Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности Дорофеев Максим
«То, с чего начал. После первой очистки почувствовал себя человеком. Выдал себе индульгенцию на определенные виды работ. И увидел горизонт. Практика позволила выйти на уровень „успеваю всю текучку“».
«Недавно увидел видео про пустой инбокс на канале Пытаюсь планомерно разобрать его до такого состояния, но писем там накопилось за пять лет, и Outlook лагает при попытке перенести древние письма из „Входящих“ в „Отработано“ .»[96]
«Нечасто удается прям до нуля, но по совету Дэвида Аллена никогда не позволяю списку писем не вмещаться в один экран».
«На 99,9 % всегда пустой инбокс, шел к этому чуть меньше года, но сейчас просто кайфую!»
6.3.3. Индикатор: количество письмодней
Поскольку наш инбокс пустым быть не должен, большую часть времени в нем что-то будет и это абсолютно нормально, то было бы хорошо (и даже полезно) провести какую-то грань между совсем запущенным инбоксом и инбоксом, содержащимся в порядке.
Начнем с мысли, которую я нашел у Генри Нива{81}: «Границы допуска — крайне слабый инструмент для определения качества. Японская промышленность совершила огромный прорыв, в частности, потому, что начала для измерения качества использовать не допуски, а дифференцируемую функцию: функцию потерь Тагути».
Рис. 110. Функция Тагути
Мы примем эту позицию и не будем использовать бинарные суждения хорошо / плохо, а введем функцию, обозначающую, насколько мы далеки от идеала. Первое, что приходит на ум, — количество писем. Но это не совсем корректно, так как письма бывают разные. Одно письмо может держаться в инбоксе месяц, а другое всего восемь часов. И сли эти письма будут вносить одинаковый вклад в меру отклонения от идеала, то мы пойдем по самому простому пути и будем обрабатывать более свежие (см. Темный закон метрик в «Джедайских техниках», раздел 4.3.1). Как результат, то, что уже продолбано, так и будет оставаться продолбанным. Включится эффект Линди: математическое ожидание срока жизни нестареющей сущности прямо пропорционально ее возрасту. Простыми словами, если у нас в инбоксе есть два письма, одно лежит там месяц, а другое два часа. С большей вероятностью, заглянув в инбокс через месяц, мы увидим там первое письмо. И ему уже будет два месяца.
Чтобы обойти это, мы позаимствуем идею у Элияху Голдратта{82} и по аналогии с его метрикой доллародней запасов введем письмодни: сумму возрастов всех писем. Это будет аргументом функции потерь Тагути, по своей сути — квадратичной. Теперь необработанное письмо на следующий день добавит к мере отклонения от идеала единицу. Еще через день — 4, потом 9, потом 16…
В итоге мы уходим от понятия пустоты инбокса, приходим к мере отклонения от идеала и получаем количественную меру определения степени пустоты (или непустоты) инбокса.
Естественно, измерение количества письмодней в вашем инбоксе — явно не ручное занятие. На моем форуме есть ветка, где сложены макросы для подсчета письмодней в Outlook и Gmail{83}.
6.3.4. Практика: тренировать силу внимания
Собрание людей с синдромом расстройства внимания переносится на… Ух ты! Какая радуга!
Из анекдотов
Внимание — это очень интересная сущность… Или субстанция… Или процесс… О внимании мы начали говорить еще в разделе 6.1.14, хотя эта тема охватывает чуть ли не каждую практику и вакцину из этой книги.
Внимание можно описать как тонкий лучик сознания, который бегает по объектам окружающего мира, чтобы мы могли их осознавать. То, на что сейчас обращен этот лучик, и попадает в мою внутреннюю картину мира. Беда в том, что далеко не все и далеко не всегда сами решают, куда направить свой лучик внимания.
Рис. 111. Лучик сознания
Есть мнение, что внимание подчиняется древним частям сознания, у которых в приоритете единственная задача: выжить. Если с этим повезло, то еще было бы хорошо поесть и размножиться, но сначала выжить. По этой причине, даже если я сейчас сижу и пытаюсь сосредоточенно работать над очередным отчетом, но периферийным зрением замечаю перепады освещенности (раньше в дикой природе это не предвещало ничего хорошего), мой лучик внимания тут же убегает туда. И каждый раз, когда я вынужден возвращать лучик из того места, куда он убежал, в то место, где он мне нужен, мне приходится тратить мыслетопливо. В какой-то момент оно может закончиться, и мне станет очень сложно нацеливать внимание в нужное место. Замечали, что в состоянии усталости или на фоне переживаний (например, когда в 2009-м или 2014-м резко менялся курс доллара) вам было крайне тяжело сосредоточиться на работе? Внимание все время убегало не туда, где оно было необходимо.
Механизмы внимания активно изучаются как буддийскими последователями (например, Алленом Уоллесом в его книге «Революция внимания»{84}), так и современными психологами[97].
Однако, как пишет Аллен Уоллес, современная западная культура прежде всего фокусировалась на исправлении дефектов внимания и доведения его до нормального уровня, в то время как буддийская культура ставила своей целью развитие нормального внимания до новых высот. Здесь я считаю, что наша задача — это не лечить какие-то отклонения внимания (для этого есть специалисты и самодеятельность тут ни к чему), а улучшить то нормальное, что у нас уже есть.
Вот самое простое упражнение для тренировки устойчивости внимания. Подход к тренировке внимания аналогичен методам тренировки мышц тела: нагрузить сопротивлением и дать отдохнуть и восстановиться.
Так же и здесь. Для тренировки внимания нам нужен будет объект, нейтральный по отношению к вниманию. Стоит заметить, что объекты бывают разными.
• Магниты внимания — объекты, которые сами удерживают лучик нашего сознания и нам приходится прилагать произвольные усилия, чтобы его оттуда убрать. Например, телевизор, смартфон, красочные рекламные картинки.
• Нейтральные объекты не удерживают внимание. Мало того, нам приходится прилагать усилие, чтобы к этому объекту возвращаться, так как внимание будет ускользать куда-то в сторону.
В одной из буддийских традиций в качестве этого нейтрального по отношению к вниманию объекта берут дыхание. В этом случае упражнение будет выглядеть следующим образом:
1) сядьте в спокойном тихом месте;
2) стараясь не вмешиваться в процесс и ритм дыхания, просто следите за тем, как ваш организм дышит.
Всё… Дальше есть куча вариаций на любой вкус. Можно считать выдохи, можно просто проговаривать про себя: «Вдох, выдох». Можно сначала считать выдохи от 1 до 10, а потом обратно.
В качестве объекта тренировки внимания можно выбрать не дыхание, а секундную стрелку, точку на стене, любимую музыку (и попытаться отследить, например, какой-то один инструмент от начала до конца трека). Можно (не поверите) медитировать даже на лекции, стараясь внимательно следить за каждым словом лектора.
В процессе вы будете отвлекаться — это нормально. Когда вы отвлеклись, это не повод начать ругать себя за дефицит внимания. Наоборот, это повод порадоваться, что вы начинаете замечать моменты отвлечения. Вам знакома ситуация, когда вы работаете, работаете и тут — бац! — понимаете, что уже довольно долго сидите в соцсетях и не можете вспомнить, когда и как вы отвлеклись? Пожалуйста — вот вам прекрасный повод научиться узнавать отвлечения. Их не получится избежать, поэтому было бы здорово уметь замечать их как можно раньше. Продолжительность тренировки внимания тоже определяйте сами. Начать можно и с двух минут, постепенно увеличивая время. На мой взгляд, два-три раза в неделю по 5–10 минут могут дать довольно хорошие результаты уже через несколько недель тренировок.
Если вам интересны более продвинутые техники внимания, рекомендую вам изучить работу Аллена Уоллеса «Революция внимания»{84}. Здесь я описал лишь упражнения первой (из десяти) ступени развития внимания.
Некоторые комментарии к этой практике из опросов«Я медитирую каждое утро с помощь Headspace[98], все циклы замеряю с помощью приложения Forest».
«Я слежу за дыханием, один-два раза в день в кровати или во время утренней зарядки».
«Этот совет напоминает „народные средства“ из области медицины — непонятно, может ли он помочь на самом деле и если да, то почему? Есть ли какие-то научные данные, подтверждающие, что внимание таким образом действительно укрепляется? Не является ли это упражнение пустой тратой и без того дефицитного мыслетоплива?»
«Очень крутая книжка Экхарта Толле „Сила момента сейчас“{85} хорошо помогла с концентрацией на том, что происходит в настоящий момент, без отвлечения».
«Главное — про технику безопасности не забыть. Почему-то в описании таких практик ее опускают. По крайней мере, новичку нужно позаботиться о том, чтобы его не отрывали от практики (может быть очень болезненно, когда выдергивают) и чтобы не возникло необходимости быстро на что-то реагировать (следить за своим дыханием за рулем — плохая идея). А если человек уже получает помощь психиатра, или у него клиническая депрессия, или у него недавно большая беда случилась — лучше не практиковать такие вещи, может очень нехорошо получиться».
«Лучше всего получается, когда делаешь это не специально, а по ходу дела, когда приходится чего-то ждать. Ожидание стало даваться легче»[99].
«Похоже на медитацию. У меня не пошло — скучно .»[100]
«Две медитации в день с InsightTimer[101]».
«Не делаю упражнений, но стараюсь активно наблюдать за обстановкой вокруг. Можно заметить много интересного».
«Совет уровня super mega advanced jedi, и давать его новичкам опасно, потому что скажут: „Фигню посоветовал, попробовал пять минут — ничего в жизни не изменилось“. В моем случае практика работает, если занимаешься тренировкой внимания несколько месяцев кряду».
6.3.5. Практика: работать помидорами
Рис. 112. Работать помидорами
Довольно известная практика. Редкая статья по саморазвитию обходится без упоминания этой методики Франческо Чирилло.
Смысл практики сводится к тому, что мы заменяем много отвлечений одним. Иными словами, говорим своей внутренней обезьянке, что сейчас соберемся и начнем работать не отвлекаясь над одной нужной задачей. Обезьянка, конечно же, боится этих вот «не отвлекаться», поскольку долгие годы эволюции способность быстро отвлечься на «кое-что новое и внезапно важное» была ключевым навыком в выживании не просто индивида, но вида в целом. Тем более в современном мире, когда ты только сосредоточишься на чем-то важном, как тут же прилетает что-то срочное, и из-за того, что мы о нем не позаботились, оно взрывается и нам всем становится неприятно.
Но здесь у нас с обезьянкой (или даже с тараканами) происходит примерно такой диалог:
— Ребятки, давайте сейчас сосредоточенно поработаем над этим делом…
— А вдруг случится что-то срочное?
— Но мы недолго. Буквально минут 10/15/20 (по вкусу). Ведь маловероятно, что за 10/15/20 минут сможет случиться что-то непоправимое, правда?
— За 10/15/20 минут-то ничего страшного не случится, но вдруг мы увлечемся этой задачей, потеряем ход времени и вот тогда…[102]
— Не переживайте, мы не увлечемся, у меня есть таймер, который гарантированно зазвенит через указанное время, мы вынырнем из работы, оглядимся и посмотрим, что делать дальше.
Иначе говоря, мы планируем себе одно отвлечение, и оно помогает меньше отвлекаться (как у Талеба в «Антихрупкости»: небольшие локальные пожары спасают от большого, мощного пожара, с которым уже не справиться).
Кроме того, метод «поставить таймер и работать, пока он не прозвенит» может помочь для снижения влияния эффекта фиксации (описано у Андре Кукла в «Ментальных ловушках»{88} и в «Джедайских техниках», раздел 7.19). Если кратко, эффект фиксации — это когда ожидание какого-либо события становится активным делом: «У меня 20 минут до следующей встречи… Ну что я сейчас буду заниматься какими-то делами, я потом приду, сяду и все сделаю, а пока займусь-ка какой-нибудь фигней». Так вот, эти 20 минут — хорошая возможность сделать что-то маленькое, поставив таймер на 12–15 минут, чтобы не опоздать на встречу.
Некоторые комментарии к этой практике из опросов«Только для личных проектов, на работе не прижилось».
«Обычно мне хватает одного „помидора“, чтобы включиться в работу, дальше все уже идет само собой».
«Я использую другой вариант — ставлю музыку, пока играет альбом, я фигачу. Музыка разная, сейчас это техноопера „Русалочка“, потом это может быть мелодикдесметал, или рейв, или… в общем, варьирую, чтобы не уставать и не привыкать».
«Есть хороший простенький таймер для „помидорок“ — http://pomidorko.ru».
«Особо актуально использование на „входе в поток“. В потоке уже не актуально».
«В основном использую, когда совсем не прет или для рутин, которые склонен откладывать / на которые забивать».
6.3.6. Мысль: сколько времени уйдет на эту задачу?
А вам часто приходится отвечать на подобные вопросы? Сколько времени?.. Времени… А почему именно времени?..
С одной стороны, люди часто пытаются оценить задачи в часах. С другой стороны, эти же люди говорят, что нередко оказываются в ситуации, когда одна и та же работа может занимать радикально разное время. Например, плюс-минус типовая задача на полчаса в одном состоянии может быть выполнена за пятнадцать минут, а в другом за четыре часа, и то с трудом. Вы же замечали за собой такое? Если да, то поймите: выполнение задачи зависит не только (а часто не столько) от самой задачи (особенно если она понятна и аккуратно сформулирована), а еще и от вашего состояния в момент ее выполнения. Это сводит прогнозирование времени завершения задачи к поиску ответа на вопрос: «Каким будет мое состояние в тот момент, когда я к этой задаче приступлю». А будущее люди почему-то предсказывают из рук вон плохо.
Но опять же, тот факт, что мы очень плохо прогнозируем сроки выполнения отдельных задач, вовсе не означает, что мы не можем предсказывать срок завершения проекта, состоящего из большого количества этих задач. В «Джедайских техниках» был раздел с намеком на то, как можно это сделать (раздел 4.1.6).
Тут все как в термодинамике: я не могу предсказать движение каждой отдельной молекулы в объеме газа, но это не мешает мне предсказывать значения макропоказателей (давления, объема и температуры) газа, состоящего из множества этих молекул.
6.3.7. Практика: начать день с задачи из списка
Удивительный орган — человеческий мозг: когда мы утром просыпаемся, он начинает усиленно функционировать и не останавливается вплоть до нашего прибытия на работу.
Из анекдотов
Рис. 113. Начал день с задачи из списка
Многие люди начинают свой день с получения информации: проверки почты, чатов, ленты новостей. В итоге за счет бонуса к ощущению важности (см. раздел 6.2.4) может исказиться картина важного и срочного, и весь наш день пойдет наперекосяк. А может быть, прочитанное сообщение будет просто сидеть в голове и свербеть: «Прочитал? Ну делай же теперь что-нибудь с этим! Нельзя это так оставлять», что тоже добавит нам радости в работе.
Иногда, конечно, люди приводят доводы вроде таких: «Я не могу начинать свой день с задачи, не проверив почту. Может получиться так, что я начну выполнять задачу, а потом окажется, что ее отменили». Иногда эти опасения даже основываются на реальных событиях. Но тут сразу возникает вопрос: как часто случаются эти ситуации? Если редко — вы можете смело браться за задачу из списка до проверки почты и чатов. Вероятность того, что вы зря сделаете небольшую, обезьянопонятную задачу, будет низкой. Даже если вдруг окажется, что вы напрасно занимались этой задачей, она же небольшая, вы же уже давно не держите в списке слонов?
Если же такая ситуация бывает часто, то… Вы можете смело браться за задачу из списка до проверки почты и чатов. Просто возьмите в работу ту задачу, которая прожила там уже неделю. Как правило, меняются или отменяются свежие задачи, так как над ними меньше думали. Может, конечно, оказаться так, что все задачи, продержавшиеся в вашем списке больше недели, уже не актуальны, и вам надо срочно браться за те задачи, которые прилетели в почту с утра, и при этом делать это максимально быстро, чтобы их не успели отменить и поменять… Если это ваш случай, то, наверное, вам нужна другая книга. Или даже не книга вовсе.
Еще один момент. В интернете сейчас полно советов относительно того, с каких задач имеет смысл начинать день. Один из таких «заезженных» советов звучит так: съешь лягушку утром.
Очень крутой совет. Беда только в том, что в термин «лягушка» люди могут вкладывать разные смыслы, вплоть до противоположных.
Кто-то называет лягушкой мерзкую и противную задачу, которую я не хочу сделать, но я должен. Кто-то считает, что лягушка — это стратегически важная задача, до которой не доходят руки.
В общем, сейчас самое время в этом разобраться.
Как правильно начинать свой день, вы сможете понять только на собственном опыте, но у меня есть вот какие мысли.
Размышляя над этим, я ковырялся в первоисточниках и пытался понять, откуда же пошла эта рекомендация «есть лягушку». Быстрые запросы в интернете привели меня даже не к Брайену Трейси с его «Съешьте лягушку!»{63}, а к Марку Твену: «Съешьте живую лягушку с утра, и до конца этого дня ничего более страшного с вами не случится». Далее в поисковой выдаче пошла целая куча ссылок на статьи, посвященные поеданию лягушек и описывающие смысл этого выражения. Ничуть не хуже, чем в библеистике, когда одно предложение может служить источником для написания десятка статей и диссертаций. Давайте не будем вдаваться в детали толкования, кто же такие лягушки и сколько их может уместиться на кончике иглы. Все разночтения сводятся лишь к тому, нужно ли начинать свой день с чего-то приятного или с чего-то неприятного. В пользу и того и другого подхода можно привести массу доводов, и, конечно же, здесь не получится дать единственно верный ответ. В конечном счете все индивидуально. Хорошо или плохо это для вас, вы сможете понять только на личном опыте.
Но вот какими соображениями я хочу поделиться с вами перед тем, как вы решите, какой вариант опробовать на себе в первую очередь.
Если вы научились формулировать задачи так, что они становятся довольно маленькими и понятными даже вашей внутренней обезьянке, то с большой вероятностью у вас в списке уже будет неплохой выбор небольших приятных и неприятных задач.
Если начать день с чего-то приятного, не исключено, что это даст вам прилив сил, после чего и другие задачи будут выполняться бодрее.
С другой стороны, есть и вполне весомые доводы за то, чтобы начать свой день с самого неприятного. Я встретил один из них в выступлении Дэна Ариели на конференции TED{64}, где он рассказывал о своем опыте пребывания в госпитале. В старших классах он получил ожоги третьей степени 70 % тела и долгое время лечился. Ему регулярно нужно было менять повязки, а это очень болезненная процедура. Во многом этот опыт определил направление его исследований во взрослой жизни. Позже, став исследователем, он проводил опыты над студентами, чтобы понять, как люди чувствуют боль (как шутит сам Дэн, проводить опыты над животными ему не позволила комиссия по этике). Оказалось, что какие-то неприятные процедуры переносятся легче, если начинать с самой болезненной манипуляции и плавно продвигаться к менее болезненным.
Рис. 114. Лягушка или конфета
Это касается и ежедневного планирования. Возможно, если ваша жизнь во многом — боль, то начать день с наименее приятного дела может оказаться более чем осмысленно.
Некоторые комментарии к этой практике из опросов«Первые две задачи: медитация и ежедневный обзор».
«Стараюсь до 12:00 работать с задачами по списку. Так что встречи стараюсь ставить на „после 12“. Только после этого тону в оперативных задачах, обработках входящих, совещаниях и т. д. Казалось бы, всего два часа с утра, но именно они в конечном счете дают ответ на вопрос „Что же я успел сделать за день?“ Остальное время растворяется в рабочей текучке. Причем в эти два часа включаются не только рабочие задачи. Здесь же были „помидор на диплом“, „выбрать подарок жене на день рождения“ и так далее».
«Этот совет кажется одним из самых мощных».
«Делаю первой самую противную задачу, пока не проснулась, и мозг не способен ужасаться как следует».
«Женская деформация: день часто начинается с разгребания следов жизнедеятельности семьи».
«Отвлечься на пожар я не боюсь — о пожарах мне сообщают устно, а не по почте. Но я наблюдаю другой негативный эффект: прочитанное сообщение не удается выбросить из головы, мозг как бы шепчет мне: „Прочел? Ну так делай что-нибудь!“»
«Не могу с утра сразу в важные задачи, долго вхожу в рабочий режим»[103].
6.3.8. Мысль: о срочном и важном
Одна из самых опасных на мой взгляд установок — это твердая уверенность, что нечто несрочное можно отложить на потом. Неужели вы действительно верите, что наступит тот момент, когда:
1) все текущие срочные (важные) задачи закончатся;
2) новые срочные (важные) задачи не придут;
3) эти несрочные (неважные) задачи все еще будут актуальны.
И вот тогда-то с чистой совестью вы возьмете их и сделаете?
Тут вот какой момент: истинно важные задачи редко бывают срочными. Как правило, их жизненный цикл выглядит примерно так: «не срочно», «не срочно», «не срочно…», «эхх… уже и не важно». Один из самых ценных навыков — научиться делать несрочные задачи, то, что не горит, пока оно еще не утратило свою актуальность. Я не хочу сказать, что надо сначала заниматься важным, а потом срочным. Нет, это слишком универсальное правило, чтобы быть работоспособным. Если мы научились превращать входящее в маленькие обезьянопонятные задачи, то можно попробовать начать выполнять с утра одну-две несрочные задачи. Если задачи в вашем списке действительно небольшие, то ничего страшного не произойдет, даже если в это время что-то другое начнет подгорать.
Верный признак того, что вы на правильном пути: большинство выполненных вами задач были несрочными. Вы могли их выполнить и завтра, и послезавтра, некоторые — даже через неделю, и никто бы не умер. Но вы сделали их просто потому, что могли их сделать, а не должны были. Наверное, в этом есть что-то взрослое: ты сам принимаешь решение, что делать. Это тяжело — приходится нести ответственность. Жить в ауре срочного проще: не надо решать, что делать сегодня, что завтра… Хватай там, где громче орут, кидай быстрее и подальше от себя, а на все замечания отвечай: ну а я-то что могу сделать, оно же все горит. Никакой ответственности — красота…
Любители матрицы Эйзенхауэра (той самой, где «важно» и «срочно» по двум осям) иногда упускают из виду тот факт, что для многих людей «срочно» почти всегда вытесняет «важно». И часто матрица превращается лишь в одну ось «срочно — не срочно», а если быть более точным, то «кажется срочным» — «не кажется срочным» (вы же помните, что мы не видим мир таким, каким он является).
6.3.9. Практика: провести ревизию списка долгов
Мы крайне редко работаем в одиночку. Как правило, для выполнения своих задач нам нужны вводные от других людей, а в современном мире многие не отличаются обязательностью. К сожалению, это становится новой нормой — не отвечать на вопросы и не делать вовремя даже то, что сам же пообещал.
При этом люди часто забывают мелочи (что-то крупное и существенное крепко въедается в мозг и не отпускает), но это для них они мелочи, а у нас без этих мелочей может не склеиться целое. И тут, опять же, стоит учесть, что в большинстве случаев люди забывают об этих мелочах не со зла. Они искренне пытаются всем ответить и никого не забыть, в результате чего подставляют свой мозг под какой-то безумный поток информации… И из-за этого всё забывают.
В одном из подкастов Тима Ферриса (по-моему, с Сетом Годином) проскочила очень хорошая метафора интенсивности коммуникаций: «Это не очень умная идея — пытаться напиться из пожарного гидранта».
Рис. 115. Главное — не забыть…
В итоге, связываясь с теми людьми, кто так и не научился (или не понял важность этого действия) аккуратно записывать в свой список задач перечень взятых на себя обязательств (даже самых мелких), вы волей-неволей будете вынуждены частично вести и их список обязательств тоже.
Таким образом, как только вы возьмете под контроль свои обязательтва, вы тут же заметите, что иногда придется приглядывать и за чужими…
Одна из практик заключается в том, что, как только вы отправляете запрос ненадежному человеку, вы заносите его в список должников, регулярно просматриваете этот список и по каждой записи принимаете одно из трех решений
• вычеркнуть запись (ответ получен или вопрос более не актуален);
• напомнить человеку (ответа нет, хотя уже пора бы);
• вернуться к записи в следующий раз.
Эту практику можно реализовать как еще один пункт в ежедневном чек-листе, а можно — в виде повторяющейся задачи в списке задач, как делаю я. По вторникам и пятницам я выполняю задачу под названием «Пропинать всех, кто мне не ответил», в описании которой указаны все, кого надо пропинать.
Вторник и пятница — эмпирически подобранные дни. По опыту я заметил, что, если человек необязательный, нет смысла пинать его в понедельник — там и так напинали. А пятница… Ну раз за неделю он мне так и не ответил, почему бы не вбить человеку гвоздь в голову перед выходными… Продалбывание не должно быть комфортным.
Конечно, если вам приходится иметь дело только с надежными людьми (а работать с людьми, кого не надо брать на контроль, — это удовольствие), то практика ведения и ревизии списка долгов становится избыточной.
Иногда можно выстроить сам процесс таким образом, чтобы минимизировать вероятность забыть взятые на себя обязательства.
В одной из компаний, которой я помогал повысить уровень зрелости, мы пришли к такому инструменту, как треп-листок. Он был нацелен на то, чтобы снизить вероятность забывания задач, к которым мы приходили во время собраний. Треп-листок — это обычный лист А4, на первой половине которого располагалась повестка встречи, а вторая половина была озаглавлена «Мне надо сделать по результатам встречи» и отводилась под список задач.
Рис. 116. Треп-листок
Правила обращения с листком.
1. Организатор совещания готовит шаблон и рассылает его участникам вместе с приглашением (это повышает вероятность того, что хоть что-то будет написано в качестве повестки).
2. Каждый участник самостоятельно распечатывает свой экземпляр листка и приходит с ним на встречу (благодаря этому участники ознакомятся с повесткой заранее — хотя бы по дороге от принтера к переговорке).
3. Во время встречи участники на обратной стороне могут писать что угодно, а на лицевой стороне — список своих задач.
4. В завершение встречи каждый зачитывает, что он взял себе в качестве задачи, а организатор встречи сверяет это со своим пониманием.
5. По желанию каждый участник присылает фотографию своего треп-листка организатору встречи, в итоге у организатора имеются собственноручно записанные обязательства участников. Это страхует от распространенной ситуации, когда все согласны, что «это» надо делать, но ни в одном списке задач не появилось ничего с этим связанного.
Немного занудно, но кому-то может оказаться полезным — по крайней мере, облегчит поддержание списка долгов в актуальном состоянии.
6.3.10. Практика: провести ревизию неявных списков задач
Очень часто мы называем списком задач тот перечень, который хранится в программе для хранения списка задач, но концептуально список задач — то, что содержит в себе четкие и конкретные (в меру собственных способностей) указания нашей внутренней обезьяне на то, что надо сделать. И это может быть не только то, что лежит в программе для списка задач…
Рис. 117. Неявные списки задач
Очень часто указания нашей обезьянке могут приходить из незакрытой вкладки браузера (мы же хотели выбрать велосипед), из папки с фотографиями на рабочем столе (да-да, мы же хотели заказать печать альбома), из незакрытой Excel-таблицы («Точно! Отчет же надо доделать!»), а уж непрочитанные сообщения в чате — так те и вовсе рассадник приказов обезьяне.
Дело в том, что иногда очень нелегко работать за компьютером, где каждый пиксел напоминает о чем-то таком, чего нет в нашем списке задач. В итоге становится крайне тяжело работать именно по списку. Например, в рамках выполнения очередной задачи из списка мне нужно найти в интернете телефон стоматологической клиники. Я решаю (наконец-то) заняться этой задачей, открываю браузер… И тут глаз цепляется за незакрытую вкладку, где я выбирал отель в отпуск… Все, о стоматологе я могу вспомнить только вечером… И, естественно, потом я буду задавать вопросы из разряда «Что же мне делать, если задачи из списка не делаются?»
Смысл этой практики заключается в том, чтобы перенести задачи из неявных списков в свой основной список (или хотя бы во входящие). Чем-то эта практика похожа на практику «Увидеть дно инбокса» из раздела 6.3.2, так как эти самые неявные списки задач можно также справедливо называть «вторичными инбоксами» (справедливости ради надо заметить, что незакрытые программы и вкладки часто содержат в себе не просто задачи, но и проекты с идеями, поэтому, конечно же, в терминах этой книги они — входящие).
Основная опасность неявных списков задач — это отвлечения и возможность сбиться с намеченного пути. Например, если в вашем браузере есть десяток не закрытых из-за незавершенных дел вкладок, то, когда для выполнения очередной задачи вам потребуется открыть новую вкладку, с некоторой вероятностью вы запнетесь глазом о какие-то лишние вкладки и с криком: «А! Точно, надо же было лодку выбрать!» — уйдете заниматься совершенно другим делом. Как вы понимаете, планировать и выполнять свою работу в такой обстановке станет на порядок сложнее.
Поводом поставить плюс за выполнение этой практики может стать: закрытие всех вкладок в браузере, расчистка рабочего стола компьютера или рабочей поверхности своего физического стола (так как входящие бывают не только в электронном виде).
6.3.11. Вакцина: очистить смартфон от капканов внимания
Эта вакцина — продолжение вакцины из раздела 6.1.12, хотя она может быть использована и отдельно.
Помимо активных уведомлений, которые работают грубо, существуют и так называемые мягкие уведомления, или капканы внимания. Они не отвлекают ваше внимание от того дела, которым вы непосредственно занимаетесь, но украдут его, если оно наткнулось на наживку. Вы цепляетесь взглядом за красный кружочек в углу иконки… И полчаса из жизни как не бывало.
Рис. 118. Facebook ловит внимание на красный кружопель
Смысл этой вакцины заключается в том, чтобы убрать эти капканы внимания. Почти все. Выключаем кружочки оповещений на иконках приложений, чтобы сделать вход в эти приложения осознанным, совершаемым после сознательного решения: «Пойду-ка проверю, нет ли чего стоящего», а не «Сейчас, только время гляну… О! Да мне тут что-то написали, ну-ка быстренько проверю…»
Некоторые комментарии к этой практике из опросов«Telegram/WhatsApp. Там общаюсь с друзьями и близкими. Получаю удовольствие от общения. Если отключаю кружочек, то во время каждого захода в смартфон захожу и туда, и туда. Каждый раз, соответственно, вижу прочитанные чаты. Вроде бы неправильно расходую на это мыслетопливо. Если есть кружочек, то захожу, только когда он есть. В общем, в моем случае получается, что чаще кружочка нет и не захожу»[104].
«У меня кружки стоят только на телефон и СМС».
«Не для всех приложений подходит. Может, наоборот, замотивировать заходить проверить, нет ли чего новенького. Черно-белый режим сглаживает красный цвет и меньше триггерит»[105].
«Возможно только для отдельных токсичных программ».
«Старый телефон Philips, работающий без подзарядки месяц, — решение очень многих проблем .»
6.3.12. Вакцина: удалить приложения социальных сетей со смартфона
— Кто это?
— Это мой домашний вор-карманник. Он ворует у меня мелочь из кошелька и серебряные ложечки.
— Но почему он у тебя живет? Может, его надо выгнать?
— Но тогда мне будет неудобно каждый раз открывать ему дверь…
Из анекдотов
Опять же, не надо возводить все в абсолют. Если мы удалим приложение социальной сети, то это вовсе не означает, что мы не будем заходить туда никогда-никогда, друзья забудут о нас и мы умрем в одиночестве.
Вы по-прежнему можете пользоваться социальными сетями, просто используйте для этого браузер (m.vk.com, m.facebook.com, m.instagram.com и т. п.). Да, это неудобно, но нам ровно это и нужно. Нежелательное и рискованное поведение и не должно быть удобным.
Некоторые комментарии к этой практике из опросов«Встречаю непонимание у всех вокруг и вечные предложения помочь установить приложение .»
«Instagram есть в телефоне, но в самом приложении стоит ограничение по времени на 15 минут в сутки».
6.3.13. Мысль: об ограниченности концепции человеко-часов
Очень часто, когда мы думаем, что нам не хватает времени и на личную жизнь, и на работу, мы находимся в заранее проигрышной позиции, так как концепция «не хватает времени» тянет за собой модель жидкости в стаканчиках.
Как будто у нас есть сосуд с человеко-часами и из него мы наливаем воду-время в стаканы под названиями «работа», «хобби», «семья».
Рис. 119. Человеко-часы как несжимаемая жидкость
Вода эта не сжимается, не растягивается и вообще ее немного, поэтому если хочется куда-то налить побольше, то где-то должно стать ровно на столько же меньше. Эта модель многим кажется понятной и потому верной, а другой модели все равно нет. Но есть нюанс…
Модель человеко-часов удобна тем, что она тянет за собой прекрасный алгебраический аппарат: мы можем сравнивать человеко-часы, складывать их друг с другом, умножать на всякие коэффициенты, подобно тому, как мы это делаем с числами.
Числа позволяют так с собой обращаться, так как на их множестве действуют фундаментальные законы алгебры
• коммутативность: a + b = b + a;
• транзитивность: (a + b) + c = a + (b + c);
• ассоциативность: x (a + b) = x a + x b.
А теперь — внимание, вопрос: справедливы ли для трудозатрат эти же законы?
Начнем с коммутативности. Часто ли выполнение сначала задачи a, а потом задачи b требует от вас столько же усилий (не времени, а именно субъективно ощущаемых усилий), сколько выполнение сначала задачи b, а потом задачи a? Было ли такое, что вы решили «съесть с утра лягушку», и либо это отбило все настроение до конца дня, либо уже обед, а к лягушке вы так и не приступили (хотя задача b все ждет, когда вы к ней подступитесь).
И наоборот, сделав с утра что-то полезное и нужное, не зажигались ли вы позитивом так, чтобы потом и лягушек, и какашки одним махом переделать?
Прекрасный пример некоммутативности в списке задач:
Рис. 120. Некоммутативность в списке задач
Что характерно, в примере с картинки человек тоже может утверждать, что для выполнения намеченного плана ему не хватило времени, и чисто технически он будет прав.
Транзитивность тоже будет «забавно» работать там, где не работает коммутативность и важна временная последовательность. Вот пример[106]. Допустим, задача A — подготовка отчета. Задача B — обсуждение с коллегой, в результате чего будет получена некоторая вспомогательная информация, изначально кажущаяся вам неважной, задача C — сдача отчета кому-то, от кого зависит ваша карьера. Подготовить и обсудить отчет, а потом его сдать будет совсем не то же самое, что подготовить его, а потом обсудить в момент сдачи, то есть далеко не всегда А + (В + С) равно (А + В) + С.
Если бы в области трудозатрат работал бы ассоциативный закон, то у нас наблюдались бы сложности с эффектом экономии на масштабе. Замечали за собой, что, когда требуется много раз выполнить однотипную задачу, вам часто бывает проще сначала выполнить все первые шаги, потом все вторые, потом третьи?.. Понятно, что вряд ли такое бывает всегда, но ведь нельзя сказать, что этого всегда не бывает, ведь так?
На все это накладывается много интересных других эффектов. Например, задача А при отсутствии задачи С далеко не всегда требует от вас столько же сил и времени, сколько при наличии задачи С, даже при учете того, что вы задачей С и не занимаетесь (иногда само осознание того, что когда-то придется заниматься чем-то неприятным, отбивает охоту делать что-либо прямо сейчас, не правда ли?).
В общем, если продолжить рассуждения о применимости основных законов алгебры к нашим трудозатратам (речь идет преимущественно об умственном труде), можно вообще всю управленческую науку поставить под сомнение. На самом деле все не так плохо, так как на больших множествах людей в работу включаются законы математической статистики, благодаря которым эти законы начинают работать (пусть и приближенно), и с ростом числа людей точность законов возрастает, но все равно оставляет желать лучшего.
Но есть и хорошая новость. Если все эти законы не работают и, грубо говоря, наше мыслетопливо не аддитивно, это дает возможность свести задачу поиска баланса между работой и личной жизнью к игре с ненулевой суммой. Иными словами, не к решениям «выиграл — проиграл», где выигрыш одного возможен только за счет потерь другого, а к решениям «выиграл — выиграл», когда одновременно можно научиться больше делать и для себя, и для компании.
Есть как минимум надежда. Но не гарантия. Вы же помните намеки на это из раздела 6.2.1?
А вот еще интересный момент на подумать из работы команды Джозефа Валачича{77}. Основной целью исследователей было выяснить, как отвлечение влияет на скорость и точность решения управленческих задач (тема другого раздела), но там проскочил очень интересный факт — отсутствие корреляции между точностью решения сложной задачи и затраченным на решение временем. Эта корреляция наблюдалась только для простых задач, и то не сильная, а вот для сложных — нет. Еще один интересный намек на то, насколько оправданно измерять в человеко-часах сложные задачи.
Вера в концепцию человеко-часов может привести к результатам, отличным от ожидаемых. Например, если передо мной стоит какая-либо серьезная цель, «очевидно», что на нее «нужно время». И если цель грандиозная, то времени нужно много. Я могу начать следовать всяческим советам из разряда «выделить в календаре много часов на эту цель», но с некоторой вероятностью это настроит меня на то, что приблизиться к цели я могу лишь посредством больших и глобальных задач. Из-за этого я могу оказаться слеп к простым и изящным, буквально пятиминутным задачам, способным привести меня к непропорционально большим результатам. Вера в человеко-часы рано или поздно взрастит веру в то, что простых и быстрых способов достигать значимых результатов просто не существует.
— Придется удалить этот зуб.
— И сколько это будет стоить?
— Сто долларов.
— Сто долларов?! За три минуты работы?!
— Ну если вам от этого будет легче, то я могу тащить его мееедленно…
Из анекдотов
6.4. Четвертый уровень. Планомерно к намеченным целям
Я надеюсь, что к этому моменту вы научились легко справляться с большинством срочных задач, ловко обрабатывать те задачи, которые лишь кажутся срочными, а многие потенциальные пожары тушить еще на этапе вялого подгорания. Дальше будем фокусироваться на планомерном продвижении и по стратегически важным направлениям.
Основная задача этого уровня — профильтровать теущие проекты и обязательства и соотнести их со своими текущими целями. Даже не целями, скорее — хотелками. Я не любитель вдаваться в философию целеполагания и рассуждать на тему, кому какие цели подходят, кто к чему должен стремиться, сколько этого должно быть и как оно должно быть сформулировано. Мне кажется, что, как только мы начинаем смотреть в сторону искренних желаний, слова «надо» и «должен» там неуместны. Именно поэтому я и называю их хотелками. Как понять, что та или иная вещь является вашей хотелкой? Мне кажется, что нам будет достаточно одного очень простого метода: при мыслях о ней у вас в животе начинают порхать бабочки. Дальше в этом разделе мы продолжим называть целью то, от чего порхают бабочки (и ничего страшного, если каждый поймет это по-своему).
Рис. 121. Обезьяно-рациональный конструктив
На этом уровне обезьянка готова работать и помогать. Точнее, работать и помогать она была готова всегда, но теперь она готова прислушаться к рациональному типу, а он, в свою очередь, начинает верить, что обезьянка не просто тупая слуга, а в некоторых случаях очень даже ценный помощник.
Рис. 122. Обезьянка — ценный помощник!
6.4.1. Мысль: об идеализации, крабовых палочках, или «у меня все никак не получается запустить методику»
Дело было на Сахалине, где мы с семьей гостили у друзей. Тогда я впервые в жизни попробовал настоящего камчатского краба. Здорового такого, а не тех тараканов, что можно было встретить в Азии, где мы довольно часто бывали. Помню, отломил у вареного краба ногу, вытащил из фаланги кусок мяса, по фактуре очень сильно напоминающий «крабовую палочку», которые в огромных количествах продаются у нас в магазинах и изготавливаются из рыбного фарша. Откусив кусок настоящего крабового мяса, я понял, что крабовые палочки вполне точно имитируют настоящего краба. Только вкус у них какой-то более яркий… Более крабовый, что ли. И тут я задумался. Если бы в рамках слепого теста мне дали крабовую палочку и кусок крабового мяса из фаланги и спросили, что из этого является натуральным крабом, скорее всего, я бы сказал, что именно крабовая палочка и есть натуральный краб, а натуральный краб лишь его имитация. Вкус неяркий — сразу видно, что краб разбавлен рыбным фаршем и даже ароматизатора пожалели.
И вот после этого меня прорвало. Я стал замечать, как много вокруг нас искусственного. Что самое ужасное, именно это искусственное проникает в наш ум под видом настоящего: в компьютерной игре жизнь более яркая, богатая и красочная, в отфотошопленных журналах девушки красивее, чем в реальности. В фильмах показывают какую-то жизнь, она намного интереснее того, с чем нам приходится иметь дело[107]. И ведь создается ощущение, что настоящее — это вот так, а то, что происходит здесь и сейчас, — это как-то понарошку. Или еще пока не по-настоящему. Надо сделать раз, два, три, прийти к успеху, и вот тогда-то и начнется настоящая жизнь. Не сейчас. Потом. Надо только еще немного поднажать…
А вот и нет.
Идеализированные представления об успехе часто порождают вопрос: «Как же все успеть?» Не исключено, что и вы держите в руках эту книгу, чтобы это и узнать. Я же вижу в Instagram своих друзей (ведь там реальная жизнь!): этот пробежал марафон, этот получил диплом о втором высшем, этот все путешествует по заграничным командировкам, эти доделали ремонт в квартире, те регулярно ходят по музеям, а все, что могу я, — это ходить на работу и <какое-то описание скромного хобби>. Но я ведь тоже хочу бегать марафоны, получить второе высшее, ездить по заграничным командировкам, доделать ремонт в квартире и ходить по музеям! А еще похудеть, выучить английский, накачаться к лету, построить дом и запустить свой стартап. Лучше три. И, в конце концов, прочитать все те тысячи статей, которые я записал себе в список «потом прочитать». Как мне все это успеть? Мне же не хватает времени!!! Пойду срочно искать ответ на этот вопрос в интернете…
По той же причине люди часто стесняются делиться своим опытом. Этот эффект я наблюдал в управлении командами либо проектами и в самоорганизации. С одной стороны, у людей есть представления (идеализированные) о том, как должно выглядеть GTD или Agile Results, а в командной работе — Scrum или Kanban, но реальная жизнь часто оказывается богаче на нюансы и условия, в которых той или иной методике приходится работать. В итоге за все 15 лет, что я помогаю людям с личной и командной продуктивностью, я ни разу не встретил человека, который сказал бы: «У меня в команде ортодоксальный эталонный Scrum» или «А для самоорганизации я использую идеальный GTD». Методики, которым следуют люди, как правило, характеризуются высказываниями вида «У нас Scrum, но…», «Я следую тайм-менеджменту Архангельского, однако…» И это двоякая ситуация. С одной стороны, люди часто не вдаются в детали теории, наслаивают на свое поверхностное понимание какие-то стереотипные домыслы[108] и предсказуемо получают результат, далекий от обещанного.
С другой стороны, нередко люди понимают то, о чем говорит та или иная методика, но в силу объективных причин им приходится нарушать (местами грубо) ее предписания. И при этом люди успешно работают, получают результаты, приносят прибыль компании, но рассказывают о своих методах как-то стесняясь. Оправдывают стеснение тем, что их методика далека от описанной в книге. Мне понравилось, как Талеб охарактеризовал подобное в «Рискуя собственной шкурой»{25}:
По определению то, что успешно работает, не может быть иррациональным; почти у всех моих знакомых, постоянно терпящих неудачи в бизнесе, есть этот ментальный блок — они не в состоянии понять, что, если что-то глупое работает (и приносит деньги), глупым оно быть не может.
6.4.2. Мысль: «зеленое», «красное», «коричневое», или «сейчас я быстро с мелочью разберусь, а потом…»
«Сейчас я только с мелочью разберусь» — очень часто эта фраза звучит вместо (хотя многие наивно полагают, что «перед») действительно важного дела. Возможно, это тоже одна из форм идеализации: если заниматься важным делом, нужно обязательно выспаться, покушать, находиться в прекрасном настроении, чтобы за окном светило солнышко, ничего не болело, все-все мелкие задачи были переделаны и никто не отвлекал меня всякими срочными просьбами. А иногда к такому решению нас подталкивает святая вера в концепцию человеко-часов (см. раздел 6.3.13): действительно, какая разница, сначала разобраться с мелочью, а потом с важным, или наоборот. Ведь если А + В = В + А, то зачем так сразу бросаться в омут сложных задач, давайте пока с простого начнем…
Но зачастую переделать все мелкие задачи, чтобы они не отвлекали, — все равно что высохнуть под грибным дождем. В случае ливня высохнуть не удастся и это очевидно, просто принимаешь его как данность, а вот если дождь слегка моросит… «У меня же был один спокойный день, когда я смог сконцентрироваться и заняться важными делами и не было ничего срочного… Ну в позапрошлом году… Почему ты говоришь, что это невозможно?» То, что мы — люди — регулярно пытаемся вывести общее правило из каких-то единичных ситуаций — отдельная история.
В очень обидную ситуацию попадают люди, старающиеся в первую очередь не упустить ничего важного. Упустили что-то одно — надо сильнее стараться, чтобы точно больше ничего не упустить. Упускаем еще что-то — надо стараться еще сильнее, еще больше сил вложить в оборону! Действуя таким образом, мы напрочь забываем об атаке.
В «Джедайских техниках» есть глава с моделью пружины (раздел 4.2.1), где рассказывается, в частности, о модели Кано[109]. Чем примечательна модель: она говорит, что задачи[110] бывают различных типов
• задачи, которые если не сделать, то будет плохо, но если их сделать, то все останется примерно как есть (задачи «должно быть», или «красные» задачи);
• задачи, которые если не сделать, то все останется примерно как есть, но если их сделать, это поможет нам приблизиться к чему-то хорошему («ублажители», или «зеленые задачи»).
Рис. 123. Разные типы задач
Читать бесплатно другие книги:
