E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике Глей Джоселин

Предложение незнакомому человеку

Если вы пытаетесь организовать видеоконференцию, пригласить кого-то прочесть доклад или привлекаете новых клиентов, то электронная почта – превосходное средство для привлечения совершенно незнакомого человека. Уловка-22? Реклама повсеместна, и поэтому бывает очень сложно пробиться через весь мусор, заполняющий почтовый ящик, и добиться того, чтобы на вас обратили внимание. Таким образом, каждое ваше письмо с предложением должно быть ясным, убедительным, в нем не должно быть ничего лишнего.

Каждый случай уникален, и поэтому имеется несколько эмпирических правил, которым должны соответствовать все письма с предложением. Эти правила определяют, что спрашивать в первом абзаце, как убедить в серьезности своих намерений, продемонстрировать осведомленность о работе или компании получателя, а также прояснить дальнейшие шаги.

Вот пример письма, в котором фотографу предлагается участвовать в выпуске книжной серии:

Привет, Гейл. К вам обращается Люсинда Грей, помощник редактора в Burnside Press. Я работаю над сборником очерков и фотографий, доход от которого пойдет на борьбу с распространением малярии. Мне хотелось бы узнать, не согласитесь ли вы предоставить снимок из вашей потрясающей серии о Малави.

В прошлом году мы уже выпустили аналогичную книгу с целью сбора денег на борьбу с туберкулезом: было продано 50 000 экземпляров и собрано больше миллиона долларов.

Поскольку мы отдаем 90 % полученного дохода, то можем предложить вам лишь небольшую лицензионную плату в размере 500 долларов. Тем не менее мы рассчитываем на широкий круг читателей.

Если вас заинтересовало это предложение, я бы хотела попросить вас о кратком 5-минутном разговоре по телефону, чтобы мы могли обговорить детали вашего участия.

Вот еще один пример с просьбой к известной торговой марке спонсировать мероприятие:

Привет, Карл. Я директор Design Week Austin, которая каждый год в октябре собирает в Техасе более 3000 представителей творческих профессий, чтобы обсудить вопросы изобразительного искусства и дизайна. Наша команда и наша аудитория являются поклонниками продуктов 3D-печати компании BLDR, и я хотел бы узнать, не желаете ли вы обсудить возможности спонсорства нашего проекта.

В этом году темой нашего мероприятия выбран 3D-дизайн, и мне кажется, что она как нельзя лучше подходит для демонстрации ваших продуктов. Наша аудитория состоит в основном из дизайнеров, производителей и законодателей моды со всей страны, и они стремятся узнать как можно больше о современных технологиях творчества. Более подробную информацию о нашем мероприятии и нашей аудитории вы можете найти в этом обзоре: [ссылка].

Я был бы рад обсудить с вами возможное партнерство и особые условия для BLDR на нашем мероприятии. Жду от вас ответа.

Другие примеры писем с предложением были приведены на с. 110 и 112. Независимо от того, о чем вы просите, письмо должно подчеркивать пользу для получателя (а не для вас). Представьте, что это письмо читаете вы, и именно вас просят выделить время или деньги. Что бы вы ответили?

Переговоры об оплате

Нет никакого смысла откладывать обсуждение финансовых вопросов. Тем не менее многие люди предпочитают исключать вопрос оплаты из первых писем с предложением. И вовсе не в качестве сознательной стратегии – просто потому, что откладывают непростой разговор о деньгах на последнюю минуту. С этой проблемой сталкиваются почти все, и поэтому несколько советов, как деликатно начать обсуждение финансовых вопросов, будут вполне уместны.

Сразу же сообщите о ваших расценках. Включение вопроса оплаты в первое же письмо с предложением демонстрирует уважение к получателю, предоставляя всю необходимую информацию для оценки вашего предложения. Кроме того, это позволяет включить оплату в число убедительных аргументов.

Исключением из этого правила является ситуация, когда вы «продавец», а не «покупатель» рекламируемых услуг, а цена очень высока. Например, если вы хотите привлечь спонсора для своего мероприятия, то не стоит писать: «Привет. Рад с вами познакомиться. Дайте мне 50 000 долларов». В подобных случаях вы можете указать предполагаемые цены для разных уровней спонсорства в документе, на который в письме приводится ссылка. Это позволяет заранее установить уровень ожидаемой цены и не выглядеть при этом агрессивным или бесцеремонным.

Будьте честны и не вводите никого в заблуждение. Некоторые люди считают, что обман – это необходимая составляющая любых переговоров. На самом деле опытные переговорщики скажут вам, что лучше с самого начала предлагать справедливую цену, если вы хотите, чтобы процесс шел гладко и в дружественной обстановке. Узнайте стандартные расценки на работу, которую вы предлагаете, и назовите цену, которую считаете разумной.

При необходимости объясните низкую цену. Иногда ваш бюджет ограничен и вы можете предложить лишь низкую оплату за услуги. В этом случае нужно признать, что сумма невелика, и постараться привести убедительные причины, почему проект все же заслуживает внимания адресата. Возможно, он даст шанс для охвата широкой аудитории или же это благородный некоммерческий проект. В любом случае вы не должны просто надеяться, что адресат этого не заметит. Нужно в самом начале письма указать на это обстоятельство.

Не используйте относительные величины, такие как «маленький» или «большой», без указания цифр. Если в первом письме вы пишете «маленький гонорар», не назвав его величину, то как бы приглашаете адресата «заполнить пробел». Но «маленький» – понятие относительное. Не исключено, что вы имеете в виду $1000, а получатель письма – $5000. А когда вы наконец озвучите конкретную цифру, адресат может быть разочарован или даже обижен. Вот почему лучше сразу же ограничить его ожидание реальными величинами.

Допустим, вы запускаете новый продукт и вам необходим художник видеографики, чтобы создать короткий видеоклип. Обраться к специалистам можно так:

Привет, Мэтт. К вам обращается Майк, глава Worth Designs. Рад познакомиться. Я большой поклонник вашей работы, она просто великолепна.

Я планирую запуск нового аксессуара для iPhone, который позволит надежно закрепить телефон на велосипеде. Мне нужна 60- или 90-секундная реклама в следующем месяце, и я бы хотел узнать, не заинтересует ли вас этот проект.

Мы относительно молодая компания, и бюджет запуска нового продукта у нас ограничен. По моим расчетам, мы можем предложить вам за этот проект фиксированный гонорар в размере $3500. Могу также сообщить, что работать с нами обычно легко.

Мы были бы рады сотрудничать с вами в этом проекте. Жду вашего ответа.

(Еще один пример включения вопроса об оплате в первое письмо: см. предыдущую шпаргалку, с. 181–182.)

Разговор о деньгах не обязательно вести во враждебном тоне. На самом деле я обнаружила, что для успешных переговоров честность, ясность и справедливость гораздо лучше, чем агрессия и обман. Настоящий профессионал всегда ценит прямоту и откровенность.

Переговоры о своем гонораре

Талантливые люди ежедневно продают свои навыки и услуги по заниженной цене, поскольку не решаются на откровенную дискуссию о деньгах. Конечно, такой разговор может быть неприятным, но результат стоит того. Всего 15–30 минут дискомфорта могут повысить ваши заработки на годы вперед. Если вы намерены зарабатывать на жизнь творчеством, то в буквальном смысле не можете себе позволить игнорировать необходимость стать для себя самого самым квалифицированным финансовым консультантом.

Допустим, вы веб-разработчик и к вам обратился клиент по поводу создания нового сайта WordPress. Поскольку вы не хотите тратить время впустую, если заказчику не по карману ваши услуги, вам следует с самого начала обсудить финансовый вопрос. Вот как это можно сделать.

Привет, Дон. Спасибо, что обратились ко мне. Мне бы хотелось работать над вашим сайтом и в моем графике как раз появилось окно – я заканчиваю большой проект. Так что время меня устраивает.

Для веб-дизайна WordPress моя обычная ставка $150 в час. Но для таких больших проектов, как ваш, я могу сделать скидку до $100 в час. Предполагаю, что работа займет 3 недели, так что весь проект будет стоить $16 000. Это включает создание тестовой среды для разработки и отладки сайта, а также помощь в переходе на новый сайт при запуске.

Если такие расценки вам подходят, я составлю официальный контракт, и мы можем начать работу через 1–2 недели. Мне бы очень хотелось реализовать этот проект!

Давайте, рассмотрим достоинства этого письма. Во-первых, веб-разработчик выражает свой энтузиазм и готовность взяться за предложенную работу. Затем он информирует о своем рабочем графике, указывая, что обычно он очень загружен, но в данный момент у него есть свободное время. Он не хватается за предложенную работу, а сообщает о своей востребованности. Переходя к финансовому вопросу, он намеренно формулирует его как уступку клиенту, указывая, что уже снизил расценки. Так клиенту легче позитивно взглянуть на цену, а веб-дизайнеру – не слишком отклоняться от «и так низких расценок» под нажимом клиента. И в завершение он поясняет следующие шаги и вновь подтверждает желание работать над проектом. Это дает импульс разговору, предполагая, что веб-дизайнер готов приступить к работе, как только клиент одобрит цену.

Вы обратили внимание, что он не написал: «Дайте мне знать, если эти расценки вас устраивают»? Такого рода фразы – это фактически просьба о продолжении переговоров, и ее нужно избегать. Веб-дизайнер формулирует свои мысли так, чтобы подчеркнуть свою убежденность, что цена справедливая, и клиент должен просто согласиться с ней и дать старт проекту.

Даже если в глубине души вам неловко или вы чувствуете себя неуверенно, при обсуждении вопроса оплаты старайтесь казаться уверенным, убедительным и профессиональным. Преимущество электронной почты заключается в том, что никто не может видеть, что происходит за кулисами, и никогда не узнает, как вы мучились над каждым словом черновика. Постепенно вы привыкнете к процессу переговоров – по мере того как люди, не моргнув глазом, будут принимать ваши «смелые» расценки.

Как потребовать оплату с клиента

Клиенты непрерывно забрасывают вас электронными письмами, когда им нужны средства, а также исправления или дополнения к проектам. Но когда проект завершается и вы хотите получить оплату, поток сообщений зачастую иссякает. Когда клиенту от вас что-то нужно, письма текут рекой. Теперь же, когда что-то требуется вам, река пересыхает. Как разобраться с этой досадной ситуацией?

Лучшее средство не просить у клиента денег – предусмотреть эту неприятную ситуацию и задолго до ее появления запланировать, как ее избежать. То есть заранее провести откровенный и профессиональный разговор о деньгах со всеми клиентами. Вот основные вопросы, которые вы должны обсудить.

Согласуйте условия оплаты до начала проекта. Каков будет ваш гонорар? Каков график выплат (например, 50 % аванса в начале и 50 % – по завершении проекта)? Как будет осуществляться выплата (чек, денежные перевод, PayPal и т. д.)? У клиента появится сильная мотивация согласовать эти детали, если вы с самого начала заявите, что их следует прояснить до начала проекта. Если вы будете ждать, пока работа начнется – или, хуже того, когда уже закончится, – то у клиента не будет подобной заинтересованности.

Вот пример того, как затронуть вопрос оплаты после того, как вы договорились о цене.

Привет, Тим. Я рад, что мы будем вместе работать над этим проектом. Но, прежде чем приступить к работе, мне хотелось бы убедиться, что мы одинаково понимаем условия оплаты. (Скучный вопрос, я понимаю, но это поможет мне оставаться на плаву!)

Моя стандартная схема – 50 % аванса перед началом проекта и 50 % – после завершения, когда я пришлю вам окончательный вариант и он будет одобрен. Поскольку мы находимся в разных странах, то проще всего, вероятно, будет воспользоваться PayPal. Это вас устроит?

Если вы согласны, я впишу эти условия в краткий контракт и вышлю вам, чтобы вы заверили его электронной подписью. И тогда мы можем начинать.

Пусть клиент подпишет контракт. Договорившись об условиях, оформите их в письменном виде и предложите клиенту подписать контракт. Тогда при возникновении проблем у вас будет юридическая защита. Но еще важнее то, что вы продемонстрируете профессиональный подход к управлению своими проектами и к вопросам оплаты. Составляя договор с клиентом, вы должны помнить, что в наше время никто не будет отправлять вам факсом подписанный документ. Используйте такие сервисы, как Shake (shakelaw.com), которые предлагают шаблоны договоров, помогают изменить их согласно вашим потребностям, а также отправить для получения электронной подписи.

Не медлите с выставлением счета клиенту. К моему глубокому огорчению, многие фрилансеры, с которыми я работала в последнее время, забывали вовремя выставлять счета. Чем больше времени проходит от завершения проекта до выставления счета, тем чаще клиент забывает, что он вам что-то «должен». Более того, люди предпочитают платить, когда у них выделены на это деньги, а не спустя несколько месяцев. Все это значит, что вы должны использовать естественную инерцию проекта и выставлять счет сразу же после завершения работы. (А если вы условились об авансе, не начинайте проект, пока не получите оговоренную сумму.)

Пример письма после завершения работы, с выставлением счета.

Привет, Тим. Я рад, что к окончательному варианту замечаний нет! Я получил огромное удовольствие, работая над этим проектом вместе с вашей командой. Прилагаю счет на 50 % суммы, которая должна быть выплачена по завершении работы. В счете я указал свой адрес электронной почты, чтобы вы могли отправить деньги через PayPal, как мы договаривались.

Буду рад, если наше сотрудничество продолжится.

Суть в том, что если вы продемонстрируете серьезное отношение к деньгам, то и клиент с большей вероятностью будет серьезно относиться к вопросу оплаты. Если же у него возникнет ощущение, что вы не способны организовать свои дела и оплата вас не очень волнует, то стоит ли винить клиента, что ему тоже все равно?

Критические замечания

Начнем с того, что не всякую критику следует доверять электронной почте. Если речь идет о личных качествах или об ошибках в работе, то такие деликатные вопросы лучше обсудить лично. (Например, сообщение практиканту, что он не слишком хорошо проявил себя на встрече с клиентом, вопрос к коллеге, почему он не уложился в отведенные сроки, или просьба к начальнику не перебивать вас, когда вы разговариваете с клиентом.) Если же вы обсуждаете чью-то работу, то можно воспользоваться и электронной почтой – но только осторожно.

Первое условие любой критики – доброжелательность. Кому приятно обнаружить в своем почтовом ящике заряд откровенного негатива? Постарайтесь начать свое письмо с похвалы какого-либо аспекта обсуждаемой работы. Затем следует изложить адресату ясные и конструктивные замечания, которые позволят двигаться дальше. Нельзя просто сказать: «Это паршиво». Вы должны указать, что именно вас не устраивает и как это исправить. Предлагая изменения, обязательно формулируйте их в виде вопросов – «не могли бы вы?» – чтобы не вторгаться в сферу ответственности получателя и чтобы у него не создавалось впечатления, будто вы им командуете.

Допустим, вы работаете с иллюстратором над ежегодным обзором художественных работ. Она только что прислала вам первые наброски, и стилистически они не совсем соответствуют вашим представлениям.

Привет, Тара. Спасибо, что так быстро прислали первые наброски. Это очень полезно – как можно раньше получить представление о ваших идеях.

Отличная работа, но мне кажется, что в эстетическом плане наброски более утонченные и витиеватые, чем нам нужно. Не могли бы вы представить еще один вариант, с более четким и минималистическим подходом?

В приложении к письму есть несколько примеров работ других иллюстраторов, чтобы вы лучше представляли себе, что я имею в виду под минимализмом, о котором вам пишу.

Еще один совет: как можно чаще использовать в критических замечаниях слово «пока». Обратите внимание на разницу между такими фразами: «Это не то, что я хотел» и «Это пока не то, что я хотел». Добавив одно короткое слово, вы указываете адресату путь к совершенствованию и достижениям, а не просто отвергаете его работу.

Независимо от типа критических замечаний, необходимо помнить, что адресат – это человек, который старается как можно лучше выполнить свою работу. Как и вы. Если воспринимать его именно так – и критиковать работу, а не личность, – то никаких осложнений не возникнет.

Ответ разгневанному клиенту

Общаться с разгневанными клиентами очень неприятно. Однако если они получают ответ от разумного человека, который настроен на сотрудничество, то обычно сбавляют тон и ведут себя гораздо лучше. (Большинство людей выходят из себя, когда думают, что их игнорируют.) Вот почему так важно сохранять хладнокровие и понимать, что, если расстроенному человеку уделить должное внимание, ветер может перемениться.

Допустим, вы организуете конференцию и получаете рассерженное письмо следующего содержания:

Сегодня, как только открылась регистрация, я пытался записаться на семинар по рисунку, но не смог этого сделать, поскольку все места были уже заняты. Я заплатил $1000 за участие в конференции, а теперь мне говорят, что я не могу посещать тот семинар, который мне нужен! Это абсурд.

Вот как может выглядеть достойный ответ:

Привет, Джеймс. Я понимаю ваше разочарование. Семинары быстро заполняются потому, что на них установлено ограничение – 50 участников, чтобы обеспечить непринужденную обстановку. К сожалению, на конференции присутствует более 800 человек и мы не в состоянии удовлетворить желания всех, одновременно придерживаясь ограничения для семинаров.

Но я могу вам предложить вот что: я составлю список ожидания на семинар по рисунку, и в этом списке вы будете первым. Обычно на занятия приходят не все записавшиеся, и я думаю, что очень скоро вы сможете присоединиться к группе. Я сообщу вам, как только появится такая возможность. Благодарю за терпение.

Даже если клиент вам грубит, спор с ним никогда – подчеркиваю: никогда – не будет продуктивным. Как правило, у него есть веская причина для недовольства. Поставьте себя на его место и посочувствуйте ему. Если у вас есть убедительное объяснение неприятности, которая с ним приключилась, вкратце расскажите о нем. Если это действительно ваша ошибка, извинитесь. Затем – и это должно быть главным в письме – сообщите о том, как собираетесь исправить ситуацию.

Не нужно ни многословных извинений, ни пространных рассуждений о том, почему так получилось. Это лишь открывает новые возможности для претензий, а сами вы начинаете выглядеть слабаком. Будьте доброжелательными, твердыми, устраните проблему и сосредоточьтесь на движении вперед.

Отклонение просьбы или предложения

Отказ можно сравнить со снятием лейкопластыря – этот процесс лучше не затягивать. Когда вы отказываете претенденту на рабочее место или отклоняете предложение, колебания или долгие объяснения излишни. Вы не обязаны приводить причины для отказа – за исключением тех случаев, когда у вас есть на это время и вы твердо убеждены, что получателю нужна подобного рода конструктивная критика. В большинстве случаев объяснения лишь провоцируют продолжение дискуссии. (Представьте себе это так: вы приводите «причины» разрыва близких отношений. Поможет? Нисколько. Наоборот, даже продлит мучения, и обе стороны будут чувствовать себя еще хуже.)

Вот пример того, как отказать претенденту на рабочее место:

Здравствуйте. Благодарим за участие в конкурсе на должность менеджера по инфраструктуре. Мы рассмотрели вашу заявку и пришли к выводу, что ваш опыт не соответствует данной должности.

Мы ценим ваш интерес к компании и желаем успехов во всех будущих проектах.

Ниже приводится пример возможного отклонения предложения.

Привет, Тим. Спасибо, что попытались предложить нам эту статью. Я рассмотрел ее и пришел к выводу, что она не подходит для нашего издания.

Иногда вам нужно отклонить конкретное предложение, но поощрить будущие усилия. В этом случае необходимо указать конкретные причины отказа, а также указать, что именно нужно будет исправить в следующий раз. Например:

Привет, Тим. Спасибо, что попытались предложить нам эту статью. Несмотря на хороший стиль, она, по моему мнению, не подходит для нашего издания. Мы отдаем предпочтение материалу, который предлагает читателям реализуемые советы, а не глубокие исследования, иллюстрирующие чей-то образ жизни. Если вы хотите еще что-то нам предложить, познакомьтесь со стилистикой наших самых популярных статей и пришлите мне материал, соответствующий нашему профилю.

Если вы не хотите поощрять будущие предложения, не пишите ничего, что создаст у адресата впечатление, будто дверь для него по-прежнему открыта. Такая ясность и окончательность вердикта, возможно, покажутся жестокими, но многословные попытки «смягчить удар» лишь создадут ложные надежды. Сообщите о своем решении и распрощайтесь.

Как отклонить просьбу о встрече или рекомендации

Иногда люди желают невозможного. Они просят вас дать рекомендацию, которую вы считаете неуместной, или поделитьсяинформацией о клиенте, за которым вы охотились много лет. Положение деликатное: вам не хочется выглядеть грубым и в то же время вы не хотите ради этого человека жертвовать своей репутацией или плодами упорного труда.

Отклонить просьбу о рекомендации можно так:

Привет, Клэр. Мне бы хотелось тебе помочь, но мы с [вставьте имя контакта] лишь недавно познакомились и на данном этапе мне неудобно кого-либо ему рекомендовать.

Вот пример отказа в информации о клиенте:

Привет, Дэн. Я хотел бы вам помочь, но вся контактная информация о клиентах считается собственностью компании. К сожалению, я не вправе делиться ею с конкурентами!

Каждый раз, когда вы даете рекомендацию, то фактически поручаетесь за этого человека. Если вы не склонны рисковать своей репутацией ради него или это неподходящий момент, вежливо отклоните просьбу. Как уже отмечалось выше, если люди вас о чем-то просят, это вовсе не значит, что они уверены в вашем согласии.

Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту

Достигнув определенного уровня известности, вы обнаружите, что просто не в состоянии ответить на все электронные письма, которые к вам приходят. К сожалению, остальной мир – все, кто вам пишет, – не знает об этой ситуации. Пока вы им не сообщите. Один из способов разрешения этой проблемы – использовать программу автоматического ответа для информирования корреспондентов.

Вот пример автоматического ответа, использующего такой аргумент, как «миссия»:

Привет. Это автоматически сгенерированный ответ, поскольку в настоящее время я получаю такое количество писем, на которое ни один человек ответить не в состоянии.

В результате я отвечаю только на письма, которые связаны с моей деятельностью – помочь людям наполнить смыслом и творчеством повседневную работу.

Я постараюсь прочесть ваше письмо, но это может оказаться невозможным. Благодарю за понимание.

Мне также нравится дружелюбный тон автоматического ответа, который использует Тина Рот Айзенберг, основатель Tattly и CreativeMornings:

Привет! Этот автоматически сгенерированный ответ – попытка не создавать ложных ожиданий. Я получаю слишком много писем и просто не в состоянии прочитать все. Ящик входящих сообщений стал для меня источником чувства вины.

Я обещаю, что буду изо всех сил стараться ответить вам, как только смогу. Если ваше сообщение важное, а вы не получили ответа, попробуйте написать мне в Твиттер: @swissmiss! Спасибо за понимание.

Если вы не хотите использовать автоматический ответ, но не справляетесь с потоком писем, можно объяснить ситуацию на страничке контактов своего сайта. Такой подход имеет дополнительное преимущество: ожидания отправителя определяются до того, как он напишет вам письмо.

У писателя Кэла Ньюпорта на странице контактов помещено такое объявление:

Вследствие глубокой погруженности в творчество и работы по строгому графику я сознательно ограничил свои контакты. У меня нет доступной всем электронной почты и я не пользуюсь социальными сетями. За то ограниченное время, которое я могу выделить для писательского труда, я хочу сочинять тексты наилучшего качества. Однако одно из преимуществ блога состоит в том, что он предоставляет вам интересные возможности. С учетом этого, если вы хотите взять у меня интервью или у вас есть предложение либо рекомендация, которые могут сделать мою жизнь интереснее, пишите мне в раздел «интересное» на calnewport.com. По причинам, указанным выше, я буду отвечать только на те предложения, которые согласуются с моими планами и интересами.

Художник и писатель Остин Клеон также четко ограничивает ожидания корреспондентов на странице контактов своего сайта:

Пожалуйста, имейте в виду: я получаю столько писем, что на большую их часть ответить просто не в состоянии! (В противном случае у меня не осталось бы времени ни на что другое.) Мне приятно внимание читателей и поклонников, и я читаю все письма, но просто не могу ответить. Заранее прошу меня простить.

И Клеон, и Ньюпорт после процитированных сообщений предлагают разнообразные ссылки, чтобы с самого начала сориентировать людей: адреса электронной почты своих агентов – для предложений прочесть лекцию, литературных агентов – для запросов об авторских правах и т. д.

Чем больше усилий вы приложите для информирования людей о нужных контактах, прежде чем они вам напишут, и чем четче вы сформулируете, чего им ждать, после того как они отправят вам письмо, тем лучше для вас. Как говорят спортсмены, «лучшая защита – это нападение».

Приложения, расширения и другие ресурсы для работы с электронной почтой

Расширения Gmail, которые резко повысят вашу производительность. Если вы еще этого не сделали, немедленно загрузите Inbox Pause (inboxpause.com); это расширение позволит «поставить на паузу» входящие сообщения, чтобы они не отвлекали вас, пока вы обрабатываете уже пришедшую почту. Если вы хотите поработать с электронной почтой в самолете или в другом месте, где отсутствует беспроводная связь, установите Gmail Offline (bit.ly/1oJ9lZL), которое позволяет получить доступ к почтовому ящику при отсутствии связи, а затем отправить почту одним пакетом, когда связь восстановится. И наконец существует новая «умная оболочка» браузера Chrome под названием Sortd (sortd.com), которая позволяет распределять входящие письма по настраиваемым категориям, например: «Сделать», «Напомнить» и «Контракты».

Программы-органайзеры, совместимые с электронной почтой. Я настоятельно рекомендую установить Sunrise app (sunrise.am) на ваш компьютер и мобильный телефон. Очень удобное приложение как для iPhone, так и для Android, без проблем синхронизируется с календарями Outlook, Google и iCloud. Но самой полезной я считаю функцию 1-on-1 (sunrise.am/meet), которая позволяет организовывать встречи, не выходя из программы электронной почты. Кроме Sunrise существуют и другие удобные программы-органайзеры, например Wave (wavecalendarpp.com), Fantastical (flexibits.com/fantastical) и Calendar 5 (readdle.com/calendars5).

Системы организации электронной почты. Если вы относитесь к тем людям, которые любят, когда все лежит на своих местах, то вам, возможно, захочется создать систему папок, помогающую сортировать, оптимизировать и обрабатывать электронную почту. Но у каждого из нас свои привычки и предпочтения, и поэтому не существует универсальной структуры, которая подходила бы всем. Вот несколько примеров, иллюстрирующих разные подходы к созданию такой системы: творческим людям может понравиться система иллюстратора Джессики Хише (bit.ly/1Q0ff73), бизнесмены чаще предпочитают структуру Дэвида Аллена (bit.ly/1oo9VjM), а минималисты удовлетворятся подходом Мерлина Манна (bit.ly/1R72XsC).

Системы для составления, отправки и подписания контрактов по электронной почте. Для составления контрактов и управления ими есть две чрезвычайно удобные системы: Shake (shakelaw.com) и Docracy (docracy.com). Shake – это продуманная и быстрая система, предлагающая образцы контрактов для руководителей стартапов, дизайнеров, режиссеров, музыкантов и представителей других творческих профессий. Она бесплатна для индивидуальных пользователей и платна для бизнеса. Docracy – это бесплатная библиотека юридической документации для предпринимателей, фотографов, дизайнеров, фрилансеров и многих других. Она также позволяет вести переговоры по условиям контракта и отслеживать изменения, предлагаемые разными сторонами, прежде чем подписывать контракт.

Хитрые средства для избавления от почтового мусора. Unroll.me – это великолепный инструмент очистки ящика входящих сообщений на настольном компьютере или устройстве, работающем под управлением iOS device. Он сканирует ящик входящих сообщений на рассылки и позволяет вам либо отказаться от всех рассылок сразу, либо свести их в одно сообщение. Теперь у вас будет одна рассылка в день, а е десять или двадцать. Но у настоящего профессионала есть в запасе еще один трюк: Email on Deck (emailondeck.com). Это сервис позволяет завести временный бесплатный адрес, который выглядит как настоящий, хотя таковым не является. Он идеален в том случае, если вам нужно указать адрес электронной почты, но вы не хотите подписываться на еще одну рассылку.