Полная современная энциклопедия этикета Южин Владимир

В деловых кругах за рубежом существует ряд строгих правил этикета, не зная которых вы будете выглядеть нелепо в глазах ваших партнеров.

Что такое этикет для современного человека? По мнению некоторых наших современников, это скучные пережитки прошлого, когда люди высшего света разыгрывали друг перед другом церемониальный спектакль.

У В. И. Даля в «Толковом словаре живого великорусского языка» значится: «Этикет — чин, порядок; принятая условная вежливость; церемониал, внешняя обрядливость. Этикетничать с важностью и настойчивостью — блюсти этикет, будто дело».

Да, «этикетничать» в нашей ежедневной суете сложно. До того ли? Однако иногда нелишне вспомнить, что встречают все-таки по одежке и по манерам в том числе.

Визитные карточки

Визитные карточки имеют давнее происхождение. Французы утверждают, что визитки впервые появились во Франции в XVII в., а китайцы доказывают, что такие карточки у них существовали еще в Средние века. Однако единственный образец печатной визитной карточки, датируемый 1786 г., обнаружен в Германии. Но в Европе визитки стали распространяться лишь в XIX в., к этому же времени сложились и первые правила пользования ими.

Во многих случаях визитная карточка заменяет удостоверение личности. Обычно она печатается на языке страны, в которой живет ее владелец, по-английски или на языке страны пребывания. Признак дурного тона — подавать человеку визитку с текстом на чужом языке, который он не сможет прочесть. В этом случае нужно заполнить авторучкой обратную сторону карточки, написав на ней свои данные на доступном человеку языке.

Двусторонние визитки — признак дурного тона, и, если вы не хотите оказаться в неловком положении, не используйте. Оборотная сторона визитки предназначена для пометок от руки. Заказывайте односторонние визитки на двух языках (например, на русском и английском).

На стандартных визитках указываются фамилия, имя, отчество, полное название должности, название и адрес фирмы, служебный телефон, факс, мобильный телефон (чем больше телефонов указано на визитке, тем солиднее в глазах партнера выглядит ваша фирма). Хорошим тоном считается поместить интернет-адрес человека или его персональный адрес на сервере фирмы.

На визитках для представительских целей указываются только фамилия, имя, отчество, адрес и телефон фирмы. Вручивший такую визитку не настроен на продолжение личного контакта. В противном случае он вручил бы другую карточку. По правилам этики лучше не спрашивать его номер телефона.

Карточку фирмы используют для поздравления от имени фирмы.

Если встреча с партнером назначена в вашем офисе, этикет обязывает, чтобы визитер первым вручил свою визитку. Делать это следует не сидя, а стоя, внятно произнося вслух при этом свои имя и фамилию, чтобы партнер мог более или менее усвоить их. Получать визитку следует правой рукой, взяв затем в обе руки. Принимая визитку, прочитайте вслух имя партнера и усвойте его должность.

Обмен визитками на переговорах ведется строго по ранжиру, начиная с самых высокопоставленных членов делегации. Старшие по положению первыми дают визитки младшим, женщины первыми рекомендуются мужчинам. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает визитку младший по возрасту.

Во время переговоров следует расположить карточки перед собой в том же порядке, в каком сидят партнеры. Ни в коем случае нельзя на глазах у других мять чужие визитки, делать на них пометки, вертеть в руках. Это воспринимается как знак неуважения.

На Западе и в отечественной деловой практике принято, если вы не застали партнера в его офисе, оставить свою визитку у секретаря, загнув верхний правый угол, а затем расправив его. Загиб свидетельствует, что вы лично оставили визитку, а это воспринимается как знак наибольшего уважения и почтения.

Карточка может быть передана и с шофером или курьером, но в этом случае она не загибается. Грубое нарушение этикета — загнутую карточку передать через курьера или шофера.

Посылаемые по почте визитные карточки не загибаются. На них в левом нижнем углу делаются пометки карандашом, означающие:

p. f. — поздравление;

p. r. — выражение благодарности;

p. c. — выражение соболезнования;

p. p. — заочное представление;

p. p.c. — вместо личного визита в случае окончательного отъезда;

p. f.c. — удовлетворение знакомством;

p. f.N.a. — поздравление с Новым годом.

На полученные по почте (возможный, но нерекомендуемый вариант представления) или завезенные визитки следует отвечать также визитками в течение 24 часов.

Еще раз напомним, что визитки и умение пользоваться ими — не только средство сообщения, но и свидетельство солидности и престижности предпринимателя.

Если вы хотите заочно представиться кому-либо, пошлите ему свою визитную карточку вместе с карточкой знакомого ему лица. В ответ человек, которому вас представили, присылает свою визитку без надписей.

При перемене адреса вы можете послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой. Измененный номер телефона можно в крайнем случае вписать от руки, а вот вписывать новую должность считается неприличным.

На визитных карточках, написанных не на русском языке, отчество не указывается, так как в большинстве стран не существует такого понятия. В России же визитные карточки обязательно содержат отчество, за исключением тех случаев, когда они принадлежат иностранцам.

В настоящее время плохо оформленная визитная карточка является признаком дурного тона, поэтому стоит заказывать разработку концепции и дизайна у профессиональных дизайнеров, что впоследствии окупится. Ведь от вида визитки зависят ваши деловые отношения с партнером и, соответственно, ваша карьера.

Считается, что визитные карточки не должны быть вычурными, экстравагантными и иметь золотые обрезы. Но с развитием цифровой печати в наше время все стараются кто во что горазд. Уже обыденными становятся металлические, деревянные, пластиковые, цифровые четырехкрасочные визитки с золотым тиснением и голограммой — все это говорит о богатстве, а значит, и о респектабельности владельца визитки. Часто используются даже презентационные карточки с лазерным мини-диском, на котором содержится информация о фирме.

В наше время существует множество различных визитниц для хранения карточек. Материал, из которого они изготовлены, разнообразен — от кожзаменителя до крокодиловой кожи. Все зависит от вашей состоятельности.

Рукопожатие

Рукопожатие — жест традиционный и символический. Ладонь, погладить, приладить, уладить, лад — один корень, символической основой которого является Ладо (женская ипостась — Лада) — древнее божество любви и гармонии (лад). Человеку недоброму не протягивали руки в знак неладных отношений, а соединяли ладони, чтобы поладить друг с другом.

В наше время рукопожатиями стали злоупотреблять. Так, например, сослуживцам, ежедневно встречающимся на работе, вовсе не обязательно утром и вечером пожимать друг другу руки. Однако, не проявив этого простого жеста, мы можем вольно или невольно оскорбить человека. Ведь рукопожатие — это символ дружелюбия при встрече или прощании, который не требует словесного сопровождения. Человек, не подающий другому руки, выказывает ему тем самым недоверие.

В Японии же рукопожатие не принято, и если оно имеет место, то несет совершенно противоположную нашему восприятию смысловую нагрузку — оно является выражением намерений недружелюбного, а порой даже агрессивного характера. В японском этикете собеседники не касаются друг друга, а лишь обмениваются почтительными поклонами. А таджики, например, пожимают протянутую руку двумя руками и считают, что, протянув лишь одну руку для приветствия, они проявят неуважение к своему гостю.

Подавая руку своему знакомому, не рекомендуется предлагать ее расслабленной, лениво — это жест снисхождения. Не следует изо всех сил жать руку партнера, потрясая ею в воздухе несколько раз, — это жест ликования. Подавайте руку жестом свободным, уверенным — это знак простоты и прямодушия. Рукопожатие должно быть коротким и несильным — это как раз та «культурная дистанция».

Если при встрече на улице вы протягиваете для приветствия руку, помните, что обе руки должны быть либо без перчаток, либо в них. Если один из встретившихся снял свою перчатку перед рукопожатием, другой должен последовать его примеру. Дамы в этом случае составляют исключение и могут перчатки не снимать. Не полагается протягивать руку в перчатке женщине, у которой перчаток нет. Если мужчина здоровается с женщиной, у которой руки в перчатках, он может свои тоже не снимать. Исключение: толстые меховые варежки.

Обычай при встрече целовать женщине руку — национальная особенность поляков, а в Европе и США он встречается все реже.

Войдя в помещение, полагается в первую очередь снять перчатки, а потом уже поздороваться с присутствующими. Разумеется, речь не идет о перчатках, которые служат дополнением к вечернему туалету.

Первыми всегда здороваются мужчина с женщиной, младший со старшим. Женщина же в свою очередь должна первой поздороваться с более старшей по возрасту. Если старшая по возрасту женщина подает вам руку, а вы при этом сидите, то полагается встать.

Надо помнить, что не следует первым подавать руку. Также не стоит подходить к каждому из присутствующих и пожимать руку. В этом случае ограничьтесь легким поклоном — таким образом вы окажете внимание всем собравшимся.

Обращение

Обращение «товарищ» за 73 года советской власти весьма прижилось в России и не имеет тенденций к исчезновению, хотя форма «господин» снова возвращается в обиход.

Однако слова «господин», «госпожа» применяются к официальным должностным лицам на официальных и формальных приемах, чаще всего в обращении к иностранным представителям («Господин посол…», «Госпожа генеральный директор…»).

Обращение «товарищ» в России ныне устойчиво применяется лишь при разговоре с военными, флотскими, милицейскими чинами.

В нашей стране принято обращаться к человеку по имени-отчеству. «По имени называют, а по отчеству величают» — так издавна говорили на Руси.

Когда вначале произносится фамилия, а за ней имя-отчество, это считается более официальным обращением, чем когда фамилия ставится после имени-отчества.

Называть уважаемое лицо без прибавления отчества считается вульгарным американизмом, произносимым в угоду западной моде. Без отчества произносятся исключительно имена артистов, певцов, деятелей искусства.

В общении с иностранцами дело обстоит несколько сложнее. К французам традиционно обращаются «мсье» (monsieur) — сокращенная форма от «мой сеньор». В России в старину было широко распространено обращение «милостивый государь». Английское «сэр» (Sir) — дворянский титул; когда он ставится перед именем собственным, то указывает на принадлежность человека к высшему сословию Великобритании (сэр Пол Маккартни). Титул «сэр» отдельно (не перед именем), как правило, употреблялся подчиненными в отношении своих начальников, а также детьми при обращении к отцу. В обращении к королевской особе титул «сэр» равносилен франц. Sire (сокращ. от Seigneur) и употребляется вместо титула «Ваше Величество». Теперь в общем употреблении в Великобритании и США слово «сэр» имеет то же значение, что у французов «мсье».

Обращение «мистер» произошло от слова «мастер» (ремесленник). Дело в том, что в старину именитые граждане Лондона, Йорка и других больших городов, пользовавшихся различными привилегиями, титуловались «баронами», но, чтобы не путать их с настоящими, аристократическими баронами, таких почетных горожан звали «мистер барон» (букв. «барон-мастеровой»). В настоящее время это обращение традиционно употребляется в Англии и США в официальном обращении к должностному лицу как приставка к имени и фамилии.

Слова «мадемуазель» (сокр. в письме «m-lle») во французском и «мисс» (в письме «Ms») в английском языках употребляются для обозначения незамужних девушек и женщин (в России такого обозначения нет и нет тенденций к его появлению). Слова «мадам» и «миссис» применимы в обращении к женщинам в возрасте или замужним. Эти обращения предваряют фамилию дамы.

Если вам неизвестны брачное состояние и фамилия дамы в возрасте, то можете смело называть ее «мадам».

Если дама молодая (моложавая) или живущая в свободном браке, то допустимо звать ее «мисс».

В Англии и США женщина, выходя замуж за мужчину, получает не только его титул, но и имя с фамилией. То есть если Мэри Смит вышла замуж за Вильяма Трента, то она становится миссис Вильям Трент, а обращаться к ней можно «миссис Трент».

Если дама не домохозяйка, а работает в фирме или на производстве, подвизается в искусстве или в науке, можно смело титуловать ее «доктор», пусть даже она и не имеет никакого отношения ни к медицине, ни к биологии.

Современные правила составления писем — это по существу все те же формальности, соблюдаемые в письменной форме. Придуманы они в 1842 г. лондонским художником Уильямом Энгли — составителем первой новогодней поздравительной открытки. А в 1860-е гг. с развитием регулярной почты эти формы стали общепринятыми.

Конечно же письма друг другу люди писали и раньше, и при этом существовали определенные обычаи. Так, древние римляне писем не подписывали, если только это не были письма к самому императору. Письма вручались посыльными лично адресату, потому адреса на конвертах не писали.

С древних времен в форме писем (в литературе это называется эпистолярным жанром) сочинялись целые поэмы, романы, философские трактаты, политические памфлеты, критические статьи. Великий представитель восточной средневековой литературы Низами считал умение вести переписку большим искусством. В первой главе своей книги «Собрание редкостей» он дает ряд советов Дабиру-письмоводителю. Вот один из них: «…ведя переписку и направляя послания, не пристало ему дерзить уважаемым людям и вельможным господам. А ежели меж господином его и тем, кому он пишет, случилась распря, пусть он не чернит его репутации, умерив свое перо, разве только по отношению к тому, кто сам переступил границы и ногу достоинства перенес за круг благородства, ибо сказано: слово за слово, а начавший — виновнее».

Этикет не требует красоты почерка, но писать неразборчиво так же некультурно, как и бормотать себе под нос, общаясь с другими.

Сейчас мы, пользуясь компьютером, можем избрать для письма любой шрифт, но витиеватые буквы не свидетельствуют о высоком уме и чувстве меры.

Очень некрасивым и невежливым считается ставить одну букву с точкой вместо подписи. Какого бы рода письмо ни было — деловое или дружеское, — следует указывать адрес и число.

В письме, адресованном частному лицу, бессмысленно и бестактно указывать свою должность, точно так же как в служебном письме — не указывать ее.

Никогда не следует писать многословно лицам, стоящим выше или ниже вас по положению. В первом случае ваше многословие может показаться неуважением, да и скорее всего длинное письмо просто не будут читать. А во втором случае длинное письмо могут посчитать за фамильярность.

В искусстве составлять письма очень важно умение отличить адресата и выбрать верный тон изложения.

Письмо отображает нравственный облик пишущего, оно, так сказать, мерило его образования и знаний. Поэтому при переписке следует быть утонченно-остроумным, ежеминутно помня о том, что по вашему письму люди делают заключение о ваших достоинствах и недостатках. Бестактность в словах и небрежность в выражениях выставляют пишущего в неприглядном для него виде.

Нормы и правила деловой переписки

Не посылайте письмо, не обдумав его содержание. Обязательно перечитайте его текст, прежде чем отправить.

Если вы пишете письмо при помощи компьютера, то пользуйтесь программой Word, потому что в этой программе имеется опция проверки орфографии. Вы можете быть весьма грамотным человеком, но в письме допускать ошибки. Они будут незаметны вам, но вполне очевидны другому человеку. Учтите, что предложения, которые делает безграмотный человек, всерьез не рассматриваются!

Прочитав пришедшее к вам письмо, не торопитесь отвечать, даже если очень хочется, — подсчитано, что львиная доля интернетовского времени тратится на ответные письма. Выйдите из Интернета, ответьте на все письма, перечитайте их, а потом только отправляйте.

Помните, что длинные письма писать принято лишь близким друзьям, родственникам или предмету своих нежных чувств. Для всех остальных ваше письмо интересно лишь с информативной точки зрения.

Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. В ряде случаев факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов — очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения чисто информативный. В случае, когда факсом передается длинное сообщение, на стандартном бланке необходимо указать адресата и краткую информацию о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежного документа и др.).

Такие современные средства связи, как факс, телекс, а также давно известная телеграмма, считаются быстрыми не только потому, что они доходят до адресата быстро, но и потому, что требуют быстрого ответа. Для каждого из этих средств коммуникации существует свой особенный язык, но все они позволяют реагировать при общении быстро и эффективно.

Бумага для писем

Выбирать бумагу для делового письма необходимо довольно тщательно, поскольку впечатление, которое она может создать у получателя письма, влияет на репутацию фирмы-отправителя. Бумага должна быть хорошего качества, внешне привлекательная и немного консервативная: белая или слегка тонированная. Для личных писем во многих странах мира используют бумагу различную как по цвету, так и по оформлению. Вверху по центру либо в верхнем левом углу стандартного листа компании, как правило, указываются инициалы, имя или адрес с почтовым индексом и номером телефона отправителя. По личному заказу можно изготовить бумагу с тиснеными инициалами, монограммой или логотипом.

Если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, то бумага должна удовлетворять принятым требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен (особенно если вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу).

Оформление конвертов

Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера, из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден в прозрачном окошке. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил.

Солидные фирмы направляют свою корреспонденцию в конвертах с адресами, отпечатанными в типографии.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивал через окошко конверта.

Фамилия адресата пишется с инициалами: сначала инициалы, а затем фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений: «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»). Эти обращения не употребляются самостоятельно, без фамилии.

Такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма: «Доктору Д. Смиту», «Профессору А. Шульцу», «Генералу Р. Вильсону» и т. д. Во всех западноевропейских странах, так же как и в США, в устном и письменном обращении считается невежливым опускать титулы и звания. Однако писать и говорить «Господин + титул или звание + фамилия» принято лишь в Германии.

В Англии часто употребляется вежливое обращение «эсквайр», сокращенно «эск.»[3], например: «Джону Смиту, эск.». Причем обращение «эсквайр» никогда не употребляется в совокупности со словом «господин».

В США следуют английским правилам переписки, однако форма обращения «эсквайр» не употребляется. В США и Англии, если адресат — замужняя дама, на конверте указывается имя и фамилия ее мужа, адрес незамужних дам содержит их имя.

И в Англии, и во Франции дворянский титул адресата (если таковой имеется) всегда указывается на конверте, однако его не принято упоминать в тексте письма. В Англии довольно распространен титул баронета[4], который стоит позади имени и выражается большей частью сокращенно — Bart., а также словом «Sir», которое стоит впереди имени, но отнюдь не фамилии; например: сэр Роберт Пиль, баронет (или сэр) Роберт, но никоим образом не сэр Пиль. Жена баронета из вежливости также называется леди, как и жена лорда.

Если вы хотите послать письмо лично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии следует поставить слово «лично» («Private» — Англия, «Personal» — США, «Confi dential» — Англия, США). Если такое обозначение отсутствует, то письмо в случае отсутствия адресата вскроет его заместитель.

В России сначала пишут на конверте почтовый индекс, за ним страну, город, улицу и завершают все фамилией и именем адресата. Во всех других странах сначала идет строка «Кому», а потом «Куда». После фамилии адресата пишется название фирмы, где он работает, ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заканчивают адрес названиями города, штата (графства, кантона и т. п.) и страны с указанием почтового индекса. Вот пример написания адреса в ЛосАнджелес, штат Калифорния:

Mr. Alexander Morris

Ed. In Chef «Modern Publisher»

Hollywood Blvrd, 642, LA

CA 10345 USA

Если адресат отсутствует, а фирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычно пишется сокращение «Care of (c/o)», обозначающее «Для передачи адресату».

Если письмо адресовано фирме, а вы хотите, чтобы кроме руководителя письмо посмотрел кто-либо еще из ее сотрудников, то после адреса внизу ставится обозначение «Attention of Mr…» («Вниманию г-на…»).

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» («By Book Post» или «Printed Matter»).

Ниже мы приводим принятые в международном почтовом сообщении сокращения на конверте.

Открытка — знак особого внимания

В большинстве стран мира используются различные виды открыток: для официальной и неофициальной корреспонденции.

Небольшие сложенные открытки, предназначенные для неофициальной корреспонденции, используются в тех случаях, когда вы хотите написать небольшую записку, для которой не хватает места на визитной карточке. Личные открытки для неофициальной корреспонденции оформляются так же, как и визитные карточки. На них можно выгравировать, напечатать или нанести методом термографии любую надпись по вашему желанию. Такую открытку вы можете приложить вместо визитной карточки к любому подарку, написав несколько слов на ее внутренней стороне.

В ответ на различного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомых людей по случаю победы на выборах, присвоения почетного звания или назначения на государственную должность, принято посылать благодарственные открытки с тисненым шрифтом. Такие открытки заказываются фирмой вместе с бланками, визитными карточками, конвертами и т. п.

Открытки ко дню рождения, различным годовщинам и т. п. служат приятным знаком внимания со стороны окружающих.

На поздравительных открытках со стандартным текстом, которые выпускаются в большом количестве, желательно сделать маленькую приписку от руки, выразив личные чувства по поводу знаменательной даты. Отпечатанное стандартное послание не может заменить личного внимания.

Если открытка посылается от имени супружеской пары, то тот, кто ее пишет, обычно ставит свое имя последним. Слова «мистер и миссис» в подписи на поздравительных открытках не ставятся никогда.

Если на открытке уже напечатано ваше имя или название вашей фирмы, необходимо лично подписать каждую посылаемую вами открытку. Желательно добавить от себя хотя бы несколько слов, таких, например, как «наилучшие пожелания в Новом году». Если вы не напишете на отпечатанной открытке от руки личных поздравлений вашему адресату или хотя бы его имени, вы лишите послание его назначения — передать ваше чувство доброжелательности.

Деловые письма

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Внешний вид делового письма, то есть конверт и бумага, на которой оно написано, должен быть безукоризненным. Иначе письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу.

Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Стандартное деловое письмо выполняется по следующей схеме:

Деловую переписку можно разделить на две категории: письма с предложениями продать (продукты, товары, услуги, заявление о приеме на работу и др.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и др.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и др.) можно отнести к производным от переписки первых двух категорий.

Стратегия и стиль таких писем различные. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, так как продать что-то всегда намного труднее, чем купить. Но в любом случае при написании всех типов писем следует руководствоваться английской формулой KISS — «Keep It Short and Simple» («Делай это кратко и просто»).

Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать!

Закончить письмо следует прямым указанием, что вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

Шрифт для деловых писем используйте стандартный, если это не поздравительное письмо (как правило, в программе Word это Times New Roman или Arial), с размером 12.Если письмо недлинное, то лучше избрать 14-й кегль, чтобы ваш адресат не напрягал глаза.

Слова «Вы», «Вам», «Ваше», «Вашему» пишутся с прописной буквы.

Ваше письмо, содержащее предложение о сотрудничестве, а также информацию о продуктах и услугах компании, должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз!

Перечислите достижения, преимущества вашей компании, ее продукта, сервиса (излагать это нужно честно, без излишних преувеличений, поскольку любую информацию в наши дни можно легко проверить).

Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта и услуг.

Укажите сегмент рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.

Далее следует конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и др.

Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.

Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

На заманчивое предложение о сотрудничестве постарайтесь ответить по возможности срочно, если оно стоящее. Наверняка, его автор послал такие же письма вашим конкурентам.

Ответ может быть отрицательным или нейтральным (если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут принять окончательное решение). В любом случае письмо следует закончить вежливо.

Если вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

Поблагодарите за письмо, указав продукты, товары, услуги и др., которые были предложены вашему вниманию.

Сообщите о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенной в вашей компании.

Перечислите вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.

Предложите встречу с вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

Выразите надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Цель запроса или требования — получить информацию, помощь или некое желательное для вас действие со стороны вашего адресата.

В начале письма дайте ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.

Кратко представьте себя, свою фирму.

Объясните, почему вы пишете это письмо, изложите ваш интерес.

Объясните, что бы вы хотели получить от адресата.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на запрос или требование обычно пишется по такому плану.

Вначале сделайте ссылку на письмо с запросом.

Укажите ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.

Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.

Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и др.

Сообщите о вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.

Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего абзаца.

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

Сошлитесь на предыдущее письмо, по которому производился заказ продукта.

Повторите условия, на которых вы заказываете продукт, — цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

Подтвердите заказ, указав, что бланк с заказом прилагается.

Предложите условия платежей.

Укажите сроки и условия доставки.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на письмо-заказ осуществляется по стандартному плану.

Выразите благодарность за заказ продукта.

Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров,

если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и др. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы — не просто выпустить пар, а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План такого письма можно представить в следующем виде.

Объясните, по какому поводу вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и др.).

Объясните ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и др.) и реальные обстоятельства.