Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD Аллен Дэвид

А вы готовы к неожиданностям?

Приближается что-то, что случится в ближайшие дни и изменит вашу жизнь. Вы пока не догадываетесь об этом. Вы не знаете, что это такое. Но оно уже здесь, неумолимо надвигается, собираясь нанести вам удар с неожиданной стороны. Рано или поздно это произойдет. Поверьте мне.

Отсчитайте в своем ежедневнике дату, которая наступит ровно через месяц после сегодняшнего дня, и напишите на соответствующем листке календаря такие слова: «Дэвид Аллен месяц назад сказал, что случится что-то непредвиденное и очень важное для меня». Проверьте, прав ли я.

Вы готовы? Когда произойдут эти неожианные события или появится новая информация, почувствуете ли вы досаду из-за того, что вам не удается все контролировать? Или отнесетесь к происходящему как к еще одной творческой возможности, которая выведет вас на новый уровень самовыражения и дохода? Как вы готовитесь к сюрпризам, которые жизнь неизбежно разбрасывает на вашем пути?

Я думаю, что в целом есть два типа отношения к непредвиденным возможностям:

1. Религиозное. Если Бог во всем, а вы часть всего, просто расслабьтесь.

2. Все остальное. В этом случае вы должны содержать дела в порядке, чтобы суметь включить в нужный момент нужную передачу.

Старая поговорка гласит: «Тяжело в учении – легко в бою». Военная модель не самая плохая: в армии если не воюют, то тренируются. Большинство людей долго готовятся к переменам – например, к длительному отпуску, разводу, разделу имущества или любому другому важному событию, заставляющему их переосмыслить свою жизнь и внести ясность в обязательства, «разобравшись со всем этим хламом». Они расчищают пространство, заканчивают дела и пересматривают договоренности с собой и окружающими.

А я предлагаю вам поступать так каждую неделю. И организовать себя до такой степени, чтобы при малейшей задержке начала совещания вы могли разобрать корзину для входящих документов или просмотреть почту с пометкой «для сведения». Чтобы в ожидании готовности вашей супруги к выходу из дома (когда она будет совсем готова) вы могли позвонить по делам. Я знаю, что на планете мало людей, постоянно помнящих о ценности времени и о том, что нужно максимально эффективно использовать «окна» такого рода. Если раньше вы не использовали это время, я спрошу вас: почему?

Все интеллектуальные достижения вызваны ленью.

Сэмюель Джонсон

Лишь акт прощения отворяет единственно возможные врата для творческих помыслов о грядущем.

Отец Десмонд Уилсон

Вспомните, когда в последний раз вы исправляли и дополняли список ваших проектов (то есть тех дел, которые требуют более одного действия для завершения)? Чем дольше вы этого не делаете, тем сильнее провоцируете ненужный стресс.

Носите ли вы постоянно с собой что-то, с помощью чего можно фиксировать идеи? Если нет, то заведите. Все равно, на чём или чем записывать неожиданные мысли. Но вам обязательно нужно то, что всегда будет при вас – на пляже, в спортклубе, на рабочем месте, за ужином, – в вашем бумажнике или сумочке. Чем старше, мудрее и опытнее вы становитесь в личном и профессиональном плане, тем чаще лучшие идеи будут посещать вас в самый неожиданный момент.

Вы наверняка понимаете, что лучше фиксировать мысли, которые имеют потенциальную ценность для вашего будущего и создают потенциальные обязательства перед собой и другими людьми. Но необходимо научиться записывать их сразу, как только они приходят в голову. Если, читая эту книгу, вы вдруг решите зафиксировать что-то полезное, куда вы это запишете? Пусть это будет записная книжка, каталожная карточка, миниатюрный диктофон – что угодно.

Заведите инструмент для фиксирования идей и сделайте его своим привычным спутником. Выйти куда-то без него должно стать для вас такой же странностью, как пойти по городу босиком. Такая привычка выведет вас на совершенно новый уровень творческого мышления и действий.

Когда вы знаете все, вы словно ночное небо. Иногда его пронзает вспышка молнии. Она гаснет, и вы забываете о ней, и снова не остается ничего, кроме ночного неба. Главное – не удивляться внезапной грозе. Ведь при свете молнии можно разглядеть удивительные картины. Когда мы пусты, мы всегда готовы к ней.

Сунрю Судзуки

Кстати…

– В каких областях вам необходимо завершить начатое?

– Есть ли среди ваших дел то, что еще не сделано, и вы не знаете, как поступить дальше?

– Какие долги вы могли бы «простить» себе сегодня?

Как-то я пережил очередную Ослепляющую Вспышку Осознания Очевидного: у многих людей появилась аллергия к «организованности», потому что они постоянно терпят неудачи, пытаясь использовать списки дел. Эти списки неэффективны, поскольку представляют собой попытку сжать очень разные дискретные действия в одно событие. А когда упрощаешь что-то слишком сильно, все начинает казаться еще более сложным. Да, никому из нас не нравится то состояние, когда на тебя наваливаются все проблемы мира, а потому мы, конечно же, ощущаем определенное облегчение, составив список дел. Но в качестве долговременной стратегии такие пожарные меры не работают.

Прочищайте мозг. Это полезнее, чем очищать желудок.

Мишель Монтень

Обычно, пытаясь составить список дел, люди смешивают все пять фаз, определяющих понятие «потока работ»: сбор, обработку, организацию, ревизию и исполнение. Они одновременно пытаются извлечь данные из головы, осознать их значение, расположить в определенном логическом или ином обоснованном порядке, немедленно сопоставить, оценить и сравнить друг с другом, а затем выбрать для выполнения «наиболее важное». Поступая так, люди обычно вознаграждаются краткосрочным чувством ложного облегчения, но по-прежнему остаются уязвимыми перед тем, что не замечено, не обработано, не изучено и недооценено.

За многие годы исследований я пришел к выводу, что каждым этапом управления потоками работ лучше заниматься отдельно. Вначале вам нужно собрать все, что вы держите в голове, вне зависимости от того, крупные это дела или мелкие. Затем оценить каждую «единицу запасов», спросив себя, выполнимо ли это. Если да, то задаться вопросами: каков будет результат? какое действие должно стать следующим? Затем нужно рассортировать все, что у вас получилось, по соответствующим подходящим категориям. На этом этапе вы можете тщательно обдумать все варианты действий и сделать правильный выбор, опираясь на конкретные критерии (времени, энергии, контекста, приоритетов и так далее).

Управлять собой просто, главное – не упрощать.

Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того.

Альберт Эйнштейн

Найдите пять минут, возьмите ручку или карандаш и выплесните на бумагу все, что возникнет у вас в голове. Ничего не анализируйте и не структурируйте. Позднее вы поймете, что значит каждый пункт, если он вообще что-нибудь значит. Пока просто «выгружайте данные». Позвольте себе обрести определенную свободу и перестать заниматься несколькими делами одновременно. Подойдите к делу творчески, помечтайте, но главное – запишите все, не чувствуя при этом обязательств выполнить это в полном объеме на самом деле! А когда будете готовы перейти к реализации задуманного, вернитесь к пунктам списка, определите их значимость и решите, что можете сделать по каждому из них. Позднее это даст возможность исходя из имеющихся вариантов выбора принять тактические решения относительно наиболее адекватных шагов в каждой конкретной ситуации. Ведь любой подобный этап – это большой труд, требующий уникальных подходов и затрат энергии. Не путайте их.

Кстати…

– Когда вы в последний раз «выгружали данные» из собственной головы?

– Есть ли у вас списки дел, в которые вам не хочется заглядывать?

– Как бы вы себя чувствовали, если бы освободились от необходимости беспокоиться о несделанном?

Когда середина – это грань

В моем мире обучения людей «боевому искусству» работы доминирует один вечный вопрос: как достичь идеального соотношения свободы и системы? На каком этапе организованность становится заорганизованностью, контроль слишком контролирует, а конструкция недостаточно конструктивна? С другой стороны, важно ощутить, в какой момент расслабленность превращается в слабость, несвязанность сроками изнуряет, а беззаботность перерастает в беспечность?

Воистину счастлив человек, который сознает себя и поддерживает правильный баланс между тем, что он может приобрести, и тем, что он может использовать.

Петер Мере Латам

Мы привыкли думать, что наличие границ сдерживает, – «не давите на меня». А еще нас учили: чтобы добиться желаемого, нужно приложить усилия и нажать посильнее. Тогда получишь вожделенный результат – «выжмем из него все соки». И какой же подход лучше?

Это вовсе не чисто теоретическая, философская дискуссия.

Представьте, что вы ежедневно получаете четыреста писем по электронной почте и еще сотню сообщений – на автоответчик. Параллельно с этим пятьдесят раз в течение дня вас неожиданно отрывают от работы. Согласитесь, в такой ситуации поневоле задумаешься о проблемах свободы и контроля. Помешанных на свободе эти «вводные» беспокоят и пугают – они с удовольствием просто игнорировали бы все подобные задачи (кроме забавной, легкой, интересной или «горячей» информации). Помешанные на контроле устанавливают собственные правила и процедуры, создают директории, вложенные в директории, вложенные в другие директории, для обработки и хранения каждой детали, ограничивая свою жизнь из боязни «сузить фокус» и упустить какую-то из них.

Нам нужно избежать двух взаимодополняющих ошибок. Одна из них заключается в том, что в мире есть уникальная, предопределенная, извечная система, которой мы должны овладеть. Вторая – в том, что мир есть абсолютный хаос. Первая ошибка свойственна школьникам – они искренне удивляются тому, как астрономы ухитряются узнавать настоящие названия далеких звезд. Вторую ошибку совершал Морж Льюиса Кэрролла[3], валивший в кучу башмаки с кораблями и капусту с королями.

Рубен Абель

И то и другое касается каждого из нас. Мы хотим контролировать, но не приемлем ограничений. Проблема связана с негативным подтекстом (и реальным опытом), часто сопутствующим идее контроля (ограничение и урезание для нас сродни содержанию в тюрьме). Но есть способ воспользоваться преимуществами обеих «крайностей». Это как игра с двумя основными ходами – концентрацией и кооперацией.

Только вместе они обеспечивают и желанную свободу, и контроль, позволяющий достичь максимальной эффективности. Концентрация в данном случае – это ключ к силе в физическом мире и в человеческой жизни, а кооперация является тем полем, которое поддерживает поток энергии. Успешные спортсмены демонстрируют это постоянно и очень наглядно. Они мегасфокусированы. Они уделяют чрезвычайное внимание окружающей их действительности и сосредоточены на том, чтобы получать преимущества от движения в потоке реальности.

Чтобы просмотреть почту, вы должны сконцентрироваться. Каким образом каждое из полученных сообщений соотносится с вашей текущей задачей? И кроме того, вам необходимо кооперироваться. Сообщения уже пришли – это вы их создали, инициировали или как минимум позволили им появиться. Вам нужно разработать стратегию и процесс их обработки. Один подход дополняет другой. Вы должны кооперироваться с собой и с окружающим миром, чтобы преодолеть сопротивление и беспорядок, чтобы получить возможность сконцентрироваться. А концентрация позволит прояснить природу вещей и эффективно кооперироваться при работе с ними.

За благородным искусством делать дело скрывается благородное искусство оставлять что-то несделанным. Мудрость жизни заключается в устранении несущественного.

Лин Ютанг

Чтобы элегантно справляться с задачами, которые ставят перед нами работа и жизнь, нужно четко фокусироваться на своих действиях, полностью осознавать и принимать окружающий мир. Это звучит просто и красиво, но в реальной жизни бывает довольно трудно постоянно концентрироваться и думать о том, что делаешь, знать, куда двигаешься, представлять сразу все свои обязательства и кооперироваться с окружающими, создавая что-то новое.

Кстати…

– От чего бы вам действительно хотелось освободиться? Что и в каком направлении нужно сделать, чтобы это удалось?

– К чему вам не помешало бы относиться проще?

– Что вам не помешало бы систематизировать?

Забудьте о будущем – контролируйте настоящее

Есть одна поговорка на тему личного развития: «С чем борешься, от того не отвяжешься». В последнее время я часто замечаю, что она справедлива для многих людей и состояния их дел. Если вы не совсем четко представляете себе, в чем состоят ваши задачи, если избегаете полной и объективной инвентаризации собственных дел, вам будет трудно изменить или улучшить свое положение.

Меня часто спрашивают: «Как установить приоритеты в делах?» Я отвечаю всегда одинаково: «А о каких делах идет речь?» Для того чтобы определиться с приоритетами, вы должны иметь точку отсчета: ясно понимать, что именно хотите обеспечить, достичь или испытать, и в полной мере осознавать то, что делаете. Какова же абсолютная реальность ваших дел прямо сейчас? К сожалению, она редко бывает до такой степени очевидна, как хочется и кажется большинству из нас.

Истинная щедрость по отношению к будущему – это все посвятить настоящему.

Альбер Камю

Реалистично оценить состояние собственных дел можно, ответив на шесть следующих вопросов в порядке возрастания их сложности.

1. Каковы ваши текущие задачи? К ним относятся физические действия, которые вы предпринимаете для выполнения своих обязанностей: телефонные звонки, переписка по электронной почте, переговоры, командировки, «мозговые штурмы» и так далее. Обычно у каждого человека найдется от ста до двухсот подобных дел ежедневно.

2. Каковы ваши текущие проекты? Имеются в виду результаты, которых вы сами себе пообещали достичь. Причем для их достижения нужно выполнить более одного действия (например, сменить резину на автомобиле, отправить детей в летний лагерь или купить компанию). У большинства людей можно насчитать от тридцати до ста подобных проектов.

3. Каковы ваши текущие зоны ответственности? Обычно их бывает у каждого из нас от десяти до пятнадцати. Это либо основные области работы (управление персоналом, управление активами, обслуживание клиентов, планирование и так далее), либо ключевые категории личной жизни (финансы, здоровье, семья, хозяйство, карьера, отдых и так далее).

4. Как ваша работа и личная жизнь изменятся в следующем году? Здесь необходимо перечислить все, чего вы собираетесь достичь в течение ближайших месяцев (цели, желаемые перемены, большие проекты и так далее).

5. Как с течением времени будут меняться ваша организация, карьера и личная жизнь? Здесь речь идет о крупной картине – общем стратегическом видении вашего будущего через несколько лет.

6. Зачем вы пришли в этот мир? В чем состоит ваше предназначение – цель «работы» в качестве человеческого существа?

Если вы проведете полную инвентаризацию обязательств, проблем и проектов на всех шести уровнях, то довольно точно определите свои дела. Хотя я знаю очень мало людей, которые в наше время приблизились к такому полному пониманию.

Примерно десять лет требуется на то, чтобы привыкнуть к своему возрасту.

Автор неизвестен

Я частенько тратил по десять-пятнадцать часов только на то, чтобы при работе с тем или иным человеком определить его основные дела лишь по двум приземленным направлениям: текущие задачи и проекты. Не проведя такого исследования и не расчистив психологическую площадку, вы вряд ли будете готовы поговорить с боссом, партнером по бизнесу, супругой/супругом о перенастройке своих «служебных обязанностей» или о необходимости изменить отношения. Тот, кого не волнуют даже базовые вопросы о том, что он делает сейчас на всех функциональных уровнях, обычно не готов серьезно размышлять и о том, как нужно измениться, чтобы соответствовать неизбежным процессам развития в компании, в окружающем мире или в его собственной жизни.

Дисциплина – это не подавление и контроль; это не поправка на некую модель или идеологию. Дисциплина – это когда ум видит то, «что есть», и учится на том, «что есть».

Джидду Кришнамурти

Многие люди смутно ощущают, что хотят в будущем делать нечто другое или стать кем-то иным. Однако, не осознав своего реального положения на всех уровнях жизни сейчас, они будут вынуждены, как летучий голландец, вечно носиться по волнам. При этом даже начальное понимание и осмысление того, чем вы занимаетесь и дышите сегодня, откроет двери естественному вдохновению и творчеству, готовя грядущее – без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.

Не зная своего местоположения на карте, вы не поймете, налево или направо вам нужно свернуть, выйдя за дверь. При этом неважно, насколько ясна ваша цель. Сознательное проведение инвентаризации всего, что вы создали к этому моменту на работе и в жизни, может оказаться настоящим испытанием. Но принятие действительности изменит ее – множеством позитивных способов.

Кстати…

– Что вы сейчас считаете правильным? Хотели бы вы вместе с кем-то другим пересмотреть свое отношение к некоторым из этих истин?

– Есть ли в вашей жизни что-то, что вы считаете проблемой? Какие объективные причины заставляют вас думать, что это проблема? Можете ли вы взглянуть на нее иначе?

Минута на управление потоком работ

Я много раз давал «экспресс-интервью» для радио и телевидения. Знаете, что это такое? Это когда у вас есть примерно пятьдесят три секунды, чтобы сообщить миру секреты здоровья, богатства и счастья. Поэтому мне пришлось научиться фильтровать лишнее и выделять главное. Обычно вопрос подобного интервью звучит так: «Дэвид, мы можем сделать что-то одно, чтобы стать продуктивными?» Вот мой ответ:

«Есть не одна, а пять тесно взаимосвязанных проблем. В головах людей много разной чепухи. Они не могут решить, что с ней делать, но знают, что делать что-то нужно. Они не пользуются напоминаниями о делах, рассортированными, как и сопутствующие им материалы, по функциональным категориям. Они не проводят инвентаризацию своих обязательств и не пересматривают ее результаты. А потому вхолостую растрачивают энергию и “выгорают”, хватаясь за самые неотложные дела в надежде, что поступают правильно, никогда не чувствуя облегчения, поскольку до конца не уверены в этом».

Вполне возможно иметь слишком много. Человек с парой часов на руке всегда точно знает, который час; человек с двумя парами часов никогда не уверен в этом.

Ли Сигал

Что я имел в виду?

Я просто подытожил главные ошибки пяти стадий управления потоком работ: сбора, обработки, организации, ревизии и исполнения. Я не буду говорить своему собеседнику, что проблема заключается в чем-то одном. Ведь вы можете по-настоящему хорошо справиться с четырьмя из этих этапов, но если поскользнетесь на пятом – вся конструкция развалится. Процесс настолько хорош, насколько хорошим является самое слабое звено в этой цепи.

Если работу не контролировать, она будет прибывать и прибывать, пока не накроет с головой даже очень компетентного человека.

Чарльз Бойл

Когда жизнь требует от людей больше, чем люди требуют от нее – а обычно так и бывает, – возникает чувство обиды на жизнь, почти такое же глубокое, как и страх смерти.

Том Роббинс

Как правило, человек хранит нужную ему информацию в голове, откуда и запускаются все процессы. Многие из нас составляют списки дел, но не определяют свои последующие действия. И даже если люди на самом деле задумываются о необходимых шагах (до того как начинается кризис), они не пользуются напоминаниями, срабатывающими в тот момент, когда действие становится возможным. А большинство тех, кто делает все перечисленное во время вдохновенной вспышки продуктивности, позволяют своей системе быстро устареть и перестать соответствовать действительности. Как следствие, «мыслящая машина» остается без обслуживания и питания, а жизнь и работа сводятся к реакции на внешние события, а не к выбору из четко определенных вариантов действий.

«Так что же, Дэвид, мы должны делать вместо этого?» (Некоторые журналисты тратят еще пятьдесят три секунды на продолжение разговора.)

«Есть набор из пяти оптимальных и многократно протестированных способов поведения, – отвечаю я. – Уберите все из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по каждому из дел, когда оно еще только намечено, а не в тот момент, когда все рушится. Структурируйте напоминания о своих проектах и следующих шагах по каждому из них в соответствующие категории. Поддерживайте эту систему, обновляйте и дополняйте записи, просматривайте их достаточно часто, чтобы интуитивно выбирать, что делать (и чего не делать) в каждый момент времени».

Я мог бы сказать то же самое еще проще: «Фокусируйтесь на положительных результатах и постоянно делайте следующий шаг в наиболее важных делах». Но кто этого не знает? Самое трудное – последовательно применять этот принцип, полностью интегрировав его в каждый аспект своей жизни.

Кстати…

– Просматривали ли вы в последнее время перечень своих должностных обязанностей (четыре-семь ключевых зон ответственности)?

– Есть ли у вас уверенность, что в пяти-десяти областях личной жизни, н которых нужно фокусироваться (здоровье, финансы, карьера, отношения с людьми и так далее), вы определили все проекты и уделяете каждому из них достаточно внимания?

Как справляться с делами: реагировать или… реагировать?

Недавно кто-то выступил с комментарием, что моя методика Getting Things Done ориентирована на пассивное реагирование больше, чем другие программы, изначально рассчитанные на приоритеты и построение «картины в целом». Это понятная критика. Обычно в своей работе мы исходим из количества документов на столе, мысленных заметок о том, что «нужно» и «следует» сделать, и тысяч сообщений электронной почты, «забивших» компьютер. Мы не начинаем с размышлений, зачем нам это все и как организовать дела в порядке значимости. И очень даже напрасно.

Конечно, можно назвать пассивным реагированием трату времени на завершение начатых дел. Но правильно ли это? Вы позволили всем этим вещам оказаться в вашем мире, физически и психологически, и ваша реакция на них (или ее отсутствие) напрямую влияет на вашу энергию и способность по-прежнему в полной мере распоряжаться своими психическими ресурсами. Процессы (пусть и мягко) вынуждают нас реагировать на них. Что это за процессы? В чем заключаются ваши обязательства? Каковы следующие действия, которые нужно предпринять, чтобы выполнить эти обязательства? О чем вам нужно подумать и что организовать, чтобы урегулировать каждое из дел?

Запуск нового проекта не всегда означает положительные перемены. Это может говорить о безрассудстве и неисполнительности. А вот возвращение на все уровни незавершенных дел и полное завершение их точно говорит об изменениях к лучшему.

Джон-Роджер

Не следует ли нам начинать с того, что поможет расставить акценты, – с целей, ценностей, ориентиров и стратегического планирования? Не лучше ли научиться упреждать проблемы и стараться творчески мыслить категориями будущего, вместо того чтобы фокусироваться на деталях прошлого?

Конечно, лучше. Но есть одна важная причина, почему мы обычно не начинаем с этого: почти невозможно фокусироваться на «картине в целом», если большая часть психической энергии подсознательно направлена на незавершенные проекты вашей жизни. Чтобы легко и эффективно запустить творческий поток, необходимый для размышлений о новой реальности, а затем подключиться к нему, необходимо очистить психическую «карту памяти».

Есть еще одна важная причина, почему на наших семинарах мы так много времени уделяем практической работе с «мелочами»: мы обучаем наших слушателей уверенному, продуктивному и упреждающему поведению. Многие люди, претендующие на то, что занимаются только «самыми важными делами», приступают к ним лишь тогда, когда они вырастают до уровня срочных или неотложных. Игнорирование пока-еще-не-срочных, но уже возникших обязательств в действительности больше похоже на стандартное реагирование, чем на упреждающее поведение. Если вы думаете, что мелочи мгновенно исчезнут из вашей жизни, как только вы выберете ясное, новое, позитивное направление, оцените еще раз хорошенько данную ситуацию. Теперь вам придется разбираться с этими мелочами уже с учетом новых перспектив. «Выгрузите» их, подшейте их, выполните их, делегируйте их, сдвиньте их с места или «припаркуйте» до более подходящих времен.

Обучение эффективному и рациональному реагированию на все, что может привлечь ваше внимание, – признак зрелого поведения. У вас всегда будут приоритеты, и они будут меняться по мере вашего взросления. Возможно, со временем они упростят процессы выбора журналов для чтения или сообщений электронной почты, на которые вы потратите время. Но умение действовать четко и уверенно, справляясь с любыми препятствиями на своем пути, не возникает автоматически только потому, что вы установите приоритеты.

Если вы ощущаете точку равновесия, вы можете разобраться с деталями. Если вы можете разобраться с деталями, вы перестанете беспорядочно метаться. Ваш разум успокоится. Если ваш разум успокоится, вы сможете мыслить быстрее тигра. Если вы сможете мыслить быстрее тигра, вы точно добьетесь успеха.

Мэн-цзы

Даже когда вы имеете цель или видение и ориентируетесь на них, выполняя намеченное, у вас остается потребность реагировать на происходящее. То есть умение реагировать важно. А по мере того как вы разовьете свою восприимчивость и научитесь оценивать все должным образом, это умение станет приносить еще более щедрые плоды.

Разумеется, мы научим вас всему необходимому, чтобы разобраться с самим собой, со своими рабочими проектами, должностными обязанностями, ключевыми областями для концентрации, краткосрочными целями, долгосрочным видением и конечной целью бытия. Но это будет легче осуществить после того, как вы справитесь с деталями вашей работы и личной жизни в настоящий момент и научитесь держать их под контролем. Пока вы не «приручите» бумаги на своем столе и сообщения электронной почты в своем компьютере, вы не найдете нужный ключевой компонент, позволяющий прояснить все вокруг.

Кстати…

– Какая мысль продолжает время от времени вспыхивать в вашей голове, напоминая о договоренностях с самим собой изменить что-либо?

– Что вы решили не делать сегодня? Почему вы думаете, что завтра к этому не придется вернуться? Может, было бы полезнее сразу выкинуть это из головы?

Опасность «не очень важных» проектов

В наше время личная непродуктивность слишком часто порождается неумением справляться с второстепенными делами. Посещает ли вас иногда чувство, что на какие-то дела не хватает времени из-за множества неотложных «горящих» проблем? Хорошо, тогда угадайте: откуда берутся «горящие» проблемы? Правильно, это те самые не очень важные дела, которые вы игнорировали, решая уже возникшие проблемы. Эта ситуация бесконечно воспроизводит сама себя и без ваших усилий не разрешится.

Даже самое легкое дело становится трудным, если делать его с неохотой.

Теренс

Частично я связываю это с мышлением по принципу АВС[4], популярным в последнее время в программах тайм-менеджмента и на тренингах по управлению приоритетами. Безусловно, если у людей есть варианты действий, то одни из них всегда будут эффективнее, чем другие. Но принцип ABC никак не объясняет, каким образом будут завершаться дела, которые стоят на месте просто потому, что им не присвоен высший приоритет.

Что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не делать.

Аристотель /blockquote>

Масса людей путают плохое ведение дел и предначертания судьбы.

Кин Хаббард

На семинарах многим людям вначале бывает непонятно, почему я рекомендую составлять полный список проектов, не делая различий в зависимости от приоритетов, сроков и масштабов. Начнем с того, что я советую разграничивать реальные проекты и мечты из разряда «Когда-нибудь / может быть». Первый список – это полный перечень всех начатых, но неоконченных дел, для завершения которых нужно выполнить несколько действий. У большинства людей находится от тридцати до ста таких проектов. Второй список – это все проекты, к которым вы не обязаны приступить немедленно, но можете захотеть реализовать их в будущем.

По каждому проекту из первого списка нужно решить, какое действие по его выполнению будет следующим. Не менее важно регулярно пересматривать статус каждого из них. Вполне допустимо на время отложить какой-то из проектов, но только делать это нужно сознательно и четко понимая, какой и почему. Обычно люди редко придерживаются данного правила: они думают лишь о том, что надо что-то делать, теряя бесконечное количество возможностей, а ситуация тем временем перерастает в кризис.

Вам или нужны новые шины, или нет. В определенный момент времени вопрос о шинах пересечет очень тонкую, почти незаметную разделительную черту. До нее – не нужны. После нее – нужны здесь и сейчас. И в последней ситуации АВС-подход для шин уже не будет работать. Вообще такие, казалось бы, несложные ситуации плохо укладываются в «квадранты» матрицы. Здесь одно из двух: или это проект, который должен быть завершен как можно скорее, или нет. Точка.

Ясно, что, когда развитие ситуации пересекает критическую черту, возникает градиент от просто «нужно» до «отчаянно нужно». Слишком часто людям не хватает ответственности разбираться с делами на стадии «нужно», зато ситуация «отчаянно нужно» в конце концов привлекает их внимание. Вместо простого действия «позвонить в автомагазин по поводу цен на покрышки» со временем приходится предпринимать действие типа «позвонить в шиномонтаж насчет ремонта спустившей шины».

Вспомните и зафиксируйте все результаты, которых вы пообещали себе достичь. Проанализируйте все необходимые для этого действия. Теперь вы точно будете готовы в ближайшее время привести все эти дела в порядок и почувствуете удовлетворение от того, как продвигается каждое из них.

Департаменты по обслуживанию клиентов не имеют права игнорировать поступающие к ним запросы или оставлять незавершенные проекты. Вы тоже не должны этого делать, если по-настоящему хотите себе служить.

Кстати…

– Какое дело вы решили игнорировать, поскольку в данный момент оно кажется вам неважным?

– В какой степени это дело было бы важным, если бы уже было выполнено?

– Как бы вы себя чувствовали, если бы это дело уже было сделано?

Волшебная приземленность

Один из самых эффективных способов обрести заряд энергии и свежий взгляд на вещи – это наведение порядка в своем гараже. Поймите меня правильно. Написание великого стратегического плана и уборка в гараже – совершенно разные виды деятельности. Для первого нужно уметь сфокусироваться на главном и пронзить мысленным взором стену реальности, сложенную из бытовых деталей. Для второго требуется применить к этим деталям грубую физическую силу. Хотя между двумя этими занятиями есть странная, удивительная связь.

Закончите день – и поставьте точку. Вы сделали все, что могли. Какие-то ошибки или глупости, без сомнения, прокрались в ваши действия; забудьте о них как можно скорее. Завтра будет новый день; начните его легко и безмятежно, и да будет ваш дух высок и не обременен прежними нелепостями.

Ральф Уолдо Эмерсон

Вы можете придумать величайший в мире стратегический план относительно возможных перемен в вашем гараже. Но наступает долгожданная суббота, вы собираетесь с духом, натягиваете старые джинсы, закатываете рукава, погружаетесь в это, и уже через час все ваши предыдущие представления улетучиваются без остатка. Мечта будет вести вас вперед, вы с головой уйдете в начатую вами же очень созидательную и очень «земную» работу, вдохновение откроет вам возможности, о которых раньше вы и не подозревали.

В процессе работы вы можете найти старые, дорогие вашему сердцу вещи и погрузиться в теплые, живые воспоминания. (Где же я сделал это фото? А помнишь, как мы собирали эти камни?) К тому же, когда вы ощущаете ответственность за все, что происходит в вашей жизни, работа автоматически становится увлекательнее. Возможно, такой естественный подъем возникает всегда, когда вы расчищаете пространство и перепахиваете старые истощенные энергетические поля. То, что в результате вы создаете усилием собственной воли, как правило, в финале выглядит и ощущается совсем не так, как вы предполагали изначально. Оно становится намного лучше.

Долгое время мне казалось, что жизнь, настоящая жизнь, вот-вот начнется. Но на пути все время возникали помехи. Вначале нужно было с чем-то срочно разобраться, закончить какое-то дело, на что-то потратить время, оплатить какой-то долг. И вот тогда, казалось, заживем. В конце концов я осознал, что эти помехи и были моей жизнью.

Отец Альфред Д'Соуза

Возможность остается неузнанной большинством людей, поскольку одета в рабочую одежду и выглядит как работа.

Томас Эдисон

Вот почему я испытываю здоровый скептицизм, когда люди хотят получить контроль над своей работой и жизнью, «устанавливая приоритеты». Часто это всего лишь попытка уклониться от ответственности за то, во что они так бездумно ввязались. Мой выбор – всегда разбирать «гараж» в работе, в жизни, в голове. А потом сами собой возникнут и приоритеты, и видение, и планы – приземленные, имеющие под собой прочные основания. Причем они достаточно редко совпадают с первоначальными представлениями людей. Приземленное – не замена возвышенного. Это секретный ход к нему.

Кстати…

– Когда вы испытывали вдохновение, выполняя какую-нибудь простую работу?

– Какие незавершенные дела требуют вашего физического «подключения» к их решению? Можете ли вы представить, что ждет вас после начала их выполнения, «на той стороне»?

АВС-анализ и психическая «карта памяти»

Недавно, после одного из моих выступлений, ко мне подошел человек и потрясенно заявил:

– Думаю, вы только что изменили мою жизнь.

– Как это? – спросил я.

– До сегодняшнего дня я действительно гордился тем, как много дел могу удержать в голове, и даже пытался взять под котроль еще большее их количество. Теперь я понимаю, что это совершенно неправильное расходование энергии!

Время покажет.

Разум – это не сосуд, который нужно наполнить, а пламя, которое необходимо зажечь.

Плутарх

Много лет назад я решил, что нужно определиться с вопросом: предназначена наша голова для хранения планов или нет? Как можно сознательно оправдать тот факт, что вы думаете одно, а делаете другое? Большинство людей, подумав, сказали бы: «Нет, голова, скорее всего, не лучшее место для того, чтобы надежно хранить что-то». И тем не менее эти же люди упорно продолжают хранить в столь ненадежном месте половину своего мира. Тонны «надо бы», «можно бы», «следовало бы», «хотелось бы» свалены здесь в одну кучу.

Быть тем, кто мы есть, и становиться тем, кем мы способны стать, – вот единственная цель жизни.

Роберт Льюис Стивенсон

Хранимые лишь в голове, эти обязательства перед самим собой продуцируют бесконечное количество незавершенных дел, которые стоят на месте и порождают внутренние конфликты и стрессы. Как только вы обещаете себе что-либо, что невозможно исполнить сразу же, ваш мозг требует соответствующего количества психической энергии для складирования полученных данных и будет расходовать ее, пока вы не выполните дело. Это ментальная карма. Для всего нужна емкость на психической «карте памяти»: и для «мне надо купить молока», и для «мне надо определить, покупать ли эту компанию».

Но всему есть простое решение. Запишите. Просмотрите записанное. Сделайте сразу. Или скажите себе: «Не сейчас», но убедитесь, что гарантированно найдете эту запись, когда захотите вернуться к ней еще раз. Положитесь на систему более высокого порядка, чем ваш разум, чтобы можно было направить ментальную энергию на какую-то крупную и полезную работу.

Взрослым очень трудно менять свои привычки. Лучшим из лучших учеников, действительно «изучившим» суть методики, иногда нужно не менее двух лет, чтобы полноценно внедрить в свою жизнь все практические рекомендации. Впервые начиная действовать по этим законам, они мгновенно испытывают сильнейший подъем энергии и чувство контроля, освобожденного от напряжения. Но нужно перейти на совершенно иной уровень в навыках применения этого метода, чтобы помимо дела, которым человек непосредственно занят в данный момент, удерживать в уме максимум два последних «необработанных» часа жизни.

Дети могут усвоить мой метод гораздо быстрее. И я предвижу, что лет через двадцать пять каждый двенадцатилетний подросток сможет сказать взрослому: «Почему ты продолжаешь держать все в голове? Это же так глупо и старомодно!» Новое поколение будет использовать свою энергию гораздо эффективнее. Давайте поддержим их в этом.

Кстати…

– Существуют ли такие незавершенные дела, которые на самом деле не сидят в вашей голове? Как вы это поняли?

– Существуют ли у вас в голове незаконченные дела, причем их «узкое место» тоже следует искать в вашей голове?

– О чем еще вы хотели бы перестать думать?

Это все уже есть?

Я многие годы призываю людей ничего не держать в голове. И мне очень любопытно, почему даже самым увлеченным клиентам и слушателям курсов так трудно вырабатывать в себе эту привычку. Десятки тысяч человек поняли мою концепцию природы психической «карты памяти» и согласились с ней, то есть с тем, что ее емкость ограничена, а сама она – никудышный секретарь, который непременно недооценит, переоценит или потеряет всю информацию, хранящуюся в ней. Тогда почему люди так сопротивляются воплощению этого принципа на практике?

Больше всего мы пытаемся скрыть не злое или уродливое, а свою пустоту. Самое трудное – спрятать то, чего нет.

Эрик Хоффер

Потому что здесь проявляются глубинные причины перемен в степени нашего комфорта и нашей самооценки. Например, нас может пугать возможность увидеть одновременно все собственные достижения: а вдруг покажется, что их недостаточно? Что если это действительно все, что я могу? Что если это лучшее из того, что я могу сделать? Разве это то, что мне хотелось бы видеть? Такую распространенную базовую экзистенциальную тревогу большинство людей могут ощутить в любой момент, если «копнут» достаточно глубоко. Поэтому меньше всего мы любим делать то, что заставляет нас сталкиваться с этой тревогой.

Сохраняя в своей голове незафиксированные, неясные и необработанные идеи, мы порождаем ненужный стресс. Но пока они там, мы верим, что наш ум скрывает массу потенциальных достоинств и важных мыслей. Если же мы доверим эти сокровища бумаге – запишем все свои дела и конструктивные мысли по этому поводу, то увидим границы своих возможностей. Можно по-прежнему обманывать себя, выбирать тот же аморфный стиль поведения, как и раньше, притворяясь, что могли бы быть умными, сильными, целеустремленными и эффективными, – но никогда ничем не подтвердить этого. «Ой, да я мог бы продемонстрировать гораздо больше благородства, креативности, блеска и динамичности, но тогда значимость моей личности обременила бы меня дополнительными обязательствами, так что я пока раскрываться не буду». Но в такие лукавые игры мы можем играть только сами с собой!

Я знаю, что у вас ничего нет. Поэтому и спрашиваю у вас обо всем. Чтобы у вас все было.

Антонио Порчо

Ключевой принцип моей методики личной продуктивности вступает в прямую конфронтацию с этими уловками: запишите все, обдумайте это все, решите, что нужно сделать для этого всего, и управляйте вариантами этого всего в постоянно обновляемой внешней системе. И при этом ваше «все» должно быть максимально честным.

Настоящий сюрприз заключается в том, что каждого, кто действительно рискнет сделать это – на самом деле сделать, разложив подробную карту своих дел перед собой, – результат вовсе не напугает. Он принесет освобождение. Возникнет чувство избавления от бремени, повысится самооценка, ведь теперь человек получит доступ к истоку креативности, а не только к ее результатам.

Один из величайших вызовов, с которым нам однажды предстоит встретиться, состоит в том, что наше чувство самоуважения не может основываться исключительно на инвентаризации багажа, накопленного нами к этому моменту. Если все, что у нас есть, исчезнет прямо сейчас, нам придется понять, что мы по-прежнему представляем собой большую ценность и сможем создать с нуля все, что нужно. Каждому из нас следует помнить: независимо от того, насколько завершенными мы считаем себя, Бог не закончил с нами – пока не закончил.

Кстати…

– Могли ли вы двадцать лет назад представить все, что испытаете и достигнете за этот период?