Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Роббинс Стивер
Шаблоны полезны, когда вам нужно напечатать много и вы делаете это часто. Если вы из раза в раз получаете один и тот же вопрос, установите шаблонный ответ. В следующий раз, когда кто-то в письме задаст вам его, специальной командой вызовите шаблон, поменяйте в нем несколько слов в соответствии с конкретной ситуацией и отправьте. Если вы работаете на госслужбе, можете подготовить шаблон со стандартным ответом для особенно частых вопросов. У вас может быть всего один шаблон, который сообщает точку зрения мэра на установку светофоров для детей. А может быть один шаблон для тех, кто хочет установки светофоров для детей, а другой – для тех, кому нравится наблюдать, как дети, перебегая через дорогу, лавируют между мчащимися машинами.
Если вы считаете необходимым вежливую болтовню в начале и в конце сообщения, можете вставить соответствующие шаблоны в нужные места и печатать основной текст между ними. Либо опять же использовать макрос.
Макрос – это запрограммированная клавиша или набор символов, которые при наборе превращаются во что-то более длинное. Представим, что босс заставляет вас говорить «нет» на десятки запросов в день: по поводу приглашения на выставку собак, на просьбу о деньгах и когда кто-то, выдавая себя за давно пропавшего ребенка, просит добавить его имя в завещание.
Все это совершенно разные темы. По каждому вопросу нужно отвечать отдельно, однако ваши ответы могут содержать общие абзацы. Все они могут начинаться так: «Мистер Босс благодарит вас за письмо. Ваша трагическая ситуация трогает до глубины души». Затем вы добавляете абзац или два, которыми рушите надежды и мечты всей жизни вашего оппонента, и заканчиваете словами: «Мистер Босс сожалеет, что не может помочь в вашем затруднительном положении».
Вам нужно задать макрос так, чтобы вы напечатали слово «начало» и оно превратилось в развернутое выражение благодарности Большого Босса. Вы задаете другой макрос – «конец» – и получаете параграф с сожалениями. Теперь, чтобы написать целое письмо, вы набираете на клавиатуре «начало», затем необходимый абзац и «конец». Готово!
Я использую макрос, который из НПВД превращается в «Наведите порядок в делах. Простые полезные советы о том, как работать меньше, а успевать больше»[24]. Таким образом, я могу назвать свое шоу полным именем и при этом сохранить свои пальцы для более важных вещей, таких как выуживание соленых крекеров-крендельков из пакета со снэками.
Подписи используются в привычном виде: «Искренне ваш, сенатор Деламног». Вы устанавливаете подпись в своей почтовой программе, и она автоматически добавляется к каждому исходящему сообщению. Вам никогда больше не придется печатать «Искренне ваш». В зависимости от того, что у вас за босс, это может помочь вам сохранить верность своим принципам.
Особенности установки шаблонов, макросов и подписей зависят от вашего компьютера и почтового клиента. Задайте в окне поиска справки слова «шаблон», «образец», «макрос» и «подпись», чтобы узнать подробности. На сайте этой книги тоже есть инструкции по использованию этих инструментов в наиболее популярных почтовых программах.
Обуздайте свой КПК
Выключите чертову штуковину. Просто выключите. Так же как вы планируете время на работу с электронной почтой, запланируйте время для карманного или планшетного компьютера. В противном случае он будет вмешиваться во все ваши дела, разрушать отношения, провоцировать автомобильные аварии и превратит ваш мозг в бездарный комок каши. Если нечто настолько важно, что может вмешиваться в вашу жизнь, то оно никуда не денется, когда вы вернетесь домой и сядете за компьютер.
Будьте разумным потребителем технологий
Один из последних моих советов по поводу обуздания технологий – быть разумным пользователем. Вы будете ослеплены мыслями о том, как много времени и денег, по вашим представлениям, вы сэкономите с помощью вашего нового гаджета. Но поставьте свое восхищение на паузу и на минуту перевоплотитесь в Шерлока Холмса. Разведайте обо всех скрытых затратах, связанных с вашим устройством: обновления, расходные материалы (картридж с чернилами, тонер, карты памяти), провода, батареи и прочее. Кроме того, задумайтесь: если устройство действительно работает на все сто и необходимо вам, но вдруг сломается, насколько большой проблемой для вас это станет? Это будет великая катастрофа или некоторое неудобство?
Устройства часто ломаются. Многие не обращают на это внимания. «Я потерял впустую семь лет исследований, потому что мой жесткий диск приказал долго жить. Что ж, такова жизнь». Вы можете взяться за решение этой проблемы, но не стоит пытаться устранить ее самостоятельно. Вы беспечно решите, что на определение причины поломки уйдет 20–30 минут… но спустя два дня все еще будете ломать голову.
Вы купили гаджет для того, чтобы он помогал вам меньше работать и больше успевать, а теперь вы работаете больше, пытаясь сделать так, чтобы работало ваше устройство. Как правило, если я уже потратил свыше трех часов, пытаясь починить гаджет, мне придется потратить еще несколько дней, чтобы вернуть его к жизни самостоятельно. Так что через три часа я отношу его в сервисный центр или, если речь идет о компьютере, стираю жесткий диск и заново переустанавливаю систему. Помните: суть не в том, сможете ли вы починить устройство. Суть в том, что технология, призванная экономить время, на самом деле съедает его, устроив ремонтный переполох.
• Не надейтесь, что технологии вам помогут. Отдавайте себе отчет в том, для чего вы используете устройство, и старайтесь оценить, действительно ли оно выполняет свою функцию.
• Попробуйте разные советы из этой главы, чтобы укротить свои технологии. Большинство советов основано на том, чтобы отлучить вас от электронного устройства и не допустить, чтобы его несовершенства влияли на ваши планы.
• Вы всегда можете отключить гаджет. При необходимости используйте для этого молоток. Потом вы можете позвонить в техподдержку и совершенно невинным голосом сообщить: «Я нажимаю на кнопку включения, но ничего не происходит…»
Шаг 4
Уничтожьте отвлекающие факторы, чтобы сосредоточиться
Человеческий мозг работает наилучшим образом, когда его хозяин полностью вовлечен в свое занятие. Вы находитесь в потоке, и он несет вас к свершению великих дел. Концентрация – умение, которое поможет войти в поток и двигаться в нем. Как только вы оказываетесь в потоке, работа перестает быть работой. Чем бы вы ни занимались, это как будто не требует усилий, и вы делаете большие дела с невероятной легкостью и изяществом. Но, конечно, окружающий мир совсем не помогает вам сконцентрироваться. Вы будете лишены колоссальной возможности духовного роста, если попытаетесь сфокусироваться на чем-то и поймете, что это практически невозможно.
В современном мире верховная власть принадлежит заклятому врагу концентрации – отвлекающему фактору. Вы не можете сконцентрироваться, пока не найдете способ бороться с тем, что отвлекает, – и тут наступает время для следующего шага. По большей части эта глава будет посвящена способу ввести ваши ум и тело в состояние лазерной фокусировки на завершении дела, достойной звездолета класса Constitution в игре Warp 9. Но для начала вам необходимо взять отвлекающие факторы под контроль. В противном случае они расстроят вашу фокусировку, разрушат гиперпространственный двигатель и переведут вас на импульсные двигатели. А это плохо.
Боритесь с отвлекающими факторами с помощью списка помех
Когда вас что-то отвлекает, не бросайте все и не бегите разбираться – расставьте приоритеты. Если это действительно что-то срочное, вы, конечно, все бросите и станете решать проблему. Ухо маленького Стефано опять попало в рисоуборочный комбайн?[25] Срочно к пластическому хирургу!
Но чаще всего то, чего хочет от вас мир, можно отложить на более долгий срок. Возьмите листок бумаги и напишите вверху красивыми ровными буквами: «Помехи». Это ваш список. Когда помеха показывает свое уродливое лицо – а лицо будет уродливым, – занесите ее в свой список. Теперь вы с ней справились! Легко и быстро, правда? Можете продолжать работать со счастливым осознанием того, что потенциальный отвлекающий фактор нейтрализован и находится в целости и сохранности в вашем списке.
Жизнь была бы прекрасна, если на этом со сторонними вопросами можно было бы покончить. Но это не так. Когда-то вам все равно придется их решать. Давайте мыслить логически. Если помехи отнимают время, а мы распределяем его, значит, мы должны запланировать время для помех[26]. Уверяю вас, это просто. Выберите некий период, лучше во второй половине дня, начиная, скажем, с четырех часов. Запланируйте полчаса для «работы с помехами».
Запишите помеху: «Бернис нужна помощь в определении медицинских нюансов обмундирования для грядущего самостоятельного разделения сиамских близнецов». Скажите Бернис: «Прямо сейчас я занят. Если я приду помочь чуть позже четырех?» Когда приходит время наверстывать, пробегитесь по листу и разберитесь с помехами.
Разновидность помехи зависит от того, что вы делаете. Если вы диспетчер такси, каждая секунда вашей жизни – бесконечное множество вмешательств. По сути, ничто не может считаться отвлекающим фактором, потому что суть вашей работы в том, чтобы решать каждую проблему, как только она появляется.
Помехи зависят и от того, где вы находитесь. Музыкальная телеграмма – это помеха, когда вы на романтическом свидании с женой, мужем, гражданским супругом или членом вашей шведской семьи. Зато она же станет желанным перерывом, когда вы готовитесь к презентации для руководства.
Есть работа, которая предполагает много-много отвлекающих факторов. На сотрудников обслуживающих компаний непрерывно со всех сторон сыплются заказы. И тогда может понадобиться множество периодов для разборки таких помех. Нужно отложить работу с отвлекающими факторами на наиболее разумное время.
Некоторые помехи не требуют срочной реакции и даже могут подождать несколько дней. Моя клиентка, топ-менеджер, которая отвечает за оценку новых программ обучения для сотрудников в ее компании, назначила пятницу «днем отвлекающих факторов». Люди приходили с интересными программами, которые она просто не могла не рассмотреть. Она обожала все новое и готова была соглашаться на каждое предложение. Постепенно таких помех стало слишком много, и она тратила на оценку программ большую часть своего времени.
Чтобы решить эту проблему, она ввела в свой график день отвлекающих факторов. Когда появлялись новые проекты, она любовно оставляла их до пятницы. А когда наступала пятница, доставала все отложенные программы и замечательно проводила время (за которое ей платили), пробуя их и смакуя, как любимую игру.
Установите границы, чтобы предотвратить помехи
Чаще всего помехи поступают от этих внимательных, заботливых существ, называемых людьми. Они притворяются вежливыми и даже претендуют на звание друзей. Но в глубине души мы знаем, что они хотят только высасывать нашу жизненную энергию в личных целях. Так как у нас пока нет роботов, которые могли бы передавать нам сообщения, мы сами должны установить границы. Это может стать проблемой, поскольку многим из нас патологически необходимо нравиться и мы ставим планы других выше собственных. Кроме того, мы приматы, почитающие иерархию, поэтому ставим цели своего босса гораздо выше своих. Но представьте, что в вашей компании три компетентных руководителя, которые знают, что их задача – сделать вас успешным. Они предпринимают все усилия, чтобы помочь вам работать настолько эффективно, насколько это возможно. Они понимают, что, когда вы откладываете их поручения до специально выделенного момента, это значит, что вы действительно стремитесь сделать свою работу. К сожалению, ваш босс – не один из этих трех. Поэтому вы изо дня в день разрушаете свою продуктивность, чтобы сбегать до шкафа за ее белыми платками от Herms. Однако если вы будете тратить все свое время, помогая коллегам, то никогда не закончите собственную работу. Если ваш руководитель отвлекает вас больше всех, сядьте перед ним и скажите: «Когда я отвлекаюсь, это прерывает поток настолько, что продуктивность снижается на целый час. Вы предпочитаете, чтобы я немедленно отвечал на ваши письма или чтобы я ударно работал и проверял входящие сообщения несколько раз в день в определенное время?»
Если ваш руководитель недостаточно зрел, чтобы выслушивать такие заявления, значит, он не понимает сути своей работы и, скорее всего, его повысят до топ-менеджера в ближайшие полгода. Если же он достаточно компетентен, этот разговор может привести к значительному улучшению рабочих условий в те три недели, которые ему остались в этой компании.
Устанавливая границы, говорите с окружающими вежливо и уважительно! Когда коллега приглашает вас пойти пообедать, крик «Идиот! Ты отвлек меня, когда я собирался написать ключевое предложение в моем отчете о расходах! Я надеюсь, ты сгоришь в аду!» вряд ли поможет вам обрести друзей… Разве что в тюремной камере, куда вас посадят за оскорбление.
Говорите спокойно и вежливо. Пусть ваш посыл подчеркивает, что такие меры необходимы для вас и принесут выгоду им. «Чтобы посвятить сто процентов времени и внимания твоей проблеме, мне нужно уделять сто роцентов времени и внимания другим задачам, когда я работаю над ними». Затем расскажите об установленных рамках, что бы это ни значило: перенос срочного дела вашего собеседника до специально выделенного для этого времени или ответ на электронное письмо в строго определенный час. А затем мягко выставите человека за дверь. Если вы пообещали, что вернетесь к озвученной проблеме позже, добавьте эту позицию в ваш список помех или в календарь – как удобнее.
Люди могут быть ошарашены заявлением о ваших границах, так как в современном мире это нонсенс (не стесняйтесь купить им по новому экземпляру этой книги, чтобы познакомить с концепцией). Однако если вы будете вежливы, но настойчивы, к вашему требованию отнесутся с уважением и в глубине души будут тайно восхищаться вашей стойкостью и силой воли.
Учитесь говорить «нет»
Признаюсь, установить границы не всегда так просто, как я это обрисовал. Это потому, что нам трудно отказывать. Возможно, слова «да, дорогой» – секрет идеальных романтических отношений (если вы говорите, что думаете), но иногда ваш настоящий ответ по-прежнему отрицательный.
Лучшая защита ваших границ – умение отказывать. Слишком часто отвечая «да», мы берем на себя непосильные обязательства. Вы никогда не будете работать меньше, если не научитесь говорить «нет». Вы по-прежнему станете соглашаться на большее, чем способны выдержать, перегрузите себя и так никогда ничего не успеете. Замкнутый круг. Из него не выбраться. Тем не менее большинство из нас практически не в состоянии сказать «нет», особенно руководителю. «Пропустить футбольную игру моих детей, потому что вы снова переделали график? Конечно, босс, с удовольствием».
Почему мы это делаем? Если вы намерены связать себя разрушающими зависимыми отношениями, то почему именно с боссом? Пусть кто-нибудь, кого вы любите – например, ваш симпатяга кролик, – сделает вас несчастным. Гораздо лучше говорить «да» самому себе. Защищайте свои границы! Беритесь только за ту работу, которую можете потянуть. И отказывайте, когда кто-то просит нарушить ваши границы.
Знаю, вы думаете: «Если я скажу “нет”, меня уволят. Семья отвернется от меня. Другие дети не будут со мной играть. Мне придется примкнуть к карнавальному шествию, и в итоге я умру за палаткой с попкорном, источая запах перегара, с красным клоунским носом и в слишком больших клоунских башмаках». Да, такое может случиться. А если вы скажете «да», то возьмете на себя слишком много, потеряете семью, потеряете себя самого и останетесь один в офисной комнатке, пропахший ковриками для мыши, одетый в вечную бледно-голубую футболку и слишком тесные штаны цвета хаки. Выбор ваш. Несомненно, отказ влечет реальные последствия. Вот только согласие тоже имеет последствия. Мы часто слишком боимся последствий своего отказа и почти не беспокоимся о последствиях согласия.
Если руководитель просит вас о чем-то, просто скажите: «Я занят под завязку. Давайте пересмотрим все мои задачи и решим, что поменять, чтобы у меня появилось время еще на одно дело». Затем проанализируйте и поменяйте приоритеты. Только убедитесь, что новые приоритетные задачи соответствуют целям, которые будут отражены в годовом отчете.
Отказывая, вы совсем не должны злиться, защищаться или раздражаться. Вы внимательно выслушиваете оппонента до конца, обдумываете его просьбу и отвечаете: «…, поэтому нет». Кейти Байрон умеет говорить «нет» как никто другой. Вот наглядный пример того, как она говорит честное «нет».
Я играю роль босса Кейти и прошу ее пожертвовать личным временем ради работы.
Стивер: Привет, Кейти! Я знаю, что сегодня пятница и уже три часа, но я только что вспомнил, что мне нужен отчет к утру понедельника.
Кейти: Вообще-то я не могу. Но у меня есть другое решение. Почему бы вам не позвонить тому-то.
Стивер: Нет, Кейти, мне нужно, чтобы это сделала ты.
Кейти: Понимаю, но я не могу. Сегодня Рождество.
Стивер: Да, но ты могла бы сделать это вечером, после ужина.
Кейти: Нет, это невозможно. Я не могу.
Стивер: Это скажется на оценке твоей работы за год.
Кейти: Понимаю и считаю, что это справедливо, потому что соответствует действительности.
Теперь я играю роль коллеги, который просит об одолжении.
Стивер: У меня в обед запись в парикмахерской. Ты не могла бы подменить меня?
Кейти: Честно говоря, нет.
Стивер: Да ладно! Я подменю тебя в следующий раз.
Кейти: Я очень это ценю и обязательно воспользуюсь при случае. Но в этот раз подменить тебя не могу. Желаю хорошо провести время у парикмахера.
Стивер: Ты совершенно не умеешь работать в команде.
Кейти: Это действительно так выглядит? Но ведь мы знаем, что на самом деле я умею.
И наконец, я играю роль подростка, который хочет взять машину.
Стивер: Привет, мам! Можно я возьму твою машину, чтобы поехать в кино?
Кейти: Нет, дорогой.
Стивер: Другим родители всегда разрешают.
Кейти: Да, это так. Но у нас другая семья.
Стивер: Если бы ты любила меня, то разрешила бы.
Кейти: Ты говоришь такие интересные вещи!.. Я люблю тебя всем сердцем и запрещаю тебе брать машину.
Стивер: Мам, я ненавижу тебя! Ненавижу! Все, что в моей жизни идет не так, из-за тебя.
Кейти: Понятно, милый. Мне жаль, что ты так думаешь. Я очень тебя люблю.
Бумага не может передать тона и сердечности, с которыми говорит Кейти. Никакой защитной реакции, враждебности или неуверенности. Зайдите на сайт этой книги и послушайте аудиозапись интервью. Ее ответы очень простые. Она не спорит, не оправдывается, не злится, не говорит с сарказмом, но и не идет на попятную. Обратите особенно внимание на то, что она не позволяет втянуть себя в перепалку с вопросом «почему нет?». Нет никакого смысла обсуждать это, если вы решительно настроены отказать.
Помните, что иногда нужно сказать «нет» отвлекающим факторам, чтобы сказать «да» текущим обязательствам. Слушайте внимательно, обдумывайте слова оппонента, а затем доброжелательно скажите «нет». Это «нет» защитит ваши границы, нейтрализует отвлекающие факторы, которые идут от вмешательства извне, и поможет сконцентрироваться на том, чтобы войти в поток и выполнить свою работу легко и быстро.
Используйте технологии, чтобы справляться с отвлекающими факторамиПрерывания заставляют нас кидаться от одного дела к другому, потому что каждый новый отвлекающий фактор направляет внимание в новое русло. Все мы были бы счастливее, если бы любые события, связанные с текущим проектом, случались разом и в одном месте. Когда мы решаем, что пришло время поработать над определенным проектом, то направляемся в Одно счастливое место, чтобы заняться этим.
И тут нам на помощь придут технологии! Забудьте про список рассылки и электронную почту. Вместо этого используйте программу для коллективной работы, чтобы создать хранилище для общих с коллегами файлов и документов. Вам не придется бесконечно отправлять туда и обратно черновики документов по электронной почте. Выложите их в общую папку – и каждый сможет обратиться к ним по необходимости.
В качестве замены электронной почте выберите корпоративную платформу со «стеной сообщений». Вместо того чтобы отправлять великое множество писем, публикуйте на этой стене свои вопросы, замечания и информацию о текущем положении дел. Когда вам нужно сконцентрироваться на работе, достаточно заглянуть в общее хранилище и быстро просмотреть все файлы, которые относятся к проекту.
Есть способ еще лучше: выберите платформу, которая позволит отправлять ваши сообщения электронной почтой прямиком на стену сообщений. Тогда вы по-прежнему сможете тешить себя иллюзией оперативной работы по электронной почте, но коллеги будут получать информацию, только когда появится время обратить на нее внимание. Это выгода для обеих сторон. Зайдите на сайт книги – там есть ссылки на некоторые инструменты для совместной работы.
Откажитесь от мультизадачности и начните концентрироваться
Теперь, когда вы защитили себя от внешних раздражителей, пришло время сфокусироваться. Это значит делать что-то одно, и делать хорошо. Это прямая противоположность стилю работы, который пропагандируют в наше время: мультизадачности. Мультизадачность – это модно. Наемные рабочие делают это. Управляющие делают это. Папы делают это. Мамы делают это (предполагаю, лучше, чем папы). Я слышу, как люди гордо заявляют о своих невероятных способностях заниматься несколькими делами сразу. Это не просто характерная черта, это знак отличия.
Если вы делаете шестнадцать дел, пока читаете это, и верите, что мастерски справляетесь со всеми, на самом деле вы добиваетесь весьма средних результатов в каждом деле.
Вот почему мультизадачность вам не поможет. В лучшем случае мультизадачность ничуть не лучше монозадачности. В худшем она заставляет работать больше, успевая меньше, хотя вы чувствуете себя более продуктивным. Некоторые думают, будто могут выполнять несколько задач одновременно, пока каждое дело дается им так легко, что почти не требует умственных усилий – например, вести автомобиль и при этом разговаривать. Хотя каждая из этих задач требует минимального напряжения мысли, исследования показывают, что во время разговора за рулем через систему hands-free скорость реакции так же низка, как при вождении в нетрезвом виде. Совмещение «автоматических» задач не оправдывает себя.
Когда вы часто переключаетесь между разными делами – это тоже мультизадачность: например, если вы немного поработали над отчетом, потом заплатили по счетам, потом ответили на письма, потом снова поработали над отчетом. Иногда вы можете делать это и быть суперпродуктивными. Но иногда вам удается закончить гораздо меньше. Конечно, в обоих случаях вы чувствуете, будто сделали очень много. И как было бы прекрасно, имей ваши ощущения хоть что-то общее с действительностью.
«Но мне нравится многозадачность!» – закричите вы. Конечно, нравится. А мне нравится слушать популярные мелодии из мюзиклов и танцевать в гостиной в нижнем белье. Я просто не рассчитываю чего-то добиться этими действиями. Исследования (и весьма обширные) ничего не говорят по поводу вашей любви к мультизадачности, они лишь говорят о том, что когда вы делаете все сразу, то получаете средний результат. Возможно, вы с радостью будете делать работу невысокого качества в обмен на прилив адреналина. Это круто, мультизадачность дарит возбуждение и ощущение продуктивности. И она действительно возбуждает, вот только не дает продуктивности.
Кэмерон Готт – коуч, который работает с людьми, страдающими синдромом дефицита внимания и гиперактивности, – замечательно подчеркивает это различие. Он пишет, что многие профессионалы думают, будто обладают исключительными способностями к мультизадачности. Но это не так. Они, возможно, умеют быстро отзываться на множество раздражителей, прекрасно управлять и реагировать, но не исполнять. Они не выдают творческого результата. Это требует концентрации внимания, энергии, сил. Мониторинг социальных сетей и комментирование в цветастых выражениях – не многозадачность, а многоцельность. Вот когда появляется нечто заслуживающее внимания, тогда человек, стремящийся делать все сразу, концентрируется.
Если вам хочется мультизадачности в смысле работы над несколькими творческими проектами одновременно, нужно для начала понять кое-что о множестве проектов. Переключение между задачами по нескольку раз на дню дает более медленный результат, чем если бы вы сделали сначала все возможное в рамках одного проекта, затем в рамках другого и так далее.
Представьте две задачи, требующие по пять часов на исполнение: подготовку маркетингового отчета (М) и написание инициативных документов для установления авторитарной власти вампиров (В). Вы посвящаете один час отчету, потом один час инициативным документам и так переключаетесь, пока все не сделаете. Через десять часов вы покончите с обоими делами. К восьмому часу ни одна из задач не будет выполнена. К девятому – вы сделаете отчет. К десятому – документы по АВВ (авторитарной власти вампиров).
Если выполнять задачи одну за другой, то вы сначала будете работать пять часов над отчетом, а затем над АВВ. К окончанию десятого часа у вас, опять же, будут готовы оба проекта. Но отчет вы сделали после пяти часов работы. Выполняя задачи поочередно, вы получаете результаты гораздо быстрее, чем при совмещении.
В идеальном мире мультизадачность позволяет закончить отчет вместе с инициативными документами. Так о чем же беспокоиться? Дело в том, что наш пример предполагает, что вы переключаетесь с одной задачи на другую мгновенно. В реальности это невозможно. Мозгу нужно время, чтобы переключиться. А кто с маркетинга переключается сразу на вампиров? Не я! Я откладываю литературу по маркетингу, довольный тем, что поработал целый час. Прежде чем взяться за АВВ, я узнаю погоду на завтра. Потом бегу в туалет. Потом заглядываю в офис к Тадеусу поболтать. И здороваюсь с Кэрол. И… шесть часов спустя я возвращаюсь к документам по вампирам.
Разные задачи требуют использования разной информации и, возможно, даже присутствия в разных местах. На переключение нужно время. Вы можете терять до 40 процентов продуктивности каждый раз, когда переключаетесь с одной задачи на другую. Поэтому, если вы практикуете мультизадачность, ваш отчет и инициативные документы, скорее всего, займут 14 или 15 часов, а не 10. Однако вам будет казаться, что вы сделали уйму работы, и все потому, что на переключение вы потратили много времени и умственных сил.
Концентрируясь, вы посвящаете себя одному делу. Только одному. Люди пытаются жульничать. Я уверен, что вы никогда не говорите ничего подобного, но я слышал, как другие говорят: «Нам нужно сконцентрироваться на трех направлениях в этом квартале: производстве копий китайской керамики тринадцатого века, внедрении действующих на подсознание изображений Брэда Питта в дизайн нового пассажирского фургона и оптимизировании молочного скотоводства». Хочу заметить, что это не концентрация, а шведский стол по системе «все включено» для вашего ума и заодно – причина, по которой ваша компания теряет деньги с головокружительной скоростью.
Выберите подходящий способ концентрации
Существует два способа фокусирования, и, в зависимости от поставленной задачи, необходимо решить, какой из них больше вам подходит. Первый способ – концентрация на содержании.
Фокусируясь на содержании, вы загружаете проект в свой мозг и делаете все, что имеет к нему отношение. Если в этом режиме вы готовите отчет, то должны потратить день на записи, поиск информации, звонки, связанные исключительно с отчетом, мозговые штурмы и правку. И хотя вы выполняете много различных действий, они так тесно связаны, что ваш мозг остается настроенным на проект день напролет.
Другое дело – фокусировка на задаче. В этом режиме вы группируете схожие задачи, даже если они не относятся к одному проекту. Например, вы можете провести день в парке с телефоном и блокнотом, перезванивая всем людям из своего списка до тех пор, пока не покончите со всеми звонками, не отвлекаясь и не прерываясь. Или вы можете решить несколько задач за один поход по магазинам, даже если вам нужно купить канцелярские принадлежности, стикеры Hello Kitty[27] и форму танцора из группы поддержки, которую со школы мечтаете надеть на Хеллоуин. По дороге вы можете заглянуть к своему психотерапевту, чтобы обсудить затянувшийся кризис среднего возраста.
Концентрируйтесь на том, что относится к одной теме, когда нужно держать в уме целый проект и при этом важны полнота и глубина его проработки. Управление проектом, писательство, составление плана, помощь клиенту в решении вопросов, заполнение заявления в университет – надо всем этим полезно работать, фокусируясь на содержании.
Концентрируйтесь на типе задачи, когда она не требует держать в уме множество нюансов и когда переключение между типами задач может занять много времени. Сходить на почту, пройтись по магазинам, разобрать кипу писем, приготовить несколько блюд – все это лучше делать, фокусируясь на типах задач.
Иногда работа требует одновременной фокусировки и на содержании, и на типе задач. Если необходимо немедленно ответить на запрос клиента и разработать продукт, но вы не можете разделить их в своем расписании, можно сойти с ума. Попробуйте перестроить работу так, чтобы отделить вопросы, требующие фокусировки на содержании – такие как разработка продукта, – от вопросов, требующих фокусировки на типе задачи – вроде ответа на запрос клиента.
Группируйте схожие задачи всякий раз, когда можете сосредоточиться
Большинство из нас достаточно гибки, чтобы немного видоизменять процесс работы. Минута за минутой у нас есть возможность группировать схожие задачи, которые требуют одного вида концентрации. Иногда мы даже не замечаем, что управляемся с несколькими делами одновременно. Начните ловить себя на том, что выполняете несколько задач сразу, хотя думаете, что делаете что-то одно. Моей самой богатой золотой жилой стала оптимизация работы в текстовых редакторах и программах для презентаций.
Как мы пишем на компьютере? Печатаем предложение, читаем его, решаем, что оно могло бы быть лучше, начинаем редактировать, вырезаем, вставляем, перестраиваем по шесть раз, прежде чем прийти к окончательному варианту. Когда мы забываем выключить автоматическую проверку орфографии, как я советовал в главе об обуздании технологий, даже перечитывание написанного прерывается нервическим исправлением ошибок. Если в голове у вас был поток мыслей, то теперь он погребен под пятиминутной правкой. (Я только что переписал этот абзац пять раз. И этим все сказано.)
То же самое мы делаем с презентациями. Мы тратим 20 процентов времени на набор текста и 80 процентов – на настройку спецэффектов: включаем анимацию и передвигаем элементы так, чтобы они были правильно распределены на экране.
Проблема в том, что мы смешиваем три разные задачи:
1) – создание содержательного текстового блока;
2) – правку и шлифовку написанного для благозвучия;
3) – оформление вашего гениального творения.
Когда вы собираетесь писать или разрабатывать презентацию, просто делайте это. Пишите. Двигайтесь вперед. Да, не обойдется без ошибок. У вас будут орфографические ошибки и местами нарушена логика. Это нормально. Вы исправите это позже.
Двигаясь вперед, вы следуете за своей мыслью от начала до конца. Вы входите в ритм и наполняете содержанием многие и многие страницы. Все ли они хороши? Конечно, нет. Но суть не в этом. Суть в том, чтобы выдать весь объем текста. Отредактируете его потом.
Закончив писать, на время отложите текст. Позже, когда вы будете в состоянии с энтузиазмом взяться за дело и нырнуть в самокритику, вернитесь к нему. Начните с самого начала и продвигайтесь вперед, уничтожая написанное. Вырезайте, вставляйте, переписывайте. Укорачивайте, удлиняйте, оттачивайте стиль.
Когда ваш мозг находится в режиме редактирования, вам не нужно думать, о чем еще необходимо упомянуть. Все уже написано. Теперь вы можете сосредоточить внимание на том, чтобы ваши мысли были переданы красиво.
Тянет подвигать пункты маркированного списка? Потратьте на это столько времени, сколько нужно… после того как закончите править текст.
Оформление не имеет ничего общего с написанием текста. Вы можете бесконечно форматировать, настраивать фон, назначать цвета и добавлять симпатичных анимированных кроликов. Презентация важна только тогда, когда вам есть что представить.
Поэтому убедитесь, что содержание в вашей работе приоритетно. Разделяя оформление и писательство, вы избавляете себя от лишней работы в виде бесконечного переключения между двумя задачами. И еще один бонус: если вы закончили писать прежде, чем приступили к оформлению, и при этом близится дедлайн, от нехватки времени пострадает только анимированный кролик, с помощью которого вы надеялись не дать публике уснуть, однако сам текст будет законченным и идеальным.
Составляя отчет, записывайте, какую информацию придется поискать для его многочисленных частей. После вы сможете найти все необходимое за один присест, не переключаясь с текста на поиски и обратно.
Чтобы оставаться сосредоточенными, выделите дни концентрации, администрирования и дни для души
Завершение одного проекта – такого как презентация – требует выполнения разного вида задач. То же справедливо и для жизни в целом. Как мы уже убедились, мы работаем лучше и быстрее, окунувшись в один тип задач, задавая импульс и обретая чувство потока.
Обычно задачи, которые двигают нас вперед и помогают справляться с делами, требуют концентрации. Если вы писатель, создание текста – задача, требующая сосредоточенности, или фокусная задача. Если вы специалист по продажам, поиск и поддержание отношений с клиентами – фокусные задачи. Если вы Хитрый Койот, испытывающий страсть к охоте на пустынную дичь, то для вас создание сложной западни для Скорохода[28] – фокусная задача.
Есть и другие задачи – те, что не требуют большой концентрации внимания, например определенная канцелярская работа. Нам нужно оплачивать счета, выбрасывать приходящую по почте рекламу, распределять материалы по папкам, приводить в порядок рабочий стол, перезванивать тем, кому обещали. Это административная работа. Она не всегда нам нравится, но это обязательное условие для будущей концентрации. Административное время часто заполнено делами, не требующими сосредоточенности.
И наконец, существует время для души, когда мы делаем то, что питает наш внутренний мир: проводим время с семьей и друзьями, рисуем, изображаем что-то, поем, играем в видеоигры и коллекционируем комиксы – словом, все, что относится не к разряду делания, а к разряду бытия.
Когда мы пытаемся смешать дела, связанные с концентрацией, администрированием и удовольствием, то ни с одним из них не справляемся как следует. Мы проводим административное время, думая о том, что должны заниматься фокусными задачами. Проводим фокусное время, мечтая о том, чтобы заняться делами для души. И тратим время для души на чувство вины за то, что не занимаемся оплатой счетов. Это обеспечивает работой нашего психотерапевта, но для нас самих вредно. Испытывать чувство вины – большая работа, причем совсем не та, что помогает заниматься делами.
Попробуйте избежать чувства вины и разберите этот бардак, разделив все дни своей жизни на три разных типа: для административных задач, для фокусных и для удовольствий. Все три типа дней имеют разное содержание и разные виды задач. В административные дни обычно много разнообразного содержания, но схожие задачи (например, заполнение бумаг, сортировка по папкам, поездки по делам). Дни концентрации часто означают сосредоточенность на содержании, например глубокое изучение проблемы и поиск решения. В некоторых профессиях дни концентрации могут означать сосредоточенность на задачах, например специалист по продажам в такой день обзванивает потенциальных клиентов. Разделяя дни концентрации, администрирования и удовольствия, вы добьетесь гораздо большей сосредоточенности в течение дня.
Решите заранее, чему будет посвящен сегодняшний день. Затем запланируйте на этот день только те задачи и встречи, которые ему соответствуют. Вы сможете ввести свой мозг в определенный режим и оставаться в нем, тем самым работая быстрее. Кроме того, вы будете знать, что впереди другие дни, и избежите беспокойства. Когда мозг знает, что завтра день концентрации, он с радостью позволит вам заниматься административными делами, не вопрошая, «как вы собираетесь справиться» с фокусными задачами.
Если вы решили, что понедельник – день административных вопросов, то не нужно заниматься сложными фокусными задачами. Вы можете раскладывать файлы по папкам, сортировать что-то, отвечать на звонки и суетиться сколько угодно. И вы будете уверены в своей продуктивности, зная, что решаете административные вопросы, с тем чтобы освободить время для дня концентрации, когда войдете в поток и закончите свою масштабную презентацию за день, а не за неделю. И анимированному кролику найдется место!
Во вторник, посвященный концентрации, вы можете выключить телефон, перестать проверять электронную почту (если только это не часть вашей фокусной деятельности) и двинуться вперед. Вам не нужно думать об административных задачах, потому что вы знаете, что для этого у вас впереди целый административный день.
А в дни, посвященные удовольствиям, вы можете просто «быть». Вы знаете, что административные задачи решаются и что вы продвигаетесь в решении фокусных задач. Дни для души становятся временем, когда вы предаетесь любимым занятиям. Когда-то для этого существовало специальное слово – «выходные». Не унывайте: если вы пройдете все шаги к жизни, где работы меньше, а результатов больше, то когда-нибудь узнаете, что такое выходные!
Когда вы начнете использовать этот метод, вам могут понадобиться сразу несколько административных дней, чтобы освежить мысли и подготовить рабочее пространство для дня концентрации. Это нормально. Вы нагоняете упущенное и разбираете завал административных дел. Поначалу у вас будет меньше дней для души, но, научившись сосредоточиваться, вы вскоре освободите всю субботу и все воскресенье. Если вам посчастливилось работать на себя, вы можете увеличивать количество дней удовольствий. Мой коллега Том, работающий на себя, горько жалуется, что ему не удается выделять в неделю больше пяти дней для души. И кажется, любая попытка добавить шестой день плохо отражается на его почти семизначном доходе. Я сочувственно киваю. Возможно, кто-то опишет трагедию непростой жизни Тома, достойной награды.
Через несколько недель вы заметите, что расправились с административными задачами и что в административные дни появился необыкновенный запас свободного времени. Верный признак этого – когда вы смотрите полную режиссерскую версию «Гарри Поттера» посреди дня.
Когда у вас будут появляться эти блоки свободного времени, превратите один административный день в дополнительный день концентрации. А когда обнаружите, что у вас достаточно дней концентрации, отведите один или пару для удовольствий. Ниже представлена таблица, которая покажет, как можно поделить неделю.
Оставайтесь сосредоточенными в административные дни
Истинная природа административных дней требует, чтобы вы много передвигались, что-то поднимали и что-то складывали. Вам также нужно доставать какие-то вещи, например марки и канцтовары, и отдавать. Все это может быть сплошным развлечением.
Частично административные дни хороши потому, что задачи редко требуют напряжения мысли, так что вы можете группировать даже неблизкие по своей сути дела в соответствии с необходимыми вам предметами – например, подписывать и отправлять счета, рекламные материалы и поздравительные открытки в один присест. Надо лишь убедиться, что у вас есть ручка, бумага и почтовые марки.
И здесь есть способ извлечь наибольшую пользу из административных дней: запланируйте группы схожих административных задач, чтобы сосредоточиться на них. Сделайте сразу все звонки. Охватите одним маршрутом все необходимые точки. Сгруппируйте все, что происходит, в одном месте. Выделите в своем расписании временные отрезки, чтобы знать, что все будет сделано. В десять утра вы сделаете звонки. После полудня проведете час в машине, разъезжая по делам.
Хотя это день для разнообразных действий, сохраняйте единство внутри групп задач, чтобы ваш мозг работал в заданном направлении и вы успевали больше (это то самое «делать больше» из концепции «работать меньше, успевая больше»). Если происходит нечто не относящееся к текущей задаче, отложите это. Кто-то звонит, пока вы сортируете материалы? Пусть оставят голосовое сообщение. Возьмите трубку и перезвоните, когда придет время, отведенное для телефонных звонков.
Важное исключение – задачи, связанные с компьютером. Мы уже выяснили, что компьютер – зло, машина, которая вытягивает душу и существует для того, чтобы разрушить вашу продуктивность, вашу жизнь и все человеческое, что еще осталось в вашей рабочей жизни. Если вы ради одного дела сядете за компьютер, вас обязательно потянет остаться за ним на весь день.
Группируйте схожие компьютерные задачи, но назначайте их на разное время. Запланируйте работу с электронной почтой на одиннадцать утра, а распечатывание раздаточного материала для презентации – на два часа дня. В противном случае все дела собьются в кучу и превратятся в «компьютерное время». Всякий, у кого есть подписка на потоковое видео, знает, что «компьютерное время» – опасная штука.
Будьте сосредоточены в дни концентрации
Хотя дни концентрации дарят вам время, посвященное исключительно фокусным проектам, вопрос сосредоточенности по-прежнему актуален. Если вы занимаетесь несколькими проектами, день концентрации сам по себе может состоять из постоянных переключений между ними.
Итак, вы застреваете в режиме работы, которая полностью строится на отвлекающих факторах. Еще хуже вот что: если вы не будете осторожны, то можете так глубоко погрузиться в создание лучшей модели мышеловки, что совершенно потеряете курс в работе над изобретением вечного двигателя, который уже готов на 80 процентов.
Мы разделяем дни концентрации, административные дни и дни для души, потому что каждый из них подразумевает свой тип мышления. Даже в день концентрации разные проекты требуют разного подхода. И как раз тогда, когда у вас формируется красивый мысленный образ двухсотой версии идеальной мышеловки, вас отвлекает пришедшая в голову идея о вечном движении. Возможно, это станет толчком к созданию мышеловки на базе вечного двигателя. Но чаще всего это просто отвлекает.
Давайте выделять для каждого проекта свое время концентрации. Заранее назначайте время всем задачам в день концентрации, чтобы быть уверенными, что каждая из них продвигается вперед.
• Составьте список всех фокусных проектов.
• Заранее определите для каждого свое время. Убедитесь, что для каждого проекта выделено достаточно времени, чтобы дело двигалось.
• Если в вашем расписании не хватает времени для всех проектов, значит, вы делаете слишком много. Выкиньте что-то!
Пример моего недельного расписания.
Когда на один день концентрации приходится несколько проектов, сосредоточьтесь на одной конкретной задаче, игнорируя все, что не имеет отношения к проекту, над которым вы работаете прямо сейчас. Когда вы занимаетесь инициативной документацией для установления авторитарной власти вампиров и вам нужно найти связанное с этой темой электронное письмо, просмотрите входящие, обращая внимание только на те, что имеют отношение к вампирам. Письма про зомби полностью игнорируются ближайший час – до тех пор, пока вы не переключитесь на временной отрезок, отведенный для зомби.
Планируйте временной резерв
Кроме дней концентрации, административных и дней для души вам нужно дополнительное время, чтобы успевать больше. Да, именно так. Если вы отведете время на безделье, то в итоге закончите больше дел. Это потому, что способность управляться сразу с десятком задач имеет свою скрытую темную сторону. Представим, что у вас двадцать проектов, с которыми вы успешно справляетесь. Вы помогаете ученику с крупной презентацией, готовите годовую смету и собираете муравьиную ферму, которую планируете принести домой в качестве подарка для своего шестилетнего малыша.
Пока все идет по плану, нет проблем. Вы на вершине счастья, отлично выполняете параллельно несколько дел, и жизнь движется вперед, как хорошо смазанный механизм.
Но вдруг у вашего ученика экстренно меняется что-то в расписании, и ему нужно, чтобы вы встретились сегодня в четыре часа дня. Это мешает встрече с ребятами из бухгалтерии, которую вы запланировали, чтобы обсудить бюджет. Бухгалтерия любезно соглашается перенести встречу на единственно возможный срок перед наступлением дедлайна по заполнению сметы – на завтра в восемь утра. Очень плохо, что вы забыли о живых муравьях, которых доставят прямо на ваш рабочий стол вместе с утренней почтой в 8:15. Завтра к 9:00 утра муравьи расползутся по всему столу, а бухгалтеры – среди которых нет ни одного жаворонка – из-за недосыпа потеряют один ноль в вашем годовом бюджете. Ой.
Один небольшой сбой сказывается на других ваших обязательствах. Волны расходятся до тех пор, пока у вас не случится с десяток катастроф, и все из-за того, что в расписании не было времени для форс-мажорного наведения порядка и вы не были готовы к непредвиденному. По мере нарастания последствий каждая следующая непредвиденная ситуация требует больше времени на решение и возврат к прежнему графику. Вы собирались работать меньше, но теперь запаздываете со всеми своими делами, а значит, потребуется еще больше сил, чтобы вернуться в колею и завершить задачи.
Не оставляйте шанса эффекту домино и предусмотрите в своем графике время для форс-мажора. Например, выделите по полдня на каждой неделе и назовите этот блок «резервом». Если какой-то из проектов сдвигается, используйте это время для компенсации. Возможно, ваш мозг будет сопротивляться. Так как вы не можете знать заранее, как используете это время, мозг станет настаивать на том, чтобы заполнить этот временной промежуток какими-то особенными делами. Не допускайте этого! Резервное время выходит за пределы деления на дни концентрации, административных дел и удовольствий. В силу того, что вы не знаете, как потратите это время, запланируйте его на любой удобный день и используйте для любых задач, которые требуют вашей любви и внимания.
Мир подкинет вам множество возможностей использовать временной резерв. Если, что маловероятно, вам не нужно будет ничего доделывать, когда придет это время, расслабьтесь и отдохните. Великая катастрофа, вероятно, поджидает за углом, и все будут надеяться, что именно вы справитесь с ней, так что сейчас самое время продолжить читать X-Men[29].
Если вас тянет запланировать резерв в качестве личного времени, не делайте этого. Хотя это время и кажется свободными, это не значит, что вы сможете потратить его на личные дела. На самом деле как раз наоборот – вы оставляете в своем расписании запас времени, чтобы наверстать те упущенные дела, которые иначе отхватили бы кусок вашего личного времени, – и это поможет вам меньше появляться в офисе. Так что ваш временной резерв – это дополнение к личному времени.
Трудности концентрации
Все это подводит нас к вопросу о том, как трудно сосредоточиться. Это момент, когда вы перестаете обманывать себя и принимаете правду о своем рабочем процессе. Ваше сознание любит мультизадачность. Мозг говорит, что ваша работа вынуждает вас заниматься всем сразу. Исследования опровергают эту теорию, так что я буду переходить на личности. Я призываю вас попробовать сохранить концентрацию в течение недели. Придерживайтесь намеченного так же строго, как я тестировал свой КПК в главе о технологиях.
Разделите свою рабочую неделю на административные дни и дни концентрации (дни для души будут призом в случае успешного завершения недели). Распределите все административные и фокусные задачи по соответствующим дням. Сгруппируйте схожие задачи для административных дней и схожие проекты – для дней концентрации. Не забудьте запланировать резервное время. Затем целую неделю на 100 процентов отдавайтесь каждой задаче, до тех пор пока не дойдете до логического завершения. Ведите журнал учета и фиксируйте любые физические измерения объема проделанной работы. Это может быть количество людей, которым вы позвонили, количество заполненных отчетов о расходах, рассортированных бумаг или писем, отправленных потенциальным возлюбленным. Также записывайте, что вы чувствовали в процессе – далась ли вам работа легче, с большим удовольствием и так далее. Заметьте, что если вы хронически совмещаете много задач, то, скорее всего, станете чувствовать дискомфорт первые несколько дней, так как вам будет не хватать вашей привычной «дозы».
В конце недели просмотрите свой журнал. Если вы сделали не так много, проиграли в качестве, получили меньше удовольствия, тогда возвращайтесь к мультизадачности. Однако я уверен, что вы сделаете больше с меньшими усилиями, хотя и представить себе такого не могли. Если я ошибаюсь, то не признаю своей неправоты, но принесу себя в жертву и съем три куска торта из шоколадного мороженого в один присест. Это будет справедливо.
• Уничтожайте отвлекающие факторы, перенося их сначала на бумагу, а затем на специально отведенное время.
• Установите границы и говорите «нет».
• Перестаньте делать все сразу – это не оправдывает себя.
• Сосредоточивайтесь, группируя схожие типы задач или схожее содержание. Выбирайте в зависимости от ситуации.
• Используйте дни концентрации, дни активности и дни для души, чтобы организовать рабочую неделю.
• Группируйте связанные задачи в специально отведенном временном отрезке.
• Никогда не заказывайте муравьев по почте.
Шаг 5
Будьте организованны
Не важно, насколько вы сосредоточены и как систематизировано ваше время, если вы тратите его, роясь в папках, коробках и записных книжках, лихорадочно пытаясь найти номер экстрасенса, от которого надеетесь услышать, как добиться долгожданного продвижения по службе, – потому что в этом случае вы теряете время даром. Если вы неорганизованны, вам приходится запоминать, где находятся нужные вещи, и держать это в голове, что может быть довольно болезненно, когда вы пытаетесь следить за происходящим в любимом реалити-шоу по телевизору. Будучи организованными, вы тратите рабочее время на продуктивные действия, а не ищете инструменты, необходимые для продуктивных действий. Вот почему организованность – пятый по счету и основной шаг на пути к жизни, где работы меньше, а результата больше.
Многие путают понятия «организованность» и «аккуратность». Я не могу назвать себя аккуратным. Уважаемые аккуратисты, ничего личного, но каждый раз, когда вас вижу, то про себя в самых энергичных выражениях критикую ваш гардероб, потому что ужасно завидую – ведь я не могу быть вами. Мне требуется целых девятнадцать недель, чтобы убрать лишнее с глаз долой, и уже три часа спустя мой кабинет выглядит так, словно по нему прошелся ураган. Мой мозг не создан для аккуратности.
К счастью, мой мозг создан для организованности. Организованность – это когда у всего есть свое место и все находится на своих местах, даже то, что не имеет места. Место может обнаружиться в одной из нескольких десятков кип бумаг, заполонивших офис, но когда я знаю, которая кипа бумаг мне нужна, то могу пойти прямиком за тем, что мне нужно, когда это необходимо. В этой главе вы узнаете, как настроить свой мозг на организованность.
Организовать физические предметы просто – с этого мы и начнем. Трюк в том, чтобы суметь быстро привести все в систему, когда кипы бумаг начинают громоздиться друг на друге, – мы научимся с этим справляться. Кроме того, мы познакомимся с инструментами умственной организации. Это позволит справляться с таким количеством дел, что вам придется оправдываться, объясняя коллегам свои сверхчеловеческие способности. Скажите всем, что обрели силу после того, как вас покусала радиоактивная ондатра. Почему-то люди не интересуются деталями. Если же начнут, просто оскальтесь и зафыркайте. В этой главе мы коснемся всего – от наведения порядка в папках с документами до распорядка дня. Я расскажу, как организовать рабочее пространство, многочисленные проекты, процессы, состоящие из множества этапов или зависящие от множества людей, а также мы поговорим об организации времени и путешествий.
Организуйте рабочее пространство
Существует всего один простой принцип организации предметов: найти место для каждого из них. Это может быть кипа бумаг, полка, ящик, зазор между полом и кроватью, шкаф или чулан. Однако я настоятельно рекомендую время от времени избавляться от того, что хранится в чулане. Я люблю использовать стопки. Наводя порядок, я часто в первую очередь помечаю свои стопки с помощью стикеров. Пишите крупными буквами на ярких цветных листках, чтобы ярлыки выглядели симпатично и привлекательно.
Если вы не знаете, куда пристроить какую-то вещь, либо выбросите ее, либо найдите ей место. Если свободного пространства не осталось, избавьтесь от чего-то менее важного, чтобы освободить место. Даже не думайте арендовать склад! Это время и деньги на ветер. И кажется, люди всегда находят там мертвые тела, которые оставили предыдущие съемщики, а это чревато проблемами с законом и раздражающим вниманием СМИ.
Эффективно сортируйте по папкам
Папки – замечательное место для хранения, если речь идет о бумагах, которые там помещаются. Папки идеальны для наведения порядка. Просто положите документ в папку, затем в шкафчик, потом закройте дверку. Вуаля, вы закончили раскладывать бумаги. Но, как и в случае с любой системой организации, вы должны суметь найти то, что однажды спрятали. Убирая вещи, думайте о том, как позже будете их искать.
Я узнал это из своей любимой детской книги From the Mixed up Files of Mrs. Basil E. Frankweiler[30], написанной Элейн Конигсбург.
В книге маленькая девочка Клаудия должна найти документ, доказывающий, что именно Микеланджело – создатель прекрасной статуи ангела, которая хранится в нью-йоркском художественном музее «Метрополитен». У героини есть час времени и комната, до потолка забитая бумагами. Подвох в том, что она не знает, где именно находится доказательство. (Мой друг, большой любитель живописи, обожал эту книгу за то, что дети прячутся в «Метрополитене». Мне она нравилась, потому что там речь шла о стеллажах с документами. Мне на роду было написано стать помешанным на организации. Ну убейте меня.)
Первый секрет успешного распределения по папкам – удачный выбор имени папки. Когда вам нужны определенные документы, важно помнить названия.
Представим, например, что вы злой супергений, намеревающийся захватить мир (наверное, я выдаю свои тайные желания, но будьте ко мне снисходительны). Вы разрабатываете план по созданию машины, с помощью которой устроите Судный день и возьмете мир в заложники. У вас есть и другой план: монополизировать швейный рынок (и больше никакой модной одежды). И конечно, ваш запасной план – создать зомби, которые будут выполнять ваши приказы. Вы можете поместить все эти документы в одну папку, названную «Захват мира». Но это слишком расплывчато. Объясню почему. Представьте, что в продуктовом магазине ваш взгляд упал на банку с суперконцентрированным порошком для оживления зомби. Это склоняет вас к тому, чтобы выбрать зомби-план. Вот вы приходите домой и приступаете к осуществлению своей подлой задумки. Но всякий раз, когда вы достаете папку, вам приходится перебирать записи о бомбах для Судного дня и швейном рынке, смешанные с документами о зомби. Какой бардак!
Проблема в том, что название папки охватывает слишком много. Вам нужны отдельные папки – по одной для каждого плана. Лучше всего было бы завести три папки с тремя названиями: «Механизм для Судного дня», «Захват швейного рынка» и «Создание зомби». Тогда, взяв папку, вы найдете в ней только ту информацию, которая посвящена актуальной для вас теме.
Но не увлекайтесь конкретизацией! Если вы разделите папку «Механизм для Судного дня» на папки «Посмотреть “Доктора Стрейнджлав”[31] для вдохновения», «Идеи по поводу механизма для Судного дня» и «Списки материалов для создания механизма для Судного дня», значит, вы просто «размажете» материалы по многочисленным папкам и потом вам придется достать их все, чтобы сделать хоть что-то. Будьте вполне конкретны, чтобы не включать посторонний материал, и смотрите достаточно широко, чтобы каждая папка содержала все, что вам нужно для работы по теме.
Даже когда ставки не так высоки, как в случае с мировым господством, деление на папки имеет большое значение. Когда я только начинал свой бизнес, у меня была всего одна папка для моего дизайнера. Каждый раз, когда мы работали вместе, все материалы, которыми мы обменивались, направлялись в эту папку. Папка стала толще, чем белка, затаившаяся на ореховой ферме. В конце концов, я справился с этим, заведя свою папку для счетов и по отдельной папке для каждого проекта, где хранились концепции рекламных кампаний, расписания и планы относительно этих проектов.
Отправляя документ на хранение, спросите себя: «Когда он может мне понадобиться?» Потом поинтересуйтесь: «О чем я, скорее всего, подумаю в тот момент?» И разместите документ в соответствии с этим.
Например, я провожу тренинги и выступаю с лекциями. Раньше я складывал записи выступлений в папки с именами своих клиентов. Если лекция называлась «Опра или Якокка: становление сильного лидера» для компании Widgets, то я хранил документ в папке: «Widgets – Опра или Якокка». Пока я работал с Widgets, все было в порядке. Я всегда находил материал.
Прошли годы. Кто-то позвонил мне и сказал: «Я знаю, что ты однажды выступал с лекцией “Опра или Якокка…”. Не мог бы ты прочитать ее в моей компании?» Никто из нас не помнил, где я выступал. В архиве материла не было ни под буквой «О» – Опра, ни под буквой «Л» – лидерство. Ой! Куда же я мог его положить?
Когда мне, скорее всего, понадобится этот документ? Когда позвонят из Widgets и скажут: «Пожалуйста, отправьте нам раздаточный материал с этой лекции». Или если кто-то другой позвонит и скажет: «Можешь прочитать свою лекцию про Опру и Якокку?» Или если кто-то еще позвонит и скажет: «У тебя есть лекции на тему лидерства?» Полагаю, еще этот материал может понадобиться, если спросят: «На какие темы у тебя есть готовые лекции?»
Получается, мне стоит хранить материал в нескольких разделах: под буквой «W» – Widgets, «О» – Опра, «Л» – лидерство и «Г» – готовые лекции. Но иногда клиенты меняют имена в соответствии с текущими задачами, поэтому архивирование под буквой «О» – не лучшая идея, ведь имя может поменяться. Вот мое решение проблемы: папка с лекциями получает заголовок «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». И я приклеиваю к папке Widgets листок c указанием: «Читал для этого клиента лекцию на тему лидерства “Опра или Якокка…”».
Так, все мои лекции хранятся вместе в определенном отделении картотечного ящика. Я знаю, что могу найти материал для выступления, поискав в отделении с обозначением «Готовые лекции». Внутри каждого отделения документы распределены по тематикам, а те следуют друг за другом в алфавитном порядке. В данном случае мне нужен раздел «Лидерство». Вдобавок я пишу на ярлыке название лекции – для тех случаев, когда мне нужно найти материал по его заголовку.
Если вы архивируете документы, которые могут понадобиться, по такому принципу, то работать с ними значительно легче. Давайте резюмируем: систематизируйте материалы согласно тому, когда вам понадобится эта информация и о чем вы станете думать в тот момент. Пусть тема каждой папки будет достаточно широкой, чтобы хранить в ней все, что может вам понадобиться, но и достаточно узкой, чтобы не пришлось продираться сквозь массу постороннего материала. Если у вас есть документы, которые можно отнести сразу к нескольким разделам, используйте метки с иерархией значений, как в моем примере: «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». С помощью клейких листочков делайте перекрестные ссылки на другие места, где может использоваться материал.
У миссис Базиль Франквайлер действительно было доказательство происхождения статуи из музея «Метрополитен». И оно было размещено так, что Клаудия легко могла бы найти его, если бы только она мыслила так же, как миссис Франквайлер. Справилась ли героиня с задачей… что ж, прочитайте книгу и узнайте ответ.
Если сомневаетесь, выбрасывайте
Когда вы понимаете, что не будете использовать что-то в будущем, не кладите это в папку и не складируйте – просто отправьте на свалку. Ваш мозг в ответ поднимет дикий шум. Наше сознание – пережиток тех времен, когда мы жили на деревьях и ели бананы, – любит хранить вещи. Мы эксперты в создании фальшивых доказательств того, что это необходимо. Давайте уничтожим эти оправдания прямо сейчас, чтобы начать наводить порядок.
«Я боюсь, что однажды это может мне понадобиться». Покупая газонокосилку с караоке, вы были уверены, что она вам просто необходима. «Если я избавлюсь от нее, то позже она мне понадобится, – думаете вы, – может быть, я даже умру без нее!» Нет, не умрете. Создайте папку под названием «Выброшенные вещи, которые могут однажды понадобиться». Сфотографируйте любимую газонокосилку, положите снимок в папку, а саму вещь продайте или выбросите. На фотографии запечатлены марка, номер модели и внешний вид. В крайне маловероятном случае, если вам понадобится скосить траву, придите с фотографией в магазин бытовой техники, и вам продадут точно такую же машину – вы и глазом не моргнете. То же самое вы можете проделать даже с книгами. Я читаю книгу, нахожу ее великолепной и избавляюсь. Но не раньше, чем сохраню название и автора в папке «Книги, которые могут снова мне понадобиться». На сегодняшний день я купил повторно не больше трех книг[32].
«Но это дорого мне как память!» Я теряю голову от сантиментов. Этот засушенный в пятом классе цветок, подаренный мне моей одиннадцатилетней возлюбленной, чье имя я даже не могу вспомнить? Конечно, я должен хранить его вечно… Нет! Эмоции – всего лишь оправдание для памяти. Если однажды вас настигнет болезнь Альцгеймера, вы все равно ничего не вспомните. Сфотографируйте и избавьтесь от хлама.
Обязательно храните особенные вещи, но знайте границы. Кукла, которую мама сшила вам собственными руками? Оставьте. Кукла с имитацией всех анатомических подробностей, которую мама вам купила? Скормите ее земляным червям. А если найдете нестираный наряд, сохранившийся со знаменитой вечеринки после выпускного класса? Сожгите его. И не важно, как сильно запах заставит вас ностальгировать по былому. Пригласите друга, который может быть критичным и решительным, и попросите помочь сортировать вещи. Вы не можете доверять такие решения самому себе, потому что слишком привязаны к этим вещам. Пусть к вам приедет друг Брайан из буддийского монастыря, где он учится у далай-ламы. После десяти лет духовной практики он достаточно беспристрастен, чтобы быть объективным.
Вот потенциальные вещи на выброс:
• Любая кипа бумаг, на которую вы не обращали внимания последний год. Попросите друга бегло просмотреть бумаги и достать что-нибудь действительно важное. Находки вас поразят: «Так вот где было уведомление о проверке из налоговой! И все три письма-напоминания тоже. Круто!»
• Старые книги. Любые книги, которые вы не читали несколько лет, отправляются в библиотеку. «101 способ применения дохлой кошки» была уморительным чтивом в ваши шестнадцать. Пора двигаться дальше.
• Коробки, которые вы собирались распаковать, когда въехали сюда пятнадцать лет назад. Если вы откроете их, темные силы ностальгии дадут вам повод все сохранить. Вывезите их прочь. Сейчас.
• Все, что лежит под вашей кроватью и не наделено даром речи.
Вот увидите – очистив немного жизненного пространства, вы почувствуете себя освобожденными, вам будет легче дышать, и вы, кроме прочего, вспомните, какого цвета ваш ковер.
Быстрее убирайте все по местам
Когда вы выбросите ненужные вещи, останется еще одно небольшое дело – разложить все по местам. Так как мы заботимся о том, чтобы работать меньше, давайте будем очень-очень ленивыми. Раскладывайте вещи быстро и легко, немедленно перемещая их туда, где они должны быть. Если что-то прерывает наведение порядка и не может быть убрано на место прямо сейчас, зафиксируйте это на бумаге. В итоге ваши записи станут личным планом порядка в новом мире, где все благополучно отправлено на свои места. А позже вы заставите реальность соответствовать вашему генеральному плану[33].
Читать бесплатно другие книги:
