1С: Управление торговлей 8.2. Понятный самоучитель для начинающих Гладкий Алексей
Для включения режима блокировки нужно в панели действий раздела Администрирование щелкнуть на ссылке Блокировка соединений с информационной базой. В результате на экране отобразится окно настройки параметров блокировки, изображенное на рис. 4.15.
Корректировка регистров
В режиме администрирования программы предусмотрена возможность корректировки регистров накопления и регистров сведений. Другими словами, можно выполнить настройку состава регистров. Порядок настройки зависит от конкретного регистра, но в целом порядок работы строится по одним и тем же правилам, которые мы и рассмотрим в данном разделе.
Для перехода в режим настройки регистров откройте раздел Администрирование, и в панели навигации щелкните на ссылке Корректировка регистров. В результате на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 4.16.
Рис. 4.16. Список документов корректировки регистров
В данном окне отображается список сформированных ранее документов корректировки регистров (каждая корректировка оформляется отдельным документом). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается порядковый номер документа в конфигурации, дата его формирования, ФИО ответственного пользователя и произвольный комментарий.
Если вы хотите произвести корректировку регистров, нужно сформировать и зарегистрировать соответствующий документ. Для перехода в соответствующий режим нажмите в инструментальной панели кнопку Создать или выполните команду Все действия Создать, которая вызывается также нажатием клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно, которое показано на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Создание документа
В данном окне определяются основные параметры документа, по которым его впоследствии можно будет идентифицировать в интерфейсах списка и выбора. В поле Номер указывается порядковый номер документа в конфигурации, а в поле от вводится дата его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент записи документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Отметим, что без особой надобности менять номер документа не рекомендуется, поскольку это может привести к нарушению целостности данных и путанице. Как показывает практика, почти всегда предлагаемая по умолчанию нумерация является оптимальной.
В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за оформление данного документа. Этот параметр также заполняется автоматически – в него по умолчанию подставляется имя пользователя, создавшего документ. Чтобы изменить значение данного поля, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите требуемую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Этот параметр не является обязательным для заполнения.
Чтобы сохранить документ и провести его по конфигурации, нажмите кнопку Записать и закрыть или комбинацию клавиш Ctrl+Enter.
Чтобы перейти непосредственно к корректировке регистров, нажмите в данном окне кнопку Настройка состава регистров. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.18.
Рис. 4.18. Выбор регистров для корректировки
В данном окне осуществляется выбор регистров для корректировки. Вы можете одним документом провести корректировку сразу нескольких регистров.
Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: Регистры накопления и Регистры сведений – каждая предназначена для выбора соответствующих регистров. Выбор регистров осуществляется путем установки соответствующих флажков – в частности, на рис. 4.18 выбрано три регистра: Движение товаров, Денежные средства к выплате и Денежные средства (наличные). В инструментальной панели каждой вкладки имеются кнопки Установить пометки всем строкам и Снять пометки со всех строк – они предназначены соответственно для быстрого выбора всех регистров или быстрого снятия всех флажков.
После того как вы отметили требуемые регистры, нажмите кнопку ОК. Дальнейшие действия производятся в окне, изображенном на рис. 4.19.
Рис. 4.19. Корректировка регистров
В верхней части окна находятся стандартные параметры – Номер и от. В поле Номер указывается порядковый номер документа, а в поле от вводится дата его создания. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент записи документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Без серьезных на то оснований менять номер документа не рекомендуется, поскольку это может привести к нарушению целостности данных и путанице. В большинстве случаев предлагаемая по умолчанию нумерация является оптимальной.
В поле Ответственный отображается имя пользователя, ответственного за оформление данного документа. Это поле также заполняется автоматически – в него по умолчанию подставляется имя пользователя, создавшего документ. Чтобы изменить значение данного параметра, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите требуемую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Этот параметр не является обязательным для заполнения.
В центральной части окна для каждого регистра, выбранного на предыдущем этапе (см. рис. 4.18) для корректировки, автоматически формируется соответствующая вкладка. В табличной части данной вкладки формируется перечень позиций для корректировки (то есть для каждого изменения следует сформировать отдельную позицию). Как уже отмечалось выше, для каждого регистра имеется своя специфика корректировки, в частности – различается набор колонок в таблице. Но в целом правила работы стандартные.
Для добавления в список новой позиции нужно в инструментальной панели вкладки нажать кнопку Добавить или выполнить команду Все действия Добавить, вызываемую также нажатием клавиши Insert. Для каждой новой позиции программа автоматически генерирует порядковый номер, который отображается в поле Номер строки. Далее в поле Период нужно указать дату, с которой вступает в силу изменение регистра, а в поле Активность определить активность изменения – Да или Нет. После этого приступайте к заполнению остальных параметров, набор которых зависит от редактируемого регистра.
Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели вкладки кнопку Удалить текущий элемент или воспользуйтесь клавишей Delete. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Для сохранения внесенных изменений нажмите в данном окне кнопку Записать и закрыть (она доступна независимо от открытой вкладки, и ее действие распространяется на все редактируемые регистры).
Наборы свойств объектов
Каждый объект программы имеет набор определенных свойств, параметров и реквизитов. Например, в справочнике физическихлиц указывается ФИО лица, дата его рождения, пол, контактная информация и прочие сведения, в справочнике контактных лиц партнеров – название партнера, даты регистрации и прекращения связи, и т. д. Однако администратор программы для ряда объектов может самостоятельно дополнить набор свойств, предлагаемый по умолчанию (например, добавить дополнительные параметры в окно редактирования или предусмотреть возможность ввода дополнительных сведения по тому или иному объекту).
Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств объектов следует открыть раздел Администрирование, и в панели навигации щелкнуть на ссылке Наборы свойств. В результате на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 4.20.
Рис. 4.20. Наборы свойств объектов
В данном окне представлен перечень наборов свойств объектов, каждый из которых можно дополнить новыми реквизитами и сведениями. Чтобы просмотреть или отредактировать набор свойств, дважды щелкните на нем мышью или выполните команду Все действия Изменить, предварительно выделив курсором требуемую позицию списка. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Редактирование набора свойств
В правой части окна отображается перечень дополнительных свойств, которые можно добавить в данный объект. Если свойств, предлагаемых по умолчанию в этом списке, недостаточно, вы можете пополнить его, сформировав новые свойства самостоятельно (об этом речь пойдет чуть ниже). Здесь следует отметить, что дополнительные свойства делятся на два вида – дополнительные реквизиты и дополнительные сведения.
Дополнительные реквизиты присутствуют непосредственно в окне редактирования объекта, и заполняются по обычным правилам работы. Значения этих реквизитов обрабатываются так же, как и значения других параметров окна редактирования. Вы можете добавить в окно редактирования, например, поле для указания даты, для выбора организации или контрагента, и т. д. Иначе говоря, дополнительные реквизиты – неотъемлемая часть объекта.
Дополнительные сведения не являются неотъемлемой частью объекта, и в отличие от дополнительных реквизитов они несут не функциональную, а информационную нагрузку. Попросту говоря, с их помощью можно ввести дополнительную информацию об объекте. Чтобы просмотреть или отредактировать дополнительные сведения, нужно в окне редактирования объекта выполнить команду Все действия Дополнительные сведения.
Чтобы добавить в набор свойств объекта дополнительный реквизит или сведение, установите на него курсор и нажмите кнопку Добавить в набор. Добавленная позиция отобразится в левой части окна в поле Дополнительные реквизиты или Дополнительные сведения – в зависимости от того, к какому типу свойств она относится. Выбранные позиции в правой части окна выделяются жирным шрифтом (см. рис. 4.21).
Чтобы удалить позицию из набора свойств, выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. Порядок следования свойств можно изменять с помощью кнопок Переместить текущий элемент вверх и Переместить текущий элемент вниз, находящихся в инструментальной панели (на этих кнопках изображены стрелки, их названия отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении указателя мыши).
Как отмечалось выше, вы можете самостоятельно создавать дополнительные реквизиты и дополнительные сведения для последующего добавления в наборы свойств объектов. Параметры имеющихся свойств можно редактировать. Для создания нового свойства нажмите кнопку Создать или клавишу Insert, для редактирования имеющегося – дважды щелкните на нем мышью. В любом случае дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 4.22.
Рис. 4.22. Создание и редактирование дополнительных реквизитов и сведений
В данном окне в поле Наименование следует ввести название свойства, под которым впоследствии оно будет отображаться в соответствующих интерфейсах. Например, если вы хотите в справочник физических лиц добавить дополнительный реквизит «Дата устройства сотрудника на работу», то в данном поле можете ввести значение Дата устройства (см. рис. 4.22).
В поле Тип значения нужно указать, значение какого типа будет присваиваться данному реквизиту или вводиться в качестве дополнительного сведения. Например, для дополнительного реквизита Дата устройства нужно указать тип значения Дата – в этом случае формат поля в окне редактирования объекта будет адаптирован именно для ввода даты (его можно будет заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора). Чтобы выбрать тип значения, нажмите в данном поле клавишу F4 или кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.23.
Рис. 4.23. Выбор типа данных
Выбор типа данных осуществляется путем установки соответствующего флажка. Например, если значение дополнительного реквизита или сведения должно выбираться из справочника партнеров – установите флажок Партнер, если оно будет иметь числовой формат – установите флажок Число, если значение будет вводиться с клавиатуры – установите флажок Строка, и т. д.
Для некоторых типов значений можно указать дополнительную информацию. Например, для типа значения Дата в нижней части окна появляется поле Состав даты (см. рис. 4.23), в котором из раскрывающегося списка можно выбрать формат даты: Дата, Время или Дата и время.
При необходимости можно выбрать для дополнительного реквизита или свойства сразу несколько типов значений – для этого нужно в верхней части окна установить флажок Составной тип данных, после чего отметить требуемые варианты.
Завершается выбор типа данных нажатием кнопки ОК.
Если вы хотите, чтобы свойство учитывалось при формировании отчетов, установите флажок Включать в отчеты (см. рис. 4.22). После этого с помощью переключателя укажите вид свойства – Доп. реквизит или Доп. сведение. Для сохранения введенных данных нажмите кнопку Записать и закрыть.
На рис. 4.24 показано окно редактирования объекта справочника физических лиц, в котором добавлен дополнительный реквизит Дата устройства (см. рис. 4.22 и 4.23).
Рис. 4.24. Дополнительный реквизит Дата устройства
На рис. 4.25 показано созданное администратором дополнительное сведение Описание, для которого был установлен тип данных Строка.
Рис. 4.25. Дополнительное сведение Описание
Напомним, что для просмотра и редактирования дополнительных сведений нужно в окне редактирования объекта выполнить команду Все действия Дополнительные сведения.
Глава 5. Подготовка данных для начала работы
Важным этапом подготовки программы к работе является ввод исходных данных. Он подразумевает заполнение ряда базовых классификаторов, основных справочников, ввод прочей исходной информации. О том, как осуществляются все эти операции, будет рассказано в данной главе.
Заполнение базовых классификаторов
К базовым классификаторам «1С Управление торговлей 8.2» относятся классификатор валют, классификатор банков и классификатор стран мира. Далее рассмотрим порядок работы с каждым из них.
Настройка многовалютного учета
В программе реализована возможность ведения многовалютного учета, при этом во внимание принимается динамика курсов валют. Чтобы задействовать эту возможность, необходимо валюты, с которыми вы намерены работать, зарегистрировать в соответствующем классификаторе, и ввести информацию о курсах валют.
Доступ к классификатору валют осществляется из панели навигации раздела Нормативно-справочная информация с помощью ссылки Валюты. В этом классификаторе должна быть зарегистрирована как минимум одна позиция – национальная денежная единица. В остальном никаких ограничений нет – вы можете вводить в него столько валют и валютных курсов, сколько потребуется.
Окно классификатора показано на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Окно классификатора валют
Все регистрируемые в классификаторе валюты автоматически попадают в этот список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показываются следующие сведения:
числовой код валюты;
буквенный код валюты;
название валюты;
курс валюты;
кратность валюты (если она имеется).
Отметим, что два последних параметра отображаются в последней колонке через запятую, на рис. 5.1 кратность имеется только у турецкой лиры (к этому параметру мы еще вернемся ниже).
Для добавления в справочник новой валюты можно воспользоваться кнопкой Подбор из классификатора, которая расположена в инструментальной панели (см. рис. 5.1). При нажатии на эту кнопку на экране откроется окно Общероссийского классификатора валют, изображенное на рис. 5.2.
Рис. 5.2. Общероссийский классификатор валют
В данном окне нужно выделить щелчком мыши добавляемую валюту и нажать клавишу Enter. В результате на экране откроется окно редактирования валюты (с ним мы познакомимся позже), в котором будут заполнены основные параметры валюты (при необходимости вы можете их отредактировать).
Возможности конфигурации предусматривают загрузку курсов валют с сайта компании «РосБизнесКонсалтинг» (сокращенно РБК) – при условии наличия действующего подключения к Интернету. Для этого нужно в инструментальной панели нажать кнопку Загрузка курсов – в результате на экране откроется окно настройки параметров загрузки (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Настройка параметров загрузки
Вначале нужно составить перечень валют, курсы которых вы намерены получить. Вы можете делать это как в ручном, так и в автоматическом режиме. Если вы хотите сформировать список автоматически – нажмите кнопку Заполнить, которая находится в инструментальной панели данного окна. При нажатии данной кнопки в список будут автоматически включены все валюты, внесенные ранее в классификатор, у которых в настройках включена опция автоматической загрузки курсов с сайта РБК. Данная опция включается в настройках валюты, этот режим мы рассмотрим чуть позже.
Для ручного формирования списка нажмите кнопку Добавить или Подбор. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 5.4.
Рис. 5.4. Выбор валют для включения в список загрузки курсов
Порядок действий в данном окне прост: нужно выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать. Если это окно вы открыли с помощью кнопки Добавить, то после каждого нажатия кнопки Выбрать оно будет автоматически закрываться, то есть для включения в список новой валюты это окно нужно будет открывать заново. Поэтому кнопку Добавить рекомендуется использовать в случае, когда вы хотите включить в список лишь одну валюту. Если же требуется внести в список несколько валют – нажимайте кнопку Подбор: в этом случае после нажатия кнопки Выбрать окно закрываться не будет, и вы можете быстро включить в список сразу несколько валют.
После того как вы сформировали список валют, нужно указать период, курсы которого вы желаете загрузить. Для этого предназначены поля Начало периода и Окончание периода (см. рис. 5.3), в которых указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени для загрузки курсов. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.
С помощью кнопки Очистить (см. рис. 5.3) можно быстро удалить из списка все включенные в него ранее валюты. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Для загрузки курсов в соответствии с установленными параметрами нажмите в инструментальной панели кнопку Загрузить (см. рис. 5.3). Помните, что перед этим необходимо установить действующее подключение к Интернету.
Просмотреть информацию о курсах каждой валюты можно в режиме ее редактирования (об этом будет рассказано чуть ниже).
Как мы уже отмечали ранее, добавлять валюты в классификатор можно путем добавления их из Общероссийского классификатора валют. Однако можно делать это и в ручном режиме – для этого нужно нажать в инструментальной панели окна справочника кнопку Создать или клавишу Insert. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры введенной ранее валюты (например, проанализировать динамику курсов, и др.), выделите ее в классификаторе щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Все действия Изменить. Ввод и редактирование валюты осуществляется в окне, которое показано на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Регистрация валюты в классификаторе
В зависимости от назначения и функциональности все параметры данного окна находятся на вкладках Основные сведения и Параметры прописи валюты. Для перехода в режим работы с курсами валюты предназначена ссылка Курсы валют, расположенная в левой части данного окна.
Содержимое вкладки Основные сведения показано на рис. 5.5. Здесь в соответствующих полях вводится название валюты, а также ее символьное и числовое обозначение. Если вы добавляете валюту путем ее подбора из Общероссийского классификатора валют, данные параметры будут заполнены автоматически. Отметим, что их в любом случае рекомендуется вводить в соответствии с данным классификатором.
Если вы хотите загружать курсы данной валюты с сайта компании «РосБизнесКонсалтинг», установите флажок Загружается с сайта РБК. Если данный флажок снят, то добавить валюту в список для загрузки курсов (см. рис. 5.3 и 5.4) вы не сможете.
Возможности программы предусматривают автоматический расчет курса валюты на основании курса любой другой имеющейся в справочнике валюты. Предположим, вы хотите рассчитывать автоматически курс евро на основании курса доллара, исходя из того, что курс евро выше курса доллара в 1,3 раза. В этом случае в окне редактирования валюты Евро на вкладке Основные сведения нужно установить флажок Курс валюты зависит от курса другой валюты, в поле Основная валюта из раскрывающегося списка выбрать значение Доллары США, а в поле Наценка ввести значение 1,3.
ВНИМАНИЕ
Если на вкладке Основные сведения установлен флажок Загружается с сайта РБК, то флажок Курс валюты зависит от курса другой валюты становится недоступным для редактирования. Параметры Основная валюта и Наценка доступны только при установленном флажке Курс валюты зависит от курса другой валюты.
Содержимое вкладки Параметры прописи валюты показано на рис. 5.6.
Рис. 5.6. Параметры прописи валюты
На данной вкладке определяется порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты. В частности, указывается род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для дробной части в отдельном поле указывается количество выводимых символов. Из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение – 1 знак, 2 знака либо 3 знака (для большинства валют – 2 знака).
Для перехода в режим просмотра и редактирования курсов валют щелкните на ссылке Курсы валют, которая находится в левой части окна. Отметим, что в этом режиме можно также вводить курсы валют вручную – если вы не хотите использовать автоматические режимы (загрузка с сайта РБК или привязка к другой валюте). При елчке на данной ссылке окно редактирования примет вид, как показано на рис. 5.7.
Рис. 5.7. Курсы валют
В данном режиме отображается список курсов данной валюты независимо от того, каким способом они были введены. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата валютного курса, название валюты, ее курс по отношению к рублю, а также кратность.
Чтобы вручную ввести курс валюты на определенную дату, нажмите в панели инструментов кнопку Создать или выполните команду Все действия Создать. Чтобы отредактировать имеющийся курс, выделите в списке соответствующую позицию щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Все действия Изменить. Ввод и редактирование валютного курса выполняется в окне, которое показано на рис. 5.8.
Рис. 5.8. Ручная корректировка валютного курса
В данном окне в поле Дата курса нужно с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, ввести дату, по состоянию на которую вводится курс. В поле Валюта из раскрывающегося списка можно перевыбрать название валюты, по которой вводится курс. Отметим, что данное поле заполняется автоматически – в нем отображается буквенное обозначение той валюты, которая в данный момент редактируется. Если же вы измените валюту, то информация о валютном курсе автоматически попадет в соответствующий список.
В поле Курс с клавиатуры или с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора, вводится величина курса валюты по отношению к рублю на указанную выше дату, а в поле Кратность – ее кратность.
ПРИМЕЧАНИЕ
Кратность – котировочная единица валюты, которая обычно используется работе с валютами, имеющими достаточно низкий курс. Например, если курс какой-то валюты по отношению к базовой валюте (обычно в качестве базовой валюты используется российский рубль) составляет 7,1234 рубля за 1000 единиц валюты, то в поле Кратность следует ввести значение 1000, а в поле Курс – 7,1234.
Завершается ввод валютного курса нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть или комбинации клавиш Ctrl+Enter. Чтобы вернуться в основной режим редактирования валюты, щелкните на ссылке с ее названием, которая находится слева вверху окна (на рис. 5.7 эта ссылка называется USD (Валюта)). Для сохранения введенной о валюте информации также нажмите кнопку Записать и закрыть (см. рис. 5.5 или 5.6).
Заполнение банковского классификатора
В программе предусмотрена возможность хранения информации о банках, в которых открыты счета как у собственных организаций, так и у сторонних субъектов хозяйствования (поставщиков и покупателей, клиентов и партнеров, и т. д.). Для этого предназначен классификатор банков. Необходимость этого классификатора обусловлена тем, что при вводе в программу банковских счетов организаций необходимо указывать, в каком именно банке открыт тот или иной счет, и эти сведения берутся как раз из классификатора банков.
Переход в режим работы с классификатором банков осуществляется из раздела Нормативно-справочная информация – для этого нужно в панели навигации щелкнуть на ссылке Банки. В результате на экране откроется окно классификатора, изображенное на рис. 5.9.
Рис. 5.9. Классификатор банков
В данном классификаторе реализовано иерархическое представление информации, следовательно – вы можете объединять банки в группы по географическому или любому другому признаку. Если вы намерены использовать механизм группировки (это имеет смысл при наличии в классификаторе большого количества позиций), то рекомендуется вначале сформировать структуру групп, после чего приступать к заполнению групп позициями.
Чтобы создать группу банков, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать новую группу (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. Чтобы просмотреть и, при необходимости – изменить параметры созданной ранее группы, установите на нее курсор и нажмите F2 или выполните команду Все действия Изменить. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования группы банков, изображенное на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Добавление группы банков
В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название группы банков, а в поле Код можно указать числовой код региона, к которому относится данная группа (этот параметр обязательным для заполнения не является). Если вы хотите включить данную группу в состав другой группы, укажите ее в поле Группа банков. Завершается ввод и редактирование группы нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.
Чтобы зарегистрировать в классификаторе новый банк, нажмите кнопку Создать или клавишу Insert. Новый банк будет помещен в ту группу, на которой был установлен курсор, но впоследствии любой банк можно перенести в любую другую группу с помощью команды Переместить в группу, которая находится как в контекстном меню, так и в меню Все действия. Чтобы отредактировать параметры введенного ранее банка, дважды щелкните на нем мышью. Окно ввода и редактирования информации о банке показано на рис. 5.11.
Рис. 5.11. Регистрация банка в классификаторе
Все параметры данного окна, за исключением поля Группа банков, заполняются одинаково – путем ввода требуемого значения с клавиатуры. В поле Наименование вводится название банка. Именно под этим названием данный банк впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. После этого в соответствующих полях введите номер корреспондентского счета и БИК банка, название города и точный адрес, а также контактные телефоны. Телефонных номеров можно ввести несколько, разделяя их запятой.
Если вы хотите включить данный банк в состав какой-либо группы, нажмите к поле Группа банков кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую группу и нажмите кнопку Выбрать. Если же банк не планируется относить к какой-то группе, данный параметр следует оставить незаполненным.
Завершается регистрация банка в классификаторе нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.
Классификатор стран мира
В классификаторе стран мира ведется перечень государств, из которых поступают импортные или куда отгружаются экспортные товарно-материальные ценности либо услуги, а также – гражданами которых являются физические лица, внесенные в соответствующий справочник. Информация, которая находится в данном классификаторе, применяется в справочниках номенклатуры и физических лиц, а также в некоторых иных режимах работы.
Чтобы открыть классификатор стран мира, нужно в панели навигации раздела Нормативно-справочная информация щелкнуть на ссылке Страны мира. Окно классификатора показано на рис. 5.12.
Рис. 5.12. Классификатор стран мира
В данном окне представлен список введенных ранее стран. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается числовой идентификатор (код), краткое и полное наименование страны, а также коды Альфа-2 и Альфа-3.
Чтобы ввести в классификатор информацию о стране, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры введенной ранее страны, дважды щелкните на ней мышью. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования, которое показано на рис. 5.13.
Рис. 5.13. Регистрация страны в классификаторе
В данном окне следует ввести каткое и полное наименование страны, а также ее числовой код, двузначный буквенный код Альфа-2 и трехзначный буквенный код по Альфа-3 (коды вводятся в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира), после чего нажать кнопку ОК или Записать.
Ввод сведений о физических лицах
Одним из самых масштабных этапов подготовки программы к работе является ввод сведений о физических лицах. В соответствующем справочнике регистрируется информация как о сотрудниках предприятия, так и о других физических лицах (представителей партнеров, внештатных работниках, и т. д.). Но прежде чем приступить к заполнению данного справочника, рекомендуется ввести исходные данные в справочник документов, удостоверяющих личность, поскольку эти сведения могут потребоваться при вводе данных о физическом лице.
Формирование списка документов, удостоверяющих личность
В справочнике, заполнять который мы научимся в данном разделе, хранятся сведения о документах, удостоверяющих личность физических лиц. Известно, что у большинства людей таким документом является общегражданский паспорт, однако удостоверять личность могут и другие документы: военный билет, водительское удостоверение, дипломатический паспорт, удостоверение беженца, и др.
Чтобы открыть данный справочник, перейдите в раздел Нормативно-справочная информация, и в панели навигации щелкните на ссылке Документы, удостоверяющие личность. В результате на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 5.14.
Рис. 5.14. Список документов, зарегистрированных в справочнике
Отметим, что программа поставляется с уже заполненным справочником документов, удостоверяющих личность. Причем они являются предопределенными, поэтому их удаление невозможно.
ПРИМЕЧАНИЕ
В программе «1С Управление торговлей 8.2» предопределенными называются объекты, которые созданы в Конфигураторе и предоставлены пользователю в готовом виде. Отличительной особенностью предопределенных объектов является то, что редактировать их пользователь может, а помечать на удаление (и, соответственно, удалять) – нет.
Однако вы можете добавлять в справочник новые позиции, если возникнет такая необходимость. Для этого нужно выполнить команду Все действия Создать, которая вызывается также нажатием клавиши Insert, или нажать кнопку создать в инструментальной панели. В любом случае на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.15.
Рис. 5.15. Регистрация в справочнике документа, удостоверяющего личность
Как видно на рисунке, в данном окне имеется только один параметр – поле Наименование. В данном поле с клавиатуры нужно ввести название документа и нажать кнопку Записать и закрыть. Отметим, что дополнять и редактировать справочник документов, удостоверяющих личность, приходится нечасто, и большинству пользователей это не требуется, потому что данный справочник изначально включает в себя все документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Регистрация физических лиц в информационной базе
Сведения о физических лицах, которые работают или когда-либо работали на предприятии, либо имеют к нему какое-то иное отношение (контрагенты, контактные лица партнеров, и т. п.), хранятся в специально предназначенном справочнике. В программе реализована возможность группировки физических лиц по категориям, например: штатные работники, внештатные работники, подотчетные лица, ответственные лица, уволенные, и т. д.
Чтобы открыть справочник физических лиц, нужно в панели навигации раздела Нормативно-справочная информация щелкнуть на ссылке Физические лица. При этом отобразится окно, изображенное на рис. 5.16.
Рис. 5.16. Справочник физических лиц
Вы можете выполнять объединение физических лиц в группы – это позволит структурировать и систематизировать данные (по аналогии с тем, как мы это делали в справочнике складов). Например, можно создать группы Штатные, По договору, Контрагенты, Материально-ответственные, и т. д. Кроме этого, каждая группа может включать в себя подчиненные группы. Например, в состав группы Штатные можно включить группы Менеджеры, Администрация, Отдел поставок, Склад, Транспортный отдел, и т. д.
Отнести физическое лицо к той или иной группе можно как в режиме его ввода/редактирования (с данным режимом мы познакомимся чуть ниже), так и впоследствии. Чтобы переместить физическое лицо из одной группы в другую, нужно выделить его в списке курсором, и выполнить команду Все действия Переместить в группу. Затем в открывшемся окне нужно установить курсор на название требуемой группы, и нажать кнопку Выбрать.
Для формирования группы физических лиц нажмите в инструментальной панели кнопку Создать новую группу (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.17.
Рис. 5.17. Создание группы физических лиц
Здесь нужно ввести название создаваемой группы – это обязательный параметр. Поле Группа физ. лиц заполняется только в том случае, если данную группу необходимо включить в состав другой группы. В противном случае этот параметр должен оставаться пустым.
Чтобы зарегистрировать в информационной базе новое физическое лицо, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования данных о физическом лице, которое показано на рис. 5.18.
Рис. 5.18. Регистрация физического лица в информационной базе
Первое, что нужно сделать – это в поле ФИО ввести фамилию, имя и отчество. Затем следует указать дату рождения и пол физического лица. Если вы хотите отнести физическое лицо к какой-либо группе, укажите ее в поле Группа физ. лиц. Для этого нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую группу и нажмите кнопку Выбрать.
В поле Домашний адрес вводится адрес проживания физического лица. Вы можете ввести адрес согласно регистрации в паспорте, либо фактический адрес проживания – если он отличается от регистрационного адреса. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры либо в отдельном окне (рис. 5.19), для вызова которого нужно нажать F4.
Рис. 5.19. Адресные данные физического лица
В данном окне для каждого реквизита адреса предназначен отдельный параметр. Реквизиты заполняются либо путем выбора значения из соответствующего классификатора, либо с клавиатуры. В нижней части окна автоматически формируется представление адреса. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку ОК.
Телефонный номер (городской и мобильный) физического лица также можно вводить как с клавиатуры, так и в отдельном диалоговом окне, которое показано на рис. 5.20.
Рис. 5.20. Ввод телефонного номера
Здесь следует ввести код страны, код города, телефонный номер и, в случае надобности – местный (внутренний, добавочный и т. п.) номер. В верхней части окна на основании введенных данных автоматически генерируется номер телефона физического лица в международном формате. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку ОК, а для выхода из данного режима без сохранения изменений используйте кнопку Отмена.
Чтобы ввести сведения о документе, удостоверяющем личность физического лица, щелкните в левой части окна редактирования (см. ис. 5.18) на ссылке Удостоверения личности, и нажмите кнопку инструментальной панели Создать или клавишу Insert. В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.21.
Рис. 5.21. Сведения о документе, удостоверяющем личность физического лица
Здесь в поле Вид документа следует указать наименование документа, удостоверяющего личность. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, а содержимое этого списка формируется в справочнике удостоверений, удостоверяющих личность, с которым мы познакомились в предыдущем разделе. Затем в соответствующих полях нужно ввести серию и номер документа, дату выдачи и наименование органа внутренних дел, выдавшего документ.
В программе реализована возможность использования внешних файлов для хранения расширенной информации о физическом лице. Это может быть, например, его личное дело, портфолио или резюме, образцы работ, и т. д. Для формирования списка внешних файлов щелкните в левой части окна редактирования (см. рис. 5.18) на ссылке Присоединенные файлы. После этого действуйте так же, как и при работе с файловым хранилищем (см. в главе 3 раздел «Работа с файловым хранилищем»).
Регистрация физического лица в информационной базе завершается нажатием кнопки Записать и закрыть (см. рис. 5.18).
Ввод сведений о собственном предприятии
Перед началом эксплуатации программы необходимо ввести определенный минимум сведений о собственном предприятии. Вначале следует сформировать список организаций, входящих в состав собственной компании (даже если это одна организация, ее необходимо зарегистрировать в соответствующем справочнике), затем построить организационную структуру компании и сформировать список складов, на которых будут храниться товарно-материальные ценности. Без этого вы не сможете формировать документы и получать отчеты, а заниматься этим в процессе эксплуатации программы хоть и можно, но очень неудобно.
Организации, входящие в состав компании
Программу «1С Управление торговлей 8.2» можно эксплуатировать от имени нескольких организаций, входящих в состав одной компании, корпорации, холдинга и т. п. Информация об этих организациях хранится в справочнике организаций, который открывается из раздела Нормативно-справочная информация с помощью ссылки Организации, находящейся в панели навигации.
ПРИМЕЧАНИЕ
В справочнике организаций должны быть сведения как минимум об одной организации – в противном случае эксплуатация программы будет невозможна: вы не сможете оформить ни один документ.
Окно справочника показано на рис. 5.22.
Рис. 5.22. Справочник организаций
При первом открытии справочника данное окно будет пустым – его содержимое формируется автоматически по мере ввода в справочник новых организаций.
Чтобы зарегистрировать организацию в справочнике, нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Создать или воспользоваться командой Все действия Создать, которая вызывается также нажатием клавиши Insert. Чтобы открыть данные по введенной ранее организации для просмотра и возможного редактирования, дважды щелкните в списке на названии этой организации или воспользуйтесь клавишей F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отображается окно, изображенное на рис. 5.23.
Рис. 5.23. Регистрация организации в справочнике
Характерной особенностью справочника организаций является то, что название объекта можно указать в трех вариантах. Правда, обязательным является только один из них – тот, который вводится в поле Наименование: именно под этим названием данная организация будет впоследствии отображаться в интерфейсах списка и выбора. Что касается параметров Сокращенное и Полное, то в них указывается соответственно сокращенное и полное название организации – так, как оно сформулировано в учредительных документах. Эти варианты названия впоследствии будут подставляться в печатные формы документов.
В поле Юр/физ. лицо нужно указать, каким лицом является данная организация – юридическим или физическим, а также – является она резидентом или нерезидентом. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, причем данный параметр также является обязательным для заполнения.
Если вы намерены вести документооборот от имени нескольких организаций, рекомендуется заполнить поле Префикс. Здесь вводится буквенный префикс, который будет автоматически подставляться перед номерами всех документов, оформляемых от имени данной организации. Благодаря этому вы сможете в интерфейсах списка и выбора быстро определять, какие документы оформлены от имени той или иной организации.
Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере. Предположим, в программе ведется документооборот от имени трех организаций – ООО «Торговля», ЗАО «Меркурий» и СП «Корона». В справочнике организаций для каждой из них можно задать префиксы – соответственно ТО, МЕ и КО. В этом случае документ под номером 001, сформированный от имени ООО «Торговля», будет иметь номер ТО-001, от имени ЗАО «Меркурий» – МЕ-001, и от имени СП «Корона» – КО-001.
Остальные параметры окна в зависимости от назначения и функциональности находятся на вкладках Реквизиты и Адреса, телефоны.
Содержимое вкладки Реквизиты показано на рис. 5.23. Здесь в соответствующих полях с клавиатуры нужно ввести индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (указывается только для юридических лиц), код по общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления, код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций и основной государственный регистрационный номер.
На вкладке Адреса, телефоны вводятся сведения об адресах и телефонах данной организации. Содержимое данной вкладки показано на рис. 5.24.
Рис. 5.24. Контактные данные организации
На данной вкладке в поле E-mail можно ввести электронный адрес организации. Если требуется ввести несколько электронных адресов, то можно разделить их запятой.
Поля Почтовый адрес, Фактический адрес и Юридический адрес заполняются по одним и тем же правилам. Это можно делать как с клавиатуры, так и в отдельном диалоговом окне, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Телефонный номер (городской и факс) данной организации также можно вводить как с клавиатуры, так и в отдельном диалоговом окне. Порядок ввода как адресов, так и телефонов организации несложен и дополнительных пояснений не требует.
В левой части окна редактирования организации (см. рис. 5.23 и 5.24) содержится несколько ссылок, с помощью которых осуществляется переход в режим ввода расширенной информации и различного рода дополнительных сведений об организации. Например, с помощью ссылки Банковские счета организаций можно перейти в режим работы со списком банковских счетов данной организации. Здесь мы на этом останавливаться не будем, потому что порядок работы со справочником банковских счетов рассматривается ниже, в соответствующем разделе. Ссылка Кассы предназначена для перехода в режим работы со списком касс организации.
А вот на выборе системы налогообложения для организации остановимся подробнее – про это пойдет речь в следующем разделе.
Настройка системы налогообложения организации
В соответствии с действующим законодательством предприятия могут использовать общую или упрощенную систему налогообложения. Здесь мы не будем останавливаться на том, в каких случаях применяется та или иная система – об этом можно узнать в соответствующих нормативных документах или специальной литературе. Отметим лишь, что в рассматриваемой конфигурации реализованавозможность выбора системы налогообложения для каждой организации. При щелчке мышью на ссылке Система налогообложения (см. рис. 5.24) окно редактирования организации примет вид, как показано на рис. 5.25.
Рис. 5.25. Системы налогообложения
В данном окне формируется список систем налогообложения в зависимости от периода использования. Например, предприятие может в одном периоде использовать одну систему налогообложения, а в другом периоде – другую систему (это определяется в учетной политике предприятия). Чтобы ввести систему налогообложения для определенного периода, нажмите кнопку Создать – в результате откроется окно, изображенное на рис. 5.26.
Рис. 5.26. Выбор системы налогообложения
В данном окне в поле Период нужно указать дату, начиная с которой на предприятии будет действовать данная система налогообложения. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры или выбрать в календаре, открываемом с помощью клавиши F4.
В поле Организация указывается наименование организации, для которой задается данная система налогообложения. По умолчанию в данном поле отображается название редактируемой в данный момент организации, однако вы можете перевыбрать это значение в раскрывающемся списке.
Вид системы налогообложения выбирается из раскрывающегося списка в поле Система налогообложения, возможные варианты – Общая или Упрощенная.
Завершается ввод и редактирование данных о системе налогообложения нажатием кнопки Записать и закрыть.
Чтобы вернуться в окно редактирования организации из режима работы с системами налогообложения (или из любого другого режима, открытого по соответствующей ссылке в левой части окна), щелкните мышью на названии организации, которое отображается слева вверху окна (см. рис. 5.25). Завершается ввод и редактирование сведений об организации нажатием кнопки Записать и закрыть (см. рис. 5.23 и 5.24).
Формирование структуры компании
Еще один важный этап подготовки программы к работе заключается в построении организационной структуры предприятия. Вы можете вести аналитический учет в разрезе структурных подразделений своей компании, поэтому предварительно необходимо сформировать список этих подразделений. Для решения данной задачи в рассматриваемой конфигурации предназначен справочник структуры, который вызывается из панели навигации раздела Нормативно-справочная информация по ссылке Структура предприятия.
Окно справочника показано на рис. 5.27.
Рис. 5.27. Справочник структуры предприятия
Список подразделений предприятия формируется в виде древовидной структуры, позволяющей группировать подразделения и подчинять их друг другу, при этом можно использовать неограниченное число уровней вложенности. При первом открытии справочника в нем отображается одна позиция – Структура предприятия, которая не является подразделением, а просто представляет собой верхний уровень иерархии. По мере заполнения справочника в список будут добавляться новые позиции.
Для каждого подразделения показывается его название, числовой код и признак сервисной службы. Последний параметр означает, что данное подразделение может оказывать услуги клиентам предприятия. На рис. 5.27 такими подразделениями являются Сервисная служба и Транспортный отдел.
Чтобы ввести в справочник информацию о новом подразделении, выполните команду Все действия Создать или нажмите кнопку Создать, которая находится в инструментальной панели. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 5.28.
Читать бесплатно другие книги:
