Новый год прокрастинатора. 23 привычки, которые помогут побороть лень и достичь результатов Скотт Эс
1. Отведите место для работы с папками и заданиями.
2. Купите обычный канцелярский шкафчик и 50 папок.
3. Отведите каждому заданию или идее свое место.
4. Еженедельно просматривайте папки.
5. Отведите в месяце определенный день, чтобы заняться потенциальными проектами или заданиями.
6. Смойте с себя бумажную пыль, а потом умойтесь еще раз – после работы с бумагами, должно быть, скопилось немало пыли!
7. Создайте для себя памятку, которая будет ежедневно заставлять вас просматривать соответствующую папку.
Привычка к 43 папкам – это простой механизм, не позволяющий забывать ни одной идеи. Когда вы создаете памятку о необходимости отслеживать и выполнять задания, вы освобождаете свой разум от хаоса. Теперь вы с легкой душой можете сосредоточиться на текущих делах и проектах.
СБП № 5
Составляйте списки проектов (устраняем оправдание «Сначала мне нужно сделать то-то и то-то»)
Прокрастинация часто охватывает вас, когда у проекта отсутствует четкое определение. Если у нас создается ощущение, что сначала необходимо предпринять некий шаг, а потом уже приступать к делу, его отбросить в сторону очень даже легко. Но, по правде говоря, такое оправдание – просто способ заявить, что вы недостаточно хорошо определили конкретные поэтапные действия. Решение в том, чтобы четко определить каждое задание, которое нужно выполнить в рамках конкретного проекта.
Начинать что-то новое всегда страшно. Порой мы уклоняемся от действия потому, что оно кажется нам слишком сложным. Но если взять привычку разбивать каждое большое начинание на легкие для выполнения этапы, вы обнаружите, что доводить дела до победного конца не так уж и трудно.
Разбить огромный проект на мелкие части можно при помощи проектного списка. Всё, о чем придется заботиться, – это о том, что нужно всего лишь сделать следующий шаг: следующий, а не десятый в списке. Вы победите прокрастинацию, систематически отрабатывая каждый пункт в своем чек-листе. Не нужно беспокоиться о результатах проекта – просто работайте.
Создайте проектный список по каждому аспекту своей жизни. Если вам нужно выполнить много дел – составьте много списков. К примеру, вы можете составить список по каждому из пяти проектов:
1. Новый комплекс физических упражнений.
2. Квартальная презентация на работе.
3. Роман, который вы давно мечтаете написать.
4. Обновление финансовой документации.
5. Ремонт в одной комнате.
Заведите на каждый проект отдельную ведомость. Начните с формулирования цели или того, чего вы хотели бы достичь, а потом отработайте вопрос в обратном порядке – определите пошаговые действия с начала и до конца. Продолжайте детализацию проекта. Ваша задача – составить список взаимосвязанных этапов, задавая один простой вопрос: «Какое действие следующее?»
Ключ к формированию данной привычки – концентрация на конкретных пошаговых действиях. Избегайте расплывчатых формулировок вроде «Выяснить, как…». Вместо этого запишите точное действие, выполнение которого вы сможете отметить в своем списке галочкой.
Скажем, у вас имеется новый проект – начать новый комплекс физических упражнений. Вот как можно разделить его на простые этапы:
1. Проанализировать виды упражнений, которые вам нравятся (на укрепление сердечно-сосудистой системы, силовые упражнения, боевые искусства или йога).
2. Изучить каждый из них и решить, от какого будет больше пользы.
3. Выбрать одну программу тренировок и добавить ее в свой распорядок дня.
4. Изучить различные варианты тренировок (в спортивном зале или дома).
5. Поговорить с сотрудниками трех разных спортзалов и подробно изучить их предложения.
6. Выбрать программу, которая лучше всего соответствует вашему жизненному стилю.
7. Записаться в спортзал или приобрести программу для индивидуальных тренировок.
8. Сформировать ежедневную привычку заниматься по новой программе.
Честно говоря, даже такой список слишком общий. Если вам сложно следовать всем этим пунктам, разбейте их на подэтапы помельче. Вот как может выглядеть выполнение действия № 1 (проанализировать виды упражнений, которые вам нравятся):
1. Изучить преимущества занятия бегом.
2. Изучить преимущества спортивной ходьбы.
3. Изучить преимущества йоги.
4. Изучить преимущества кроссфита[7].
5. Изучить преимущества силовых тренировок.
6. Изучить преимущества боевых искусств.
Наконец, очень важно обновлять этот список по мере того, как дело начнет двигаться. В процессе вы будете получать дополнительную информацию, поэтому нужно добавлять новые пункты в список. Продолжайте действовать, вычеркивайте выполненные пункты из списка и планомерно работайте над проектом, пока он не будет завершен.
Внедрение привычки
Вот простая методика формирования привычки составлять списки проектов:
1. Купите сшиватель со сменными блоками или записную книжку.
2. Отведите отдельную страницу на каждый текущий проект.
3. Продумайте главную цель или результат проекта.
4. Запишите пошаговые действия, которые нужно будет выполнить.
5. Выполняйте как минимум один пункт из этого списка ежедневно.
6. Обновляйте проект, когда будете получать обратную связь о своих действиях.
Вы, возможно, подумаете, что эта привычка – никому не нужное и хлопотное занятие. Но вы удивитесь, как часто прокрастинация наваливается на тех, кто не определил для себя в подробностях, с чего начать. Проектный подход работает, потому что вы неуклонно предпринимаете действия. Вы не становитесь жертвой страха неудач. Вместо этого вы действуете и получаете ценные уроки – даже если мелкие неудачи и пытаются сбить вас с толку.
СБП № 6
Составляйте чек-листы абсолютно на всё (устраняем оправдание «Сначала мне нужно сделать то-то и то-то»)
Порой так просто впасть в прокрастинацию по поводу дел, которые вы уже сто раз выполняли прежде! Нередко это происходит из-за отсутствия устоявшейся процедуры. Есть простое решение – создайте систему для выполнения любого многоэтапного проекта в своей жизни.
Замечательный пример того, о чем я говорю, – корпорация McDonald’s. Она делает второсортные гамбургеры, да и качество ее других продуктов тоже далеко от идеала. Почему же McDonald’s сумела стать империей фастфуда? Потому что в каждом аспекте своих ежедневных операций она следует системе. У нее есть отдельная процедура производства картофеля фри, еще одна – для изготовления гамбургеров, и еще одна – для приема заказов. Ручаюсь: своя система есть и в том, как мыть туалеты.
McDonald’s не оставляет простора для интерпретаций – она дает детальные (но простые в исполнении) инструкции каждому сотруднику. Всё, что те должны делать, – следовать своим чек-листам, и тогда работа будет выполняться как должно.
Если даже вы не поклонник их еды, все равно на их примере можно научиться многому. Если вы должны выполнять конкретное задание регулярно, превратите его в пошаговый чек-лист. Так легче систематизировать процесс.
Не пожалейте как-нибудь нескольких часов и проанализируйте, что именно вы делаете ежедневно. Определите такие дела, где нужно выполнить несколько этапов (то есть «проверка электронной почты» особой процедуры не требует, а вот «подготовка отчета по графику проектных работ» – требует определенно). Как только вы определили все свои процессы, превратите их в пошаговые системы. Это все равно что составлять проектный список (СБП № 5), где каждый пункт требует единичного действия.
Мой вам совет: сделайте это для всех аспектов своей жизни, включая личные обязательства – финансы, домашние дела, сбор вещей для отпуска или планирование очередной вечеринки. Единожды создав систему, вы обретете схему, которой сможете пользоваться многократно, когда возникнет нужда выполнить очередное дело.
Скажем, вы должны каждую неделю выступать с 15-минутным отчетом о ходе выполнения проекта. Вместо того чтобы постоянно об этом думать, составьте пошаговый чек-лист того, что нужно сделать:
1. Обрисовать в общих чертах, что будет входить в презентацию.
2. Поговорить с членами проектной группы об их текущих проблемах/затруднениях.
3. Собрать нужные данные, показатели и статистику.
4. Организовать информацию в логическом порядке.
5. Составить черновой проект презентации.
6. Получить обратную связь от членов проектной группы и попросить их внести свой вклад.
7. Создать вторую, третью и заключительную версии презентации.
8. Потренироваться в произнесении речи, пока не освоитесь с материалом.
9. Сделать презентацию.
Просто разработайте процедуру для всего, что делаете, – и всегда будете знать, какое конкретное действие нужно выполнить, начиная рутинный проект.
Внедрение привычки
Составить чек-листы на каждый рутинный многоэтапный проект совсем не трудно. Вообще-то этого можно добиться, сформировав привычку, которая похожа на определение проекта:
1. Возьмите такой же сшиватель со сменными блоками или записную книжку, что и для списка проектов.
2. Отведите отдельную страницу на каждый рутинный процесс.
3. Запишите пошаговые действия, которые нужно будет выполнить.
4. Следуйте этому чек-листу шаг за шагом каждый раз, когда нужно выполнить рутинное задание.
5. Ищите пути для усовершенствования и обновления данного процесса.
Может показаться, что составление чек-листов на процессы – лишняя работа. Кое-кто даже возразит, что это как раз вызовет новый приступ прокрастинации, а вовсе не решит проблему. Я, однако, уверен в обратном. Наличие пошагового чек-листа рутинных заданий помогает выполнять их автоматически. Вам не придется гадать, что же делать дальше, – просто следуйте своей пошаговой инструкции.
СБП № 7
Группируйте схожие рутинные дела (устраняем оправдание «Я просто забыл»)
Всем нам приходится выполнять мелкие дела, на которые и надо-то пару минут, но именно такие дела и имеют обыкновение забываться. Они – обратная сторона проектов и процессов; они – единичные действия и пункты ваших списков, которые при этом важны и нуждаются в регулярном выполнении. О них легко забыть, если вы не сформировали привычку заниматься ими каждый день. Простое решение, которое поможет целенаправленно следовать этой привычке, – сгруппировать мелкие дела.
Группировка сходна с чек-листом проектов, который мы уже рассмотрели. Разница в том, что вы используете особые временные/условные намеки как памятки заняться делами.
К примеру, я группирую ряд важных дел в процессе выполнения утренних задач. На самом деле это работает как поэтапный процесс, в течение которого я перехожу от пробуждения к началу рабочего дня:
1. Проснуться где-то между 6:30 и 7:30.
2. Пойти в ванную.
3. Умыться и взвеситься.
4. Вернуться в спальню и убрать постель.
5. Сменить пижаму на дневную одежду.
6. Пойти в кухню, выпить пол-литра воды со льдом и лимоном.
7. Взять/сделать на завтрак молочный коктейль, кусочек какого-нибудь фрукта и две витаминки.
8. Пойти в кабинет, включить компьютер.
9. Пока компьютер загружается, просмотреть свои цели и съесть завтрак.
10. Принять витамины.
11. Проверить отслеживание привычек с прошлого вечера.
12. Начать день с написания текстов в течение одного-двух часов.
Признаю: это может показаться признаком обсессивно-компульсивного синдрома – превращать любую рутинную деятельность в чек-лист. Но я обнаружил, что проще запомнить, что нужно справиться с мелкими делами, если они сгруппированы в единый процесс. Более того, следование этому плану генерирует серию «малых побед», так что к тому моменту, как я начинаю творить, я чувствую себя полным энергии и готовым к созданию замечательного контента.
Еще один вариант применения данной привычки – разработать стратегию временных блоков вроде «метода Помидора» (подробности см. далее). У всех нас бывают одноплановые дела, требующие тем не менее различных действий. Часто не имеет смысла отводить на их выполнение отдельное время. Есть решение проще – сгруппируйте их вместе в пошаговый процесс.
Например, лично я изо дня в день выполняю «процесс коммуникации». Это простой порядок следующих рутинных действий:
1. Просмотреть все почтовые сервисы и «обработать» каждое сообщение. Когда я с этим справляюсь, мой ящик для входящих писем совершенно пуст.
2. Внести в график дела и задания на основе полученных электронных писем.
3. Ответить на все комментарии в своих двух блогах.
4. Зайти в свои профили в соцсетях (Google+, Twitter и Facebook); ответить на сообщения, опубликовать небольшие интересные отрывки контента и пообщаться с другими пользователями.
5. Проверить Elance[8] и дать ответы по текущим аутсорсинговым проектам.
Метод группировки небольших дел имеет ряд положительных эффектов. Во-первых, вы доводите до конца те самые мелкие дела, которыми нужно заниматься ежедневно. Во-вторых, вы избегаете возможной потери времени, потому что оно под контролем. И, наконец, у вас освобождается больше времени на проекты, которые обеспечивают 80 процентов результатов.
Внедрение привычки
Снова напомню: лучший способ применить на деле данную привычку – это усвоить процессоориентированный подход ко всем мелким, но важным повседневным занятиям. Вот как это делается:
1. Определите мелкие дела, сходные по результатам и необходимым действиям.
2. Сгруппируйте их в логическом порядке.
3. Создайте пошаговый процесс и занесите его в сшиватель со сменными блоками.
4. Для следования привычке каждый день по графику выполняйте временной блок дел.
Группировка заданий в отдельные блоки – отличный способ в темпе справляться с делами, не отклоняясь в сторону. Столкнувшись с отработанным процессом, прокрастинация потеряет силу. Вам не придется «выбирать», чем заняться, – вы просто будете следовать списку.
СБП № 8
Выполняйте действия по одному (устраняем оправдание «Я и так перегружен»)
Когда мы перегружены делами, то часто используем многозадачный режим работы, чтобы уложиться в график. В чем проблема? Многозадачность порой вызывает больше проблем, чем решает. Как правило, когда вы рассеиваете внимание, то прилагаете вполовину меньше усилий и, как следствие, получаете вполовину меньше результатов. Вместо того чтобы пытаться вместить различные дела в один временной блок, лучше сформируйте привычку совершать действия по одному.
Эта привычка требует от вас сосредоточиться на завершении текущего дела в процессах и проектах – и как можно скорее. Это означает, что нужно немедленно предпринимать действия по каждому делу.
К примеру, многие имеют привычку читать электронную почту в мобильном телефоне. Но если следовать принципу «одно дело за один раз», то нужно удалить из телефона почтовое приложение и читать сообщения только тогда, когда вы готовы предпринять действия по каждому письму.
«Одно дело за раз» – это еще и эффективная стратегия реализации долгосрочных проектов. Обычная практика, которой следует большинство, – браться одновременно за несколько дел. Но есть стратегия действеннее: сосредоточьтесь на завершении одного проекта, а потом начинайте новый. Такая привычка не только поможет вам выполнить больше дел, но вы еще и получите сильный стимул сосредоточиться на своем задании.
В качестве иллюстрации данного тезиса представим, что вы – художник-дизайнер и живете на доходы от каждого завершенного проекта. Прямо сейчас у вас есть пять недель, чтобы закончить пять работ. Выберите вариант, который кажется вам более эффективным:
Вариант А. Работать понемногу над каждым проектом и закончить все пять к концу пятой недели.
Вариант Б. Делать по одному проекту в неделю.
Если вы выбрали вариант Б, вы правы. И вот почему.
В неделю № 1 вы завершаете проект № 1. В неделю № 2 вы завершаете проект № 2 и получаете деньги за проект № 1. В неделю № 3 вы завершаете проект № 3 и получаете деньги за проект № 2. То же самое для недель № 4 и № 5.
Правда, большинство людей не живут на доходы от выполненных работ. Но всё же вы сможете воспользоваться выгодами выполнения работ по одной в каких-то областях своей жизни. Если вы сформируете привычку доводить до конца то, что начали, то замкнете больше контуров, откуда утекает ваша ментальная энергия, и создадите для себя мотивацию для продуктивной деятельности с замечательными результатами.
Внедрение привычки
Привычка «одно дело за раз» требует времени, чтобы прочно укорениться в вашей жизни. Честно говоря, я все еще порой ленюсь и должен в результате браться за множество дел одновременно. Но я всегда добиваюсь лучших результатов, если откладываю/отказываюсь от прочих проектов, чтобы сосредоточиться на одном.
Лучший способ внедрить привычку «одно дело за раз» – сделать вот что:
1. Приступайте к запланированным на день делам, только если вы действительно намерены их закончить.
2. Расставьте проекты по приоритетам, взяв за основу критерии срочности и перспективности.
3. Работайте над проектом А, пока он не будет доведен до конца.
4. Сделайте то же самое для проектов Б, В, Г и Д.
5. Избегайте риска отступления от принятой привычки при помощи еженедельных пересмотров и анализа приоритетов текущего проекта.
Вы увидите, что выполнение заданий и проектов по принципу «один за раз» окажет поразительный эффект с точки зрения продуктивности. Более того, вы с меньшей вероятностью поддадитесь прокрастинации, поскольку сформируете стимулы для выполнения задания. А как приятно ощущать, что конец уже близок!
СБП № 9
Составьте график еженедельных пересмотров (устраняем оправдание «Я забыл»)
Мы часто впадаем в прокрастинацию не из лени, а просто потому, что забываем о данном обещании или задании, которое нужно сделать. Даже если вы уже научились фиксировать идеи, невозможно действовать, если вы об этих идеях просто забыли. Более того, вы будете то и дело с большими усилиями доводить до конца задания, если не составите план-графики, где будет указано, когда это нужно сделать. Эту проблему можно решить, сформировав привычку еженедельных пересмотров.
Еженедельный пересмотр – это концепция, которую я впервые прочитал у Дэвида Аллена в его книге «Как привести дела в порядок». Хотя я рекомендую вам ознакомиться со всеми его идеями, лично я считаю, что для борьбы с прокрастинацией его концепция еженедельного пересмотра особенно полезна. Это очень простой процесс. Раз в неделю (я предпочитаю это делать по воскресеньям) подумайте о предстоящей вам неделе и составьте график дел и проектов, которые нужно выполнить. Кроме того, просмотрите все заметки из вашего инструмента фиксирования идей и выполните всю нужную бумажную работу.
Можно выполнить это задание в три простых этапа.
Этап 1: Задайте три вопроса
Приступая к еженедельному пересмотру, задайте три вопроса, которые помогут вам обрисовать в общих чертах все, чем нужно будет заниматься следующие семь дней.
Вопрос № 1: какие у меня личные обязательства?
Нужно пойти куда-то с семьей? Вы собираетесь в отпуск? Есть какие-то личные дела, встречи или звонки? Может, вы бы хотели куда-нибудь сходить с друзьями или семьей?
Я обнаружил, что трудно доводить до конца проекты, если у меня есть много личных обязательств. Поэтому лучше планировать личные вмешательства в рабочие процессы, чем обнаружить, что они внезапно откуда-то возникли и нарушили все планы на неделю. Если честно, лучше запланировать меньше, чем пытаться изображать супергероя и крутиться, как белка в колесе, по шестнадцать часов в день.
Вопрос № 2: какие у меня приоритетные проекты?
Некоторые дела бывают важнее всего остального. Если такое случается, тогда в порядке вещей немного, но целенаправленно предаться прокрастинации по поводу всего остального. Я твердо верю в необходимость сосредоточиться на одном деле за раз. При помощи еженедельного пересмотра вы сможете сфокусировать усилия на завершении одного проекта, который имеет наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни.
Вопрос № 3: сколько у меня времени?
Этот вопрос чрезвычайно важен. Если вы знаете, что ваше время ограничено (например, если нужно сосредоточиться на одном проекте), тогда позвольте себе не начинать ничего нового.
Далее мы поговорим о том, как сформировать привычку «временных блоков». А пока просто знайте, что важно отслеживать количество реальных часов, которое вы можете посвятить рабочим и личным делам. Если вы будете знать, сколько времени в среднем уделяете различным занятиям, то сможете использовать третий вопрос, чтобы решить, как лучше распределять время и энергию.
Этап 2: Составьте график проектных заданий
Ответив на указанные три вопроса, продумайте план на следующие семь дней. Самый простой способ – взглянуть на проектные списки (СБП № 5) и составить временной график, которому будете следовать при выполнении самых важных дел.
Внимательно изучите каждый проект. Определите пункты этих списков, которые будут иметь наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни. Затем составьте график действий по этим пунктам на следующие семь дней.
Этап 3: Проработайте зафиксированные идеи
Итак, у вас есть записная книжка или приложение, куда вы уже занесли много великих идей. Как со всем этим работать? Простейшее решение – проработать каждую из них. Сделайте это прямо сейчас или назначьте время, когда сможете этим заняться. Весь процесс можно с легкостью вместить в еженедельный пересмотр.
Просто откройте свой инструмент для фиксирования идей и просмотрите каждую запись. В итоге вы решите, что – одно из двух:
Я преданный сторонник «двухминутного правила», введенного Дэвидом Алленом. Суть в том, что, если для реализации идеи нужна пара минут, сделайте это прямо сейчас. Не откладывайте в долгий ящик, не составляйте графики. Просто сделайте.
Если идея представляет собой то, что вы желали бы воплотить в жизнь немедленно, запишите поэтапный план, как это сделать. (Вспомните наш разговор об эффекте Зейгарник и о том, как отсутствие плана мешает реализации текущих проектов.) Просто запишите ряд действий, которые нужно выполнить для реализации идеи, и запланируйте их выполнение на следующую неделю.
Иногда для великой идеи просто не пришло время, но вы всё же хотите ею заняться. Тогда пора вспомнить «привычку 43 папок». Выберите дату для работы над идеей и поставьте памятную метку в соответствующую секцию. Так вы никогда не упустите из виду потенциально важную идею.
Внедрение привычки
Разумеется, нет нужды делать это каждый день. Но всё же использование этой привычки еженедельно поможет вам выявлять важные дела и в конечном счете преодолеть прокрастинацию. Чтобы сформировать такую привычку, сделайте следующее:
1. Назначьте особое время на неделе для сеанса пересмотра.
2. Начните с ответов на три вопроса, чтобы определить важные проекты и личные обязательства.
3. Выделите время для каждой идеи и составьте план на неделю.
4. Обработайте свои заметки, предпримите действия по двухминутным делам и создайте памятки по нереализуемым идеям.
5. Продолжайте практику еженедельного пересмотра, даже если вам не предстоит ничего важного.
Еженедельный пересмотр очень важен в борьбе с прокрастинацией. Если вы каждые семь дней будете составлять планы, то сформируете ощущение неотложности выполнения важных дел. Создайте у себя такую привычку, чтобы уметь определять значимые проекты, освобождая тем самым себя от отвлекающих факторов.
СБП № 10
Ежемесячно корректируйте списки (устраняем оправдание «Я и так перегружен»)
Мы уже обсуждали еженедельный пересмотр, но не менее важно заниматься ежемесячным пересмотром. Хотя он отнимет у вас всего несколько часов, это еще один способ отучить себя от оправдания перегруженностью.
В определенном смысле ежемесячный пересмотр похож на отчет руководства компании перед своими акционерами. С его помощью вы видите, что работает, что нет и как можно улучшить положение дел. Занимаясь этим всего раз в месяц, вы «корректируете курс» реализации проектов, которые не приносят результатов.
Есть несколько вещей, которые следует выполнять в ходе ежемесячного пересмотра:
Несмотря на то что собственные цели следует анализировать ежедневно, важно уделять по 30 минут ежемесячно на значимые корректировки. Так вы сможете обнаружить, что долгосрочная цель потеряла значимость, либо увидите, что перед вами возникла новая цель. В ходе ежемесячного пересмотра вы проводите оценку каждой цели и решаете, не нуждается ли она в изменении, вычеркивании из списка или повышении приоритета.
Создав ряд «будущих дел к исполнению», вы одновременно получите длинный список идей, требующих постоянного пересмотра. В ходе ежемесячного пересмотра анализируйте каждый пункт, чтобы решить, не нужно ли добавить его в проектный список.
Как и в процессе еженедельного пересмотра, нужно будет составить пошаговый список идей, которые вы желаете реализовать. Начните с желаемого результата, а потом проработайте в обратном порядке шаги, необходимые для его получения. Занесите всё на бумагу, а потом добавьте эти задания в свой сшиватель со сменными блоками, который завели для СБП № 5.
Хотя мы уже говорили об анализе заданий на основе принципа «80/20», я рекомендую вам делать это как минимум раз в месяц во время сеансов пересмотра. Лучший способ подвергнуть задание анализу – задать вопросы, которые приводит Тим Феррис в своей книге «Как работать по 4 часа в неделю»[9]:
• Какие 20 % источников вызывают 80 % моих проблем и ощущение, что я несчастен?
• Какие 20 % источников приносят 80 % желаемых результатов и счастья?
• Какими тремя излюбленными занятиями я заполняю время, чтобы вызвать у себя ощущение продуктивности?
• Кто те 20 % людей, которые приносят мне 80 % счастья и помогают продвигаться вперед, и кто те 20 %, которые приносят мне 80 % депрессии, злости и сомнений?
Задавайте себе эти вопросы раз в месяц – и вы обнаружите, что и кто тянет вас назад и мешает заниматься делами регулярно. Порой это будут конкретные люди, которые, словно вампиры, высасывают у нас эмоциональную энергию. Иногда вы сможете выявить определенные привычки, вызывающие непродуктивные ощущения. Или вы обнаружите, что проекты, которые вы некогда считали важными, на самом деле ограничивают вашу способность добиваться результатов.
Внедрение привычки
Отвести время на месячный пересмотр совсем несложно. Всё, что нужно, – это несколько часов и немного желания, чтобы честно разобраться в том, что же в действительности происходит в вашей жизни. Вот простой процесс формирования привычки:
1. Запланируйте единый временной блок для пересмотра (большинство предпочитает заниматься этим в выходные).
2. Проанализируйте каждый листок бумаги, как в ходе еженедельного пересмотра.
3. Проанализируйте SMART-цели, добавляя, вычеркивая или изменяя желаемые результаты.
4. Определите новые проекты, которыми вы хотели бы заняться в течение следующих месяцев.
5. Составьте детальный список для каждого проекта.
6. Задайте вопросы из серии «80/20» о том, что вы делаете в данный момент, и вычеркните задания, не имеющие особого значения в вашей жизни.
Ежемесячный пересмотр поможет вам внимательно проанализировать то, чем вы заняты в текущий момент. Вы не только выявите затратные виды деятельности, но и получите шанс предпринять действия по проектам, которые изначально были отложены в долгий ящик. Сформируйте привычку заниматься этим раз в месяц – и вы будете фокусироваться на заданиях, которые действительно имеют значение.
СБП № 11
Скажите «нет» делам низкого приоритета (устраняем оправдание «Мне просто не хочется»)
Меня всегда удивляет, как часто приходится общаться с людьми, занимающимися делами, которые они ненавидят. Всем нам приходится в жизни выполнять неприятные обязанности, но часто люди сами загоняют себя в ловушку, соглашаясь делать что-то лишь потому, что не желают разочаровывать других.
Мы много говорили о том, что нельзя позволять всяческим оправданиям мешать нам действовать, однако иногда в них кроется зерно здравого смысла. Если вы действительно не хотите что-то делать, то, может, пришло время и на самом деле прекратить этим заниматься.
Внедрение привычки
Самая сложная часть в приобретении умения сказать «нет» – справиться с реакциями других людей, которым вы сообщаете, что у них есть свои приоритеты, а у вас – свои. Вот простой метод из четырех этапов.
Во-первых, нужно определить обязательные дела. Это вещи, которые являются частью жизни нормального взрослого человека. Если вы собираетесь говорить «нет» в ответ на любую просьбу, так можно далеко зайти. Но у всех нас есть дела, которые нужно выполнять, так что придется смириться: нравится нам это или нет, но ими надо заниматься.
Мой единственный совет – соотносить каждое такое дело с важной долгосрочной целью. К примеру, даже если вы ненавидите мыть посуду, подумайте, что выполнение этой повседневной обязанности – залог гармоничной семейной жизни.
Во-вторых, нужно внимательно анализировать каждую просьбу с точки зрения ваших текущих приоритетов и проектов. В ходе еженедельного пересмотра определите важные пункты, которые нужно довести до конца. Если вас просят над чем-то поработать, подумайте о том, чего бы хотели добиться вы сами. Если просьба не соответствует тому результату, который вы желаете, наберитесь мужества и скажите «нет».
В-третьих, нужно предупреждать возможные просьбы. Если вы знаете, что ни за что не станете выполнять ту или иную просьбу, так прямо и скажите. Честность – лучшая политика (по крайней мере, в этом вопросе). Просто сообщите человеку, что у вас имеется несколько приоритетных проектов, которые требуют полного внимания, и отвлекаться вы себе позволить не можете. Как правило, люди это принимают; а те, кто не понимает, не должны оставаться в вашей жизни на первом месте.
И в-четвертых, постарайтесь закончить разговор на позитивной ноте. Если вы сами выполнить просьбу не можете, посоветуйте кого-то, кто это сделает. Если вам известен полезный ресурс, перешлите нужную ссылку. А если вы считаете, что можете удовлетворить просьбу когда-нибудь в будущем, скажите, что дадите ответ в определенный срок.
Ответ «нет» не превращает вас в эгоиста. Он говорит о том, что вы четко понимаете, что для вас важно. Имея четкие цели, вы не позволите требованиям других отвлекать вас от важных дел.
СБП № 12
Отслеживайте собственный прогресс и успехи (устраняем оправдание «Это не имеет значения»)
Прокрастинация – это нередко результат отсутствия мотивации. Трудно пылать энтузиазмом, если вам кажется, что вы не двигаетесь вперед. Есть одно простое решение: педантично отслеживать прогресс любого процесса, который вы пытаетесь усовершенствовать.
Питер Друкер[10] замечательно выразил это следующими словами: «Что измеримо, то управляемо».
Чтобы улучшить что бы то ни было в своей жизни, нужно сформировать привычку отслеживать цели/проекты ежедневно. Затем каждый раз, когда вы ощутите отсутствие мотивации, оглянитесь на достигнутые успехи и посмотрите, как далеко вы уже продвинулись.