Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей Кови Стивен

От прокрастинации никто не застрахован. Однажды у Эрнеста Хемингуэя спросили, как написать роман. Он ответил: «Для начала нужно разморозить холодильник». Тем не менее отсрочка отрицательно сказывается на продуктивности и психике. Вот пять правил, которым нужно следовать, когда у вас возникнет желание отложить дела на потом.

1. Выясните, что вас задерживает

Если вы пренебрегаете делами или откладываете их, спросите себя, почему вы так поступаете. Психиатр Нед Халлоуэлл называет два типа задач, решение которых мы обычно пытаемся отсрочить.

1. Не любим это делать – самый распространенный вариант. По словам Халлоуэлла, «никто не откладывает на потом любимый десерт».

2. Не знаем, как это делать. Вероятнее всего, вы будете избегать работы, для которой у вас недостаточно необходимых навыков и к которой вы не знаете, как подступиться.

Выяснив, почему оставляете те или иные дела на потом, вы сможете разорвать порочный круг и предотвратить непродуктивное поведение в будущем.

2. Установите сроки

Самый простой выход – составить план действий с четко установленными сроками для каждого задания. «Получив новый проект, поделите его выполнение на несколько этапов», – советует соавтор The Progress Principle («Принцип прогресса») Тереза Амабайл. Затем определите крайние сроки для каждой задачи. «Распишите все задания по дням в своем календаре. Так вы получите возможность небольшими шагами уверенно продвигаться вперед. Делая понемногу каждый день, вы не спеша закончите работу в срок», – говорит Амабайл. Такие «маленькие победы» упростят задачу и подарят ощущение успеха. Достигать небольших целей гораздо проще, чем пытаться выполнить целый проект одним махом.

Используйте всевозможные визуальные подсказки: установите напоминание в календаре, составьте список текущих дел либо приклейте стикер на экран монитора.

3. Повысьте вознаграждение

Мы часто впустую тратим время, поскольку не видим в ближайшем будущем возможности получить награду за работу. Чтобы задание приобрело важность, сделайте упор на краткосрочные вознаграждения. Если вы постоянно затягиваете с подачей налогов, постарайтесь сосредоточиться на получении возмещения к определенной дате. Если для наград нет оснований, создайте их сами. Побалуйте себя перерывом на чашечку кофе или короткой беседой с коллегой по окончании выполнения задания. Применяя этот метод на практике, вы сделаете свою работу намного интереснее. Например, беритесь за реализацию сложного проекта вдвоем с коллегой.

4. Привлекайте окружающих

Одно из правил Халлоуэлла гласит: «Не переживайте в одиночку». Если вы не знаете, как что-то сделать, обратитесь за помощью к окружающим. Воспользуйтесь советом надежного коллеги или друга. Попросив кого-то оценить вашу работу, вы создаете отличную мотивацию для того, чтобы незамедлительно к ней приступить, поскольку знаете, что от вас уже ждут результатов.

5. Выработайте привычку

«Люди часто признаются, что постоянно все откладывают на потом, как будто это какой-то неконтролируемый процесс, – рассказывает Халлоуэлл. – Вам под силу справиться с этой проблемой, и вы будете очень горды собой, когда наконец избавитесь от этой черты». Своевременное выполнение работы приносит плоды незамедлительно и вполне может перерасти в привычку. Амабайл предлагает отслеживать свои успехи: «Тратьте всего по пять минут в день, чтобы отметить достигнутые успехи и неудачи, с которыми вы столкнулись. Подумайте, что можно сделать завтра для своего дальнейшего развития». Тереза рекомендует вести рабочий дневник (см. главу 20 «Ведите дневник по 10 минут в день, чтобы не выбиться из графика»). Понаблюдайте за собой, поговорите о себе с другими, как это делают те, кто доводит дела до конца. «Самым мощным толчком для поддержания положительного внутреннего отношения к работе станет достижение успеха в выполнении важной задачи», – считает Амабайл.

Я хочу написать сценарий. Вообще-то я подумывал об этом еще в прошлом году. Но текущая работа всегда отнимала больше времени, чем планировалось, и я раз за разом исключал пункт «Написание сценария» из списка дел.

В борьбе за пошаговое выполнение долгосрочных проектов и целей я не одинок. Но как же все-таки начать, когда впереди еще уйма времени?

Возможно, вы не ограничены сроком завершения проекта, как я со своим сценарием. А может, наоборот, установлена конкретная дата окончания через несколько месяцев, как, например, при подготовке речи, составлении бизнес-плана, разработке программы обучения. Вы, вероятно, склонны к прокрастинации при реализации долгосрочных проектов. Планы приступить к работе в следующем месяце сменяются обещанием начать на следующей неделе, а потом с завтрашнего дня. Так продолжается до тех пор, пока долгосрочный проект вдруг не становится краткосрочным и не превращается в ваш ночной кошмар.

С блеском завершить крупный и важный проект – не то же самое, что просто выполнить его. Часто мы не знаем, с чего начать, но даже если и приступаем к работе, нам редко хватает знаний и навыков довести все до конца. Кроме того, всегда находятся более срочные дела, поэтому долгосрочные мы откладываем. (См. главу 8 «Немедленно перестаньте откладывать дела на потом»).

Все мы знакомы с общим принципом эффективной работы: разделить задание на небольшие этапы, сосредоточиться на поочередном выполнении каждого из них, установить для них конечные сроки. Безусловно, это хороший совет, но, исходя из моего личного опыта, его недостаточно.

Мы откладываем крупные, долгосрочные проекты, потому что они очень важны. Настолько важны, что мы боимся над ними работать. Я еще никогда не писал сценарий, поэтому не знаю, каким он должен быть. Я не знаю, как структурировать повествование. Я даже не знаю, о чем именно хочу рассказать. Боюсь, у меня ничего не получится. Боюсь потратить на сценарий слишком много времени, тогда как другие, более срочные дела останутся невыполненными, а сценарий в любом случае выйдет никудышный. Словом, меня очень беспокоит эта работа.

В данную категорию можно включить практически все крупные проекты, в том числе сравнительный анализ, подготовить который вас просил начальник. Большой проект – это зеркало. Даже если вам кажется, что вы совершенно не переживаете из-за его выполнения, крупный проект отражает все ваши старания, характер, интеллект. Под ним стоит ваша подпись. И его провал означает не просто просчет в работе, а вашу личную проблему. Что же делать?

Осознайте свой страх

Как только вам поручили подготовить очередную речь или разработать программу обучения, успокойтесь и почувствуйте подступающий страх – страх перед чем-то важным и неизвестным. Не исключено, что вас пугает мысль выступить с речью перед аудиторией или вы опасаетесь обнаружить в ходе разработки программы свою некомпетентность. А возможно, просто боитесь подвести других.

Поделитесь опасениями

Кто-то может посчитать вас закомплексованным неудачником, но только не я. Если вы расскажете о том, что боитесь предстоящей работы, собеседник, вероятнее всего, тоже поделится с вами своими страхами. Я пришел к выводу, что люди добры, участливы и неравнодушны.

Соберите все необходимые инструменты

Осознание страхов имеет еще одну положительную сторону: оно информирует нас. Придя к выводу, что вам чего-то не хватает для того, чтобы довести дело до конца, вы определяете следующий выполнимый шаг: сбор необходимых инструментов, информации, приобретение нужных навыков и получение поддержки.

Не завышайте требований

Вы напуганы еще и потому, что ждете от себя слишком многого, но боитесь не справиться. Осознав свой страх, вы понимаете, что, вероятно, не сможете по каким-то причинам оправдать возложенные на вас надежды, и, соответственно, сразу же снижаете планку. Вы уже не рассчитываете выполнить работу идеально. Это и есть ключ к началу работы.

Считайте долгосрочный проект первоочередной задачей

Даже если вы не хотели браться за долгосрочный проект, полностью посвятите себя ему. Включите его в число своих пяти приоритетных задач, чтобы определить, что не является для вас первоочередным. Если перед вами стоит множество важных задач, вы никогда не доберетесь до долгосрочных. Вычеркивайте пункты из списка приоритетов до тех пор, пока не останется только пять.

Мой список состоит из шести блоков. Каждый блок посвящен одной из приоритетных задач, а шестой, под названием «Другие 5 процентов», – всем остальным делам (см. табл. 9.1) Этот последний блок не должен отнимать более 5 процентов вашего времени. В один из пяти блоков я всегда вношу долгосрочный проект: это мой сценарий на текущий год. Наличие в списке шагов по осуществлению долгосрочного проекта постепенно продвигает меня к большой цели.

–

Таблица 9.1

Пример списка текущих дел из книги «18 минут»

Дата:_______________

© PeterBregman.com. Все права защищены. Печатается с разрешения автора

Поделите работу на небольшие этапы и установите для каждого срок выполнения

Итак, вы наконец готовы принять стандартный совет: поделите работу на небольшие этапы и убедитесь в наличии всего необходимого, чтобы приступить к выполнению первого. Установите промежуточные сроки. Если вам нужна помощь, сообщите об этом сразу же, как только начнете работать. И последнее, решите, с чего и когда приниматься за выполнение первого этапа. Запишите эту информацию в своем календаре.

Если, принимаясь за проект, вы чувствуете внутреннее сопротивление и страх, попробуйте начать сначала. Теперь вы уже знаете, чем вызваны подобные ощущения. Последуйте моим советам, и вам будет проще выполнять свою работу.

Во время конференц-связи с исполнительным комитетом совета директоров одной некоммерческой организации я решил отправить электронное письмо клиенту. Знаю: делать одновременно несколько дел опасно. Но я же не печатал текст, управляя автомобилем! А сидел в полной безопасности за своим рабочим столом. Что могло пойти не так?

Я отправил клиенту сообщение. Потом вспомнил, что не прикрепил к нему нужный файл, и отослал второе письмо. За ним последовало еще одно, где я объяснял, почему вложение содержало не ту информацию, которую он просил. Когда я наконец переключил внимание на конференц-связь, то обнаружил, что прослушал вопрос, заданный мне главой совета.

Клянусь, я не испытывал в тот момент сонливости и не курил – ничего подобного. Однако мое состояние было таким, словно я делал и то и другое. Исследования показывают, что у людей, которые постоянно отвлекаются на входящие сообщения или телефонные звонки, уровень IQ снижается на 10 пунктов. Вдвое больше, чем если курить марихуану. При этом человек чувствует себя так, будто он не выспался.

Одновременное выполнение сразу нескольких заданий может сыграть с нами злую шутку. Нам кажется, что так мы успеем больше. На самом деле в эти моменты наша продуктивность снижается более чем на 40 процентов. В итоге мы не делаем одновременно несколько дел, а переключаемся между ними, мешая самим себе и теряя время.

Возможно, вы считаете, что вас это не касается. Вы так давно применяете подобную практику, что уже освоили ее. Однако исследования показывают, что именно сторонники режима многозадачности хуже справляются с выполнением нескольких дел сразу, чем те, кто прибегает к нему лишь изредка. В отличие от многих других случаев чем больше вы распыляетесь, тем хуже работаете. Опыт в данном случае играет против вас.

Итак, я решил провести эксперимент: в течение недели не работать одновременно над несколькими задачами, чтобы в итоге посмотреть, что из этого получится. Какие методики сработают? Смогу ли я удерживать внимание на чем-то одном длительный период времени?

По большому счету, я справился. Если я говорил по телефону, то ничего другого при этом не делал. В ходе встреч я полностью сосредотачивался на презентациях и обсуждениях. Работая за столом, не отвлекался ни на что постороннее (входящее письмо, стук в дверь), пока не завершал начатого дела. И вот что я обнаружил.

1. Работать не отвлекаясь – сплошное удовольствие. Отключив мобильный телефон, я полностью погружался в выполнение задачи. Вам только кажется, что набор сообщения под столом во время встречи займет всего несколько секунд. На самом деле вы отвлекаетесь гораздо дольше: вначале на продумывание текста, затем на его набор, после этого на то, чтобы представить, какой ответ даст адресат, потом периодически заглядывая в почту, чтобы проверить, не пришел ли ответ. И так продолжается до тех пор, пока вы не обнаруживаете, что пропустили всю встречу.

2. Я добился значительных успехов в выполнении сложных проектов. Такие виды деятельности, как написание текстов и работа над стратегией, требуют больших умственных усилий и упорства. Именно от подобных заданий я раньше пытался уклониться. Но теперь, если в ходе работы над проектом возникают трудности, я успешно их преодолеваю и добиваюсь весомых результатов.

3. Уровень стресса значительно снизился. Многозадачный режим не просто неэффективен, он вызывает стресс. Каким же облегчением было сосредоточиться на чем-то одном! Полное завершение одного задания до начала работы над другим обнадеживало и приносило удовольствие.

4. Меня раздражала пустая трата времени. Я стал сосредотачиваться на достижении своей цели. Часовые встречи для меня тянулись вечность, а пустые разговоры очень утомляли.

5. Когда я занимался чем-нибудь приятным и полезным, мое терпение не имело границ. Общаясь по телефону с клиентом, я вставал из-за компьютера, закрывал глаза и полностью погружался в беседу. Я различал едва уловимые эмоции и интонации голоса. Решая сложную задачу, я усердно работал над ней. Ничто не отвлекало моего внимания, поэтому я мог полностью сконцентрироваться на деле.

6. Я не обнаружил в этой тактике ни одного изъяна. Перестав выполнять множество заданий одновременно, я ничего не потерял. Ни один проект не остался незавершенным. Ни одного человека я не подвел. Я отвечал на все телефонные звонки и электронные письма сразу же после их получения.

Но как удержаться от соблазна делать множество дел одновременно?

Устраните раздражители

Зачастую я пишу около шести часов утра, потому что в это время ничто меня не отвлекает. Я отключаю беспроводное интернет-соединение и телефон. В машине кладу телефон в бардачок. Слишком радикально? Возможно. Но большинству из нас не стоит безоговорочно доверять самим себе.

Расставьте приоритеты

Предположим, вы единственный человек в команде, обладающий нужной информацией для реализации срочного проекта, но вас пригласили поучаствовать в важной конференц-связи. Что делать? Решите, какое задание важнее, а какое может подождать. Осознанно прервать выполнение одной задачи ради работы над другой лучше, чем пытаться решить обе одновременно. Поэтому или извинитесь и прервите на время конференц-связь, или попросите свою команду подождать окончания совещания.

Используйте нетерпение себе во благо

Устанавливайте себе нереально короткие сроки. Сократите время встреч наполовину. Выделите на выполнение задания треть того времени, которое на это в действительности требуется.

Чтобы постоянно поддерживать свою деятельность, нет ничего лучше конечного срока. Когда вокруг все вертится с невероятной скоростью, не остается ничего другого, как сосредоточиться на делах. Оказывается, провести презентацию можно и за 30 минут вместо запланированного часа. Вы действительно собираетесь ответить на этот телефонный звонок?

Режим многозадачности вызывает сильный стресс. Выполняя одно задание в строго установленный срок, вы сбережете нервы свои и окружающих. Выделяя меньше времени на работу, мы становимся продуктивнее и спокойнее.

Большинство из нас распределяют свое рабочее время, реагируя на срочные потребности или сосредотачиваясь на делах, заранее признанных первостепенно важными. Самый лучший способ работать продуктивно – отдавать предпочтение важным заданиям, а не срочным.

Какова же разница между срочным и важным? Срочные задачи включают в себя:

• безумно большое количество электронных писем, на которые необходимо ответить «прямо сейчас»;

• внезапные просьбы, которые, на первый взгляд, потребуют двух минут, а на деле отнимут целый час;

• «тушение пожаров», особенно чужих;

• ежедневное устранение повторяющихся симптомов проблемы вместо ее искоренения;

• задания, которые вы предпочли бы выполнить в первую очередь, потому что они пугают вас меньше, чем дела первостепенной важности.

Мы втянуты в выполнение этих, на первый взгляд, срочных дел, потому что они не дают нам сидеть сложа руки и помогают чувствовать себя нужными и важными. Относя проект к категории срочных, мы оправдываем затраченное на него время и внимание.

Но непрерывный поток «срочных» дел к концу дня выматывает нас, и мы не понимаем, на что ушло столько времени и почему по-настоящему важные дела остались невыполненными.

Соответственно, важные дела:

• приближают вас и ваш бизнес к достижению долгосрочных целей;

• иногда представляют собой тяжелую работу, вызывающую чувство страха, поскольку вы не уверены, что сможете ее выполнить;

• не всегда заряжают порцией адреналина, которую обеспечивает выполнение «срочных» дел.

Если ваше рабочее место всячески способствует тому, чтобы крутиться как белка в колесе, вы не сможете сосредоточиться на действительно важных делах. Все силы будут брошены на решение «срочных» проблем. Однако, понимая разницу между важным и срочным, а также применяя несколько простых методов, вы сможете целиком посвятить себя первостепенным задачам.

Ежедневно выполняйте три важные задачи

Запишите их на листе бумаги и держите его на рабочем столе перед глазами. Если, например, вас так и тянет ответить на электронное письмо, загляните в свой список и убедитесь, что этот «звоночек» вряд ли связан с вашей самой главной работой. Если из-за отмены встречи у вас неожиданно появится час свободного времени, потратьте его на выполнение трех приоритетных задач.

Отключите электронную почту

Закройте окно почтовой программы, отключите функцию уведомления на мобильном телефоне – в общем, сделайте все, чтобы предотвратить вмешательство электронной почты в работу. Взявшись за решение одной из приоритетных задач, непрерывно занимайтесь ею по меньшей мере час. Если всемирная паутина представляет для вас слишком большой соблазн, отключитесь от нее на это время.

Еженедельно выкраивайте 20 минут на встречу с самим собой

Внесите это пункт в ежедневник и воспринимайте его не менее серьезно, чем встречу с начальником. Если у вас нет возможности уединиться в офисе, займите конференц-зал. Возьмите с собой список проектов, перечень текущих дел и ежедневник. Потратьте двадцать минут на анализ того, что вы выполнили за прошедшую неделю, и составление планов на будущую. Кроме того, не забудьте определить три приоритетные задачи на день. Автор работ на тему личной продуктивности Дэвид Аллен называет этот метод «еженедельным обзором» – это один из самых эффективных способов понять, на что вы тратите время.

Другие способы упорядочить свой день вы найдете в главе 18 «Поделите день на полуторачасовые циклы» и в главе 7 «План действий на случай большой загруженности».

Отмечая каждый выполненный пункт в списке текущих дел, мы получаем дозу эндорфинов, обеспечивающих чувство удовольствия. Но большинству из нас нужна мотивация посильнее, особенно для выполнения скучной работы (запись рабочих часов), неприятных заданий (общение с недовольными клиентами) или крупных проектов (написание научной работы о комплексных переменных). Создание убедительной системы поощрений станет той движущей силой, которая поможет решить все задачи из списка. Ниже для ознакомления приведены некоторые типы поощрений.

Восстановительное поощрение

Поощрение способом, восстанавливающим физическую и психическую энергию, обеспечивает запас сил для выполнения следующей задачи или проекта. Для поддержания энергетических запасов поощряйте себя утром, днем или тогда, когда проект наполовину готов. Приведу примеры подобного вознаграждения:

• двадцатиминутная медитация в уединенном месте;

• занятия йогой, пробежка или прогулка во время обеденного перерыва;

• 5–10 минут упражнений под видеоруководство на компьютере или iPad прямо в офисе;

• 5–10 минут беседы с приятным человеком;

• чашка кофе или перекус после часа сосредоточенной работы.

Продуктивное поощрение

Часто (по крайней мере мы на это надеемся) работа сама по себе служит поощрением: общение с коллегами, которых вы уважаете, чьим обществом наслаждаетесь, или разработка ироничной презентации PowerPoint из любимых фотографий. Используйте приятные аспекты работы как награду за выполнение трудных или утомительных заданий. Вот еще другие примеры продуктивного поощрения:

• чтение популярной книги или статьи о бизнесе;

• проведение рабочей встречи в хорошем ресторане;

• установка и настройка программного обеспечения, которое вы очень хотели использовать;

• чтение или публикация заметки в Twitter, LinkedIn или Google+, полезной, по вашему мнению, коллегам или клиентам;

• наведение порядка на рабочем столе.

Сопутствующее поощрение

Некоторые занятия вызывают исключительно неприязнь и скуку, и даже перспектива съесть полкило мороженого не может заставить вас приступить к ним. Для их выполнения требуется поощрение в процессе работы, чтобы у вас был стимул разгрести завалы входящих электронных писем или составить ежеквартальный финансовый отчет. Этот тип награды особенно хорошо работает для задач, отнимающих много времени, но не требующих особой концентрации внимания; хотя за сложные и ответственные дела тоже приятнее браться при условии получения вознаграждения. Приведу примеры:

• обед в ресторане с Wi-Fi – можно одновременно наслаждаться едой и выполнять работу;

• деловая встреча с другом даст возможность общаться, одновременно разбирая электронную почту;

• выполнение простых, не требующих умственных усилий действий во время просмотра любимой телепередачи;

• загрузка новой музыки, которую можно слушать, очищая диски от ненужных файлов;

• возможность поработать дома в течение одного дня.

Накопительное поощрение

Создайте специальный счет для оплаты самому себе каждого особенно сложного или большого проекта. Установите различные расценки в зависимости от объема и непривлекательности задачи, например:

• учетная запись в iTunes;

• пополняемые подарочные карты в любимом кафе или магазине;

• счет PayPal, который можно быстро пополнять мини-платежами, чтобы побаловать себя покупками в некоторых интернет-магазинах;

• сбережения по собственному усмотрению, используемые для вложения средств во что-то значительное, например для покупки билетов на спортивное мероприятие или концерт.

Когда в список необходимых дел перестанут попадать задачи, которые раньше вы игнорировали неделями, когда вы будете стремиться завершить ненавистную работу, чтобы получить возможность съесть вкусное шоколадное пирожное, посетить фантастический концерт или посмотреть любимый сериал, вы поймете, что такая система поощрений работает.

Основная идея

Вы идете по коридору. Подчиненный останавливает вас со словами: «У нас проблема». Вы понимаете, что должны отреагировать, но не можете принять решение мгновенно, поэтому отвечаете: «Дайте подумать».