал на 18 мая, другое же запланировал на пятницу 19 мая.
Когда я перешел к обдумыванию, я внес еще один пункт: «Проверить систему регистрации отеля “Х”». Я делал это, поскольку просмотрел отклики клиентов и понял, что такая необходимость действительно существует. Кроме того, я добавил: «Поговорить с Бобом». Боб был одним из моих непосредственных подчиненных, и мне показалось, что я должен побеседовать с ним по поводу его неудовлетворительной работы, халатности и опозданий. Я также вписал: «Запланировать встречу с финансовым консультантом» и «Открыть пенсионный накопительный счет». Я сделал это после того, как прочитал в воскресной газете статью, которая заставила меня задуматься о таких вещах.
Именно поэтому так важно отводить время на чтение газет и журналов и на то, чтобы найти полезные сайты. Это позволит вам постоянно совершенствоваться в важных для вас областях. Если вы обладаете информацией и необходимыми знаниями, вам будет значительно проще просчитать все возможности и принять взвешенное решение. Как часто чтение помогало мне открыть новый способ мышления! Изучение хорошей периодики и просмотр ресурсов на образовательных сайтах, например www.thrive15.com, могут дать толчок к появлению новых идей, связанных с вашей профессиональной деятельностью.
Закончив составлять список на 18 мая, я распределил все дела в порядке их приоритетности. Теперь я был готов начать действовать. У МЕНЯ ПОЯВИЛСЯ ПЛАН!
Один день из жизни
Моя первая встреча была запланирована на 8:00. Я должен был поговорить с Эрином и Карлом. Просмотрев записи в секции «Дневник», я освежил в памяти те вопросы, которые хотел обсудить с ними. В этом разделе очень удобно составлять планы собраний. Эрин и Карл ушли в 9:00. Поскольку моя следующая встреча была запланирована на 10:00, у меня оказался час свободного времени и я мог заняться всем, чем хотел.
Одно из главных преимуществ планирования состоит в том, что у вас появляется свободное время. Придерживаясь распорядка, вы сразу же начинаете экономить целые часы. Первое, чем я хотел заняться, как только освобожусь, – заказать билеты на отпуск в сентябре. Этот пункт был обозначен *1 (НЕОТЛОЖНОЕ ДЕЛО 1). Следовательно, я считал данное задание по тем или иным причинам самым главным на тот день. Может быть, 18 мая заканчивала действовать скидка на билеты. После того как я все сделал, я внес заметку о путешествии в раздел «Долгосрочные планы», записав номер рейса, время отправления и прибытия. Таким образом, я был готов в любой момент ответить моим коллегам и членам моей семьи, когда меня не будет в офисе, когда точно я уезжаю и возвращаюсь обратно. Эта запись останется в моих «Долгосрочных планах», где бы я ни находился.
Потом я продолжил работу над пунктами *2, *3, *4 и, наконец, над *5. Со всеми ними я легко справился за 30 минут. Прежде чем перейти к пункту А1, я позволил себе заглянуть в ванную и выпить стакан воды, хотя эти вещи не значились в моем списке.
Это была шутка! Но, если вы действительно очень неорганизованны, вам придется записывать в свой план даже такие дела, пока вы не выработаете в себе дисциплинированность.
Часы показывали уже 9:30, и мне нужно было отправляться в тематический парк Disney’s Animal Kingdom для того, чтобы встретиться с Бет Стивенс. Я закончил все свои дела и направился к машине. По дороге я вынул сотовый телефон и ответил на те звонки, которые значились в моем списке.
Когда я добрался до Animal Kingdom, я поговорил по телефону со всеми, кроме нашего эксперта по садоводству. Я перезвонил ей в конце этого дня. Она хотела поделиться со мной новыми идеями об озеленении офиса. Мы договорились встретиться в Селебрейшне[1], когда я буду во Флориде на следующей неделе. Теперь я мог вычеркнуть этот звонок из списка и внести запись о времени встречи на подходящий день.
Прогулка с Бет Стивенс заняла один час, а потом я поехал обратно в офис. Было 11:30. Теперь мне предстояло встретиться с моим боссом, Элом Вайсом, в 12:00. У меня оставалось 30 минут свободного времени. По дороге обратно я съел бутерброд с арахисовым маслом. Когда мне предстоит напряженный день, я всегда беру с собой из дома такой бутерброд. Так сэкономив 30 минут на обеде, мне удалось прибыть вовремя на следующую встречу. Но я предпочитаю ходить в кафетерий, не только потому, что люблю хорошую еду, но и потому, что так я с толком использую свое время. Перекусывая в кафе, я оцениваю качество приготовляемых блюд, уровень обслуживания и чистоту помещения, а также беседую с коллегами по Disney.
Удивительно, как много дел можно втиснуть в один день, если разумно распределять время. Поскольку у меня еще оставалось 30 минут, я решил перейти к пункту «Жизненно важные дела»: «Навести порядок в системе регистрации отеля “Х”. Это задание представляло большую проблему, но мне нужно было непременно разобраться с ней, поэтому меня переполняла решимост довести дело до конца. В этот день я мог лишь запланировать встречу через две недели, чтобы начать работу над проектом. Моей целью была полная перестройка системы регистрации через шесть месяцев.
Я отправил электронное письмо шести сотрудникам, которых хотел видеть в составе команды, призванной помочь мне осуществить этот проект. В письме я объяснил им возникшую проблему и проинформировал их о том, что наша первая встреча запланирована на 6 июня с 14:00 до 16:00. Кроме того, я попросил их выделить специальное время для работы над этим проектом – каждая среда с 14:00 до 16:00 в течение полугода. Я сообщил им, что мы должны решить проблему к 15 декабря, и попросил их подготовиться к нашей первой встрече, собрав как можно больше информации по этому вопросу. Я также попросил их подумать, могут ли они предложить еще кандидатов для работы в нашей команде. Я сообщил всем о месте проведения первой встречи и сказал, что буду готов пообщаться с каждым участником персонально, чтобы определить цель их работы и объяснить обязанности. Затем я нажал на клавишу «отправить». Сегодня по этому пункту я сделал все, что мог.
На следующий день, составляя планы, я записал в ежедневник все встречи по средам. В течение следующих нескольких недель я запланировал беседы с каждым из членов моей команды и предусмотрел, чтобы у нас было зарезервировано время для встреч в последующие месяцы. Затем сделал пометку: проинформировать моего босса о том, что мы начали заниматься проблемой регистрации в отеле. Это следовало сделать прежде, чем он спросит меня сам. В течение моей карьеры и 46-летнего брака я усвоил один важный урок: лучше заранее предупредить босса или супругу о возникшей проблеме и не дожидаться, когда они скажут вам о ней сами. Также необходимо сообщить им о том, как вы собираетесь решить вопрос. Благодаря Присцилле я стал экспертом в этой области.
Потом напротив этого пункта я написал: «На 18 мая – сделано». Но он все еще оставался в моем календаре, поэтому я буду возвращаться к нему снова и снова, пока проблема не окажется устранена. В день нашей первой встречи мы с командой обменивались идеями и способами решения, заполняли листы флип-чатов, расписывали обязанности и сроки для каждого участника. И, как и планировалось, к декабрю проблема была решена.
Вот что значит полностью сконцентрироваться на задаче. В компании Disney, когда мы фокусировались на том или ином вопросе и вкладывали в его решение время и ресурсы, мы всегда добивались желаемого результата. Вы можете использовать этот принцип как в личной, так и профессиональной сфере вашей жизни. Сфокусируйтесь на том, что вы хотите улучшить, отведите на решение этого вопроса как можно больше времени, воспользуйтесь помощью окружающих вас людей – и, бинго, скоро ваша проблема будет решена.
Продолжим наш разговор о 18 мая. К началу встречи с Элом (моим боссом) в 12:00 я уже завершил и мои НЕОТЛОЖНЫЕ, и мои жизненно важные дела на этот день. У меня был с собой бутерброд с арахисовым маслом, и я смог быстро перекусить. Я никогда не опаздывал на встречи с Элом. Повторяю, Я НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАЛ НА ВСТРЕЧИ С ЭЛОМ. Может быть, на вашей работе репутация не имеет большого значения, но в компании Walt Disney World опоздание на встречу с руководителем было неприемлемо.
Во время нашей встречи Эл сказал: «Кстати, как ты собираешься решать проблему с регистрацией в отеле “Х”?» Отлично, я был готов к этому вопросу! Выслушав меня, Эл откинулся на спинку стула и подумал: «Этот парень знает свое дело. Молодец». Каждый раз вы должны быть на шаг впереди вашего босса, а еще лучше – на несколько шагов. Вы должны время от времени интересоваться у вашего начальника, на что вам стоит обратить особое внимание в работе. Это поможет вам заносить в план актуальные задачи. Вы быстрее добьетесь успеха в карьере, если у вас будет четкий план, и вам не придется заикаться и запинаться, когда вас спросят, что вы делаете для решения жизненно важного вопроса, имеющего непосредственное отношение к вашей работе. Кроме того, если вы будете эффективно решать жизненно важные задачи, вполне вероятно, что НЕОТЛОЖНЫЕ проблемы не возникнут вовсе. В таком случае вы не потеряете уйму времени на ликвидацию чрезвычайных обстоятельств и сможете спать спокойно.
Если вы забыли, почему жизненно важные вопросы имеют большее значение по сравнению с просто важными, постарайтесь припомнить жизненно важные органы человеческого организма – сердце, легкие, почки, печень и т. д. Эти органы значат намного больше, чем другие части тела, например пальцы на руках или ногах и т. д. Вы должны бережно относиться к жизненно важным органам, потому что не можете без них существовать.
Точно так же дело обстоит и с жизненно важными вопросами – как профессиональными, так и личными. Когда вы наладите систему регистрации, вам не придется иметь дело с разгневанными клиентами. Текучесть кадров сократится, потому что, когда все работает как часы, у клиентов нет причин срывать зло на сотрудниках. Вы будете востребованы и приобретете репутацию незаменимого человека.
Здоровье тоже можно отнести к жизненно важным вопросам. Не исключено, что вскоре вы запишете в свой ежедневник: «Позаботиться о собственном здоровье». Если вы экономите время на том, чтобы поддерживать себя в хорошей форме, то может так получиться, что вы потратите еще больше времени на восстановление после операции.
18 мая в 12:30 я опять сел в машину и поехал в клинику, для того чтобы пройти ежегодный медицинский осмотр. Проходя обследование каждый год, вы в конечном счете экономите значительное количество времени. Очень важно обнаружить проблемы как можно раньше, особенно если речь идет о вашем здоровье. Как часто нам приходится слышать: «Если бы диагноз поставили раньше, он сейчас был бы жив». Когда я планирую визит к врачу, я всегда стараюсь записаться на 8:00, потому что врачи обычно не опаздывают на первый прием. Кроме того, с утра они еще не успели устать и поэтому более внимательны к пациенту.
Кстати, я поступаю точно так же и в отношении перелетов. Утренние рейсы самые надежные: самолеты вылетают вовремя, потому что они находятся в аэропорту уже с вечера. Чем позднее ваш рейс, тем больше шансов, что его отложат и вам предстоит кошмарная ночь в зале ожидания. Помните поговорку: «Кто рано встает, тому Бог подает»?
Когда я прошел медицинский осмотр, я рассказал врачу, какие лекарства и витамины принимаю. Эта информация была у меня под рукой, потому что я сделал соответствующую запись в ежедневнике под фамилией доктора. Я вернулся в офис в 15:30. По дороге – прослушал голосовые сообщения и, пользуясь автоматическим соединением, ответил на несколько звонков. (Пожалуйста, не говорите по телефону, держа его в руке, когда ведете машину, – вы подвергаете себя и окружающих большому риску.) У меня оставалось 30 минут до встречи с Мэри в 16:00. Мы собирались обсудить результаты ее работы. Я уже был готов к встрече, потому что запланировал ее за день до этого. Итак, я оказался перед выбором: прогуляться по офису, мешая коллегам, или приступить к работе над пунктами Б-1, Б-2, а затем перейти к Б-3, и, может быть, до 16:00 у меня еще осталось бы время для Б-4.
Наш разговор закончился на 15 минут раньше, и я мог начать планировать следующий день. В 17:15 я пошел на встречу с самим собой в тренажерном зале. Такой пункт значится в моем ежедневнике каждый день! Я поставил перед собой цель работать в тренажерном зале 275 дней. За год до этого у меня был такой же план, но я смог отработать только 273 дня. А еще раньше я провел в тренажерном зале 274 дня. Это означало, что за последние два года для достижения цели я не добрал три дня. Я был недоволен самим собой. И пообещал себе, что больше этого не повторится, по крайней мере по таким же причинам. Этого не случилось.
Моя тренировка закончилась в 18:15. В этот день я прозанимался чуть меньше, потому что должен был успеть на празднование дня рождения моего друга Джеймса. Из-за напряженного графика мы увиделись с Присциллой только на вечеринке. Но все же мне удалось втиснуть в расписание работу в тренажерном зале, потому что это было и до сих пор остается моим жизненным приоритетом. Единственный способ выполнить все важные для вас задачи – включить их в график. Запомните одну важную вещь:
Обязательно включайте все жизненные приоритеты в ваш график.
Мне не важно, что рассказывают люди об их приоритетах. Как говорится: «Чтобы судить о пудинге, надо его отведать». Ингредиенты пудинга должны быть включены в ваш график. Я хочу еще раз обратить ваше внимание на эти слова: «Обязательно планируйте все жизненные приоритеты». Заметьте – все, как профессиональные, так и личные.
Я был дома в 21:00, просмотрел планы на 19 мая и внес некоторые поправки, связанные с событиями сегодняшнего дня. Я сделал запись с напоминанием о том, что должен поблагодарить Джеймса и Джейн за прекрасный праздничный ужин и сказать им, как Присцилла и я были рады пообщаться с их детьми, Дэном и Мэри. Кстати, во время ужина я перелистал ежедневник на субботу и записал название красного вина, которое нам подавали, чтобы купить бутылочку для себя. И правда, эта книжечка может пригодиться, когда меньше всего ожидаешь.
Я также добавил в раздел «Сделать» список на следующую неделю:
• Написать открытки военнослужащим в Ираке и Афганистане.
• Встретиться с подрядчиком для проверки блоков кондиционеров. Они работают уже 12 лет и требуют замены.
• Подать заявку о компенсации медицинских издержек.
• Запланировать посещения компаний в Орландо, чтобы заинтересовать их в проведении в этом году кампании United Way.
• Купить подарок на день рождения для Дэниела.
• Приступить к выработке способов реструктуризации нашей компании.
Почистив зубы щеткой и нитью, я лег спать. (Использование зубной нити сэкономит время, которое вы потратили бы на посещение стоматолога.) Я сказал Присцилле, что я ее люблю, – это было последнее, что я сделал в тот день. Объяснения в любви тоже экономят время, особенно если вы, как и я, говорите правду. Не успел я заснуть, как наступило утро следующего дня, 19 мая. Часы показывали 5:10, и мне нужно было вставать.
В то утро я приготовил кофе для Присциллы и бутерброд с арахисовым маслом для себя. Затем я уложил спортивную одежду для занятий в тренажерном зале, принял душ, оделся и отправился в Starbucks. Я был там в 5:50, занял столик и приступил к завтраку, который состоял из овсяной каши с фруктами и орехами, без сахара, и большого стакана кофе. Я просмотрел NY Times и Wall Street Journal, в 6:00 вышел из кафе, в 6:15 уже был в офисе, всего через 65 минут с того момента, как проснулся. С течением времени я понял, как важно жить рядом с работой, даже если придется пожертвовать лишними метрами. Так вы экономите время и силы. Другой способ сделать это – спланировать свой график так, чтобы можно было избежать пробок на дорогах.
В 6:15 я уже сидел за столом и планировал свое время. Каждый день я начинал именно так, это стало просто рутиной. В то утро я должен был передвинуть несделанные Б-6, Б-7 и Б-8 на день, когда я, скорее всего, смогу решить эти вопросы. Один пункт, который мне не удалось выполнить вчера, получил более высокий показатель. Так работает система приоритетов. Иногда задача из жизненно важной может приобрести статус НЕОТЛОЖНОЙ.
Давайте представим себе студента. Когда он получает задание написать курсовую и сдать ее через 6 недель, это важный проект. Если же студент откладывал работу на самый последний момент и теперь проект надо сдать через 3 дня или даже завтра, он переходит в разряд НЕОТЛОЖНЫХ дел.
Многие вещи в нашей жизни приобретают статус НЕОТЛОЖНЫХ, потому что мы не знаем, как организовать свое время, и у нас нет системы, которая помогла бы нам справляться со всеми нашими обязанностями. Я знаю много людей, обладавших блестящими способностями, но так и не сумевших реализовать свой потенциал из-за отсутствия самодисциплины. Может быть, у вас острый ум, но, если вы не справляетесь со своими обязанностями, ваши способности не будут иметь никакого значения. Как говорится: «Хорошие идеи – это те, которые воплощаются в жизнь».
Когда вы выполнили один из пунктов в списке, сделайте соответствующую пометку в ежедневнике, тогда это задание можно будет считать официально завершенным. Исполняя одно задание за другим, используйте следующие символы для обозначения этапов работы:
= закончено
/ = начато, но не закончено
() = просмотреть или сделать ссылку
= перенесено на другую дату
Я хочу предложить вашему вниманию еще несколько идей:
• Очень часто у нас не хватает времени, чтобы заняться жизненно важными задачами, потому что мы всецело поглощены НЕОТЛОЖНЫМИ делами. А они нередко получаются из жизненно важных, если мы не смогли уделить им должного внимания. Это своего рода порочный круг. Чтобы вырваться из него, вы должны научиться самодисциплине, иначе вы всю жизнь будете завалены делами, но так и не добьетесь ощутимого результата. Компания Walt Disney World никогда не попустительствовала практике, при которой периоды бездействия сменяются периодами повышенной активности, чтобы компенсировать отсутствие навыков планирования, организации деятельности и принятия мер. К сожалению, я знаю много компаний, где такая схема считается нормой. Если вы почувствуете, что попали в ситуацию, когда перегружены работой, но в то же время плететесь в хвосте, вы должны немедленно разорвать этот замкнутый круг и начать формировать новую систему ценностей, основанную на дисциплине и эффективной деятельности. Вы можете это сделать.
• Если все сотрудники компании в течение года выполнят только одну жизненно важную задачу, то организации придется подогнать грузовики, чтобы отгрузить всю прибыль. Если в личной сфере вы решите одну такую задачу, вы будете удивлены, насколько ваша жизнь станет лучше и спокойнее.
Каждый год я стараюсь поставить перед собой несколько жизненно важных задач в тех областях, где моя деятельность либо окупится сполна, либо я смогу улучшить существующую ситуацию. Я записываю свои мысли в ежедневник, который работает как инкубатор: через какое-то время мои идеи воплощаются в жизнь. Так я добился осуществления многих проектов, которыми и сейчас горжусь.
Ежегодное планирование жизненно важных задач стало для меня своего рода игрой. Если мне вдруг не хватит фантазии, я всегда могу рассчитывать на помощь Присциллы. К разговору о приоритетах – моя жена возглавляет этот список. Я мало вижу ее в течение рабочей недели, поэтому обязательно провожу с ней и с остальными членами семьи все выходные. Мои близкие значат для меня гораздо больше, чем, например, игра в гольф или другие развлечения, которые они не могут разделить со мной. Я уверен, вы согласитесь, что это хороший способ управлять временем и жизнью. Моя философия очень проста: если вы хотите поиграть в гольф на выходных, запланируйте нечто необыкновенное для себя и ваших близких на будни. Вы сможете добиться баланса в жизни, только если все, кто важны для вас, будут счастливы.
Давайте подведем итог, чему вы научились, прочитав эту главу.
Всегда делайте записи.
Планируйте ваш день и всю вашу жизнь, правильно распределяйте приоритеты.
Вы будете сильно удивлены, когда обнаружите, что можете:
Делать то, что нужно, когда нужно и так, как это следует сделать.
На протяжении нескольких десятилетий своей карьеры я отвечал и за четырех, и за более чем 40 000 человек и скажу вам честно: до тех пор пока вы не научитесь делать записи, планировать день и верно расставлять жизненные приоритеты, вы не сможете уравлять своей жизнью.
Но хочу вас обрадовать: я видел множество людей, которые научились применять эти навыки, и был свидетелем, как они начинали процветать по мере того, как совершенствовалась их способность управлять жизнью. Вы тоже можете этого добиться. Это не так уж и сложно, вам нужно только научиться самодисциплине. Не откладывайте на завтра, начинайте уже сегодня.
Вот и все!
Далее мы поговорим о том, как важно не откладывать решение проблем. Кроме этого мы побеседуем и о других занимательных вещах, связанных с управлением временем и жизнью. Некоторые из них по-настоящему удивят вас! (См. «Календарь управления временем» на следующей странице.)
Глава пятая
Мамино мнение об откладывании дел в долгий ящик, или убери свою комнату!
Год спустя вы поймете, что должны были начать уже сегодня.
Карен Лэмб
Когда я был ребенком, моя мама часто использовала одно выражение, обращаясь ко мне и моему брату. Я помню, как она говорила: «Не откладывай в долгий ящик и убери свою комнату!» Или: «Не откладывай домашнюю работу в долгий ящик. Сделай ее прямо сейчас!», «Опять откладываешь в долгий ящик? Постриги лужайку!». Значение этого выражения мне было известно, но я до конца не понимал его. Только когда я стал значительно старше, я задумался об истинном смысле этих слов.
Я помню, как я отвечал маме, что я не откладываю дела в долгий ящик. Я говорил что-то вроде: «Я сделаю это потом», «Я забыл. Сейчас сделаю», «У меня не хватило времени». Самые обычные отговорки, которые используют все. Мне кажется, что тогда я считал манеру все откладывать на потом чертой характера, которую уже никак нельзя было исправить.
Позже, когда в 1980 году я стал посещать курсы по управлению временем, я обнаружил, что это совсем не так! Я понял, что в бизнесе такая манера поведения может разрушить карьеру и поставить крест на амбициях. Мне стало очевидно, что если начальник или коллеги считают вас волокитчиком, то это серьезно повредит вашему продвижению по служебной лестнице. Если за вами закрепилась подобная слава, это практически то же самое, как если бы вас считали мошенником или вором. Поэтому я начал упорно работать над созданием репутации человека, неспособного на проволочки и халатность. Я хотел, чтобы меня считали энергичным и заслуживающим доверия работником как мои коллеги, так и руководство.
Вот что я сделал для этого и настоятельно советую вам последовать моему примеру.
1. Распланируйте приоритеты в вашей жизни, запишите их в ежедневник, строго придерживайтесь намеченных целей.
2. Каждое утро составляйте список дел на день, располагайте их в соответствии с приоритетностью.
3. Каждый день, составляя график, думайте о ваших долгосрочных планах. Чтобы они осуществились, принимайтесь за них прямо сегодня же.
4. Держите список важных дел всегда перед собой на столе, чтобы он напоминал вам о необходимости выполнить эти задачи несмотря ни на что.
5. Если вы должны осуществить действительно крупный проект, разделите его на небольшие задачи и решайте их по очереди. Обращайтесь за помощью к экспертам.
6. Оставляйте место в ежедневнике для непредвиденных задержек и для дел, которые могут возникнуть в последнюю минуту. Не перегружайте ваш график.
7. Начинайте с тех вещей, которые вам не нравятся или ненавистны, тогда вам не придется весь день думать о них.
8. Разработайте и применяйте ясную административную систему, которая позволит вам легко находить нужные документы, информацию, телефонные номера и адреса.
9. Чтобы продуктивно и эффективно использовать время, вы должны разбираться в новейших технологиях. Большинство людей не используют их в полной мере.
10. Выполняйте все задания вовремя. Кроме того, всегда оговаривайте конечный срок исполнения работы – в том случае, если вы даете распоряжение вашим подчиненным и если, наоборот, получаете задание от вашего босса, партнера, супруга или супруги. «5 июня в 17:00» – конечный срок. «Как можно скорее», «Когда будет время» – неправильные варианты.
11. Выберите наиболее подходящее время в течение дня, когда вам удобнее выполнить задание. Для меня, как и для большинства руководителей, таковым является утро. С моей точки зрения, 6:15 – самый оптимальный вариант.
12. Научитесь приступать к проекту как можно раньше, в таком случае у вас будет достаточно времени, чтобы закончить его в срок или, при необходимости, доработать.
13. И главное, научитесь передавать полномочия и доверять коллегам. Обращайтесь к экспертам для решения тех вопросов, в которых вы сами не являетесь профессионалом.
Как перестать терять время
Бесспорно, сегодня в нашей жизни присутствуют многие вещи, на которые мы попусту тратим время. Я советую вам в тот момент, когда вы будете утром планировать предстоящий день, подумать еще вот о чем.
Задайте себе эти вопросы:
На что я трачу время впустую?
Что я могу сделать, чтобы избежать этого?
Какие вопросы в моей профессиональной и личной жизни, имеющие большее значение, я могу решить за счет этого времени?
Беру ли я обязанности, которые отнимают у меня слишком много времени, на себя добровольно или их навязывают мне другие люди?
1. Спим слишком долго и не отводим утром время на планирование предстоящего дня. В течение своей карьеры я мог убедиться в том, что все самые успешные люди на Земле встают очень рано.
2. Отсутствие самодисциплины, см. пункт 1.
3. Берем на себя слишком много обязательств. Вы должны знать, когда говорить «да», а когда надо сказать «нет».
4. Не распределяем полномочия или делаем это неправильно, не можем четко поставить цели и не оговариваем конечные сроки.
5. Не обращаем внимания или плохо слушаем, поэтому упускаем из виду суть вопроса. Заняты своими мыслями, что ведет к потере времени. Физически мы здесь, но мысленно находимся совсем в другом месте. Присцилла меня часто спрашивает: «Ли, ты слушаешь меня?» Нередко мне приходилось признавать, что я и правда был невнимателен.
6. Не оцениваем реалистично сроки выполнения проекта. Начинайте работу как можно раньше. В том случае, если вы ошиблись в расчетах, у вас все равно хватит времени, чтобы выполнить ее качественно.
7. Не предвидим сложности, которые могут возникнуть, поэтому не планируем способы их решения. Хотя было бы целесообразнее позаботиться о том, чтобы этих проблем избежать.
8. Живем слишком далеко от работы.
9. Терпим и даже поощряем сотрудников, которые постоянно опаздывают.
1. Отсутствие стратегии и операционных указаний.
2. Плохо организованные встречи и собрания, которые длятся слишком долго.
3. Отсутствие авторитетного руководства.
4. Отсутствие обратной связи по итогам выполнения работы.
5. Нечеткое описание должностных обязанностей.
6. Плохое взаимодействие внутри коллектива.
7. Ожидание решения, выносимого другими сотрудниками.
8. Отсутствие четкой формулировки проблем.
9. Нехватка персонала.
10. Изменение приоритетов.
Попробуйте назвать от 5 до 10 причин, по которым вы теряете время. Как вы можете избежать таких потерь, если полностью сконцентрируетесь на этой проблеме? Поняв это, сосредоточьтесь и решите вопрос! И прокричите громко: «Конец волоките!» Как мы с вами уже знаем, вы единственный человек, который способен контролировать все события в вашей жизни.
Я могу привести один пример того, как множество людей откладывали дела в долгий ящик. В то время я работал в Disney. Сотрудники проходили обучение в рамках проекта Tomorrowland. Занятия следовало четко планировать и начинать рано утром, чтобы у работников была возможность сделать перерыв, иначе они могли бы с легкостью отлынивать от обучения. Около 92 процентов нашей команды закончили тренинг вовремя. Но готов поспорить, что в их графиках было большое количество сиюминутных НЕОТЛОЖНЫХ дел прежде, чем они с ним справились. 8 процентов не дошли до финишной прямой. Цифра может показаться вам незначительной. Но в общей сложности это от 800 до 1000 человек, и им придется потратить несколько месяцев на то, чтобы закончить курс обучения.
Читать бесплатно другие книги:
