Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Роббинс Стивер
Когда друг начнет регулярно помогать вам вырабатывать привычку, вы можете расширить сотрудничество до более продвинутой версии, которая приблизит вас ко всем вашим целям. Я узнал об этом от коуча Эндрю Торна. В несуществующем базовом курсе New Manager, отсутствие которого объясняет плачевное состояния менеджмента во всем мире, есть такая мысль: «Что можно измерить, тем можно управлять»[15].
Создав список ежедневных действий, вы создали единицы измерения. Вы выбираете количество страниц, которое должны писать каждый день, или отрезок рабочего времени, или количество звонков, которое расцениваете как реальный прогресс. Вы можете измерять как свои ежедневные действия, так и прогресс в целом. Далее заручитесь поддержкой друга, который готов отслеживать ваши измерения, и вы обнаружите, что добиваетесь блестящих результатов, сочетая ответственность перед другим человеком и измерения.
Для начала вам нужен друг. Подойдет любой. Если друга нет, заведите его, познакомьтесь с друзьями друзей – для этого и созданы социальные сети. Вы можете привлечь к отслеживанию измерений того же друга, с которым вырабатывали привычку. Убедитесь, что можете доверять этому человеку и общаться с ним каждый день.
Дальше пусть каждый из вас возьмет свой список ежедневных действий и посмотрит на выбранные способы измерения. Вы можете также включить мерки, относящиеся к каким угодно другим целям. Пусть мерка будет выражена в цифре или в вопросе, который требует ответов «да» или «нет», например: «Выбросил ли ты сегодня хотя бы один старый отчет о расходах?» Измеряйте действия, необходимые для достижения цели, а не саму цель. Скажем, для продаж не стоит использовать вопросы вроде «Как много я продал?». Лучше спрашивайте: «Сколько потенциальных покупателей я нашел?», «Со сколькими потенциальными покупателями я на связи?», «Скольким нынешним клиентам я позвонил, чтобы выяснить, какие еще продукты могут их заинтересовать?» и так далее.
Теперь договоритесь о ежедневных пятиминутках: пусть друг расспросит вас о результатах по всем направлениям, а вы ему честно на все вопросы ответите. Затем поменяйтесь ролями. Задавая вопросы другу, ограничьтесь участливым расспросом о количестве сделанного. Никакой критики и оценок – только поддержка и ободряющие слова.
Вот, например, как должно проходить такое общение. Мои задачи: написать эту книгу, сделать уборку в квартире и разобрать у двери в прихожей груду писем, которые уже отрастили зубы и покушаются на мои кроссовки.
Друг: Сколько страниц ты сегодня написал?
Стивер: Три.
Друг: Сколько минут ты потратил, раскладывая вещи по тем местам, где они действительно должны быть?
Стивер: Пятнадцать.
Друг: Со сколькими письмами ты разобрался?
Стивер: С восемнадцатью.
И это все, что нужно! Ваш друг слушает, выражая поддержку. Чистой воды ответственность перед другим и измерения. Вы поймете, в каких делах идете напрямую к цели, а в каких ослабили хватку. Вам даже не нужно просить друга о помощи. Вы умны – при условии правильно установленных мерок ваш мозг автоматически настроится на изменения. Система работает благодаря вашему чувству ответственности перед человеком, который также постоянно оказывает вам безоговорочную поддержку. Проделывайте это каждый день, если действительно хотите добиться результатов.
Устраивайте дни активности
Ежедневная связь с другом станет для вас регулярным напоминанием о текущих проектах и действиях, которые вы должны предпринять. Ваша дальнейшая задача – действительно выполнять свою работу. И все-таки иногда даже лучших намерений и подробной обратной связи недостаточно для того, чтобы приступить к делу. Даже ежедневно отдавая себе отчет в том, сколько страниц я написал накануне, сесть и снова взяться за работу все равно бывает очень трудно. Но если один друг помогает вам придерживаться жизненного маршрута в целом, то десяток друзей помогут выполнять ежедневные задачи.
И да, есть способ устраивать чудесные дни с целой компанией друзей – дни активности[16]. Вы сделаете очень много всего, не сомневайтесь. Вот как это работает.
Вместе с несколькими друзьями вы налаживаете линию конференц-связи. Это бесплатно, доступно повсюду и чертовски практично. На сайте этой книги есть ссылки на несколько сайтов, позволяющих установить такую линию.
Вы договариваетесь связываться ежечасно в одно и то же время. Например, в начале каждого часа. В начале каждой сессии кто-то (вы?) зачитывает список присутствующих. Участники по очереди кратко отчитываются о своих успехах за прошедший час, а затем сообщают, что намерены сделать за следующий час. Когда все закончили, вы отключаетесь и начинаете действовать!
Вот пример.
Стивер: За последний час я проконсультировал клиента и разработал семинар для студентов МВА на тему: «Почему нет смысла получать степень МВА». В течение следующего часа я позвоню своему агенту, приготовлю суп на обед и напишу пост в блоге.
Алекс: Я написал сводный отчет. Дальше я потрачу полчаса на его проверку и, если все в порядке, подготовлю раздаточный материал и распечатаю копии.
Патрик: Я научил своего чихуахуа петь на два голоса. За следующий час я намерен построить миниатюрную копию Тадж-Махала из обрезков ногтей с больших пальцев ног, прочитать «Ворона» во время медитации в позе дерева и составить план своей диссертации.
Так мы приходим к важному выводу: вовлекать в процесс разных людей – это здорово. Вы узнаете, как живут другие люди. Но, пожалуйста, без оценок. В день активности вы несете ответственность друг за друга. Если у ваших друзей странные цели, что ж, хороший повод узнать о них немного больше.
Сопротивляйтесь тяге поболтать. Концентрируйтесь на том, чтобы выполнять задачи. Никакой групповой психотерапии. Если Салли говорит, что за будущий час планирует подготовиться к похоронам своего недавно скончавшегося питомца – комнатного таракана, не застревайте на этой теме. Не время спрашивать, почему она считает необходимым устраивать эту церемонию. И в первую очередь вам совершенно ни к чему выяснять, почему Салли так эмоционально привязана к домашнему таракану.
Дни активности особенно хороши для задач, которые трудно начать. Вот какие дела я закончил в такой день: написал главу книги, обновил сайт, разработал мастер-класс, сделал уборку в кабинете, закрыл неоплаченные счета, прочитал нужные для работы статьи, разобрал входящую почту, заменил лампочки, починил протекающий кран, подготовился к поездке.
Займитесь самомотивацией
Когда другие не могут прийти на помощь, вам не остается ничего, кроме самомотивации. Чтобы заставить себя сдвинуться с мертвой точки, найдите в своей задаче то, что действительно заводит вас достаточно, чтобы ее выполнить. Например, вы по-настоящему любите свое дело или компанию, и эта любовь поддержит вас. Многие из тех, кто работает в некоммерческих компаниях или в госучреждениях, вдохновляются тем, что трудятся на благо людей. Когда управляющий некоммерческой организацией, поставляющей медицинские препараты бездомным, планировал холодные звонки потенциальным спонсорам, то с радостью прокрастинировал бы бесконечно долго. Но мысль о миссии его компании заставляла взять телефон и открыть сезон сбора средств.
Используйте жизненный план, чтобы двигаться вперед
Если вы откладываете что-то, спросите себя, почему вы не пытаетесь выполнить эту задачу в первую очередь. Помните жизненный план из первой главы? Отлично. Ведь это самый простой способ мысленно вернуться к наивысшей мотивации и убедиться, что задача, которую вы отодвигаете, должна быть решена первым делом. Достаньте план, чтобы выяснить, какой проект или действие движет вашим намерением выполнить задачу. Затем, изучив самые верхние строки карты, в течение нескольких минут попробуйте соединить задачу, которую откладываете, с главнейшими целями и своим предназначением. Возможно, вы устроились на восхитительную должность страхового консультанта, чтобы накопить достаточно средств и через шесть лет навсегда уйти на заслуженный отдых, а сейчас откладываете подготовку презентации для партнеров вашей компании? Даже если вы терпеть не можете устраивать презентации, подсчет дней, оставшихся до момента, когда вы отойдете от дел, может стимулировать вас к действиям. И, будучи актуарием, вы можете узнать, какие у вас есть преимущества, пока вы не ушли на отдых в возрасте 40 лет.
Я использую этот метод прямо сейчас. Когда писательство становится утомительным – а оно, черт побери, может быть утомительным, – я напоминаю себе, как прекрасно будет иметь изданную книгу, и это одна из главных целей в моем жизненном плане. А во время рекламного тура я надеюсь попасться на глаза голливудскому агенту, который сочтет меня подходящим исполнителем сквозной роли «разговорчивого соседа-ботана номер четыре» в телесериале с высоким рейтингом. Это другая моя важная цель. Мечта – вот что заставляет меня действовать.
Знание того, что связывает задачу и мотивацию для ее выполнения, – ценная информация, но не всегда достаточная для того, чтобы подтолкнуть к действиям. Вы можете сказать себе: «Я должен заплатить налоги, чтобы воплотить в жизнь намерение навести порядок в доме. Это отвечает моей большой цели быть хорошим хозяином, что, в свою очередь, будет ключевой инициативой, связанной с предназначением построить семейную империю, которая покорит и поработит 68 процентов мирового населения».
Иногда это слишком длинный путь. Но, что еще важнее, убеждения не толкают к действию. И конечно, иногда будут такие задачи, которые придется решать, независимо от того, насколько они отвечают вашему жизненному плану.
Это как раз тот случай, когда полезно задавать себе вопросы. Правильные вопросы ведут нас не только к ответам, но и к действиям. Что происходит, когда кто-то задает вам вопрос? Вы чувствуете, что обязаны ответить. По сути, вы наверняка думали над ответом на этот вопрос, читая этот самый параграф. Если вопросы автоматически подталкивают к ответам, давайте придумаем несколько вопросов, которые подтолкнут к действиям.
Задайте себе вопросы по поводу действия, которое должны предпринять. Эти вопросы могут включать все элементы, которые мы уже обсуждали. Спрашивайте о задаче как таковой, о делении на маленькие порции, о своей увлеченности, о привлечении других людей. Вот вопросы, которые я использовал, чтобы продвинуться в написании этой главы.
Какой минимальный кусочек работы я должен сделать, чтобы почувствовать удовлетворение? Ответ: набросать план главы. Я сделал это, потом взял перерыв и пошел в спортзал. Я задавал себе этот вопрос много раз, еще и еще. И вот ответ: «Абзац». Это кажется таким пустяком, что я почти всегда могу заставить себя сесть и быстро выдать всего лишь один маленький абзац… И после пяти-шести получается страница. Вы можете использовать тот же вопрос для любой задачи. Если делаете уборку в офисе, спросите, сколько вещей нужно разложить по местам, чтобы был виден результат. Планируете вечеринку? Сколько воздушных шаров сможете надуть на одном дыхании? Возможности безграничны! (Так сколько вам нужно, чтобы извлечь пользу из этого чтения?)
Какую самую смешную картинку я могу представить, чтобы заставить себя работать над главой? Ответ: Эмили с хлыстом и я, распростертый у ее ног. Когда в голове появляется по-настоящему забавная картинка или идея, мне хочется зафиксировать ее, пока впечатления свежи, – так я сажусь писать. Конечно, это подходит, только когда вы делаете что-то не слишком серьезное. Если вы готовите отчет для совета директоров, спросите, например: «Какое самое важное достижение в нашем бизнесе в этом году?»
Все эти вопросы настраивают мозг на создание нового забавного наполнения, которое продвинет работу над книгой.
Вот несколько примеров движущих вопросов и основополагающие принципы, которые я использовал, чтобы их сформулировать.
Создав для себя список вопросов, начните задавать их. Если вы находитесь в комнате, свернулись калачиком с книгой на диване, уставились в компьютер и не заполняете отчет о расходах, то просто остановитесь. Вдохните глубже и начинайте задавать себе вопросы: «Насколько хорошо я буду себя чувствовать, когда дело будет сделано?», «Сколько времени мне понадобится, чтобы покончить всего с одной квитанцией? Всего одной». Продолжайте спрашивать, пока не встанете и не возьметесь за некогда отложенную задачу.
Когда ничего не помогает, используйте метод кнута и пряника
Когда другие способы дрессировки мозга не работают, вы можете прибегнуть к подкупу. Когда читаешь новости, кажется, что именно его используют в политике, банковском деле и в корпоративных переговорах на высшем уровне. Почему бы не использовать подкуп в индивидуальном порядке?
Когда я был примерно на полпути в написании этой книги, друзья собрались в кино. Я вежливо отказался: «Мне нужно остаться дома и работать над книгой». Но чем больше времени проходило, тем больше меня тянуло пойти в кино вместе с друзьями. Поэтому я сказал им: «Если я закончу пять страниц к моменту начала фильма, то пойду с вами вечером».
Это было полтора часа назад. Я написал целых пять страниц – за два часа! Это невероятное достижение. Все, что я сделал, – раздул свое желание до невероятных размеров. Когда мне действительно нужно было осуществить задуманное, стоило только накрутить себя – и все остальное отпало само собой.
Самоподкуп работает лучше всего, когда у взятки есть срок действия. Друзья собирались в кино, и если бы я не закончил вовремя, то не смог бы присоединиться к ним. Сеанс в кинотеатре не передвинешь. Дедлайн сделал ситуацию кристально прозрачной. Подкупом со сроком действия могут быть игры, фильмы, вечеринки и что угодно, имеющее время начала и окончания. Еще вы сами можете назначить взятке срок. «Если я не покончу с финансовой отчетностью к шести вечера, – со счастливым видом заявляете вы лучшему другу, – можешь доесть мой торт из шоколадного мороженого. Иначе я съем его сам». Если друг любит торт из шоколадного мороженого, считайте, вам удалось установить для подкупа дедлайн.
Любители метода кнута могут повысить мотивацию до одиннадцатой отметки, если одновременно с наказанием назначат себе вознаграждение. Если вы не закончите с финансовой отчетностью к восьми вечера, то должны будете целый месяц чистить кошачий туалет и выносить мусор. Но если успеете до пяти, то можете порадовать себя чудесными суши на ужин. Вдобавок пригласите на этот ужин друзей. Теперь у вас есть социальная мотивировка, чтобы закончить к пяти, и наказание, которое стимулирует завершить работу до восьми, если предыдущий дедлайн вы все же нарушили. Удивительно, сколько финансовых отчетов вы можете нащелкать как орешки, если под ударом купленные заранее билеты на шоу Wrestlemania от Мировой федерации спортивной борьбы.
Приглядитесь к своей прокрастинации
Иногда прокрастинация может быть важным сигналом, который посылает вам мозг. Одна клиентка, которую я консультирую, позвонила, чтобы попросить помощи в возрождении ее бизнеса. Никакими силами она не могла заставить себя взяться за бизнес-план. Затем, по независящим от нее причинам, инвесторы отозвали свои средства из ее компании, и дело пришлось закрыть. Она была в восторге! Только когда все закончилось, она поняла, что ненавидела эту работу и хотела от нее освободиться. Не удивительно, что она испытывала трудности. Когда подсознательно вы стремитесь к свободе, а сознание твердит: «Останься», сознание редко побеждает. Когда у вас противоречивое отношение к цели, пытаясь достичь ее, вы будете одновременно идти в противоположном направлении. Это совсем не рецепт успеха. Это рецепт той отвратительной запеканки, которую вас заставляла есть мама. Если имеется задача, которую вы не перестаете откладывать, даже опробовав все средства, о которых мы говорили выше, возможно, настало время прислушаться к себе и разобраться, что в действительности происходит.
Преодоление прокрастинации – это приключение, которое приведет вас к жизни, где работы меньше, а результата больше. Когда мы прокрастинируем, занимаясь маловажными, бессмысленными делами, в то время как должны делать нечто нужное, откладывать – значит работать неэффективно. Окунуться в работу не всегда легко, но награда стоит затраченных усилий.
• Прокрастинация начинается с размышлений.
• Превратите регулярно повторяющиеся задачи в привычки. Избегайте размышлений – и вы избежите прокрастинации.
• Выполняйте работу маленькими порциями – короткими временными отрезками, которые позволяют видеть ее окончание.
• Создайте список ежедневных действий, чтобы планомерно продвигать несколько дел сразу.
• Составьте инвентаризационный лист, чтобы преодолеть ощущение потребности в помощи извне.
Подключите других людей
• Будьте на связи с товарищем, чтобы помогать друг другу вырабатывать полезные привычки.
• Каждый день устраивайте с приятелем перекрестную проверку, чтобы постоянно отслеживать прогресс.
• Устраивайте с друзьями дни активности. (Или посетите сайт книги – GetItDoneGuyBook.com, чтобы найти единомышленников для дней активности.)
Приручите свое мышление
• Если вы не хотите что-то делать, вдохновитесь ценностью своей работы, видением своей сферы деятельности, миссией компании или собственным жизненным предназначением, чтобы продолжать двигаться к цели.
• Задавайте себе вопросы, чтобы начать действовать.
• Ищите способы себя подкупить.
Шаг 3
Обуздайте технологии
Где мои роботы? Нам обещали роботов. В период моего взросления, в не столь отдаленном прошлом, у нас все еще было туманное и радужное представление, что технологии освободят нас, позволив работать меньше и успевать больше. В будущем всегда есть роботы. Предполагается, что они будут понимать все мои команды, пылесосить, подметать, поднимать брошенный мною мусор, наливать мне коктейль перед едой и служить мне лучшим другом. Об этом говорила каждая серия «Джетсонов»[17].
Что ж, будущее наступило. И роботы действительно существуют и выполняют ту работу, которую раньше делали люди. А что же люди? Конечно, они, откинувшись в своих космических креслах, потягивают космический мартини, направляют свои автолеты на Марс и вообще наслаждаются идеальной жизнью. Так почему же я до сих пор жду роботов, которые подарят мне жизнь, полную отдыха?
Если вы все еще ждете роботов-освободителей, эта глава для вас. Технологии позиционируются как способ подарить нам больше результатов за меньшее время. Так ли это на самом деле? Мы вынесем темную неприглядную правду на белый свет. С нашим новым чистым видением вселенской правды относительно технологий мы проверим, действительно ли они помогают нам следовать жизненному плану.
Если уж на то пошло, технологии помогли нам начать работать больше и делать при этом меньше[18]. Они определенно меняют наш образ действий, но часто позволяют трудиться меньше в одной сфере, добавляя куда больше работы в других. И, будучи дорогими, они заставляют работать больше, чтобы мы могли платить за крутые технологии, которые позволят работать меньше.
Мы возлагаем большие, неоправданно большие надежды на технологии. Сотовые телефоны и ноутбуки должны были открыть перед нами врата рая, чтобы свои дни мы проводили в парках, а работа стала в нашей наполненной высоким смыслом жизни пережитком прошлого. Если бы! Наши господа-работодатели сразу смекнули, что технологии не превратят рабочие будни в игру, – напротив, это замечательная возможность превратить жизнь-игру в работу. И теперь даже в отпуске мы работаем. Мобильные телефоны изолируют нас, даже когда мы среди людей. А еще они стали мощнейшей помехой безопасному вождению – после пятой-то откупоренной бутылки джина! Недавно я был в стране, где люди не так активно пользуются технологиями. Они такие странные! Сидят в кафе, шевелят губами и жестикулируют. Они называют это «встречаться с друзьями». Кажется, это классное времяпрепровождение – определенно лучше, чем нажимать на кнопки своего телефона.
В «Удивительном волшебнике из страны Оз» Глинда спросила Дороти: «Ты добрая волшебница или злая?» Нам стоило бы почаще задавать этот вопрос. Технологии могут быть и доброй волшебницей, и злой ведьмой. Если вы используете их, чтобы достичь высших целей своего жизненного плана (который может включать стремление работать эффективнее), это хорошо. Но если технологии отвлекают вас от достижения высших целей, это плохо. А когда они отвлекают, притворяясь помощниками, то хуже и не придумаешь. Вы можете сделать технологии личной доброй волшебницей, убедившись, что они выполняют свое предназначение. В этой главе я помогу вам определить, действительно ли ваши технологии работают на благо, а затем поделюсь всевозможными секретами обращения с разными гаджетами по принципу «меньше работы – больше результата».
Протестируйте свои электронные устройства, чтобы убедиться, что они выполняют свое предназначение
Для чего нам нужны технологии? Вместо того чтобы думать: «Если я буду использовать это устройство, жизнь улучшится», подумайте: «Если я буду использовать это устройство, жизнь изменится». А затем решите, стоят ли того перемены и действительно ли они помогают ускорять процессы.
Купив свой первый КПК[19], я решил провести целый год в тесном сотрудничестве с ним. Мы с КПК отпраздновали первую годовщину, анализируя, оправдало ли устройство возложенные на него надежды.
Список дел. Провал! Больше всего времени требовалось на введение новых позиций. Кроме того, строки, которые уходили с первого или второго экрана, я никогда не перечитывал, и эти дела никогда не выполнялись. Записывать и просматривать дела на бумаге было быстрее, и это заставляло меня перечитывать не отмеченные галочками позиции каждый раз, когда я заполнял свой блокнот. Кроме того, бумага идеально распознавала почерк, в отличие от КПК.
Календарь. Смешанный результат. Удобный электронный календарь упростил согласование с моим помощником. Огромный прорыв! Однако удивительным образом я все равно был перегружен. Мой портативный компьютер не мог детально отобразить неделю или месяц, и мне приходилось полагаться только на отображение дня, что не давало мне общего понимания, как установить баланс. Я мог назначить встречу на семь утра сразу после ночной тусовки и даже не замечал подвоха. Потом неожиданно стала подводить синхронизация, и мне приходилось часами все восстанавливать. Когда добавляешь это к прочим факторам, кажется, что лучше держать календарь в неэлектронном виде. В силу моей непреодолимой тяги к высоким технологиям я решил не класть это на чашу весов, и календарь у меня по-прежнему электронный. Не повторяйте моей ошибки.
Список контактов. Победа! Я могу добавлять заметки к именам в адресной книге. Я копирую список в онлайн– и офлайн-режимах и делюсь им с моим помощником. Со временем стало еще удобнее. Теперь можно добавлять картинки. Так что, если контакт записан как «Провели вместе сказочную неделю в Палм Спрингс», можно даже вспомнить, какая именно спутница имеется в виду. Память становится куда лучше, когда ты трезв.
Теперь, когда я знаю, какие технологии мне подходят, жизнь стала настолько идеальной, насколько это возможно. Я держу список дел на бумаге. У меня есть электронный календарь, который позволяет обозреть на большом экране весь месяц целиком и при этом синхронизируется с портативным устройством. Список контактов – только в электронном виде. Я не стал надеяться, что технологии помогут в достижении целей, а просто протестировал их!
Я хотел бы поделиться с вами проверенным набором советов по поводу технологий, но не могу. Ваша задача – по окончании чтения этой главы проверить электронные устройства на соответствие. Определите, почему вы используете те или иные технологии. Протестируйте их и оцените со всей строгостью, чтобы быть уверенными, что они отвечают поставленным задачам. В противном случае обойдитесь без них.
До конца главы я расскажу, как приручаю конкретные технологии, чтобы они сделали мою жизнь раем на земле. Даже если вам понравятся мои примеры, не копируйте их бездумно. Помните: вы должны понять, насколько хорошо служит вам устройство, прежде чем довериться ему. Активное использование технологии, которая не помогает получить то, к чему вы стремились, ведет к одним только проблемам.
Обуздайте свой компьютер
Компьютеры мерцают, светятся и делятся с нами политическими новостями. Они мало что дают нам в глубоком смысле, но создают иллюзию присутствия без утомительных мышечных движений. Достаточно шестикилограммового пакета M&Ms, внутривенного вливания Coca-Cola и приготовленного в микроволновке попкорна, чтобы вообще не вставать из-за стола.
Компьютер любит, чтобы ему уделяли безраздельное внимание. Когда я думаю о годах, проведенных за компьютером, а не в реальном мире, мне хочется рыдать. Я чувствую себя таким подавленным, что иду на сайты, посвященные преодолению депрессии. Играю в жестокие компьютерные игры, чтобы выместить свою ярость за бездарно прожитые годы. И вот я снова здесь, перед компьютером, игнорируя тот факт, что моя жизнь – отстой, потому что я сижу перед компьютером. В высшей степени последовательное поведение.
Я уверен, что у вас складываются более здоровые отношения с технологиями. Вы стараетесь сидеть за компьютером как можно меньше – только чтобы сделать самое необходимое, а закончив дело, встаете, чтобы окунуться в нормальное личное общение с людьми. Нет? Если нет, то самое время перестроить ваши отношения с компьютером на здоровый лад.
Вместо того чтобы делать компьютер центром профессиональной и личной жизни, используйте его как инструмент. Да, классный, полезный, но все же инструмент. Вы достаете инструменты, когда они нужны, и убираете на место, когда дело сделано. Вы не используете их для всего подряд. Вы берете перфоратор, чтобы просверлить бетонную стену, а миксер – чтобы сделать протеиновый коктейль. Вы же не пытаетесь сделать коктейль с помощью перфоратора. И даже если пытаетесь, вам достаточно одного раза, чтобы понять, что это плохая идея. Некоторые отношения становятся лучше с появлением личного пространства. Вам удастся сделать гораздо больше – и вы станете любить компьютер сильнее, если будете проводить какое-то время в разлуке с ним.
В большинстве офисов рабочие места организованы так, что, когда мы садимся на свое кресло, то оказываемся прямо перед монитором. Измените это! Уберите компьютер – если находиться за рабочим столом означает смотреть в монитор, то вы в ловушке. Если вы уберете компьютер в другую часть комнаты, вам нужно будет сделать сознательное усилие, чтобы использовать его.
Запланируйте время работы за компьютером! Когда вы думаете, что вам нужен компьютер, не бегите к нему немедленно. Составьте на бумаге список задач, которые вы должны решить за время, посвященное компьютеру. Этот список может выглядеть, например, так:
• ответить на письмо Боба;
• загрузить черновик электронной страницы;
• прочитать отчет, который отправила Сэнди;
• потратить 15 минут на чтение любимого новостного сайта, чтобы быть в курсе мировых новостей.
Формулируйте свои задачи четко, конкретно и назначайте им время окончания. Если ваша задача звучит как «посидеть в интернете», установите временные рамки, чтобы знать, когда пора заканчивать.
Теперь у вас есть расписание работы за компьютером. Встаньте, подойдите к нему, выполните задачу. Когда закончите, опять встаньте и отойдите от компьютера. Налейте себе чего-нибудь. Напомните себе, что задача выполнена. Отложите инструмент. Потом вернитесь, сделайте следующее дело и так далее.
Еще можно использовать кухонный таймер или секундомер, чтобы напоминать себе встать из-за компьютера. Вы обнаружите, что это экспериментальное разделение превратило компьютер из невольного выбора образа жизни в инструмент подлинной продуктивности.
То же относится к использованию ноутбука во время поездок. Моя лучшая деловая поездка получилась в тот раз, когда жесткий диск ноутбука сгорел прямо перед отправлением в аэропорт. Во время моего свободного-от-компьютера двухнедельного путешествия я вспомнил, что такое размышлять, делать записи на бумаге и замечать происходящее вокруг. Качество работы улучшилось.
Оставляйте ноутбук дома и на время отпуска. Оно тянет вас в бездну – это прекрасное соблазнительное создание из стекла, титана и пластика. Оно говорит: «Ты прервешься на работу всего на пару минут, а потом сможешь принять горячую ванну, пойти на расслабляющий массаж или йогу». Не слушайте песен сирены! Если в поездке вам совершенно необходим доступ к компьютеру, используйте программу удаленного управления из фойе вашей гостиницы (ссылки на такое ПО есть на сайте, посвященном этой книге). Любая из существующих компьютерных платформ поддерживает такую возможность. Вам придется простоять в длинной очереди в бизнес-центре, пока люди будут идти мимо, показывая на вас пальцем и смеясь. Вы подвергнетесь бесконечным насмешкам и презрительным взглядам членов своей семьи за то, что являетесь рабом компьютера. После достаточной порции унижения вы научитесь противостоять этой тяге и посвятите время любимым людям.
Вы создали список задач, связанных с компьютером, после того как убрали его со своего рабочего стола, чтобы не отвлекаться. Используя компьютер для поиска информации, вы добровольно нырнете в водоворот ссылок на разные занимательные ресурсы, и это может затянуть вас на несколько дней. Держите у компьютера стикеры. Прежде чем заняться поисками в интернете, напишите на таком стикере три-четыре вопроса, на которые ищете ответы. Затем ныряйте и начинайте свои раскопки.
Через девять часов, как раз покончив с важным онлайн-опросом по поводу вашей любимой знаменитости и липосакции, вы заметите стикер за пределами своего периферического зрения. «Точно, – подумаете вы, – я же хотел найти рецепт брауни для вечеринки с коллегами» – и кинетесь выполнять задуманное.
Убирайте записки с выполненными задачами из поля зрения. Если они всегда будут на виду, вы, скорее всего, начнете принимать их как должное и перестанете замечать. Нужно, чтобы они оставались чем-то свежим и привлекающим внимание, так что выбрасывайте то, чем не пользуетесь, прямо сейчас.
Обуздайте голосовые сообщения
У всякой компании своя корпоративная культура. Где-то большой проблемой могут стать голосовые сообщения, где-то – электронная почта. Я расскажу вам, как справляться с тем и другим, но вам необходимо определить, что отнимает у вас больше времени, так как решение проблемы голосовых сообщений включает электронные письма, а проблема электронной почты решается с участием голосовых сообщений. Бывает, что сегодня ваша главная головная боль – голосовая почта, а завтра – электронная. Это нормально. Просто используйте мои советы с участием электронной почты, когда вам хочется разбить телефон об стену, а советы с голосовыми сообщениями – когда вас тянет выбросить в окно компьютер.
Если ваши силы, время, жизненная энергия и душа вымотаны бесконечными голосовыми сообщениями, можете начать регулировать это, как только захотите, и этот раздел главы для вас. Не поймите меня неправильно. Голосовая почта – великое изобретение. Она позволяет человеку, которого даже нет рядом, утомить вас до смерти, хотя у вас есть другие, более важные дела. Вместо того чтобы отвлекать вас лично, люди могут делать это с помощью высоких технологий. В то время как электронные письма и мгновенные сообщения можно быстро пробежать глазами, для прослушивания голосовой почты требуется время. Это потенциальная мина для тех, кто хочет начать работать меньше. Некто, кем мы не можем управлять, подчиняет нас себе, определяя, как долго мы будем его слушать. Он может полностью завладеть нашим вниманием на такое время, на какое захочет. Мы говорим: «Пожалуйста, оставьте короткое сообщение после сигнала». А он затягивает волынку на 15 минут.
Отдельные абоненты не любят оставлять сообщения и готовы говорить, только если мы возьмем трубку. И если они звонят часто, то могут превратить нашу жизнь в настоящий ад. Нам необходимо выдрессировать тех, кто использует голосовую почту, включая нас самих.
Запишите правильное приветствие на автоответчике
Нет никакого смысла записывать на автоответчик просто: «Оставьте сообщение». Используйте эту функцию, чтобы прямо заявить звонящим о своих ожиданиях. Скажите им, надо ли ждать, что вы перезвоните, и если да, то когда. Звонящим придется прослушать целое сообщение, так что пусть оно будет коротким. Если есть возможность нажать определенную кнопку, чтобы пропустить ваше сообщение, начните так: «Привет, это Стивер. Нажмите решетку, чтобы пропустить это сообщение. Я проверяю голосовую почту за завтраком, сразу после обеда и в четыре часа дня. Пожалуйста, оставьте сообщение, и я вскоре свяжусь с вами».
Когда кто-то оставляет сообщение, мы чувствуем себя обязанными ответить, потому что было бы невежливо проигнорировать. Мы убеждены, что обязаны перезвонить или хотя бы найти для себя какое-то оправдание. Мы думаем: «Если я не отреагирую, меня посчитают негодяем». Или: «Меня уволят». Я лично дохожу сразу до крайности: «Если не перезвоню, меня возненавидят. Сожгут мой дом, украдут моего плюшевого тигра, похитят меня самого и оставят в переулке, заваленном конвертами, медленно умирать от порезов бумагой».
Мы знаем, что звонящие не выполнят нашу просьбу: «Пожалуйста, оставьте короткое сообщение». Почему? Они делают что хотят, а мы приспосабливаемся. Да, жалуемся, но все равно даем то, что им нужно, и у них нет стимула меняться.
А потом мы чувствуем себя так, будто задолжали им быстрый ответ? Будь я психологом, то применил бы такие термины, как синдром брошенности или патологическая зависимость. Но я не психолог, поэтому просто расскажу, как покончить с таким образом мышления.
Для начала мы должны принять свою ненависть к голосовой почте и использовать это чувство себе во благо. Позвоните на собственный номер и выдайте тираду о том, что не выносите входящие сообщения. Хорошенько выпустите пар. Повторяйте это до тех пор, пока не заполните свой ящик под завязку. Потом запишите приветственное сообщение: «Пожалуйста, отправьте мне электронное письмо». Люди увидят, что ящик полон, и им ничего не останется, кроме как написать письмо. Они по-прежнему могут связаться с вами, но на ваших условиях.
Если вы не можете заполнить ящик голосовой почты, выясните, нельзя ли настроить его так, чтобы только записать приветствие. В худшем случае отключите автоответчик или запишите на него: «Пожалуйста, не оставляйте сообщений. Я никогда не проверяю голосовую почту». Произнесите последнее предложение бесстрастным голосом, и никто не заметит, что это ваше решение оставлять голосовую почту без внимания.
Если абонент навязчив и настаивает на разговоре, вы всегда можете просто снять трубку и оставить ее рядом. Но не забудьте положить ее обратно, когда будете готовы принимать звонки. Еще можно использовать определитель номеров или функцию «запрет вызова» для отдельных абонентов из вашего списка. Если ваш «друг» предпочитает не оставлять сообщение, это его проблема, а не ваша.
Возможно, вы считаете, что должны отвечать на звонки клиентов, босса или представителей вашей шведской семьи. Нет. Сам по себе факт, что звонящий – ваш клиент, не означает, что он имеет право отвлекать вас! Никогда не отвечайте, если занимаетесь чем-то требующим сосредоточенности, например, когда пишете или пытаетесь пройти последний уровень любимой компьютерной игры. Пусть оставляют голосовые сообщения или пишут вам на почту – вы разберетесь с этими посланиями позже.
«Но, – воскликнете вы, – как я объясню это людям?» Еще один миф. На самом деле вы не должны ничего объяснять, просто сообщите, что будете делать. «Сегодня я не отвечаю на звонки. Проверю голосовую почту, когда будет время. Либо можете продолжать попытки». Или: «Я не проверяю голосовую почту, зато проверяю электронную». Затем искренне улыбнитесь и продолжите сидеть смирно. Теперь слово за ними.
Если кто-то достаточно дурно воспитан, чтобы настаивать на объяснениях, ответьте: «Потому что». Впоследствии вы можете сказать что угодно, это не имеет значения. «Я не перезваниваю, потому что в настоящее время не беру трубку», «Я не принимаю голосовые сообщения, потому что ящик переполнен». Если это не помогает, вините во всем Тихие Голоса. Вы ведь слышите их, правда? «Я не отвечаю, потому что голоса в голове мне не велят, а я всегда делаю, как они говорят». Если человек настаивает, округлите глаза, потом прищурьтесь и скажите: «Подождите… Тихие Голоса что-то шепчут мне прямо сейчас…»
Семь правил голосовых сообщений
Знаю, это трудно представить, но иногда вы будете звонить кому-то, а человек не возьмет трубку, и вам придется оставлять сообщение. Будьте осторожны! Если вы оставите неправильное сообщение, вам придется звонить снова и снова, прежде чем вы добьетесь желаемого. А это означает больше работы, а не меньше.
Конечно, когда вы звоните чересчур болтливой Бернис, зная, что она ушла на обед, и просто оставляете сообщение, это экономит ваши силы. Для нашего удобства оставлять сообщения – весьма умно. Несколько простых советов помогут вам оставлять такие сообщения, которые повысят шансы завершить дело быстро, эффективно и без необходимости вести с другим человеком разговор длиною в жизнь.
Это особенно уместно для щекотливых ситуаций: «Привет, Билли. Классный макет. Он нам не подходит, но спасибо за три недели безвозмездного труда» или «С тобой было клево, но я встретил человека, который будет поддерживать меня и мыть посуду. Пока!»
1. Всегда представляйтесь и называйте свое полное имя. «Стивер, попался, ты водишь! Не могу тебя застать, надеюсь, ты перезвонишь. Хорошего дня!» Она даже кажется дружелюбной. И ждет, что я перезвоню. К несчастью, у меня нет ни малейшего представления, кто это!
Я готов это повторять. Называйте свое полное имя. «Они узнают мой голос». Нет, не узнают. «Но я оставляю сообщение для своих родителей». Очень мило. Назовите свое полное имя. В свое время оно стало для ваших родителей большой проблемой. Они чуть не развелись, пока спорили: Филлиган или Дормалия.
Если вы расстаетесь с кем-то по голосовой почте, обязательно представьтесь! Не нужно самоуверенно полагать, что на том конце знают, кто говорит. Вы изменяли, не исключено, что ваша малышка тоже. Если вы не представитесь, то можете поставить малышку в неудобное положение и заставите гадать, кто именно хочет порвать с ней отношения.
2. Всегда дважды проговаривайте свой номер телефона. 866-РБТ-МНШ. Один раз в начале и один в конце. «Но у него есть мой номер!» – запротестуете вы. Прямо перед глазами нет. Просто оставьте его в начале и в конце сообщения. Если ваш абонент пропустит в первый раз, то у него будет второй шанс. И независимо от того, есть ли у автоответчика функция перемотки на десять секунд назад или повтора с начала сообщения, человеку будет достаточно нажать на пару кнопок, чтобы узнать ваш номер: 866-РБТ-МНШ.
3. Говорите медленно и внятно. Ваш мозг отсеивает шум машин, разговоры и свист ветра, пока вы наговариваете сообщение. Вы слышите только сладостную мелодию собственного голоса, в то время как автоответчик записывает шум, ветер, случайную сирену и эту отвратительную отрыжку, которую вы выдали без задней мысли. Ах да, а еще связь прерывается, пока вы оставляете сообщение. Говорите медленно и внятно.
4. Давайте достаточно информации, чтобы адресат мог сделать следующий шаг. Не говорите просто: «Позвони мне». Сообщите достаточно, чтобы человек мог действовать, не перезванивая, или, прежде чем перезвонить, предпринял бы максимум необходимых шагов. «Это Оскар. Я звоню по поводу… эм, лечения. Не мог бы ты перезвонить и сказать название того антибиотика? И какие ватные палочки тебе больше нравятся? Спасибо!»
5. Если вы звоните просто поболтать, дайте человеку знать, когда он может перезвонить. Иногда вы хотите говорить по телефону, а иногда нет. Так как вы обязательно отключите сотовый на время романтического ужина со своей малышкой, скажите жертве вашего автоответчика: «Позвони мне сегодня после трех, или завтра в семь, или в четверг между девятью и полуднем». Вы поможете тому, кто будет перезванивать, и одновременно спасете свою личную жизнь.
6. Сделайте свое сообщение коротким и простым.
7. Добавляйте в свое сообщение юмор. Сделайте так, чтобы ваше голосовое сообщение было легко слушать. Будьте остроумны. Пойте. Рифмуйте. Я делаю все это, и люди обожают получать от меня сообщения. Если вы собираетесь заставить людей думать о вас, пусть думают с любовью.
Если вы не запомните все сказанное выше, то запомните хотя бы вот что: представляйтесь, повторяйте свой номер телефона, говорите медленно и добавляйте изюминки.
Обуздайте входящую электронную почту
Если вы решили проблему с голосовой почтой, попросив людей писать вам электронные письма, то тем самым перенесли груз с одного ящика входящих сообщений на другой. Но, по крайней мере, на данный момент весь вал сообщений удобно сконцентрировался в одном месте. Теперь вам нужен простой способ справляться с электронными письмами.
Избыток электронной почты, возможно, самый распространенный недуг XXI века. Было время, когда отправление письма стоило усилий и денег. Это было своего рода работой, так что людям приходилось подключать мозги, чтобы что-то отправить. Электронная почта так быстра и проста в обращении, что ваши коллеги, супруг и дети могут запросто сварганить письмо, попросить вас о чем-то и считать, что это они сделали дело. Конечно, они ошибаются, потому что, когда все 100 человек переложат на вас свои проблемы, у вас случится нервный срыв, вы сбежите из социума, поменяете удостоверение личности и проведете остаток жизни, гуляя по берегу Мауи[20]. Прижмите к ногтю электронную почту и верните себе душевное равновесие!
Всегда проверяйте почту только в определенное время дня
Не позволяйте письмам отвлекать вас! Мы терпеть не можем, когда нам пытаются продать что-то по телефону во время ужина, так почему мы спокойно относимся к письмам, которые приходят, когда мы делаем что-то важное? Выключите автоматическую проверку почты и вручную проверяйте ее от одного до трех раз в день. Сообщите всем: если им нужно срочно с вами связаться, электронная почта не поможет. Всего лишь попросив людей приложить усилие – взять телефон и нажать несколько кнопок, чтобы позвонить, – вы одним махом избавитесь от 80 процентов входящих писем.
Те, кому действительно нужно связаться с вами, позвонят. Но если ваш автоответчик попросит их написать вам письмо, люди попадут в замкнутый круг, бесконечно названивая и отправляя письма. Избавьте их от этой участи, определив, как они действительно смогут с вами связаться – по телефону или через голосовую почту, – и откройте им этот путь.
Я использую голосовую почту в качестве крайней меры. По электронной почте люди узнают, что им стоит позвонить, если у них что-то срочное. Если они звонят, когда я занят, то общаются с автоответчиком. Но в приветствии на автоответчике я не прошу их писать мне на электронную почту! Я сообщаю, что перезвоню позже. Освободившись, я первым делом проверяю голосовые сообщения.
Так же как приветствие на автоответчике – инструкция для звонящих, автоматическая подпись в электронных сообщениях может стать инструкцией для тех, кто вам пишет. Вы проверяете свой ящик всего пару раз в день, так скажите об этом, чтобы никто не ждал сиюминутного ответа. Электронная почта позволяет настроить подпись, которая автоматически добавляется к исходящим сообщениям. В этой подписи вы можете рассказать о своих правилах. Моя гласит: «Я проверяю почту один раз в день. Если вам нужен срочный ответ, позвоните!»
Мгновенно отвечая на письма, вы приучаете людей незамедлительно получать ваше внимание, и они начинают ждать этого. На сайте книги вы найдете пошаговое руководство, которое поможет установить автоматическую подпись на большинстве популярных почтовых клиентов.
Отвечайте на электронные письма эффективнее
Частично проблема с электронными письмами заключается в том, что вы читаете их онлайн и после прочтения можете отвечать на каждое сразу. Каждые несколько секунд вы будете отвлекаться на проблемы того человека, от которого только что пришло письмо. Разорвите эту связь, не отвечая до тех пор, пока все вопросы, требующие внимания, не окажутся у вас перед глазами.
Возьмите линованный блокнот и озаглавьте его «Список ответов». Проверяя почту в заранее определенное время (от одного до трех раз в день), пробегитесь по входящим письмам. По поводу каждого сделайте заметку в блокноте: что вы должны сделать или кому должны позвонить. Не отвечайте сразу, даже если на это потребуется меньше двух минут. Сконцентрируйтесь на просмотре писем! Если встретите важную для себя информацию, переместите это сообщение в папку «Важное». Если информация не представляет интереса, удалите ее. Просмотрите все входящие до конца, чтобы составить список ответов. Потом просмотрите список писем, ожидающих ответа, и запланируйте время на обратную связь среди других ваших ежедневных задач.
Если люди используют электронную почту, чтобы переложить свою работу на ваши плечи, когда это в ваших силах, ведите себя так же и переложите свою потребность в вечерних суши на их плечи. CEO[21], с которой я работал, вычитала из зарплат своих сотрудников по пять долларов за каждое электронное письмо, которое от них получала. Удивительным образом поток писем уменьшился, а важность каждого полученного сообщения возросла. И сотрудники тоже были довольны, потому что необходимость напрягать ум привела к тому, что они чаще стали решать проблемы самостоятельно.
Если вас постоянно ставят в копию в письмах, которые вам ни к чему, начните отвечать на них двумя словами: «По адресу?» Конечно, вы объясните, что тем самым делаете одолжение отправителю. Ведь так он может выяснить, что имеет к вам отношение, а что нет. Предварительно объясните, что ваша цель – расставить все по местам, а не критиковать или заткнуть, и сообщите, что будете рады получать письма по вашей теме. Здесь используется тот же принцип, что и с жизненным планом. Мы работаем меньше, выбирая только то, что для нас важно.
Иногда люди отправляют слишком длинные письма. Когда вы получаете от кого-то послание на десяти страницах, ответьте тремя словами: «Да, классная идея». Вы работаете меньше, и пусть остальные привыкают не ждать от вас раздутых ответов. Когда у вас будет свободное время, вы можете ответить в том виде, какой предпочитаете. Мой излюбленный прием для длинных писем – диктовать их ассистенту, который печатает, пока я валяюсь в ванне с пеной, попивая шампанское и слушая Кейт Буш в живом исполнении. К сожалению, у меня нет ванны, я не могу позволить себе шампанское, а Кейт Буш живет в другой стране и не любит перелеты. Так что обычно я отправляю ответы в три слова.
Другой способ не потонуть в болоте писем, ожидающих вашей реакции, – написать ответ сразу, но отложить время отправки на несколько дней. Особенно хорошо это подходит для милого, но совсем не срочного общения. Откладывая отправку ответа на письма, которые идут уже не по первому кругу, вы даете и себе, и своему адресату передышку. А еще так вы приучаете людей не ждать от вас быстрой реакции, что в итоге приучит их писать вам только по важным вопросам и не отвлекать пространными разговорами. На сайте книги вы найдете инструкции и ресурсы, которые помогут вам держать письма в режиме ожидания.
Просто игнорируйте
Какой еще есть способ справляться с переполненным ящиком? Игнорировать письма. Если в ящике что-то важное, вам обязательно напомнят. Поверьте мне. Если электронная почта – не самый любимый ваш способ общения, решите, как вы хотите поддерживать связь, и сообщите об этом другим. Постепенно люди привыкнут пользоваться телефоном или забегать к вам, если им есть что сказать. Это совет для тех, у кого нет проблем с голосовой почтой и кто не против прослушивать сообщения с автоответчика, если это разгрузит входящие в электронном ящике. (Если вы предпочитаете вообще оставаться в недосягаемости, то можете приучить людей не замечать вас. Вряд ли это положительно скажется на вашей карьере, зато при надлежащей медитации и ритуальных песнопениях одиночество, вероятно, поможет вам достичь просветления.) Как бы то ни было, если то, что вам хотят сообщить, не настолько важно, чтобы вырваться из гипнотического мира Microsoft Windows, это определенно не стоит того, чтобы вы тратили время на чтение.
Добиться статуса «Нет новых сообщений» легко до головокружения
Много разговоров ведется о том, как добиться статуса «Нет новых сообщений». Это такое мифическое состояние вашего почтового ящика, когда он пуст. Прошу прощения, если мои слова звучат цинично. Если вам и удастся опустошить входящие, нужно подождать каких-то пять минут, и ящик снова будет полон. Вопрос не в том, как опустошить ящик, а в том, как быстро разобраться с письмами, когда они приходят.
Вот как вы можете держать почтовый ящик пустым:
• выделите все входящие сообщения;
• удалите их.
Готово. Думаете, я шучу? Вовсе нет. Вы можете объявить маленькую e-mail-паузу на неделю. Ссылаясь на идею Лоуренса Лессинга[22], озвученную в журнале Wired, просто удалите все. Затем отправьте стандартное письмо всем, кто вам писал, с таким обращением: «Завал писем оказался слишком велик. Чтобы справиться с ним, я все удалил. Если у вас было что-то важное, пожалуйста, напишите снова». Если вы боитесь, признав свою слабость, потерять репутацию настоящего мужчины, вместо оправданий можно прибегнуть к лести: «Ваши письма чрезвычайно важны для меня. Будьте так добры, продублируйте любые важные сообщения». Несомненно, такая формулировка влечет за собой другие проблемы для настоящего мужчины…
Если мы с вами похожи, то вы тоже страдаете кошмарами, думая об удаленных непрочитанных письмах. Призрачные электронные сообщения летят сквозь ваши сны, причитая: «Как ты мог отказаться от нас?» Забудьте. Большинство из них совсем не так важны. Я работаю на себя и поэтому знаю, что важно: около пяти процентов входящих писем приносят мне деньги или помогают справляться с текущими задачами. Все остальное можно безболезненно уничтожать. А как быть с письмами друзей, которые пишут не по работе? Очень просто. Я читаю их сообщения, но общаюсь по телефону после работы. Вскоре они привыкают не писать мне.
Вы наверняка боитесь, что обидите людей, не отвечая на их письма. Возможно. А может быть, и нет. У всех нас входящей почты через край, так что многие вас поймут. Многие, но не сверхчувствительная подруга Бернис, которая примет молчание за личное оскорбление, критику ее выбора в одежде и сомнение в ее человеческой ценности. Если вы обнаружите такую Бернис среди отправителей, просто ответьте. Так проще. Иногда вы даже не знаете, что кто-то из друзей может оказаться бомбой замедленного действия, которая вот-вот взорвется. Если кто-то слетает с катушек, потому что вы проигнорировали его письмо, многократно попросите прощения и будьте любезны, насколько вы это умеете.
Вы не можете объявлять e-mail-паузу каждый день. Люди начнут взывать к вашему чувству ответственности. Ничего страшного, просто молчите про паузу, но продолжайте удалять письма. Однако если вы поступаете так каждый день, добавьте еще одно действие:
• откройте «Корзину» и достаньте из нее те сообщения, которые, как вам кажется, вы просто обязаны прочитать.
Большинство из нас просматривают входящие и решают, что удалить. Вот как при этом работает мозг: «Посмотри на все эти письма, с которыми нужно разобраться. Когда я удаляю сообщение, это значит, что я навсегда уничтожаю какую-то информацию. Поэтому удалять нужно крайне осторожно». Когда вы восстанавливаете сообщения, ваш мозг работает совсем по-другому: «Ха, мой ящик пуст. Все эти удаленные сообщения меня не касаются, но я беру под свой контроль те письма, которые восстановлю. Включаем избирательность».
Если у вас сотня входящих писем и вы начинаете удалять те, что не важны, в конечном счете у вас, наверное, останется штук двадцать. Потратив по три минуты на каждое, вы разберете почту через час.
Если же вы удалили все 100 писем и беретесь восстановить важные сообщения, то, скорее всего, достанете из корзины около пяти писем. Потратив те же три минуты на каждое, вы вместо часа посвятите почте 15 минут. Сэкономленные 45 минут дают вкупе до пяти недель в год.
Система удаления и восстановления помогает продраться сквозь завал и оставить только самое важное.
И наконец, вы можете предпринять меры накануне своего отъезда, чтобы не разбирать горы писем по возвращении. Некоторые почтовые клиенты позволяют настроить «отпускное сообщение», которое автоматически отправляется всем, кто пишет, пока вас нет. Сообщите, что вы уехали, а когда вернетесь, удалите все входящие письма, и пусть любые важные сообщения вам отправят снова. Не обещайте прочитать все эти письма или вернуться к ним позже! Вы не можете знать, будете ли в состоянии справиться с таким объемом.
Научитесь правильно писать письма
Нужно не только укротить входящую почту, но и сделать так, чтобы составление писем не становилось пустой тратой времени. Из-за того что почта электронная, мы думаем, что это быстро, но тут мы категорически неправы. Если нужно напечатать больше нескольких слов, это занимает жутко много времени. Я пишу книгу в 80 тысяч слов и знаю, о чем говорю. Да, это быстрее, чем писать на бумаге, но куда медленнее, чем произносить вслух. Если ваше электронное послание достигает трех абзацев, лучше позвоните по телефону, только не затягивайте разговор.
И вместо того чтобы тратить час на письмо, вы потратите две минуты, сообщая ту же информацию по телефону. Только придерживайтесь темы и не бросайтесь злословить по поводу последнего сюжетного поворота в «Главном госпитале»[23]. (Подсказка: этот сериал смотрят уже несколько поколений зрителей, но он никак не заканчивается. Злословие тут не поможет.) Как мы убедились, правильное обращение с автоответчиком помогает ускорить обмен голосовыми сообщениями. То же справедливо и для электронной почты. Мы отправляем массу этих сообщений каждый божий день, но можем тратить меньше сил, оптимизировав написание и отправление писем. Еще мы можем сделать свои сообщения настолько простыми для ответа, что переписка займет буквально несколько секунд.
Выключите проверку орфографии
Мой простой секрет написания электронных сообщений касается автоматической проверки орфографии. Я отправляю массу писем. Когда я печатаю «потоком», увлеченно, опечатки выделяются красным подчеркиванием. Из-за этого я вынужден останавливаться и решать, исправлять их сразу или потом. Это небольшая заминка, согласен, но она прерывает состояние потока, пусть и немного. Со временем пауз становится все больше, так что я решил вообще отключить эту функцию. Именно так: выключите проверку орфографии.
Я открыл эту хитрость случайно, когда на моем почтовом клиенте почему-то не работала автоматическая проверка. Концентрация внимания увеличилась, а написание письма пошло куда быстрее. Теперь моя почтовая программа проверяет ошибки только один раз – непосредственно перед отправкой сообщения, поэтому я могу направить все свое внимание на исправление опечаток, когда письмо готово. Эффект оказался настолько впечатляющим, что я отключаю эту функцию даже в текстовом редакторе, когда набрасываю заметки, готовлю речи и презентации, пишу книги. В этих случаях, правда, нужно не забывать включать автоматическую проверку, прежде чем распечатывать конечный черновик.
Кратко формулируйте суть сообщения в теме письма
Вы начнете быстрее получать ответы на письма, если у ваших адресатов будет возможность отвечать, даже не открывая сообщение. Серьезно. Заполняя строку темы, впишите туда краткое содержание письма. Не описывайте сообщение, а резюмируйте его. Например, если вы отправляете письмо о переносе служебного совещания на следующий четверг, бессмысленно писать в теме: «Служебное совещание». Эти слова ни о чем не говорят.
Куда лучше: «Служебное совещание переносится на следующий четверг». Получателю достаточно одной лишь строчки, чтобы получить ключевую информацию и решить, нужно ли читать все сообщение.
Еще лучше: «Служебное совещание переносится на четверг, 21 августа 2014 года». В ящиках некоторых людей письма лежат неделями. «Следующий четверг», или «через две недели», или «конец сентября» можно понять по-разному в зависимости от того, когда письмо наконец-то будет прочитано. Если вы указываете в письме время, убедитесь, что день и час написаны верно. Просто на всякий случай.
Если в теме письма кратко сформулирована его суть, получатель быстро оценит информацию и ответит вам. Но не всякое письмо можно резюмировать в одной строке. Иногда вам нужно, чтобы кто-то принял какие-то меры, подтвердил время встречи или сделал нечто такое, что потребует определенных усилий. Секрет вот в чем: в теле письма надо указать достаточно информации, чтобы человек принял все необходимые решения и дал максимально содержательный ответ.
Подробно сообщите об удобном времени встречи
Часто вам придется обсуждать удобное время, договариваясь о встрече по электронной почте. Нам всем знакомы эти безумные пляски планирования. Попробуем назначить встречу, которая займет час. Это просто.
Я: Ты свободен завтра? Я – да.
Он: Нет, завтра занят. Давай в четверг.
Я: В четверг не могу. Может, в пятницу?
Он: Давай. В два часа?
Я: Нет, до двух я занят.
Он: Хм, а я не могу после двух. Тогда в следующий понедельник?
Вы можете сократить путь, сообщив всю необходимую информацию в самом первом письме. Тогда вам достаточно будет написать друг другу по одному письму:
Вы: Ты свободен завтра? Я свободен завтра, в пятницу после двух, весь понедельник и со следующего четверга по пятницу.
И вот вы сэкономили свое время и время собеседника. А освободившиеся часы сможете провести, отдыхая в офисной ванне.
Указывайте достаточно дополнительной информации, чтобы получатель понимал, о чем идет речь
Ради всего святого, не начинайте письмо с ответа: «Да! Согласен. Яблоки – то что нужно», – не дав контекста. Получатель должен прочитать семь вложенных сообщений, обратить внимание, что адреса их авторов были поставлены в копию, и попытаться понять, для чего нужны яблоки. Более того, человек даже не уверен, что должно его волновать. Ой! Да тут целых десять сообщений про яблоки. И в одном из них сказано: «Яблоки – совсем не то, что нам нужно». А в другом: «Ты получил мое письмо по поводу яблок?» Но какое сообщение было отправлено первым? И какое из них ответ на какое? Черт вас побери!
Добраться до сути очень и очень трудно.
Вы, наверное, отправляете письмо, потому что погружены в мысли о чем-то. Ваш адресат тоже глубоко в мыслях – но совсем о другом. Хуже всего, что в переписке с несколькими участниками сообщения и ответы на них могут приходить не по порядку. Нет, включать всю историю сообщений – не выход. Невежливо вынуждать кого-то продираться сквозь десять экранов сообщений, потому что вам лень описать ситуацию. Так что начинайте письмо, дав необходимый контекст, чтобы сориентировать получателя.
Ответьте на вопросы до того, как вам их зададут
Включение в письмо контекста и информации об удобном времени встречи – лишь один из примеров общего принципа предупреждения вопросов. Немного приложенных заранее усилий позже сэкономят вам часы.
Поставьте себя на место человека, которому отправляете письмо. Спросите себя, какие вопросы могут у него возникнуть в связи с вашим сообщением, и затем ответьте на эти вопросы, не дожидаясь, когда они будут заданы. Будьте организованны и кратки. Вы не только сделаете одолжение собеседнику, но и начнете писать по-настоящему полезные сообщения, зная, как будет использована информация из ваших писем.
Например, вы совместно с кем-то готовите научную работу и хотите отправить соавтору кучу полезных статей, найденных в интернете. Можно просто отправить ему список ссылок на соответствующие статьи. И что человек будет делать с этой информацией? Скорее всего, захочет ознакомиться со статьями и понять, какие из них имеют отношение к его части работы.
Но ведь нужные страницы уже открыты в вашем браузере, а значит, вместе с электронными ссылками вы можете вырезать и вставить названия статей в ваше письмо. Так ваш получатель быстрее решит, по каким ссылкам ему пройти.
Четко формулируйте просьбу о действии
Если вы хотите, чтобы человек прошел по ссылке, изучил что-то или предпринял еще какое-то действие, пожалуйста, скажите об этом! Помните, что хотите пойти домой пораньше. Даже самые неистовые ваши поклонники не смогут оперативно сделать то, что вам нужно, если не будут знать, что вы от них чего-то ждете. Если вы хотите, чтобы что-то было сделано, так и скажите. Четко и ясно. Для получателя письма нет ничего более раздражающего, чем ситуация, когда его поставили в копию сообщения и он через три недели узнал, что кто-то рассчитывал на его участие в проекте. Суммируйте в конце письма все действия, которые нужно предпринять, чтобы каждый получатель мог без затруднений это прочитать.
Пишите отдельные письма по разным вопросам… В разумных пределах
Когда кто-то отправляет письмо с десятком разных вопросов и на часть вы можете ответить сразу, а на другую часть – нет, отправьте десять ответов – по одному письму по каждой теме. Так ваши адресаты смогут беспрепятственно проследить за каждой смысловой нитью.
Делайте так, когда спорные вопросы пересекаются с рутиной. Тогда можно будет спокойно решать все повседневные дела, а горячий спор вести отдельно.
Соединяйте отдельные вопросы в одном письме
Иногда проблема прямо противоположная: отправка 500 микроскопических сообщений в день сильно утруждает, хотя намерением было уменьшить завал с помощью отдельных смысловых нитей. Если у вас активны десять диалогов с одним и тем же человеком, медленный обмен печатными сообщениями, возможно, станет существенным недостатком. Просто запишите все главные мысли на (шепотом) бумаге, возьмите телефон и позвоните, чтобы все обсудить. Уверяю, вы сэкономите массу времени.
Пишите, используя шаблоны
Сам по себе процесс набора письма тоже может быть оптимизирован. Если ваша работа требует, например, отвечать на множество вопросов, вы можете тратить большую часть дня на вежливую болтовню и затейливые подписи. Если ваши коллеги – рассеянные болваны, к тому же слишком ленивые, чтобы найти старое письмо с ответом на их вопрос, то в итоге вы будете отвечать на одни и те же вопросы снова и снова. А значит, придется много печатать.
Шаблон – его еще называют «рыбой» – это заранее написанное электронное сообщение. Есть такое понятие «макрос» – вы печатаете символ или короткое слово, а они волшебным образом превращаются в развернутое предложение или целый абзац. Или в подпись вроде «С наилучшими пожеланиями, Джейн», которая автоматически добавляется в конце каждого письма.
Читать бесплатно другие книги:
