Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 Архангельский Глеб
2. В появившемся окне нажмите кнопку «Условное форматирование».
3. В появившемся окне нажмите «Добавить».
4. Введите название нового правила: «Согласованное – синим».
5. Нажмите «Шрифт», в появившемся окне выберите синий жирный, нажмите «ОК».
6. Вы вернулись в меню условного (автоматического) форматирования. Нажмите «Условие».
7. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Дополнительно»; на ней нажмите кнопку «Поле» и из выпадающего списка выберите подменю «Поля пользователя в папке» и в нем пункт «Бухгалтерия».
8. Теперь выберите «равно» в поле «Условие» и «да» в поле «Значение». Нажмите «Добавить к списку».
9. Еще раз нажмите кнопку «Поле», выберите «Юридический отдел» в подменю «Поля пользователя в папке». Снова установите условие «равно – да», нажмите «Добавить к списку». В окне «Отбор» получится такая картина.
10. Аналогично установите условие «равно – да» для поля «Финансы».
11. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.
Теперь, если во всех трех пользовательских полях («Финансы», «Бухгалтерия», «Юридический отдел») проставлены галочки, соответствующая задача выделяется синим цветом. Таким образом, в списке договоров вы сразу видите полностью согласованные, они выделены синим.
Аналогичным образом можно настроить и обратные правила: например, договоры, по которым нет ни одного согласования, выделять красным цветом.
Детализация контактов
Часто бывает необходимо структурировать работу с каким-либо типом людей или организаций. Например: вы задаете стандартные вопросы кандидатам на вакансию; отмечаете успехи менеджеров, проходящих обучение; фиксируете этапы работы с клиентом или поставщиком.
Можно подойти к этому процессу абсолютно так же, как мы делали в предыдущих параграфах со встречами и задачами. То есть создать отдельное пользовательское представление, в которое отбираются нужные вам контакты; затем создать пользовательские поля, отражающие стадии работы с человеком, и настроить автоформатирование, по-разному раскрашивающее контакты в зависимости от того, все ли поля заполнены.
Мы освоим несколько более сложный способ. До сих пор мы говорили только о пользовательских полях, а сейчас задействуем пользовательские формы. В этом случае, открывая задачу, встречу или контакт, мы видим их стандартное окно, стандартную форму, которую можно настраивать, вынося на нее те пользовательские поля, которые нас интересуют. Получается своего рода электронная «пустографка», оформляющая интересующий нас процесс.
Например, в одном из подразделений РАО «ЕЭС России» таким образом была оформлена постановка задач по согласованию договоров. Руководитель ставил задачу на специально сконструированной вкладке «Контроль», содержащей все необходимые подробности по договору.
Подчиненный же работает в основном со вкладкой «Исполнение», содержащей необходимые шаги по согласованию договора (названия департаментов, даты получения согласования).
Когда подчиненный вносит изменения на вкладку «Исполнение», соответствующая информация автоматически появляется на вкладке «Контроль» у руководителя.
Разберем эту технологию на примере взаимодействия с клиентом. Работа с субподрядчиком, кандидатом на вакансию, участником обучения будет аналогичной.
Для начала создадим формы.
1. Создайте в «Контактах» подпапку для контактов ваших клиентов. Для этого в списке папок кликните правой кнопкой мыши на папке «Контакты» и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку».
2. Введите в появившемся окне название новой папки – «Клиенты» и нажмите «ОК».
3. Войдите в созданную папку, создайте в ней контакт какого-нибудь вашего клиента и откройте его.
Теперь нужно показать кнопку «Конструктор – эта форма» на панели быстрого доступа. Для этого нажмите кнопку «Настроить панель быстрого доступа» и выберите из списка пункт «Другие команды».
В появившемся окне «Параметры редактора» из списка «Выбрать команды из…» выберите «Вкладка “Разработчик”». Найдите пункт «Разработать форму». Нажмите кнопку «Добавить».
Теперь нажмите «ОК». На панели быстрого доступа появится нужная нам кнопка.
Теперь вы увидите в окне конструируемого контакта новые вкладки под номерами (2), (3) и т. д. – это те части формы, которые мы можем конструировать сами.
Давайте настроим одну из этих вкладок. Для начала переименуем ее.
1. Перейдите на вкладку (2).
2. В группе инструментов «Форма» выберите Страница / Переименовать страницу. Переименуйте вкладку (2) – назовите ее, например, «Взаимодействие с клиентом».
Если важных для вас подробностей будет много, можно разделить их на 2–3 вкладки – например, «Предварительная работа», «Планирование проекта», «Сопровождение клиента». Каждая из вкладок будет включать поля, детализирующие соответствующую стадию работы с клиентом.
После того как мы переименовали вкладку (2) во «Взаимодействие с клиентом», начнем эту вкладку конструировать – создавать пустографку под свои нужды.
1. Рядом с окном контакта при переходе в режим конструктора формы само появляется меню «Выбор полей».
2. Выберите в нем вместо «Часто используемые поля» пункт «Поля пользователя в папке».
3. Если вы уже создавали в папке «Контакты» пользовательские поля, вы их увидите здесь. Если еще не создавали – нажимайте кнопку «Создать» и создавайте поля нужного вам формата.
Например, «Клиенту выслана реклама» – тип поля «да/нет».
Или тип «дата/время», если вам нужно зафиксировать дату высылки рекламы, а не просто факт ее отсылки.
Дальше могут быть поля «Холодный прозвон», «Презентация», «Коммерческое предложение», «Договор», «Счет», оформляющие весь процесс вашего взаимодействия с клиентом.
Созданные поля перетаскивайте мышкой прямо на вкладку «Взаимодействие с клиентом». Вы можете перемещать поля по вкладке, располагать их в любом порядке, растягивать или сжимать их границы, добавлять рисунки… Таким образом вы конструируете ваш бланк взаимодействия с клиентом.
Теперь нужно сделать форму доступной для использования в разных папках Outlook, в том числе дать себе возможность создавать контакты на ее основе.
1. На вкладке «Разработчик» выберите кнопку «Опубликовать», затем «Опубликовать форму».
2. В появившемся окне выберите в поле «Папки Outlook» пункт «Библиотека личных форм».
3. В поле «Название» введите название формы, обязательно латинскими буквами – например, client-contact.
4. Нажмите «Опубликовать», а затем «ОК» во всех меню; также закройте окно вашего контакта.
5. Теперь в списке папок кликните правой кнопкой мыши на вашей папке «Клиенты». Выберите в меню пункт «Свойства».
6. На открывшейся вкладке «Общие» найдите пункт «Помещая в эту папку, использовать…» – там указана стандартная форма контакта IPM.contact. Мы заменим ее нашей формой.
Для этого там, где написано IPM.contact, нажмем стрелку и в выпавшем списке выберем пункт «Формы».
В появившемся окне «Выбор формы» в поле «Папки» выберите «Библиотека личных форм».
В появившемся списке личных форм выберите форму client-contact и нажмите «Открыть». Нажмите «ОК» для закрытия меню свойств папки.
Обратите внимание, в папке «Клиенты» в табличном представлении раньше под заголовками столбцов было написано «Щелчок добавит элемент (Контакт)». Дважды кликнув на этой надписи, вы могли создать стандартный контакт. Теперь там написано «Щелчок добавит элемент (client-contact)». Дважды щелкнув на этой надписи, вы откроете окно создания контакта, в котором кроме стандартных вкладок будет дополнительная – «Информация по взаимодействию с клиентом». Открыв ее, вы можете проставлять в ней значения всех полей так же, как мы раньше делали это в табличном представлении.
Формы можно создавать не только для контактов, но и для задач, встреч, дневниковых записей и т. д.
Работа с формами удобна, когда пользовательских полей много и они не помещаются в табличном представлении. Кроме того, если за работу по задаче или встрече отвечают несколько человек или подразделений, удобно завести на каждого из них свою вкладку в форме. Например, менеджер по продажам заполняет в контакте клиента вкладку с информацией по презентациям и коммерческим предложениям, бухгалтер – вкладку с информацией по выставленным счетам… При этом для каждого из них можно настроить свои табличные представления папки «Контакты», в которых каждый будет видеть именно те поля, которые его интересуют.
Полезности для руководителя
С помощью пользовательских полей и форм в Outlook вы можете формализовать практически любые процессы. Это дает возможность:
– в малом и среднем бизнесе – построить на Outlook единые интегрированные системы документооборота, взаимоотношений с клиентами и планирования без покупки дополнительных корпоративных информационных систем;
– в крупном бизнесе – формализовать и сделать управляемыми процессы, не охватываемые корпоративными информационными системами (типа ERP и CRM), например личный и командный тайм-менеджмент внутри подразделений, пересылку задач и планирование встреч в работе топ-менеджеров и прочее;
– в работе первых лиц любых организаций – организовать эффективную систему контроля задач и проектов секретарем (или секретариатом) с помощью различных пользовательских полей и представлений. Вы сможете видеть ваши поручения сгруппированными по людям, проектам, срокам, степени готовности и т. п.
Краткие итоги
1. Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.
2. Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т. п.).
3. Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.
4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.
5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.
6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.
7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.
Послесловие
В кибернетике есть принцип: управляющая система не может быть проще управляемой. Чем сложнее наша жизнь, чем больше в ней мыслей и дел, чем возвышеннее эти мысли и дела – тем более совершенной приходится делать нашу систему управления собой и своим временем.
Для рабочего достаточно написанного от руки списка задач. Корпоративному менеджеру уже не обойтись без ежедневника. Директор завода должен наладить целую систему контроля задач и поручений. Президенту страны помогает планировать дела мощный секретариат, сам по сложности сравнимый с заводом.
Человечество развивается – и усложнение жизни неизбежно. Но эта новая сложность может быть либо хаосом, неопределенностью, безумным потоком несвязанной информации – либо гармонией, цветущим разнообразием, органично сочетающим жизнь и порядок.
Формула управления собой, формула нашего времени, применимая для этой растущей сложности жизни, проста. Будем исходить из того, что «управлять временем» означает «использовать время своей жизни в максимальном соответствии со своими целями и ценностями». Тогда формула времени будет выглядеть так:
Управление временем = Работоспособность Понимание Масштаб
Работоспособность – это ваша возможность справляться с тем или иным количеством дел. Это ваш бюджет эффективно используемого времени; количество задач, проектов, контактов, которые вы можете одновременно держать под контролем; уровень вашей энергии, способности доводить дело до конца, мотивировать себя и других в решении сложных задач.
В целом работоспособность – это ваше владение тайм-менеджментом в классическом понимании: как технологией планирования времени, расстановки приоритетов и т. п., а также менеджментом как технологией управления другими людьми.
Понимание – это мера адекватности вашего понимания людей, систем и событий, ваша «стратегическая точность». Можно долго и тщательно готовиться к поступлению в вуз – но выбрать профессию, которая через десять лет будет не востребована на рынке труда. Можно тщательно распланировать написание книги и написать ее – но издать не в том формате, который позволит донести ваши мысли до целевой аудитории. Можно общаться со множеством людей, но не понимать их адекватно и потому не делать союзниками в достижении своих целей.
Чтобы увеличить показатель «Понимание», нужно, во-первых, изучать закономерности нашего мира, учиться понимать его. Здесь вам помогут науки: философия, психология, теория систем… Кроме того, нужно овладевать технологиями и навыками, позволяющими не просто адекватно понимать мир, но и адекватно прикладывать к нему свои усилия.
Масштаб – это масштаб систем, работающих на вас, позволяющих реализовать ваши ценности. Одну и ту же мысль можно изложить на интернет-форуме, который прочтут десятки человек, в статье, которую прочтут тысячи, или в книге, которую будут читать и перечитывать десятки тысяч. Какой-либо процесс можно рационализировать только на своем рабочем месте, а можно – в компании, отрасли, стране, мире. Чтобы повысить показатель масштаба, нужно уменьшать количество «решаемых задач» – выстраивать процессы и системы так, чтобы эти задачи больше вообще не возникали, чтобы можно было переходить к задачам нового качественного уровня.
Нетрудно заметить, что Microsoft Outlook помогает повысить, причем существенно, в разы, компонент формулы «Работоспособность». А именно: «Календарь» – в части реалистичного распределения бюджета времени, «Задачи» – в эффективном управлении множеством вопросов, «Дневник» – в наращивании способности к планомерному усилию и т. д. Outlook также позитивно повлияет на компонент «Масштаб» – только электронная фиксация задач, встреч и контактов будет адекватна работе с большими, серьезными системами.
Остается «Понимание». Здесь менеджмент и Outlook отступают. Мера совпадения нашего понимания реальности и наших действий с общей гармонией мироздания (судьбой, волей Божьей – для каждого здесь будет свое определение, соответствующее его мироощущению) – предмет серьезный и непростой. Равно как и мера нашего осознания собственных жизненных ценностей и устремлений. Это понимание находится уже за рамками планирования и организации времени на Outlook. Но без этого понимания невозможно успеть главное – жить своей жизнью, а не чужой, навязанной.
До встречи, читатель!
Благодарности
Искренне благодарю:
Протоиерея Виталия Головатенко, уделившего время на детальную обратную связь;
Вадима Иванова, открывшего мне глаза на богатейшие возможности Outlook;
Андрея Калугина из Microsoft, раскрывшего прекрасные новые возможности Outlook 2013;
Екатерину Краус, обеспечившую квалифицированное тестирование текста;
Михаила Кулыгина, Евгения Лаврова, Анастасию Ласую, внесших огромный вклад в работу над изданием книги;
д. э.н., проф. Марианну Анатольевну Лукашенко, проректора Московской финансово-промышленной академии – бесценный кладезь творческих и методических идей;
Ольгу Мельникову, руководителя аппарата генерального директора компании «Русал»;
Викторию Петрову, директора по персоналу компании «Русал»;
Александра Селютина, заместителя директора департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;
Ольгу Стрелкову, неизменного вдохновителя новых творческих ходов в ТМ-книгах;
Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский стандарт».
Автор также благодарит участников открытых и корпоративных семинаров «Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook», чьи ценные замечания позволяли понять реальные практические потребности менеджеров и чья обратная связь укрепляла нашу уверенность в жизненной важности грамотного компьютеризированного планирования для современной России.
Глоссарий
В этом глоссарии раскрываются основные термины, необходимые для эффективной работы с Outlook. Здесь нет терминов, связанных с тайм-менеджментом: они приведены в монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»[3].
Встреча – элемент раздела «Календарь», используется для планирования жестко привязанных ко времени событий: встреч, презентаций, переговоров и т. п.
Группировка – параметр пользовательского представления. Сбор задач, контактов и т. д. в тематические группы, которые можно разворачивать и сворачивать для удобства обзора. Чаще всего делается по категориям.
«Дневник» – раздел Outlook, предназначенный для фиксации выполненных задач, сделанных телефонных звонков, отработанных документов и т. п. Удобен для хронометража и последующего анализа выполненной работы, в том числе – количественного, при экспорте данных в Excel.
Задача – элемент раздела «Задачи», используется для планирования задач и поручений, которые могут иметь срок исполнения, но не имеют жесткой привязки ко времени. Например, «отчет к 5 сентября», «телефонный звонок в ближайшие день-два», «не срочно: проконтролировать при разговоре с подчиненным».
«Задачи» – раздел Outlook, предназначенный для планирования задач и поручений, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к конкретному времени определенного дня. Например, элементом «Задач» может быть «Подготовить предложения по проекту Х к 12 марта».
Заметка – элемент раздела «Заметки», служит для фиксации мыслей и полезной информации.
«Заметки» – раздел Outlook, предназначенный для фиксации мыслей и полезной инфрмации, не являющихся конкретными задачами, но полезных для проработки различных проектов и направлений деятельности.
Запись дневника – элемент раздела «Дневник», содержит информацию о фактически проделанной в течение какого-то времени работе.
«Календарь» – раздел Outlook, предназначенный для планирования встреч и других жестко привязанных ко времени мероприятий. Например, элементом «Календаря» может быть «Презентация, 25 января, с 12.00 до 14.00».
Категории – тематические группы, в которые можно объединять задачи, встречи, контакты (например, «Поставщики», «Клиенты», «Подчиненные») для последующей группировки и удобства поиска.
Контакт – элемент раздела «Люди», содержит информацию по какому-либо человеку или организации: ФИО, телефоны, адреса, обстоятельства знакомства и т. п.
Контекстное меню – меню, появляющееся при клике правой кнопкой мыши. Как правило, содержит возможные операции с объектом, на котором стоял указатель мыши в момент клика.
«Люди» – раздел Outlook, предназначенный для фиксации контактной информации по людям и организациям (адресов, телефонов, обстоятельств знакомства и взаимодействия).
Меню настройки пользовательского представления – меню, появляющееся по команде «Настройка представления» и позволяющее настроить пользовательское представление. Содержит кнопки «Фильтр», «Сортировка», «Группировка» и др.
Многодневная встреча – элемент «Календаря», используется для планирования жестко привязанных ко времени многодневных событий, например отпусков, выставок и т. п.
Назначение встречи – приглашение участников на встречу с помощью кнопки «Пригласить участников» в окне создания встречи. Назначение встречи позволяет автоматически получать подтверждения или отказы от участников и видеть полный список таких подтверждений или отказов.
Назначение задачи – пересылка задачи подчиненному или коллеге с помощью кнопки «Назначить задачу». Когда подчиненный обновляет свою версию задачи, изменения автоматически отображаются в «материнской» задаче у руководителя.
Оповещение – напоминание, появляющееся со звуковым сигналом в специальном окне оповещений в заранее заданное время. Например, для задачи со сроком исполнения 5 марта оповещение можно установить на 9 часов утра 3 марта, чтобы Outlook напомнил о необходимости заняться ею.
Отбор – параметр пользовательского представления. Определяет, какие задачи, встречи или контакты нужно отобразить в пользовательском представлении и по каким признакам отобрать их из общего множества.
Панель задач (список дел) – панель справа от календаря, в которую выводится содержимое раздела «Задачи». Удобна для осуществления одновременно жесткого (в календаре) и гибкого (в панели задач справа от календаря) планирования.
Панель переходов – панель в нижней части окна Outlook, содержащая список разделов и папок. Кликая на разделе или папке в панели переходов, мы перемещаемся в соответствующий раздел или папку.
Папка – подраздел в одном из разделов Outlook, созданный для хранения информации по какой-либо отдельной теме. Например, в разделе «Почта» кроме стандартных папок «Входящие», «Исходящие», «Отправленные», «Черновики» пользователь может создать дополнительные папки «Переписка с Ивановым», «Письма по Бета-групп» и т. п.
Повторяющиеся встречи – встречи в «Календаре», для которых заданы параметры повторения. Например, «Планерка: каждый второй понедельник, с 12.00 до 13.00». Эти встречи автоматически появляются во всех будущих неделях календаря.
Повторяющиеся задачи – задачи, для которых заданы параметры повторения. Например: «Полить цветы – каждый день».
Пользовательские поля – дополнительные к стандартным признаки, поля задач, встреч и других элементов Outlook, которые пользователь может задавать сам. Например, контакт кроме стандартных полей «Имя», «Телефон», «E-mail» может содержать созданные вами пользовательские поля «Перспективный клиент», «Поздравлять с праздниками», «Приглашать на дилерские конференции» и т. п. Пользовательские поля позволяют формализовать дополнительную интересующую нас информацию по контактам, задачам, встречам и другим признакам.
Пользовательские представления – различные способы увидеть, то есть представить, ваши списки задач, встреч, контактов. Одни и те же исходные данные, например задачи, можно увидеть под разными углами – с помощью отбора, сортировки, группировки, выбора полей, автоформатирования, которые и задают параметры пользовательского представления.
Поля (поля задачи, поля встречи…) – стандартные признаки задач, встреч, контактов и других элементов Outlook. Например, любая задача содержит поля «Тема», «Срок», «Оповещение», «Категории» и т. п.
Поля (пункт в меню «Настройки представления») – параметр пользовательского представления. Определяет, какие поля задач (встреч, контактов и других элементов Outlook) необходимо видеть в данном пользовательском представлении.
«Почта» – раздел Outlook, предназначенный для работы с сообщениями электронной почты.
Разделы Outlook – основные «отсеки» программы, предназначенные для работы с различными типами информации. А именно: «Календарь», «Задачи», «Почта», «Контакты», «Заметки», «Дневник».
Сообщение – элемент раздела «Почта», электронное письмо.
Сортировка – параметр пользовательского представления. Определяет упорядочение задач (встреч, контактов и прочего) в списке: по алфавиту, по приоритету, по дате.
Условное форматирование (в предыдущих версиях – автоформатирование) – параметр пользовательского представления. Определяет, какие задачи (встречи, контакты) и по каким признакам должны быть автоматически отформатированы определенным цветом или размером шрифта. Например, «Важные задачи отобразить красным жирным шрифтом».
Формы – настраиваемые пользователем виды окна задачи (встречи, контакта…), которые могут кроме стандартных полей содержать любые пользовательские поля. Формы позволяют сделать более удобной работу с задачами, содержащими много стандартизированных подробностей. Например, для удобства работы с клиентом можно настроить форму контактов так, чтобы кроме стандартных полей «ФИО», «Телефон» и других в ней отображались пользовательские поля «Дата коммерческого предложения», «Необходимо приглашать на презентации новых продуктов» и т. п.
Приложение 1
Список кратких рекомендаций
Дорогой читатель,
еще раз напомню ключевые рекомендации по использованию основных разделов Outlook. Успехов в применении!
1. Недельный круг
Календарь
Рекомендации
Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.
Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.
Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.
Заглядывайте в «Календарь» несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.
При работе вне офиса синхронизируйте «Календарь» с мобильным телефоном или распечатывайте его на лист А4 или А5.
Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.
2. Высшая точка жизни
Задачи
Рекомендации
Определите 5–7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач.
Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.
Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.
Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».
Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».
Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.
Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.
3. Люди в нашей жизни
Люди
Рекомендации
Фиксируйте контактную информацию в тот же день, не откладывая на завтра.
Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.
Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.
Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».
Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и контакты с контактами, чтобы видеть, с каким человеком связана встреча, действие и т. п.
4. Информационная безопасность
Почта
Рекомендации
Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.
Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.
Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.
Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.
Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» еженедельно.
Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.
Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.
Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.
5. Культура мысли
Заметки
Рекомендации
Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».
Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель, чтобы мысли можно было группировать, сортировать, сталкивать между собой.
Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям совершенствования деятельности.
Вносите мысли в картотеку максимально быстро после их появления; выделяйте их при этом цветом и при необходимости присваивайте категории.
Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, связывайте соответствующую заметку с его контактом.
Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу по соответствующему проекту или направлению.
Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.
Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.
6. Внимание к деталям
Пользовательские поля и формы
Рекомендации
Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.
Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т. п.).
Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.
Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.
Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.
С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.
Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.
Приложение 2
Моя личная ТМ-система на Outlook
Как «сапожник с сапогами» поделюсь с вами, уважаемый читатель, личным опытом планирования времени на Outlook и некоторыми полезными приемами, которые я использую. В последние несколько лет Outlook для меня – основной рабочий инструмент. На бумаге существуют только очень долгосрочные мысли в «стратегическом блокноте», который читается в спокойной обстановке, и стикеры, на которых что-то пишется в ходе рабочего дня. Но в конце дня эти стикеры обязательно либо уничтожаются, в силу выполнения написанного на них, либо задачи с них переносятся в Outlook.
Раздел «Календарь»
Некоторые встречи попадают в мой календарь из офиса, где отвечающие за это сотрудники (секретари, клиентские менеджеры) могут планировать время тренеров и консультантов нашей компании, в том числе мое, в общих папках Exchange-сервера. Те встречи, которые попадают ко мне из офиса, имеют жестко заданный корпоративный стандарт названия. Например: «Презентация: ТНК-ВР: =ЕБ» означает, что речь идет о корпоративных переговорах (могут быть еще Корпсем и Открсем, то есть корпоративный и открытый семинары) в компании ТНК-ВР, назначенных менеджером Еленой Базановой. При этом внутри содержится схема проезда, а сама встреча ассоциирована с контактом компании и человека, с которыми происходит встреча.
Такого рода стандартные встречи (корпсем, открсем и презентация) в календаре автоматически раскрашиваются синим цветом как жестко запланированные. Если встреча не пересылается из офиса, а создается мной самим, она также начинается с ключевых слов – как правило, это название проекта. Чтобы отметить встречу как жесткую или бюджетируемую, делается пометка =ж или =б; встреча автоматически раскрашивается соответственно в синий либо зеленый цвет. Пометка =л означает личную (нерабочую) встречу и раскрашивает ее в оранжевый цвет.
Читать бесплатно другие книги:
