Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Роббинс Стивер
Чтобы начать раскладывать вещи и быстро наводить порядок, убедитесь, что ваши надежные друзья – блокнот и карандаш – у вас под рукой, и принимайтесь за дело. Представьте, что делаете уборку в квартире перед вечеринкой или наводите порядок в офисе накануне ежегодного подведения итогов. Если место вещи в этой комнате, отложите ее. Вуаля! Вещь действительно на своем месте. Но если вы находитесь в кабинете и подняли тарелку с недоеденным шоколадным пирогом, который живет на полу под рабочим столом, место тарелки в раковине на кухне или в посудомоечной машине (я надеюсь). Пока положите ее прямо у входа. Вы только что положили начало куче под названием «Вещи, которым место в других комнатах». Соберите все документы, которые нужно рассортировать по папкам, на одном углу стола, а позже одним махом распределите их по папкам. И да, ваш тайник с тысячей стикеров, которые уже не помещаются в секретном месте, отправятся в кучу под названием «Вещи, которые нужно вернуть в шкаф с канцтоварами».
В следующий раз, когда вы соберетесь выйти из кабинета, захватите вещи из той кучи, которая относится к комнате, в которую вы направляетесь. Когда придете, положите вещь на законное место. И вот опять вы продвинулись в наведении порядка. Тот же принцип поможет вам быстро навести порядок дома. Вы благополучно раскладываете все по местам, пока… не находите то самое приглашение на ежегодную конференцию специалистов по продажам с последующим маскарадом, которое погребено под разворотом свежего номера журнала «Фермерская техника для землеройных работ и фермеры, которые ею пользуются». Вы знаете, что хотите туда пойти, но совсем не обязательно хранить брошюру, а значит, не нужно убирать ее в папку или откладывать. Нужно просто ее выбросить. Сделайте в блокноте заголовок «Потенциальные дела». Запишите информацию о маскараде и выбросите приглашение. Поступайте так же с любой вещью, которая предполагает какие-то действия в будущем, – как эта страница записей, которую вы только что нашли и хотите вставить в вашу памятку. Записывайте будущие дела независимо от того, знаете вы или нет, когда займетесь ими. Фиксируйте действие, выбрасывайте или откладывайте вещь. Главное, не останавливайтесь. Вот что я имею в виду, когда говорю о решении дел на бумаге. Вы записываете любые потенциально отвлекающие действия, которые должны предпринять, но занимаетесь ими только тогда, когда они не будут отрывать вас от наведения порядка.
Иногда вы станете сталкиваться с делами, которые нужно сделать немедленно. Например, заменить мусорный мешок и выяснить, что у вас нет запасных. Нельзя откладывать покупку мусорных мешков. В противном случае у нынешнего мешка вырастут ноги, и он заживет собственной жизнью. Вы ни в коем случае не должны этого допустить, поэтому сделайте заголовок «Срочные дела» и запишите под ним: «Купить мусорные мешки». В ближайший перерыв идите и делайте эти срочные дела. В этой категории не должно быть ничего, кроме следующих позиций: приобрести мусорные мешки, вынести накопившийся мусор и подкупить швейцара, чтобы он убрал постер, изображающий детей в костюмах джазовых исполнителей, который ваш сослуживец повесил на стене прямо над вашим фикусом.
И напоследок я оставил самое страшное: вещи, не имеющие своего места, с которыми вы не знаете, как поступить. У некоторых вещей просто нет места или практического применения, но вы все равно хотите их сохранить. Например, статуэтка королевы Елизаветы, которую клиент вручил вам в качестве благодарности. Она целиком сделана из макарон и блесток. Вы поставили ее на рабочий стол рядом с приглашением на очередную свадьбу ваших лучших друзей. Статуэтка определенно стоит того, чтобы ее хранить, – но где? Тучи пыли торжественно наблюдают, как вы пять минут ищете для нее место. Вы затормозили уборку, поскольку принятие этого решения сразу снизило скорость процесса.
Когда у вещи нет своего места, но вам все равно нужно быстро убрать ее с глаз долой, просто сложите ее куда-нибудь, добавив в свой учетный лист еще одну категорию – «Заметенное под коврик». Запишите вещь и место, куда вы ее убрали. Закончив с уборкой, пробегитесь по списку и найдите места для всех позиций. Если сразу несколько вещей можно положить в одно место, решите, как управляться с ними, чтобы при следующей уборке облегчить себе задачу. Я заметил, что половину моего списка «Заметенного под коврик» занимают диски Аланис Мориссетт. Позже я купил подставку для CD, и проблема была решена. Все, что вы сделали, – это превратили трудную часть уборки (принятие решений и поиск места для бездомных вещей) в оптимистичный список, просто записав все на бумаге, вместо того чтобы действительно что-то предпринимать. Действия будут потом, а сейчас нужно решить, когда это «потом» наступит.
Занося что-то в список «Заметенного под коврик», назначьте встречу с самим собой, чтобы пройтись по списку и разобраться со всем этим хламом. Добавьте этот пункт в график на административный день и используйте любую мотивирующую уловку, описанную в книге (хотя бы в этой), чтобы наверняка расквитаться со всеми позициями списка.
Когда придет время поднять коврик, чтобы столкнуться с тем, что вы под ним обнаружите, сталкиваться будет практически не с чем. Возьмите список, зачеркните слова «Заметенное под коврик», а вместо них надпишите: «Вещи на выброс». Поздравляю! Вы только что сделали шаг к избавлению от досаждающих вам вещей. У вас есть пятнадцать минут, чтобы просмотреть список и решить, какие из этих вещей спасти и что потом с ними делать. Вы можете найти для них место прямо сейчас или выбросить. Иногда вы не можете пристроить вещь сразу, так как вам нужны дополнительные аксессуары. Например, вы должны купить новую полку для книг, или шкаф для документов, или ударопрочную коробку. В таком случае немедленно запланируйте и занесите поездку в календарь. То, что вам не очень-то хочется этим заниматься, – знак, что вы можете отправить что-бы-то-ни-было прямиком на свалку.
Вы уловили принцип жизненных перемен? Большую часть времени мы смотрим на вещи и решаем, что именно выбросить. Мы делаем это во время уборки. Мы делаем это, разбирая входящую электронную почту. Мы делаем это, разбирая пришедшие к нам документы. «Стоит ли выбрасывать эту ручку, украшенную павлиньим пером? Наверное, нет. Вдруг она мне пригодится». Пока ваш мозг воспринимает вещи как часть жизни, он не хочет от них избавляться[34].
Взамен пошлите в мозг сигнал, будто вы уже все выбросили. Затем предложите мозгу спасти несколько вещей, которые стоит сохранить. Мозг воспринимает «спасение» как кучу работы. «Спасти? То есть нырнуть в ледяную воду и тащить кого-то на берег во время шторма? Ну уж нет! Дайте мне конфеты и пульт дистанционного управления. Сегодня вечером я остаюсь дома». Вдруг выяснится, что сохранить нужно гораздо меньше вещей, чем казалось. Это такой хороший совет, что я повторю его: не оставляйте все подряд, откладывая на выброс только то, от чего хотите избавиться. Выбрасывайте все, спасая лишь те вещи, которые действительно хотите сохранить!
Когда вам предстоит действительно масштабная уборка
Если вам нужно провести по-настоящему большую организационную работу, а времени не хватает, надо разработать новую стратегию наведения порядка – и тогда дело не закончится полуразобранным беспорядком и кучами вещей, ожидающих своего часа, вкупе с великим хаосом, который предшествует уборке. Вместо этого сосредоточьтесь и полностью разделите сортировку вещей и их перекладывание куда бы то ни было. В первую очередь возьмитесь за план сортировки.
Вы не в силах знать, что вам предстоит найти, и поэтому не можете принимать решения по поводу чего бы то ни было заранее. Но вы можете определиться с общими категориями. Потом, когда вы найдете какую-то вещь, решение уже принято. Вы просто берете предмет и действуете по плану.
Предположим, что вам нужно навести порядок в комнате, но через 45 минут у вас очень важная встреча, а работы гораздо больше, чем на 45 минут. Вы видите носки, выглядывающие из-под портфеля. Они подмигивают вам с пола, с письменного стола, с абажура. Носки. Даже не пары носков, а просто носки. «Носки», пожалуй, неплохая категория. Вы можете предварительно определить, что все носки отправляются в большую кучу посреди комнаты. Полностью закончив уборку, вы можете найти каждому носку пару, постирать их и куда-нибудь положить. Вы наметили план сортировки заранее, поэтому, найдя носок, знаете, что с ним делать: положить в кучу. И вы знаете, что потом делать с самой кучей.
Кроме того, повсюду разбросана мелочь. Заранее решите, что ее место – в пластиковой коробке. Мелочь отправляется прямиком в контейнер Tupperware[35]. Когда-нибудь вы доберетесь до гигантской машины для обмена мелочи в продуктовом магазине. Вы дадите ей 2 тысячи долларов по одному центу, а взамен получите 1800 долларов купюрами. Как ни крути, выгодный обмен.
Возможно, вы обложены квитанциями. Только два вида чеков имеют ценность: те, за которые можно получить налоговый вычет или списать на представительские расходы, и те, по которым можно вернуть товар в магазин. Заблаговременно приготовьте два конверта: «чеки с налоговым вычетом» и «чеки для возможного возврата». Любая найденная квитанция отправляется в соответствующий конверт. Те, что не подходят ни к одной категории, вы выбрасываете.
Я описал свои категории вещей. Ваши могут отличаться. Вдруг у вас есть коллекция винтажных сумочек и нужно решить, станет ли частью этой коллекции обеденный контейнер для суши, украшенный стразами, или это просто неудачное последствие обеда с тремя мартини? Заранее принятые решения помогут оптимизировать процесс, поэтому если вы можете посвятить всего 30 минут наведению порядка, который требует двух часов, то вы уже знаете, куда девать вещи, чтобы легко продолжить и закончить это дело, когда у вас появится такая возможность. Вы экономите время, принимая решения лишь однажды, а не по каждому частному случаю. Кроме того, когда все решения уже приняты, вы можете совершить реальные действия в паузы, которые иначе были бы потрачены впустую.
Прежде чем вы приступите непосредственно к уборке, пройдитесь по комнате с блокнотом. Не записывайте отдельные предметы – обозначьте категории вещей, к которым можно применить какой-то общий принцип. Если вы видите то, что ни к чему не подходит, подумайте несколько минут и все же определите категорию, в которую можно отправить этот предмет. У вас получится примерно такой список.
Прежде чем притронуться к чему-либо, решите, что вы собираетесь сделать с каждой категорией вещей. Запишите это, чтобы не хитрить и не делать исключений для вещей, которые исключений не заслуживают.
Затем начинайте действовать. Я использую принцип организации на бумаге для электронной и бумажной почты, сортировки книг, разгребая кучи, которые изжили себя (да, я знаю, в какой стопке то, что мне нужно, но это не значит, что мне известно все содержание данной стопки), приводя в порядок машину, отправляя на склад снаряжение для кемпинга и соотнося виды работ со способностями моих зомби-воинов. Простая хитрость в виде перекладывания трудных решений на бумагу позволяет в два счета сосредоточиться на организации. Наведение порядка становится проще, а время, которое раньше вы тратили на поиски нужных вещей, теперь может быть отведено для чего-то более важного. Например, вы можете стать членом клуба дегустаторов вин, или дегустаторов скотча, или клуба дегустаторов липкого скотча.
Как быстро навести порядок в процессе работы над проектомКак бы мое эго ни противилось это признавать, наступит момент, когда вы перестанете следовать моим великолепным советам по организации и обнаружите, что пытаетесь закончить несколько срочных проектов, находясь в невероятном хаосе из документов, книг, папок, электронных и бумажных писем, голосовых сообщений и других вещей, имеющих отношение к каждому проекту. Так как условлено, что проект должен быть завершен к завтрашнему дню, у вас попросту нет времени послушаться моего совета и тщательно навести порядок. Но вы и не можете закончить работу, когда кругом такой хаос. Секретное оружие в борьбе за порядок очень простое – фильтр.
Если перебирать вещь за вещью, решая, что делать с каждой, это займет у вас вечность и сожжет все умственные силы. К счастью, есть более удачный способ взять то, что вам нужно. Он основан на малоизвестной, но мощной суперсиле вашего мозга – способности к фильтрации. Фильтрация вещей – гораздо более простой процесс, чем сортировка и распределение по категориям. Во время фильтрации мозг сосредоточен на чем-то одном, даже когда на вас обрушился хаос. С ее помощью вы легко спасете положение.
Свалите все, с чем вы сейчас работаете, в одну большую кучу. Думайте о своем проекте, просматривайте кучу и вытаскивайте все, что относится к проекту. Например, настройте свой умственный аппарат на работу с проектом «Кормить домашнего питона Елены, пока она в отпуске». За несколько минут вы можете выделить все необходимое для работы: телефонное сообщение от ветеринара, электронное письмо с напоминанием о графике кормления и живых мышей, которые должны быть скормлены змее. (Мышей найти очень легко. Коробка, в которой они находятся, снабжена картинкой, на которой девочка аккуратно держит мышь, а подпись ниже гласит: «Меня любят». Как это мило!) Оставьте все остальное в неразобранной куче и отфильтруйте только то, что нужно, когда это вам понадобится.
Приведите в порядок свои мысли
Вы сделали еще один шаг к будущему, где меньше работы, приведя в порядок офис и дом. Теперь там уютно, чисто, все на местах, и вам не придется тратить время в поисках нужной ручки. Теперь вы точно знаете, где она, потому что рассортировали все ручки по цвету, диаметру наконечника, типу чернил и толщине стержня (я опять о себе?). Но это еще не все. Предметы не останутся лежать на своих местах, если вы не приведете в порядок мысли, чтобы поддерживать порядок. Самая сложная организационная работа происходит там, где никто этого не видит: в вашей голове. Вы думаете, это ваше рабочее место пребывало в хаосе? Спасибо, что мы не можем видеть, в каком беспорядке находятся наши мысли. На этом фоне захламленный офис выглядит безупречным.
К сожалению, я как раз баловался своими рентгеновскими очками, пытаясь собрать все 24 стороны гиперкуба Рубика, когда взглянул в зеркало. Позже несколько сотен часов психотерапии помогли мне осознать, что мой мозг не создан для одновременного отслеживания большого количества действий.
Однажды, когда я смогу позволить себе помощников, у меня будет бойкий ассистент по имени Окра, который будет держать все в голове вместо меня. А до тех пор я буду использовать подручные средства, чтобы справляться с трудностями жизни в XXI веке. Мое любимое – миллиметровая бумага[37]. Это универсальный инструмент, который помогает в любом деле! Я видел, как с ее помощью намечают план, отслеживают успехи разных команд в игре «Мусорщик идет на охоту»[38], организуют трехдневное интерактивное театральное действо с двумя сотнями участников, регулируют годовые программы в школе йоги и следят, чтобы все восемь близнецов были накормлены и одеты в сухое.
Используйте миллиметровку, чтобы поддерживать порядок
Хотите знать, как именно миллиметровая бумага способна изменить вашу жизнь и помочь поддерживать порядок в делах? Позвольте объяснить, как ею пользуюсь я. Я отвечаю за три студенческих проекта, где участвуют 22 студента, три преподавателя и четыре спонсора, которые сотрудничают с 16 или 17 администраторами по трем разным вопросам. Мне нужно отслеживать эти четыре проекта – что может быть проще?
Дрессировать рыб – вот что может быть проще. Меня легко сбить с толку.
Когда я был маленьким, то отличал маму от папы, потому что у одного из них была борода. Я не был уверен, у кого именно, но хотя бы мог просто их различать.
Все началось легко и просто. Я подготовил описание проекта для первой группы и отправил его. Потом взялся за описание для второй группы, но мне позвонил преподаватель третьей.
Мы обсудили проект его группы, после чего я нечаянно послал описание проекта группы номер два администратору группы номер один.
Потом мне нужно было вернуться ко второму проекту – или это был первый, – чтобы помочь студентам запланировать встречу с их администраторами. Хм, с которыми администраторами? Я думал, что администратор, с которым я только что разговаривал, занимается вторым проектом. Или первым. Или третьим. Или… черт побери!
Вся сложность заключалась в том, что проекты были похожи. Во всех были задействованы студенты, преподаватели, спонсоры и администраторы. Кроме того, мне нужно было делать одно и то же для каждого проекта: подготовить его описание, подготовить администраторов, которые будут общаться со студентами, и связаться со спонсором, чтобы согласовать расписание.
Так как проекты были похожи, я запутался – что уже сделано по каждому из них. Решение пришло в виде моей верной миллиметровой бумаги. Той, у которой одна колонка широкая, а остальные узкие.
В каждой строке я написал названия студенческих групп. Чтобы сохранить конфиденциальность, назовем их «Пантера», «Буйвол» и «Хрюк».
В заголовках к колонкам я указал этапы, которые нужны для работы каждой группы: подготовить описание проекта, подготовить администраторов, утвердить расписание. Этапов было гораздо больше, но суть вы уловили.
Когда определенный этап для конкретной группы оказывался завершен, я просто ставил галочку на пересечении группы и этапа.
Когда преподаватель «Хрюка» прервал телефонный разговор с «Пантерой», во время которого мы обсуждали описание проекта, я мог поставить галочку в клетке на пересечении строки «Хрюк» и колонки «Утверждение расписания», чтобы не забыть и позже не начать делать это заново. Потом, когда я закончил с описанием для «Пантеры», то мог отметить это в соответствующей клетке. Было достаточно одного взгляда, чтобы понять, какие этапы для какой группы еще не завершены.
Иногда приходится отслеживать информацию в режиме «проект за проектом». В этом случае я объединяю несколько колонок и записываю данные прямо на разлинованном листе. Так как у каждой группы свое еженедельное расписание, я создаю колонку с заголовком «Время встречи» и просто записываю время в соответствующей строке.
Я часто составляю такие сетки на замечательной миллиметровой бумаге, о которой говорил выше. Но если вы настолько привязаны к своему компьютеру, что пользуетесь солнцезащитным кремом, дабы защитить свою белоснежную кожу от ожогов, которые может нанести излучаемый монитором свет, то попросту используйте программу для электронных таблиц или текстовый редактор. Но, пожалуйста, сделайте мне одолжение и не тратьте слишком много времени, меняя размеры колонок. Компьютер – инструмент, а не ваш электронный повелитель.
Такие сетки можно использовать не только для работы с проектами, но каждый раз, когда у вас есть один и тот же набор задач, которые вы должны решить при участии других людей.
Если вы задались целью приглашать сотрудников в свой кабинет, чтобы получать их одобрение и возвращать себе уверенность в собственной человеческой ценности, это вы тоже можете организовать с помощью таблицы. Строки будут озаглавлены именами ваших коллег, а колонки – этапами плана построения отношений: встретиться с каждым, найти общие интересы, посоветовать умную книжку, выучить его второе имя, обменяться историями о трудном детстве, а потом у вас будет замечательная беседа в отделе кадров, где вы втроем обсудите недопустимость вмешательства в частную жизнь.
Пример сетки для отслеживания нюансов аренды квартиры
Группа арендаторов могла бы использовать такую сетку, чтобы отслеживать, что им еще нужно сделать для съема квартиры.
Отмеченные клетки в первой колонке относятся ко всей группе, остальные – к отдельным арендаторам.
Используйте готовые формуляры, чтобы систематизировать информацию
Иногда нужно систематизировать больше информации, чем способны вместить простые клетки для галочек. Информации тоже нужно свое место. Ваш мозг способен одновременно удерживать всего от пяти до девяти фактов, поэтому его не назовешь самым удачным местом для хранения информации со множеством нюансов. Когда вы собираете данные о чем-то содержащем множество изменяемых параметров, создайте таблицы для систематизации всех сведений.
В правильной таблице есть место для всей информации, которая понадобится, чтобы выполнить задачу, ради которой она, собственно, создавалась. Это работает как опросный лист: все пробелы напоминают о том, что еще остались данные, которые нужно выяснить, и вместе с тем это памятка о сведениях, которые вам уже удалось добыть. Также это инструмент совершенствования. Когда в процессе использования таблицы выясняется, что не хватает важной информации, вы добавляете графы, и в следующий раз таблица напомнит, что именно вам еще необходимо.
Лучшие таблицы – те, которые вы сделали сами, потому что они идеально отвечают вашим потребностям. Например, когда я еду читать лекцию, то обычно остаюсь в другом городе всего на несколько часов. В первый раз я радостно вскочил в самолет и прибыл в Хобокен[39]… чтобы осознать, что не имею представления, должна ли принимающая сторона встречать меня в аэропорту или мне стоило взять машину напрокат. Я не знал даже, нужно ли мне было идти на ужин, предваряющий выступление, или достаточно было появиться непосредственно перед лекцией.
Вот ключевые особенности создания правильной таблицы:
• Подготовьте место для всей информации, которая, по вашему мнению, пригодится.
• Оставьте немного пустого места для заметок в свободной форме на случай, если что-то вы не предусмотрели. Позже для сведений такого рода можно добавить свои графы к таблице.
• Дайте заголовки для каждой графы, чтобы знать, к чему относится указанная здесь информация. (Знаю, что это кажется очевидным. Подыграйте мне. Раньше, готовясь к поездке, я записывал телефонные номера безо всяких опознавательных знаков. Это номер принимающей стороны? Компании по аренде автомобилей? Отеля? Обозначения для каждой графы спасают положение!)
Постепенно я разработал таблицу, которая позволяет уместить на одной странице всю необходимую мне информацию (см. далее).
Больше всего такие таблицы пригождаются, когда вам нужно систематизировать какую-то информацию снова и снова. Вы можете подготовить таблицы, чтобы контролировать отдельных зомби в своей армии мирового господства, потому что вам необходимо отслеживать одни и те же данные, относящиеся к каждому из нескольких тысяч солдат-зомби. Для однократного мероприятия, такого как монополизация мировой модной индустрии, возможно, полезно будет подготовить одну или две таблицы, но нет необходимости слишком детально разрабатывать их структуру. Если вы однажды захватите господство в мире моды, вам уже не нужно будет делать это снова.
Достаточно объявить конкурента напрочь лишенным вкуса, и вы снова в победителях. Если для рекламной кампании вы захотите позаимствовать мои хипповые футболки, нужно только попросить.
Используйте папки с файлами, чтобы отслеживать жизнь предметов
Таблицы помогают систематизировать информацию. Но как насчет вещей, с которыми связаны все эти дела? Выше мы говорили о папках как местах хранения для документов, которые мы хотим отложить, чтобы вернуться к ним позже. Однако те бумаги, которые находятся в работе, нельзя разместить по архивным папкам, так как они находятся в движении. Вы можете использовать папки разными способами, в том числе чтобы упорядочивать текущие документы. Под текущими документами я подразумеваю те бумаги, которые двигают дело вперед. Как и арендаторам, которые управляются с десятком разных типов бумаг, вам нужен способ содержать все дела в порядке. Часто работа требует управления массой документов. Представьте, что вы школьный учитель, который получает по 125 письменных работ каждый день – по 25 от пяти разных классов. Папки – подходящий инструмент в том числе и для упорядочивания текущих документов. Вы только посмотрите.
Вам нужно произвести действия со всеми письменными работами. Возможно, вы читаете их, оцениваете, пишете комментарии или скармливаете своей собаке (самое время учителям говорить в качестве оправдания: «Моя собака съела твою работу»). Когда вам нужна определенная работа, вы можете задать себе один из следующих вопросов: «Где непроверенные работы, которые нужно оценить?», «Где проверенные работы, которые нужно раздать ученикам?» и «Где работы, которые нужно перепроверить?»
Эти вопросы формируют порядок действий, которые нужно предпринять по отношению к каждой ученической работе. Вы собираете их, затем оцениваете и раздаете. Некоторые работы требуют повторной проверки, поэтому вы перечитываете их, прежде чем вернуть ученикам.
Вот решение: возьмите три папки. Надпишите их: «Оценить», «Раздать» и «Перепроверить». Собрав работы, положите их все в папку «Оценить». Оценив работу, переместите ее в папку «Раздать» или, если считаете, что должны перечитать ее позже, – в папку «Перепроверить».
Теперь вы всегда точно знаете, на какой стадии находится каждая работа, так как она лежит в папке, название которой подсказывает, что вам делать с ее содержимым. Когда вы в рабочем настроении, возьмите папку «Оценить» или «Перепроверить» и приступайте к делу.
Если эти две папки пусты, значит, третья – «Раздать» – полна и находящиеся в ней работы можно вернуть ученикам. Так как вы проверяете работы в пяти классах, вам может понадобиться пять комплектов таких папок – по одному для каждого класса.
Также с помощью папок вы можете вести своих нынешних и потенциальных клиентов. Подготовьте пять папок: «Потенциальные клиенты», «Упущенные клиенты», «Переговоры», «Активные клиенты» и «Бывшие клиенты». Если кто-то звонит или оставляет вам визитку, сохраните их контактные данные и указание цели звонка в папке «Потенциальные клиенты». Используйте для этого целый лист бумаги и прикрепите к нему визитку. Когда вы переходите к обсуждению условий, переместите этот лист в папку «Переговоры». Если клиент срывается, отправляйте информацию о нем в папку «Упущенные клиенты» и по случаю заглядывайте туда, если ситуация будет меняться. В ином случае отправляйте лист в папку «Активные клиенты». Ее можно просматривать для составления списка своих клиентов. Когда дело завершено, информация идет в папку «Бывшие клиенты». В идеальном мире вы отправляете бывшим клиентам элегантные открытки по праздникам и букет цветов на день рождения. Мечтать не вредно.
Эту систему можно использовать, чтобы контролировать любой процесс. Например, при осуществлении нашего исключительно важного проекта мирового господства зомби каждый зомби-новобранец должен пройти несколько этапов. Сначала нужно установить его личность, затем засыпать порошком для оживления. Когда зомби реанимирован, на него нужно воздействовать контролирующим разум облучением, снабдить униформой и отправить выполнять ваши приказы.
