Деловая переписка: учебное пособие Кирсанова Мария

Рекомендации по построению фраз

Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…;

• В связи со сложной экономической ситуацией…;

• В порядке проведения совместной работы…;

• В соответствии с Вашим письмом…;

• В соответствии с протоколом…;

• В ответ на Ваше обращение…;

• В подтверждение нашей договоренности…;

• В целях усиления ответственности…;

• На Ваше обращение… и т. д.

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

• Просим оказать содействие

• Просим выслать в наш адрес…;

• Просим принять участие…;

• Прошу принять меры…;

• Прошу принять к сведению…;

• Прошу довести до сведения…;

• Прошу ликвидировать задолженность… и т. д.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…;

• Возвращаем справочные материалы…;

• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;

• Посылаем справочную литературу… и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем…;

• С благодарностью подтверждаем…;

• Фирма «Кристалл» подтверждает… и т. д.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…;

• Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях – такие:

• Сообщаем, что…;

• Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…;

• Качество изделий гарантируем…;

• Сроки выполнить гарантируем… и т. д.

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие…;

• Просим направить представителя… и т. д.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;

• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…;

• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить 1 млн руб. На проведение бала выпускников.

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

• Просим извинить за задержку с ответом.

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);

2) названия месяцев (янв.);

3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);

4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);

5) названия документов (ГОСТ);

6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

Рекомендации по написанию отчетных наименований словосочетаний, наиболее часто употребляемых в текстах письма

Названия документов, которые пишутся с прописной буквы:

Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеральный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.

Название документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т. п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Положение о президиуме мэрии, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству.

Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление мэра, распоряжение мэра, распоряжение главы администрации района города, приказ директора департамента.

Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы: технологическая инструкция «Ввод информации».

Названия академий, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН). Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Новосибирский государственный университет (НГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, новосибирская средняя школа № 2.

Общее правило написания названий организаций и их структурных подразделений

В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Учреждение юстиции Новосибирской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, Федерация профсоюзов Новосибирской области, ассоциация сибирских и дальневосточных городов.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 17 Дзержинского района. Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Новосибирской области.

Названия главных управлений в составе структурного подразделения мэрии пишутся с прописной буквы: Главное управление архитектуры и градостроительства мэрии, Главное управление благоустройства и озеленения мэрии.

Названия структурных подразделений мэрии, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: президиум мэрии, департамент по социальной политике мэрии, правовое управление мэрии, отдел экспертизы и контроля мэрии.

Название железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов, станций метро

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачево, вокзал Новосибирск-Главный, станция Юность.

Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Ленина.

Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т. п.)

С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Новосибирский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада школьников г. Новосибирска.

Сложные названия организаций, начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Новосибирская городская регистрационная палата, но: новосибирское предприятие ЗАО «Коре».

Названия структур Вооруженных Сил РФ

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.

В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.

Название военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Новосибирский гарнизон.

В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия.

Написание дат

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2002 год, смета на 2002 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2002 г., в октябре – ноябре 2002 г.; в 1 квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово «год» пишется полностью: план на 2002 год.

Требуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении на титульном листе, а также в выходных данных библиографического описания.

Рекомендуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-то лица: СИ. Иванов (р. 1925); А. П. Петров (ум. 1980).

Обозначение временных периодов

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2002 г., но: за 8 месяцев 2002 года, в 2002 году, с 1986 по 1990 год, в 2001–2002 годах.

Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, театральный сезон 2001/2002 года.

Формы обращения в письмах

Стали распространенными формы обращения: уважаемый Иван Петрович! Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т. д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Склонение фамилий

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец – Майорца, Коломиец – Коло-мийца, Озолинг – Озолинга, Хмель – Хмеля, Шорец – Шорца, Малай – Малая.

Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг – Марии Озолинг, Елена Коломиец – Елены Коломиец, Надежда Хмель – Надежды Хмель.

Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную – а, – я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию – а предшествует – и: Неруда – Неруды, Петрарка – Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную – а, – я, склоняются: Головня – Головни, Лобода – Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную – а, – я, не склоняются: Дюма, Золя.

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», «Заслуженный врач Российской Федерации», но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в состав комиссии заслуженного врача Российской Федерации.

Названия средств массовой информации, зрелищных предприятий и учреждений (театров, музеев, парков и т. п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: «Российская газета», Государственное учреждение культуры, «Новосибирский драматический театр «Старый дом».

Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы: Новосибирский академический молодежный театр «Глобус». Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: новосибирский цирк.

Слова «Дворец» и «Дом», входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы: Дворец бракосочетания, Дом актера. Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Ледовый дворец спорта «Сибирь», дома отдыха.

Сокращенные названия организаций

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т. е. словосочетание, в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Госзнак, Госдума, госкомитет.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова: проектный институт, комбинат и т. п.: проектный институт «Новосибгражданпроект» (проектного института «Новосибгражданпроект»), муниципальное унитарное предприятие «Горводоканал» (муниципального унитарного предприятия «Горводоканал»).

При отсутствии слов «проектный институт», «комбинат» ит.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройкерамика, НИИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.

Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… (Сообщаем Вам…).

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Названия праздников, торжеств

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати, но: День города, День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречи выпускников, день донора, день открытых дверей, субботник.

Обозначение диапазона значений

Для обозначения диапазона значений ставят: тире, знак «-», предлог от перед первым числом и до – перед вторым. Например: длиной 5—10 м; длиной от 5 до 10 м; с 14.00 до 16.00 час.

При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела, например: высота 15000—20000 м.

При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн, млрд, например: высота 20–30 тыс. м.

Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему, например: Это составляет 60–80 % всей массы груза.

Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита «Отметка об исполнителе» в правовых актах и письмах): т. 2–99–90; т. 2–45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: т. 299–85–90.

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Линейная, 45/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.

Написания сложных существительных и прилагательных с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор.

Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз, например, 50, 60 и 70 % (неправильно: 50 %, 60 % и 70 %).

Сочетание знаков препинания

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся. Например: В телеграмме было сказано: «Трубы предоставит комитет «Новосибгорресурс».

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.

Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки.

Наиболее часто употребляемые сокращения слов

бульвар – бул.

год, годы – г., гг. (при цифрах)

город, города – г., гг.

господину – г-ну

гражданин, граждане – гр-н, гр-не

гражданка, гражданки – гр-ка, гр-ки

железная дорога – ж.д.

железнодорожный – ж. – д.

жилмассив – ж/м

исполняющий обязанности – и.о.

и другие – и др.

и прочие – и пр.

и так далее – и т. д.

и тому подобное – и т.п.

магистраль – маг.

микрорайон – м/р

миллиард, миллиарды – млрд (после цифрового

обозначения)

миллион, миллионы – млн (после цифрового обозначения)

область – обл.

озеро – оз.

площадь – пл.

переулок – пер.

поселок – пос.

проспект – пр.

пункт, пункты – п., пп.

река – р. (но реки)

улица – ул.

экземпляр – экз.

Информативность и убедительность делового письма

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Этикет в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу…» нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

Основные требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

Синтаксические ошибки

1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов

Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».

В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.

2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:

Неправильно:

Выводы комиссии обоснованные и справедливые