Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2 Гладкий Алексей
Такая хозяйственная операция, как внутреннее перемещение ценностей, периодически происходит на любом предприятии. Ее особенность заключается в том, что при этом ценности не покидают пределы предприятия, а лишь перемещаются из одного подразделения на другое (со склада в производственную кладовую, со склада в объект розничной торговли, и т. д.).
Для отражения в учете операций по внутреннему перемещению товарно-материальных ценностей в программе «1С Бухгалтерия 8» предназначен документ Перемещение товаров. Чтобы начать работу с документами этого типа, нужно выполнить команду главного меню СкладПеремещение товаров, или в панели функций на вкладке Склад щелкнуть мышью на ссылке Перемещение товаров. Окно списка документов, которое при этом открывается на экране, показано на рис. 6.57.
Рис. 6.57. Документы на внутреннее перемещение ценностей
В окне списка для каждого сохраненного ранее документа показаны основные его параметры, а также названия подразделений, между которыми происходит перемещение ценностей. Ввод новых и редактирование имеющихся документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 6.58.
Рис. 6.58. Оформление документа на внутреннее перемещение
Это окно не имеет принципиальных отличий от окон редактирования других товарно-сопроводительных документов. Отметим лишь, что в полях Отправитель и Получатель указывается соответственно наименование склада-отправителя и склада-получателя ценностей по данному документу. В полях Счет учета отпр. (БУ) и Счет учета получ. (БУ) указываются счета бухгалтерского учета соответственно для списания и оприходования товарно-материальных ценностей по данному документу. Если в верхней части окна установлен флажок Отражать в налог. учете, то аналогичным образом указываются счета и для налогового учета.
Чтобы распечатать документ, нужно нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать печатную форму документа – Перемещение товаров (предлагается по умолчанию) или ТОРГ-13 (Накладная на внутреннее перемещение). На рис. 6.59 показан документ по форме Перемещение товаров.
Рис. 6.59. Печатная форма документа
Отправка документа на принтер осуществляется стандартным способом – с помощью команды главного меню ФайлПечать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Инвентаризация хранящихся на складе ценностей
На любом складе периодически проводятся инвентаризации. Ситуации, при которых необходимо проведение инвентаризации, определены действующим законодательством, в любом случае присутствие материально-ответственных лиц является обязательным.
С помощью документа Инвентаризация товаров на складе в программе осуществляется оформление результатов инвентаризации. Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню СкладИнвентаризация товаров на складе, или в панели функций на вкладке Склад щелкнуть мышью на ссылке Инвентаризация товаров на складе. В любом случае отобразится интерфейс списка документов, который показан на рис. 6.60.
Рис. 6.60. Документы инвентаризации
Здесь содержится перечень сохраненных ранее документов о проведении инвентаризации. Для каждого из них представлены следующие сведения: дата формирования, порядковый номер в конфигурации, название проверяемого склада, наименование организации, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий (две последние колонки могут быть пустыми).
Чтобы оформить результаты инвентаризации, выполните команду ДействияДобавить или нажмите клавишу Insert. Чтобы изменить сохраненный ранее документ, дважды щелкните на нем мышью. Окно ввода и редактирования документа Инвентаризация товаров на складе показано на рис. 6.61.
Рис. 6.61. Оформление результатов инвентаризации
Процесс оформления результатов инвентаризации ценностей на складе выглядит следующим образом.
Вверху по обычным правилам заполняются обязательные параметры Номер, От и Организация, предназначенные для его идентификации. Затем нужно ввести название склада, где осуществлялась инвентаризация ценностей. Для этого предназначено поле Склад (этот параметр также является обязательным): его значение поля выбирается в окне справочника складов, которое выводится на экран при нажатии кнопки выбора.
После этого нужно сформировать спецификацию документа, то есть составить список ценностей, наличие которых проверялось на складе. Это можно сделать как вручную, так и в автоматическом режиме.
Если вы хотите ввести спецификацию вручную, то для добавления позиции в список нажмите клавишу Insert либо кнопку Добавить на панели инструментов. Порядковый номер появившейся позиции будет сгенерирован программой автоматически, а выбор ценности осуществляется в столбце Номенклатура из соответствующего справочника, который вызывается с помощью кнопки выбора.
Ну а затем в соответствующих колонках с клавиатуры введите счет бухгалтерского учета выбранной позиции, фактическое и учетное ее количество, а также цену (отметим, что цена может быть проставлена и автоматически). После ввода фактического и учетного количества ценности программа рассчитает излишек или недостачу и покажет ее в колонке Отклонение (недостача будет показана со знаком «минус»). В столбцах Сумма и Учет. сумма отобразится фактическая сумма по текущей позиции и ее сумма по данным бухгалтерского учета.
Однако использовать для формирования спецификации автоматический режим намного удобнее. Для этого нужно выполнить команду Заполнить по остаткам на складе, которая открывается при нажатии на кнопку Заполнить. После этого в список будут включены позиции, которые числятся на данном складе, с указанием их количества (причем учетные и фактические данные по умолчанию будут совпадать), цены и суммы (учетной и фактической). Пользователю остается лишь откорректировать фактическое наличие ценностей (колонка Количество) – и программа автоматически рассчитает излишек либо недостачу (это значение отобразится в столбце Отклонение), а фактическая сумма по данной позиции изменится соответствующим образом.
СОВЕТ
Рекомендуется формировать спецификацию документа в автоматическом режиме, а вручную – лишь вносить в нее по мере надобности изменения (добавлять, редактировать или удалять позиции).
Параметры Ответственный и Комментарий не являются обязательными для заполнения. В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу.
Отличительной чертой документа Инвентаризация товаров на складе является то, что он по учету не проводится, следовательно – он не влечет за собой никаких изменений в бухгалтерском учете. Чтобы отразить результаты инвентаризации в учете, нужно на основании документа Инвентаризация товаров на складе сформировать документы Оприходование товаров и Списание товаров (их описание приведено выше). Для решения этой задачи используйте соответствующие команды подменю ДействияНа основании.
Отметим, что при создании документа Оприходование товаров в него попадут лишь те ценности, по которым в документе Инвентаризация товаров на складе был выявлен излишек. Аналогично в документ Списание товаров попадают лишь те позиции, по которым была выявлена недостача. И после проведения документов Оприходование товаров и Списание товаров результаты инвентаризации будут отражены в бухгалтерском учете.
С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать,можно получить следующие формы документов:
• Инвентаризация товаров на складе;
• Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3);
• Сличительная ведомость (форма ИНВ-19).
На рис. 6.62 показана инвентаризационная опись по форме ИНВ-3.
Рис. 6.62. Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3
Для отправки документа на принтер используйте команду ФайлПечать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Отчетность по складским операциям
После того, как разнесены и проведены по учету все складские документы, можно приступать к формированию отчетности. Далее мы рассмотрим, как в программе 1С Бухгалтерия 8.2 осуществляется формирование отчетов по складским операциям.
Оборотно-сальдовая ведомость
В бухгалтерском учете используется два вида оборотно-сальдовой ведомости (далее – ОСВ): сводная ОСВ (по всем счетам), и ОСВ по конкретному счету.
Сводная ОСВ содержит входящее и исходящее сальдо по счетам, а также обороты по каждому из них. Столбцы с входящим и исходящим сальдо, в сущности, представляют собой бухгалтерский баланс предприятия (с некоторыми оговорками) соответственно на начало и конец отчетного периода.
Чтобы в программе «1С Бухгалтерия 8» получить сводную ОСВ, нужно выполнить команду главного меню ОтчетыОборотно-сальдовая ведомость. Пример сводной ОСВ изображен на рис. 6.63.
Рис. 6.63. Сводная ОСВ
В полях Период с по указывается соответственно начальная и конечная дата интервала времени, данные которого должны попасть в отчет. В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по которой формируется ведомость. Учтите, что после каждого изменения параметров настройки отчета для его переформирования нужно нажать кнопку Сформировать, которая находится в инструментальной панели данного окна, или выполнить команду ДействияСформировать.
При необходимости можно выполнить более тонкую настройку параметров отчета. Для этого нужно нажать в инструментальной панели кнопку Настройка, и в открывшемся окне указать требуемые параметры формирования отчета.
СОВЕТ
Получив сводную ОСВ, можно быстро сформировать по любому счету один из следующих отчетов: ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ счета, Обороты счета по месяцам и Обороты счета по дням. Для этого дважды щелкните мышью на соответствующем счете, после чего в открывшемся окне укажите вид отчета.
Однако в контексте рассматриваемой темы нас больше интересует ОСВ по конкретному счету, а именно – по счету, на котором учитываются хранящиеся на складе ценности. Выполните команду главного меню ОтчетыОборотно-сальдовая ведомость по счету – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 6.64.
Рис. 6.64. Настройка ОСВ по счету
В соответствующих полях данного окна нужно указать начальную и конечную даты отчетного периода, счет, по которому формируется отчет, а также организацию (по умолчанию в поле Организация предлагается название организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной).
Пример готовой ведомости по счету 10 «Материалы» представлен на рис. 6.65.
Рис. 6.65. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 «Материалы»
Для перехода в режим более тонкой настройки отчета нажмите в инструментальной панели кнопку Настройка.
Карточка счета
У многих пользователей самым популярным отчетом, формируемым в программе «1С Бухгалтерия 8», является карточка счета. Этот документ отличается наглядностью, читаемостью, возможностью отслеживать текущее сальдо, способностью наряду с компактностью отчетной формы аккумулировать в себе краткую, но в то же время достаточно полную и конкретную информацию обо всех движениях по счету, и др.
Доступ к карточке счета осуществляется с помощью команды главного меню ОтчетыКарточка счета. В результате на экране откроется такое же окно, как и для оборотно-сальдовой ведомости по счету, в котором нужно указать параметры отчета и нажать кнопку Сформировать. Пример готового отчета по счету 41 «Товары» показан на рис. 6.66.
Рис. 6.66. Карточка счета 41 «Товары»
Двойным щелчком мыши на любой позиции карточки счета можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого была сформирована данная проводка. Чтобы распечатать отчет, нажмите Ctrl+P или выполните команду ФайлПечать.
Карточка субконто по номенклатуре
Здесь мы познакомимся с отчетом Карточка субконто, который во многом похож на отчет Карточка счета. Разница в данном случае заключается в том, что карточка субконто привязывается не к счету, а к значению субконто. Например, можно сформировать отчет по субконто Договоры, Номенклатура, Контрагенты и т. д. При этом вы можете сделать тонкую настройку отчета: например, сформировать его только по субконто Номенклатура со значением субконто Шоколадная паста, и т. д.
Чтобы сформировать карточку субконто, нужно выполнить команду главного меню ОтчетыКарточка субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка. В результате откроется окно, изображенное на рис. 6.67.
Рис. 6.67. Настройка параметров отчета
В соответствующих полях данного окна на вкладке Общие указывается период формирования отчета, выбирается организация, по которой он формируется, а также режим отображения оборотов. В табличной части окна нужно выбрать как минимум один вид субконто для формирования отчета: для этого нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов, затем в поле Вид субконто нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне укажите требуемый вид субконто.
На вкладке Отбор можно выполнить тонкую настройку фильтра, в соответствии с которым будут включаться данные в отчет. Например, если на вкладке Общие вы выбрали вид субконто Номенклатура, то на вкладке Отбор можно указать конкретные номенклатурные позиции, по которым будет сформирован отчет.
Чтобы сформировать отчет, нажмите в окне настройки параметров кнопку ОК. Пример карточки субконто по номенклатуре Паста шоколадная показан на рис. 6.68.
Рис. 6.68. Карточка субконто по номенклатуре
Из карточки субконто вы можете быстро перейти в режим редактирования соответствующего первичного документа – для этого в отчете дважды щелкните мышью на соответствующей проводке.
Анализ счета по учету товарно-материальных ценностей
Еще одним популярным отчетом конфигурации является Анализ счета. Он позволяет просмотреть суммы оборотов по счету в корреспонденции с другими счетами. Например, вы можете увидеть, с какими счетами корреспондирует счет 10 «Материалы», на котором учитываются хранящиеся на складе сырье и материалы. Чтобы его получить, выполните в главном меню программы команду ОтчетыАнализ счета, затем в открывшемся окне укажите параметры формирования отчета (отчетный период, счет и организацию), и нажмите кнопку Сформировать. Пример такого отчета показан на рис. 6.69.
Рис. 6.69. Анализ счета 10 «Материалы»
Как видно на рисунке, отчет содержит информацию о корреспонденции выбранного счета с другими счетами. По каждой корреспонденции можно получить отчет по проводкам – для этого достаточно дважды щелкнуть на соответствующей позиции мышью Пример такого отчета представлен на рис. 6.70.
Рис. 6.70. Отчет по проводкам
С помощью данного отчета мы можете определить, из каких сумм сложилась соответствующая корреспонденция в отчете «Анализ счета». На рис. 6.70 представлена расшифровка корреспонденции счета 20 (дебет) со счетом 10 (кредит), общая сумма которой составляет 199953,67 рублей. Данная расшифровка позволяет просмотреть детальную информацию о списании отпущенных со склада ценностей на производственные затраты.
Заключение
В результате изучения данной книги вы получили необходимый минимум знаний, которые помогут вам самостоятельно заниматься ведением складского учета на компьютере.
В первой главе книги акцент делался на основополагающие теоретические аспекты; кроме этого, приводится большое количество практических рекомендаций, советов и конкретных примеров.
В остальных главах приводится подробное описание специальных программ, предназначенных для автоматизации складского учета на разных предприятиях. Особое внимание уделено одной из самых популярных программ – «1С Бухгалтерия 8.2».
Автор выражает надежду, что предложенный материал был интересен и полезен читателям. Замечания и предложения направляйте по адресу: [email protected].
Гладкий Алексей Анатольевич
Читать бесплатно другие книги:
