Как 1% усилий помогает сделать 99% работы Эйтаро Коно

Глава 4. Секреты написания текстов

Вид документов и презентаций удивительно меняется при небольших изменениях. В этой главе мы познакомимся с незаметными, но значительно влияющими на качество техниками составления материалов.

Опыт и знания позволяют импровизировать. Эта «импровизация» может повлиять на качество материалов, которые вы готовите, и, следовательно, может повысить вашу репутацию. Кстати говоря, в данном случае «импровизация» относится не к самому содержанию, а означает структуру, созданную благодаря переработке текста, направленной на повышение эффективности презентации, с помощью графиков, таблиц, схем, картинок, анимации и пр. Даже одна эффективная структура позволит усовершенствовать ваши презентации и станет мощным оружием.

Хорошие презентации имеют общую структуру. Чтобы расширить свой арсенал структур и повысить способность к импровизации, в первую очередь необходимо просмотреть как можно больше презентаций. При этом обращайте внимание только на один момент: какая техника используется. Не стоит стремиться понять содержание.

Если презентация покажется вам понятной, посмотрите, почему она понятна, какими методами достигается легкость восприятия. Если презентацию сложно читать, подумайте, почему вам так кажется, как вы сами могли бы ее улучшить.

Японское слово «изучать» (, manabu) происходит от слова «имитировать, притворяться» (, manebu). Попробуйте и вы запоминать структуру тех презентаций, которые вы считаете хорошими, развивайте способность импровизировать, повторяйте структуры, чтобы улучшить свои навыки.

Если таких презентаций не найдется среди работ ваших коллег, образцами для вас непременно сможет стать статическая и динамическая инфографика, используемая в новостных передачах. Она поможет вам разобраться, какие техники применяют создатели телепередач, чтобы сделать информацию понятной нам, зрителям.

Вам знакомо «Правило KISS»? Это аббревиатура фразы «Keep It Short & Simple» (англ. «излагайте кратко и просто»), заключающая в себе призыв стремиться к краткости и простоте в деловых текстах, которые часто бывают слишком длинными. Иногда ее также расшифровывают как «Keep It Simple & Stupid» (англ. «излагайте просто и для глупых»), то есть «объясняйте так просто, чтобы и глупому было понятно». Видимо, последний вариант подчеркивает вторую часть первой интерпретации призыва.

Я понимаю желание использовать красивый вежливый язык, но длинные деловые тексты – это табу. Разворачивать кульминацию в конце повествования, как в романе, тоже нет необходимости. При подготовке материалов главным приоритетом должна быть точная и эффективная передача информации. Особенно при написании текстов объем или число страниц часто становится очень большим, так как мы стремимся вместить всю найденную информацию. В такой ситуации необходимо помнить об ограниченном объеме и смело редактировать текст, оставляя только то, что вы действительно хотите рассказать, при этом стараясь сделать объяснение кратким и понятным. Одна из причин этого заключается в том, что в случае деловых текстов лучше до собеседника доходит то, что изложено просто, а не то, что изложено очень подробно. Презентации в PowerPoint также нужно делать так, чтобы слушатель сразу же понимал суть и самые важные моменты того, о чем вы рассказываете.

Обязательно запомните правило «Один слайд – одна идея». Соблюдайте это правило и не включайте более одной идеи в один слайд. Если вам во что бы то ни стало нужно рассказать о нескольких идеях, увеличьте число слайдов, а не пытайтесь уместить все идеи на одном. При написании деловых текстов не забывайте про «KISS».

Наверное, многие, если им поручают написание текста, сразу же садятся за компьютер. Но я не назвал бы такой подход хорошим планом. Если вы хотите выгодно отличаться от остальных, не стоит сразу же садиться писать текст, а нужно начать с того, чтобы продумать его план. То есть сначала составьте сценарий (продумайте структуру), а затем переходите к написанию.

Ваш сценарий будет иметь структуру пирамиды. У вас будет основная идея, которую вы хотите донести, и «подыдеи», поддерживающие основную. Они, в свою очередь, могут быть разделены на еще более мелкие части. Когда перейдете непосредственно к подготовке материалов для презентации, эти идеи по одной будут отображаться на слайдах. Кстати говоря, в PowerPoint тоже есть режим структуры. Если объяснять в двух словах, то он позволяет разбить содержание на пункты разного уровня и структурировать их в форме пирамиды.

У написания текста, после того как вы определились с общей структурой, есть два преимущества:

Вы сразу видите часть, с которой следует начать

Можно понять, какая из частей потребует наибольших временных затрат, и начать именно с нее.

Можно разделить работу

Когда вы работаете в группе, если вам известна структура документа, то вы можете распределить его части среди всех участников группы.

Логично и рационально начинать работу над документами не непосредственно с написания, а с продумывания структуры.

Говорят, что Сэдзима Рюдзо[7], ставший прототипом Тадаси Ики, героя романа Тоеко Ямасаки «Бесплодная земля», который также был экранизирован, обычно был очень мягким человеком. Но при этом в работе он жестко требовал оформлять всю информацию в «три основных пункта» в начале отчета, а если это требование не выполнялось, приходил в ярость, что обычно было ему не свойственно. «Ничего себе», – думал я, когда впервые читал биографию Сэдзимы Рюдзо, будучи еще студентом. Но когда соприкоснулся с деловым миром, увидел значение его требования новым взглядом. Если с самого начала информация не структурирована и не разбита на удобные для понимания части, невозможно выделить основные моменты. Мы уже говорили об этом, когда рассматривали «Правило KISS», и знаем, насколько важны структура и краткость при написании текста.

Если имплицитно написать: «Есть три основных пункта. 1… 2… 3…», то читатель уже как минимум увидит общую картину. Более того, по этим пунктам получатель документа сможет понять, нужно ли ему вообще читать ваш текст, а если у него нет времени, то, возможно, он сможет что-то сделать, прочитав основные пункты и не вдаваясь в подробности. Иными словами, когда вам нужно решение руководителя, приоритет вашего вопроса значительно меняется в зависимости от того, как хорошо вы продумали и подготовили материалы. Три пункта могут стать двумя или четырьмя. Три пункта – это не строгое правило, но по своему опыту могу сказать, что три – самое оптимальное число пунктов.

Документы обычно занимают несколько страниц. В длинных документах необходимо внимательно отнестись к единству слов и выражений. Например, в заголовке текста вы указываете дату как «1 октября 2000 г.», а в самом тексте меняете формат на «01.10.2000». Хотя эти даты одинаковые, изменение формата или использование синонимов (например, «магазин» и «бутик» и пр.) могут запутать читателя, поэтому их следует избегать.

Если нет единства использования слов и выражений, читатель может начать раздумывать, нет ли какого-то особого смысла в том, что используются синонимы, а вы рискуете произвести впечатление новичка в написании текстов. Еще хуже: читатель может неправильно интерпретировать то, что вы хотите сказать. Например, если в тексте используются два формата написания дат (дд. мм. гг и мм. дд. гг, как в английском) или суммы в разных валютах, читатель может неправильно вас понять.

Чтобы предотвратить такое непонимание, конечно же, нужно готовить документ, уделяя внимание единству слов и выражений, но также, когда текст будет готов, нужно еще раз все перечитать и проверить. Хотя синонимы или разные форматы написания значат одно и то же и употреблены правильно, не следует оставлять их в тексте. Говорят, что дьявол кроется в деталях, и к таким мелочам, как единство употребления слов и выражений, тоже нужно быть предельно внимательными. Единство повысит завершенность вашего текста и, соответственно, повысит мнение о вас.

Кстати, в качестве техники проверки я бы посоветовал проверять не все сразу, а определить одну цель, например, проверку символов валют, и проверять только ее по всему тексту, затем определить другую цель и так же просмотреть текст с самого начала. Так вы сможете выполнить проверку быстрее и качественнее.

Ввод букв и цифр тоже имеет отношение к единству, но я хотел бы выделить его дополнительно. Здесь мы говорим только о текстах, написанных горизонтально (в японском используется как горизонтальное, так и вертикальное письмо. – Прим. пер.), но буквы и цифры всегда должны быть половинной ширины. Благодаря одним только одинаковым цифрам ваш текст уже удет выглядеть намного лучше.

Я видел много текстов, и самыми плохо написанными кажутся те, в которых смешаны буквы и цифры половинной и полной ширины (в одном месте написано JAPAN, а в другом JAPAN). При таком написании вас непременно примут за новичка. Буквы и цифры полной ширины используются только при вертикальном письме (некоторые веб-сайты распознают только символы полной ширины, но мы сейчас говорим о подготовке документов и материалов).

Есть три причины, почему я так настаиваю на использовании букв и цифр половинной ширины. Предлагаю с ними ознакомиться.

По международным стандартам символы полной ширины не используются

В последнее время даже импортные принтеры позволяют распечатать текст с символами полной ширины, но даже сейчас такие символы могут отображаться неправильно.

Символы полной ширины неудобно читать

Символы половинной ширины меньше и плотнее, поэтому проще увидеть весь текст.

Невозможно прийти к единому стандарту

Если вы работаете в группе и используете разную ширину символов, необходимо установить правила, и это потребует времени. Не очень эффективно, не правда ли? Если вы будете исправлять разные символы по завершении всей работы, то даже при использовании автозамены придется потратить уйму времени на замену ширины цифр от 0 до 9 с полной на половинную.

В какой-то момент «красота» материалов и документов начинает зависеть от предпочтений, но до этого этапа есть еще один основной, на котором каждый может сделать свой документ красивее. Особенно это касается презентаций: они дают большой простор для выражения благодаря свободе использования пространства, но вне зависимости от содержания могут вызвать беспокойство у того, кто их просматривает, из-за разного выравнивания текста на слайдах, разных шрифтов, несбалансированного распределения информации по слайдам. И это не дело вкуса, а незнание основ подготовки материалов.

Я уже предвижу возражения, что в документах важен не внешний вид, а содержание. Вы правы, но правда и то, что это содержание нужно представить так, чтобы его было легче воспринимать визуально.

Рисунок 1. Единство форматирования

Считается, что зеркальная симметрия особенно важна для ощущения «красоты», «стабильности» и «правдивости». Единство форматирования документа делает его не только более пригодным для чтения, но и повышает доверие к изложенной информации (и одновременно доверие к вам).

Мне иногда попадаются презентации, в которых пространство слайда плотно заполнено текстом и картинками. Такой дизайн заставляет читателя чувствовать себя подавленным и не располагает читать дальше.

Независимо от размера текста или картинок, примерно треть пространства оставляйте пустой. Не нужно точно вымерять 30 %, достаточно положиться на собственные ощущения. Небольшое пустое пространство значительно меняет впечатление читателя о вашем документе. Например, структура большинства книг подчинена тому же правилу.

Каким бы прекрасным ни было содержание написанного, в документе нет смысла, если никто его не прочитает. Думаю, вы понимаете, что готовить тексты, которые никто не захочет прочитать, бессмысленно.

Рисунок 2. Границы и пустое пространство

Большинство японцев (да и, наверное, всех людей, кроме жителей Ближнего Востока) при чтении горизонтально написанного текста производят движения глазами сверху вниз и слева направо. Естественно, ваши материалы следует составлять, учитывая эти движения.

В списках, часто используемых в документах, также существует правило, что пункты размещаются сверху вниз и слева направо в порядке важности. Наверное, есть люди, которые стремятся перенести самое важное в конец списка в виде кульминации или которые откладывают все самое вкусное на попозже, но бизнес – это борьба со временем. Всегда помните о том, что ваш документ могут не дочитать из-за занятости или из-за внезапного срочного дела, поэтому определите приоритетность каждого пункта списка и расположите наиболее важные из них выше или левее.

Конечно, иногда бывают причины, чтобы расположить информацию по-другому, но если таких причин нет, то «железное правило» – располагать информацию сверху вниз и слева направо в порядке важности. Даже соблюдая правило «сверху вниз и слева направо», если текст занимает много страниц, может оказаться, что на одной странице пункты расположены сверху вниз, а на другой – слева направо. Правило не должно меняться от страницы к странице. Текст должен иметь одинаковое форматирование не только на одной странице, но и во всем документе.

Также при использовании графиков и диаграмм их оси должны располагаться одинаково. Следите, чтобы не было ситуаций, когда, например, на одной странице хронологический порядок указан по горизонтали, а на другой – по вертикали.

Если у документа нет единого форматирования, вы не только можете запутать читателя, но и заставить его сомневаться в вашей компетентности.

Если у вас нет особых причин отклоняться от общего формата документа, придерживайтесь единства с первой до последней страницы. Всегда помните об этом правиле.

Рисунок 3. Траектория движения глаз и перенос на следующую страницу

Есть один секрет при составлении схем. Этот секрет – использование прямоугольников с закругленными краями и обычных прямоугольников для разной информации.

Прямоугольник с закругленными краями: подходит для передачи неточной информации, информации с множеством неутвержденных вопросов.

Обычный прямоугольник: подходит для утвержденных положений и подтвержденной информации.

Посмотрите на пример ниже.

Одна лишь форма прямоугольников абсолютно изменяет впечатление от схемы.

Меняя форму прямоугольников в зависимости от содержания, используйте этот небольшой эффект изменения впечатления и тем самым повышайте уровень доверия к вашему документу.

Рисунок 4. Использование разных прямоугольников с текстом

Так как сейчас широко распространены цветные принтеры и проекторы, все чаще можно создавать не черно-белые, а цветные документы. При использовании цвета небольшие усилия помогут вам добиться больших результатов.

Я хотел бы познакомить вас с тремя техниками.

Используйте холодные и теплые цвета для разных целей

Наверное, всем известен психологический эффект теплых и холодных цветов. И действительно, когда человек видит красный или оранжевый, он становится агрессивнее, поэтому, например, если вы хотите вызвать активные обсуждения, вам лучше подготовить презентацию в теплых тонах. И наоборот, если нужно спокойно рассказать о каком-то вопросе, советую использовать холодные тона.

Используйте неяркие цвета одного тона

Хотя у вас и есть возможность использовать все разнообразие цветов, я бы не советовал этого делать. Пестрота может раздражать читателя и затруднять понимание материала. Если вы хотите использовать несколько цветов, важно использовать цвета одного тона. Если вы начали использовать синий, то используйте только его, а когда хотите поменять цвет, выбирайте цвет того же тона. Абсолютно разные цвета в одном документе будут только мешать.

Используйте другой цвет, только когда хотите что-то подчеркнуть

Когда вам непременно нужно что-то выделить в документе, в котором используются неяркие цвета одного тона, можно использовать цвет другого тона (комплементарный цвет. Например, если вам нужно выделить один сегмент синей круговой диаграммы, вы заливаете его контрастным красным цветом). Комплементарный цвет заметно выделит нужную вам часть документа.

Давайте немного отойдем от основной темы и в качестве последнего этапа создания документов поговорим об их хранении. Наверное, все сталкивались с ситуацией, когда вы ходите на совещания, на каждом вам дают какие-то раздаточные материалы, и день за днем объем бумаги на вашем столе или в ящиках растет, заполняя все пространство. Я стараюсь избавляться от всех бумажных материалов в течение 15 минут после окончания совещания.

В наши дни не бывает так, чтобы презентации или документа не было в электронном виде, обязательно у кого-то есть электронный файл. Поэтому по завершении совещания, если мне кажется, что материал может быть полезен в будущем, я узнаю, где хранится электронная версия документа, и, по возможности, копирую ее себе на компьютер. Если доступен только бумажный документ, я сразу же сканирую его и сохраняю в pdf. Таким образом, можно избавиться от бумажной версии документа, даже если электронного файла не существует.

Время, которое вы тратите на поиск электронного и бумажного документа, отличается в разы. Если хранить документы в электронном, а не в бумажном виде, вы не будете привязаны к месту, где хранятся документы, и сможете работать где и когда угодно.

С точки зрения компании в целом хранение документов требует немалых затрат. Нельзя назвать рациональным использование части пространства офиса, за которое взимается высокая арендная плата, для хранения бумажных документов, которые могут больше вообще не понадобиться. При перепланировке офисных помещений документы, которые так и не были использованы, все равно придется выкинуть, но на это потребуется время.

Конечно, идеальным вариантом было бы вообще не использовать раздаточный материал, но пока давайте сделаем первый шаг и каждый по отдельности перейдет к электронному, а не бумажному хранению документов, чтобы повысить свою эффективность.

Глава 5. Секреты общения

В англоязычных странах при приветствии люди обязательно называют собеседника по имени. Например, говорят: «Пока, Джон» или «Доброе утро, Крис». Иногда вместо приветствия просто называют имя. Это часто можно увидеть в фильмах и сериалах, правда? Вы и сами поймете, если вас назовут по имени, но по сравнению с просто «Здравствуйте» или «Доброе утро» имя создает ощущение более тесного знакомства.

В Японии, если назвать человека по имени при приветствии, он, скорее всего, подумает, что у вас какое-то дело именно к нему, поэтому не советую следовать примеру англоязычных стран, но если, например, при первой встрече, когда вы обменялись визитными карточками, намеренно называть собеседника по имени в ходе разговора: «Имярек, а как вы думаете?» или «Как вы и сказали, Имярек», то психологическая дистанция между вами непременно сократится.

Если честно, я очень плох в запоминании имен, но так как я знаю об огромном эффекте имени человека, ежедневно тренируюсь незаметно для всех. Эта тренировка – не усердное зазубривание всех имен из списка сотрудников, а припоминание имени конкретного человека, с которым я уже знаком и теперь встретился случайно или которого увидел издалека, независимо от того, удалось ли с ним поговорить. Даже такая незначительная тренировка, повторяемая ежедневно, позволяет не только хорошо закрепить имена в памяти, но и припомнить контекст, окружающий этих людей.

Если вы вспомните тему или проект, о котором человек рассказывал на совещании, или иную информацию, которую узнали о нем при предыдущей встрече, вы сразу найдете, о чем перекинуться парой слов при случайной встрече, сумеете сымпровизировать на основе имеющейся информации. Случайная встреча в офисе может означать, что в скором времени вам предстоит работать вместе. Не стоит ли и вам начать ежедневные тренировки, чтобы как можно быстрее наладить коммуникацию, когда этот момент наступит?

Если вы не только запомните имя собеседника, но и будете знать общую информацию о нем, ваше общение пойдет более гладко. Такая информация – это не опциональные дополнительные знания, а то, чем вы должны владеть. Например, запоминайте, где собеседник родился или какое у него хобби. Тогда, если в газете или по телевидению вы увидите что-то, имеющее отношение к интересам собеседника, вы обратите внимание на то, чем не интересовались раньше, больше заинтересуетесь в собеседнике, решите с ним заговорить. Таким образом, информация о человеке станет причиной начала вашего общения.

У меня был случай, когда беседа с большим фанатом бейсбольной команды «Емиури Джайентс» со слов: «Джайентс» в этом году всех рвут» переросла в просьбу о помощи и предложение работать в команде. Кстати говоря, причина, по которой я сказал выше, что вы должны владеть такой информацией, заключается еще и в том, что так вы сможете избежать неудобных для собеседника тем (например, о его соперниках, религии, гражданстве и пр.).

Тем не менее нет необходимости усердно искать и запоминать эту информацию. Достаточно узнавать понемногу из разговоров и осознанно хранить то, что вы узнали, в специальном ящике в вашей голове.

Кстати, у меня давно получается быстро запоминать дни рождения товарищей и членов их семей. Когда подходит время чьего-то дня рождения, я вспоминаю об этом человеке и отправляю ему электронное письмо. Иногда я ошибаюсь на один или несколько дней, но люди все равно рады поздравлениям и не отказываются поговорить. К сожалению, из-за распространения социальных сетей мой особый навык больше не впечатляет, хотя раньше было достаточно просто запомнить чей-то день рождения.

Часто хороших деловых отношений можно добиться не только непосредственно на работе, но и попытавшись установить более личную связь. Кроме работы, можно общаться в гольф-клубе или в клубах и секциях при вашей компании. Также в последнее время все более привычным становится непринужденное общение в социальных сетях. Если заранее наладить коммуникацию вне работы, то, когда придет время работать в команде, вам будет проще сократить дистанцию.

То же касается и корпоративов и банкетов. Все люди расслабляются во время еды, поэтому внерабочие мероприятия, где можно просто поговорить по душам, будут также иметь положительное влияние и на работу. Например, на корпоративе вы узнаете, что коллега, с которым вы никогда не обсуждали что-то, кроме рабочих вопросов, тоже любит рыбалку – дистанция между вами, скорее всего, резко сократится. У этого могут быть интересные последствия. Если появится какой-то новый проект, ваш собеседник с корпоратива будет более расположен предложить его вам, а не тому, с кем он плохо знаком. Такая интересная особенность поведения людей.

Немало людей строго разделяют работу и личную жизнь, стремятся общаться с коллегами только на работе, но не следует забывать, что общение вне работы может дать вам новое сотрудничество и новые возможности. Может, стоит лучше осмотреться? Насколько тесные у вас отношения с коллегами?

Чем больше общения, тем лучше продвигаются ваши дела и тем больше возможностей для новых идей. Есть один способ, который я советую, чтобы без особых усилий увеличить возможность пообщаться, просто немного изменив поведение. Этот способ – ходить по центру офиса. Вспомните, как по утрам вы идете на свое рабочее место из лифта. Вы выходите на нужном этаже, оставляете пальто в шкафчике, идете вдоль стены до своего места? Сколько человек при этом встречаются с вами взглядом? Максимум 3–4 человека, которые сидят с вами рядом, угадал?

Как насчет немного изменить курс и пройтись по центру этажа между островками отделов? Так вы сразу же увеличите количество людей, с которыми встретились взглядами, до 10–20 человек. Те, кто встретится с вами взглядом, не только поприветствуют вас, но и обеспечат возможность непринужденно поговорить по рабочим и другим вопросам, например, вы сможете узнать, как идут дела с тем, что вы просили, или договориться о работе, которую обсуждали на вчерашнем корпоративе.

Даже если вы ни с кем не заговорите, вы сможете увидеть документы и книги на столах других людей, сможете собрать информацию или, посмотрев на кого-то, вспомнить, что сегодня последний срок по вопросу, связанному с этим человеком. Следуйте этому курсу не только утром, когда пришли на работу, но, по возможности, при любом перемещении. Вы заметите, насколько изменились скорость и эффективность вашей работы.

Диалог – очень важный инструмент общения. Существует одно правило, которого нужно обязательно придерживаться при ведении диалога. Это правило – никогда не перебивать говорящего.

У этого правила две основные причины.

Не сделать неправильные выводы

В японском языке не только утверждение или отрицание, но и цели и намерения находятся в конце предложения, поэтому, если перебить собеседника, можно неправильно понять его намерения.

Не обидеть собеседника

Люди говорят, потому что хотят, чтобы их слушали. Если перебить человека, когда он увлеченно начал что-то рассказывать, можно серьезно его обидеть. Будет очень жаль, если, когда вы обсуждаете какой-то вопрос, чтобы создать что-то общее, возникнет конфронтация по совершенно другому поводу.

Тем не менее есть люди, которые никак не могут замолчать, так что их монолог хочется оборвать посередине. Есть один стратегический способ прервать таких людей, не слишком их раздражая. Попробуйте и вы по случаю воспользоваться им.

Шаг 1. Вклинивайтесь в монолог, повторяя за человеком.

Пример: Вот как, _____, вы говорите (вклинивайтесь в монолог).

Шаг 2. Уточняйте (а уточняя, обобщайте содержание разговора).

Пример: Я хотел бы уточнить, ____, я верно понимаю?

Шаг 3. Делайте вывод (обобщите все сказанное и добавьте заключительное слово).

Пример: Понятно, получается____, да? Тогда давайте перейдем к другой теме…

Вы никогда не обращали внимания на то, какие слова вы по привычке используете ежедневно? Слова, которые вы, не задумываясь, употребляете в речи ежедневно, на самом деле ограничивают ваши действия, а также слегка изменяют впечатление окружающих о вас. Например, я был знаком с человеком, который никогда не говорил коллегам О-цукарэ-сама, «Спасибо за работу» (стандартная фраза на японском, употребляется вместо приветствия или прощания, дословно переводится «человек, который устал», «человек, который хорошо потрудился»). Он считал, что странно говорить: О-цукарэ-сама тем, кто не устал. Иными словами, он считал, что этой фразой настаивает на том, что собеседник устал.

Если честно, мне и самому хочется ответить: «Я не устал» на фразу О-цукарэ-сама и «Не нужно считать меня некомпетентным» на «Извините, что беспокою, когда вы так заняты» или Го-куро-сама («Спасибо за ваш тяжелый труд»). Поэтому меня очень радует, когда вместо них я слышу что-то позитивное, например, «Работа у вас кипит» или «Вы весь в делах».

Часто можно услышать, как люди, для которых вы что-то сделали, вместо того чтобы поблагодарить, начинают извиняться. Извиняться, когда нужно сказать «Спасибо», просто невежливо. Таким образом, бывает, что если у вас войдет в привычку заменять ежедневно употребляемые негативные слова на позитивные, то коммуникация сразу пойдет значительно лучше.

Привычки словоупотребления не так просто заметить, но постарайтесь быть внимательнее, стремитесь использовать позитивные слова и выражения, и вы сразу же увидите улучшения. Ваши коммуникативные навыки удивительно повысятся с той самой минуты, как вы начнете следить за своей речью.

Со времен правления принца Сетоку-тайси[9] для японцев важна такая ценность, как «гармония в отношениях с людьми». Можно сказать, что она записана в ДНК большинства японцев. Но я считаю, что гибкая гармония идет только во вред. Этим я не хочу подчеркивать, что в наш век глобализации необходим переход от концепций аграрной культуры к концепциям охотничьей культуры. Ценности могут меняться с течением времени, но я считаю, что вместо того, чтобы насильно изменять зашифрованные в ДНК модели поведения, нужно найти им эффективное применение.

Тем не менее нельзя отрицать, что зачастую стремление сохранить видимую гармонию приводит к тому, что люди без особых на то причин боятся вызвать недовольство и поэтому не могут продвинуться в решении вопросов. Здесь должен появиться «гибкий компромисс», отличающийся от «гармонии».

Когда после окончания университета я начал работать в традиционной крупной японской компании «Дэнцу»[10], в качестве правил компании у нас были знаменитые «10 дьявольских правил» (разработанных Хидэо Есидой[11]).

Из этой десятки мне особенно нравились следующие два:

• Не бойтесь трений, трения – мать прогресса, удобрение энтузиазма. Если будете их бояться – начнете раболепствовать и малодушничать.

• Ведите окружающих за собой и сами идите за ними. Таким образом, меняясь ролями, в долгосрочной перспективе вы сможете покорить мир.

Почему же эти правила повторяют в крупных компаниях, которые так ценят командную работу? Для себя я понял это так: «Гибкий компромисс еще больше нарушает гармонию». Хотя при первой встрече такая идея потрясает, нужно понимать, что, если спорящие серьезны в своих намерениях, спор будет продвигаться вперед, и в итоге будет создана «гармония» на более высоком уровне.

Глава 6. Секреты времени

Когда кто-то начинает преуспевать в работе, ему поручают все больше и больше вопросов. Амбициозный человек не отказывается, принимает все поручения и старается самостоятельно со всем справиться. Но если приняться за объемы, превышающие собственные возможности, может не только упасть качество работы, но и станет невозможным успеть в срок, тем самым будет нанесен ущерб всему проекту. Исправление ошибок тоже займет какое-то время. Таким образом, в результате вы попусту потратите не только свое время, но и время коллеги, поручившего вам это дело.

Трата времени другого человека попусту – серьезное нарушение правил. Кстати говоря, этот путь в какой-то момент своей карьеры проходят все люди. На самом деле этот путь типичен для «одаренных молодых специалистов». Очень усердные и старательные люди думают: «Я смогу» или «Надо сделать во что бы то ни стало», сами загоняют себя в угол, спешат и оказываются в замкнутом кругу. А потом пересекают черту и ломаются и душевно, и физически… Такого исхода нельзя допускать.

Если вы замечаете, что доставляете неудобства другому человеку, сразу же рассортируйте свои задачи. Максимально объективно выберите основные задачи, те дела и проекты, которые должны выполнять именно вы (например, ваша основная задача – подготовка материалов для какого-то семинара).

Если вам кажется, что вы уже на пределе собственных возможностей, отказывайтесь от поручений, не имеющих прямого отношения к вашей основной задаче. Сначала нужно в срок и должным образом закончить основную задачу, а уж если останутся время и силы, можно принять и другие поручения. Если времени и сил нет, наберитесь смелости и откажитесь от поручения.

Кстати, если ваша основная работа включает несколько задач, следите, чтобы новой для вас среди них была только одна. Вы можете охватить несколько задач, которые уже вам знакомы, но, если одновременно выполнять несколько новых задач, в которых у вас еще нет опыта, результат не будет очень качественным, а также увеличивается вероятность того, что вы доставите неудобства коллегам.

Я думаю, все когда-то были в ситуации, когда сомневались, какое из двух наложившихся друг на друга из-за плотного графика дел закончить в первую очередь. Если говорить об использовании времени, нет ничего более бесполезного, чем время, потраченное на такие сомнения.

Есть один секрет, как очень быстро принять решение в такие моменты и позже никогда о нем не сожалеть. Этот секрет – заранее четко расставить собственные приоритеты. Например, для меня самым важным в любой ситуации остается моя семья. Затем идут клиенты, с которыми я непосредственно работаю, затем коллеги, работающие в одной команде со мной, затем остальные коллеги. Примерно в таком порядке. Каждую из этих групп я делю еще на более мелкие подгруппы с разной приоритетностью. Приоритет рабочих вопросов я определяю на основе этой общей схемы.

Так как с утра мне нужно отвезти детей в детский сад, я не могу появиться на работе раньше определенного времени. Таким образом, даже если плановое рабочее совещание назначат на утро раньше этого определенного времени, я, не задумываясь, его пропущу. Я не сомневаюсь, поэтому у меня нет впустую потраченного на сомнения времени. Кстати говоря, если меня отстранят от работы из-за непосещения такого совещания, я не буду об этом сожалеть, так как у меня есть четко расставленные приоритеты.

И наоборот, чтобы не доставлять неприятности всей команде, я могу больше стараться на совещаниях, назначенных на другое время, и использовать время, которое мог бы тратить на сомнения и сожаления, на эффективное и качественное выполнение работы.

Таким образом, в моем случае, какие бы ни появились наложения в расписании, так как приоритеты расставлены заранее, я не буду сомневаться. Если пытаться успеть выполнить все за ограниченное время, будет невозможно закончить дела должным образом, упадет качество работы. Расставьте приоритеты заранее, чтобы не терять время на раздумья, когда надо будет принять решение о том, что выполнить в первую очередь.

По окончании крупного совещания нужно подготовить протокол или выполнить какие-то задачи, возникшие в ходе совещания. Но человеческая природа такова, что сотрудник, скорее, решит передохнуть и отложит эту работу, уже мечтая о том, как будет вечером попивать пиво дома. Таким же образом на просьбу или вопрос по электронной почте или по телефону мы часто думаем: «Сделаю позже». Но это очень опасный капкан.

Например, если говорить об уже упомянутом совещании: если сразу же отправить протокол совещания с припиской: «Совещание совсем недавно закончилось, но, пожалуйста, проверьте», на проверку потребуется всего несколько минут. То же касается и новых задач, появившихся во время совещания. Если уточнить их содержание сразу же, то, если окажется, что вы поняли задачу неправильно, вам тут же пояснят, что именно от вас требуется, то есть вы сможете скорректировать свои действия, еще даже не приступив к выполнению задачи, а возможно, вам ответят, что эта задача все-таки лишняя, и вам не нужно тратить на нее время.

Если отложить эти уточнения до следующего дня, обстоятельства могут резко поменяться. От вас могут потребовать лучшего оформления протокола и материалов, возможно, придется назначить дополнительную встречу, чтобы заново пояснить содержание материалов. То, что заняло бы 1–2 минуты, если бы было выполнено сразу, теперь потребует в несколько десятков раз больше времени… И это еще что! Если окажется, что задачу можно было вообще не выполнять – вот где будет настоящая ирония. У принципа не откладывать дела на потом, наряду с быстрым и эффективным использованием собственного времени, есть еще одно преимущество. Как-то мне рассказали такую историю. «Я только отправила e-mail с вопросом и не успела даже поднять руку от мыши, как зазвонил телефон». Быстрая работа впечатляет людей и создает вам положительный образ.

Считается, что каждое действие Юлия Цезаря, заложившего основу Римской империи, всегда имело не менее двух целей. То есть он поражал семерых одним ударом или, погнавшись за двумя зайцами, догонял обоих. Период деятельности Цезаря составляет около 20 лет, и этот исторический анекдот существует, так как за такой непродолжительный срок он сумел достичь очень многого.

В бизнесе время ограничено, а работать приходится в условиях конкуренции, поэтому что, как не скорость, может стать оружием? Если время и усилия, которые вы тратите на достижение одной цели, возможно одновременно посвятить достижению еще и другой цели, можно сделать работу быстрее и в большем объеме.

Нам не нужно как Цезарю разрабатывать стратегию и политику целого государства, но мы можем скопировать его методы.

Например, рассмотрим следующие случаи:

• Когда идете к коллеге на другой этаж, можно обсудить рабочий вопрос с другим коллегой, сидящим рядом.

• Выполнить хорэнсо во время пересадки, ожидания поезда или по дороге.

• Использовать время на проезд до работы на тренировку понимания английского на слух, подготовку к получению какого-то сертификата или по-другому улучшать собственные навыки.

При этом важно выполнять действия сознательно. Нужно не рассматривать ситуацию post factum, а всегда осознанно думать, нельзя ли одновременно сделать что-то еще, чтобы повысить собственную эффективность. Если привьете себе такую привычку, то не только улучшите свои результаты, но и в дополнение создадите себе свободное время.

Если сравнивать, каких людей больше – работающих рано утром или поздно ночью, то, кажется, работающих ночью будет значительно больше. Но если рассматривать управленческие позиции, то тут доля работающих утром значительно увеличивается. Так происходит потому, что многим кажется, что работать рано утром гораздо эффективнее. Рано утром никто не будет звонить, поэтому можно полностью сосредоточиться на текущем деле. То же и с электронными письмами: мало кто будет отправлять их утром, поэтому можно за один раз разобрать всю почту, не отвлекаясь на новую.

Кроме того, утром на свежую голову скорость работы заметно выше, и из-за этого то, что кажется сложным днем, рано утром будет проще простого.

В студенчестве я занимался в клубе по интересам и вставал в пятом часу утра, чтобы успеть на утреннюю тренировку, поэтому приобрел привычку вставать рано. Благодаря этому и сейчас я не имею ничего против того, чтобы встать пораньше и выполнить свою работу. Встать в пятом часу, поработать до семи, потом сделать свои домашние дела и позаботиться о детях, а потом отправиться на работу. Так, я уже закончил половину своей работы и могу посвятить время клиентам и совместной работе с коллегами.

Перейти на такой стиль работы очень просто. Нужно каждый день ложиться спать пораньше.

Если лечь спать до 11 вечера, можно обеспечить себе шесть часов сна. Вы удивитесь, как повысится ваша эффективность, поэтому как насчет того, чтобы попробовать работать рано по утрам? Если такой режим совсем вам не подойдет, всегда можно вернуться к прежнему.

Глава 7. Секреты командной работы

Как только собираются двое, образуется команда. При работе в компании командной работы никак не избежать. Итак, каковы же секреты командной работы? В этой главе я хотел бы познакомить вас с секретами командной работы как в качестве лидера, так и в качестве члена команды.

Нет нужды пояснять, что смысл командной работы заключается в возможности разделить объем работы, который невозможно выполнить в одиночку, среди членов команды, чтобы достичь определенной цели. Но так как люди не машины, а существа с чувствами, командная работа зависит от мотивации членов команды. При работе в команде необходимо учитывать мотивацию каждого участника.

Когда вы просите коллегу о чем-то, ни в коем случае нельзя говорить в приказном тоне. Никому не нравится, когда кто-то ему приказывает. Приказам необходимо подчиняться. А из подчинения никогда не получается хорошего результата. В худшем же случае приказной тон может вызвать враждебность.

Даже если вы находитесь в отношениях руководителя и подчиненного или покупателя и продавца, а уж тем более если вы являетесь членами одной команды, когда даете поручение сделать что-то, вам следует не отдавать приказ, а просить. Если в поручении не будет чувствоваться просьба, результаты вашей работы не будут улучшаться.

С молодых лет я часто был лидером команды, при этом в нее могли входить и опытные сотрудники, работающие в сфере уже десятки лет. Когда поручал что-то этим людям, я всегда придавал указанию форму вежливой просьбы. То же я делал и в случаях, когда члены команды были только пришедшими в компанию новичками.

Профессионалы отвечают на просьбы и позитивные ожидания высокими результатами. Поэтому к молодым сотрудникам, то есть будущим профессионалам, нужно относиться так же, ожидая от них хороших результатов.

У каждого человека есть собственные причины работать и собственные ценности. Например, есть люди, которые стремятся выполнить нормы, чтобы повысить мнение руководства о себе или получить премию, а есть те, кто с энтузиазмом неустанно оттачивает новый навык. Еще есть те, кто хочет уйти с работы вовремя и посвятить время хобби или семье, а есть те, для кого важно время после работы, когда можно допоздна выпивать с друзьями.

В команду собираются очень разные люди, и если уважать то, что важно для каждого из ее членов, то можно рассчитывать на высокие результаты. Нельзя считать личные ценности здравым смыслом и измерять всех по собственным стандартам. Конечно, нужно вместе обсудить общие цели и ожидаемые результаты, а потом на основании степени завершенности задачи провести простую оценку каждого члена команды так, чтобы разделить обязанности по достижению цели, чтобы тот, кто любит работать с цифрами, занимался цифрами, а тот, кому нужно уйти с работы вовремя, мог взять работу на дом.

Когда каждый делает то, что ему ближе, и может применить свои таланты, когда каждый может привнести что-то в общее дело, команда производит наилучшие результаты. Контактируя с членами команды, старайтесь постоянно наблюдать, что они считают важным в работе. Информация может скрываться в том, что они делают в непринужденной атмосфере, или в том, о чем говорят за обедом.

Поручая что-то другим, люди часто просто говорят: «Пожалуйста, подготовьте материалы для совещания» или «Подготовьте презентацию по этим материалам», а некоторые добавляют: «Дальше сами подумайте». Когда я получаю такое поручение, то всегда обязательно спрашиваю о контексте задания, его цели и крайних сроках.

Эта информация помогает понять, что ожидает тот, кто дает мне поручение, и я могу приступить к надлежащему выполнению задачи. На такие вопросы некоторые люди не отвечают, говоря: «Это чтоб ты научился, поэтому сам подумай» или «Думать о таком – тоже твоя работа». На первый взгляд такие ответы кажутся уместными, но я считаю, что такие люди небрежно относятся к своим обязанностям. В таких случаях я начинаю подозревать, что человек, просто не задумываясь перепоручил задание, полученное от собственного руководителя.

Передача информации и необходимость взаимопонимания – это то, что значительно отличает работу в команде от работы в одиночку. Если даже немного пренебречь этими отличиями, можно потратить большой объем ресурсов впустую. Тот, кто дает поручение, должен передать всю имеющуюся информацию. Как минимум он должен был понятно сформулировать и сообщить детали и цель поручения, а также сроки и его значение. Подготовить такую информацию – обязанность того, кто дает поручение. Если вы только перепоручаете то, что поручено вам, своим подчиненным, то в вашей работе нет смысла.

Работа отдающего поручения – поделиться информацией и при этом добавить ей дополнительную ценность. Человек не должен самостоятельно додумывать и искать информацию, которую должен был получить вместе с поручением.

Наверное, каждый одновременно переполнен ожиданиями лучшего и неуверенностью, когда начинает работать в новых условиях, с которыми не встречался ранее, когда нужно работать в новой команде или с новыми клиентами, например, при переводе на другое место работы, реорганизации или слиянии компаний.

Я хотел бы познакомить вас со схемой, которая сравнивает такие новые отношения с браком и рассматривает их с точки зрения кросс-культурного менеджмента (см. схему далее).

Особое внимание обратите на этап «Враждебность» (второй этап). Когда новая семья завершает этап медового месяца, начинаются споры по мелочам, например, какую задать температуру кондиционера или где должен стоять соевый соус. Такой же период непременно проходит команда, в которой собрались люди с разным опытом.