Каждый из этих шагов соответствует одной папке. Первая – «Установление личности новобранца» – содержит листы с информацией о каждом зомби. Вторая папка называется «Реанимированные новобранцы». Когда нового зомби засыпали порошком, лист с его персональными данными перемещается из папки «Установление личности» в «Реанимированные». Сейчас во второй папке находятся бумаги для всех зомби, на которых нужно воздействовать облучением для контроля мозга и снабдить униформой. Когда это сделано, вы отправляете персональные данные в папку «Армия активных зомби». И конечно, у вас есть последняя папка – «Использовать на запчасти»: когда активный солдат-зомби растворится в слизи на поле боя, вы сможете предпринять необходимые спасательные работы.
(Кто бы мог подумать, что создание армии зомби окажется таким сложным? Или что правильное использование папок может сделать этот процесс таким простым?)
Когда я работаю над чем-то сложным, то использую папки, чтобы не потерять из виду детали. На внутренней стороне папки я пишу напоминание о следующем шаге (этапе) для бумаг из этой папки. То есть внутри папки «Реанимированные» я… хм… то есть кто-то… может указать: применить лучевую пушку и переместить в папку «Армия активных зомби».
В следующий раз, когда столкнетесь со сложным процессом, упростите его, разбив на этапы и создав свою папку для каждого шага. А если вы учитель, у которого проблемные ученики, просто отправьте их письменные работы в папку «Скормить собаке» – и вы наконец тоже сможете использовать такое оправдание.
Организуйте свои дни
Создание армии зомби – не единственный сложный процесс. Даже ваше тело само по себе каждый день проходит через определенный процесс. И когда это настроенный инструмент, вам удается сделать максимально много в кратчайший срок, организовав работу так, чтобы она делалась легко, когда для этого имеется подходящее время. Поэтому теперь давайте поговорим о том, как организовать ваши дни, чтобы успевать много за минимум времени.
Мы подчиняемся природным ритмам. Одно время суток больше подходит для интенсивной умственной работы, в другое вы более общительны и легки на подъем. Есть и такие периоды, когда вы мало для чего пригодны, кроме сна.
Всем известно, что люди делятся на жаворонков и сов. Я приверженец ночной жизни. Меня явно ожидает многообещающая карьера рок-музыканта. Мы, совы, должны работать в позднее время, когда все вокруг затихает и можно подумать. Но есть и «утренние» люди. Жуть. Один мой босс был типичным жаворонком. Он устраивал служебные совещания по понедельникам в восемь утра. Другие жаворонки приходили бодрыми, улыбающимися и, как всегда, полными сил. Мы их ненавидели.
Все остальные были измотанными и едва могли открыть глаза. И он еще надеялся на наше участие в совещании. Каков шутник! Босс не мог найти лучшего способа застать нас в состоянии физического, эмоционального и умственного истощения. Нам стоило трудов просто держать глаза открытыми, и мы были неспособны ни к какой деятельности. Впрочем, у нас оставались силы мечтать. Мы грезили о том, как встретим босса в темном переулке – ночью, когда мы бодры, а его клонит в сон.
У всех нас есть эмоциональные, физические и умственные циклы. Эти три сферы требуют подзарядки. Организуйте свою работу так, чтобы подпитывать все три составляющие, и у вас появится больше отдыха и больше завершенных дел, чем если вы станете насильно пробиваться вперед.
Мы истощаем свои физические силы стрессом, а восполняем сном и упражнениями. Нам необходимо высыпаться, и сон должен быть полноценным. Также нам нужны физические нагрузки. Нет, печатание на компьютере не считается, поэтому в следующий раз, когда вы соберетесь в киоск за конфетами, идите пешком, а не берите машину. Это для начала.
Наши душевные силы восстанавливаются с помощью положительных эмоций: чувства гармонии и ощущения полноты жизни. В течение дня нас бросает от одной эмоции к другой – так мы реагируем на окружающий мир. Сделайте паузу. Вспомните о том, что для вас важнее всего. Наполнитесь благодатью. Попробуйте хотя бы представить бабочек. Бабочки всегда вызывают у меня улыбку.
Умственная подзарядка происходит во время отдыха, когда мы спим или занимаемся неспешными делами. Вот почему лучшие мысли приходят в душе. Нет, дело вовсе не в ядовитых испарениях, испускаемых плесенью. Просто мозг так устроен: он думает, пока вы занимаетесь чем-то другим.
Посмотрите на свое ежедневное расписание. Отнесите все дела и встречи к одной из трех категорий: физической, эмоциональной или умственной. Определите, что делает каждая задача – тратит или восполняет энергию. Поставьте напротив «—», если эта деятельность требует затрат, «0», если задача нейтральна, и «+», если это занятие помогает восстановить силы. Например, работа с подростками может быть отдыхом для ума, но истощает запасы физических и душевных сил.
Теперь обратите внимание на время суток. Соответствуют ли часы, на которые назначены дела, вашим ритмам?
Пересмотрите свой график так, чтобы каждая задача выполнялась в наиболее подходящее для этого время. Возможно, будет лучше перенести телефонные звонки с полудня на утро? Или тренировка в три часа дня имеет больше смысла, учитывая, что именно в это время вам нужно восстановить умственные и душевные ресурсы. Подстраивайте расписание под свои природные ритмы, чтобы энергия равномерно и свободно текла в течение всего дня. Таким образом, вы будете полны сил, выполняя каждую из задач. Вы начнете справляться с делами быстрее, и качество работы вырастет.
Когда вы организованны, вам попросту не нужно делать работу, связанную с поиском и систематизацией чего бы то ни было. Вы знаете, что где находится и что нужно с этим сделать – не важно, идет ли речь об офисе, текущих проектах, ежедневных природных циклах или документах на новобранцев вашей армии зомби. Вы можете наводить порядок с помощью миллиметровой бумаги, таблиц, а также записывая те действия, которые заняли бы слишком много времени, возьмись вы их сразу выполнять. Прошли времена, когда вы переворачивали вверх дном ящик стола или перебирали клочки бумаги. Теперь, когда все на своих местах, вы работаете меньше. Вся работа, которую вы выполняете, по-настоящему приближает вас к целям. В следующих главах мы разберемся, как делать больше, оптимизируя процессы, привлекая других людей и добиваясь максимального результата при минимальных затратах, чтобы вы еще более ловко справлялись с делами.
• Ключ к наведению порядка в вещах в том, чтобы найти место для каждого предмета и держать все на своих местах. Если у вещи нет места, либо выбросите ее, либо придумайте место.
• Распределяйте бумаги по папкам, думая о том, как вы собираетесь их найти.
• Для более быстрого наведения порядка в вещах запишите все, что нужно сделать, на бумаге, а затем уберите все по местам в один заход.
• Упорядочивайте свои мысли и нужную информацию с помощью миллиметровой бумаги, сеток и таблиц.
• Планируйте каждый день в соответствии со своими биологическими часами.
Шаг 6
Перестаньте разбрасываться временем
На данный момент вы уже знаете свое жизненное предназначение, закрыли невообразимо-важную-страницу в социальной сети и выключили свой телефон, исключили внешние отвлекающие факторы, сосредоточились и теперь действительно можете заняться работой. Что же еще может пойти не так?
Что ж, если у нас с вами есть что-то общее, вы можете закрыться в одиночестве в комнате, где нет ничего, кроме работы, которую нужно сделать, и трудиться до изнеможения, но при этом все равно видеть, что работаете больше, а успеваете столько же. Проблема в том, что даже при полной концентрации вы можете попусту тратить время, и тут наступает время для шага номер шесть.
Существует несколько простых способов тратить время. Вы можете заниматься тем, что считаете работой, хотя это и не работа вовсе. Можете делать то, что не обеспечивает наилучшей отдачи. Можете увлечься, делая гораздо больше, чем требуется. Вы можете принимать решения, которые потребуют в десять раз больше времени на исполнение, чем нужно. И вы можете застрять из-за элементарных преград на вашем пути, которые никак не удается преодолеть.
В этой главе мы прорвемся через все перечисленные пожиратели времени. Когда вы будете готовы двигаться вперед, то сможете завершать больше дел и добиваться большего прогресса ценой гораздо меньших усилий.
Убедитесь, что то, чем вы занимаетесь, – действительно работа
Иногда то, что мы называем работой, является ею сегодня, но перестает быть завтра. Со временем работа меняется. То, что сегодня – работа, завтра – потеря времени. Когда в 1950-е годы Уоррен Баффетт начал предпринимательскую деятельность, вложение 10 тысяч долларов было для него серьезным решением. Теперь, когда на его фоне богатейший из богатых выглядит бедняком, любая сделка, связанная с суммой меньше нескольких сотен миллионов (если не биллионов) долларов, – не лучшая трата его времени. Он не стал бы воспринимать вложение размером в 10 тысяч долларов как работу. По его мнению, это одна из форм легкомыслия.
Работа – это любое занятие, которое наилучшим образом соответствует вашим целям на сегодняшний день. На вашем первом рабочем месте не требующая больших умственных затрат проверка документов с последующей сортировкой их между папкой А и папкой Б – возможно, большя часть работы. Но как только вас заметит президент компании, отвечающий за работу с заместителями, вас повысят до менеджера. Перейдя на эту позицию, вы решите, что лучше кому-то другому заниматься бумажками, а ваше самое работоспособное время стоит посвятить уточнению целей команды, приведению действий в соответствие со сверхзадачами компании и контролю над тем, чтобы у ваших прямых подчиненных было все, что им нужно для работы. То, что на предыдущем месте вы называли «странной чепухой, которой менеджеры занимаются весь день», теперь вы называете работой. Если работа меняется, а вы – нет, вы будете тратить время, перепроверяя документы, вместо того чтобы прояснять цели, общаться и пасти своих подчиненных, которые ведут себя как кошки, – именно это должно составлять основную часть вашего рабочего дня. Дальше, если вы хотите закончить работу, вам придется пожертвовать для этого личным временем.
Между тем прежняя работа должна быть сделана. Но только вы должны разучиться ее делать. Прежде чем разучитесь, научите этому кого-то другого. Тогда его сегодняшняя работа станет вашей вчерашней, а вы сможете сосредоточиться сегодня на сегодняшней работе, чтобы завтра делать завтрашнюю сегодняшнюю работу, и ваше завтра будет посвящено тому, что позже станет вчерашней сегодняшней работой. Это так просто!
При появлении любой новой работы всегда надо заново определять, что значит для вас работать. То, что было работой на предыдущем месте, возможно, уже теперь перестало ею быть, если только это не часть ваших новых обязанностей. Если старая работа не делается и вы хотите это исправить, лучшее решение – найти того, кто этим займется.
Используйте принцип 80/20, чтобы перестать разбрасываться временем
Просто заниматься сегодняшней работой недостаточно. Продолжать работать и делать что-то, но работать меньше означает выбирать те задачи, решение которых наиболее важно для достижения ваших целей. Бернис отвечает за подготовку нашего ежегодного совещания руководителей. У нее тонкий дизайнерский вкус и обаяние, которое только усиливается, если она регулярно пользуется ополаскивателем для рта. Она создана для организации мероприятий. К сожалению, Бернис обожает заниматься флористикой и не слишком увлекается сложной организацией авиаперелетов для участников совещания. Украшение помещения цветами – действительно часть необходимой работы. Но собрать руководителей на совещание важнее. Не будьте Бернис! Направляйте свои силы на самое главное, используя закон 80/20.
Чтобы показать, почему этот принцип важен, давайте присмотримся к успеху Home Shopping Network[40]. Этот бизнес остается прибыльным вовсе не благодаря среднестатистическим покупателям вроде меня – я всего лишь покупаю украшение для волос с искусственными бриллиантами раз в пару лет. Их доход держится за счет маленькой группы людей, которые покупают сотни вещей каждую неделю. Если эта компания хочет сбыть свой продукт, сеть должна перестать думать обо мне и моих украшениях для волос (это трудно, я знаю) и тратить время на обдумывание способа продать очередную собачью подстилку милой Бернис, у которой их уже семнадцать – самых разных расцветок.
У этого принципа есть имя. Он называется законом 80/20, или принципом Парето, суть которого состоит в том, что большинство событий вызвано минимальным количеством причин. Несколько покупателей обеспечивают большую часть вашей прибыли. Ваши лучшие сотрудники делают столько же, сколько все остальные вместе взятые. И скорее всего, ваше ощущение счастья и понимание смысла жизни обусловливается малой долей того, как вы проводите свое время.
Это хорошая новость! Это означает, что, когда вы смотрите на свой жизненный план (или даже просто на текущие рабочие цели), большая часть прогресса обеспечивается всего лишь несколькими действиями. Если вы можете определить эти самые важные действия, то просто посвящайте им больше времени, а разной суете – меньше. Тем, кто помешан на цифрах, предлагаю следующий расклад: представьте, что 20 процентов вашей деятельности приносит 80 процентов результата. Если вы увеличите вдвое время, которое отводите на эти самые блестящие действия и перестанете делать все остальное, то начнете работать всего 40 процентов своего времени, получая 160 процентов результатов, которые привыкли получать. Это и есть работать меньше, а успевать больше! Определение ваших собственных лучших 20 процентов зависит от того, чем вы занимаетесь.
Вы можете вычислить эти наиважнейшие 20 процентов, записывая, на что тратите время, анализируя свои действия, рисуя графики и делая многое из того, что впечатлило бы учителя, который преподавал вам в девятом классе. Оставьте это. Готов побиться об заклад: вам достаточно подумать в течение пяти минут, чтобы перечислить свои ключевые действия. Заполните таблицу.
Теперь больше занимайтесь делами из первой и второй колонок и меньше – из третьей. Да, перестать растрачивать время впустую действительно настолько просто.
Не тратьте время на перфекционизм
Будучи большим умником, я смог найти способы попусту тратить время, даже когда не занимался ничем, кроме своих важнейших 20 процентов. Мой главный сжигатель времени – перфекционизм. Говорят, лучшее – враг хорошего. Босс однажды сказал мне: «Ты тратишь большую часть своего времени, повышая качество работы с восьмидесяти до девяноста восьми процентов, в то время как другие были бы довольны семьюдесятью процентами». Я понимаю, что он имел в виду, но ничего не могу с собой поделать. Я слаб. Я люблю совершенство. Однажды я участвовал в параде зомби. Две сотни людей, одетых соответственно, тащились по городским улицам, брали на абордаж автобусы, кряхтели в окна ресторанов и вообще вели себя как зомби.
Я хотел идеальный костюм! Это означало грим. И сшитую на заказ одежду с эффектом гниения. Возможно, это даже значило попасть на кладбище, чтобы найти одежду, снятую с реального мертвеца. Оказывается, вторжение на кладбище преследуется законом (а кто знал?), поэтому я оказался в безвыходном положении, не говоря уже о том, что время поджимало.
Затем я вспомнил о таком понятии, как «нормально». Ради всего святого, это парад зомби! «Нормальным» считалось использовать испорченные овощи, рваные джинсы, томатный оус и что-нибудь липкое и зеленое. В качестве липкого и зеленого я выбрал зеленую маску для лица, которая увлажняет кожу, хотя я и добивался эффекта ее отмирания. (Если говорить об убийстве двух зайцев одним выстрелом, то увлажнение – один из зайцев.)
Было интересно фантазировать о том, до какого уровня я могу опустить «нормально». Прокатит ли прийти в образе зомби, которому два дня от роду и который еще не начал разлагаться? Может быть, я могу просто купить резиновую маску, изображающую политика? Люди сразу подумают, что я некое подобие дьявола из преисподней.
Перфекционизм влияет не только на участие в параде зомби. Я видел людей, которые тратили целый уик-энд, форматируя презентацию, чтобы добиться идеальных фонов с идеальными анимационными эффектами на идеальных переходах между слайдами. Да ладно, кого это волнует? «Презентация должна быть идеальной для правления директоров». Будьте реалистами. Правление директоров заботит содержание. Они знают, как добавлять эффекты, но не знают деталей жизни вашего отдела. Перфекционизм высасывает время, заставляя вас работать больше, и единственный человек, который выигрывает от этого, – владелец компании, написавшей программное обеспечение для презентаций. И он уже получил достаточно, вам так не кажется?
Вашим презентациям и отчетам не нужно идеальное оформление. Дизайну вашего продукта не нужно быть идеальным, достаточно быть лучше, чем у конкурентов. Ваша электронная таблица должна содержать не 10 тысяч ячеек, просчитывающих все возможные конфигурации ваших данных, а только те конфигурации, которые имеют значение для вашего движения вперед.
Теперь вы согласны, что можете понизить свои ожидания с отметки «идеально» до отметки «нормально». Но кто определяет это «нормально»?
Если вы создаете продукт или предоставляете услугу, уровень нормальности определяют ваши покупатели. Ради этого и существует анализ рынка.
Если вы хотите делать нормальную работу, чтобы вас повысили, то параметры нормальности определяет ваш босс. Правда в том, что ваш руководитель может считать нормальным не то, что принято в компании. Я, однако, дипломатически избегу откровенных дискуссий на тему корпоративной политики и вместо этого предположу, что ваш всезнающий великодушный босс с радостью поможет вам понять, как делать нормальную работу.
Только не допускайте, чтобы он узнал, что вы остановились на уровне «нормально». Лучше поинтересуйтесь: «Какие решающие задачи обязательно должны быть выполнены? Задачи, от которых мы не откажемся, даже если будем сильно отставать от графика?» Это простой вопрос о приоритетах. Ваш босс с удовольствием ответит (правда, если он никогда не задумывался над этим, то почувствует с вашей стороны угрозу и уволит вас, чтобы избавиться от этого неприятного ощущения). Так вы узнаете, из чего состоит понятие «нормально», и поэтому сможете расслабиться, как только начнете соответствовать «нормальным» требованиям.
Теперь, когда вы определили, что именно нормально для вашей работы, настало время постепенно опускать до этой планки экстраперфекционизм, который вынуждает вас работать больше без пользы. Начните искать, в чем вы пытаетесь добиться совершенства. Неугомонно форматируете документы? Не знаете меры в общественной деятельности? Пытаетесь быть идеальным боссом? Киваете, расшаркиваетесь и говорите «да», даже когда хотите сказать «нет», пытаясь таким образом быть идеальным сотрудником? Перечислите все области, в которых стремитесь к совершенству. Спросите себя, что было бы «нормальным» в каждой сфере. Затем обдумайте, как вы будете это делать. Пусть вам поможет таблица наподобие этой.
Принимайте решения быстрее с абсолютными списками
Теперь, когда вы работаете меньше, остановившись на нормальном качестве работы, давайте опустимся на один уровень ниже и найдем суперлегкий способ определять, нормально ли то, что мы делаем. Позвольте мне представить вам абсолютные списки[41]. Они существуют в двух вариантах: «да» и «нет». Список абсолютных «да» содержит перечень качеств, которые позволяют автоматически принять положительное решение. Список быстро сообщает вам, что можно считать нормальным.
Например, мне нужна новая машина. Я решаю заранее, что, если она стоит меньше 15 тысяч долларов, сопровождается гарантией на пробег в 160 тысяч километров, проходит на одном галлоне[42] более 56 километров и украшена изображением Элвиса больше чем в натуральную величину, я куплю ее без вопросов. (Вам, возможно, захочется спросить, для чего кто-либо станет рисовать Элвиса на своем автомобиле. А у меня вот такого вопроса не возникает.)
Это мой список абсолютных «да». Если что-то соответствует всем позициям списка, то я автоматически отвечаю «да». Я принимаюсь действовать и продолжаю двигаться вперед. Могут быть и такие вещи, на которые я соглашаюсь, даже когда они не соответствуют списку, но все же список гарантированно сокращает мой путь к положительному ответу. Все, что подпадает под него, мгновенно позволяет мне двигаться дальше[43]. Это заметно упрощает жизнь. Мне не нужно тратить много времени на вещи, которые находятся в зоне неопределенности. Если это не абсолютное «да», тогда это «нет».
Вы можете использовать списки абсолютных «да», чтобы быстро распознать, когда стоит серьезно задуматься о потенциальной финансовой сделке. Вы можете создавать такие списки, чтобы оценивать кандидатов для работы, выбирать поставщиков, определять целевых потребителей, а также партнеров, компании или руководителей, с которыми хотели бы работать. Например, если вы одержимы идеей космических полетов и хотите получить шанс однажды стать астронавтом, ваш список абсолютных «да» может включать «возможность отправиться на Луну». Если вы одержимы космическими полетами и домашней уборкой, то можете включить «возможность отправиться на Луну и по прилете навести там порядок».
Давным-давно, получив десяток предложений о работе, вы могли начать панически бросаться от одного к другому. Вы нарисовали бы карту, взвесили все за и против и стали бы принимать решение в мучительном перенапряжении. Имея список абсолютных «да», вы быстро просмотрите его и поймете, что четыре предложенные работы подразумевают космические полеты и домашнюю уборку. Так как все они претенденты на положительный ответ, вы можете просто бросить четырехгранную игральную кость, чтобы сделать окончательный выбор. Решение, на которое могли потребоваться недели, будет принято в считаные минуты.
Мы чаще всего рассматриваем множество вариантов, прежде чем сделать выбор. Так как мы отвечаем «нет» чаще, чем «да», список абсолютных «нет» тоже может помочь. Этот список включает параметры, которые мгновенно определяют непригодность варианта.
Это явление, радикально отличающееся от списка абсолютных «да». Иногда вы можете не знать точно, чего именно хотите от работы, но вы точно знаете, что не выносите люминесцентные лампы. Список абсолютных «да», включающий пункт «сбалансированное освещение лампами накаливания», не поможет. В офисе может быть одна лампа накаливания в комнате ожидания для клиентов и дьявольский душераздирающий люминесцентный свет во всех остальных помещениях. Однако «никаких ламп дневного света» – это абсолютное «нет». Если в работе встречается ваше абсолютное «нет», поблагодарите за предоставленную возможность сотрудничества и с криком бегите в противоположном направлении так быстро, как только можете.
Примените свои списки абсолютных «да» и «нет» вместе. Например, когда ваши друзья (родные, бойскаутская группа, шведская семья) решают взять напрокат фильм, это легко может закончиться тем, что вы весь вечер будете спорить, что посмотреть. Пресеките это, составив абсолютные списки для вашей компании, чтобы быстро отсеивать варианты. Просто запишите абсолютные «нет» каждого участника. В абсолютные «да» включите только те критерии, с которыми согласны все. Вместо того чтобы вести двухчасовую дискуссию, возьмите свои абсолютные списки и откажитесь от всех фильмов, которые подпадают под абсолютные «нет». Если какие-то картины соответствуют абсолютным «да», выбирайте их. В ином случае продолжайте обсуждать, но к этому моменту вы уже за считаные минуты исключите все фильмы, не претендующие на ваше внимание.
Ваши абсолютные списки пригодятся, когда вы будете принимать любого рода сложные решения, с которыми сталкиваетесь в профессиональной жизни, в том числе:
• браться или нет за новый проект;
• стоит ли нанимать потенциального нового члена команды;
• задерживаться ли в офисе допоздна, чтобы поработать над проектом;
• на какие внешние отвлекающие факторы немедленно отреагировать (я голосую за «никакие, кроме вопросов жизни и смерти»);
• стоит ли тратить деньги на мероприятия для укрепления морального духа;
• нужно ли тратить деньги на мероприятия делового характера.
Вот как вы можете использовать абсолютные списки, принимая решение по поводу бизнес-мероприятия.
Вы также можете составить абсолютные списки в сфере личной жизни:
• принять ли приглашение на свидание;
• какой выбрать автомобиль;
• какую выбрать школу для своих детей или для себя.
Что происходит, когда вопрос, над которым вы размышляете, относится одновременно и к абсолютным «да», и к абсолютным «нет»? В этом случае вам нужно поразмышлять еще. Единственного ответа не существует. Если вы получаете возможность мести Луну в костюме космонавта с люминесцентной подсветкой, нужно решить, можно ли считать абсолютное «да» уборке лунного ландшафта более или менее важным относительно вашего желания заниматься этим при мягком освещении.
Только помните, что со временем вы меняетесь. Когда-то маркетинг и продажи пугали меня. Любая работа, подразумевающая продажи, была абсолютным «нет». После нескольких лет работы на себя мы с продажами примирились, и они выпали из списка абсолютных «нет». Время от времени перечитывайте списки, чтобы убедиться, что они по-прежнему верны. Хорошо продуманные абсолютные списки помогают принимать лучшие решения намного быстрее, и поэтому вы можете приступать к действиям, вместо того чтобы тратить время на раздумья.
Не принимайте во внимание все доступные варианты
Абсолютные списки помогают нам сохранить настрой на «нормальный» результат, и поэтому мы можем быстро отсеивать неудачные варианты или сразу обращать внимание на удачные. Но они не помогают в случае другого мощного пожирателя времени: когда вы застряли, выбирая между вариантами. Чем богаче выбор, тем сильнее мы парализованы, принимая решение. Мы чувствуем себя ошарашенными и не выбираем ничего. Кажется, с тремя вариантами большинство из нас способно справиться.
В качестве доказательства попробуйте купить крем для бритья. Вы найдете крем для чувствительной кожи, крем с экстрактом алоэ, увлажняющий крем, крем-гель, пену для бритья и маленькие кусочки мыла. Вы найдете также бритвенный крем для прыщавых подростков, крем для монахов, принявших постриг, крем, который может использоваться под действием ускорения, и крем, предназначенный специально для разных частей тела. Я хочу их все! Я хочу, чтобы моя кожа была увлажнена и покрыта гелем, пеной и алоэ. Но такого варианта не существует. Взять первое попавшееся – тоже не лучший вариант. Может оказаться, что вы купили ярко оформленный флакон спрей-краски для волос. Ой.
А теперь представьте себе мир, в котором есть только три варианта крема для бритья: красный, синий и желтый. Я выбираю синий, потому что это мой любимый цвет, и от радости у меня по телу бегут мурашки.
Вы тоже можете испытать, как бегут мурашки, – и не только при покупке крема для бритья. Встав перед избыточным выбором, найдите способы ограничить возможные варианты.
Примите для себя предварительное решение. Просто сделайте это, и тогда вы сможете игнорировать множество других возможностей. Да, быстрое решение подразумевает, что вы можете упустить идеальный вариант. Не обращайте на это внимания. Смысл жизни не в совершенстве, а в том, чтобы жить вне стен торгового центра.
В следующий раз, когда вы отправитесь за кремом для бритья, или лазерным принтером, или обложкой для портфолио, или гелевой ручкой, ищите только на верхней полке. Игнорируйте все остальное. Необоснованно? Да. Но это сужает ассортимент, и принять решение становится легче.
Или определите важный критерий: вы купите только такие папки, которые продаются комплектами по восемь цветов в каждом, и отбросите все остальное. Я очень просто выбираю бумагу для принтера. Покупаю переработанную бумагу плотностью 90 граммов на квадратный метр. Вуаля! Мои варианты сводятся к одной или двум маркам, так как большинство брендов не предлагают бумагу, которая была бы одновременно и переработанной, и 90-граммовой.
Я покупаю машину. Я решаю ограничить свой выбор «разумным» расходом топлива. Так как в моем понимании рамки «разумного» начинаются от 56 километров на галлон бензина, количество возможных вариантов заметно сужается. На работе я выбираю разработчика, который переделал бы наш сайт, из 200 предложений, присланных через форму сайта. Для себя я решаю, что буду рассматривать только те предложения, в которых учтены требования, о которых мы заявили. (Если человек не может соответствовать элементарным требованиям, каковы шансы, что он сделает такой сайт, который нам нужен?)
Ограничение выбора может действительно пригодиться, когда вы ищете новую работу. Соискатели говорят: «Я просто хочу работу, на которой буду выкладываться и за которую хорошо платят». Рассматривая столь широкую сеть возможностей, человек входит в ступор, потому что перед ним открыто слишком много дорог.
Часто значение имеют всего несколько параметров: сфера деятельности, должностные обязанности, город и особенности корпоративной культуры. Некоторых не волнует ничего из этого, они просто хотят работу. Других интересует место, но не область деятельности. А для третьих важны сфера, обязанности и город.
Принять решение можно, только когда задан определенный ориентир, согласно которому происходит произвольный выбор. Например, если все, что вам важно, – это жить в Балтиморе, все равно определите сферу деятельности и ищите внутри этой области, тогда выбор дастся намного легче. И если вы не найдете ничего подходящего, то можете задать другую сферу. Чем больше ограничений, тем легче двигаться вперед.
Подумайте о выборе, в котором вы застопорились из-за количества вариантов.
Определите параметры выбора. При поиске работы это могут быть географическое положение, сфера деятельности, функциональные обязанности. При покупке машины – цена, расход топлива и внешняя привлекательность. При выборе проекта – люди, с которыми придется работать, загруженность, то, насколько проект приблизит вас к вашим целям (желаемое соотношение уменьшенных затрат и полученного результата) и сколько насекомых станет есть вашу еду одновременно с вами, если вы займетесь проектом в деревне.
Произвольно выберите некоторые параметры. Используйте те, что ограничивают количество возможных вариантов. Например, вы должны рассматривать только те автомобили, за рулем которых сидели горячие кинозвезды из боевиков 1980-х годов. Теперь делайте выбор в рамках этих четких условий.
Если ни один из вариантов не подходит, поменяйте произвольные критерии и попробуйте снова. Может быть, на этот раз вы отбросите внешнюю привлекательность и вместо этого сконцентрируетесь на расходе топлива. Здесь вам помогут абсолютные списки, так как они созданы для того, чтобы легко и быстро сузить количество вариантов. Ограничивая свой выбор и не рассматривая каждую из возможностей, вы сделаете принятие решений проще и сможете двигаться вперед.
Не растрачивайте время на пустяки
К настоящему моменту мы сосредоточились на важнейших 20 процентах, которые имеют наибольшее значение. Незначительные вещи – оставшиеся 80 процентов – тоже имеют значение, хотя и не дают результатов. Это может казаться очевидным, но на деле действительно важно. Отчеты о доходах должны быть составлены, документы подшиты, степлеры заряжены скобами. Хотя эти дела не продвигают вас вперед, они станут тянуть назад, если ими пренебречь. Мелкие задачи тоже имеют значение.
Представьте красивые старинные часы с тысячами вращающихся шестеренок и маленькими рычажками. Откройте крышку и засуньте в механизм веточку. Бум! Часы остановились. Но одного взгляда внутрь достаточно, чтобы обнаружить веточку. Это очевидная проблема. Выньте ее – и все заработает.
Теперь откройте часы и насыпьте горсть муки. Часы остановятся, но все, что мы увидим внутри, – это мука. Нужно почистить каждый уголок и каждую щель отдельно. Горсть муки нанесет механизму больший ущерб, чем целая палочка.
В вашей жизни есть важные вещи. Вас похищают инопланетяне, используют в медицинских экспериментах и возвращают в виде андроида. Это реальная проблема. Менее очевидная проблема – мелкие неприятности. Держатель клейкой ленты намертво приклеился к столу – да, с ними это случается. Бухгалтерия сделала ошибку в вашем имени на зарплатном чеке, и это раздражает вас каждый раз, когда приходит чек.
Каждая ситуация в отдельности – не такая уж проблема, но в совокупности они сильно вас тормозят. Они замедляют ваше движение, отнимают по кусочку внимания и становятся постоянными маленькими отвлекающими факторами, которые выбивают вас из колеи. В мире коучинга это называется «допустимые отклонения», потому что… вы допускаете их. Они не так невыносимы, чтобы их устранять, поэтому вы просто терпите, не осознавая, что, собравшись вместе, они действуют как зыбучий песок. Но если вы уничтожите их, то сможете свободно бежать через поле маргариток. А кто не хотел бы этого?
Решение простое: полное уничтожение. Примените это на деле.
Перечислите десять вещей, которые вы терпите последнее время. Запишите мелкие проблемы. Ваши родители только что позвонили, чтобы сообщить, что переезжают к вам? Это не допустимое отклонение – это одно из тех событий, которые заставляют вас уйти в тень и поменять паспорт. Я же говорю о мелочах.
• Возьмите свой календарь. Распланируйте следующие десять дней. Каждый день занимайтесь одним допустимым отклонением.
• Когда десять дней закончатся, обратите внимание, насколько легче вам живется.
• Повторяйте упражнение до тех пор, пока не устраните все, что вы терпите.
Правило номер один в экономии времени: будьте готовы ко всему
Одно из моих личных допустимых отклонений – тоже чудовищный расточитель времени: я постоянно гоняюсь за мелочами – такими, как провод для зарядки сотового телефона или бальзам для губ. Я потратил несколько недель своей жизни в поисках бальзама для губ. Не в магазинах, а в моем пиджаке. Незадолго до официального мероприятия по сбору средств с участием VIP-персон я понял, что мои губы похожи на пергамент. Если они заметят это, я навсегда буду изгнан из общества, поэтому я ухожу с работы раньше, чтобы помчаться домой, молясь на бальзам для губ. Вместо того чтобы использовать последние 30 минут рабочего дня на завершение запоминающегося рекламного текста для сайта, я зациклился на вишневой гигиенической помаде. Завтра мне понадобится полчаса, чтобы снова войти в работу, и быстрое обновление сайта, которое должно было занять 30 минут, теперь займет час – это если не считать времени, потраченного на пробежку за бальзамом. Это не значит работать меньше!
Я трачу целую вечность на поиск мелочей. Как человеку, помешанному на канцелярских принадлежностях, мне необходимо брать с собой в поездки ручки: с синей пастой для подписания договоров, с черной – для списка дел, с красной – на случай, если кто-то попросит поставить оценку за домашнюю работу. И не забываем про механический карандаш с грифелем 0,5 мм, чтобы записать то, что может потребоваться стереть.
Когда вам нужны какие-то вещи во многих разных местах, чтобы не забывать носить их с собой, купите несколько штук. На моем рабочем столе, в сумке, в блокноте всегда есть запасные ручки. Я держу зонтики на работе, дома, в машине, в шкафчике в спортзале, у входной двери и у рабочего стола. Я покупаю их в магазине с супернизкими ценами по три доллара за штуку. Я покупаю сразу десять и всегда выхожу сухим из воды. Огнетушители висят в шаговой доступности на каждом этаже. В шкафчике в спортзале у меня сменные носки, шорты, футболки и даже нижнее белье. (Нет, холостяки, одна пара белья не может служить три недели. Стирайте чаще!)
Вспомните о мелочах, которые вы постоянно забываете носить с собой повсюду, и прикупите еще. Мой офис и рабочее место набиты множеством стикеров, скрепок и даже дополнительными экземплярами любимых настольных книг. Блокноты – в изобилии. И списки телефонных номеров! Не стоит забывать о копиях моих телефонных списков, которые живут в телефоне, в рюкзаке, в ящике стола и на магнитной доске.
Меня сводила с ума необходимость помнить о том, что надо брать с собой зарядное устройство для телефона в те дни, когда я знал, что постоянно буду им пользоваться. Потом я купил зарядники в машину, спальню, гостиную и офис. Где бы ни был мой телефон, он знает, что пища неподалеку (однако не забывайте выключать адаптеры питания из сети – они потребляют энергию, даже когда телефон не подсоединен).
С запасными вещами мне никогда не приходится неожиданно прерывать работу, чтобы совершить незапланированный поход в магазин за какой-нибудь мелочью. Когда я в рабочем процессе, все, что мне требуется, есть у меня под рукой.
Небольшой предусмотрительности и поездки по магазинам, которую мне все равно пришлось бы совершить, достаточно, чтобы повсюду, где я нахожусь, были все необходимые ресурсы и я мог бы работать быстрее.
Когда вы напрасно тратите время, то попросту разбрасываетесь своей работой. Когда вы проводите время за многопользовательской фантастической приключенческой онлайн-игрой, то знаете, что теряете время. И это зависит только от вас. Научившись определять свои продуктивные 20 процентов, которые дают больше всего результата, избавляясь от ненужного перфекционизма и уничтожая все мелкие расточители времени, вы можете избежать пробуксовки и направите энергию на то, что обернется реальными результатами.
Не тратьте время на встречи
Мы обсудили основные принципы экономии времени, но существует одна особенная коварная практика, которую нельзя укротить при помощи техник, упомянутых выше, потому что это коллективная трата времени, а значит, она не подлежит полностью вашему контролю. Да, вы уже догадались. Я имею в виду встречи. Любой, кто хочет работать меньше, а успевать больше, должен научиться проводить встречи продуктивно – и будучи их организатором, и будучи жертвой-участником. Так как укрощение встреч – ключ к экономии времени, мы закончим эту главу совершенно особенной темой, которая затрагивает способы контроля внутренних механизмов встреч и рассказывает, как незаметно заставить их подчиняться вашей воле.
К встречам принято относиться как к чему-то ужасно полезному. Тем не менее часто они плохо организованы, съедают попусту время и приносят мало пользы, порождая новые «способы действия», которые могут двигать, а могут и не двигать ваши проекты вперед.
Эти растратчики времени стали швейцарским складным ножом бизнеса. Есть проблема? Проведите собрание! В школе бизнеса каждый раз, когда кто-то из одногруппников хотел заработать очки, не сказав ничего по существу, он предлагал провести собрание. «Мы просто сядем и все решим. Пустяки, это будет просто!» Конечно, встреча может уладить что угодно. К сожалению, это такой швейцарский складной нож, у которого тупое лезвие.
Вы должны точно знать, для чего проводите встречу и что именно хотите в итоге получить. Тогда вы будете знать, к чему стремитесь, и сможете освободить всех из этого рабства, как только добьетесь своего. Участники встречи отправятся по своим кабинетам, ослепленные мыслью о том, что дело действительно движется, и вы будете выглядеть героем. Все склонят перед вами головы, и жизнь станет прекрасна.
Обойдитесь без собраний, чтобы перестать тратить времяПрежде чем попытаться проводить быстрые собрания, для начала убедитесь, есть ли вообще необходимость во встрече. Существует несколько разновидностей собраний, которые обычно проводят в компаниях, но которые можно полностью исключить.
Планерка – собрание с целью поделиться информацией. Такие встречи практически полностью устарели. Вы можете заменить их электронным письмом целому ряду адресатов, Википедией, доской объявлений или разговором с глазу на глаз. Если вам нужно провести собрание, решите для себя, для чего здесь каждый из сотрудников, что каждый из них должен сказать и почему всем остальным нужно это знать. В таком случае никому не придется работать больше, а делать меньше, сидя на презентации, которая не имеет к нему отношения.
Собрания для принятия решений способны превратиться в ужасающее шоу, так как сотрудники могут не сойтись во мнениях относительно целей, альтернатив и критериев выбора – другими словами, будут недовольны самим процессом принятия решений. Придайте делу заочную форму. Поговорите с коллегами один на один по поводу целей, альтернатив и критериев, а уже на собрании придите к согласию всем коллективом либо при необходимости внесите поправки (необходимости не возникнет, если вы проведете предварительную работу). Затем просто оцените варианты и сделайте выбор.
Собрания для укрепления командного духа предполагают, что сотрудники, страдающие коллективной скукой, сплотятся. Если вам нужен тимбилдинг, отправляйтесь вместе на обед или займитесь тем, что всем понравится. И пожалуйста, не надейтесь, что все любят футбол, гольф, развлечения на свежем воздухе и сигары. Обед будет в самый раз.
• Перестаньте терять время, убедитесь, что то, чем вы занимаетесь, – действительно работа.
• Определите 20 процентов дел, выполнение которых дает 80 процентов результата, и посвятите больше времени таким задачам.
• Остановитесь на «нормальном» результате, вместо того чтобы тратить время на ненужный перфекционизм.
• Используйте списки абсолютных «да» и «нет» и ограничивайте свой выбор, чтобы привести принятие решений к «нормальному» уровню.
• Ограничьте возможные варианты и уничтожьте «допустимые отклонения», которые больше всего вас тормозят.
• Купите по несколько экземпляров каждой нужной вещи, чтобы не терять время в поисках мелочей.
Шаг 7
Оптимизируйте
У меня есть для вас новости, пугающие и волнующие одновременно. Теперь, когда вам ясны ваши цели, вы уничтожили отвлекающие факторы, сосредоточились, навели порядок во всем и не тратите время зря, не остается никаких других способов работать меньше и успевать больше, если только вы не поменяете то, что уже делаете. И поэтому шаг номер семь посвящен оптимизации, чтобы вы не повторяли дважды одну и ту же ошибку. Существует множество способов делать все. Некоторые из них требуют меньших трудозатрат для получения тех же результатов. Большую часть своей жизни я мог бы выполнять задачи эффективнее. Возможно, для вас это так же справедливо – вы могли бы найти способы заниматься теми же делами так, чтобы это отнимало меньше сил и давало больше результата. (Если вы уже делаете все идеально, не говорите мне об этом! Мое эго такого не вынесет.)
Одна CEO – клиентка, которую я обучаю, – в беседе с руководящим составом своей компании каждый раз, когда кто-то вносил предложение, которое не соответствовало в точности тому, что она хотела услышать, пронзала говорящего взглядом, повышала голос и повторяла свою мысль. А позже жаловалась, что руководители не выдвигают хороших идей. Я предположил, что ей нужно научиться по-другому их слушать. Она вздохнула, пронзила меня взглядом и произнесла: «Я же сказала, руководители в моей компании не заслуживают своих зарплат». Она отреагировала точно по той же схеме, какую применяла в беседе со своими коллегами… и так и не услышала ответ, который был ей нужен.
Мы, люди, странно устроены. Мы делаем одно и то же снова и снова, даже если это не работает. Мы любим то, что знакомо, и отказываемся ради этого от возможности получить желаемое. В колледже у моего друга Криса были низкие баллы за тесты, а у меня высокие. Мы сравнили наши привычки в учебе и поняли, что они сильно отличаются. Мы договорились, что к следующему тесту будем готовиться по моей системе. Однако за несколько дней до теста Крис бросил заниматься по моему методу, чтобы вернуться к своему. Он объяснил: «Хотя твой способ, может быть, и лучше, мой просто комфортнее». Он подготовился, как обычно, и получил все тот же результат – низкий балл.
В этой главе мы выйдем за рамки привычного в поисках лучшего. Найти лучшее легко, если вы знаете, какие шаги предпринять. Для начала мы избавимся от того, что не дает плодов, чтобы у нас появилось время оптимизировать остальные действия. Затем мы научимся ленивым способам искать, как улучшить то, что делаем. Мы станем прибегать к ленивым методам, потому что определенно не хотим делать больше, чем необходимо, даже когда ищем способы сэкономить время. Затем мы создадим множество альтернатив, которые дадут нам те же результаты при меньших трудозатратах. И наконец, мы встроим изученное прямо в наши системы, чтобы они самооптимизировались, пока мы лежим в гамаке, потягивая фруктовый коктейль и поедая торт из шоколадного мороженого.
Оптимизируйте, избавляясь от устаревших систем продуктивности
Читать бесплатно другие книги:
